FI DE POST - ASISTENT DIRECTOR GENERAL

DENUMIREA POSTULUI: ASISTENT DIRECTOR GENERAL RELAII IERARHICE: se subordoneaz Directorului General RELAII DE COLABORARE: cu personalul de execuie al firmei RELAII DE REPREZENTARE: reprezint firma fa de persoanele cu care intr n contact n interes de serviciu.
SCOPUL POSTULUI: Titularul postului are rolul de a asigura conducerii firmei asisten managerial.

ACTIVITI PRINCIPALE: 1. URMRETE AGENDA DIRECTORULUI GENERAL 2. ASIST DIRECTORUL GENERAL AFACERI 3. ASIGUR REDACTAREA DOCUMENTELOR/CORESPONDENEI DE PROTOCOL
4.

LA EDINE DE LUCRU I NTLNIRI DE

GESTIONEAZ DOCUMENTELE DE INTERES GENERAL ALE FIRMEI

5. ASIST DIRECTORUL GENERAL I DIRECTORII DE DEPARTAMENTE N IMPLEMENTAREA I DEZVOLTAREA DE NOI PROIECTE ATRIBUII PRINCIPALE (i sarcini aferente): 1. Urmrete agenda Directorului General Stabilete mpreun cu Directorul General programul zilnic al activitilor care i revin Noteaz programrile ntlnirilor Directorului General i urmrete respectarea acestora Asigur reprogramarea n caz de nevoie Comunic celor implicai schimbrile intervenite 2. Asist Directorul General la edine de lucru i ntlniri de afaceri Particip la edinele de lucru prezidate de Directorul General Redacteaz ordinea de zi i procesul-verbal Particip i asigur traducerea n cadrul ntlnirilor de afaceri cu clienii strini

Convoac participanii la edinele firmei

Pstreaz legtura permanent ntre Directorul General i directorii de departamente 3. Asigur redactarea documentelor/corespondenei de protocol Redacteaz corespondena de protocol/oferte la standarde de calitate care s asigure imaginea pozitiv a firmei Urmrete continuitatea corespondenei desfurate Arhiveaz corespondena pe criterii care s permit o identificare eficace i acces rapid la informaii Traduce n/din limba englez corespondena Directorului General

FI DE POST - ASISTENT DIRECTOR GENERAL

Realizeaz traducerea n/din limba englez a documentelor de prezentare a firmei sau a altor documente specifice managementului firmei Supervizeaz alte traduceri n/din limba englez realizate n cadrul firmei sau pentru firm
4.

Gestioneaz documentele de interes general ale firmei

Centralizeaz normele interne, procedurile firmei i alte documente de interes general Urmrete modificrile aprute i asigur actualizrile necesare Sesizeaz i propune corecii/metode de armonizare i simplificare a normelor interne Asigur difuzarea ctre managementul firmei a actualizrilor operate 5. Asist Directorul General i directorii de departamente n implementarea i dezvoltarea de noi proiecte Particip activ la problemele legate de proiectele noi indicate de Directorul General i pstreaz permanent legtura dintre Directorul General i ceilali directori n vederea derulrii i a finalizrii proiectelor Centralizeaz informaiile care i parvin, le prelucreaz i le prezint Directorului General n forme clare i accesibile Face demersuri necesare optimizrii activitii de colectare a datelor Difuzeaz informaiile primite de la Directorul General ctre persoanele vizate RESPONSABILITILE POSTULUI: Legat de activitile specifice, rspunde de: Transmiterea integral i n timp util a informaiilor ctre Directorul General Pstrarea n ordine a tuturor documentelor i corespondenei specifice Calitatea documentelor pe care le redacteaz i/sau transmite Acurateea datelor pe care le transmite

Calitatea traducerilor/corespondenei pe care le ntocmete pentru managementul firmei

Convocarea participanilor la edinele ocazionale Transmiterea complet i corect a documentelor ctre destinatarii adecvai Pstrarea confidenialitii datelor la care are acces Legat de disciplina muncii, rspunde de: mbuntirea permanent a pregtirii sale profesionale i de specialitate Pstrarea confidenialitii informaiilor i a documentelor legate de firm Utilizarea resurselor existente exclusiv n interesul firmei Respectarea prevederilor normativelor interne i a procedurilor de lucru privitoare la postul su

FI DE POST - ASISTENT DIRECTOR GENERAL

Adopt permanent un comportament n msur s promoveze imaginea i interesele firmei Se implic n vederea soluionrii situaiilor de criz care afecteaz firma AUTORITATEA POSTULUI: Are acces la normele i procedurile elaborate n firm i face propuneri de optimizare Solicit, respectiv transmite managementului informaiile necesare dezvoltrii i Preia n lipsa Directorului General informaii specifice activitii de asisten Solicit i utilizeaz echipamentele/consumabilele puse la dispoziie de firm Reprezint Directorul General n lipsa acestuia n vederea planificrii i organizrii a acestora implementrii proiectelor alocate de Directorul General managerial

agendei i a meninerii legturii ntre conducere i departamentele firmei Aprobat, Director General Titular de post DRU

Data

Data

Data

SPECIFICAIILE POSTULUI NIVEL DE STUDII: Superioare CURSURI DE PREGTIRE: limba englez, birotic, secretariat (constituie un avantaj) EXPERIEN: N MUNC: 2 ani PE POST: 1 an experien pe post asemntor (constituie avantaj) CUNOTINE NECESARE: Limba englez foarte bine (citit, scris, vorbit) Cunotine bune de operare PC (procesare text Word, calcul tabelar Excel,

programe de prezentare PowerPoint)

FI DE POST - ASISTENT DIRECTOR GENERAL

Cunotine de gestionare/arhivare documente Cunotine de management Redactare documente manageriale

APTITUDINI I DEPRINDERI NECESARE: Aptitudine general de nvare Aptitudini de comunicare oral i scris Aptitudinea de a lucra cu documente Planificare i organizare a operaiilor i activitilor Respectarea instruciunilor orale i scrise Acordare i transmitere de informaii Culegere, clasificare i interpretare a informaiilor

CERINE PENTRU EXERCITARE: Inteligen de nivel superior Atenie concentrat i distributiv Echilibru emoional Plcerea pentru lucrul cu oamenii Rezisten la stres Adaptare la sarcini de lucru schimbtoare Uurin, claritate i coeren n exprimare Comportament adecvat (limbaj, vestimentaie, reguli de politee) Trsturi pozitive de caracter

CARACTERISTICI DE PERSONALITATE: uurin n manipularea fizic i ordonarea obiectelor n mediul profesional, spirit practic, perseveren, informarea altora, sociabilitate, tact, amabilitate, fluen verbal.