Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
obiect de activitate asemntor, dar care att din punct de vedere al calitii ct i din punct de vedere al preurilor practicate sunt pe o poziie inferioar firmei Butto. SC Butto SRL Iai realizeaz n medie pe luna o cifra de afaceri de cca. 800 milioane lei, cifra care se datoreaz activitii de calitate pe care o desfoar.
Vnztor- Dnil Cristina Agenti de vnzri- Brum Iulian, Dasclu Marius Mecanic de ntreinere- Cucu Gheorghe
Directorul tehnic i contabilul sunt subordonai administratorului; Gestionarul, vnztorul, agenii de vnzri i mecanicul sunt subordonai directorului
tehnic. n ceea ce priveste structura ierarhic a firmei aceasta cuprinde 5 nivele ierarhice :
nivelul 1 : AGA ; nivelul 2 : Administrator ; nivelul 3 : Director tehnic i contabil ; nivelul 4 : Gestionar, vnztor, ageni de vnzri i mecanic; nivelul 5 : depozit i magazin.
AGA
ADMINISTRATOR
DIRECTOR TEHNIC
BIROUL FINANCIARCONTABIL
GESTIONAR
VNZTOR
AGENI DE VNZRI
MECANIC
DEPOZIT
MAGAZIN
n firm sunt utilizate imprimante matriciale att la biroul contabilitate, ct i la gestionar. Imprimantele matriciale realizeaz tiprirea NLQ (Near-Letter-Quality), prin repetarea imprimrii aceleai linii. Ele sunt preferate de unitate datorit raportului pre/performane foarte bun i a faptului c asigur tiprirea n mai multe exemplare.
ncasri, diverse, tiprire i aranjare. n Liste, exist aceleai module, dar cu alte submeniuri ce efectuez alte operaiuni. Mentorul conine: diverse, nomenclatoare, intrri, interne, ieiri, imobilizri, trezorerie, contabile; Service-ul are ca submeniuri: diverse, iniializare, recuperare, avarie, nchidere, fuzionri i conversie, iar meniul. Cele mai folosite aplicaii ale acestor meniuri i submeniuri sunt: interne, intrri, ieiri, imobilizri, trezorerie i contabile.
1.3.
Proiecte informatice
n vederea dezvoltrii sistemului informatic firma i propune s realizeze urmtoarele proiecte: Achiziionarea programului Legis, care este o colecie de date de specialitate care cuprinde
toate reglementrile din ara noastr. Aceast baz de date este actualizat sptmnal, iar specialitii firmei sunt la curent cu toate noutile. LEGIS este achiziionat din exterior i cuprinde legi, decrete, circulare, hotrri, ordine, norme, regulamente, instruciuni, constituii, coduri (CODUL PENAL, DE PROCEDURA PENALA, CODUL CIVIL, DE PROCEDURA CIVILA, CODUL COMERCIAL, CODUL FAMILIEI, etc), etc., mai exact toate tipurile de acte oficiale din perioada menionat, emise de Guvern, Parlament, Presedinie, Banca Naional, Ministerul Finanelor, Comisia Valorilor Mobiliare, Ministere etc. care pot fi accesate uor i rapid. Printre avantajele acestei aplicaii se numr posibilitatea configurrii modului de realizare a nregistrrilor contabile astfel nct acestea s fie conforme cu activitatea specific a firmei. De asemenea, nu este necesar o conexiune fizic ntre calculatoarele firmei. Pachetul de programe permite introducerea datelor n fiecare compartiment i apoi transferul pe un calculator central (aflat la sediul firmei, la serviciul de contabilitate). Datele transferate sunt cuplate logic, dup cuplare avnd aceleai proprieti ca i cele introduse pe calculatorul central. Crearea unui sistem informatic on-line privind vnzrile de produse de curenie SANO, avnd ca avantaje reducerea cheltuielilor de personal; creterea vnzrilor i a profitului (atragerea de noi clieni); creterea eficienei operaiilor (pierderile de timp sunt reduse, la fel pierderile din transport sau depozitare); dezvoltarea imaginii de firm.
7
Rapoartele care se obin n urma prelucrrii datelor n cadrul sistemului informaional al mrfurilor sunt : comanda aprovizionare; raportul de gestiune; fi de magazie. Sistemul informaional al clienilor Gestionarea tuturor operaiilor de vnzare se face n cadrul sistemului informaional al clienilor. De asemenea se ine evidena clienilor prin ntocmirea rapoartelor ce conin: fie clieni, fie de ncasare, compensri acordate, discount-uri. Documentele de intrare pentru acest sistem sunt: contract de vnzare-cumprare; dispoziie de livrare; situaia facturilor nencasate Rapoartele care se obin n urma prelucrrii datelor n cadrul sistemului informaional al clientilor sunt: factur fiscal; jurnal de vnzri; nomenclatorul clienilor, facturi de ntocmit, comand
Sistemul informaional al furnizorilor n cadrul sistemului informaional al furnizorilor se gestioneaz toate operaiile de achiziionare. De asemenea se ine evidena furnizorilor prin ntocmirea rapoartelor ce conin fie furnizori, fie de plat, compensri primite, discount-uri, rabaturi primite. Documentele de intrare pentru acest sistem sunt: contractul de vnzare-cumprare; aviz de nsoire a mrfii; factura fiscal, necesar materiale, proces vebal modificat privind compensarile Documentele i rapoartele care se obin n urma prelucrrii datelor n cadrul sistemului informaional al furnizorilor sunt: comand; jurnal pentru cumprri; centralizator contracte de vnzarecumprare; nomenclator furnizori; ordinul de compensare, not de recepie i constatare diferene, proces vebal privind compensarile.
Sistemul informaional al trezoreriei Sistemul informaional al trezoreriei asigur evidena ncasrilor i plilor efectuate att n numerar ct si prin banc, precum i situaia datoriilor i a creanelor unitii. Sistemul trezoreriei preia datele din sistemul furnizorilor i al clienilor. Documentele de intrare pentru acest sistem sunt: fil C.E.C.; chitan; dispoziie de ncasare/ plat; stat de salarii; lista avans; lista contribuii; extras de cont; bilet la ordin. Documentele i rapoartele care se obin n urma prelucrrii datelor n cadrul sistemului informaional al trezoreriei sunt: ordin de plat; list facturi pltite; situaia facturilor nencasate; jurnal privind decontrile n numerar cu furnizorii, balanta analitica si fisa analitica
Sistemul informaional al contabilitii generale Sistemul informaional al contabilitii preia datele introduse n toate celelalte sisteme informaionale. Scopul acestui sistem este de a ajuta la centralizarea tuturor tranzaciilor financiar- contabile ale unitii, de a sintetiza modificrile de active, obligaiile i venitul net al firmei prin ntocmirea jurnalelor, rapoartelor i situaiilor financiare. Documentele de intrare pentru acest sistem sunt: notele contabile; jurnal de cumprri/vnzri. Rapoartele care se obin n urma prelucrrii datelor n cadrul sistemului informaional al contabilitii generale sunt: declaraie privind obligaiile de plat la bugetul general consolidat;fis de cont; balana de verificare; bilanul; contul de profit i pierdere; registrul jurnal Sistemul informaional personal- salarizare Sistemul salarizare preia datele despre angajai, concediile de odihn, precum i pontajele pentru calculul salariilor. n cadrul sistemului informaional personal-salarizare se efectueaz urmtoarele operaiuni: iniializarea salariilor pentru luna curent, nregistrare avans chenzinal, preluarea pontajelor lunii, a sanciunilor, a concediilor, a sporurilor, calculul concediilor medicale sau de odihn, a deducerilor personale, nregistrarea statelor de salarii, nregistrarea declaraiilor lunare la bugetul de stat, la bugetul asigurrilor sociale de stat, la bugetul asigurrilor pentru omaj, nregistrarea fielor fiscale, precum i evidena tuturor angajailor i funciile acestora, fia postului. Documentele de intrare pentru acest sistem sunt: fia de pontaj; lista cu reinerile; contractul de munc; grila privind deducerile personale; nomenclator personal; pontaj avans i pontaj lichidare. Rapoartele care se obin n urma prelucrrii datelor n cadrul sistemului informaional al salarizrii sunt: stat de salarii; list de avans chenzinal; fie fiscal 1 i 2;
10
Semneaz contractele cu furnizorii de mrfuri, de materiale pentru consum propriu, dar i de Menine relaiile de bun colaborare cu furnizorii firmei: Preia comenzile de mrfuri i materiale necesare consumului propriu i transmite comenzile Rspunde de participarea firmei la Trguri i Expoziii, n vederea mbuntirii relaiilor cu Primete ofertele de produse de la furnizori.
mijloace fixe.
la furnizori;
furnizorii;
Biroul contabilitate:
Primirea de la vnztor a facturilor privind materialele, mrfurile i mijloacele fixe Verific corectitudinea ntocmirii documentelor primite de la furnizori; Verific discount-urile de pe facturi, acolo unde este cazul; Realizarea viramentelor ctre conturile bancare ale furnizorilor; Realizarea plilor prin casierie; Realizarea de compensri cu furnizorii; Transmite diverse rapoarte privind, spre exemplu vnzrile dintr-o lun;
spre a fi prelucrate;
Gestionarul:
Primete i verific marfa de la furnizori i rspunde de aezarea acesteia n depozite; ntocmete lista cu produsele deteriorate pe care o transmite directorului tehnic spre a
fi returnate furnizorilor;
11
Director tehnic
necesar-m ateriale
Gestionar
Depozit
SIF
aviz-de-insotire-a-m arfii
contract
NRCD
jurnalcum parari
necesarm ateriale
ordin-decom pensare
nom enclatorfurnizori
Biroul financiar-contabil
12
13
ntocmirea planului sptmnal de aprovizionare n baza necesarelor primite de la depozit urmrete i nregistreaz avizele i facturile; asigur efectuarea corect i la timp a nregistrrilor contabile privind contabilitatea prelucrarea datelor de pe facturi prelucrarea si centralizarea necesarelor de materiale lansarea comenzilor tine evidenta contractelor cu furnizorii
14
Denumire ieire
Structura ieirii Date de identificare(C,40) Nr.crt(N,3) Data doc(D,10) Tip doc(C,2) Nr.doc(N,7) Partener(C,40) Total val cu TVA(N,8) Cumprri scutite de TVA(N,7) Baz impozitare(N,7) Val TVA(N,7) Nr.doc(N,7) Data(D,10) Nr.fact(N,7) Den.furnizor(C,40 )
Loc stocare (tabele ale bd, fiiere sau dosare) de unde se obin datele
Observaii
Jurnal cumprri
Biroul fin-ctb
Introducere facturi
Factura
Act
Biroul fin-ctb
Introducere facturi
15
Adresa furnizor(C,15) Nr.curent(N,2) Denumire bunuri recepionate(C,45) U.M(C,5) Cantitate(N,5) Pre la recepie(N,7) Adaos comercial unitar(N,7) Adaos comercial total(N,7) Pre unitar+adaos comercial(N,8) TVA unitar(N,7) TVA total(N,7) Valoarea la pre de vnzare unitar inclusiv TVA(N,8) Valoarea la pre de vnzare total inclusiv TVA(N,8) Nume i prenumecomisie de recepie(C,30) Semntura Data(D,10) Centralizator contracte vnzarecumprare Nr.contract(N,7) Dat contr(D,10) Denumire furn(C,40) Obiect Contract, facturi Dosar contracte Neplanificat Directorul tehnic,1 exemplar Evidena contractelor cu furnizorii Se ine manual
16
Nomenclator furnizori
contract(C,150) Termen de livrare(C,10) Modaliti de plat(C,10) Denumire furn. (C,40) Nr.de nmatriculare n reg. comerului(C,13) Codul fiscal(C,7) Sediul(C,60) Judeul(C,20) Contul(C,24) Banca(C,20) Numr doc.(N,7) Data(D,10) Suma(N,7) Date agent ec.iniiator(C,60) Date agent ec.destinatar(C,60) Numrul borderoului(N,7) Data(D,10) Nr.fact.(N,7) Data fact.(D,10) Valoare fact.(N,7) Valoare compensat(N,7) Total(N,7)
Facturi, avize
Introducere facturi
Introducere facturi
Ordin de compensare
17
Comanda
Denumire furn(C,12) Nume distribuitor(C,12) Data comenzii(D,10) Nr.comenzii(N,4) Nr.crt.(N,3) Cod prod.(N,20) Denumire prod. (C,40) U.M.(C,5) Cantitate(N,5) Termen de livrare(C,10) Numr doc.(N,7) Data(D,10) Suma(N,7) Date agent ec.iniiator(C,60) Date agent ec.destinatar(C,60) Data(D,10) Nr.fact.(N,7) Data fact.(D,10) Valoare fact.(N,7) Valoare compensat(N,7) Total(N,7)
Dosar comenzi
Act
Generare comenzi
Facturi
Dosar compensari
Introducere facturi
18
Proces
Observaii
Introducere facturi
- se introduc datele despre furnizori, dupa care se face actualizarea datelor atunci cnd este cazul si se obine nomenclatorul furnizorilor - obinerea NRCD-urilor - compensare sume datorate
Winmentor, n meniul Intrri, Facturi Jurnal Winmentor cumprri Intrri, Avize Facturi Not de recepie Dosar Aviz de i constatare compensari insotire a diferene Winmentor, marfii Nomenclator Nomenclatoare, Proces vebal furnizori Partener, modificat Ordin de Nomenclator privind compensare Winmentor, compensaril Proces vebal Intrri, Facturi, e privind Receptie compensarile Winmentor, jurnal cumprri Centralizator contract vnzarecumprare
- Cant*pre unitar= valoare fr TVA - Valoare fr TVA*19%= valoare TVA - Total valoare fr TVA+ total valoare TVA= total factur - adaos comercial= (pre de vnzarevaloare TVA)- pre de intrare
Contract vnzarecumprare
Dosarul cu contracte
Se tin manual
19
Generarea comenzilor
Necesar materiale
Comanda
Dosar comenzi
Factur fiscal
Furnizor
Gestionar Biroul Denumire financiar- furnizor(C,40) contabil Nr.de nmatriculare n reg. comerului(C,13) Codul fiscal(C,7) Sediul(C,60) Judeul(C,20) Contul(C,24) Banca(C,20) Denumire cumprtor(C,12) Nr.de nmatriculare n reg. comerului(C,13) Codul fiscal(C,7) Sediul(C,60) Judeul(C,20) Contul(C,24)
20
Denumire furnizor(C,40) Contul(C,24) Banca(C,20) Nr. Fact(N,7) Data(D,10) Nr.crt (N,2) Denumire produs(C,45) Unitate de msur(C,5) Cantitate(N,5) Pre unitar(N,7) Valoare(N,8) Valoare TVA(N,6) Valoare total fr TVA(N,8) Valoare total TVA(N,6) Valoare
discount
Banca(C,20) Cota TVA(C,3) Nr. Fact(N,7) Data(D,10) Nr.aviz de nsoire a mrfii(N,7) Nr.crt (N,2) Denumire produs(C,45) U.M.(C,5) Cantitate(N,5) Pre unitar(N,7) Valoare(N,8) Valoare TVA(N,6) Valoare total fr TVA(N,8) Valoare total TVA(N,6) Valoare total(N,9) Nume delegat(C,30) Serie carte de identitate(C,2) Numr carte de identitate(N,6) Mijloc de transport(C,15) Numr(C,9) Data(D,10) Ora(T,5) Semntura i tampila
21
total(N,9)
Contract Vnzarecumprare
Biroul financiarcontabil
Contabil
Furnizor
Biroul Nr.contract(N,7) financiar- Dat contr(D,10) contabil Denumire furn(C,40) Denumire benef(C,40) Obiect contract(C,150) Termen de livrare(C,10) Modaliti de plat(C,10) Gestionar Biroul Denumire financiar- furnizor(C,40) contabil Nr.de nmatriculare n reg. comerului(C,13) Codul fiscal(C,7) Sediul(C,60) Judeul(C,20) Contul(C,24) Banca(C,20) Denumire cumprtor(C,12) Nr.de nmatriculare n reg. comerului(C,13) Codul fiscal(C,7)
22
Nr.contract(N,7) Dat contr(D,10) Denumire furn(C,40) Obiect contract(C,150) Termen de livrare(C,10) Modaliti de plat(C,10) Denumire furnizor(C,40) Nr. Fact(N,7) Data(D,10) Valoare total(N,9)
Dosarul cu contracte
Introducere facturi
Sediul(C,60) Judeul(C,20) Contul(C,24) Banca(C,20) Data(D,10) Nr.aviz de nsoire a mrfii(N,7) Nr.crt (N,2) Denumire produs(C,45) U.M.(C,5) Cantitate(N,5) Pre unitar(N,7) Valoare(N,8) Valoare total(N,9) Nume delegat(C,30) Serie carte de identitate(C,2) Numr carte de identitate(N,6) Mijloc de transport(C,15) Numr(C,9) Data(D,10) Ora(T,5) Semntura i tampila
23
Necesar materiale
Generarea comenzilor
Director tehnic
Biroul Numr doc.(N,7) financiar- Data(D,10) contabil Suma(N,7) Date agent ec.iniiator(C,60) Date agent ec.destinatar(C,60) Valoare compensat(N,7)
Suma(N,7) Dosar Date agent compensari ec.iniiator(C,60) Date agent ec.destinatar(C,60) Valoare compensat(N,7)
Introducere facturi
24
25
Introducere facturi
Obtinerea NRCDurilor
Centralizare co ntracte
Efectuare comanda
Generare rapoarte
Transmiterea PV furnizorului
PVpivin r d co p n aile me s r
fa tua c r n ce a- a ria e s rm te le
n ce a-m te le e s r a ria
G estionar
De pozit
SIF
co tr ct na
N C R D
n ce ae sr m teia a r le
od - e r ind co p n r m e sae
n m n la ro e c to fun oi r iz r
Diagrama de nivel 0
27
Winm entor Intrari facturi receptie dateexistenteNRCD Winmentor Intrari avize da te-noi-avize da -existentete avize date noiNRCD
1
Introducere facturi
date-e xistente-facturi Winmwntor Intrari facturi aviz-deinsotirea-m arfii factura date-n oifacturi PV-privindco pensarile m da te-noico pen m sari da teexistenteco pensari m
Biroul financiarcontabil
Gestionar
Director tehnic
co and m a
ne cesarm ateriale
Director tehnic
ne cesar-m ateriale
3
Dosar compensari
Gestionar
Dosar com enzi dateexistentefacturi centra tor-contracte liza da -existentete co cte ntra date -noicontra cte co ct ntra Dosar contracte
Generarea comenzilor
Director tehnic
Biroul financiarcontabil
ne cesarm ateriale
Biroul financiarcontabil
Depozit
Diagrame de nivel 1
28
Gestionar
date-existente-facturi
B iroul financiarcontabil
date-existen te-facturi
NRCD
1.3
Director tehnic
PV-privindcom pensarile PV-m odificat-privindcom pensarile date-noicom pensari date-existentecom pensari Winm entor Intrari facturi receptie
1.2
date-existente-NRCD date-noi-NRCD
Obtinerea NRCD-urilor
B iroul financiarcontabil
29
Biroul financiarcontabil
contract
2.2
datenoicontracte date-existente-contracte
30
G io a est n r
D o ep zit
3.1
Eect a f u re co a d mn a
d ten i- m n a - o co e zi
n ce r e sam teia a r le
n ce r- a r le e sa m teia
co a d mn a
D o irect r t n eh ic
31
Diagrame de nivel 2
B iroul financiarcontabil
W entor inm jurnal cum parari d te a e xiste te n cu p ra m a ri d te a n io fu izo rn ri d te a n io cu p ra m a ri W w inm ntor Intrari facturi ju a m a ri rn l-cu p ra
n m n to rn ri o e cla r-fu izo d te xiste te ctu a -e n -fa ri W entor inm Intrari avize d te xiste te vize a -e n -a d te o ctu a -n i-fa ri
1 .1 .1
Generare rapoarte
d te o vize a -n i-a
1.1 .2
Gestionar
32
ordin-de-compensare
1.2.1
In t o cmirea o rd in u lu i d e co mp en sa re
P V -privind-compensarile
P V -modificat-privind-compensarile
D irect o r t eh n ic
33
5. Culegerea informatiilor pentru modelarea conceptuala a datelor 5.1 Construirea matricei CRUD
PROCESE Dosar comenzi Introducere date furnizori Compensare sume datorate Obtinerea NRCD-urilor Modificare conditii contracte Centralizare contracte Stabilire necesar materiale Efectuare comanda Dosar compensari Dosar contracte LOCURI DE STOCARE Winmentor Winmentor Intrari Facturi Intrari Facturi Receptie CRU CRU R R CU R CU R R R CRU Winmentor Intrari Avize CRU Winmentor Jurnal Cumparari CRU Winmentor Nomenclatoare Parteneri Nomenclator CRU
34
Unei facturi fiscale ii corespunde o nota de intrare receptie si constatare de diferente; Fiecarui act si document cu regim special din firma ii corespunde un singur numar de inregistrare si o singura data O factura ii corespunde unui singur furnizor Un contract la mai multi furnizori
Raport 1:M
Unui jurnal de cumparari ii corespund mai multe facturi Unui ordin de compensare ii corespund mai multe facturi Unei comenzi ii corespund mai multe necesare de materiale Unui centralizator de contracte ii corespund mai multe contracte Un nomenclator al furnizorilor cuprinde mai multi furnizori Unui furnizor ii corespund mai multe facturi
Raport M:N
O factura contine mai multe produse, un produs se gaseste pe mai multe facturi
36