Circuitul informațional de la primărie

In prezentarea sistemului informational din cadrul primariei sectorului este necesar sa se tina seama
de faptul ca sistemul informational cuprinde ansamblul de circuite de informatii materializate sau
nematerializate, precum si prelucrarea datelor necesare functiei de conducere a primariei. Din
sistemul informational face parte si sistemul de comunicatii ce reprezinta ansamblul proceselor prin
care se efectueaza operatia de punere in contact a uneia sau mai multe surse de informatii prin
intermediul retelelor de comunicatii si prin functionarea elementelor emitatoare, receptoare, precum si
a releelor intermediare. Totodata, sistemul informational cuprinde si sistemul de prelucrare a datelor,
alcatuit dintr-o serie de operatii de adunare, selectare, circulatie si prelucrare a datelor in vederea
utilizarii lor in procesul conducerii

COMUNICAREA

Daca ne raportam la experientele zilnice ale functionarilor publici din cadrul Primariei Sectorului 2 vom
descoperi ca intre acestia se nasc numeroase legaturi (conexiuni). Acestea se realizeaza intre o
persoana si o alta persoana sau intre un grup de oameni si alt grup.

Uneori conexiunea este imediata, asa se intampla cand angajatii discuta fata in fata; suportul unei
astfel de comunicari il reprezinta structura organizatorica si in special structurile organizatorice
informale. Alteori, conexiunea din cadrul Primariei este "amanata" - este vorba de situatiile prin care
cetatenii, beneficiari ai serviciilor primariei, iau cunostinta de activitatea acesteia prin diferite metode
(prin intermediul Serviciului de Relatii cu Publicul, prin mass-media sau prin intermediul paginii web a
Primariei Sectorului). Ceea ce "curge" prin aceste legaturi sunt idei, opinii, informatii care reprezinta
continutul comunicarii.

Este important sa intelegem ca numai comunicarea face posibila cooperarea. In cadrul primariei
pentru a putea munci angajatii comunica unii cu altii. Este evident ca nevoia acestora de a forma
grupuri (formale sau informale) vine in realitate de la necesitatea de a coopera unul cu altul.
Mijloacele de informare a angajatilor dar si a cetatenilor specifice Primariei Sectorului sunt:

Ø      notele de serviciu;

Ø      procesele verbale ale sedintelor;

Ø      declaratiile de presa;

Ø      reteaua de relatii interne formale si informale.

La nivelul Primariei Sectorului comunicarea descendenta corespunde in majoritatea cazurilor, relatiilor

de tip ierarhic dintre sefii de directii si subordonatii lor, mesajele vehiculate in cadrul acesteia
referindu-se la o gama larga de subiecte - decizii, dispozitii ale primarului, trasarea de sarcini,
solicitare de informatii. Consideram insa ca in numeroase situatii acest stil de comunicare este
necorespunzator datorita aglomerarii excesive a mesajelor transmise, intr-o anumita perioada de timp
conducand astfel la o supaaglomerare a angajatilor, iar in alte perioade de timp acestea lipsesc cu
desavarsire.

Comunicarea ascendenta se desfasoara, de asemenea, corespunzator acelorasi relatii de tip ierarhic,

intr-o directie inversa, mesajele transmise in cadrul acesteia constand in rapoarte, informari, cereri,
sugestii, etc.

Specific Primariei Sectorului 2 este comunicarea orizontala care se realizeaza intre persoane - sefi si
subordonati - si compartimente aflate pe acelasi nivel ierarhic, in scopul cooperarii in desfasurarea
activitatilor complexe.

Datele si informatiile vehiculate la nivelul Primariei Sectorului 2 reprezinta componentele primare ale
sistemului informational al acestei institutii, fiind organic interdependente, avand in vedere faptul ca
informatia reprezinta temeiul principal al declansarii deciziilor si actiunilor.
Tipul de informatii cel mai utilizat sunt cele orale, care sunt expuse prin viu grai. Primaria nu face
investitii in mijloacele de tratare a acestor informatii. Caracteristica lor principala este faptul ca
acestea circula foarte repede si nu pot fi controlate, lasand astfel loc la numeroase interpretari.

Informatiile scrise sunt mai putin frecvente decat cele scrise mai ales in cazul celor primare. Acest tip
de informatii consuma un timp apreciabil de timp pentru "stocarea" lor pe hartie, fiind din acest motiv
mai putin agreate de catre angajati.

Exista si o serie de informatii exogene ce provin de la nivelul administratiei centrale, de la Primaria

Generala a Municipiului Bucuresti sau de la primariile de sector; sunt alcatuite preponderent din legi,
ordonante, decizii, etc. In marea lor majoritate aceste informatii sunt obligatorii.

Documentele primare care circula in cadrul Primariei Sectorului 2 sunt prezentate mai jos:

Ø      fisa pentru pontaj;

Ø      stat de functii;

Ø      fisa postului;

Ø      nota de lichidare;

Ø      nota de transfer;

Ø      stat de personal;

Ø      nota de plecare in concediu;

Ø      raport statistic;

Ø      proces verbal al comisiei de evaluare;

Ø      contract de munca;

Ø      stat de plata;

Ø      lista avans chenzinal;

Ø      lista indemnizatii de boala;

Ø      ordin de deplasare;

Ø      cec in numerar;

Ø      deschidere credite bugetare;

Ø      chitanta;

Ø      factura;

Ø      ordin de plata;

Ø      dispozitie de plata

Sistemul include urmatoarele module:

Informatii - Furnizeaza informatii cetatenilor si personalului institutiei privind serviciile oferite de

propria institutie sau de alte institutii de interes local.
Registratura - Inregistrarea tuturor documentelor depuse si eliberarea raspunsurilor catre cetateni. Pot
fi create mai multe posturi de inregistrare a documentelor (pentru fluidizarea procesului de
inregistrare sau pentru cazul in care institutia are mai multe sedii), numerele fiind date dintr-un
registru unic. Eliberarea catre solicitant a dovezii preluarii si inregistrarii actelor. Distribuirea
documentelor catre birourile si serviciile corespunzatoare. Obtinerea, la cererea solicitantului, de
informatii despre stadiul de rezolvare a documentelor, putandu-se specifica in orice moment locul in
care acesta a ajuns. Expedierea documentelor rezolvate si a celor emise de catre institutie.

Scanare documente - Atasarea de fisiere word, excel, imagini ale paginilor scanate sau orice alt tip de
fisier la numarul de inregistrare al documentului. Accesul la aceste fisiere fiind rezervat doar
utilizatorilor care au operat respectivul numar de inregistrare.

Circulatia - Toata circulatia documentului in primarie este urmarita pe calculator, astfel incat in orice
moment se poate spune unde se afla documentul, starea in care se afla (rezolvat favorabil, nefavorabil
sau partial, nerezolvat, transmis, intern, in operare) si intervalul de timp in care documentul a stat la
nivelul fiecarui compartiment in parte.

Cautari  - Documentele inregistrate intr-o anumita luna a anului sunt cautate dupa urmatoarele criterii:

- numar de inregistrare;

- provenienta;

- adresa;

- tipul actului (adeverinta, autorizatie, certificat, etc.);

- continut;

- cautare multipla ( provenienta, adresa si continut);

Rapoarte: aplicatia ofera posibilitatea de a crea diverse rapoarte ce privesc:

- modul de rezolvare al documentelor primite de o directie, serviciu sau persoana in perioada de timp
dorita;

- solicitarile cetatenilor adresate institutie intr-un interval de timp, in functie de natura acestora;

- situatia documentelor inregistrate pe statii de lucru;

- inregistrarile din ziua curenta;

- modul de rezolvare al cererilor tip;

- modul de rezolvare al cererilor netipizate;

- situatie cu documentele urgente;

- situatie cu documentele expirate.

Modulele Cautari si Rapoarte fi pot actualizate si suplimentate pe parcursul exploatarii sistemului cu

noi criterii de cautare in functie de cerintele beneficiarului.

Urmarire Hotarari  - programul permite introducerea de hotarari ale Consiliului Local intr-o baza de
date, urmarirea punerii in aplicare a acestora si cautari in baza de date pana la nivel de cuvant,
crearea de rapoarte diverse referitoare la directiile care se ocupa cu punerea in alicare a acestora,
stadiul punerii in aplicare, etc.

Audiente - Programul monitorizeaza audientele tinute de personalul de conducere al institutiei avand

posibilitatea creerii unei fise pentru fiecare persoana inscrisa in audiente, cu pastrarea istoricului
acestor audiente. Crearea de rapoarte diverse privind modul in care au fost rezolvate solicitarile
cetatenilor, numarul acestor solicitari. Listarea registrului de audiente cu posibilitatea programarii
orare a audientelor in ordinea prioritatilor.

Autorizatii Urbanism - programul permite inregistrarea intr-o baza de date si listarea certificatelor de
urbanism, autorizatiilor de construire, desfiintare, certificatelor de notare in cartea funciara, avize
extravilan,inregistrarea proceselor de contraventie, cautari in baza de date, posibilitatea vizualizarii
certificatelor (autorizatiilor) eliberate.

Registrul Agricol (Anexe legea 18) - programul permite inregistrarea datelor si eliberarea imediata
( pe loc) a adeverintelor de posesie teren necesare cetatenilor pentru D.M.P.S., spital, burse de
studiu, banca.

Administrare - Accesibil doar administratorului de sistem, acest modul permite actualizarea

organigramei institutiei, acordarea de drepturi de acces utilizatorilor, modificarea inregistarilor din
baza de date si listarea registrului pe hartie in formatul indicat de legislatia in vigoare.

Sistemul include un Manual de utilizare in format HTML accesibil oricarui utilizator conectat la server
de pe oricare din statiile de lucru