CUPRINS

ABORDAREA CONTABILITII N CONTEXTUL NOILOR TEHNOLOGII INFORMAIONALE

Lect.drd. Florin RADU - Universitatea Valahia din Trgovite, e-mail: florinuniv@yahoo.fr Progresele nregistrate n domeniul TI, impactul pe care acestea l au asupra diferitelor domenii de activitate, perioada lung de timp scurs de la nceputurile informatizrii contabilitii i experiena acumulat n domeniu ne determin s formulm o ntrebare: Este momentul s se ncerce adaptarea contabilitii la TI, i la informatic n special? Aceast ntrebare pare cu att mai cu ct justificat, pn n prezent, relaia dintre contabilitate i informatic a fost una de influenare ntr-un singur sens: informatica s-a adaptat la contabilitate. Dezvoltarea sistemelor informatice contabile s-a limitat la informatizarea procedurilor contabile, fr s se produc vreo modificare a lor, sau oricum vreuna esenial. S-au obinut avantaje considerabile n ce privete viteza de prelucrare i corectitudinea prelucrrilor, diminuarea costurilor, ns sunt suficiente aceste realizri? Informatica va determina o transformare total a contabilitii, nu doar pentru c procedura va fi modificat, ci pentru ca ea va nceta s mai fie o funcie autonom a ntreprinderii, pentru a fi integrat ntr-un sistem general de prelucrare a informaiilor. Demersul analizei impactului TI asupra domeniului contabilitii trebuie s porneasc de la rolul contabilitii. Direciile de dezvoltare a contabilitii deriv din studiul obiectivului contabilitii i presupune analiza principiilor, normelor, metodelor i procedeelor contabile ce duc la atingerea obiectivului propus. n contextul evoluiei sistemelor informaionale, studiul tendinelor n contabilitate, urmrete trei aspecte: contabilitatea ca instrument de descriere i modelare a ntreprinderii, calitate repus n mod constant n discuie de evoluia ntreprinderii i a mediului su economic, social i tehnologic. Aici se are n vedere identificarea direciilor de evoluie ce se manifest n cadrul ntreprinderii moderne i a lumii afacerilor n general. contabilitatea ca sistem de prelucrare a informaiilor necesare modelrii ntreprinderii. Asociaia American de Contabilitate (American Accounting Association) consider contabilitatea ca un sistem informaional, deoarece aceasta nglobeaz i aspectele generale ale teoriei informaiei i aspectele specifice teoriei generale a sistemelor. contabilitatea ca practic social ntr-o reea de restricii reglementate, mai mult sau mai puin stricte, avndu-se n vedere natura i intensitatea consensului care exist ntre organizaie, contabili i utilizatori. Tehnologii pentru automatizarea ciclului de prelucrare a datelor financiar contabile De mii de ani contabilitatea s-a adaptat la cerinele de informare a celor ce aveau nevoie de informaiile sale. Astfel, de la contabilitatea rudimentar a culturii egiptene, bazat de un sistem contabil simplu, axat pe partida simpl, s-a ajuns la sistemul contabil n partid dubl, n care se ncearc eliminarea suportului informativ de baz (hrtia) i nlocuirea lui cu un suport mai puin vulnerabil i mai rapid ca mijloc de culegere, prelucrare i transmitere a datelor financiar-contabile. Tranziia spre mijloacele de prelucrare i stocare electronic a cunoscut o evoluie n trepte. Primul calculator i primele aplicaii de contabilitate au fost inventate n a doua jumtate a secolului XX. Acesta a fost perioada n care un calculator central era folosit de mai muli utilizatori conectai prin intermediul unor terminale neinteligente. La nceputurile lor, aceste sisteme se limitau doar la a reproduce sistemele de contabilitate manual, adic repetau aceleai proceduri de prelucrare a datelor contabile, dar cu ajutorul calculatorului. n felul acesta se culegeau aceleai date, se generau

aceleai informaii care erau transmise acelorai destinatari i se meninea aceeai structur organizatoric. Urmtorul pas l-a constituit apariia calculatoarelor personale, moment n care a aprut i posibilitatea descentralizrii prelucrrii datelor. Necesitile de informare n aceast perioad s-au schimbat: conducerile i acionarii firmelor manifest noi nevoi de informare, mai diverse, cum ar fi de exemplu valoarea activelor intangibile (satisfacia clienilor). Au aprut chiar cereri de informaii care nu erau n nici un fel caracteristice pentru situaiile contabile tradiionale: informaii despre impactul asupra mediului, riscurile la care este supus ntreprinderea, gestiunea capitalului intelectual, capacitatea de inovare, gradul de satisfacere a clienilor, capacitatea de nvare i motivare a salariailor. Contabilii dispun acum de noi mijloace de informare cu ajutorul crora pot culege, administra, prelucra, distribui i analiza att informaiile concrete, reale rezultate n urmat tranzaciilor economice clasice, ct i pe cele referitoare la cunotinele, activele intangibile ale ntreprinderii care circul ntr-o manier integrat prin intermediul unor aplicaii cum sunt Intranetul, data mining, bazele de cunotine, gestiunea documentelor, ntre care se detaeaz de departe schimbul electronic de date (Electronic Data Interchange). Tabelul nr. 1 prezint o sintez a evoluiei tehnicilor de prelucrare specifice contabilitii: Perioade istorice Marile civilizaii nceputurile comerului Revoluia industrial 1960 1981 Secolul XXI Tabelul nr. 1. - Sinteza evoluiei tehnicilor contabile de prelucrare Nevoi de informare Posibiliti tehnice Rspunsul contabilitii Cunoaterea cheltuielilor i veniturilor nregistrarea fiecrei micri a mrfurilor Hrtia, scrierea cuneiform Hrtia Utilizarea partidei simple Intervine partida dubl. Apar primele registre de contabilitate Se perfecioneaz partida dubl. Apar cereri de informaii privind rezultatele financiare Automatizarea sistemelor contabile manuale Sisteme informaionale contabile integrate. Informri, raportri, grafice Automatizarea culegerii datelor. Schimbul electronic de date i documente.

Importana capitalului i a Hrtia, apariia cunoaterii beneficiilor tiparului Se solicit tot mai multe informaii ntr-un timp ct mai scurt Obinerea informaiilor financiare necesare lurii deciziilor Informaii n timp real. Comer electronic Primele calculatoare: mai muli utilizatori la un singur echipament Calculatoare personale. Rspndirea informaticii Reele de calculatoare: Internetul i tehnologia comunicaiilor

n cadrul ciclului de prelucrare a datelor financiar-contabile, multe din datele culese de pe documentele primare cu ajutorul unei aplicaii sunt supuse aceluiai proces de mai multe ori, n diferite alte compartimente. n continuare sunt prezentate o serie de exemple de erori, paralelisme sau ntrzieri n culegerea i prelucrarea datelor contabile, urmate i de soluii pentru evitarea lor: facturile emise de ctre compartimentul desfacere sunt preluate aici pentru a se asigura evidena stocurilor de mrfuri sau produse, iar la compartimentul contabilitate valoarea facturilor mai este preluat o dat pentru a se ine evidena analitic a creanelor clienilor i a mrfurilor ieite din patrimoniul firmei. n acelai timp ele mai particip la operaiuni de preluare a datelor de

dou ori la client iar dac n decontarea ntre parteneri mai intervin i bncile, mai sunt preluate de mcar dou ori. Soluia: apelarea la EDI. n cadrul unitilor comerciale de vnzare en-detail se ine evidena mrfurilor n cadrul raioanelor de mrfuri, a magazinului n ansamblul su i a unitii de care aparine magazinul, att la nivelul contabilitii financiare, ct i a celei de gestiune (acolo unde aceasta exist). Soluia: introducerea echipamentelor pentru recunoaterea optic a codului de bare sau a POS (Point-ofSale). n cadrul bncilor, preluarea datelor privind conturile clienilor se realizeaz att n cadrul componentei front-office (ghiee, birouri de creditare), ct i n cadrul celei de back-office (contabilitate, decontri inter i intrabancare). Soluia: introducerea bancomatelor (Automatic Teller Machine - ATM), a crilor de debit i de credit, transferul electronic de fonduri. n cazul plilor pentru diferitele tranzacii dintre partenerii de afaceri apar ntrzieri ca urmare de decontrilor efectuate dup emiterea documentelor de plat sau a apariiei extrasului de cont de la bnci. Soluia: schimbul electronic de fonduri (Electronic Funds Transfer - EFT). atunci cnd se dorete luarea unor decizii de investiii pe baza documentelor de sintez ale contabilitii, a celorlalte situaii financiare este necesar ca acestea s fie cutate n diverse dosare sau chiar s fie realiste, iar n cazul n care este necesar participarea mai multor decideni trebuie s se atepte ceva timp pentru a se stabili o dat la care att situaiile financiare, ct i decidenii s fie pregtii pentru o astfel de decizie: Soluia: EDI, groupware, Intranet i Extranet. multe din aplicaiile financiar contabile continu s aib un sistem destul de incomod de preluare a nregistrrilor contabile, n sensul c operatorii sunt nevoii s introduc sau s selecteze conturile corespunztoare operaiunii economice pe care doresc s o nregistreze. n acelai timp analitii financiari sunt pui de multe ori n dificultate atunci cnd trebuie s ia o decizie pe baza datelor financiar contabile. Soluia: implementarea sistemelor expert n activitatea financiar contabil i a aplicaiilor bazate pe inteligena artificial. Schimbul electronic de date Standardul EDI se definete n mod uzual ca un transfer al documentelor financiare ntre calculatoare, la nivelul aplicaiei, sau un schimb de informaii ntre aplicaiile unor societi diferite. ntr-un sens mai larg, EDI este termenul generic pentru transmisii de tipul computerto-computer. El este rapid, ieftin i reprezint o metod sigur de transmitere a ordinelor de plat, facturilor, notelor de transport i altor documente. Att emitorul, ct i receptorul trebuie s cad de acord n legtur cu formatul documentului. Emitorul trebuie s utilizeze o aplicaie care creeaz un format de fiier identic cu cel ateptat de aplicaia receptorului. Conversia se realizeaz de ctre software-ul de translatare EDI. La recepie, software-ul schimb fiierul din forma standard n care este transmis, n formatul utilizat de software-ul de procesare a documentelor. Avantajele EDI sunt: Economisete timp i bani, deoarece transferul de informaii de la calculator la calculator este automat, iar nivelul erorilor se reduce aproape n totalitate, datorit eliminrii reintroducerii informaiei. Ofer posibilitatea de a relua unele documente, datorit faptului c sunt stocate n csuele potale. Cnd clientul dorete o copie a unei facturi, aceasta este cutat n csua potal i apoi transmis prin fax sau e-mail. Extinde gama de clieni, deoarece exist multe societi mari care au aderat la un program EDI i care lucreaz numai cu cei care le trimit documentele financiar-contabile n format EDI. mbuntete serviciul clientului prin transferul rapid al documentelor financiarcontabile, diminuarea erorilor i creterea vitezei de completare a lor. Un exemplu n acest sens l reprezint VSR (Vendor Stock Replenishment), un program implementat de K-mart (unul dintre cei mai importani comerciani ai lumii), care permite furnizorilor s menin inventarierea tuturor depozitelor. Cu VSR nu exist riscul de a lansa o factur, atta timp ct stocul este zero. Sistemul urmrete efectuarea plilor, controleaz stocul existent, comenzile etc.

Recunoaterea optic a caracterelor Este un sistem ntlnit n sistemele de vnzare cu amnuntul (POS). Prin echipamente speciale de citire a unor coduri inscripionate pe etichetele produselor se citesc informaii despre tipul produsului vndut, preul, cantitatea. Importana folosirii acestui tip de culegere a datelor rezid n faptul c se actualizeaz automat stocul de produse existente n depozite, odat cu descrcarea gestiunii de produsele vndute i nregistrarea ncasrilor efectuate. Datele privind orice fel de vnzare sunt transmise la un calculator unde au loc prelucrrile on-line. n cazul unei vnzri n numerar, datele privind tranzacia efectuat, cum ar fi codul produsului pentru fiecare articol cumprat, preul fiecrui articol, data efecturii tranzaciei, valoarea total a vnzrii i orice alte impozite i taxe referitoare la vnzarea respectiv sunt nregistrate prin intermediul unui terminal i sunt disponibile calculatorului central pentru prelucrare imediat i obinerea informaiilor necesare compartimentului desfacere n fiecare zi. Dac vnzarea are loc pe baz de cri de credit sau debit, tranzacia de vnzare incluse, pe lng elementele enunate anterior, i verificri i cereri de autorizare de efectuare a plii din contul clienilor, ceea ce presupune intrarea n legtur cu terminalele sau alte echipamente de comunicare ale instituiilor financiar bancare. Bancomatele (ATM-urile) Sunt similare sistemelor POS. Ele permit clienilor s-i constituie depozite, s retrag diferite sume de bani, s cear situaia contului, s transfere sume de bani sau s efectueze pli, ntr-un timp foarte scurt i care determin preluarea automat a datelor, ce vor fi supuse prelucrrilor on-line n toate compartimentele organizatorice care le solicit. Transferul electronic de fonduri (EFT) Prezint o serie de avantaje: timpul rapid de efectuare a plilor; reducerea costurilor cu hrtia folosit; confirmarea instantanee a solvabilitii clientului; flexibilitate i varietate de implementare, n funcie de mrime tranzaciilor, fiind nevoie de bancomate (n cazul tranzaciilor de valori mici) sau de reele internaionale de clearing (pentru tranzacii de valori foarte mari ntre bnci internaionale). Dezavantajul acestui sistem de transferuri const n dificultile de asigurare a caracterului privat i al confidenialitii plilor. Bncile sunt obligate, prin reglementrile n vigoare, s poat documenta detaliat fiecare transfer efectuat. Se ntlnesc trei categorii de astfel de sisteme: transferul prin intermediul telexului sau faxului, transferul la locul vnzrii i prin sistemul SWIFT (Society for WoldWide Internbank Financial Telecommunication). Groupware Reprezint sistemul ce include un software specializat are ajut grupurile de lucru n atingerea anumitor obiective sau pentru realizarea unor proiecte. Un astfel de software include aplicaii specifice, cum ar fi pota electronic, procesoare de texte, foi electronice de calcul pentru realizarea de analize financiare sau statistice, conferine electronice, pentru programarea ntlnirilor, pentru managementul proiectelor. Intranetul i Extranetul Intranetul i Extranetul se deosebesc de Internet prin faptul c sunt reele cu informaii care au caracter privat, adic n primul caz sunt dezvoltate pentru asigurarea comunicrii informaiilor la nivelul unei organizaii, iar n cel de-al doilea caz pentru asigurarea comunicrii ntre organizaiile aflate ntr-un parteneriat strategic. Gestiunea electronic a documentelor n prezent, se manifest tot mai mult tendina de ntocmire electronic a documentelor i listarea lor. Pentru un numr mare de firme se manifest greutatea gestionrii unei cantiti din ce n ce mai mari de documente primare. Singurul mod de a avea un control asupra acestora o constituie apelarea la gestiunea electronic a documentelor, care permite stocarea, arhivarea unui volum imens de informaii i, n acelai timp, uurin i rapiditate n interogarea, cutarea, extragerea, partajarea lor de ctre mai muli utilizatori n acelai timp.

Sistemele expert i inteligena artificial n activitatea financiar-contabil Inteligena artificial a devenit o realitate nu numai n domeniul biologiei sau biogeneticii, ci i n economie, cu aplicaii din cele mai diverse n gestiunea economico-financiar a firmelor. n domeniul financiar-contabil, dou componente de baz ale inteligenei artificiale au aplicabilitate larg: sistemele expert i bazele de date inteligente. Sistemele expert au aplicabilitate n economie, n general, i n domeniul financiar-contabil, n special, datorit caracterului simbolic al prelucrrilor i al modului de exploatare a informaiilor. Ca urmare a necesitii de interpretare a fiecrei operaiuni economice care este supus nregistrrii contabile se impun alte instrumente dect sistemele tradiionale de preluare i prelucrare automat a datelor contabile, instrumente care s preia expertiza uman i s fac interpretri prin care s se ajung la rezultate similare gndirii umane, dar ntr-o perioad mai scurt de timp. Sistemele expert sunt capabile s trateze o astfel de problem, iar dintre cele mai cunoscute arii de utilizare a acestora n domeniul financiar-contabil pot fi enumerate: gestiunea conturilor de furnizori i clieni, planificare financiar, determinarea i analiza abaterilor de la activitatea planificat, sprijinirea controlului intern, gestiunea stocurilor, diagnosticul financiar al firmelor. Modificri n sistemul financiar contabil prin utilizarea noilor tehnologii informaionale n ceea ce privete tehnologiile informaionale i de comunicaii i implicaiile acestora asupra sistemelor financiar-contabile, putem formula urmtoarele concluzii: 8 o mai puternic integrare. Sistemele financiar-contabile sunt obligate s fac parte dintrun sistem integrat de aplicaii n cadrul firmelor care apeleaz la sistemul EDI, dac doresc s beneficieze de avantajele lui. Sistemul financiar contabil este cel care ofer cea mai mare parte a informaiilor economico-financiare necesare desfurrii activitilor de zi cu zi, i numai. Dar, nu este suficient, pentru c eficiena utilizrii resurselor informaionale ale organizaiilor depinde de modul n care fiecare component a sistemului informaional interacioneaz cu celelalte i care este gradul de integrare. Ca urmare, sistemul financiar-contabil nu mai poate fi vzut ca o component ce se rupe de celelalte componente funcionale ale sistemului din care face parte, ci ca parte integrat a unui ansamblu de componente, uneori, chiar inseparabile. 8 o nou form sub care se manifest ciclul prelucrrii datelor contabile. Ciclul prelucrrilor datelor financiar-contabil nu mai este cel tradiional (culegere, pregtire, prelucrare propriu-zis i obinerea informaiilor de ieire) i la care s participe doar tehnicienii contabili. Activitile specifice ciclului de prelucrare se reduc considerabil, prin comasarea sau chiar eliminarea unora dintre ele (culegere, n cea mai mare parte automat, prelucrare i transmitere, tot sub form electronic, n jurnal, cartea mare i obinerea documentelor de sintez), doar obinerea documentelor de sintez i a altor raportri generale specifice domeniului rmnnd n sarcina contabilului i cu timpul, probabil cu ajutorul sistemelor expert, i acestea vor fi eliminate, economistului revenindu-i doar misiunea de a lua decizia final. 8 un nou suport de realizare a nregistrrilor contabile. Are loc dematerializarea suportului pe baza cruia se fac nregistrrile contabile, n sensul eliminrii suportului de hrtie i preluarea automat a datelor pentru articolele contabile direct din documentele electronice. Prin aceast form de prelucrare se elimin i contarea documentelor contabile, n forma clasic. 8 un flux mai lejer i mai rapid al documentelor. Circuitul documentelor primare este cu totul altul, eliminndu-se multe dintre fazele intermediare de verificare, avizare sau aprobare a lor. Lucrul acesta ns impune acordarea unei atenii sporite legislaiei, controlului i auditului financiar-contabil. 8 crearea arhivelor virtuale. Modalitile de arhivare a documentelor se schimb radical. Nu se mai apeleaz la nuruirea dosarelor cu documente contabile, ci la forme mult mai simple i care s nu presupun un alt volum de munc i un spaiu prea mare de arhivare. Se redefinete noiunea

de document i nregistrare, se creeaz noi profesii: managerul de nregistrri i bibliotecarul de arhive electronice. 8 transformarea total a controlului intern i auditului sistemelor informaionale financiarcontabile. Acestea capt noi forme, noi obiective i noi modaliti de realizare. Astfel, acum se pune problema auditri n jurul calculatorului i n calculator, problema crerii unor sisteme universale de auditare, ca urmare a fenomenului de internaionalizare i globalizare a sistemelor informatice. 8 schimbarea radical a modului de a privi profesia contabil. n prezent pentru un specialist n domeniul financiar-contabil nu mai este suficient s cunoasc n detaliu tehnica contabil, modalitile de efectuare a controlului sau auditului, reglementrile legislative sau s dein cunotine necesare efecturii analizelor economico-financiare, ci trebuie s dispun de cunotine, din ce n ce mai detaliate, cu privire la utilizarea tehnologiilor informaionale i de comunicaii, a avantajelor strategice pe care le poate obine firma prin implementarea lor, a modului n care aceste avantaje se pot transforma n profit pentru organizaie. n noile condiii, specialitii ar trebui s-i asigure pregtirea i instruire necesar desfurrii unei practici financiar-contabile prin care s se elimine denumirea fals atribuit nc multora dintre acetia, respectiv cea de funcionari cu ochelari de cal sau cea de scribi. 8 eliminarea barierelor de limbaj dintre diferiii specialiti din firme. Nevoia de cunoatere i instruire permanent a tuturor salariailor unei firme pentru a aplica strategiile noi determin ruperea barierelor care se interpun de multe ori ntre specialitii diferitelor domenii funcionale ale firmelor. 8 contabilitatea s-a transformat ntr-o art de a asigura succesul unei firme numai dac tie s utilizeze mijloacele (tehnologia informaional) pentru obinerea i manipularea informailor, prin care orice unitate patrimonial poate s produc maximum de profit cu efort minim. BIBLIOGRAFIE: 1. Andone, I., ugui, A. Contabilitate i sisteme informaionale. Partea a II-a, seciunea: Sisteme expert de gestiune, Editura Sedcom Libris, Iai, 1999 2. Boussard, D., Eflem, J.Y. Les mcanismes comptables de lentreprise, Editions Montchrestien, Paris, 1990 3. Ionescu, C. Informarea financiar n contextul internaionalizrii contabilitii, Editura Economic, Bucureti, 2003 4. Neagu, T., Paraschivescu, M. Prelucrarea electronic a informaiei financiar-contabile, partea a III-a, vol. 1, Universitatea Al. I. Cuza, Iai, 1985 5. Oprea, D. Premisele i consecinele informatizrii contabiliti, Editura Graphix, Iai, 1995