Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Informaional al Clienilor la
S.C. ROMPAK S.R.L.
Studeni :
Structura Studiului de Caz :
1. Identificarea proiectului
1.1 Descrierea organizrii ntreprinderii
1.2 Prezentarea principalelor resurse informatice existente
2
1. Identificarea proiectului
ORGANIGRAMA :
1. Departament de marketing
2. Departament de ntreinere
3. Departament de resurse-umane
4. Departament tehnic
3
5. Departament calitate
6. Departament juridic
7. Departament de contabilitate
8. Departament audit financiar intern i administrativ
4
n cadrul ROMPAK se regsesc urmtoarele funcii :
Funcia de producie - n cadrul acestei functii se realizeaz
activitile ce privesc obinerea produselor finite , inerea evidenei
comenzilor , ntreinerea utiliajelor i evidena celorlalte materiale
consumabile care duc la ndeplinirea obiectului de activitate al ntreprinderii.
Funcia de producie nglobeaz toate procesele care sprijin activitatea de
producie , ndeplinirea obiectului preponderent de activitate .
Realizarea controlului tehnic de calitate se face paralel cu fabricarea
produselor pentru eliminarea consumurilor care nu sunt necesare .
Alturi de folosirea eficient a resurselor existente i atingerea unei
capaciti optime se vor duce la ndeplinire optim comenzile preluate .
Aceast funcie este realizat n cadrul Departamentului Tehnic care are n
subordine subdepartamentul producie .
Obinerea produselor la un raport pre / calitate convenabil duc la
satisfacerea nevoilor clienilor firmei .
Funcia de producie este susinut de existena seciei de producie ,
a atelierului mecanic , laboratorul i controlul tehnic de calitate .
Funcia financiar contabil - realizeaz toate activitile i
operaiunile privind veniturile i cheltuielile de orice natur , ntocmirea
documentelor justificative i a situaiilor fiananciare anuale , a analizelor
economico-financiare , stabilesc preul n funcie de costurile de producie ,
realizeaz operaiunile specifice inventarierii , repartizrii profitului , plilor
, ncasrilor etc.
Funcia financiar - contabil elaboreaz programe economice i fananciare
pe termen scurt , mediu i lung ; bugete generale i speciale de venituri i
5
cheltuieli lund n considerare potenialul material , uman i financiar ,
asigurnd lichiditatea , rentabilitatea i eficiena firmei .
Aceasta funcie este realizat n cadrul Departamentului Contabilitate unde
sunt cuprinse urmtoarele birouri :
a) biroul contabilitate are n vedere activitile de nregistrare i
eviden a elementelor patrimoniale ale firmei ct i efectuarea lunar a
inventarierii i a balanei de verificare pentru conturile sintetice i cele
analitice .
b) biroul financiar n care bugetele au rol nsemnat n dezvoltarea i
funcionarea firmei , n descompunerea i mobilizarea rezervelor interne , n
colectarea resurselor financiare , n introducerea progresului tehnic i
asigurarea unui circuit normal al capitalului n realizarea indicatorilor
calitii i cantitii din programele economice i n realizarea unor
concordane ntre acetia i indicatorii financiari . De asemenea se urmresc
operaiunile efectuate cu partenerii , transmiterea notelor de plat i
ncasarea ctre casierie .
c) casieria cuprinde activitile prin care se realizeaz ncasrile i
plile efectuate n numerar i asigurarea relaiilor de decontare cu bncile ,
ntocmete registrul de cas .
Funcia de personal - urmrete recrutarea personalului cu pregtire
corespunztoare posturilor disponibile , instruirea permanent a personalului
, ntocmirea fielor de post , stabilirea salariilor , rezolvarea problemelor
sociale ale salariailor .
Functia de personal are n vedere asigurarea necesarului de for de munc
cu personal pregtit corespunztor postului pe care l ocup , stabilirea
modului de salarizare i rezolvarea problemelor salariale ale salariatilor .
Principalele obiective ale funciei de personal sunt :
6
a) crearea unor condiii de lucru ct mai bune pentru toi salariaii ;
angajat ;
c) practicarea unor salarii decente n conformitate cu munca i pregtirea
fiecarui salariat .
Funcia de personal este realizat n cadrul Departamentului Resurse Umane.
Funcia comercial . n cadrul acesteia are loc aprovizionarea cu
materiile prime necesare produciei , realizarea planului de marketing
privind lansarea i promovarea produselor firmei pe pia , stabilirea
strategiilor de vnzare . Scopul acestei funcii este de a avea un contact
permanent cu clienii .
Funcia comercial cuprinde dou laturi :
a) aprovizionare ;
b) desfacere a produselor finite obinute n atelierul propriu .
Latura aprovizionare are ca obiectiv achiziionarea att a materiilor
prime i auxiliare necesare procesului de producie , ct i a altor produse
destinate revnzrii .
Biroul aprovizionare are ca sarcin realizarea unui flux continuu n
aprovizionarea firmei cu toate materialele necesare desfurrii normale a
acesteia .
Biroul desfacere se ocup cu coordonarea punctelor de desfacere a
firmei i buna desfurare a distribuiei de produse finite .
Funcia comercial se realizeaz n cadrul Deparatamentelor Marketing i
Aprovizionare .
Funcia de cercetare - dezvoltare - urmrete extinderea gamei de
7
produse noi prin achiziionarea de noi utilaje i modernizarea celor
existente , fabricnd produse care se vor distinge prin unicitate , calitate i
costuri reduse .
Prin funcia de cercetare - dezvoltare are loc dotarea tehnico - material a
proceselor de baz , astfel nct mbuntirea procesului de producie se
sprijin pe eliminarea timpilor mori .
Funcia de cercetare - dezvoltare se realizez n Departamentul Dezvoltare
Produse Noi din cadrul Departamentului Tehnic .
Organizarea activitii de reparaii , ntreinere se va face far
periclitarea activitilor de baz .
Structura organizatoric va fi astfel conceput nct sa nu existe suprapuneri
de responsabiliti .
Obiectivele mai sus menionate sunt n sarcina compartimentului de
analiz, care urmrete i elaborarea ideilor noi privind mbuntirea
continu a produselor i serviciilor .
8
necesar la orice nivel pentru a proteja datele deja operate , secretul
rezultatelor financiar contabile , ct i al relaiilor cu terii .
Scopul principal al sistemului realizat este preluarea cu rapiditate a
actelor rezultate din activitatea economic , acte ce reflect micrile unitare
de numerar i stocuri . Aceasta permite , la nivelul conducerii , luarea
deciziilor n timp real , decizii bazate pe evidena faptic i nu pe calcule
estimative i / sau de ansamblu .
S-a ncercat eliminarea pe ct posibil a documentelor primare
ntocmite manual prin instalarea n retea a unor calculatoare n punctele
cheie ale desfurrii activitii i colarizarea personalului existent n
problema operrii datelor , fiecare la nivelul su .
Aceasta permite prelucrarea zilnica a datelor din punctele de lucru n care
sunt instalate uniti de calcul , fr a avea personal angajat suplimentar ,
special pentru aceste funcii .
Sistemul informatic al firmei este destul de actual ca performane
tehnice i se preteaz la mbunttiri ale softului fr a investi sume
exorbitante n partea de software .
9
Gb DDR 2 ; Hard Disk SATA cu o capacitate de 160 Gb avnd viteza de
rotaie de 7200 RPM , DVD RW LG cu viteza maxim de inscripionare i
redare de 16 X pt DVD uri i de 52 X pentru Cd uri , Floppy Disk Teac
pentru dischete de mrime 1.44 , Monitor LCD 17 ASUS Wide model
L700 varianta black , Boxe 2.0 Logitech model ML5368-2 cu puterea
muzical de 5 Wati RMS , tastatur Genius Anti RSI model G123 i mouse
optic Microsoft model MSO 053 .
Cealalt parte a staiilor de lucru n proporie de 30 % sunt dotate cu
Procesor AMD X 2 cu frecvena de 2 Ghz , Plac de Baz Gigabyte , Plac
de Sunet Creative Audigy Blaster cu 5 canale audio , Plac Video GeForce
Nvidia cu memorie 256 Mb DDR , Memorie Intern Kingston de 1 Gb
DDR , Hard Disc S-ATA cu capacitatea de stocare de 160 Gb 7200 RPM ,
DVD R Combo Sony cu vitez maxim de redare de 16 X pentru DVD
uri i vitez de redare + inscripionare de 52 X pentru CD uri , Floppy
Disk IBM 1.44 , Monitor TFT 17 Benq model Lb 5215, Boxe 2.0 Genius
model GZH-35123 cu puterea muzical de 3 Wati RMS , tastatur i mouse
optic A4 Tech model A-1043 precum i Camer Web cu rezoluie VGA
Creative model VC 3152 .
Fiecare statie de lucru este dotata cu o surs extern denumita UPS
Mustek model 400 i care protejeaz sistemul n cazul ntreruperii energiei
electrice acionnd ca o baterie ce ine n jur de 20 de minute suficient timp
ca angajaii s termine i s salveze ce au lucrat .
Ca sisteme de operare staiile de lucru folosesc Windows Vista cu
Service Pack 2 , n proporie de 70 % , restul de 30 % folosesc Windows XP
cu Service Pack 3 .
Softul de baz utilizat a fost achiziionat , cu licen , de la un distribuitor
autorizat Microsoft .
10
Staiile sunt conectate la un program Windows Server i la reeaua
local intranet precum i conexiune la internet redundant : ADSL , cu
server de mail intern : rompak.ro .
Sistemul contabil este instalat pe server cu WizCount ( program de
eviden contabil ) . Alte softuri contabile utilizate : MiFix , WizSalary etc.
Din categoria de programe enumerm :
Programe de editare text : Microsoft Word , Notepad , WordPad ;
Program de calcul tabelar : Microsoft Excel , Open Office ;
SGBD uri : Visual FoxPro , PostgreSql ;
Limbaj de programare : C # , Visual Basic ;
Programe de proiectare grafic : Microsoft PowerPoint ;
Programe antivirus : Kaspersky 2009 , Eset NOD 32 ;
Programe multimedia : Windows Media Player 9.0 , Winamp 5.5 ,
SMPlayer i MPlayer 1.0 .
Reeaua firmei pe lng cele 58 de calculatoare dispune i de 3 servere
: primul mai vechi ( Pentium 4 1,2 Ghz ; 512 Mb RAM ; HDD 80 Gb ; LAN
; Modem ; CD-W ; Floppy Disk ) al doilea implementat recent ( Pentium 4
2,4 Ghz ; 3 Gb RAM ; HDD 200 Gb ; LAN : Modem ; DVD-RW , Unitate
Optic etc. ) , iar cel de-al treilea server de mail intern ( Pentium 4 1,8 Ghz ;
1 Gb RAM ; HDD 80 Gb ; LAN ; Modem : DVD-R Combo ) . Aceste
servere au responsabilitatea de a ntreine reeaua i de a asigura
funcionalitatea acesteia .
Staiile de lucru sunt legate n reea prin cablu UTP , fcndu-se
legtura ntre acestea prin intermediul a dou switch-uri .
Rompak are n dotare 6 multifuncionale HP 6857 C , 10 imprimante
HP F 2108 cu scaner i copiator incorporat , 3 imprimante foto Lexmark
11
P5900 , 2 fotocopiatoare Lexmark C 95238 un videoproiector Acer , mai
multe telefoane fixe DECT i 2 fax-uri Philips 2802B .
ntreaga reea de staii de lucru este protejat de o aplicaie de tip
firewall care monitorizez i filtrez permanent transmisiile de date realizate
ntre staii i Internet . Acesta ine la distan aplicaiile cu intenii rele cum
ar fi hackerii , spam-urile , viermi , virui , trojani etc. nainte ca acetia s
pun probleme sistemului .
Firma dispune de o reea de tip LAN , la care sunt conectate 38 de
staii de lucru repartizate astfel :
21 de staii de lucru la nivelul adiministrativ , iar restul sunt distribuite
n mod proporional cu activitatatea pe care o desfoar n cadrul seciilor
din fabric , astfel :
a) 8 staii de lucru aparin Departamentulului Financiar Contabil
mprite n funcie de activitatea pe care o presteaz fiecare angajat al
acestui departament ;
b) 2 staii de lucru aparin secretariatului ; utilizate la nregistrarea
oricarui document care intr n fabric ;
c) 3 staii de lucru aparin Departamentului de Resurse Umane ; utilizate
n vederea inerii evidenei salariailor i a problemelor acestora ;
d) 3 staii de lucru aparin Conducerii organizaiei dintre care 1 staie de
lucru se afl n sala de edine mpreun cu videoproiectorul Acer folosit la
organizarea edinelor ;
e) 3 staii de lucru aparin Departamentului de Aprovizionare ; utilizate
pentru operarea datelor privind recepia de materii i materiale , asigurarea
legturii cu departamentul contabil .
f) 2 staii sunt utilizat de responsabilul IT pentru supravegherea
12
celorlalte staii de lucru i asigurarea funcionrii acestora n condiii
normale .
SC ROMPAK SRL folosete ca tipuri de aplicaii WizCount ,
WizSalary i MiFix .
WizCount - reprezint un sistem integrat de contabilitate , gestiune i
marketing , puntnd fi accesat printr-un nume de utilizator i parol .
Sistemul cuprinde contabilitate , gestiune , vnzri , producie , logistic
aprovizionare , management , i acceseaz simultan aceeai baz de date .
Protecia sistemului este asigurat prin parole la nivel de utilizator , accesul
fiind structurat pe mai multe nivele , acordndu-se sau nu amumite drepturi
fiecrui utilizator . Toate documentele sunt introduse n sistem o singur dat
, programul asigurnd legtura automat ntre departamente i ctre baza de
date central .
Aplicaia WizCount conine urmtoarele meniuri principale :
OPERAIUNI ADIIONALE . Meniul conine operaii externe
cum ar fi schimbarea companiei, crearea uneia noi , logarea cu alt utilizator ,
salvarea datelor , importul / exportul de fiiere , etc.
DEFINIII . Acest meniu descrie operaiile care nu se fac zilnic ,
cum ar fi : actualizarea detaliilor generale referitoare la firm ( CUI , forma
juridic , adresa , cont , etc. ) , stabilirea parolelor , nomenclatoarele de
ageni , depozite , etc. Anumite cmpuri din aceste meniuri nu sunt
accesibile utilizatorilor .
CONTABILITATE . Acest meniu conine : definirea de conturi ,
tipuri de tranzacii , centrii de cost , introducerea de note contabile , i
diverse operaiuni cu acestea .
ARTICOLE . Aceast meniu se selecteaz pentru a putea introduce
13
articole noi , a le modifica pe cele existente . Deasemenea tot aici pot fi
definite i setate preuri de vnzare pentru articole .
DOCUMENTE . Acest meniu se poate folosi pentru emiterea
diverselor documente : facturi , comenzi , note de expediie , transferuri ntre
depozite , rapoarte de producie , documente de import / export .a.m.d.
RAPOARTE . n acest meniu sunt explicate modurile de emitere a
listelor , a balanelor , a fielor , a rapoartelor de circuit financiar . Firma
utilizeaz din acest meniu doar rapoartele de contabilitate i rapoartele de
stocuri ( jurnal de cumprri , jurnal de vnzri , balan de verificare , etc ) .
WizSalary este un sistem conceput special pentru rezolvarea
problemelor complexe din domeniul salarizrii n companii ce opereaz pe
orice segment de pia . Sistemul permite prelucrarea cu exctitate a datelor
despre fora de munc , oferind o bun gestionare a acesteia .
Aplicaia WizSalary conine urmtoarele meniuri principale :
COMPONENE SALARIU . Acest meniu este utilizat pentru
intoducerea salariului , gradaia , tariful , sporurile , datoriile sociale i
vechimea fiecrui salariat .
IMPORT LAVIE . Acest meniu este utilizat pentru introducerea
automat a datelor de pontaj din sistemul de acces-control Lavie ( sau alt
sistem de pontaj electronic ) .
CALCUL : Meniul este utilizat pentru efectuarea calcului pentru un
singur angajat , mai muli angajai ( folosind opiunea filtru ) sau toi
angajaii .
MANAGEMENT DE PERSONAL . Acest meniu este utilizat
14
pentru intoducerea datelor personale pentru fiecare angajat ( marca , ID ,
nume , prenume , departament , data naterii, carte de munc , contract
individual cu firma , adresa , stare civil , funcie , etc. ) .
INTRODUCERE DATE PONTAJ . Cu ajutorul acestui meniu se
introduce orele de pontaj .
RAPOARTE . Cu ajutorul acestui meniu se emit sau se genereaz
rapoarte att pe ecran ct i la imprimant . Aceste rapoarte pot fi predefinite
sau suplimentare .
TABELE . Meniul este utilizat pentru setarea detaliilor de salarizare
pentru companie : parole de acces , curs valutar ; mod de calcul al tarifelor ,
datoriilor sociale , primelor ; luna curent , numrul de zile i ore lucrtoare
n luna curent , planul contabil i altele .
INTRODUCERE TRANZACII . Meniul este utilizat pentru a
introduce reinerile , concediile medicale , concediile de odihn .a.
NTREINERE . Este utilizat pentru ntreinerea bazei de date (
refaceri ) , nchiderea de lun i salvri .
MiFix ine evidena mijloacelor fixe , obiectelor de inventar sau a
altor grupe pe care organizaia le poate defini n conformitate cu legislaia n
vigoare .
Meniurile principale ale aplicaiei sunt :
ACTUALIZARE . Meniul este utilizat pentru nregistrarea de
mijloace fixe conform catalogului , transferul n alt atelier a unei
imobilizri , modificarea strii inventarierii , vizualizarea strii nregistrrii ,
starea de provenien a utilijalui ( nchiriat sau propriu ) , se poate nregistra
casarea sau vnzarea utilajului .
LISTE : Meniul este utilizat pentru vizualizarea fiei pentru fiecare
15
mijloc fix cu date referitoare la acesta .
Meniurile PLAN AMORTIZARE i PAD NEALOCAT nu sunt
utilizate n cadrul firmei.
Aplicaiile financiar - contabile folosite sunt achizitionate de la un
productor specializat de software financiar . Acestea sunt modulare , pe
unitile de lucru fiind instalat mcar minimul necesar , pentru utilizarea
eficient att a programului ct i a fondurilor de investitii n software .
Firma lucreaz cu mai multe banci , avnd acces la programele lor .
Accesul se face prin intermediul parolei i a utilizatorului plus un cod
generat de un dispozitiv numit cod token sau dispozitiv digipas . Aici se fac
plati n lei i n valut , urmrirea depozitelor etc.
Rompak are un numar total de 275 de angajai i este clasat n
categoria ntreprinderilor mijlocii .
n cadrul organizaiei personalul este specializat pe urmtoarele
funcii i departamente :
1. Departamentul de audit financiar intern i administrativ - are 51
de angajai i are n atribuiuni controlul intern al operaiunilor financiar
contabile i al documentelor justificative din cadrul firmei .
2. Departamentului de contabilitate are 8 angajai care se ocup cu
nregistrararea sistematic i cronlogic a tututror operaiunilor financiar-
contabile cu prevederile legale , calcularea principalilor idicatori financar
contabili, prezinta situatiile financiare spre aprobare .
3. Departamentul juridic are 1 angajat ce ntocmete , verific din
punct de vedere legal clauzele contractuale de munc , cu clienii , de
colaborare , reprezint societatea n cazul litigiilor .
4. Departamentul de marketing are 13 angajai , stabilete strategii de
16
vnzare , propune soluii privind lansarea produselor pe pia , dezvoltarea
strategiilor privind creterea profitului firmei , realizeaz tehnici de
promovare a produselor .
5. Departamentul de ntreinere are 56 de angajai , are ca
responsabiliti ntreinerea i supravegherea echipamentelor tehnologice i a
utilajelor din cadrul firmei , vin cu propuneri de achiziie a unora noi ,
instruieste personalul n utilizarea acestora .
6. Departamentul tehnic are 88 de angajai , se ocup efectiv cu
realizarea produselor finite i dezvoltatarea unora noi .
7. Departamentul de calitate are 9 angajai , urmrete respectarea cu
strictete a parametrilor cantitativi i calitativi a materiilor prime care intr n
compoziia produsului final
8. Departamentul resurse umane are 9 angajai ce se ocup cu
evidena salariailor , a recrutrii personalului pentru posturi vacante ,
organizare de training precum i 2 analiti de sisteme , 2 programatori , 2
tehnicieni ntreinere sisteme .
Acetia din urm sunt responsabili de ntreg sistemul informatic al firmei
ROMPAK i se ocup de : asigurarea proiectrii lucrrilor informatice ,
implementarea acestora , instruirea personalului implicat n utilizarea
diverselor programe , verific desfurarea n condiii normale a activitii
informatice i eventual propune proiecte informatice noi ctre conducere ,
controlul i repararea sistemelor , implementarea noilor tehnologii din
domeniul informaional i nu n ultimul rnd verificarea i gestionarea
serverelor i a reelei . Tot n atribuiile lor intr i implementarea politicii de
securitate la nivelul ntregului sistem informatic .
17
2. Iniierea i planificarea proiectului de dezvoltare a
sistemului informaional financiar contabil ales
18
minusurilor n urma inventarierii patrimoniului , stabilirea duratei de uitlizare ,
calculul amortizrii pe baza planului de amortizare , ieirea din gestiune .
Documentele ce in de intrare sunt : facturi de aprovizionare , aviz de expediie ,
proces verbal de recepie final ( n cazul construciilor ) , proces verbal de
instalare , bon de micare a mijloacelor fixe , proces verbal de scoatere din
funciune , garanii , declaraie vamal de import , carte de identitate ( pentru
autovehicule ) .
Rapoartele care se obin n urma prelucrrii datelor n cadrul sistemului
informaional de eviden a imobilizrilor sunt : balana lunar analitic i sintetic
a mijloacelor fixe , list de inventariere , fia analitic a mijloacelor fixe , raport
privind starea de amortizare .
19
cantitatea vndut pe fiecare canal de distribuie , raport privind termenul de
valabilitate pe loturi .
20
Stocurile din depozite sunt primite cu factur sau aviz de nsoire , pe
baza caror se ntocmete nota de intrare - recepie ( NIR ) .
Ieirile din depozite se fac cu aviz de nsoire a mrfii .
Factura sau avizul de nsoire a mrfii primit de la furnizori pentru
materii prime i materiale folosite se anexeaz la NIR .
NIR-ul se ntocmeste n 2 exemplare pe msura efecturii recepiei .
Un exemplar rmne la deposit , iar al doilea mpreun cu documentele
anexate . Se transmit la contabilitate , unde se i arhiveaz .
Avizul de nsoire a mrfii pentru ieirea materialelor din depozite se
ntocmete n 3 exemplare :
- unul pentru transport ;
- unul rmne la depozit ;
- unul se trimite pentru nregistrarea la contabilitate .
Evidena stocurilor se ine pe baza fiei de magazie care se ntocmete
intr-un exemplar , separat pentru fiecare fel de material i este completat de
gestionar . Nu circul fiind un document de nregistrare i se arhiveaz la
compartimentul contabil .
La sfritul anului se ntocmete lista de inventar ntr-un exemplar de
ctre gestionar . Ea este trimis la compartimentul contabil , unde se i
arhiveaz .
21
De la depozite se primesc NRCD - urile i se centralizeaz ,
ntocmindu - se astfel Jurnalul de Cumprri ntr-un singur exemplar .
De la magazine se primesc NRCD-urile i monetarele . Acestea din
urm se centralizeaz rezultnd Borderoul de ncasri , ntr - un singur
exemplar . Suma general a monetarelor reprezint vnzrile efectuate n
luna respectiv .
Tot de la punctele de lucru se primesc facturile emise , la cererea
clienilor . Acestea se centralizeaz n Jurnalul de Vnzri .
Facturile i monetarele ajut la calcularea TVA - ului colectat , iar
Jurnalul de cumprri la evidenierea TVA - ului deductibil . Diferena dintre
acestea reprezint TVA - ul de plat sau de rambursat realizat n luna
respectiv . TVA - ul se evideniaz n Decontul de TVA .
nregistrrile operaiunilor se fac chronologic , respectnd realitatea ,
prin nota contabil , anexndu - se documentele justificative . Nota
contabil se ntocmete ntr - un exemplar .
La data de 30 iunie a fiecrui an se ntocmete raportarea semestrial
privind activitatea firmei .
Bilanul se ntocmete la finele exerciiului financiar anual .
22
Rapoartele care se obin n urma prelucrrii datelor n cadrul sistemului
informaional al furnizorilor sunt : rapoarte privind termenele de plat , raport
privind datoriile fa de furnizori , situaia contractelor , balana analitica a
furnizorilor , fia furnizorilor , cerere de ofert , rapoarte privind furnizorii
debitori , situatia plailor .
23
Documentele de intrare pentru acest sistem sunt : fil C.E.C. , chitan , extras de
cont , bilet la ordin , ordin de plat. , factur ( cazare ) , chitan , bonuri , decont .
Rapoartele care se obin n urma prelucrrii datelor n cadrul sistemului
informaional al trezoreriei sunt : registru de cas , centralizator al extraselor de
cont , balana de pli , expense report , raport situaia cardurilor business , fia de
cont , raport privind disponibilul din casa i din cont .
24
nregistrarea statelor de salarii , nregistrarea declaraiilor lunare la bugetul de stat ,
la bugetul asigurrilor sociale de stat , la bugetul asigurrilor pentru omaj ,
nregistrarea fielor fiscale , precum i evidena tuturor angajailor i funciile
acestora , fia postului .
Documentele de intrare pentru acest sistem sunt : fia de pontaj , lista cu reinerile ,
contractul de munc , pontaj avans i pontaj lichidare , stat de funcii , fia zilnic
de prezen , cerere de concediu , fisa postului , curriculum vitae .
Rapoartele care se obin n urma prelucrrii datelor n cadrul sistemului
informaional al salarizrii sunt : stat de salarii , fluturae , list de avans
chenzinal , fi fiscal 1 i 2 , condica de prezen , contribuii .
25
Aria de ntindere a sistemului informaional al clienilor este format din
urmtoarele componente organizatorice ce au responsabiliti pe linie de gestiune
a clienilor cum ar fi :
Directorul :
Oficiul juridic :
26
- verific veridicitatea actelor prezentate de ctre angajai ;
- verific veridicitatea i corectitudinea ntocmirii actelor primite i emise de
ctre societate ;
- ndeplinete atribuiile date prin delegare de directorul ROMPAK ce are
caracter juridic sau legislativ .
Departamentul de contabilitate :
27
- primirea documentelor pentru livrarea spre clieni ;
- calculul , nregistrarea i evidena TVA ;
- urmrirea plii clienilor ;
- controlul nregistrrii intrrilor monetare a fiecrei agenii ctre banc ;
- ntocmirea situaiei contului folosind extrasul de cont on line ;
- legturi interne cu toate birourile firmei , legturi externe cu banca etc.
- realizarea operaiunilor legate de inventariere ;
- organizarea contabilitii sintetice i analitice a patrimoniului ;
- colectarea costurilor pe conturi sintetice i analitice din centralizatorul
privind consumurile de materiale , combustibil , obiecte de inventar , piese
de schimb , prestri servicii, amortizri i salariale .
- asigur prin planul financiar i de trezorerie fondurile necesare societii ;
- rspunde de realizarea integral i la timp a planului financiar propunnd
msuri eficiente de recuperare a pierderilor ;
- asigur plata la termen a sumelor care constituie obligaiile societatii fa
de bugetul de stat i alte obligaii fa de teri ;
- urmrete i ncaseaz toate facturile pentru produsele finite livrate ;
- asigur i rspunde de efectuarea corecta i la timp a statelor de salarii ;
- urmrete permanent circulaia documentelor de decontare cu banca ,
analizeaz lunar volumul facturilor nencasate ;
- calculul i evidena impozitelor datorate bugetului de stat .
Laboratorul CTC :
28
- organizeaz activitatea de control pe faz i la nivel de fabric productiv ;
- introduce noi metode moderne de control ;
- se ngrijete de respectarea tehnologiilor de fabricaie i a calitii n
fabric ;
- rspunde de calitatea produselor ce se predau punctelor de desfacere .
1. Pentru aprovizionare :
29
- urmrete i ia msuri pentru reducerea cheltuielilor de aprovizionare , prin
cutarea surselor de aprovizionare cele mai apropiate i cu mijloace
financiare ct mai reduse .
2. Pentru depozite :
Atelierul mecanic :
Departamentul de marketing :
30
- participarea la aciunilor de negociere a preurilor oferite de clieni din ar
i din strintate ;
- are legturi interne cu toate departamentele firmei i alte legturi externe
departamenele clienilor .
31
Gestionarea tuturor operaiilor de vnzare care se face n cadrul sistemului
informaional al clienilor sunt :
- evidena creanelor nregistrate cu clienii societii ;
- nregistrarea i centralizarea ncasrilor efectuate , pe baza documentelor
de plat emise ctre clieni ;
- nregistrarea plilor efectuate n avans de ctre clieni prin cec , ordin de
plat
- numerar , compensare sau dispoziie de ncasare valutar ;
- operaii privind lucrrile executate i serviciile prestate n baza unor
contracte ncheiate cu acetia ;
- elaborarea rapoartelor cu privire la bonitatea clienilor .
32
din vnzarea produselor . Organizaia primete comanda i o lanseaz n cel mai
scurt timp posibil .
Documentele de intrare pentru sistemul informaional al clienilor sunt : fil
C.E.C. , contracte cu clienii , scrisoare de garanie , comenzi , aviz
nefacturabil pn la client , factur de retur , factura n rou ( reduceri ) ,
chitan , document de transport , factur de export , packing list
( specificaie total a mrfii + palei ) , certificat de analiz i calitate a
mrfii , certificat fitosanitar , declaraie vamal la export ( n cazul
exportului n afara Uniunii Europene ) , nomenclatorul clienilor ,
chestionare .
Clientul are datoria de a plti bunul furnizat de ctre furnizor i poate alege
diferite metode de plat : plata prin card , plata n numerar , plata prin banc .
Daca plata nu este efectuat conform prevederilor contractuale i pna la data
contractual atunci se adaug comisioane stabilite conform acordului din contract .
Incasrile pe care obine furnizorul pot fi i n trane egale sau inegale . Furzinorul
33
trebuie s verifice i actualizeze soldul ncasrilor , precum i soldul clienilor .
Trebuiesc de asemenea redactate i analizate listele cu clieni n litigiu i
restanieri . Clienii ru platnici trebuiesc dai n judecat pentru recuperarea
contravalorii produselor vndute .
Rapoartele care se obin n urma prelucrrii datelor n cadrul sistemului
informaional al clienilor sunt : fia clientului , balana analitic a clienilor ,
raport privind reducerile acordate clienilor , raport privind datele scadente
de plat , clieni n litigiu , clienti inceri , borderou la vam , raport zonal ,
situaie a comenzilor ( onorat parial i neonorat ) , raport privind cererea (
produsele cele mai cerute ) , factur .
34
Sistemul informaional al clienilor se descompune n urmtoarele
procese i subprocese de prelucrare :
Stocuri cu urmtoarele subprocese :
a. stabilire necesar produse finite n stoc ;
b. generare situaie comenzi pentru aprobare ;
c. lansare comenzi pentru clieni .
nregistrarea tranzacii economice cu urmtoarele subprocese :
a. generare aviz de nsoire a mrfii ;
b. nregistrare note contabile ;
c. nregistrare documentelor de plat clieni ;
d. nregistrarea tranzaciilor cu clienii .
Actualizare stoc produse cuprinde urmtoarele subprocese :
a. operare stoc ;
b. operare liste inventar ;
c. obinere balan analitic ;
d. evidena clienilor .
Modelul proceselor
35
Evidena comenzilor primite de la clieni , a subproceselor n module prin
DFD de nivel 2 Anexa 5 nregistrare comanda nou i Anexa 6
Actualizare comenzi .
Modelarea datelor
Cerine funcionale :
36
Cerine nefuncionale :
37