Sunteți pe pagina 1din 64

ACADEMIA DE STUDII ECONOMICE

Facultatea de Cibernetica, Statistica si Informatica Economica

LUCRARE DE LICENTA

Gestiunea stocurilor de materii prime si materiale

I. Introducere

II. Studiul si analiza sistemului informational existent

II. 1. Studiul sistemului existent

II. 2. Performante si limite

II. 3. Propuneri de perfectionare

III. Proiectarea de ansamblu

III. 1. Activitati si cerinte in activitatea de proiectarea de ansamblu

III. 2. Structurarea sistemului informational

III. 3. Definirea intrarilor, iesirilor si a colectiilor de date

IV. Proiectarea de detaliu

IV. 1. Proiectarea situatiilor de iesire

IV. 2. Proiectarea codurilor

IV. 3. Proiectarea intrarilor

IV. 4. Proiectarea bazelor de date

IV. 5. Proiectarea tehnologiilor de prelucrare a datelor

V. Elaborarea programelor

VI. Implementarea programelor

VII. Analiza eficientei economice a sistemului informatic realizat

I. Introducere
In sistemul intreprinderii productia reprezinta un compartiment ce
ocupa un loc primordial. Marile transformari survenite in economia nationala
afecteaza atit laturile tehnice ale intreprinderii, cit si pe cele economice,
organizatorice si de conducere.

Productia este o activitate economica a carei functie esentiala consta


in combinarea si utilizarea factorilor materiali si umani in vederea obtinerii de noi
bunuri materiale si servicii, contribuind la sporirea avutiei nationale si la
satisfacerea nevoilor de consum ale oamenilor.

Activitatile care au loc in economia nationala, procesul reproductiei in


ansamblul sau, sunt conditionate de aprovizionarea tehnico-materiala si de
desfacerea produselor. Subsistemul circulatiei marfurilor, prin care se realizeaza
activitatea de aprovizionare tehnico-materiala, activitatea de comert si activitatea
de achizitie si contractare de produse, asigura conexiunea dintre productie si
consum, conditionind cheltuielile de munca sociala.

Acumularea unor bunuri in scopul satisfacerii cererilor viitoare


constituie o caracteristica comuna a multor procese economice numite generic
procese de stocare.

Problema stocurilor este deosebit de complexa si, de cele mai multe


ori, esentiala pentru buna desfasurare a unui proces de productie.

Cum practic nu exista procese de aprovizionare sau de desfacere


riguros ritmice, problema stocurilor se pune incepind de la asigurarea resurselor,
trecind prin toate fazele productiei intermediare, a productiei finale pina la livrarea
produselor catre mediul exterior procesului de productie, pentru a continua sub
forma stocurilor create la consumatorii particulari sau privati, de unde se intoarce
ca feed back negativ, sub forma de noua cerere de productie finita sau oferta
probabila de resurse pentru reluarea procesului de productie. Acest ciclu mai mult
sau putin lung, emite catre sistemul de management semnale ce se concretizeaza
in procesul de management in probleme de cele mai multe ori dificil de solutionat.

Pentru activitatea de aprovizionare, gestiunea stocurilor are ca obiect


receptionarea cantitativa si calitativa a unor produse (materii prime, materiale,
combustibil), consumarea si eliberarea acestora pentru productie si dimensionarea
optima a stocurilor.

Gestiunea stocurilor de produse finite trebuie sa stabileasca daca


comenzile inregistrate sunt sau nu livrabile din stocurile existente, sa determine
loturile ce trebuie lansate in productie, pentru satisfacerea comenzilor, sa
fundamenteze pe baza analizei economice, variante optime de stocare.

Gestiunea stiintifica a stocurilor asigura aprovizionarea continua a


procesului de productie cu obiectele muncii necesare, existenta acestora in
depozitele unitatii economice, acumularea lor prealabila, astfel incit, la primirea
comenzii, sa se poata alimenta imediat sectiile de fabricatie, locurile de munca cu
materii prime si materiale, in cantitatile si sortimentatia dorita.
In cadrul gestiunii stiintifice a stocurilor, un rol important il are
stabilirea pe baza unor modele matematico-economice a nivelului stocurilor pentru
diferite resurse si a momentelor la care se face aprovizionarea.

Prin utilizarea tehnicii electronice de calcul in activitatile enumerate, se


asigura o crestere a capacitatii de calcul sub aspectul volumului datelor si a
operatiilor efectuate, cresterea exactitatii informatiilor, sporirea operativitatii si
complexitatii situatiilor de informare-raportare, determinind apropierea decidentului
de fenomenele si procesele economice pe care acesta le are in atentie, cu
multitudinea aspectelor pozitive ce deriva din acesta.

Cu ajutorul calculatorului poate fi realizata urmarirea cu usurinta a


stocurilor supranormative, a materialelor cu miscare lenta sau fara miscare
putindu-se elimina eventualele rupturi de stoc, imobilizari de mijloace circulante.

Lucrarea de fata, isi propune sa realizeze un sistem informatic prin


intermediul caruia sa se realizeze gestiunea stocurilor de materii prime si materiale
furnizind totodata informatii pentru fundamentarea deciziilor conducerii unitatii.

II. Studiul si analiza

sistemului informational existent

II. 1 Studiul sistemului existent

Studiul sistemului existent reprezinta un ansamblu de activitati prin


care se urmareste cunoasterea performantelor tehnico-functionale ale sistemului
informational in ansamblul sau, dar si pentru fiecare element component,
cunoasterea cerintelor informationale ale conducerii, cunoasterea lipsurilor si
restrictiile pe care le reprezinta sistemul existent fata de aceste cerinte.

Rezultatele acestui studiu, servesc ca punct de plecare in analiza


criteriilor de evaluare a performantelor si limitelor sistemului informational existent.

a) definirea caracteristicilor generale ale sistemului economic.

Societatea MARK - CONSTRUCT si-a inceput activitatea in anul


1993, cu un capital de 120 milioane lei.

Obiectul de activitate al acestei societati este prestarea serviciilor in


constructii: de la lucrari de reparatii in constructii pina la constructii civile si
industriale sau restaurari ale monumentelor istorice. In privinta muncitorilor,
societatea acopera toata gama meseriilor de constructii cum ar fi : zidari, zugravi,
vopsitori, faiantari, mozaicari, timplari, parchetari, lacatusi, instalatori etc. Toti
acesti muncitori sunt coordonati de ingineri,subingineri, maistri etc.

In prezent, societatea are contracte in derulare pentru lucrari de


prestari-servicii in constructii cu diferite societati cum ar fi : Romtelecom, Institutul
Politehnic Bucuresti, Hotel Bucuresti, Unirea S.A., Centrul Istoric etc.
Spectrul larg de servicii asigurat de firma la un standard de calitate
deosebit, se datoreaza selectiei aplicate asupra intregului personal, a materialelor si
a utilajelor de buna calitate folosite.

Ca urmare a rezultatelor obtinute in ultimii ani ( peste 5 miliarde de lei


cifra de afaceri ) si a investitiilor in tehnica de constructii, firma beneficiaza de

sprijinul Uniunii Europene prin intermediul Fundatiei C.R.I.M.M. - organizatie

care asigura aplicarea programului PHARE in Romania.

Principalele obiective urmarite sunt maximizarea profitului, care este o


conditie primordiala de supravietuire a oricarei firme, distribuirea cit mai eficienta a
personalului pe locurile de munca, perfectionarea acestuia si salarizarea tuturor
categoriilor de personal in functie de nivelul lor de calificare.

b) studiul activitatii desfasurate in sistemul economic

I. Studiul functiunilor unitatii:

Activitatea curenta esta coordonata de catre Directorul General in


strinsa colaborare cu conducatorii tuturor compartimentelor subordonate
acestuia. Fiecare dintre sefii de compartimente ( juridic, economic, tehnic
) avind in subordine direct si nemijlocit diverse departamente, colaboreaza cu sefii
acestora in scopul ducerii la indeplinire a deciziilor luate de catre Directorul General,
urmarind traducerea in practica a deciziilor in cadrul sistemului condus.

Compartimentarea activitatii in cadrul firmei si legaturile dintre acestea sunt reflectate de organigrama
societatii MARK - CONSTRUCT , prezentata :
Dintr-o analiza succinta a acestei organigrame se desprind citeva
aspecte importante prezentata pe scurt in continuare:

- se remarca ierarhizarea diferitelor functii si compartimente precum si


gruparea serviciilor in functie de specificul activitatilor;

- serviciul aprovizionare se subordoneaza directorului economic, in a


carui subordine se gaseste si serviciul financiar-contabil;

- activitatea de productie propiu zisa se realizeaza in punctele de lucru


(la beneficiari) si in atelierul de reparatii-montaj.

Structura functionala a firmei are la baza gruparea activitatilor in


functie de specificul acestora. Astfel se pot dinstinge:

a) functia de productie - cuprinde activitatile de pregatire


organizatorica a productiei, care stabilesc ordinea de derulare tehnologica a
executarii constructiilor, si folosirea judicioasa a tuturor echipamentelor/masinilor
de constructii, precum si activitatile de executie propiu zise.

b) functia financiar-contabila - integreaza activitatile prin care se


asigura obtinerea si folosirea rationala a mijloacelor financiare necesare activitatii
firmei, inregistrarea si evidenta in expresie baneasca a fenomenelor economice ce
au loc in cadrul firmei, precum si urmarirea modului de realizare a rezultatelor
economice.

c) functia de aprovizionare - include toate activitatile prin care


materiile prime, materialele sunt achizitionate de la furnizor si ajung in cele din
urma la punctele de lucru (beneficiari) unde vor fi folosite in procesul de
productie (constructii).

Desfasurarea in bune conditii a activitatii de aprovizionare in


concordanta cu cerintele de consum ale unitatii economice, cu necesitatea realizarii
contractelor incheiate cu clientii, cu furnizorii de materiale, impune organizarea
unor sisteme complexe de relatii atit in interiorul firmei, cit si in afara acesteia. Pe
plan intern, relatiile se organizeaza intre compartimentele de aprovizionare
materiala si celelalte compartimente sau subunitati din cadrul structurii
organizatorice a firmei.

Conducerea departamentului aprovizionare, are misiunea de a tine


permanent active raporturile cu sectorul tehnic care emite specificatiile de
materiale, cu sectorul de productie care incorporeaza resursele materiale in lucrari,
cu compartimentul financiar care achita facturile pentru materialele aprovizionate
(vezi figura).

Sectorul productie
(incorporeaza materialele in
lucrari sau le tranforma in
produse)
Compartimentul tehnic

(intocmeste specificatiile de
materiale)

Compartimentul
aprovizionare (planifica,
programeaza, depoziteaza,
elibereaza pentru consum
resursele materiale)

Compartimentul financiar
(achita facturile pentru
cumpararea materialelor)

Compartimentul
mecanizare-transport

(asigura transportul
materialelor)

Pentru intelegerea fenomenelor legate de procesul de aprovizionare,


se prezinta in continuare desfasurarea operatiunilor de aprovizionare:

Nr. crt Operatiuni 1 2 3 4 5


1 Livrare materiale ( de la furnizor ) x
2 Primire si receptionare materiale x x
3 Luarea materialelor in evidenta si gestiune x
4 Depozitarea si conservarea materialelor x
5 Formarea stocurilor (scriptic si faptic) x
6 Intocmire bonuri de consum x
7 Formare loturi de livrare x
8 Organizare transport materiale x
9 Expediere catre punctele de lucru (beneficiari) x x

Unde cifrele corespunzatoare coloanelor reprezinta:

1. - Furnizor

2. - Compartiment aprovizionare

3. - Depozit de materii prime si materiale

4. - Puncte de lucru ( la beneficiari )

5. - Transport
d) functia de personal - cuprinde activitatile prin care sunt asigurate
resursele umane necesare realizarii obiectivelor firmei, dezvoltarea continua a
competentei angajatilor, rezolvarea problemelor de retribuire a angajatilor.

e) functia de cercetare-dezvoltare - cuprinde ansamblul activitatilor


prin care se studiaza, concepe si elaboreaza viitorul cadru tehnic si organizatoric al
firmei.

II. Studiul functiei de baza a unitatii economice

Activitatea de baza a societatii o reprezinta prestarea serviciilor in


constructii. Astfel, societatea executa lucrari de constructii civile si industriale,
inclusiv lucrari de consolidari la constructii existente, fatade, restaurari, finisaje,
instalatii sanitare, hidroizolatii, placaje cu faianta, gresie si marmura.

Datorita calitatii lucrarilor pe care le executa, societatea societatea a


primit avizul de restaurare a monumentelor istorice, aviz cu care putine societati
de constructii pot sa se mindreasca.

Pentru obtinerea unei lucrari, se intocmeste o oferta si un deviz


estimativ a lucrarii care urmeaza sa fie executata, iar daca acesta este acceptat de
beneficiar, se realizeaza un contract de prestari-servicii in constructii. Aceste etape
sunt supravegheate de catre directorul general, directorul tehnic si cel economic.

Lucrarile executate la beneficiar, sunt coordonate de catre maistri sau


ingineri, in functie de dificultatea lucrarilor. Aceste lucrari sunt receptionate de
catre beneficiar, in urma unei situatii de lucrari, dupa care in urma acceptului, se
intocmeste factura de plata.

Directorul tehnic impreuna cu directorul economic sunt responsabili cu


urmarirea derularii tuturor contractelor incheiate de societatea comerciala si cu
intocmirea situatiilor de plata, lunar si/sau anual. Ei raporteaza directorului general.

III. Studiul sistemului informational

Fluxul informational prezinta anumite caracteristici imprimate de


specificul activitatii desfasurate, respectiv gestionarea materiilor prime si a
materialelor.

In regulamentul de organizare si functionare al societatii se prevad


instructiuni referitoare la activitatile desfasurate la depozit. Astfel, seful depozitului
si personalul din subordinea lui, raspund de gestionarea bunurilor incredintate
respectiv de primirea, pastrarea si eliberarea de bunuri aflate in administrarea,
folosirea sau detinerea societatii comerciale. La primirea marfurilor seful de depozit
are obligatia de a lua masuri organizatorice in vederea unor corecte desfasurari a
operatiilor privind receptia marfurilor primite, sa efectueze controlarea marfurilor
daca corespund cu datele inscrise in documentele insotitoare, sa identifice viciile
aparente si sa semneze de primirea bunurilor. In situatia in care se primesc bunuri
avind caracteristici pentru a caror verificare seful de depozit nu poseda cunostintele
necesare, acesta solicita in scris conducerii unitatii sa i se asigure asistenta tehnica
de specialitate.

Regulamentul de organizare si functionare prevede si situatia in care


seful de depozit si comisia de receptie observa neconcordante intre datele inscrise
in actele de livrare si cele faptice referitoare la greutatea neta, numarul,
sortimentul sau calitatea marfurilor primite. In aceasta situatie, se incheie un
proces verbal in care se consemneaza lipsa sau deficientele constatate,
mentionindu-se sistemul de cintarire, conditiile atmosferice, etc.

In cazul in care cantitatile receptionate efectiv, sunt mai mici decit


cele inscrise in documente (comenzi, contracte, avize de expeditie), MARK -
CONSTRUCT comunica furnizorului respectiv constatarile, iar acesta, in termenele
prevazute de lege, trebuie sa livreze cantitatile diferenta. In conditiile in care
cantitatile livrate sunt mai mari decit cele care erau stabilite in comenzi sau
contracte, se va introduce in gestiune numai cantitatile ce trebuiau sa fie livrate, iar
diferentele se vor lua in custodie, comunicind furnizorului aceasta situatie.

In urma studiului efectuat, au rezultat urmatoarele documente,


folosite pentru gestiunea bunurilor aflate in depozit:

Unitatea:

Nota de receptie si constatare diferente

nr. .. data .

Nr. Produsul U.M. Cantitatea Cantitatea Pret Valoare

crt. (2) (3) livrata primita unitar (7)

(1) (4) (5) (6)


I01 I02 I03 I04 I05 I06
I07

Modul de obtinere a indicatorilor:

col (2) - I01 - se completeaza din factura furnizorului

col (3) - I02 - se completeaza din factura furnizorului

col (4) - I03 - se obtine din factura furnizorului

col (5) - I04 - se obtine prin numarare/cintarire la primirea produselor

col (6) - I05 - se completeaza din factura furnizorului


col (7) - I06 - se completeaza prin inmultirea cantitatii primite cu pretul unitar
pentru produsul respectiv (I04xI05)

- I07 - se obtine prin insumarea coloanei 7

Nota de receptie si constatare diferente se intocmeste pe baza datelor


stabilite cu ocazia receptiei materialelor aprovizionate, prin masurare, cintarire,
numarare etc., a avizului de expeditie sau facturii primite de la furnizor sau a
bonului de vinzare in cazul marfurilor procurate de la fondul pietii.

Documentele referitoare la materialele intrate in gestiune (facturi,


avize de expeditie), dupa inregistrare in fisele de magazie, se predau zilnic
serviciului aprovizionare care le verifica si le vizeaza apoi se trimit la contabilitate
zilnic. Pe baza N.I.R.-ului se efectueaza intrarea in gestiune.

Beneficiarii documentelor: depozitul, furnizorul, borderoul de predare


a documentelor.

Periodicitatea: aleatoare in functie de receptiile de materii prime si


materiale.

Unitatea:

Fisa de magazie

pag.

Magazia: Materialul:
Cod: U.M.: Pret: Stoc normat: Stoc siguranta:

Document : Intrari Iesiri Stoc Data si


Data Numar: Fel: semnatura
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)
I08 I09 I10 I11 I11 I12

Modul de obtinere a indicatorilor:

col (1) - I08 - se completeaza data inscrisa pe documentul in baza caruia se


efectueaza operatiunea;

col (2) - I09 - se completeaza numarul documentului in baza caruia se efectueaza


operatiunea;

col (3) - I10 - felul documentului;


col (4) sau col (5) se completeaza dupa caz intrare sau iesire de valori materiale;

col (6) - I11 - se inregistreaza stocul existent pentru materialul respectiv. Daca
operatiunea a fost de intrare in depozit, atunci stocul actualizat este stocul initial la
care se adauga cantitatea intrata, daca operatiunea a fost de iesire din depozit,
atunci stocul actualizat se obtine din stocul initial din care este scazuta cantitatea
iesita.

Fiecarui material existent in magazie i se asociaza o fisa de magazie,


existind obligativitatea sa se efectueze evidentele operativ, in fisele de magazie, pe
masura ce se produc primirile sau iesirile de valori materiale.

Beneficiarii documentului : depozitul

Periodicitatea : aleatoare, in functie de miscarile din gestiune

Unitatea:

Bon de consum

nr.:

Nr. crt. Denumire material U.M. Cantitatea solicitata:


(1) (2) (3) (4)

Data: Gestionar: Delegat: Primitor:


Punct de lucru :

Bonul de consum este documentul de eliberare a materialelor din


depozit pentru punctele de lucru. Pe baza acestui document se efectueaza scaderea
din gestiune.

Beneficiarii documentului : depozitul, punctele de lucru

Periodicitatea : aleatoare in functie de necesitatile de materii prime si


materiale ale punctelor de lucru.

Bonul de consum este completat de maistrul sau inginerul de la


punctul de lucru care solicita materiile prime sau materialele respective,
completarea facindu-se in doua exemplare. Livrarea materiilor prime/materialelor
catre punctul de lucru, se realizeaza de catre personalul de la compartimentul
aprovizionare, pe bonul de consum fiind inscrisa persoana care este delegata sa
ridice (livreze) materiile prime/materialele.

Pe linga documentele prezentate se mai folosesc registrul de stocuri si


raportul trimestrial referitor la stocurile de materiale.

Registrul de stocuri se completeaza la finele fiecarei luni, manual, fiind


elaborat pe grupe de materiale, cu inscrierea fiecarui sortiment de material.
Serveste la tinerea unei evidente lunare a stocurilor de materiale - cantitativ si
valoric. Registrul este completat in doua exemplare - unul pentru Aprovionare si al
doilea pentru serviciul Financiar - Contabil.

Raportul referitor la stocurile de materiale este elaborat trimestrial,


manual, si permite sesizarea cazurilor de abatere a stocului efectiv de la stocul
normat si determinarea diferentelor de stoc.

Studiul sistemului informational presupune elaborarea schemei fluxului


informational, cu punerea in evidenta a principalelor activitati si a legaturilor statice
si dinamice dintre ele. La nivelul sistemului analizat, acesta poate fi reprezentat ca
in figura urmatoare:

Marfa intra in depozit pe baza unei facturi externe de la furnizor. In


urma procesului manual de prelucrare P1 se completeaza N.I.R. -ul. Acesta se
completeaza in trei exemplare, primul exemplar mergind la contabilitate, al doilea
la furnizor, ultimul raminind la depozit, fiind document justificativ de intrare in
gestiune.

Bonurile de consum, cele de retur si N.I.R.-urile reprezinta intrari in


procesul manual de prelucrare P2, prin care se realizeaza actualizarea fiselor de
magazie. Bonurile de consum, respectiv cele de retur se completeaza in doua
exemplare, originalul raminind la depozit, copia la punctele de lucru.

Studiul si analiza sistemului existent, presupune de asemenea


asocierea pentru sistemul economic analizat a modelului static sau structural,
surprinderea modificarilor ce au loc asupra entitatilor din cadrul sistemului, in
functie de diferitele fenomene ce pot apare - modelul dinamic, modelul functional,
precum si integrarea acestor modele.

Modelul static sau structural pentru activitatea de gestiune a materiilor


prime si materiale, presupune identificarea componentelor sau a entitatilor din
cadrul sistemului economic analizat, identificarea asocierilor dintre entitati si
calificarea acestora, identificarea atributelor aferente entitatilor si asocierile dintre
entitati, stabilirea atributelor de identificare a entitatilor. Astfel, au reiesit
urmatoarele entitati:

- Materiale

- Inregistrarea contabila in contul furnizor

- Furnizor de materii prime/materiale

- Factura

- Nota de intrare receptie

- Fisa de magazie

- Bon de consum/retur

- Puncte de lucru

Modelul static sau structural pentru activitatea de gestiune a materiilor


prime / materialelor este redat in cele ce urmeaza:
trimit

(1,n)

Modelul dinamic presupune surprinderea modificarilor ce au loc asupra


entitatilor din cadrul sistemului in functie de diferitele fenomene ce pot apare
pentru fiecare entitate luata in parte precum si interconditionarile dintre entitati.

Modelul functional al sistemului analizat are drept scop determinarea


transformarilor de date care se produc in cadrul sistemului in scopul satisfacerii
cerintelor informationale aferente acestui sistem.

In cadrul modelului functional, accentul se deplaseaza de la realitatea


analizata catre cerintele informationale ale utilizatorilor, cerinte a caror satisfacere
constituie obiectivul realizarii bazelor de date.

Modelul functional este redat in figura de mai jos:


Tot referitor la cerintele informationale, conducerea firmei doreste sa
stie, intr-un timp de raspuns al sistemului limitat urmatoarele:

- plusurile si minusurile din gestiune;

- cazurile in care se constata ca bunurile din gestiune sunt depreciate,


degradate, distruse sau sustrase;

- existenta stocurilor pe depozite si magazii;

- situatia stocurilor la o anumita data;

- urmarirea stocurilor supranormative;

- urmarirea materialelor cu miscare lenta sau fara miscare;

- prevederea rupturilor de stoc, in cazul cind cererile de materiale ale


punctelor de lucru nu pot fi onorate din stocurile existente;

II. 2. Performante si limite

Analiza sistemului informational existent consta in evaluarea


performantelor si limitelor in raport cu cerintele sistemului de conducere si
evaluarea gradului de pregatire al unitatii economice pentru introducerea noului
sistem informational.

a) Performante

Desi, dupa cum s-a putut constata din studierea sistemului


informational, procedurile intilnite erau bazate pe prelucrarea manuala a datelor,
activitatea de gestionare a materiilor prime si materialelor se desfasurau in destul
de bune conditiuni, dar cu un volum foarte mare de munca.

Datele referitoare la fiecare material sunt consemnate in fisele de


magazie, care sunt extrase din cartoteca, cartotecile fiind aranjate in ordine,
numerotate. De asemenea, si documentele justificative ale operatiilor efectuate in
gestiune sunt arhivate pe perioade.
Se poate constata la sfirsitul fiecarei luni, plusurile sau minusurile din
gestiune prin inventariere, confruntind stocul scriptic extras din fisa de magazie,
pentru fiecare material, cu stocul faptic pentru acel material.

In cazul constatarii de diferente, se intocmeste un raport in care se


specifica neconcordantele gasite.

Tot la sfirsitul fiecarei luni se realizeaza situatia finala cu stocurile de


materii prime si materiale, prin care conducerea ia cunostinta de stocurile efective
aflate in depozit, comparindu-le cu necesarul de materii prime si materiale pentru
desfasurarea in bune conditiuni a proceselor de productie (constructii). Periodic se
desfasoara un control al stocurilor supranormative, prin compararea din fisa de
magazie a fiecarui material, a normei din stoc cu stocul existent.

b) Limite

Principala limita a sistemului informational existent o constituie timpul


mare de raspuns al sistemului condus la solicitarile sistemului de conducere, timp
de raspuns care in conditiile actuale ale economiei de piata poate avea influente
negative asupra firmei.

Pe de alta parte, dupa cum se stie, un factor esential al rentabilitatii


unei unitati economice il constituie reducerea costurilor de productie. Elaborarea
unor norme de consum riguroase, strict dimensionate si concretizate intr-o
economie semnificativa de resurse materiale, este o modalitate pentru reducerea
acestor costuri. Punerea efectiv in practica a acestei modalitati, este incadrarea
efectiva in consumurile normate de materii prime si materiale. De aici si
importanta evidentierii in orice moment a stocurilor supranormative, actualul sistem
informational fiind deficitar in ceea ce priveste aceste probleme.

Un alt aspect este si faptul ca ponderea cea mai mare din cheltuielile
necesare pentru realizarea productiei, o reprezinta cea pentru materii prime si
materiale. Plecind de la acest aspect se impune ca o necesitate reducerea continua
a acestor cheltuieli. Actiuni in acest sens ar fi evitarea imobilizarilor de resurse
materiale, repunerea imediata in circuit a stocurilor cu miscare lenta sau fara
miscare, actualul sistem informational fiind deficitar in ceea ce priveste informatiile
referitoare la aceste aspecte.

Ca o concluzie se poate mentiona faptul ca actualul sistem


informational este caracterizat de o capacitate redusa de calcul sub aspectul
volumului datelor prelucrate, de o operativitatate si complexitate scazuta a
situatiilor de informare-raportare.

II. 3. Propuneri de perfectionare

Propunerile de perfectionare vor cauta in primul rind sa inlature


deficentele vechiului sistem.
O prima directie de perfectionare este legata de introducerea unui
sistem informatic in subsistemul analizat cu multitudinea aspectelor pozitive ce
deriva din aceasta: cresterea exactitatii informatiilor, capacitatea sporita de
calcul sub aspectul volumului datelor prelucrate si implicit a cresterii vitezei de
raspuns a sistemului.

Informatiile referitoare la introducerea in gestiune a cantitatilor livrate


de materii prime si materiale vor putea fi puse la dispozitia compartimentului
aprovizionare pentru tinerea evidentei realizarii necesarului de aprovizionat.

O alta directie de perfectionare este legata de


dimensionarea judicioasa a stocurilor de materii prime si materiale, prin utilizarea
unor modele matematice de gestiune a stocurilor, care sa conduca la reducerea
cheltuielilor aferente procesului de stocare.

Ca propunere de perfectionare se incearca realizarea analizei stocurilor


in expresie fizica si expresie valorica.

Pentru analiza stocurilor in expresie fizica se folosesc urmatorii


indicatori: gradul de incadrare a stocurilor efective in limite normate, volumul fizic
al stocurilor supranormative, volumul stocurilor disponibile.

Gradul de incadrare a stocurilor efective in limitele normate (k) se


determina cu ajutorul relatiei :

k=Sef/Sn*100

unde:

Sef = stocul efectiv de materiale existent in depozit

Sn = stocul normat de materiale

Volumul fizic al stocurilor supranormative (Spn) se poate calcula cu


ajutorul relatiei :

Spn = Sef-Sn

In conditiile unei situatii normale, coeficentul k ia valori cuprinse intre


0 si 1. Cind k<1 se impune reintregirea urgenta a stocului, iar cind k>1, inseamna
ca s-au format stocuri supranormative si ca urmare, trebuie luate masuri de
redimensionare a acestora.

Principalul indicator in expresie valorica il reprezinta viteza de rotatie.

Studierea influentei stocurilor asupra vitezei de rotatie este deosebit


de importanta intrucit se constata in ce masura se asigura ca fondurile materiale sa
circule cit mai repede. Orice stationare indelungata a acestor fonduri conduce la
realizarea unei productii mai mici.
Individualizata la nivelul materiilor prime si materialelor, viteza de
rotatie se stabileste cu ajutorul relatiei:

Vr = (Spv*T) / Vc

unde :

Spv = stocul mediu de productie, in expresie valorica

T = numarul de zile al perioadei de gestiune

Vc = consumul de materiale in perioada respectiva

Pentru a stabili numarul de rotatii, se imparte numarul de zile al


perioadei de gestiune la viteza de rotatie.

Analiza stocurilor de materiale se poate extinde si asupra altor


aspecte, in functie de scopul urmarit de utilizatorii rezultatelor.

Scopul analizei este ca pe baza rezultatelor obtinute, sistemul de


conducere sa poata lua cele mai indicate masuri pentru a se asigura o buna
gestionare a stocurilor de materii prime, concretizata in asigurarea continuitatii
productiei cu imobilizari minime de resurse materiale si financiare.

III. Proiectarea de ansamblu

Aceasta etapa consta din :

- elaborarea modelului de ansamblu al sistemului informatic

- planificarea realizarii sale pe parti componente

III. 1 Studiul sistemului existent

Continutul acestei etape consta in structurarea sistemului informatic,


definirea iesirilor, a intrarilor, definirea colectiilor de date, alegerea modelelor
matematice si a programelor, alegerea solutiilor tehnice.

Sistemul informatic conceput, trebuie sa indeplineasca anumite


caracteristici, printre care:

- sa contina ca element central o baza de date in care sunt stocate


date intercalate;
- autenticitatea datelor. De asemenea, formatul si gradul de
sintetizare si prezentare al datelor difera in functie de nivelul de conducere la care
acestea sunt prezentate;

- posibilitatea prelucrarii si transmiterii datelor la conducere in timp


util;

- sa ofere posibilitatea interactiunii imediate om-masina, care devine


tot mai necesara cu cit decidentul uman este plasat mai sus in ierarhia conducerii;

- grad ridicat de integrare din punct de vedere intern si extern;

- adaptare sau modificare cu efort minim;

Pentru intrunirea acestor caracteristici este necesar sa fie indeplinite o


serie de cerinte in etapa de conducere:

- fundamentarea sistemului informatic pe criterii de eficienta


economica prin compararea cheltuielilor estimate ca necesare pentru realizarea si
functionarea sistemului cu efectele economice directe si indirecte ce se sconteaza a
fi obtinute prin introducerea sistemului informatic;

- formularea cerintelor informationale prin participarea directa a


conducerii unitatii;

- asigurarea unui nivel tehnic ridicat;

- adaptarea de solutii in concordanta cu resursele disponibile


(echipament de calcul, programe, personal) si cu restrictiile impuse (financiare);

III. 2 Structurarea sistemului existent

In scopul elaborarii modelului de ansamblu, sistemul informational se


descompune in subsisteme relativ autonome, fiecare avind intrarile si iesirile
sale, precum si algoritmi de transformare a intrarilor in iesiri.

In urma acestei etape se vor evidentia subsistemele componente,


legaturile dintre acestea (conexiunile interne), precum si legaturile exterioare ale
sistemului cu alte sisteme atit pe verticala, cit si pe orizontala (conexiunile
externe).

Motivele care fac necesara structurarea sistemului informatic sunt


urmatoarele:

- numarul mare de elemente si legaturi care compun un sistem


informatic face imposibila proiectarea in bloc a acesteia;
- implementarea simultana a tuturor componentelor sistemului
informatic, fara perturbarea activitatii, este deosebit de dificila;

- prioritatea anumitor obiective;

- cantitatea limitata a resurselor umane si materiale;

La structurarea sistemului informatic se vor avea in vedere


urmatoarele cerinte:

- unicitatea criteriului de descompunere a sistemului pe fiecare nivel al


structurii;

- posibilitatea constituirii sistemului prin agregarea modulelor;

- sa nu existe suprapuneri ale modulelor;

Structura functionala a sistemului informatic la nivelul unitatii


economice este:

Subsistem pentru -
aprovizionare

III.3 Definirea iesirilor, intrarilor, colectiilor de date si a


modelelor matematice utilizate

1. Definirea iesirilor

Realizarea oricarui sistem informational are loc practic prin


satisfacerea cerintelor informationale ale conducerii, ceea ce inseamna furnizarea la
cerere sau periodic a situatiilor, rapoartelor de iesire ce grupeaza informatii, date
necesare cunoasterii realitatii curente, necesare fundamentarii deciziilor pentru
dirijarea activitatii pe termen scurt, mediu sau lung.

Utilitatea si viabilitatea sistemului informational sunt determinate de


tipul, continutul si operativitatea cu care se transmit aceste situatii de iesire,
factorilor de decizie pe diferite nivele.

La nivelul subsistemului de gestiune a stocurilor de materii prime si


materiale, iesirile pot fi impartite in doua categorii: acte si rapoarte, situatii si
rapoarte centralizate.

Situatiile si rapoartele centralizate sunt multiple, cu grade diferite de


complexitate si pot fi la rindul lor impartite in doua categorii, functie de momentul
intocmirii : periodice si la cerere.

Situatiile periodice se pot referi la:

- situatia stocurilor existente la un anumit moment in depozit;

- situatia stocurilor supranormative;

- situatia stocurilor fara miscare;

- viteza de rotatie a stocurilor;

De regula aceste situatii se intocmesc la sfirsitul lunii. Tot situatii


periodice sunt si cele referitoare la dimensionarea stocurilor, ce se obtin pe baza
normelor de consum si a necesarului de materiale pentru anul de plan.

Situatiile la cerere sunt cele mai des intilnite. Astfel se poate


determina: - stocul pe un produs;

- stocul pe o categorie de produse;

- dinamica unui material aflat in depozit;

Aceste situatii se intocmesc intr-un singur exemplar si nu se


memoreaza decit in baze de date temporare.

2. Definirea intrarilor

La fel ca si iesirile, intrarile pot fi impartite in doua categorii ce servesc


la obtinerea unor acte si rapoarte, si care servesc la obtinerea situatiilor
centralizatoare.

Pentru prima categorie, cel mai important act de intrare in subsistem il


reprezinta factura de intrare de la furnizor. Operatorul de la depozit, preia anumite
date in baza carora se intocmeste N.I.R.-ul si procedeaza la actualizarea bazelor de
date. Aceste date sunt : data si numarul facturii, numele furnizorului, adresa si
codul fiscal, banca si contul bancar al furnizorului.

In continuare se preiau datele referitoare la caracteristicile


materialelor (cantitate, pret, unitate de masura) si se compara totalurile calculate
cu cele de pe factura. Daca totalul este in regula, se trece la tiparirea N.I.R.-ului,
care se intocmeste la fiecare livrare de materiale de la furnizor.

In ceea ce priveste situatiile centralizatoare intrarile se refera in


special la informatii stabilite de compartimentul plan, cum ar fi:

- stocurile normate pentru diferitele materiale:

- necesarul de aprovizionat pe trimestru;

- costuri de lansare a comenzilor de aprovizionare;

- costul unitar de stocare;

- costul de penalizare pentru materiale ce nu se gasesc in stoc.

3. Definirea colectiilor de date

In aceasta etapa, datele definite global in activitatile anterioare


servesc la gruparea lor in colectii de date dupa diferite criterii, la nivelul fiecarui
subsistem sau la nivelul intregului sistem informational.

La nivelul subsistemului analizat s-au deosebit urmatoarele colectii de


date:

a) Materiale

In aceasta colectie exista date care se refera la fenomene statice,


respectiv la caracteristicile fiecarui produs in parte, cum ar fi: codul materialului,
denumirea, unitatea de masura, grupa din care face parte materialul.

Aceste informatii au un caracter, in general statistic in sensul ca ele se


modifica foarte rar. Din acest punct de vedere, colectia de date este de baza,
deoarece datele isi pastreaza valabilitatea, relevanta si autenticitatea pe perioada
de existenta a obiectului de referinta. Daca dispare acesta, dispar si ele. Totodata,
datele isi pastreaza autenticitatea si relevanta pe perioada de referinta a obiectelor
pe care le descrie. Marimea acestei perioade de timp este specifica fiecarui colectii
si este delimitata cronologic de momentul aparitiei, inscrierii datelor si de momentul
disparitiei.

b) Grupe de materiale
Si aceasta colectie de date cuprinde informatii care au un caracter
static. Informatiile continute sunt codul si denumirea grupei de materiale.

c) Furnizori

Aceasta colectie de date cuprinde informatii referitoare la:

- cod furnizor;

- denumirea completa a furnizorului;

- adresa (strada, numar, bloc);

- cod fiscal;

- banca si codul bancar;

- telefon;

Pentru simplificarea procedurii de introducere a facturii de intrare, s-a


considerat necesara codificarea fiecarui furnizor. Astfel, operatorul de la depozit nu
mai este nevoit sa introduca de fiecare data datele referitoare la furnizor. Tot ce are
de facut este sa raspunda la intrebarea daca factura este de la un furnizor nou sau
de la unul existent, avind in ajutor si o lista continind denumirea acestora.

Daca furnizorul este nou, codul este generat automat de program


dupa un algoritm pe care operatorul nu este necesar sa il cunoasca, in continuare
urmind introducerea datelor referitoare la furnizor.

Aceasta colectie de date poate fi analizata si din punct de vedere al


prelucrarii datelor. Astfel, poate sa fie considerata o colectie de date de baza,
deoarece datele au un caracter permanent in sensul ca fiecare data are o anumita
stabilitate in cadrul colectiei, in functie de existenta obiectului de referinta. Daca
dispare acesta, dispare si datele de referinta la el.

d) Clienti (puncte de lucru)

Aceasta colectie de date cuprinde informatii referitoare la:

- codul clientului

- denumirea completa

- adresa

- codul fiscal

- banca si contul bancar

- telefon
Este foarte asemanatoare colectiei de date furnizori si serveste in
principal la identificarea clientilor nominalizati in bonul de consum ce insoteste
materialele disponibile din depozit. Este o colectie de date de baza, datele avind un
continut omogen, format din datele primare.

e) Intrari/Iesiri de materiale

Este colectia de date cea mai numeroasa, tinind seama ca aici se vor
memora atit iesirile cit si intrarile de materiale.

Aceasta colectie cuprinde date referitoare la dinamica materialelor


(iesiri si intrari de materiale).

Din punct de vedere al intrarilor de materiale,se retin date referitoare


la tipul actului, numarul si data actului, codul materialului, cantitatea intrata, pretul
unitar, codul furnizorului.

Din punct de vedere al iesirilor de materiale, se retine acelasi set de


date, continutul fiind insa diferit. Astfel, se retine tipul documentului, denumirea,
numarul si data documentului de iesire, codul clientului (punctului de lucru), codul
materialului, cantitatea si pretul unitar.

Diferenta dintre documente este foarte mare si este data de cimpul


tip document. Pe baza acestui cimp se pot intocmi situatii referitoare la volumul
intrarilor/iesirilor unui anumit material, la valoarea iesirilor/intrarilor pe o anumita
perioada de timp.

Din acest punct de vedere colectia poate fi clasificata ca fiind


intermediara sau de lucru.

4. Identificarea modelelor matematice referitoare la procesul


de stocare

O problema importanta o reprezinta dimensiunea stocurilor de materii


prime si materiale, dimensionare care sa corespunda unor cheltuieli cit mai mici a
activitatii de stocare. Elementele unui proces de stocare sunt:

1) Cererea din produsul stocat, care poate fi:

a) cerere determinista - cind este cunoscuta intr-un interval de


timp

b) cerere aleatoare

c) cerere necunoscuta

2) Intervalul de timp intre doua aprovizionari succesive care poate fi:

a) fix
b) variabil

3) Cantitatea.de produse intrate periodic in stoc care poate fi:

a) constanta

b) variabila

4) Nivelul stocului de marfa

5) Costul de stocare (Cs) - reprezinta cheltuielile de depozitare,


intretinere, reparatii. Calculul procesului stocarii se face la nivelul stocului mediu.

6) Costul de lansare a comenzii (Cl) care include toate cheltuielile ce


se fac incepind cu intocmirea comenzii, trimiterea acesteia la furnizori, cheltuieli de
transport , inclusiv cu deplasarile de delegati ai cumparatorului la furnizor.

7) Costul de penalizare sau penurie (Cp) apare datorita lipsei de


materiale in stoc, cind cererea este mai mare decit stocul.

Modelele de stocare in care se admite posibilitatea nesatisfacerii


cererii datorita lipsei de produse in stoc (ruptura de stoc), se face in ipoteza ca
toate comenzile neonorate la un moment dat nu se anuleaza, ele se amina,
acoperindu-se ulterior odata cu plata unor penalizari. Aceste costuri de penalizare
afecteaza profiturile firmei.

Printre modelele utilizate in dimensionarea si normarea stocurilor, pot


fi enumerate metoda de calcul direct si metode de calcul indirect.

Aplicatia informatica va folosi doua metode de calcul indirect:

- modelul de gestiune cu perioada fixa si cerere constanta

- modelul cu perioada fixa, cerere constanta si posibilitate de ruptura


a stocului.

Primul model, cunoscut in literatura de specialitate ca modelul Wilson,


presupune:

- determinarea lotului optim - n0;

- intervalul optim dintre doua aprovizionari -T0

- costul minim - 0

Informatiile de intrare in model sunt:

- N = necesarul trimestrial de aprovizionat

- = perioada de gestiune (trimestrul)


- Cl = costul de lansare al unei reaprovizionari

- Cs= costul de stocare pentru o unitate de material pe zi

Dupa cum se observa unitatea de timp pentru perioada de gestiune o reprezinta


trimestrul datorita specificului activitatii societatii care depinde foarte mult de
sezon.

Iesirile se obtin pe baza intrarilor cu ajutorul urmatoarelor relatii:

2*N*Cl

*Cs

n0 =

T0 =

0 = 2*N**Cl*Cs

Acest model nu are insa in vedere eventualitatea aparitie a


fenomenului de epuizare a stocului curent mai devreme de reintregirea lui.
Deoarece in practica sunt frecvente asemenea situatii, modelul trebuie completat si
cu cerintele impuse de acest fenomen. Se ajunge astfel la modelul de gestiune cu
perioada fixa, cerere constanta si posibilitate de ruptura a stocului.

Se ia in considerare factorul de indisponibilitate sau de penurie , care


joaca un rol important in procesul de stocare cu penalizare.

Factorul de penurie/indisponibilitate se determina cu ajutorul relatiei:


= Cp / (Cs+Cp) unde

Cp = cheltuieli suplimentare sau de penurie unitare pe zi

Cs = cheltuieli de stocare

Informatiile de iesire ale modelului sunt:

- determinarea lotului optim - n0;

- intervalul optim dintre doua aprovizionari -T0

- costul minim - 0

si se determina cu ajutorul urmatoarelor relatii:

Cp+Cs

Cp

2*N*Cl

*Cs
*

To =

s0 = n0 *

Diferentele dintre n0 si s0 are rolul de a asigura satisfacerea consumului in


conditiile epuizarii stocului curent (s0) si poate sa fie asimilata stocului de
siguranta.

IV. Proiectarea de detaliu


Proiectarea detaliata a sistemelor informatice se realizeaza in doua faze:

- proiectarea logica de detaliu;

- proiectarea tehnica de detaliu;

Are ca obiective elaborarea modelului de detaliu al sistemului informatic si


stabilirea solutiilor tehnice de realizare.

Documentatiile realizate in aceasta etapa sunt: PROIECTUL LOGIC DE


DETALIU si PROIECTUL TEHNIC DE DETALIU care se refera la intregul
sistem/produs/program si la partile componente ale acestuia. Proiectul tehnic de
detaliu poate fi considerat o documentatie de lucru, pentru asigurarea comunicarii
intre membrii echipei de proiectare continind informatii tehnice ce privesc sistemul
informatic.

Proiectarea detaliata a sistemelor informatice presupune:

- detalierea functiunilor si a structurii functionale a


subsistemelor/aplicatiilor informatice;

- proiectarea detaliata (logica si fizica) a iesirilor fiecarui


subsistem/aplicatie/procedura;

- proiectarea codurilor;

- proiectarea detaliata (logica si fizica) a intrarilor fiecarui


subsistem/aplicatie/procedura;

- proiectarea bazelor de date;

- proiectarea procedurilor si a fluxurilor tehnologice de prelucrare;

- evaluarea necesarului de resurse;

- planificarea elaborarii programelor.

IV. 1 Proiectarea situatiilor de iesire

In acest pas al proiectarii se trece la terminarea si definitivarea


cerintelor informationale pina la nivel de procedura, pentru fiecare aplicatie
informatica. Aceasta etapa se finalizeaza cu intocmirea pentru fiecare situatie finala
a specificatiilor de iesire.

In principal, aceste specificatii au doua roluri importante:

- de a transmite rezultatele prelucrarii pe calculator utilizatorilor, intr-


o forma pe care acestia sa o inteleaga si in care sa se regaseasca cerintele lor;
- de a transmite proiectul situatiilor finale programatorului pentru a-i
permite acestuia trecerea la intocmirea procedurilor.

Pe baza specificatiilor de iesire se trece la proiectarea fizica de detaliu,


prin care se alege suportul informatiilor de iesire, se realizeaza definitivarea formei
si formatului de editare a situatiilor (asezarea in pagina/ecran, spatierea intre
coloane si rinduri) si se definitiveaza procedurile de utilizare si interpretare a
iesirilor.

Situatiile de iesire se pot imparti in doua mari categorii: situatii sub


forma unor informari/consultari si situatii transmise altor compartimente. Aceasta
impartire este determinata de beneficiarul informatiilor.

Astfel, in prima categorie se doreste o informatie punctuala (un pret, o


cantitate, un numar de factura, etc.) sau informatii punctuale legate intre ele.
Beneficiarul este de cele mai multe ori, operatorul de depozit. In al doilea caz,
beneficiarul este o persoana caruia ii trebuie inminata o situatie de sinteza si care
nu este in acelasi loc cu operatorul de depozit.

In primul caz, situatiile se prezinta sub forma unor simple vizualizari


pe monitor, iar in al doilea caz sub forma unor rapoarte listate la imprimanta.

De asemenea, exista situatii de iesire care pot fi tratate din ambele


puncte de vedere, de aceea programatorul trebuie sa prevada o optiune care sa
indice si suportul de iesire al situatiei.

In definitivarea formei si formatului de prezentare a situatiilor finale s-


a tinut cont de o serie de cerinte ale conducerii, precum si de faptul ca unele situatii
finale pot fi destinate raporturilor externe ale unitatii cu alte unitati economico-
sociale.

In proiectarea situatiilor finale mai intervin o serie de restrictii


datorate caracteristicilor si performantelor tehnice ale echipamentelor periferice.
Astfel, in proiectarea acestor situatii s-a tinut seama de:

- numarul maxim de caractere pe linie;

- numarul maxim de linii pe pagina/ecran;

- facilitatile de imprimare

Totodata s-a tinut cont ca la parcurgerea unei situatii finale sa fie cit
mai usoara si sa nu dea nastere la ambiguitati. Astfel antetul, titlul si capul de tabel
vor contine informatii si coduri ce vor indica sursa de emitere a raportului,
continutul raportului si perioada la care se refera.

a) Vizualizari
Se pot imagina o multime de astfel de situatii, mai ales ca scopul
programului este ca operatorul de la depozit, care in cazul cel mai nefericit nu are
deloc cunostinte de limbaj de programare, sa aiba acces la orice informatie
existenta in bazele de date, acces care trebuie sa fie rapid, explicit si
sigur. Exista totodata vizualizari care necesita realizarea unor legaturi intre
bazele de date, iar realizarea acestor legaturi trebuie sa fie transparente pentru
utilizatorul final.

Sunt totusi, citeva tipuri clasice de vizualizari. Astfel, exista vizualizari


ale actelor de intrare si de iesire care se efectueaza pentru controlul circulatiei
materialelor inspre clienti (puncte de lucru) sau furnizori.

Din punct de vedere al actelor de intrare intereseaza anumite


informatii ce se refera fie la valoarea actelor, fie la caracteristicile materialelor.

Sunt prevazute urmatoarele vizualizari:

- vizualizarea fisei de magazie pentru un anumit material;

- vizualizarea unei note de intrare receptie;

- vizualizarea unui aviz de expeditie;

- vizualizarea furnizorilor;

- vizualizarea clientilor;

- vizualizarea listei de coduri pentru furnizori

- vizualizarea listei de coduri pentru materiale.

Pentru fisa de magazie modelul de afisare este:


Unitatea:

Fisa de magazie

data: ..
Continutul informational are urmatoarele caracteristici:

Materialul : C35

Stoc initial: N10.3

Sold initial: N12

Stoc normat: N12.3

Tip document: C3

Pret: N9

Cantitate: N10.3

Valoare: N12

Total stoc existent : N12.3

Total valoare: N12

Referitor la vizualizarea unei note de intrare receptie pot interesa ca


observatii : data la care a fost intocmit N.I.R.-ul, respectiv, numarul facturii,
furnizorul, precum si denumirea materialelor care au fost receptionate, unitatea de
masura, cantitatea primita, pretul unitar.
Toate acestea nu necesita prelucrari ale bazelor de date ci simple
consultari, obtinerea tuturor acestor informatii putindu-se realiza intr-o singura
vizualizare. Numarul de N.I.R. este constituit automat de program, el crescind cu o
unitate la fiecare receptie de materiale. La inceputul anului el redevine 1.

Atit imprimarea cit si vizualizarea unui N.I.R. arata astfel:

Continutul informational are urmatoarele caracteristici:

Material: C35

U.M.: C3

Cantitate livrata: N10.3

Pret unitar: N9

Valoare: N12

Total valoare: N12

Lista furnizorilor prezinta datele aferente fiecarui furnizor: denumirea


furnizorului, adresa completa a acestuia. Suportul de iesire se va face pe ecran sau
pe imprimanta, functie de optiunea utilizatorului.
Lista clientilor/beneficiarilor prezinta datele aferente fiecarui client:
denumirea clientului, adresa, cod fiscal, telefon. Suportul de iesire se va face pe
ecran sau pe imprimanta, functie de optiunea utilizatorului.

Machetele celor doua liste sunt prezentate in continuare:

Continutul informational are urmatoarele caracteristici:

Denumire beneficiar:C30

Adresa: C45

Telefon: N7

Cod fiscal: N11

Banca: C20

Localitatea: C20

Cont: N12
Continutul informational are urmatoarele caracteristici:

Denumire furnizor:C30

Adresa: C45

Telefon: N7

Cod fiscal: N11

Banca: C20

Localitatea: C20

Cont: N12

b) rapoarte

Printre rapoarte se pot enumera rapoartele referitoare la

- Dimensionarea economica a stocurilor prin modelul Wilson

- Dimensionarea economica a stocurilor prin modelul cu posibilitate


de ruptura a stocului.

Cele doua rapoarte au forma :


Unitatea:

Dimensionare stocuri prin modelul

Wilson

Materialul Lotul optim Interval optim Cost minim

Continutul informational are urmatoarele caracteristici:

Materialul: C35

Lotul optim: N12.3

Interval optim: N3

Cost minim: N9
Continutul informational are urmatoarele caracteristici:

Materialul: C35

Lotul optim: N12.3

Interval optim: N3

Cost minim: N9

Stoc siguranta: N11.3

Alte rapoarte sunt :

- situatia sintetica a stocurilor;

- situatia stocurilor supranormative;

- situatia stocurilor fara miscare;

- lista consumurilor pe puncte de lucru.

Machetele acestora sunt prezentate in continuare :


Continutul informational are urmatoarele caracteristici:

Denumire articol: C35

U.M.: C3

Cant.: 10.3

Valoare: N12

Total valoare: N13


Continutul informational are urmatoarele caracteristici:

Materialul: C35

Stoc existent:N12.3

Stoc normat: N12.3

Grad de incadrare: N9

Diferenta: N9.3

Continutul informational are urmatoarele caracteristici:

Materialul: C35

U.M.: C3

Pret: N9

Stoc: N12.3

Valoare: N12
Continutul informational are urmatoarele caracteristici:

Nr. document: N8

Articol: C35

Cantitate: N11.3

U.M: C3

Pret unitar: N9

Valoare: N12
Continutul informational are urmatoarele caracteristici:

Factura: N8

Articol: C35

Cantitate: N11.3

Valoare: N12

Total valoare: N13

Continutul informational are urmatoarele caracteristici:

Articol: C35

Stoc: N12.3

Consum: N11.3

Viteza de rotatie: N6.2

IV. 2 Proiectarea codurilor

O cerinta esentiala a sistemelor infomatice este aceea ca datele din


sistem sa fie riguros definte, ordonate, clasate si codificate. De aceea, in urma
analizei sistemului informational am ajuns la concluzia ca este necesara existenta
codurilor atit pentru materialele gestionate in depozit dar si pentru furnizori, clienti
si tipuri de documente.

La proiectarea codurilor trebuie sa se tina seama de doua aspecte


importante: influenta tipului si structurii codului asupra performantelor sistemului
informational; implicatiile utilizarii codului in operatiile de culegere a datelor,
prelucrarii si interpretarii rezultatelor finale de catre utilizatorii ce nu au cunostinte
de specialitate

- codificarea furnizorilor si clientilor (punctele de lucru) - este un cod


numeric avind lungimea de cinci cifre, el fiind generat automat de program la
aparitia unui furnizor sau client nou.

- codificarea documentelor - a fost necesara datorita actualizarii fiselor


de magazie, acestea continind cimpul tipdoc, care indica tipul documentului.
Codurile sunt :

BC = pentru bon de consum

NIR = pentru nota de intrare receptie

- codificarea materialelor - a fost necesara pentru realizarea legaturilor


intre bazele de date care contin informatii despre materiale. Si codul materialelor
este numeric, avind o lungime de cinci cifre.

Materialele mai sunt caracterizate si de grupa din care fac parte. Astfel
fiecare material mai are un cod suplimentar, cel al codului de grupa, ceea ce face
posibila gruparea materialelor in functie de grupa.

Denumirea grupei si codul de grupa (care si el este numeric) sunt


memorate intr-o baza de date separata .

Dupa cum s-a observat, aproape toate codurile sunt numerice, fiind
generate automat de program, ceea ce face ca munca utilizatorului programului sa
fie usoara.

IV. 3 Proiectarea intrarilor

Datele de intrare de la momentul culegerii lor si pina in momentul


utilizarii efective in cadrul sistemului informatic, parcurg o succesiune de etape
intermediare, cum ar fi : inregistrarea, conversia intr-o forma acceptata de sistemul
de calcul, verificarea corectitudinii informatiilor, corectarea eventualelor erori etc.
Proiectarea de detaliu a intrarilor cuprinde doua etape: proiectarea
logica de detaliu si proiectarea tehnica de detaliu.

a) proiectarea logica de detaliu

La proiectarea logica se stabileste in detaliu lista intrarilor iar pentru


fiecare intrare se descrie continutul, natura si structura datelor, se stabileste
frecventa de aparitie, volumul de date, criteriile de control si validare.

Din acest punct de vedere intrarile in sistemul informational sunt


: - factura de intrare de la furnizor

- bonul de consum /retur.

In factura de intrare se dinsting ca elemente informationale: numarul facturii, data,


denumirea furnizorului, adresa, codul fiscal, materialul, unitatea de masura,
cantitatea, pretul unitar.

Pentru bonul de consum se dinsting: numarul bonului, data, materialul, cantitatea,


unitatea de masura, pretul unitar.

Numarul de exemplare, periodicitate si beneficiarii, precum si scopul


acestora au fost reflectate in capitolul Studiul si analiza sistemului existent .

b) proiectarea tehnica de detaliu

In aceasta etapa este necesar sa se realizeze urmatoarele activitati:

- alegerea suportului tehnic pentru culegerea datelor

- proiectarea machetelor de intrare

- stabilirea instructiunilor de culegere

- regulile de control si validare a datelor

- proiectarea videoformatelor de intrare.

Din punct de vedere al suportului tehnic s-a ales solutia ca


datele introduse de la tastatura sa fie stocate in variabile globale, iar de aici, functie
de optiunea operatorului, sa actualizeze bazele de date corespunzatoare si stocate
pe suportul magnetic.

Ca modalitate de introducere a datelor pe calculator s-a ales solutia


afisarii in ferestre a machetei documentului respectiv, cautind pe cit posibil sa se
respecte caracteristicile acestuia. Pentru o eventuala modificare a cimpului introdus
se poate apela la tastele sageti sau la tasta TAB. In toate videoformatele exista
cimpuri al caror continut trebuie validat, mediul de programare oferind instrumente
foarte bune in acest sens. In cazul introducerii unor informatii gresite se vor genera
mesaje de eroare, care se vor afisa intr-o zona prestabilita a ecranului, insotita de o
avertizare sonora.

Modalitatea de lucru este aceeasi pentru toate videoformatele: cimpuri


ce se completeaza implicit, al caror continut nu poate fi modificat (cimpuri de tip
SAY), cimpuri in care se introduc date (cimpuri de tip GET), cimpuri in care se pot
inscrie date daca este adevarata conditia din clauza WHEN.

Pentru exemplificare se prezinta videoformatul atasat introducerii


datelor din factura de intrare.

Acelasi videoformat se foloseste si pentru introducerea datelor din


bonul de consum, programul facind diferenta dintre o factura si un bon de consum
in functie de datele introduse in cimpul Tip document.

Intr-un prim ecran se vor cere informatii generale despre documentul


de intrare:

Numarul :

Data :

Documentul :

Tip document :

Client F/B :

dupa care urmeaza ecranul de introducere a materialelor:


Materialele sunt livrate de furnizori pe baza unei facturi de intrare. Pe baza
acestei facturi se efectueaza nota de intrare receptie.

Operatorului i se solicita numarul si data facturii. Dupa introducerea


acestora, i se va cere sa introduca tipul documentului care poate sa fie de intrare
(factura) sau de iesire (bon de consum). In functie de tipul documentului introdus,
va aparea o lista a furnizorilor (document de intrare) sau a beneficiarilor (document
de iesire).

In cazul prezentat, tipul documentului este de intrare. Va aparea o lista cu


denumirea tuturor furnizorilor. Daca se constata ca furnizorul este nou, se apasa
tasta ESC, aparind o fereastra in care se solicita datele despre furnizorul nou.
Operatorului i se va solicita gestiunea in care vor fi introduse materialele,
apoi denumirea materialului care va fi preluat dintr-o lista de materiale. In situatia
in care materialul este nou, se apasa tasta ESC, aparind o noua fereastra in care
se introduc date referitoare la acest material si anume : denumire, unitate de
masura, grupa din care face parte si eventualele observatii la acest material. Acest
ecran este prezentat in cele ce urmeaza:

Dupa ce se introduc toate informatiile referitoare la articole/materiale se


revine in ecranul principal.

Urmeaza introducerea datelor referitoare la cantitatile livrate de furnizor si


a pretului unitar. Daca cantitatea primita difera de cantitatea livrata ea va fi inscrisa
la rubrica observatii.
Odata introduse aceste date, se vor actualiza automat datele din fereastra
STOC, respectiv valorile din cimpurile Intrari, Stoc actual si Valoare stoc.

La selectarea butonului Adaugare, se reia ciclul incepind cu introducerea


gestiunii.

In situatia in care se doreste anularea/stergerea datelor introduse se


selecteaza butonul Sterg.

Videoformatele asociate bonului de consum sint aceleasi, numai esenta


este alta, prin bonul de consum realizindu-se o scadere din gestiune. La bonul de
consum, atunci cind cantitatea solicitata depaseste stocul efectiv aflat in depozit, se
va genera un mesaj despre acest fapt, programul nepermitind eliberarea unei
cantitati mai mari decit stocul efectiv.

IV.4. Proiectarea bazelor de date

Proiectarea bazelor de date este o etapa ce isi are punctul de plecare


intr-o etapa anterioara, de stabilire a colectiilor de date. Astfel, structura
conceptuala reprezinta numai o validare si transpunere in termenii unui sistem de
gesiune a bazelor de date a modelului de ansamblu a datelor.

In urma analizei s-a ajuns la concluzia existentei urmatoarelor baze de


date:

Structure for database: C:BAZEGESTIUNI.DBF

Field Field Name Type Width Dec Index

1 COD_GEST Numeric 2 Asc

2 DENUM_GEST Character 32 Asc

3 OBSERVATII Memo 10

** Total ** 45

Este baza de date care contine informatii despre gestiuni deoarece


programul permite tinerea evidentei a mai multor gestiuni.

Structure for database: C:BAZEARTICOLE.DBF

Field Field Name Type Width Dec Index

1 COD_GRUPA Numeric 3 Asc

2 COD_ARTIC Numeric 6 Asc

3 DEN_ARTIC Character 45 Asc


4 COD_UM Character 3

5 STOC_NORMAT Numeric 12 3

6 COST_STOC Numeric 7

7 COST_LANS Numeric 7

8 COST_PENAL Numeric 7

9 NECESAR Numeric 13.3

5 OBSERVATII Memo 10

** Total ** 68

Este baza de date care contine nomenclatorul materialelor.

Structure for database: C:BAZEGRUPE.DBF

Field Field Name Type Width Dec Index

1 COD_GRUPA Numeric 3 Asc

2 DEN_GRUPA Character 32 Asc

3 OBSERVATII Memo 10

** Total ** 46

Este baza de date care contine grupele de materiale. Aceasta baza de


date permite impartirea materialelor/articolelor dupa grupa.

Structure for database: C:DOC_1997PROJBAZEDOCUMENT.DBF

Field Field Name Type Width Dec Index

1 DEN_DOC Character 10

2 TIP_DOC Character 3

3 NR_DOC Numeric 8 Asc

4 DATA_DOC Date 8

5 RIND Numeric 3

6 COD_GEST Numeric 2

7 COD_ARTIC Numeric 6 Asc


8 CANTITATE Numeric 13 3

9 PRET Numeric 9 Asc

10 COD_CLIENT Numeric 6

11 OBSERVATII Memo 10

** Total ** 93

Este baza de date care contine toate informatiile cu privire la


documentele de intrare si iesire. Diferenta dintre documentele de intrare si cele de
iesire se realizeaza prin intermediul cimpului tip_doc care poate fi completat cu:
NIR (nota de intrare receptie) sau BC (bon de consum). Legatura dintre
nomenclatorul materialelor si aceasta baza de date se realizeaza prin intermediul
cimpului cod_artic - codul articolului. Celelalte cimpuri se completeaza dupa factura
de intrare respectiv bonul de consum.

Structure for database: C:BAZEBENEFIC.DBF

Field Field Name Type Width Dec Index

1 COD_BENEF Numeric 6 Asc

2 DEN_BENEF Character 45 Asc

3 LOCALITATE Character 15

4 JUDET Character 2

5 ADRESA Character 45

6 TEL Character 15

7 COD FISCAL Character 15

8 BANCA Character 20

9 LOC_BANCA Character 15

10 CONT Numeric 15

11 OBSERVATII Memo 10

** Total ** 204

Structure for database: C:BAZEFURNIZOR.DBF

Field Field Name Type Width Dec Index


1 COD_FURNIZ Numeric 6 Asc

2 DEN_FURNIZ Character 45 Asc

3 LOCALITATE Character 15

4 JUDET Character 2

5 ADRESA Character 45

6 TEL Character 15

7 COD FISCAL Character 15

8 BANCA Character 20

9 LOC_BANCA Character 15

10 CONT Numeric 15

11 OBSERVATII Memo 10

** Total ** 204

Aceste baze de date contin informatii referitoare la furnizori -


furnizor.dbf si la beneficiari - benefic.dbf.

Structure for database: C:BAZENIRMAT.DBF

Field Field Name Type Width Dec Index

1 NR_NIR Numeric 6

2 DATA_NIR Date 8

3 NR_FACT Numeric 8 Asc

** Total ** 22

Aceasta baza de date puncteaza legaturile ce se stabilesc intre notele


de intrare receptie si materiale.

Structure for database: C:BAZESTOCURI.DBF


Field Field Name Type Width Dec Index

1 COD_ARTIC Numeric 6 Asc

2 COD_GEST Numeric 2 Asc

3 PRET Numeric 9

4 STOC Numeric 13 3

5 INTRARI Numeric 13 3

6 IESIRI Numeric 13 3

** Total ** 57

Aceasta baza de date permite tinerea evidentei stocurilor fiecarui


material.

Determinarea legaturilor dintre colectii se realizeaza pe baza


legaturilor naturale care exista intre obiectele descrise cu ajutorul entitatilor
identificate. Dependentele dintre obiecte pot fi ilustrate pe baza unui graf orientat
in care fiecare nod reprezinta cite un tip de obiect iar arcele cite o dependenta.

Relatiile dintre entitati pot fi de tipul: 1 la 1 (1:1), 1 la multi


(1:N) si multi la multi (M:N).

Relatia de tip M:N se descompune, in general in relatii de tip 1:N, mai


usor de analizat si implementat prin intermediul diferitelor S.G.B.D.-uri.
Transformarea se realizeaza prin introducerea unei entitati intermediare.

Se vor analiza in continuare relatiile stabilite intre aceste obiecte


simple.

a) Relatia dintre Materiale si Gestiuni

care se descompune in:


Gestiuni-

Materiale

Gestiuni

b) Relatia dintre Materiale si Furnizori

care se descompune in:

c) Relatia dintre Materiale si Beneficiari (Puncte de lucru)


care se descompune in:

d) Relatia dintre Materiale si Grupe de materiale

e) Relatia dintre Materiale si Stocuri

f) Relatia dintre Materiale si Facturi

care se descompune in:


f) Relatia dintre Materiale si Bonuri de consum

care se descompune in:

Definirea modelului conceptual de ansamblu al datelor.

Definirea modelului conceptual de ansamblu al datelor se realizeaza


prin integrarea tuturor entitatilor definite in pasul A prin intermediul relatiilor
determinate in pasul B, intr-un model unic, de ansamblu al datelor din baza de
date.

Materiale

Grupe

Grupe

Furnizori

Materiale

Furnizori

Materiale

Benef.
Proiectarea tabelelor de date se realizeaza in abordare top-down prin
definirea unei tabele in care, atributele intra drept coloane, iar liniile sunt realizari
de relatie.

O tehnica de proiectare a modelului conceptual al bazei de date intr-o


abordare top-down este tehnica celor cinci formate normale.

Conform acestei tehnici, atributele entitatilor definite se organizeaza


intr-o singura tabela de date (o tabela unica) sau intr-o singura tabela de date (o
tabela unica) sau in mai multe si se urmareste descompunerea acestor tabele in
altele, fara pierdere de informatii in scopul eliminarii anomaliilor de ordin logic si
fizic. Acest lucru se realizeaza prin parcurgerea a o serie de etape, de normalizare,
prin care se trece de la o forma normala la alta.

In cazul nostru, pentru simplificarea programarii, tabelele rezultate


sint in foma normala unu.

IV. 5 Proiectarea tehnologiilor de prelucrare

a datelor

Tehnologia de prelucrare a datelor poate fi definita ca ansamblul


procedeelor, metodelor si mijloacelor utilizate in domeniul prelucrarii automate a
datelor, avind ca scop final obtinerea unor tabele, liste sau a altor situatii de iesire.
Acestea contin informatii necesare fundamentarii deciziilor si controlul executiei,
ajuta in acelasi timp la executarea unor operatii si activitati.

Ea poate fi considerata ca un proces de interconditionare dintre


metode si reguli bine stabilite, pe de o parte, si principalele categorii de resurse
specifice, pe de alta parte ( personal, tehnica de calcul, pachete de programe, etc.),
in scopul obtinerii unor informatii in concordanta cu cerintele sistemului
informational.

Obiectivele urmarite in proiectarea, organizarea si utilizarea


tehnologiei de prelucrare automata a datelor sunt subordonate obiectivului principal
al sistemului informational : asigurarea furnizarii din procesul de prelucrare a
datelor, a informatiilor necesare si suficiente, de calitate corespunzatoare, in timp
util si cu cost minim pe unitate de informatie prelucrata si modificata. Totodata, se
urmareste si indeplinirea obiectivelor secundare, printre care se enumera:

- utilizarea eficienta a resurselor implicate;

-
asigurarea calitatii corespunzatoare a informatiilor si pastrarea acesteia pe
tot parcursul intregului flux, pina la obtinerea situatiilor finale;

-
urmarirea realizarii unui timp minim de culegere, prelucrare si
transmitere a datelor;

- pastrarea flexibilitatii sistemului, cu posibilitatea introducerii rapide a


eventualelor imbunatatiri in organizarea si utilizarea resurselor implicate.

Operatiile tehnologice utilizate pentru procesul de prelucrare a datelor


pot fi grupate in :

- operatii tehnologice de pregatire a datelor in vederea prelucrarii


automate a acestora;

- operatii tehnologice de prelucrare propiu-zisa a datelor;

- operatii tehnologice de redare a rezultatelor obtinute din


prelucrare;

Din prima categorie se pot enumera urmatoarele operatii efectuate la


depozitul de materiale:

- operatii de culegere si inregistrare a datelor;

- operatii de codificare a datelor de intrare (codificarea furnizorilor,


clientilor, materialelor);
- operatii de transpunere a datelor pe suporti tehnici ce permit citirea
automata;

- operatii privind corectarea erorilor si constituirea fiselor cu date


corecte.

Ca operatii de prelucrare a bazelor de date se pot enumera: stabilirea


unor relatii intre bazele de date functie de procedurile care le apeleaza,
centralizarea datelor la sfirsitul fiecarei luni, etc.

In ultima categorie intra listarea la imprimanta a unor rapoarte


(situatia stocurilor de materiale, situatia vitezei de rotatie a stocurilor de materii
prime si materiale, etc.)

In continuare, pentru exemplificarea procedurilor si a fluxului


tehnologic se prezinta fluxul tehnologic de obtinere a documentului Nota de intrare
receptie.
V. Elaborarea programelor

Este etapa finala de realizare a sistemului informatic, care se bazeaza


pe iesirile din celelalte etape ale proiectului, transpunindu-le intr-un algoritm ce
poate fi transpus intr-un limbaj de programare.

In cadrul acestei etape se termina construirea sistemului informatic,


dupa care urmeaza implementarea lui. Ca parte finala in proiectarea sistemelor
informatice, aceasta etapa va beneficia de rezultatelor etapelor anterioare.

In cadrul etapei se elaboreaza structura programelor, algoritmii de


prelucrare si transcrierea algoritmilor intr-un limbaj de programare.

In etapa de proiectare de detaliu a sistemului infomatic s-a constatat


existenta mai multor tipuri de fisiere si activitati necesare bunei desfasurari a
aplicatiei. Se poate realiza o grupare a fisierelor functie de procedurile care le
folosesc. De exemplu procedura proc8 care realizeaza introducerea de materiale in
depozit din factura furnizorlui foloseste fisierele document, nirfact, articole, furnizor,
dar nu foloseste fisierele folosite la scoaterea din magazie a materialelor. Totodata,
in etapa de analiza s-a constatat ca un anumit set de baze de date este mai folosit
decit altul.

Metoda de programare utilizata a fost programarea structurata,


tehnica de programare fiind top-down. Meniul principal, functie de optiunea
utilizatorului actioneaza un anumit modul existind o separatie clara intre module.

Aplicatia este conceputa pe trei niveluri:


- Nivelul zero- Meniul principal

- Nivelul 1 - Actualizari, Consultari, Liste si Utilitare

- Nivelul 2

In cadrul modulului Actualizari fac parte submodulele PROC1


(Actualizare gestiuni), PROC2 (Actualizari grupe de materiale), PROC3 (Actualizari
materiale), PROC4 (Actualizari furnizori), PROC5 (Actualizari beneficiari), PROC6
(Informatii materiale), PROC7 (Setare stocuri initiale), PROC8 (Documente
materiale -Intrari/Iesiri de materiale).

In cadrul modulului Consultari fac parte submodulele PROC9


(Stocuri/Gestiuni), PROC10 (Stocuri cu miscare lenta), PROC11 (Dimensionare
stocuri prin metoda Wilson), PROC12 (Dimensionare stocuri cu posibilitate de
ruptura a stocului), PROC13 (Stocuri supranormative), PROC14 (Viteza de rotatie a
materialelor).

In cadrul modulului Liste se intilnesc submodulele PROC 15


(Stocuri/Gestiuni), PROC16 (Fise de magazie), PROC17 (Consumuri in luna/puncte
de lucru), PROC18 (Livrari produse/furnizori), PROC19 (Preturi/Articole), PROC20
(Grupe de materiale), PROC21 (Beneficiari), PROC 22 (Furnizori), PROC23 (Lista de
articole).

Interfata cu utilizatorul (meniul) este prezentat in continuare:

ACTUALIZARI
ACTUALIZARI CONSULTARI
CONSULTARI LISTE
LISTE UTILITARE
UTILITARE IESIRE
IESIRE

Gestiuni Stocuri/Gestiuni
Stocuri/Gestiuni
Directionare LISTE

Grupe de materiale Stocuri/Articole


Fise de magazie
Intretinere fisiere

Articole - Materiale Stocuri cu


Consumuri
miscare lenta
in luna/Punct
Salvare
dezilnica
lucru de date

Furnizori Dimensionare stocuri


Livrari -produse/Furnizori
Wilson Inchidere luna/An

BeneficiariDimensionare stocuri -Preturi/Articole


ruptura de
stoc
Informatii materiale Grupe de materiale
Viteza de rotatie a materialelor
Setare stocuri initiale Beneficiari
Stocuri supranormative
Documente materiale Furnizori

Lista de materiale
Faptul ca programul utilizeaza multe proceduri si videoformate atrage
dupa sine un numar mare de variabile folosite. Totodata, in faza de proiectare a
intrarilor, a machetelor documentelor si a videoformatelor s-a constatat necesitatea
ca unele variabile sa fie recunoscute pe o parte mai mare a programului, indiferent
de numarul de proceduri prin care se trece. O posibilitate ar fi fost folosirea de
variabile locale, acestea fiind transmise explicit prin apelurile de proceduri . S-a
constatat ca nu este o solutie buna deoarece, pe de o parte apelurile de functii sau
proceduri ar fi fost destul de lungi, partea de declarare a parametrilor ar fi fost
mare, iar pe de alta parte ar fi necesitat o foarte mare atentie deoarece prin simpla
inversare a parametrilor in lista de parametri ar fi atras dupa sine
nefunctionalitatea corecta a programului. De aceea s-a ales o a doua varianta si
anume folosirea de variabile globale.

Un aspect important al oricarui program este acela ca interfata cu


utilizatorul sa fie cit mai prietenoasa : sa prezinte un aspect placut, informatii
ajutatoare despre ceea ce se executa, usurinta in utilizare, din acest punct de
vedere exista doua posibilitati: creearea interfetelor definite explicit, sau cu ajutorul
componentei Screen Builder a mediului de programare FoxPro.

Prima solutie este mai greoaie deoarece presupune definirea


ferestrelor, activarea si dezactivarea lor in mod explicit. Pot apare astfel probleme
din cauza nedezactivarii sau a definirii gresite a unei ferestre.

Componenta Screen Builder da posibilitatea construirii facile de


videoformate si mai ales de modificat, existind totusi inconvenientul: daca liniile de
cod scrise intr-un screen contin erori ce apar abia la executie, mesajul de eroare nu
indica explicit locul acesteia ci numai tipul erorii. In concluzie este recomandata
scrierea cit mai putin cod in cadrul unui screen.

Pentru exemplificarea modului de functionare a programului voi


prezenta modul de introducere a facturii de intrare si a bonului de consum.

VI. Implementarea programelor

Principalele obiective ale etapei de implementare sunt:

- experimentarea noului sistem;

- finisarea noului sistem;

- punerea in functiune;

Obiectivele pe care trebuie sa le realizeze implementarea unui sistem


informatic, fac ca momentul punerii in functiune sa se identifice cu momentul
trecerii in exploatare a sistemului informatic respectiv. Dupa momentul punerii in
functiune, nu este normal sa se admita intreruperea mentinerii in exploatare a
componentelor sau a sistemului respectiv.

Principalele grupe de activitati ce trebuie realizate in aceasta etapa


sunt:
1. Asigurarea conditiilor de punere in functiune

2. Punerea in functiune a procedurilor manuale si automate

1. Asigurarea conditiilor de punere in functiune

Implementarea sistemului informational proiectat depinde de conditiile


de punere in functiune. Asigurarea acestor conditii presupune in principal,
urmatoarele activitati:

A. Difuzarea instructiunilor de executare a procedurilor manuale si


automatizate

Aceste instructiuni au rolul de a da posibilitatea operatorului sa


cunoasca procedurile manuale sau automate ce urmeaza sa le execute. Acestea
cuprind:

- prezentarea succinta a aplicatiei;

- prezentarea noilor documente si a instructiunilor de completare;

- prezentarea situatiilor (rapoarte, vizualizari, videoformate, etc) de


iesire, a instructiunilor de folosire si interpretare a acestora.

Pentru persoanele ce se ocupa cu prelucrarea informatiilor,


instructiunile se refera la:

- modalitatile de prezentare si recunoastere a documentelor primare si


a situatiilor cu rezultate finale;

- modalitati de operare a acestora si de interventie in cazul unor


incidente ce pot apare in timpul executiei programului.

B. Instruirea personalului utilizator

Sensibilizarea utilizatorilor in probleme de informatica urmareste sa


aduca la cunostinta acestora posibilitatile tehnicii de calcul, avantajele ei si noua
disciplina impusa. In acelasi timp trebuie efectuata si o pregatire psihologica a
acestora, ce are drept scop convingerea ca introducerea tehnicii de calcul nu
urmareste reducerea personalului muncitor ci a usurarii muncii acestuia.

Astfel, pentru instruirea personalului utilizator se va organiza un curs


de initiere, in care se va explica cum va functiona programul, inclusiv invatarea
programelor utilitare care exista intr-un calculator, fara de care programul nu
ppoate functiona.

C. Asigurarea resurselor hard.

Are in vedere stabilirea necesarului de echipamente de calcul pentru


buna desfasurare a programului.
Se considera necesar existenta unui calculator PC 486/66Mhz, 4Mb
RAM, si a unei imprimante matriciale OKI Microline 386, aceasta fiind configuratia
minima. Optional calculatorului i se poate atasa o placa de retea in vederea
extinderii sistemului informatic in cadrul firmei si crearea unei de retele de
calculatoare.

D. Asigurarea conditiilor organizatorice necesare

Acest punct se refera la conditiile ce trebuiesc asigurate pentru


implementarea noului sistem, respectiv la asigurarea transpunerii in practica a
modificarilor organizatorice preconizate in etapa de proiectare.

E. Asigurarea fondului informational

Acest punct presupune pregatirea datelor reale si incarcarea bazelor


de date in vederea testarii si punerii in functiune a noului sistem. In aceasta etapa
se vor face teste asupra fiecarei optiuni din meniu, cu verificarea exactitatii
acestora din punct de vedere al validarii datelor, operarii corecte pe bazele de date
respective, etc.

2. Punerea in functiune a procedurilor manuale si automate

Punerea in functiune a procedurilor manuale si automate presupune sa


fie indeplinite urmatoarele conditii: sa fie instalat mediul de lucru FoxPro pe
calculatoare, utilizatorii sa fie instruiti in folosirea noilor programe, etc.

Pentru eliminarea eventualelor lipsuri si deficiente s-a hotarit


functionarea simultana a celor doua sisteme pe o perioada de o luna.

VII. Analiza eficientei economice a sistemului

informatic realizat

Principalele argumente ale acestui sistem sunt:

- sporul de precizie a datelor obtinut prin: automatizarea construirii


codurilor, tratarea in mod unitar a acestora, posibilitati de corectie, disciplina
impusa, etc.

- usurinta cu care se realizeaza operarea documentelor intocmite


manual;

- usurinta de a corecta greselile facute datorita posibilitatilor


superioare de editare a documentelor;
- obtinerea facila a unor documente de iesiri complexe, cerute de
conducerea unitatii, documente ce au un rol in fundamentarea deciziilor.

Urmatorul set de indicatori este considerat ca fiind capabil sa reflecte


elementele suficiente pentru formularea tehnico-economica a variantelor Sistemului
Informatic si a componentelor sale functionale:

-> Coeficentul de satisfacere a cerintelor functionale;

-> Coeficentul timpului de raspuns;

-> Coeficentul eficientei economice;

-> Coeficentul timpului de recuperare;

-> Coeficentul timpului de raspuns;

1. Coeficentul de satisfacere a cerintelor functionale

Este un grad de utilitate al lucrarilor executate in Sistemul Informatic.


Acest coeficent are diverse valori pentru treptele piramidei ierarhice ale conducerii
existente in unitate.

Pentru realizarea acestui indicator, care sa estimeze masura in care o


varianta a sistemului informatic satisface cerintele informationale alese se va
urmari raportul: calitatea informatiilor proiectate a fi furnizate de sistemul
informatic si cantitatea informatiilor reale.

2. Coeficentul timpului de raspuns

Frecventa deciziilor si actiunilor sistemului de conducere depinde de


durata lucrarilor cu caracter informational sau de raspuns a componentelor
sistemului informatic (tri) si perioada aferenta desfasurarii proceselor de conducere
(tec) compus din durata elaborarii deciziei si cea a punerii in aplicare a ei. Conditia
minima necesara pentru asigurarea functionarii stabile a unitatii:

tra=tri + tec

In cazul optimizarii conditiilor tehnico-organizatorice rezulta

tri<=tra - tec

tri- reprezinta durata elaborarii lucrarilor cu caracter informational sau


de raspuns a componentelor.
Pentru omogenizarea factorilor ce influenteaza nivelul tehnico-
economic a unui sistem informatic se utilizeaza coeficentul timpului de raspuns.

kr=tri(tra - tec)

3. Coeficentul eficientei economice

Se noteaza cu Ke si se prezinta ca un raport intre suma efectelor


economice potentiale la nivelul unui an (Ea) si resursele informatice (Cr)

Ke=Ea/Cr

4. Coeficentul duratei de recuperare

Este un indicator complementar de fundamentare tehnico-economica a


variantelor de realizare a sistemului informatic din punct de vedere al posibilitatilor
de perfectionare a sistemului informatic corelat cu ciclul de dezvoltare al resurselor
informatice.

Reprezinta raportul intre resursele proiectate a fi utilizate si efectele


economice potentiale totale pe durata ciclului de viata a sistemelor informatice.

Kd=Cr/(D * Ea)

D - reprezinta durata de viata;

Cr - reprezinta resursele informatice;

Bibliografie:

1. Ion Lungu, Gheorghe Sabau - Sisteme informatice


pentru Traian Surcel, Constanta
Bodea conducere

2. Gheorghe Baisan, Mihai Pricop - Managementul


aprovizionarii si
desfacerii

3. Ion Lungu, Constanta Bodea - Baze de date

Georgeta Badescu, Cristina Ionita

4. Gabriel Dima, Mihai Dima - Fox Pro