SARCINA LA TEMA VI

1. Necesitatea schimbării sistemului informațional.

Sistemul informatic este o parte a sistemului informațional prin

intermediul căruia se asigura prelucrarea automată a datelor, în vederea
obținerii informațiilor cerute de multipli utilizatori.
Sistemului informational in administratia publica trebuie sa aiba în vedere
caracteristicile generale ale oricărui sistem informational, indiferent dacă
se referă la contabilitate, resurse umane sau evidenta programelor da
finantare si de dezvoltare. Ca orice sistem, și sistemele informaționale din
administrație transforma intrările în ieșiri. Prelucrarea informațiilor este
un proces de transformare în care datele sunt transformate în informații.

Declanşarea schimbărilor poate fi determinată de multiple cauze, dar

între cele mai frecvențe pot fi menţionate următoarele:
-adoptarea de către organizaţie a unei noi strategii, care presupune noi
obiective, care, la rândul lor. impun alte condiţii (necesare şi suficiente)
pentru realizare şi. implicit, folosirea altor informaţii, circuite
informaţionale etc., deci o schimbare în cadrul sistemului informaţional al
organizaţiei;
- schimbări în cadrul structurii organizatorice, prin crearea de noi posturi,
funcţii, compartimente, relaţii organizatorice, care impun alte circuite
informaţionale, fluxuri informaţionale, folosirea cu o frecvenţă diferită a
altor informaţii, în general, un alt sistem informaţional;
- disfuncționalități în fundamentarea şi elaborarea deciziilor, la oricare
dintre nivelurile ierarhice sau dintre centrele decizionale impun informaţii
noi, circuite şi fluxuri informaţionale noi, deci parţial sau total un alt
sistem informaţional: evoluţiile în domeniul modernizării şi diversificării
mijloacelor de tratare a informaţiilor pot impune adoptarea acestora de
către organizaţie, prin schimbări care trebuie produse în sistemul
informaţional.

2. Etapele de reproiectare a sistemului informațional.

Reproiectarea reprezintă o perfecţionare a sistemului informaţional
existent al unei organizaţii presupune desfăşurarea mai multor lucrări,
care, după omogenitatea lor şi mai ales după succesiunea în care se
realizează, pot fi grupate în mai multe etape: definirea ariei şi cerinţelor
studiului, analiza detaliată a sistemului existent, elaborarea noului sistem
îmbunătăţit, implementarea noului sistem informaţional îmbunătăţit.
3. Identificarea și caracterizarea circuitelor și fluxurilor
informaționale.

Circuitul informațional - se poate defini prin drumul urmat de informație

sau de un grup de informații de la emițător pana la receptor cu precizarea
punctelor de trecere (sau a statiilor intermediare).Circuitul informațional
se caracterizează prin lungime, structura și capacitate de
transport.Lungimea reprezinta distanta parcursa de informatie de la
emițător pana la utilizatorul final.Structura specifica numărul de emitenti
si receptori specifici circuitului informational, precum si poziționarea lor
în structura organizatorică a firmei, astfel incat sa se identifice cu claritate
traseul urmat de informație. Capacitatea de transport specifica cantitatea
de informații care se vehiculează prin circuitul informațional respectiv.
Aceasta depinde de mijloacele, procedurile de prelucrare a informațiilor
și de fluxul informational.
După direcția de vehiculare a informațiilor, acestea pot fi:
a) verticale;
b) orizontale;
c) oblice.
După frecventa constituirii si utilizarii circuitelor informaționale, acestea
se pot clasifica in:
a) permanente;
b) periodice;
c) ocazionale.
Fluxul informațional - este reprezentat de viteza cu care circula
informațiile dintre emițător și receptor utilizând un anumit circuit
informational. Sau altfel spus, reprezinta cantitatea de informatii care
circula in unitatea de timp printr-un circuit informational.

4. Stabilirea mijloacelor de tratare a informațiilor.

Mijloacele de tratare–cuprind totalitatea instrumentelor, mașinilor,
instalațiilor cu ajutorul cărora se asigură culegerea, inregistrarea,
prelucrarea, stocarea și transmiterea informațiilor de la emițător la
receptor (utilizator).
Mijloacele de tratare a informațiilor pot fi:
-manuale;
- mecanizate;
-automatizate.
Mijloacele de tratare a informaţiilor, componenta de bază a Sistemului
informaţional sunt reprezentate de totalitatea echipamentelor prin care se
efectuează operaţii asupra unei mulţimi de date şi se obţin informaţiile
necesare procesului de management din unitatea economică. Calităţile
funcţionale ale Sistemului informaţional managerial sunt condiţionate de
mijloacele de colectare, de prelucrare, de transmitere şi de prezentare a
informaţiilor. Prelucrarea datelor presupune realizarea următoarelor
acţiuni: stabilirea scopurilor prelucrării datelor; sistematizarea faptelor
colectate, depistarea conţinutului faptelor şi cauzelor care
generează deficienţe; fundamentarea teoretică a concluziilor şi
generalizarea lor; analiza informaţiilor obţinute prin prelucrarea datelor.
După efectuarea activităţilor de culegere şi prelucrare a datelor,
informaţiile obţinute trebuie transmise în cel mai scurt timp beneficiarilor
pentru a fi utilizate în scopul în care s-a declanşat acţiunea.
Exemple de mijloace de tratare a informaţiilor:
1. Manuale: maşini de dactilografiat, maşini de calcul manual, maşini de
contabilizat şi de
facturat.
2. Mecanizate: echipamente mecanografica (maşini cu cartele perforate).
3. Automate: calculatoare.

5. Analizați metodologia de proiectare a sistemului informațional.

Realizarea sistemelor informatice este o activitate complexă care imbina
un mare număr de activități eterogene: analiza, proiectare, programare cu
un pronunțat caracter creativ și la care coopereaza mai multe unități
organizatorice, ocazionind eforturi materiale, financiare si umane pe o
perioada indelungata.
Prin metodologiile de realizare a sistemelor informatice se stabilesc:
componentele procesului de realizare:
-etapele, sub-etapele, activitățile și conținutul lor;
-fluxul executarii componentelor;
-metodele, tehnicile și instrumentele de realizare.
Exista metodologii-cadru cu scop orientativ general având semnificația
unor indicații metodologice cu caracter facultativ sau unor norme cu
caracter obligatoriu și există metodologii proprii elaborate de firme
producătoare de hardware și software.
În ceea ce privește strategia de realizare a unui sistem informatic, în
funcție de rolul sistemelor informatice în cadrul agentului economic
rezulta trei categorii de strategii: ameliorative; inovatoare; adaptive.
Strategiile ameliorative urmăresc automatizarea activităților și
operațiunilor de rutina sau cu caracter repetitiv. Sistemele informatice ce
rezulta nu antrenează mari modificări în sistemul agentului economic.
 Ele au grad redus de complexitate, nu folosesc personal numeros, timpul
de realizare și implementare este scurt, dar sistemul este lipsit de
flexibilitate.
In cazul strategiilor inovatoare, introducerea sistemului informatic trebuie
însoțită de schimbări importante in organizarea si funcționarea agentului
economic. Aceste strategii asigura valorificarea superioară a
calculatorului electronic, dar presupun un timp mai mare pentru
conceperea si realizarea noului sistem, cheltuieli sporite si personal de
înaltă calificare.
In cazul strategiilor adaptive, sistemul informatic este conceput și realizat
astfel incat sa fie compatibil cu schimbările care apar în cerințele
informaționale și organizatorice și în funcționarea agentului economic. La
baza acestor strategii stă principiul invariatiei sau modificării lente
impuse de existență proceselor și structurii de baza ale agentului
economic.

6. Relația organizație obiective sistem informatic.

Un subsistem informatic va fi proiectat pentru a urmări realizarea unor
obiective derivate, corespunzătoare funcțiilor organizaţiei, iar aplicaţiile
vor corespunde obiectivelor specifice.
Obiectivele sistemului informatic presupun abordarea și rezolvarea
informatica a unor probleme cu caracter sintetic și analitic, intr-o maniera
sistemica, pentru asigurarea scopurilor propuse. Aceste obiective sunt
diferențiate în funcție de nivel micro, mezo si macroeconomice, avand
caracteristici generale si specifice, subordonate cadrului legislativ-
normativ, dotarii cu tehnica de calcul și cerințelor dezvoltării economice,
immediate si de perspectiva, a unității beneficiare.Obiectivele sistemului
informatic trebuie sa asigure utilizarea eficienta și extensiva a sistemelor
electronice de calcul și a rețelei de calculatoare - teletransmisie, specifice
întregului sistem informatic proiectat.

7. Necesitatea Proiectării tehnice.

Presupune realizarea în ordine a unor activități de proiectare privind:
structura ieșirilor, mijloacele și procedurile folosite și organizarea
procesului informational.
A. Pentru proiectarea structurii ieșirilor se cunosc trei categorii
principale de metode bazate pe:
(1) analiza inițială a disponibilului de date elementare;
(2) analiza inițială a necesităților de raportare și (3) utilizarea pachetelor
de programe.
1. Metodele bazate pe analiza inițială a disponibilului de date elementare
au în vedere studiul tuturor posibilităților de exploatare complexă a
datelor existente în sistem.
2. Metodele bazate pe analiza necesităților de raportare au în vedere
menținerea, în cadrul sistemului, numai a acelor date elementare care sunt
necesare și suficiente pentru realizarea rapoartelor solicitate.
3. Folosirea pachetelor de programe presupune utilizarea unor proiecte tip
de prelucrare a datelor. Indiferent de metoda de proiectare utilizată, este
necesar să se aibă în vedere, pe de o parte, cerințele unui sistem modern
de conducere a întreprinderii și, pe de altă parte, restricțiile obiective ale
viitorului sistem informațional.

8. Necesitatea schimbării în comunicarea organizațională.

Comunicarea organizationala însoțește evoluția organizației. Schimbările
care au loc în cadrul acesteia antrenează automat și nevoia schimbării
comunicarii. Astfel, reproiectarea structurii organizatorice sau a
sistemului informational reprezinta procese cu impact direct asupra
volumului și structurii mesajelor vehiculate prin canale formale.
Modificări majore la nivelul managementului de varf, cum ar fi
schimbarea totala a echipei manageriale, determina schimbari de ordin
cultural, care se rasfrang si asupra comunicarii.
Adoptarea unei noi strategii ori schimbarea profilului de activitate,
formarea de asociatii sau societati mixte reprezinta evenimente cu impact
puternic asupra comunicarii care trebuie sa se adapteze acestor situații.
Schimbările în tipul stilului de comunicare sunt, de cele mai multe ori,
întâmpinate cu rezerva de personal, mai ales de personalul cu vechime
mare în întreprindere. Varsta, obisnuinta, stereotipurile in comunicare,
cliseele mentale, teama de nou, in general, reprezinta obstacole de care
schimbarea comunicarii se izbeste în mod frecvent.
După părerea mea promovarea schimbării în comunicare este
conditionata de modul de percepție și de acceptare din partea
personalului. Consider că, organizarea unor cursuri de pregatire a
personalului pentru acceptarea schimbării sistemului de comunicare, cat
și pentru promovarea noilor modele, utilizarea unor factori motivationali
adecvati reprezinta doar cateva soluții pentru reducerea rezistenței
personalului față de schimbările care se impun în acest domeniu.
9. Analiza climatului de comunicare.

Variabilele climatului comunicarii, în funcție de care acesta poate fi

evaluat, sunt:
-Modul de participare la luarea de decizii.
-Sinceritatea (deschiderea) comunicarii.
-Calitatea informației care circulă în organizație.
O problema foarte actuala a zilelor noastre este aceea a stresului ca
factor neproductiv al climatului organizational. Stresul afectează
performanța angajatilor, influentand atmosfera de lucru, calitatea
deciziilor și chiar sanatatea fizica si psihica a angajatilor.
Climatul comunicarii, identificat ca modalitate de corelare între membrii
organizației şi organizația însăşi, este unul dintre elementele care definesc
şi caracterizează cultura organizațională. Pentru un bun manager foarte
importantă este diagnosticarea climatului comunicării din propria
organizație, pentru a putea găsi elementele negative şi pentru a
eficientiza activitatea prin îmbunătățirea comunicării.

În orice organizație se întâlnesc diferite forme de climat al

comunicării, situate între cele două extreme: comunicarea defensivă şi
cea de cooperare.
Fiecare dintre acestea au caracteristici proprii şi sunt generate
de anumite atitudini şi comportamente ale managerilor.
Climatul defensiv este generat dacă managerul:
- manifestă o atitudine permanentă de evaluare şi de control;
- calculează totul dinainte încercând totuşi să lase impresia că
alții iau deciziile;
- este dezinteresat de problemele sau punctele de vedere ale
celorlalți;
- are o atitudine de superioritate bazată pe funcția pe care o
ocupă şi de puterea pe care aceasta o presupune şi sugerează starea
de inferioritate a celorlalți;
- demonstrează în mod ostentativ siguranță excesivă de sine,
dar cu o rigiditate a punctelor proprii de vedere, considerându-se
îndreptățit să învingă în orice conflict.
Climatul de cooperare este generat de un manager care:
- are o atitudine descriptivă;
- este orientat spre probleme;
- manifestă spontaneitate în exprimare, sinceritate, deschidere
față de ceilalți, transparență a deciziilor;
- manifestă empatie, respectă sistemul de valori al celorlalți;
- adoptă o poziție de egalitate, minimizează diferențele de
statut şi putere, manifestă respect;
 - este maleabil şi acceptă posibilitatea de a-şi schimba
comportamentul sau punctul de vedere.

10. Antrenarea personalului în schimbarea comunicării

organizaționale.

Schimbarea mediului în care funcţionează organizaţia atrage după sine

reproiectarea activităţii interne, introducerea de noi strategii, împreună cu
setul corespunzător de relaţii de comunicare şi cu construirea unei noi
culturi organizaţionale.
Scopul comunicării interne constă în:
• asigurarea ca angajaţii să înţeleagă şi să sprijine schimbările ce au loc în
organizaţie
• formarea şi influenţarea culturii organizaţionale în procesul de adaptare
la schimbările ce au loc în mediu
• influenţarea atitudinii şi comportamentului angajaţilor privind calitatea
şi clientul.
O astfel de strategie de comunicare poate fi realizată numai prin
intermediul unui proces managerial de tip participativ. Un management
autoritar, care nu încurajează feedback-ul şi participarea, care
promovează relaţii relativ rigide între palierele şi departamentele
organizaţiei nu are suficiente resurse pentru schimbarea mentalităţilor
salariaţilor, schimbări absolut esenţiale pentru construirea unei culturi
organizaţionale calitative.
În acest context, comunicarea devine instrumentul de bază al
reproiectării.
Pentru aceasta, ea trebuie să îndeplinească următoarele condiţii:
• să aibă loc fără încetare şi folosind toate suporturile care există în
organizaţie. Când se pune problema reproiectării, nu poate fi vorba de
prea multă comunicare. Reproiectarea trebuie anunţată, explicată şi
introdusă prin comunicare:
• să fie simplă şi clară. Conceptele de bază şi motivarea legate de
reproiectare trebuie exprimate pe înţelesul tuturor
• să acţioneze mai degrabă la nivel emoţional decât la nivel raţional
• să fie dramatică
• să sugereze importanţa şi urgenţa procesului de reproiectare.
După părerea mea o strategie eficientă de comunică și antrenare a
angajaților despre schimbările/ modificările ulterioare va duce ca rezultat
la o eficacitate mai buna, la o reducere a stresului dintre angajați și la o
minimalizare a conflictelor.