FIȘA POSTULUI – SECRETAR ADMINISTRATIV

I.DESCRIEREA POSTULUI
1.Numele și prenumele titularului: Petrache Crina Ștefania
2.Denumirea postului: secretar administrativ
3.Poziția în COR: 334301
4.Compartimentul din care face parte: Admninistrativ
5.Nivelul ierarhic: execuție
6.Ponderea ierarhică: execuție
7.Relații organizatorice:
A. De autoritate:
i. Ierarhică: se subordonează Director General
ii. Funcțională: colaborează cu toți angajații firmei pentru a asigura circuitul informaților
iii.De stat major: nu este cazul
B. De cooperare: cu toți salariații institutului
C.De reprezentare: asigură interfața cu persoanele din afara institutului
D.De control: reprezintă institutul în cazul controalelor
8.Obiectivele postului:
-asigurarea repartizării informaților dinspre manager către toate departamentele, precum și
în sens invers.
-asigurarea transmiterii informaților primite din afara institutului, precum și acelor către
exterior, persoanelor cărora li se adresează..
-tehnoredactarea diferitelor materiale și redactarea corespondenței zilnice.
-promovarea imaginii prin activitatea pe care o desfășoară.
9.Sarcinile postului:
-sortează și înregistrează corespondența primită în registrul de intrări-ieșiri (număr ,dată
,denumirea institutului, telefon, conținutul mesajului, alte informații considerate necesare)
-preia și direcționează apelurile telefonice, iar dacă persoana solicitată este ocupată sau
lipsește, preia evenutalele mesaje și le transmite ulterior sau direcționează apelul către
persoanele care s-ar putea să cunoască problema.
-înainte de transferarea mesajului află cine sună și eventual ce problemă, transmite aceste
informații persoanei interesate înainte de a transfera efectiv legătura.
-primește persoanele din afară (cilenți, parteneri), îi informează pe cei interesași de sosirea
acestora după care conduce vizitatorii la persoanele respective, asigurând protocolul aferent.
10.Competențele postului:
A. Autoritate formală: are o anumită libertate în luarea deciziilor operaționale zilnice care
țin de gestionarea activităților administrative. Aceste decizii pot include organizarea
programului de lucru, gestionarea corespondenței, efectuarea și primirea apelurilor telefonice,
precum și rezolvarea problemelor administrative curente.
B.Autoritate profesională: Facultatea de Științe Economice / Liceul Economic
11.Responsabilitățile postului:
Responsabilitățile postului:
-realizarea colectării si transcrierii corespondentei, proceselor verbale si rapoartelor, la
calculator; selecționarea si expedierea corespondentei si a altor documente; executarea
lucrărilor de birou de importanta limitata cum sunt: clasarea dosarelor, utilizarea de
fotocopiatoare sau păstrarea si operarea in diverse registre de evidenta; furnizarea de
informații clienților in legătura cu activitatea si programul organizației; asigurarea de
protocol.
Descrierea sarcinilor/ atribuțiilor/ activităților postului:
- primirea, înregistrarea si repartizarea corespondentei in interiorul organizatiei;
- ridicarea si expedierea corespondentei la destinatari;
- înregistrarea hotărârilor si deciziilor luate , aplicarea stampilei si repartizarea acestora la
compartimentele firmei;
- păstrarea stampilelor;
- traducerea documentelor necesare
- face necesarul zilnic si da comenzile, urmărind sa fie adusa comanda in termen
- păstrarea si operarea in registrul cu evidenta delegațiilor din cadrul organizației;
- păstrarea si operarea in registrul cu evidenta dispozițiilor conducerii;
- primirea persoanelor care doresc sa ia legătura cu conducerea, asigurarea de protocol;
- tinerea evidentei timbrelor poștale;
- asigurarea legăturilor telefonice in interiorul si exteriorul organizației;
- primirea si transmiterea notelor telefonice;
- tehnoredactare de documente.

II. CERINȚTELE POSTULUI

1.Studiile necesare: minim studii medii
2.Experiența: nu se cere
3.Vechimea necesară: nu se cere
4.Calitățile personale:
-conduită personală: manifestă atitudini morale și civile (limbaj, ținută, respect,
comportament)
-respectarea și promovarea deonotologiei profesionale: profesionalismul, stăpănirea
domeniului în care desfășoară activitatea
-muncă tenace, efortul susținute, perseverență și implicarea directă în activitățile pe care le
are în atribuțile de serviciu.
-manifestarea spiritului de echipă (acțiunea gândită și înfăptuită în comun, coeziunea și
întrajutprarea colegilor în realizarea activității)
-asumarea responsabilității personale în soluționarea sarcinilor ce revin