Sisteme informatice de

management: definiție, beneficii,

componente și caracteristici
 Definiții
• Sistemul informaţional este un ansamblu organizatoric format din
totalitatea metodelor, procedeelor, mijloacelor şi specialiştilor care
asigură culegerea, prelucrarea, transmiterea şi acumularea
informaţiilor cu privire la fluxurile de bunuri materiale şi
informaţionale ce au loc în cadrul sistemului instituţiei publice.
• Sistemul informațional este un sistem care este o colecție de
informații bazată pe relația cu operațiunile unei organizații sau
agenții și este utilizată pentru a lua anumite decizii.
• Pentru o organizație există existența unui sistem informaționalîntr-
adevăr foarte important. O organizație necesită un sistem
informațional din cauza mai multor lucruri, cum ar fi furnizarea de
informații suplimentare în luarea deciziilor și susținerea proceselor
operaționale zilnice ale unei organizații.
În practică, mulţi manageri sunt sufocaţi de cantitatea de informaţii ce le parvine,
dar cu toate acestea în multe situaţii nu dispun de toate informaţiile necesare
fundamentării unor decizii importante, care presupun informaţii cu un grad mare
de agregare. Informaţiile sunt în directă legătură cu nivelul de conducere
(decizie) la care acestea sunt utile. S-a constatat că volumul informaţiilor care
circulă şi se prelucrează la diferite niveluri ale managementului pentru
îndeplinirea unei funcţiuni a instituţiei publice se micşorează treptat la nivelele
ierarhice superioare în urma activităţii de concentrare şi selecţie. Diminuarea
volumului de informaţii nu are ca efect o informare mai redusă a managerilor
dacă este compensată de o calitate mai bună a informaţiilor.
O problemă esenţială pentru managementul unei instituţiei, în etapa actuală, o
constituie organizarea unui sistem informaţional raţional şi eficient, care în
condiţiile creşterii complexităţii activităţii, a cantităţii de informaţii necesare
procesului de conducere – să reducă durata procesului informaţionaldecizional
prin folosirea unor mijloace adecvate de culegere, prelucrare şi transmitere a
informaţiilor, raţionalizarea circulaţiei acestora între diferite trepte ierarhice şi
verigi ale structurii organizatorice etc. Acest lucru presupune preocupări
susţinute din partea conducerii instituţiilor pentru perfecţionarea sistemului
informaţional.
Cerinţe catre un sistem informaţional de management

Sistemul informaţional trebuie să asigure cunoaşterea

fenomenelor şi proceselor ce au loc în instituţia publică şi în
afara ei, furnizând informaţii specifice activităţii fiecărui
manager. Pentru aceasta sistemul informaţional trebuie să
satisfacă unele cerinţe de bază ce se cer avute în vedere de
la proiectarea acestuia:
• Să asigure informaţii specifice fiecărui manager, deoarece
în cele mai multe cazuri despre anumite aspecte ale
activităţii instituţiei publice trebuie să se transmită
informaţii mai multor manageri, însă cu un grad diferit de
prelucrare şi detaliere;
Să furnizeze informaţii exacte, complete şi continue, acestea atribute având următorul
înţeles:
a) exacte, adică cu un grad de precizie care să permită luarea unor decizii corecte. Gradul de
precizie al informaţiilor depinde de natura acestora, de aceea, este indicat să se
stabilească grade de precizie diferite în funcţie de scopul la care sunt folosite informaţiile.
O eroare destul de răspândită este aceea de a furniza date şi informaţii cu un grad de
precizie mai mare decât este necesar. Supunerea informaţiilor la verificări inutile poate
avea ca rezultat o pierdere de timp apreciabilă în transmiterea acestora şi o încărcare
inutilă a mijloacelor de tratare a lor. Din ce în ce mai mult se constată tendinţa de a se
prefera informaţii cu un anumit grad de aproximaţie, dar furnizate cu maximum de
operativitate, în locul celor riguros exacte însă care ajung la destinaţie mult după
producerea proceselor sau fenomenelor respective.
b) Complete, adică să furnizeze toate datele necesare pentru a putea fi corelate cu alte
informaţii ce stau la baza fundamentării deciziilor. Caracterul complet al informaţiei
exclude lămuririle suplimentare ce pot distrage atenţia de la obiectivul de bază fără a
ridica nivelul calitativ al informaţiilor.
c) Continue, în sensul de a nu lipsi managerii de informaţiile necesare. Continuitatea
trebuie înţeleasă şi în legătură cu respectarea intervalelor de transmitere considerate
optime pentru management, stabilite apriori în faza de proiectare sau reproiectare a
sistemului informaţional (decadal, lunar, trimestrial). Există posibilitatea ca informaţiile să
fie transmise după reguli speciale, ca de exemplu transmiterea abaterilor de la limitele
stabilite la metoda de management prin excepţie.
- Să asigure oportunitatea informaţiei, în sensul că să permită
obţinerea informaţiilor în timp util luării deciziei, adică să asigure
decalajul necesar între primirea informaţiilor şi momentul folosirii
lor pentru efectuarea analizelor şi a prelucrărilor corespunzătoare.
- Să permită transmiterea informaţiei pe canalul cel mai scurt, lucru
care trebuie privit sub două aspecte:
• al folosirii unor mijloace corespunzătoare de transmitere;
• al găsirii sursei adecvate – din mai multe posibile – pentru
transmiterea informaţiilor;
- Să fie organizat în strânsă legătură cu structura organizatorică a
instituţiei, deoarece sistemul informaţional satisface necesitatea
de informare a conducerii, pe diferite nivele ierarhice, în cadrul
unei anumite structuri. La rândul său, sistemul informaţional
influenţează structura organizatorică prin crearea unor posibilităţi
de eliminare a unor nivele ierarhice sau organisme din cadrul
acesteia.
• Informaţiile furnizate să fie multilaterale.
„Multilateralitatea informaţiei asigură perceperea
proceselor în care instituţia este implicată din diferite
unghiuri, astfel încât să fie evidenţiate elementele
semnificative de natură tehnică, umană, ştiinţifică.”
• Să furnizeze informaţii cu caracter dinamic. „Pentru ca
informaţiile să fie utile este necesar să oglindească
procesele de muncă şi, în general, problematica instituţiei
în evoluţia sa.”
• Informaţiile să aibă un caracter prospectiv. „Conceperea
informaţiilor în mod dinamic se reflectă în sporirea forţei
lor anticipative, facilitând procesele de previziune din
cadrul societăţii comerciale şi a regiilor de stat.”
 Beneficiile sistemelor informatice de
management
Existența unui sistem informațional de management oferă o serie de avantaje pentru companie,
inclusiv următoarele:
1. Creșteți eficiența în companie
Existența unui sistem informațional de management face ușor pentru manageri să identifice
punctele forte și punctele slabe ale companiei
2. Creșteți productivitatea utilizatorului
Productivitatea utilizatorului sau a lucrătorilor va crește deoarece nu este necesară colectarea
datelor și procesarea lor manuală.
3. Produceți decizii de calitate
Analiza informațiilor din date valide va produce decizii raționale
4. Facilitarea comunicării între utilizatori
Dacă aveți aceeași sursă de date în cadrul companiei, este ușor pentru fiecare utilizator să
identifice problema și să o rezolve în comun
5. Explorați alternative / posibilități
Sistemele informaționale de gestionare pot fi utilizate ca o platformă alternativă de explorare și să
ia în considerare diverse posibilități înainte de a lua o decizie
6. Săparea informațiilor pentru clienți
Sistemele de informații de gestionare pot fi utilizate pentruaflați informații despre clienți, cum ar fi
nevoile clienților, tendințele și ce le place clienților, astfel încât companiile să poată îmbunătăți
serviciile și să facă un marketing mai eficient.
Componente ale sistemului informațional
de gestionare
Sistemele informaționale de gestionare au cinci componente principale, și anume
oameni, proceduri de afaceri, date, hardware și software.

1. Resurse umane
Componenta principală sunt resursele umane. Oamenii au rolul de a rula sistemul
și de a urma procedurile prestabilite, astfel încât informațiile disponibile în bazele
de date mari să poată fi interpretate și folosite pentru a lua decizii în viitor.
2. Procedura
Procedura este un set de reguli sau orientăriînființat de o organizație pentru a fi
implementat în sisteme informatice bazate pe computer. Procedura folosită poate
varia de la o organizație la alta.
De fapt, și între departamentele din cadrul organizațieipoate avea proceduri
diferite, în funcție de nevoile departamentului. De exemplu, departamentul de
vânzări folosește proceduri care pot oferi informații despre cantitatea de bunuri
care trebuie vândute, în timp ce departamentul de producție folosește proceduri
care pot furniza informații despre cantitatea de materii prime.
Procedura folosită în sistemele informaționalemanagementul este convenit pe
baza celor mai bune proceduri care pot ghida utilizatorii să lucreze mai eficient.
Această procedură este de obicei dezvoltată de utilizatori, consultanți, etc..
3. Baza de date și depozitul de date
Baza de date este un loc pentru colectarea datelor,în timp ce depozitul de date
conține toate datele sub orice formă are nevoie organizația. Bazele de date și
depozitele de date fac ca datele mari să poată fi procesate și analizate.
4. Software
Software-ul este un programcomputer folosit pentru a efectua sarcini specifice
în conformitate cu scopul de a face software-ul. Exemple de software care pot
fi familiare în viața de zi cu zi sunt Microsoft Office, aplicații de mesagerie, etc.
În sistemele de informații de gestionare există, de asemeneadiverse tipuri de
software disponibile pentru procesarea datelor necesare organizației, de
exemplu software pentru planificarea resurselor companiei, cum ar
fi Planificarea resurselor companiei (ERP) și software pentru gestionarea
relațiilor cu clienții, cum ar fi client Managementul relațiilor (CRM).
5. Hardware
Hardware-ul este un dispozitivcare are o formă fizică, cum ar fi computere,
tastaturi, unități de disc externe și routere. În sistemele de informații de
gestionare, hardware-ul include dispozitive de intrare și ieșire care ajută să dea
comenzi datelor existente și să afișeze informații atunci când este nevoie.
 Caracteristicile sistemelor informatice de
management
1. Orientat către management
Orientat către management înseamnă că dezvoltarea sistemului trebuie să
înceapă prin determinarea nevoilor și adaptarea la obiectivele de afaceri.
2. După cum este necesar
Proiectarea și dezvoltarea cartelei SIM trebuie să fie compatibile
cuinformațiile necesare managerilor. Informațiile necesare privind
proiectarea și dezvoltarea există la diferite niveluri, și anume planificarea
strategică, controlul managementului și controlul operațional.
3. Abordare de sistem
Sistemul trebuie împărțit în sub-sisteme, astfel încât munca să poată fi
finalizată ușor și mai eficient.
4. Orientate spre viitor
Sistemul trebuie să fie proiectat astfel încât sistemul să nu se limiteze
numai la furnizarea de informații despre trecut, ci să poată prezice viitorul.
5. Integrat
Sistemul trebuie integrat, unde sistemul poate integra informații din mai
multe domenii operaționale, pentru a oferi informații relevante și pentru a
facilita o mai bună luare a deciziilor
6. Planificare pe termen lung
Sistemul trebuie să se dezvolte întotdeauna ca o planificare pe termen
lung, deoarece sistemul este utilizat pentru a face o planificare logică
pentru a crește profiturile companiei în viitor
7. Abordare integrată a datelor
O abordare integrată a gestionării datelor este realizată pentru a evita
duplicarea datelor, redundanța datelor și va ajuta la simplificarea
operațiunilor.
8. Baza de date centrală
Sistemul trebuie să furnizeze „o versiune a adevărului”, adică trebuie să
ofere cea mai recentă versiune a celor mai recente informații.
 Exemplu de sistem informațional de
gestionare
1. Enterprise Resource Planning (ERP)
Ajuta companiile să gestioneze și să planifice
resurse ale companiei, cum ar fi oameni,
fonduri, utilaje, piese, materiale, timp și
capacitate. De obicei utilizat pentru a efectua
supravegherea integrată a diferitelor unități de
lucru, cum ar fi finanțe, marketing, resurse
umane, contabilitate și alte alte unități.
2. Managementul lanțului de aprovizionare
(CSM)
Prezentarea datelor integrate privind
gestionarea aprovizionării cu materii prime,
începând cu furnizor, producători, comercianți
cu amănuntul, pentru consumatorii finali.
3. Sistem de procesare a tranzacțiilor (TPS)
Sistemul TPS funcționează pentru înregistrarea
și procesarea datelor în tranzacțiile comerciale,
cum ar fi vânzările, cumpărăturile și modificările
inventarului.
 Deficiențele SIM
Multe organizații folosesc diferite tipuri de sisteme informaționale
cu o viteză din ce în ce mai mare. Din cauza numărului mare de
angajați care au acces la SI ale organizațiilor, managementul poate fi
în imposibilitatea de a recunoaște deficiențele SIM ale acestora.
Eșecul identificării deficiențelor demonstrează o lipsă de
responsabilitate socială, deoarece sugerează că este posibil ca
managementul să nu fi implementat măsuri de securitate pentru a
descuraja scurgerea informațiilor organizației. Unele deficiențe SIM
care pot afecta operațiunile zilnice ale unei organizații sunt:
• lipsa de relevanță,
• acces limitat,
• absența pregătirii
• și securitate slabă.
Prima deficiență, lipsa de relevanță, este menționată mai întâi
deoarece, fără a ști care SIM sunt relevante pentru o organizație,
managementul nu ar putea accesa SI și ar putea fi în
imposibilitatea de a determina ce tip de programe de formare le-
ar permite angajaților să gestioneze organizația..
A doua deficiență, accesul limitat, este semnificativă în
determinarea angajaților cărora li se permite să folosească
diferitele SIM ale organizației.
A treia și a patra deficiență, absența pregătirii și securitatea
slabă, sunt plasate una lângă alta, deoarece angajații trebuie să
fie instruiți astfel încât să poată înțelege măsurile de securitate
ale SIM.
Dacă deficiențele SIM menționate nu sunt rezolvate, SIM unei
organizații poate fi vulnerabil la utilizatorii neautorizați.
 Probleme comune în sistemele
informaționale de management
• Cultura SIM
Sistemele informaționale pentru management sunt toate
despre afaceri. Ele colectează și procesează informații într-un
mod care ar trebui să ajute companiile care le folosesc să își
gestioneze mai bine resursele și să creeze creștere. Cu toate
acestea, de fapt, sistemele SIM
se bazează pe știință - informatică, mai exact.
Afacerile, pe de altă parte, se bazează frecvent pe logica și
intuiția liderilor săi, chiar dacă acești lideri folosesc datele și
știința pentru a-și ghida luarea deciziilor. Acest lucru poate
provoca o deconectare culturală.
• Scalare SIM
Infrastructurile SIM foarte mari pot face față relativ ușor
la diferite dimensiuni organizaționale, deoarece
diferența dintre o afacere foarte mare și una extrem de
mare este relativ minimă, luând în considerare toate
componentele. La celălalt capăt al extremei, sistemele
care rulează pe un singur computer pentru o afacere
foarte mică pot, de asemenea, să servească bine acele
organizații cu instrumente care sunt ușor de utilizat.
Provocările vin la mijloc, în cazul în care o organizație se
schimbă în dimensiune și în amploare și ar putea depăși
software-ul SIM initial.
• Integrarea SIM
Puterea sistemelor informatice de management implică, de
asemenea, provocarea de a-i convinge pe angajații unei
organizații să le cumpere. Programele de management al
relațiilor cu clienții pe care multe companii le folosesc
pentru a-și gestiona forțele de vânzări sunt un exemplu
excelent în acest sens. Software-ul permite companiilor să
mențină baze de date extinse de informații despre fiecare
client și prospect. Cu toate acestea, pentru a profita de ele,
reprezentanții de servicii pentru clienți și de vânzări trebuie
să-și raporteze activitățile în cadrul software-ului, iar
managerii trebuie să poată folosi acele date. Frecvent,
procesul se întrerupe.
• Necesitatea personalului
Pentru ca sistemele informatice de management să
funcționeze, au nevoie de personal calificat. La nivel înalt, SIM
necesită profesioniști în afaceri care să înțeleagă cum să
folosească tehnologia pentru a conduce obiectivele de afaceri.
Pentru a menține sistemul în funcțiune și în siguranță
împotriva intrușilor, este nevoie de administratori de server,
ingineri de rețea, experți în securitate și personal de la biroul
de asistență. În timp ce unele domenii ale tehnologiei
informației au o rezervă adecvată de forță de muncă, altele
sunt predispuse la lipsa de lucrători, ceea ce face dificilă,
costisitoare sau ambele găsirea de lucrători calificați pentru a
menține funcționarea sistemelor de informare de
management.
 Motive tipice pentru a iniția un proiect de
dezvoltare/optimizare a sistemelor
Existența unur probleme la nivel de
sistem
Dorința de a exploata noi
oportunități, cum ar fi o nouă
inițiativă de comerț electronic

Creșterea competiției

Dorința de a face mai eficientă Percepția unei probleme

sau a unui beneficiu
Dezvoltarea
utilizarea informațiilor
potențial de către o sistemelorproces
persoană capabilă să inițiat
Extinderea organizației inițieze schimbarea

Fuziune sau achiziție

Schimbarea pieței sau a mediului

extern

Noi legi sau reglementări

 Obiective pentru dezvoltarea sistemelor
• Obiectivul general al dezvoltării sistemelor este atingerea obiectivelor de afaceri, nu a
obiectivelor tehnice, prin furnizarea informațiilor potrivite persoanei potrivite la momentul
potrivit. Impactul pe care un anumit sistem îl are asupra capacității unei organizații de a-și
îndeplini obiectivele determină adevărata valoare a acelui sistem pentru organizație.
• Obiectivele definite pentru o organizație definesc, de asemenea, obiectivele care sunt stabilite
pentru un sistem.
• O fabrică de producție, de exemplu, ar putea determina că minimizarea costului total de deținere
și exploatare a echipamentelor sale este esențială pentru a îndeplini obiectivele de producție și
profit.
• Factorii critici de succes (CSF) sunt factori esențiali pentru succesul anumitor domenii funcționale
ale unei organizații. CSF pentru producție – minimizarea costurilor de întreținere și operare a
echipamentelor – ar fi transformat în obiective specifice pentru un sistem propus.
• Un obiectiv specific ar putea fi avertizarea planificatorilor de întreținere atunci când un
echipament trebuie să facă obiectul întreținerii preventive de rutină (de exemplu, curățare și
lubrifiere). Un alt obiectiv ar putea fi alertarea planificatorilor de întreținere atunci când
materialele de curățare necesare, uleiurile de lubrifiere sau nivelurile stocului de piese de schimb
sunt sub limitele specificate. Aceste obiective ar putea fi realizate fie prin reaprovizionarea
automată a stocurilor prin schimbul electronic de date, fie prin utilizarea rapoartelor de
excepție.Indiferent de efortul particular de dezvoltare a sistemelor, procesul de dezvoltare ar
trebui să definească un sistem cu obiective specifice de performanță și cost. Succesul sau eșecul
efortului de dezvoltare a sistemelor va fi măsurat în raport cu aceste obiective .
 Obiectve de performanță
Măsura în care un sistem funcționează așa cum se dorește poate fi măsurată prin obiectivele sale de
performanță. Performanța sistemului este de obicei determinată de factori precum
următorii:Calitatea sau utilitatea rezultatelor. Sistemul generează informațiile potrivite pentru un
proces de afaceri cu valoare adăugată sau de către un factor de decizie orientat spre obiective?
Precizia ieșirii. Ieșirea este exactă și reflectă situația reală? Ca urmare a scandalurilor contabile de la
începutul anilor 2000, când unele companii au supraevaluat veniturile sau au subestimat cheltuielile,
acuratețea devine din ce în ce mai importantă, iar ofițerii corporativi de top sunt considerați
responsabili pentru acuratețea tuturor rapoartelor corporative.Viteza cu care este generată ieșirea.
Sistemul generează rezultate la timp pentru a îndeplini obiectivele organizaționale și obiectivele
operaționale? Obiective precum timpul de răspuns al clienților, timpul necesar pentru a determina
disponibilitatea produsului și timpul de producție sunt exemple.Scalabilitatea sistemului rezultat.
Scalabilitatea permite unui sistem informatic să gestioneze creșterea afacerii și volumul de afaceri
crescut. De exemplu, dacă o afacere mijlocie realizează o creștere anuală de 10 la sută a vânzărilor
timp de câțiva ani, un sistem informatic care este scalabil va putea face față eficient creșterii
adăugând resurse de procesare, stocare, software, baze de date, telecomunicații și alte resurse ale
sistemelor informatice. pentru a face față creșterii.Riscul sistemului. Un obiectiv important al multor
proiecte de dezvoltare a sistemelor este reducerea riscului. Banca BRE din Polonia
(www.brebank.pl/en), de exemplu, a folosit dezvoltarea de sisteme pentru a crea un DSS bazat pe
model pentru a analiza și a reduce riscul de împrumut și o varietate de riscuri asociate tranzacțiilor
bancare. Proiectul folosește un algoritm matematic, numit FIRST (Financial Institutions Risk Scenario
Trends), pentru a reduce riscul.