Referat M7- Utilizarea calculatorului in contabilitate

Tema referatului: Rolul programelor de contabilitate Surse:- internet Clasa a XII-a

Rolul programelor de contabilitate

Succesul unei afaceri este determinat, printre altele, si de existenta unui sistem informational eficient. Volumul sporit si diversificarea crescanda a informatiilor determina ca modul de colectare, prelucrare si raportare a acestora sa capete o importanta deosebita. Rolul programelor software utilizate in acest sens este determinant. Existen a sistemelor informatice moderne, de mare vitez , a devenit posibil dup ce calculatoarele s-au r spndit n lumea afacerilor. Istoric, existen a sistemelor informatice contabile a nceput cu informatizarea factur rii i a unor opera ii contabile aferente. n cadrul oric rei unit i economice culegerea datelor, prelucrarea lor i ob inerea rezultatelor se fac conform unor proceduri organizatorice reglementate fie prin lege (de exemplu componen a i structura planului de conturi), fie prin regulamente de ordine intern (de exemplu, stabilirea persoanei i a timpului lans rii unei opera iuni de arhivare a datelor). Documentele contabile se clasific n func ie de rolul lor i de modul de ntocmire n: - documente justificative (de eviden primar ); - registrele contabile (eviden contabil ); - situa iile financiare (documente de sintez i raportare). nregistrarea n contabilitate se poate face pentru fiecare document, sau din documentele centralizatoare care cuprind date de aceea i natur dintr-o perioad oarecare. Rezultatul prelucr rilor contabile se poate folosi de c tre nivelele de conducere n cadrul unor procese decizionale, cu observa ia c aceea i informa ie poate fi perceput cu valori diferite pentru persoane diferite. Aceia care sunt specializa i n contabilitate dau importan mai mare rapoartelor financiare mai mult dect cei care nu au o asemenea preg tire. Informa iile contabile trebuie s ndeplineasc urm toarele caracteristici: inteligibilitatea (informa iile pot fi u or de n eles i de interpretat); relevan a (sublinierea aspectelor care pot influen a luarea deciziilor); credibilitatea (informa iile nu con in erori semnificative, nu sunt tenden ioase, nici p rtinitoare); comparabilitatea (informa iile s poat fi comparate prin elemente comune i de aceea i semnifica ie). Un sistem informatic de contabilitate tradi ional se ocup n principal de colectarea, prelucrarea i ob inerea rezultatelor financiare care se vor transmite c tre externi (cum ar fi investitorii, creditorii i Ministerul Finan elor) i c tre interni (n general structurile de conducere). Un sistem informatic de contabilitate modern se ocup att de informa iile nonfinanciare ct i cu date i informa ii financiare. Tradi ional, fiecare parte a unei entit i economice (Personal, Produc ie) men in un subsistem informatic separat i fiecare subsistem i prelucreaz propriile date. Aceast mod de lucru are dezavantajul apari iei unor probleme cum ar fi duplicarea datelor pe spa ii de stocare distincte, culegerea separat a unor acelea i date. Ast zi entit ile economice consider c este necesar integrarea func iilor lor ntr-o baz mare de date, sau ntr-un depozit de date. Aceast integrare permite managerilor i, cu oarecare extensii, p r ilor externe s ob in informa iile necesare pentru planificare, luarea deciziilor i control, fie c informa iile sunt pentru marketing, contabilitate, sau alte arii financiare ale entit ii economice. Produc torii de produse software au dezvoltat programe care leag toate subsistemele informatice ntr-o singur aplica ie. Produsele software pentru contabilitate vor fi discutate ulterior.
Rolul sistemului informatic de contabilitate este de a furniza informa ii importante referitoare la: venituri, urm rirea clien ilor (facturi emise nencasate), dinamica ncas rilor i pl ilor, contabilitatea costului calcula ia costului), cheltuieli, etc. Informa iile furnizate pot mbr ca forme diverse att

electronic (documente electronice, foi de prezentare electronice, notific ri electronice (e- mail), imagini, imagini video, secven e audio, etc.), fie sub form tradi ional (pe suport

de hrtie sau folii pentru proiectoare, etc.). Furnizarea informa iilor trebuie s se fac n timp util, ct mai exact, pentru to i destinatarii informa iei contabile (manageri, personal apar in tor altor subsisteme). Un sistem informatic de contabilitate modern este capabil s preia automat datele furnizate de c tre alte subsisteme. Opera iile contabile care se realizeaz prin intermediul sistemelor informatice de contabilitate trebuie s ajute la rezolvarea unor probleme specifice ca eviden a contabil a opera iilor pe conturi i calcularea balan elor contabile. Aceasta se face prin preluarea datelor din documentele de intrare i stocarea lor, prelucrarea datelor i ob inerea rezultatelor. Preluarea datelor se poate face manual (cnd un operator uman parcurge fiecare document justificativ, operndu-l) i/sau automat (cnd exist echipamente periferice de intrare conectate la sistemul informatic). Stocarea datelor presupune existen a unui sistem de gestiune a fi ierelor i/sau un sistem de gestiune a bazelor de date. Ob inerea unui sistem informatic se face urmnd cteva etape: analiz , proiectare i implementare, urm rindu-se activit ile din cadrul sistemului informa ional aferent i toate fluxurile informa ionale care apar, de interes fiind cele care pot fi automatizate prin intermediul. Componentele unui sistem informatic de contabilitate trebuie s r spund cerin elor de func ionare i trebuie s fie intercorelate func ional: a. hardware; b. software; c. comunica ie; d. baza tiin ific i metodologic (metodele, procedeele i mijloacele de prelucrare a datelor); e. baza informa ional , fluxurile informa ionale i suporturile de informa ii; f. utilizatorii; g. cadrul organizatoric. a.Componenta hardware se constituie din totalitatea mijloacelor tehnice de culegere, stocare, transmitere i prelucrare automat a datelor. Acestea pot include calculatoare, scannere, case de marcat, dispozitivele de comunicare, dispozitivele de interconectare. b.Componenta software se constituie din totalitatea programelor i aplica iilor care realizeaz func ionarea sistemului informatic. Din aceast categorie fac parte sistemele de operare utilizate, aplica iile software de comunica ie n re ea, programele de prelucrare n scopul ob inerii unor informa ii contabile, programele de editare de texte i de creare a rapoartelor, etc. c.Componenta de comunica ie se constituie din toate echipamentele i tehnologiile utilizate pentru comunica ia datelor ntre p r ile componente ale sistemului informatic. d.Baza tiin ific i metodologic se compune din modelele matematice ale proceselor de contabilitate, din metodologiile, metodele i tehnicile de realizare a sistemelor informatice. e.Baza informa ional se constituie din totalitatea fluxurilor informa ionale i ale datelor de prelucrat. Unii autori (Lungu I.) includ aici sistemele i nomenclatoarele de coduri. Cum codificarea i utilizarea codurilor este a ajuns un mecanism foarte utilizat chiar i n via a de zi cu zi (de exemplu utilizarea codului CNP) consider m c acestea sunt de drept o parte important a fluxului informa ional, avnd n vedere urm toarele: un produs i/sau serviciu se codific , de cele mai multe ori, printr-un mecanism intern al unit ii economice; codurile folosite pot fi f cute vizibile (prin liste de selec ie, prin afi are lng pre .a), iar cu timpul codurile pot memorate de c tre utilizatori i folosite cu u urin ntr-o manir direct . f.Utilizatorii sunt componenta format din totalitatea persoanelor angajate n func ionarea sistemului informatic. Se disting dou categorii mari de utilizatori: operatorii (de exemplu, cei de la casele de marcat) i informaticienii (cum ar fi anali tii, inginerii de sistem, programatorii).

g.Cadru organizatoric este dat de regulamentul de ordine interioar i de actele legislative n vigoare. n general, sistemele informatice de contabilitate sunt organizate astfel nct s corespund arhitecturii contabilit ii din Romnia n care se remarc trei mari componente: 1. contabilitatea general (aprovizionare i furnizori; vnz ri i clien i; cheltuieli; venituri; datoriilor; crean elor; stocuri i obiecte de inventar; mijloace fixe; capital; salarii; opera ii diverse, de nchidere); 2. contabilitatea financiar / de gestiune financiar : trezoreria, investi iile financiare, finan rile ncas ri de la clien i, pl i c tre furnizori, eviden ierea plasamentelor, plata impozitelor i taxelor

etc.; 3. controlul prin bugete elaborarea de bugete i urm rirea acestora prin intermediul contabilit ii generale. Din aspectele descrise pn acum putem trage concluzia c majoritatea ac iunilor desf urate n cadrul unei entit i economice necesit utilizarea sistemului informatic de contabilitate. NeoSys este un program de contabilitate financiara, gestiune a stocurilor, salarii si productie, creat sa creasca eficienta agentilor economici si a contabililor, prin usurinta in exploatare si rapiditatea obtinerii informatiilor contabile. Este conceput conform reglementarilor contabile in vigoare si este adaptabil la modificarile ulterioare ale legislatiei. Avantajele alegerii neoSys ca program de contabilitate: * excelent raport calitate/pret * numar nelimitat de firme * numar nelimitat de utilizatori * varianta monopost sau retea (client-server) * actualizari incluse pe toata perioada contractuala * suport tehnic prin e-mail sau telefon NeoSys este un soft al firmei SoftWorks SRL. Modulul de contabilitate al programului neoSys ofera urmatoarele facilitati: - Posibilitatea introducerii / actualizarii / vizualizarii datelor contabile (in lei sau valuta) - Posibilitatea modificarii / vizualizarii datelor pe orice perioada (fara a inchide luna curenta) -Posibilitatea culegerii datelor prin module intuitive (facturi clienti, furnizori, incasari, plati, note contabile diverse), toate datele reflectandu-se in final intr-un singur loc (registrul jurnal) - Posibilitatea definirii / utilizarii notelor contabile model, pentru a spori eficienta - Posibilitatea configurarii tipurilor documentelor primare utilizate la inregistrarile contabile - Plan de conturi flexibil, dupa cerintele utilizatorului - Obtinerea automata, cu posibilitatea listarii, a urmatoarelor registre contabile (pe perioada dorita): - Balanta de verificare analitica sau sintetica - Registrul jurnal - Fise cont - Registrul Cartea Mare (globala sau numai pe anumite conturi) - Situatii clienti / furnizori - Registrul de casa - Raport de gestiune - Jurnale de vanzari / cumparari - Jurnal de banca - Inchiderea automata a conturilor de venituri / cheltuieli - Inchiderea automata a conturilor de TVA - Generarea Bilantului contabil - Declaratia 394