Sunteți pe pagina 1din 49

Proiect sisteme informatinale contabile

1
2
1. Prezentarea organizaţiei şi a aplicaţiilor informatice
economice existente
1.1 Descrierea organizaţiei (obiect de activitate, tip structură
organizatorică, funcţiile economice etc.)
S.C. Antibiotitice S.A. Iaţi este situată în sud-estul României, o zonă mai puţin
dezvoltată din punct de vedere economic. Compania s-a înfiinţat conform Legii nr.
15/1990 şi a Hotărârii Guvernului nr. 1200/12.11.1990 prin preluarea întregului
patrimoniu al întreprinderii de Antibiotice, având forma juridică de societate pe acţiuni
cu capital integral de stat. Sediul principal este situat în localitatea Iaşi strada Valea
Lupului, nr. 1, cod poştal 707410, prefix 0232, telefon 220040, fax 211020. Numărul de
înmatriculare la Registrul Oficiului Comerţului este: J22-285-1991, Codul Fiscal
R1973096.
Spiritul hipocratic ce îndrumă practica medicinei ghidează acţiunile firmei.
Obiectul de activitate al companiei este producerea de medicamente antiinfecţioase şi
medicamente generice de înaltă valoare terapeutică. Portofoliul de produse al companiei
cuprinde peste 120 de medicamente de uz uman, medicamente de uz veterinar, substanţe
active şi biofertilizatori. S.C. Antibiotice S.a. deţine 130 de mărci înregistrate în sistemul
naţional la OSIM şi 20 de mărci înregistrate în peste 45 de state ale lumii. Pentru a ajunge
la aceste realizări firma a căutat să atragă forţă de muncă calificată în domeniu, sporindu-
şi numărul de personal angajat în întreprindere. În prezent firma numără peste 1500 de
angajaţi.
Analiza activităţii firmei s-a realizat prin următoarele 4 aspecte de bază:
Furnizorii provin atât din interiorul, cât şi din exteriorul companiei. Ei sunt în
proporţie de 75% furnizori externi şi doar 25% furnizori interni. Principalii furnizori sunt
producătorii de compuşi chimici pentru producerea medicamentelor şi producătorii de
materiale speciale pentru conservarea in condiţii optime a medicamentelor. Firma îşi
selectează cu grijă colaboratorii, după compatibilitatea obiectivelor comerciale şi a eticii
de afaceri. Relaţiile pe care le stabileşte cu partenerii de afceri sunt avantajoase pentru
ambele părţi, acest lucru fiind un semn al recunoaşterii reciproce, a valorii pe care o
aduce fiecare parte. De asemenea firma preferă parteneriatele şi relaţiile de afaceri pe
termen lung.
Clientii principali ai societăţii sunt farmaciile, spitalele şi companiile care
activează în domeniul medical.
S.C. Antibiotice S.A. aduce încredere în însănătoşire prin medicamente bune,
sigure şi ieftine. Acest lucru se realizează introducând în uz medicamente care sporesc
opţiunile de tratament ale consumatorilor cescând numărul spitalelor şi farmaciilor unde
se prescriu se ambalează sau se vând produsele, preocupându-se de condiţionarea,
ambalarea şi dozarea produselor astfel încât ele să fie cât mai uşor de administrat. 90%
dintre produse sunt destinate pieţei interne şi doar 10% sunt exportate în state precum
SUA, Germania, Australia sau India.
Barierele de intrare pe piaţă sunt relativ puţine atât pe piaţa internă cât şi pe cea
externă, având în vedere tradiţia companiei, calitatea produselor şi preţurile practicate de
aceasta. 75% dintre produsele societăţii corespund Standardelor Internaţionale privind
Calitatea. Investiţiile efectuate în secţiile de biosinteză precum şi realizarea normelor

3
riguroase impuse de organismul american „US Food&Drug Administration” au permis
înregistrarea produsului Nistratină pe pieţele din Canada şi SUA.
Concurenţa pe plan intern este reprezentată de producătorii de medicamente din ţară
(Biofarm, Zentiva), precum şi de producători externi de medicamente (Rambaxy,
GlaxoSmith, Roche, Bioderma, Avene).
S.C. Antibiotice S.A. Iaşi are o structură organizatorică centralizată, iar sistemul de
comunicare funcţionează atât pe orizontală cât şi pe verticală. Structură organizatorică şi
managarială este complexă, având 80 de persoane ce lucrează în middle management.
Consiliul de administraţie este format din şapte persoane şi are ca preşedinte directorul
general al companiei. Patru membrii sunt din partea AVAS, iar alţi doi membrii sunt
reprezentanţi ai altor acţionari persoane fizice şi juridice. Consiliul de administraţie are
rolul de a convoca Adunarea Generală a Acţionarilor, de a ţine registrele cerute de lege şi
de a răspunde de corectitudinea înregistrărilor, de a întocmii bilanţul contabil şi contul de
beneficii şi pierderi. Acţionariatul, în cadrul companiei, are urmatoarea structură :
53.02% AVAS ; SIF Oltenia 10.09% ; Broadhurst Investment 5.21%; Citibank Romania
6.6%; SIF Banat Crisana 2.05%; SIF Transilvania 1.57%; ING Nederlanden Life
Insurance 0.66%; Altii 21.24%. Adunarea Generală a Acţionarilor este organul de
deliberare şi decizie al societăţii comerciale. Are rolul de a fixa dividentul cuvenit
asociaţilor, să aleagă administratorii şi cenzorii, să stabilească bugetul de venituri şi
cheltuieli şi programul de activitate pentru exerciţiul financiar urmator. Directorul
General are în subordine: şapte direcţii principale şi şase compartimente. Managerii de
nivel tactic şi strategic au rolul de a asigura activitatea curentă în întreprindere şi
activitatea decizională de la nivelul operaţional.
Funcţiile întreprinderii
În cadrul societăţii S.C: Antibiotice S.A. Iaşi se regăsesc cele cinci funcţii de bază ale
unei întreprinderi: cercetare-dezvoltare, producţie, comercială, financiar contabilă,
personal.
1.Funcţia de cercetare-dezvoltare subliniază importanţa activităţii de cercetare-
dezvoltare, organizarea acesteia, tipurile de cercetări ştiinţifice, invenţia, inovaţia şi
raţionalizarea, eficienţa economică a cercetării ştiinţifice. În cadrul companiei
Departamentului Direcţia Cercetare-Dezvoltare îi sunt subordonate: Compartimentul
Biotehnologii, Compartimentul Formulare Produse Farmaceutice, Compartimentul
Omologări produse noi, înregistrări şi Compartimentul Documentare. Fondurile
insuficiente alocate fac insă ca această funcţie sa nu fie exploatate la potenţialul maxim.
Atribuţii:
• Inovarea, testarea şi darea spre producţie a unor noi game de medicamente.
1. Funcţia de producţie
În cadrul acestei funcţii la Antibiotice S.A. sunt incluse Direcţia Calitate
(Compartimentul Asigurarea Calităţii şi Compartimentul Controlul Calităţii), Direcţia
Producţie (Secţii de producţie, Compartiment Tehnic şi de Producţie, Compartiment
Protecţia Muncii, Compartiment Protecţia Mediului) şi Direcţia Inginerie şi Investiţii
(Compartiment Investiţii, Compartiment Proiectare, Compartiment Inginerie, Secţii
microproducţie şi asistenţă tehnică)
Atribuţii:
• Se analizează evoluţia indicatorilor de producţie, venituri şi cheltuieli realizată pe
unitatea de producţie;

4
• Se asigură conservarea fondurilor fixe şi materialelor din gestiunile sectoarelor;
• Se asigură efectuarea analizei economice a activităţii de producţie şi a rezultatelor
economico- financiare;
• Se asigură evidenţa lucrărilor executate de sectoare şi retribuirea lucrărilor în
funcţie de calitatea şi cantitatea muncii efectuate;
• Să răspundă la gestionarea tuturor bunurilor aflate în dotarea sectoarelor;
• Se urmăreşte realizarea graficului de aprovizionare;
• Se urmăreşte consumul de materii prime materiale etc.;
• Se ţine jurnalulu de venituri şi cheltuieli pentru sectorul respectiv;
• Se urmăreşte şi verifică cheltuielile cu terţii;
• Se verifică respectarea aprovizionării compartimentelor conform planului de
aprovizionare;
• Se urmăreşte respectarea programului de lucru şi eficienţa activităţii;
• Se urmăreşte respectarea normelor de calitate privind mediul impuse de Uniunea
Europeană;
• Se urmăreşte dotarea cu echipamente corespunzătoare pentru respectarea
normelor privind protecţia muncii.
Responsabilităţile din cadrul Direcţia Calitate, Direcţia Producţie, Direcţia Inginerie şi
Investiţii se referă la:
1. îndeplinirea la termen a tuturor atribuţiilor relatate a dispoziţiilor
conducerii şi a prevederilor regulamentare aprobate în cadrul societăţii;
2. gestionarea patrimoniului fiecărei direcţii;
3. utilizarea eficientă a timpului de lucru de disciplina muncii şi de bună
pregătire profesională a salariaţiilor.
2. Funcţia comercială
Această funcţie include Direcţia Marketing (Compartiment Marketing
Promovare, Compartiment Import-Export, Compartiment Vânzări Produse Farmaceutice)
şi Direcţia Comercială (Compartiment Aprovizionare, Compartiment Depozitare,
Compartiment Transporturi).
În cadrul acestei funcţii sunt cuprinse activităţi legate de aprovizionarea cu
materii prime şi materiale necesare producţiei, precum şi activităţi de desfacere a
produselor, atât pe piaţa internă cât şi pe cea externă, cercetarea pieţelor de desfacere şi a
concurenţilor, activitatea de promovare publicitate şi reclamă, participarea la târguri şi
expoziţii.
Printre principalele obiective ale acestei funcţii, la S.C. Antibiotice S. A. Iaşi se regăsesc
aspecte legate de consolidarea şi extinderea volumului activităţilor, satisfacerea cu
rigurozitate a comenzilor, extinderea activităţii societăţii atât pe piaţa internă cât şi pe cea
externă, creşterea prestigiului firmei.
1. Direcţia Marketing
• Studiază cu permanenţă piaţa internă şi externă şi determină cerinţele acestora în
cadrul politicei generale şi a obiectivelor societăţii din care face parte. În acest
scop se organizează activitatea de marketing, utilizând metode şi tehnici care să
asigure succesul pe piaţă al produselor fabricate şi livrate;
• Asigură reclama comercială a produselor;

5
• Vinde produse pe bază de contracte sau de comenzi la beneficiari solvabili de la
intern sau extern, urmărind respectarea termenelor de livrare şi acoperirea
cheltuielilor şi obţinerea profitului stabilit;
• Verifică şi avizează comenzile de la clienţi intrate în unitate
Compartimentul vânzări produse farmaceutice, se preocupă:
• de promovarea produselor, atât pe piaţa internă cât şi pe piaţa externă;
• întocmeşte contracte de vânzare- cumpărare cu diferiţi beneficiari interni sau externi,
urmărind derularea acestora;
• Preia şi propune măsuri pentru soluţionarea sesizărilor de la clienţi, raportând la
conducerea societăţii modul de rezolvare;
• Întocmeşte şi întreţine harta distribuţiei;
• Răspunde la întocmirea şi depunerea la termen a lucrărilor specifice
Compartimentului Vânzări;
• Analizează structura anuală a vânzărilor.
2. Direcţia comercială
• Stabileşte reţeaua de furnizori interni şi externi la nivelul necesarului de materii
prime, materiale, ambalaje, piese de schimb, carburanţi;
• Verfică şi avizeaz programele de aprovizionare şi urmăreşte încheierea de
contracte cu furnizorii interni şi externi care să asigure aprovizionarea ritmică a
producţiei;
• Stabileşte necesarul de fonduri valutare pentru materiile prime şi materialele din
import şi urmăreşte realizarea acestora la termen;
• Pe baza programelor de aprovizionare, vânzare, producţie se iau măsuri să fie
programat transportul de mijloace auto;
• Se urmăreşte şi se iau măsuri de lichidare a stocurilor cu mişcare lentă de materii
prime şi materiale pentru a nu bloca inutil fonduri băneşti;
• Se iau măsuri de organizare a recepţiilor, a încărcărilor şi descărcărilor pentru
evitarea plăţii de locaţie şi penalizări;
• Se urmăreşte să se acţioneze la timp la arbitraj sau la instanţele judecătoreşti,
furnizorii care nu respectă condiţiile contractuale în vederea recuperării daunelor
aduse societăţii;
• Se administrează toate categoriile de stocuri din cadrul societăţii comerciale şi se
stabilesc normele de stoc;
• Se organizează depozitul şi specificul mărfurilor ( materiilor şi materialelor) şi se
asigură gestionarea stocurilor;
• se organizează şi se controlează aplicarea măsurilor de evidenţă la depozite pentru
a asigura gestionarea corectă şi reală a tuturor bunurilor depozitate.
3.Funcţia financiar-contabilă
Aceata are în subordine Direcţia Economică care integreză în cadrul său
Compartimentul Financiar, Compartimentul Contabilitate, Compartimentul Salarizare,
Compartimentul Acţionariat, Compartimentul Analiză economică. Funcţia financiară
este focalizată, în special, pe gestiunea constrângerilor financiare. Se perfecţionează
metodologia şi tehnicile de gestiune financiară datorită unui intens proces de inovaţie
financiară. Funcţiei financiare, i se atribuie toate competenţele ca privesc gestiunea
fluxurilor de capital, şi anume procurarea capitalului, plasarea acestuia, controlul şi

6
analiza consecinţelor utilizării lui asupra creşterii valorii întreprinderii.Astfel funcţia
financiară are rolul de a asigura legătura întreprinderii cu mediul financiar, fiind o
interfaţă între întreprindere şi piaţa financiară, pentru a procura capitalul cu constrângeri
cât mai puţine din partea finanţatorilor şi a-l plasa în condiţii minime de risc. În al doilea
rând, funcţia financiară este cea care instaurează în interiorul întreprinderii disciplina
financiară şi de comunicare necesare în relaţiile cu piaţa financiară.
Compartimentul Financiar are următoarele atribuţii:
• asigurarea desfăşurării ritmice a operaţiunilor de decontare cu furnizorii şi
beneficiarii ;
• planificarea, urmărirea şi evidenţa mijloacelor financiare ale societăţii ;
• asigurarea capitalului şi a fondurilor necesare desfăşurării în bune condiţii a activităţii
firmei;
• efectuarea la timp şi în condiţii de legalitate a tuturor operaţiunilor de încasări şi plăţi
• controlează operaţiunile de casă cel puţin o dată pe lună ;
• asigurarea încasării debitelor atât pe plan intern cât şi pe plan extern ;
• întocmeşte Contul de profit şi pierderi lunar, precum şi bilanţul contabil trimestrial şi
anual şi alte situaţii economico-financiare;
• ţine evidenţa contractelor de reclamă şi publicitate, a contractelor de sponsorizare cu
scop publicitar.
Compartimentul Contabilitate are următoarele atribuţii :
• organizarea contabilităţii ca instrument principal de cunoaştere şi control al
patrimoniului şi al rezultatelor obţinute ;
• înregistrarea cronologică şi sistematică, prelucrarea, publicarea şi păstrarea
informaţiilor cu privire la situaţia patrimonială ;
• controlarea operaţiunilor patrimoniale efectuate şi a procedeului de prelucrare utilizat;
• înregistrarea în contabilitate a deţinerii de valori materiale şi băneşti a oricăror
drepturi şi obligaţii patrimoniale ;
• consemnarea momentului efectuării oricărei operaţii patrimoniale pe baza unui
document ce stă la baza înregistrării în contabilitate ;
• contabilizează recepţia tuturor materialelor publicitare;
• inventarierea patrimoniului şi întocmirea registrului inventar ;
• întocmirea balanţei de verificare lunară în scopul controlării înregistrării corecte în
contabilitate.
Compartimentul Salarizare are următoarele atribuţii: calculează resursele băneşti privind
drepturile de personal, obligaţiile fiscale, întomeşte statele de plată.

Compartimentul Acţionariat

Acţionarul majoritar al Antibiotice este Autoritatea Naţionala pentru Valorificarea


Activelor Statului (AVAS) care deţine un procent de 53% din totul acţiunilor companiei.

Structura actionarilor Antibiotice la 03.10.2008

7
A.V.A.S.(*) 53,0173%
S.I.F. OLTENIA (*) 10,0954%
TOTAL 63,1127%
Alti actionari 36,8873%
TOTAL General 100,00%

Compartimentul analiză economico-financiară studiază: poziţia financiară a


întreprinderii, performanţele economico-financiare, riscul economic, financiar şi de
insolvabilitate, eficienţa utilizării potenţialului întreprinderii, eficienţa utilizării
cheltuielilor.
4.Funcţia personal salarizare
• se urmăreşte aplicarea dispoziţiilor legale privind: orele suplimentare, concediul
de odihnă, concediul medical, concediul fără plată, obligaţiile cetăţeneşti;
• se verifică statele de funcţiune ale societăţii în vederea preliminării fondului de
salarii;
• se centralizează capitalul de salarii lunar pentru stabilirea fondului de salarii
efectiv şi confruntarea datelor obţinute cu compartimentul Financiar şi
compartimentul Contabilitate;
• se întocmesc dările de seamă privind salarizarea, se completează dispoziţiile de
plată pentru virarea sumelor datorate bugetului şi celorlalte instituţii de stat;
• se urmăreşte şi se acordă sumele datorate de salariaţi altor unităţi şi instituţii;
• se calculează drepturile ce se cuvin salariaţilor după orice indexare, modificarea
sporului de vechime sau negocierea de salar în vederea emiterii deciziilor.
Responsabilităţile contabilului principal de salarizare sunt următoarele:
• Răspunde de realizarea cu eficienţă şi calitate a tuturor atribuţiilor stabilite.
• Răspunde de respectarea termenelor stabilite prin notele normative care se
referă la activitatea sa.
• Răspunde de executarea dispoziţiilor şi a indicaţiilor date de conducerea
societăţii în legătură cu problemele cu care se ocupă;
• Răspunde disciplinar, civil, material şi penal pentru pagubele provocate
unităţii prin exercitarea defectuosă a atribuţiilor sau prin neexecutarea
acestora.
1.2 Descrierea principalelor aplicaţii economice existente în firma
analizată
Tipul aplicaţiilor (integrate, insulare, de tip ERP, externalizare)
S.C. Antibiotice S.A. foloseşte Sistemul Informatic Integrat Siveco Aplication.
Principalele funcţionalităţi economice pe care le acoperă aplicaţiile (desccrierea
principalelor meniuri

Componenta financiar-contabila COFINOR permite definirea si adăugarea conturilor


analitice, precum şi modificarea sau ştergerea acestora, în funcţie de particularităţile de
înregistrare ale societăţii beneficiare, înregistrarea cronologică a tuturor documentelor
primare care determină mişcări în conturile firmei şi consultarea acestora după multe

8
criterii într-un timp foarte scurt; reactualizarea documentelor contabile pâna la închiderea
de lună, compensarea, sau reconcilierea, cu un partener comercial, prin echivalarea
creanţelor şi datoriilor reprezentate de facturile existente în baza de date, închideri
provizorii ale conturilor de venituri şi cheltuieli pentru evaluarea situaţiei rezultatelor
financiare în orice moment, vizualizarea în orice moment a balantei conturilor în scopul
realizării de analize financiare si patrimoniale ale societăţii, calculul conturilor analitice
la perioade stabilite de utilizator sau revenirea la configuraţii anterioare ale conturilor în
vederea definitivării operaţiilor de închidere anuală, menţinerea tranzacţională a
soldurilor zilei si ale lunii în scopul calcularii rapide a fişelor de cont cu soldurile zilnice,
jurnalizarea pe o perioadă îndelungată a tuturor operaţiilor contabile şi refacerea situaţiei
conturilor, în caz de incidente sau la cererea expresă a utilizatorului de a reface contexte
anterioare perioadei curente de înregistrare, adaptarea rapida la modificarile legislaţiei;
Sintetizarea informaţiei conform cerintelor legislative sau nevoilor de evaluare contabilă
ale beneficiarului, consultarea, la nivelul conducerii societatii, a unui TABLOU DE
BORD care permite o privire de ansamblu asupra eficienţei societăţii comerciale.
Eficienţa societăţii comerciale este exprimată de situaţia "cash-flow"-ului, a rezultatelor
financiare, a disponibilităţilor în lei şi valută şi de performanţele realizate incluzând
situaţia veniturilor si a cheltuielilor pentru fiecare departament / salariat, etc.
Componenta Gestiunea Mijloacelor Fixe şi a Obiectelor de Inventar
Această componentă gestionează active necorporale, mijloace fixe, obiecte de inventar şi
mijloace fixe de natura obiectelor de inventar. Mijloacele fixe sunt gestionate pe întreaga
durata de utilizare, de la achiziţionare şi punere în funcţiune, până la scoaterea din
functiune, astfel încât utilizatorul poate afla care este starea mijlocului fix la orice
moment sau ce operaţii s-au efectuat asupra mijlocului fix într-un anumit interval.
Componenta Gestiunea Resurselor Umane si Salariilor asigură întocmirea
chestionarelor pentru angajaţii firmei, recrutarea şi administrarea personalului prin
participarea la târguri de joburi, prin proceduri eficiente de monitorizare a diferitelor
stadii ale procesului de recrutare - acceptarea sau respingerea candidaţilor, urmărirea
testelor, interviuri; analiza şi urmărirea evoluţiei forţei de muncă, absenteism, ore
productive, cheltuieli cu personalul instruirea şi dezoltarea carierelor, gestionarea
salariilor şi a pontajelor, urmăreşte istoricul carierei angajatului, obiectivele individuale
ale acestuia, prin criterii de evaluare a abilităţilor individuale şi globale, contractele de
muncă, urmăreşte programarea anuală a concediilor, realizează managementul cererilor
de învoire, concediilor de odihna si medicale, actualizează organigrama companiei.
Componenta COSWIN Producţie permite analizarea evoluţiei indicatorilor de
producţie, venituri şi cheltuieli realizată pe unitatea de producţie, evidenţa lucrărilor
executate de sectoare şi retribuirea lucrărilor în funcţie de calitatea şi cantitatea muncii
efectuate, urmăreşte respectarea programului de lucru şi eficienţa activităţii.
Componenta COSWIN Stocuri permite gestiunea cantitativă şi calitativă a stocului,
controlul automat al nivelului stocului, gestiunea datelor de intrare în stoc şi de expirare a
garanţiei, gestiunea tranzacţiilor de stoc (intrări, ieşiri, transferuri, ajustări şi inventare),
generarea automată a documentelor contabile: Notă de intrare recepţie, Bon de consum,
Aviz de expediţie, Notă de transfer, Proces verbal de reglare a stocului; vizualizarea
rapidă a informaţiilor de bază asociate unui articol (stare inventar, tranzacţii de stoc cu
evidenţa cantitativă şi valorică, procese de achiziţii, furnizorii unui articol).

9
Componenta COSWIN Achiziţii sprijină întocmirea fiselor de magazie, realizarea de
rapoarte privind activitatea desfăşurată, întocmirea actelor necesarea privind recepţia
bunurilor (facturi, avize), efectuarea de inventare periodice, realizează analiza
achiziţiilor şi asigură date despre adresele furnizorilor, numerele lor de telefon şi fax,
precum şi persoanele de contact, produsele sau serviciile furnizate cu informaţii privind
reducerile de preţ în funcţie de cantitatea achiziţionată şi plăţile în avans, perioadele de
livrare, descrieri detaliate ale produselor sau serviciilor furnizate, date şi referinţe pentru
ultimele comenzi şi facturi ale furnizorului, volumul tranzacţiilor cu furnizorul, situaţia
livrărilor; informaţii cu privire la furnizorii preferenţiali ai produselor si serviciilor,
istoricul relaţiei beneficiar-furnizor, comenzile de achiziţie către furnizor şi facturile
înregistrate de beneficiar pentru comenzile emise la furnizor împreună cu diverse
informaţii asociate: data emiterii, valuta folosită, valoarea, numărul dispoziţiei de livrare
corespunzatoare. Sistemul actualizează valoarea totală a produselor comandate şi
valoarea produselor recepţionate la zi.
Gestiunea echipamentelor si a întreţinerii, componenta COSWIN Întreţinere
COSWIN Întreţinere rezolvă în detaliu: gestiunea tehnică, financiara si a utilizării
echipamentelor; gestiunea resurselor umane angajate în procesul de întreţinere; gestiunea
pieselor de schimb si a uneltelor; gestiunea activităţilor; personalizarea procesului de
întreţinere în funcţie de specificul societăţii comerciale beneficiare, combinând mai multe
tipuri de întreţinere: corectivă, preventivă, predictivă şi conditională; definirea şi
urmărirea lucrărilor în curs; gestiunea contractelor, bugetelor şi a costurilor activităţii de
întreţinere; menţinerea istoriei activităţii de întreţinere;
Componenta de gestiune a vânzarilor DESFOR asigură întocmirea facturilor şi
încasarea banilor, realizează analiza comparativă a vânzărilor, actualizează datele privind
clienţii, transmite către clienţi documentele privind livrarea produselor (factura).
DESFOR asigură multiple funcţionalităţi, rezolvând urmatoarele aspecte: evidenţa şi
urmărirea clienţilor; evidenţa şi urmărirea produselor; automatizarea înregistrării
documentelor financiare primare pe baza tranzacţiilor de stoc corespunzătoare; analiza
rezultatelor financiare raportat la fiecare client pe mai multe componente, si anume:
rezervări, livrări de marfă, retururi, facturări, încasări; gestiunea şi urmărirea mărfurilor
aflate în regim de custodie

Configurarea hardware necesară pentru funcţionarea aplicaţiilor

Nr.c Denumire Caracteristici Loc folosinţã


rt echipament Tehnice
1. Form factor - Tower Procesor 1 Compartiment Tehnologii
SERVER Intel Pentium E 2160 Informaţionale
DE REŢEA 1.80GHz/800Mhz/1MB L2
(maxim 1 procesor) Memorie
1x512MB DDR2 SDRAM
(capacitatea maxima 8GB)
Gigabit Ethernet- Integrated
Unitatea optica CD-RW/DVD-
ROM Combination
Capacitatea maximă de stocare

10
2TB (Simple Swap SATA)
Power 400W
2. Celeron Processor 430 1,8GHz 3-Compartiment
+512K L2 800 MHz LGA775 Administrativ
STAŢIE 2-Compartiment Import-
DE Export
LUCRU 1-Compartiment Protecţia
Muncii
3. Celeron Dual-Core Processor 4-Compartiment Depozitare
STAŢIE 1200 1.6GHz +512K shared L2 1-Compartiment Investiţii
DE 800 MHz LGA775 2-Compartiment
LUCRU Documentare
4. STAŢIE Lenovo 3000 J200p Core 2 4-Compartiment Proiectare
DE Duo E4500, 2.2GHz/800MHz, 3-Compartiment Marketing
LUCRU 2MB Cache, 1024MB Promovare
Memory, 160GB HDD, DVD 3-Compartiment Tehnologii
Recordable, USB Memory Informaţionale
Card Reader, PC2-5300, 1-Compartiment Investiţii
Gigabit Ethernet Adapter,
Integrated Intel Graphics
Media Accelerator 3100,
Integrated Audio, Audio Front
Panel, USB Preferred Pro Full-
size Keyboard, Optical Wheel
Mouse, Internal Mono Speaker
5. STAŢIE Base Model [dc5800 sff] - 2-Compartiment Investiţii
DE 80PLUS Power Supply - SFF 2-Compartiment Protecţia
LUCRU ChassisPentium E2200 - Muncii
160GB SATA NCQ - 1GB
PC2-6400 - SuperMulti 16x,
PS/2 Standard Keyboard
6. STAŢIE Veriton 3900PRO, SFF, 2-Compartiment Tehnologii
DE CORE2DUO E4400 2.0 GHz Informaţionale
LUCRU 800MHz 2MB, Intel® Q965, 3-Compartiment Acţionariat
512MB, 160GB S-ATA, Intel 3-Compartiment
GMA 3000, DVD-RW Dual Aprovizionare
16x, High-Definition Audio
7.1, Gigabit, Mouse, no USB
Keyboard
7. STAŢIE Base Model [dc5800 uT] - 2-Compartiment Protecţia
DE Chassis [dc5800 ut]Pentium civilă
LUCRU E2200 - 160GB SATA NCQ - 2-Compartiment Juridic
1GB PC2-6400 - DVD 1-Compartiment Audit
16x/48x - Chipset Integrated - Intern
PS/2 Standard Keyboard - PS/2
2-Butt Opt Scroll Mouse

11
8. STAŢIE Veriton S661, Intel® 3-ComparimentAsigurarea
DE CORE2DUO E4500, 2.2Ghz, Calităţii
LUCRU 800Mhz, 2Mb, 1GB DDRII, 2-Compartiment Investiţii
160GB S-ATA, 7200rpm, Intel 1-Compartiment Vânzări
Q35+ICH9DO, Intel GMA produse farmaceutice
3100, FDD, DVD-RW Dual
16x
9. STAŢIE HP Compaq dx7400 uT, Core 2-Compartiment
DE 2 Duo E4500, 160GB SATA, Transporturi
LUCRU 1GB DDR2, SM 16x LS, PS/2 2-Compartiment Asigurarea
Standard Keyboard, PS/2 2- Calităţii
Butt Opt Scroll Mouse 3-Secţii microproducţie şi
asistenţă tehnică
1-Compartiment Salarizare

10. STAŢIE OptiPlex 755 DESKTOP, Core 5-Compartiment


DE 2 Duo E6550 (2.33 Contabilitate
LUCRU Ghz/1333MHz/4MB), 2.0GB 1-Director economic
667MHz NON-ECC DDRII
Memory(2*1GB), 160GB 3-Compartiment Salarizare
(7,200rpm) SATA Hard Drive, 3- Compartiment Financiar
16X DVD +/-RW , ATI
Radeon HD 2400 Pro - 256MB
single DVI w/VGA Full
Height, Internal Dell Business
Audio Speaker, Dell 5 Button
Premium USB Optical Black
Mouse, US/Euro (QWERTY) -
Dell Quietkey USB Black
Kybd

11. Dell Dimension E521 1-Director General


STAŢIE MiniTower, AMD Athlon 64 2-Compartiment Inginerie
DE 3800+; 1024MB Dual-Channel 2-Compartiment Proiectare
LUCRU DDR2 SDRAM 533MHz
(2x512MB); 160GB SATA
Hard Drive (7,200rpm); nVidia
GeForce 7300 256MB; DVD-
RW; Enhanced Quiekey USB
Spacesaver Midnight Grey
keyboard, Dell 2 Button USB
Scroll Optical Mouse, Nforce
430 chipset with the AM2
socket; Ports: Video 1 x DVI, 1
x VGA and 1 x S-Video (with
add-in PCI-Express video

12
card); IEEE 1394 (optional) -
6-pin serial connector; USB: 6
Ports (2 Front, 4 Back) + 2
internal; Audio: six back-panel
connectors for line-in, line-out,
microphone, rear surround,
side surround, SPDIF interface
in rear, two front-panel
connectors for
headphones/microphone,
integrated 7.1 channel sound;
Integrated 10/100 network
interface; Expansion Slots: 2 x
PCI, 1 x PCIe x1; 1 x PCIe x16
(Graphics); 305 Watt DC
Power Supply; Bays: 3 x 3.5"
bays (one external; two
internal), 2 x 5.25" Bays, 4
Memory DIMM slots
12. MULTIFU X2550 (Imprimanta: A4, 22/16 3-Compartiment
NCŢIONA ppm, 4800X1200 dpi; Administrativ
LE Copiator: 17/11cpm, zoom 25- 2-Compartiment Resurse
400, functioneaza independent Umane
de PC; Scanner: 600x1200 dpi, 1-Compartiment
48 biti, flatbed; Contabilitate
13. MULTIFU Deskjet F4180 All-in-One; 1-Director General
NCŢIONA Printer, Scanner, Copier, A4, 1-Compartiment
LE print: max 20ppma/n, 14ppm Administrativ
color, min. 50sec/ foto 1-Compartiment Protecţia
10x15cm, max 4800x1200dpi, Civilă
32MB RAM;scanner: flatbed, 1-Compartiment Juridic
max 1200x2400dpi optic, 48 2-Compartiment Omologări
bit adincime de culoare,256 produse noi, înregistrări
tonuri de gri; copy: max 20cpm 1-Compartiment
a/n, 14cpm color, max Documentare
600x600dpi, max9 copii
multiple, scalare 25-200; USB
2.0, C9351AE, C9352AE

14 FAX Fax laser compact, alb, 1-Director General


transmisie doc-14.4kbps, 2-Compartiment
printare-12ppm, memorie doc- Administrativ
220pag, agenda tel-100Nr,
alimentator doc-20pag,
memorie doc-170pag, funcţii
avansate de copiere

13
15. TELEFOA Tel DECT silver, afişaj LCD 1-Director General
NE mare şi tastatură iluminate, 2-Compartiment
capabilitate utilizare receptoare Administrativ
multiple, agenda tel de 50 1-Compartiment Protecţia
numere şi nume, compatibil Civilă
caller ID/SMS, meniu în lb 1-Compartiment
română, robot Documentare
2-Compartiment Acţionariat
16. TELEFOA Tel DECT silver, afisaj grafic 2-Compartiment Resurse
NE color de 1,33 inch, tastatură şi Umane
afişaj luminat, capabilitate 1-Compartiment
utilizare receptoare multiple, Contabilitate
agenda tel 200 nr şi nume, 2-Compartiment Proiectare
compatibil caller ID/SMS 2-Compartiment Investiţii
1-Compartiment Audit
Intern
2-Compartiment Tehnologii
Informaţionale
1-Compartiment Protecţia
Muncii
1-Compartiment Marketing
Promovare
1-Compartiment Juridic
2-Compartiment Omologări
produse noi, înregistrări
1.3 Proiecte informatice în curs de realizare sau propuse la nivelul
organizaţiei
Introducea de echipamente inteligente capabile să execute un număr important de sarcini
în cadrul Direcţia Producţie. Pentru celelalte compartimente ale întreprinderii se încearcă
implemntarea unui sistem expert în cadrul Sistemului Informatic Integrat SIVECO
Applications pentru fluidizarea circulaţiei documentelor şi în scopul îmbunătăţirii calităţii
deciziilor de către manageri şi top-manageri.
Societatea doreşte crearea unei reţele extranet pentru o mai bună comunicare cu partenerii
de încredere ai firmei şi pentru sporirea securităţii informaţiilor.
Organizaţia doreşte să distribuie direct medicamente clienţlor săi şi încearcă să pătrundă
pe piaţa comerţului electronic

14
2. Identificarea şi selecţia proiectului ce va face obiectul
analizei
2.1 Identificarea principalelor sisteme informaţionale economice din
organizaţie prezentând întrările şi ieşirile fiecărui sistem (matricea SI-
sisteme organizatorice)
Aria de întindere a sistemului informaţional financiar – contabil al SC Antibiotice
SA Iaşi este mult mai întinsă decât atribuţiile menţionate anterior. Putem vorbi
următoarele sisteme informaţionale economice:
• sistemul contabilitate generală;
• sistemul de evidenţă a stocurilor şi producţiei în curs de execuţie;
• sistemul de evidenţă a imobilizărilor corporale;
• sistemul furnizorilor;
• sistemul clienţilor;
• sistemul de trezorerie;
• sistemul personal – salarizare.

2.1.1. Sistemul contabilitate generală

Prin grija contabilului şef se stabilesc proceduri interne privind organizarea şi


conducerea contabilităţii.
În demersul privind stabilirea de proceduri proprii, se va urmări întocmirea,
prelucrarea şi utilizarea documentelor justificative şi contabile în vederea întocmirii
registrelor-jurnal şi pe baza acestora, întocmirea balanţei de verificare primare (cuprinde
datele sistematizate şi prelucrate în Cartea mare); inventarierea generală a patrimoniului;
contabilitatea operaţiunilor de regularizare privind diferenţele de inventar şi amortizările;
determinarea rezultatului contabil; determinarea profitului impozabil, a impozitului pe
profit şi contabilizarea acestuia; repartizarea profitului; întocmirea balanţei de verificare
finale; închiderea conturilor de activ şi a conturilor de pasiv.

2.1.1.1. Documentele aferente intrărilor în sistemul contabilitate generală


Documentele de intrare în sistemul contabilitate generală sunt:
1. Nota de debitare – creditare;
2. Note de contabilitate – avem în vedere nota de contabilitate a salariilor, nota de
închidere TVA, nota de închidere a conturilor de venituri şi cheltuieli;
3. Declaraţia de inventar;
4. Decizia de imputare;
5. Angajamentul de plată;
6. Registrul-jurnal al operaţiunilor.

15
2.1.1.2. Rapoartele specifice (ieşirile) sistemului contabilităţii generale
În cadrul S.C Antibiotice S.A., rapoartele constituie ieşirile din diferitele sisteme
şi sunt obţinute ca rezultat al prelucrării automate a datelor prin tehnica de calcul şi sunt
utilizate ca documente pasive pentru a fi citite sau vizualizate.
În cadrul întreprinderii se obţin variate tipuri de rapoarte, după cum urmează:
- Rapoarte programate, care se realizează la termene prestabilite;
- Rapoarte la cerere, care se întocmesc doar dacă sunt solicitate de către
anumite persoane;
- Rapoarte predictive;
- Rapoarte de excepţie se întocmesc în cazul în care apar situaţii deosebite.
Majoritatea rapoartelor obţinute sunt oferite automat de către sistemul informatic
utilizat, însă unele sunt create de către angajaţi pentru a satisface cerinţele utilizatorilor.
Unele rapoarte în urma obţinerii din sistem prin prelucrarea datelor existente sunt listate
şi oferite persoanelor care au nevoie de ele în format clasic pe hârtie, altele sunt oferite în
format electronic, şi circulă între deprtamente.
Rapoartele sunt următoarele:
• Balanţa de verificare (sintetică şi analitică);
• Balanţa centralizatoare - este realizată doar în cazul în care se doreşte
cunoaşterea valorii totale a mişcărilor unui cont de la începutul perioadei de
gestiune şi până în acel moment;
• Jurnalul pentru verificarea documentelor memorate – este realizat lunar în
cadrul compartimentului financiar – contabil. El are drept caracteristică
principală faptul că prezintă mai multe părţi, destinate fiecărei categorii de
operaţiuni realizate de unitate, astfel:
- Jurnalul nr. 1 – este destinat reflectării operaţiunilor contabile realizate
prin intermediul băncii;
- Jurnalul nr.2 – este destinat reflectării operaţiunilor realizate prin
casieria proprie;
- Jurnalul nr.3 – reflectă totalitatea operaţiunilor prin care sunt reflectate
ieşiri din gestiunea şi patrimoniul firmei;
- Jurnalul nr.4 – reflectă operaţiunile care ţin de salarii şi diverse alte
elemente legate de acestea;
- Jurnalul nr.5 – reflectă ansamblul operaţiunilor prin care sunt reflectate
intrări în patrimoniul unităţii;
- Jurnalul nr.7 – reflectă toate celelalte operaţiuni ale firmei care nu se
regăsesc în categoriile menţionate mai sus, cunoscute sub denumirea
de operaţiuni diverse;

16
- Jurnalul nr.7i – reflectă operaţiunile de închidere a conturilor.
Cum am precizat mai sus, toate operaţiunile reflectate în aceste jurnale sunt
efectuate de unitate în cursul lunii în care se realizează respectivele jurnale, putându-se
trage concluzia că sursa datelor o reprezintă documentele justificative care sunt reflectate
prin aceste operaţiuni.
• Registrul jurnal al operaţiunilor contabile;
• Fişa analitică - reflectă totalitatea mişcărilor de valori în patrimonial firmei, cu
dezvoltarea fiecărui cont în analitice. Datele pentru întocmirea acestei fişe
provin din documentele justificative, fiind grupate pe conturi analitice şi, în
cadrul acestora, pe tipuri de documente. Acest raport este utilizat cu scopul de
a avea un control asupra datelor înregistrate în conturi. Astfel, în cazul
apariţiei unei erori, aceasta să poată fi detectată cu cea mai mare precizie;
• Jurnalul vânzărilor;
• Jurnalul cumpărărilor;
• Balanţa pentru declaraţia de impozit pe profit – se completează după
definitivarea impozitului pe profitul anual pe baza datelor din Bilanţul
contabil anual şi a Balanţei privind impozitul pe profit. În el se prezintă
detaliat veniturile, cheltuielile, sumele nedeductibile, deducerile fiscale şi
celelalte elemente care au stat la baza stabilirii rezultatului fiscal şi a
impozitului pe profit. Pe baza acestei balanţe, care conţine suma totală a
veniturilor şi cheltuielilor în an, se completează Contul de profit şi pierdere;
• Balanţa conturilor de TVA - este realizată lunar în cadrul compartimentului
financiar – contabil care sintetizează la nivel de unitate datele înscrise în
conturile de TVA. Sursa datelor o reprezintă Jurnalele de vânzări şi cumpărări
realizate în acest scop, precum şi alte documente justificative care conţin date
despre TVA neexigibil. Scopul pentru care se întocmeşte acest raport este
completarea Decontului de TVA;
• Nota de contabilitate de închidere a veniturilor şi cheltuielilor;
• Cartea-mare şah;
• Bilanţ.

2.1.2. Sistemul de evidenţă a stocurilor

În raport cu forma fizică pe care o îmbracă şi cu poziţia pe care o ocupă în cadrul


ciclului de exploatare (aprovizionare – producţie – desfacere), se disting următoarele
forme ale activelor circulante materiale existente în cadrul S.C. Antibiotice S.A.: stocuri
propriu–zise care cuprind materii prime şi materiale consumabile, produsele care cuprind
semifabricatele, produsele finite şi produse reziduale, obiectele de inventar.

17
2.1.2.1. Documentele aferente intrărilor în sistemul de evidenţă a stocurilor
Documentele de intrare în sistemul de evidenţă a stocurilor sunt:
1. Nota de recepţie şi constatare diferenţe;
2. Factura fiscală;
3. Avizul de însoţire a mărfii;
4.Bonul de consum;
5. Bonul de predare, transfer, restituire;
6. Fişa limită de consum;
7. Dispoziţia de livrare;
8. Fişa de magazie;
9. Fişa de evidenţă a obiectelor de inventar în folosinţă;
10. Bonul de predare, transfer, restituire.

2.1.2.2. Rapoartele specifice (ieşirile) sistemului de evidenţă a stocurilor


În cadrul S.C Antibiotice S.A., rapoartele constituie ieşirile din diferitele sisteme
şi sunt obţinute ca rezultat al prelucrării automate a datelor prin tehnica de calcul şi sunt
utilizate ca documente pasive pentru a fi citite sau vizualizate. În sistemul de evidenţă a
stocurilor, acestea sunt următoarele:
• Balanţa analitică cantitativ-valorică după cont gestiune cu rulaje în lună;
• Balanţa analitică cantitativ-valorică după gestiune cont cu rulaje în lună;
• Rulajul pe gestiuni şi conturi;
• Ieşirea din gestiune pe destinaţii;
• Lista de inventariere;
• Fişa cantitativ-valorică;
• Nota de contabilitate;
• Lista de inventariere – reprezintă lista stocurilor existente scriptic în
contabilitate. Aceasta listă este trimisă pe teren, unde se compară cu existentul
faptic. În urma constatărilor, eventualele diferenţe se trec de către Comisia de
inventariere în Procesul-verbal realizat cu acest scop.

2.1.3. Sistemul de evidenţă a imobilizărilor corporale

Imobilizările corporale se clasifică prin acte normative în funcţie de


caracteristicile tehnice. Imobilizările intrate în patrimoniu în cursul anului curent sunt
evidenţiate la valoarea lor de intrare denumită şi valoare contabilă. Valoarea contabilă
este reprezentată de costul de achiziţie al imobilizărilor corporale achiziţionate cu titlu

18
oneros format din preţul de cumpărare, taxele nerecuperabile, cheltuielile de transport şi
alte cheltuieli necesare pentru punerea lor în stare de utilitate;
În prezent, S.C. Antibiotice S.A. nu realizează mijloace fixe din producţie proprie,
ea obişnuind să cumpere mijloacele fixe de la diverşi furnizori.
Imobilizările corporale rămân înregistrate în contabilitatea curentă la valoarea lor
de intrare (valoarea contabilă) iar în bilanţul contabil sunt evidenţiate la valoarea netă
contabilă, aceasta fiind valoarea contabilă diminuată cu mărimea amortizării sau
provizioanelor constatate.

2.1.3.1. Documentele aferente intrărilor în sistemul de evidenţă a imobilizărilor


corporale
1. Nota de comandă;
2. Factura fiscală;
3. Avizul de însoţire a mărfii;
4. Procesul-verbal de recepţie;
5. Fişa mijlocului fix;
6. Registrul numerelor de inventar;
7. Contract de leasing financiar - În contabilitate, leasingul financiar este asimilat
unui împrumut pe termen lung. Datorită naturii lui, leasingul financiar permite
înregistrarea în patrimoniu a bunului, ca o intrare de imobilizări corporale şi un
împrumut pe termen lung. Prin urmare, SC Antibiotice SA este cea care calculează
amortizarea acestor imobilizări şi le include în Planul de amortizare. Implicit, unei
imobilizări intrate prin leasing financiar i se întocmeşte Fişa mijlocului fix;
8. Procesul verbal de scoatere din funcţiune.

2.1.3.2. Rapoartele specifice sistemului de evidenţă a mijloacelor fixe


În cadrul S.C Antibiotice S.A., rapoartele aferente sistemului de evidenţă a
imobilizărilor corporale sunt următoarele:
• Balanţa generală a mijloacelor fixe;
• Balanţa mijloacelor fixe şi a obiectelor de inventar de natura mijloacelor fixe;
• Lista de inventariere;
• Planul de amortizare;
• Registrul numerelor de inventar;
• Centralizatorul bonurilor de mişcare a mijloacelor fixe.

19
2.1.4. Sistemul personal-salarizare

Sistemul personal salarizare urmăreşte evidenţa drepturilor salariale,


indemnizaţiilor, sporurilor, concediilor medicale, concediilor de odihnă, primelor şi a
altor drepturi de personal cuvenite salariaţilor precum şi a reţinerilor din salariu sub
forma contribuţiilor la asigurări sociale, asigurări sociale de sănătate, la fondul de şomaj,
a altor reţineri datorate terţilor, a imputaţiilor suportate de salariaţi.

2.1.4.1. Descrierea documentelor aferente intrărilor pentru sistemul personal -


salarizare
1. Carţi de muncă;
2. Fişe de pontaj;
3. Fişa postului.

2.1.4.2. Rapoartele specifice sistemului personal - salarizare


Rapoartele sunt următoarele:
• Centralizator state plată - salarii;
• State de plată;
• Liste de avans chenzinal;
• Statul de salarii pentru colaboratori;
• Lista de indemnizaţii pentru concediul de odihnă;
• Situaţia coeficienţilor de deductibilitate;
• Nota de contabilitate a salariilor;
• Evidenţa concediilor medicale;
• Extras salarii (fluturaş).

2.1.5. Sistemul de trezorerie

Operaţiunile de încasări şi plăţi în numerar se caracterizează printr-o mare


diversitate şi frecvenţă precum şi printr-un puternic impact gestionar.
S.C. Antibiotice S.A. utilizează banii prin casieriile proprii pentru:
• încasarea contravalorii unor produse livrate a căror valoare este relativ mică, a
unor sume din conturi deschise la bancă, a avansurilor de la clienţi;
• plata salariilor şi a altor drepturi de personal, a avansurilor spre decontare, a
unor servicii către furnizori, dividendelor, depunerea numerarului în conturile
deschise la bancă, amenzi şi penalităţi, impozite şi taxe locale.

20
Gama operaţiunilor de încasări şi plăţi efectuate prin casierie, prin utilizarea
numerarului, este largă, dar este în interesul firmei ca din motive de securitate, de
operativitate şi chiar de asigurare a unei mai mari fluidităţi a circulaţiei banilor, să se
reducă volumul acestora la minimul necesar, fără însă a stânjeni activitatea curentă. O
pondere însemnată în cadrul trezoreriei o au de asemenea mijloacele băneşti păstrate la
băncile comerciale şi care fac obiectul decontărilor fără numerar.
Prin decontări bancare, sunt reprezentate operaţiunile prin care plăţile şi încasările
se efectuează prin transferul unor disponibilităţi băneşti, datorate de o persoană numită
debitor, din contul său bancar, în contul bancar al societăţii care este creditor. Situaţia se
poate prezenta şi invers. Acest tip de tranzacţie se numeşte virare sau virament.

2.1.5.1. Descrierea documentelor aferente intrărilor pentru sistemul de


trezorerie
1. Dispoziţia de plată / încasare către casierie;
2. Statul de plată al salariilor;
3. Lista de avans chenzinal;
4. Ordin de plată;
5. Biletul la ordin;
6. CEC-ul;
7. CEC de numerar;
8. Foaia de vărsământ;
9. Decontul de TVA;
10. Decalaraţia privind obligaţiile de plată la bugetul de stat;
11. Declaraţia privind impozitul pe profit.
Pe baza ultimelor 3 documente se întocmesc ordine de plată pentru achitarea
datoriilor la bugetul de stat.

2.1.5.2. Rapoartele specifice sistemului de trezorerie


Rapoartele sunt:
• Registrul de casă;
• Jurnal situaţie privind operaţiunile de casă şi de bancă.

2.1.6. Sistemul furnizorilor

Aprovizionarea cu materii prime, materiale, obiecte de inventar, diverse categorii


de imobilizări etc., începe cu completarea unei cereri de aprovizionare de către şeful
bazei de producţie sau şefii punctelor de lucru. Aceasta se transmite directorului general
spre aprobare, care stabileşte dacă există fondurile necesare. Cererile aprobate merg apoi

21
la compartimentul de aprovizionare - desfacere care face analiza ofertelor furnizorilor şi
în funcţie de acestea efectuează comanda.
2.1.6.1. Descrierea documentelor aferente intrărilor pentru sistemul
furnizorilor
1. Factura fiscală;
2. Chitanţă;
3. Ordin de plată;
4. Nota de comandă.

2.1.6.2. Rapoartele specifice sistemului furnizori


Rapoartele sunt:
• Situaţia furnizorilor;
• Nota de contabilitate.

2.1.7. Sistemul clienţilor

La SC Antibiotice SA Iaşi, nu există un sistem de selecţie a clienţilor, aceştia fiind


aleşi pe criterii aleatoare. Un prim criteriu şi cel mai important este lichiditatea acestora şi
reputaţia pe care o au pe piaţă.

2.1.7.1. Descrierea documentelor aferente intrărilor pentru sistemul clienţilor


1. Factura fiscală;
2. Chitanţă;
3. Ordin de plată.

2.1.7.2. Rapoartele specifice sistemului clienţilor


Rapoartele sunt:
• Situaţia clienţilor;
• Nota de contabilitate pentru clienţii incerţi şi în litigiu.

2.2 Delimitarea ariei de întindere a componentei din sistem ce va fi supusă


analizei .Pentru definirea ariei de întindere se va constri diagrama de context
cu prezentarea celorlalte legături cu celelalte sisteme din organizaţie. Se vor
identifica principalele funcţii şi procese de prelucrare ale sistemului
Compartimentele organizatorice care au responsabilităţi pe linie de salarizare
Directorul economic:
• Semnează statele de salarii;
• Semnează dispoziţia primită de noii angajaţi de la Departamentul Resurse Umane,
pe baza căreia contabilul de salarizare îi poate trece pe statul de salarii;

22
• Întocmeşte lunar situaţii privind veniturile şi cheltuielile secţiilor de producţie,
inclusiv pe linie de salarizare.
Compartimentul Juridic:
• Trimite la Compartimentul Salarizare modificările legislative care privesc
salarizarea personalului;
• După inventariere, emite deciziile de imputare privind lipsurile din vina
personalului;
• Trimite la Compartimentul Salarizare hotărâri judecătoreşti definitive cu privire la
obligaţiile de plată a pensiilor alimentare (unde este cazul).
Responsabilul economic de Direcţia Producţie:
• Ţine evidenţa lucrărilor executate în secţii, asigurând retribuirea lucrătorilor în
funcţie de calitatea şi cantitatea muncii efectuate;
• Întocmeşte pontajele pentru personalul secţiei de producţie, pe care le predă la
biroul de salarizare;
• Efectuează plata salariilor personalului societăţii.
Director Direcţia Producţie:
• Verifică pontajele zilnice pe formaţii de lucru sau secţie/compartiment;
• Stabileşte măsuri concrete şi răspunde pentru utilizarea efectivă şi completă a
timpului de lucru al personalului, lucrul în schimburi, aprobă graficul de tură,
planificare şi efectuarea concediilor de odihnă;
• Controleză trimestrial gradul de însuşire a tehnologiei de către executanţi,
participă la examinarea şi testarea psihologică a noilor încadraţi, propune
organizarea de noi cursuri de calificare a muncitorilor;
• Aplică sancţiuni disciplinare pentru personalul de execuţie conform
competenţelor stabilite în reglementările în vigoare.
Contabil principal salarizare:
• Verificarea statelor de funcţiuni ale societăţii în vederea preliminării fondului de
salarii, centralizarea capitalului de salarii lunar pentru stabilirea fondului de salarii
efectiv şi confruntarea datelor obţinute la Compartimentul Financiar şi
Compartimentul Contabilitate;
• Calculul deducerilor personale, salariale, profesionale pentru fiecare salariat în
parte;
• Întocmirea dărilor privind salarizarea, completarea dispoziţiilor de plată pentru
virarea sumelor datorate bugetului şi celorlalte instituţii de stat, difuzarea la secţii
şi compartimente a legislaţiei privind salarizarea;
• Urmărirea şi acordarea sumelor datorate de salariaţi altor unităţi şi instituţii;
• Calcularea drepturilor ce se cuvin salariaţilor după fiecare indexare, modificare a
sporului de vechime sau negociere de salar în vederea emiterii deciziilor;
• Aplicarea corectă a legislaţiei în vigoare privind calcularea drepturilor băneşti ale
salariaţilor;
• Aplicarea dispoziţiilor legale privind orele suplimentare, concediile de odihnă,
concediile medicale, cele fără plată;
• Calcularea salariilor în perioada 1- 15 a fiecărei luni;
• Calcularea avansurilor în perioada 15- 28;
• Închiderea fiecărei luni- 1- 15 ale lunii următoare.

23
Contabil principal la Compartimentul Contabilitate:
• Verifică şi înregistreză în evidenţa contabilă a societăţii documentele privind
dispoziţiile de plată şi drepturile de personal neridicate;
• Lunar, până pe 30 ale lunii, predă la salarizare situaţia debitelor către societate de
reţinut de la salriaţii unităţii;
• Verifică şi înregistrează în evidenţa contabilă a societăţii justificarea plăţii
salariilor de către casierii plătitori.
Director comercial:
• Face propuneri de stimulare şi sancţionare a persoanelor din subordine şi face
aprecieri asupra activităţii acestora;
• Participă la testarea personalului din subordine, verifică periodic competenţa
profesională;
• Stabileşte personalul care să participela programe de perfecţionareşi se preocupă
de pregătirea profesională a salariaţilor din subordine.
Şef Conpartiment Vânzări produse farmaceutice, Direcţia Comercială:
• Pe baza programului de vânzări, stabileşte nivelul de salarizare pentru salariaţii
din cadrul compartimentului şi îl prezintă spre aprobare.
Casier la Compartimentul Contabilitate:
• Justifică la termen de trei zile avansurile în numerar acordate persoanelor angajate
în societate; după acest termen se vor calcula majorări de întârziere în procente de
0,25% pentru fiecare zi de întârziere; este interzisă acordarea unui nou avans
persoanelor care nu au justificat integral avansul primit anterior;
• Eliberarea sumelor reprezentând drepturi salariale pe baza dispoziţiei de plată;
aceasta este înregistrată în registrul de casă în momentul eliberării sumei; casierul
eliberează sumele numai persoanelor împuternicite de a efectua plata salariilor şi
verifică dacă specimenele de semnătură corespund cu cele din decizia dată de
managerul societăţii;
• Justificarea sumelor reprezentând salarii la termen de trei zile lucrătoare,
neconsiderând ziua ridicării şi ziua justificării plăţii; pentru nejustificarea în
termen se calculează majorări de 0,25%.
În cadrul sistemului de salarizare au loc următoarele tipuri de transformări:
• Calculul avansului acordat lunar salariaţilor;
• Calculul salariilor în funcţie de tipul acestora (negociate sau în acord) pentru
fiecare angajat în parte;
• Calculul sporului de vechime şi a altor categorii de sporuri;
• Încadrarea salariului pe tranşe de venit şi aplicarea cotei de impozitare( în cazul
impozitului plătit lunar) şi calculul impozitului pe venitul global;
• Calculul obligaţiilor pe care le au salariaţii faţă de bugetul statului;
• Calculul altor tipuri de reţineri (rate, imputuri, CAR).
Componente organizatorice cu responsabilităţi pe linie de gestiune a salariilor
1. Secţiile de producţie şi Compartimentul Tehnic şi de Producţie
• Asigură intocmirea pontajului fiecărui angajat;
• realizează lista materiilor prime şi materialelor imputabile angajaţilor;

2. Oficiul Juridic

24
• Aduce la cunoştinţă Compartimentului Salarizare schimbările legislative cu
privire la salarizare, transmite acestui compartiment deciziile de imputare date
angajaţilor în urma invantarierii şi a constatării lipsurilor, trimite
Compartimentului privind salarizarea hotărârile judecătoreşti primite de la
tribunal şi verificate cu privire la obligaţiile de plată a pensiilor alimentare de
către unii salariaţi ai societăţii
3. Sistemul de trezoreria
o Elaborează listele de avans chenzinal;
o realizeză file de cec pentru ridicarea sumelor din bancă
4. Departament Resurse Umane
• transmite deciziile de angajare pentru fiecare nou angajat;
• întocmeşte listele cu angajaţii şi colaboratorii unităţii.
• li se intocmesc fluturaşii, li se eliberează pe bază de cerere adverinţele de salariat;
5. Conducerea:
• trimite acestui compartiment prin intermdeiul prgramelor şi echipamentelor
tehnologice modificările cuantumului salariilor;
6. Instituţiile statului
• trimite orgnelor statului declaraţii şi contribuţii privind CAS, CASS şi fondul de
şomaj;
7. Direcţia Locală de Statistică
• realizează rapoarte lunare cu privire la salarii.
8. Compartimentul Contabilitate
• primeşte note contabile.

25
26
1 Descrierea ieşirilor (se vor ordona în funcţie de procesul din care
rezultă)

Tipu Loc stocare Obse


Proces/s l (tabele ale rvaţii
5
Den ubproce ieşir Destinaţi Documentul/ bd, fişiere
umi s de ii şi a ieşirii, documentele sau dosare)
Structura
re prelucr mo nr. pe baza de unde se
ieşirii2
ieşir are din men exempla căruia se obţin
e care se tul re obţine3 datele4
obţine1 obţi
nerii
Stat Intocmir In Comparti Nr.crt CFS, CASS, Din Nu se
ul de e form ment ,numeric(1 (Total Fond tabelele: poate
plata rapoarte at salarizare 0); Nume si Salarii Salariati, renun
, elect , Prenume Brute,suma contributii ta la
intocmir ronic Casierie character( datorata pt salarii, nici
ea ,o (registrul 50), Venit asiguratii la retineri, un
rapoarte data de Brut, CASS sau sporuri,ded exem
lor pe casa),Co numeric(5) CFS, suma uceri plar
obligato luna mpartime ; Spor totala virata) suplimentar
rii, nt Vechime,n Foaia colectiva e
intocmir financiar umeric(2); de
e stat de -contabil, Total prezenta(Mese
plata ITM,Nr.e Brut(Venit ria sau
xeplare:4 Brut+Spor functia,Total
Vechime), ore lucrate din
numeric(5) care:ore
; CAS suplimentare,o
(9,5%*Tota re de
l Brut), noapte,Total
numeric(5) ore
; CFS nelucrate,Ore
(0,5%*Tota de intrerupere),
l Brut), CAR(termenul
numeric(5) de achitare a
; CASS ratei si
(5,5%*Tota dobanzii
l Brut), lunare),
numeric(5) Decizia de
; Venit Net imputare dupa
(Total inventariere(su
Brut-CAS- ma care trebuie
CASS- platita din
CFS), salar),
numeric(5) Hotararile

27
;Deducere
Personal,
numeric(5)
; Venit
Baza
Calcul(Ven
Judecatoresti
it Net-
privind plata
Deducere
pensiilor
Personal),
alimentare(sala
numeric(5)
riul net si
; Impozit
ponderea din
calcul
salariul net
retineri
datorata), Lista
(Venit
cu angajatii si
Baza
colaboratorii
calcul*16%
societatii(nume
),
le si prenumele
numeric(5)
angajatilor,cnp
; Salariul
,numar
Net(Venit
matricol,adresa
Baza
,nr.telefon,adre
Calcul-
sa mail),Model
Impozit
de chemare in
Calcul
judecata pentru
Retineri),n
acordarea
umeric(5);
pensiei
Total Plata,
copilului minor
numeric(1
0);Semnatu
ra,
character(
15)

Flut Intocmir In Comparti Functia, CFS, CASS, Din Nu se


uras e form ment character( (Total Fond tabelele:pon poate
ul rapoarte at salarizare 50), Luna, Salarii taj, sporuri, renun
, elect , character( Brute,suma deduceri,de ta la
intocmir ronic Angajat. 10), Ore datorata pt duceri nici
ea ,o Nr.Exem realizate: asiguratii la suplimentar un
rapoarte data plare:2 Sal brut, CASS sau e, exem
lor pe numeric(5) CFS, suma contributie plar
obligato lună , Lei: Alte totala virata) salariat
rii, drepturi, Foaia colectiva
generare numeric(5) de
fluturasi , Ore prezenta(Mese
suplimentar ria sau

28
e: Medical, functia,Total
numeric(5) ore lucrate din
Lei: V brut, care:ore
numeric(5) suplimentare,o
, Ore re de
noapte: noapte,Total
Vcas, ore
numeric(5) nelucrate,Ore
, Lei: pens. de intrerupere),
9,5%, CAR(termenul
numeric(5) de achitare a
, Ore simb: ratei si
Somaj, dobanzii
numeric(5) lunare),
, Lei: CAS Decizia de
6,5%, imputare dupa
numeric(5) inventariere(su
, Ore dum: ma care trebuie
Sind, platita din
numeric(5) salar),
, Lei: Net, Hotararile
numeric(5) Judecatoresti
, Ore sleg: privind plata
Deduceri pensiilor
personale, alimentare(sala
numeric(5) riul net si
, Lei, ponderea din
numeric(5) salariul net
, Ore CO: datorata), Lista
Val.calc., cu angajatii si
numeric(5) colaboratorii
, Lei: societatii(nume
Impozit, le si prenumele
numeric(5) angajatilor,cnp
, Prvac: ,numar
Sal. Net, matricol,adresa
numeric(5) ,nr.telefon,adre
, Ore C.M.: sa mail),
Avans, Model de
numeric(5) chemare in
, Lei: CO judecata pentru
ret, acordarea
numeric(5) pensiei
, Spor copilului minor
vechime:
P.opriri,

29
numeric(5)
, Spor
sector:
Garantii,
numeric(5)
, Spalt: alte
retineri,
numeric(5)
, Sp.gr:
CAR.,
numeric(5)
, Sp.izo.,
numeric(5)
, Ore
anterioare:
Av. luna,
numeric(5)
, Sporuri
anterioare:
TOTAL
RETINERI
,
numeric(5)
, Functie
suplimentar
a,
character(
50),
Penalizare:
REST,
nunumeric
(5)
Lista Intocmir In Comparti Nr. Crt Documentele Din
de e form ment numeric de evidenta a tabelele:
avan rapoarte at Salarizar (5)., Nume muncii,timpul salariati,pon
s , elect e, character lucrat efectiv si taj,contribut
chen intocmir ronic Comparti (50) , certificatele ii salariale,
zinal ea ,o ment Prenume medicale retineri,
rapoarte data Financiar character prezentate sporuri,
lor pe contabil (50), Nr. deduceri,
obligato luna si caseria marca deduceri
rii, unitatii, numeric suplimentar
intocmir nr. (5), Suma e
ea listei Exempla de plata
de avans re: 3 cuvenita
chenzin numeric

30
al (50)
Lista cu Din Poate
angajatii si tabelele: fi
colaboratorii contributii modi
societatii(nume unitate, ficat
le si contributii in
Nr. Crt prenumele, salariale, functi
Decl Comparti numeric Statul de plata functie e de
arati Intocmir In ment (5), Numar angajatilor,cnp noi
i, e form salarizare salariati ,numar angaj
cont rapoarte at , numeric matricol,adresa ari si
ribut , elect Comparti (10), Salar ,nr.telefon,adre de
ii intocmir ronic ment pe fiecare sa mail), Act desfa
catre e ,o financiar functie aditional la ceri
buge declarati data -contabil numeric contractul contr
tul i 100 si pe nr. (5), Total individual de acte
statu 102 luna Exempla fond salarii munca pe de
lui re 3 numeric durata munc
(10) nedeterminata, a
Deciziile de
angajare pentru
fiecare nou
angajat,

Nota Intocmir În Comparti Unitatea Statul de plata,


cont e form ment character Fluturasul,
abila rapoarte at financiar (50), numar Lista de avans
, elect contabil, document chenzinal
intocmir ronic Exempla numeric
ea la re 1 (10), data:
rapoarte sfârş ziua
lor itul numeric
obligato fiecă (2), luna
rii rei numeric
luni (2), anul
numeric
(4), nr crt
numeric
(5),
explicatii
character
(30),
simbolul
conturilor:
debitor
numeric

31
(5), creditor
numeric
(5) suma
numeric
(10)
Fisa Intocmir In DGFP, 1.Date de Statul de Din tabelele Intoc
Fisc e form Comparti identificare plata(venitul salariati, mirea
ala rapoarte at ment angajator: net, venitul deduceri, sa
, elect Financiar Cod de impozabil, deduceri este
intocmir ronic , nr. identificare venitul virat, suplimentar oblig
ea ,o exemplar fiscala venitul e, retineri, atorie
rapoarte data e2 varchar(12 retinut), Lista impozite la
lor pe ), de avans sfarsi
obligato an Denumire/ chenzinal, tul
rii Nume si Fluturasul, fiecar
prenume Angajament ui an
character( scris pentru
50), acoperirea
Localitate pagubei,
character( Model de
50), Cod chemare in
Postal judecata pentru
numeric(7) acordarea
, E-mail pensiei
varchar(50 copilului
); minor, Foaia
2.Date de colectiva de
identificare prezenta,
angajat: Indemnizaţie
Cod de de concediu
identificare
fiscala
varchar(12
), Nume
character(
50),
Prenume
character(
50),
Localitate
character(
50), Judet
character(
50), Strada
character(
50), Nr.

32
numeric(3)
, Cod
Postal
numeric(7)
, Bloc
varchar(5)
, Scara
numeric(3)
, Ap.
numeric(3)
;
3.Date
privind
perioada
angajarii:
Data
angajarii
date and
time, Data
incetarii
activitatii
date and
time;
4.Deduceri
personale:
Persoane
aflate in
intretinere:
CNP/NIF
numeric(3)
;
5.Calculul
impozitului
pe venituri
din salarii:
Luna
character(
10),
Deducere
Personal,
numeric(5)
; Venit
Baza
Calcul(Ven
it Net-
Deducere

33
Personal)

1. Se preiau denumirile proceselor de prelucrare identificate pe baza operaţiilor


economice surprinse în sistemul analizat, în timpul delimitării ariei de întindere.
2. Se descriu toate atributele incluse în structura raportului, definind tipul (numeric,
alfabetic, alfanumeric, dată calendaristică etc.), lungimea atributului, iar unde este
cazul se va specifica formulele de calcul (de exemplu, totalurile), precum şi
atributele utilizate în cadrul formulelor de calcul.
3. Se prezintă denumirea documentului sau documentelor ce stau la baza obţinerii
raportului, specificându-se atributele din acel(e) document(e) folosite în cadrul
raportului.
4. Sunt specificate numele locurilor de stocare (tabele ale bd, fişiere, dosare) în care
au fost stocate (înregistrate) anterior date necesare obţinerii rapoartelor, precum şi
atributele din acele locuri de stocare folosite pentru generarea raportului.
5. Se comentează eventualele particularităţi ale raportului, din punct de vedere al
obţinerii lui sau al aspectelor ce ar trebui eliminate sau adăugate, ca şi cerinţe
pentru noul sistem.

34
Descrierea intrărilor (se vor ordona în funcţie de procesul în
care intră spre prelucrare)

Loc Observ
Proces/ stocare aţii7
subpro Sursa de Nr. Date în care
Denumir Structură
ces/ Emitent1 intrare în exemplare 4 prel se
e intrare
proced sistem2 3
uate5 păstrea
ură ză
datele6
Angaja Evide Comparti Comparti Comparti Nume si - In Se
ment nta mentul mentul mentul prenume tabelel intocm
scris retiner juridic juridic juridic, characte e este
pentru ilor Comparti r (50), salariat doar in
acoperir angaja ment Localitat i, urma
ea tilor, Salarizar e deduce constat
pagubei Calcul e, nr. characte ri arii
alte exemplar r(50), suplim pagube
reţiner e2 Judet entare i, dupa
i characte inventa
r(50), riere.
Strada
characte
r(50),
Nr.
numeric
(3), Cod
Postal
numeric
(7), Bloc
varchar
(5),
Scara
numeric
(3), Ap.
numeric
(3);
functia
charater
(50),
prejudici
ul
constatat
numeric
(10),
cuantum

35
ul
pagubei
varchar
(50)
natura
daunei
characte
r(50),
modul
de
executar
e
varchar
(50),
20%*sal
ariu de
baza

Nume si Se
prenume aproba
parinte doar in
characte cazul
r (50), divortu
Localitat lui
e dintre
characte cei doi
Model
Evide r(50), In parinti
de
nta Nume si tabelel si in
chemar
retiner Comparti prenume e urma
e in
ilor mentul copil salariat hotarar
judecat Comparti Comparti
angaja juridic, characte i, ii
a pentru mentul mentul -
tilor, nr. r(50), functie judecat
acordar juridic juridic
Calcul exemplar data , loc de oresti
ea
alte e1 date munca, definiti
pensiei
reţiner and intretin ve
copilulu
i time, ut
i minor
functia
characte
r(50),
data
depuneri
i date
and
time;
Act Evide Comparti Comparti Comparti Partile - In
aditiona nta ment ment ment contract tabelel

36
l la dreptu resurse resurse resurse ului e
contract rilor umane umane umane, A. salariat
ul de angajat, Institutia i,
individ perso numar characte angajat
ual de nal, exemplar r (50), ori,
munca evide e2 Strada functie
pe nta characte , loc de
durata salarii r(50), munca
nedeter lor Nr.
minata numeric
(3), CUI
varchar
(10),
telefon
numeric
(10)
Nume si
prenume
characte
r (50),
Localitat
e
characte
r(50),
Judet
characte
r(50),
Strada
characte
r(50),
Nr.
numeric
(3), CNP
numeric
(10)
functia
charater
(50),
numar
numeric
(6), serie
characte
r(2),
data
date
and

37
time;
B.
Salarizar
e
incepand
cu data
date
and
time,
salariul
de baza
brut
negociat
pentru o
norma
intreaga
numeric
(5),
salariul
de baza
lunar
brut
negociat
conform
pct 1 se
majorea
numeric
(2),
contrava
loare
reprezen
tata
numeric
(5), total
salar
numeric
(5)
Foaia Evide Comparti Comparti Comparti Unitatea - In Se
colectiv nta ment ment ment characte tabelel comple
a de dreptu resurse resurse resurse r (50), e teaza
prezent rilor umane umane umane, comparti pontaj, zilnic
a de Comparti mentul salariat
perso ment characte i,
nal, salarizar r (50), functie
evide e, numar pe luna , loc de
nta exemplar characte munca

38
r (10),
anul
numeric
(4), nr
crt
numeric
(5),
numar
matricol
varchar
(15),
Nume si
prenume
characte
r (50),
numar
marca
numeric
salarii
e2 (5),
lor
meseria
sau
functia
characte
r(50),
ore
zilnic
numeric
(2), total
ore
suplimen
tare
numeric
(3), total
ore
nelucrate
numeric
(3)
Indemn Evide Comparti Angajatu Comparti Unitatea - In
izaţie nta ment l unităţii ment characte tabelel
de dreptu resurse salarizar r (50), e
concedi rilor umane e numar numar pontaj,
u de exemplar curent salariat
perso e1 numeric i,
nal, (5), valoare
evide numeric salariu
nta (4),

39
nume si
prenume
characte
r (50),
zile
concediu
numeric
(3),
media
salarului
salarii
pe zi
lor
numeric
(5) suma
cuvenită
= (zile
concediu
* media
salarului
pe zi)
numeric
(10)
Contrac Evide Comparti Coidmpa Comparti Unitatea - In
t nta ment rtiment ment characte tabelel
individ dreptu resurse resurse resurse r (50), e
ual de rilor umane umane umane, nr. salariat
muncă de Angajat, numeric i,
perso ITM, nr (10) data functie
nal, exemplar date ,
e2 and valoare
time, salariu
Nume si
prenume
characte
r (50),
Localitat
e
characte
r(50),
Judet
characte
r(50),
Strada
characte
r(50),
Nr.
numeric

40
(3),
functia
charater
(50)
salariu
tarifar
numeric
(5),
castig
mediu in
ultimele
12 luni
numeric
(5), utila
pentru
characte
r (30)

1. Emitentul reprezintă entitatea/actorul care întocmeşte acel document şi


declanşează procesul de prelucrare.
2. Sursa de intrare poate fi identică cu emitentul documentului, poate fi alt loc din
unitate din care trebuie să fie preluat documentul sau un proces al sistemului.
3. Dacă este cazul, se va specifica numărul de exemplare în care este întocmit
documentul/lista/raportul, precum şi locurile din organizaţie în care ajunge fiecare
exemplar.
4. Se descriu toate atributele incluse în structura documentului, definind tipul
(numeric, alfabetic, alfanumeric, dată calendaristică etc.), lungimea atributului, iar
unde este cazul se vor specifica formulele de calcul (de exemplu, totalurile) şi
atributele care intră în formule.
5. Din structura prezentată se vor specifica atributele preluate din document pentru a
fi înregistrate în diferite locuri de stocare sau care urmează a fi supuse unor
prelucrări.
6. Se va specifica locul de stocare în care sunt înregistrate datele preluate de pe
documente, indiferent dacă este vorba de baze de date sau tabele ale bazei de date
sau dosare, centralizatoare.
7. Se vor comenta diferitele aspecte ce particularizează documentul respectiv,
probleme legate de circuitul lui, condiţionarea prelucrării documentului de alt
document etc.

41
Descrierea proceselor de prelucrare

Descriere
a succintă
Formulele
Proces/ a Ieşiri
Intrări în Locuri de sau
Subpro operaţiun din Observaţii6
proces3 stocare4 relaţiile de
ces ilor de proces2
calcul5
prelucrar
e1
Total
Brut(Venit
Brut+Spor
Vechime),
CAS
(9,5%*Tota
l Brut), CFS
(0,5%*Tota
l Brut),
CASS
(5,5%*Tota
Societatea
l Brut),
Intocmi Operatiun foloseste
Tabelele: Venit Net
re ile de pentru
Salariati, (Total Brut-
rapoarte preluvrare fluidizarea
contributii CAS-
, au circulatiei
salarii, CASS-
intocmir caracter documentelor
retineri, CFS),
ea obligatori Statul in firma
sporuri,ded Deducere
rapoarte u si sunt de plata Electronic
uceri Personal,
lor intocmite Data
suplimentar Venit Baza
obligato cu Interchange(
e, Calcul(Veni
rii, ajutorul EDI), toate
angajatori, t Net-
intocmir aplicatiilo documentele
impozite Deducere
e stat de r specifice fiind afisate
Personal),
plata salarizarii in format
Impozit
electronic
calcul
retineri
(Venit Baza
calcul*16%
), Salariul
Net(Venit
Baza
Calcul-
Impozit
Calcul
Retineri)
Intocmi Operatiun Flutura Tabelele: Total

42
Brut(Venit
Brut+Spor
Vechime),
CAS
(9,5%*Tota
l Brut), CFS
(0,5%*Tota
l Brut),
CASS
(5,5%*Tota
l Brut),
Venit Net
re ile de
Salariati, (Total Brut-
rapoarte preluvrare
contributii CAS-
, au
salarii, CASS-
intocmir caracter
retineri, CFS),
ea obligatori
sporuri,ded Deducere
rapoarte u si sunt
s uceri Personal,
lor intocmite
suplimentar Venit Baza
obligato cu
e, Calcul(Veni
rii, ajutorul
angajatori, t Net-
generar aplicatiilo
impozite Deducere
e r specifice
Personal),
fluturasi salarizarii
Impozit
calcul
retineri
(Venit Baza
calcul*16%
), Salariul
Net(Venit
Baza
Calcul-
Impozit
Calcul
Retineri)
Intocmi Operatiun Lista Tabelele: Total
re ile de de Salariati, Brut(Venit
rapoarte prelurare avans contributii Brut+Spor
, au chenzin salarii, Vechime),
intocmir caracter al retineri, CAS
ea obligatori sporuri,ded (9,5%*Tota
rapoarte u si sunt uceri l Brut), CFS
lor intocmite suplimentar (0,5%*Tota
obligato cu e, l Brut),
rii, ajutorul angajatori, CASS
intocmir aplicatiilo impozite (5,5%*Tota

43
l Brut),
Venit Net
(Total Brut-
CAS-
CASS-
CFS),
Deducere
Personal,
Venit Baza
Calcul(Veni
ea listei t Net-
de Deducere
r specifice
avans Personal),
salarizarii
chenzin Impozit
al calcul
retineri
(Venit Baza
calcul*16%
), Salariul
Net(Venit
Baza
Calcul-
Impozit
Calcul
Retineri)
Operatiun
ile de
Intocmi preluvrare
re au Declara
rapoarte caracter tii,
, obligatori contrib Din tabela:
intocmir u si sunt utii contributii
e intocmite catre unitate
declarat cu bugetul
ii 100 si ajutorul statului
102 aplicatiilo
r specifice
salarizarii
Intocmi Operatiun Note Tabelele: Brut),
re ile de contabi Salariati, CASS
rapoarte prelurare le, fisa contributii (5,5%*Tota
, au fiscala salarii, l Brut),
intocmir caracter retineri, Venit Net
ea obligatori sporuri,ded (Total Brut-
rapoarte u si sunt uceri CAS-
lor intocmite suplimentar CASS-

44
CFS),
Deducere
Personal,
Venit Baza
Calcul(Veni
t Net-
Deducere
Personal),
cu
Impozit
ajutorul e,
obligato calcul
aplicatiilo angajatori,
rii retineri
r specifice impozit
(Venit Baza
salarizarii
calcul*16%
), Salariul
Net(Venit
Baza
Calcul-
Impozit
Calcul
Retineri)
Evident Operatiun Act Tabelele Total Baza de date
a ile de aditional pontaj, Brut(Venit utilizată de
drepturi prelucrare la salariati, Brut+Spor unitate atât
lor de din acest contractul functie, loc Vechime), pentru
personal sistem individual de munca, CAS stocarea
, informatio de munca valoare (9,5%*Tota intrărilor , cât
evidenta nal se pe durata salariu l Brut), CFS şi ieşirilor
salariilo realizeaza nedetermi (0,5%*Tota din sistem
r in format nata, Foaia l Brut), este Oracle
electronic colectiva CASS
folosind de (5,5%*Tota
foi de prezenta, l Brut),
calcul Indemniza Venit Net
tabelar ţie de (Total Brut-
sau baza concediu, CAS-
de date Contract CASS-
pentru individual CFS),
calculul de munca Deducere
drepturilo Personal,
r salariale. Venit Baza
Calcul(Veni
t Net-
Deducere
Personal),
Impozit
calcul

45
retineri
(Venit Baza
calcul*16%
), Salariul
Net(Venit
Baza
Calcul-
Impozit
Calcul
Retineri),
suma
cuvenită=
(zile
concediu*m
edia
salarului pe
zi)
Operatiun
ile de
prelucrare
sunt in
format
electronic,
Angajame
se refera
nt scris Tabelele
la calculul
Evident pentru salariati,
CAS,
a acoperirea functie, loc
CASS,
retineril pagubei, de munca,
fond de
or Model de intretinut,
somaj, 20%*salari
angajati - chemare in pontaj,
impozit pe u de baza
lor, judecata deduceri
salar, fond
Calcul pentru suplimentar
de pensii,
alte acordarea e
alte taxe
reţineri pensiei
si alte
copilului
impozite
minor
de platit
Angajame
nt scris
pentru
acoperirea
pagubei

1. Se vor specifica operaţiunile de prelucrare specifice fiecărui proces, respectiv


subprocesele, procedurile etc. care se execută (în cazul existenţei aplicaţiilor,
opţiunile din meniul principal, cu subopţiunile specifice etc.)

46
2. Se enumeră ieşirile generate din proces, respectiv rapoartele/situaţiile transmise
către diferite entităţi externe.
3. Se prezintă documentele care intră în sistem de la diferite entităţi externe (aşa
cum au fost prezentate la descrierea intrărilor).
4. Se prezintă locurile de stocare care intră în legătură cu procesul prin diferitele
operaţiuni de adăugare, modificare, ştergere sau citire/interogare înregistrări.
5. Dacă operaţiunile de prelucrare conţin formule de calcul se vor specifica
atributele care intră în formulele de calcul, precum şi provenienţa lor.
6. Eventualele probleme care apar la prelucrarea datelor sau în relaţia cu alte procese
sau sisteme.

47
5. Determinarea cerinţelor funcţionale şi nefuncţionale ale noului sistem

5. 1. Cerinţele funcţionale ale noului sistem


Din prezentarea anterioară a firmei şi a sistemului de salarizare se observă o bună
organizare a activităţii în acest sistem şi suficiente date, rapoarte, nomenclatoare ce
rezultă din prelucrările din sistem. Cu toate acestea se constată unele deficienţe care
constituie în acelaşi timp cerinţele funcţionale ale noului sistem.:
1. probleme întârzierii listelor cu pontajele de la producţie, datorită
circuitului informaţional existent. În sistemul actual, deşi listele de pontaj
sunt în format electronic de multe ori acestea nu ajung la timp datorită
întârzierii introducerii acestora în calculatoare de către directorii de
producţie şi de către responsabilii economici, sau a altor cauze
neprevăzute. Această problemă ar putea fi rezolvată prin: menţinerea
cadrului organizatoric actual şi angajarea unui personal specializat doar in
această problemă.
2. problema dublelor înregistrări prin scrierea pontajelor la producţie,
transmiterea acestora şi introducerea lor în calculator pentru prelucrarea
lor în vederea stabilirii salariului fiecarui angajat; se crează premiza unor
erori (datele sunt înregistrate de două ori de persoane diferite); pentru
depistarea acestora, se pierde timp preţios şi uneori este necesară reluarea
circuitului documentelor. Adoptarea unui nou sistem aduce astfel la o
creştere a productivităţii muncii.
3. pentru realizarea schimbărilor în sistemul de salarizare se impune
stabilirea unor proceduri comune de evidenţiere şi înregistrare a pontajelor
şi imputărilor la nivelul sistemului informaţional de producţie.

5.2 Cerinţe nefuncţionale ale noului sistem


1. Deşi întreprinderea foloseşte un sistem integrat acesta nu s-a adaptat
suficient de bine cerinţelor companiei, lucru dovedit de erorile prezentate
mai sus în cadrul sistemului de salarizare. Realizarea de noi studii de
fezabilitate, adăugarea de noi module sistemului sau ştergerea unora dintre
acestea ar putea reprezenta o soluţie. Renunţarea la actualul sistem şi
introducerea unuia nou ar fi altă soluţie care însă este viabilă din cauza
nerecuperării investiţiei iniţiale şi a cheltuielilor foarte mari pe care le
presupune noua platformă informaţională. O ultimă soluţie ar fi renunţarea
la actualul sistem şi reîntoarcerea la cel folosit anterior, soluţie neviabilă
atât din punct de vedere financiar, cât şi din punct de vedere informatic
deorece instalarea actualei platforme s-a făcut succesiv pe perioada mai
multor ani, iar sistemul anterior este deja învechit.
2. Transmiterea datelor privind salarizarea nu se face întotdeauna în timp real
către factorii de decizie din cauza defecţiunilor la alimentarea cu energie
electrică. Acest lucru ar putea fi rezolvat prin achiziţionarea de
generatoare de energie care să suplinească eventualele defecţiuni.
3. Problemele legate de extranet privind autentificarea, protejarea
informaţiilor, precum performanţele reţelei. Toate acestea trei probleme

48
Director
economic

pot fi rezolvate prin utilizarea unor tehnologii mai performante precum şi


prin selectarea cu atenţie a partenerilor de încredere.
4. Tehnologia EDI ridică probleme privind mijloacele de transmitere a
informaţiilor. Reţelele de cablu sunt uzate iar transmiterea informaţiilor
poate produce erori sau poate întârzia procesul decizional. Soluţia pentru
rezolvarea acestei probleme o constituie dotarea firmei cu servere noi şi
transmiterea documentelor cu ajutorul cablurilor de fibră optică.
5. Protejarea de accesul neautorizat prin politici de securitate competente şi
prin sporirea măsurilor de securitate la nivelul reţelelor de internet,
intranet şi extranet.

49