Școala Națională de Studii Politice și Administrative

Facultatea de Administrație Publică

Managementul Sectorului Pulbic (IFR)

Tehnologia Informatiei in Administratia Publica (E-administratie)

Implementarea aplicației -REGISTA- în sistemul administrației

publice

Masterand

MĂRGĂRIT MARIUS-ALIN

București, 2023
Conform datelor publicate în 2019 de Comisia Europeană, România are un nivel peste medie
(63%; media UE 57%) de utilizare a canalului online în serviciile administrative (Acces) și un
nivel scăzut (40%; media UE 68%) de digitalizare administrativă (Digitalizare).

Din perspectiva beneficiarului final, mai exact a contribuabilului, principala problemă a lipsei
digitalizării din instituții publice este faptul că acesta nu este pus în centrul activității publice.
Acest fapt generează frustrări, o comunicare defectuoasă cu instituțiile statului, omiterea
încadrării la timp a plăților taxelor și impozitelor, fapt ce duce la pierderi în lanț pentru toate
entitățile implicate. De asemenea, birocrația, una dintre cele mai mari probleme ale
managementului administrației publice este un fenomen accentuat, ce ar putea fi eliminat cu
ajutorul implementărilor software potrivite pentru fiecare departament sau instituție în parte.

Funcționalități tehnice de care are nevoie o instituție publică:

• Managementul electronic al documentelor, ce asigură procesarea rapidă a datelor, acces

la istoricul beneficiarilor, verificarea autenticității unui document emis de o instituție
publică.
• Formulare electronice – completarea online și trimiterea cererilor necesare pentru
eliberarea certificatelor fiscale, adeverințelor, autorizațiilor sau a altor documente.
• Organigrama digitalizată
• Managementul online al solicitărilor
• Gestionarea proceselor interne
• Efectuarea programărilor online
• Depunerea și managementul sesizărilor online
• Gestionarea sistemului de impozitare și taxare publică (evidență, posibilitate plată
online, gestiune chitanțe casierie)
• Registre agricole
• Managementul facturilor utilitare (apă/canalizare/salubritate)

1. Prezentarea soluției / bunei practici

Regista – este una dintre cele mai cunoscute aplicații software de e-guvernare, dedicată
instituțiilor publice, care automatizează și eficientizează activitatea în diferite sectoare, prin
module de registratură electronică, managementul documentelor și prin soluții IoT.

Regista este un software de evidență a registrului de intrări și ieșiri dintr-o organizație, ce

asigură clasificarea, distribuirea și repartizarea registraturii electronice către angajați pentru
puncte de vedere, rezoluții, informare și rezolvare.
Iată care sunt principalele caractaristici si beneficii ale acestei soluții de management al
documentelor:

• controlează când și cine operează registrul de intrări – ieșiri;

• economisește timp găsind informația căutată;
• fluidizeaza distribuirea sarcinilor și a informației pe departamente;
• oferă notificări automate departamentul ce raspunde de soluționarea cazului;
• preț accesibil de achiziție ce include testarea gratuită, instructajul și setarea contului,
suportul și mentenanța, cât și dezvoltările viitoare;
• se adaugă periodic funcționalități noi pentru fiecare modul;
• nu necesită instalare, aplicația rulează direct în browser;
• datele sunt protejate prin securizare avansată și bakup automat;
• gasește în registrul de corespondență informațiile de care este nevoie;
• controlează de la distanță cine, ce și când se fac operațiuni;
• distribuie și urmărește realizarea sarcinilor între departamente;
• se pot dezvolta rapoarte și functionalități personalizate la cerere.

Modulele Regista sunt:

• Registratură electronica:

✓ documente în lucru și cu termen depășit - afișare separată a documentelor în

lucru și a celor expirate, pentru gestionare cu ușurință
✓ filtre și sortări - permite filtrarea și sortarea în pagină, astfel că se pot identifica
cu ușurință documente cu numărul sau data dorită
✓ jurnal de schimbări - modificările aduse documentelor sunt salvate într-un
jurnal ce poate fi accesat doar de către administrator
✓ rapoarte - se pot vizualiza rapoarte de modificări, cât și întregul proces de
închidere pentru orice document
✓ metadate - pot fi atribuite oricărei intrări efectuate în sistem pentru a identifica
cu ușurință documente ce aparțin unei serii commune
✓ nomenclatoare emitenți și destinatari - pentru o identificare ușoară a tuturor
documentelor atribuite unei persoane, emitenții și destinatarii se salvează într-
un nomenclator;

• Managementul documentelor;

✓ fluxul de trimitere a documentelor - documentele pot fi trimise pe fluxuri

prestabilite, atât între departamente, cât și de la un utilizator la altul
✓ organigramă pe 3 nivele - organizarea departamentelor pe 3 niveluri, pentru a
permite selecționarea rapidă a departamentelor care fac parte din aceeași
structură
 ✓ status document per departament - statusul documentelor (în lucru sau rezolvat)
este afișat în corelație cu departamentele responsabile de soluționare, pentru a
ști oricând ce departament are sarcini de efectuat;

• Verificare stare solicitări;

✓ solicitantul poate verifica online starea documentelor trimise online sau depuse
fizic la sediul instituției
✓ se elimină cozile de la ghișeu și se eficentizează activitatea în cadrul instituție;

Instituțiile publice din România resimt tot mai mult nevoia de digitalizare, atât pentru reducerea
birocrației, cât și pentru scurtarea timpului de rezolvare a solicitărilor. Din acest motiv, venim
în sprijinul primăriilor și al cetățenilor cu un modul destinat Sesizărilor online, integrat în
aplicația Regista de managementul documentelor și portalul public e-Guvernare.
Modulul se adresează cetățenilor care identifică aspecte de îmbunătățit în raza localității lor,
cum ar fi sesizări referitoare la iluminat public, infrastructură sau diferite probleme rutiere, care
trebuie semnalate autorităților. Raportarea evenimentelor se va face către primărie, iar ulterior
funcționarii publici vor rezolva direct sau trimite sesizarea către organele abilitate, în vederea
soluționării acesteia.

Cum pot trimite cetățenii o sesizare către primărie?

Fiecare cetățean are posibilitatea să trimită online sesizări către primărie, fără a mai fi necesară
deplasarea la sediul instituției. Aplicația Regista le permite cetățenilor o detaliere amănunțită a
problemei identificate, deoarece există opțiunea de a indica pe hartă locul exact în care au
observat o anumită neregulă. De asemenea, pentru susținerea sesizării formulate, platforma
permite atașarea a 3 imagini.
Sesizările se trimit automat către funcționarii primăriei, în vederea soluționării. Ulterior,
cetățeanul va primi un e-mail în care i se va comunica modul în care a fost rezolvată sesizarea
depusă.

Care sunt avantajele depunerii unei sesizări online?

Gestionarea cu ușurință a sesizărilor este importantă, mai ales în această perioadă în care se
încurajează distanțarea socială. Contribuim la acest demers și facilităm munca de acasă a
funcționarilor publici.
Astfel, modulul pentru Sesizări online vine cu o serie de avantaje atât pentru cetățeni, cât și
pentru funcționarii publici:
• Modulul poate fi accesat din aplicațiile Regista de managementul documentelor
și e-Guvernare, de oriunde, fără a fi necesară instalarea pe dispozitiv;
• Cetățenii trimit sesizările online, de acasă, evitând drumurile la sediul instituției
publice;
 • Modulul ajută la reducerea birocrației, prin stocarea în siguranță a datelor în
cloud Microsoft Azure;
• Modulul pentru Sesizări online este ușor de folosit, datorită design-ului intuitiv;
• Funcționarii publici pot căuta, sorta și filtra sesizările în registrul electronic.
Opțiunea ajută la prioritizarea cazurilor urgente, dar și la o bună organizare a
informațiilor;
• Modulul susține comunicarea digitală dintre cetățeni și funcționarii publici,
scurtând timpul de răspuns;
• În momentul în care sesizarea este soluționată, cetățeanul primește un e-mail cu
detalii referitoare la modul în care a fost rezolvată problema semnalată.
Prin acest modul, ne propunem să încurajăm autoritățile să înregistreze electronic sesizările
primite din partea cetățenilor. Aceștia din urmă au posibilitatea de a raporta online diferite
aspecte identificate pe raza localității lor, evitând aglomerația și limitând cozile formate la
sediile instituțiilor publice.
Cu ajutorul aplicației Regista, ne dorim să automatizăm activitatea din instituțiile publice,
facilitând totodată comunicarea dintre funcționari și cetățeni. Mai mult, prin modulul destinat
Sesizărilor online, facem încă un pas în digitalizarea instituțiilor din România. Susținem
soluționarea electronică și organizată a documentelor trimise de cetățeni.

2. Concluzii

Regista este aplicația pe care cetațenii/funcționarii publici o folosesc încă de la momentul

lansării ei, iar modulele dezvoltate de echipa de specialiști Zitec de-a lungul timpului au
soluționat toate nevoile, simplificând mult procesele interne. Acest lucru are beneficii
importante și pentru cetățeni, care pot face mult mai ușor sesizări online despre neregulile pe
care le identifică pe teritoriul unui oraș sau pot verifica tot online, foarte simplu, starea cererilor
pe care aceștia le înaintează către primărie. De asemenea, prin secțiunea Monitorul Oficial
Local, le oferim cetățenilor o modalitate mult mai simplă și mai la îndemână de a fi la curent
cu informările publice
Procesul de gestionare a documentelor a devenit mult mai ușor de când este implementat
programul Regista, iar comunicarea între departamente este mult îmbunătățită. Pe de altă parte,
și timpul de răspuns pentru solicitările venite din partea cetățenilor a fost redus semnificativ,
aceștia având posibilitatea să verifice online stadiul în care se află cererile lor fără a se mai
deplasa la sediul instituției. În plus, aplicația este foarte ușor de folosit, mai ales că nu necesită
instalare, putând fi accesată direct din browser.
Atât cetățenii cât și funcționarii instituțiilor publice au începu să folosească Regista din nevoia
de a avea o mai bună gestionare a documentelor. Datorită aplicației, s-a redus semnificativ
birocrația la nivelul instituției, iar timpul alocat pentru managementul documentelor a fost
scurtat. De asemenea, aplicația a facilitat procesul de organizare online, deoarece are informații
despre data de intrare și ieșire a documentelor pentru fiecare departament și poate ține o
evidență clară în ceea ce privește durata necesară rezolvării acestora. Oferă garanția că toate
datele sunt stocate în siguranță și pot accesa rapid informațiile.
3. Bibliografie

https://softlead.ro/aplicatii-software/regista-ro.html#contact_demo
https://regista.ro/regista-inca-un-pas-in-sprijinul-cetatenilor-cum-functioneaza-
aplicatia-pentru-sesizari-online/
https://softlead.ro/noutati-it-c/top-5-aplicatii-software-pentru-administratia-
publica.html