Unitatea de învăţare 3

Sisteme informatice contabile

Cuprins
4.1. Introducere ............................................................................................ 45
4.2. Obiective ............................................................................................... 45
4.3. Subiecte de studiu
4.3.1. Organizarea şi conducerea contabilităţii cu sisteme informatice
de prelucrare automată a datelor ................................................. 46
4.3.2. Sisteme informatice contabile ...................................................... 49
4.3.3. Configurarea entităţilor într-un sistem informatic contabil ............ 51
4.3.4. Configurarea utilizatorilor unui program contabil .......................... 52
4.3.5. Înregistrarea în programe a operaţiunilor societăţilor ................... 53
4.4. Rezumat .................................................................................................56
4.5. Test de autoevaluare ............................................................................. 56
4.6. Concluzii ................................................................................................ 57
4.7. Bibliografie obligatorie ........................................................................... 57

4.1. Introducere

În această unitate de învăţare discutăm despre sistemele informatice de prelucrare automată a

datelor contabile.
Cunoştinţe preliminare: contabilitate; documente financiar-contabile;
sistem informatic
Resurse necesare şi recomandări de studiu: resursele de la
bibliografia obligatorie; instrumente de scris, calculator şi acces la
internet

Durata de învăţare: 120 de minute

4.2. Obiective

Obiectivul specific: dobândirea cunoştinţelor şi abilităţilor cu privire la sisteme informatice

contabile
Obiectivele operaţionale
După parcurgerea conţinutului, toţi studenţii vor putea să:
 explice modul de conducere a contabilităţii cu sisteme informatice de prelucrare
automată a datelor;
 nominalizeze componentele unui sistem informatic şi financiar;
 configureze o entitate într-un sistem informatic contabil;
 configureze utilizatorii unui program contabil;
 înregistreze operaţiuni economico-financiare într-un program informatic contabil.

4.3.1. Organizarea şi conducerea contabilităţii cu

sisteme informatice de prelucrare automată a datelor
„În marea majoritate a unităţilor, calculatoarele au fost utilizate, în primul rând, în trei tipuri
mari de lucrări: contabilitatea generală, încasarea-achitarea facturilor şi salarizarea
personalului, trei domenii care prezintă caracteristici specifice, favorizând recurgerea la
automatizare, prin: volum important de operaţiuni de acelaşi tip, cu caracter repetitiv, şi
caracter uşor formalizabil al sarcinilor specifice.
Informatizarea întreprinderilor a început în anii ’60 în domeniul facturărilor şi al plăţilor,
continuând imediat în domeniul contabilităţii. Creşterea economică puternică de care
beneficiau economiile occidentale au antrenat în marile întreprinderi un volum mare de
muncă. Întrucât creşterea numărului de angajaţi şi achiziţionarea de echipamente
mecanografice (maşini care au precedat calculatoarele şi care permiteau editarea de facturi sau
ţinerea unei contabilităţii prin calcule efectuate asupra datelor, dar care nu erau real
programabile, parametrizabile) nu au demonstrat o mare eficacitate, singura soluţie, pentru
rezolvare problemei era calculatorul, indiferent de costul său.
Trecerea de la munca manuală la una automată, prin utilizarea calculatorului, a fost una
fundamentală. Aşa se face că într-un mare grup agroalimentar francez, departamentul
facturărilor a trecut de la 150 de persoane la 5 persoane între anii 1965 şi 1980, conducerea
organizaţiei realizând importanţa calculatorului şi plasând departamentul de informatică mai
presus de departamentele administrative.
Pentru o lungă perioadă de timp îmbunătăţirea instrumentului informatic al plăţii, facturării şi
contabilităţii a avut întâietate, pătrunderea calculatorului pe teritoriul altor funcţii
administrative nerealizându-se decât mai târziu şi într-un mod progresiv (procesarea textelor
nu a apărut decât la începutul anilor ‘80)” (Boksenbaum, 2002, p. 227).
Din punct de vedere al instrumentelor la care se apelează, conducerea contabilităţii oricărei
organizaţii se poate efectua prin două modalităţi, şi anume: fie manual, utilizând hârtia şi
cerneala, fie cu ajutorul calculatorului, caz în care completarea documentelor şi prelucrarea
datelor contabile se efectuează cu ajutorul echipamentelor informatice, aici intervenind
automatizarea contabilităţii. La momentul actual ţinerea contabilităţii se efectuează apelând
într-o măsură mai mare sau mai mică la forma manuală sau automatizată, dar cu o tendinţă tot
mai mare de a renunţa la conducerea contabilităţii prin utilizarea pastei de pix pentru
completarea documentelor pe suport de hârtie, dat fiind aportul substanţial al calculatorului în
evidenţa contabilă, prin avantajele incontestabile pe care le aduce.
În cazul în care se recurge la utilizarea echipamentelor informatice, pentru informatizarea
contabilităţii, potrivit art. 23 din Legea contabilităţii nr. 82, „toate entităţile care utilizează
sisteme informatice de prelucrare automată a datelor au obligaţia să asigure prelucrarea datelor
înregistrate în contabilitate în conformitate cu normele contabile aplicate, controlul şi păstrarea
acestora pe suporturi tehnice timp de 10 ani”.
Înscrierea datelor în documente se face cu cerneală, cu pastă de pix, sau prin utilizarea
sistemelor informatice de prelucrare automată a datelor, după caz.
Documentele contabile (registre, jurnale, fişe, note etc.) care servesc la prelucrarea,
centralizarea şi înregistrarea în contabilitate a operaţiunilor economico-financiare consemnate
în documentele justificative, întocmite manual sau prin utilizarea sistemelor informatice de
prelucrare automată a datelor, trebuie să cuprindă elemente cu privire la:
 denumirea entităţii;
 data întocmirii documentului contabil;
 felul, numărul şi data documentului justificativ;
 sumele corespunzătoare operaţiunilor efectuate;
 conturile sintetice şi analitice debitoare şi creditoare;
  semnătura persoanei responsabile cu întocmirea documentelor contabile.
În condiţiile în care documentele financiar-contabile (documentele justificative şi documentele
contabile) sunt întocmite şi preluate în contabilitate prin utilizarea sistemelor informatice de
prelucrare automată a datelor, semnătura nu constituie element obligatoriu. În astfel de situaţii
trebuie să se stabilească prin proceduri proprii modalităţi de identificare a persoanelor care au
iniţiat, dispus şi aprobat, după caz, efectuarea operaţiunilor respective.
În cazul completării documentelor prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare
automată a datelor, corecturile sunt admise numai înainte de prelucrarea acestora.
Documentele prezentate în listele de erori, anulări sau completări (pe baza cărora se fac
modificări în fişiere sau în baza de date a entităţii) trebuie să fie semnate de persoanele
împuternicite de conducerea entităţii.
Registrele de contabilitate se pot prezenta sub formă de registru, foi volante sau listări
informatice, după caz.
În cazul în care prelucrarea documentelor financiar-contabile se face de către terţi (persoane
fizice sau juridice), în relaţiile dintre terţi şi entităţile beneficiare este necesar ca, pentru
efectuarea corespunzătoare a înregistrărilor în contabilitate, să se respecte următoarele reguli:
 documentele justificative să fie întocmite corect şi la timp de către entităţile beneficiare,
acestea răspunzând de realitatea datelor înscrise în documentele respective;
 documentele contabile, întocmite de terţi pe baza documentelor justificative, trebuie
predate entităţilor beneficiare, împreună cu documentele justificative, la termenele stabilite
prin contractele sau convenţiile civile încheiate, terţii răspunzând de corectitudinea prelucrării
datelor.
În conformitate cu reglementările în vigoare (Norme generale de întocmire şi utilizare a
documentelor financiar-contabile, aprobate prin Ordinul MFP nr. 2634/2015), sistemele
informatice de prelucrare automată a datelor în domeniul financiar-contabil trebuie să
răspundă la următoarele criterii considerate minimale, dintre care menţionăm:
a) să asigure concordanţa strictă a rezultatului prelucrărilor informatice cu prevederile
actelor normative care le reglementează;
b) fiecare dată înregistrată în contabilitate trebuie să se regăsească în conţinutul unui
document, la care să poată avea acces atât beneficiarii, cât şi organele de control;
c) să asigure reluarea automată în calcul a soldurilor conturilor obţinute anterior;
d) să asigure listări clare, inteligibile şi complete, care să conţină următoarele elemente de
identificare, în antet sau pe fiecare pagină, după caz: tipul documentului sau al situaţiei,
denumirea entităţii, perioada la care se referă informaţia, datarea listărilor, paginarea
cronologică, precizarea programului informatic şi a versiunii utilizate;
e) să asigure respectarea conţinutului de informaţii prevăzut pentru documente;
f) să nu permită: deschiderea a două conturi cu acelaşi simbol; modificarea simbolului de
cont în cazul în care au fost înregistrate date în acel cont; suprimarea unui cont în cursul
exerciţiului financiar curent sau aferent exerciţiului financiar precedent, dacă acesta conţine
înregistrări sau sold; editarea a două sau a mai multor documente de acelaşi tip, cu acelaşi
număr şi conţinut diferit de informaţii în cadrul aceluiaşi exerciţiu financiar;
g) să permită culegerea unui număr nelimitat de înregistrări pentru operaţiunile contabile.
Contractele care stau la baza achiziţiei de programe informatice utilizate în activitatea
financiar-contabilă trebuie să prevadă clauze privind întreţinerea şi adaptarea produselor
livrate, precum şi clauze care să ateste că programele informatice nu permit modificarea
procedurilor de prelucrare automată a datelor de către utilizatori
 4.3.2. Sisteme informatice contabile

Un sistem informatic contabil şi financiar pune în evidenţă (Ursăcescu, 2002, p. 77-80)

următoarele trei componente clasice:
 prelucrarea tranzacţiilor contabile – este asigurată prin intermediul unui modul
informatic distinct, în care principalele funcţii sunt legate de achiziţia de materii prime şi
materiale şi vânzarea produselor de către întreprindere (vezi figura 5.1.);

Figura 5.1. Prelucrarea tranzacţiilor contabile

(Ursăcescu, 2002, p. 78)

 subsistemul de gestiune financiară – gestiunea financiară este una dintre activităţile

vitale ale întreprinderii, aceasta asigurând nu numai cunoaşterea situaţiei actuale, dar şi
posibilitatea previzionării fluxurilor financiare. Prelucrarea tranzacţiilor cu caracter financiar
este alimentată de informaţiile provenite din contabilitatea generală, referitoare la generarea
creanţelor şi a datoriilor întreprinderii, cunoaşterea acestora permiţând anticiparea mişcărilor
de trezorerie, care vor avea loc la expirarea termenelor de plată şi încasare.
 nivelul de control bugetar – integrat în sistemul informatic contabil şi financiar,
modulul care vizează controlul bugetar este fondat pe previziunea evenimentelor financiare
viitoare şi confruntarea cu situaţia constatată. Baza informaţională a sistemului bugetar o
reprezintă înregistrarea abaterilor între realizări şi previziuni.
__________________________________________________________________________________________________________________________

Exemplificare:
Piaţa de produse informatice oferă diverşilor utilizatori de softuri financiar-contabile o gamă
diversificată de aplicaţii adaptată nevoilor economiştilor ce desfăşoară activităţi de
organizare şi conducere a contabilităţii în diferite entităţi. Pe următoarele pagini web găseşti
aplicaţii informatice financiar-contabile realizate de organizaţiile specializate în crearea de
astfel de produse informatice: www.albasoft.ro; www.ciel.ro; www.classoft.eu;
www.dorsoft.com; www.mysoft.ro; www.safir-informatica.ro; www.sagasoft.ro;
www.sasory.ro; www.trendix.ro; www.winmentor.ro.
__________________________________________________________________________________________________________________________

O contabilitate poate să fie monopost (mono-user), caz în care un singur contabil poate lucra
la un moment dat pentru o societate, sau multipost (multi-user), situaţie în care mai mulţi
 contabili pot lucra simultan pentru aceeaşi societate. Pentru contabilitatea multipost, există
două arhitecturi informatice:
 una în care programul şi fişierele contabile sunt implementate pe un singur calculator,
iar contabilii lucrează la terminale (un terminal este o unitate fără capacitate de prelucrare,
capabilă de a comunica cu calculatorul; este compus din tastatură, ecran, gestiune de afişaj şi
dintr-un modul de comunicare) pasive sau la calculatoare utilizate ca terminale;
 a doua arhitectură, mai recentă, în care fiecare contabil dispune de un calculator
personal şi de program. Doar fişierele se află pe un calculator şi oferă o putere şi un confort de
utilizare superioare modelului calculator-terminale.
În privinţa numărului de entităţi a căror evidenţă poate fi condusă, o contabilitate poate fi
monosocietate sau multisocietate, dacă aceasta poate administra mai multe societăţi în paralel.
Se utilizează şi termenul de monodosar sau multidosar, entităţile patrimoniale nefiind toate
societăţi comerciale (Boksenbaum, 2002, p. 229).

4.3.3. Configurarea entităţilor într-un sistem informatic

contabil
Înainte de înregistrarea operaţiunilor economico-financiare ale unei entităţi într-un program de
contabilitate, e necesară introducerea datelor pentru configurarea entităţii în cauză.
Configurarea datelor într-un program de contabilitate trebuie realizată pentru fiecare societate
în parte. Aceasta asigură funcţionarea corectă a programului.
__________________________________________________________________________________________________________________________

Exemplificare:
Informaţiile solicitate pentru fiecare societate în cadrul aplicaţiei SagaC sunt: denumirea
societăţii, codul unic de identificare (CUI), număr registrul comerţului, codul CAEN, capitalul
social.
Informaţiile generale constau în:
 adresa societăţii;
 unităţile bancare la care sunt deschise conturi ale societăţii şi conturile IBAN;
 modul de evaluare a gestiunii (gestiune cantitativ-valorică sau global-valorică);
 modul de efectuare a descărcării de gestiune (FIFO, LIFO sau CMP);
 modul de plată a TVA (lunar, trimestrial sau neplătitor; TVA la încasare);
 cu operaţiuni în valută.
O opţiune importantă este cea care priveşte setarea ca microîntreprindere. Această setare
permite determinarea impozitului pe veniturile microîntreprinderii.
__________________________________________________________________________________________________________________________

Potrivit Codului fiscal, o microîntreprindere este o persoană juridică română care îndeplineşte
cumulativ următoarele condiţii, la data de 31 decembrie a anului fiscal precedent:
 a realizat venituri care nu au depăşit echivalentul în lei a 1.000.000 euro. Cursul de
schimb pentru determinarea echivalentului în euro este cel valabil la închiderea exercițiului
financiar în care s-au înregistrat veniturile;
 capitalul social al acesteia este deţinut de persoane, altele decât statul şi unitățile
administrativ-teritoriale;
 nu se află în dizolvare, urmată de lichidare, înregistrată în registrul comerțului sau la
instanțele judecătorești, potrivit legii
(https://static.anaf.ro/static/10/Anaf/legislatie/Cod_fiscal_norme_12062019.htm#A47).
__________________________________________________________________________________________________________________________
 Sarcină de învăţare

Utilizând programul SagaC configurează o societate în vederea ţinerii evidenţei contabile.

__________________________________________________________________________________________________________________________

4.3.4. Configurarea utilizatorilor unui program contabil

Pentru a putea accesa un anumit program de contabilitate, utilizatorul trebuie să utilizeze o

parolă. Parola poate fi una generică sau personalizată. În această situaţie, este posibil ca
accesul să nu fie autorizat decât la anumite funcţii ale programului.
__________________________________________________________________________________________________________________________

Exemplificare:
În concepţia programului de evidenţă contabilă şi stocuri SagaC există următoarele tipuri de
utilizatori:
 Admin – are acces la toate opţiunile din program;
 Standard – accesul este în funcţie de drepturile setate, mai puţin operarea pe luni
închise;
 Operare – accesul este în funcţie de drepturile setate, mai puţin operarea pe luni
închise, tipărirea facturilor nevalidate şi vizualizare adaos comercial;
 Vânzare – accesul este în funcţie de drepturile setate, mai puţin operarea pe luni
închise, tipărirea facturilor nevalidate, vizualizare adaos comercial şi modificări de preţuri de
vânzare;
 Oaspete – accesul este în funcţie de drepturile setate, mai puţin cele pe operaţii.
Programul menţionat vine cu utilizatorul ADMIN de tip Admin, creat implicit. Drepturile
utilizatorilor se pot cataloga astfel:
 drept de acces la firme;
 drept de efectuare operaţii;
 drepturi de acces la opţiunile meniurilor.
La crearea unui user normal, acesta are toate drepturile de operare, acces la meniuri şi la
societăţi. Utilizatorii care nu sunt de tip „Admin”, vor avea restricţionat accesul la:
 operarea şi/sau modificarea, ştergerea datelor pentru o perioadă închisă;
 devalidarea unei luni închise;
 ecranul de configurare utilizatori.
Exemplu ecran de configurare cu utilizator normal creat în aplicaţia SagaC:
__________________________________________________________________________________________________________________________

4.3.5. Înregistrarea în programe a operaţiunilor

societăţilor
Înregistrarea operaţiunilor într-un program informatic contabil se poate efectua fie prin
culegere generală, fie prin culegere specializată. Ecrane specializate pot fi cele de intrări şi
ieşiri, precum şi bancă şi casă.
__________________________________________________________________________________________________________________________

Sarcină de învăţare

Analizează modalităţile de înregistrare a operaţiunilor economico-financiare într-un program

contabil.
__________________________________________________________________________________________________________________________

În aplicaţia SagaC găsim fereastra „Articole contabile” care permite adăugarea, modificarea
sau ştergerea articolelor contabile, inclusiv a articolelor contabile generate la validarea
documentelor introduse sau generate prin ecranele specializate.
Programul permite introducerea de articole contabile simple sau compuse. Datele solicitate la
introducerea unui articol contabil sunt: Data - data operaţiei contabile obligatoriu; Nr. doc -
numărul documentului, opţional; Cont debit şi cont credit - obligatoriu; Suma - obligatoriu;
Explicaţie - opţional; Tipul - acesta se poate alege în funcţie de valorile prezentate în lista
derulantă.
Pentru introducerea articolelor contabile compuse se completează contul debitor sau creditor
cu contul care va intra în corespondenţă cu celelalte conturi, la contul corespondent se va
introduce semnul % se completează suma, explicaţia, se alege tipul articolului contabil şi se
apasă CTRL+ENTER. Apăsarea acestei combinaţii de taste va adăuga o linie nouă care va
permite completarea sub semnul % a conturilor corespondente şi a celorlalte date. Pentru
fiecare linie nouă care trebuie adăugată la articolul contabil compus, apăsaţi CTRL+ENTER.
Programul permite efectuarea operaţiunii de soldare, egalizare, a articolelor contabile.
Egalizarea se face apăsând butonul „Egalizare” aflat în partea din dreapta sus a ecranului sau
ALT+E. În cazul în care egalitatea debit = credit este respectată, apăsarea butonului de soldare
nu va avea nici un efect.
__________________________________________________________________________________________________________________________

Exemplificare:
Am înregistrat subscrierea şi vărsarea capitalului social:

__________________________________________________________________________________________________________________________

Cumpărările şi vânzările, încasările şi plăţile se înregistrează prin ecrane specializate.

Introducere unei cumpărări implică alegerea furnizorului, gestiunii, cantităţii, preţului unitar.
__________________________________________________________________________________________________________________________

Exemplificare:
Realizarea unei cumpărări printr-un ecran specializat:

__________________________________________________________________________________________________________________________

După validare se va genera nota contabilă a operaţiunii de cumpărare şi se vor activa butoanele
de plată, stornare, bon de consum şi devalidare.

Sarcină de învăţare

Utilizând un program de contabilitate, înregistrează cel puţin 3 operaţiuni economico-

financiare diferite.
__________________________________________________________________________________________________________________________

4.4. Rezumat

În România obligativitatea ţinerii contabilităţii revine tuturor persoanelor nominalizate la art. 1

al Legii contabilităţii nr. 82. Domeniul contabil este unul în care calculatorul a găsit un teren
prielnic de utilizare ca urmare ca necesităţii de prelucrare rapidă şi exactă a datelor specifice.
Aplicaţiile ce asistă evidenţa contabilă pot fi simple sau complexe, cu mai puţine funcţii sau cu
mai multe, cu o interfaţă mai mult sau mai puţin prietenoasă cu utilizatorul.
Prin informatizare contabilitatea se află pe un drum fără întoarcere. Astăzi, nimeni nu mai
concepe conducerea contabilităţii oricărei unităţi fără a utiliza aplicaţii informatice financiar-
contabile şi alte programe destinate a oferi suport tehnic modern acestei ştiinţe. Managementul
contabil al unităţilor patrimoniale a devenit dependent de computer, calculatorul asistând
contabilitatea practică şi contabilii pas cu pas, de la introducerea datelor despre operaţiunile
economico-financiare efectuate, care determină modificări ale patrimoniului entităţii
respective, până la elaborarea documentelor de sinteză, de la deschiderea până la închiderea
ciclului contabil, de la începutul până la încheierea exerciţiului financiar, de la înfiinţarea
unităţii până la încetarea activităţii acesteia.
Cuvinte cheie: calculator; contabilitate; evidenţă contabilă manuală;
evidenţă contabilă informatizată; programe de contabilitate
__________________________________________________________________________________________________________________________

4.5. Test de autoevaluare

(Răspunsuri la pagina 111)

1 Informatizarea întreprinderilor a început în anii: (1p)

 a) ‘50
 b) ‘60
 c) ‘70
 2 Enunţă modalităţile de conducere a contabilităţii din punct de vedere al instrumentelor
ce pot fi utilizate. [max. 50 cuvinte] (2p)
3 Ce răspunderi poartă unităţile de informatică sau persoanele care efectuează lucrări cu
ajutorul sistemului informatic de prelucrare automată a datelor, precum şi beneficiarii? [max.
100 cuvinte] (3p)
4 Cum se înregistrează operaţiuni economico-financiare într-un program informatic
contabil? [max. 150 cuvinte] (3p)
__________________________________________________________________________________________________________________________

4.6. Concluzii

Sistemul informaţional contabil este unul în care gradul de penetrare a informaticii este tot mai
ridicat, prin avantajele pe care noile tehnologii informatice le aduc. Tot mai multe dintre
sarcinile contabilităţii sunt sprijinite de calculatoare electronice şi aplicaţii informatice.
Înregistrarea în contabilitate a operaţiunilor economico-financiare care au loc într-o entitate
implică cunoaşterea reglementărilor contabile aplicabile şi a modului de funcţionare a
programului contabil.

4.7. Bibliografie obligatorie

[1]. Legea contabilităţii nr. 82/2008. Monitorul Oficial nr. 454/2008, cu modificările şi
completările ulterioare.
[2]. Reglementări contabile privind situaţiile financiare anuale individuale şi situaţiile
financiare anuale consolidate, aprobate prin Ordinul ministrului finanţelor publice nr.
1802/2014. Monitorul Oficial nr. 963/2014, cu modificările şi completările ulterioare.
[3]. Norme generale de întocmire şi utilizare a documentelor financiar-contabile, aprobate
prin Ordinul MFP nr. 2634/2015. Monitorul Oficial nr. 910/2015.