Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Membrii echipei
Organizaţia:
Nume şi prenume:
Telefon:
Persoana de contact:
Funcţia în firmă:
-
E-mail:
IAŞI 2017
1
CUPRINS
1. Descrierea organizaţiei şi a sistemelor informaţionale economice..............................................3
1.1 Analiza organizaţiei și a contextului în care funcționează.................................................3
1.2 Descrierea aplicaţiilor informatice existente și identificarea principalelor sisteme de
prelucrare a tranzacțiilor.........................................................................................................5
1.3 Realizarea matricei sistemelor - componente organizatorice & parteneri.......................10
.............................................................................................................................................. 10
.............................................................................................................................................. 10
1.4 Prezentarea proiectelor informatice propuse sau în curs de implementare......................12
2. Definirea ariei de întindere a aplicației/sistemului de gestiune a creanțelor............................13
2.1 Prezentarea activităților/tranzacţiilor economice înregistrate în aplicația/ sistemul
analizat.................................................................................................................................. 13
2.2 Identificarea relaţiilor dintre aplicația/sistemul analizat cu diferitele componente
organizatorice şi cu partenerii organizaţiei (dacă este cazul)................................................14
2.3 Extragerea intrărilor şi ieşirilor specifice aplicației/sistemului analizat..........................17
2.4 Construirea primei versiuni a diagramei de context........................................................18
3.1 Descompunerea sistemului de gestiune a creanțelor prin identificarea proceselor şi
subproceselor de prelucrare..................................................................................................19
3.3 Analiza intrărilor în procesele/subprocesele de prelucrare de la entități externe sau locuri
de stocare (se ordonează după procesul /subprocesul în care intră)......................................31
4. Modelarea sistemului.....................................................................................................................46
4.1 Construirea diagramelor fluxurilor de date.....................................................................46
4.2 Descrierea DFD în depozitul (dicţionarul) datelor..........................................................46
4.3 Realizarea matricei CRUD..............................................................................................47
5. Identificarea și descrierea cerinţelor funcţionale şi nonfuncţionale ale aplicației/sistemului 48
ANEXA 1 – DIAGRAMĂ DE CONTEXT A SGC.........................................................................50
ANEXA 2 – DFD de NIVEL 0 pentru SGC.....................................................................................51
ANEXA 3 – DFD de NIVEL 1 pentru PROCESUL – ” Primirea comenzilor ”.........................52
ANEXA 4 – DFD de NIVEL 1 pentru PROCESUL ” Facturare ”...............................................53
ANEXA 5 – DFD de NIVEL 1 pentru PROCESUL “Incasari,,....................................................54
ANEXA 6 – DFD de NIVEL 1 pentru PROCESUL “Retururi de marfuri,,................................55
ORGANIGRAMĂ................................................................................................................ 56
2
1.1 Analiza organizaţiei și a contextului în care funcționează
Vor fi prezentate principalele componente ce definesc organizaţia, pentru a descrie contextul în
care funcționează sistemele informaţionale (aplicațiile/programele informatice).
S.C. MIGDALIN SRL, a laut ființă în anul 2002, și funcținează sub codul unic de RO15085498, și
înmatriculat cu J22/1395/2002.
3
financiar contabil, însa la nivelul conducerii există discuții în
vederea implementării unui no departament specializat în
salarizare. Astfel, activitățile desfășurate de actualul dpartament
însărcinat cu aceste atribuțiuni, sunt:
o Recrutarea, selecția și încadrarea salariaților în funcțiile
cuvenite.
o Ține evidența personalului în urma recrutărilor, dar și
apreciază și promovează angajații.
o Răspunde de întocmirea pontajelor pe baza condicii de
prezență întocmit de către salariați, și ulterior întocmește
statul de plată și a declarației 121.
4
1.2 Descrierea aplicaţiilor informatice existente și identificarea principalelor sisteme de prelucrare a tranzacțiilor
Se vor descrie principalele aplicaţii informatice care sprijină prelucrarea datelor și, pe baza principalelor activităţi şi procese economice din
organizaţie, se vor identifica sistemele de prelucrare a tranzacțiilor. Se va completa tabelul de mai jos.
Nr. Descrierea Prelucrările identificate prin Locurile (birourile, Sistemul informaţional sprijinit de
crt. aplicațiilor/programelor analiza interfeţei persoanele) din firmă unde se aplicațiile/programele informatice
informatice economice sau aplicaţiilor/programelor sau folosesc aplicaţiile/ programele şi activitățile economice pe care le reflectă
modulelor din aplicații care modulelor (meniuri, opţiuni, sau modulele
asigură prelucrările de date ecrane)
1. Aplicația Data Light Opțiunile meniului: Opțiunea este utilizată în Opțiunea Furnizori asigură recepția
Enterprise Gestiune 3.0 – Furnizori/ Documente de intrare. cadrul departamentului de produselor comandate de societate și
Opțiunea Furnizori – Furnizori: desfacere, mai precis, de efectuarea retururilor de marfă.
elementele din cadrul - Contracte cu furnizorii angajații din cabinetul de
acestei opțiuni îi ajută pe Documente de intrare: facturare, dar și de
utilizatori la preluarea și - Facturi departamentul definiri și cel
,respectiv, prelucrarea - Avize de însoțire a mărfii de rapoarte unde intervin
tranzacțiilor cu furnizorii, la directorul comercial și cel de
emiterea documentelor care vânzări pentru a tin o evidență
oferă o imagine a situației a stocului.
acestora cum ar fi: Jurnalul
de cumpărări și Fișa
analitică a furnizorului
2. Aplicația Data Light Opțiunile meniului: Opțiunea este utilizată în Opțiunea Clienți asigură recepția comenzilor
Enterprise Gestiune 3.0 – Clienți/Documente de ieșire. cadrul departamentului de de la clienți cu ajutorul unei aplicații numită
Opțiunea Clienți – Clienți: desfacere, mai precis, de PALM pe care agenții de vânzare o au
elementele din cadrul - Comenzi de la clienți angajații din cabinetul de instalată pe telefoane și care este conectată la
acestei opțiuni îi ajută pe - Contracte cu clienții facturare, dar și de prgramul Data Light Enterprise Gestiune 3.0,
utilizatori la preluarea și Documente de ieșire: departamentul definiri și cel astfel comenzile sunt introduse direct în
,respectiv, prelucrarea - Facturi de rapoarte unde intervin sistem.
tranzacțiilor cu clienții, la - Avize de însoțire a mărfii directorul comercial și cel de
emiterea documentelor care - Export vânzări pentru a tin o evidență
oferă o imagine a situației a stocului.
acestora cum ar fi: Jurnalul
de vânzări și Fișa analitică a
clientului
3. Aplicația Data Light Opțiunile meniului: Opțiunea este utilizată în Opțiunea Operațiuni interne are drept scop
Enterprise Gestiune 3.0 – Operațiuni interne/Note de cadrul departamentului de evidențierea mișcărilor dintre depozite, prin
Opțiunea Operațiuni transfer/încărcări mașini/clienți ce desfacere, mai precis, de transferul de marfă de la un depozit la altul,
interner – această opțiune îi nu pot fi facturați. angajații din cabinetul de evidențierea încărcării mașinilor care trebuie
ajută pe utilizatori să tină o Note de transfer: facturare și de gestionar. să onoreze comenzile pe anumite rute și nu în
evidență a depozitelor și să - Aviz de transfer și însoțire ultimul rând să observe clienții care nu pot fi
emită documentele care să Încărcări mașini: facturați.
justifice ieșirea de marfă din - Dispoziție de livrare
acesta - Bordero de ieșiri de marfă
- Bon de consum
Clienți ce nu pot fi facturați
4. Aplicația Data Light Opțiunile meniului: Opțiunea este utilizată în Operațiunea Definiri are drept obiectiv
Enterprise Gestiune 3.0 – Definiri/Gestiuni/Parteneri/Agenți. cadrul departamentului de evidențierea celor 2 gestiuni,dar si a agenților
Operațiunea Definiri – în Gestiuni: desfacere, mai precis, de și partenerilor vechi sau noi.
cadrul acestei opțiuni a - Chișinăului angajații din cabinetul de
programului utilizatorii pot - Ungheni facturare, de gestionar, de
verifica gestiunile , Prteneri: directorul comercial și cel de
informațiile despre parteneri - Clienți vânzări.
și agenții din cadrul firmei, - Clienți noi
dar și să genereze anumite - Furnizori
documente precum: bon de - Furnizori noi
predare, transfer Agenți:
restituire,fișă limită de - Agenți vechi
consum,lista clienților și a - Agenți noi
furnizorilor, resectiv cea a
agenților.
5. Aplicația Data Light Opțiunile meniului: Opțiunea este utilizată în Operațiunea Rapoarte are drept scop punerea
Enterprise Gestiune 3.0 – Rapoarte/Nomenclatoare/Statistică cadrul departamentului în evidență a tuturor departamentelor din
Operațiunea Rapoarte – /Contracte clienți/Comenzi clienți/ achiziții și al departamentului firmă în detaliu pentru a avea o imagine de
această ultimă opțiune Clienți/Furnizori/Agenți/Încasări vânzări de fiecare director de ansamblu asupra situației clienților, stocurilor
utilizată în cadrul firmei sau plăți/Analiză pe divizie. și a furnizorilor.
permite utilizatorilor să vanzări,aprovizionări,
analizeze aprovizionările, intrări/Prețuri/Stocuri
vânzările, intrările, dar și Clienți:
prețurile și să emită - Fișa clientului
documente precum: Facturi - Balanța clientului
de încasat, Facturi scadente - Obligațiile clientului
clienți, Fișă penalizare Analiză intrăr:
facturată, Evoluția intrărilor, - Evoluție intrări
Plățil și încasările, Rulaje - Rata de rulare a creditelor
etc. Analiză vânzări:
- Evoluția vânzărilor
- Vânzări client pe grupe de
mărfuri
- Rata de rulare a debitelor
- Rata medie de încasare
Stocuri:
- Stocuri cantitative
Stocuri cantivativ valorice GPF
- Stocuri cantitativ valorice pe
vechimi
6. Aplicația Revisal – Sistemul Opțiunile meniului: Aceast sistem este utilizat de Acest sistem are drept scop ținerea unei
Resurse umane – acest Resurse umane/ Registru/ departamentul resurse umane evidențe detaliate a fiecărui slariat, respectiv,
sistem îi ajută pe utilizatori Angajator/Salariați/ în colaborare cu angajator în parte și pregărirea unor date
să țină o evidență a Contracte/Rapoarte/Instrumente departamentul financiar- necesare departamentului financiar –contabil.
salariaților și a parcursului Registru: contabil.
lor în cadrul firmei cu - Generare registru de evidență a
ajutorul CIM și a altor salariaților
documente specifice . - Înregistrare angajator nou
- Schimbare registru angajator
- Validare registru nou Revisal
Angajator:
- Detalii angajator
- Operații:
- Istoric angajator
- Sporuri:
- Ștergere angajator curent
Salariați:
- Înregistrae salariat
- Operații:
- Radiere
- Rapoarte:
- Vizualizări:
Instrumente:
- Angajator curent
- Operații bază de date
- Nomenclatoare
Coduri COR
Coduri CAEN
Actualizare COR
Contracte:
- Înregistrare contracte
- Operații contract
- Suspendare
- Detașare
7. Aplicația Data Light Opțiunile meniului: Sistemul este utilizat în cadrul Sistemul financiar-contabil are drept scop
Enterprise Gestiune 3.0 – Financiar-contabil/ departamentului financiar- evidențierea tuturor tranzacțiilor și a
Sistemul Financiar-contabil Registre/Salarizare/ Generare contabil de către un expert salarizării, generarea SFA și nu în ultimul
– cu ajutorul acestui sistem SFA /Statul cotabil. rând supravegherea activității firmei din
se va analiza în detaliu tot Registre: punct de vedere legislativ,pentru ca aceasta
ceea ce ține de - Registrul jurnal să își desfășoare activitatea într-un mediu
corectitudinea legislativă în - Registrul Inventar legal având în permanență statul drept
înregistrări și în - Registrul Cartea mare partener de drum spre loialitate și
documentele care au drept - Registre auxiliare corectitudine.
scop evidențierea unei - Balanța de verificar
imagini fidele a firmei, SC. Salarizare:
Migdalin SRL, precum: - Pontale
Bilanț, Contul de Profit sau - State de plată în avans / rețineri
Pierdere, Balanța de - State de salarii
verificare,Registrul Jurnal, - Fluturași de salarii
Registrul Inventar, Registrul - Centralizatoare concedii
Cartea Mare etc. - Rapoarte de salarizare(Fișă
individuală angajaț, Raport tichete
de masă, Centralizatoare lunare,
Lista cu notele contabile de salarii
etc.)
Generare SFA:
- Bilanțul
- Contul de Profit sau Pierdere
- Balanța de verificare
- Note explicative
Statul:
- Declarația 100
- Alte documente aferente statului
- Regularizare TVA:
TVA deductibilă
TVA colentată
1.3 Realizarea matricei sistemelor - componente organizatorice & parteneri
Depozit Chișinăului
2
Birou financiar-
contabil
Depozit Ungheni
6
Trezorerie
14
Clienți
12
Banca
16
Conducere
23
Agenți vânzări
22
Statul 18
Legendă:
1. Se prelueaza comanda de la clienți ce va intra automat în sistemul vânzări cu ajutorul
aplicației PALM și va introduce comanda.
2. Se verifică situația stocurilor în depozitul Chișinăului.(solicitare informații stocuri)
3. Verificarea stocului în sistemul de gestiune a stocurilor depozitul Chișinăului (situația
stocurilor )
4. Constatăm că mai avem nevoie de mărfuri pentru a onora comanda.
5. Accesăm sistemul de aprovizionare pentru a vedea ce necesar de mărfuri mai avem
nevoie.
6. Directorul Ursus dorește să se aprovizioneze din depozitul Ungheni ( aviz )
7. Se verifică dacă există stocuri în sistemul de gestiune a stocurilor Ungheni.
8. Se constată că exista stocuri disponibile ( nir )
9. Intrăm in sistemul de aprovizionare pentru a vedea daca mai este necesar să ne
aprovizionăm de marfă pentru gestiunea depozitului Ungheni
10. Se trimite informația de la sistemul de aprovizionare către biroul de desfacere
11. Se trimite informția de la biroul de desfacere către sistemul de vamzări ( dispoziții de
livrare )
12. Marfa facturată merge spre clienți direct din sistem ( factura )
13. Clienții plătesc o parte din valoarea comenzii prin cash ( chitanță )
14. Din sistemul trezorerie se transmite informatia de plata la caserie ( informații incasări )
15. Clientul ne ofera restul de bani ( bilet la ordin )
16. Sistemul de trezorerie generează informația către bancă (extras de cont )
17. Banca către sistemul de contabilitate generală ( extras de cont )
18. Sistemul de contabilitate generală generează diferite rapoarte către stat ( declarații )
19. Statul ne ofera reglementări legale
20. Sistemul de stocuri generează anumite situatii cu privire la stocul existent către sistemul
vânzări (situația stocurilor)
21. Sistemul vânzări comunică cu sistemul de cotabilitate generala pentru ai oferii diferite
informații cu privire la vânzările dintr-o perioadă (jurnal vânzări)
22. Sistemul vânzări le oferă agențiilor de vânzări diferite informații (situația vânzărilor)
23. Sistemul vânzări generează către conducere diverse rapoarte (rapoarte vânzări)
Aceste relații se stabilesc, în special, pe baza informațiilor din matricea de la punctul 1.3,
dar și pe baza descrierilor ce se pot regăsi în regulamentele de ordine de interioară, în procedurile
respectate pentru derularea activităților, în organigramă, în manualele de utilizare a aplicațiilor
informatice existente sau în normele metodologice de întocmire a documentelor.
2. Facturare.
2.1. Introduccere date necesare.
2.1.1. Verificarea clientului.
2.1.2. Calcularea valorii ce trebuie înscrisă în factură.
2.1.3. Generare factură.
3. Încasare.
3.1. Intoducere date referitoare la încasare.
3.2. Calculare sold.
3.3. Generare rapoarte către conducere cu privire la situația încasărilor.
4. Retururi de mărfuri.
4.1. Verificarea facturilor de referință.
4.2. Calculare sold datorat.
4.3. Generare raport cu privire la retururi.
5. Restituirea sumelor.
5.1. Identficarea clienților .
5.2. Verificarea soldului datorat.
5.3. Generarea rapoartelor.
3.2. Analiza ieșirilor din procesele/subprocesele de prelucrare către entități externe sau locuri de stocare
Procesul/subproce Denumire Tip ieșire, Destinație Structură Documentul/ Locurile de Cerințe pe baza
sul de prelucrare ieșire mod de ieșire datele pe stocare pentru observațiilor și
care generează obținere, baza căruia citirea datelor constatărilor
ieșirea momentul /cărora se rezultate din
generării obține analiza
ieșirea efectuată
1.Primirea Cerere La cerere, Sistemul Nume (C, 10) Comandă Comandă Dacă comanda a
comenzilor de la ofertă periodic, vânzări Tip (listă) (nr. comandă 1, fost primită prin
clienți (proces) semiautomat Dată dată comandă emai-l și s-a
(10.12.2017) 10.12.2017, salvată în spam,
Dimensiune unitate de motiv pentru
(A4) măsură:bax care nu a fost
,cantitate :10, văzută, este
valoare/bax: 30 foate posibil ca
lei, TVA: 19%, acea comandă să
valoare totală de nu poată fi
plată: cantitate * onorată.
preț/bax + TVA )
Client
(locație client
Iași, nume client
S.C. AMI S.R.L.,
Cod client 100)
1.1. Verificarea Informații Semiautoma Nomenclator Nume (Listă Comandă Comandă Se efectuează
clientului despre client t, la cerere clienți clienți) (nr. comandă 1, greu datorită
(subproces) Data(10.12.2 dată comandă numărului mare
017) 10.12.2017, de clienți.
Date de unitate de
identificare măsură:bax
clint ,cantitate :10,
(C.I.F.RO150 valoare/bax: 30
4, Cod client lei, TVA: 19%,
100) valoare totală de
plată: cantitate *
preț/bax + TVA )
Client
(locație client
Iași, nume client
S.C. AMI S.R.L.,
Cod client 100)
1.1.1. Introducere Fișă client Semiautoma Nomenclator Nume (F1) Contract Contract Pentru
client nou. nou t, la cerere clienți Data (nr.contract 1, introducerea
(subproces) (10.12.2017) data 10.12.2017) unui nou client
Date de Date de în dosatul
identificare identificare electronic
client client (locație comenzi este
(C.I.F.RO158 client Iași, nume necesar să se
57, Locație client S.C. AMI atașeze un
-jd. Iași, lc. S.R.L., Cod client document/o fișă
Iași, str. 100, dată a noului client
Delfin, nr.30, 10.12.2017) cu datele de
Cod 101) identificare.
1.1.2.Actualizare Fișă client Semiautoma Nomenclator Nume (F1) Contract Contract Neactualizarea
client. (subproces) existent t, la cerere clienți Data (nr.contract 1, datelor clientului
(10.12.2017) data 10.12.2017) duc la erori în
Date de Date de ceea ce privește
identificare identificare preluarea și
client client (locație trimiterea
(C.I.F.RO158 client Iași, nume comenzilor și nu
5, Locație client S.C. AMI numai.
-jd. Iași, lc. S.R.L., Cod client
Iași, str. 100, dată
Delfin, nr.30, 10.12.2017)
Cod 101)
5.Restituire sume Ordin de Semiautoma Sistem Data(12.12.2 Cerere de Data(12.12.2017) Dacă suma de
(proces) plată t, la cerere financiar- 017) restituire a Număr (2236) plătit nu este
contabil Număr sumelor din Dimensiune (A5) foarte mare plata
(OP,36) returul de Date de se va face din
Dimensiune mărfuri identificare caserie, motiv
(A5) plătitor (nume, pentru care
Sumă de sediu, C.U.I.) trebuie
plată (5000 Suma de plată consemnată
lei) (5000 lei) această ieșire de
numerar pentru
ca la sfârșitul
zilei registrul de
casă să fie
corect.
5.1.Identificarea Informații Semiautoma Nomenclator Nume(AM) Fișa Nume (F1) Identificarea
clienților despre t ul clienți Cod client clientului Data (10.12.2017) poate fi dificilă
(subproces) clienți (100) Date de și consumatoare
C.U.I. identificare client de timp datorită
(RO223) (C.I.F.RO1585, numărului mare
Locație -jd. Iași, de clienți și a
lc. Iași, str.unui soft vechi.
Delfin, nr.30, Cod
101)
5.2.Verificarea Ordin de Semiautoma Sistem Data(12.12.2 Registrul Data(15.12.2017) Greșeală de
soldului datorat plată t financiar- 017) Cartea Mare Denumire calcul.
(subproces) contabil Număr cont(CL/C)
(OP,36) Cod cont (4111)
Dimensiune Rulaj (D și C)
(A5) Total sume (D și
C)
Sold final (D sau
C)
Proces/ Denumire Emitent Tip intrare Structura intrării3 Date culese și păstrate Locurile de stocare unde sunt Cerințe pe baza
subproces/ intrare şi/sau Sursa în aplicație/sistem4 înregistrate datele (tabele ale observaţiilor și
în care (document, de intrare bd, fişiere, dosare) 5 constatărilor
intră date în sistem2 rezultate din
existente în analiza efectuată 6
datele1
alte
aplicații
etc.)
Comenzi primite
(nr. comandă 1, dată comandă
Număr
Numar 10.12.2017, unitate de Primirea unei
1.Primirea comanda(N,1)
comanda(N,1) măsură:bax ,cantitate :10, comenzi greșite
comenzilor Data(24.12.2017)
Data(24.12.2017) valoare/bax: 30 lei, TVA: duce la o
de la clienți Denumire
Clienți Denumire 19%, valoare totală de aprovizionare în
(proces) Comandă Electronic produs(C,20))
produs(C,20) plată: cantitate * preț/bax + plus fata de
Cantitate(C,4)
Cantitate(C,4) TVA ) necesarul
Nume client(C,10)
Nume client(C,10) Clienți comenzii.
Adresa(D,12)
Pret(C,22) (locație client Iași, nume
Preț(C,22)
client S.C. AMI S.R.L., Cod
client 100)
Comandă
(nr. comandă 1, dată comandă
10.12.2017, unitate de
măsură:bax ,cantitate :10,
valoare/bax: 30 lei, TVA:
1.1
19%, valoare totală de
Verificarea Listă Sistemul Nume client(C,2) Nume client(C,2)
La cerere plată: cantitate * preț/bax +
clientului clienți clienți Cod client(N,20)
TVA )
(subproces)
Client
(locație client Iași, nume
client S.C. AMI S.R.L., Cod
client 100)
1.1.1.Introd Comandă Sistemul La cerere Nume (F1) Nume (F1) Contract (nr.contract 1, data
ucere client nouă clienți Data (10.12.2017) Data (10.12.2017) 10.12.2017)
nou Date de identificare Date de identificare Date de identificare client
(subproces) client client (locație client Iași, nume
(C.I.F.RO15857, (C.I.F.RO15857, client S.C. AMI S.R.L., Cod
Locație -jd. Iași, lc. Locație -jd. Iași, lc. client 100, dată 10.12.2017)
Iași, str. Delfin, nr.30, Iași, str. Delfin, nr.30,
Cod 101) Cod 101)
1.1.2.Actual Comandă Sistemul La cerere Nume (F1) Nume (F1) Contract (nr.contract 1, data
izare client nouă clienți Data (10.12.2017) Data (10.12.2017) 10.12.2017)
(suproces) Date de identificare Date de identificare Date de identificare client
client client (locație client Iași, nume
(C.I.F.RO15857, (C.I.F.RO15857, client S.C. AMI S.R.L., Cod
Locație -jd. Iași, lc. Locație -jd. Iași, lc. client 100, dată 10.12.2017)
Iași, str. Delfin, nr.30, Iași, str. Delfin, nr.30,
Cod 101) Cod 101)
1.2.Generar Comandă Sistemul Automat, Data(N,2) Dată(N,2) Comandă
ea vânzări semiautomat Nume (L,1) Nume(L,1) (nr. comandă 1, dată comandă
situațiilor Tip (listă) Valoare(C,1) 10.12.2017, unitate de
comenzilor Valoare(C,1) măsură:bax ,cantitate :10 bax,
(subproces) valoare/bax: 30 lei, TVA:
19%, valoare totală de
plată: cantitate * preț/bax +
TVA )
Client
(locație client Iași, nume
client S.C. AMI S.R.L., Cod
client 100)
1.3.Lansare Comandă Client Electronic Nr comandă(N,3) Nume client(C,3) Comandă Introducerea de
a Data(C,2) Denumire (nr. comandă 1, dată comandă date eronate
comenzilor Nume client(C,3) produse(N.3) 10.12.2017, unitate de privind
Denumire Valoare măsură:bax ,cantitate :10 bax, comenzile pot
produse(N.3) comandă(C,4) valoare/bax: 30 lei, TVA: genera
Valoare Adresă client(H,4) 19%, valoare totală de
informații
comandă(C,4) Localitate(C,6) plată: cantitate * preț/bax +
Adresă client(H,4) TVA ) gresite.
Localitate(C,6) Client
(locație client Iași, nume
client S.C. AMI S.R.L., Cod
client 100)
5.1 Date în Sistemul Semiautomat, Nume client(N,33) Nume client(N,33) Client Se idenfică foarte
Identificare format clienți la cerere Cod client(C,4) Cod client(C,4) Nume (F1) usor în baza de
clienților electronic Data (10.12.2017) date dacă îi
(subproces) Date de identificare client atribuim un cod
(C.I.F.RO1585, Locație -jd. de identificare.
Iași, lc. Iași, str. Delfin, nr.30,
Cod 101)
3.4 Analiza proceselor/subproceselor de prelucrare (tabel pentru verificarea încrucișată între tabelul ieșirilor și intrărilor)
Proces/ Descrierea Ieşiri din Intrări în Formulele sau Locul de stocare a datelor Cerințe pe baza
Subproces operaţiunilor de proces/sub proces/su relaţiile de calcul (tabele ale bd, fişiere sau observaţiilor și
prelucrare proces bproces dosare) constatărilor
rezultate din analiza
efectuată
1.Preluarea *Adăugare comenzi Factura/Avi Comanda Valoare totală de Comenzi primite Dacă comanda a fost
comenzilor de in dosarul comenzi z plată=cantitate * (nr. comandă 1, dată primită prin emai-l și s-
la clienți *Punem la dispozitia preț/bax + TVA 19% comandă 10.12.2017, a salvat în spam, motiv
(proces) clientilor, agenti de unitate de măsură:bax pentru care nu a fost
vanzari care preiau ,cantitate :10, valoare/bax: văzută, este foate
comanda si o 30 lei, TVA: 19%, valoare posibil ca acea
introduce in sistem totală de plată: cantitate * comandă să nu poată fi
prin intermediul preț/bax + TVA ) onorată.
aplicatiei PALM, sau Clienți
preluarea comenzilor (locație client Iași, nume
pe baza aplicatiei client S.C. AMI S.R.L., Cod
puse la dispozitia client 100)
clientului.
1.1. *Verificarea realitatii Informații Listă Comandă Se efectuează greu
Verificarea datelor de despre clienți (nr. comandă 1, dată datorită listelor
clientului(subp identificare ale client comandă 10.12.2017, încărcare cu clienți.
roces) clientului si daca unitate de măsură:bax
acestea sunt ,cantitate :10, valoare/bax:
indeajuns sau daca 30 lei, TVA: 19%, valoare
se constata lipsa totală de plată: cantitate *
unor date cheie preț/bax + TVA )
pentru finalizarea Client
comenzii. (locație client Iași, nume
client S.C. AMI S.R.L., Cod
client 100)
1.1.1 *In cazul in care Fișă client Comandă Contract (nr.contract 1, Pentru introducerea
Introducere clientul nu poate fi nou nouă data 10.12.2017) unui nou client în
client identificat in baza de Date de identificare client dosarul electronic
nou(subproces date existenta, se va (locație client Iași, nume Comenzi este necesar
) introduce noul client client S.C. AMI S.R.L., Cod să se ataseze un
cu datele de client 100, dată 10.12.2017) document/o fisa a
identificare ale noului client cu datele
acestuia. de identificare.
1.1.2.Actualiza *In cazul in care Fișă client Comandă Contract (nr.contract 1, Neactualizarea datelor
re client. apar schimbari ale existent nouă data 10.12.2017) clientului duc la erori
(subproces) statusului Date de identificare client în ceea ce privește
client( acesta (locație client Iași, nume preluarea și trimiterea
renuntata sa mai client S.C. AMI S.R.L., Cod comenzilor și nu
colaboreze cu noi, client 100, dată 10.12.2017) numai.
isi schimba datele de
identificare) se
recurge la
actualizarea acestuia
in baza de date.
1.2.Generarea *In cel mai concret Lista Comanda Comandă Se obține cu întârziere
situațiilor caz situatiile comenzilor (nr. comandă 1, dată datorită rulării unul
comenzilor comenzilor se comandă 10.12.2017, flux mare de date.
genereaza prin unitate de măsură:bax
intermediul ,cantitate :10 bax,
aplicatiei.Punand la valoare/bax: 30 lei, TVA:
dispozitia clientilor 19%, valoare totală de
un status al plată: cantitate * preț/bax
comenzilor unde + TVA )
acestia pot vizualiza Client
si estima timpul de (locație client Iași, nume
livrare a comenzii. client S.C. AMI S.R.L., Cod
Este posibila si client 100)
generarea situatiilor
comenzilor prin
intermediul
telefonic.
1.3.Lansarea Adăugare Factură Comanda Comandă Există riscul ca acestea
comenzilor înregistrare în tabela (nr. comandă 1, dată să nu fie onorate în
comenzi comandă 10.12.2017, cazul în care nu sunt
Se refera la unitate de măsură:bax verificate spamurile,
inregistrarea ,cantitate :10 bax, ținând cont că se
comenzii si la valoare/bax: 30 lei, TVA: primesc comenzi si
livrarea propriu-zisa 19%, valoare totală de prin intermediul emai-
a acesteia. plată: cantitate * preț/bax l-ului.
+ TVA )
Client
(locație client Iași, nume
client S.C. AMI S.R.L., Cod
client 100)
2.Livrare Intocmire factura Factură Comandă Valoare totală de Comandă Greșirea sumelor sau a
(proces) atasata marfurilor ce plată= cantitate * (nr. comandă 1, dată calculelor.
serveste ca dovada preț/bax + TVA 19% comandă 10.12.2017,
realitatii comenzii unitate de măsură:bax
livrate, continand ,cantitate :10 bax,
date cu privire la valoare/bax: 30 lei, TVA:
cantitate, pret, etc. 19%, valoare totală de
plată: cantitate * preț/bax
+ TVA )
Client
(locație client Iași, nume
client S.C. AMI S.R.L., Cod
client 100)
2.1.Introducer Adaugare date in Factura Date client Valoare totală de Comandă Introducerea greșită a
e date tabele/fisiere/docum plată=cantitate * (nr. comandă 1, dată datelor despre adresă
necesare ente ce servesc la o preț/bax + TVA 19% comandă 10.12.2017, sau CNP.
facturării. buna cooperare intre unitate de măsură:bax
(subproces) entitate si furnizori. ,cantitate :10 bax,
valoare/bax: 30 lei, TVA:
19%, valoare totală de
plată: cantitate * preț/bax
+ TVA )
Client
(locație client Iași, nume
client S.C. AMI S.R.L., Cod
client 100)
-DACĂ tip operațiune = ”Adaugă” – atunci în sistem se adaugă o nouă creanță emisă fie
pe bază de factură, fie pe bază de aviz.
- DACĂ tip operație = “Modifică” – se actualizează creanța prin stornare.
1. Nevoia corelării facturilor Este o cerință de modificare a traseului pe care circulă Funcțională Implementarea unei funcții
cu încasările. informția. Utilizatorul final este nevoit să acceseze care să genereze automat
nomenclatorul în care sunt stocate facturile pentru a imaginea reala a
putea prelua datele necesare operațiunilor de decontărilor cu clienții.
încasare.
2. Prelucrarea automată a În ceea ce privește activitatea de export desfășurata cu Funcțională Este necesară corelarea
cursului valutar. clientul nostru, lipsa informației cu privire la cursul cursului valutar de pe site-ul
valutar poate duce la neîncheierea tranzacției cu BNR sau integrarea
clientul. tranzacțiilor online cu banca
în sistemul de trezorerie .
3. Probleme apărute în urma Nepotrivirea datelor din nomenclatorul clienți cu cele Funcțională Gruparea datelor și
retururilor efectuate. de pe fișele de retur, care generază înregistrări eronate includerea de totaluri în
în contabilitate, care au ca urmare efectuarea greșită a nomenclatorul de retururi
rapoartelor contabile ce nu mai prezintă o imagine care să corespundă sumelor
fidelă. din nomenclatorul clienți.
4. Efort suplimentar de Unele date sunt utilizare la mai multe tranzacții motiv Nonfuncțională Realizarea de legături între
culegere a datelor. pentru care, el trebuiesc culese de mai multe ori. sistemul de creanțe și restul
sistemelor prin import și
export de date.
5. Necesitatea implementării Vulnerabilitatea datelor (în special cele ce fac obiectul Nonfuncțională Autentificarea reprezintă
unei aplicații de gestiunii) conduce la sustragerea lor de catre soluția cea mai eficientă
autentificare. personalul neautorizat, care pot aduce prejudicii grave pentru combaterea furtului
entității. de date. Personalul autorizat
deține user și parolă pentru
autentificare.
6. Actualizarea automată a Având în vedere posibilitatea modificării codul fiscal, Nonfuncțională Actualizarea automată a
noilor reglemetări aceasta poate duce la apariția evaziunii fiscale, modificarilor codului fiscal
contabile. datorită neadaptării la noile norme financiare. pe baza unei platforme de
legatură între entitate și
Ministerul Finanțelor
Publice.
ANEXA 1 – DIAGRAMĂ DE CONTEXT A SGC
ANEXA 2 – DFD de NIVEL 0 pentru SGC
ANEXA 3 – DFD de NIVEL 1 pentru PROCESUL – ” Primirea comenzilor ”
ANEXA 4 – DFD de NIVEL 1 pentru PROCESUL ” Facturare ”
ANEXA 5 – DFD de NIVEL 1 pentru PROCESUL “Incasari,,
ANEXA 6 – DFD de NIVEL 1 pentru PROCESUL “Retururi de marfuri,,
ANEXA 7 – DFD de NIVEL 2 pentru SUBPROCESUL “Verificarea clientilor” in cadrul PROCESULUI
“Preluarea comenzilor de la client”
Raport Aprobare
client client
Date
Fisa client comenzi noi
Aprobare Raport
nou
Verificare client client
existenta
clientin BD Date comenzi curente
Director general
Asistent vânzări
Șoferi
FACTURARE GESTIONAR