Universitatea “Alexandru Ioan Cuza” Iaşi

Facultatea de Economie şi Administrarea Afacerilor

Specializarea Contabilitate şi Informatică de Gestiune

ANALIZA SISTEMULUI INFORMAŢIONAL DE

APROVIZIONARE CU MEMBRANE ÎN CADRUL SC
PIONEER-RTOR SRL IAŞI

Coordonator ştiinţific,
Prof. univ. dr. Florin Dumitriu
Student,
Adumitroae Eugen
Nr. matricol: 31040701SL092322
Specializarea: CIG, ID, anul 3

Iaşi, 2012
 ADUMITROAE T. EUGEN
ID-IASI an III CIG
31040701SL092322

CUPRINS
CUPRINS........................................................................................................................................2
CAPITOLUL 1. PREZENTAREA ORGANIZAŢIEI ŞI A PRINCIPALELOR APLICAŢII
INFORMATICE ECONOMICE EXISTENTE ÎN CADRUL FIRMEI SC PIONEER-RTOR
SRL IAŞI..............................................................................................................................................3
1.1 Descrierea organizării întreprinderii.......................................................................................3
1.1.1 Obiect de activitate, relaţiile cu partenerii de afaceri......................................................3
1.1.2 Scurt istoric al societăţii..................................................................................................4
1.1.3 Funcţiile întreprinderii şi compartimentele care le realizează.........................................5
1.1.4 Descrierea structurii organizatorice a firmei...................................................................8
1.2 Prezentarea principalelor resurse informatice existente.........................................................8
1.2.1 Descrierea principalelor funcţionalităţi care le acoperă programul WinMentor.............9
1.3 Proiecte informatice..............................................................................................................15
CAPITOLUL 2. IDENTIFICAREA ŞI SELECŢIA SISTEMULUI CE VA FACE
OBIECTUL ANALIZEI...................................................................................................................19
2.1. Identificarea principalelor sisteme informaționale economice din organizație...................19
2.2. Delimitarea ariei de întindere a sistemului informațional de aprovizionare cu membrane.22
2.2.1. Componentele organizatorice cu responsabilităţi pe linie de aprovizionare................22
2.2.2 Principalele procese de prelucrare ale sistemului informațional de aprovizionare cu
membrane, sunt:..........................................................................................................................24
2.2.3 Clasele de operații economice reflectate în sistemul aprovizionării cu membrane.......24
CAPITOLUL 3. DESCRIEREA DETALIATĂ A SISTEMULUI INFORMAŢIONAL
EXISTENT: INTRĂRI, IEŞIRI, PRELUCRĂRI..........................................................................25
3.1 Descrierea ieşirilor................................................................................................................25
3.2 Descrierea intrărilor..............................................................................................................26
3.3 Descrierea proceselor de prelucrare.....................................................................................26
CAPITOLUL 4. MODELAREA SISTEMULUI INFORMAŢIONAL EXISTENT..............28
4.1 Diagrama de context.............................................................................................................28
4.2 Diagrama de nivel 0..............................................................................................................29
4.3 Diagrama de nivel 1 pentru procesul de evidenţă furnizori.................................................30
4.4 Matricea CRUD....................................................................................................................31
CAPITOLUL 5. DETERMINAREA CERINŢELOR INFORMAŢIONALE PENTRU
NOUL SISTEM.................................................................................................................................32
5.1 Determinarea cerinţelor funcţionale pentru noul sistem......................................................32
5.2. Cerinţe nefuncţionale...........................................................................................................33
BIBLIOGRAFIE..........................................................................................................................34
ANEXE..........................................................................................................................................35

2
 ADUMITROAE T. EUGEN
ID-IASI an III CIG
31040701SL092322

CAPITOLUL 1. PREZENTAREA ORGANIZAŢIEI ŞI A PRINCIPALELOR

APLICAŢII INFORMATICE ECONOMICE EXISTENTE ÎN CADRUL
FIRMEI SC PIONEER-RTOR SRL IAŞI

1.1 Descrierea organizării întreprinderii

1.1.1 Obiect de activitate, relaţiile cu partenerii de afaceri

Unitatea pe care o vom analiza se numeşte SC PIONEER-RTOR SRL şi îşi are sediul în oraşul
Iaşi, str. Ignat nr.4., obiectul de activitate al acesteia fiind importul şi distribuţia de materii prime şi
auxiliare utilizate în industria alimentară, cu precădere în industria de prelucrare a cărnii. Între
aceste materii prime regăsim izolate şi concentrate din soia, texturate proteice din soia, mixuri de
antioxidanţi, potențatori de gust, săruri de injectare, mixuri de condimente, usturoi şi ceapă
deshidratate, membrane artificiale necomestibile.
În perioada 1995-2005, în urma evaluării continue a rentabilităţii comercializării acestor produse,
a investiţiilor în achiziţia de utilaje şi asigurând condiţiile de specializare a personalului, firma s-a
axat pe importul, prelucrarea şi distribuţia de membrane artificiale necomestibile, devenind din anul
2006, reprezentant al unuia din cei mai mari producători de membrane artificiale din lume, firma
VISKASE SAS FRANŢA.
(Deşi nu cred că este necesar, voi explica totuşi ce sunt aceste membrane: ceea ce cu toţii acasă
înainte de a consuma îndepărtăm de cele mai multe ori de pe suprafaţa preparatelor din carne, şi nu
numai, “pieliţa”, fie că ne referim la mezeluri sau la cremwurşti, brânză topită sau brânză de
burduf.)
Analiza activităţii firmei s-a concentrat pe următoarele aspecte de bază:
 Furnizorii - deoarece societatea s-a specializat în prelucrarea şi comercializarea
membranelor artificiale necomestibile, principalul furnizor de membrane al societăţii
PIONEER-RTOR SRL este societatea VISKASE SAS din FRANŢA. Relaţia se derulează pe
baza unui contract care se reînnoieşte anual. Furnizorii de vopsele şi materiale specifice
necesare activităţilor de imprimare şi gofrare a membranelor sunt producători din Uniunea
Europeană, relaţiile cu aceştia se desfăşoară pe bază de comenzi, în funcţie de necesarul
trimestrial al societăţii. Furnizorii de ambalaje din carton necesare la ambalarea
membranelor gofrate sunt producători locali, relaţiile cu aceştia desfăşurându-se pe bază de
comenzi. Tot în categoria furnizorilor se înscriu şi firmele specializate în reciclarea şi

3
 ADUMITROAE T. EUGEN
ID-IASI an III CIG
31040701SL092322

neutralizarea deşeurilor de vopsele, diluanţi, solvenţi precum şi colectarea deşeurilor de

ambalaje,societăţi agreate de ministerul mediului. Relaţiile cu aceşti furnizori de servicii se
derulează pe bază de contracte încheiate la începutul fiecărui an.
 Clienţii - Societatea desfăşoară activităţi de promovare şi comercializare a membranelor la
nivel naţional, între clienţii firmei regăsim unităţi de procesare a cărnii şi industrializare a
laptelui. Datorită progreselor realizate în domeniul imprimării, între clienţii firmei se numără
şi alte societăţi care se ocupă cu importul şi comercializarea membranelor artificiale.
 Bariere de intrare pe piaţă sunt reprezentate de ponderea producţiei de preparate în
membrane artificiale necomestibile, de nivelul preţurilor în comparaţie cu preţurile
concurenţei, de gradul de personalizare prin imprimare al membranelor. Pe parcursul celor
peste 16 ani de activitate, societatea PIONEER-RTOR a reuşit să demonstreze seriozitate,
promptitudine şi profesionalism, reuşind să-şi consolideze o reputaţie, recunoscută şi prin
poziţia de lider de piaţă pentru o anumită categorie de membrane: LCC (large cellulose
casings).
 Concurenţa este reprezentată de distribuitori naţionali a unor tuturor producătorilor de
membrane artificiale comestibile şi necomestibile, atât din U.E., spaţiul ex-sovietic, S.U.A,
Japonia şi mai nou China.

1.1.2 Scurt istoric al societăţii

Societatea a fost înfiinţată la Iaşi în anul 1995, obiectul de activitate fiind axat în principal pe
importul şi distribuţia de aditivi, izolaţi proteici din soia, texturate funcţionale din soia, amidonuri şi
condimente, emulsificatori, săruri de injectare etc., necesare pentru industria alimentară.
Comercializarea membranelor deţinea o pondere mai redusă, deoarece firma nu avea capital
suficient pentru realizarea importurilor unor asemenea produse, principalul obstacol fiind
reprezentat de condiţia de plată în avans a comenzilor solicitate pe de o parte şi a volumelor mari ce
trebuiau realizate, pe de altă parte. Să nu uităm, de asemenea, că până la momentul aderării la
Uniunea Europeană nivelul taxelor vamale şi a valorii TVA la sosirea mărfurilor în vamă depăşea
uneori 30% din valoarea bunurilor importate.
Astfel, dacă în anul 1999 societatea a avut o cifră de afaceri de aprox. 455.000 $, în anul 2010
cifra de afaceri a fost de cca 3.500.000 $ (conform datelor publicate în situaţiile anuale pe site-ul
ministerului de finanţe).

4
 ADUMITROAE T. EUGEN
ID-IASI an III CIG
31040701SL092322

În perioada 1995-2006, societatea a evoluat continuu în sensul specializării pe comerţul cu

membrane, al prelucrării acestora, al fidelizării clienţilor prin calitatea serviciilor oferite, al
respectării cu stricteţe a normelor impuse de legislaţia sanitară din acest domeniu.
Creşterea cifrei de afaceri de la an la an s-a făcut având in vedere eficientizarea proceselor de
aprovizionare, de producţie, a activităţii de transport şi distribuţie, reuşind să realizeze aceste
obiective fără să înregistreze o creştere a numărului de angajaţi, numărul mediu fiind de 16 salariaţi.
Deoarece activităţile societăţii se desfăşurau în spaţii închiriate, conducerea societăţii a fost
interesată şi de realizarea unui alt obiectiv şi anume acela al construirii unei clădiri, finalizată la
sfârşitul anului 2010, unde se află birourile, secţia de producţie şi depozitul.

1.1.3 Funcţiile întreprinderii şi compartimentele care le realizează

În cadrul societăţii PIONEER-RTOR se regăsesc cele 5 funcţii de bază ale întreprinderii şi

anume: funcţia de cercetare-dezvoltare, funcţia de producţie, funcţia comercială, funcţia financiar
contabilă, funcţia de personal.
Prin funcţia de cercetare dezvoltare sunt asimilate tehnologii noi de imprimare, îmbunătăţirea
tehnologiei de gofrare, îmbunătăţirea tehnologiei de obţinere a matriţelor pentru imprimare,
dezvoltarea de creaţii grafice pentru imprimarea generală sau personalizată a
membranelor,cercetarea (tehnică) a membranelor oferite de concurenţă.
Obiectivele de bază ale acestei funcţii sunt:
 Optimizarea fluxurilor pentru imprimare/gofrare;
 Îmbunătăţirea proceselor de muncă, a activităţilor de întreţinere şi reparaţii;
 Perfecţionarea angajaţilor;
 Asimilarea în portofoliul de produse a unor membrane personalizate prin diverse tehnici,
inclusiv prin coasere;
 Efectuarea de teste, studierea şi punerea în evidenţă a acelor calităţi superioare, care să
recomande membranele comercializate de firmă;
 Cunoaşterea în amănunt a produselor concurenţei.
Această funcţie este îndeplinită de un colectiv format din: directorul de producţie, echipa de
vânzări, secretară precum şi diverşi graficieni - colaboratori externi, sub directa supraveghere a
directorului general şi urmăreşte realizarea obiectivelor din domeniul creşterii calităţii serviciului de
imprimare, producerii de noi modele în scopul satisfacerii clienţilor, sprijinirea clienţilor în

5
 ADUMITROAE T. EUGEN
ID-IASI an III CIG
31040701SL092322

dezvoltarea de noi produse. Pe linia sistemului informaţional economic, acestui colectiv îi revin
sarcini care vizează după caz, elaborarea normelor de consum specific a materialelor folosite pentru
imprimare sau gofrare, sau la întocmirea Fişelor tehnice ale membranelor comercializate.
Funcţia de producţie grupează toate activităţile care asigură imprimarea,gofrarea sau realizarea
de produse specifice imprimării flexografice şi destinate comercializării, organizarea şi realizarea
comenzilor, controlul tehnic de calitate, întreţinerea, repararea şi modernizarea echipamentelor şi
instalaţiilor, alimentarea cu apă, energie, aplicarea normelor de protecţie a muncii, a măsurilor de
combatere a poluării. Obiectivele funcţiei sunt:
 Asigurarea unei capacităţi optime de producţie;
 Satisfacţia clienţilor prin realizarea unor servicii de calitate, oferite la timp şi la costuri cât
mai mici pentru firmă;
 Eliminarea rebuturilor şi a consumurilor fără justificare.
Această funcţie este realizată de un colectiv format din directorul de producţie şi secretară.
Principalele activităţi din perspectiva sistemului informaţional economic, se referă la înregistrarea,
programarea şi lansarea în execuţie a comenzilor de imprimare/gofrare, normarea personalului care
lucrează în secţie.
Funcţia comercială implică activităţi legate de aprovizionarea cu membrane destinate
comercializării, cu materii prime şi materiale necesare procesului de producţie, dar şi pentru
celelalte activităţi desfăşurate în cadrul firmei, desfacerea produselor, promovarea serviciilor oferite,
cercetarea pieţei şi a concurenţei, publicitate şi reclamă, participarea la târguri şi expoziţii.
Ca obiective pot fi enumerate:
 Asigurarea ritmicităţii în aprovizionarea cu membrane;
 Creşterea segmentelor de piaţă;
 Onorarea la timp a comenzilor clienţilor;
 Depistarea în timp util a noilor cerinţe pe piaţă;
 Creşterea prestigiului firmei;
 Păstrarea unor bune relaţii de afaceri cu clienţii şi furnizorii.
Deşi nu există un compartiment denumit comercial, funcţia comercială este realizată după cum
urmează:

6
 ADUMITROAE T. EUGEN
ID-IASI an III CIG
31040701SL092322

 Directorul de vânzări supune spre aprobare Directorului general Necesarul de aprovizionare

cu membrane, săptămânal. Acesta întocmeşte Comanda de aprovizionare, pe care o transmite
furnizorului de membrane de regulă săptămânal. Pentru asigurarea existenţei stocului de
membrane solicitate furnizorului, trimestrial sau în funcţie de consum, se întocmesc
Forecast-uri; se transmit furnizorului, acesta le programează în producţie şi comunică
societăţii datele de finalizare a producţiei; de subliniat că timpul necesar realizării unora
dintre membrane a ajuns la 16 săptămâni!!
 Directorul de producţie desfăşoară toate celelalte activităţi necesare asigurării complete şi la
timp a întreprinderii cu resursele materiale necesare realizării continue a procesului de
producţie. Principalele activităţi se referă la întocmirea comenzilor către furnizori şi
recepţionarea materialelor primite.
 Biroul desfacere cuprinde activităţi legate de întocmirea facturilor şi a declaraţiilor de
conformitate, livrarea produselor.
 Directorul de vânzări împreună cu agentul de vânzări desfăşoară activităţi al căror scop este
de a asigura vânzarea produselor, prospectarea pieţei, descoperirea de noi segmente de piaţă,
participarea la târguri şi expoziţii, organizarea de seminarii în scopul promovării de produse,
etc.
Funcţia financiar-contabilă asigură elaborarea bugetului de venituri şi cheltuieli, evidenţa
tranzacţiilor economice, urmărirea modului de obţinere a rezultatelor financiare, inventarierea
patrimoniului, stabilirea preţurilor, calculul indicatorilor economico-financiari, onorarea la plată a
datoriilor, urmărirea încasării creanţelor, repartizarea pe destinaţii a profitului, organizarea
contabilităţii. Obiectivele principale ale acestei funcţii sunt:
 Creşterea profitabilităţii;
 Utilizarea eficientă a resurselor financiare ale firmei;
 Creşterea patrimoniului ş.a.
Această funcţie este realizată în cadrul compartimentului financiar-contabil din care fac parte:
 Biroul contabilitate efectuează activităţile privind înregistrarea şi evidenţa elementelor
patrimoniale ale firmei, efectuează inventarierea periodică a acestora, realizează activităţile
prin care se urmăreşte obţinerea şi folosirea eficientă a resurselor financiare, înregistrarea,
evidenţa şi urmărirea operaţiilor cu furnizorii, întocmeşte lunar balanţa de verificare pentru
conturile sintetice şi cele analitice, urmărind concordanţa dintre acestea ;

7
 ADUMITROAE T. EUGEN
ID-IASI an III CIG
31040701SL092322

 Casieria cuprinde activităţile prin care se realizează încasările şi plăţile efectuate în numerar
şi asigură relaţiile de decontare cu băncile.
Funcţia de personal urmăreşte determinarea necesarului de forţă de muncă, acoperirea locurilor
de muncă cu personal de pregătire corespunzătoare posturilor, orientarea selecţia, angajarea şi
instruirea permanentă a personalului, stabilirea responsabilităţilor specifice fiecărui post (fişa
postului), stabilirea modului de salarizare şi cointeresare materială, rezolvarea problemelor sociale
ale salariaţilor. Funcţia de personal este realizată:
a) la nivel organizatoric de către :
 Directorul de producţie pentru personalul angajat în secţie;
 Directorul general împreună cu contabilul şef pentru ceilalţi angajaţi ai societăţii.
b) la nivel al calculului drepturilor salariale, pe baza pontajului şi a îndeplinirii obiectivelor
specifice de către contabilul şef.

1.1.4 Descrierea structurii organizatorice a firmei

Societatea PIONEER-RTOR are o structură de tip funcţională. Exercitarea conducerii se face în

mod descentralizat, iar sistemul de comunicare se face atât pe verticală, cât şi pe orizontală.
Schematic, organigrama este prezentată în fig. 1.1. Firma este o societate cu răspundere limitată,
condusă de un director general - reprezintă nivelul 1 de conducere.
După cum rezultă din organigramă, activitatea firmei este organizată în patru compartimente
principale conduse de trei directori adjuncţi ce se află pe nivelul 2 de conducere:directorul de
producţie, contabilul şef, directorul de vânzări;al patrulea compartiment este reprezentat de
secretariat care aşa cum am prezentat, are atribuţii ce depăşesc nivelul unui recepţioner dar nu are
totuşi un statut de asistent manager.

1.2 Prezentarea principalelor resurse informatice existente

În prezent, majoritatea componentelor sistemului informațional sunt realizate astfel încât să se

asigure atingerea obiectivelor acestuia şi implicit, ale societăţii. Baza materială cuprinde
calculatoare care au fost configurate pornind de la nevoile fiecărui utilizator, astfel încât în dotare
sunt prezente următoarele unităţi:
Baza = server: sistem de operare: Windows XP, varianta 2007, pachetul Office 2003, (acest
sistem de operare este instalat pe toate calculatoarele) pe acest calculator se află instalat programul

8
 ADUMITROAE T. EUGEN
ID-IASI an III CIG
31040701SL092322

de contabilitate WinMENTOR la care au acces cu parolă proprie şi drepturi clar definite toate
calculatoarele din firmă.
Departamentul contabilitate: lucrările desfăşurate de acest departament se realizează folosind
două calculatoare conectate în reţea fiecare având imprimantă proprie, cu acces la internet.
Departamentul de vânzări: în dotarea acestuia se află de asemenea două calculatoare conectate la
reţeaua societăţii, sunt deservite de una din imprimantele aflate la secretariat, dar la nevoie pot fi
listate documente la oricare din imprimantele departamentului contabilitate, având instalate şi
driverele acestora. Aceste calculatoare au de asemenea conexiune la internet.
Departamentul producţie utilizează un singur calculator,are conexiune la internet, pentru listare
poate folosi doar una din imprimantele aflate la secretariat.
Secretariatul are în dotare un calculator, un scanner, două imprimante, un copiator. În plus faţă de
celelalte calculatoare are instalat un program specific pentru grafică-Corell X.,un program pentru
recepţionarea şi memorarea fax-urilor, conectat prin centrala telefonică. Pentru protecţia datelor sunt
instalate pe toate calculatoarele programe Norton ANTIVIRUS. Pentru bază, sunt definite
protocoale referitor la iniţierea sesiunilor de lucru la începerea programului doar de către o persoană
de la contabilitate sau de către directorul de producţie. Pe calculatoarele aflate în dotarea directorului
de producţie, a directorului de vânzări şi a secretarei se află instalate programul de gestionare a
reţelei de camere de luat vederi amplasate în perimetrul firmei. Accesul personalului în firmă se
face pe bază de cartelă magnetică, pe server fiind instalat un program de evidenţă a orelor de
sosire/plecare în/din unitate pe baza căruia se întocmeşte pontajul.
Folosind posibilităţile oferite de programul Excel, pe bază se află centralizatoare de evidenţă a
comenzilor de la clienţi şi a comenzilor de producţie, distinct pentru fiecare din activităţile secţiei.
Aceste centralizatoare pot fi consultate de pe oricare din calculatoarele firmei.
Societatea nu are un departament IT, acesta fiind un serviciu prestat de o societate specializată cu
care firma are contract de colaborare şi care răspunde prompt la toate solicitările care apar din
sistem.

1.2.1 Descrierea principalelor funcţionalităţi care le acoperă programul WinMentor

Activitatea financiar-contabilă se desfăşoară şi cu ajutorul aplicaţiilor instalate pe suporturile

informatice. Programul de contabilitate utilizat în cadrul departamentului este WinMENTOR.

9
 ADUMITROAE T. EUGEN
ID-IASI an III CIG
31040701SL092322

WinMENTOR este un pachet de programe, realizat în mediile de programare vizuală Delphi,

fiind special creat pentru lucrul în reţea. Acesta poate fi instalat pe orice calculator care operează sub
Windows 98Se/NT/200/XP. Programul asigură posibilitatea introducerii planului de conturi specific
societăţii în care este implementat, existând un număr nelimitat de conturi analitice, pe un număr
nelimitat de niveluri. Programul calculează automat coeficientul diferenţelor de preţ la produse,
mărfuri, închide automat conturile de venituri şi cheltuieli, conturile de TVA, etc.
Interconectivitatea modulelor WinMENTOR şi conectivitatea aplicaţiei cu periferice de gestiune
(case de marcat, cititoare de coduri de bare, cântare electronice, terminale de culegere de date, etc.)
aduce în prim plan simplitatea culegerii datelor iniţiale şi uşurinţă în transmiterea informaţiilor şi în
manevrarea datelor contabile şi de gestiune.
Principalele module de lucru şi funcţiile, prelucrările contabile pe care le asigură:

Modulul SALARII oferă posibilitatea calculului salariilor angajatilor, lăsând utilizatorul să

opteze între înregistrarea lor contabilă direct în modulul de bază WinMENTOR şi includerea lor
manuală prin note contabile.
În afară de această posibilitate, care permite funcţionarea modulului independent de produsul de
bază WinMENTOR, acest modul are facilităţi de configurare a contribuţiilor, indemnizaţiilor,
sporurilor şi reţinerilor, ce îi conferă un grad ridicat de adaptabilitate la cerinţele utilizatorului şi la
modificările de legislaţie. Adaugând gradul ridicat de configurabilitate a listelor specifice, rezultă un
instrument ideal pentru optimizarea activităţii de evidenţă a personalului şi calcul al salariilor.
Integrat în produsul de bază WinMENTOR, modulul permite preluarea realizărilor din producţie
pentru angajatii salarizaţi în acord, calculând automat indicele de realizare a salariului şi oferind date
pentru calculul costurilor pe produs realizat.
Există, de asemenea, posibilitatea de a opera regularizarea automată a impozitului pe venitul
global la sfârşit de an şi de a exporta fişele fiscale pe suport electromagnetic în fişiere de tip .TXT.

Modulul MIJLOACE FIXE permite calculul automat al amortizării mijloacelor fixe şi

obiectelor de inventar, aflate în gestiunile societăţii în regim liniar, accelerat sau degresiv.
Facilităţi de calcul: posibilitatea modificării duratei de utilizare a mijlocului fix în timpul ciclului
de amortizare, posibilitatea reevaluării amortizării mijloacelor fixe şi a valorii de inventar, etc.

10
 ADUMITROAE T. EUGEN
ID-IASI an III CIG
31040701SL092322

Modulul PRODUCTIE

Creat pentru a veni în întâmpinarea utilizatorilor care desfăşoară activitaţi de producţie, modulul
oferă asistenţă în următoarelor etape:
 pregătirea fabricaţiei - încărcarea consumurilor de materiale şi de manoperă pe produs;
 lansarea în producţie - elaborarea comenzilor interne de producţie şi generarea programului
lunar de fabricaţie;
 urmărirea consumurilor de materiale şi manoperă, a producţiei realizate;
 transmiterea realizărilor lunare ale angajaţilor în modulul SALARII în vederea furnizării
indicatorilor impliciţi de realizare a salariilor în acord;
 postcalculul producţiei lunare realizate conform programului de fabricaţie (cu preluarea
datelor din modulul SALARII în ceea ce priveşte consumurile de manoperă);
 evidenţa realizării producţiei - abateri realizate la nivel de comandă internă în ceea ce
priveşte consumurile de materiale şi manopera, stadiul realizării programului de fabricaţie
lunar, situaţia realizării comenzilor de la clienţi, etc.


EVIDENŢĂ CONTABILĂ

WinMENTOR asigură posibilitatea introducerii planului de conturi specific fiecărui tip de firmă.
Cu aceste adaptări putem folosi analitice pe un număr nelimitat de niveluri. Programul calculează
automat coeficientul diferenţelor de preţ la mărfuri, închide automat conturile de venituri şi cele de
cheltuieli, conturile de TVA. Pentru firmele asociate în participaţiune, programul asigură
distribuirea procentuală a veniturilor şi cheltuielilor. Întrucât înregistrările contabile sunt efectuate
automat, programul compune şi explicaţiile acestora, detaliate conform opţiunii utilizatorului.
Înregistrările contabile efectuate automat de program pot fi completate, eventual, cu note contabile
diverse (ex: pentru cheltuieli de constituire, repartizarea profitului, impozit pe dividende).

STOCURI

WinMENTOR rezolvă integral problema stocurilor, în strânsă legătură cu aspectul contabil. Iată
câteva caracteristici:

11
 ADUMITROAE T. EUGEN
ID-IASI an III CIG
31040701SL092322

 evidenţa multi-gestiune cantitativ-valorică sau global-valorică;

 descărcarea automată din stoc pe baza metodelor de gestiune cunoscute: FIFO, LIFO, CMP,
identificarea specifică;
 nomenclatorul articolelor de stoc este compact (pentru intrări cu preţuri diferite la acelaşi articol
nu se creează posturi noi în nomenclator);
 posibilitatea înregistrării automate a patru taxe asociate pentru fiecare articol de stoc în parte;
 identificarea rapidă a articolelor din stoc prin folosirea claselor de încadrare şi a atributelor de
caracterizare;
 folosirea de unităţi de măsură multiple, cu transformarea automată a cantităţii şi a preţului de
bază parităţilor specificate;
 evidenţa de serii, termene de garanţie şi date de expirare;
 calculul coeficientului de diferenţe de preţ în cazul evidenţei global-valorice.
Rezolvarea documentelor legate de înregistrarea stocurilor şi a serviciilor se face pe machete
specializate, cu aspect asemănător cu cel al formularelor tipizate. Posibilităţi:
 intrări de stocuri sau servicii pe facturi, avize de expediţie, bonuri de achiziţie, cu evidenţierea
diferenţelor constatate la recepţie şi tipărirea de note de recepţie corespunzătoare;
 intrări din import (DVI) şi calcul automat al preţului de import, cu toate componentele acestuia
(transport, asigurare, taxe şi comisioane vamale, accize, etc.);
 intrări din producţia proprie;
 ieşiri spre consum, cu preluare automată a consumurilor specifice aferente comenzilor interne
lansate în producţia şi tipărirea de bonuri de consum;
 vânzări de mărfuri sau produse din stoc sau vânzări de servicii evidenţiate de agenţii de vânzări,
cu tipărirea facturilor sau avizelor de expediţie;
 vânzări la export, cu tipărirea de invoice;
 transfer de articole din stoc între gestiuni, modificări de stoc (modificarea preţului de
înregistrare, măriri sau diminuări de stoc), cu tipărirea de note de transfer sau avize de expediţie;
 evidenţa comenzilor emise de către furnizori şi a comenzilor de la clienţi, cu tipărire de facturi
proformă;
 evidenţa facturilor nesosite, aferente intrărilor pe avize de la furnizori şi a facturilor de întocmit,
posibilitatea tipăririi facturilor corespunzătoare avizelor emise.

12
 ADUMITROAE T. EUGEN
ID-IASI an III CIG
31040701SL092322

WinMENTOR înregistrează orice tip de discount, cu posibilitatea de distribuire la preţuri a

discounturilor de la furnizori şi generarea automată de discounturi pentru vânzări în funcţie de
valoarea facturii, volumul tranzacţiilor încheiate cu clientul, cantitatea facturată către un client sau
termenul de plată a facturii. Pentru toate tipurile de documente de vânzare se pot urmări termene de
plată şi majorări de întârziere la plată.

FURNIZORI ŞI CLIENŢI

WinMENTOR dă posibilitatea împărţirii în clase de încadrare, în funcţie de necesităţile curente

de operare, pentru identificarea rapidă a partenerilor.
Pachetul de programe păstrează în nomenclatorul de parteneri o singură înregistrare, indiferent de
moneda tranzacţiei sau tipul contabil al partenerilor (furnizori, furnizori de imobilizări, furnizori
plătiţi în avans, furnizori-facturi nesosite, clienţi, încasări în avans de la clienţi, clienţi-facturi de
întocmit); în funcţie de macheta în care este utilizat un partener, fie el furnizor sau client, programul
identifică tipul contabil potrivit pentru a trata corect cazul propus spre rezolvare.
Pe baza creditelor acordate clienţilor, WinMENTOR semnalează situaţiile în care pe un
document de ieşire este depăşit plafonul de creditare acordat unui client.
Programul permite acordarea de discounturi automate pentru fiecare articol din stoc sau serviciu
vândut în funcţie de volumul tranzacţiilor înregistrat în decursul timpului cu un client.
Se pot consulta în orice moment fişe lunare sau anuale de clienţi şi furnizori în lei sau valută,
balanţe de furnizori sau clienţi, situaţia furnizorilor neachitaţi sau a clienţilor datornici.
WinMENTOR permite lucrul cu parteneri externi (cu care se efectuează tranzacţii în valută),
precum şi efectuarea operaţiunilor de compensare cu terţii, pe bază de proces verbal de compensare.
Stingerea obligaţiilor de plată sau încasare pentru parteneri poate fi făcută şi într-o monedă
diferită de cea care a generat obligaţia respectivă.
Lista încasărilor lunare de la clienţi, permite evidenţa stingerii obligaţiilor de încasare pe clase de
parteneri sau pe agenţi de vânzări care au intermediat vânzările.

13
 ADUMITROAE T. EUGEN
ID-IASI an III CIG
31040701SL092322

ÎNCASĂRI ŞI PLĂŢI

WinMENTOR permite legarea plăţilor şi încasărilor de documente primare care au generat

obligaţia de plată sau încasare. Problema plăţilor şi încasărilor în valută este rezolvată complet, cu
înregistrarea automată a diferenţelor de curs valutar.
De asemenea, programul permite:
- evidenţierea operaţiunile bancare aflate in curs (cambie, cec, bilet la ordin etc.);
- gestionează complet avansurile de trezorerie prin plăţi, restituiri si justificarea sumelor cheltuite;
- tipăreşte registre de casa şi de bancă în lei sau valută, sumele în curs de decontare pot fi tipărite
separat pentru încasări sau plăţi în curs, cu evidenţierea datei reale sau probabile de decontare.

LISTE ŞI RAPOARTE

Pentru a rezolva problemele legate de marea varietate de imprimante aflate pe piaţa de produse
hardware, programul permite listare în mod grafic (imprimante laser sau cu jet) sau mod text
(imprimante cu ace). Astfel, pentru cei ce deţin imprimante care nu pot tipări în mod text liste în
format landscape, modul grafic permite imprimarea pe formate A 4 pentru orice listă, indiferent de
lăţime.
Ordonarea după valorile crescătoare din oricare coloană, gruparea liniilor după valori comune din
coloane, impunerea de condiţii de filtrare a liniilor din listă, centralizarea automată si alte operaţii
asemănătoare pot fi configurate de utilizator în funcţie de necesităţile apărute în exploatarea
pachetului de programe.
Foarte important este faptul că, în situaţia în care aceeaşi listă necesită grupări, filtrări şi
configurări diferite pentru a răspunde unor cerinţe diverse, utilizatorul poate salva variante ale listei
originale, astfel încât denumirea specificată apare în meniul modului de liste la acelaşi nivel cu lista
originală livrată odată cu WinMENTOR.

Câteva dintre listele ce pot fi obţinute:

- liste contabile: balanţa de verificare în lei sau valută, registrul jurnal de înregistrări contabile,
fişe analitice de cont, fişe şah de cont, cartea mare, realizări pe activităţi în lei sau valută, deconturi
de asociere în participaţiune, declaraţii privind obligaţii de plată la bugetul de stat, ş.a.;

14
 ADUMITROAE T. EUGEN
ID-IASI an III CIG
31040701SL092322

- liste de TVA: jurnal de cumpărături, jurnal de vânzări, registrul de încasări din magazin,
declaraţiile de TVA;
- liste pentru casă şi bancă: registre de casă şi bancă (lei sau valută), liste de plăţi şi încasări în
curs de decontare (cambie, cec, bilet la ordin), etc.;
- stocuri: liste de intrări de la furnizori (inclusiv importuri, cu detalierea modului de calcul a
preţului de import) sau din producţie proprie, liste de consumuri, liste de vânzări, fişe de magazie,
balanţa stocurilor, raport de gestiune, ş.a.;
- liste de furnizori/ clienţi/avansuri de trezorerie : fişa de furnizori/clienţi, balanţa de
furnizori/clienţi, fişa de avans spre decontare, balanţa avansurilor spre decontare, lista furnizori
neachitaţi, clienţi datornici, lista încasărilor de la clienţi.

Variante WinMENTOR
Varianta "Standard" a pachetului WinMENTOR oferă posibilitatea evidenţierii stocurilor atât
valoric cât şi cantitativ. Pentru a avea accesul la toate facilităţile pe care WinMENTOR le poate
oferi, se recomandă varianta "Extins".
În afară de evidenţa contabilă (prezentată în ambele variante WinMENTOR), evidenţa global-
valorică şi de cea cantitativ-valorică (în varianta "Standard"), varianta "Extins" dă accesul la:
generarea de rapoarte noi (cu integrare automată în meniul de liste), rapoarte manageriale în valută,
termene de plată şi majorări de întârziere, evidenţa vânzărilor pe agenţi, evidenţa profitului pe
activităţi, comenzi către furnizori, comenzi de la clienţi, comenzi interne de fabricaţie, consumuri
specifice, discounturi automate la facturare, limitarea vânzărilor pe bază de credite acordate
clienţilor, evidenţa stocurilor cu serii, termene de expirare, certificate de calitate, împărţirea
articolelor din stoc, parteneri, gestiuni pe clase de caracterizare, diferenţierea articolelor din stoc
după atribute specifice, facturarea abonamentelor, raportarea datoriilor la bugetul de stat, accesul la
modulul de bugete şi proiecte obiective, grafice, etc.

1.3 Proiecte informatice

În planul de dezvoltare a sistemului informatic sunt cuprinse următoarele proiecte:

 Dezvoltarea unei aplicaţii privind activitatea de lansare şi urmărire a producţiei;
 Dezvoltarea unei aplicaţii care să permită traseul membranelor, pornind de la recepţia
acestora de la furnizor, atribuirea unui nr. de lot, iar după caz:

15
 ADUMITROAE T. EUGEN
ID-IASI an III CIG
31040701SL092322

a) livrarea din depozit către clienţi, fără prestarea unui serviciu;

b) transferul către secţie, prelucrarea comandată(imprimare, gofrare sau imprimare şi
apoi gofrare), transferul către depozit şi apoi livrarea acestora către client.
Pe acest traseu, se doreşte identificarea în orice fază a membranei prin număr de lot şi document
de legătură.
 Dezvoltarea unei aplicaţii care să permită analiza stocului de membrane din firmă, a
celor comandate furnizorului şi expediate dar nesosite(nerecepţionate), a celor
comandate şi neexpediate, a stocului de membrane lansate în fabricaţie, la dispoziţia
firmei, pentru dimensionarea optimă a Necesarului de aprovizionare săptămânală şi
pentru determinarea comenzilor de lansare în fabricaţie pentru perioadele viitoare.
Personal, consider că acest din urmă proiect trebuie dezvoltat cu prioritate, având în vedere o
serie de aspecte, care prin optimizarea lor pot asigura în continuare atingerea obiectivelor firmei:
Creşterea segmentelor de piaţă, Onorarea la timp a comenzilor clienţilor, Reducerea cheltuielilor
cu stocurile.
Pentru motivare voi prezenta în continuare modul de lucru cu partenerul francez şi care
presupune parcurgerea următoarelor etape:
1) Darea în fabricaţie, condiţii: poliamida 15000 ml
a) Cantităţi minime comandate celulozice 40000 ml

b) Timp de fabricaţie poliamida 10 săptămâni

celulozice calibre mari 12 săptămâni
celulozice calibre mici 16 săptămâni
2) Perioada de depozitare-în Franța-fără costuri: pentru toate articolele comandate, 10
săptămâni din momentul transferului membranelor la depozitul de produse finite. După
această perioadă, fie se plătesc cheltuieli de depozitare, fie se facturează şi se expediază.
3) Comanda de încărcare: se transmite săptămânal şi urmează algoritmul: aceasta se transmite
în fiecare zi de marţi a săptămânii, pentru încărcarea ce se va efectua în ziua de joi a
săptămânii următoare, adică, dacă vrem să încărcăm o membrană celulozică, în data de 15
dec 2011, comanda s-a transmis în data de 6 dec 2011, iar aceasta a fost lansată în fabricaţie
pe la mijlocul lunii august.
4) Durata transportului aprox. 5 zile lucrătoare.

16
 ADUMITROAE T. EUGEN
ID-IASI an III CIG
31040701SL092322

5) Condiţii de livrare: CIP Iaşi

6) Plata se face în termen de –secret-zile de la data facturării .
Un calcul simplu arată că din momentul transmiterii comenzii de încărcare şi până la momentul
recepţionării acesteia, trec trei săptămâni, timp în care pot să apară comenzi neprăvăzute, comenzi
de la clienţi noi, sau dimpotrivă clienţi care să renunţe la anumite articole ş.a.m.d.astfel încât devine
imperios necesar proiectarea unei aplicaţii care să ofere rapoarte necesare pentru dimensionarea
optimă a fiecărei Comenzi de încărcare.

17
 Figura nr. 1. ORGANIGRAMA S.C. PIONEER R.T.O.R. S.R.L. Iaşi

DIRECTOR
GENERAL

DIRECTOR SECRETARA CONTABIL ŞEF DIRECTOR

PRODUCŢIE VÂNZĂRI

SECŢIE FILME SECŢIE IMPRIMARE- GESTIUNE DEPARTAMENT DEPARTAMENT

CASA
CLIŞEE GOFRARE VÂNZĂRI TRANSPORT

18
CAPITOLUL 2. IDENTIFICAREA ŞI SELECŢIA SISTEMULUI CE VA FACE
OBIECTUL ANALIZEI
2.1. Identificarea principalelor sisteme informaționale economice din organizație

Sistemul informațional al contabilității generale

Intrări în sistem:

 de la departamentul de vânzări: preţuri negociate cu clienţii, precum şi termene de plată

stabilite cu aceştia, facturi, chitanțe, extrase de cont;
 de la gestiunea stocurilor: facturi de furnizori de membrane verificate cantitativ şi
calitativ, confirmare factură livrare marfă către clienţi;
 de la secretariat: efecte de comerț sosite prin poştă;
 de la producţie: fişe de pontaj a lucrătorilor din secţie, facturi furnizori servicii şi
materiale consumabile;
 de la personalul aflat în delegaţie: deconturi ordine deplasare.

Ieșiri din sistem:

 către departamentul de vânzări: facturi, jurnal de vânzări, liste neîncasări, rapoarte privind
stocurile (zilnice), liste furnizori de plătit (furnizori de membrane), situaţie vânzări pe
client/articol;
 către departamentul de producţie: fişe consum;
 către departamentul de conducere: rapoarte, situații financiare, stat de salarii.

Sistemul informațional de gestiune al stocurilor

Intrări în sistem

 de la departamentul de contabilitate generală: Nir-uri;

 de la furnizori de membrane: facturi;

19
ADUMITROAE T. EUGEN
ID-IASI an III CIG
31040701SL092322

 de la secretariat: notă comandă telefonică pentru membrana neprelucrată, notă de

comandă de transfer către secţie pentru membranele ce urmează a fi prelucrate;
 de la secţia de producţie: comanda de prelucrare membrane.
 de la contabilitate: aviz însoţire marfă; facturi de livrare a membranelor;
 de la societăţile de curierat (A.W.B.) (prin curier extern);

Ieșiri din sistem

 către departamentul de contabilitate generală: facturi de furnizori de membrane verificate

cantitativ şi calitativ, confirmare factură livrare marfă către clienţi;
 către clienţi:trimitere facturi şi livrări de membrane;
 către secţia de producţie: notă de transfer.

Sistemul informațional al producției

Intrări în sistem:

 de la departamentul de gestiune al stocurilor: nota de transfer;

 de la secretariat: comenzi de prelucrare membrane, comenzi de realizare a clişeelor flexo;
 de la contabilitate generală: fişe de consum;
 de la furnizori utilităţi: facturi servicii (apă, gaz, canalizare, energie);
 de la furnizorii de materiale: facturi;
 de la furnizori de servicii facturi protecţia muncii şi PSI.

Ieșiri din sistem:

 către departamentul de contabilitate generală: notă de consum, facturi servicii confirmate,

NIR;
 către departamentul de gestiune al stocurilor: note de transfer;
 către departamentul de vânzări: rapoarte de programare a prestării de servicii privind
membranele;

20
 ADUMITROAE T. EUGEN
ID-IASI an III CIG
31040701SL092322

 către secretariat: raportul de producţie privind serviciile prestate;

 către clienţi: în baza facturilor întocmite clişee flexo;
 către furnizorii de servicii: (protecţia muncii şi PSI) necesarul de materiale protecţia
muncii şi PSI, precum şi programarea cursurilor PSI.

Sistemul informațional al vânzărilor (se ocupă de gestiunea clienţilor şi al furnizorilor de

membrane)

Intrări în sistem:

 de la clienţi: comenzi (telefonice, pe email, fax), solicitări pentru dezvoltarea de produse

noi, solicitări în vederea realizării de concepţii grafice, rapoarte de neconformităţi
membrane;
 de la secretariat: comenzile preluate pe această cale: (telefonice, pe email, fax);
 de la furnizorul extern: order status report (săptămânal), confirmarea pentru încărcarea
săptămânală, facturi furnizori externi transmise pe cale electronică;
 de la departamentul producţie: rapoarte de programare a prestării de servicii privind
membranele;
 de la contabilitate generală: facturi, jurnal de vânzări, liste neîncasări, rapoarte privind
stocurile (zilnice), liste furnizori de plătit (furnizori de membrane), situaţie vânzări pe
client/articol;
 de la directorul general: confirmări comenzi către furnizori, dispoziţie organizare
activităţi;
 de la societate asigurări: informaţii privind clienţilor.

Ieșiri din sistem:

 către contabilitate: preţuri negociate cu clienţii, precum şi termene de plată stabilite cu

aceştia, facturi, chitanțe, extrase de cont, efecte de comerț, ;
 către clienţi: confirmare comenzi preluate, solicitări de efectuare a plăţilor restante,
solicitări de efectuare teste industriale;

21
 ADUMITROAE T. EUGEN
ID-IASI an III CIG
31040701SL092322

 către secretariat: comanda telefonică;

 către furnizorul extern: comanda de încărcare săptămânală, comanda de producţie a
membranelor, solicitare mostre;
 către directorul general: comenzile de aprovizionare şi de fabricaţie a membranelor;
 către societate de asigurări: solicitare informaţii bonitate clienţi.

2.2. Delimitarea ariei de întindere a sistemului informațional de aprovizionare cu

membrane

2.2.1. Componentele organizatorice cu responsabilităţi pe linie de aprovizionare

Managerul
 reprezintă societatea în relațiile cu terții;
 execută control direct asupra activității persoanelor din subordine;
 aprobă rapoarte de necesitate primite de la departamentul de vânzări.
 negociază contractele cu furnizorii;
 evaluează furnizorii, ofertele acestora şi preturile practicate de ei.

Departamentul Financiar - Contabilitate:

 controlează documentele ce cuprind operațiuni referitoare la plata furnizorilor şi recepția

materiilor prime;
 asigură organizarea şi gestionarea în mod eficient a integrității întregului patrimoniu al
societății în conformitate cu dispozițiile legale în vigoare şi normele sau reglementările
interne ale societății;
 primește documentele pentru livrările de la furnizori;
 organizează şi coordonează controlul financiar preventiv, stabilind operațiunile şi
documentele ce se supun controlului financiar preventiv, precum şi persoanele care
exercită acest control;
 răspunde de consemnarea corectă şi la timp, în scris, în momentul efectuării ei, în
documente justificative a oricărei operații care afectează patrimoniul societății şi de

22
ADUMITROAE T. EUGEN
ID-IASI an III CIG
31040701SL092322

înregistrarea cronologică şi sistematică în evidența contabilă a documentelor justificative

în conformitate cu prevederile legale în vigoare;
 răspunde de efectuarea inventarierii generale a patrimoniului la începutul activității, lunar,
pe parcursul funcționării sale, în orice situații prevăzute de lege şi de câte ori directorul
general al societății o cere.

Departamentul Producţie:

 planifică activitatea de aprovizionare cu materiale consumabile necesare prelucrării

membranelor, pentru a asigura realizarea integrală a indicatorilor cantitativi şi calitativi
stabiliți;
 adoptă măsuri necesare pentru realizarea planului de aprovizionare.

Departamentul de Vânzări:

 participă la acțiunea de evaluare şi selectare a furnizorilor;

 întocmește planul de aprovizionare;
 urmărește dacă se derulează corect contractele privind aprovizionarea;
 întocmește rapoarte de necesitate;
 trimite comenzi către furnizori;
 analizează contractele existente între companie şi furnizori;
 soluționează problemele apărute în activitatea companiei din punct de vedere legal;
 actualizează permanent informațiile referitoare la noile modificări de legislație şi pune la
dispoziție către persoanele interesate din organizație noile informații şi implicații pentru
activitatea acestora;

Banca:

 intermediar între tranzacțiile dintre societate şi furnizori prin plățile de efectuat.

23
 ADUMITROAE T. EUGEN
ID-IASI an III CIG
31040701SL092322

2.2.2 Principalele procese de prelucrare ale sistemului informațional de aprovizionare cu

membrane, sunt:

1. Generarea comenzilor:
1.1. stabilirea necesarului de membrane – se introduc date privind comandă necesar membrane;
1.2. lansare comenzi membrane – se întocmeşte comanda.

2. Introducere documente
2.1. se primeşte marfa – se introduc date privind factura sau avizul de însoţire a mărfii şi date
despre nota de recepţie şi constatare diferenţe;
2.2. întocmirea jurnalului de cumpărări la sfârşitul fiecărei luni.

3. Evidenţă contracte furnizor

3.1. modificare date contract furnizor – se întocmeşte contractul de vânzare-cumpărare (lead-
time);

2.2.3 Clasele de operații economice reflectate în sistemul aprovizionării cu membrane

Principale clase de operații economice reflectate în acest sistem sunt:

 Întocmirea planului săptămânal de aprovizionare în baza necesarelor stabilite şi o trimite

spre aprobare conducerii;
 Realizarea comenzilor de aprovizionare;
 Urmărește şi înregistrează avizele şi facturile;
 Refuzul plății furnizorului şi returnarea bunurilor.

24
 CAPITOLUL 3. DESCRIEREA DETALIATĂ A SISTEMULUI
INFORMAŢIONAL EXISTENT: INTRĂRI, IEŞIRI, PRELUCRĂRI
3.1 Descrierea ieşirilor

Comanda:
- se obţine din procesul de Generare comenzi;
- este destinată conducerii societăţii, furnizorului de membrane, fiind întocmită în 2
exemplare;
- este programată, întocmindu-se săptămânal;
- se obţine pe baza intrărilor Necesar materiale şi Contract de vânzare-cumpărare şi acte
adiţionale;
- este stocată în tabela comenzi;

Centralizator contract vânzare-cumpărare & acte adiţionale:

- se obţine din procesul de Evidenţă contract & acte adiţionale furnizori;
- este destinată conducerii societăţii şi departamentului de vânzări, fiind întocmită în 2
exemplare;
- se obţine pe baza intrărilor din Contracte de vânzare-cumpărare şi acte adiţionale;
- este stocat în tabela contracte & acte adiţionale;

Jurnal cumpărări:
- se obţine din procesul de Introducere documente;
- este o ieşire programată la sfârşitul fiecărei luni, fiind destinată compartimentului financiar-
contabil, fiind întocmită într-un singur exemplar;
- se obţine pe baza facturilor;
- se ţine evidenţa manuală, fiind păstrate în Dosar Cumpărări;

Rapoarte privind situația datoriilor:

- se obţine din procesul de Introducere documente;
- este o ieşire programată trimestrială, fiind destinată departamentului vânzări, fiind întocmită
într-un singur exemplar;
- este stocat în programul winmentor, liste şi rapoarte.

25
 ADUMITROAE T. EUGEN
ID-IASI an III CIG
31040701SL092322

3.2 Descrierea intrărilor

Necesar materiale:
- Se foloseşte în procesul Generare comenzi;
- Este emis de departamentul vânzări;
- Se stochează în fişierul comenzi.

Contract vânzare-cumpărare:
- Este destinată procesului de evidenţă contract furnizor membrane;
- Este aprobat şi semnat de către conducere;
- Se stochează în tabela contracte&acte adiţionale.

Factura:
- Se foloseşte în procesul de introducere documente;
- Este emisă de către furnizor;
- Se păstrează în tabela intrări facturi.

Nota de recepţie şi constatare diferenţe:

- Se foloseşte în procesul de introducere documente;
- Se emite de departamentul de gestiune a stocurilor;
- Se păstrează în tabela recepţie.

Order status report:

- Se foloseşte în procesul de introducere documente;
- Se emite de către furnizor extern de membrane;
- Se păstrează în tabela OSR şi fizic în dosarul cu comenzi.

3.3 Descrierea proceselor de prelucrare

Generarea comenzilor presupune stabilirea necesarului de materiale şi lansare comenzi:

- Ieşiri: Comanda;

26
 ADUMITROAE T. EUGEN
ID-IASI an III CIG
31040701SL092322

- Intrări: Necesar material;

- Loc stocare: Fișierul Comenzi şi fizic, în dosarul comenzi.

Introducere documente:
- Acest proces presupune următoarele operaţiuni: introducerea datelor de pe facturi, nota de
intrare recepţie şi constatare diferenţe şi order status report;
- Ieşiri: Jurnal cumpărări, Rapoarte privind situația datoriilor;
- Intrări: Facturi, Nota de recepţie şi constatare diferenţe, Order status report;
- Loc de stocare: dosar cumpărări, liste rapoarte, tabela intrări facturi, tabel recepţie, tabela
OSR şi fizic în dosarul comenzi.

Evidenţă contracte furnizori:

- În cadrul acestui proces se efectuează următoarele operaţiuni: modificare date contract
furnizor şi centralizare acte adiţionale;
- Ieşiri: Centralizator contract vânzare-cumpărare & acte adiționale;
- Intrări: Contract vânzare-cumpărare & acte adiţionale;
- Locuri de stocare: tabela contracte & acte adiţionale.

27
 CAPITOLUL 4. MODELAREA SISTEMULUI INFORMAŢIONAL EXISTENT

4.1 Diagrama de context

Contabilitate zi Secretariat
m en
co
r
iz ato
Furnizori ral
nt
membrană Ce ţie nzi
cu come
e xe ator
r aliz

ări
nt
Ce ce

cumpăr
Fa i

Jurnal
fon
ctu
ra tele
ă
and
com
re Director general
oba
Apr ie de
icaţ l ă
Co fabr sar ă mâna
ma
nd Nece nare săpt
i zi o
a aprov
Sistem dă de
starea re coman
e privind aprovizionare Aproba
Rapoart încărca
re
ţi ei membrană
produc aţie
Producţie în fabric
r lansare
Necesa

N
NIR-uri mat ecesa
sto or trali

e ri a r
le
zat Cen

e
ran
me curi
mb

Departament
Depozit
vânzări

28
 ADUMITROAE T. EUGEN
ID-IASI an III CIG
31040701SL092322 Producţie
Tabela
facturi

4.2 Diagrama de nivel 0

Contabilitate
R
Ra
p NI
Departament pri oarte
vin
situ d
vânzări dat aţia rte
oa

i
ori

o
p

Date
Date
Ra

facturi n

existente
ilor

facturi
re cţie
sta odu

ăr
ce at er
Ne pr
sa i

cumpăr
m e

Jurnal
r
al

Comanda Factura

i
i Furnizori
enz
m
co Generare
te membrană
Da nte comenzi
e
ist

Ce ntrac e-
ex Introducere

co nzar rare
nt r t e
vâ mpă
documente

a li
Tabela cu

za
comenzi po rt
tatus re

t or
i Oder s
m enzi no
Date co
Com

NR
anda

exi NRC
CD Evidenţă stocuri
ste D
Evidenţă nte
tor
contracte NR t raliza
CD Cen uri
furnizori n oi
stoc brane
ecec comen
r

vân Con mem

Ce
uţie zi

cum zare tract

nt r

păr -
aliz

are Tabela
ato

recepţii
tor Cen Depozit
vân co traliz
Secretariat cum zare ntrac a
păr - te
are
Director general

29
 ADUMITROAE T. EUGEN
ID-IASI an III CIG
31040701SL092322

4.3 Diagrama de nivel 1 pentru procesul de evidenţă furnizori

Departament
vânzări Modificări
Centralizator
date contract
contract şi furnizor
acte
Date contract
adiţionale acte
şi
adiţion noi
ale

Contract
Furnizori
Date contract
şi acte membrană
adiţionale
Tabela contracte şi
existente
acte adiţionale
Acte
adiţionale

Centralizator
contract şi
acte
Evidenţă
adiţionale
acte adiţionale

Director general

30
 ADUMITROAE T. EUGEN
ID-IASI an III CIG
31040701SL092322

4.4 Matricea CRUD

PROCESE
Tabela Tabela OSR Tabela Tabela Tabela Dosar Dosar Liste şi
Comenzi Contracte Intrări Recepție Cumpărări Rapoarte rapoarte
& acte Facturi
adiţionale
Stabilire necesar
CRUD
materiale
Lansare comenzi R R
Introducere datelor
R RU CRU CRU CRU
de pe facturi
Înregistrarea NRCD-
R CRUD
urilor
Inregistrarea OSR CRU R
Centralizare acte
R
adiţionale
Modificare condiții
CRU R
contract

31
 CAPITOLUL 5. DETERMINAREA CERINŢELOR INFORMAŢIONALE
PENTRU NOUL SISTEM
5.1 Determinarea cerinţelor funcţionale pentru noul sistem

Problemele constatate în cadrul vechiului sistem informaţional s-au impus ca cerinţe funcţionale
ale noului sistem informațional:
 Dezvoltarea unui sistem informaţional special destinat aprovizionării cu membrane de la
export, care să permită actualizarea în timp real al datelor şi care să fie interconectat cu
celelalte aplicaţii din firmă, atât cele dezvoltate în sistem propriu cât şi cu Winmentor-ul.
 creşterea nivelului de profesionalism. Angajaţii firmei nu vor mai pierde timpul cu
activităţi "mecanice", ce vor fi executate de aplicaţii software şi se vor putea concentra pe
activităţi ce aduc beneficii reale firmei. Orice informaţie va fi la dispoziţia angajaţilor
printr-un singur click, eliminându-se astfel munţii de dosare şi frustrarea acumulată din
pricina timpului pierdut pentru căutarea informaţiei;
 creşterea nivelului de transparenţă. Datorită informatizării complete a firmei, întreaga
activitate poate fi monitorizată cu uşurinţă de către conducerea firmei;
 eliminarea fraudei. Sistemul informaţional va face aproape imposibilă comiterea unei
fraude în detrimentul firmei, fără a putea fi detectată ulterior;
 eliminarea costurilor suplimentare legate de echipamentele de birotică. Sistemul
informaţional va permite schimbul facil de informaţii între angajaţii sau departamentele
firmei fără folosirea inutilă a imprimantelor, care, în mod normal, aduc costuri lunare
extrem de ridicate;
 creşterea nivelului de securitate a datelor firmei. Sistemul informatic va fi protejat de
factorii ce duc la pierderea datelor (viruşi, deteriorarea echipamentelor);
 eliminarea costurilor suplimentare legate de instalarea/îmbunătăţirea sistemului
informatic. Sistemul informaţional va fi instalat într-un singur loc, pe un server, de unde
va putea fi accesat de către angajaţi, chiar prin intermediul Internetului. În momentul
îmbunătăţirii sistemului, reinstalarea se va face într-un singur loc, reducerea costurilor
fiind un efect imediat;
 necesarele de materiale care vin din partea tuturor departamentelor se transmit telefonic,
de aceea, se întâmpină problema ca după centralizare, dacă nu s–a notat separat necesarul
fiecărei entităţi, la sosirea comenzii, să nu se ştie care e cantitatea din fiecare membrană
ce corespunde la fiecare în parte. Soluţia este crearea unui fişier în care să se păstreze

32
 ADUMITROAE T. EUGEN
ID-IASI an III CIG
31040701SL092322

necesarele, cel puțin până la venirea comenzii pentru a ştii ce tip de produs şi în ce
cantitate, este de repartizat la fiecare entitate.

5.2. Cerinţe nefuncţionale

• memoria folosită de calculatoare este insuficientă, ceea ce reduce viteza de lucru, mai ales
calculatorul de la biroul de vânzări. Soluţiile ar fi achiziţionarea de noi componente hardware sau
adăugarea de memorie RAM la cele deja existente;
• dezvoltarea unei noi aplicaţii în regim distribuit, ceea ce ar presupune conectarea tuturor
entităţilor externe din cadrul firmei la reţeaua centrală a firmei. Acest lucru presupune asigurarea
unui server de aplicaţii şi a unui server de baze de date, precum şi dezvoltarea infrastructurii fizice
necesare comunicării datelor în timp real de la şi spre entităţile externe din cadrul firmei, care
solicită sau trebuie să pună la dispoziţie fluxuri de date;
• realizarea de interfeţe specifice mediilor de programare vizuale.

33
ADUMITROAE T. EUGEN
ID-IASI an III CIG
31040701SL092322

BIBLIOGRAFIE
1. Airinei, D., Fotache, M., Oprea, D., Sisteme informaţionale pentru afaceri, Editura Polirom,
Iaşi, 2002;
2. Airinei, D., Grama, A., Fătu, T., Fotache, D., Georgescu, M., Tehnologii informaţionale
pentru afaceri, Editura Sedcom Libris, Iaşi, 2006;
3. Oprea, D., Meşniţă, G., Sisteme informaţionale pentru manageri, Editura Polirom, Iaşi,
2002;
4. Oprea, D., Meşniţă G., Dumitriu F., Analiza sistemelor informaţionale, Editura Universităţii
Alexandru Ioan Cuza, Iaşi, 2005;

34
ANEXE

35