Fise de post

Titularul pozitiei:

Functia: ASISTENT DIRECTOR GENERAL

Cod COR 243217

Departament: ADMINISTRATIV

Location:

1. Scopul pozitiei
Reprezinta, la nivelul echipei de management al firmei, sarcinile dispuse de Directorul
Scopul pozitiei:
General in lipsa acestuia in vederea planificarii si organizarii agendei si a mentinerii
legaturii intre conducere si departamentele firmei.

Aria de
(locația)
responsabilitate:

Responsabilitati - Face propuneri de optimizare a normele si procedurile elaborate in firma si face

cheie: propuneri de optimizare a acestora
- Solicita, respectiv transmite managementului informatiile necesare dezvoltarii si
implementarii proiectelor alocate de Directorul General
- Comunică echipei de management, în lipsa Directorului General, sarcinile sau
informațiile dispuse de acesta
- Promovează și susține acțiuni de privind disciplina muncii
- Efectuează activități zilnice de secretariat 

2. Raportari si relationari

Raporteaza Directorul General

catre:
 Cu nivelul de management
Relationeaza Intern:
 Cu toti angajatii din firma
cu:

Extern:

3. Profilul pozitiei :

Calificari: Studii Superioare

Calificari in domeniul management și comunicare

1
Abilitati:
- de organizarea și planificare,
- de leadership,
- de negociere ,
- de comunicare în afaceri,
- de management al conflictelor,
- de coaching

1. Tact și diplomație în relațiile interne și externe

Comportament
2. Limbaj adecvat mediului profesional și organizațional
așteptat
3. Comunicare asertivă cu întreg personalul angajat
4. Atenție, Interes, Dorință, Acțiune/Implicare
5. Comportament proactiv, dezirabil, conform ROI.

Responsabilitati: 1. Urmareste agenda Directorului General:

- Stabileste impreuna cu Directorul General programul zilnic al activitatilor care ii
revin
- Noteaza programarile intalnirilor Directorului General si urmareste respectarea
acestora
- Asigura reprogramarea in caz de nevoie
- Comunica celor implicati schimbarile intervenite

2. Asista Directorul General la sedinte de lucru si intalniri de afaceri

- Participa la sedintele de lucru prezidate de Directorul General
- Redacteaza ordinea de zi si procesul-verbal
- Convoaca participantii la sedintele firmei
- Pastreaza legatura permanenta intre Directorul General si directorii de
departamente

3.Asigura redactarea documentelor/corespondentei de protocol

- Redacteaza corespondenta de protocol/oferte la standarde de calitate care sa
asigure imaginea pozitiva a firmei
- Urmareste continuitatea corespondentei desfasurate
- Arhiveaza corespondenta pe criterii care sa permita o identificare eficace si acces
rapid la informatii

4.Gestioneaza documentele de interes general ale firmei

- Centralizeaza normele interne, procedurile firmei si alte documente de interes
general
- Urmareste modificarile aparute si asigura actualizarile necesare
- Sesizeaza si propune corectii/metode de armonizare si simplificare a normelor
interne
- Asigura difuzarea catre managementul firmei a actualizarilor operate

5. Asista Directorul General si directorii de departamente in

implementarea si dezvoltarea de noi proiecte

- Participa activ la problemele legate de proiectele noi indicate de Directorul

General si pastreaza permanent legatura dintre Directorul General si ceilalti
directori in vederea derularii si a finalizarii proiectelor
2
 - Centralizeaza informatiile care ii parvin, le prelucreaza si le prezinta Directorului
General in forme clare si accesibile
- Face demersuri necesare optimizarii activitatii de colectare a datelor
- Difuzeaza informatiile primite de la Directorul General catre persoanele vizate

6. Activități specifice deprtamentului administrativ:

- Transmite integral si in timp util informatiile catre Directorul General
- Pastrarea in ordine a tuturor documentelor si corespondentei specifice
- Calitatea documentelor pe care le redacteaza si/sau transmite
- Acuratetea datelor pe care le transmite
- Calitatea corespondentei pe care o intocmeste pentru cabinetul managerului
general
- Convocarea participantilor la sedintele firmei
- Transmiterea completa si corecta a documentelor catre destinatarii adecvati
- Pastrarea confidentialitatii datelor la care are access

7. Activități privind disciplina muncii:

- Imbunatatirea permanenta a pregatirii sale profesionale si de specialitate
- Pastrarea confidentialitatii informatiilor si a documentelor legate de firma
- Utilizarea resurselor existente exclusiv in interesul firmei
- Respectarea prevederilor normativelor interne si a procedurilor de lucru
privitoare la postul sau
- Adopta permanent un comportament in masura sa promoveze imaginea si
interesele firmei
- Se implica in vederea solutionarii situatiilor de criza care afecteaza firma

8. Activități zilnice de secretariat 

- preia si directionează apelurile telefonice
- primește vizitatorii si anuntă persoanele de contact din societate
- preia, inregistreaza și distribuie la departamentele implicate corespondenta
- indosariaza si arhiveaza corespondenta primita din partea partenerilor, clientilor
si a celorlalti angajati
- redacteaza corespondenta de afaceri necesara desfasurarii activitatii zilnice
- asigura transmiterea documentelor prin posta, fax, e-mail
- actualizeaza baza de date documente
- asigură protocolul în cadrul întâlnirilor, în conformitate cu cerințele zilnice 
- asigura suportul logistic de calatorie pentru conducerea firmei (rezervari hotel
transport)
- elaboreaza si redacteaza documente si rapoarte cerute de managerul general
- procura rechizite si consumabile de birou si alte materiale necesare functionarii
biroului
- convoacă participantii la sedintele firmei
- întocmește, pe baza priorităților transmise de managerul general, ordinea de zi a
ședințelor de lucru
- participa la sedintele de lucru si redacteaza minuta intalnirilor
- participa la organizarea evenimentelor din cadrul firmei

3
Autoritate și - Are acces la normele si procedurile elaborate in firma si face propuneri de
libertate optimizare a acestora
organizatorică - Solicita, respectiv transmite managementului informatiile necesare dezvoltarii si
implementarii proiectelor alocate de Directorul General
- Preia in lipsa Directorului General informatii specifice activitatii de asistenta
manageriala
- Solicita si utilizeaza echipamentele/consumabilele puse la dispozitie de firma
- Reprezinta, la nivelul echipei de management al firmei, sarcinile dispuse de
Directorul General in lipsa acestuia in vederea planificarii si organizarii agendei si
a mentinerii legaturii intre conducere si departamentele firmei.

Competente
Aplicarea normelor de securitate si sanatate in munca si PSI
generale la locul
de munca:
 normele de securitate si sanatate in munca si masurile de prim ajutor sunt
insusite in conformitate cu specificul locului de munca ;
 echipamentul de protectie individual este folosit si pastrat in stare buna ;
 exploatarea instalatiilor este realizata cu respectarea normelor de securitate si
sanatate in munca specifice fiecarei instalatii ;
 normele de PSI sunt insusite si respectate in conformitate cu specificul locului de
munca ;
 interventia pentru limitarea efectelor evenimentului de securitate si sanatate in
munca , PSI este rapida si in conformitate cu procedurile specifice locului de
munca ;
 evacuarea in caz de incendiu este efectuata in conformitate cu planul de
evacuare ;
 raporteaza imediat pericolele potentiale si evenimentele de securitate si
sanatate in munca si PSI sefului ierarhic.
 fiecare lucrator trebuie sa isi desfasoare activitatea, in conformitate cu
pregatirea si instruirea sa, precum si cu instructiunile primite din partea
angajatorului, astfel incat sa nu se expuna la pericol de acciodentare sau
imbolnavire profesionala atat propria persoana, cat si alte persoane care pot fi
afectate de actiunile sau omisiunile sale in timpul procesului de munca.
In mod deosebit, in scopul realizarii obiectivelor prevazute la lege, lucratorii au
urmatoarele obligatii:
 sa utilizeze corect masinile, aparatura, uneltele, substantele periculoase,
echipamentele de transport si alte mijloace de productie;
 sa utilizeze corect echipamentul individual de protectie acordat si, dupa utilizare,
sa il inapoieze sau sa-l puna la locul destinat pentru pastare.
 sa nu procedeze la scoaterea din functiune, la modificare, schimbarea sau
inlaturarea arbitrara a dispozitivelor de securitate proprii, in special ale
masinilor, aparaturii, uneltelor, instalatiilor tehnice cladirilor, si sa utilizeze
corect aceste dispozitive;
 sa comunice imediat angajatorului si/sau lucratorilor desemnati orice situatie de
munca despre care au motive intemeiate sa o considere un pericol pentru
securitatea si sanatatea lucratorilor, precum si orice deficienta a sistemelor de
protectie;
 sa aduca la cunosttinta conducatorului locului de munca si/sau angajatorului
accidentele suferite de propria persoana;
 sa coopereze cu angajatorul si/sau lucratorii desemnati, atat timp cat este
necesar, pentru a face posibila realizarea oricaror masuri sau cerinte dispuse de
catre inspectorii de munca si inspectorii sanitari.
4
Mentinerea unui mediu de munca sigur si curat :

 Asigura un mediu de lucru sigur si curat prin asigurarea si mentinerea sanatatii si

a igienei personale precum si prin inlaturarea sau prevenirea incidentelor care ar
putea afecta siguranta clientilor si a personalului :
 Igiena personala se mentine conform normelor de igiena in vigoare si a
reglementarilor interioare
 Igiena personala este asigurata si mentinuta pe toata durata programului de
lucru
 Echipamentul de lucru utilizat este curat si potrivit tipului serviciului – parul este
curat si pieptanat
 Bijuteriile , parfumurile si cosmeticele sunt utilizate conform procedurilor
interne ale unitatii
 Eventualele cazuri de boala sunt raportate cu promptitudine persoanelor
abilitate
 Mentine un mediu de lucru sigur pentru clienti si personal – identifica incidentele
sau potentialele incidente ce pot afecta siguranta clientilor si ia masuri de
inlaturare a lor

Asigurarea conditiilor igienico-sanitare / organizarea locului de munca :

 Efectueaza lucrari de curatire a locului de munca in vederea inceperii activitatii , la

sfarsitul programului sau ori de cate ori este necesar
 Curatarea locului de munca se face cu respectarea normelor de protectie a
mediului si a celor igienico-sanitare
 Locul de munca si spatiile de depozitare sunt mentinute in stare de curatenie

Sanctiuni :

 Furtul din unitate se considera ca abatere disciplinara grava si se pedepseste

conform legilor in vigoare , disciplinar , material , civil , contraventional si penal .
 Salariaţii răspund patrimonial, în temeiul normelor şi principiilor răspunderii
civile contractuale, pentru pagubele materiale produse angajatorului din vina şi
în legătură cu munca lor.
 Când paguba a fost produsă de mai mulţi salariaţi, cuantumul răspunderii
fiecăruia se stabileşte în raport cu măsura în care a contribuit la producerea ei.
 Dacă măsura în care s-a contribuit la producerea pagubei nu poate fi
determinată, răspunderea fiecăruia se stabileşte proporţional cu salariul său net
de la data constatării pagubei şi, atunci când este cazul, în funcţie de timpul
efectiv lucrat de la ultimul său inventar.
 Dacă salariatul a primit bunuri care nu i se cuveneau şi care nu mai pot fi
restituite în natură sau dacă acestuia i s-au prestat servicii la care nu era
îndreptăţit, este obligat să suporte contravaloarea lor. Contravaloarea bunurilor
sau serviciilor în cauză se stabileşte potrivit valorii acestora de la data plăţii.
 Suma stabilită pentru acoperirea daunelor se reţine în rate lunare din drepturile
salariale care se cuvin persoanei în cauză din partea angajatorului la care este
încadrată în muncă.
 In cazul in care , prin neindeplinirea atributiilor si obligatiilor mai sus mentionate
sau prin indeplinirea lor necoreaspunzatoare se aduc prejudicii societatii ,
persoana incadrata pe acest post , va raspunde disciplinar , material , civil ,
contraventional si penal .

5
 Limbi straine Engleza , Microsoft Office

Întocmit, manager HR:

Manager general

Titular fișa post

Semnătura: ___________________
Data ______________________