SISTEME INFORMAIONALE ALE RESURSELOR UMANE

Principalul scop al acestui eseu este de a evidenia legtura dintre informatic i managementul resurselor umane. n ultimul deceniu, a fost transformat conceptul clasic de management al personalului n noiunea de management a resurselor umane, implicnd administraie nou i eficien. Sistemul informaional care vine n sprijinul managementului resurselor umane, se numete sistem informaional de gestiune a resurselor umane. Sistemele de informaii joac un rol din ce n ce mai important n gestionarea resurselor umane (fie c este vorba de salarizare, de recrutare, etc.) i n consecin n mai multe domenii de specialitate ale resurselor umane. Dezvoltarea resurselor umane este o problem de mare importan astzi, de aceea necesit studiu i analiz. Aceasta evolutie implica o informatizare a sistemului, pentru a oferi un lucru mai convenabil i mai eficient. Structura i funciile unui sistem informatic n gestionarea resurselor umane coincide cu sistemul informatic n general, cu excepia faptului c aici informaiile sunt manipulate n principal pe funcia sau subsistemul managementului resurselor umane. Resursele umane reprezint una dintre cele mai importante resurse ale unei organizaii, alturi de elementele evideniate distinct n bilanul contabil, spre exemplu: stocurile, activele imobilizate i alte active circulante. Dei resursele umane nu sunt evideniate i evaluate precum un element al averii organizaiei, ele reprezint elementul activ, capabil s pun n valoare toate celelalte resurseale firmei. Aa cum este esenial ca o firm s dispun de un Sistem Informaional de Marketing cu care s poat acumula informaii actualizate care s permit luarea deciziilor generale n acest domeniu, aa este necesar ca o firm s dein un Sistem Informaional de Resurse Umane, utilizndu-l ca un suport pentru luarea deciziilor cu privire la personalul companiei, deoarece chiar dac organizaia funcioneaz ca o organizaie privat sau public i indiferent de obiectul de activitate, acestea se confrunt cu probleme ridicate de gestiune a personalului.
1

Scopul su este de a facilita gestionarea i furnizarea de date procesate i actualizate, firmei, n format electronic. Acest lucru se aplic n cazuri de evaluare i diagnosticare a forei de munc, a punctelor lor forte i slabe n modul de organizare a angajailor, i de la caracteristicile condiiilor pieei muncii pentru a porni n cutarea forei de munc. Sistemul informaional de gestiune a resurselor umane, reprezint un ansamblu de elemente independente, logic asociate, pentru ca din interaciunea lor s genereze informaia necesar pentru a lua decizii. Prin definiie, este un sistem prin care datele obinute, se prelucreaz i se transform n informaie sub form schematic i organizat, pentru a servi ca ajutor n procesul de luare a deciziilor. Funcia de management a resurselor umane are n centrul preocuprilor ei indivizii care compun organizaia. Finalitatea eforturilor desfurate n cadrul acestei funcii poate fi privit pe dou planuri. Din punctul de vedere al organizaiei, MRU este responsabil de atragerea i utilizarea eficace i eficient a indivizilor n cadrul organizaiei. Din punctul de vedere al indivizilor, MRU este responsabil de asigurarea contribuiei organizaiei la bunstarea, dezvoltarea profesional i automplinirea personal a oamenilor n schimbul muncii prestate de ctre acetia n organizaie. Pentru a asigura aceste cerinte, MRU realizeaz un ansamblu de funcii, dintre care mai importante sunt:

planificarea resurselor umane, sub aspectul cantitii, calitii i costului lor, recrutarea, selecia, transferarea, promovarea angajailor i separarea de acetia. analiza i proiectarea posturilor de munc, perfecionarea profesional a angajailor, administrarea recompenselor (directe i indirecte), asigurarea raportrilor obligatorii privind personalul. Evident, derularea acestor funcii are la baz existena unor informaii pertinente.

Asigurarea eficient i oportun a unor astfel de informaii, precum i sprijinirea activ a lurii deciziilor n domeniu sunt obiectivele fundamentale ale sistemului informaional al resurselor umane. Dimensiunile i complexitatea acestui sistem sunt variabile de la o organizaie la alta, depinznd de gradul de dezvoltare a managementului resurselor umane i de mrimea organizaiei respective.
2

Datorit comportamentului variabil i oarecum imprevizibil al oamenilor n aceleai condiii date, informaiile care reflect starea i dinamica resurselor umane sunt adesea de natur calitativ, cu o exprimare vag i o relevan incert. n plus, pentru multitudinea de participani la procesul de constituire i utilizare eficient a resurselor umane (manageri, specialiti, lucrtori) informaiile nu au ntotdeauna aceleai semnificaii, datorit percepiilor diferite. Aceste caracteristici ale informaiilor vehiculate fac sistemele informaionale ale resurselor umane mai greu de automatizat dect alte sisteme funcionale din ntreprindere (contabilitate, marketing etc.). De fapt, chiar i n cele mai informatizate organizaii, partea computerizat a sistemului informaional al resurselor umane coexist cu o parte manual a sistemului respectiv. Ultimele dou decenii au evideniat totui o tendin de cretere continu a ponderii componentelor informatizate, astfel c utilizarea calculatoarelor n sistemele informaionale ale resurselor umane a devenit aproape o norm. Indiferent de gradul de utilizare a calculatoarelor i tehnologiilor moderne de comunicaii, sistemele informaionale ale resurselor umane pot fi structurate n diverse componente sau subsisteme. O manier util de difereniere a acestor subsisteme este caracterul operativ, tactic sau strategic al deciziilor de MRU pe care ele le sprijin. Avantajele utilizrii sistemelor informatizate n activitatea Departamentului de Resurse Umane: eficiena costurilor; gestionarea riscului procedural; controlul erorilor de colectare a datelor; accesibilitatea datelor; obinerea informaiei prelucrate n rapoarte specifice; mbuntirea comunicrii ntre departamente; diminuarea volumului de documente; reducerea timpului alocat activitii administrative; meninerea unui climat favorabil unor performane profesionale pentru angajai.

Un beneficiu indirect, dar la fel de important pentru salariaii companiei este crearea unui climat de ncredere si moralitate. Respectarea normelor privind confidenialitatea datelor personale, modul si scopurile n care acestea sunt utilizate, ntrun cuvnt asigurarea securitatii datelor referitoare la angajai este o necesitate. Prin faptul c aceste date sunt stocate ntr-un sistem securizat i cu acces controlat, angajatul beneficiaz de climatul propice pentru a-i concentra atenia asupra propriilor obiective profesionale. Acelasi efect indirect l are i nlaturarea erorilor i mbuntirea comunicrii, graie experienei specialitilor i cu ajutorul suportului informatic de care dispun. A devenit, necesar sa fie preluat i regndit controlul asupra gestiunii capitalului uman. Trebuie s fie utilizat tehnologia informaiei pentru a identifica de o maniera inteligent ateptrile fiecrui salariat, bazat pe o cunoatere detaliat i specific a fiecaruia. O bun gestionare a capitalului uman permite nu doar scderea costurilor de management a personalului, dar i creterea rentabilitii individuale. Obiectivul final trebuie sa fie pozitionarea salariatului n centrul strategiei intreprinderii i integrarea lui n totalitatea funciilor tradiionale pentru managementul resurselor umane. Evolutia mijloacelor i sistemelor de gestionare a resurselor umane trebuie sa in cont de trei factori determinani: Creterea complexitii organizaiilor Creterea flexibilitii n utilizare/ operare Personalizarea/ individualizarea relaiei angajat companie Succesul n Sistemele de gestiune a Resurselor Umane depind de planificarea corespunztoare asistemului, care va necesita o bun comunicare ntre utilizatori i personalul IT. Succesul departamentului de personal n lucrul de consiliere i sprijin, depinde de capacitatea sa de a ine contn mod constant de obiectivele specifice i obiectivele firmei. La baza deciziei de procurare a unui sistem informaional de gestiune a resurselor umane, stau si unele obiective ale companiei, printer care se numara: asigurarea de excelen n procesul de producie i/sau servicii ca un factor critic n dezvoltarea
4

afacerilor prin utilizarea de manageri i personal calificat; asigurarea dezvoltrii i punerea n aplicare a politicilor de resurse umane a companiei; diagnosticarea schimbrilor organizaionale i structurale necesare n cadrul ntreprinderii i contribuirea la perfecionarea metodelor i stilurilor de management n ideea de a ncuraja, o participare mai mare de angajament, spirit creativ i o mai bun motivare a tuturor liderilor i muncitorilor pentru formarea unei culturi organizaionale a companiei n sine; pregtirea companiei pentru a fi capabil s reacioneze cu rapiditate i eficien la schimbrile mediului i la cerinele cantitative i calitative a resurselor umane. Implementarea unui sistem informatic de gestiune a datelor de personal a devenit o necesitate pentru companii n efortul de eficientizare a managementului resurselor umane. Sistemul informatic de management al resurselor umane asigur colectarea, administrarea, prelucrarea i interpretarea datelor prin emiterea de liste, rapoarte text, date statistice i comparative, precum i mbuntirea comunicrii n cadrul organizaiei printro mai bun organizare a fluxului de informaii dintre departamentul de Resurse Umane i alte subdiviziuni. Sistemul asigur o bun accesibilitate a datelor i reduce semnificativ timpul necesar activitilor administrative privind managementul personalului. Exist unele limite privind informaiile, care duc la unele defeciuni n Sistemul Informatic deResurse Umane, printre care menionez: Comunicarea defectuas ntre Resursele Umane i Sistemul Informatic; Goluri i obiective mai puin clare; Rezolvarea problemelor n mod greit; Lipsa de implicare a utilizatorului; Lipsa de experi n informatic; Ateptri nerealiste; Lipsa de flexibilitate i adaptabilitate. Pe lng planificare forei de munc i sprijinirea negocierilor cu angajaii, exist i alte probleme strategice ale managementului resurselor umane care pot beneficia de
5

suportul activ al unor sisteme informaionale computerizate. De exemplu, organizaiile care si planific restructurarea activitii, eventual cu reducerea personalului, sau cele care au n vedere achiziii, fuzionri sau vnzri de subuniti trebuie s tie n avans care va fi impactul acestor mutaii strategice asupra structurii forei de munc, asupra costurilor generale cu resursele umane i asupra unor costuri specifice generate de operaiunile de disponibilizare a personalului sau de pensionare nainte de termen. Managementul resurselor umane trebuie s identificice i s evalueze permanent punctele slabe i problemele n timp util pentru a vizualiza conflictele i de a propune soluii i alternative eficiente n vederea rezolvrii problemelor. Se poate concluziona c productiviatatea i stabilitatea uneicompanii este strns legat de managementul resurselor umane, deoarece acest lucru depinde detoate departamentele sale. Este necesar s se proiecteze un sistem informaional de gestiune a resurselor umane n companii, fiind pe deplin capabil s gestioneze activitile cu managerii, tehnicienii i muncitorii. Acest obiectiv trebuie s fie realizat ca urmare a unei abordri sistemice i n coordonare cu toi factoriiimplicai n asigurarea unui veritabil sistem informaional de gestiune a resurselor umane. Aici trebuie s intervin specialiti calificai i instruii n acest domeniu, mpreun cu managerii ispecialitii companiei. Sistemul de gestiune a resurselor umane, pune bazele organizatorice pentru mbuntirea guvernanei corporative, cu condiia de a rspunde realitilor i nevoilor specifice companiei, constituind baza metodologic a politicii de dezvoltare a forei de munc i a resurselor umane caretrebuie s dezvolte toate organizaiile care aspir s rmn competitive n noul mileniu. Importana sistemului informaional de resurse umane este dat de caracteristicile lumii de azi, resursele umane fiind componenta esenial n realizarea de calitate i competitivitate impuse n companiile moderne i acest lucru este posibil doar prin profesionalismul personalului managementului resurselor umane. Persoanele fizice i mediul, provoac schimbri care s aduc succese i atingerea obiectivelor propuse; este necesar o percepie pozitiva att de sine ct i fa de ceilali. O dat cu luarea deciziei de a face modificri, ele trebuie fcute prin intermediul gestionrii resurselor umane, care, prin audit va evalua i determina gradul de rezisten activ i pasiv, i s conduc la aciuni directe i/sau indirecte bazate pe politici care includ
6

instruirea personalului avut n vedere, programe deconsiliere i educaionale pentru a crea mpreun un mediu organizaional care s optimizeze relaiadintre efi i angajai. Este foarte important s inem cont de faptul c managementul resurselor umane implic gestionarea resurselor umane care este cel mai valoros activ al unei companii, i c sistemul de gestionare a lor nu este responsabilitatea exclusiv a unei uniti organizatorice de specialitate, ci n primul rnd implic managerii tuturor nivelelor.