SECRETARA (Asistent Manager)

Publicat 15 Nov 2013 | Expira 16 Nov 2013

Joburi
1
Aplicanti
-
Candidatul ideal:
FIA POSTULUI
SECRETARA
1 GENERALE
Denumirea postului: Secretara
Nivelul postului: EXECUTIE COORDONARE (Asistent manager)
Profilul companiei: Editor , importator i distribuitor produse didactice.
Tipul activitatii: activitate de birou.
Scopul principal al postului: asigurarea si gestionarea fluxului informational.
Nume: ................................................................
CI Serie ............... nr....................... CNP.........................
Eliberat de ..................................
Domiciliat n ................................. str. ........................... nr........... ap...........
2 RELAII ORGANIZATORICE.
- Este in subordinea directa a Directorului Administrativ.
- Colaboreaza cu toti angajatii firmei pentru a asigura circuitul informatiilor.
- Reprezentare Asigura interfata cu persoanele din afara firmei
- Se subordoneaz: Directorului General, Director Administrativ,
3 SUMARUL POSTULUI.
a) Organizeaz i asigurfluxul informational.
b) Asigurarea in dublu sens a fluxului informational intre firma si clientii externi, precum si intre
departamentele firmei.
c) Grad : Asistent manager.
d) Program: luni-vineri 800- 1700 8 ore / zi + 1or pauza de mas
e) Statutul: angajat pe perioad nedeterminat cu carte de munc
Etapa I perioada de proba 60 de zile
Etapa II contract definitiv pe perioada nedeterminata
f) Concediu de odihn : 21 zile lucrtoare /an, dup 11 luni de activitate.
g) Concediu din cont propriu (ne pltit) maxim 15 zile /an calendaristic
h) Preaviz 30 de zile cu condiia asigurrii predrii situaiilor la zi succesorului.
i) Salariu : .........................lei pe perioada de proba.
Venituri dupa semnarea contractului definitiv
Salariu ................. lei
Sporuri de studii superioare 5% din salariu de baz.
Sporuri de vechime 5% /an, din salariu de baz, pentru primii 5ani.
Faciliti suplimentare: Telefon mobil; Masa pranz; Transport.
4 POZITIE COR / Cod: 411501
5 DEPARTAMENT / Administrativ Secretariat Receptie
Responsabilitati si beneficii:
II. DESCRIEREA POSTULUI

1. Scopul general al postului
Asigurarea in dublu sens a fluxului informational intre firma si clientii externi, precum si intre
departamentele firmei.
[Obs.: In functie de marimea, specificul si organigrama firmei scopul poate diferi. Scopul postului se va
regasi detaliat in obiectul contractului definit in CIM semnat de parti.]

2. Obiectivele postului
- Asigurarea repartizarii informatiilor dinspre management catre toate departamentele firmei, precum si in
sens invers.
- Asigurarea transmiterii informatiilor primite din afara firmei, precum si a celor catre exteriorul firmei
persoanelor carora li se adreseaza.
- Tehnoredactarea diferitelor materiale si redactarea corespondentei zilnice.
- Promovarea imaginii firmei prin activitatea pe care o desfasoara.
[Obs.: In functie de marimea, specificul si organigrama firmei obiectivele pot diferi.]

3. Descrierea sarcinilor / atributiilor / activitatilor postului
- Sorteaza si inregistreaza corespondenta primita in registrul de intrari-iesiri (numar, data, denumirea
firmei, telefon, continutul mesajului, alte informatii considerate necesare).
- Preia si directioneaza apelurile telefonice, iar daca persoana solicitata este ocupata / lipseste, preia
eventualele mesaje si le transmite ulterior sau directioneaza apelul catre persoanele care ar putea sa
cunoasca problema.
- Inainte de transferarea mesajului afla cine suna si eventual in ce problema; transmite aceste informati
persoanei interesate inainte de a transfera efectiv legatura.
- Primeste persoanele din afara (clienti, parteneri de afaceri etc.), ii informeaza pe cei interesati despre
sosirea acestora dupa care conduce vizitatorii la persoanele respective, asigurand protocolul aferent.
- In cazul in care persoana care primeste vizita este ocupata / lipseste, secretara pune oaspetii in legatura cu
altcineva care cunoaste problema.
- Mentine evidenta primirii faxurilor, se ocupa de copierea si inregistrarea lor (continutul mesajului, numar,
data), indosarierea lor in bibliorafturi (Primite, Trimise)
- Mentine legatura cu agentii de turism, de voiaj etc. pentru a asigura transportul si cazarea, la nivelul
solicitat, in cazul deplasarilor in interes de serviciu ale angajatilor / partenerilor firmei.
- Completeaza borderourile pentru Prioripost, plicurile trimise recomandat (prin curierat rapid sau posta
normala), completeaza adresele pe plicuri, impacheteaza coletele, inregistreaza plicurile trimise.
- Programeaza interviurile si audientele.
- Copiaza / redacteaza / tehnoredacteaza diferite materiale.
- Primeste si transmite e-mail-uri si memo-uri.
- Executa orice alte dispozitii date de superiorul ierarhic direct sau de supraordonatii acestuia in realizarea
strategiilor pe termen scurt ale companiei in limitele respectarii temeiului legal.

4. Descrierea responsabilitatilor postului
a) Privind relatiile interpersonale / comunicarea
- Asigura o buna comunicare cu toate departamentele firmei si transmite corect si in timp util informatiile.
- Manifesta atentie fata de toate persoanele straine care vin in firma indiferent in ce calitate se prezinta
acestea.
- Are o atitudine politicoasa atat fata de colegi, cat si fata de persoanele cu care vine in contact in cadrul
firmei.
- Raspunde de corectitudinea si promptitudinea cu care furnizeaza / transmite informatii.
b) Fata de echipamentul din dotare:
- Raspunde de respectarea procedurilor interne legate de utilizarea aparaturii din dotare.
- Raspunde de informarea imediata a persoanelor responsabile privind orice defectiune in functionare a
echipamentului cu care isi desfasoara activitatea.
c) In raport cu obiectivele postului
- Raspunde de promovarea imaginii firmei prin comportamentul adoptat si prin activitatea desfasurata.
- Urmareste in permanenta daca mesajele / corespondenta au fost receptionate / transmise si au ajuns la
destinatie.
- Se preocupa in permanenta de dezvoltarea si imbogatirea competentelor proprii.
- Raspunde de pastrarea confidentialitatii asupra informatiilor despre firma la care are acces.
- Raspunde de rapiditatea si promptitudinea cu care preia / transmite mesajele celor interesati.
d) Privind securitatea si sanatatea muncii
Respecta normele de Sanatatea si Securitatea Muncii si de PSI.
e) Privind regulamentele / procedurile de lucru
- Respecta procedurile de lucru generale specifice societatii (programul de lucru, punctualitatea in
intocmirea si predarea rapoartelor etc.).
- Respecta Regulamentul Intern si Regulamentul de Organizare si Functionare.
- Respecta termenele impuse de predare a situatiilor catre superiorul ierarhic.
- Pastreaza confidentialitatea datelor si informatiilor la care are acces.
- Respecta si aplica actele normative in vigoare si Contractul Colectiv de Munca aplicabil.
Atentie! Raspunderea juridica generata de nerespectarea obligatiilor stabilite prin prezenta se va stabili in
conformitate cu prevederile legislatiei in vigoare precum si in baza procedurilor reglementate in
Regulamentul Intern al firmei.]

5. Conditiile postului de lucru
a. Programul de lucru 8 ore si suplimentar cand este nevoie.
Obs.: Se va asigura corelarea acestor dispozitii cu acelea ale clauzei specifice din CIM, precum si cu
prevederile din anexele la RI / CCM la nivel de unitate referitoare la alternanta turelor, daca este cazul,
respectiv la programul de lucru inegal.
b. Conditiile materiale
- ambientale Nu lucreaza in conditii ambientale deosebite.
- deplasari Nu efectueaza deplasari.
- spatiu Nu are birou propriu, isi desfasoara activitatea in Secretariat.
- conditii suplimentare (fac parte din categoria de beneficii) Telefon, PC, fax.
c. Conditii de formare profesionala Participa la diverse instruiri pe linie profesionala si de dezvoltare
personala.
d. Buget Nu este cazul.
[Obs.: Conditiile de la punctele a, b, c si d se decid la nivelul fiecarei firme in functie de conditiile specifice
si de posibilitati, precum si de nevoile pentru postul respectiv in firma.]

6. Gradul de autonomie
a. Autoritate asupra altor posturi ..................
[Obs.: Se refera la alte posturi decat cele aflate in subordinea directa. Autoritatea se stabileste in fiecare
firma de catre conducere, pentru fiecare post in parte - in functie de marimea, specificul si organigrama
firmei.]
b. Delegare (inlocuitori, sarcini delegate)
- inlocuieste pe: O alta Secretara sau pe Asistent Manager, cu responsabilitati limitate.
- este inlocuit de: O alta Secretara sau de Asistent Manager.
[Obs.: De obicei, fiecare firma stabileste si mentioneaza numele persoanei inlocuitoare, cu precizarea
responsabilitatilor si a sarcinilor pe perioada delegarii.]

7. Indicatori de performanta
Un procent maxim de reclamatii de ...% din partea colegilor, clientilor etc. pe durata unui an.
[Obs.: In functie de specificul firmei, pot fi utilizati indicatori diferiti, cu valori diferite, in limitele
responsabilitatilor si performantelor cerute de post.]

8. Perioada de evaluare a performantelor
Anual
[Obs.: Se stabileste in functie de sistemul de evaluare din fiecare firma.]

9. Evolutii posibile
Asistent Manager.
[Obs.: Se stabileste in functie de sistemul de planificare a carierei din fiecare firma.]

III. DESCRIEREA POSTULUI

1. Nivelul de studii
Minimum studii medii.
[Obs.: Nivelul de studii pentru fiecare post difera in functie de specificul si marimea firmei, precum si de
nevoile pentru postul respectiv in firma.]

2. Calificarea necesara
- Colegiul de secretariat sau cursuri de specializare in secretariat / birotica.
- Operare PC: MS Office.
- Excelenta cunoastere a limbii romane, scris si vorbit.
- Limbi straine: engleza , rusa
- Cunoasterea de limbi straine: limba engleza, nivel mediu sau avansat.
[Obs.: In functie de specificul si marimea firmei, precum si de nevoile pentru postul respectiv in firma se
pot solicita si alte calificari / specializari.]

3. Competentele postului (pachet de competente)
- competente de comunicare si usurinta in stabilirea contactelor cu terti;
- competente de comunicare scrisa si aplecare spre detaliu;
- claritate si coerenta in exprimarea scrisa si orala;
- buna memorare a datelor si cifrelor;
- buna planificare si organizare;
- atentie distributiva;
- spirit de echipa;
- rezistenta la stres si flexibilitate.

4. Experienta de lucru necesara (vechimea in specialitatea ceruta de post)
Minimum 2 ani experienta in domeniu.










Fi

a de post a
unui facilitator
comunitar ar
trebui s

cuprind

urm

toarele sarcini:


Identific

liderii

i formeaz

grupurile de ini

iativa locala
(GIL)


mpreun

cu aceste
grupuri de ini

iativ

, identific

problemele cu
care se
confrunt

localitatea.


n func

ie de necesit

ile locale se
alege o
problem

pe care
facilitatorul
comunitar

i GIL vor dori
s

o abordeze.


Sus

ine

i stimuleaz

crearea unui
cadru de ac

iune favorabil
demar

rii ini

iativelor
locale.Implica
liderii formali

i informali n
acest proces.


Identific



i mobilizeaz

resursele din
comunitate
(cet

eni interesa

i, administra

ia public

local

, organiza

ii
neguvernament
ale

i al

i factori de
interes)




i asum

rolul de
coordonator a
celor mai
importante
activit

i din cadrul
proiectului(org
anizarea
ntlniri
publice,
organizare
seminarii de
informare, etc)


Modereaz

posibile
conflicte care
pot ap

rea pe
parcursul
procesului
ntre actorii
implica

i nrezolvarea
problemei


Se
documenteaz

asupra
problemei

i a rezolv

rii acesteia


Promoveaz

ac

iunile GIL

i p

streaz

leg

tura cu
organiza

ia care a ini

iat proiectulPe
de alt

parte, n
activitatea
dumnevoastr

de facilitatori
comunitari este
bine, cel pu

in la nceput, s

nu v

propune

i s

rezolva

i problemele
abstracte, de
anvergur

cum ar fi, de
exemplu,
realizarea
uneistrategii
locale de
dezvoltare. De

i este o tem

ambi

ioas

care implic

ntreaga
comunitate

i are unrezultat
benefic pe
temen lung,
este o tem

care presupune
mult

preg

tire, efort

i un sprijin
nelimitatdin
partea autorit

ilor.Este
indicat, mai
degrab

, s

v

ocupa

i de domenii
restrnse, de
probleme
specifice,
imediate

i pentru care
ave

i preg

tirea necesar

.n cele ce
urmeaz

v

suger

m dou

domenii (unul
educa

ional, de
informare,
unul faptic,
deimplicare)
pe care le pute

i aborda n
activitatea
dumnevoastr

de facilitatori
comunitari:


Nivelul sc

zut de
informare

i educa

ie al cet

enilor n ceea
ce prive

te drepturile
lor cet

ene

ti, legea
liberului acces
la informa

iile de interes
public,
competen

ele

ireposabilit

ile administra

iei publice
locale, legisla

ia de interes
public etc.


Implicarea cet

enilor n
rezolvarea unei
probleme:
amenjarea
domeniului
public,
amenjarea

intre

inerea spa

iul verde din fa

a blocului/
casei, mbun

t

irea serviciilor
publice,identifi
carea nevoilor
specifice, etc