SISTEME INFORMATICE DE GESTIUNE

Note de curs
2011-2012

Curs 1

Capitolul 1. Sistemul informatic, parte componenta a sistemului informational

In contextul evolutiei tehnologiilor informationale si a comunicatiilor, nu mai exista astazi practic domeniu de activitate care sa nu recurga la utilizarea calculatoarelor - intr-un sens foarte restrans, sau sa nu aibe implementate diferite sisteme infornatice pentru executarea operatiunilor de baza sau pentru sprijinirea deciziilor. Scopul acestei discipline este insusirea metodologiilor si tehnicilor de realizare si implementare a sistemelor informatice intr-o unitate economica. 1.1. Elemente fundamentale de teoria sistemelor Sistemul poate fi definit ca o entitate alcatuita din doua sau mai multe componente sau subsisteme, care interactioneaza intre ele pentru atingerea unui scop (obiectiv). Orice sistem este caracterizat prin faptul ca este legat de mediul ambiant, ca are o anumita structura, functioneaza dupa anumite reguli si urmareste un anumit scop. Orice sistem se constituie din intrari, prelucrari si iesiri. Pentru o unitate economica, intrarile sunt reprezentate de resursele economice pe care intreprinderea le utilizeaza in activitatile sale; prelucrarile sunt procesele prin care intrarile sunt transformate in iesiri; iar iesirile sunt reprezentate de bunurile si serviciile obtinute de intreprindere si pe care le schimba cu mediul sau. Exemplu. Pentru sistemul de productie dintr-o intreprindere, intrarile sunt reprezentate de materii prime si materiale, care sunt supuse procesului de prelucrare, in urma caruia rezulta produsele finite, ca iesiri din acest sistem. Forma de reprezentare conventionala a sistemului este urmatoarea:

Se poate spune ca, orice subsistem de ordin superior este compus dintr-o multime de subsisteme de ordin inferior, sau cu alte cuvinte orice sistem este un subsistem al unui sistem mai mare: S1 < S2 < S3 . < Sn, Cu cat complexitatea sistemului este mai mare, cu atat scade posibilitatea de a-l descrie mai riguros. Oricat de independent ar fi un sistem, in realitate nu poate fi vorba decat de o independenta relativa, deoarece el este integrat, impreuna cu celelalte sisteme, cu care se afla in interactiune, intr-un sistem mai mare. La studierea unui sistem trebuiesc analizate in principal urmatoarele aspecte: mediul in care acesta functioneaza partile componente ale sistemului relatiile care se manifesta in cadrul sistemului intrarile si iesirile sistemului obiectivul(ele) sistemului

Ce este un sistem informatic ? Ce este si cu ce se diferentiaza acesta fata de celelalte sisteme ? Care sunt diferentele dintre program informatic | aplicatie informatica | sistem informatic ? Dar intai ce este comun ? La prima vedere cuvantul informatic, care presupune ca mediul in care acestea exista este calculatorul. Un program informatic este un cod executabil scris intr-un anumit limbaj de programare, prin care se executa un anumit set de instructiuni. El are anumite date de intrare, care sunt prelucrate si se obtin astfel rezultatele. Putem vorbi de o aplicatie informatica atunci cand aceasta este structurata pe mai multe module de calcul, cu diferite functiuni, care prelucreaza un volum mai mare de date, in vederea obtinerii unor raporte, situatii sau actualizarea unor date. Sistemul informatic este un ansamblu de componente, care interactioneaza intre ele (n.r. conform definitiei sistemului) in vederea culegerii, prelucrarii si stocarii datelor necesare fundamentarii anumitor decizii. Dupa aceste definitii foarte simpliste, asupra carora o sa mai revenim, putem spune ca un alt aspect comun este acela ca pot fi considerate sisteme, intrucat toate trei au anumite date de intrare, pe care le prelucreaza (dupa un anumit algoritm - de la mai simplu, la complex) in vederea obtinerii unor rezultate. Diferenta majora este din punctul de vedere al complexitatii. Cand vorbim de sistem informatic, vorbim de locul unde acesta este implementat, de tehnica de calcul folosita, de aplicatiile si programele informatice utilizate, de personalul de specialitate si de modul in care acesta opereaza pentru culegerea si prelucrarea datelor. Plecand de la aspectele enumerate, putem descrie un sistem informatic ca avand urmatoarele componente: hardware software personal de specialitate metodologii si tehnici de lucru bazele de date 1.2. Unitatea economica - sistem cibernetic Intreprinderea ca sistem, poate fi considerata un subsistem al societatii, care reprezinta mediul sau. La randul sau, intreprinderea contine mai multe subsisteme componente: departamente, servicii, compartimente etc.
Resurse: materiale financiare umane informatii Atribute manageriale si tehnologice: planificare organizare conducere controlt tehnologie Iesiri: Produse/ servicii profit / pierdere

INTRARI

PROCESE DE TRANSFORMARE

IESIRI

Management Fig.1.2. Unitatea economica system cybernetic

O unitate economica, poate fi privita ca un sistem cibernetic (fig.1.2.). Atunci cand se constata, de exemplu, o scadere a volumului vanzarilor, deci o abatere de la obiectivul propus, managementul firmei trebuie sa identifice cauzele si sa ia masurile corective necesare. Acest lucru inseamna ca intreprinderea este un sistem cibernetic. Proiectantii sistemelor informationale contabile trebuie sa determine ce informatii sunt necesare conducerii si cat de rapid trebuie ele oferite. Daca informatiile sunt insuficiente sau eronate, deciziile vor avea de suferit. Datele reprezinta un set de caractere acceptate ca intrare intr-un sistem informational, care sunt memorate si prelucrate. Informatiile reprezinta iesirile unui sistem informational si sunt rezultatul proceselor de prelucrare a datelor. Datele sunt consemnate pe suporturi (documente justificative, discuri magnetice), care formeaza fluxuri intre posturile contabile de prelucrare (compartimetele: contabilitate materiale, contabilitate produse finite, contabilitate mijl. fixe etc.). In cadrul acestor posturi se efectueaza operatii de prelucrare a datelor, potrivit procedurilor de prelucrare (analiza contabila si emiterea articolului contabil, inregistrarea in contabilitatea cronologica, inregistrarea in contabilitatea analitica si sintetica etc.) 1.3. Rolul si locul sistemelor informationale Sistemele informationale au devenit o componenta esentiala a oricarei organizatii. Ele pot juca un rol capital in succesul unei intreprinderi, prin furnizarea informatiilor de care are nevoie conducerea si exploatarea lor eficienta, pentru obtinerea si mentinerea avantajelor fata de concurenti. Se poate spune ca un sistem informational nu este niciodata finalizat, ci se afla intotdeauna intr-o continua faza de modificare si realizare. Din punct de vedere sistemic, o unitatea economica poate fi considerata ca un ansamblu format din trei sisteme (fig. 1.3): - sistemul operational , care mai este denumit si sistemul condus sau sistemul de baza - sistemul de conducere, denumit si sistemul decizional - sistemul informational

Obiective, Sarcini SISTEM DE CONDUCERE

Rapoarte, dari de seama

Mediu SISTEM INFORMATIONAL

Informatii externe

Resurse SISTEM OPERATIONAL

Produse, servicii

Fig.1.3. Structura organizatorica si functionala a unui sistem economic

Sistemul operational reprezinta resursele umane, materiale si financiare si intregul ansamblu organizatoric care asigura realizarea efectiva a obiectivelor stabilite de sistemul de conducere. Cu alte cuvinte, el asigura transformarea factorilor de productie (intrarile), in bunuri si servicii (iesirile), iar in plan managerial transforma deciziile in performante. Sistemul de conducere este format dintr-un ansamblu de specialisti care cu ajutorul unor metode specifice controleaza, dirijeaza si supravegheaza functionarea intregului sistem in scopul indeplinirii obiectivelor stabilite. Sistemul de conducere primeste informatii despre sistemul operational si actioneaza prin decizii asupra acestuia. Sistemul informational reprezinta un ansamblu de fluxuri informationale, de mijloace si metode de culegere, prelucrare si transmitere a informatiilor, in vederea luarii deciziilor pe toate treptele organizatorice ale conducerii si asigurarii unei bune a functionari a sistemului operational. El reprrezinta o interfata intre sistemul de conducere si sistemul operationale precum si intre unitatea economica si mediul extern. Informatiile pe care le ofera un sistem informational la o unitate economica, permit cunoasterea situatiei existente, a celei trecute si permite anticiparea evolutiei viitoare, cu scopul atingerii obiectivelor firmei. Misiunea sistemului informational se poate concretiza in imbunatatirea activitatii, cresterea profitabilitatii prin furnizarea de informatii corecte, sub o forma direct utilizabila, la momentul oportun, in scopul sprijinirii proceselor decizionale si operationale. Un sistem informational trebuie sa sprijine activitatea desfasurata in cadrul firmei la toate nivelurile decizionale. Avand in vedere ca sistemul de conducere are ca obiective principale: - stabilirea obiectivelor si politicilor de dezvoltare si - controlul, adica urmarirea modului de implementare a strategiilor, evaluarea performantelor realizate, corectarea eventualelor dereglari, putem spune ca fluxul informational este compus din informatii strategice, tactice si operative. La nivel strategic sistemul informational sprijina luarea deciziilor de catre conducere. Acestea sunt rezultate pe termen lung, privesc intreaga activitate desfasurate in intreprindere. Informatiile se refera la: - valoarea rezultatelor financiare necesare stabilirii modului de repartizare a profitului - starea financiara actuala - modul de utilizarea a capacitatilor de productie. La nivel tactic, informatiile oferite de sistemul informational sprijina luarea deciziilor privind planificarea activitatilor ce vor fi desfasurate in firma pe termen mediu. La nivel operational sistemul informational sprijina luarea deciziilor pentru desfasurarea activitatilor curente ale firmei, informatii referitoare la productie (stoc de materii prime, materiale), aprovizionare cu materii prime, materiale, la desfacere, situatia mijloacelor fixe, situatia necesarului de mijloace de plata, a obligatiilor de plata , cu termene de scadente. Intelegerea structurii organizatorice din intreprindere este foarte imporanta in procesul dezvoltarii unui sistem informational, intrucat acesta este grefat pe structura organizatorica a intreprinderii. Determinarea necesarului de informatii din unitate depinde de modalitatea de distribuire a autoritatii si responsabilitatii, realizata in functie de structura organizatorica. Dezvoltarea economica a intreprinderilor este determinata de realizarea sistemelor informatice. Sistemele informatice ocupa un loc din ce in ce mai important in gestiunea intreprinderilor. In procesul conducerii sunt solicitate tot mai multe informatii care sa puna in valoare toate resursele

materiale, financiare, umane si spirituale pentru realizarea in conditii optime a obiectivelor propuse. Modelul traditional al fluxului informational dintr-o unitate economica se poate prezenta ca in figura 1.4:
Conducere

Contabilitate

Desfacere

Personal

Productie

Financiar

Aprovizionare Fig. 1.4. Fluxul informational dintr-o unitate economica

Se observa ca serviciul contabilitate poate fi considerat punctul central al activitatii economice, iar sursele de informatii sunt: serviciile desfacere, aprovizionare, financiar, personal, productie. De la aplicatii informatice simple, sporadice informatizarea intrepriderilor a evoluat catre sisteme informatice complexe, in masura sa gestioneze eficient masa de informatii existenta si sa ofere solutii pentru atingerea obiectivului esential : eficienta gestionarii resurselor. Sistemul informatic este inclus in cadrul sistemului informational si are ca obiect de activitate, in general procesul de culegere, verificare, transmitere, stocare si prelucrare automata a datelor. Putem elabora astfel o alta definitie a sistemului informatic, ca fiind o parte componenta a sistemului informational, care asigura prelucrarea eficienta a datelor cu ajutorul echipamentelor de calcul. In ceea ce priveste raportul dintre sistemul informatic si sistemul informational, se poate aprecia ca sistemul informatic tinde a egala sfera de cuprindere a sistemului informational, in sensul ca noile tehnologii informationale si de comunicatii ofera suportul de culegere, prelucare si interpretare a informatiilor in format electronic, ramanand a se executa manual doar activitatile neformale.
Sistem informational neformalizat

Sistem informational formalizat Sistem informational asistat de calculator

Sistem informational manual

Sistem informational automatizat

Sistem informatic

Fig. 1.5. Relatia sistem informational - sistem informatic

Putem insa afirma ca in timp ce un sistem informational se naste si se dezvolta odata cu organizatia in care exista, un sistem (subsistem) informatic este realizat la un moment dat prin actiuni complexe, de reflexie si creatie. Din fig. 1.5 se observa ca informatizarea poate cuprinde obiectiv numai acele parti ale sistemului informational care sunt formalizabile, prin definirea unor functii de transformare a intrarilor in iesiri. Analizand resursele care sunt antrenate pentru obtinerea unui scop, putem defini sistemul informatic ca fiind un ansamblu tehnico-organizatoric de metode, procedee, echipamente de calcul si personal de specialitate, prin care se asigura culegerea, verificarea, transmiterea, stocarea si prelucrarea informatiilor in vederea fundamentarii si elaborarii deciziilor Dupa cum rezulta si din definitie, putem spune ca sistemul informatic este format din urmatoarele componente principale: - resursele materiale (hardware-ul) - totalitatea elementelor necesare pentru introducerea datelor, prelucrarea datelor, stocarea programelor si rezultatelor obtinute, comunicarea rezultatelor - resursele logice (software-ul) totalitatea programelor ce asigura functionarea si exploatarea controlata a sistemului: sistemele de operare, sisteme de gestionare a bazelor de date, programe utilitare, pachete de programe, software de aplicatii etc. - baza de date ansamblul datelor stocate in vederea prelucrarilor prin programele de aplicatii. - personalul intregul personal care intr-un fel sau altul folosesc sistemul informatic: specialisti (analisti de sistem, programatori, proiectanti de sisteme, ingineri de sistem, administratori baze de date, operatori) si nespecialisti (consultanti, utilizatori finali beneficiari ai serviciilor oferite de sistemele informatice etc.) - metodologiile principiile, proiectele si procedurile aplicate in sistemele informatice pentru a fi realizate sarcinile stabilite

Curs 2 1.4. Ciclul prelucrarii datelor intr-un sistem informatic Obiectivele sistemului informational urmaresc cresterea relativa a volumului datelor prelucrate, reducerea timpului de raspuns sau a nivelului cheltuielilor generate de sistemul informational. Cresterea relativa a volumului datelor prelucrate depinde direct de performatele tehnice ale echipamentelor de calcul si de metodele si procedeele utilizate. Performatele se masoara prin volumul maxim de date exprimat in caractere prelucrate un unitatea de timp. Costul sistemului informational este determinat de cheltuielile cu proiectarea sistemului, achizitionarea echipamentului, calificarea personalului si exploatarea curenta a sistemului. Sintetic, se poate spune ca un sistem informational eficient, trebuie sa aibe urmatoarele calitati: - sa fie flexibil, adica sa poata fi usor modificat la aparitia unor noi situatii - sa permita o vehiculare rapida a datelor la toate nivelele de conducere si executie - sa redea datele intr-un mod ierarhizat si rational, iar forma de prezentare sa fie accesibila si corespunzatoare Procesul de prelucrare a datelor intr-un sistem informatic, cuprinde cinci faze: a) culegerea (colectarea) datelor b) pregatirea datelor c) prelucrarea datelor d) intretinerea colectiilor de date (actualizarea bazei de date) e) obtinerea informatiilor de iesire a) Faza de culegere a datelor cuprinde doua activitati fundamentale: - observarea mediului care genereaza datele - inregistrarea datelor (prin scrierea lor din documentele sursa sau prin captarea lor sub diferite forme cu ajutorul unor echipamente speciale) Metodele de colectare a datelor pot fi grupate in directe (culegerea la sursa) si indirecte (culegerea traditionala a datelor). Metoda traditionala este o metoda costisitoare si succeptibila de numeroase erori si presupune realizarea unui numar mare de activitati, cele mai multe fiind realizate manual: inregistrarea datele pe documente (factura, bon de consum etc), cumuleze aceste documente pe loturi (de regula pe o luna de zile), transmiterea acestor loturi de documente personalului specializat in introducerea datelor pe calculator (operatori de date). Metodele de culegere a datelor la sursa isi propun automatizarea activitatii de colectare a datelor prin utilizarea echipamentele de citire a codurilor de bare, a scannerele de imagini si scanerele pentru recunoasterea optica a caracterelor (OCR). Aceasta metoda presupune existenta unei retele de calculatoare si dispunerea de terminale in diferite puncte din intreprindere (sectii, magazie, birouri), care sa permita culegerea datelor la locul producerii lor si transmiterea acestora in vederea unei prelucrari centralizate. b) Pregatirea datelor presupune executarea acelor operatii asupra datelor pentru a facilita prelucrarea ulterioara: - clasificarea datelor implica atribuirea de coduri de identificare (cod material, simbol cont, numar gestiune etc.) pentru ca datele sa poate fi incluse in submultimile corespunzatoare - gruparea datelor presupune acumularea intrarilor similare pentru a fi prelucrate unitar;

verificarea datelor cuprinde o mare varietate de proceduri privind controlul corectitudinii datelor (semnarea documentelor, datele sa fie complete etc.), inainte ca ele sa fie supuse procesului de prelucrare; sortarea datelor, prin care datele acumulate in loturi sunt ordonate dupa diverse criterii

c) Prelucrarea datelor, poate sa includa o varietate de activitati, cum sunt: - calcule matematice - compararea - supune unei examinari simultane doua sau mai multe tipuri de date intre care exista o logatura logica - sintetizarea presupune comasarea informatiilor - filtrarea, prin care se extrag datele ce vor fi supuse prelucrariloe urmatoare In functie de metoda de culegere a datelor folosite, pentru prelucrarea datelor din tranzactii putem avea : - prelucrarea pe loturi (batch processing) - datelor acumulate intr-o anumita perioada, sunt prelucrate la sfarsitul perioadei. Avantaje: utilizarea mai eficienta a resurselor informatice si un mai bun control asupra datelor. Dezavantaje: nu se poate obtine o informatie la zi despre activitatea intreprinderii, ca urmare a decalajului dintre timpul de culegere si de obtinere a informatiilor. Prelucrarea pe loturi este recomandata doar pentru acele aplicatii care nu necesita actualizarea bazei de date pe masura ce au loc tranzactii si atunci cand sunt solicitate rapoarte doar la intervale bine definite. - prelucrarea in timp real presupune prelucrarea datelor imediat dupa ce a avut loc o tranzactie.Daca dam ca exemplu tranzactiile cu materiale, un sistem bazat pe prelucrari in timp real preia datele privind o tranzactie (aprovizionare cu materiale) imediat ce aceasta are loc (primirea facturii de la furnizor), le prelucreaza si actualizeaza imediat stocul acelui material. In cazul in care conducerea solicita o informatie privind stocul unui material, ea poate fi furnizata imediat printr-o simpla consultare a bazei de date. Dezavantaje: necesitatea existentei a numeroase proceduri de control privind controlul continutului bazei de date, impotriva accesului neautorizat sau a distrugerii accidentale a datelor, lucru care inseamna implicit cheltuieli suplimentare. O comparatie intre cele doua tipuri de prelucrari este realizata in tabelul de mai jos: Caracteristica Prelucrarea datelor Prelucrarea pe loturi Datele tranzactionate sunt colectate, grupate, sortate, transcrise si apot prelucrate periodic Dupa prelucrarea lotului Prelucrarea in timp real Datele tranzactionate sunt prelucrate imediat ce ele au fost produse

Actualizarea fisierelor Timpul de raspuns

Dupa prelucrarea tranzactiei Mai multe ore sau zile, dupa ce Cateva secunde dupa lotul de date a fost prelucrat producerea tranzactiei

d) Faza de intretinere a colectiilor de date, presupune: - memorarea (stocarea) datelor - actualizarea datelor - indexarea datelor - protectia datelor De ex., o tranzactie de cumparare de materiale va fi memorata intr-o tabela de cumparari a bazei de date, iar pe baza acestei tabele va fi actualizata tabela de stocuri (incrementarea stocului cu

cantitatea cumparata) si tabela de furnizori (incrementarea datoriilor catre acesta, daca plata nu sa efectuat). e) Obtinerea informatiilor de iesire. Este ultima faza a ciclului de prelucrare a datelor si urmareste obtinerea si furnizarea informatiilor de iesire catre utilizatori. Informatiile de iesire pot fi regasite sub forma de documente, rapoarte sau raspunsuri la intrebari. Observatii: - unele date pot fi colectate, prelucrate si memorate simultan, fara sa mai parcurga alte operatiuni de iesire - anumite date externe, ajung direct la manageri fara sa mai fie supuse prelucrarii Daca in trecut sistemele informatice ale societatilor s-au dezvoltat in jurul unor necesitati legate in principal de gestiunea resurselor intreprinderii (Enterprise Resource Planner -ERP) planificarea productiei, gestiunea stocurilor si livrarilor, evidenta contabila si financiara, evidenta resurselor umane, astazi accentul se pune din ce in ce mai mult pe deschiderea acestor sisteme informatice pentru a e-interactiona cu mediul de afaceri inconjurator. Noile tehnologii informationale au schimbat si vor schimba structura locurilor de munc n societate; multe locuri de munc tradiionale vor dispare, si vor fi nlocuite de ctre informatic i comunicaii electronice. Tehnologiile informationale si comunicatiile vor avea un impact major asupra organizatiilor prin prisma mutatiilor n ceea ce priveste noile forme de lucru si activitatile pe care acestea le pot genera. Trecerea la societatea informationala va imparti practic intreprinderile in organizatii moderne ("conectate" - care utilizeaza noile tehnologii) si organizatii traditionale. Succesul in afaceri implica in primul rand apel la tehnologia informatica si extinderea relatiilor de afaceri in afara limitelor teritoriului national. Astfel, o serie de companii au investit masiv pentru dezvoltarea unor sisteme si procese care sa permita integrarea operatiunilor proprii cu partenerii de afaceri si oferirea unor servicii mai bune clientilor finali. O alta distinctie intre organizatiile moderne si cele traditionale este cu privire la metodele de munca folosite. O organizatie moderna va solicita in primul rand OUTSOURCING-ul. Mai mult ea include utilizarea pe scara larga a Internetului, a retelelor de calculatoare si utilizarea pe scara larga a softwarelului colaborativ Groupware. 1.5. Tipuri de sisteme informatice Sistemele informatice se pot clasifica dupa mai multe criterii: 1. In functie de domeniul de utilizare: - SI pentru conducerea activitatilor economico-sociale. Specific acestor SI este faptul ca datele de intrare, de regula, sunt furnizate prin documente, iar datele de iesire sunt furnizate de catre sistem tot sub forma de documente, pentru interpretarea acestora de catre om - SI pentru conducerea proceselor tehnologice. Se caracterizeaza prin aceea ca datele de intrare sunt asigurate prin intermediul unor dispozitive automate care transmit sub forma de semnale (impulsuri electronice) informatii despre diversi parametrii ai procesului tehnologic (presiune , temperatura etc), iar datele de iesire se transmit sub forma de semnale unor organe de executie, regulatoare, care modifica automAt parametrii procesului tehnologic. Se executa in acest fel controlul si comanda automata a procesului tehnologic. - SI pentru cercetarea stiintifica si proiectare tehnologica. Asigura automatizarea calculelor tehnico-ingineresti, proiectarea asistata de calculator si alte facilitati necesare specialistilor din domeniile respective.
9

SI pentru activitati speciale. SI speciale sunt destinate unor domenii specifice de activitate ca de ex. : informarea si documentarea tehnico-stiintifica, medicina etc.

2. Din punctul de vedere al nivelului ierarhic ocupat de sistemul economic in cadrul societatii - SI pt. conducerea activitatii la nivelul unitatii economice. - SI pentru conducerea organizatiilor economico-sociale cu structura de grup - SI pt conducerea ramurilor, subramurilor si activitatilor la nivelul economiei nationale - SI functionale generale - au ca atribut principal faptul ca intereseaza totate ramurile si activitatile ce au loc in economia nationala (SI statistice, financiar-bancare etc) 3. Dupa modul de organizare a datelor - SI cu organizare in fisiere - SI cu organizare in baza de date 4. Din punct de vedere fizic (aria de cuprindere) - SI distribuite: - SI locale Din punct de vedere fizic integrarea se realizeaza printr-o retea de calculatoare care sa asigure distribuirea colectiilor de date memorate la unitatile ce sunt in relatii ierarhice, in vederea furnizarii necesarului de informatiii pentru fiecare dintre acestea. Arhitectura retelelor de calculatoare se stabileste in functie de specificul fiecarei unitati. Avantajele folosirii unui sistem informatic distribuit: - programele pot fi pastrate intr-o singura copie (pe server) si sunt folosite de oricare din utilizatorii retelei - bazele de date pot fi exploatate de mai multi utilizatori simultan - resursele hardware (imprimantele in special) pot fi exploatate simultan de mai multi utilizatori - posibilitati de comunicare si schimb de informatii intre utilizatori 5. Dupa tipul software-ului folosit in scrierea programelor, putem avea sisteme informatice in care aplicatiile au fost scrise in: - limbaje de nivel inalt (ex. Pascal, C++, Visual Basic etc) - limbaje orientate pe calcul tabelar (ex. Lotus, Quatro Pro, Excel etc) - limbaje orientate pe gestiunea bazelor de date (Dbase, Foxpro, Oracle, Informix etc) Un limbaj de programare este un sistem de conventii adoptate pentru realizarea unei comunicari intre programator si calculator. Un limbaj de nivel inalt manipuleaza concepte apropiate de limbajul natural, concepte de nivel logic, cum ar fi: colectie de date, nume de operatie (open, write etc). Cu ajutorul unui limbaj inalt, programatorul se face mai usor inteles de catre calculator. Uneori o singura linie de program scrisa cu un astfel de limbaj, poate echivala cu sute de linii de program scrise in limbaj masina. Limbajele orientate pe gestiunea bazelor de date presupun posibilitatea manipularii bazele de date cu mari dimensiuni prin intermediul conexiunilor logice stabilite. Avantajele folosirii unor astfel de limbaje: - nivel logic superior (corelatii, structuri 1:n) - prelucrari (regasiri) de date cu un inalt nivel de complexitate - nivel superior de portabilitate a datelor - partajarea datelor intre mai multi utilizatori - servicii de protectie a datelor

10

Alegerea de catre programator a limbajului de prelucrare a datelor este foarte importanta. Pe de o parte, odata ales un limbaj si incarcate bazele de date si construite aplicatiile ce efectueaza prelucrarea acestor date, trecerea la un alt sistem este extrem de dificila si implica un efort de programare suplimentar (pentru conversia datelor), pe langa efortul scrierii de la zero a aplicatiilor de prelucrare. Pe de alta parte, alegerea unui limbaj de programare neadecvat volumului de date ce urmeaza a fi prelucrate, poate sa conduca la obtinerea unor aplicatii cu un timp de raspuns la interogari ridicat. Un alt factor important la alegerea limbajului de programare se refera la prelucrarea distribuita sau locala a datelor. Nu toate limbajele au instructiuni privind prelucrarea datelor in retea. 6. dupa forma de coordonare a activitatilor de informatica: - sisteme informatice coordonate de componente informatice proprii (centre, statii, oficii de calcul) - sisteme informatice coordonate prin terti (outsourcing) 7. Din punct de vedere al complexitatii si al gradului de integrare: - SI autonome - specifice unei activitati economice (aplicatii pentru rezolvarea unui pachet omogen de lucrari) - sisteme partial integrate - sisteme total integrate - pentru gestionarea intregii activitatii a unei unitati economicosociale 1.6. Sistemul informational contabil al intreprinderii moderne Un studiu efectuat relata ca, intr-o unitate economica din totalul informatiilor, 80% sunt informatii economice, din care 47% sunt informatii contabile. Alte tipuri de informatii sunt: informatiile tehnice, care se refera la fluxurile fizice ale materialelor si resurselor necesare; informatii de personal; informatii de marketing.etc. Multe informatii dintr-o unitate economica se suprapun in mai mult decat una dintre aceste categorii. Pornind de la premisa ca sistemele informationale trebuie sa sprijine indeplinirea tuturor functiilor intreprinderii (marketing, resurse umane, productie, etc.), se pot identifca mai multe tipuri de sisteme informationale functionale. Potrivit criteriului functional, structura unui sistem informatic pentru conducerea unei unitati economice, poate arata astfel:
Subsistem de marketing
Sistem informatic

Subsistem financiarcontabil

Subsistem pt. productie

Subsistem de resurse umane Subsistem pt. activitatea comerciala

Fig.1.6. Structura functionala a unui sistem informatic la nivel de unitate economica

11

Un obiectiv important pentru firme il reprezinta integrarea acestor categorii de sisteme informationale. O asemenea integrare ofera posibilitatea partajarii resurselor informationale ale firmei (date, echipamente, software, resurse umane), determinand cresterea eficientei activitatii. Sistemul informational pentru activitatea comerciala urmareste in special furnizarea de informatii care sa permita realizarea unei aprovizionari ritmice cu materii prime si materiale, planificarea si promovarea vanzarilor . Activitatea comerciala, desfasurata in cadrul unor compartimente corespunzatoare, are in vedere elementele specifice fiecarei subactivitati, dupa cum urmeaza: Subactivitatea de aprovizionare tehnico-materiala propune rezolvarea urmatoarelor aspecte specifice: - Fundamentarea necesarului si comenzilor de aprovizionare - Contractarea necesarului de aprovizionat - Urmarirea derularii contractelor de aprovizionare, colectarea si inregistrarea datelor privind facturile primite de la furnizori, furnizarea diferitelor rapoarte privind activitatea de aprovizionare Subactivitatea de desfacere, presupune: - Preluarea si inregistrarea comenzilor primite de la clienti - Livrarea catre clienti a productiei contractate - Urmarirea ritmicitatii livrarilor in scopul onorarii contractelor incheiate, colectarea si inregistrarea datelor privindvanzarile, furnizarea de informatii necesare desfasurarii activitatii curente Sistemul informational pentru activitatea de marketing presupune: - Studierea caracteristicilor tehnico-economice, inclusiv a tehnicilor de comercializare a produselor concurente, furnizate de alte societati comerciale din tara sau strainatate - Studierea caracteristicilor specifice ale pietelor de desfacere in vederea realizarii relatiilor valutar-financiare si de distribuire a produselor proprii - Cooperarea cu alte societati comerciale din tara si strainatate in vederea promovarii produselor pe terte piete Sistemul informational pentru productie vizeaza ingineria asistata de claculator, proiectarea asistata de calculator, calculul si planificarea necesarului de materiale pentru productie, productia asistata de calculator . Sistemul informational pentru gestiunea resurselor umane presupune planificarea necesarului de personal, dezvcoltarea intregului potetial al angajatilor si controlul tuturor politicilor si programelor relative la personal, respectiv" - recrutarea, selectia si angajarea de personal - atribuirea sarcinilor de munca - intretinerea cartilor de munca si a altor documente - intocmirea documentelor de plata privind drepturile salariale - evaluarea randamentului personalului angajat - formarea si perfectionarea personalului Activitatea de contabilitate la nivelul unitatii economice se structureaza in doua componente: - Contabilitatea financiara (sintetica) concretizata in urmarirea existentului si miscarii elementelor patrimoniale (imobilizari stocuri, creante si datorii, mijloace finanicare, capital, fonduri, credite, cheltuieli si venituri) - Contabilitatea de gestiune (analitica) Intreaga activitate de contabilitate asigura: inregistrarea cronologica si sistematica a tuturor operatiilor economice
12

prelucrarea datelor in concordanta cu principiile si metodele contabilitatii sintetizarea intregii activitati financiar-contabile prin intermediul instrumentelor de baza ale contabilitatii (balanta si bilantul contabil).

Informatiile furnizate de contabilitate constituie fundamentul procesului decizional pe diferite nivele ierarhice. Nu intamplator informatizarea intreprinderilor a inceput cu contabilitatea. Sistemul informational contabil face parte din sistemul informational, fiind o componenta cu mare pondere. El poate fi definit ca fiind un set de resurse umane si de capital care se ocupa cu colectarea, procesarea, stocarea si accesarea si transmiterea datelor si informatiilor despre procesele contabile ce au loc organizatie. In cadrul sistemului informational contabil exista posibilitatea structrarii acestuia folsind diferite criterii. Un prim criteriu il reprezinta structurarea pe cele laturi specifice contabilitatii (dualismul contabil) respectiv: - susbsistemul contabilitatii de gestiune/manageriale - care ofera informatii contabile utilizatorilor interni - subsistemul contabilitatii financiare - care ofera informatii contabile utilizatorilor externi Informatia contabila este ceruta de sase mari categorii de utilizatori: - cumparatorii care sunt interesati sa cunoasca: pretul produselor, performantele lor; informatii despre situatia firmei (datorii, termene de plata etc.) - furnizorii, care livrand marfurile pe credit, sunt interesati sa cunoasca disponibilitatile de plata ale unitatii respective, situatia lor financiara - actionarii care urmaresc situatia economico-financiara a firmei in vederea incasarii de dividende - angajatii unitatii - vor sa cunoasca salariul mediu, ce parte din profit li se cuvine, alte informatii non-contabile - creditorii de cele mai multe ori bancile, nu numai ca se intereseaza dar si verifica majoritatea datelor contabile alte unitatii - organisnele guvernamentale, institutii de cercetare, de invatamant care de asemenea solicita date contabile Dupa criteriul circuitelor contabile putem spune ca SIC este compus din: - componenta cumparari-vanzari - componenta incasari-plati - componenta productie-stocuri-imobilizari - componenta operatii diverse Daca vom avea in vedere criteriul etapelor procesului de productie, atunci componentele SIC sunt: - aprovizionare - productie - stocuri - desfacere - terti - trezorerie Dupa natura elementelor patrimoniale, putem avea: - componenta capitaluri - componenta imobilizari - componenta stocuri - coponenta terti - componenta trezorerie
13

componenta venituri si cheltueili componenta extra-bilantiera

Circuitele contabile specifice operatiilor de exploatare In categoria operatiilor de exploatare sunt incluse cumpararile, vanzarile, tertii, inclusiv salariatii, veniturile si cheltuielile. In cadrul acestor operatii delimitam urmatoarele circuite contabile: 1. stocuri: achizitie, transfer, consum, obtinere, vanzare, operatii speciale 2. terti-furnizori: receptie, plati, compensari, transferari 3. terti-clienti: facturare, incasare, compensari, transferari 4. terti-personal si organisme speciale: inregistrari datorii, compensari, operatii speciale 5. terti-bugetul statului: inregistrari de datorii, compensari, plati, operatii speciale 6. alti terti: creare debit-creanta, compensari-regularizari, plati-incasari, operatii speciale 7. venituri si cheltuieli: conform operatiilor de mai sus si din activitatile de investitii sau finantare Circuitele contabile specifice operatiilor de investitii Circuitul investitional se refera la ansamlul de operatii ce privesc imobilizarile corporale, imobilizarile necorporale si cele financiare. In cadrul acestor circuite delimitam operatii ce privesc: - activele imobilizate - investitii, cedare, scoatere din folosinta, vanzare, transferuri - amortizarile si provizioanele aferente activelor imobilizate - constituire, diminuare, suplimentare, anulare. Circuitele contabile specifice operatiilor de finantare de finantare privesc in special structura capitalurilor intreprinderii prin prisma echilibrului dinrte capitalurile proprii si cele imprumutate, politica de dividende si deciziile de finantare. In aceste conditii trezoreria este afectata in mod direct de: - de aportul actionarilor - de datoriile financiare contractate Circuitele contabile avute in vedere se refera la: - capitalurile proprii: Capital, Rezerve, Subventii si Provizioane reglementate - datoriile financiare: Imprumuturi de la institutiile financiar-bancare (contractare, rambursare) si alte imprumuturi. Circuitele contabile specifice operatiilor de trezorerie Activitatile de exploatare, de investitii si cele financiare ce au loc in cadrul unei intreprinderi influenteaza direct nivelul trezoreriei, conducand la aparitia fluxurilor de intrare si de iesire de disponibilitati, care in final va schita fluxul de disponibilitati la nivel de intreprindere (cash-flow)

14

Curs 3

Capitolul 2. Ciclul de viata al sistemelor informatice

Mutatiile din domeniul tehnologiilor informationale si al metodelor de abordare s-au reflectat si in ciclul de viata al dezvoltarii sistemelor, fie prin schimbarea etapelor acestora, fie prin modificarea opticii de parcurgere a lor. Prin parcurgerea materialelor de specialitate, se poate constata ca numarul fazelor/etapelor variaza de la trei (ex. : analiza, proiectare, implementare) la peste douazeci, in functie de locul in care a fost studiata implementarea metodei respective, sau de gradul de detaliere abordat. Indiferent de numarul si numele etapelor ciclului de viata al dezvoltarii sistemelor, o problemea este mult mai importanta, si anume ordinea si felul in care se parcurg etapele respective, ceea ce in literatura de specialitate se trateaza sub numele de modele ale ciclului de viata al dezvoltarii sistemelor. 2.1. Modelul cascada Ciclul de via este prezentat ca o secven de faze intermediare cu obiective precise, toate concurand pentru atingerea obiectivului final i anume realizarea unui produs program eficient. Facilitile acestui model sunt viabile n condiiile n care se au n vedere urmatoarele aspecte: - orice faz s fie ncheiat prin trecerea cu succes a unor verificri de sfrit. - produsele realizate ntr-o faz servesc ca punct de plecare ptr. dezvoltri ulterioare, calitatea i exactitatea lor fiind determinate . Schematic, acest model poate fi reprezentat ca in figura 2.2:
Studiul de fezabilitate

Validare
Analiza cerintelor planificareaValidare

Proiectarea de ansamblu

Verificare
Proiectarea de detaliu

Verificare
Elaborarea si testarea

Test unitar
Implementarea

Test de sistem
Exploatarea si intretinerea

Revalidare
Fig. 2.2. Modelul in cascada

15

Concluzii: - modelele sunt diferite, in functie de tehnologiile folosite in procesul de realziare a sistemelor, saltul considerabil inregistrandu-se in mediile orientate-obiect - modelele depind de marimea proiectelor, dar si domeniilor carora le apartin sistemele - diferentele dintre modele constau , indeosebi, in modul de parcurgere a etapelor, ca ordine, dar si in ceea ce priveste modalitatea de abordare a sistemului (in intregime sai pe parti componente) - in selectarea modelului un rol important il are echipa ce efectueaza aceasta operatiune, referindu-ne la experienta ei de lucru cu diverse modele - complexitatea sistemului se va reflectam in mare masura, in tipul modelului selectat Aplicarea in practica a acestor modele se face in functie de particularitatile sistemului informatic ce urmeaza a fi proiectat si de conditiile concrete de realizare, in asa fel incat avantajele obtinute sa conduca cu cheltuieli cat mai reduse si in timp cat mai scurt la obtinerea unor sisteme corespunzatoare calitativ. 2.2. Etapele de realizare a sistemelor informatice Proiectarea sistemelor informatice de gestiune contabila se realizeaza separat pentru fiecare unitate economica, in functie de particularitatile sistemelor de conducere, operational si informational ale fiecarei organizatii. Structurarea procesului de proiectare si realizarea se face din considerente practice legate de complexitatea si diversitatea activitatilor si operatiilor implicate. Se realizeaza astfel o succesiune bine definita de etape si faze care reprezinta stadii succesive de dezvoltare a sistemului informatic. In opinia celor mai multi autori, metodologia de proiectare si realizare a sistemelor informatice se desfasoara prin parcurgerea urmatoarelor etape: 1. identificarea cerintelor si a fezabilitatii sistemului: - determinarea a ceea ce nu functioneaza in vechiul sistem si identificarea obiectivelor noului sistem - analize de prefezabilitate tehnica, operationala, economica, juridica si a programarii in timp - stabilirea comitetului coordonator a proiectului noului sistem si a echipei de proiectare 2. analiza de sistemului informational existent - studierea si documentarea sistemului curent si depistarea problemelor cu care se confrunta - colectarea informatiilor despre cerintele noului sistem - integrarea cerintelor si realizarea unui model al noului sistem 3. proiectarea conceptuala (de ansamblu) a sistemului - realizarea modelului conceptual al noului sistem - luarea deciziei asupra modului de realizare a softului de aplicatii - descrierea detaliata a noului sistem 4. proiectarea de detaliu a noului sistem - proiectarea formularealor si a rapoartelor - proiectarea interfetelor si a dialogurilor - proiectarea bazelor de date 5. elaborarea si testarea programelor - construirea unei versiuni operationale a sistemului 6. implementarea sistemului - conversia de la vechiul sistem la noul sistem
16

- instruirea utilizatorilor pentru exploatarea noului sistem - test final pentru acceptarea noului sistem 7. exploatareasi intretinerea noului sistem informatic - punerea in functiune a noului sistem - evaluarea performantelor noului sistem si a modului de satisfacere a ceintelor - inregistrarea tuturor modificarilor aparute in sistem 2.3. Principii de baza in proiectarea si realizarea sistemelor informatice Proiectarea si realizarea sistemelor informatice are la baza urmatoarelor principii generale: 1. fundamentarea realizarii sistemelor informatice pe criterii de eficienta economica. Acest principiu presupune: - evaluarea cheltuielilor necesare pentru conceperea, realizarea, implementarea si exploatarea curenta a sistemelor informatice - compararea cheltuielilor cu efectele economice directe si indirecte obtinute in urma implementarii 2. participarea nemijlocita a beneficiarului la conceperea si realizarea sistemului, presupune: - adoptarea si transpunerea in practica de catre beneficiar a tuturor masurilor cu caracter organizatoric necesar desfasurarii proiectarii si introducerii in exploatare a sistemului - participarea beneficiarului cu specialistii proprii la elaborarea conceptiei si realizarii efective a sistemului informatic - definirea obiectivelor si performantelor viitorului sistem - definirea cerintelor informationale la care urmeaza sa raspunda sistemul - stabilirea si mobilizarea resurselor umane si financiare pentru realizarea sistemului - pregatirea personalului din compartimentele functionale pentru angajarea in activitatea de informatica 3. asigurarea calitatii solutiei adoptate, presupune: - aplicarea celor mai eficiente metode si tehnici de proiectare - specificarea unor caracteristici de calitate care sa fie validate si controlate pe parcursul realizarii sistemului 4. adoptarea de solutii in concordanta cu resursele disponibile, presupune: - corelarea permanenta a proiectarii SI si caracteristicile echipamentelor de tehnica de calcul existente sau prevazute a intra in dotare - integrarea si valorificarea cat mai completa a echipamentelor de calcul de diverse tipuri existente deja in dotarea beneficiarului.

17

Curs 4

Capitolul 3 3. Modalitati de obtinere a hardware-ului si software-ului

Sistemul

informatic cuprinde: hardware software bazele de date personal de specialitate metodologii si tehnici de lucru

3.1. Hardware (Proiecte studenti componenta unui calculator, preturi, periferice) a) Selectarea hardware-ului Raspunsul la intrebarea ce tip de calculator trebuie sa achizitionam ? ar fi acel calculator care sa satisfaca toate cerintele si care sa ofere, cu un cost redus, siguranta in functionare, precum si servicii cat mai bune si diversificate. Progrsul tehnologic atat de rapid in acest domeniu, faca ca un sistem cumparat astazi sa devina depasit peste doi sau cinci ani. Cele mai comune criterii de selectarea a unui sistem de calcul pot fi: - cost - capacitatea de a lucra cu softul dorit - viteza de prelucrare a microprocesorului - capacitatea de memorarea si posibilitatea de extensie - facilitatile de intrare/iesire - capacitatea de interconectare - compatibilitatea cu alte sisteme - intretinere usoara - garantia sistemului In cererea de oferta catre furnizori, unitatea trebuie sa precizeze: - principalele echipamente si aplicatii existente in firma - cerintele de securitate si protectie - specificatii privind hardul si softul necesar si care ai fi dorite - programul de realizare a implementarii - restrictii de costuri - cresterea economica proiectata si eventualele schimbari b) Evaluarea ofertelor si selectarea sistemului La evaluarea ofertelor primite de la furnizori, unitatea trebuie sa aiba in vedere aspectele din studiile de fezabilitate si cerintele sistemului. 0 Pentru evaluarea sistemului (pachetului) trebuie sa se urmareasca urmatoarele probleme? - pachetul selectat raspunde specificatiilor obligatorii din cerere ? - sistemul va putea fi folosit pe toata durata lui de utilizare ? va avea nevoie de modificari ? - ati utilizatori au fost multumiti de sistem ? Ce probleme au avut, ce limite au observat la el? - Softul este compatibil cu ceea ce exista in unitate ? - Pachetul este prietenos utilizatorului ? - Cat de lunga este garantia si care sunt conditiile de garantare ? - Cat de eficient este softul ? Cat timp ia in executie ? De cata memorie principala si secundara ar fi nevoie ? - Softul este modularizat, flexibil si usor de intretinut ?

18

La evaluarea furnizorului se vor avea in vedere urmatoarele criterii: - este un furnizor cu multa experienta si este bine consolidat pe piata ? Mai are sistme asemanatoare instalate la alte firme? - Are o reputatie pentru siguranta sistemelor oferite ? - Poate asigura furnizorul hardul, softul si intretinerea ? - Care este situatia financiara a furnizorului - Ofera incredere calitatea personalului furnizorului, prin experienta lui ? - Asigura instruirea necesara ? - Cat de puternic va fi sprijinul ulterior si cat de eficient ? 3.2 Software Softul necesar sistemului poate fi obtinut pe urmatoarele cai: - cu forte proprii - la comanda - la cheie - la cheie modificat a) Softul realizat cu forte proprii Se poate apela la aceasta varianta in cazul in care: - beneficiarii sistemului informatic sunt in faza incipienta a utilizarii calculatoarelor - nu exista pe piata programe care sa satisfaca cerintele dorite. - activitatile desfasurate sunt atat de complexe incat singura modalitate de a satisface cerintele o constituie elaborarea propriului soft de aplicatii. Avantaje: - aplicatiile pot fi concepute a.i. sa raspunda exact cerintelor unitatii - unitatea poate functiona conform solutiei dorite si nu cum este prezentata prin pachetele la cheie - pachetele proprii sunt mult mai compatibile cu alte softu-ri existente in unitate, si deci integrarea poate fi usor realizata - loialitatea angajatilor fata de propriul sistem este mult sporita Dezavantaje: - munca de elaborare este foarte mare si costisitoare - elobararea aplicatiilor dureaza mult timp (luni sau ani de zile) - posibilitatea de a esua, la primele incercari de utilizare, este mai mare - solicita costuri deosebite, timp si control exigent b) Softul realizat la comanda Presupune procurarea softului prin angajarea din afara unitatii a unor programatori sau a unei companii de soft, pentru elaborarea unui pachet-program de aplicatii. Aceasta varianta se caracterizeaza prin: - softul elaborat poate sa utilizeze si componente din programele deja existente la client, prin adaptarea, completarea si combinarea lor - realizatorul softului trebuie sa inteleaga in profunzime modul cum lucreaza unitatea, calitatea analizei sistemului jucand un rol important in performantele softului realizat - aceasta varianta presupune incheierea unui contract care sa consemneze responsabilitatea contractantului de a rezolva cerintele utilizatorului in cazul in care n-au fost onorate clauzele contractuale.

19

c) Softul la cheie Softul la cheie realizat de catre companii specializate de software, este vandut pe piata pentru o mare diversitate de utilizatori cu cerinte similare. Unii producatori de soft combina softul cu hardul si la vand ca pachete. Aceasta combinatie este numita si sistem la cheie Producerea softului la comanda presupune o munca anevoioasa si de aceea scumpa. Ca urmare, tot mai multe organizatii se indreapta spre pachetele la cheie, care sunt mai putin costisitoare pe de o parte , iar pe de alta parte s-a ajuns la concluzia ca nu este cazul sa se reinventeze roata, scriind programe care deja se comercializeaza pe piata. Odata cu trecerea timpului, apar pachete-program tot mai performante, raspunzand cerintelor unitatilor, ca si cand ele ar fi elaborate cu forte proprii. Avantaje: - costul este mult mai redus fata de celelalte variante, deoarece costul elaborarii si intretinerii se imparte la numerosi utilizatori - practic nu exista timp de asteptare pana la utilizarea lui - cumparatorul minimizeaza riscul prin testarea softului inainte, si prin chestionarea altor utilizatori ai aceluiasi pachet - utilizatorul poate sa aleaga pachetul care se raspunda cel mai bine propriilor cerinte - documentatia lor este mai buna - unitatea nu are nevoie de prea multi analisti sau programatori, sau chiar nu este nevoie de ei pentru a intretine softul. Dezavantaje - cerintele firmei nu opt sa se regaseasca perfect in ceea ce ofera pachetul-program, fiind necesare schimbari in modul de lucru sau chair revizuirea stilului de afaceri a unitatii - evaluarea pachetelor disponibile pe piata inseamna consum de timp si bani - programele ultrageneralizate nu sunt la fel de eficiente ca programele proprii ale unitatii - nu ofera posibilitatea specialistilor unitatii sa intervina in caz de esec - exista riscul ca realizatorul softului sa dea faliment sau sa nu mai fie de gasit si astfel sa nu se mai poate efectua actualizarea. d) Modificarea softului la cheie Modificarile pot fi facute de catre cel care a livrat softul si este considerata o cale foarte eficienta de a satisface cerintele utilizatorilor. Avantaje: - Raspunde mai bine cerintelor unitatii decat softul la cheie - Unitatea poate lucra conform stilului pe care si-l doreste si nu cum se impune prin programul la cheie - Pot fi mai ieftine si solicita mai putin timp decat softul realizat cu forte proprii Dezavantaje: - nu de putine ori modificarea programelor este mai dificila decat scrierea lor initiala - multi furnizori nu accepta modificarea programelor lor - documentatia despre schimbari poate di incompleta sau inexistenta - modificarile substantiale pot fi la fel de scumpe ca si programele scrise de client - modificarile pot genera erori logice de control si alte efecte neasteptate Care metoda este mai buna ? Datorita situatiilor si conditiilor diferite, nu exista o cale anume, catalogata ca fiind cea mai buna. Fiecare situatie trebuie luata in calcul separat.
20

De regula, softul la cheie tinde sa fie cea mai buna solutie, cand el raspunde exigentelor unitatii sau cand el poate fi usor modificat. Odata cu cresterea marimii si complexitatii sistemului sau a cerintelor lui, softul la cheie are slabe sperante de a fi achizitionat. Multi specialisti considera ca, daca softul la cheie nu poate fi realizat cu forte proprii, varianta apelarii la persoane din afara pentru a-l scrie este mult mai scumpa decat softul la cheie. Concluzie: solutia trebuie sa vina de la fiecare unitate, dupa ce-si evalueaza propriile cerinte, prin analiza, si dupa ce cunoaste softul existent pe piata. 3.3. Selectarea furnizorilor de harware si software Dupa tipul serviciilor si bunurilor oferite, furnizorii pot fi grupati in: - producatori de calculatoare - producatori de echipamente periferice - companii pentru inchirierea calculatoarelor sau oferirea lor in sistem leasing - furnizorii de sisteme la cheie procura echipamente de la producatori si le revand in combinatie cu softul de aplicatie adecvat - furnizorii de software elaboreaza si vand aplicatii, programe de uz general, utilitare, SGBD-uri si alte tipuri de programe pentru toate tipurile de calculatoare - furnizori de echipamente si furnituri de birou - birourile de servicii acele firme care asigura servicii de prelucrare a datelor cu propriile echipamente contra unor tarife. Serviciile sunt mai ieftine decat daca s-ar apela la propriile calculatoare, insa securitatea datelor nu mai este la fel de bine asigurata.

21

Curs 5

Capitolul 4 Codificarea datelor

Prin codificare se intelege activitatea prin care se stabileste o corespondenta biunivoca intre o multime de elemente si o multime de simboluri astfel constituite incat sa permita identificarea unica a elementelor, si eventual, exprimarea unor caracteristici ale acestora.
P1 P2 P3 C2 C3 C1

Fig. 5.2. Codificarea datelor

Necesitatea codificarii datelor este impusa de cerintele de grupare si ierarhizare a atributelor in prelucrarea colectiilor de date. De asemenea, codurile aferente atributelor bazei informationale pot asigura confidentialitatea si integritatea valorii atributelor, ceea ce confera colectiilor de date o anumita protectie si securitate in timpul prelucrarii. De ex. codul numeric personal s-a construit astfel incat sa permita identificarea unica a oricarei persoane, cetatean roman, oferind informatii privind: sexul, anul, luna si ziua nasterii, judetul in care s-a nascut persoana respectiva. 1 67 08 31 04 008 9 Codul se formeaza utilizand simboluri - cifre sau litere - combinate sau determinate dupa reguli specifice. In aceasta viziune, codul este o colectie ordonata de simboluri care asigura identificarea si utilizarea unui atribut al bazei informationale. Codificarea se impune deoarece: - regulile de scriere a denumirilor sunt mult mai complexe si mai greu de respecat in comparatie cu utilizarea unor simboluri restranse, fapt pentru care si erorile sunt cu mult mai reduse in conditiile folosirii simbolurilor; - denumirile, in general, nu pot fi folosite ca atare pentru realizarea ierarhizarii datelor pe grupe, subgrupe etc. - denumirile se compun dintr-un numar mai mare de caractere decat simbolurile, ocupand un volum sporit de suport si necesitand un timp marit de prelucrare Cerintele codificarii 1. unicitatea codului - presupune existenta unei valori unice atribuite elementului codificat (corespondenta biunivoca). 2. stabilitatea si supletea in timp a codului - exprima necesitatea utilizarii unui tip de cod pe toata perioada de existenta a bazei informationale, cu posibilitatea realizarii in timp a extensiilor impuse de cresterea volumului datelor supuse codificarii. 3. comoditatea utilizarii codului - se refera la facilitatea operatiilor de codificaredecodificare precum si la detectarea si corectarea erorilor. Codurile trebuie sa fie usor se inteles si aplicat, a.i. personalul unitatii economice beneficiare sa asimileze intr-un timp cat mai scurt noul sistem de coduri.

22

4. concizia codului - se refera la necesitatea utilizarii unui numar cat mai mic de caractere pentru reprezentarea elementelor codificate. Astfel se asigura reducerea timpului de manipulare a codului, eliminarea eventualelor erori si folosirea eficienta a spatiului de memorie. Functiile codului Prin constructia sa, codul asigura realizarea urmatoarelor functii: 1. functia de identificare - permite identificarea rapida si cu usurinta a elementului codificat datorita unicitatii codului. 2. functia de caracterizare - asigura exprimarea intr-o forma concisa, unica si stabila in timp, a continutului semantic a fiecarui atribut. 3. functia de manipulare a atributelor codificate - faciliteaza introducerea eficienta in memorie a acestora, reducerea timpului de prelucrare. 4. functia de control - presupune existenta unui caracter de control care se ataseaza in ultima pozitie din dreapta structurii codului, pe baza caruia, prin intermediul unor metode (artimetica sau geometrica) si algoritmi specifici, sa se poata verifica corectitudinea simbolurilor care intra in structura codurilor. 4.1. Tipuri de coduri utilizate in sistemele informatice Codurile utilizate in prelucrarea automata a datelor se pot grupa dupa mai multe criterii: 1. Dupa structura simbolului - elementare: - coduri secventiale - coduri secventiale pe grupe sau clase - coduri cu semnificatie mnemonica - coduri cu semnificatie descriptiva - complexe - coduri ierarhizate - coduri juxtapuse 2. dupa natura simbolurilor utilizate: - numerice - alfabetice - alfanumerice 3. dupa lungimea codului: - cu lungime fixa - cu lungime variabila 4. dupa modul de detectare si corectare a erorilor - autodetectoare de erori - autocorectoare de erori 5. dupa modul de elaborare (atribuire): - coduri elaborate manual - coduri elaborate automat Codurile secventiale se formeaza prin atribuirea unii sir de caractere fiecarui element al multimii, stabilind o corespondenta (in ordine crescatoare) intre elementele acestora si multimea numerelor naturale. - fiecarui element supus codificarii i se asociaza un cod crescator, imediat disponibil. Ex. marca salariatialor: ,1410, 1411, 1412 etc. Pentru a avea o lungime fixa a codului, este indicat a se stabili dimensiunea maxima a acestuia, ceea ce va asigura si estimarea dimensiunii fizice a codului.

23

Codurile secventiale pe grupe sau clase se formeaza prin rezervarea unui set maxim de simboluri pentru pentru fiecare grup de elemente caracterizat prin particularitati comune, iar in interiorul grupelor elementele sunt codificate serial. De exemplu, in planuri de conturi pentru conturile de stocuri si productie in curs de executie s-au atribuit codurile 30-39, iar in cadrul acestor grupe se acorda coduri seriale pentru fiecare element: Clasa 3 Conturi de stocuri si productie in curs de executie 30 Stocuri de materii prime si materiale 300 Materii prime 301 Materiale consumabile 3011 Materiale auxiliare 3012 Combustibili 3013 Materiale pentru ambalat 3014 Piese de schimb Codurile cu semnificatie mnemonica se formeaza fie din consoanele unui cuvant, fie prin prescurtarea (abrevierea) denumirii elementului codificat. De exemplu: CIM - ciment MBL - mobila ALIM - produse alimentare IND - produse industriale AGRIC - produse agricole Codurile cu semnificatie descriptiva se formeaza prin combinarea initialelor denumirilor elementelor ce se codifica cu caractersiticile tehnico-economice ale acestora exprimate cifric. Acest tip de cod este utilizat in special la nomenclatoarele industriale, fiind extensibil la unele caracteristici tehnice. De exemplu: OB 10 - Otel beton O10 mm OB 12 - Otel beton O12 mm .. ASE - Academia de Studii Economice UAIC - Universitatea Al. Ioan Cuza Codurile complexe se folosesc pentru elementele care pot sa apartina mai multor multimi distincte, ele fiind structurate in asa fel incat sa reflecte apartenenta multipla. In categoria codurilor complexe sunt cuprinse codurile ierarhizate si codurile juxtapuse. Codurile ierarhizate se utilizeaza pentru atributele pentre care exista relatii de incluziune a.i. acestea sa poata fi reprezentate prin intermediul unei structuri arborescente.
Grupa de produse

1 Aparate radio Treapta 1 1

2 Televizoare 2 TV alb-negru TV color 2 Goldstar Sony 3

3 Casetofoane

4 Aparate video

Treapta 2

Samsung

Treapta 3

24

Structura concreta a acestui cod ierarhizat se determina practic in functie de doi factori: - numarul de trepte ale codului - numarul maxim de aparitiii ale fiecarui atribut in cadrul treptelor Ex.: TV Samsung: TV Sony TV alb-negru 223 222 210

Codurile juxtapuse se utilizeaza pentru elemente ce apartin mai multor multimi si se construiesc prin concatenarea codurilor ierarhizate si/sau a codurilor elementare. De exemplu : la codificarea personalului unei unitati, codul va specifica: sectia, atelierul, echipa si marca: 2431231 T1 T2 T3 T4

9 9 9 9999 | | | | ---- |----|------ |---------sectie -----|------|---------- atelier -------|---------- echipa ---------- marca Atribuirea codurilor poate fi realizata manual sau automat. Codificarea manuala este utilizata pentru orice tip de cod, in timp ce codificarea automata se aplica numai la codurile pentru care se poate defini un algoritm de atribuire programabil pe calculator. 4.2. Fazele realizarii codificarii Fazele realizari codificarii sunt dependente de specificul sistemului informatic, marimea unitatii economice, dimensiunea bazei informationale, tipologia codurilor utilizate. Fazele realizarii codificarii sunt : - pregatirea activitatii de codificare - presupune analizarea continutului si structurii bazei informationale si examinarea codurilor existente - codificarea atributelor bazei informationale - consta in stabilirea codurilor corespunzatoare pentru fiecare atribut. - Intocmirea nomenclatoarelor de coduri - consta in intocmirea unor liste in care sunt precizate codurile si denumirea completa a atributelor la care se refera. - Intretinerea codurilor - consta in actualizarea nomenclatoarelor de coduri, pentru a elimina ambiguitatile si redundantele. Metode de determinare a cifrei de control la codurile detectoare de erori. Determinarea cifrei de control se poate realiza prin urmatoarele metode: a) metoda aritmetica b) metoda geometrica a) Determinarea cifrei de control prin metoda aritmetica are la baza urmatoarea relatie de calcul:
n

Cc = Z CiPi
i =1

25

unde: Cc = cifra de control Z = cifra zecilor imediat superioara sumei produselor dintre cifra codului Ci si ponderea Pi reprezentata de valori alese conventional Ci = cifra i a codului Pi = ponderea i Exemplu. Fiec codul 5237, iar ponderile alese pentru calculul cifrei de control sunt 1 si 2. Cifra de control se calculeaza astfel: Ci 5 2 3 7 Pi 1 2 1 2 ______________________________________
n

CiPi
i =1

= 5+

4+

3+

(1+4) = 17

Cc = 20 - 17 = 3 Codul complet va fi : 5 2 3 7 3 b) Metoda geometrica consta in stabilirea cifrei de control prin intermediul uneia sau mai multor cifre obtinute ca rest al impartirii sumei dintre cifrele codului si puterile crescatoare ale lui 2, la un numau par/impar (X), ales conventional. Expresia de calcul este:
n

CiPi
i =1

X unde Q = ctul impartirii Cc = restul mpririi

=Q + Cc

5 2 3 7 23 22 21 24 ______________________________________ 90 + 132 : 19 = 6 rest 18 16 + 12 + 14 = 132

Ci

26

Curs 6

Codificarea (continuare)

Ex.1 Structura codului IBAN in Romania

Metoda de calculare a caracterelor de verificare

Pas preliminar: Se creaza un cod IBAN artificial pe baza codului de tara, a codului bancii si a codului contului clientului, punandu-se "00" in locul caracterelor de verificare. Exemplu: RO00AAAA1B31007593840000 Pasul 1: Se muta primele patru caractere (codul de tara si falsul cod de verificare) la dreapta codului IBAN. Exemplu: RO00AAAA1B31007593840000 devine AAAA1B31007593840000RO00 Pasul 2: Se face conversia literelor in numere, conform tabelei urmatoare: A = 10 B = 11 C = 12 D = 13 E = 14 F = 15 G = 16 H = 17 I = 18 J = 19 K = 20 L = 21 M = 22 N = 23 O = 24 P = 25 Q = 26 R = 27 S = 28 T = 29 U = 30 V = 31 W = 32 X = 33 Y = 34 Z = 35

Exemplu: AAAA1B31007593840000RO00 devine 1010101011131007593840000272400 Pasul 3: Se aplica algoritmul MOD 97-10 (conform ISO 7064). Se imparte numarul obtinut la 97 si restul se scade din 98. Daca rezultatul este de un singur caracter, se pune un zero inaintea acestuia. Exemplu: Restul impartirii numarului 1010101011131007593840000272400 la 97 este 49. Prin scadere se obtine: 98 - 49 = 49, care reprezinta caracterele de verificare pentru respectivul cod IBAN, care astfel devine: RO49AAAA1B31007593840000

Metoda de validare a unui cod IBAN

Pas preliminar: in cazul in care codul IBAN este prezentat pe suport hartie, se converteste formatul acestuia la formatul electronic prin stergerea spatiilor de separare. Exemplu: un cod IBAN de tipul RO49 AAAA 1B31 0075 9384 0000 devine RO49AAAA1B31007593840000. Pasul 1: Se muta primele patru caractere (simbolizand codul de tara si caracterele de verificare) la dreapta codului IBAN. Exemplu: RO49AAAA1B31007593840000 devine AAAA1B31007593840000RO49. Pasul 2: Se face conversia literelor in numere, conform tabelei de conversie cuprinsa in Anexa nr. 2. Exemplu: AAAA1B31007593840000RO49 devine 1010101011131007593840000272449 Pasul 3: Se aplica algoritmul MOD 97-10 (conform ISO 7064). Pentru ca cele 2 caractere de verificare sa fie corecte (codul IBAN sa fie corect), restul impartirii numarului astfel obtinut la 97 trebuie sa fie 1. Exemplu: Restul impartirii lui 1010101011131007593840000272449 la 97 este 1.

27

Ex. 2

Structura Codului Numeric Personal

Codul Numeric Personal constituie numarul de ordine atribuit de Evidenta Populatiei unui individ la nastere. Conform articolului 5 din Legea nr.105 din 25 septembrie 1996 privind evidenta populatiei si cartea de identitate, fiecarei persoane fizice i se atribuie, incepand de la nastere, un cod numeric personal care se inscrie in actele si certificatele de stare civila si se preia in celelalte acte cu caracter oficial, emise pe numele persoanei respective, precum si in Registrul permanent de evidenta a populatiei. Codul numeric personal reprezinta un numar semnificativ ce individualizeaza o persoana fizica si constituie singurul identificator pentru toate sistemele informatice care prelucreaza date nominale privind persoana fizica. Gestionarea si verificarea atribuirii codului numeric personal revine Ministerului de Interne, prin formatiunile de evidenta a populatiei. Pentru persoanele fizice romane cu domiciliul in Romania codul de identificare fiscala este codul numeric personal atribuit de Ministerul de Interne.Persoanele fizice straine si persoanele fizice romane fara domiciliu in Romania vor beneficia de numar de identificare fiscala (NIF). Un CNP este alcatuit astfel :
|S| |AA| |LL| |ZZ| |JJ| |ZZZ| |C| |_| |__| |__| |__| |__| |___| |_| : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : --> Cifra de control : : : : : : : : : : : --> Numarul de ordine atribuit persoanei : : : : : : : : : --> Codul judetului : : : : : : : --> Ziua nasterii : : : : : --> Luna nasterii : : : --> Anul nasterii : --> Cifra sexului (M/F) pentru: 1/2 - cetateni romani nascuti intre 1 ian 1900 si 31 dec 1999 3/4 - cetateni romani nascuti intre 1 ian 1800 si 31 dec 1899 5/6 - cetateni romani nascuti intre 1 ian 2000 si 31 dec 2099 7/8 - rezidenti Persoanele de cetatenie straina se identifica cu cifra "9"

Algoritmul de validare al unui cod CNP Pas preliminar: Se testeaza daca codul respecta formatul unui cod CNP. Adica prima cifra sa fie cuprinsa in intervalul 1 - 6 sau sa fie 9 pentru straini. Urmatoarele sase cifre trebuie sa constituie o data calendaristica valida in formatul AALLZZ. Pas 1: Se foloseste cheia de testare "279146358279". Primele douasprezece cifre se inmultesc pe rand de la stanga spre dreapta cu cifra corespunzatoare din cheia de testare. Pas 2: Cele douasprezece produse obtinute se aduna si suma obtinuta se imparte la 11. Daca restul impartirii la 11 este mai mic ca 10, atunci acesta va reprezenta cifra de control. Daca restul impartirii este 10 atunci cifra de control este 1. Pentru un CNP valid cifra de control va trebui sa coincida cu cifra de pe pozitia treisprezece din CNP-ul initial. NNN este un num r format din 3 cifre din intervalul 001 - 999. Numerele din acest interval se mpart pe judee, birourilor de eviden a populaiei, astfel nct un anumit numr din acel interval s fie alocat unei singure persoane ntr-o anumit zi. C este cifr de control (un cod autodetector) aflat n relaie cu toate celelate 12 cifre ale CNP-ului. Cifra de control este calculat dup cum urmeaz: fiecare cifr din CNP este nmulit cu cifra de pe aceeai poziie din numrul 279146358279; rezultatele sunt nsumate, iar rezultatul final este mprit cu rest la 11. Dac restul este 10, atunci cifra de control este 1, altfel cifra de control este egal cu restul.

28

Capitolul 5 Proiectarea schemei bazei de date

Procesul de alegere a unui SGBD presupune realizarea urmatoarelor activitati: stabilirea cerintelor utilizatorilor, sub aspectul - tipurilor de aplicatii - timpului de raspuns - confidentialitatii datelor - securitatii datelor - usurintei de utilizare stabilirea cerintelor de ordin tehnic privind realizarea BD: - portabilitatea SGBD - facilitatilile de implementare, intretinere si exploatare a bazei de date stabilirea cerintelor de ordin economic, privind: - incadrarea in bugetul alocat pentru realizarea BD - timpul necesar pentru pregatirea utilizatorilor si trecerea la exploatarea curenta a BD analiza comparativa a SGBD-urilor disponibile si/sau posibile de achizitionat, in functie de caracteristicile pe care la prezinta aceste SGBD-uri alegerea propriu-zisa a SGBD-ului ce va fi utilizat la realizarea BD Sa explicam acum, cateva din criteriile enuntate mai sus: Portabilitatea SGBD-ului - posibilitatea de a utiliza un SGBD de pe un sistem de calcul pe altul. Portabilitatea cuprinde doua aspecte si anume: - portabilitatea programelor propriu-zise - portabilitatea datelor. Pentru realizarea unot programe portabile este necesar ca programele sa contina cat mai putine elemente legate de echipament. Portabilitatea datelor se refera la posibilitatea de a folosi o serie de date utilizate in cadrul unui sistem informatic de catre un alt sistem informatic. Facilitatilile de implementare, intretinere si exploatare a bazei de date sunt reflectate prin: - modalitatea de descriere a datelor - tehnicile de organizare si regasire a datelor, care sa permita un acces cat mai rapid la orice informatie; - timpul cat mai redus pentru actualizare, cautare si raspuns la cererile de informare

Alegerea variantei optime a bazei de date utilizate presupune selectarea realizarii unei singure baze de date sau a mai multora in functie de volumul datelor, complexitatea prelucrarilor si aria geografica a sistemului informatic proiectat. Astfel, pentru un sistem informatic pot fi avute in vedere 4 tipuri de baze de date: - baza de date centrala sau unica pentru intregul sistem - baze de date functionale realizate pentru fiecare functie a unitatii economice - baze de date specifice unui compartiment functional - baza de date combinata (distribuita) care intruneste toate caractersiticile functionale ale celorlalte tipuri Descrierea structurii generale a bazei de date se face prin urmatoarele faze: a) atribuirea specificatorului bazei de date si a setului de tabele b) descrierea campurilor specifice tabelelor c) descrierea relatiilor dintre tabele Atribuirea specificatorului bazei de date presupune stabilirea numelui bazei de date, a dispozitivului si directorului unde va fi stocata (ex. C:\STUDENTI) si a numelui fiecarui tabel din baza de date.

29

Din punctul de vedere al prelucrarii datelor, tabelelor se clasifica in: - tabele de baza - tabele pentru tranzactii - tabele intermediare - tabele statistice - tabele istorice Tabelele de baza sunt colectiile de date ce au un continut omogen, si care reflecta stari, caracteristici, evenimente preluate din unul sau mai multe documente primare. Ele formeaza fondul de baza al sistemelor informationale si au un caracter permanent, in sensul ca fiecare data are o anumita stabilitate in cadrul colectiei, in functie de existenta obiectului de referinta. Tabelele pentru tranzactii au un caracter temporar si un continut format din totalitatea modificarilor care pot interveni pe parcursul unui interval de timp asupra continutului informational din colectiile de date de baza. Aceste colectii de date sunt utilizate pentru actualizarea colectiilor obiect si nomenclatoarelor. Tabele de date intermediare sau de lucru - sunt obtinute pe baza unor operatii de sortare, fuziune, selectare din una sau mai multe colectii obiect, potrivit unor cerinte furnizate de utilizator in vederea obtinerii unor situatii. Tabelele de date statistice au un rol de orientare, de previziune, de fundamentare a unor decizii strategice. Datele cantitativ-valorice din aceste colectii au un grad ridicat de sintetizare si agregare, fapt pentru care ele pot si pastrate ditinct pe perioade mari de timp. Tabelele de date istorice au un rol de arhivare a continutului unor colectii obiect, de tranzactii sau statistice si reflecta o stare trecuta a fenomenelor si proceselor economice. Aceste colectii de date in sistem vor fi stocate pe suporti magnetici externi.

Descrierea campurilor specifice tabelelor se face prin urmatoarele elemente: - identificatorul campului - tipul campului - lungimea campului - numarul de zecimale - cheia de indexare - conditiile de validare Un tabel Access poate avea max 255 campuri. Tinand cont de particularitatile SGBD Access apar urmatoarele particularitati: - identificatorul - lungimea max. 64 de caractere alfanumerice, inclusiv spatiile inglobate Recomandare: pentru flexibilitate in programare, se folosesc nume scurte, pline de continut semantic si fara spatii - nu se face distinctie intre literele mari si literele mici (totusi Access stocheaza literele asa cum au fost introduse): Marca = MARCA = marca - tipul poate fi: - numeric Number care poate include mai multe tipuri: Byte, Integer, Long Integer, Single, Double - caracter Text dimensiunea: 1-255 caractere (implicit este de 50 caractere) - logic Yes / No stocheaza numai valori True/False, Yes/No, On/Off - data calendaristica Date / Time Stabilirea proprietatii Default Value = Date() face ca Access sa introduca automat data curenta (=Now() ora si data) - memo Memo comentarii - daca limita de 255 caractere pentru un camp este insuficiente se recomanda tipul Memo ce permite memorarea a 64 Kb (cca 16 pagini de text). Campurile Memo constau numai din text, fara optiuni de formatare a textului (italic, bold etc) - numar cu incrementare automata Autonumber atribuie valori intregi secventiale
30

- obiect OLE permite stocarea de documente, foi de calcul, sunete, imagini, video clipuri Conditia de validare va fi specificata in functie de semantica si continutul economic al atributului respectiv. In Access, avem urmatoarele proprietati pentru un camp: - Format modul de afisare a datelor pe ecran - Input Mask controleaza introducerea datelor in cadrul campului - Default Value reprezinta valoarea initiala la adaugarea unei noi inregistrari - Validation Rule permite validarea datelor introduse la nivel de camp si la nivel de inregistrare

Descrierea acestor elemente cu privire la atributele colectiilor de date, poarta denumirea de proiectare a dictionarului atributelor. Proiectarea dictionarului se poate face manual, prin trecerea continutului nucleului bazei informationale in dictionarul atributelor, sau automat prin intermediul sistemului de gestiune a bazelor de date.Exemplu de dictionar al atributelor, redactat manual: Nr. crt. 1. 2. 3. 4. Denumirea atributului Cod material Denumire material Cod UM Cantitate Identificator COD_MAT DEN_MAT COD_UM CANTIT Tipul N C N N Lungimea 13 20 3 4 Conditii de validare 1000<COD_MAT<1 5000 COD_UM < 100 CANTIT > 0

La proiectarea cheii primare se au in vedere urmatoarele aspecte: - cheia primara nu poate avea valoare nula in cadrul duratei de existenta a bazei de date - pentru fiecare cheie primara se poate crea un index unic in vederea optimizarii accesului direct, la tabela respectiva Descrierea relatiilor dintre tabele implica reflectarea corespondentelor dintre entitatile bazei informationale sub forma cardinalitatii de tipul 1:1 sau 1:n. Relatiile se formeaza prin precizarea unei legaturi intre un camp (sau o combinatie de campuri) dintr-un tabel si campurile corespunzatoare din alt tabel. Tabelul din partea unu a relatiei trebuie sa aiba o cheie primara, iar tabelul din partea mai multi trebuie sa contina un camp similar. In mod normal, cheia externa trebuie sa fie de acelasi tip si sa aiba aceeasi dimensiune ca si cheia primara. O baza de date distribuita (BDD) este o baza de date logica dispersata fizic pe calculatoare amplasate in locuri diferite, ce sunt conectate intre ele printr-o retea de comunicatie a datelor. Reteaua permite utilizatorilor sa foloseasca in comun datele, a.i. un utilizator sau un program aflat in punctul X sa aiba posibilitatea accesarii si actualizarii datelor din punctul Y. Punctele de lucru ale sistemelor distribute pot fi dispersate la nivelul unei cladiri sau la nivelul unei zone geografice. Proiectarea sistemelor informatice in conditiile utilizarii bazelor de date distribuite presupune abordarea acesteia in doua faze: 1. configurarea unei retele de calculatoare 2. organizarea bazei de date distribute

31

Curs 7 5.2. Configurarea unei retele locale de calculatoare Pentru executia diferitelor aplicatii informatice, calculatoarele pot fi utilizate fie ca sisteme de sine statatoare (stand-alone systems), fie intr-o configuratie de retea. O retea se bazeaza pe un set de calculatoare interconectate printr-un canal de comunicatie a.i. sa poata folosi in comun toate echipamentele (imprimante, CD-ROM etc) si software-ul din retea. Retelele de calculatoare utilizeaza fie conexiuni punct la punct, fie medii de comunicatie cu difuzare (cablu sau fibra optica, radio sau satelit). Pentru sistemele informatice financiar contabile proiectate la nivelul unitatilor economice, cele mai utilizate retele sunt cele de tip LAN (Local Area Network), care asigura avantaje de ordin tehnic si economic. Din punct de vedere tehnic, se realizeaza: 3. un control centralizat al prelucrarilor, 4. posibilitatea comunicarii transparente intre diversi utilizatori, 5. folosirea comuna a bazei de date, 6. posibilitati de extindere a ariei de prelucrare a sistemului informatic Orice retea locala are doua tipuri de componente: statia de lucru si server-ul. Statia de lucru prelucreaza informatiile locale ale utilizatorului, folosind serviciile propriului sistem de operare. Server-ul prelucreaza informatii comune mai multor utilizatori, folosind sistemul de operare al retelei, coordonand accesul la resursele partajate ai activitatea statiilor de lucru. Uzual, serverul are resurse mai puternice decat statiile de lucru si o viteza mult mai mare de lucru. Pe acest calculator se vor afla bazele de date si aplicatiile folosite in comun de celelalte calculatoare ale retelei. Retele LAN folosesc ca medii de transmisie fire torsadate, cabluri coaxiale si fibre optice. Pe langa aceste componente exista disponibile diverse alte produse care asigura comunicatii de tip special: bridge se foloseste pentru a conecta doua retele intre ele permite urilizatorilor dintr-o retea sa foloseasca resursele unei alte retele gateway se foloseste pentru a conecta intre ele calculatoare de tipuri diferite (mainframe, minicalculatoare, PC-uri) repeater - se foloseste pentru a amplifica semnalul pentru o conexiune la distanta semnalul se poate transmite (fara perturbari) pe cablu, la o anumita distanta maxima. transceiver se foloseste pentru conectarea la mare distanta a doua retele transmisia se poate face prin cablu sau prin radio. modem se foloseste pentru a utiliza liniile telefonice ca linii de comunicatie. In cadrul retelelor locale, componentele mentionate pot fi conectate in diverse moduri, realizandu-se diferite topologii. Acestea sunt simple sau combinate, pentru a realiza cat mai eficient anumite cerinte de fiabilitate si timp de raspuns. Se pot evidentia trei tipuri de topologii: 1) Topologia liniara (bus) se caracterizeaza prin conectarea succesiva a punctelor de prelucrare, astfel incat exista un punct initial de prelucrare, un punct final de prelucrare si mai multe puncte intermediare amplasate intre acestea. Acest tip de retea este utilizabil in cazul sistemelor informatice pentru unitati economice ale caror procese de prelucrare
32

automata sunt caracterizate de transmiterea datelor in cascada intre diverse compartimente sau sectoare de productie. Un avantaj al topologiei liniare este simplitatea realizarii. Echipamentul de calcul trebuie doar cuplat la cablu. O retea locala implementata in topologie liniara este Ethernet.

2) Topologia stea se caracterizeaza prin existenta unui nod central de prelucrare (file server) si a unor noduri satelit de prelucrare (Work station). Aceasta retea este utilizata in situatia unitatilor economice al caror sistem informatic este caracterizat prin procese de centralizare a prelucrarilor si de transmiteri de date intre baza de date centrala si bazele de date locale

3) Topologia inel (ring) asigura interconectarea circulara a compartimentelor functionale, a.i. fiecare punct primeste date de la un punct precedent pentru a le prelucra si a le transmite punctului urmator de prelucrare. Aceste tipuri de retele se folosesc in structura sistemelor informatice caracterizate printr-un proces circular de prelucrare.

Alegerea unui anumit tip de retea locala de calculatoare se va face in functie de : 7. structura organizatorica si gradul de dispersare al unitatilor subordonate 8. pretul de instalare si functionare al retelei de calculatoare 9. aria fizica de prelucrare a datelor si distanta maxima dintre compartimentele functionale implicate 10. performatele urmarite in exploatatea sistemului informatic (rata transferului, lungimea pachetului de date, rata erorilor, tipul de raspuns) 11. posibilitatile de extindere cu noi conexiuni si aria de prelucrare

33

Echipamentele de prelucrare a unui nod al unui sistem de prelucrare distribuita a datelor, cum sunt unitatile centrale de prelucrare, terminalele, unitatile de memorie externa si echipamentele de intrare/iesire, sunt selectate in functie de capacitatea lor de prelucrare si comunicare a datelor la fiecare nod. Performantele unei retele locale se exprima prin concepte precum siguranta, disponibilitate si functionalitate, cunoscute in litaratura de specialitate sub forma prescurtata RAS (Reliability, Availability, Survivability). Aceste concepte se refera la : caderea unei componente a retelei sa nu declanseze caderea intregului sistem, ci sa inregistreze doar o functionare cu performante mai reduse. 5.3. Organizarea bazei de date distribute Proiectarea unui sistem informatic distribuit (SID) se caracterizeaza prin: 12. existenta unei BDD care sa asigure gruparea omogena a tuturor datelor in vederea folosirii in comun de catre toate compartimentele functionale ale unitatii economice beneficiare. 13. controlul prelucrarilor distribuite a datelor si al accesului concurent al tuturor utilizatorilor de date, indiferent de locul de stocare al acestora 14. disponibilitatea datelor in forma ceruta de compartimentele functionale si transmiterea operativa a acestora pentru constituirea suportului informational necesar in luarea deciziilor In mod concret intreaga baza de date distribuita este privita ca o baza de date centrala, amplasata din punct de vedere fizic pe file server (FS). La nivelul fiecarui compartiment functional este amplasat cel putin un calculator, privit ca o statie de lucru (work station - WS), prin intermediul caruia se asigura legatura FS Compartimentele functionale organizeaza si gestioneaza la randul lor baze de date locale (BDL), care pot avea aceeasi structura cu baza de date centrala sau subseturi ale acesteia. Transmiterea datelor intre compartimente se realizeaza prin intermediul file-serverului care asigura receptia si transmisia datelor intre oricare doua baze de date locale sub controlul unor protocoale de acces. Problema care se pune este cea a locului de pastrare a datelor globale si daca ele trebuie sa fie centralizate sau distribuite. Putem avea: Date globale centralizate - sunt plasate intr-un loc central si sunt usor de folosit, iar fiecare nod din sistem stie unde se afla datele. Date globale distribuite sunt plasate in mai multe locuri ale nodurilor din intreaga retea, presupune existenta unor rutine si proceduri complexe pentru accesarea/actualizarea datelor.
Functia MARKETING

WS <--> BDL
Functia PRODUCTIE Functia COMERCIAL

WS <--> BDL

WS <--> BDL

FS <---> BDC
Functia FINCONTAB Functia PERSONAL

WS <--> BDL

WS <--> BDL

34

Privite din punctul de vedere al distribuirii sistemului informatic la nivelul unei societati comerciale, acesta poate contine componente logico-fizico-centrale: - file server - baza de date centrala, - subsisteme, - aplicatii, - unitati functionale - unitati de prelucrare, precum si componente logico-fizico-locale concretizate in: - statii de lucru, -baze de date locale, - subsisteme, - unitati functionale - unitati de prelucrare locale. Proiectarea de sisteme informatice distribuite se realizeaza prin parcurgerea etapelor generale ale sistemelor informatice nedistribuite (analiza sistemului existent, proiectarea generala si de detaliu) completate cu etape specifice, detaliate in etape tehnice si functionale: A. Etapele tehnice presupun parcurgerea a trei faze: - proiectarea nucleului bazei de date - proiectarea arhitecturii bazei de date distribuite - stabilirea metodelor de acces concurent la bazele de date distribuite B. Etapele functionale au in vedere parcurgerea unor faze specifice dintre care se mentioneaza: - definirea performantelor sistemului informatic proiectat - estimarea necesarului de echipamente de calcul , sisteme de operare si sisteme de gestiune a datelor A. Etapele tehnice Etapele tehnice au ca obiectiv proiectarea unui nucleu al bazei de date in care sunt stocate informatii dinspre bazele de date amplasate geografic in cadrul unui sistem distribuit, solutii pentru proiectarea arhitecturii BDD si stabilirea metodelor de acces concurent la datele amplasate in nodurile retelei. Proiectarea arhitecturii BDD trebuie sa asigure disponibilitatea datelor pentru toti utilizatorii SID si reducerea posibilitatii de avarie sau de eroare in cazul aparitiei unor defecte hardware sau software. Intrucat exista mai multe posibilitati de distribuire a bazelor de date, problema care se pune este cea a modului in care vor fi distribuite datele pentru una sau mai multe aplicatii printre nodurile unei retele distribuite. In vederea realizarii acestor cerinte se poate opta pentru o baza de date distribuita, distribuita central sau distribuita paralel. Arhitectura cu baza de date total distribuita presupune ca multimea entitatilor se afla dispersate in compartimentele functionale prin intermediul unei retele de calculatoare. In acest context, nodul central nu va detine date, deoarece acesta are rolul de a controla functionarea intregii BDD, care se compune din reuniunea logica a bazelor de date locale (BDL), amplasate in fiecare compartiment. Gestiunea centralizata a tuturor bazelor de date locale se realizeaza de catre FS prin intermediul unui administrator al bazei de date (ABD). Accesul la datele stocate in BDD se face de catre utilizatori prin intermediul terminalelor conectate in compartimentul propriu acestui utilizator. Aceste servicii sunt asigurate de

35

procesorul local al bazei de date, in timp ce accesul la datele aflate la distanta este asigurat de administratorul bazei de date din nodul central. Arhitectura bazei de date distribuite central va contine o baza de date centrala BDC unde vor fi stocate datele din SID, dar si un numar de BDL, amplasate in compartimentele functionale specifice nodurilor retelei de calculatoare. Cererile emise de catre un utilizator sunt adresate initial BDL la care este conectat acesta. Daca datele sunt stocate in BDC, are loc comutarea acestor cereri catre aceasta, cu conditia asigurarii compatibilitatii depline a operatiilor de actualizare simultane intre BDC si BDL. Arhitectura cu baze de date paralel distribuite contine o baza de date centrala ce reflecta semantica si continutul fizic al bazelor dedate locale BDL cu precizarea ca accesul la BDC este asigurat numai printr-un procesor specializat de acces (PSA) Prin intermediul procesorului specializat de acces fiecare utilizator poate dispune de datele din BDC, restul de prelucrari fiind asigurate ca in solutia de date distribuite central.

Strategii principale de distribuire a bazelor de date: -replicarea (copierea) datelor - partitionarea orizontala - partitionarea verticala - combinatii ale celor de mai sus Replicarea datelor Una dintre variantele de distribuie a unei baze de date este cea de pastrare a cate unei copii a acesteia in fiecare nod a retelei (full replication) Avantaje: - siguranta daca la un nod se inregistreaza o pierdere a bazei de date sau a unei relatii, ea poate fi oricand gasita la un alt nod - rapiditate baza de date fiind amplasata local, interogarile vor fi onorate in scurt timp Dezavantaje: - cerinte suplimentare de stocare fiecare nod trebuie sa dispuna de aceeasi capacitate de stocare ca si a unui loc central din varianta stocarii centralizate - costul si complexitatea actualizarilor in orice moment se efectueaza o actualizare a unei relatii, ea trebuie sa fie transmisa tuturor locurilor unde este stocata. Replicarea totala este recomandata pentru datele supuse numai prelucrarilor de tip read-only (citire), iar datele sunt relativ statice, cum ar fi cataloage diverse, directoare telefonice, mersul trenurilor etc. Partitionarea orizontala are la baza faptul ca inregistrarile unei relatii (tabele) sunt distribuite in mai multe locuri (unele sunt plasate intr-un nod al retelei, si altele in noduri diferite). Exemplu: a) Relatia TELEFON pentru angajatii unei firme ---------------------------------------------------------------------------------Marca Nume angajat Telefon ---------------------------------------------------------------------------------101 ANCHIDIN LUCIAN 123456 102 FAGHIAN RADU 123457 103 SCORTANU RALUCA 123458 104 DRAGOMIRESCU IONUT 123459 105 PALADE DANIEL 123460 ----------------------------------------------------------------------------------

36

b) Partitionarea orizontala a relatiei TELFON pentru angajatii Serv. Contabilitate: ---------------------------------------------------------------------------------Marca Nume angajat Telefon ---------------------------------------------------------------------------------101 ANCHIDIN LUCIAN 123456 105 PALADE DANIEL 123460 ---------------------------------------------------------------------------------c) Partitionarea orizontala a relatiei TELFON pentru angajatii Serv. Desfacere ---------------------------------------------------------------------------------102 FAGHIAN RADU 123457 103 SCORTANU RALUCA 123458 104 DRAGOMIRESCU IONUT 123459 ---------------------------------------------------------------------------------Avantaje: - eficienta datele sunt stocate la locul folosirii lor si separat de datele altor utilizatori - optimizare locala prin eliminarea traficului din retea, prelucrarile locale sunt executate in timp optim - securitate fiecare nod stie datele cu regim special Dezavantaje: - viteza de acces instabila daca sunt necesare date aflate in alte locuri, timpii de acces la aceste vor fi mult mai mari in comparatie ca datele locale - vulnerabilitatea copiilor de siguranta cat timp datele se afla intr-un singur loc, distrugerea lor si/sau a copiilor de siguranta, provoaca mari probleme, ele nefiind dublate in alt loc. Partitionarea verticala Prin partitionarea verticala, unele dintre coloanele tabelei (relatiei) sunt transferate pe principii relationale intr-un anumit loc, in timp ce alte coloane se transfera pe aceleasi principii in alt loc. Relatiile fiecarui nod trebuie sa aiba o cheie comuna, astfel incat tabela originala sa poata fi constituita oricand. a) Relatia SALARIU ---------------------------------------------------------------------------------------------Marca Nume agajat Ore lucrate Tarif_ora Retineri ---------------------------------------------------------------------------------------------101 ANCHIDIN LUCIAN 100 11.000 100.000 102 PALADE DANIEL 110 10.000 150.000 103 TOMUSOR GHEORGHE 100 11.000 200.000 ---------------------------------------------------------------------------------------------b) Partitionarea verticala a relatiei la Biroul Financiar -----------------------------------------Marca Retineri -----------------------------------------101 100.000 102 150.000 103 200.000 ------------------------------------------

37

c) Partitionarea verticala a relatiei la Biroul Personal-Salarizare -----------------------------------------Marca Ore_lucrate -----------------------------------------101 100 102 110 103 100 -----------------------------------------Variantele b) si c) se obtin prin SELECT-area coloanelor din tabele originala, iar obtinerea din nou a relatiei originale se eefectueaza prin unificarea coloanelor (JOIN-ing) intr-o singura tabela. Proiectarea unei BDD se poate face in functie de urmatoarele criterii: - marimea unitatii beneficiare -modul de organizare a unitatii beneficiare -gradul de implicare al conducerii unitatii beneficiare in sistemul informatic -gradul de sipersare georgrafica si deautonomie economico-financiara al sectiilor sai sectoarelor de productie -volumul datelor e prelucrat, sursele si destinatiile pentru datele de I/E -debitul datelor de I/E -gradul de agregare (sintetizare) al datelor -modul de fundamnetare si de urmarire a indicatorilor economico-financiari (pe unitate, pe sectoare, sectii) - gradul de autonomie al structurilor organizatorice specifiice unitatii beneficiare Metodele de acces concurent al utilizatorilor la BDD se stabilesc in scopul blocarii aparitiei simultane a doua sau mai multe cereri la baze de manipulare a bazei de date. Mentinerea conditiilor de integrare si coerenta se rezolva prin conceptul de tranzactie a BDD, definit ca unitate de tratare secventiala compusa din actiuni elementare (citire, scriere, actualizare etc) Tranzactia din BDD poate fi executata de catre un utilizator numai asupra unei BD coerente care trebuie sa realizeze de asemenea o BD coerenta. SGBD asigura accesul unei tranzactii la o inregistrare sau la o BD integrala prin intermediul conceptului de subiect de prelucrare a bazei de date (bucket). Pentru optimizarea concurentei utilizatorilor asupra aceluiasi subiect de prelucrare (bucket) se foloseste un algortim de blocare ce devine utilizabil in conditiile existentei a trei tipuri de informatii: momentul inceperii operatiei, modul de functionare al acesteia si momentul terminarii ei. In functie de acestea, algoritmul poate asigura blocarea sau deblocarea unui subiect de prelucrare, ceea ce conduce la accesul sau interzicerea acestuia pentru un utilizator. Etapele functionale au ca obiectiv definirea cerintelor de performanta pentru SID precum si estimarea necesarului de echipamente de calcul si sisteme de operare gestiune de date. a) Definirea performatelor SID presupune stabilirea unor cerinte generale de calitate pentru acestea, precum si unele cerinte specifice. Cerinte de performanta * generale - disponibilitate - Toleranta la defecte - modularitate - facilitati pentru dezvoltare - fiabilitate
38

* specifce - gradul de ocupare a canalului de comunicatie - rata coliziunilor - capacitatea de tratare echitabila a cererilor de transfer

- costul ciclului de viata - caracteristici fizice Aceste cerinte de performanta pot fi caracterizate , in esenta, astfel: - disponibilitatea unui SID este caracterizata de timpul mediu de rezolvare a cererilor utilizatorilor - fiabilitatea este probabilitatea de a executa o functie de prelucrare in anumite conditii si intr-un interval de timp - toleranta la defecte este data de calitatea sistemului de a depasi , fara interventia administratorului bazei de date, defectele hardware si erorile software - costul ciclului de existenta a sistemului cuprinde costurile implicate de proiectare, dezvoltare, intretinere, inclusiv costul aferent componentelor hard-soft - modularitatea este reprezentata de proprietatea noului sistem cu privire la adaptabilitatea, extensibilitatea, interschimbalitatea si modificabilitatea tuturor componentelor sale - facilitatea dezvoltarii sistemului este data de timpul necesar pentru proiectarea, experimentarea si implementarea noului sistem. Acest timp depinde de numarul tipurilor de componente hardware utlilizate, structura de interconectare folosita si de interfetele hardware utilizate pentru interconectarea diverselor echipamente fizice. - Caracterisiticile fizice ale sistemului electronic se refera la volumul, gabaritul si gradul de utilizare a componentelor hardware a sistemului iinformatic proiectat (echipamentul de calcul, terminale, concentratoare, modemuri etc.) b) Estimarea necesarului de echipamente de calcul, sisteme de operare si sisteme de gestiune a datelor implica analiza costului unui sistem. Analiza costurilor unui sistem de prelucrare distribuita a datelor presupune analiza - costurile initiale: - costurile echipamentelor - costurile perifericelor - costurile cablarii -costurile softului - costuri operationale - costurile distribuirii datelor - costurile cu personalul - costurile functionarii echipamentelor - costurile intretinerii sistemului

39

Curs 8

Capitolul 6
Modelul unui sistem informatic contabil integrat 6.1. Caracteristici generale ale unui sistem informatic contabil integrat Sistemul informatic contabil integrat are la baza conceptul organizarii contabilitatii in doua circuite, aferente contabilitatii financiare si contabilitatii de gestiune interna. Din punct de vedere structural, sistemul informatic financiar contabil integrat se compune din urmatoarele subsisteme: - previziunea financiara, care are principal scop fundamentarea si elaborarea bugetului de venituri si cheltueili - normarea costurilor de productie si antecalculatie, care urmareste prefigurarea cu anticipatie a nivelului cheltuielilor de productie si a costurilor ocazionate de activitatile economice desfasurate - contabilitatea financiara (sintetica) si de gestiune interna (analitica) - care asigura evidentierea proceselor economice interne care genereaza miscarea si transformarea patrimoniului unitatii in raport de specificul operatiilor economice desfasurate - analiza economico-financiara, care asigura comparabilitatea rezultatelor obtinute intre doua perioade de gestiune, cu reflectarea factorilor ce au influientat pozitiv sau negativ rezultatele activitatii si care au produs modificari la nivelul absolut sau relativ a indicatorilor economico-financiari. In cadrul sistemului informatic financiar-contabil integrat, contabilitatea financiara si de gestiune reprezinta componenta centrala a sistemului, deoarece asigura conducerea si controlul tuturor proceselor economice generatoare de informatii pentru toate celelalte componente ale sistemului informatic, cat si pentru conducerea unitatii economice, inclusiv pentru legaturile informationale cu exteriorul (Ministerul Finantelor, institutii, alte societati comerciale etc). 6.2. Obiectivele sistemului informatic contabil integrat Obiectivul general al s.i.c.i. constituie cresterea calitatii si operativitatii informatiilor contabile in vederea reflectarii veridice a proceselor economice, a fluxurilor de valori materiale si banesti a rezultatelor exercitiului financiar. Realizarea acestui obiectiv impune trecerea de la aplicatii informatice specializate in realizarea unor sectiuni ale contabilitatii (evidenta stocurilor si comenzilor in curs de executie, evidenta mijloacelor fixe, evidenta creantelor si obligatiilorr etc.), la un sistem informatic caracterizat prin integrarea tuturor activitatilor desfasurate, astfel incat acestea sa evidentieze in mod automat toate operatiile contabile eferente unei perioade de gestiune a unitatii economice. Obiectivele specifice ale sistemului contabil integrat au in vedere realizarea tuturor prelucrarilor intr-un cadru unitar, care sa conduca la cresterea gradului de prelucrare a informatiilor din baza de date prin posibilitatile multiple de corelare si sintetizare a datelor, prelucrarea integrata a unor operatii contabile specifice (calculul amortizarii, salariilor, decontarea costurilor de productie, dimensionarea veniturilor etc.), inclusiv exploatarea concomitenta a tuturor aplicatiilor informatice componente ale acestui sistem. De asemenea, aceste obiective presupun existenta unei baze de date contabile de tip distribuit, la care sa poata avea acces diferentiat, in functie de responsabilitatile aferente fiecarui compartiment functional, persoanele implicate in exploatarea acestei baze de date. In acest sens baza de date contabila va fi creata numai de utilizatori autorizati pe baza unor documente de intrare adaptate acestui scop, urmata de prelucrarea multipla.
40

Realizarea completa a obiectivului general si a obiectivelor specifice presupune existenta si functionarea unei retele locale de calculatoare la nivelul unitatii, iar in cadrul fiecarui compartiment implicat sa existe cel putin un calculator. 6.3. Situatiile de iesire ale sistemului informatic contabil integrat Unitatile patrimoniale conform legii contabilitatii nr. 81/91 modificata si republicata, au obligatia: - intocmirii documentelor justificative pentru orice operatie care afecteaza patrimoniul societatii - inregistrarii in contabilitate a operatiunilor patrimoniale - inventarierea patrimoniului - intocmirea bilantului contabil - controlul asupra operatiilor patrimoniale efectuate - furnizarea, publicarea si pastrarea informatiilor cu privire la situatia patrimoniului si rezultatele obtinute de unitate Tot in conformitate cu Legea contabilitatii, unitatile economice sunt obligate sa utilizeze registrele de contabilitate: registrul jurnal, registrul inventar si cartea mare. Proiectarea sistemelor informatice financiar contabile trebuie sa aiba in vedere in primul rand asigurarea respectarii normelor contabile privind stocarea, pastrarea si controlul datelor inregistrate in contabilitate. 6.4. Criterii minimale privind programele informatice utilizate in domeniu financiarcontabil Prin normele metodologice pentru intocmirea si utilizarea formularelor contabile privind activitatea financiara si contabila, Ministerul Finantelor a stabilit ca sistemele de prelucrare automata a datelor la nivelul fiecarei unitati patrimoniale trebuie sa asigure conditiile necesare efectuarii controlului legal. Astefel, la elaborarea si adaptarea programelor informatice vor fi avute in vedere urmatoarele: a) In privinta controlului intern: - cuprinderea in procedurile de prelucrare a reglementarilor in vigoare si a posibilitatii de actualizare a acestora, in functie de modificarile intervenite in legislatie - cunoasterea adecvata a functiilor sistemului de prelucrare a datelor de catre personalul implicat si respectarea acestora - gestionarea pachetelor de produse-program, asigurarea protectiei lor impotriva unor accese neautorizate, realizarea confidentialitatii datelor din sistemul informatic - stabilirea tipului de suport pentru pastrarea datelor de intrare, intermediare sau de iesire - solutionarea eventualelor erori care pot sa apara in functionarea sistemului b) In privinta controlului extern: - verificarea completa sau prin sondaj a modului de functionare a procedurilor de prelucrare prevazute in sistemul informatic - verificarea totala sau prin sondaj a operatiunilor economico-fianciare inregistrate in contabilitate, astfel incat acestea sa fie efectuate in concordanta stricta cu prevederile actelor normative care le reglementeaza - verificarea prin teste de control a programului informatic utilizat Astfel, sistemele de prelucrare automata a datelor in domeniul financiar-contabil trebuie sa raspunda la urmatoarele criterii considerate minimale:

41

a) sa asigure concordanta stricta a rexulatatului prelucrarilor informatice cu prevederile actelor normative care le reglementeaza b) sa precizeze tipul de suport care asigura prelucrarea datelor in conditii de siguranta c) sa precizeze cu claritate sursa, continutul si apartenenta fiecarei date. Fiecare data inregistrata in contabilitate trebuie sa se regaseasca in continutul unui document scris, la care poate avea acces atat beneficiarii cat si organele de control d) sa asigure listele operatiunilor efectuate pe baza de documente justificative, care sa fie numerotate in ordine cronologica, interzicandu-se inserari, intercalari, precum si orice eliminari sau adaugiri ulterioare e) sa asigure reluarea automata a soldurilor conturilor obtinute anterior f) sa asigure conservarea datelor pe o perioadade timp care sa respecte prevederile art. 25 din Legea Contabilitatii nr. 82/1991 g) sa precizeze procedurile si suportul magnetic extern de arhivare a produselor-program, a datelor introduse, a situatiilor financiare sau a altor documente, cu posibilitatea de reintegrare in sistem a datelor arhivate h) sa nu permita inserari, modificari sau eliminari de date pentru o perioada inchisa i) sa asigura urmatoarele elemente constitutive ale inregistrarilor contabile: - data efectuarii inregistrarii contabile a operatiunilor - jurnalul de origine in care se regasesc inregistrarile contabile - numarul paginii sau numarul curent al inregistrarii in jurnalul de origine - numarul documentului justificativ sau contabil (atribuit de emitent) j) sa asigure confidentialitatea si protectia informatiilor si a programelor prin parole, cod de identificare pentru accesul la informatii, copii de siguranta pentru programe si informatii k) sa asigure listari clare, inteligibile si complete, care sa contina urmatoarele elemente de identificare, in antet sau pe fiecare pagina, dupa caz: - tipul documentului sau a situatiei - denumirea unitatiip atrimoniale - perioada la care se refera informatia - daterea listarilor - paginarea cronologica - precizarea programului informatic si a versiunii utilizate l) sa asigure listarea ansamblului de informatii financiare si documente de sinteza necesare conducerii operative a unitatii m) sa asigure respectarea continutului de informatii prevazut in macheta formularelor aprobate de Ministerul Finantelor, in cazul editarii acestora cu ajutorul tehnicii de calcul n) sa permita, in orice moment, reconstituirea continutului conturilor, listelor si informatiilor supuse verificarii. Toate soldurile conturilor trebuie sa fie rezultatul unei liste de inregistrari si al unui sold anterior al acelui cont. Fiecare inregistrare trebuie sa aiba la baza elemente de identificare a datelor supuse prelucrarii o) sa nu permita: - deschiderea a doua conturi cu acelasi numar - modificarea numarului de cont in cazul in care au fost inregistrate date in acel cont - suprimarea unui cont in cursul exercitiului curent sau aferent exercitiului precedent, daca acesta contine inregistrari sau sold - editarea a doua sau mai multor documente de acelasi tip, cu acelasi numar si continut diferit de informatii p) sa permita suprimarea unui cont care nu are inregistrari pe parcursul a cel putin doi ani (exercitii financiare), in mod automat sau manual q) sa prevada in documentatia produsului informatic modul de organizare si tipul sistemului de prelucrare: - monopost sau multipost - monosocietate sau multisocietate - retea de calculatoare - portabilitatea fisierelor de date
42

r) s) t)

sa precizeze tipul de organizare pentru culegerea datelor preluari pe loturi cu contul ulterior preluari in timp real cu efectuarea controlului imediat combinarea celor doua tipuri sa permita culegerea unui nelimitat de inregistrari pentru operatiunile contabile sa posede documentatia tehnica de utilizare a programelor informatice necesara exploatarii optime a acestora u) sa respecte reglementarile in vigoare cu privire la securitatea datelor si fiabilitatea sistemului de prelucrare Elaboratorii de programe informatice au obligatia de a prevedea, prin contractele de livrare a programelor informatice, clauze privind intretinerea si adaptarea produselor livrate, precum si clauze privind eliminarea posibilitatilor de modificare a procedurilor de prelucreare a datelor de catre utilizatori.

43

Curs 9

Capitolul 7 Securitatea si protectia informatiei

Informatia este un produs care, ca si alte importante produse rezultate din activitatea uman, are valoare pentru o organizatie si n consecint, este necesar s fie protejat corespunztor. n pofida unor sisteme legislative destul de bine puse la punct, furtul de informatii prin intermediul calculatorului s-a extins foarte mult, mai ales n unele tri care detin tehnologii avansate. El reprezint un domeniu extrem de delicat, iar pentru protectia si securitatea datelor se fac eforturi uriase. Anual se cheltuiesc sume imense pentru prentmpinarea fraudelor pe calculator. Numai pentru SUA unele statistici indic sume, cheltuite anual n acest scop, situate ntre 4 si 6 miliarde de dolari. Din punctul de vedere al securittii, informatia este caracterizat de: - confidentialitate: caracteristic a informatiei care asigur accesibilitatea numai pentru cei autorizati s aib acces la ea, - integritatea: reprezint garantia acuratetii si completitudinii informatiei si a metodelor de prelucrare a acesteia, - disponibilitatea: reprezint asigurarea c numai utilizatorii autorizati au acces la informatii si la produsele aferente oricnd exist o solicitare n acest sens. Fiecare organizatie n parte si poate implementa propriul su sistem de asigurare a securittii informatiei. Un management al securittii informatiei se realizeaz prin implementarea unui set corespunztor de actiuni care cuprinde politici, practici, instrumente si proceduri, structuri organizationale, precum si functii software. Toate actiunile trebuie prevzute, definite si aplicate pentru a asigura c sunt ntrunite obiectivele specifice de securitate ale organizatiei. Din ce n ce mai mult, organizatiile, sistemele si retelele lor informatice sunt confruntate cu amenintarea securittii informatiilor provocate de un larg spectru de surse, incluznd frauda, spionajul, sabotajul, vandalismul, incendiile si inundatiile. O surs comun de pericol este reprezentat de atacurile virusilor electronici care pot provoca daune si distrugeri considerabile. Un sistem integrat de securitate a informatiilor cuprinde nu mai putin de sapte sisteme de securitate: 1. Securitatea fizic 2. Securitatea personalului 3. Securitatea administrativ 4. Securitatea IT 5. Securitatea comunicatiilor 6. Securitatea criptografic 7. Securitatea emisiilor Principalele tipuri de amenintri asupra celor trei caractreistici esentiale ale informatiei, ntlnite n mod uzual n retele Internet si Intranet: 1. Tipuri de atacuri: a) intruziune (utilizator legitim, identificare fals) b) blocarea serviciilor (denial-of-service) c) furtul de informatii. 2. Scopul atacului: a) amuzament b) palmares c) vandalism

44

d) spionaj e) stupiditate si accidente 3. Se asigur protectie pentru: a) date si informatii - confidentialitatea, - integritatea, - disponibilitatea. b) resurse calculator c) reputatie. Mecanisme de autentificare utilizate pentru accesul la informatii - printr-o caracteristic fizic personal . scanare digitatie . scanare retin . scanare vocal - prin cunostinte individuale . parol . chestionar - printr-un obiect personal . smart card Aspecte privind protectia informatiei n orice sistem de calcul, protectia presupune asigurarea programelor si datelor mpotriva urmtoarelor actiuni: 1. pierderi accidentale, cauzate de cderile de tensiune, defectarea unittilor de hard disk-uri 2. accesare neautorizat a datelor si programelor, prin actiuni de parolare si criptare a informatiilor, oprind si copierea neautorizat 3. fraud pe calculator (sustragerea sau alterarea de date, furturi de servicii) 4. virusarea software-ului. Pentru o protectie eficient este necesar s fie cunoscute si s se asigure urmtoarele elemente: 1. identificarea accesului prin reguli si relatii ntre utilizatori si resurse 2. evidenta accesului, pentru urmrirea utilizrii resurselor sistemului, precum si pentru posibilitatea refacerii unor date n caz de distrugere 3. integritatea si confidentialitatea datelor 4. functionalitatea programelor. Mijloacele prin care se poate asigura protectia sunt: 1. msuri organizatorice, contra distrugerii datorate catastrofelor naturale referitoare la selectia profesional a personalului, organizarea unui sistem de control a accesului, organizarea pstrrii si utilizrii suporturilor de informatii 2. msuri juridice, care cuprind documente normative care controleaz si reglementeaz procesul prelucrrii si folosirii informatiei 3. mijloace informatice, constituite din programe de protectie si tehnici de criptare a informatiei. Sfaturi privind securitatea informatiei Diversi analisti si experti n probleme de securitate, sugereaz urmtoarele sfaturi pentru protectia retelelor:

45

- Asigurati-v c nici o persoan nu controleaz sistemul de la un capt la cellalt. - Cereti fiecrui persoane s se conecteze n retea folosind parola proprie. - Atribuiti drepturile de supervizare unui grup mai mare de persoane. - Executati salvri de sigurant (backup) n fiecare sptmn. - Realizati un sistem strict pentru accesul la benzile magnetice. - Pstrati ntotdeauna n alt parte o copie a salvrilor se sigurant de pe benzile magnetice. - Efectuati salvri de sigurant att pentru desktop-uri si laptop-uri, ct si pentru servere. - Rotiti benzile magnetice pentru salvrile de sigurant, nu folositi una si aceeasi band de mai multe ori la rnd. - Pstrati serverele n locuri sigure. - Fiti la zi cu versiunile de software. - Utilizati un software de detectie a intruziunilor nedorite, care s v alerteze n cazul unei lovituri. - Asigurati-v c nu au existat dou perechi de ochi care s vad codul nainte s fie introdus n sistem. - Trebuie s aveti un departament pentru garantarea securittii informatiei (cel putin o persoan si apoi cte una n plus pentru fiecare o mie de angajati), separat de departamentul de IT si care s raporteze direct ctre responsabilul pentru transmiterea informatiei. - Cheltuiti cel putin 3-5% din bugetul de IS pe asigurarea securittii informatiei. Instruiti personalul care asigur securitatea informatiei pentru a fi n msur s detecteze angajatul care a fost perturbat sau nemultumit de ceva, mai ales dac acest angajat detine si o functie critic privind regimul informatiilor confidentiale de firm. - ntriti securitatea pe parcursul unor evenimente mai deosebite, cum sunt fuziunile sau reducerile de personal, care i-ar putea deranja pe unii angajati si i-ar determina s aib un comportament neloial fat de companie. - Monitorizati reteaua - setati un program software care s v alerteze atunci cnd o persoan lucreaz n alt parte dect n biroul su sau n afara programului general. - Scanati mesajele electronice pentru a vedea ceea ce iese din companie, verificati de dou ori benzile de backup si desemnati pe altcineva s fac salvrile curente dac persoana luat n vizor este chiar cea care se ocupa anterior, n mod curent. - Prevedeti n contractul individual cu fiecare angajat reguli si sanctiuni. - Fiti siguri c persoanele cu sarcini critice de IS sunt asigurate.

46

Curs 10

Capitolul 8 Exploatarea si intretinerea sistemelor informatice

Activitatile de exploatare si intretinere a sistemului informatic pus in functiune, urmaresc asigurarea realizarii continue a parametrilor tehnici, economici si functionali ai sistemului respectiv, in concordanta cu proiectul elaborat si cu dinamica cerintelor activitatii de conducere si operative din unitatea respectiva. Acestor activitati le revine sarcina de realizare a exploatarii curente si a consolidarii functionarii sistemului informatic pus in functiune pe intreaga perioada pentru care s-a preconizat a fi utilizat, perioada care se inscrie intr-un ciclu. Acest ciclu de viata al sistemului informatic, este determinat de frecventa perfectionarilor de fond in domeniul tehnicii de calcul, precu, si in domeniul evolutiei produselor program. Totodata, acest ciclu corespunde si cerintelor de perfectionare a metodelor si tehnicilor utilizate in activitatile de conducere din unitatile economico-sociale. Activitatile de exploatare si intretinere se pot grupa astfel: - activitati de exploatare - activitati de intretinere - activitati de inregistrare a cerintelor de reproiectare Activitatile de exploatare se concentreaza in principal asupra executiei curente a operatiilor de culegere, transmitere, validare, prelucrare, vizualizare a datelor, prin respectarea stricta a instructiunilor tehnice de lucru. Ele vizeaza responsabilitatea utilizatorului si a personalului din informatica in exploatarea sistemului informatic. Activitatile de intretinere a sistemului informatic se refera atat la realizarea constanta a parametrilor sistemului proiectat si aflat in exploatare, cat si la introducerea in sistem a unor perfectionari curente, care conduc la ridicarea nivelului parametrilor tehnico-functionali si economici ai sistemului respectiv. Activitatile de inregistrare a cerintelor de reproiectare a sistemului informatic in functiune vizeaza pregatirea trecerii la reproiectare, respectiv la un nou ciclu de parcurgere a etapelor de realizare a sistemelor informatice. Dintre sarcinile avute in vedere la exploatarea si intretinerea sistemului informatic pot fi mentionate: - organizarea si urmarirea executiei operatiilor de actualizare a fisierelor si/sau a bazelor de date la momentele stabilite, operatii de importanta deosebita pentru mentinerea in functiune a sistemului informatic - imbunatatirea continua a calitatii datelor, reducerea timpului de raspuns a sistemului si reducerea costurilor pe unitate de informatie prelucrata si valorificata - introducerea perfectionarilor in tehnologia de prelucrare automata a datelor - organizarea si intretinerea arhivelor de date inregistrate pe suporti magnetici - asigurarea reviziilor tehnice si reparatiilor echipamentelor de prelucrare a datelor Practica demonstreaza ca neglijarea activitatilor de mentinere in functiune, intretinere si dezvoltare a sistemelor informatice implementate, conduce la inregistrarea unei scaderi constante dupa momentul punerii in functiune, mergand uneori pana la nivelul de periclitare a functionarii sistemului. In momentul in care se ajunge ca perfectionarile ce se impun in cadrul sistemul informatic sa afecteze o buna parte a sistemului in functiune, cand ele sunt mai generale ca sfera de actiune si mai radicale din punct de vedere al tehnicilor si procedeelor utilizate, inseamna ca s-a ajuns la o
47

situatie conflictuala intre cerinte si existente si se cere o reproiectare a intregului sistem, o trecere evidenta la un nou ciclu de perfectionare. Perfectionarile curente ce se cer a fi aduse sistemului informatic in functiune nu trebuie sa afecteze solutiile tehnice si organizatorice de fond prevazute de catre proiectul initial, ci sa le completeze, sa le perfectioneze.

48

CURS 11

Capitolul 9 Medii de afaceri moderne

Se poate spune c odat cu intrarea n era Internetului i a e-business-ului, s-au produs transformri fundamentale ale structurilor socioeconomice. Succesul n afaceri implic din partea organizaiilor, n primul rnd apel la tehnologia informatic i extinderea relaiilor de afaceri n afara limitelor teritoriului naional. Tehnologia i n special Internetul au schimbat modul n care se fac afacerile. Internetul ofer infrastructura tehnic ce permite prezena online, respectiv abilitatea de a comunica cu clieniii, partenerii de afaceri, de a avea acces usor i rapid la informaii direct de la serviciu sau de acas. Internetul reprezint infrastructura prin care se vehiculeaz informaia de orice fel: text, sunet, voce, imagine, video. In esen, el este o reea global realizat din reele mai mici, prin care se reunesc milioane de calculatoare din ntreaga lume, prin infrastructura telecomunicaiilor. Tehnologia World Wide Web (www) introdus Tim Berners-Lee n anul 1990, a schimbat fundamental Internetul, astfel nct astazi nu se mai face de fapt o distincie ntre Web i Internet. Din punct de vedere tehnic, spaiul Web pune la dispoziie un sistem global i standardizat de comunicare multimedia, informaiile fiind organizate asociativ i distribuite n funcie de cerinele utilizatorilor. Pe msur ce Internetul a devenit mai sofisticat, i site-urile Web i-au adaptat cerinele. Schimbrile din Internet pot fi grupate n patru generaii de site-uri web1 : - generaia I - site-uri web simple de tip "brosura on-line". Iniial companiile erau mulumite s aibe o simpl prezen pe Internet. Dezavantajele acestor tipuri: nu erau site-uri interacive, cititul coninutului on-line consuma timp i tindea s fie dificil, timp mare de download a informaiilor; - generaia a II-a - site-uri web structurate pe specificul intern al companiei: informaii despre strategia i misiunea companiei, locuri de munc, tiri din pres, mesajul preedintelui companiei. Aceasta generaie este mult mai apropiat de un site Intranet i se caracterizeaz prin prezena numeroas a imaginilor n pagini, fr multe informaii afiate, vizitatorii trebuind s selecteze anumite imagini pentru a obtine informaii mai detaliate cu privire la produse, preuri. - generaia a III-a - site-uri web ce utilizeaz elemente simple de navigare (cuvinte pentru navigare n loc de imagini), iar coninutul este orientat spre vizitator. Elementele de navigare utilizeaz explicaii text pentru un download rapid. Vizitatorii pot accesa informaiile dorite din cteva click-uri fr a atepta ncarcarea unor imagini mari. Imaginile tind s fie ct mai reduse n dimensiune, informaiile interne despre companii pot fi gasite pe site, dar nu mai sunt afiate/centrate pe pagina home. - generaia IV-a reprezint viitorul Internetului. Ea seaman cu generaia a III-a, diferenele fiind n spatele scenelor. Ele sunt strns legate de toate aspectele companiei. Cnd un client cauta o informaie dntr-un astfel de site, informaia este generat dintr-o baz de date specific pentru clieni. De exemplu, pe site-ul Dell Computers http://www.dell.com/ poti s configurezi dinamic calculatorul pe care doreti s-l cumperi, prin alegerea opiunilor din meniurile afiate pe site. Chiar dac nu cumperi acel calculator, compania pstreaz opiunea pentru o cercetare de marketing, respectiv pentru a o ajuta s identifice caracteristicile mai mult sau mai putin cutate. Internetul face posibil i usor pentru ca companiile s ofere clienilor o prezenta pe intreg globul. Prin intermediul Internetului, produsele companiei pot fi accesate direct i de asemenea: - face nerelevant mrimea companiei: fie c sunt mai mari sau mai mici, firmele au acelai acces la clieni i pot crea acelai tip de prezen n mediul Internet;
1

Rosen, A., E-Commerce Question and Answer Book, AMACOM Books, 1999, p. 10

49

- face nerelevant locaia companiei. Clienii localizai oriunde pot uor accesa site-ul companiei. De asemenea, timpul zonal este nerelevant. Internetul este accesibil 24 de ore din 24, apte zile din apte. Bazele de date i e-mail-urile au caracteristici tipice interacive. Nici una dintre ele nu necesit interaciune uman pentru a oferi clienilor informaii despre produse i servicii; - crete feedback-ul - poi avea acces instantaneu la reacia clientului i un feedback la programele de marketing i la preurile produselor lansate pe web vezi traffic.ro Din acest punct de vedere, se poate spune c ntreprinderile mici au un avantaj. Pentru ele este mai usor s-i modifice infrastructura intern i s se adapteze la noile cerine ale comerului online, fa de marile companii care vor necesita schimbri ale infrastructurii interne pentru a deveni sisteme flexibile i funcionale n mediul Internet. Internetul aduce mult mai aproape compania de clieni i de furnizori. Un site Internet permite o prezen web pentru publicul general. Un site Intranet utilizeaz tehnologia Internet pentru a oferi angajailor proprii acces la informaiile interne. Aceste site-uri sunt separate de Internet prin intermediul unor metode de securitate, astfel nct persoanele din afara organizaiei s nu poat avea acces la informaiile private. Pe un site Extranet, partenerii de afaceri - pe baza unei parole protejate - pot accesa informatii pe care publicul general nu poate (figura nr. 1)

Angajatii firmei

Parteneri de afaceri

Consumatori

Intranet

Extranet

Internet

Figura nr. 1 Tehnologia Internet i modele de afaceri electronice

Comerul electronic (e-commerce), n concepia Organizaiei Economice de Cooperare i Dezvoltare (OECD), reprezint desfurarea unei afaceri prin intermediul reelei Internet, vnzarea de bunuri i servicii avnd loc offline sau online. Exist deja multe modele pentru derularea afacerilor pe Internet. Acestea pot fi clasificate n funcie de numrul de furnizori, prestatori de servicii ctre clieni, astfel: 1-catre-1 (e-shop) mai muli-ctre-1 (e-mall) mai muli-ctre-mai muli (e-licitaie). Dup tipul clientului, ce are o anumit formare profesional, anumite interese i preferine, putem avea urmtoarele modele de afaceri de comer electronic (figura nr. 2) un consumator - Business-to-Consumer (B2C sau BTC) - se refer la relaiile dintre comerciant i consumatorul final, fiind considerat comer electronic cu amnuntul; o alt firm - Business-to-Business (B2B sau BTB) - cuprinde toate tranzaciile ce se efectueaz ntre doi sau mai muli parteneri de afaceri, care actioneaz pe Internet prin utilizarea de nume i parole pentru paginile de web proprii; administraia public - Business-to-Government (B2G sau BTG) acoper toate tranzaciile dintre firme i autoriti administrative locale sau centrale (pentru acest model de afaceri se mai utilizeaz i termenul Business-to-Administration); un angajat - Business-to-Employee (B2E) se refer la tranzaciile din interiorul unei firme, destinate personalului angajat al firmei i efectuate prin sistemul intranet propriu.

50

Figura nr. 2 Modele de afaceri de comer electronic

Alte relaii stabilite prin intermediul reelei Internet, adiacente comerului electronic, sunt: government to government (G2G), government to business (G2B), government to consumer (G2C), consumer to government (C2G), consumer to business (C2B) i consumer to consumer (C2C), fiind sintetizate n tabelul de mai jos: Guvern (G) Guvern (G) G2G coordonare Intreprinderi (B) G2B informare B2B comer electronic C2B comparaie preuri Consumatori (C) G2C informare B2C comer electronic C2C licitaii online

B2G Intreprinderi (B) administraie, logistic Consumatori (C) C2G achitare taxe online

Tabel 1 - Tipuri de relaii n comerul electronic

Analiznd evoluia comerului n mediul Internet, prin analogie cu clasificarea site-uri-lor web efectuat de A. Rosen, se poate spune c aceasta ar putea fi mprit n 4 faze distincte: informare electronic. n aceasta etap, companiile au recepionat valoarea Internetului n primul rnd ca un mediu de comunicaie. Interaciunea consumatorului cu un site web tip "brosura" al unei companii, este limitat doar la citirea unor texte i a vizualizrii unor imagini. Realizarea tranzaciilor i interaciunea cu clienii sunt nc conduse de medii tradiionale cum sunt telefonul sau faxul. business-to-consumer. Modele de comer electronic sau concentrat pe aplicaiile care permit tranzacii i interaciuni ntre companie i consumator (modelele de afaceri B2C). business-to-business. n aceasta faz iniiativele de comer electronic sunt concentrate pe aplicatiile B2B care permit tranzacii i interaciuni ntre companii i partenerii de afaceri. e-enterprise. Aceast faz este caracteristic acelor companii ale cror piee conin att aplicaii B2C ct i B2B. Practic acestea au implementat acele tehnologii comune care s le permit utilizarea diferitelor categorii de e-aplicaii care s deserveasc ambele segmente de piaa (ex. American Express, Dell Computers) n figura nr. 3 sunt reflectate fazele evoluiei comerului prin intermediul Internetului, cu precizarea c nu este indicat o dat de ncepere i de finalizare a unei anumite faze. n fapt aceste etape se suprapun, astfel nct unele companii opereaz n faza de informare electronic

51

iar altele n etapa e-business. Puine firme i-au integrat diferitele faze ntr-o form coerent astfel inct s poat trece la faza urmtoare de integrare, respectiv faza de e-Enterprise.
Integrare

e - Enterprise

Business to business Business to customer Informare electronica

1995

1997

1999

2000

Figura nr. 3 Fazele de evoluie a comerului prin Internet

Dac n trecut sistemele informatice ale firmelor s-au dezvoltat n jurul unor necesiti legate n principal de gestiunea resurselor ntreprinderii - planificarea produciei, gestiunea stocurilor i livrrilor, evidena contabil i financiar, evidena resurselor umane, astzi accentul se pune din ce n ce mai mult pe deschiderea acestor sisteme informatice pentru a e-interaciona cu mediul de afaceri nconjurator. Implementarea acestui potenial n cadrul unei ntreprinderi, presupune culegerea datelor din sistemele operaionale, transformarea datelor n informaii, a informaiilor n cunotine i a cunostinelor n decizii i aciuni. Astfel, o serie de companii au investit masiv pentru dezvoltarea unor sisteme i procese care s permit integrarea operaiunilor proprii cu partenerii de afaceri i oferirea unor servicii mai bune clienilor finali. n era e-Enterprise, ntregul lan valoric de la procurarea de materii prime i livrarea mrfurilor ctre consumatori i managementul clienilor, se realizeaz prin combinarea proceselor interne i externe i a relaiilor cu clienii, furnizorii, distribuitorii, partenerii i competitorii. n acest mod, e-ntreprinderile evolueaz rapid spre organizaiile virtuale (figura nr. 4).

ntreprinderi virtuale

Intreprindere

Comer electronic

B2

Intreprindere

Intreprindere

Client

B2

Figura nr. 4 Evoluia ntreprinderii ctre organizaiile virtuale

Avantajul competitiv al unei e-ntreprinderi este viteza i agilitatea de care d dovada n stabilirea unui model de afaceri electronic. Impactul fa de relaia tradiional productorconsumator este profund. Prin oferirea informaiilor n timp real n intregul lant valoric, companiile ii pot indrepta modelele de afaceri ce au n centrul ateniei clientul (tabelul nr. 3)

52

Tabel 2 - Etape n evoluia ctre o organizaie virtual 1. Firme independente 2. Anumite firme incep s coopereze n lanul valoric 3. Cooperarea continu n interiorul ierarhiei pentru a proteja resursele de concurena din exterior 4.. Unitile nalt ierarhizate continu s evolueze Funcia de baz a unei piee, electronic sau nu, este de a facilita tranzaciile de bunuri i servicii. Pentru muli vnztori de produse fizice, comerul electronic se simplific doar la un canal alternativ de vnzare a produselor. Dar spre deosebire de alte canale alternative de distribuie (vnzarea prin pot, vnzarea la domiciliu), comerul electronic lucreaz cu produse fundamental diferite - i anume produsele digitale - care sunt altfel fabricate, livrate i consumate dect produsele fizice. Soluiile de comer electronic ofer o gam larg de avantaje companiilor de orice mrime: Venituri mai mari - comerul electronic permite diversificarea surselor de venituri prin includerea de noi produse i servicii Web; Lrgirea pieelor - comerul electronic permite vnzarea produselor i serviciilor dincolo de limitele pieei fizice actuale, la un cost mai redus dect n cazul altor alternative tradiionale; Culegerea on-line de informaii despre clieni - comerul electronic ofer informaii importante privind comportamentul de cumprare al clienilor. Aceste informaii pot fi folosite pentru a stabili i pstra relaii solide cu toi clienii, pentru a cerceta dorinele i impresiile cumprtorilor despre produsele firmei; Costuri reduse - comerul electronic mrete volumul de vnzri al firmei, reduce costurile de marketing i de vnzare; Cooperarea ntre firme - comerul electronic faciliteaz coooperarea ntre firme i ofer acces pe noi piee. Comerul electronic permite chiar i celor mai mici furnizori, indiferent de poziia lor geografic, s fac afaceri n ntreaga lume.

53

Curs 12 ntreprinderea virtuala Pentru a face fa unui mediu extrem de concurenial i instabil, firmele trebuie s adopte structuri organizatorice dinamice, capabile s raspund rapid la schimbrile de pia. Noile tehnologii informaionale au schimbat i vor schimba n continuare structura locurilor de munc n societate; multe locuri de munc tradiionale vor dispare i vor fi nlocuite de ctre informatic i comunicaii electronice. Tehnologiile informaionale i comunicaiile vor avea un impact major asupra organizaiilor prin prisma mutaiilor n ceea ce priveste noile forme de lucru i activitile pe care acestea le pot genera. Societatea informaional i a cunoaterii va mpri practic ntreprinderile n organizaii moderne ("conectate" - care utilizeaz noile tehnologii) i organizaii tradiionale. n literatura de specialitate nu s-a conturat nc un punct de vedere comun privind trsturile ce definesc un tip ideal sau optim de firm i pe de alt parte este dificil de a acoperi printr-un singur model abstract de firm, diversitatea sub care regsim firma n economia real ca domeniu de activitate, ca marime, conjunctur economic etc. Trsturile comune ale unei organizaii moderne ar putea fi: nlocuirea ierarhiei piramidale tradiionale cu o ierarhie orizontal, unde se pune accent pe lucrul n echip, colaborare i cooperarea ntre angajai; un management bazat pe cunoatere i inteligen colectiv; lucrul n cadrul organizaiilor va fi distribuit (dispersat n spaiu); pentru desfurarea eficient a activitilor vor fi integrate tehnologii groupware; utilizarea outsourcing-ului. Introducerea tehnologiilor informatice i de comunicaii la locul de munc, solicit angajailor s aib cunotinte de baz despre calculatoare i abilitate de a utiliza informaii digitale. Astfel, impactul tehnologiilor informaionale se reflecta prin: - digitizare - orice informaie poate fi digitizat, memorat i regasit pe un calculator; - globalizare - Internetul ofer o comunitate global - angajaii i partenerii pot fi localizai oriunde geografic; - mobilitate - tehnologia Internet ofer posibilitatea angajailor de a accesa informaii de oriunde se afl, din orice loc, la orice or; - grupuri de lucru - tehnologia Internet ofer partajarea datelor i colaborarea intre angajai. Astfel, de exemplu, informaiile despre un proiect i conversa'iile interactive pot fi gzduite pe un calculator, iar angajaii pot colabora n cadrul acestor proiecte din locaii diferite; - caracter imediat - angajaii, partenerii, clienii etc. pot avea acces n timp real la informaiile unei companii de oriunde s-ar afla i la orice or. O alt distincie ntre organizaiile moderne i cele tradiionale este cu privire la metodele de munc folosite. O organizaie modern va solicita n primul rand outsourcing-ul i utilizarea pe scar larg a Internetului, a reelelor de calculatoare i a softwarelului colaborativ Groupware. Externalizarea sau outsourcing-ul const n ncredinarea efecturii unor activiti interne din cadrul ntreprinderii unor furnizori externi, specializai n anumite servicii, care devin astfel parteneri furnizori de servicii cu valoare adugat. Astzi, activitile periferice din cadrul ntreprinderii ca paza, curenia, reparaiile cldirilor sau alte servicii administrative, sunt externalizate n numeroase firme (de exemplu, firma Nike utilizeaz outsourcing-ul la toate funciile cu excepia a dou activiti strategice: Marketing i Design). Outsourcing-ul nu este un concept de o noutate absolut. Companiile au apelat ntotdeauna la servicii din exterior pentru diverse tipuri de operaiuni. Outsourcing-ul implic o restructurare mult mai eficient a unor anumite activiti, folosind parteneriate externe cu firme care au competenele necesare (de regul, aceste servicii sunt prestate de companii de mici dimensiuni, cu costuri de producie relativ modeste). Cauzele care determin externalizarea unor activiti sunt determinate de politica de reducere a costurilor, de necesitatea creterii performanei, a calitii produselor i serviciilor etc.
54

Nu orice activitate sau competen este indicat s fie externalizat. La nivelul ntreprinderii pot fi identificate dou categorii de activiti: activiti principale (operaionale) i activiti de susinere2. De regul activitile de susinere nu constituie pentru firme "inima meseriei sau vocaia ntreprinderii i din aceste motive ele sunt transferate unui prestator exterior, devenind pentru acesta activiti principale . Din punct de vedere al importanei lor pentru firm competenele ce alctuiesc meseria unei ntreprinderi pot fi mprite n dou categorii: competene forte (de baz) i competene complementare. Competenele forte reprezint inima meseriei ntreprinderii i sunt acele activiti, produse, servicii, cunotine i iscusine ce constituie fora firmei. Competenele complementare sunt constituite din activiti, servicii sau cunotine comune ce pot fi achiziionate relativ uor de pe pia prin angajare de personal sau contractare. Avantajele externalizrii unor procese din cadrul firmei constau n: - reducerea costurilor de exploatare - reprezint cel mai important motiv pentru care companiile apeleaz la externalizare. Companiile care doresc s fac totul pe cont propriu trebuie s suporte cheltuieli mult mai mari pentru cercetare, dezvoltare, administrare, marketing. Apelnd la serviciile unor furnizori specializai, companiile au acces implicit la investiiile acestora n tehnologie, metodologie i oameni, investiii ce au fost realizate pe parcursul unor perioade de timp considerabile; - permite centrarea pe activitile principale ale firmei - firmele pot s se concentreze pe o gam mai larg de segmente de afaceri, n timp ce unele detalii operaionale sunt lsate pe seama unui expert extern. De multe ori diferite tipuri de activiti de susinere necesit o mare parte din timpul i atenia conducerii companiei, care pot genera in final pierderi financiare; - reduce costurile de infrastructur - outsourcing-ul este modalitatea prin care se poate reduce capitalul care trebuie investit n activitile adiacente ale unei afaceri; - asigur gestiunea eficient a resurselor disponibile - de cele mai multe ori, resursele redirectate prin outsourcing sunt oamenii. Prin ncredinarea operaiunilor adiacente unor firme din exterior, compania poate redireciona aceti angajai spre alte activiti cu o valoare adaugat mai mare, iar pe de alte parte va crete i moralul angajailor care astfel vor fi implicai mai intens n activitile n care sunt calificai; - creterea flexibilitaii firmei - companiile care apeleaz la outsourcing, devin n scurt timp mai flexibile, mai dinamice i mai dispuse s se schimbe pentru a face fa diverselor transformri impuse de pia. - reducerea riscurilor - legislaia, condiiile financiare, tehnologiile etc., sunt ntr-o continu schimbare si presupun din partea companiilor investiii i eforturi semnificative pentru a ine pasul cu concurena. n momentul n care se apeleaz la outsourcing, riscurile suportate de companie se reduc considerabil. Aplicaiile CSCW (Computer Supported Cooperaive Work) sunt ntrebuinate n companii pentru a permite angajailor s lucreze mpreun prin comunicare, colaborare i coordomare la momente de timp i locuri diferite3. Soluiile groupware presupun aplicarea tehnologiilor informaionale i de comunicaie care permit ntreprinderilor s creeze, s partajeze i s-i exploateze cunotinele n vederea creterii calitii procesului de luare a deciziilor de grup. Prin implementarea lor, tehnologiile groupware permit: - schimbarea strategiei manageriale; - reproiectarea structurii organizatorice prin redefinirea sarcinilor individuale i colective ; - apropierea electronic a indivizilor pentru realizarea obiectivelor instituiei - lucru n echip, colaborare i cooperare ntre angajai. Aplicaiile groupware se prezint n diferite forme i dimensiuni i sunt folosite pentru: - dirijarea i partajarea informaiilor - coordonarea proiectelor i participarea la dezvoltarea documentelor - urmrirea proiectelor
2 3

Prahalad, C.K., Hamel, G., The Core Competence of the Corporation, Harvard Business Review, No. 86, May-Jun, 1990 Fotache, D., Groupware. Metode, tehnici i tehnologii pentru grupuri de lucru, Editura Polirom, Iai, 2002, p.52

55

administrarea proceselor de grup facilitarea discuiilor de grup automatizarea unor operaii de rutin administrarea relaiilor cu clienii Groupware este o alternativ la sistemele centralizate, care ofer o punte ntre golul dintre structurile tradiionale i ntreprinderile virtuale. 2.2. ntreprinderea virtual versus ntreprinderea tradiional Urmare a competiiilor foarte puternice la care trebuie s fac fa ntreprinderile, acestea caut soluii de a intra pe pia cu produse i servicii de calitate i la preuri atractive. Scderea ciclurilor de inovare, schimbarea situaiilor pe pia ca i creterea specializrii n segmente de pia individuale, au condus la noi moduri de gandire economic, ncurajnd ntreprinderile s coopereze, chiar dac uneori ele se afl ntr-o direct competiie. Descoperirile recente din domeniul comunicaiilor i tehnologiilor informatice distribuite, au schimbat modul de conducere a afacerilor. Avnd c tehnologii drept agenii software i comerul electronic, ntreprinderile nu mai au granie geografice i socio-culturale i au devenit enititi care nu acioneaz doar pe o pia global, ci i dimensioneaz resursele pe piaa internaional. Trendul existent este de crearea de aliane strategice, unde ntreprinderi individuale lucreaz mpreun pentru atingerea unui obiectiv comun. Aceast cooperare permite ntrepriderilor s mpart aptitudini, costuri, s acceseze reciproc pieele i resursele i uneori s reduc riscul investiional. Noiunea de ntreprindere virtual (virtual enterprise) conine un numr mare de modele, cu diferite caracteristici, n funcie de formele i mediile n care le putem ntlnim. Teoria ntreprinderilor virtuale a aprut n SUA, n completarea teoriei ntreprinderilor agile care se referea la acele ntreprinderi, capabile s-i modifice rapid producia n funcie de evoluia pieei i s integreze din mers tehnologiile informaionale. Obiectivul cheie al unei organizaii virtuale este de a capta o agilitate maxim: s produc orice, oricnd i oriunde cu o productivitate i eficien crescut. O ntreprindere virtual poate fi definit c fiind o alian temporar de companii independente, reunite prin intermediul tehnologiei informaionale cu scopul de a exploata oportunitile pieei. Fiecare partener va contribui cu propria cunoatere, pricepere i iscusin pentru realizarea obiectivului ntreprinderii virtuale. Cand obiectivul a fost atins sau a oportunitatea pieei a disprut, ntreprinderea virtual se dizolv. . VE
Oportunitate de afaceri Membru VE

Oportunitate de afaceri

Companie tradiionala

Oportunitate de afaceri

Membru VE

Oportunitate de afaceri

Membru VE

Oportunitate de afaceri

Membru VE

Figura nr. 5 - ntreprinderea virtual versus ntreprinderea tradiional (dup ALIVE project - Katholieke Univerisitet Leuven - Law School)

56

Dac pentru a iniia o afacere este nevoie de un anumit capital fizic, o ntreprindere virtual poate potential demara n jurul unei oportuniti a pieei, cu ajutorul capitalului uman. Economisind bani prin necheltuirea acestora pe spaii de producie, de desfacere, mijloace de transport, utilaje, echipamente, etc, companiile sunt capabile s investeasc mai mult n acele activiti ce permit obinerea unui avantaj competitiv. Astfel, o ntreprindere virtual poate angrena mai multe resurse dect o ntreprindere posed n mod curent. Caracteristic pentru o ntreprindere virtual este oportunitatea de afaceri aparut pe pia i faptul c diferite companii ii unesc forele pentru atingerea unui anumit obiectiv (obtinerea unui profit ct mai mare). Modelul unei companii tradiionale, comparativ cu unul al unei ntreprinderi virtuale, arat ca n figura nr. 5. Cum se creaz o ntreprindere virtual? S presupunem c dorim s fabricm un model de ui de o calitate deosebit, dintr-o materie prim relativ ieftin. Pe Internet gsim suficiente informaii despre diferite locuri de unde putem procura materia prima. Pentru transportul materiei prime trebuie s atragem o companie specializat, care s le transporte la fabricantul care va produce uile pentru firma noastr. De asemenea, dorim ca usile s fie atractive, s aibe un design placut. Penrtu aceasta, nu vom angaja o echipa de designeri ci vom contacta o agenie de designeri care s participe alturi de noi la acest proiect. Mai rmne de stabilit unde i cum vom vinde usile pe care le-am fabricat. Pentru a fi siguri c atingem cerinele clienilor, contactm o agenie de marketing pentru a explora piaa i care de asemenea, ne va deveni un partener strategic. In final, nu vom investi bani ntr-un magazin de vnzare cu amanuntul, dar vom contacta diveri comerciani care sa distribuie prin reelele lor de magazine produsele noastre. Astfel am creat o ntreprindere virtual. Dac ne imaginm c ajungem o firma de top n industria fabricrii uilor, populatia va percepe compania noastr ca avnd circa 1000 de salariati, spaii de producie extinse, o reea de distribuie lrgit etc. Practic, pentru crearea unei ntreprinderi virtuale nu se utilizeaz dect tehnologia informaional ntr-un mod anume. Instrumentele groupware i tehnologiile de informaionale i de comunicaii permit micilor firme s acioneze ca unele mari. ntreprinderile tradiionale (prin contrast cu ntreprinderile virtuale) integreaz sub o singur umbrel toate funciile necesare pentru oferirea produselor i serviciilor pe care acestea le creaz. Beneficiul major al acestei structuri este acela c toate resursele i toate activiile desfurate sunt sub un singur punct de control, lucruri ce permit integrarea rezultatelor, monitorizarea activitilor i luarea deciziilor pentru atingerea obiectivelor pe termen scurt i lung. De asemenea, existnd un singur punct de control, sunt uor de optimizat diferite fluxuri de operaiuni (detaarea angajailor de la o activitate la alta, schimbarea locatiilor pentru optimizarea logisticii etc). n schimb, integrarea ntr-o singur organizaie a tuturor activitilor necesit investiii masive i capital. John Byrne n 1993, n lucrarea sa The Virtual Corporation4, a definit ntreprinderea virtual c fiind o reea temporar de companii independente - furnizori, clieni - reunite prin intermediul tehnologiilor informatice, pentru a partaja aptitudinile i costurile i de a accesa oportunitile pieei. Companiile se reunesc rapid pentru a exploata oportunitile pieei i ntreprinderea virtual se dizolv dup realizarea obiectivului stabilit. O.F. Arnold5 a definit ntreprinderea virtual c fiind o alian ntre ntreprinderi independente, instituii sau indivizi, care furnizeaz un serviciu pentru realizarea unei afaceri comune. Entitile actioneaz la exterior ca o singur corporaie prin cooperarea cu capaciti, aptitudini i resurse proprii. Cooperarea este coordonat prin utilizarea de tehnologii de comunicaie i informatice foarte flexibile. Procesul de producie nu este suplinit doar de un singur partener. Fiecare partener reprezint un nod al ntreprinderii virtuale care adaug o anumit valoare (un pas n fluxul de producie). ntreprinderea virtual se materializeaz prin selectarea resurselor i a competenelor de baz din diferite firme i gruparea lor intr-o singura entitate de afaceri (figura nr. 6).

4 5

Byrne, J., The Virtual Corporation, in Business Week, p. 98-103, Feb. 8, 1993 Arnold, O.F., Wolfgang H.M., Seiber P., Virtual Integration, 2000, http://www.itvd.uni-stuttgart.de/wa/man/projects/virtex

57

Figura nr. 6 ntreprindere virtual realizat pe lanul valoric aprovizionare-producie-desfacere

J.E. van Aken (1998) a definit ntreprinderea virtual ca fiind o organizaie retea, care este structurat i condus n asemenea maniera nct opereaz fa de clieni i alte entitati externe ca o organizaie complet i cu identitate. A. Mowshowitz6 a subliniat importana cooperrii i coordonrii activitilor ntre membrii unei organizaii virtuale i a definit metamanagementul - managementul activitilor organizate virtual - ca fiind esena unei organizai virtuale. Bob Travica7 a definit organizaia virtual c fiind o colecie temporar sau permanent de indivizi, grupuri, departamente organizaionale sau ntregi organizaii, dispersate geografic, care sunt dependente de comunicaiile electronice pentru a susine proceselor lor de producie. W. Jansen, H. Jgers i G.Steenbakkers (1997) au definit organizaia virtual ca fiind o combinaie de diferite entiti (persoane i/sau organizaii) dispersate geografic, care i-au propus s realizeze un obiectiv comun, prin unificarea competenelor lor de baz. Entitile componente se bucur de un statut egalitar i sunt dependente de infrastructura informaional i de telecomunicaii pentru coordonarea activitilor lor. Pentru atingerea obiectivului ntreprinderii virtuale, fiecare entitate component particip cu competenele lor forte (de baz), respectiv acele activiti, produse, servicii, tehnologii, cunotine i iscusine care reprezint fora i inima meseriei ntreprinderii (figura nr. 10). n figura nr. 11, ntreprinderile 1-4 sunt uniti independente, care pentru a profita de o oportunitate a pieei i pentru a obine un avantaj competitiv, s-au reunit ntr-o ntrepindere virtual pentru a realiza un flux de activiti Ai- Ei, mai eficient dect al concurentilor. Fiecare ntreprindere executa un lan valoric n cinci pai i va furniza ctre ntreprinderea virtual procesele pariale de afaceri pentru care detine cele mai nalte competene de baz .
ntreprinderea 1 ntreprinderea 2

ntreprindere virtual

ntreprinderea 3

ntreprinderea 4

Figura nr. 7 Crearea unei ntreprinderi virtuale prin unificarea competenelor de baz ale partenerilor (dupa Fischer, K.8 )
Mowshowitz, A., Virtual Organisation: A Vision of Management in the Informaion Age, in: The Informaion Society vol. 10, United Kingdom, 1994, p.267-288 7 Travica, B., The Design of the Virtual Organizaion, www.hsb.baylor.edu/ramsover/ais.ac.97/papers/travica/ 8 Fischer, K., Mller, J., Heimig, I., Agents in Virtual Enterprises http://citeseer.nj.nec.com/ fischer96intelligent.html, 1996
6

58

Curs 13 2.3. Caracteristici i tipuri de ntreprinderi virtuale Pieele globale i competiia motiveaz crearea organizaiilor virtuale. ntreprinderea virtual este o form de joint venture dar cu importante diferene. Ea este o alian temporar a companiilor membre care se reunesc pentru a ctiga avantajul unei oportuniti a pieii. Fiecare companie membr va oferi toate competenele sale de baz pentru reuita ntreprinderii virtuale. Caracteristica cheie a unei ntreprinderi virtuale este dependenta de oportuniti. Oportunitatea de afaceri este inima unei ntreprinderi virtuale. Companiile care se reunesc caut s ntmpine o oportunitate a pietii i i unesc forele pentru a atinge un set de obiective. Cnd oportunitatea pieii a disprut, ntreprinderea virtual se dizolv. La nfiinarea unei ntreprinderi virtuale este important de identificat care este scopul sau motivaia unei companii de a se reuni ntr-o reea. Motivaia poate fi extinderea granielor companiei pentru a mentine un control asupra partenerilor vitali (de ex. pentru mentinerea unui control al calitatii) sau poate fi participarea cu anumite competene de baz pentru a fructifica alturi de ali parteneri oportunitile pieei. O ntreprindere virtual poate fi descris ca un scenariu unde entiti individuale oameni, ageni software sau organizai - se reunesc ntr-o echip pentru a realiza un obiectiv specific. n vederea atingerii obiectivelor propuse, partenerii coopereaz, schimb informaii, partajeaz cunotine i aptitudini. ntreprinderile virtuale nu sunt rigide, ele nu au n permanen aceeai structur - fiind posibil retragerea unui partener din cadrul alianei sau asocierea concomitent la mai multe ntreprinderi virtuale. ntreprinderile virtuale sunt o echip de parteneri ce au obiective comune i conlucreaz pentru atingerea acestor obiective. ntreprinderile virtuale sunt caracterizate de o multitudine de aspecte specifice. Literatura de specialitate ncearc s le clasifice i s le ordoneze dup importana fiecrui aspect, s sublinieze care din factori sunt opionali sau nu pentru a exista o ntreprindere virtual, sau care din factori sunt factorii cheie ai unei ntreprinderi virtuale. Ce ce este unanim acceptat, este faptul c ntre toi factorii care caracterizeaz un model de ntreprindere virtual, exista o interdependen ce asigur atingerea scopurilor propuse. ntreprinderile virtuale pot fi caracterizate dup urmtoarele aspecte eseniale: a) Structura O ntreprindere virtual este o reea de organizaii, dispersate geografic, dar care sunt reunite prin intermediul tehnologiilor informaionale i de comunicaie. ntreprinderea virtual difer de o organizaie retea n principal prin rolul important pe care -l joac tehnologiile informaionale, prin gradul nalt de cooperare i de ncredere al tuturor partenerilor (orice organizaie virtual este o organizaie retea, dar nu orice organizaie reea este o organizaie virtual). Structura ntreprinderei virtuale se caracterizeaz prin aceea c este o structur dinamic organizaiile parsi sau ataa alianei n orice moment. nu exist o schem organizatoric - o ntreprindere virtual este o reea de toate tipurile de structuri organizaionale i este dificil de a schia o schem organizatoric. De asemenea, nu exist ierahii n structura unei ntreprinderi virtuale, deoarece partenerii sunt egali (structur egalitar). ntreprinderea virtual este o organizaie bazat pe ncredere i pe o participare egalitar concentrat pe atigerea unui anumit obiectiv. n alianele strategice, ncrederea este reglementat prin proceduri i contracte. O structur egalitar conduce la sporirea eficienei i responsabilitii, fiecare partener jucnd un anumit rol pentru atingerea rezultatului final. Independen temporal i geografic - o ntreprindere virtual se caracterizeaz prin dispersia geografic a partenerilor. Comunicarea ntre acetia se face prin intermediul tehnologiilor nformaionale i de comunicaie, astfel nct distana nu mai constituie o problem (de exemplu asistena tehnic pentru Sun Microsistems poate fi obinut printr-un singur numr de telefon rutat n funcie de ora zonei locale, la centre de servire din California, Anglia sau Australia). Distana este de exemplu irelevant pentru transmiterea informaiei sau pentru
59

comercializarea produselor digitale, dar este o constrngere important cu privire la durata transportului de materii prime sau mrfuri. Locatiile partenerilor i distana dintre ei reprezint probleme strategice n funcie de cerinele lanului valoric aprovizionare-desfacere a ntreprinderii. Durata de via. Pe aceast tem au fost multe discuiii din partea specialistilor, majoritatea ns descriind ntreprinderea virtual ca o alian temporar. Conceptul deriv n parte din ct rapiditate i flexibilitate este nevoie pentru a capta scurta oportunitate a pieii. Vzute din aceast perspectiv, ntreprinderile virtuale sunt organizaii bazate pe proiect, care exist pn cnd acesta este realizat sau abandonat. Unele ntreprinderi virtuale sunt bazate pe proiect, altele au o durat limitat, n timp ce altele cum ar fi ntreprinderile mari multi-naionale exist de ani de zile i se adapteaz continuu la schimbrile mediului. Capacitatea de a se transforma rapid i de a se adapta la condiiile pieei, redau flexibilitatea ntreprinderilor virtuale. n cazul unor condiii stabile, ntreprindere virtual poate reine aceeai parteneri pentru o perioad considerabil de timp, n timp ce n cazul unor condiii instabile, ntreprinderil virtuale vor schimba constant partenerii cu scopul de a ntmpina noile cerine. Astfel, putem avea ntreprinderi virtuale temporare sau permanente. b) Procesele O alt caracteristic estenial a ntreprinderilor virtuale este aceea ca au la baz o nalt specializare i calificare a membrilor si, respectiv partajarea competenelor forte ale fiecrui partener - capacitati, tehnologii, know-how, aptitudini etc. (n englez core competence). Cu toate c outsourcing-ul proceselor de susinere este o practic de afaceri modern, n cazul ntreprinderilor virtuale este o caracteristic esenial. Pentru ntreprinderea virtual este specific externalizarea nu numai pentru activitile de susinere ci chiar i pentru activitile operaionale pentru care nu se posed o nalt expertiz (competen de baz). ntreprinderea virtuala va reine numai procesele care ofer un avantaj competitiv semnificativ i care sunt dificil de copiat/realizat de competitori9. Excelena n afaceri a partenerilor este foarte important deoarece fiecare partener, prin competena sa, face posibil ca s creeze o organizaie care are cea mai nalta calificare pentru procesele respective ("best- of -everything"). Flexibilitatea, agilitatea i adaptabilitatea sunt elementele cheie al partenerilor dintr-o ntreprindere virtual. Intr-o ntreprindere virtual ideal, toi partenerii contribuie cu competenele lor de baz pentru a atinge obiectivele ntregii organizaii. Partenerii colaboreaz, i impart resursele, costurile, profiturile, riscurile i pieele. Aceasta ns presupune un grad nalt de ncredere i implicare din partea tuturor membrilor ntreprinderii virtuale. Soarta fiecarui partener i ntreprinderii virtuale depinde de ceilali parteneri. Relaiile semi-stabile i partajarea riscului fac ca partenerii s devin dependeni, iar ca urmare a partajrii informaiilor i cunotintelor, trebuie s existe o cantitate mare de ncredere ntre toi partenerii. c. Tehnologia informaional i a comunicaiilor Tehnologia informaional i a comunicaiilor reprezint un alt factor cheie pentru existenta unei ntreprinderi virtuale. ntreprinderile virtuale au nevoie de flexibilitate i rapiditate de la membrii lor i necesit un sistem de cooperare inter-ntreprinderi capabil s susin schimbul de informaii i cunotinte ntre partenerii dispersai geografic. Cerinele tehnologice pentru o ntreprindere virtual sunt: - aplicaii de prelucrare distribuit a datelor - groupware pentru procese de integrare - sisteme interoperabile ntre toi partenerii - conectivitate intern i extern ntre indivizi. Tehnologiile informaionale i de comunicaii reprezint motorul ntreprinderii virtuale i au misiunea este de a procesa i distribui informaiile n timp real n intregul sistem, pentru a permite luarea rapid a deciziilor i coordonarea aciunilor. d. Identitate ntreprinderea virtual este o alian dintre mai multe ntreprinderi independente, care nu are o suprastructur, dar care este perceput de teele pari c o singura entitate. Entitatea central
Boudreau M.C., LochDaniel, K., Straud, R.D., Going Global: Using Informaion Technology to Advance the Competitiveness of the Virtual Transnaional Organisation, Academy of Management, No. 12.4, 1998
9

60

a ntreprinderii virtuale este responsabil de formularea deciziilor pentru anticiparea i adaptarea rapid la cerinele pieei i va armoniza ntreaga reea de firme independente. Membrii ntreprinderii virtuale sunt parteneri i i mentin independena pe toata durata existenei alianei. Problemele care se ridic din punct de vedere juridic, nc nu au rspunsuri foarte clare. Totul graviteaz n jurul prevederilor legale cu privire la existena i funcionarea ntreprinderii virtuale. Faptul c tere pari percep ntreprinderea virtual c o singur entitate, acestea pot invoca fie faptul c au fost induse n eroare la semnarea unui anumit contract fie c ntreprinderea virtual nu avea competena legal de a semna acel contract ntruct nu este o entitate cu personalitate juridic. Fr personalitate juridic, ntreprinderea virtual nu poate avea legal bunuri, nu are o naionalitate, nu are un sediu, nu poate angaja salariati Dac partenerii doresc s dea legal personalitate ntreprinderii virtuale, nu se nc bine precizat legea crui stat este aplicabil atta timp ct ntreprindere virtual nu are un sediu social localizat ntr-o anumita tar. O soluie ar fi s i se dea ntreprinderii virtuale o entitate legal sau s se dezvluiasc identitatea unora sau a tuturor membrilor alianei. Aplicarea acestei soluii afecteaz caracteristica legat de flexibilitatea ntreprinderii virtuale la oportunitile de afaceri, care presupune o structur dinamic, n permanent schimbare. Este prioritar interesul legitim al ntreprinderii virtuale sau protejarea terelor pri cu care aceasta intr n contact? Prea multe formaliti i informaii solicitate vor pune n pericol fundamentele pe care se bazeaza ntreprinderea virtual. Prea puine informaii sau identificri neclare pericliteaz drepturile terilor pri i activitatea de afaceri n general. n momentul de fa exist un numr considerabil de proiecte care ncearca s defineasc infrastructura i suportul funcional pentru o ntreprindere virtual. Exist mai multe criterii dup care putem clasifica ntreprinderile virtuale: a) dupa durata pentru care se constituie aliana - pentru o singura afacere - aliante ncheiate pentru o singur oportunitate de afacere i care sunt dizolvate la terminarea procesului de afaceri - aliane pe termen lung - aliante create pentru un numr nedefinit de procese de afaceri sau pentru o durat specificat de timp b) dup forma participrii - aliane multiple - posibilitatea unei ntreprinderi de a participa simultan n mai multe aliane - o singur alian - partenerii vor ncheia un acord de exclusivitate pentru o singur alian.
8 7 9 1 2 3

Figura nr. 8 Compania "1" particip simultan n dou ntreprinderi virtuale

A
5 6

c) dup modul de coordonare - structur n form de stea - n unele domenii de activitate, cum ar fi de ex. industria automobilelor, exist o companie dominant n jurul creia graviteaz o reea de furnizori i care defineste "regulile jocului" i impune propriile standarde, respectiv termenii de schimbare a informaiilor. - alian democratic - sunt acele ntreprinderi virtuale n care nu exist o companie dominant i n care fiecare partener coopereaz n mod egal, pstrandu-i autonomia. - federaie - odat format o alian, companiile pot nregistra beneficii mutuale avnd un management comun al resurselor i aptitudinilor i astfel pot crea un tip comun de structura de coordonare d) dup vizibilitate

61

pe un singur nivel - extinderea granielor de ctre compania dominant asupra furnizorilor i distribuitorilor pentru a crea un lan de aprovizionare-desfacere consistent i de a mentine controlul asupra unor standarde impuse (ntreprinderile extinse) multi-level - participarea partenerilor cu propriile capabiliti, n care fiecare coopereaz cu ceilali membri din alian pentru a mpri anumite oportuniti ale pieei.

Orientate spre Orientate spre un procese contractant principal Figura nr. 9 Topologii de ntreprinderi virtuale

Orientate pe proiecte

Sub presiunea unei competiii foarte aprige pe plan naional i internaional, ntreprinderile caut noi strategii de producie, management i marketing. Tehnologiile informaionale i de comunicaii este unul din factorii care influeneaz modul n care firmele i dezvolt strategiile prin aceea c: - lansarea unui produs sau serviciu pe pia va deveni mai accesibil i organizaiilor mici, cu un capital mai redus - localizarea geografic a partenerilor ntr-o ntreprindere virtual nu mai are o relevanta foarte mare i va conduce la accelerarea cooperrii ntre diferite zone i ri; - noile tehnologii informaionale vor conduce la accelerarea procesului de inovare i diversificare a produselor i serviciilor - organizaiile tradiionale trebuie s fac fa compeiei cu organizaii non-tradiionale i probabil s inventeze noi moduri de organizare a activitii lor. Avantajele unei ntreprinderi virtuale comparativ cu una tradiional, sunt: beneficii pentru organizaii - abilitatea de a reactiona rapid la schimbrile mediului i de a capta oportunitile care apar pentru scurt timp pe pia; - posibilitatea de a deveni partener cu alte ntreprinderi i de a te lansa pe pia, indiferent de mrimea ntreprinderii; - oferirea unei caliti nalte a produselor i serviciilor, cu o investiie minim; - reducerea costurilor prin partajarea infrastructurilor, a cunotinelor i a aptitudinilor; - dispersarea riscurilor n cazul n care intrarea pe o pia nou poate cauza pierderi poteniale; - deschidere spre inovaie prin apariia oportunitilor i a confruntrilor de idei cu ceilali parteneri beneficii pentru angajai - reducerea stresului (nu este necesar prezena la birou, conducerea unui autovehicul pentru a te deplasa in diferite locaii etc) - economisirea banilor neceasari pentru cumprarea de haine, alimente, benzina, intretinerea mainii pentru serviciu etc. - oportunitatea de a ctiga mai muli bani (mai mult timp liber) - posibilitatea de a urma alte cursuri n timpul serviciului - mbuntete viaa de familie beneficii pentru societate - scderea polurii aerului prin reducerea deplasrilor ctre birou sau alte instituii - reducerea problemelor de trafic i accidentelor de maini - mai multe afaceri pentru suburbii i zonele rurale ntreprinderile virtuale au ns i anumite limitri sau aspecte de natur tehnologica, juridic, economic, social care nu au fost nc clarificate pe deplin. De exemplu, actualul nivel al capabilitilor tehnologice nu permit o integrare complet a partenerilor unei ntreprinderi virtuale. ntreprinderile virtuale sunt complet dependente de calitatea informaiei electronice

62

transmis ntre parteneri i totodat de ncrederea i loialitatea partenerilor n partajarea cunotinelor. De asemenea, exist nc aspecte de clarificat cu privire la implicaiile sociale pentru angajaii unora dintre parteneri, unde lipsa interaciunii fa-n-fa are efecte asupra moralului, loialitii i performanei. Anumite sectoare de activitate i anumite companii vor fi capabile s se mute mai aproape de soluii virtuale dect altele. Problema este n ce msura trebuie s adopte companiile strategii virtuale. Susintorii strategiilor virtuale citeaz performanele superioare nregistrate de ntreprinderile virtuale n comparaie cu cele tradiionale, evideniind naltele tehnologii i elementele de virtualitate folosite n modele de afaceri. Dac este s enumerm cteva exemple de ntreprinderi virtuale implementate cu succes, putem aminti: Amazon Books, Netscape, Cisco, Nike, Eastman Kodak, Ameritech, IBM, JP Morgan, Andersen Consulting, Philips Electronics, AT&T, Travelers Corporation, VeriFone, Apple Computer, Corning, McDonalds, Whirlpool, Toyota. De asemenea i in planul cercetrii exist numeroase proiecte n lume care caut s dezvolte suportul tehnologic, arhitecturi, standarde i tehnologii de comunicare i management pentru ntreprinderile virtuale. Poate cel mai important este proiectul NIIIP (National Industrial Information Infrastructure Protocols) din SUA. Este un proiect cu un buget de 60 milioane de dolari, n care sunt implicate 18 organizaii (companii, institute de cercetare, organizaii guvernamentale) care urmareste s adopte i s dezvolte suportul tehnologic pentru ntreprinderile industriale virtuale. Conform acestui proiect, ciclul de via al unei ntreprindere virtuale cuprinde urmtoarele etape: identificarea cerinelor pieei, cutarea partenerilor, negocierea i selecia partenerilor, iniierea ntreprinderii virtuale, operarea i dizolvarea. La nivel european, exist numeroase proiecte dezvolate sub egida programului Uniunii Europene ESPRIT, cum ar fi: PRODNET II, X-CITTIC, MARVELOUS, VEGA, PLENT, CIMOSA, CSCCM, GLOBEMAN 21.

63