SISTEME INFORMAIONALE CONTABILE I

STUDIU DE CAZ
PLAN STUDIU DE CAZ:
1. Identificarea proiectului:
1.1. Descrierea organizarii intreprinderii ;
1.2. Prezentarea principalelor resurse informatice existente;
1.3. Proiecte informatice in curs de realizare sau propuse la nivelul organizaiei.
2. Iniierea proiectului de dezvoltare a sistemului informaional ales
2.1. Identificarea principalelor sisteme informaionale financiar-contabile;
2.2. Definirea ariei de intindere a sistemului ales.
3. Descrierea detaliata a sistemului informaional existent:
3.1. Descrierea ieirilor;
3.2. Descrierea prelucrarilor;
3.3. Descrierea intrarilor.
4. Modelarea sistemului informaional existent:
4.1. Diagrama descompunerii funcionale;
4.2. Diagrama fluxurilor de date;
4.3. Diagrama entitate-relaie;
4.4. Depozitul datelor.
5. Determinarea cerinelor informaionale pentru noul sistem;
5.1. Cerinele funcionale;
5.2. Cerinele nefuncionale.
2
1. IDENTIFICAREA PROIECTULUI
1.1 DESCRIEREA ORGANIZARII INTREPRIDERII
OBIECT DE ACTIVITATE
SC.ATLASSIB SRL ii are sediul central in oraul Sibiu, este o societate cu capital privat infiinat in 22
iulie 1993 de Ilie Carabulea i Corneliu Tanase, destinata transportului intern, internaional de calatori,
transport marfa i post-curier rapid.Urmare efortului continuu depus de cei peste 1000 de angajati si a
dorintei celor doi asociati de a fi cei mai buni, ATLASSIBeste, astazi, cel mai mare transportator
internaional de calatori din Romania Prin Departamentul CURSE SPECIALE oferim spre inchiriere
autocare moderne pentru transport spre orice destinaie din lume.
La solicitarea pieei, ATLASSIB a dezvoltat i divizia de pota-curier rapid deservita de 16
microbuze Iveco i Mercedes, care ofera posibilitatea trimiterii de colete si plicuri, in maxim 72 de ore,
spre aproape toate colturile Europei. ATLASSIB dispune de: 65 agenii pe intreg cuprinsul Romaniei 10
agentii in Germania, 10 in Italia, 10 in Spania, 3 in Frana, una in Suedia, una in Austria, parc auto: 114
autocare, 38 microbuze,
32 autoutilitare, 62 autoturisme.
Dotare tehnica: hala moderna de intreinere si diagnosticare, cu patru canale, stand de probe
pentru testarea instalaiei de franare, cu aparatura de verificare si reglare a direciei si farurilor, testare
pentru emisia de noxe, aparatura pentru verificarea si repararea tahografelor si a sistemului de injectie.
Incinta este incalzita cu ajutorul unei centrale termice proprii, iar iluminatul pe timpul de zi este natural.
Spalatorie ecologica acoperita, la care alimentarea cu apa din puturi proprii. La evacuarea apei
reziduale, instalatia dispune de un separator apa-grasimi.
Unul dintre cele mai moderne ateliere de vopsitorie din Romania, dotat cu hala de pregatire, hala
de vopsire instalatie computerizata pentru amestecul pigmentilor de culoare, instalatie de ventilatie cu
filtre ce impiedica emisia de noxe in atmosfera. Cuptorul cu reglare digitala a temperaturii, permite
uscarea unui autocar in cel mult 40 de minute.
FUNCIILE SOCIETAII

In cadrul firmei ATLASSIB se regasesc cele cinci funcii de baza ale unei intreprinderi, respectiv:
cercetare-dezvoltare, producie, comerciala,finanzia-contabila, de personal.
-Perfecionarea continua a personalului propriu, astfel incat acesta sa faca faa standardelor
europene impuse prin politica firmei.
- Extinderea si modernizarea permanenta a parcului auto prin achiziionarea de noi autocare in
sistem leasing.
- Deschiderea de noi linii de transport, prin finanare proprie.
- Deschiderea de noi agenii, atat in ara, cat si in strainatate.
- Dezvoltarea de noi produse, care sa vina in intampinarea necesitailor clienilor sai.
3
Funcia de cecetare-dezvoltare asigura optimizarea fluxurilor de transport, imbunatairea
condiiilor de tran sport, perfecionarea permanenta a structurii organizatorice in toate filiale i ageniile
din ara i strainatate. Obiectivele de devoltare ale firmei sunt:
Funcia de producie. Obiectivele funciei sunt:
- Utilizarea eficienta a resurselor firmei;
- Obinerea serviciilor de calitate;
- Satisfacerea clienilor prin oferirea de servicii la timp i la costuri cat mai mici;
- Eliminarea pierderilor de timp.
Funcia comerciala implica activitai legate de aprovizionarea cu materii prime materiale,
combustibil, cercetarea pieelor i a concurenilor, activitate de promovare, publicitate i reclama,
participarea la targuri i expoziii. Obiectivele firmei sunt:
- Asigurarea ritmicitaii in aprovizionarea cu materii prime, materiale i combustibil;
- Onorarea la timp a serviciilor;
- Depistarea in timp util a noilor cerine pe piaa;
- Creterea prestigiului firmei;
- Pastarea unor bune relaii cu furnizorii i ceilali parteneri de afaceri.
Aceasta funcie cuprinde urmatoarele birouri:
- Biroul de aprovizionare i desfacere desfaoara activitate de aprovizionare i desfacere a materiilor
prime i materiale necesare, intocmirea listelor de stocuri pe computer, asigurarea aprovizionarii cu
materiale contactand furnizorul obinuit i asigurarea recepionarii materialelor, etc.
- Biroul directorului de marketing i vanzari asigura descoperirea de noi idei, sondeaza piaa,
participa la targuri i expoziii, se ocupa cu idei noi de pubicitate, inchiriaza autocarele pentru excursii
interne a tuturor asociailor din ara, excursii colare, etc.
Funcia financiar-contabila asigura elaborarea bugetului de venituri i cheltuieli, evidena
tranzaciilor economice, urmarirea modului de obinere a rezultatelor financiare, inventarierea
patrimoniului, calculul indicatorilor economico-financiari, utilizarea fondurilor, repartizarea pe destinaii
a profitului,onorarea la plata a datoriilor, urmarirea incasarilor creanelor, organizarea contabilitaii, etc.
Obiectivele funciei sunt:
- Cretera profitabilitaii;
- Creterea patrimoniului;
- Utilizarea eficienta a resurselor financiare ale firmei, etc.
Aceasta funcie cuprinde urmatoarele birouri:
- Birou contabilitate efectueaza activitai privind inregistrartea i evidena elementelor patrimoniale
ale firmei, contabilitatea ageniilor de turism din ara, efectueaza inventare la schimbare de personal,
predarea de catre gestionarii cisternelor de motorina a centralizatoarelor saptamanal, lunar i a
proceselor de inventariere saptamanale, lunare, i a copiilor fielor de alimentare individuala pe maini.
- Birou caserie cuprinde activitai prin care se realizeaza incasarile i plaile efectuate in numerar,
intocmete registrul de casa, etc.
- Economistul asigura prelucrarea primara a datelor i obinerea balanelor de verificare
asigura relatiile de decontare cu bancile on-line, primete bilanurile lunare de la filialele din strainatate.
Funcia de personal asigura determinarea necesarului forei de munca, acoperirea locurilor de
munca cu personal cu pregatire corespunzatoare, selecia, angajarea, stabilirea responsabilitailor
fiecarui post, stabilirea modului d salarizare, etc. Funcia este realizata in biroul de resurse umane care
are ca atribuii realizarea activitailor privind fora de munca, calculul drepturilor salariale, etc.
4
ORGANIZAREA FIRMEI
Firma ATLASSIB are o structura organizatorica de tip geografic-funcionala. Sistemul de
comunicare funcioneaza atat pe verticala cat i pe orizontala.
Componentele sistemului informaional sunt realizate astfel incat sa se asigure circularea
informaiilor on-line, informaii cu privire la rezervarile clienilor pe autocare in zilele dorite,
inregistrarea transporturilor de marfa i inregistrarea coletelor, plicurilor, pana la destinaie. Acest
sistem informatic on-line este folosit de toate ageniile din ara i strainatate.
Schematic organigrama este prezentata in fig. 1.1.
1.2 PREZENTAREA PRINCIPALELOR RESURSE INFORMATICE
Resurse software : - de baza, sistem de operare: Windows XP.
-aplicaii economice: se utilizeaza un program financiar-contabil, folosit pentru inserirea
tuturor cheltuielelor i incasarile firmei, pentru intocmirea balanelor, a bilanurilor;
-pentru gestionarea pompelor de motorina se folosete un program de inserire a datelor
alimentarii fiecarii maini.
Resurse umane specializate: personalul Departamentului informatic este format din : 1 analist de
sisteme; 2 programatori iar fiecare filiala cate un tehnician intreinere sisteme.
1.3 PROIECTE INFORMATICE
In cadrul firmei ATLASSIB momentan in planul de dezvoltare a sistemului informatic nu sunt
proiecte in curs.
2. INIIEREA I PLANIFICAREA PROIECTULUI
2.1 IDENTIFICAREA PRINCIPALELOR SISTEME INFORMAIONALE ECONOMICE DIN ORGANIZAIE
Principalele sisteme informaionale folosite in ATLASSIB, sunt sisteme orientate spre date,
sisteme de prelucrare mixt, bazate pe web. Firma folosete un software de reea personalizat on-line
utilizat de ageniile de turism indiferent de ora, necesar rezervarii biletelor, numerelor locurilor in
autobuzele societaii, a numelui clienilor, a datelor bagajelor, precum i locul plecarii i sosirii. Biruol de
analize economice controleaza evenimentele care au avut loc, modalitate sigura de a determina care au
fost rezultatele activitaii desfaurate, analizarea datelor exacte fara erori. Fiecare agent de turism are o
parola de intrare i un cont pe care lucreaza, la sfaritul zilei inregistreaza orice cumparare de bilet pe
care a efectuato in cursul zilei.
5
2.2 DEFINIREA ARIEI DE INTINDERE A SISTEMULUI DE GESTIUNE A STOCURILOR
COMPONENTELE ORGANIZATORICE CARE AU RESPONSABILITAI PE LINIE DE GESTIUNE A STOCURILOR
Directorul economic:
- Semneaza contracte economice cu furnizorii;
- Legaturi cu biroul avocatului, biroul contabilului expert autorizat, banca BCC, etc;
- Asigura coordonarea raportarilor statistice cu privire la profit i a evidenelor sintetice necesare
elaborarii prognozelor, reparaii, consumuri, i a luarii deciziilor.
- Are legaturi interne cu toate birourile firmei, legaturi externe cu furnizorii de combustibil, de piese
de schimb, etc.
Biroul financiar-contabilitate:
Pentru activitatea de control de gestiune:
- Controlul documentelor (incheierea de contracte, plata furnizorilor cash sau virament bancar);
- Efectuarea inventarierelor periodice;
- Verificarea constituirii comisiilor de inventar i documentelor de inventar saptamanale i lunare a
gestionarului de motorina;
- Verificarea inregistrarii in fiierele magaziei, documentele de intrare-ieire a materialelor
consumabile, materialelor de natura obiectelor de inventar, piese de schimb i a materialelor cu caracter
publicitar.
Pentru activitatea financiara:
- Primirea documentelor pentru livrarilor de la furnizori;
- Calculul, inregistrare i evidena TVA;
- Urmarirea plaii furnizorilor;
- Controlul biletelor i a coletelor prin intocmirea de tabele excel pentru fiecare agent de turism;
- Controlul inregistrarii intrarilor monetare a fiecarei agenii catre banca;
- Intocmirea situaiei contului folosind extrasul de cont on-line, plata prin transfer on-line , etc.
- Are legaturi interne cu toate birourile firmei, iar legaturi externe cu banca, ageniile de turism,
furnizorii de materiale consumabile, de motorina,etc.
- Realizarea operaiunilor legate de inventariere;
- Organizarea contabilitaii sintetice i analitice a patrimoniului;
- Colectarea costurilor pe conturi sintetice i analitice din centralizatorul privind consumurile de
materiale, motorina, obiecte de inventar, piese de schimb, prestari servicii, amortizare i salariale.
- Are legaturi cu toate birourile firmei, ageniile de turism.
Biroul aprovizionare i depozit:
- Aprovizionare cu materiale consumabile, material de natura obiectelor de inventar, piese de schimb
i material publicitar;
- Asigurarea condiiilor de pastrare i depozitare a bunurilor materiale;
- Asigurarea inregistrarii in fisierul magaziei, a intrarilor-ieirilor de bunuri;
- Valorificarea stocurilor;
7
- Aprovizionarea cu materiale consumabile, material publicitar i materiale de natura obiectelor de
inventar, a tuturor ageniilor i filialelor firmei.
Biroul marketing:
- Participarea la aciunile de negociere a preurilor oferite pentru serviciile de inchiriere a mijloacelor
de transport in ara i in strainatate;
- Evaluarea preurilor biletelor i comisioanelor la kg de colet;
- Are legaturi interne cu toate birourile firmei i ageniile de turism, legaturile externe cu clieni, coli,
instituii,etc.
Participani externi i interni ai firmei ATLASSIB:
- SC. PETROM SA. pentru furnizarea motorinei necesare alimentarii mijloacelor de transport;
- Holding Atlassib: transport intern persoane: Transmixt, Transdara, Autotim, T.A.S.A. Suceava,
Autogara Internaionala Rahova. Transport marfuri: Transcar, Comtram, Transcom;
3. DESCRIEREA SISTEMULUI INFORMAIONAL EXISTENT
In urma studierii societaii Atlassib, privind procesele interne care au loc in cadrul sistemului de
gestiune a stocurilor SGS, avem urmatoarele transformari:
a) Aprovizionarea cu materiale consumabile, combustibil, materiale publicitare, materiale de natura
obiectelor de inventar, care urmarete prelucrarea datelor privind comenzile de aprovizionare:
- Calculul necesar de materiale;
- Lansare comenzi de aprovizionare;
- Efectuarea recepiilor.
b) Evidena operativa a tranzaciilor cu materiale, combustibil, prin care se culeg, verifica i
prelucreaza datele generate de urmatoarele operaii economice:
- Intrari de materiale prin cumparare;
- Intrari de motorina prin cumparare;
- Consumuri de motorina;
- Consumuri de materiale;
- Dare in folosina a obiectelor de inventar;
- Transferul de materiale de la o gestiune la alta.
c) Inventarierea stocurilor, urmarete prelucrarea datelor obinute in urma desfaurarii inventarierei,
avand in vedere trei tipuri de diferene:
- Intrari de materiale din plusuri la inventar;
- Ieiri de materiale din lipsuri de inventar;
- Ieiri de motorina din lipsuri de inventar.
d) Actualizarea stocurilor, prin preluarea informaiilor din procesele de prelucrare anterioare, a
centralizatorului saptamanal cu alimentarile de motorina, materiale, urmarindu-se impreuna cu
comisia de inventariere, a proceselor verbale ale comisiei de inventariere, verificarea fiierelor de
magazie pentru materiale consumabile.
8
DESCRIEREA PRELUCRARILOR
Am ales sa analizez sistemul informaional de gestiune a cisternei cu motorina, a societaii
ATLASSIB. Aceasta dispune de cisterne de motorina pentru alimentarea autovehicolelor proprii, acestea
fiind localizate la filialele firmei. Gestiunea operativa (alimentare, cumparare motorina), are loc la
fiecare sediu in parte, iar gestiunea contabila este facuta de Contabilitatea din Sibiu prin contabilul
desemnat.
Fiecare sediu are desemnat un gestionar care are motorina in gestiune i raspunde de modul de
gestionare. La fiecare sediu se va constitui o comisie de inventariere a motorinei.
Desfaurarea activitaii: Gestionarul care are in primire motorina va efectua alimentarile dupa cum
urmeaza: la pompa se prezinta oferul cu maina care va pregati foaia de parcurs i chilometrii de la
bordul mainii, va efectua alimentarea care va fi inregistrata in tabelul din anexa 1*, i pe fia individuala
de alimentare, anexa 2*, pe care o semneaza oferul primitor, alimentarea va fi trecuta pe foaia de
parcurs a mainii i va fi semnata de gestionar.
La sfaritul fiecarei saptamani, sambata, gestionarul intocmete centralizatorul saptamanal cu
alimentarile conform anexei3*, iar impreuna cu comisia de inventariere va intocmi procesul verbal de
inventariere care il trimite la contabilitate Sibiu (anexa 4*). Cantitatea alimentata in cursul lunii,
gestionarul evideniaza pe fiecare maina in fia individuala de alimentare inscriind obligatoriu nr. de
inmatriculare a mainii, data alimentarii, nr.foii de parcurs, cantitatea alimentata, semnatura oferului.
La faritul fiecarei luni, gestionarul intocmete un centralizator conform anexei 5*, care il trimite la
Coloana Sibiu, la Contabilitate i la Departamentul Norme Consumuri la Sibiu, pana in data de 2 a lunii
succesive. Deasemeni gestionarul intocmete procesul verbal de inventariere lunar conform anexei 6*,
semnat de comisia de inventariere,care i acesta va fi trimis la Coloana Sibiu, Contabilitate i
Departamentul Norme Consumuri la Sibiu pana in data de 2 a lunii succesive.
La firitul lunii gestionarul trebuie sa trimita copie de la fiele de alimentare individuala pe maini
catre Coloana Sibiu.
Responsabilitai: Gestionarul raspunde de gestionarea stocurilor de motorina, preda la timp
contabilitaii, coloanei i seviciului consumuri procesele verbale cerute. Comisia de inventariere
efectueaza inventarul motorinei saptamanal, sambata, i la sfaritul lunii, in ultima zi a lunii prin
masurarea cu ajutorul jojei a situaiei faptice din cisterna.
Principalele procese de prelucrare sunt facute atat manual cat i cu ajutorul calculatorului, unde se
introduc datele mainii alimentate (nr. de inmatriculare, foaie parcurs, chilometraj, cantitate combustibil
distribuita, ulei, data alimentarii).
Intrari de motorina prin cumparare
Descrierea documentelor primare/date de intrare.
In cazul cumpararii de motorina pentru alimentarea autovehicolelor firmei ATLASSIB, intervin
urmatoarele documente: -factura primita de la furnizor, i avizul de insoire a cantitaii de motorina
ceruta.
Gestionarul pompei de motorina constata nivelul scazut al motorinei, pompa prevazuta cu un ceas
de nivel combustibil. Lanseaza comanda de aprovizionare cu motorina la furnizor, prin telefon,fax, sau
email. Furnizorul trimite prin fax, telefon ,sau email oferta preului de motorina/litru in perioada ceruta.
Gestionarul intocmete un referat cu cantitatea necesara i oferta premotorina/litru, care il trimite spre
aprobare la directorul general la Sibiu, prin fax.
8
Dupa aprobare, gestionarul contacteaza furnizorul, care trimite motorina la preul oferit, copie
dupa factura i avizul de insoire a cantitaii de motorina ceruta.
Furnizorul trimite factura originala prin pota la sediul firmei, la biroul financiar-contabil la Sibiu.
Dupa primirea facturii aceasta este supusa la urmatoarele prelucrari:
- Inscrierea datelor din factura in jurnalul pentru cumparaturi;
- Intocmirea centralizatorului facturilor pe filiale;
- Repartizarea pe conturi de cheltuieli (pentru cantitatea consumata) sau pe conturile de stocuri
(pentru cantitatea aflata inca pe stoc).
Dupa clarificarea situaiei facturii i intocmirea recepiei acesteia se realizeaza inregistrarea in
contabilitate. Se inregistreaza i valoarea TVA in vederea intocmirii decontului TVA.
DESCRIEREA INTRARILOR
CENTRALIZATOR FACTURI FISCALE
MARTIE-2007






Nr
Crt.
Furnizor Factura Nr. Data Explicaii Valoare Contract Cod
1. SC. PETROM
SA.
08621409 5.03.2007 Aprovizionare
Pompa cu
motorina.5000l
26,12/l
130600
RON
1696/
30.02.
2004
64.15.
08
2. SC.
PROCONS
SRL.
1360646 6.03.2007 Cumparare
Cartue Xerox
Phaser 3116/ 10
buc
1936,5
RON
15.07.
03
3. SC
ATEC
COPIERS SRL.
7654091 9.03.2007 Cumparare
Aparatura birotica
2500
RON
43.78.12
4. MODALEST
SRL SIBIU
08721343 12.03.
2007
Cumparare
materiale
curaenie
1325,8
RON
35.76.09
5. SC.
PRONCOS
SRL.
0889250 14.03.
2007
Cumparare
Distrugator de
documente Dahle
20062
316,04
RON
15.08.06
6. SC.
PETROM
SA.
08621413 29.03 2007 Aprovizionare
Pompa cu
motorina.6500l
26,2/l
170300
RON
1696/
30.02.
2004
64.15.12
7. SC
Tincob
Construct SRL
6263609 30.03.
2007
Cval. Consolidare
filiala Bacau
31.852,
32
RON
84470/
30.11.
2006
57.15.
04


DIRECTOR GENERAL DIRECTOR ECONOMIC
ING. CARABULEA ILIE ING. BUDAU VICTOR

4. MODELAREA SISTEMULUI INFORMATIONAL EXISTENT
Pentru modelarea sistemului se vor folosi trei modele de baza, respectiv modelul descompunerii
funcionale, modelul proceselor, modelul datelor.
4.1 Modelul descompunerii funcionale
Descompunerea funcionala a sistemului de gestiune a stocurilor de motorina se realizeaza cu
ajutorul diagramei de descompunere funcionala.
Sistemul de gestiune a stocurilor de motorina se descompune in urmatoarele procese i
subprocese de prelucrare:
Aprovizionare motorina cu urmatoarele subprocese:
- Stabilire necesar motorina;
- Generare situaie comenzi pentru aprobare;
- Lansare comenzi motorina.
Inregistrarea tranzaciilor economice cu urmatoarele subprocese:
- Generare fia alimentare mijloacele de transport;
- Inregistrare note contabile;
- Inregistrare documentelor de plata furnizori;
- Inregistrarea tranzaciilor cu motorina.
Actualizare stoc motorina cu urmatoarele subprocese:
- Operare stoc;
- Operare liste inventar;
- Obinere balana analitica.
Evidena furnizori
Diagrama descompunerii funcionale este reprezentata in Anexa 1.
4.2 Modelul proceselor
In procesul de modelare a proceselor am plcat de la diagrama descompunerii funcionale i de la
descrierea orientata pe tranzacii/transformari a sistemului de gestiune a stocurilor de motorina.
Diagrama de context este prezentata in Anexa 2, diagrama de nivel 0 este prezentata in Anexa 3.
Descompunerea proceselor de prelucrare in subprocese este prezentata in DFD de nivel 1 Anexa 4 i 5, a
subproceselor in module prin DFD de nivel 2 Anexa 6.
4.3 Modelarea datelor
La analizarea cerinelor informaionale i funcionale ale sistemului de gestionare a stocurilor de
motorina pot fi identificate ca entitai de baza: furnizor, recepie, gestiune, etc.
Gestionarul pompei folosete i intocmirea de Bonuri de Consum pentru utilizarea de catre
mijloacelor de transport a uleiurilor, apa distilata, etc,aflate in gestiunea mecanicului filialei. Se inscrie
pe Bonul de consum toate datele mainii, de la ce coloana face parte, i ce consuma.
10
5.DETERMINAREA CERINELOR INFORMAIONALE PENTRU NOUL SISTEM
5.1 CERINELE FUNCIONALE ALE NOULUI SISTEM
In cadrul firmei ATLASSIB , nu am obsevat nici o descentralizare a funciei contabile sau evidena
analitica a furnizorilor. Totul este prezentat in regulamente speciale facute pentru fiecare gestionar in
parte, luat la cunotina imediat la angajare (avizat de Directorul General) i semnat de catre acesta
precum i de inginerul responsabil cu protecia muncii.
5.2 CERINTELE NEFUNCIONALE ALE NOULUI SISTEM
La reeaua centrala a unitaii din cadrul firmei este asigurat un server de aplicaii i un server de
baze de date, precum i dezvoltata infrastructura fizica necesara comunicarii datelor in timp real de la i
spre entitaile externe din cadrul firmei, intre filiale i intre ageniile de turism din toata ara. Este
asigurata i securitatea datelor interne avand stabilit de niverluri, pasword-uri de acces pentru agenii de
turism, contabili i gestionari. Fiecare agent poate intra numai la anumite aplicaii necesare desfaurarii
postului de munca, ex: rezervari bilete de transport intern i internaional, coletarie intern i
internaional, precum i ordonarea biletelor i coletelor la rand, pe ora i minutele cand s-a facut
vanzarea
11