Impactul tehnologiilor informationale si de comunicare in Resurse Umane

MRUAO AN I SEM. II Tehnologii internet in MRU ANDRISOAIE MIHAELA ANA

1

Un sistem informational este un ansamblu ordonat de resurse (personal,echipamente, proceduri, metode) folosite pentru culegerea, transmiterea, stocarea si prelucrarea datelor, analiza, pastrarea, difuzarea si valorificarea informatiilor si cunostintelor. Rolul sistemului informational este de a transmite informatia ntre diferite elemente . De exemplu, n cadrul unei unitati economice, rolul sistemului informational este de a asigura persoanele din conducere cu informatii necesare pentru luarea diferitelor decizii economice sau de alta natura. Tipuri de sisteme informationale: Sistemul informational manual (ce utilizeaza creionul si hrtia); Sistemul informational informal (ce utilizeaza cuvintele); Sistemul informational formal (ce utilizeaza procedurile scrise); Sistemul informational bazat pe computer (sistemul informatic) care utilizeaza hardware,software, retelele de calculatoare, inteligenta artificiala sau alte forme ale tehnologieiinformatiei ce permit transformarea datelor n produse informatice utilizate n procesul deluare a deciziilor de catre manageri. Una din conditiile necesare pentru alinierea managementului resurselor umane din Romnia la cerintele si standardele existente pe piata Uniunii Europene o reprezinta integrarea rapida a celor mai noi tendinte n domeniul IT. Principala cerinta care trebuie sa fie satisfacuta, n acest context, este trecerea de la societatea informationala la cea bazata pe cunostinte, prin implementarea unor tehnologii specifice cum ar fi : ERP, SCM, CRM, managementul documentelor si fluxurilor de lucru,managementul calitatii n informatica, eBusiness, eLearning si alte tehnici privind lucrul sub platforme Internet. De asemenea, o cerinta de natura decizionala, cu un grad ridicat de actualitate pe plan mondial, o reprezinta utilizarea instrumentarului informatic pentru rezolvarea unor situatii manageriale specifice managementului resurselor umane. n acest sens, se doreste preluarea unor algoritmi si a unor modele economico-matematice complexe, cum ar fi cele derivate din teoria fuzzy sau din tehnica ingineriei valorii, si elaborarea unor produse software care sa permita aplicarea lor la nivelul unor probleme decizionale tipice. Un sistem informatic pentru managementul resurselor umane urmareste n principal, sa ofere instrumente si solutii software performante, prin care sa fie asigurata eficientizarea activitatii de personal desfasurate n cadrul organizatiei. Primele aplicatii software realizate in domeniu resurselor umane au aparut in anii 70 si serveau strict la calculul salariilor. Incepand cu anii 90, am asistat la largirea conceptului de resurse umane si deschiderea catre angajat si catre exteriorul intreprinderii utilizand din ce in ce mai frecvent internetul. Privita dintr-o perspectiva moderna, suita de aplicatii de resurse umane este utila nu doar pentru managerul de resurse umane; de la candidati si angajati, pana la directori sau actionari, pe toate nivelele ierarhice exista o colaborare gestionata de aplicatiile de resurse umane. Instalarea si utilizarea acestor aplicatii au permis de asemenea cresterea reactivitatii serviciilor de resurse umane la cereri interne (scolarizare, depunerea cererilor de concedii etc.) sau externe (recrutare, gestionare dosare de candidatura). Mai mult decat atat, portalurile specializate au aparut ca o regrupare a aplicatiilor dedicate si a informatiilor in legatura cu resursele umane. Inmultirea canalelor de comunicare duce la o constatare simpla: companiile au realizat ca adevarata resursa de valori este reprezentata de capitalul uman. Firmele sunt nevoite sa-si fidelizeze angajatii profitabili si cu potential de rentabilitate ridicata. Aceasta realitate ascunde o dificultate crescanda in utilizarea eficienta a informatiilor despre proprii colaboratori. Compania nu mai reuseste sa stabileasca o strategie dedicata salariatului si nu mai dispune de o relatie personalizata cu el. Salariatul simtindu-se debusolat in sanul companiei, rezultatul obtinut este adeseori opus celui scontat.
2

A devenit necesar sa fie preluat si regandit controlul asupra gestiunii capitalului uman. Trebuie sa fie utilizata tehnologia informatiei pentru a identifica de o maniera inteligenta asteptarile fiecarui salariat, bazat pe o cunoastere detaliata si specifica a fiecaruia. O buna gestionare a capitalului uman permite nu doar scaderea costurilor de management a personalului, dar si cresterea rentabilitatii individuale. Obiectivul final trebuie sa fie pozitionarea salariatului in centrul strategiei intreprinderii si integrarea lui in totalitatea functiilor traditionale pentru managementul resurselor umane. Pentru a suplini un sistem profesional de management i planificare a resurselor, trebuie luata in considerare, fie implementarea unei platforme ERP (Enterprise Resource Planning), fie de externalizarea total sau pariala a activitilor de resurse umane ctre companii specializate, care utilizeaza de asemenea sisteme de tip ERP. Implementarea unui sistem ERP se poate dovedi benefica, n condiiile n care specialitii din departamentul de Resurse Umane exploateaz potenialul acestei investiii la maxim. Soluiile ERP reuesc s faciliteze colectarea datelor, administrarea, prelucrarea i interpretarea acestora prin generarea de: liste, rapoarte, organigrame, diagrame i grafice specifice, date statistice i comparative. O utilizare eficient a unui sistem ERP poate reduce riscul de colectare a unor date eronate i poate mbunti comunicarea n cadrul companiei prin fluidizarea fluxului de informaii n dublu sens (de la Departamentul de Resurse Umane ctre angajai i n sens invers, dar i n interiorul companiei, ntre departamentele care utilizeaza informaii privind personalul). Avantajele utilizrii sistemelor informatizate n activitatea Departamentului de Resurse Umane: eficiena costurilor; gestionarea riscului procedural; controlul erorilor de colectare a datelor; accesibilitatea datelor; obinerea informaiei prelucrate n rapoarte specifice; mbuntirea comunicrii ntre departamente; diminuarea volumului de documente; reducerea timpului alocat activitii administrative; meninerea unui climat favorabil unor performane profesionale pentru angajai. Un beneficiu indirect, dar la fel de important pentru salariaii companiei este crearea unui climat de ncredere si moralitate. Respectarea normelor privind confidenialitatea datelor personale, modul si scopurile n care acestea sunt utilizate, ntr-un cuvnt asigurarea securitatii datelor referitoare la angajai este o necesitate. Prin faptul c aceste date sunt stocate ntr-un sistem securizat i cu acces controlat, angajatul beneficiaz de climatul propice pentru a-i concentra atenia asupra propriilor obiective profesionale. Acelasi efect indirect l are i nlaturarea erorilor i mbuntirea comunicrii, graie experienei specialitilor i cu ajutorul suportului informatic de care dispun. Pe lnga planificarea fortei de munca si sprijinirea negocierilor cu angajatii, exista si alte probleme strategice ale managementului resurselor umane care pot beneficia de suportul activ al unor sisteme informationale computerizate. De exemplu, organizatiile care si planifica restructurarea activitatii, eventual cu reducerea personalului, sau cele care au n vedere achizitii,fuzionari sau vnzari de subunitati (divizii) trebuie sa stie n avans care va fi impactul acestor mutatii strategice asupra structurii fortei de munca, asupra costurilor generale cu resursele umanesi asupra unor costuri specifice generate de operatiunile de disponibilizare a personalului sau de pensionare nainte de termen. Aplicatii construite ad-hoc, special pentru astfel de situatii, pot fi de un real folos n aceasta privinta. Existenta prealabila a bazelor de date create si ntretinute de sistemele informatice tactice si operative ale resurselor umane constituie nsa conditia esentiala pentru dezvoltarea rapida si ieftina a unor astfel de aplicatii.
3

Bibliografie
Laudon K., Laudon J.P. - Management Information Systems, Editura Prentice Hall, NewYork, 2000; Onete B. - Sisteme informatice, Editura A.S.E Bucuresti, 2000; Radu, I. (coord) - Informatica si management , Ed. Universitara 2005; Ursacescu, M. - Sisteme informatice o abordare ntre clasic si Modern, Ed. Economica 2002; http://www.sap.com/solutions/businesssuite/erp/hcm/pdf/HCM_Time_Management.p df http://www.exforsys.com/tutorials/erp/erp-human-resources-the-key-forsuccess.html