Universitatea Romano-Americana Informatic-Manageriala

Facultatea

PROIECT PROIECTAREA SISTEMELOR INFORMATICE

Student Grupa Scutaru RazvanConstantin Cuprins

638

Capitolul I ... 3 1.1 Studiul si analiza sistemului existent .. 3

Proiectarea si realizarea unui sistem informatic pentru activitatea de aprovizionare-distributie produse electronice la S.C. EMAG S.A. Capitolul 1 1.1 Studiul si analiza sistemului informatic existent la S.C. EMAG S.R.L.
S.C. EMAG S.A. a fost nfiinat n anul 2001 in baza legii 31/1990 privind activitatea societilor comerciale in Romnia.

nregistrat la Registrul Comerului cu numarul J40/372/2002 ,aceasta are codul fiscal CFR 34387649 care va fi folosit n toate documentele emise de societate sau ctre societate. Sediul societatii este in Calea Crngai nr. 42-44 ,bl. 10 ,parter ,sector 6 Bucureti. Firma este lider pe piaa online de desfacere a produselor electronice si de IT nc din anul 2006 pana n acest an inclusiv. Societatea se constituie pe o perioad de timp nelimitat, cu ncepere de la data nmatriculrii in Registrul Comerului. Capitalul social al S.C. EMAG S.R.L. este in valoare de 10.000.000.000 de lei vechi, reprezent 1000 parti sociale in caloare de 10.000.000 lei vechi fiecare.

1.2 Obiectul de activitate al societii

S.C. EMAG S.R.L. are ca principal obiect de activitate distribuia produselor electronice i IT la sediul firmei din Bucureti. Obiectivele principale in cadrul S.C. EMAG S.R.L. sunt: Obiectivul principal obinerea unui profit ct mai mare, comercializnd produse originale si de bun calitate. Creterea cotei de pia.

Locul in sfera economic

Din punct de vedere al locului ocupat n sfera economic intern de catre S.C. EMAG S.R.L. putem vorbi despre : 1. FURNIZORI

 Acer Apple Asus BenQ Clevo Dell Fujitsu Siemens HP Lenovo LG MSI Panasonic Sony Toshiba Samsung Proncipalii furnizori de servicii cu care societatea are contracte incheiate sunt: Vodafone( servicii de telecomunicatie fix i mobile MC LAN COMPUTER(administreaz reeaua de calculatoare si administreaz baza de date a societaii) RDS(furnizor de servicii de internet) 2. BENEFICIARI Beneficiarii de produse electronice si IT sunt persoanele care vor sa-i achiziioneze un astfel de produs ct si cei care dein produse IT i vor s imbunteasc performanele acestora.Beneficiari ai acestor produse pot fi i firmele din diferite domenii care vor s le

achiziioneze in scopuri economice sau s ii imbunataeasc propriile produse IT. 3. CONCURENTI Concurentii S.C. EMAG S.R.L. sunt : Ultra Pro Computers Depozitul de Calculatoare Best Shop

1.3 Indicatorii economici

Indicatorii economici prin care putem caracteriza activitatea societii se prezint astfel : Indicatori 2001 Economici 2002 2003 2004 2005 2006 2007

Cifra de 103.26 187.44 277.10 508.99 669.13 817.80 992.72 afaceri() 0 5 9 2 9 2 4 Profitul() 24.655 43.028 74.109 143.39 193.46 223.41 334.74 1 3 0 6

Cheltuieli( 103.46 134.57 23.358 44.586 70.558 78.045 28.643 ) 4 5 Capital 105.34 16.956 34.451 42.686 59.485 83.056 91.386 propriu() 3

Din acest grafic se observ tendinta constant cresctoare a cifrei de afaceri, a profitului i a capitalului propriu. In aclasi timp se observa si o cretere a cheltuielilor din anul 2001 pana in anul 2005 , asta datorit n special deschiderii unui nou centru n oraul Timioara la sfritul anului 2004 ct i remodernizrii sediului central din Bucureti.

1.4 Studiul sistemului existent 1.4.1 Organizarea societatii beneficiare

DIRECTOR GENERAL
DIRECTOR ECONOMIC DIRECTOR MARKETING DIRECTOR COMERCIAL SERVICIUL MARKETING
DEPARTAMENT APROVIZIONARE DEPARTAMENT DESFACERE COMPARTIMENT FINANCIAR-CONTABIL

SERVICIUL FINANCIAR

SERVICIUL CONTABIL PERSONAL SERVICIU

GESTIUNI

DIRECTOR VANZARI

PERSONAL SERVICIU

DEPARTAMENT TRANSPORT

Fig. 1 Structura organizatoric a S.C. EMAG S.R.L. Structura organizatoric a societii S.C. EMAG S.R.L. se prezint pe doua niveluri decizionale:sistemul de conducere i sistemul condos. Ea este prezentata in organigrama de mai sus. Activitiile proprii S.C.EMAG S.R.L. se desfoar cu for de munc proprie, angajat cu contract de munc individual.Astfel,societatea dispune de 36 de angajai. Din numarul total al angajailor, 7 persoane fac parte din sistemul de conducere iar restul de 29 fac parte din sistemul condus.

1.4.2 Studiul sistemului de conducere

Sistemul de conducere al S.C. EMAG S.R.L. este reprezentat de Directorul General si de cei trei directori aflati in subordinea acestuia, si anume: Directorul Economic Directorul de Marketing Directorul Comercial Direcorul General

 Monitorizeaz rezultatele financiare, indicatorii de performant i identific sectoarele care necesit reduceri de costuri sau programe de dezvoltarelta natura ale societatii comerciale, permitandu-I acesteia un grad mare de flexabilitate, adaptare la mediu si reorganizare; Organizeaza si conduce, prin factorii de decizie, toate activitatile tehnice, economice, sociale si de Directorul Economic Colaboreaza la intocmirea situatiilor financiare si contabile la nivel de societate; Colaboreaza la tinerea corecta si la zi a evidentei financiare si contabile Duce la indeplinire sarcinile stabilite pe cale ierarhica. Organizeaza, coordoneaza, dezvolta si raspunde de desfasurarea in mod eficient a activitatii financiar-contabile a societatii conform obiectivelor manageriale ale companiei precum si dispozitiilor legale in vigoare Directorul de Marketing Reprezinta compania in relatia cu partenerii (furnizori sau clienti) ; Dezvolta portofoliul de clienti (prospectare, ofertare, negociere) si indeplineste targetul stabilit; Negociaza contractele cu furnizorii;

 Participa activ la sedintele de analiza si raportare a activitatii Directorul Comercial Atribuii: supravegheaz procesul de stocare-transportaredistribuire a produselor ntocmete rapoarte zilnice cu produsele din stoc si cele distribuite Obligatii: raporteaz consumurile centralizat si la nivel de secie sesizeaz deficienele ivite n procesul de depozitare-distribuire a produselor 1.4.3 Studiul sistemului condus Personalul condos este angajat in cadrul S.C. EMAG S.R.L. de catre Directorul Economic. Sistemul condus al societatii este format din : Structura personalului: structura pe grupe de varsta: 19-30 ani 10 angajati; 31-40 ani 6 angajati; 41-50 4 angajati. structura pe sexe: barbati 16 angajati; femei 4 angajati.

 dupa pregatirea profesionala: cu studii superioare 10 angajati; fara studii superioare 10 angajati. SERVICIUL APROVIZIONARE Atributiile Departamentului de Aprovizionare sunt: aprovizioneaza societatea cu echipamente electronice si I.T. SERVICIUL DESFACERE Atributiile Departamentului de Desfacere sunt: comercializarea produselor electronice si de I.T.(calculatoare, componente, televizoare, etc.). SERVICIUL FINANCIAR-CONTABIL: Serviciul Financiar efectueaza analize si studii privind potentialul financiar al companiei, eficienta utilizarii fondurilor financiare, cresterea rentabilitatii si a altor indicatori financiari; urmareste respectarea de catre subordonati a politicii si procedurilor firmei, precum si a standardelor de performanta; acolo unde este cazul reprezinta firma in relatia cu autoritatile si partenerii de afaceri; pe baza Fisei de Pontaj lunare, primita de la Departamentul Resurse Umane, intocmeste statele de plata;

 raporteaza Directorului Economic situatia financiara curenta. Serviciul Contabil conduce, cooordoneaza si raspunde de activitatea compartimentului financiar-contabil in conformitate cu legislatia in vigoare; urmareste inregistrarea cronologica si sistematica a datelor contabile in evidentele societatii; analizeaza rezultatele financiare; intocmeste analize financiare periodice; raspunde de modul de indeplinire a sarcinilor de serviciu de catre personalul din subordine; evalueaza periodic din punct de vedere profesional personalul din subordine; aduce la cunostinta persoanelor din subordine modificarile legislative si verifica aplicarea corecta a acestora. Personal Serviciu urmaresc si inregistreaza incasarile de la clienti; inregistreaza zilnic in contabilitate operatiunile cu privire la aprovizionareadistribuirea de produse finite; Gestiuni intocmeste N.I.R. pentru marfurile achizitionate;

 intocmeste Fisa de magazine pentru fiecare produs; DEPARTAMENTUL VANZARI Director de vanzari dezvoltarea portofoliului de clienti al firmei; identificarea si contactarea potentialilor clienti; mentinerea de relatii stranse cu clientii; raporteaza directorului de marketing evolutia comenzilor clientilor. Personal Serviciu gestioneaza comenzile clientilor; anulare comenzi/precomenzi; gestiunea corespunzatoare a procesului de distributie. DEPARTAMENTUL DE TRANSPORT Are ca angajati soferi experimentati care se ocupa cu distribuirea propriu-zisa a produselor comandate la beneficiari. 1.5 Studiul sistemului informational si a fluxurilor de date existente 1.5.1 Fluxul documentelor

1.5.2 Descrierea documentelor Studiind documentele care circula in cadrul acestei activitai, identificam urmatoarele: Contract Cerere de oferte

 Oferta Lista cerinte Cerere de achizitie Factura N.I.R. (Nota de Intrare-Receptie) Fisa magazine Comanda (Cererea de servicii) Aviz expeditie (Aviz de insotire a marfii) Bon fiscal

Contractul

Un contract este un schimb de promisiuni intre doua sau mai multe parti de a face sau a se abtine de la efectuarea unui act care este nefortat intr-o judecatorie. Cerere de oferte

Cererea de oferta este documentul care declanseaza dialogul precontractual dintre doi parteneri. Este un document intocmit de o firma care doreste achizitionarea unor produse sau sa i se presteze anumite servicii. Cererea de oferta poate fi facuta verbal sau telefonic, dar cel mai des se face prin transmiterea unui fax, scrisoare sau e-mail. Oferta

Oferta reprezinta a doua veriga in corespondenta precontractuala si este de obicei raspunsul la o cerere de oferta prealabila. Prin aceasta o companie isi exprima disponibilitatea de a vinde un produs sau de a presta un serviciu in anumite conditii. Oferta poate sa fie sau solicitata - ca urmare a unei cereri de oferta - sau nesolicitata - cand este trimisa din initiativa vanzatorului - . Oferta mai poate fi transmisa si in urma unei invitatii de oferta sau ca urmare a unui anunt publicitar. Marea deosebire fata de cererea de oferta consta in faptul ca oferta poate fi din punct de vedere juridic angajanta. Ea poate fi conditionata sub anumite conditii - vanzare, anulare, contramandare - lucruri care trebuie mentionate in taxtul ofertei. Cererea de achizitie Exprimarea scrisa a solicitarii unui client, cu scopul de a obtine anumite produse pe care le detine societatea de distributie, acceptand termenii de livrare si de plata.

Factura

Document care certifica o vanzare/cumparare de marfuri sau prestarea unui serviciu.Act justificativ intocmit de catre compartimentul comercial al agentului economic in care se consemneaza cu exactitate cantitatea, calitatea si felul marfurilor, pretul unitar, valoarea totala etc., si care sta la baza operatiunilor de vanzare - cumparare sau serveste ca document de informare fiscala, vamala etc.Document emis de vanzator cumparatorului, prin care se face dovada proprietatii bunului cumparat si a pretului platit. Factura se emite pe formulare tip, inregistrate la organele financiare. 1.5.3 Descrierea procedurilor

Pentru activitatea de aprovizionare-desfacere a produselor electronice si IT se disting urmatoarele proceduri/operatii (identificate din fluxul documentelor) : 0 Formularea cererii de oferta catre furnizorii cu care s-a incheiat un contract; 1 Se primesc ofertele de produse pe baza cererii de oferta de la furnizori; 2 Examinarea ofertelor in cadrul departamentului commercial; 3 Se transmit listele cu optiunile de achizitie finale de la departamentul comecrial catre departamentul ethnic 4 Se centralizeaza listele in departamentul achizitii 5 Este trimisa cererea de achizitie a produselor respective catre furnizorul respective; 6 Furnizorul completeaza factura si trimite marfa corespunzatoare din factura; 7 Se intocmeste nota de intrare-receptie la primirea marfii de catre departamentul gestiuni; 8 Se scrie Fisa de magazine corespunzatoare fiecarui produs; 9 Se inregistreaza toate documentele in departamentul Financiar;

10 Clientul formuleaza cererea de oferta; 11 I se raspunde acestuia cu Lista de oferte; 12 Clientul formuleaza o comanda; 13 Pe baza comenzii, la vanzarea produselor solicitate, se factureaza dupa ce sa facut plata; 14 Se inregistreaza toate documentele la departamentul Financiar; 15 Se emite bon fiscal pentru marfa vanduta; 16 Se inregistreaza bonurile fiscale in contabilitatea societatii. 1.5.4 Modelul prelucrarilor Fig. 2 Modelul Prelucrarilor pentru activitatea de aprovizionare-distributie 1.6 Arhitectura sistemului informatic 1.6.1 Schema sistemului informatic 1.6.2 Dotarea hardware si software