Sunteți pe pagina 1din 59

Departamentul Contabilitate, Informatică Economică și Statistică

Specializarea Contabilitate și Informatică de Gestiune, anul III zi


An universitar 2017/2018, sem. I

Proiect pentru disciplina


Sisteme informaționale financiar-contabile
Sistemul de gestiune a creanțelor

Membrii echipei

Organizaţia:
Nume şi prenume:
Telefon:
Persoana de contact:
Funcţia în firmă:
-
E-mail:

IAŞI 2017

1
CUPRINS
1. Descrierea organizaţiei şi a sistemelor informaţionale economice..............................................3
1.1 Analiza organizaţiei și a contextului în care funcționează.................................................3
1.2 Descrierea aplicaţiilor informatice existente și identificarea principalelor sisteme de
prelucrare a tranzacțiilor.........................................................................................................5
1.3 Realizarea matricei sistemelor - componente organizatorice & parteneri.......................10
.............................................................................................................................................. 10
.............................................................................................................................................. 10
1.4 Prezentarea proiectelor informatice propuse sau în curs de implementare......................12
2. Definirea ariei de întindere a aplicației/sistemului de gestiune a creanțelor............................13
2.1 Prezentarea activităților/tranzacţiilor economice înregistrate în aplicația/ sistemul
analizat.................................................................................................................................. 13
2.2 Identificarea relaţiilor dintre aplicația/sistemul analizat cu diferitele componente
organizatorice şi cu partenerii organizaţiei (dacă este cazul)................................................14
2.3 Extragerea intrărilor şi ieşirilor specifice aplicației/sistemului analizat..........................17
2.4 Construirea primei versiuni a diagramei de context........................................................18
3.1 Descompunerea sistemului de gestiune a creanțelor prin identificarea proceselor şi
subproceselor de prelucrare..................................................................................................19
3.3 Analiza intrărilor în procesele/subprocesele de prelucrare de la entități externe sau locuri
de stocare (se ordonează după procesul /subprocesul în care intră)......................................31
4. Modelarea sistemului.....................................................................................................................46
4.1 Construirea diagramelor fluxurilor de date.....................................................................46
4.2 Descrierea DFD în depozitul (dicţionarul) datelor..........................................................46
4.3 Realizarea matricei CRUD..............................................................................................47
5. Identificarea și descrierea cerinţelor funcţionale şi nonfuncţionale ale aplicației/sistemului 48
ANEXA 1 – DIAGRAMĂ DE CONTEXT A SGC.........................................................................50
ANEXA 2 – DFD de NIVEL 0 pentru SGC.....................................................................................51
ANEXA 3 – DFD de NIVEL 1 pentru PROCESUL – ” Primirea comenzilor ”.........................52
ANEXA 4 – DFD de NIVEL 1 pentru PROCESUL ” Facturare ”...............................................53
ANEXA 5 – DFD de NIVEL 1 pentru PROCESUL “Incasari,,....................................................54
ANEXA 6 – DFD de NIVEL 1 pentru PROCESUL “Retururi de marfuri,,................................55
ORGANIGRAMĂ................................................................................................................ 56

1. Descrierea organizaţiei şi a sistemelor informaţionale economice

2
1.1 Analiza organizaţiei și a contextului în care funcționează
Vor fi prezentate principalele componente ce definesc organizaţia, pentru a descrie contextul în
care funcționează sistemele informaţionale (aplicațiile/programele informatice).
S.C. MIGDALIN SRL, a laut ființă în anul 2002, și funcținează sub codul unic de RO15085498, și
înmatriculat cu J22/1395/2002.

Nr. Principalele componente


Descrierea principalelor componente ce definesc organizația
crt. ce definesc organizația
1. Obiectul de activitate, S.C. MIGDALIN SRL, are ca obiect de activitatea, conform
forma de organizare codului CAEN – Comerțul cu ridicata al băuturilor. Compania s-
juridică, tipul proprietăţii a înfințat în conformitate cu Legea nr. 15/1990 și a Hotarârii
Guvernului nr. 120/12.11.1990, având forma juridică de societate
comercială cu capital integral privat.
2. Tipul de structură Societatea prezintă o structură organizatorică de tipul
organizatorică şi funcțională. În ceea ce privește activitatea economica desfășurata
principalele activităţi de societate și funcția comercială, putem spune că:
economice desfășurate o Primirea comezilor de la clienți se realizează prin
intermediul agenților de vânzări.
o Prin aprovizionarea se asigură stocul necesar de marfă.
Informația pornește de la directorul comercial, ce
constată lipsa stocului necesar în vederea onararii
comenzii emise de client prin agenții de vânzări.
o Primirea mărfurilor în urma solicitării șefului comercial,
ajung la manipulanți ce o stivuiesc în depozite pe fiecare
sortiment și marca.
o Recepționarea marfurilor intră în atribuția gestionarului,
ce opereză notele de intrare recepție, ce sunt transmise
mai departe către departamentul financiar contabil ce
realizează evidența primară.
o Vânzarea reprezintă procesul în care biroul de facturare
emite facture sau avizul ce urmează a însoți marfa.
o Livrarea se realizează cu ajutorul manipulanților ce
încarca marfa în mașinile șoferilor, și se îndreaptă catre
destinație.
o Încasarea contravalorii marfii livrate este asigurat de
către agenții de vânzări, și decontată de acestia, către
departamentul financiar-contabil.
o Directorul de vânzări emite un raport cu privire la
vânzările perioadei către Administator și Directorul
General, în vederea evaluării activității.
Funcția financiar contabilă este îndeplinită prin:
o Stabilirea necesarului de mijloace bănești pentru
realizarea domeniului de activitate.
o Ține evidența datoriilor care trebuiesc plătite băncilor și
furnizorilor de mărfuri și a veniturilor pe care trebuie să
le primească pentru bunurile livrate.
o Ține evidența datoriilor, a impozitelor și taxelor pe venit,
pe cheltuielile salariale și pe marfurile livrate.
o Efectuează bilanțul financiar-contabil care reprezintă un
document cumulativ în care se evidențiază, pentru o
perioadă de timp, cum au fost cheltuite mijloacele bănești
și ce valori au fost încasate în urma livrărilor.
Funcția de resurse umane, intră în atribuția departamentului

3
financiar contabil, însa la nivelul conducerii există discuții în
vederea implementării unui no departament specializat în
salarizare. Astfel, activitățile desfășurate de actualul dpartament
însărcinat cu aceste atribuțiuni, sunt:
o Recrutarea, selecția și încadrarea salariaților în funcțiile
cuvenite.
o Ține evidența personalului în urma recrutărilor, dar și
apreciază și promovează angajații.
o Răspunde de întocmirea pontajelor pe baza condicii de
prezență întocmit de către salariați, și ulterior întocmește
statul de plată și a declarației 121.

3. Mediul în care activează În ceea ce privește furnizorii, societatea lucreaza cu furnizori


(furnizori, clienți, bănci, interni, pe bază de contract, ce asigură necesarul de bauturi
parteneri comerciali, alcoolice și non-alcolice, prin comenzile solicitate de societate.
sponsori, instituții ale Clinții interni, reprezintă principalul punct de interes, iar
statului etc.) colaborarea cu ei se face prin intermediul uni contract încheiat
între ambele părți. Societatea are un singur client extern, ce
aprovizionează un departamentele din Anglia. Aceștia dispun de
oferte elaborate de S.C. MIGDALIN SRL, la care se mai adauga
discount-uri în funcție de anumite criterii, cum ar fi: cantitatea
substanțială de produse comandate, vechimea clientului,
frecvența comenzilor sau chiar și campaniile promoționale. Ca și
politică comercială, societatea se angajează să livreze marfa
clientului, direct la punctul de lucru unde se desfășoară
activitatea clietul. La rândul lor, clientul se angajează să
platească marfa în maxim 20 de zile de la onorarea comezii.
Precizăm faptul ca S.C MIGDALIN SRL, este lider în vânzarea
băuturilor, iar principalul concurent este S.C. LIFE IND SRL.
Banca Transivania reprezintă instituția de credit în cadrul careia,
societatea are deschis contul curent, prin care sunt realizare
tranzacțile ce depăsesc o anumita sumă. Totodată, socitatea are
implementat in cadru ei, de către bancă ce poartă denumirea de
POS (Point of sale), prin care se stochează încasările efectuate de
clienți, și care intră în contul curent al societății. În ceea ce
privește documentația emisă de instituțiile bancare, acstea pun la
dispoziția societății documentația necesară, cum ar fi: extras de
cont, fișă proprii , pe data de întăi a fiecarei luni. Socitatea nu
folosește internet banking, și nici nu deține o linie de credit.
Cu instituțiile statului, socitatea comunică prin intermediul
reglementărilor oferite de acesta. Societatea depune declarțiile
referitoare la situația activității desfășurate în luna precedentă,
până în data de 25 ale lui următoare.

4
1.2 Descrierea aplicaţiilor informatice existente și identificarea principalelor sisteme de prelucrare a tranzacțiilor
Se vor descrie principalele aplicaţii informatice care sprijină prelucrarea datelor și, pe baza principalelor activităţi şi procese economice din
organizaţie, se vor identifica sistemele de prelucrare a tranzacțiilor. Se va completa tabelul de mai jos.

Nr. Descrierea Prelucrările identificate prin Locurile (birourile, Sistemul informaţional sprijinit de
crt. aplicațiilor/programelor analiza interfeţei persoanele) din firmă unde se aplicațiile/programele informatice
informatice economice sau aplicaţiilor/programelor sau folosesc aplicaţiile/ programele şi activitățile economice pe care le reflectă
modulelor din aplicații care modulelor (meniuri, opţiuni, sau modulele
asigură prelucrările de date ecrane)
1. Aplicația Data Light Opțiunile meniului: Opțiunea este utilizată în Opțiunea Furnizori asigură recepția
Enterprise Gestiune 3.0 – Furnizori/ Documente de intrare. cadrul departamentului de produselor comandate de societate și
Opțiunea Furnizori – Furnizori: desfacere, mai precis, de efectuarea retururilor de marfă.
elementele din cadrul - Contracte cu furnizorii angajații din cabinetul de
acestei opțiuni îi ajută pe Documente de intrare: facturare, dar și de
utilizatori la preluarea și - Facturi departamentul definiri și cel
,respectiv, prelucrarea - Avize de însoțire a mărfii de rapoarte unde intervin
tranzacțiilor cu furnizorii, la directorul comercial și cel de
emiterea documentelor care vânzări pentru a tin o evidență
oferă o imagine a situației a stocului.
acestora cum ar fi: Jurnalul
de cumpărări și Fișa
analitică a furnizorului
2. Aplicația Data Light Opțiunile meniului: Opțiunea este utilizată în Opțiunea Clienți asigură recepția comenzilor
Enterprise Gestiune 3.0 – Clienți/Documente de ieșire. cadrul departamentului de de la clienți cu ajutorul unei aplicații numită
Opțiunea Clienți – Clienți: desfacere, mai precis, de PALM pe care agenții de vânzare o au
elementele din cadrul - Comenzi de la clienți angajații din cabinetul de instalată pe telefoane și care este conectată la
acestei opțiuni îi ajută pe - Contracte cu clienții facturare, dar și de prgramul Data Light Enterprise Gestiune 3.0,
utilizatori la preluarea și Documente de ieșire: departamentul definiri și cel astfel comenzile sunt introduse direct în
,respectiv, prelucrarea - Facturi de rapoarte unde intervin sistem.
tranzacțiilor cu clienții, la - Avize de însoțire a mărfii directorul comercial și cel de
emiterea documentelor care - Export vânzări pentru a tin o evidență
oferă o imagine a situației a stocului.
acestora cum ar fi: Jurnalul
de vânzări și Fișa analitică a
clientului
3. Aplicația Data Light Opțiunile meniului: Opțiunea este utilizată în Opțiunea Operațiuni interne are drept scop
Enterprise Gestiune 3.0 – Operațiuni interne/Note de cadrul departamentului de evidențierea mișcărilor dintre depozite, prin
Opțiunea Operațiuni transfer/încărcări mașini/clienți ce desfacere, mai precis, de transferul de marfă de la un depozit la altul,
interner – această opțiune îi nu pot fi facturați. angajații din cabinetul de evidențierea încărcării mașinilor care trebuie
ajută pe utilizatori să tină o Note de transfer: facturare și de gestionar. să onoreze comenzile pe anumite rute și nu în
evidență a depozitelor și să - Aviz de transfer și însoțire ultimul rând să observe clienții care nu pot fi
emită documentele care să Încărcări mașini: facturați.
justifice ieșirea de marfă din - Dispoziție de livrare
acesta - Bordero de ieșiri de marfă
- Bon de consum
Clienți ce nu pot fi facturați

4. Aplicația Data Light Opțiunile meniului: Opțiunea este utilizată în Operațiunea Definiri are drept obiectiv
Enterprise Gestiune 3.0 – Definiri/Gestiuni/Parteneri/Agenți. cadrul departamentului de evidențierea celor 2 gestiuni,dar si a agenților
Operațiunea Definiri – în Gestiuni: desfacere, mai precis, de și partenerilor vechi sau noi.
cadrul acestei opțiuni a - Chișinăului angajații din cabinetul de
programului utilizatorii pot - Ungheni facturare, de gestionar, de
verifica gestiunile , Prteneri: directorul comercial și cel de
informațiile despre parteneri - Clienți vânzări.
și agenții din cadrul firmei, - Clienți noi
dar și să genereze anumite - Furnizori
documente precum: bon de - Furnizori noi
predare, transfer Agenți:
restituire,fișă limită de - Agenți vechi
consum,lista clienților și a - Agenți noi
furnizorilor, resectiv cea a
agenților.
5. Aplicația Data Light Opțiunile meniului: Opțiunea este utilizată în Operațiunea Rapoarte are drept scop punerea
Enterprise Gestiune 3.0 – Rapoarte/Nomenclatoare/Statistică cadrul departamentului în evidență a tuturor departamentelor din
Operațiunea Rapoarte – /Contracte clienți/Comenzi clienți/ achiziții și al departamentului firmă în detaliu pentru a avea o imagine de
această ultimă opțiune Clienți/Furnizori/Agenți/Încasări vânzări de fiecare director de ansamblu asupra situației clienților, stocurilor
utilizată în cadrul firmei sau plăți/Analiză pe divizie. și a furnizorilor.
permite utilizatorilor să vanzări,aprovizionări,
analizeze aprovizionările, intrări/Prețuri/Stocuri
vânzările, intrările, dar și Clienți:
prețurile și să emită - Fișa clientului
documente precum: Facturi - Balanța clientului
de încasat, Facturi scadente - Obligațiile clientului
clienți, Fișă penalizare Analiză intrăr:
facturată, Evoluția intrărilor, - Evoluție intrări
Plățil și încasările, Rulaje - Rata de rulare a creditelor
etc. Analiză vânzări:
- Evoluția vânzărilor
- Vânzări client pe grupe de
mărfuri
- Rata de rulare a debitelor
- Rata medie de încasare
Stocuri:
- Stocuri cantitative
Stocuri cantivativ valorice GPF
- Stocuri cantitativ valorice pe
vechimi
6. Aplicația Revisal – Sistemul Opțiunile meniului: Aceast sistem este utilizat de Acest sistem are drept scop ținerea unei
Resurse umane – acest Resurse umane/ Registru/ departamentul resurse umane evidențe detaliate a fiecărui slariat, respectiv,
sistem îi ajută pe utilizatori Angajator/Salariați/ în colaborare cu angajator în parte și pregărirea unor date
să țină o evidență a Contracte/Rapoarte/Instrumente departamentul financiar- necesare departamentului financiar –contabil.
salariaților și a parcursului Registru: contabil.
lor în cadrul firmei cu - Generare registru de evidență a
ajutorul CIM și a altor salariaților
documente specifice . - Înregistrare angajator nou
- Schimbare registru angajator
- Validare registru nou Revisal
Angajator:
- Detalii angajator
- Operații:
- Istoric angajator
- Sporuri:
- Ștergere angajator curent
Salariați:
- Înregistrae salariat
- Operații:
- Radiere
- Rapoarte:
- Vizualizări:
Instrumente:
- Angajator curent
- Operații bază de date
- Nomenclatoare
 Coduri COR
 Coduri CAEN
 Actualizare COR
Contracte:
- Înregistrare contracte
- Operații contract
- Suspendare
- Detașare
7. Aplicația Data Light Opțiunile meniului: Sistemul este utilizat în cadrul Sistemul financiar-contabil are drept scop
Enterprise Gestiune 3.0 – Financiar-contabil/ departamentului financiar- evidențierea tuturor tranzacțiilor și a
Sistemul Financiar-contabil Registre/Salarizare/ Generare contabil de către un expert salarizării, generarea SFA și nu în ultimul
– cu ajutorul acestui sistem SFA /Statul cotabil. rând supravegherea activității firmei din
se va analiza în detaliu tot Registre: punct de vedere legislativ,pentru ca aceasta
ceea ce ține de - Registrul jurnal să își desfășoare activitatea într-un mediu
corectitudinea legislativă în - Registrul Inventar legal având în permanență statul drept
înregistrări și în - Registrul Cartea mare partener de drum spre loialitate și
documentele care au drept - Registre auxiliare corectitudine.
scop evidențierea unei - Balanța de verificar
imagini fidele a firmei, SC. Salarizare:
Migdalin SRL, precum: - Pontale
Bilanț, Contul de Profit sau - State de plată în avans / rețineri
Pierdere, Balanța de - State de salarii
verificare,Registrul Jurnal, - Fluturași de salarii
Registrul Inventar, Registrul - Centralizatoare concedii
Cartea Mare etc. - Rapoarte de salarizare(Fișă
individuală angajaț, Raport tichete
de masă, Centralizatoare lunare,
Lista cu notele contabile de salarii
etc.)
Generare SFA:
- Bilanțul
- Contul de Profit sau Pierdere
- Balanța de verificare
- Note explicative
Statul:
- Declarația 100
- Alte documente aferente statului
- Regularizare TVA:
 TVA deductibilă
 TVA colentată
1.3 Realizarea matricei sistemelor - componente organizatorice & parteneri

Sisteme Sistemul de gestiune Sistemul Sistemul de 21 Sistemul Sistemul


informaționale a stocurilor vânzări 20 aprovizionare contabilitate trezorerie
generală
Componente Ungheni Chișinăului 1 5 9 13
organizatorice/ 7 3 11 19 17 15
parteneri
Birou aprovizionare
4
8
Birou desfacere
10

Depozit Chișinăului

2
Birou financiar-
contabil

Depozit Ungheni
6

Trezorerie
14
Clienți

12
Banca
16

Conducere
23

Agenți vânzări
22

Statul 18

Legendă:
1. Se prelueaza comanda de la clienți ce va intra automat în sistemul vânzări cu ajutorul
aplicației PALM și va introduce comanda.
2. Se verifică situația stocurilor în depozitul Chișinăului.(solicitare informații stocuri)
3. Verificarea stocului în sistemul de gestiune a stocurilor depozitul Chișinăului (situația
stocurilor )
4. Constatăm că mai avem nevoie de mărfuri pentru a onora comanda.
5. Accesăm sistemul de aprovizionare pentru a vedea ce necesar de mărfuri mai avem
nevoie.
6. Directorul Ursus dorește să se aprovizioneze din depozitul Ungheni ( aviz )
7. Se verifică dacă există stocuri în sistemul de gestiune a stocurilor Ungheni.
8. Se constată că exista stocuri disponibile ( nir )
9. Intrăm in sistemul de aprovizionare pentru a vedea daca mai este necesar să ne
aprovizionăm de marfă pentru gestiunea depozitului Ungheni
10. Se trimite informația de la sistemul de aprovizionare către biroul de desfacere
11. Se trimite informția de la biroul de desfacere către sistemul de vamzări ( dispoziții de
livrare )
12. Marfa facturată merge spre clienți direct din sistem ( factura )
13. Clienții plătesc o parte din valoarea comenzii prin cash ( chitanță )
14. Din sistemul trezorerie se transmite informatia de plata la caserie ( informații incasări )
15. Clientul ne ofera restul de bani ( bilet la ordin )
16. Sistemul de trezorerie generează informația către bancă (extras de cont )
17. Banca către sistemul de contabilitate generală ( extras de cont )
18. Sistemul de contabilitate generală generează diferite rapoarte către stat ( declarații )
19. Statul ne ofera reglementări legale
20. Sistemul de stocuri generează anumite situatii cu privire la stocul existent către sistemul
vânzări (situația stocurilor)
21. Sistemul vânzări comunică cu sistemul de cotabilitate generala pentru ai oferii diferite
informații cu privire la vânzările dintr-o perioadă (jurnal vânzări)
22. Sistemul vânzări le oferă agențiilor de vânzări diferite informații (situația vânzărilor)
23. Sistemul vânzări generează către conducere diverse rapoarte (rapoarte vânzări)

1.4 Prezentarea proiectelor informatice propuse sau în curs de implementare


În acest punct se vor identifica posibilele proiecte informatice pentru îmbunătăţirea sau
înlocuirea aplicaţiilor existente sau implementarea unora noi. De asemenea, se vor descrie
eventualele proiecte aflate în curs de implementare (dacă este cazul). Se va completa următorul
tabel:
Nr. Denumirea Tipul Scopul proiectului (problema ce se doreşte Restricţii de
crt. proiectului proiectului a fi rezolvată, activitatea economică implementare
(propus, în informatizată)
curs de
implementa
re)
1 Aplicatie Propus -Eliminarea costurilor (transport, salar Deoarece firma
mobila agent de vanzari, timp) de preluare a noastra vinde
comenzilor de catre agentul de angro, v-om avea
vanzari, direct de la clienti. nevoie de un agent
de vanzari care sa
ne reprezinte.
2 Facturare Propus Diminuarea costurilor privind
electronica emiterea/transmiterea/arhivarea
facturilor.
-Reducerea timpului de
trimitere/receptionare a facturilor.
-Cresterea procentului facturilor
efectiv livrate la client.
-Reducerea timpului de
identificare/accesare a facturilor.
-Reducerea spatiului de stocare.
-Grad inalt de siguranta privind
autenticitatea sursei si integritatea
continutului.
-Protejarea mediului inconjurator.
3 Departament In curs de Departamentul financiar-contabil nu s- Costuri mari cu
resurse umane implement ar mai ocupa de resursele umane. plata salariilor si
are Implementarea acestui department instruirea
vizeaza in special: personalului
-Integrarea salariaților în firma de necalificat.
exercițiu prin familiarizarea cu noul
loc de muncă, acomodarea cu grupul
și crearea atmosferei de siguranță, prin
oferirea tuturor informațiilor.
-Instruirea și dezvoltarea profesională
a angajaților, care are ca scop
principal identificarea, aprecierea și
asigurarea dezvoltării competențelor
care permit angajaților să realizeze
sarcinile aferente postului.
2. Definirea ariei de întindere a aplicației/sistemului de gestiune a creanțelor.
2.1 Prezentarea activităților/tranzacţiilor economice înregistrate în aplicația/
sistemul analizat
Cunoașterea tranzacţiilor economice (activități, operaţii, procese economice) este foarte
importantă, pentru că reprezintă punctul de plecare în stabilirea principalelor procese de
prelucrare ale sistemului analizat, dar şi a datelor ce urmează a fi supuse prelucrării şi a
informaţiilor transmise către alte sisteme/aplicații, birouri sau persoane. În acest scop, se va
completa următorul tabel.

Nr. crt. Denumirea tranzacţiei Tipul tranzacţiei Descrierea tranzacţiei


(internă, externă)
1. Primire comenzi de Externă Clienții pot transmite comenzi pentru
la client. produsele dorite, selectate în functie de
nevoi. Această tranzacție este realizată
prin intermediul agenților de vânzare, ce
înregistrează comanda print-o aplicație
pusă la dispoziția lor pe telefoanele de
serviciu. Comanda este preluată mai
departe de directorul comercial, ce are
responsabilitatea de a verifica existentul
de marfă din sistemul gestionar de
stocuri, și daca este cazul, de a
aprviziona în vederea onorării comenzii.
2. Facturarea Externă Livrarea produselor către beneficiar,
necesită emiterea unei facturi, sau a unui
aviz, ce însoțește marfa. Tranzacția se
realizează prin departamentul de
desfacere, și mai precis prin personalul
din cabinetul de facturare, care prin
programul Data Light Enterprise 3.0,
generează factura. Factura emisa ajunge
în posesia șoferului ce are obligația de a
livra marfa către beneficiar.
3. Încasarea Internă Această tranzacție se realizează prin
intermediul agenților de vânzare ce merg
la punctul de lucru al beneficiarului, și
cu ajutorul sistemului PALM, generează
chitanța în funcție de numarul facturii
introduse. Sistemul de trezorerie preia
automat informațiile și stinge creanța
față de client.
4. Returul marfurilor Externă Politica firmei prevede faptul că returul
mărfurilor se face asupra articolelor ce
au depășit termenul de valabiliate, sau
care au suferit deteriorări în urma
transporului. Programului Data Ligh
Enterprise 3.0 prevede un nomenclator
special în cadrul căruia se ține evidența
valorilor ce au fost sau trebuiesc
returnate către clinți. O data introduse
datelele în sistem, programul generează
un raport specific referitor la returile ce
trebuiesc onorate, și sunt combătute cu
facturile aferente.

5. Returnarea sumelor Externă In urma identificării retururilor și a


clintului beneficiar, sumele ce trebuiesc
returnate, sunt inscrise pe facturi cu
suma în minus ,și sunt trimise către
beneficiari. Sumele nu sunt virate în
bancă sau cash, ci sunt restituiți sub
forma unor discounturi pentru comenzile
viitoare.

2.2 Identificarea relaţiilor dintre aplicația/sistemul analizat cu diferitele


componente organizatorice şi cu partenerii organizaţiei (dacă este cazul)

Aceste relații se stabilesc, în special, pe baza informațiilor din matricea de la punctul 1.3,
dar și pe baza descrierilor ce se pot regăsi în regulamentele de ordine de interioară, în procedurile
respectate pentru derularea activităților, în organigramă, în manualele de utilizare a aplicațiilor
informatice existente sau în normele metodologice de întocmire a documentelor.

Nr. Departament/birou/ Descrierea relaţiilor cu aplicația/sistemul analizat


crt. persoană/ partener
1. Director comercial - are drept de semnătură
- se ocupă de relațiile funcționale cu angajatii departamentul
Financiar-Contabil
- urmărirea zilnică a activității personalului aflat în subordine pentru
asigurarea aplicării corecte a procedurilor operaționale de achiziții și
aprovizionare/livrare
- stabilirea unor relații bune cu furnizorii
- răspunde pentru calitatea negocierii contractelor/actelor adiționale
cu furnizorii
- își asumă responsabilitatea pentru propunerile de noi furnizori
- răspunde pentru calitatea activității personalului aflat în subordine
și pentru fluxul operațional la nivelul departamentului pe care-l
conduce
- transmite către Directorul de vânzări raportările (săptămânale,
lunare) privind vânzările, planul de acțiune pentru creșterea
vânzărilor, furnizorii noi etc. (Toate tipurile de raportari vor fi
descrise în anexe separate.)

2. Director de vânzări - are drept de semnătură


- are în subordine agenții de vânzări din aria sa de acoperire
- se ocupă cu relațiile funcționale cu departamentul Financiar-
Contail și de Logistică
- coordonarea activitțtii de vânzări în zona de activitate în
conformitate cu politica de vânzare a firmei
- realizarea cifrei de vânzare și a profitului din vânzări în zona de
acoperire în fiecare lună
- urmărește zilnic activitatea agenților de vânzări asigurându-se de
aplicarea corectă a procedurilor operaționale
- verifică pontajul lunar pentru personalul din subordine și-l
transmite departamentului Financiar contabil (care se ocupă și cu
atribuțiile unui department de Resurse Umane în cadrul firmei
Migdalin.)
- execută orice alte dispoziții date de superiorul ierarhic în realizarea
strategiilor pe termen scurt ale companiei în limitele respectării
temeiului legal.
- menține în permanență legătura cu tot personalul din subordine, -
răspunde de calitatea raportărilor periodice pe care le trimite
Directorului General de Vanzari

3. Șef desfacere - se subordonează Directorului General


- asigură aprovizionarea cu stocuri (mărfuri)
- contactează furnizori şi negociază condiţii financiare favorabile
firmei
- organizează activitatea de transport şi recepţie a stocurilor
- arhivează copii ale contractelor
- asigură fluxul de documente justificative şi le arhivează
- analizează piaţa în funcţie de noile proiecte derulate de Directorul
Administrativ
- semnează documentele justificative care intră în cadrul acestui
departament
4. Casier - intră în relație cu personalul sucursalei și cu compartimentul
financiar-contabil
- gestioneaza numerarul și actele de valoare din contul sucursalei
- execuță prin mandatar plata drepturilor salariale ale personalului
din unitate
- răspunde de efectuarea plăților pe feluri de cheltuieli și încadrarea
în plafonul de casă
- răspunde de depunerea în termen la bancă a tuturor sumelor
provenite din încasări care depășesc plafonul legal
- exercitarea atribuțiilor de serviciu în magazin întocmai prevederile
regulamentului operațiunilor de casă
- verifică dacă documentele justificative date spre înregistrare poartă
viza de control financiar, semnătura persoanelor care răspund pentru
legalitatea și necesitatea operațiunilor înscrise în documente și dacă
toate actele cerute de formular sunt completate
- ține evidența pe fișe de magazine a obiectelor de inventar date în
folosință
-ține evidența debitorilor și creditorilor, analitic, pe fișe contabile
5. Contabil - intră în relație cu personalul de execuție al firmei
- are acces la date financiare ale firmei
- asigură evidența contabilă a stocurilor, a relațiilor cu terții, a
trezoreriei și evidența veniturilor și cheltuielilor
- contabilizeaza facturile emise pentru clienții interni;
- înregistrează încasările și plățile în lei conform extrasului de cont;
- operează încasările și plățile în numerar conform registrului de
casă;
- operează avansurile din trezorerie conform deconturilor; -
înregistrează facturi de prestații furnizori interni;
- înregistrează intrări de marfă în baza documentelor (facturi
interne, facturi externe, DVI și NIR)
- întocmește săptămânal lista facturilor emise și neîncasate și lista
avansurilor disponibile în lei;
- întocmește balanțe de verificare pentru clienți
- operarea zilnică a facturilor emise, a încasărilor pe facturi și în
avans;
- operarea zilnică a facturilor de la furnizori, precum și a plăților
către aceștia;
- verificarea zilnică a soldurilor din bancă, casă și avansuri din
trezorerie în lei;
- încadrarea corectă a documentelor contabilizate pe venituri și
cheltuieli.
6. Facturist - verifică facturile de marfă
- înregistrează facturile în sistemul de gestiune a stocurilor
- asigură relația cu furnizorii
- verifică jurnalele de cumpărare și vânzare
- asigură întocmirea tuturor raportărilor destinate organelor
administrației financiare și de control, bancare și statistice
- prezintă Directorului General rapoarte continând rezultatele
financiare ale firmei
- răspunde de calitatea activității financiar-contabile a societății și
corectitudinea analizelor economice
- menținerea capacității de plată a societății
7. Agent de vânzări - stabilește și participă la întâlnirile cu clienții și/sau cu furnizorii
- întocmește documentația premergătoare întâlnirilor cu clienții
- redactează rapoartele și procesele-verbale dupa întâlniri
- întocmește documentele comerciale
- înregistrează la zi mișcările de stocuri în fișele de magazie și le
predă departamentului contabilitate
- este responsabil de întocmirea documentelor de transport-marfă
conform normativelor
- răspunde pentru modul în care se eliberează marfa (doar pe baza
documentelor fiscal)
8. Director logistică - coordonează activitatea depozitului societății din punct de vedere
administrativ
- coordonează și controlează permanent activitatea de depozitare,
stocare, aranjarea mărfurilor din depozit, curățenie
- organizează și supraveghează desfășurarea activitășii
Departamentului de transporturi al societății cu respectarea tuturor
actelor normative în vigoare privind transportul rutier de mărfuri
- coordonează activitatea de stabilire a rutelor de transport pentru a
inlatura sau minimiza întârzierile la livrare/ aprovizionare și pentru
a optimiza costurile de transport
- coordonează activitatea depozitului societății
- oferă consultanță și suport celorlalte departamente ale societății cu
privire la aspecte de logistică, management al stocurilor, transport
mărfuri, achiziții, etc
- este responsabil cu privire la comunicarea eficientă între diferitele
compartimente: comercial, vanzari și transporturi
- dezvoltă și coordonează baza de date cu privire la managementul
stocurilor
- coordonează baza de date cu privire la toate activitățile de
transport
9. Manipulanți - răspunde de calitatea seviciilor prestate
- răspunde personal, material și disciplinar pentru orice distrugeri,
degradări, dispariții sau furturi ale echipamentelor, instrumentelor și
a tuturor obiectelor de inventar aflate în dotarea sa
- raăpunde pentru modul de îndeplinire a atribuțiilor, sarcinilor și
resposabilităților în fața șefilor ierarhici
- este obligat să repare integral paguba produsă prin distrugeri,
degradări, dispariții sau furturi ale echipamentelor, instrumentelor și
a tuturor obiectelor de inventar aflate în dotarea sa
- încărcarea și descarcarea marfurilor din deposit ăi revin tot lui
- primirea, păstrarea, încărcarea bunurilor să se realizeze numai cu
acordul sau avizul șefilor ierarhici
- satisface în timp util comenzile pentru încărcarea - descărcarea
mărfurilor necesare sau care sunt cerute în mod curent de agenti de
vânzări sau clienți
2.3 Extragerea intrărilor şi ieşirilor specifice aplicației/sistemului analizat
Plecând de la punctul anterior (2.2) şi de la prezentarea aplicațiilor/sistemelor (punctele 1.2
şi 1.3) se vor stabili entităţile externe (principalele birouri, alte aplicații/sisteme, persoane sau
alte organizaţii cu care intră în legătură aplicația/sistemul), precum şi fluxurile informaţionale
dintre ele și sistem. Se va construi lista intrărilor/ieşirilor în/din entităţile externe, conform
modelului de mai jos:

Nr. Entitate externă Intrări de la entitate în Ieșiri din sistem /aplicație


crt. aplicație/ system către entitate

1. Birou desfacere Aviz Disponibil de livrare

2. Depozite Fișa de magazie Bonuri de transfer

3. Birou financiar-contabil Extras de cont

4. Trezorerie Rapoarte incasări Chitanță

5. Clienți Comandă Factură / Aviz

6. Conducere Comenzi aprovizionare Situație comenzi


aprobate

2.4 Construirea primei versiuni a diagramei de context


Pe baza entităţilor externe descoperite anterior şi a fluxurilor extrase din matricea
aplicații/sisteme informaţionale – componente organizatorice, se va construi o diagramă a
principalelor fluxuri de informaţii care intră şi/sau ies din aplicați/sistemul analizat (diagrama
de context).
3. Analiza sistemului de gestiune a creanțelor

Se va analiza în detaliu sistemul ales. Se evidenţiază toate componentele şi se identifică


problemele ce necesită rezolvare, astfel încât sistemul de gestiune a creanțelor să dispună
de funcţionalităţile solicitate de activităţile economice pe care le sprijină. Informaţiile
colectate prin observarea sistemului, din analiza documentelor organizaţiei, discuţiile cu
angajaţii, se vor sintetiza sub forma unor tabele, ce vor fi completate cu atenţie, astfel încât să
poată fi realizată modelarea sistemului, ce urmează în capitolul 4.

3.1 Descompunerea sistemului de gestiune a creanțelor prin identificarea


proceselor şi subproceselor de prelucrare
Faţă de procesele de prelucrare identificate, de o manieră generală, în capitolul 1, pe baza
tranzacţiilor economice identificate în capitolul 2, se vor detalia prelucrările şi se va urmări
descompunerea în subprocese. Ca urmare, se vor enumera procesele şi subprocesele de
prelucrare, prin codificarea şi indentarea lor.

Procesele de prelucrare care au loc în cadrul sistemului de gestiune a creanțelor au fost


grupate, în funcție de principalele tranzacții economice, astfel:

1. Primirea comenzilor de la clienți.


1.1. Verificarea clientului- face referire la identificarea vechimii acestuia în cadrul
organizației. Astfel dacă avem un client nou, la operațiunile desfașurate pana în acel
moment se mai adaugă :
1.1.1. Introducere client nou.
1.1.2. Actualizare client. ( în cazul apariției unei schimări)
1.2. Generarea situațiilor comenzilor.
1.3. Lansarea comenzilor.

2. Facturare.
2.1. Introduccere date necesare.
2.1.1. Verificarea clientului.
2.1.2. Calcularea valorii ce trebuie înscrisă în factură.
2.1.3. Generare factură.
3. Încasare.
3.1. Intoducere date referitoare la încasare.
3.2. Calculare sold.
3.3. Generare rapoarte către conducere cu privire la situația încasărilor.

4. Retururi de mărfuri.
4.1. Verificarea facturilor de referință.
4.2. Calculare sold datorat.
4.3. Generare raport cu privire la retururi.
5. Restituirea sumelor.
5.1. Identficarea clienților .
5.2. Verificarea soldului datorat.
5.3. Generarea rapoartelor.
3.2. Analiza ieșirilor din procesele/subprocesele de prelucrare către entități externe sau locuri de stocare

Procesul/subproce Denumire Tip ieșire, Destinație Structură Documentul/ Locurile de Cerințe pe baza
sul de prelucrare ieșire mod de ieșire datele pe stocare pentru observațiilor și
care generează obținere, baza căruia citirea datelor constatărilor
ieșirea momentul /cărora se rezultate din
generării obține analiza
ieșirea efectuată
1.Primirea Cerere La cerere, Sistemul Nume (C, 10) Comandă Comandă Dacă comanda a
comenzilor de la ofertă periodic, vânzări Tip (listă) (nr. comandă 1, fost primită prin
clienți (proces) semiautomat Dată dată comandă emai-l și s-a
(10.12.2017) 10.12.2017, salvată în spam,
Dimensiune unitate de motiv pentru
(A4) măsură:bax care nu a fost
,cantitate :10, văzută, este
valoare/bax: 30 foate posibil ca
lei, TVA: 19%, acea comandă să
valoare totală de nu poată fi
plată: cantitate * onorată.
preț/bax + TVA )
Client
(locație client
Iași, nume client
S.C. AMI S.R.L.,
Cod client 100)
1.1. Verificarea Informații Semiautoma Nomenclator Nume (Listă Comandă Comandă Se efectuează
clientului despre client t, la cerere clienți clienți) (nr. comandă 1, greu datorită
(subproces) Data(10.12.2 dată comandă numărului mare
017) 10.12.2017, de clienți.
Date de unitate de
identificare măsură:bax
clint ,cantitate :10,
(C.I.F.RO150 valoare/bax: 30
4, Cod client lei, TVA: 19%,
100) valoare totală de
plată: cantitate *
preț/bax + TVA )
Client
(locație client
Iași, nume client
S.C. AMI S.R.L.,
Cod client 100)
1.1.1. Introducere Fișă client Semiautoma Nomenclator Nume (F1) Contract Contract Pentru
client nou. nou t, la cerere clienți Data (nr.contract 1, introducerea
(subproces) (10.12.2017) data 10.12.2017) unui nou client
Date de Date de în dosatul
identificare identificare electronic
client client (locație comenzi este
(C.I.F.RO158 client Iași, nume necesar să se
57, Locație client S.C. AMI atașeze un
-jd. Iași, lc. S.R.L., Cod client document/o fișă
Iași, str. 100, dată a noului client
Delfin, nr.30, 10.12.2017) cu datele de
Cod 101) identificare.
1.1.2.Actualizare Fișă client Semiautoma Nomenclator Nume (F1) Contract Contract Neactualizarea
client. (subproces) existent t, la cerere clienți Data (nr.contract 1, datelor clientului
(10.12.2017) data 10.12.2017) duc la erori în
Date de Date de ceea ce privește
identificare identificare preluarea și
client client (locație trimiterea
(C.I.F.RO158 client Iași, nume comenzilor și nu
5, Locație client S.C. AMI numai.
-jd. Iași, lc. S.R.L., Cod client
Iași, str. 100, dată
Delfin, nr.30, 10.12.2017)
Cod 101)

1.2.Generarea Lista Semiautoma Sistemul Data(31.12.2 Comandă Comandă Se obține cu


situațiilor comenzilor t, periodic vânzări 017) (nr. comandă 1, întârziere
comenzilor Nume (L,1) dată comandă datorită rulării
(subproces) Tip (listă) 10.12.2017, unul flux mare
Format (A4) unitate de de date.
măsură:bax
,cantitate :10 bax,
valoare/bax: 30
lei, TVA: 19%,
valoare totală de
plată: cantitate *
preț/bax + TVA )
Client
(locație client
Iași, nume client
S.C. AMI S.R.L.,
Cod client 100)
1.3. Lansarea Factură Semiautoma Sistemul Număr(N1) Comandă Comandă Există riscul ca
comenzilor. t vânzări Data(14.12.2 (nr. comandă 1, acestea să nu fie
(subproces) 018) dată comandă onorate în cazul
Tip (table) 10.12.2017, în care nu sunt
Format( A4) unitate de verificate
Materiale măsură:bax spamurile,
(cod: 223, ,cantitate :10 bax, ținând cont că se
denumire: valoare/bax: 30 primesc comenzi
bere) lei, TVA: 19%, si prin
Gestiune valoare totală de intermediul
(nume plată: cantitate * emai-l-ului.
gestiune: G1, preț/bax + TVA )
nume Client
gestionar:Ion (locație client
escu Ana) Iași, nume client
S.C. AMI S.R.L.,
Cod client 100)
2.Livrare (proces) Factură Semiautoma Sistemul Număr Comandă Comandă Greșirea sumelor
t, periodic vânzări (3422) (nr. comandă 1, sau a calculelor
Data(15.12.2 dată comandă atrag consecințe
017) 10.12.2017, atât pentru client
Denumire unitate de , care poate plăti
produs măsură:bax mai mult decat
(BT,1) ,cantitate :10 bax, trebuie, cât și
Unitate de valoare/bax: 30 pentru furnizor,
măsură (bax) lei, TVA: 19%, care poate încasa
Cantitate (35) valoare totală de mai puțin decat
Preț/bax (30 plată: cantitate * trebuie.
lei) preț/bax + TVA )
Tva(19% ) Client
Valoare (locație client
totală de Iași, nume client
plată: S.C. AMI S.R.L.,
cantitate * Cod client 100)
preț/bax +
TVA
2.1.Introduccere Informații Semiautoma Birou Nume (IF,1) Comandă Comandă Introducerea
date necesare transmise t facturare Data (nr. comandă 1, greșită a datelor
facturării. electronic (12.12.2017) dată comandă despre adresă
(subproces) Cod client 10.12.2017, sau CNP.
(C,1) unitate de
Cod produs măsură:bax
(B,1) ,cantitate :10 bax,
Denumire valoare/bax: 30
produs lei, TVA: 19%,
(BT,1) valoare totală de
Denumire plată: cantitate *
gestiune( C,1 preț/bax + TVA )
) Client
(locație client
Iași, nume client
S.C. AMI S.R.L.,
Cod client 100)
2.1.1.Verificarea Fișă client Semiautoma Birou Nume (F1) Comandă Comandă Neînregistrarea
clientului în existent t facturare Data (nr. comandă 1, clientului nou ne
nomenclatorul (10.12.2017) dată comandă împiedică să îi
clienți (subproces) Date de 10.12.2017, livrăm
identificare unitate de comenzile.
client măsură:bax
(C.I.F.RO158 ,cantitate :10 bax,
5, Locație valoare/bax: 30
-jd. Iași, lc. lei, TVA: 19%,
Iași, str. valoare totală de
Delfin, nr.30, plată: cantitate *
Cod 101) preț/bax + TVA )
Client
(locație client
Iași, nume client
S.C. AMI S.R.L.,
Cod client 100)
2.1.2.Calcularea Lista Semiautoma Sistemul de Număr (12) Comandă Comandă Greșirea sumelor
valorii ce trebuie prețurilor t, la cerere vânzări Data(15.12.2 (nr. comandă 1, sau a calculelor
înscrisă în factură. pentru 017) dată comandă aduc erori în
(subproces) fiecare Tip (listă) 10.12.2017, sistemul
articol în Format (A4) unitate de financiar-
parte Informații măsură:bax contabil și nu
produse ,cantitate :10 bax, numai.
(nume: BT,1 ; valoare/bax: 30
preț /bax 30 lei, TVA: 19%,
lei) valoare totală de
plată: cantitate *
preț/bax + TVA )
Client
(locație client
Iași, nume client
S.C. AMI S.R.L.,
Cod client 100)
2.1.3.Generare Factură Semiautoma Sistemul de Număr Comandă Comandă Dificultăți la
factură (subproces) t vânzări (3422) (nr. comandă 1, tipărire.
Data(15.12.2 dată comandă
017) 10.12.2017,
Denumire unitate de
produs măsură:bax
(BT,1) ,cantitate :10 bax,
Unitate de valoare/bax: 30
măsură (bax) lei, TVA: 19%,
Cantitate (35) valoare totală de
Preț/bax (30 plată: cantitate *
lei) preț/bax + TVA )
Tva(19% ) Client
(locație client
Iași, nume client
S.C. AMI S.R.L.,
Cod client 100)
3.Încasare Chitanță Semiautoma Sistemul Data(15.12.2 Comandă Comandă Greșirea sumelor
(proces) t, financiar- 017) (nr. comandă 1, de încasat.
contabil Număr (758) dată comandă
Format (A5) 10.12.2017,
Cod cleint unitate de
(132) măsură:bax
Valoare de ,cantitate :10 bax,
încasat (500 valoare/bax: 30
lei) lei, TVA: 19%,
valoare totală de
plată: cantitate *
preț/bax + TVA )
Client
(locație client
Iași, nume client
S.C. AMI S.R.L.,
Cod client 100)
3.1.Intoducere date Chitanță Semiautoma Sistemul Data(15.12.2 Comandă Dosar comenzi Introducerea
referitoare la t financiar- 017) greșită a datelor
încasare. contabil Număr (758) despre produsul
(subproces) Format (A5) și cantitatea
Cod cleint vândută.
(132)
Valoare de
încasat (500
lei)
3.2. Calculare sold. Registrul Semiautoma Sistemul Data(15.12.2 Factură Factură Greșeală de
(subproces) Cartea Mare t financiar- 017) (nr. comandă 1, calcul.
contabil Denumire dată comandă
cont(TVA/D) 10.12.2017,
Cod cont unitate de
(4426) măsură:bax
,cantitate :10 bax,
valoare/bax: 30
lei, TVA: 19%,
valoare totală de
plată: cantitate *
preț/bax + TVA )
3.3. Generare Rapoarte Semiautoma Conducere Data Comandă Comandă Întârzierea
rapoarte către t, periodic, (3.12.2017) (nr. comandă 1, generării de
conducere cu la sfârșitul Număr dată comandă rapoarte sau
privire la situația fiecărei luni (4453) 10.12.2017, posibilitatea de a
încasărilor. Format (A4) unitate de uita sa
(subproces) Tip(listă) măsură:bax înregistrăm o
,cantitate :10 bax, factură, ceea ce
valoare/bax: 30 duce la obținerea
lei, TVA: 19%, de rapoarte
valoare totală de greșite.
plată: cantitate *
preț/bax + TVA )
Client
(locație client
Iași, nume client
S.C. AMI S.R.L.,
Cod client 100)
4.Retur de marfă Document La cerere Sistemul de Cod client Factură Factură Dacă marfa
(proces) privind vânzări și (1332) (nr. comandă 1, returnată nu este
returul de Depozite Denumire dată comandă înregistrată din
marfă client 10.12.2017, nou în sistemul
(S.C.AMI unitate de
financiar-
S.R.L.) măsură:bax contabil și tot
Tip ( tabel) ,cantitate :10 bax,
odară și în cel de
Format (A4) valoare/bax: 30 stoc vor apăre
Denumire lei, TVA: 19%, plusuri de
articol (BT,1) valoare totală de mărfuri la
Cod articol plată: cantitate *inventar, întrucât
(B1,1) preț/bax + TVA ) cantitatea
Cantitate (30 fapticul si cea
bax) valorică nu
coincid.
4.1.Verificarea Informații La cerere Sistemul de Număr Dosare Dosar: Greșeli de calcul
facturilor de referitoare la facturare (3422) facturi Număr (DF,1) care duc la plăți
referință facturile de Data(15.12.2 Data (12.12.2017) mai mari pentru
(subproces) marfă venite 017) Factură noi care
la retur Denumire Număr (3422) acceptăm marfa
produs Data(15.12.2017) venită la retur.
(BT,1)
Unitate de
măsură (bax)
Cantitate
venită la retur
(35)
Preț/bax (30
lei)
Tva(19% )
4.2 Calcularea Registrul Semiautoma Sistemul Data(15.12.2 Factură Factură Greșeală de
soldului datorat Cartea Mare t financiar- 017) (nr. comandă 1, calcul.
(subproces) contabil Denumire dată comandă
cont(CL/C) 10.12.2017,
Cod cont unitate de
(4111) măsură:bax
,cantitate :10 bax,
valoare/bax: 30
lei, TVA: 19%,
valoare totală de
plată: cantitate *
preț/bax + TVA )
4.3.Generare Rapoarte Semiautoma Conducere Data Factură Factură Întârzierea
raport cu privire la t, periodic, (3.12.2017) (nr. comandă 1, generării de
retururi la sfârșitul Număr dată comandă rapoarte sau
(subproces) fiecărei luni (4453) 10.12.2017, posibilitatea de a
Format (A4) unitate de uita sa
Tip(listă) măsură:bax înregistrăm o
,cantitate :10 bax, factură, ceea ce
valoare/bax: 30 duce la obținerea
lei, TVA: 19%, de rapoarte
valoare totală de greșite.
plată: cantitate *
preț/bax + TVA )

5.Restituire sume Ordin de Semiautoma Sistem Data(12.12.2 Cerere de Data(12.12.2017) Dacă suma de
(proces) plată t, la cerere financiar- 017) restituire a Număr (2236) plătit nu este
contabil Număr sumelor din Dimensiune (A5) foarte mare plata
(OP,36) returul de Date de se va face din
Dimensiune mărfuri identificare caserie, motiv
(A5) plătitor (nume, pentru care
Sumă de sediu, C.U.I.) trebuie
plată (5000 Suma de plată consemnată
lei) (5000 lei) această ieșire de
numerar pentru
ca la sfârșitul
zilei registrul de
casă să fie
corect.
5.1.Identificarea Informații Semiautoma Nomenclator Nume(AM) Fișa Nume (F1) Identificarea
clienților despre t ul clienți Cod client clientului Data (10.12.2017) poate fi dificilă
(subproces) clienți (100) Date de și consumatoare
C.U.I. identificare client de timp datorită
(RO223) (C.I.F.RO1585, numărului mare
Locație -jd. Iași, de clienți și a
lc. Iași, str.unui soft vechi.
Delfin, nr.30, Cod
101)
5.2.Verificarea Ordin de Semiautoma Sistem Data(12.12.2 Registrul Data(15.12.2017) Greșeală de
soldului datorat plată t financiar- 017) Cartea Mare Denumire calcul.
(subproces) contabil Număr cont(CL/C)
(OP,36) Cod cont (4111)
Dimensiune Rulaj (D și C)
(A5) Total sume (D și
C)
Sold final (D sau
C)

5.3. Generarea Raport Semiautoma Conducere Data Ordin de Data(12.12.2017) Întârzierea


raportelor t, la cerere (3.12.2017) plată Număr (OP,36) generării de
(subproces) Număr Dimensiune (A5) rapoarte sau
(4453) Valoare plătită posibilitatea de a
Format (A4) (500 lei) uita sa
Tip(listă) înregistrăm o
factură, ceea ce
duce la obținerea
de rapoarte
greșite.
3.3 Analiza intrărilor în procesele/subprocesele de prelucrare de la entități externe sau locuri de stocare (se ordonează după
procesul /subprocesul în care intră)

Proces/ Denumire Emitent Tip intrare Structura intrării3 Date culese și păstrate Locurile de stocare unde sunt Cerințe pe baza
subproces/ intrare şi/sau Sursa în aplicație/sistem4 înregistrate datele (tabele ale observaţiilor și
în care (document, de intrare bd, fişiere, dosare) 5 constatărilor
intră date în sistem2 rezultate din
existente în analiza efectuată 6
datele1
alte
aplicații
etc.)
Comenzi primite
(nr. comandă 1, dată comandă
Număr
Numar 10.12.2017, unitate de Primirea unei
1.Primirea comanda(N,1)
comanda(N,1) măsură:bax ,cantitate :10, comenzi greșite
comenzilor Data(24.12.2017)
Data(24.12.2017) valoare/bax: 30 lei, TVA: duce la o
de la clienți Denumire
Clienți Denumire 19%, valoare totală de aprovizionare în
(proces) Comandă Electronic produs(C,20))
produs(C,20) plată: cantitate * preț/bax + plus fata de
Cantitate(C,4)
Cantitate(C,4) TVA ) necesarul
Nume client(C,10)
Nume client(C,10) Clienți comenzii.
Adresa(D,12)
Pret(C,22) (locație client Iași, nume
Preț(C,22)
client S.C. AMI S.R.L., Cod
client 100)
Comandă
(nr. comandă 1, dată comandă
10.12.2017, unitate de
măsură:bax ,cantitate :10,
valoare/bax: 30 lei, TVA:
1.1
19%, valoare totală de
Verificarea Listă Sistemul Nume client(C,2) Nume client(C,2)
La cerere plată: cantitate * preț/bax +
clientului clienți clienți Cod client(N,20)
TVA )
(subproces)
Client
(locație client Iași, nume
client S.C. AMI S.R.L., Cod
client 100)
1.1.1.Introd Comandă Sistemul La cerere Nume (F1) Nume (F1) Contract (nr.contract 1, data
ucere client nouă clienți Data (10.12.2017) Data (10.12.2017) 10.12.2017)
nou Date de identificare Date de identificare Date de identificare client
(subproces) client client (locație client Iași, nume
(C.I.F.RO15857, (C.I.F.RO15857, client S.C. AMI S.R.L., Cod
Locație -jd. Iași, lc. Locație -jd. Iași, lc. client 100, dată 10.12.2017)
Iași, str. Delfin, nr.30, Iași, str. Delfin, nr.30,
Cod 101) Cod 101)
1.1.2.Actual Comandă Sistemul La cerere Nume (F1) Nume (F1) Contract (nr.contract 1, data
izare client nouă clienți Data (10.12.2017) Data (10.12.2017) 10.12.2017)
(suproces) Date de identificare Date de identificare Date de identificare client
client client (locație client Iași, nume
(C.I.F.RO15857, (C.I.F.RO15857, client S.C. AMI S.R.L., Cod
Locație -jd. Iași, lc. Locație -jd. Iași, lc. client 100, dată 10.12.2017)
Iași, str. Delfin, nr.30, Iași, str. Delfin, nr.30,
Cod 101) Cod 101)
1.2.Generar Comandă Sistemul Automat, Data(N,2) Dată(N,2) Comandă
ea vânzări semiautomat Nume (L,1) Nume(L,1) (nr. comandă 1, dată comandă
situațiilor Tip (listă) Valoare(C,1) 10.12.2017, unitate de
comenzilor Valoare(C,1) măsură:bax ,cantitate :10 bax,
(subproces) valoare/bax: 30 lei, TVA:
19%, valoare totală de
plată: cantitate * preț/bax +
TVA )
Client
(locație client Iași, nume
client S.C. AMI S.R.L., Cod
client 100)
1.3.Lansare Comandă Client Electronic Nr comandă(N,3) Nume client(C,3) Comandă Introducerea de
a Data(C,2) Denumire (nr. comandă 1, dată comandă date eronate
comenzilor Nume client(C,3) produse(N.3) 10.12.2017, unitate de privind
Denumire Valoare măsură:bax ,cantitate :10 bax, comenzile pot
produse(N.3) comandă(C,4) valoare/bax: 30 lei, TVA: genera
Valoare Adresă client(H,4) 19%, valoare totală de
informații
comandă(C,4) Localitate(C,6) plată: cantitate * preț/bax +
Adresă client(H,4) TVA ) gresite.
Localitate(C,6) Client
(locație client Iași, nume
client S.C. AMI S.R.L., Cod
client 100)

2.Livrare Comandă Sistemul Semiautomat, Numar(N,3) Numar(N,3) Comandă Datele trebuie sa


(proces) vânzări La cerere Unitate(N,8) Unitate(N,8) (nr. comandă 1, dată comandă fie corecte pentru
Denumire Denumire 10.12.2017, unitate de pentru a onora
produs(C,3) produs(C,3) măsură:bax ,cantitate :10 bax, comanda fară
Cantitate Cantitate valoare/bax: 30 lei, TVA: erori.
vândută(N,6) vândută(N,6) 19%, valoare totală de
Preț bax(C,5) Preț bax(C,5) plată: cantitate * preț/bax +
Valoare fara TVA )
TVA(N,3) Client
Valoare cu TVA(N,1) (locație client Iași, nume
Total de plată(C,1) client S.C. AMI S.R.L., Cod
TVA(19%) client 100)
Valoare totală de
plată:
cantitate*pret/bax+T
VA
2.1.Introduc Informații Nomenclat Electronic Nume (IF,1) Nume (IF,1) Comandă Dacă clientul cui
ere date din or clienți Data (N,1) Cod client (C,1) (nr. comandă 1, dată comandă facturăm e nou
necesare comanda Cod client (C,1) Cod produs (B,1) 10.12.2017, unitate de atunci noi trebuie
facturării pe care ne- Cod produs (B,1) Denumire produs măsură:bax ,cantitate :10 bax, sa-l introducem în
(subproces) a transmis- Denumire produs (BT,1) valoare/bax: 30 lei, TVA: baza de date.
o clientul (BT,1) 19%, valoare totală de
Denumire plată: cantitate * preț/bax +
gestiune( C,1) TVA )
Client
(locație client Iași, nume
client S.C. AMI S.R.L., Cod
client 100)
2.1.1.Verific Comandă Nomenclat Electronic Nume(sc.AMI.srl) Nume Comandă Pentru a verifica
area or clienți Cod client(N,6) client(sc.AMI.srl) (nr. comandă 1, dată comandă un client întâi
clientului în CUI(A,20) CUI(A,20) 10.12.2017, unitate de trebuie să existe în
nomenclato măsură:bax ,cantitate :10 bax, baza de date.
rul valoare/bax: 30 lei, TVA:
CLIENȚI 19%, valoare totală de
(subproces) plată: cantitate * preț/bax +
TVA )
Client
(locație client Iași, nume
client S.C. AMI S.R.L., Cod
client 100)
2.1.2.Calcul Factură Sistemul Electronic Numar(N,3) Numar(N,3) Comandă Valoarea inscrisă
area valorii vânzări Denumire Denumire (nr. comandă 1, dată comandă pe factură trebuie
ce trebuie produs(C,3) produs(C,3) 10.12.2017, unitate de să justifice
înscrisă în Cantitate Cantitate măsură:bax ,cantitate :10 bax, calcularea propriu
factură vândută(N,4) vândută(N,4) valoare/bax: 30 lei, TVA: zisă afiecărui
(subproces) Preț bax(C,3) Preț bax(C,3) 19%, valoare totală de articol în parte.
Valoare fara Total de plată(C,4) plată: cantitate * preț/bax +
TVA(C,2) TVA(19%) TVA )
Valoare cu TVA(C,1) Client
Total de plată(C,4) (locație client Iași, nume
TVA(19%) client S.C. AMI S.R.L., Cod
client 100)
2.1.3.Gener Listă Sistemul Semiautomat, Numar(N,3) Numar(N,3) Comandă Fără erori dacă
are factură comenzi vânzări automat Dată(N,1) Dată(N,1) (nr. comandă 1, dată comandă generarea facturi
(subproces) Denumire Denumire 10.12.2017, unitate de se face automată.
produs(B,2)) produs(B,2) măsură:bax ,cantitate :10 bax,
Cantitate Cantitate valoare/bax: 30 lei, TVA:
vândută(C,2) vândută(C,2) 19%, valoare totală de
Preț bax(C,3) Preț bax(C,3) plată: cantitate * preț/bax +
Valoare fara Total de plată(C,9) TVA )
TVA(C,7) TVA(19%) Client
Valoare cu TVA(C,8) (locație client Iași, nume
Total de plată(C,9) client S.C. AMI S.R.L., Cod
TVA(19%) client 100)
3.Încasare Sistemul Semiautomat, Numar(N,6) Numar(N,6) Comandă Înregistrarea
(proces) Dispoziție de vânzări se introduc Nume client(C,10) Nume client(C,10) (nr. comandă 1, dată comandă presupune
de încasare manual unele Valoarea(C,1) Valoarea(C1) 10.12.2017, unitate de incasarea total
informații în Data încasării(N,4) Data încasării(N,4) măsură:bax ,cantitate :10 bax, factură.
momentul valoare/bax: 30 lei, TVA:
vânzării 19%, valoare totală de
plată: cantitate * preț/bax +
TVA )
Client
(locație client Iași, nume
client S.C. AMI S.R.L., Cod
client 100)
3.1. Dispoziția Sistemul Semiautomat Numar(N,6) Numar(N,6) Dosar comenzi Neintroducere
Introducere de plată financiar- Dată(N,1) Dată(N,1) corectă a datelor
date contabil Nume client(C,3) Nume client(C,3) referitoare la
referitoare Valoare incasare(N,8) Valoare incasare(N,8) încasări poate
la încasare Denumire Denumire genera sume mai
(subproces) produse(C,5) produse(C,5) mici de încasat.
Format(A,5) Format(A,5)
3.2.Calcula Sistemul Semiautomat, Numar(N,6) Numar(N,6) Factură Calcularea gresită
re sold Factură financiar- sau manual Dată(N,7) Dată(N,7) (nr. comandă 1, dată comandă a soldurilor, duce
(subproces) contabil Denumire cont(C,6) Denumire cont(C,6) 10.12.2017, unitate de la o concluzie
măsură:bax ,cantitate :10 bax, eronată.
valoare/bax: 30 lei, TVA:
19%, valoare totală de
plată: cantitate * preț/bax +
TVA )
5.3.Generar Informații Sistemul Semiautomat, Numar(N,6) Data(C,3) Comandă Generarea
e rapoarte cu privire vânzări sau la cererea Data(C,3) (nr. comandă 1, dată comandă rapoartelor trebuie
către la situația conducerii 10.12.2017, unitate de sa contină
conducere încasărilor măsură:bax ,cantitate :10 bax, informații corecte
cu privire la valoare/bax: 30 lei, TVA: si concise cu
situația 19%, valoare totală de privire la
încasărilor plată: cantitate * preț/bax + încasările dintr-o
(subproces) TVA ) anumită perioadă.
Client
(locație client Iași, nume
client S.C. AMI S.R.L., Cod
client 100)
4.Retur de Date în Sistemul Semiautomat, Cod articol (B,1) Cod Cod client(B,1) Factură
marfă format clienți la cerere client (C,5) (nr. comandă 1, dată comandă
(proces) electronic Denumire client 10.12.2017, unitate de
(C,6) măsură:bax ,cantitate :10 bax,
Tip ( tabel) valoare/bax: 30 lei, TVA:
Format (A4) 19%, valoare totală de plată:
Denumire articol cantitate * preț/bax + TVA )
(BT,1)
Cantitate (N,23)
4.1 Lista Sistemul La cerere Număr(N,1) Număr(N,1) Dosar: Se verifică pentru
Verificarea facturi vânzări Dată(C,3) Dată(C,3) Număr (DF,1) a știi cu
facturilor Valoare(N,23) Data (12.12.2017) certitudine cui
de referință Nume client(C,33) Factură datorăm și cât
(subproces) Număr (3422) datorăm.
Data(15.12.2017)

4.2 Factură Sistemul Semiautomat Data(N,6) Data(N,6) Factură Dacă nu sar


Calcularea vânzări Denumire cont(C,10) Denumire cont(C,10) (nr. comandă 1, dată comandă calcula soldul
soldului Cod cont(N,45) Cod cont(N,45) 10.12.2017, unitate de datorat at nu se va
datorat măsură:bax ,cantitate :10 bax, stii ce valoare
(subproces) valoare/bax: 30 lei, TVA: trebuie returnată.
19%, valoare totală de plată:
cantitate * preț/bax + TVA )
4.3 Date în Sistemul Semiautomat, Data(N,5) Data(N,5) Factură
Generare format financiar- automat Număr(C,12) Număr(C,12) (nr. comandă 1, dată comandă
raport cu electronic contabil Nume client(C,23) Nume client(C,23) 10.12.2017, unitate de
privire la cu privire Valoare Valoare măsură:bax ,cantitate :10 bax,
retururi la retur datorată(C,40) datorată(C,40) valoare/bax: 30 lei, TVA:
(subproces) 19%, valoare totală de plată:
cantitate * preț/bax + TVA )
5.Restituire Dispozitie Sistemul Semiautomat, Data(N,3) Nume client(C,12) Data(N,3)
sume de plată clienți la cerere Nume client(C,12) Valoare(C,7) Număr (2236)
(proces) Valoare(C,7) Cont client(N,21) Dimensiune (A5)
Cont client(N,21) Date de identificare plătitor
Dimensiune (A5) (nume, sediu, C.U.I.)
Valoare(C,7)

5.1 Date în Sistemul Semiautomat, Nume client(N,33) Nume client(N,33) Client Se idenfică foarte
Identificare format clienți la cerere Cod client(C,4) Cod client(C,4) Nume (F1) usor în baza de
clienților electronic Data (10.12.2017) date dacă îi
(subproces) Date de identificare client atribuim un cod
(C.I.F.RO1585, Locație -jd. de identificare.
Iași, lc. Iași, str. Delfin, nr.30,
Cod 101)

5.2 Disponibili Sistemul Semiautomat, Data(N,14) Data(N,14) Data(15.12.2017)


Verificarea tăți de fianciar- la cerere Numar(N,7) Numar(N,7) Denumire cont(CL/C)
soldului plată contabil Valoare Valoare Cod cont (4111)
datorat datorată(C,33) datorată(C,33) Rulaj (D și C)
(subproces) Total sume (D și C)
Sold final (D sau C)
5.3 Date în Sistemul Semiautomat, Data(N,4) Data(N,4) Data(12.12.2017) Introducerea de
Generarea format financiar- la cerere Număr(C,25) Număr(C,25) Număr (OP,36) date eronate duce
rapoartelor electronic contabil Dimensiune (A5) generarea de
(subproces) Valoare plătită (500 lei) rapoarte gresite.

3.4 Analiza proceselor/subproceselor de prelucrare (tabel pentru verificarea încrucișată între tabelul ieșirilor și intrărilor)

Proces/ Descrierea Ieşiri din Intrări în Formulele sau Locul de stocare a datelor Cerințe pe baza
Subproces operaţiunilor de proces/sub proces/su relaţiile de calcul (tabele ale bd, fişiere sau observaţiilor și
prelucrare proces bproces dosare) constatărilor
rezultate din analiza
efectuată
1.Preluarea *Adăugare comenzi Factura/Avi Comanda Valoare totală de Comenzi primite Dacă comanda a fost
comenzilor de in dosarul comenzi z plată=cantitate * (nr. comandă 1, dată primită prin emai-l și s-
la clienți *Punem la dispozitia preț/bax + TVA 19% comandă 10.12.2017, a salvat în spam, motiv
(proces) clientilor, agenti de unitate de măsură:bax pentru care nu a fost
vanzari care preiau ,cantitate :10, valoare/bax: văzută, este foate
comanda si o 30 lei, TVA: 19%, valoare posibil ca acea
introduce in sistem totală de plată: cantitate * comandă să nu poată fi
prin intermediul preț/bax + TVA ) onorată.
aplicatiei PALM, sau Clienți
preluarea comenzilor (locație client Iași, nume
pe baza aplicatiei client S.C. AMI S.R.L., Cod
puse la dispozitia client 100)
clientului.
1.1. *Verificarea realitatii Informații Listă Comandă Se efectuează greu
Verificarea datelor de despre clienți (nr. comandă 1, dată datorită listelor
clientului(subp identificare ale client comandă 10.12.2017, încărcare cu clienți.
roces) clientului si daca unitate de măsură:bax
acestea sunt ,cantitate :10, valoare/bax:
indeajuns sau daca 30 lei, TVA: 19%, valoare
se constata lipsa totală de plată: cantitate *
unor date cheie preț/bax + TVA )
pentru finalizarea Client
comenzii. (locație client Iași, nume
client S.C. AMI S.R.L., Cod
client 100)

1.1.1 *In cazul in care Fișă client Comandă Contract (nr.contract 1, Pentru introducerea
Introducere clientul nu poate fi nou nouă data 10.12.2017) unui nou client în
client identificat in baza de Date de identificare client dosarul electronic
nou(subproces date existenta, se va (locație client Iași, nume Comenzi este necesar
) introduce noul client client S.C. AMI S.R.L., Cod să se ataseze un
cu datele de client 100, dată 10.12.2017) document/o fisa a
identificare ale noului client cu datele
acestuia. de identificare.
1.1.2.Actualiza *In cazul in care Fișă client Comandă Contract (nr.contract 1, Neactualizarea datelor
re client. apar schimbari ale existent nouă data 10.12.2017) clientului duc la erori
(subproces) statusului Date de identificare client în ceea ce privește
client( acesta (locație client Iași, nume preluarea și trimiterea
renuntata sa mai client S.C. AMI S.R.L., Cod comenzilor și nu
colaboreze cu noi, client 100, dată 10.12.2017) numai.
isi schimba datele de
identificare) se
recurge la
actualizarea acestuia
in baza de date.
1.2.Generarea *In cel mai concret Lista Comanda Comandă Se obține cu întârziere
situațiilor caz situatiile comenzilor (nr. comandă 1, dată datorită rulării unul
comenzilor comenzilor se comandă 10.12.2017, flux mare de date.
genereaza prin unitate de măsură:bax
intermediul ,cantitate :10 bax,
aplicatiei.Punand la valoare/bax: 30 lei, TVA:
dispozitia clientilor 19%, valoare totală de
un status al plată: cantitate * preț/bax
comenzilor unde + TVA )
acestia pot vizualiza Client
si estima timpul de (locație client Iași, nume
livrare a comenzii. client S.C. AMI S.R.L., Cod
Este posibila si client 100)
generarea situatiilor
comenzilor prin
intermediul
telefonic.
1.3.Lansarea Adăugare Factură Comanda Comandă Există riscul ca acestea
comenzilor înregistrare în tabela (nr. comandă 1, dată să nu fie onorate în
comenzi comandă 10.12.2017, cazul în care nu sunt
Se refera la unitate de măsură:bax verificate spamurile,
inregistrarea ,cantitate :10 bax, ținând cont că se
comenzii si la valoare/bax: 30 lei, TVA: primesc comenzi si
livrarea propriu-zisa 19%, valoare totală de prin intermediul emai-
a acesteia. plată: cantitate * preț/bax l-ului.
+ TVA )
Client
(locație client Iași, nume
client S.C. AMI S.R.L., Cod
client 100)
2.Livrare Intocmire factura Factură Comandă Valoare totală de Comandă Greșirea sumelor sau a
(proces) atasata marfurilor ce plată= cantitate * (nr. comandă 1, dată calculelor.
serveste ca dovada preț/bax + TVA 19% comandă 10.12.2017,
realitatii comenzii unitate de măsură:bax
livrate, continand ,cantitate :10 bax,
date cu privire la valoare/bax: 30 lei, TVA:
cantitate, pret, etc. 19%, valoare totală de
plată: cantitate * preț/bax
+ TVA )
Client
(locație client Iași, nume
client S.C. AMI S.R.L., Cod
client 100)
2.1.Introducer Adaugare date in Factura Date client Valoare totală de Comandă Introducerea greșită a
e date tabele/fisiere/docum plată=cantitate * (nr. comandă 1, dată datelor despre adresă
necesare ente ce servesc la o preț/bax + TVA 19% comandă 10.12.2017, sau CNP.
facturării. buna cooperare intre unitate de măsură:bax
(subproces) entitate si furnizori. ,cantitate :10 bax,
valoare/bax: 30 lei, TVA:
19%, valoare totală de
plată: cantitate * preț/bax
+ TVA )
Client
(locație client Iași, nume
client S.C. AMI S.R.L., Cod
client 100)

2.1.1.Verificar Lista clientilor se Fișă client Date client Comandă Neînregistrarea


ea clientului în poate vizualiza existent (nr. comandă 1, dată clientului nou ne
nomenclatorul accesand comandă 10.12.2017, împiedică să îi livrăm
CLIENȚI(subp nomenclatorul unitate de măsură:bax comenzile.
roces) Clienti, aici puteti ,cantitate :10 bax,
vedea detalii despre valoare/bax: 30 lei, TVA:
statusul clientilor. 19%, valoare totală de
plată: cantitate * preț/bax
+ TVA )
Client
(locație client Iași, nume
client S.C. AMI S.R.L., Cod
client 100)
2.1.2.Calcular Inregistrare calcul Lista Costul Valoare totală de Comandă Greșirea sumelor sau a
ea valorii ce valoare factura pe prețurilor fiecărui plată= cantitate * (nr. comandă 1, dată calculelor aduc erori în
trebuie baza comenzii. pentru articol preț/bax + TVA 19% comandă 10.12.2017, sistemul financiar-
înscrisă în fiecare unitate de măsură:bax contabil și nu numai.
factură(subpro articol în ,cantitate :10 bax,
ces) parte valoare/bax: 30 lei, TVA:
19%, valoare totală de
plată: cantitate * preț/bax
+ TVA )
Client
(locație client Iași, nume
client S.C. AMI S.R.L., Cod
client 100)
2.1.3.Generare Intocmire factura pe Factură Listă Comandă Dificultăți la tipărire.
factură(subpro baza comenzii. comenzi (nr. comandă 1, dată
ces) comandă 10.12.2017,
unitate de măsură:bax
,cantitate :10 bax,
valoare/bax: 30 lei, TVA:
19%, valoare totală de
plată: cantitate * preț/bax
+ TVA )
Client
(locație client Iași, nume
client S.C. AMI S.R.L., Cod
client 100)
3.Încasare(pro Generarea unui bon Chitanță Dispoziție Valoare de Comandă Greșirea sumelor de
ces) fiscal sau a unei de incasat=Cost de (nr. comandă 1, dată încasat.
chitante. încasare achizitie+TVA comandă 10.12.2017,
deductibila 19% unitate de măsură:bax
,cantitate :10 bax,
valoare/bax: 30 lei, TVA:
19%, valoare totală de
incasat: cantitate *
preț/bax + TVA )
Client
(locație client Iași, nume
client S.C. AMI S.R.L., Cod
client 100)
3.1.Intoducere Inregistrare Chitanță Dispoziția Dosar comenzi Introducerea greșită a
date chitanta/bon fiscal. de plată datelor despre produsul
referitoare la Sporirea sumei din și cantitatea vândută.
încasare(subpr registrul de casa.
oces)
3.2.Calculare Întocmire situație Registrul Tranzactii valoare totală de Factură Greșeală de calcul.
sold sold– raport Cartea incasat: cantitate * (nr. comandă 1, dată
(subproces) Mare preț/bax + TVA 19% comandă 10.12.2017,
unitate de măsură:bax
,cantitate :10 bax,
valoare/bax: 30 lei, TVA:
19%, valoare totală de
incasat: cantitate *
preț/bax + TVA )
3.3.Generare Întocmire situație Rapoarte Informații Valoare totală de Comandă Întârzierea generării de
rapoarte către incasari pentru cu privire incasat= cantitate * (nr. comandă 1, dată rapoarte sau
conducere cu conducere la situația preț/bax + TVA 19% comandă 10.12.2017, posibilitatea uitării
privire la Întocmire situație încasărilor unitate de măsură:bax înregistrării unei
situația incasari– raport ,cantitate :10 bax, facturi, ceea ce duce la
încasărilor(su valoare/bax: 30 lei, TVA: obținerea de rapoarte
bproces) 19%, valoare totală de greșite.
incasat: cantitate *
preț/bax + TVA )
Client
(locație client Iași, nume
client S.C. AMI S.R.L., Cod
client 100)
4.Retur de Marfa primita ca Document Date în Factură Dacă marfa returnată
marfă retur de la clientii privind format (nr. comandă 1, dată nu este înregistrată din
(proces) nemultumiti se returul de electronic comandă 10.12.2017, nou în sistemul
finalizeaza cu marfă unitate de măsură:bax financiar-contabil și tot
anularea tranzactiei ,cantitate :10 bax, odară și în cel de stoc
si restituirea valorii valoare/bax: 30 lei, TVA: vor apăre plusuri de
de vanzare facturate. 19%, valoare totală de mărfuri la inventar,
plată: cantitate * preț/bax întrucât cantitatea
+ TVA ) fapticul si cea valorică
nu coincid.
4.1.VerificareaInaintea anularii Informații Lista Dosar: Greșeli de calcul care
facturilor de tranzactiei cu referitoare facturi Număr (DF,1) duc la plăți mai mari
referință clientul si restituirea la facturile Data (12.12.2017) pentru noi care
(subproces) valorii de vanzare de marfă Factură acceptăm marfa venită
facturate se va venite la Număr (3422) la retur.
verifica factura. retur Data(15.12.2017)
4.2 Calcularea Dupa verificarea Registrul Factură Valoare totală de Factură Greșeală de calcul.
soldului facturilor privind Cartea plată: cantitate * (nr. comandă 1, dată
datorat returul, se va calcula Mare preț/bax + TVA 19% comandă 10.12.2017,
(subproces) soldul datorat, acest unitate de măsură:bax
proces fiind necesar ,cantitate :10 bax,
in cazul in care valoare/bax: 30 lei, TVA:
avem mai multe 19%, valoare totală de
comenzi retur de la plată: cantitate * preț/bax
acelasi client. + TVA )

4.3.Generare In urma calcularii Rapoarte Date retur Factură Întârzierea generării de


raport cu soldului datorat se (nr. comandă 1, dată rapoarte sau
privire la va intocmi un raport comandă 10.12.2017, posibilitatea de a uita
retururi al returului primit. unitate de măsură:bax sa înregistrăm o
(subproces) ,cantitate :10 bax, factură, ceea ce duce la
valoare/bax: 30 lei, TVA: obținerea de rapoarte
19%, valoare totală de greșite.
plată: cantitate * preț/bax
+ TVA )
5.Restituire Urmatorul pas dupa Ordin de Dispozitie Data(12.12.2017) Dacă suma de plătit nu
sume (proces) intocmirea raporului plată de plată Număr (2236) este foarte mare plata
de retur, este Dimensiune (A5) se va face din caserie,
restituirea valorii de Date de identificare plătitormotiv pentru care
vanzare inscrise pe (nume, sediu, C.U.I.) trebuie consemnată
factura emisa Suma de plată (5000 lei) această ieșire de
clientului. numerar pentru ca la
sfârșitul zilei registrul
de casă să fie corect.
5.1.Identificar Acest subproces este Informații Date în Nume (F1) Identificarea poate fi
ea clienților necesar pentru a despre format Data (10.12.2017) dificilă și
(subproces) realiza modificarile clienți electronic Date de identificare client consumatoare de timp
pe seama clientului (C.I.F.RO1585, Locație -jd. datorită numărului
corespunzator. Iași, lc. Iași, str. Delfin, mare de clienți și a
nr.30, Cod 101) unui soft vechi.
5.2.Verificarea In cazul intarzierii Ordin de Disponibil Data(15.12.2017) Greșeală de calcul.
soldului cu restituirea plată ități de Denumire cont(CL/C)
datorat datoriei catre client, plată Cod cont (4111)
(subproces) va trebui sa tinem Rulaj (D și C)
cont de soldul Total sume (D și C)
datorat pentru a-l Sold final (D sau C)
restitui ulterior.
5.3. Generarea Dupa restituirea Raport Date în Data(12.12.2017) Întârzierea generării de
raportelor datoriei catre client, format Număr (OP,36) rapoarte sau
(subproces) va fi intocmit un electronic Dimensiune (A5) posibilitatea de a uita
raport pentru a Valoare plătită (500 lei) sa înregistrăm o
valida stingerea factură, ceea ce duce la
datoriei. obținerea de rapoarte
greșite.
4. Modelarea sistemului

4.1 Construirea diagramelor fluxurilor de date


Se va reface diagrama de context (dacă au intervenit modificări față de prima versiune
construită la 2.4), diagrama de nivel 0 (pe baza proceselor identificate la 2.2 și a ieșirilor/intrărilor
analizate în 3.2 și 3.3), DFD-urile de nivel 1 şi cele de nivel 2. Pentru proiectul fiecărei echipe
trebuie să existe cel puţin 2 diagrame de nivel 1 şi cel puţin o diagramă de nivel 2.

4.2 Descrierea DFD în depozitul (dicţionarul) datelor


Se vor descrie cel puţin 4 fluxuri de date (cel puţin un flux extern de intrare, cel puţin un
flux intern de scriere, cel puţin un flux intern de citire, cel puţin un flux extern de ieşire), un loc de
stocare, o entitate externă şi un proces de prelucrare.

Entitate externă : Sistemul de trezorerie

-Prelucrează datele referitoare la încasările consemnate în formular ( registru casa) la


incheierea fiecărei zi, în vederea obținerii documentelor de ieșire.

Proces : Intrarea comenzilor

-DACĂ tip operațiune = ”Adaugă” – atunci în sistem se adaugă o nouă creanță emisă fie
pe bază de factură, fie pe bază de aviz.
- DACĂ tip operație = “Modifică” – se actualizează creanța prin stornare.

Loc de stocare : Comenzi


COM Nr - 01
COM Clt - 513
COM Sold - 435 lei

Flux de date: Lansare comandă


COM Nr - 01
COM Clt - 501
COM Sold - 435 lei

Flux de date: Verificare client


CLT Nr - 01
CLT CUI - 123456
CLT Vechime - 20.11.2009

Flux de date: Date încasări


ÎNC Nr - 01
ÎNC Val - 435 lei
ÎNC Clt -501

Flux de date: Actualizare client.


CLT Nr - 01
CLT Vechime - 20.11.2009
CLT Modif - J22/123/1996
4.3 Realizarea matricei CRUD
Pe baza informaţiilor obţinute din analiza sistemului existent şi a construirii diagramei de
nivel "0", rezultă următoarea matrice CRUD (Create-Read-Update-Delete):
Ex.:
Locuri stocare Comenzi Clienți Încasări Retururi Note Livrări
Procese contabile

Verificarea clientului <RU>


Generarea situațiilor comenzilor <RUD> <RU> <CRU>
Lansarea comenzilor. <R> <R>

Calcularea valorii ce trebuie înscrisă în <CU> <U> <R>


factură.

Generare factură <R> <CRU> <RU>


Intoducere date referitoare la încasare <R> <R> <U> <R>
Calculare sold. <CRU>

Generare rapoarte către conducere cu <R> <RU>


privire la situația încasărilor.

Verificarea facturilor de referință. <R> <CU>

Calculare sold datorat. <R>

Generare raport cu privire la retururi. <CU>

Identficarea clienților <R>


Verificarea soldului datorat <R>
Generarea rapoartelor. <CU> <R>
5. Identificarea și descrierea cerinţelor funcţionale şi nonfuncţionale ale aplicației/sistemului
Pe baza informaţiilor colectate în capitolul 3, în special în ultima coloană a celor trei tabele, şi a problemelor constatate la modelarea sistemului, în
capitolul 4, se vor identifica cerinţele funcţionale şi nonfuncţionale, completându-se tabelul următor.

Nr. crt. Problema/nevoia de


rezolvat Descrierea soluției pentru
Prezentarea problemei Natura cerinţei
cerința identificată

1. Nevoia corelării facturilor Este o cerință de modificare a traseului pe care circulă Funcțională Implementarea unei funcții
cu încasările. informția. Utilizatorul final este nevoit să acceseze care să genereze automat
nomenclatorul în care sunt stocate facturile pentru a imaginea reala a
putea prelua datele necesare operațiunilor de decontărilor cu clienții.
încasare.
2. Prelucrarea automată a În ceea ce privește activitatea de export desfășurata cu Funcțională Este necesară corelarea
cursului valutar. clientul nostru, lipsa informației cu privire la cursul cursului valutar de pe site-ul
valutar poate duce la neîncheierea tranzacției cu BNR sau integrarea
clientul. tranzacțiilor online cu banca
în sistemul de trezorerie .
3. Probleme apărute în urma Nepotrivirea datelor din nomenclatorul clienți cu cele Funcțională Gruparea datelor și
retururilor efectuate. de pe fișele de retur, care generază înregistrări eronate includerea de totaluri în
în contabilitate, care au ca urmare efectuarea greșită a nomenclatorul de retururi
rapoartelor contabile ce nu mai prezintă o imagine care să corespundă sumelor
fidelă. din nomenclatorul clienți.
4. Efort suplimentar de Unele date sunt utilizare la mai multe tranzacții motiv Nonfuncțională Realizarea de legături între
culegere a datelor. pentru care, el trebuiesc culese de mai multe ori. sistemul de creanțe și restul
sistemelor prin import și
export de date.
5. Necesitatea implementării Vulnerabilitatea datelor (în special cele ce fac obiectul Nonfuncțională Autentificarea reprezintă
unei aplicații de gestiunii) conduce la sustragerea lor de catre soluția cea mai eficientă
autentificare. personalul neautorizat, care pot aduce prejudicii grave pentru combaterea furtului
entității. de date. Personalul autorizat
deține user și parolă pentru
autentificare.
6. Actualizarea automată a Având în vedere posibilitatea modificării codul fiscal, Nonfuncțională Actualizarea automată a
noilor reglemetări aceasta poate duce la apariția evaziunii fiscale, modificarilor codului fiscal
contabile. datorită neadaptării la noile norme financiare. pe baza unei platforme de
legatură între entitate și
Ministerul Finanțelor
Publice.
ANEXA 1 – DIAGRAMĂ DE CONTEXT A SGC
ANEXA 2 – DFD de NIVEL 0 pentru SGC
ANEXA 3 – DFD de NIVEL 1 pentru PROCESUL – ” Primirea comenzilor ”
ANEXA 4 – DFD de NIVEL 1 pentru PROCESUL ” Facturare ”
ANEXA 5 – DFD de NIVEL 1 pentru PROCESUL “Incasari,,
ANEXA 6 – DFD de NIVEL 1 pentru PROCESUL “Retururi de marfuri,,
ANEXA 7 – DFD de NIVEL 2 pentru SUBPROCESUL “Verificarea clientilor” in cadrul PROCESULUI
“Preluarea comenzilor de la client”

Raport Aprobare
client client
Date
Fisa client comenzi noi
Aprobare Raport
nou
Verificare client client
existenta
clientin BD Date comenzi curente

Date Date retururi


incasari noi noi
Date.
Date
Comanda actualizatecli Date
incasari
confirmata ent retururi
curente
Comanda curente
Comanda confirmata
ORGANIGRAMĂ ADMINISTRATOR
S.C. MIGDALIN SRL

Director general

Director comercial Director vânzări Departament


financiar- contabil

Director vânzări Director vânzări Director vânzări Director vânzări


URSUS CARESROM HORECA DIVIZIA URBANĂ

Agent vânzări Agent vânzări Agent vânzări Agent vânzări

Asistent vânzări

Departament desfacere Departament logistică

Șoferi
FACTURARE GESTIONAR

Depozit Calea Depozit Manipulanți


Chișinăului Ungheni