MODULUL 7.

SISTEMUL INFORMATIONAL

Timpul mediu necesar pentru studiu: 540 minute.

Obiective educaţionale

- înţelegerea misiunii firmei

- cunoaşterea si clasificarea obiectivelor firmei
- cunoaşterea etapelor de stabilire a obiectivelor firmei

Cuvinte cheie: obiective, firma, strategie, misiune

Cuprinsul Modului:
7.1. Rolul sistemului informaţional în procesul decizional
7.2. Componentele sistemului informaţional
7.3. Dezvoltarea sistemului informaţional
Întrebări de autoevaluare
Teste grilă
Studii de caz
Referate
Rezumat
Bibliografie
EXPUNEREA DETALIATĂ A TEMEI
Elaborarea unor decizii corecte nu este posibilă decât în condiţiile în care
conducerea unităţilor economice, managerii de pe diferitele niveluri ierarhice
dispun de informaţii bogate cu privire la problemele sau fenomenele în studiu.
Conducerea modernă şi eficientă a unităţilor economice presupune existenţa
unui sistem informaţional raţional şi operativ capabil să furnizeze elementele de
fundamentare a deciziilor.

7.1. Rolul sistemului informaţional în procesul decizional

Sistemul informaţional reprezintă complexul de activităţi care înregistrează

informaţii, le sistematizează, le prelucrează, le analizează, le stochează şi le
transmite, contribuind la realizarea obiectivelor unităţii economice. Sistemul
informaţional furnizează decidenţilor informaţiile necesare, dar, în acelaşi timp,
face posibilă transpunerea în practică a deciziilor. Iată de ce sistemul informaţional
trebuie raportat nu numai la procesul decizional propriu-zis, ci la ansamblul
activităţii de conducere, constituind o parte componentă a activităţii de conducere
curentă şi de perspectivă.
Sistemul informaţional al întreprinderii cuprinde toate procesele de prelucrare a
informaţiilor folosind pentru aceasta mijloace şi metode moderne, astfel încât
asigură eliberarea managerilor de selectarea şi prelucrarea informaţiilor,
economisind timpul afectat cunoaşterii în favoarea timpului de studiu şi creaţie.
Elementul principal al sistemului informaţional il reprezintă informaţia. Prin
informaţii se înţeleg comunicările, datele, care au calitatea de a aduce un spor de
cunoaştere celor interesaţi cu privire la un fenomen, proces, eveniment, care are
legătură directă sau indirectă cu unitatea economică. Privită astfel, informaţia se
prezintă ca suport esenţial al conducerii, ea fiind necesară atât pentru
fundamentarea şi formularea deciziilor, cât şi pentru verificarea transpunerii lor în
viaţă. Având în vedere acest rol, informaţia poate fi reprezentată ca parte
componentă a unui sistem închis, format din trei elemente: informaţie, decizie,
acţiune.
Utilizarea rapidă şi eficienta a informaţiei în procesul de conducere impune ca
aceasta să indeplinească o serie de condiţii şi anume:
- să fie exactă;
- să fie completă;
- să fie continuă, respectiv informaţia să curga nu numai atunci când apar
situaţii deosebite, ci pe măsură ce apar datele, ştirile, elementele noi. Se asigură
astfel o informare la zi a managerilor, permiţând intervenţia rapidă a acestora;
- să sosească la timp, respectiv informaţiile trebuie să fie astfel vehiculate
încât managerii să poate adopta hotărârile corespunzătoare într-un timp cât mai
scurt posibil;
- să fie transmisă pe canalul cel mai scurt, aceasta cerinţă măreşte
operativitatea informaţiei. De altfel, se urmăreşte ca etapele unui canal de
informaţii să fie cât mai reduse, nu numai în vederea transmiterii rapide a
informaţiei ci şi pentru eliminarea distorsiunilor şi a eventualelor scurtcircuite;
- să corespundă nu numai din punct de vedere cantitativ şi calitativ,
respectând conţinutul informaţiei să servească procesului de luare a deciziilor;
- să aibă o formă de prezentare adecvată fiecărei situaţii în parte. Forma de
prezentare influenţează asupra rapiditaţii aprecierii situaţiei şi asupra operativităţii
luării deciziilor etc. Bineînţeles, aceste condiţii nu sunt rigide, prin organizarea
corespunzătoare a sistemului informaţional în cadrul unităţilor economice,
informaţiile se cizelează prin prelucrare căpătând calităţile necesare procesului de
conducere.
Conţinutul şi fluxul de vehiculare a informaţiilor în cadrul întreprinderilor este
dependent de mărimea unităţii şi de modul în care este organizat sistemul
informaţional al ei. În întreprinderea moderna, sistemul informaţional este
organizat pe baza mijloacelor de automatizare bazate pe calculatorul electronic.
Utilizarea calculatorului electronic prezintă avantaje deosebite pentru sistemul de
conducere a întreprinderii, deoarece pe baza lui se măreşte foarte mult capacitatea
de a colecta, asimila, analiza, şi difuza cantităţi mari de informaţii cu o mare
viteză, precizie şi supleţe. Cu ajutorul calculatorului se poate realiza o prelucrare
corectă a informaţiilor, corespunzător exigenţei de natura şi obiectivele fiecărui
proces în parte.
În sistemele informaţionale unde predomină ca echipament mijloacele de
automatizare bazate pe calculatorul electronic, se produc transformări cantitative şi
calitative; ele se transformă în sisteme informatice. Cu alte cuvinte, sistemul
informatic nu este altceva decât sistemul informaţional în condiţiile utilizării
calculatorului electronic. Rolul lui în întreprinderea modernă este de a participa
nemijlocit la realizarea în condiţii optime a funcţiilor de conducere, furnizând
informaţiile necesare fundamentării tuturor categoriilor de decizii (figura 7.1), deci
ca rol nu există nici o diferenţă între sistemul informatic şi cel informaţional,
diferenţa este dată de capacitatea mult mărită a sistemului informatic, de
rapiditatea de vehiculare a fluxurilor informaţionale, de viteza de prelucrare etc.

Figura 7.1 Informaţia şi procesul decizional

Sistemul informatic dispune de o serie de elemente componente: unitate de

culegere a informaţiilor primare, unitate de prelucrare a informaţiilor, unitate de
transmitere a informaţiilor, echipamente automatizate în care se include
calculatorul electronic, unitatea de afişare sau furnizare a informaţiilor.
În cadrul procesului, informaţiile sunt supuse unor operaţii de manevră şi
prelucrare care se numesc proceduri informaţionale. Cu alte cuvinte, prin
proceduri informaţionale desemnăm ansamblul elementelor prin care se stabilesc
modaliatăţile de culegere, transmitere şi prelucrare a informaţiilor. În condiţiile
calculatorului electronic şi a limbajelor de programare aceste proceduri sunt
automatizate, ele pot fi şi manuale în întreprinderile care dispun de sisteme
informatice mai puţin evoluate. Aceste proceduri sunt în general următoarele:
proceduri de culegere, sortare şi control a datelor; proceduri de generare a bazei de
date; proceduri de regăsire a informaţiilor; proceduri de prelucrare; proceduri de
afişare.
Funcţionarea eficienta a sistemului informaţional necesită adoptarea de măsuri
privind perfecţionarea continuă a calităţii şi cantitaţii informaţiilor; raţionalizarea
şi actualizarea permanentă a tuturor fluxurilor informaţionale. De asemenea,
necesită înzestrarea întreprinderilor cu echipamente moderne şi organizarea
raţională a sistemului, organizare care trebuie să ţină seama de dimensiunile
întreprinderii şi de o serie de coordonate de tipul: natura informaţiilor, care sunt
mijloacele de vehiculare şi prelucrare a informaţiilor etc.
Între sistemul informaţional al întreprinderii şi sistemul conducerii ei exista
conexiuni directe şi inverse. Satisfăcând cerinţele de informare, sistemul
informaţional contribuie la elaborarea unor decizii corecte şi prin aceasta la
folosirea optimă a resurselor umane, materiale şi financiare ale unităţilor
economice, încadrarea lor suplă în circuitul de ansamblu al ramurii şi economiei
naţionale.

7.2. Componentele sistemului informaţional

Definind sistemul informaţional ca totalitate a datelor, informaţiilor, circuitelor

informaţionale, procedurilor şi mijoacelor de tratare a informaţiilor existente în
cadrul unei firme care servesc realizării obiectivelor acesteia, putem contura cu
uşurinta elementele componente ale sistemului informaţional:
 datele;
 informaţiile;
 circuitele informaţionale;
 fluxurile informaţionale;
 procedurile informaţionale;
 mijloacele de tratare a informaţiilor.
1. Data constituie o descriere letrică sau cifrică a unui fenomen, proces,
obiect, fapt, eveniment sau a unei acţiuni din cadrul sau din afara firmei.Data este
constituită dintr-un grup de simboluri structurate unei sintaxe prestabilite,
înregistrată pe un suport material şi care poate fi prelucrată manual, mecanic,
electronic sau combinat.
2. Informaţia este acea dată care aduce un plus de cunoaştere şi serveşte
pentru luarea unei decizii sau la traducerea în viaţă a acesteia prin acţiunea ce
urmează. Informaţia constituie un element fundamental al sistemului
informaţional, materia primă de bază în elaborarea şi fundamentarea deciziilor. Ca
"produs" al proceselor informaţionale reprezintă elementul de cunoaştere, definit
prin semnificaţia, utilitatea şi funcţiile sale în cadrul mecanismului de conducere şi
funcţionare al firmei. La aceste caracteristici de bază se mai pot adăuga şi altele
(oportunitate, veridicitate, stare, cantitate de informaţii, vârstă, timp de răspuns,
frecvenţa, suport informaţional etc.), care contribuie la definirea mai completă a
noţiunii de informaţie şi a calităţilor ei.
Faptul că în cadrul întreprinderilor se întâlnesc foarte multe informaţii, atât ca
sursă de provenienţă cât şi ca obiect de referire, a impus o clasificare a acestora. În
această acţiune de clasificare a informaţiilor s-au utilizat mai multe criterii, astfel:
1. În funcţie de provenienţa lor, informaţiile pot fi interne şi externe. Cele
interne sunt generate de ansamblul activităţilor desfăşurate în întreprindere, la
nivelul verigilor structurale. Ele reflectă desfăşurarea producţiei, a aprovizionării
şi desfacerii, stadiul realizării planului etc. Informaţiile interne sunt foarte variate,
întrucât ele acoperă o arie vastă de activităţi. Informaţiile externe sunt cele care vin
din exteriorul întreprinderii, de la ministere, de la alte sisteme cu care
întreprinderea întreţine relaţii, cum ar fi alte întreprinderii, unităţi comerciale,
unităţi de comerţ exterior, unităţi de cercetare şi proiectare şi mai ales de la piaţă.
2. În funcţie de modul de exprimare, informaţiile sunt de trei feluri: orale,
scrise şi audio-vizuale. Cele orale sunt cele mai expuse prin viu grai în cadrul
diferitelor reuniuni, şedinţe, consfătuiri sau în cadrul contactului direct dintre
executant şi cadrul de conducere. Acest tip de informaţii are avantajul că
precizează conţinutul direct, circulă rapid, nu necesită procedee şi timp pentru
prelucrare. Cele mai eficiente sunt informaţiile orale cu direcţia de circulaţie de la
cadrul de conducere la executant, care apar sub forma de ordine, dispoziţii,
instrucţiuni etc.
Informaţiile scrise pot apare sub forme diferite (dări de seamă, note de serviciu,
evidenţa tehnico-operativă etc.), fiind inregistrate pe hârtie, fapt ce permite
prelucrarea lor corespunzătoare şi păstrarea pentru a fi utilizate şi în viitor.
Informaţiile audio-vizuale sunt informaţii relativ recente, apărute ca urmare a
perfecţionării tehnicii de comunicare. In cadrul acestui tip de informaţii se
încadrează cele transmise prin sistem de televiziune, radio, film etc. Ele au
calitatea de a circula extrem de rapid şi de a fi deosebit de complete.
3. În funcţie de sensul circulaţiei, informaţiile se împart în informaţii
ascendente, descendente şi orizontale. Informaţiile ascendente sunt emise de
către executanţi şi circulă pe verticală de la verigile inferioare spre cele superioare.
Cele descendente au un sens de circulaţie invers, având, de regulă, un caracter
autoritar, iar informaţiile orizontale sunt acelea care circula între compartimentele
situate pe acelaşi nivel ierarhic.
4. După gradul de prelucrare, întâlnim informaţii primare sau
neprelucrate care pun in evidenţă aspecte din activitatea unităţii, aşa cum rezultă
ele în mod nemijlocit. Acest tip de informaţii servesc de regulă chiar executanţilor
şi în mai mică măsură aparatului de conducere. Un al doilea tip, sunt informaţiile
semiprelucrate, care au trecut prin câteva etape de prelucrare şi care pot fi
utilizate de cadrele de conducere de pe nivelele inferioare sau intermediare
Informaţiile prelucrate, cel de al treilea tip sunt caracterizate printr-un grad de
complexitate ridicat şi printr-un caracter sintetic deosebit. Aceste informaţii sunt
utilizate în procesul decizional, în special în elaborarea deciziilor strategice.
5. După sursa de obţinere, informaţiile din cadrul unităţilor economice se
împarte în: tehnico-operative, contabile şi statistice. Informaţiile tehnico-
operative sunt furnizate de evidenţa tehnico-operativa a întreprinderii, evidenţă ce
furnizează aparatului de conducere date curente privind starea resurselor, locurilor
înguste, desfăşurarea proceselor tehnologice etc. Informaţiile contabile sunt
furnizate de evidenţa contabilă a întreprinderii, ele au un caracter de sinteză,
referindu-se în special la rotaţia, mişcarea mijloacelor financiare, a materialelor
exprimate valoric. Dacă informaţiile tehnico-operative sunt utile în primul rând
conducerii inferioare pentru elaborarea deciziilor curente şi mai ales a deciziilor de
corecţie, informaţiile contabile servesc eşalonului superior al conducerii pentru
fundamentarea deciziilor pe termen mediu şi pe termen lung. Informaţiile statistice
sunt puse la dispoziţie de către evidenţa statistică, ele au un caracter post-factum,
prin intermediul lor se reflectă starea sistemului întreprinderii la un moment dat,
respectiv rezultatele de ansamblu obţinute de întreprindere sau de diferitele ei părţi
componente într-o anumită perioada. Informaţiile statistice servesc la evaluarea
rezultatelor şi pe aceasta bază permit conducerii întreprinderii să-şi stabilească
obiectivele viitoare.
Clasificarea informaţiilor se poate face şi după alte criterii. Important este ca
3. Fluxul informaţional reprezintă o categorie sau un ansamblu de
informaţii necesare desfăşurării unei anumite operaţii, acţiuni sau activităţi, ce se
transmite între emitent şi destinatar, cu precizarea punctelor intermediare de
trecere. El este caracterizat prin conţinut, volum, frecvenţă, calitate, direcţie,
formă, suport etc.
4. Circuitul informaţional este constituit de către drumul (traiectoria) pe
care circulă o informaţie de la generare până la arhivare sau distrugerea sa, funcţie
de caracteristicile organizatorice ale emiţătorilor şi beneficiarilor de informaţii.
Acesta constituie mijlocul de vehiculare a fluxurilor informaţionale şi are,
comparativ cu acestea, o mai mare stabilitate. Prin dinamică, lungimea şi viteza
lor, circuitele şi fluxurile informaţionale dau forma sistemului informaţional, fiind
esenţiale pentru funcţionalitatea sa.
Informaţiile trebuie să circule de la sursa de producere la cei interesaţi. Circulaţia
informaţiilor dă nastere circuitului informaţional, respectiv traseului pe care îl
parcurg diversele categorii de informaţii de la emitent sau sursă la destinatar. Prin
importanţa şi prin rolul pe care il au în întreprinderea modernă, circuitele
informaţionale se pot asemui cu sistemul vascular al organismului uman.
În cadrul întreprinderii, pornind de la organizarea structurală a acesteia, se
întâlnesc circuite informaţionale verticale, orizontale şi oblice, în funcţie de
direcţia de circulaţie a informaţiilor. În orice caz, este de preferat ca aceste circuite
informaţionale să fie cât mai directe şi să se interfereze cât mai puţin cu putinţă,
lucru ce se poate realiza printr-o organizare corespunzătoare a sistemului
informaţional la nivel de întreprindere.
Fiecare din circuitele informaţionale amintite dispun de "canale" proprii de
transmitere, de circulaţie a mesajelor. Canalele dispun de o anumită capacitate care
reprezintă numărul maxim de informaţii ce se pot transmite în unitate de timp.
Pentru a se mări capacitatea canalului este necesar ca, la intrarea în canal,
informaţiile să fie codificate în conformitate cu tipul canalului folosit. Codificarea
presupune existenţa unui dispozitiv de traducere a datelor într-un sistem de
impulsuri specifice naturii fizice a canalului. La ieşire din canal, pentru a putea fi
utilizate, ele se decodifică.
5. Procedura informaţională constă dintr-un ansamblu de elemente prin
care se stabilesc suporţii de informaţii utilizaţi, ordinea operaţiilor şi mijloacelor
de tratare a informaţiilor - şi operaţiile concrete ce se aplică asupra informaţiilor -
împreună cu metodele şi formulele de calcul utilizabile la prelucrarea acestor
informaţii.
Calitatea procedurilor informaţionale este dată de măsura în care asigură
satisfacerea cerinţelor de informaţii ale beneficiarilor (cadre de conducere sau de
execuţie, destinatari externi) acestea reflectând cel mai bine progresele în
realizarea sistemelor informaţionale prin creşterea gradului lor de formalizare şi
sofisticare, precum şi economicitatea lor. Conţinutul procedurilor informaţionale
reflectă necesităţile decizionale şi de informare ale managerilor pentru exercitarea
atribuţiilor ce le revin.
6. Mijloacele de tratare a informaţiilor constituie componenta tehnico-
materială a sistemului informaţional, incluzând toate instrumentele şi
echipamentele care sunt implicate în tratarea (culegerea, înregistrarea, prelucrarea
şi transmiterea) şi stocarea informaţiilor, începând cu cele mai simple - creion,
stilou, hârtie - şi încheind cu cele mai complicate sisteme automate de calcul.
7.3. Dezvoltarea sistemului informaţional managerial

Element dinamic, sistemul informaţional managerial se dezvoltă în ritm accelerat.

Prevederea direcţiilor de dezvoltare este de o importantă hotărâtoare pentru
managementul societaţii comerciale. Pregătirea aparatului de specialitate,
proiectarea de structuri care să permită încorporarea eficace a noilor concepte şi
tehnici informaţionale, reprezintă aspectele principale ale managementului, în care
este necesară cunoaşterea tendinţelor de perfecţionare a sistemului informaţional
managerial.
În viitor, succesul aplicării noilor concepte şi mijloace manageriale va fi
condiţionat de existenţa unui sistem informaţional în continuă perfecţionare. Ca
principale direcţii menţionăm:
a) adaptarea sistemului informaţional la fluxul real al informaţiilor;
b) lărgirea sferei de cuprindere a sistemului informaţional, prin
introducerea unui număr tot mai mare de aparate şi dispozitive
periferice cu destinaţii multiple;
c) creşterea promptitudinii în funcţionarea sistemului informaţional
managerial, pe calea folosirii unui număr mai mare de aparatură
electronică;
d) sporirea continuă a capacităţii de memorizare a sistemului
informaţional şi utilizarea pe scara tot mai largă a fişierelor;
e) managerul să poată comunica direct cu sistemul mijloacelor automate
de culegere, prelucrare şi transmitere a informaţiilor;
f) sporirea ponderii cunoştinţelor informaţionale în procesul formării
managerului.
Existenţa sistemului informaţional managerial şi perfecţionarea continuă a
acestuia creează posibilitatea pentru manager de a aplica cele mai eficiente
metode şi tehnici manageriale, bazate pe utilizarea aparatului statistico-
matematic.
 Întrebări de autoevaluare

1. Explicaţi diferenţa dintre dată şi informaţie.

2. Care sunt tendinţele în modernizarea sistemului informaţional?

3. Care sunt cerinţele de raţionalizare a sistemului informaţional?

4. Ce condiţii trebuie să îndeplinească un sistem informaţional pentru

conducere?

Teste grilă
1. Elementul principal al sistemului informaţional îl reprezintă:
a. Data
b. Circuitul informaţional
c. Fluxul informaţional
d. Informaţia
e. Informaţia economică
Răspuns corect:
1) a, c, e
2) a
3) d,e
4) b, c, d, e
5) d

2. Între sistemul informaţional al întreprinderii şi sistemul conducerii ei:

a. nu există conexiuni
b. există conexiuni inverse
c. există conexiuni directe
d. există conexiuni directe şi inverse
Răspuns corect:
1) a
2) b
 3) c
4) d

3. În funcţie de provenienţa lor, informaţiile nu pot fi:

a. orale
b. interne
c. scrise
d. orizontale
e. externe
Răspuns corect:
1) a, b, e
2) b, c, d, e
3) b, e
4) a, c, d

4. Informaţiile orizontale circulă:

a. de la verigile inferioare spre cele superioare
b. de la verigile superioare spre cele inferioare
c. între compartimentele situate pe acelaşi nivel ierarhic
Răspuns corect:
1) a
2) b
3) c

5. Informaţiile contabile sunt utile în primul rând:

a. conducerii inferioare
b. conducerii superioare
c. conducerii de mijloc
d. angajaţilor
Răspuns corect:
1) a
2) b
3) c
4) d

6. Informaţiile statistice sunt utile pentru:

a. evidenţierea datelor curente privind starea resurselor
b. mişcarea utilă a mijloacelor financiare
c. evaluarea rezultatelor
Răspuns corect:
1) a
2) b
3) c
7. Circuitul informaţional este constituit de către:
a. calitatea informaţiilor
b. suporturile informaţionale
c. traiectoria pe care circulă informaţiile
d. acurateţea informaţiilor
Răspuns corect:
1) a, b
2) b
 3) c, d
4) c

8. Calitatea procedurilor informaţionale este dată de:

a. canalul de transmitere
b. obiectivele stabilite
c. satisfacerea cerinţelor informaţionale ale beneficiarilor
d. modalitatea de codificare a informaţiilor
Răspuns corect:
1) a, b, c, d
2) b, c, d
3) a
4) c

9. Distorsiunea nu este:
a. trierea intenţionată a informaţiilor
b. prelucrarea repetată a informaţiilor
c. modificarea parţială neintenţionată a conţinutului informaţiei
d. supraîncărcarea canalelor de comunicare
Răspuns corect:
1) a, b, c, d
2) a, b, d
3) a, c, d
4) b, c, d

10. Ascultarea interactivă se recomandă:

a. în cazul în care se urmăresc doar ideile principale ale mesajului
b. în cazul în care receptorul nu are posibilitatea de a comunica direct cu
emiţătorul
c. în cazul în care cei doi interlocutori comunică direct
Răspuns corect:
1) a
2) b
3) c
Raspunsuri corecte: 1. 5) 2. 4) 3. 4) 4. 3) 5. 2) 6. 3) 7. 4) 8. 4) 9. 2) 10. 3)

Studii de caz
Timp necesar pentru rezolvare: 30 minute.

Studiu de caz 1: Sistemul informaţional în firma Lobo Entreprises

Reorientarea spre investiţii pentru firma Lobo Entreprises nu a trecut de 7 %
în ultimii cinci ani. Spre sfârşitul anului trecut, cand a devenit clar ca nu va
atinge 5% pentru anul în curs, managerul de vârf a decis, în sfârşit, că trebuia făcut
ceva. Pentru a examina operaţiile firmei de sus până jos a fost contactată una dintre
cele mai mari firme de consulting managerial din ţară.
Şapte săptămâni mai tărziu, consultanţii au propus raportul lor cu numeroase
sugestii şi recomandări. Una dintre cele mai drastice recomandări era formulată astfel:
"În momentul actual, decidenţii se bazează pe un sistem informaţional ineficient şi
neeficace. De fapt, firma Lobo Entreprises nu are nimic care să semene cu un
sistem informaţional. Noi recomandăm cu tărie crearea unui sistem informaţional
care să includă toate nivelele din organizaţie. Scopul său principal ar trebui să fie
furnizarea de informaţii relevante, clare şi la timp către decidenţi, pentru folosirea la
luarea deciziilor în zonele lor specifice de responsabilitate".
Managerul de vârf a fost de acord cu recomandarea si a ordonat departamentului
de informatică să lucreze cu consultanţii la crearea unui SSD. Luând parte la faza
iniţială a proiectului, toţi decidenţii au fost rugaţi să se gândească la luarea deciziilor
legate de zona lor de responsabilitate. Fiecare manager a fost rugat să propună în
decurs de trei săptămâni un raport despre nevoile informaţionale, tipurile specifice
si sursele de informaţii utilizate ca bază obişnuită.
Două săptămâni mai târziu, Ralph Reeves, agentul şef al departamentului de
aprovizionare de la Lobo, tocmai a terminat proiectul raportului său. El l-a chemat pe
unul dintre agenţii săi de aprovizionare, Scott Reed, şi l-a rugat să ia raportul acasă
pentru week-end, să-1 citească şi să fie pregătit să comenteze asupra lui, pentru a
putea face recomandări de schimbare. În continuare va fi redat raportul lui
Reeves.
Nevoile informaţionale şi surse de informaţii pentru departamentul de
aprovizionare
Pentru a lua decizii eficiente de aprovizionare, un cumpărator industrial are nevoie de o
anumită cantitate şi calitate de informaţii. În primul rând, nevoile noastre
informaţionale sunt legate de următoarele:
1. Preţul articolelor.
2. Cantităţile ce urmează a fi achiziţionate.
3. Numărul surselor de furnizare.
4. Urgenţa cumpărării.
5. Complexitatea articolelor.
6. Situaţia curentă a pieţei în legătură cu articolele.
7. Autoritatea asupra detaliilor deciziei de aprovizionare.
Nevoile informaţionale specifice sunt, pentru majoritatea părţilor, tehnice sau
cantitative. Precizările tehnice se leagă de lucruri precum date dimensionale,
specificaţii inginereşti si cerinţe calitative. Precizările cantitative privesc mărimea
lotului, preţuri estimate si termene de livrare.
O analiză amănunţită a cerinţei de aprovizionare dezvăluie numeroase şi diverse
surse de informaţii. Unele dintre cele mai importante şi mai larg folosite surse ale
noastre sunt urmatoarele:
 Departamentul de inginerie.
 Departamentul de cercetare-dezvoltare.
 Controlul producţiei.
 Literatura de specialitate.
 Ziare şi reviste din comerţ.
 Persoanele ce se ocupă de vânzări.
 Departamentul de contabilitate.
 Departamentul de primiri.
 Concurenţii.
 Alţi cumpărători din departament.
 Departamentul de producţie.
 Departamentul juridic
 SURSE EXTERNE
CUMPĂRĂTOR SURSE INTERNE
Surse directe:
1.Literatura de specialitate Informaţii din
2.Literatura din comerţ memoria Departamente de contact:
3.Contacte cu furnizorii cumpărătorului de la 1.Inginerie
deciziile anterioare 2.Linia de asamblare
de cumpărare 3.Controlul calităţii
4.Cercetare-dezvoltare
Surse indirecte: 5.Controlul producţiei
1.Condiţii generale 6.Contabilitate
de afaceri 7.Marketing
2.Reglementări
guvernamentale Surse din cadrul propriului
departament:
1.Alţi cumpărători
2.Managerul
cumpărătorului

Figura 7.2 Sursa de informaţii folosite de un cumpărător industrial la Lobo Entreprises

Expunerea de mai jos ilustrează mai complet sursele de informaţii folosite de un

cumpărător înainte de majoritatea deciziilor dc procurare. Noi, cei din
departamentul de aprovizionare, credem că ilustrează clar nevoia sistematizării
formale a informaţiilor.
La începutul săptămânii, Scott Reed a adus raportul lui Ralph Reeves.
"Ce crezi?" a întrebat Reeves.
"Ralph, este excelent. Cred că ai detaliat clar nevoile si sursele informaţionale
pentru majoritatea deciziilor de aprovizionare. Nu am nici o sugestie şi nici o
recomandare pentru schimbări. Un singur lucru mi-a trecut prin minte când am
văzut toate nevoile noastre de informaţii şi numeroasele surse în faţa ochilor mei.
"Care este acela?" a întrebat Reeves.
După o mică pauză, Reed a spus: "Cum luăm o decizie?"
Sursa: (entreprises.kompass.fr/lobo_m1270.html)

Teme de discuţie:
Care ar putea fi răspunsul dumneavoastră la întrebarea lui Scott Reed?
Ar putea fi de folos figura nr.7.2 pentru firma Lobo Entreprises? Cum?
Ar putea fi de folos conceptul de bază centrală de date pentru Lobo Entreprises?
De ce? Ilustraţi, folosind exemple clare.

Referate
1. Rolul sistemului informaţional în întreprinderea modernă
2. Materia primă informaţională – baza procesului decizional
3. Corelarea strânsă a sistemului informaţional cu sistemul decizional şi
structura organizatorică a firmei
4. Asigurarea unui sistem informaţional funcţional şi eficient – condiţie în
realizarea performanţelor firmei
5. Perfecţionarea continuă a sistemului informaţional – baza succesului
aplicării noilor concepte şi mijloace manageriale

Rezumat
 Sistemul informaţional reprezină complexul de activităţi care înregistrează
informaţii, le sistematizează, le prelucrează, le analizează, le stochează şi le
transmite, contribuind la realizarea obiectivelor unităţii economice.
 Elementele componente ale sistemului informaţional sunt: datele,
informaţiile, circuitele informaţionale, fluxurile informaţionale, procedurile
informaţionale şi mijloacele de tratare a informaţiilor.
 Succesul aplicării noilor concepte şi mijloace manageriale este condiţionat de
existenţa unui sistem informaţional în continuă perfecţionare.

Bibliografie

1. Bucurean, Mirela, Management, Editura Universităţii din Oradea, 2008.

2. Buşe, F., Informatica managerială, Editura Universitas, Petroşani, 2000.
3. Oprean, M., Racoviţan D.M., Oprean, V., Informatică de gestiune şi
managerială, Editura Burounion, Oradea, 1994.
4. Ilieş, L., Lazăr, I., Mortan, M., Popa, M., Lungescu, D., Veres, V.,
Management, Editura Risoprint, 2008.
5. Nicolescu, O., Verboncu, I., Fundamentele managementului organizaţiei,
Editura Economică, 2008.