SISTEMUL INFORMAŢIONAL

PROF. UNIV. DR. NASTASE MARIAN

1
 SISTEMUL INFORMAŢIONAL

OBIECTIVE:

 Înţelegerea rolului informaţiei ca resursă majoră a organizaţiei

 Cunoaşterea parametrilor de calitate ai informaţiilor
 Identificarea factorilor importanţi în proiectarea/reproiectarea
sistemului informaţional
 Prezentarea metodologiei pentru proiectarea unui sistem
informaţional eficace pentru organizaţie
 Dezvoltarea competenţelor cu privire la auditarea sistemului
informaţional

Informaţia şi oamenii reprezintă cele mai importante resurse ale

managerului.

Informaţia are un rol deosebit şi prin prisma următorilor factori

importanţi:

 organizaţiile devin tot mai complexe

 computerele îşi amplifică exponenţial performanţele

 dezvoltarea tehnologiilor informationale

 evoluţia organizaţiilor depinde în mare măsură de calitatea

informaţiilor generate şi utilizate.

2
 Componentele sistemului informaţional

Data reprezintă prezentarea unui fenomen intern sau extern

organizaţiei şi poate fi regăsită sub forma de cifre sau fapte. Datorită
complexităţii mediului, indivizii şi organizaţiile au un acces tot mai mare la
date cu privire la domenii diverse precum economic, social, tehnologic etc.

Informaţia reprezintă partea de cunoştinţe ce este asociată unei date

şi care prezintă de fapt valoare pentru posesorul sau utilizatorul său.
Diferenţa majoră dintre date şi informaţii constă în faptul că primele sunt
neutre din punct de vedere economic, decizional şi acţional pentru un
salariat. Informaţiile, în schimb, sunt de natură să-l ajute pe salariat în
fundamentarea unor decizii sau în adoptarea unui anumit comportament,
răspunzând asfel unor stimuli interni sau externi organizaţiei.

Procedura informaţională – reprezintă modalităţile de obţinere,

prelucrare, stocare şi transmitere a datelor şi informaţiilor din cadrul unei
organizaţii, menite să conducă la obţinerea de maximum de valoare din
datele şi informaţiile vehiculate.

Circuitul informaţional – reprezintă drumul pe care datele,

informaţiile le parcurg în cadrul organizaţiei din momentul în care ele apar
în organizaţie şi până în momentul în care el ies sau sunt distruse sau
arhivate.

Mijloacele de tratare a informaţiilor – reprezintă instrumentele,

echipamentele care fac posibilă obţinerea, prelucrarea, stocarea şi
transmiterea sub diferite forme ale datelor şi informaţiilor.

3
 Deficienţe în funcţionarea sistemului informaţional

Distorsiunea – reprezintă modificarea totală sau parţială a

conţinutului unui mesaj, fără a se fi dorit acest lucru.

Filtrajul – are în vedere tot modificarea unui mesaj, doar că, de

această dată, modificarea realizată este una intenţionată, este realizată cu un
scop bine definit.

Filtrajul informaţiilor vizează modificarea deciziilor şi acţiunilor ce

urmează a fi iniţiate pe această bază, astfel încât să se obţină un efect cât mai
favorabil, din punct de vedere personal, pentru cel ce joacă rolul de filtru.

Redundanţa – înseamnă transmiterea, vehicularea repetată a aceloraşi

categorii de informaţii. Redundanţa generează un consum suplimentar de
resurse organizaţionale şi are un impact negativ major asupra activităţii şi
performanţelor salariaţilor.

Supraîncărcarea canalelor de comunicare – reprezintă vehicularea

unui volum foarte mare de informaţii, dincolo de capacitatea sistemului
informaţional, ceea ce poate duce la perturbări majore ale acestuia.

4
 Relaţia dintre caracteristicile informaţiilor şi nivelele decizionale

Nr. Caracteristica Nivel Nivel tactic Nivel

crt. informaţiilor operaţional strategic
0 1 2 3 4
1 Orizont de timp Mic Mediu Mare
2 Detaliere Mare Medie Mica
3 Grad de agregare Mic Mediu Mare
4 Domeniu Îngust Mai larg Larg
5 Tip Cantitativ Cantitativ şi Cantitativ şi
calitativ calitativ
6 Utilizatori Executanţi Manageri, Manageri,
specialişti specialişti
7 Frecvenţa utilizării Continuu Periodic Periodic

5
 Parametrii de calitate ai informaţiilor

 Acurateţea informaţiilor – se referă la obţinerea unor informaţii cât

mai reale, cât mai aproape de fenomenele ce au loc în mediul intern sau
extern organizaţiei.

 Multidimensionalitatea informaţiilor – are în vedere surprinderea

informaţiilor de diferită natură (economică, tehnică, socială etc.) şi care
oferă o perspectivă largă beneficiarului de informaţii cu privire la la
fenomenul analizat.

 Relevanţa informaţiilor – vizează obţinerea informaţiilor cu adevărat

semnificative pentru cauza studiată. Altfel, există riscul de a ne risipi în mai
multe direcţii cu rezultate negative asupra calităţii procesului decizional şi a
costurilor asociate acestuia.

 Cantitatea de informaţii – presupune ca toate informaţiile de care o

persoană are nevoie pentru fundamentarea unei decizii sau acţiuni să fie
disponibile, astfel încât să urmeze cea mai bună cale într-o situaţie dată.

 Oportunitatea informaţiilor – presupune ca informaţiile să fie

disponibilă decidenţilor şi executanţilor în momentul în care aceştia au
nevoie de ele, adică înainte ca ele să-şi piardă valoarea de utilizare.

6
 Principiile (re)proiectării sistemului informaţional

Proiectarea sistemului informaţional în concordanţă cu strategia

organizaţiei – alinierea sistemului informaţional la strategia organizaţiei
este un lucru care trebuie să se întâmple firesc.

Armonizarea sistemului informaţional cu celelalte componente ale

sistemului de management (sistemele metodologic, decizional şi
organizatoric)

Proiectarea sistemului informaţional într-o manieră sustenabilă –

sistemul informaţional trebuie construit de o manieră durabilă, ceea ce
înseamnă că prin caracteristicile sale el trebuie să răspundă atât unor nevoi
actuale, dar şi unor nevoi informaţionale de perspectivă.

Proiectarea sistemului informaţional în funcţie de faza ciclului de

viaţă al organizaţiei şi a tehnologiei informaţionale utilizate – este o
cerinţă ce vizează nevoile informaţionale ale organizaţiei şi membrilor săi
într-o viziune anticipativă.

Considerarea tehnologiei informaţionale ca parte importantă a

organizaţiei – tehnologia informaţională continuă să se dezvolte într-un ritm
accelerat şi să pună la dispoziţia sa numeroase aplicaţii, de natură să
faciliteze activitatea salariaţilor.

Înţelegerea dimensiunii umane a utilizării tehnologiei

informaţionale – dezvoltarea aplicaţiilor informatice are loc în paralel cu
simplificarea limbajului utilizat, ceea ce-l face tot mai accesibil pentru o
mare parte a salariaţilor unei organizaţii.

Eficacitatea şi eficienţa sistemului informaţional – sistemul

informaţional prin modul în care este proiectat, construit şi aplicat trebuie să
asigure maximum de rezultate

7
 Etapele (re)proiectării sistemului informaţional

Etapele în reproiectarea sistemului informaţional sunt:

 Analiza sistemului informaţional

 Proiectarea sistemului informaţional
 Implementarea sistemului informaţional
 Operaţionalizarea şi menţinerea sistemului informaţional
 Evaluarea sistemului informaţional

1 Analiza sistemului informaţional

Reproiectarea sistemului informaţional îşi are cauzele în faptul că, la

un moment dat, membrii organizaţiei conştientizează faptul că acest sistem,
din punct de vedere constructiv şi funcţional, nu mai răspunde adecvat
nevoilor informaţionale existente.

Analiza sistemului informaţional cuprinde următoarele faze:

Pregătirea analizei este o fază în cadrul căreia se pun bazele derulării

întregului proces de remodelare informaţională a organizaţiei. Pregătirea
analizei presupune următorii paşi:

 Stabilirea echipei ce va realiza analiza şi reproiectarea sistemului

informaţional
 Definirea termenilor implicaţi în studiu, astfel încât să se asigure o
unitate de abordare în studiul realizat
 Familiarizarea echipei cu organizaţia (în cazul în care există şi
specialişti, consultanţi, cooptaţi din afara organizaţiei)
 Prezentarea coordonatelor majore ale proiectului tuturor salariaţilor
ce vor fi implicaţi sau afectaţi de schimbările organizaţionale
 Asigurarea resurselor necesare derulării în bune condiţiuni a
diagnosticării sistemului informaţional

8
 Culegerea informaţiilor – este faza în care se obţine fondul de
informaţii necesar analizei sistemului informaţional.

Modalităţile de obţinere pot îmbrăca o mare diversitate de forme

precum interviuri, chestionare, observări directe etc.

Culegerea informaţiilor va viza două mari zone:

 Informaţii despre organizaţie – care sunt deosebit de importante

deoarece proiectarea sau reproiectarea sistemului informaţional
este un proces ce vizează îndeplinirea unor funcţii bine stabilite în
ansamblul organizaţiei.

 Informaţii despre sistemul informaţional – ce au în vedere

caracteristicile constructive şi funcţionale pentru sistemul studiat.

Analiza propriu – zisă a informaţiilor – este faza în care fondul de

informaţii cules în fazele precedente este studiat prin intermediul unor
proceduri specifice pentru a se putea stabili care sunt deficienţele existente
în construcţia şi funcţionarea sistemului informaţional, cât şi rezervele de
amplificare a potenţialului acestuia.

Stabilirea punctelor forte şi a punctelor slabe – urmare a analizei

construcţiei şi funcţionării sistemului informaţional, a componentelor
acestuia, se stabilesc, în primul rând, punctele forte ale sistemului,
elementele ce-i dau consistenţă, care şi-au dovedit viabilitatea şi care pot şi
în viitor să asigure o funcţionare normală a sistemului.

Urmează stabilirea punctelor slabe, a disfuncţionalităţilor ce

împietează asupra exercitării normale a funcţiilor ce-i revin sistemului
informaţional în organizaţie. Punctele slabe pot avea în vedere elemente de
ordin constructiv, dar şi funcţional, cu efecte negative asupra generării,
prelucrării, transmiterii sau consumului de informaţii.

9
 Este important de reţinut faptul că în stabilirea punctelor forte şi slabe
se utilizează o relaţie de tip cauză – efect, astfel încât să se identifice nu
numai efectele ci şi factorii care determină situaţia respectivă.

Elaborarea recomandărilor – este faza ce încheie etapa de analiză a

sistemului informaţional. Acum, specialiştii din echipa de proiect
formulează o serie de recomandări care să vizeze eliminarea sau diminuarea
disfuncţionalităţilor, dar şi amplificarea elementelor pozitive constatate.

2. Proiectarea sistemului informaţional

Proiectarea sistemului informaţional reprezintă etapa în care se

trasează coordonatele noului sistem, în concordanţă cu concluziile etapei
anterioare şi nevoile informaţionale ale organizaţiei, prezente şi de
perspectivă.

Proiectarea sistemului informaţional prezintă următoarele faze:

Stabilirea utilizatorilor de informaţii – este prima fază în care se

stabilesc utilizatorii de informaţii, a nevoilor acestora. Proiectarea noului
sistem informaţional trebuie să fie o construcţie realistă, care să ia în
considerare generatorii şi beneficiarii de informaţii prin prisma nevoilor
acestora, a resurselor tehnice necesare şi a raportului beneficiu – cost.

Stabilirea calităţii informaţiilor – constă în precizarea

caracteristicilor pe care informaţiile trebuie să le prezinte pe diferitele
categorii de utilizatori. Ne referim la acurateţea, multidimensionalitatea,
relevanţa, cantitatea de informaţii şi oportunitatea informaţiilor.

Stabilirea procedurilor, circuitelor informaţionale şi a mijloacelor

de tratare a informaţiilor – în funcţie de necesităţile informaţionale ale
utilizatorilor se stabilesc modalităţile de prelucrare a datelor şi informaţiilor
astfel încât să se asigure maximum de informaţii utile din fondul de date şi
informaţii primar.

10
 Stabilirea situaţiilor informaţionale - are în vedere structura şi
conţinutul documentelor în care urmează să se regăsească informaţiile
furnizate.

Situaţiile informaţionale trebuie asfel proiectate încât să evite

redundanţa sau supraîncărcarea beneficarului cu informaţii ce nu-i sunt
necesare sau care nu-i parvin într-o formă uşor utilizabilă.

3. Implementarea sistemului informaţional

Implementarea sistemului informaţional este etapa în care urmează să

se aplice concepţia constructivă şi funcţională a noului sistem informaţional.

Implementarea sistemului informaţional prezintă urmnătoarele faze:

Elaborarea planului de implementare – este o fază critică deoarece

ea va stabili succesiunea tuturor activităţilor ce vizezază introducerea noului
sistem. De aceea, planul de implementare al sistemului informaţional trebuie
să fie coerent, să clarifice rolul principalilor actori în implementarea
sistemului, să stabilească foarte clar resursele necesare, termenele,
responsabilii şi executanţii etc.

Asigurarea suportului managementului de nivel superior – este un

demers important deoarece orice schimbare organizaţională şi, cu atât mai
mult, una de dimensiunile şi impactul acesteia necesită un angajament ridicat
din partea managementului de vârf al organizaţiei.

Prezentarea planului de implementare salariaţilor – va avea în

vedere familiarizarea membrilor organizaţiei cu coordonatele noului sistem
informaţional.

11
 Achiziţionarea de hardware şi software – presupune asigurarea
suportului tehnic necesar funcţionării performante a sistemului
informaţional. Observăm că tendinţa este ca sistemul informatic să ajungă şi
să se suprapună în mare măsură cu sistemul informaţional, urmare a
dezvoltării accelerate a tehnologiilor informaţionale.

Pregătirea personalului – este faza în care personalul îşi dezvoltă, îşi

completează abilităţile necesare pentru buna utilizare a sistemului
informaţional. Pregătirea personalului se poate face într-o diversitate mare
de forme, în interiorul sau în afara organizaţiei, în timpul sau după
programul de lucru etc.

Introducerea noului sistem şi testarea sub forma de proiect pilot –

modificarea sistemului informaţional în ansamblu sau a unei mari părţi din
acesta nu permite înlocuirea dintr-o dată, bruscă, a vechiului sistem cu cel
nou.

Implementarea totală a noului sistem – este etapa în care noul

sistem informaţional este utilizat în totalitate pentru culegerea, prelucrarea,
stocarea, transmiterea şi utilizarea informaţiilor.

4. Operaţionalizarea sistemului informaţional

Operaţionalizarea sistemului informaţional este etapa ce urmează

implementării noului sistem informaţional şi are în vedere exploatarea
acestuia până în momnetul în care acesta ajunge la parametrii normali de
funcţionare, iar cea mai mare parte a salariaţilor organizaţiei îl folosesc
eficace şi eficient.

Este etapa în care sistemul reproiectat devine sistemul de drept în

organizaţie şi nu mai există riscul întoarcerii la vechiul sistem. În acest
moment, memebrii organizaţiei au internalizat această schimbare şi o
consideră modul normal de desfăşurare a activităţilor în domeniul
informaţional.

12
 5. Monitorizarea şi evaluarea sistemului informaţional

Monitorizarea şi evaluarea sunt procese ce au loc în permanenţă pe

parcursul întregului proiect de remodelare a sistemului informaţional al
organizaţiei. În momentul în cae se percep anumite anomalii sau abateri de
la funcţionarea stabilită, se intervine pentru a se ajusta din primele momente
şi astfel, sistemul informaţional să se încadreze în parametrii de calitate
proiectaţi.

Tehnologiile informaţionale

O parte importantă a sistemului informaţional şi care se dezvoltă cu o

mare rapiditate o constituie tehnologiile informaţionale. Acestea sunt
combinaţii de hardware şi software ce facilitează obţinerea, prelucrarea,
stocarea şi transmiterea informaţiilor între diferiţi utilizatori.
În prezent organizaţiile cheltuiesc sume uriaşe de bani pentru a-şi
moderniza tehnologiile informaţionale, ca urmare a beneficiilor asociate ce
sunt percepute la acestea.
În continuare vom prezenta succint câteva dintre aceste tehnologii
informaţionale:

1. Internetul – este o reţea ce reuneşte la nivel mondial un număr

ridicat de reţele de calculatoare existente la nivel local, naţional şi
internaţional. Internetul este perceput de către mulţi utilizatori ca o
autostradă informaţională uriaşă, ce pune la dispoziţia celor conectaţi o gamă
foarte mare de informaţii din cele mai diverse domenii.
Chiar dacă se fac eforturi în ceea ce priveşte securitatea datelor,
informaţiilor obişnuite, mai este încă mult de lucru până ce acest subiect să
fie rezolvat la un nivel satisfăcător. De aceea, utilizatorii Internetului trebuie
să fie în continuare atenţi la informaţiile pe care le vehiculează şi să-şi ia
măsuri sporite de precauţie pentru acele informaţii considerate valoroase
pentru ei sau pentru organizaţie.
Internetul oferă diferite aplicaţii dintre care aminitim:

World Wide Web (www) – reprezintă un set de standarde şi

protocoale ce permit utilizatorului să acceseze documente, imagini, fişiere

13
audio şi video. Utilizarea webului presupune folosirea unui motor de căutare
şi a unui browser, ce sunt aplicaţii ce permit căutarea şi identificarea
anumitor tipuri de fişiere, încărcarea sau alte tipuri de operaţii cu acestea.

Protocolul de transfer al fişierelor (FTP) – prmite utilizatorilor să

transfere fişiere de diferite tipuri de la un calculator la altul, indiferent de
poziţionarea geografică a acestora.

E-mailul sau poşta electronică reprezintă modalităţi prin care

utilizatorii Internetului pot comunica prin transmiterea unor mesaje sub
formă electronică. Mesajele electonice pot fi transmise, copiate, memorate,
transformate etc. Practic, se oferă o gamă foarte mare de operaţiuni ce pot fi
efectuate asupra unui mesaj electronic, cât şi în ceea ce priveşte adresanţii
lui.
În ultimul timp, s-a extins constant utilizarea forumului electronic de
discuţii sau a conferinţelor electronice, cu consecinţe remarcabile asupra
vitezei şi calităţii schimbului de informaţii între utilizatori din diferite
organizaţii, ţări etc.

2. Intranetul – reprezintă o reţea asemănătoare Internetului, cu

diferenţa că este o structură mult mai restrânsă şi este localizată de obicei la
nivelul unei singure organizaţii. Acest lucru înseamnă că numai salariaţii
acelei organizaţii au acces la informaţiile vehiculate în sistem, ele având un
caracter privat.
Existenţa Intranetului într-o organizaţie facilitează comunicarea
organizaţională şi transparenţa informaţiilor şi deciziilor de interes general
pentru componenţii organizaţiei. Prin utilizarea diferitelor protocoale, se
poate asigura un acces selectiv la diferitele categorii de informaţii, funcţie de
competenţa deţinută de fiecare salariat.

3. Extranetul – reprezintă o compilaţie între cele două sisteme

prezentate anterior. Extranetul leagă într-o reţea proprie o organizaţie de
principalii săi stakeholderi cu care există acorduri de colaborare.
Accesul la informaţiile din reţea se face de asemenea selectiv, astfel
încât partenerii de afaceri să aibă acces doar la acele informaţii ce vizează
relaţia lor contractuală cu organizaţia de bază şi să nu împieteze asupra
relaţiilor cu celelalte categorii de colaboratori, având în vedere nevoia de
securitate tot mai mare a informaţiilor.

14
 O astfel de reţea poate reuni o organizatie furnizoare de anumite
produse sau servicii, clienţii şi furnizorii săi, salariaţii, anumite organizaţii
etc.

4. Sistemul suport de fundamentare al deciziilor – este o

combinaţie de mijloace electronice şi software care permite utilizatorilor să
obţină, să stocheze, să prelucreze şi să analizeze datele şi informaţiile sub
multiple forme.
Sistemele suport au în vedere amplificarea capacităţii utilizatorilor
de a lua în considerare diferite variabile şi pe baza analizei acestora să se
emită şi chiar să se propună diverse variante decizionale.

5. Sistemul expert – este o modalitate avansată de fundamentare şi

adoptare a deciziilor ce se găseşte la dispoziţia decidenţilor. Sistemul expert
este constituit dintr-un program avansat care, pe baza inputurilor primite, a
întrebărilor predefinite şi a răspunsurilor introduse, realizează analiza
situaţiei, elaborează variante decizionale şi oferă chiar propuneri de soluţii.
Acesta reprezintă unul dintre cele mai importante realizări în
domeniul tehnologiilor informaţionale şi reprezintă o componentă sau ao
aplicaţie importantă a aşa numitei „inteligenţe artificiale”, domeniu ce
cunoaşte, de asemenea, o dezvolare deosebită.

15