UNIVERSITATEA 1 DECEMBRIE 1918, ALBA IULIA FACULTATEA DE TIINE SPECIALIZAREA: SISTEMUL INORMAIONAL CONTABIL N ASISTAREA DECIZIILOR MANAGERIALE

STUDIU DE CAZ PRIVIND STOCURILE SI GESTIUNEA ACESTORA LA NIVELUL SC INTERTRANS BALASTIERA SRL

Masteranzi: OANA JANINA MARIA MIRON(MONEAG) LUCIA-MARIA SICADM ANI

-2011CAPITOLUL 2 GESTIUNEA STOCURILOR

2.1. NOIUNI GENERALE CU PRIVIRE LA STOCURI Stocurile reprezint cantiti de resurse materiale sau produse (finite sau ntr-un oarecare stadiu de fabricaie) acumulate n depozitele de aprovizionare ale entitilor ntrun anumit volum i o anumit structur, pe o perioad de timp determinat, n vederea unei utilizri ulterioare. Stocul mai poate fi definit i ca o rezerv de material destinat s satisfac cererea beneficiarilor, acetia identificndu-se, dup caz, fie unui proces de fabricaie (stocuri de materii prime sau de semifabricate), fie unei clientele (stoc de produse finite), fie unui serviciu de ntreinere (articole de consum sau piese de schimb), fie unui serviciu dup vnzare (piese detaate). Deci i stocurile, ca active, trebuie recunoscute atunci cnd: - reprezint o resurs controlat sau controlabil de ntreprindere i deci, ntreprinderea i asum riscurile i avantajele aferente deinerii stocurilor; - este probabil s genereze beneficii economice viitoare, att la intrare ct i la ieire pentru ntreprindere; - are un cost sau o valoare care poate fi determinat/ evaluat n mod credibil. n mod normal, recunoaterea stocurilor nu constituie o problem pentru profesionistul contabil. Exist ns cazuri n care forma juridic a tranzaciilor nu reflect realitatea economic. n condiiile n care, prin aplicarea raionamentului profesional, rezult c unei anumite operaiuni i sunt aplicabile prevederile principiului prevalenei economicului asupra juridicului, este necesar recunoaterea stocurilor ca active potrivit acestui principiu1. Atunci cnd este imposibil s se estimeze beneficiile economice viitoare, nu este recunoscut stocul, ci se recunoate o cheltuial a perioadei. n aceast situaie se ncadreaz stocurile ce se achiziioneaz n mod ocazional sau cele nestocabile. Momentele n care se realizeaz recunoaterea stocurilor sunt urmtoarele: la achiziie, la obinere din producie, la aport la capitalul social sau la primirea prin donaie i subvenii guvernamentale. Momentele n care se realizeaz derecunoaterea stocurilor sunt acele momente n care se realizeaz vnzarea sau ieirea din ntreprindere prin diferite ci (donaie, aport la capitalul altor ntreprinderi, pierderi din calamiti, exproprieri etc.). n sens larg, stocurile sunt, conform definirii din Standard, elemente ce cuprind toate activele achiziionate pentru: - revnzare (inclusiv terenuri i mijloace fixe, n cazul ntreprinderilor ce au ca obiect de activitate comerul cu astfel de active); - a fi folosite la obinerea de active n scopul vnzrii, toate acestea n condiiile normale a activitii ntreprinderii.

Ghid pentru nelegerea i aplicarea IAS 2 STOCURI, Editura CECCAR, pag.41

Conform ciclului de exploatare ce este influenat de specificul activitii desfurate, n categoria stocurilor2 se includ: 1) mrfuri i alte active aprovizionate i deinute pentru a fi revndute, inclusiv pmnturile i proprietile deinute de ctre un dealer pentru a fi revndute; 2) materiile prime, ce sunt aprovizionate i depozitate i care urmeaz s participe direct la fabricarea produselor, constituind esena acestora, regsindu-se n produse integral sau parial, fie n starea lor iniial, fie transformat; - materialele consumabile (materiale auxiliare, combustibili, materiale pentru ambalat, piese de schimb etc.) i alte intrri de natur material ce sunt depozitate i urmeaz a fi utilizate n procesul de producie i care particip sau ajut la desfurarea procesului de producie/exploatare fr a se regsi, de regul, n produsul, lucrarea sau serviciul realizat; 3) produse industriale, respectiv: semifabricate produse al cror proces tehnologic a fost terminat ntr-o secie (faz de producie) i care trec n continuare n procesul tehnologic al altei secii (faze de fabricaie) sau se livreaz terilor; produse finite produse care au parcurs n ntregime fazele procesului de fabricaie i nu mai au nevoie de prelucrare ulterioar n cadrul unitii, putnd fi depozitate n vederea livrrii sau expediate direct clienilor; rebuturile, materialele recuperabile i deeurile; 4) produsele agricole dup recoltare care fac obiectul prelucrrii industriale; 5) ambalaje, care includ ambalaje refolosibile, achiziionate sau fabricate, destinate produselor vndute i care, n mod temporar, pot fi pstrate la teri cu ocazia restituirii n condiiile prevzute n contract; 6) producia n curs de execuie rezultat din procesul de producie, reprezentat de producia care nu a trecut prin toate fazele (stadiile) de prelucrare, prevzute n procesul tehnologic, precum i produsele nesupuse probelor, recepiei tehnice sau necomplete n ntregime, precum i lucrrile i serviciile n curs de execuie. Dei stocurile sunt considerate resurse neactive, este necesar, n mod obiectiv, s se recurg la constituirea de stocuri bine dimensionate, pentru a se asigura ritmicitatea produciei, execuiei lucrrilor sau prestrii serviciilor. Obiectivitatea formrii stocurilor este justificat de aciunea mai multor factori care le condiioneaz existena i nivelul de formare, astfel: - contradicia dintre specializarea produciei i caracterul nespecializat al cererii; - diferena spaial dintre producie i consum; - caracterul sezonier al produciei sau consumului; - periodicitatea produciei i consumului,a transportului; - necesitatea condiionrii materiilor prime i materialelor naintea intrrii lor n consum; - necesitatea executrii unor operaii specifice pentru a nlesni procesul de livrare sau consum al materialelor (recepie, sortare, marcare, ambalare-dezambalare, formarea loturilor de livrare, pregtirea materialelor pentru consum etc.); - necesitatea eficientizrii procesului de transport.

Ghid pentru nelegerea i aplicarea IAS 2 STOCURI, Editura CECCAR, pag.45

Rolul determinant al stocurilor este evideniat de faptul c acestea asigur certitudine, siguran i garanie n alimentarea continu a produciei i ritmicitatea desfacerii rezultatelor acesteia. n privina nfiinrii gestiunilor de stocuri, doctrina contabil recomand unele criterii orientative: - volumul operaiilor de predare-primire dintr-o perioad de timp dat; n funcie de acest criteriu se stabilete numrul de gestiuni dintr-o entitate. ntr-o entitate de dimensiuni reduse poate fi nfiinat o singur gestiune pentru toate stocurile pe care le deine, iar ntr-o entitate de dimensiuni mari este necesar s se nfiineze gestiuni specializate pe principalele categorii de stocuri. - volumul, suprafaa i amplasamentul spaiului de depozitare, care conduce la nfiinarea de gestiuni distincte. n funcie de acest criteriu se pot nfiina depozite centrale sau generale care deservesc ntreaga entitate sau depozite de repartizare care deservesc de regul uniti operative (secii, ateliere etc.). Gestiunea stocurilor are urmtoarele obiective: a) asigurarea unor stocuri minim necesare, asortate, care s conduc la desfurarea normal a activitii prin alimentarea continu a centrelor de responsabilitate (secii, ateliere etc.); b) prevenirea formrii de stocuri supranormative, cu micare lent sau fr micare i valorificarea operativ a celor existente (devenite disponibile); c) asigurarea unor condiii de depozitare-pstrare corespunztoare n vederea prevenirii degradrilor de materiale existente n stocuri; d) folosirea unui sistem informaional simplu, operativ, eficient, util i cuprinztor care s evidenieze n orice moment starea procesului de stocare; e) aplicarea unor metode eficiente de urmrire i control care s permit meninerea stocului n anumite limite, s previn imobilizrile neraionale. Problematica stocurilor are, n principiu dou componente, astfel: - determinarea mrimii optime a comenzii de aprovizionare; - determinarea momentului sau frecvenei optime de aprovizionare. Gestiunea stocurilor este legat de cunoaterea urmtoarelor elemente: 1. cerea de consum reprezint numrul de produse solicitate n unitatea de timp ; 2. costurile - reprezint cheltuielile ce trebuie efectuate pentru derularea procesului de aprovizionare-stocare (respectiv cele cu comandarea, contractarea, transportul, depozitarea stocarea materialelor etc.); 3. cantitatea de reaprovizionat - reprezint necesarul de aprovizionat care se stabilete n funcie de necesarul pentru consum pentru ntreaga perioad de gestiune; 4. lotul - reprezint cantitatea cu care se face aprovizionarea la anumite intervale de timp n cadrul perioadei de gestiune stabilit (trimestru, semestru, an) i care este n funcie de caracterul produciei, respectiv al cererii; 5. parametrii temporali sau specifici dinamicii proceselor de stocare sunt: perioada de gestiune determin i orizontul procesului de gestiune; intervalul de timp ntre dou aprovizionri consecutive; durata de reaprovizionare reprezint timpul ce se scurge din momentul calendaristic la care s-a emis comanda de reaprovizionare pn la sosirea n entitate a cantitii de reaprovizionat; momentul calendaristic la care se emit comenzile de reaprovizionare;

 coeficientul de actualizare. 6. gradul de prelucrare a produselor. Cu ct bunurile pstrate n stoc sunt ntr-un stadiu mai avansat de finisare, cu att mai repede pot fi satisfcute comenzile, dar cu att mai mari vor fi costurile de stocare. Cu ct produsele sunt mai puin finisate (cazul limit l constituie materia prim), cu att mia mici sunt cheltuielile de stocare, dar timpul necesar pentru livrarea unei comenzi este mai mare. Pentru a reduce influena factorilor nefavorabili este necesar s creasc stocul tampon. Variabilele care influeneaz stocurile sunt de dou tipuri: - variabile controlabile, ex: cantitatea intrat n stoc, frecvena sau momentul achiziiilor, gradul de prelucrare a produselor etc.; - variabile necontrolabile, ex.: costurile, cererea, durata de reaprovizionare, cantitatea livrat. 2.2. SISTEMUL DE DOCUMENTE JUSTIFICATIVE I ASIGURAREA EVIDENEI OPERATIVE PRIVIND STOCURILE Operaiunile privind stocurile sunt consemnate n diferite documente i evidene operative specifice, corespunztor circuitului pe care acesta l urmeaz de la intrarea n entitate, pstrarea lor n locuri specializate, trecerea prin fazele procesului productiv (n cazul unitilor productive), transformarea n produs final sau semifabricat, depozitarea i desfacerea ctre clieni. Legislaia prevede urmtoarele: deinerea cu orice titlu, de bunuri materiale, precum i efectuarea de operaiuni economice, fr s fie nregistrate n contabilitate sunt interzise. Formularele financiar-contabile, comune pe economie, care nu au regim special de nscriere i numerotare, specifice bunurilor de natura stocurilor sunt urmtoarele3: - Not de recepie i constatare de diferene (prezentnd ca i variant i pe cea specific unitilor cu amnuntul); - Bon de primire n consignaie; - Bon de consum; - Fia limit de consum; - Dispoziie de livrare; - Borderou de predare a documentelor; - Fi de magazie; - Fi de eviden a materialelor de natura obiectelor de inventar n folosin; - Registrul stocurilor; - List de inventariere. n funcie de specificul activitii, formularele i procedurile utilizate pentru evidena stocurilor pot varia de la o entitate la alta. n cadrul aceleai entiti, documentele de eviden a stocurilor sunt specifice fiecrei faze a procesului de exploatare, aprovizionare, depozitare, eliberare din depozite, prelucrare n procesul de producie i vnzare, astfel: aprovizionare, producie i desfacere.

Sorin Briciu (coord.), Contabilitatea i controlul de gestiune, Editura Aeternitas, Alba Iulia, 2010, pag.109

2.3. TIPURI DE GESTIUNE A STOCURILOR Pe baza analizei proceselor de stocare concrete se constat existena unor trsturi generale comune care permit s defineasc urmtoarele tipuri de gestiune4: 1. Gestiunea cu cerere constant la intervale egale care prevede ca reaprovizionrile pentru rentregirea stocului curent s se fac n loturi egale din punct de vedere cantitativ. Acest tip de gestiune are n vedere i posibilitatea epuizrii stocului curent i ntrzierii rentregirii lui n cadrul unor cicluri de aprovizionare, fapt pentru care se prevede formarea i utilizarea stocului de siguran; dimensiunea acestuia va reprezenta i nivelul de alarm cu rolul de declanator al aciunilor de urgentare a rentregirii stocului curent. Fiind considerat tipul clasic de gestiune el este utilizabil cu eficien mare n cazul ntreprinderilor cu un nomenclator constant de fabricaie i cu un necesar de aprovizionat ealonat uniform n timp, aa cum este cazul unitilor, constructoare de maini sau productoare de organe de asamblare, de scule i unelte, uniti cu tipul de producie n mas sau de serie mare. Este tipul de gestiune ideal, dar mai greu de aplicat datorit situaiilor limitate care ndeplinesc condiiile impuse de natura lui. 2. Gestiunea cu cerere variabil la intervale egale implic reaprovizionarea cu loturi variabile ca mrime care trebuie estimate la momentele calendaristice ti, cnd se are n vedere desfurarea aciunilor de comand-reaprovizionare; cantitatea de materiale care a mai rmas n stoc la momentele ti va fi folosit pentru acoperirea cererii de consum pe durata de reaprovizionare T. Deci, se cunosc cu certitudine momentele calendaristice de lansare a comenzilor, durata de reaprovizionare fiind de fiecare dat aceeai. Cantitatea cu care urmeaz a se face reaprovizionarea se determin prin extrapolare, pe baz de calcul probabilistic. Este un tip de gestiune dificil de condus i nu exclude posibilitatea apariiei fenomenului de lips de stoc, ca urmare, presupune formarea stocului de siguran i stabilitatea unui nivel de alarm sau de aprovizionare, de data aceasta n cadrul stocului curent, n scopul declanrii la momentul atingerii aciunilor care se impun: urgentarea aducerii partizii urmtoare, solicitarea aprobrii pentru consumul din stocul de siguran etc. Acest tip de gestiune este specific pentru estorii, unitile de confecii i tricotaje, cele productoare de mobil etc., care au un nomenclator relativ constant de fabricaie, dar care, innd seama de comenzile clienilor, trebuie s adapteze pe parcurs cererea de materiale n funcie de culori, contexturi, linia modei .a.; aceasta pentru a putea produce i constitui loturi asortate de produse ce urmeaz a fi livrate. 3. Gestiunea cu cerere variabil la intervale neegale, la care nu se cunosc momentele calendaristice (ti) de lansare a comenzilor, ele trebuind determinate prin extrapolare; problema estimrii este dificil fiind n funcie de modul n care se manifest cererea n cadrul duratei de aprovizionare. Reaprovizionrile se fac n loturi constante ca nivel, stabilite la nceputul perioadei de gestiune. Prevede formarea i a stocului de siguran al crui nivel de formare l va reprezenta i pe cel de alarm. Acest tip de gestiune este caracteristic ntreprinderilor cu un volum mare de producie nenominalizat sau prestatoare de servicii, de reparaii care produc bunuri de larg consum la cerere etc. 4. Gestiunea de tip (S,s) sau cu dou depozite se caracterizeaz prin urmtoarele: intervalele i cererile sunt variabile, lotul de aprovizionare (S) este constant, iar lansarea
4

Arcadie Hinescu, Ioan Bele, Radu Matei Todoran, Managementul aprovizionrii, Editura Risoprint, ClujNapoca, 2008, pag.54

comenzilor de aprovizionare se declaneaz n momentul cnd se atinge, n procesul micrii stocului curent (prin consumul su), un nivel de aprovizionare (Nr=s) prin care se definete de fapt momentul de reaprovizionare. Denumirea de gestiune tip (S,s) reprezint s - nivelul de reaprovizionare, iar S cantitatea (lotul) de aprovizionat. n afar de acest nivel s declanator al reaprovizionrilor, se poate stabili i nivelul de alarm peste cel al stocului de siguran ( a crei construire se prevede pentru evitarea lipsei de resurse materiale prin epuizare eventual a stocului curent). Gestiunea de tip (S,s) prezint interes fiind mai uor de aplicat datorit asemnrii n cea mai mare msur cu procesele de stocare reale din uniti economice. Optimizarea unei gestiuni de acest gen implic stabilirea celor dou niveluri s i S n aa fel nct procesul de foramre, deinere a stocurilor s se realizeze cu cheltuieli minime. Sistemele de gestiune prezentate sunt cele mai reprezentative pentru c se preteaz, n dimensionarea stocurilor la formalizri matematice complexe, cu posibilitatea lurii n calcul a numeroi factori specifici proceselor de stocare. 2.4. METODE I MODELE DE CALCUL AL STOCURILOR Dimensionarea economic a stocurilor reprezint o aciune de mare importan pentru mbuntirea situaiei financiare a unitilor din diferite sectoare de activitate; de aceast aciune depinde nemijlocit gradul de activizare care se asigur fondurilor materiale i financiar-valutare de care se dispune sau care pot fi asigurate, eficiena n deinerea stocurilor .a. Din aceste motive, pe plan general, se manifest o permanent preocupare concepndu-se noi sisteme i modele mai eficiente i de utilitate practic n gestiunea stocurilor. Dei au o structur general comun, procesele reale de stocare sunt variate, ca urmare n calculele de optimizare a nivelului de formare a stocurilor nu se poate folosi un model unic. Este deci, necesar alegerea acelui model care ia n calcul factorii concrei de influen a mrimii stocurilor pentru fiecare resurs material, n funcie de natura i caracteristicile de aprovizionare depozitare-consum. Determinrile se fac pentru fiecare tip de stoc: curent, de siguran, pentru transport intern, de condiionare. Stocul de producie (Sp) se stabilete pe fiecare tip de resurs prin nsumarea elementelor care l compun, respectiv a stocului curent (Scr), n curs de transport (Str), de siguran (Ss), de condiionare (Scd), de transport intern (Stri): Sp = Scr + Str + Ss + Scd + Stri Avnd n vedere nivelele semnificative (de maxim, mediu, minim) pe care le nregistreaz stocul curent n procesul consumului din cadrul acestuia pe parcursul intervalului dintre dou rentregiri succesive ale lui, acest tip de stoc va determina o evoluie similar i a celui de producie care va cpta prin micare aceleai nivele. Nivelele stocului de producie sunt condiionate numai de cele ale stocului curent. Constana nivelului de formare va fi specific numai stocului de siguran i de condiionare. nsumarea se face dup analize prealabile ale necesitii constituirii distincte a stocurilor de siguran, de condiionare i pentru transport intern. 2.5. EVALUAREA STOCURILOR

Evaluarea stocurilor ridic o serie de probleme, probleme ce se impun a fi soluionate ntr-o manier unitar pentru toate ntreprinderile, aceasta pentru: a se determina o valoare ct mai credibil, indiferent de specificul activitii; a permite comparabilitate structurii stocurilor i valorii acestora din ntreprinderi diferite. Evaluarea stocurilor se realizeaz, de regul, la cost, aceasta fiind cea mai credibil/corect baz de evaluare. Cu toate acestea, aceast valoare atribuit stocurilor poate fi, n anumite cazuri, prezentat n situaiile financiare la o valoare mai mic dect costul stocurilor, conform principiului prudenei. Diminurile costurilor stocurilor pot fi cauzate de deteriorri fizice, nvechire sau reducerea nivelului preurilor, ceea ce genereaz valori de pia sub nivelul costurilor i apare o pierdere. Aceast pierdere se poate evidenia prin reducerea valorii stocurilor, adic a costului, la nivelul valorii de pia. Valoare de pia reprezint suma pe care ntreprinderea ar trebui s o plteasc n prezent pentru acelai stoc, cumprat de la furnizorii obinuii i n cantitile obinuite. Valoarea realizabil net este preul de vnzare estimat ce ar putea fi obinut pe parcursul desfurrii normale a activitii, mai puin costurile estimate pentru finalizarea bunului i a costurilor necesare vnzrii. Stocurile trebuie evaluate la valoarea cea mai mic dintre cost i valoarea realizabil net. Metodele de tip parial i evaluarea stocurilor Orice metod de tip parial determin un cost parial (variabil, direct sau specific) pe produs, astfel c i stocurile de la finele perioadei sunt evaluate la acelai cost parial. Reglementrile legale i fiscale impun ns evaluarea stocurilor n contabilitatea financiar la costul complet efectiv. Pentru acesta trebuie adugat costului parial o cot parte din costurile nerepartizate i urmrite global (fixe, indirecte). Pentru a regsi rezultatul global din contabilitatea financiar n cazul metodei Direct Costing, de exemplu, trebuie luat n considerare cota-parte a costurilor fixe ce vin s greveze costul variabil al produciei din stoc, ca o diferen de ncorporare, conform relaiei: RG = M/CV CF ale perioadei (CFSI CFSf) Contul de rezultate din contabilitatea financiar poate fi reprezentat, ntr-o form simplificat i doar pentru activitatea de exploatare, astfel: Costul complet aferent produselor Cifra de afaceri (aferent produselor fabricate: vndute) produselor vndute Producia stocat evaluat n cost produselor stocate complet REZULTATUL contabilitii financiare Producia stocat din creditul contului de Rezultate de fapt anuleaz costul produselor socate din debitul contului, care nu genereaz rezultat dect n momentul comercializrii lor. Rezultatul obinut n contabilitatea de gestiune, prin metoda costurilor variabile, se obine n felul urmtor: Cifra de afaceri (aferent produselor vndute) - Costul de producie variabil (aferent produselor vndute)

= Marja pe costurile variabile ale produselor vndute - Costurile fixe ale perioadei = REZULTATUL Contabilitii de gestiune Costurile fixe ale perioadei sunt n contabilitatea financiar repartizate ntre produsele vndute i cele stocate, iar n contabilitatea de gestiune (utiliznd metoda Direct Costing) aceste costuri sunt suportate n totalitate de produsele vndute. Partea costurilor fixe aferente produselor stocate creeaz o diferen de ncorporare pentru a regsi egalitatea rezultatelor din cele dou circuite de organizare a contabilitii. Pentru a stabili concordana se procedeaz la urmtoarea ajustare: REZULTATUL Contabilitii de gestiune - Costurile fixe incluse n variaia stocurilor (STOC INIIAL STOC FINAL) REZULTATUL Contabilitii financiare Utilizarea imputrii raionale n evaluarea stocurilor Reglementrile actuale preconizeaz utilizarea costului raional n evaluarea stocurilor de produse, care s conin deci numai acele elemente care intervin normal n formarea sa, excluznd eventualele pierderi din rebuturi, risip etc. Partea costurilor fixe neimputate va fi ataat exerciiului n care a fost constatat subactivitatea. n revan, ns, n perioada de supraactivitate, utilizarea costului raional contravine principiului prudenei, deoarece ar trebui ca evaluarea stocurilor s fie fcut la un cost superior costului real. Aplicarea imputrii raionale pentru evaluarea stocurilor permite evitarea supradimensionrii artificiale a rezultatului ntreprinderii i ataarea costului subactivitii exerciiului care l-a generat. n absena imputrii raionale, costul complet efectiv conine o proporie superioar de costuri de structur atunci cnd capacitatea este subutilizat, astfel spus, se stocheaz o parte din costurile fixe dac n evaluarea stocurilor se utilizeaz costul complet efectiv.

BIBLIOGRAFIE 1) Briciu Sorin (coord.), Cpuneanu Sorinel, Rof Letiia Maria i Topor Dan, Contabilitatea i controlul de gestiune, Editura Aeternitas, Alba Iulia, 2010 2) Epuran Mihail, Bbi Valeria, Grosu Corina, Contabilitate i control de gestiune, Editura Economic, Bucureti, 1999 3) Hinescu Arcadie, Bele Ioan, Todoran Radu Matei i Dragolea Larisa, Managementul aprovizionrii, Editura Risoprint, Cluj-Napoca, 2008 4) Ghid pentru nelegerea i aplicare IAS 2 STOCURI, Editura CECCAR, Bucureti, 2004 5) *** Legea 82/1991 - Legea contabilitii actualizat la data de 01 septembrie 2010 6) http://www.gestiune-stocuri.ro

10