Sunteți pe pagina 1din 32

Cerere de serviciu pentru Sistemul Informaţional

Sistemul de evidenţă al clienţilor la S.C.”Telecomunicaţii CFR” S.A. Iaşi

În urma sesizărilor făcute de economistul care se ocupă de evidenţa clienţilor şi de


şeful serviciului de contabilitate, s-a stabilit ca unul din obiectivele perioadei următoare îl
constituie modificarea sistemului informaţional privind gestiunea clienţilor, pentru a sigura
adaptarea acestuia la cerinţele utilizatorilor. S-a elaborat următoarea cerere de modificare a
sistemului informaţional din societate:
Cerere de serviciu pentru Sistemul Informaţional
Persoana solicitantă: Zancu Mioara
Departamentul :Contabil şef
Localizare: Sucursala Iaşi
Posibilităţi de contact:Tel./fax:0232/123503
Tipul cererii Gradul de urgenţă
[ ] Sistem nou [ ]Imediat posibile pierderi de oprtunităţi
[x] Îmbunătăţirea sistemului [x]Există probleme,dar sistemul mai poate funcţiona
[ ] Corectarea erorilor din sistem [ ]Pierderile pot fi tolerate până la finalizarea
sistemului
Definirea problemei
Sistemul informatic financiar-contabil existent este caracterizat de existenţa mai
multor aplicaţii independente, dezvoltate de echipe independente şi la momente diferite, fără
a se realiza o integrare a lor. Lipsa integrării acestor aplicaţii generează numeroase
deficienţe în funcţionarea sistemului informaţional, dintre care amintim:
-efort suplimentar de culegere a datelor, deoarece unele date sunt necesare în două sau mai
multe aplicaţii, ceea ce determină culegerea lor de mai multe ori;
-redundanţa mare a datelor în sistem ce are efect imediat asupra spaţiului de stocare şi
arhivare a datelor;
-efectuarea unor activităţi costisitoare de punere de acord a datelor din diferite aplicaţii;
-apariţia unor situaţii de inconsistenţă a datelor, ceea ce face dificilă inregistrarea în
contabilitate;
-implementarea unui program care să acopere întregul domeniu financiar-contabil.
În aceste condiţii se impune dezvoltarea unui nou sistem de evidenţă al clienţilor
integrat cu celelalte subsisteme componente ale sistemului informaţional al societăţii. De
asemenea, prin noul sistem de evidenţă al clienţilor se urmăreşte trecerea la un sistem de
prelucrare a datelor conform noilor cerinţe de modernizare, care să ofere informaţii
oportune privind furnizorii şi legăturile lor cu celelalte sisteme informaţionale. Acest
program urmează să integreze aplicaţiile vechi, precum şi a acestora cu cele noi într-un
sistem integrat.
Servicii solicitate
Analiza sistemului informaţional existent, determinarea noilor cerinţe informaţionale,
stabilirea necesarului de resurse fizice pentru noul sistem, determinarea beneficiilor pe care
le poate aduce noul sistem şi a avantajelor competitive, proiectarea şi implementarea
sistemului.
Persoana de cotact din cadrul SC "Informatică feroviară" SA : Cornea
Sorina,Tel./fax 0236/123516
---DE COMPLETAT DE COMITETUL COORDONATOR AL SISTEMULUI---
[ ]Cerere aprobată Semnat de .................
[ ]De revizuit Data de începere:............................
[ ]De dezvoltat de către utilizatori
[ ]Respins din următoarele motive:..........................................................

2
1. Identificarea proiectului

1.1. Definirea misiunii, obiectivelor şi strategiei organizaţionale la S.C. „Telecomunicaţii


CFR” S.A. Iaşi

1.1.1. Misiunea

Într-o lume în care circulă milioane de biţi pe secundă, comunicarea rapidă şi


eficientă este vitală pentru a face faţă schimbărilor continue. Astfel, firma S.C.
"Telecomunicaţii CFR" S.A. Iaşi asigură suportul necesar de telecomunicaţii şi transport
voce-date pentru Compania Naţională de Căi Ferate şi pentru celelalte societăţi comerciale
din domeniul transportului feroviar din România, utilizând echipamente de ultima generaţie
şi reţele performante care ajută la transmiterea informaţiilor în timp real.

1.1.2. Obiective

Obiectivele strategice ale S.C. "Telecomunicaţii CFR" S.A. Iaşi sunt următoarele:
 modernizarea reţelei de telecomunicaţii a CFR având în vedere asigurarea tuturor
sistemelor de comunicaţie necesare unei infrastructuri feroviare moderne;
 asigurarea suportului de transmisie de date la viteza, calitatea şi punctele solicitate
de implementarea sistemului informatic ce urmează a se introduce la CFR;
 interconectarea reţelei de telecomunicaţii CFR cu reţele de telecomunicaţii ale
administraţiilor feroviare vecine la nivelul, calitatea şi volumul de servicii
recomandate de UIC, în scopul realizării unei reţele integrate europene;
 valorificarea pe piaţa de telecomunicaţii a surplusului de capacitate ce se poate
constitui într-o sursă importantă de venituri care să asigure şi să ramburseze în
termen scurt costurile programelor de modernizare;
 asigurarea serviciilor de comunicaţii solicitate de operatorii feroviari şi de transport
marfă şi calatori;
 asigurarea comunicaţiilor radio tren-sol tip GSM Railway conform directivelor UIC
de alioniere la prevederile UE;
 organizarea şi desfăşurarea în condiţii de maximă eficienţă a activităţilor de
intermedieri şi comercilizarea serviciilor de telecomunicaţii;
 organizarea şi acordarea de servicii de consultanţă în domeniul telecomunicaţiilor;
 exploatarea în condiţii de eficienţă economică a patrimoniului propriu .
Ca obiective de scurtă durată putem menţiona:
 reducerea efortului manual în ceea ce priveşte transmiterea informaţiilor;
 creşterea calităţii serviciilor de telecomunicaţii prin modernizarea reţelei existente şi
achiziţionarea de echipamente informatice performante;
 interconectarea reţelei de telecomunicaţii CFR cu alte reţele de comunicaţii;
 asigurarea comunicaţiilor radio pentru circulaţia trenurilor, manevra trenurilor,
activităţile de întreţinere şi reparare a infrastructurii feroviare;
 realizarea unui sistem simplu, fiabil şi eficient.

1.1.3. Strategii
Pentru punerea în aplicare a strategiei generale vom avea în vedere următoarele:
 programul de modernizare tehnică al telecomunicaţiilor de pe reţeaua CFR;
 strategia intrării pe piaţa de telecomunicaţii;
 direcţii pentru extinderea reţelei de telecomunicaţii digitale CFR.

3
Programul de modernizare al telecomunicaţiilor feroviare se va desfăşura pe baza
proiectelor finanţate de:
 BIRD (Banca Internaţională pentru Reconstrucţie şi Dezvoltare) prin credit pentru
achiziţia de componente, echipamente şi materiale;
 Guvernul României pentru plata lucrărilor de construcţii, montaj şi altor taxe
prevăzute de legile în vigoare.
Proiectele de modernizare a telecomunicaţiilor feroviare constau în realizarea
următoarelor reţele:
a. reţeaua magistrală de cabluri cu fibre optice a CFR pe distanţa de
1200 Km, cu termen de finalizare la 30.06.2005;
b. reţeaua magistrală de transmisii digitale a CFR, cu termen de
finalizare la 30.06.2005;
c. reţeaua telefonică digitală cu servicii integrate a CFR, cu termen de
finalizare la 31.12.2005;
Realizarea celor trei reţele de telecomunicaţii digitale va permite în viitor obţinerea
unor performanţe tehnice care vor face posibilă lărgirea ariei de servicii.
Se va realiza modernizarea intrgrală a instalaţiilor de telecomunicaţii de informare şi
avizare a publicului călător, pe magistrale feroviare importante şi în principalele staţii de
cale ferată ale CFR.

Strategia intrării pe piaţa de telecomunicaţii constă în modernizarea şi dezvoltarea


reţelei de telecomunicaţii CFR, lărgindu-se astfel actuala arie de servicii.
Aria serviciilor în urma modernizării:
 servicii voce;
 servicii transmisii date;
 servicii transfer imagine;
 servicii cu valoare adăugată (e-mail, transferuri de fişiere de date, internet etc).
Reţeaua de transmisie digitală va putea asigura:
 funcţionarea aplicaţiilor de transmisii de date de mare viteză prevăzute în
programul IRIS al CNCF „CFR” – S.A.
 servicii de înaltă calitate de comutare şi transmisii voce, date şi imagini;
 linii pentru teleconferinţă, videoconferinţă, linii de dispecer, linii digitale
pentru semnalizare şi controlul circulaţiei trenurilor;
 servicii cu valoare adăugată (e-mail, internet, etc);
 interconectarea cu alte reţele publice sau private digitale pentru
telecomunicaţii şi transmisii de date;
 interconectarea cu reţelele de telecomunicaţii ale căilor ferate vecine;
 integrarea tuturor serviciilor de telecomunicaţii feroviare în reţeaua digitală
feroviară;
 adaptabilitate şi flexibilitate datorită structurii modulare.
Actuala reţea de telefonie automată CFR se va înlocui integral cu o reţea de
comutaţie de servicii integrate care să preia toate serviciile şi aplicaţiile feroviare, să
permită utilizatorilor să obţină servicii de bună calitate şi să realizeze interconectarea cu
reţeaua publică, cu cele ale administraţiilor feroviare vecine şi cu alte reţele de
telecomunicaţii private.

În vederea extinderii reţelei de telecomunicaţii digitale a CFR, vor trebui realizate


următoarele lucrări:

4
 extinderea reţelei magistrale de cabluri cu fibră optică cu încă 1200 Km în vederea
închiderii unor inele funcţionale care să asigure rute automate de rezervă în caz de
deranjamente şi interconectarea restului de noduri feroviare principale şi a tuturor
capitalelor de judeţ;
 modernizarea instalaţiilor de avizare a publicului călător din principalele staţii CFR;
 asigurarea suportului de transmisii de date pentru programele de modernizare ale
infrastructurii feroviare şi ale operatorilor feroviari (rezervarea de locuri, ticheting);
 colaborarea cu alţi operatori de telecomunicaţii pentru pozarea şi exploatarea în
comun în zona căii ferate a noi cabluri cu fibră optică pe secţiile de circulaţie unde
CNCF „CFR” – S.A. nu are interes şi posibilităţi financiare de investiţii.

1.2. Descrierea organizării societăţii

1.2.1. Obiect de activitate, relaţii cu partenerii de afaceri


Societatea de Telecomunicaţii CFR îşi are sediul în oraşul Iaşi, strada Gării nr.1 din
regiunea Moldova, regiune cu un grad de dezvoltare economică relativ scăzut. Activitatea de
prestări servicii se realizează cu precădere pe piaţa internă, pe regiunea Moldova. Societatea
este o filială a Societăţii Naţionale de Transport Feroviar de Călători "CNCFR Călatori" iar
ea la rândul ei este împărţită în 5 filiale dispuse în teritoriu.
S.C.”Telecomunicaţii CFR” – S.A. are ca obiect principal de activitate gestionarea
infrastructurii de telecomunicaţii feroviare prin conducerea, organizarea, planificarea,
coordonarea şi controlul activităţilor de întreţinere, reparare şi exploatare comercială a
acesteia.
Având în vedere obiectul de activitate al societăţii, am efectuat analiza activităţii
acesteia prin următoarele aspecte:
 Furnizorii. Principalii furnizori ai S.C. "Telecomunicaţii CFR" S.A. Iaşi sunt firmele
care se ocupă cu furnizarea curentului electric, a cablurilor, fibrei optice,
combustibili, apă potabilă, agent termic, salubrizare. De la alţi furnizori se
achiziţionează materiale, obiecte de inventar, mijloace fixe. Relaţiile cu principalii
parteneri de afaceri se realizează pe bază de contracte încheiate, de obicei la
începutul fiecărui an calendaristic.
 Pricipalii parteneri de afaceri sunt: S.C.Shatter S.A., Electrica Moldova S.A.,Cora
Compar Bucureşti,Petrom, Regnafor S.A. Vatra Dornei, Regionala CFR Iaşi.
 Clienţii sunt reprezentaţi în special de persoane juridice, reprezentanţi CFR, dar şi de
persoane fizice. Principalii clienţi sunt reprezentaţi de firme ce activează în domenii
comerciale, societăţi de transport precum şi in domeniul telecomunicaţiilor.
Principalii clienţi sunt: Orange România, Regionala CFR, Impregnat Transverse
Lemn Suceava, SCCF Moldova SA Iaşi, CFR Mesagerie SA, Fortus SA, Servtrans
Invest SA, Coca-Cola HBC România SRL.
 Bariere de intrare pe piaţă sunt puţine deoarece societatea a reuşit să câştige un
segment sigur pe piaţa telecomunicaţiilor datorită calităţii, profesionalismului,
promptitudinii serviciilor, siguranţei, preţurilor competitive practicate de aceasta. În
analiza acestui aspect se au în vedere următoarele: nivelul veniturilor populaţiei, al
preţurilor precum şi calitatea serviciilor.
 Concurenţa este reprezentată de celelalte societăţi de telecomunicaţii de pe plan
intern cum ar fi: Romtelecom, Orange România, Connex, Mobifon.

1.2.2. Istoricul societăţii


În conformitate cu prevederile Hotărârii Adunării Generale a Acţionarilor a
Companiei Naţionale de Căi Ferate CFR SA nr. 12/29.03.2002 s-a aprobat înfiinţarea a 7
filiale, care se desprind din structura CNCF CFR SA şi devin filiale ale CNCF CFR SA cu

5
statut de societăţi comerciale pe acţiuni cu capital iniţial subscris şi integral vărsat de CNCF
CFR SA în calitate de acţionar unic:
1. SC ”Telecomunicaţii CFR” S.A.,
2. SC "Informatica Feroviară" SA,
3. SC "Turism şi Agrement CFR" SA,
4. SC "Construcţii" SA,
5. SC "Grup de Exploatare şi întreţinere Palat CFR" SA,
6. SC "Impregnat Transverse din Lemn" SA,
7. SC "Intervenţii Feroviare"SA.
La data înfiinţării, capitalul social al S.C.”Telecomunicaţii CFR” S.A. a fost de 15.34
miliarde lei, ca în prezent să ajungă la 24.25 miliarde lei. Evoluţia veniturilor a fost una
crescătoare din anul 2003 şi până astăzi.
Încă de la înfiinţare S.C.”Telecomunicaţii CFR” S.A. şi-a atras cea mai bună forţă de
muncă având în total 261 de angajaţi, număr care s-a redus simţitor la 164 de persoane la
disponibilizarea din septembrie 2003.

1.2.3. Funcţiile unităţii şi compartimentele care le realizează


Datorită dezvoltării economice continue şi a evoluţiei concepţiilor privind
managementul, funcţiile întreprinderii au căpătat un caracter dinamic, ele încorporând
sarcini şi atribuţii noi iar altele dispărând. Asfel, putem constata că nu există o delimitare
clară între funcţiile şi activitaţile desfăşurate în cadrul firmei deoarece o activitate poate fi
cuprinsă în mai multe funcţii.
În cadrul S.C.”Telecomunicaţii CFR” S.A. se regăsesc următoarele funcţii:
cercetare-dezvoltare, comercială, financiar-contabilă, de personal.
Funcţia de cercetare-dezvoltare are în vedere activităţi de punere în aplicare a unor
programe de modernizare, activităţi de modernizare, ce se desfăşoară în concordanţă cu
obiectivele stabilite şi cu strategia societăţii. Această funcţie se realizează în cadrul
următoarelor departamente:
 Centrul de management reţea transmisiuni digitale şi analogice, care urmăreşte
progresul echipamentelor de transmisie digitală şi de comutaţie şi înaintează
propuneri de îmbunătăţire a reţelelor de transmisie şi comutaţie digitale prin
modificări de topologie, interconectări, etc.
 Laborator MEDAR (măsurători echipamente analogige şi transmisiuni digitale), cu
atribuţii tehnice: coordonează activitatea de întreţinere, reparaţii şi exploatare a
reţelei analogice de telecomunicaţii a S.C.”Telecomunicaţii CFR” S.A. Alte atribuţii
ale acestui departament:
• asigură dotarea cu aparatura necesară şi mijloace fixe;
• ţine evidenţa instalaţiilor şi a reţelelor interurbane de telecomunicaţii din
reţeaua CFR;
• participă la elaborarea proiectelor de instrucţii îndrumătoare, reglementări
pentru întreţinerea, repararea, exploatarea şi funcţionarea echipamentelor şi
instalaţiilor analogice de telecomunicaţii;
• tratează problemele de asimilare de aparatură şi echipamente noi, participă la
omologarea acestora în vederea introducerii în reţea.
Obiectivele acestei funcţii sunt următoarele:
 stabilirea volumului de muncă necesar în procesul de întreţinere
pentru fiecare tip de instalaţii analogice;
 îmbunătăţirea calităţii lucrărilor de întreţinere şi reparaţii şi a
serviciilor oferite beneficiarior;
 menţinerea de bune relaţii cu clienţii şi ceilalţi parteneri de afaceri.

6
Funcţia comercială asigură integrarea societăţii în mediul economic, în care sunt
cuprinşi partenerii de afaceri: furnizorii, de la care S.C. „Telecomunicaţii CFR” S.A. se
aprovizionează cu materiile prime, materialele, obiectele de inventar etc. necesare
funcţionării şi clienţii cărora societatea îşi adresează serviciile de telecomunicaţii.
În cadrul S.C. „Telecomunicaţii CFR” S.A. funcţia comercială este îndeplinită de
următoarele două compartimente:
 Compartimentul marketing, care coordonează activitatea de studiere a evoluţiei
pieţei de telecomunicaţii şi de prospectare a segmentului de piaţă. Totodată,
coordonează activitatea de prestări servicii de telecomunicaţii şi activitatea de
publicitate. Evidenţa elaborării contractelor de colaborare, a convenţiilor şi a
reglementărilor cu alţi operatori de telecomunicaţii sau terţi reprezintă tot o activitate
desfăşurată de compartimentul marketing.
 Serviciul aprivizionare asigură aprovizionarea cu materiile prime, materialele,
obiectele de inventar etc. necesare desfăşurării activităţii unităţii, urmăreşte
permanent aprovizionarea la timp a tuturor pieselor de schimb şi componentelor
necesare intervenţiilor la maşini şi instalaţii. Tot serviciul aprovizionare rezolvă
cererile de suplimentări, renunţări sau anulări de fişe tehnice, precum şi schimbarea
relaţiei, păstrând permanent legătura cu furnizorii de materiale, echipamente şi
utilaje, în vederea respectării termenelor de livrare, a ordinii priorităţilor şi modul de
livrare.
Obiectivele funcţiei comerciale:
 menţinerea de bune relaţii cu clienţii şi ceilalţi parteneri de afaceri;
 extinderea segmentului de piaţă;
 onorarea la timp şi cu profesionalism a comenzilor;
 asigurarea comenzilor şi a contractelor unităţii.
Funcţia financiar-contabilă cuprinde activităţi referitoare la modalităţile de
finanţare a activităţilor unităţilor, având în vedere şi rezultatele obţinute. Funcţia se mai
referă la păstrarea integrităţii patrimoniului şi la cunoaşterea în orice moment a modului în
care sunt gospodărite fondurile băneşti, dar şi cele materiale ale unităţii.
În cadrul S.C. „Telecomunicaţii CFR” S.A., activităţile specifice funcţiei financiar-
contabile se realizează de următoarele departamente: financiar, gospodărire fonduri;
contabil; salarizare; aprovizionare; casierie.
 Compartimentul financiar-contabil, cu următoarele atribuţii principale:
• organizează şi controlează plăţile, cu şi fără numerar, privind datoriile şi
drepturile băneşti ale filialei;
• întocmeşte şi ordonanţează documentele de încasări şi plăţi, în numerar şi
prin virament;
• întocmeşte bugetul de venituri şi cheltuieli în corelaţie cu strategia de
dezvoltare a filialei;
• urmăreşte realizarea execuţiei bugetare;
• asigură şi furnizează în timp optim informaţiile financiare necesare
fundamentării indicatorilor tehnico-economici întocmiţi de celelalte servicii în
măsura în care documentele respective angajează patrimoniul filialei;
• iniţiază măsuri care să prevină şi eventual să elimine imobilizările de fonduri
financiare;
• elaborează documentele financiare ale bilanţului contabil;
• răspunde de organizarea şi funcţionarea în bune condiţii a
contabilităţii societăţii privind fondurile fixe, calculul mijloacelor circulante,
cheltuieli de amortizare pentru valoarea rămasă, cheltuieli de circulaţie şi
calculul costurilor;

7
• asigură efectuarea corectă şi la timp a înregistrărilor contabile;
• asigură respectarea cu stricteţe a prevederilor legale privind
integritatea patrimoniului şi ia măsuri legale pentru reîntregirea acestuia în
cazul în care a fost păgubit;
• organizează invemtarierea periodică a patrimoniului şi urmăreşte
definitivarea potrivit legii, a rezultatelor inventarierii;
• întocmeşte lunar balanţa de verificare pentru conturile sintetice şi cele
analitice şi urmăreşte concordanţe dintre acestea;
• întocmeşte situaţia principalilor indicatori economico-financiari lunari.
 Compartimentul salarizare, care:
• asigură şi răspunde de efectuarea corectă şi la timp a calculului
privind drepturile salariale ale personalului, avansul chenzinal, drepturi
băneşti lunare şi alte drepturi băneşti, întocmind listele şi statele de plată;
• calculează, reţine şi varsă obligaţiile financiare ale personalului şi
societăţii, cu privire la fondul de salarii (impozit pe salarii, CASS, ajutor de
şomaj).
 Compartimentul aprovizionare, care are următoarele atribuţii
principale:
• determină necesarul de fonduri valutare, planifică
folosirea lui pe surse şi destinaţii, ţine evidenţa folosirii şi încadrării în aceste
fonduri pe relaţii;
• ţine evidenţa preţurilor de aprovizionare, întocmeşte
listele de preţuri, le pune la dispoziţia serviciilor funcţionale în vederea
calculării indicatorilor;
• urmăreşte şi ia măsuri pentru reducerea cheltuielilor de
aprovizionare, prin căutarea celor mai apropiate surse de aprovizionare şi cu
mijloace cât mai ieftine.
 Casieria. Atribuţii:
• răspunde de gestionarea numerarului
primit;
• efectuează încasările şi plăţile în
numerar şi ţine corect şi la zi registrul de casă;
• ridică de la bancă sumele pentru plata
salariilor, acordarea şi decontarea avansurilor, depuneri şi retrageri de
garanţii;
• păstrează în siguranţă numerarul şi
celelalte documente de valoare pe care le gestionează;
• ţine legătura cu unitatea bancară la care
societatea are deschis contul curent.
Principalele obiective ale acestei funcţii sunt:
 furnizarea de date utile necesare
procesului decizional;
 majorarea profitului unităţii;
 simplificarea lucrărilor de
evidenţă contabilă şi prelucrare automată a datelor;
 asigurarea capacităţii de plată a
firmei.
Funcţia de personal integrează toate activităţile desfăşurate în vederea asigurării şi
dezvoltării potenţialului uman necesar. Această funcţie este îndeplinită de Compartimentul
resurse umane, care realizează următoarele activităţi:

8
• ţine pentru personalul
societăţii evidenţele: calificativele din fişele de apreciere anuală şi a
examinărilor profesionale; autorizaţiile de călătorie şi permisele CFR;
efectuărilor examenelor medicale periodice şi a certificatelor de cazier
judiciar; datelor specifice de personal; actelor normative referitoare la
personal; personalului pe locuri de muncă, funcţii, încadrare;
• întocmeşte periodic
situaţiile statistice privind resursele umane şi le înaintează organelor
superioare;
• verifică autenticitatea
documentelor de personal prezentate;
• gestionează evidenţa
concediilor de odihnă, a concediilor medicale, CFS-urilor, absenţelor
nemotivate;
• efectuează toate operaţiile
privind întocmirea, completarea, păstrarea şi evidenţa carnetelor de muncă,
pentru întregul personal din central, în conformitate cu reglementările în
vigoare;
• întocmeşte decizii de
încadrare, promovare, mişcările de personal în interiorul societăţii, de
sancţionare, de desfacere a contractului individual de muncă şi ţine evidenţa
acestora;
• coordonează activitatea
de pregătire şi perfecţionare profesională a personalului şi acordă asistenţă
metodologică;
• elaborează studii şi
propuneri de îmbunătăţire a activităţii de calificare, reconversie a forţei de
muncă şi perfecţionare a pregătirii profesionale a personalului (în colaborare
cu Centrul Management reţea telecomunicaţii digitale şi Serviciul Tehnic).
Ca obiective ale funcţiei de personal se pot enumera următoarele:
 îmbunătăţirea pregătirii profesionale a angajaţilor prin cursuri de specializare;
 îmbunătăţirea condiţiilor de muncă ale salariaţilor;
 stimularea salariaţilor în ceea ce priveşte realizarea unor planuri de îmbunătăţire a
sistemului.

1.2.4. Organizarea unităţii


Structura organizatorică a S.C. „Telecomunicaţii CFR” S.A. este de tip geografic-
funcţională şi este prezentată în organigrama din Anexa 1.
Organigrama subunităţilor la nivel local se face de către unităţile regionale, pe baza
organigramelor-cadru, aprobate de directorul S.C. „Telecomunicaţii CFR” S.A.
Structura organizatorică a zonelor de telecomunicaţii este construită pe mai multe
nivele: conducerea zonei, nivelul de coordonare zonal şi nivelul teritorial.
În cadrul nivelului de coordonare zonal sunt construite ateliere conduse de şefi de
ateliere şi compartimente de activitate.

Nivelul I de conducere a unităţii este reprezentat de şeful zonei de telecomunicaţii,


care:
 organizează, conduce, coordonează şi îndrumă întreaga activitate a zonei de
telecomunicaţii cu respectarea reglementărilor legale, instrucţiilor de serviciu,
dispoziţiilor şi ordinelor în vigoare;

9
 stabileşte atribuţii concrete pentru şeful adjunct de zonă, şefii de ateliere şi şefii de
compartimente;
 aprobă atribuţiile stabilite de şeful adjunct de zonă şi contabilul şef pentru
personalul din subordine şi urmăreşte modul de realizare a acestora;
 răspunde de buna gospodărire a patrimoniului ce a fost încredinţat unităţii pe care o
conduce;
 are relaţii funcţionale cu directorii executivi, şefii de servicii din S.C.
“Telecomunicaţii CFR” – S.A. şi şefii zonelor de telecomunicaţii din toată ţara;
 are relaţii de colaborare cu directorii Regionalelor CFR, ai Agenţiilor regionale de
marfă, Zonelor de călători;
 reprezintă S.C.“Telecomunicaţii CFR” S.A. în relaţiile cu beneficiarii serviciilor de
telecomunicaţii CFR în teritoriu, cu alţi operatori zonali de servicii de
telecomunicaţii, cu producători de echipamente de telecomunicaţii, subansamble şi
piese de schimb pentru instalaţii de telecomunicaţii.
Următorul nivel de conducere este reprezentat de şeful adjunct al zonei de
telecomunicaţii. El preia atribuţiile şefului zonei de telecomunicaţii de durata deplasărilor
acestuia în ţară sau în străinătate. El are în subordine personalul din cadrul zonei de
telecomunicaţii şi direct compartimentele, are relaţii funcţionale cu contabilul şef al zonei,
cu şefii de servicii din S.C. “Telecomunicaţii CFR” – S.A. şi şefii adjuncţi ai zonelor de
telecomunicaţii din toată ţara şi relaţii de colaborare cu şefii adjuncţi (şefii diviziilor
tehnice, directori adjuncţi ) din regionala CFR.
Nivelul III este condus de şefii departamentelor, care iau decizii de nivel operaţional
şi asigură activitatea curentă în unitate, încadrându-se în una sau mai multe dintre funcţiile
întreprinderii prezentate anterior.
Activităţile ce se desfăşoară în cadrul departamentelor au fost prezentate anterior, în
cadrul funcţiilor întreprinderii. Aceste departamente sunt:
 Laborator MEDAR (Centrul management reţea transmisiuni digitale şi analogice)
 Compartiment resurse umane şi secretariat
 Compartiment manketing
 Compartiment financiar, gospodărire fonduri
 Compartiment contabilitate, salarizare, aprovizionare
 Casierie
Şeful Agenţiei Regionale de telecomunicaţii Iaşi are în subordine şefii următoarelor
subunităţi din zona Moldovei:
 Centrul de telecomunicaţii 1 – Vaslui
 Centrul de telecomunicaţii 2 – Bacău
 Centrul de telecomunicaţii 3 - Paşcani
 Centrul de telecomunicaţii 4 - Suceava
 Centrul de telecomunicaţii 5 – Câmpulung.
La nivel naţional conducerea este asigurată de:
 Adunarea Generală a Acţionarilor
 Consiliul de administraţie
 Directorul societăţii
 Directori adjuncţi executivi.

1.3. Prezentarea principalelor resurse informatice existente

1.3.1. Resursele hardware

10
S.C. „Telecomunicaţii CFR” S.A. dispune de o reţea formată din 19 calculatoare,
sistem creat astfel încât să asigure îndeplinirea sigură şi eficientă a obiectivelor pe care şi le
propune societatea.
Fiecare staţie de lucru poate funcţiona individual şi poate comunica şi cu celelalte
staţii. Topologia reţelei este de tip arbore, fiind realizată pe mai multe niveluri şi pornind de
la cel al procesorului central, aflat la SC "Informatică Feroviară" SA spre sistemele
periferice.
Reţeaua şi aplicaţiile sunt accesate doar de cei care au dreptul să le folosească.
Fiecare utilizator deţine un nume şi o parolă la intrarea în reţea.
Informaţiile cu privire la configuraţia de bază, localizarea şi arhitectura sistemelor
electronice de calcul din unitate este prezentată în tebelul următor:

Nr. Departament Arhitectură calculator Sistem operare Aplicatii


crt. software
1. Şef agenţie PC DTK CELERON 663 MHZ;RAM Windows 2000 Office 2000
64 MB;MDD 20 GB;CDROM TEAC
40X;PLACĂ VIDEO ATI RAGE II
AGP;PLACĂ DE REŢEA REALTEK
3189;MONITOR DTK 15;SCANNER
GENIUS;CD-RW
SONY;UPS;IMPRIMANTĂHP HP
670C.
2. Şef adjunct PC PENTIUM 100 MHZ;64 MB Windows 2000 Office 2000
RAM; HDD 3,2 GB;CDROM
CREATIVE CD 3231;PLACĂ
VIDEO S3 TRIO 64/32
PCI;MODEM HSP K56LEX
PNP;MONITOR SAMTRON;PLACĂ
DE REŢEA SURECOM EP-320X-
R;PLACĂ DE SUNET AZTECH
2320;IMPRIMANTĂ OKI.
3. Contabil şef PC PENTIUM 800 MHZ;128 MB Windows 2000 Office 2000
RAM;MONITOR DTK 15”;HDD 20 WinMentor
GB;PLACĂVIDEO S3 SAVAGE 4-
32BIT;PLACĂ DE REŢEA PCI
FAST ETHERNET NIC,PLACĂ
SUNET
ONBORD;UPS;IMPRIMANTĂ
LEXMARK OPTRA 312.
4. Compartiment PC PII 400 MHZ;64 MB RAM;FDD Windows 2000 Office 2000
marketing 1,44 MB;P.V. ATI RAGE 128 VR
AGP(ONBOARD);PLACĂ DE
REŢEA REALTEK RTL 8029;
PLACĂ DE SUNET YAMAHA DS-
XG;UPS;HDD 20GB;CDROM
SONY; CD-RW
SONY;IMPRIMANTĂ EPSON
LX300;SCANNER HP SCANJET 4C.
5. Compartiment PC HP BRIO CELERON 633 Windows 2000 Office 2000
marketing MHZ;RAM 64 MB;HDD
10GB;PLACĂ VIDEO S3 PRO
SAVAGE;PLACĂ SUNET
CRYSTAL;MONITOR HP;PLACĂ
REŢEA HP
100MB;UPS;IMPRIMANTĂ XEROX
DOCUPRINT M750.
6. Compartiment PC AMD K6/2 400 MHZ;256 MB Windows 98 Office 98
contabilitate - RAM;HDD 20GB;CDROM MijFix
imobilizări SAMSUNG;P.V. SIS 530;MONITOR

11
CTX;PLACĂ DE REŢEA;PLACĂ
DE SUNET ESS SOLO-1;FDD 1,44
MB;IMPRIMANTĂ CANNON S400.
7. Compartiment PC HP BRIO CELERON 633 Windows 98 Office 98
contabilitate - MHZ;RAM 64 MB;HDD Salarii 2000
salarii 10GB;PLACĂ VIDEO S3 PRO
SAVAGE;PLACĂ SUNET
CRYSTAL;MONITOR HP; PLACĂ
REŢEA HP 100MB;UPS.
8. Compartiment PC HP BRIO CELERON 633 Windows 98 Office 98
contabilitate - MHZ;RAM 64 MB;HDD WinMentor
aprovizionare 10GB;PLACĂ VIDEO S3 PRO
SAVAGE;PLACĂ SUNET
CRYSTAL;MONITOR HP; PLACĂ
REŢEA HP 100MB;UPS.
9. Compartiment PC AMD K6-2 300 MHZ;RAM Windows 98 Office 98
contabilitate 32MB;PLACĂ VIDEO S3 SIGMA
-stocuri VIRGE/DX/GX;PLACĂ REŢEA
SURECOM EP-325,HDD
3,2GB;MONITOR
BELINEA;IMPRIMANTĂ EPSON
FX 2180.
10. Trezorerie PC 486 DX 50 MHZ; 4 MB Windows 98 Office 98
RAM;HDD 250MB;PLACĂ VIDEO Ebank
VESA;FDD 1,44MB;MONITOR
PGA;IMPRIMANTĂ EPSON LQ
1070+.
11. Secretariat PC 486 DX 50 MHZ; 4 MB Windows 98 Office 98
RAM;HDD 250MB;PLACĂ VIDEO
VESA;FDD 1,44MB;MONITOR
PGA;IMPRIMANTĂ EPSON LQ
1070+.
12. Compartiment PC HP VECTRA 486 DX-66 Windows 98 Office 98
resurse umane MHZ;RAM 16 MB;HDD
1,2GB;FDD 1,44MB;PLACĂ
VIDEO CIRRUS LOGIC;PLACĂ DE
REŢEA SMC TIGERCARD;PLACĂ
MULTI I/O ISA.
13. Compartiment PC HP BRIO CELERON 633 Windows 98 Office 98
financiar MHZ;RAM 64 MB;HDD
10GB;PLACĂ VIDEO S3 PRO
SAVAGE; PLACĂ SUNET
CRYSTAL;MONITOR HP;PLACĂ
REŢEA HP
100MB;UPS;IMPRIMANTĂ HP
1100.
14. Compartiment PC HP BRIO CELERON 633 Windows XP Office 2000
management MHZ;RAM 64MB;HDD 10
reţea GB;PLACĂ VIDEO S3 PRO
SAVAGE; PLACĂ SUNET
CRYSTAL; MONITOR HP;PLACĂ
REŢEA HP
100MB;UPS;IMPRIMANTĂ HP
DESKJET 840C.
15. Compartiment PC STAŢIE SUN PENTIUM 4 AMD Windows XP Office 2000
management K7;MONITOR SUN 21”.
reţea
16. Compartiment PC STAŢIE SUN PENTIUM 4 AMD Windows XP Office 2000
management K7;MONITOR SUN 21”.
reţea
17. Compartiment PC COMPAQ PENTIUM 4 AMD Windows XP Office 2000

12
management K7;MONITOR SONY 21”.
reţea
18. Laborator PC NEC CELERON 1,8 GHZ;RAM Windows XP Office 2000
MEDAR 128 MB; HDD 40GB;PLCĂ REŢEA
REALTEK RTL 8139;PLACĂ
SUNET INTEL AC97;PLACĂ
VIDEO NVIDIA GEFORCE
MX440;MONITOR NEC.
19. Laborator PC NEC CELERON 1,8 GHZ;RAM Windows XP Office 2000
MEDAR 128 MB; HDD 40GB;PLACĂ
REŢEA REALTEK RTL
8139;PLACĂ SUNET INTEL
AC97;PLACĂ VIDEO NVIDIA
GEFORCE MX440;MONITOR NEC.

1.3.2. Resursele software


Aplicaţiile din cadrul Sistemului informatic al societăţii sunt următoarele:
 SIGMA. Aplicaţia se realizează prin 1 staţie şi se utilizează FoxPro 2.6 sub DOS. Se
preia în sistem şi se prelucrează tranzacţiile privind stocurile de materiale, piese de
schimb, combustibil, uniforme, obiecte sanitare, materiale refolosibile, obiecte de
inventar, echipamente de protecţie, ambalaje, se actualizează datele privind elementele
de stoc şi se întocmesc balanţele analitice şi se furnizează alte elemente relative la
stocuri.
 MijFix. Se realizează cu ajutorul unei staţii de lucru cu FoxPro 2.6 sub DOS şi asigură
preluarea şi înregistrarea tranzacţiilor privind mijloacele fixe, calculul amortizării
lunare pe conturi şi pe secţii de circulaţie, actualizarea bazei de date, întocmirea
balanţei mijloacelor fixe, a listelor de inventariere şi a altor rapoarte. Aplicaţia nu
oferă informaţii privind starea mijloacelor fixe, a lucrărilor de reparaţii capitale
efectuate.
 Salarii 2000. Se realizează prin Visual FoxPro şi este orientată pe problemele de
salarizare asigurând prelucrarea pontajelor, calculul salariilor, evidenţa concediilor de
odihnă şi a altor drepturi ale personalului, se înregistrează diverse reţineri, se
întocmesc listele de plată şi a altor situaţii, se actualizează datele din baza de date
privind salariaţii, se furnizează informaţii privind personalul angajat.
 WinMentor. Aplicaţia se realizează prin intermediul unei staţii de lucru şi ţine evidenţa
clienţilor, a furnizorilor, banca şi casa. Permite preluarea notelor contabile şi
prelucrarea lor, întocmirea fişei conturilor, Cartea Mare, balanţele de verificare şi
bilanţul, adăugarea, modificarea sau ştergere conturilor din planul de conturi.
 Ebank permite transmiterea electronică a ordinelor de plată, vizualizarea soldului şi a
plăţilor.
SC "Telecomunicaţii CFR" SA utilizează ca sistem antivirus BitDefender UpDate &
UpGrade, achiziţionat de la firma SOFTWIN.

1.3.3. Resurse umane specializate


SC "Telecomunicaţii CFR" SA nu dispune de personal specializat, serviciile
informatice fiindu-i oferite de SC "Informatică Feroviară" SA, cu care are încheiat un
contract de prestări-servicii.

1.4. Proiecte informatice


Planul de dezvoltare al sistemului informatic cuprinde următoarele proiecte:
1. Proiectul IRIS

13
A început în 1996, ca parte a programului de reabilitare a Căilor Ferate Române,
urmând strategia IT aprobată de Consiliul Director al Companiei în 1995.
În perioada 1996-1999 s-au urmărit ofertele de preţ pentru contractul de reabilitare,
urmând regulile Băncii Mondiale pentru acordarea împrumutului, contract câştigat de
International Computers Limited, UK, actualmente Fujitsu Services.
Lucrul a început în iunie 1999 şi partenerii CFR din contract sunt:
• Fujitsu Services, prim contractor si sistem integrator;
• Sun Systems;
• Hewlett Packard, furnizori de hardware;
• Cisco;
• RAD, furnizori de echipamente de comunicaţii;
• Oracle;
• Microsoft, furnizori de sofware standard;
• Datastream;
• Intergraph;
• Spear Technologies;
• SchlumbergerSema, furnizori de servicii pentru aplicaţii software.
Proiectul IRIS furnizează o soluţie integrată cuprinzând hardware, reţea, software
de sistem şi aplicaţii. Aplicaţiile sunt o îmbinare între aplicaţiile la cheie şi cele dezvoltate
conform cerinţelor utilizatorilor."Model Systems" este numele dat aplicaţiei dezvoltate
conform cerinţelor utilizatorilor.
IRIS Model Systems realizat pentru CFR cuprinde dezvoltarea şi integrarea unui
număr de subsisteme legate între ele prin interfeţe. O parte din sisteme sunt dezvoltări ale
unor sisteme existente utilizate în România, iar altele sunt sisteme complet noi.
Avantajul IRIS Model System constă în faptul că se bazează pe produse sisteme sau procese
logice existente.
Aceste produse, aplicaţii şi legăturile logice dintre ele au fost deja probate prin utilizarea lor
de-a lungul mai multor ani, în UK sau România. Perioada necesară pentru dezvoltare şi
testare a fost din această cauză mult scurtată, în comparaţie cu o soluţie complet nouă.
Toate sistemele sunt de tipul Client-Server, cu o bază de date Oracle. Sunt utilizate şi baze de
date de diferite pentru bunul mers al exploatării, pentru a permite ca un sistem sa fie
întrerupt pentru întreţinere sau actualizare fără să le afecteze pe celelalte.
Pachetul software IBM MQ Series realizează gestiunea transmiterii mesajelor între diversele
sisteme.
2.Sistemul XSell
Este un proiect în curs de desfăşurare. În Bucureşti există un sistem pilot care ajută la
implementarea acestuia într-o perioadă cât mai scurtă de timp. Acesta este:
• Concepţie şi realizare 100% a unei echipe de specialişti aparţinând S.C. "Informatică
Feroviară" S.A.;
• Soluţie modernă bazată pe tehnologiile la zi;
• Arhitectura hardware, software asigură o disponibilitate de peste 99.3% a sistemului;
• Peste 80% din biletele emise în complex;
• Timpul mediu de deservire al unei cereri: 40 secunde;
• În prezent sistemul funcţionează cu 40 de posturi de lucru dintre care 34 sunt puncte
de vânzare.
Avantajele sistemului:
• Dublarea numărului de călători expediaţi;
• Calitate superioară a serviciului prestat către călători;
• Tarifare corectă;
• Rezervare sigură;
• Bilet standardizat pe plan european, cu informaţii clare;

14
• Gestiune financiară, sigură şi rapidă;
• Reducerea majoră a efortului manual;
• Statistici diverse ca suport decizional eficient;
• Modelează procesele tehnologice specifice C.F.R.;
• Confortabil de utilizat, asigură 100% disponibilitatea, siguranţa şi confidenţialitatea
datelor din sistem.

Arhitectura software
 xSellTicketing
Sistemul local de emitere electronică a legitimatţiilor de călătorie. Este unul din sistemele
cheie şi poate fi considerat atât prin perspectiva geografică cât şi cea funcţională într-unul
din următoarele scenarii de lucru: puncte de vânzare independente, puncte de vânzare
conectate la nivelul unei unităţi care la rândul ei poate să fie conectată sau nu în reţeaua
CFR.
 xSellLocalSeats
Sistemul local de rezervare electronică a locurilor.
Reprezintă o soluţie tranzitorie sau alternativă la rezervarea centrală atunci când Sistemul
Central de Rezervare este în dezvoltare sau temporar nu este în uz.
 xSellData
Sistemul central de întreţinerea al datelor. Este esenţial pentru întreţinerea şi versionarea
diferitelor categorii de date cum ar fi: tarife şi reguli comerciale, machete de bilete,
informaţii trenuri şi rute compuneri de trenuri şi imagini de vagoane de călători.
 xSellDistribution
 xSellWarehouse
 xSellOrders
 xSellCentralSeats
 xSellExchange
 xSellHelpDesk
Arhitectura hardware
Staţii de lucru: puncte de vânzare, staţii de întreţinere date, puncte de interogare puncte de
şcolarizare, staţii de helpdesk şi de monitorizare a reţelei.
Servere Server de baze de date local, server local de rezervare, server local de informare,
server central de concentrare şi distribuţie a datelor, server de warehouse, server central de
rezervare.
Partenerii care lucrează la acest proiect sunt:
• S.C. "Informatica Feroviara" S.A. ca proiectant şi integrator de sistem;
• Hewlett Packard and Practical Automation ca furnizori de tehnologie;
• Oracle şi Microsoft ca furnizori de software standard.

15
2. Iniţierea şi planificarea proiectului de dezvoltare a sistemului
informaţional al evidenţei clienţilor

2.1. Identificarea principalelor sisteme informaţionale financiar-contabile


Sistemele informaţionale care se regăsesc în cadrul unităţii se identifică în funcţie de
tipul activităţii desfăşurate.
Fiind o societate de prestări-servicii, sistemul de producţie şi cel al mărfurilor nu se
regăsesc printre celelalte sisteme informaţionale.
Întrucât SC "Telecomunicaţii CFR" SA este o filială a CNCFR Telecomunicaţii,
sistemul contabilităţii generale există doar la nivelul companiei.
Tot într-un singur sistem informaţional sunt cuprinse şi obiectele de inventar şi
materialele, alcătuind astfel sistemul stocurilor (fără mărfuri).
Sistemele informaţionale identificate în cadrul unităţii sunt:
• Sistemul informaţional de gestiune a imobilizărilor;
• Sistemul informaţional al stocurilor;
• Sistemul informaţional al evidenţei furnizorilor;
• Sistemul informaţional al evidenţei clienţilor;
• Sistemul informaţional de evidenţă a personalului;
• Sistemul informaţional de salarizare;
• Sistemul informaţional de gestiune a trezoreriei.

Sistemul informaţional de gestiune a imobilizărilor


a) intrari în sistem:
 avizul de însoţire a mărfii - se întocmeste manual sau cu ajutorul tehnicii de calcul,
în trei exemplare (document de insotire pe timpul transportului, ce ajută la întocmirea
facturii şi la transferul valorilor materiale de la o gestiune la alta), la livrarea
lucrărilor şi serviciior, atunci când, din motive obiective (cu totul excepţionale) nu se
poate întocmi factura, cu menţiunea “urmează factura”.
 bon de trecere în folosinţă – se întocmeşte în cazul trecerii din depozit la inventar, se
foloseşte pentru darea în folosinţă a obiectelor de inventar;

16
 proces verbal de recepţie a mijlocului fix – se întocmeşte în trei exemplare, este
primit de la serviciul administrativ (cuprinde: numărul documentului, denumire
mijloc fix, numele celui care îl primeşte) şi este utilizat pentru:
• recepţia mijloacelor fixe care nu necesită un montaj sau probe tehnologice
(sunt considerate puse în funcţiune la data achiziţionării);
• recepţia provizorie a utilajelor care necesită montaj (nu şi probe tehnologice)
şi a construcţiilor care nu deservesc procese tehnologice;
• punerea în funcţiune a utilajelor si instalaţiilor care necesită montaj si probe
tehnologice, şi a construcţiilor care deservesc procese tehnologice.
 deviz de calcul - se întocmeste cand vin părţi componente ale unui mijloc fix care se
asamblează şi rezultă un mijloc fix integral;
 bon de mişcare a mijlocului fix;
 proces verbal de casare sau transfer de la o gestiune la alta – se întocmeşte în două
exemplare, separat pentru mijloacele fixe şi bunurile materiale aflate în gestiunea
unui singur gestionar.
b) ieşiri din sistem:
 situaţia privind determinarea valorii rămase actualizate a imobilizărilor corporale -
se întocmeste la reevaluare pe baza Hotărârii Generale;

 registrul numerelor de inventar al mijloacelor fixe - se intocmeste intr-un singur


exemplar de catre Departamentul Financiar-Contabil. Prin intermediul acestui
document se atribuie numere imobilizărilor intrate în gestiune;
 fisa mijlocului fix - se intocmeste intr-un singur exemplarde catre Departamentul
Financiar-Contabil pentru un mijloc fix sau pentru mai multe mijloace fixe (de acelasi
fel si de aceeasi valoare, care au aceleasi cote de amortizare si sunt puse în functiune
în aceeasi luna) si se completeaza pe baza proceselor verbale de receptie, de punere
în functiune, a bonului de miscare si a procesului verbal de scoatere din functiune.
Cuprinde: denumirea mijlocului fix, durata normală de functionare, numar inventar,
cota de amortizare, valoare de inventar);
 nota contabila se intocmeste lunar cu amortizarea mijlocului fix.

Sistemul informaţional al materiilor prime şi materialelor


a) intrări în sistem:
 factura
 avizul de însoţire a mărfii;
 nota de recepţie si constatare de diferenţe - se întocmeşte în două exemplare (la locul
de depozitare) sau în trei exemplare (de către comisia de recepţie legal constituită,
cand la recepţie se constată diferenţe);
În cazul în care bunurile materiale sosesc în transe, se întocmeşte un formular pentru
fiecare tranşa, care se anexează la factura sau la avizul de însoţire a mărfii.
 bon de consum – se întocmeşte în două exemplare şi este utilizat pentru:
• consum a unui singur material sau a mai multor materiale (document
de eliberare din magazine);
• scădere din gestiune;
• înregistrarea în evidenţa magaziei şi în contabilitate (document
justificativ);
 bon de transfer între două gestiuni – se întocmeşte în două exemplare, pe masură ce
se efectueaza transferul între gestiuni.
b) ieşiri din sistem:
 balanţa lunară pe stocuri pentru fiecare subunitate în parte;

17
 registrul stocurilor - este o listă cu stocurile existente în gestiune la sfârşitul
perioadei de raportare, care va constitui stoc iniţial pentru luna următoare. Acest
raport este obţinut de către contabilitate şi ajută la verificarea concordanţei
înregistrărilor efectuate în fişele depozitului şi în contabilitate. Este util pentru
conducere pentru cunoaşterea situaţiei stocurilor;
 situaţia consumurilor pe conturi - este un document justificativ de înregistrare şi de
scădere din gestiune, întocmindu-se pe formulare separate;
 concentrator treceri din depozit în folosinţă;
 notă contabilă - se întocmeşte în cadrul compartimentului contabilitate, cuprinzând
înregistrarea intrărilor şi ieşirilor de materii prime şi produse finite, serveşte la
întocmirea registrului jurnal şi a situaţiilor anuale.

Sistemul obiectelor de inventar


a) intrari în sistem:
 factura
 nota de receptie si constatare de diferente - se intocmeste în doua exemplare (la locul
de depozitare) sau în trei exemplare (de catre comisia de receptie legal constituita,
cand la receptie se constata diferente);
 bon de predare
b)ieşiri din sistem:
 registrul obiectelor de inventar - este o listă cu obiectele de inventar existente în
gestiune la sfârşitul perioadei de raportare, care va constitui stoc iniţial pentru luna
următoare. Acest raport este obţinut de către contabilitate şi ajută la verificarea
concordanţei înregistrărilor efectuate în fişele depozitului şi în contabilitate. Este util
pentru conducere pentru cunoaşterea situaţiei obiectelor de inventar;
 proces verbal de casare, în cazul unor propuneri de casare aprobate de Bucuresti;
 concentrator treceri din depozit în folosinta;
 notă contabilă - se întocmeşte în cadrul compartimentului contabilitate, cuprinzând
înregistrarea intrărilor şi ieşirilor de obiecte de inventar; serveşte la întocmirea
registrului jurnal şi a situaţiilor anuale.

Sistemul informaţional al evidenţei furnizorilor


a) intrari în sistem:
 aviz de insotire a marfii;
 raport de necesitate emis de departamentul care este abilitat cu acele probleme;
 analiza de oferte - se realizează de către compartimentul de aprovizionare de la
sediul central al CNCFR Telecomunicaţii şi este aprobată de directorul general si de
directorul economic;
 comanda către furnizori;
 factura fiscala - se întocmeşte în trei exemplare, la livrarea produselor, execuţia
lucrarilor si prestarea serviciilor ( pe baza dispozitiei de plata, a avizului de insotire
a marfii si a altor documente);
 Nota de receptie si constatare de diferente;
 chitanta - se intocmeste în doua exemplare la departamentul de trezorerie, unde se
semneaza pentru primirea sumei; primul exemplar circula la platitor, iar exemplarul
al 2-lea ramane la primitor în carnet;
 ordinul de plata - este emis de catre platitor pentru a-si achita o datorie fata de
furnizor. El dă dispozitie bancii cu care colaborează sa plateasca suma inscrisa pe
formularul intocmit în trei exemplare. Acesta va ajunge ulterior la banca
beneficiarului, care va pune suma respectiva la dispozitia sa.

18
b) iesiri din sistem:
 note contabile;
 lista furnizorilor - este o listă care este destinată conducerii; este trimisa catre
Departamentul Financiar-Contabil de la Bucuresti;
 jurnalul de cumparari -se întocmeşte la nivelul departamentului financiar-contabil
într-un singur exemplar, în care se înregistrează zilnic elementele necesare pentru
determinarea corectă a TVA deductibilă.
 lista furnizorilor care nu şi-au îndeplinit la termen obligaţiile contractuale.

Sistemul informaţional al evidenţei clienţilor


a) intrari în sistem:
 raport de necesitate (echivalentul comenzii) - este emis de catre unitatea care are
nevoie de prestarea anumitor lucrări sau servicii, cu aprobarea sefului unitatii;
 contractul - este intocmit pentru furnizarea de servicii de telecomunicatii si este
trimis spre aprobare de catre conducere;
 ordinul de executie - prezinta materialele necesare realizarii serviciului solicitat si
este intocmit de Departamentul de Marketing; se trimite catre organul tehnic de
specialitate;
 deviz de lucrari - în care sunt inregistrate lucrarile suplimentare;
 anexa la contract - se realizeaza conform Foii Oficiale CFR nr. 1/2002, care conţine
listele cu tarifele practicate de unitate;
 ordinul de plată - se întocmeste în trei exemplare de Departamentul Financiar-
Contabil al clientului (pe baza datelor din contabilitatea analitica), este semnat de
directorul si de conducatorul unitatii emitente;
 extras de cont - reprezintă un document emis de bancă prin care aceasta informează
unitatea referitor la încasările efectuate de aceasta prin cont, soldul contului,
comisioanele bancare etc;
 factura catre clienti – se întocmeşte automat în trei exemplare(primul exemplar
pleacă la client,cel de-al doilea exemplar se arhivează la departamentul financiar-
contabil şi al treilea rămâne la cotor.
 b) iesiri din sistem:
 proces verbal de conciliere pentru Oficiul Juridic, cand se intocmeste dosarul pentru
clienţii incerţi;
 fişa de cont pentru operaţii diverse - listează detaliile privind tranzacţiile perioadei
curente (vânzări, încasări, reglări), soldul curent, restanţe, data posibilă de încasare;
 balanţa analitică a clientului - prezintă o listă cu soldul iniţial, soldul final pentru
fiecare client. Se foloseşte pentru cunoaşterea situaţiei fiecărui client, fiind înaintată
conducerii;
 jurnalul de vânzări - se înregistrează zilnic elementele necesare pentru determinarea
corectă a TVA colectată;
 note contabile – se listează lunar pe conturi analitice;

Sistemul informaţional de evidenţă a personalului


a) intrări în sistem:
 contractul colectiv de muncă - este incheiat intre sindicat si patronatul societatii şi
cuprinde date de identificare a persoanelor angajate, salariul de încadrare, profesia
etc;
 contractul individual de muncă - este incheiat intre viitorul angajat si patronatul
societatii angajatoare la Departamentul Resurse Umane;

19
 actele necesare pentru încadrarea, transferarea, detaşarea, suspendarea şi
desfacerea contractului individual de muncă pentru personalul regionalei întocmite
de Departamentul Resurse Umane.
b) ieşiri din sistem:
 rapoartele statistice specifice activitatii de personal (sunt intocmite de Departamentul
Resurse Umane si asigura gestiunea personalului). Acestea sunt: situaţia nominală a
statului de funcţii, fluctuaţia de personal, situaţia lunară a concediilor de odihnă,
situaţia realizării concediilor de odihnă pe centre de telecomunicaţii, situaţia lunară
a folosirii timpului de lucru;
 evidenta personalului sanctionat - este trimisa la Departamentul Financiar-Contabil.

Sistemul informaţional de salarizare


a) intrari în sistem:
 necesarul de personal din toate departamentele;
 pontajele primite de la fiecare compartiment se realizeaza de catre Departamentul
Resurse Umane si contine urmatoarele date: luna, anul, numele si prenumele
salariatului, functia, ore lucrate, ore concediu de odihna;
 certificatele medicale primite de la salariatii aflati în concediul medical (cuprinde:
numarul certificatului, numele si prenumele angajatului aflat în concediu medical,
data intocmirii certificatului, perioada acordarii concediului, felul bolii) sau în
concediul de maternitate;
 retineri si imputatii pentru personalul firmei primita de la biroul de contabilitate,
lista care se intocmeste lunar (pentru chenzina a II-a) si cuprinde datele: numele si
prenumele salariatului, felul retinerii (rata casei, imputatii etc.), data cand se incepe
retinerea, data ultimei imputatii, suma ce trebuie retinuta;
 statul de functii efectuat de Departamentul Resurse Umane;
 sanctiunile ce vin de la Departamentul Resurse Umane.
b) iesiri din sistem:
 statele de salarii - sunt utilizate pentru calculul drepturilor banesti cuvenite
salariatilor si a contributiei privind asigurarea sociala si a altor datorii;
Se intocmesc în doua exemplare, lunar, pe sectii, pe baza documentelor de evidenta a
muncii si a timpului lucrat efectiv, a documentelor de centralizare a salariilor individuale, pe
baza fiselor de evidenta a salariilor, a evidentei si documentelor privind retinerile legale a
listelor de avans chenzinal, concediilor de odihna, certificatelor medicale. Acestea sunt
semnate de către şeful agenţiei şi contabilul şef, sunt trimise catre caserie pentru efectuarea
platilor cu salarii.
 lista de avans chenzinal este folosită pentru calculul drepturilor banesti
cuvenite salariatilor ca avansuri chenzinale si pentru retinerea prin statele de salarii
a avansurilor chenzinale platite.
Este totodata un document justifiactiv de inregistrare în contabilitate, care se
intocmeste lunar pe baza documentelor de evidenta a muncii, a timpului lucrat efectiv, a
certificatelor medicale prezentate.
 lista de indemnizatii pentru concediul de odihna se utilizeaza ca document
pentru stabilirea drepturilor privind indemnizatiile cuvenite salariatiilor pe timpul
efectuarii concediului de odihna, si se intocmeste în doua exemplare pe baza datelor
din fisa de evidenta a salariilor fiind trimisa apoi, pentru semnare si aprobare la şeful
agenţiei si la casierie pentru efectuarea platii, fiind inregistrata în contabilitate de
catre Departamentul Financiar-Contabil.

20
 situatia datoriilor personalului si a unitatii catre stat se da departamentului
financiar-contabil în vederea intocmirii ordinelor de plata si trimiterii acestora la
banca.

Sistemul informaţional de gestiune a trezoreriei


a) intrări în sistem:
 ordine de plată pentru plata angajaţilor (reprezintă o altă forma de plată a
furnizorilor, în cazul în care angajaţii au plătit furnizorii din banii lui);
 foaie de varsamânt - se intocmeste pentru depunerea tuturor banilor incasati de la
clienti la banca;
 chitanţa;
b) iesiri din sistem:
 registrul de casă - se intocmeste zilnic în doua exemplare de casier (pe baza
documentelor justificative de incasari si plati), se semneaza de catre acesta si de catre
persoana din Departamentul Financiar-Contabil desemnata pentru primirea
exemplarului doi si a documentelor justificative anexate si este utilizat pentru:
• inregistrarea operatiilor de incasari si plati în numerar efectuate prin caseria
unitatii pe baza documentelor justficative;
• stabilirea la sfarsitul fiecarei zile a soldului de casa;
• inregistrarea zilnica în contabilitate a operatiilor de casa.
 lista clientilor rau platnici;
 cec-ul, bilet la ordin.

2.2. Definirea ariei de întindere a sistemului informaţional al evidenţei creanţelor

2.2.1.Componentele organizatorice care au responsabilităţi în cadrul sistemului


informaţional al evidenţei creanţelor

CONDUCERE
 semnează contractele de prestări servicii cu clienţii şi anexele acestora;
 decide termenul care i se mai poate acorda clientului începând cu data scadentă.

DEPARTAMENTUL FINANCIAR - CONTABIL


 introduce date în sistem pe baza documentelor justificative;
 emite lunar facturi către clienţii săi;
 urmăreşte încasarea facturilor emise către clienţii săi;
 ţine evidenţa contractelor încheiate cu clienţii;
 întocmeşte următoarele rapoarte: situaţia contului clientului, balanţa analitică a
clientului, jurnalul de vânzări.

DEPARTAMENTUL MARKETING
 participă la acţiunile de negociere a clauzelor contractuale cu clienţii;
 emite ordinele de execuţie privind prestarea de lucrări şi servicii la clienţi;
 decide, în baza raportului de necesitate, dacă lucrarea poate fi sau nu executată.

TREZORERIE
 înregistrează, pe bază de chitanţe, încasarea facturilor emise către clienţi.

Entităţile externe cu care intră în contact sistemul informaţional al evidenţei


creanţelor sunt:

21
BANCA
 primeşte prin intermediul băncii clientului ordinele de plată emise de acesta, şi le
trimite unităţii;
 zilnic, emite un extras de cont cu lista clienţilor, prin care informează unitatea
referitor le încasările efectuate.

CLIENŢI
 emite un raport de necesitate în care solicită un serviciu unităţii.

2.2.2. Clasele de operaţii economice reflectate în sistemul creanţe:


• Contractarea clienţilor - clientul emite un raport de necesitate în care solicită
un serviciu SC "Telecomunicaţii CFR" SA (de exemplu, poate solicita un post
telefonic, o legătură telefonică, etc.). Acest raport de necesitate ajunge în cadrul SC
"Telecomunicaţii CFR" SA la departamentul de marketing, unde se înregistrează şi
este trimisă şefului agenţiei de telecomunicaţii pentru a fi semnat.
Raportul de necesitate este trimis apoi la organul tehnic de specialitate, care îl
analizează şi dă soluţia tehnică. Aceasta constă în acceptarea sau neacceptarea
lucrării.
Dacă soluţia tehnică este "ACCEPTAT", în baza raportului de necesitate se emite un
ordin de execuţie şi se dispune încheierea, la compartimentul de marketing, a unui
contract între cele două părţi. Contractul poate avea ataşată o anexă, care se
întocmeşte după primirea unui deviz de lucrări suplimentare de la clientul cu care s-a
încheiat contractul. Acest deviz de lucrări suplimentare se eliberează de beneficiar
pentru serviciile care nu au fost prevăzute în contract.
Dacă soluţia tehnică este "RESPINS", se emite un act de răspuns către client, prin
care i se comunică faptul că nu se poate efectua lucrarea, dacă poate reveni şi când
poate reveni.
• Facturarea - în baza contractului se emite lunar câte o factură pentru
serviciile prestate clientului. În cazul în care clientul doreşte executarea unei lucrări
de reparaţii sau întreţinere, se poate elibera direct factura, fără a se mai încheia
contractul.
• Decontarea facturilor - plata se efectuează pe baza ordinului de plată sau pe
bază de chitanţă (la departamentul trezorerie). Ordinul de plată este emis de unitatea
beneficiară şi este primit la SC "Telecomunicaţii CFR" SA prin intermediul băncii.
Factura se emite în 3 exemplare (un exemplar pentru client, iar celelalte două rămân
la unitate).Departamentul financiar-contabil introduce datele în sistem pe baza
acestor documente justificative.
• Clienţi incerţi sau în litigiu - în cazul neplăţii la timp a facturilor pentru
serviciile prestate, se emite un proces verbal ce conciliere. Şeful agenţiei şi şeful
contabil decid, în această situaţie, care este perioada de timp care i se mai poate
acorda clientului până la plată.
• Întocmirea rapoartelor - lunar se eliberează de la departamentul financiar-
contabil situatia contului clientului, care listează detaliile privind tranzacţiile
perioadei curente (vânzări, încasări, reglări), soldul curent, restanţe, data posibilă de
încasare, balanţa analitică a clientului, ce prezintă o listă cu soldul iniţial, soldul
final pentru fiecare client şi jurnalul de vânzări, unde se înregistrează zilnic
elementele necesare pentru determinarea corectă a TVA colectată.

22
3. Descrierea detaliată a sistemului informaţional existent

În urma studierii documentaţiei firmei s-au obţinut informaţii suplimentare privind


procesele de prelucrare care au loc în cadrul sistemului de evidenţă al clienţilor, grupate în
funcţie de principalele operaţiuni economice şi transformări:
a) Contractarea clienţilor, care urmăreşte prelucrarea datelor privind rapoartele de
necesitate, plecând de la următoarele tranzacţii:
 Primirea rapoartelor de necesitate;
 Încheierea contractelor.
b) Evidenţa vânzării serviciilor, prin care se culeg şi se prelucrează datele generate de
următoarele tranzacţii:
 Prestarea serviciilor;
 Emiterea facturilor.
c) Urmărirea plăţilor, prin care se preiau şi se prelucrează datele din procesul de
vânzare:
 Recepţionarea documentelor de plată;
 Identificarea clienţilor incerţi sau în litigiu.
d) Compensarea datoriilor , care urmăreşte prelucrarea informaţiilor din ordinele de
compensare.

În continuare vom analiza pe rând următoarele aspecte:


• Descrierea intrărilor (a documentelor justificative);
• Descrierea prelucrărilor;
• Descrierea ieşirilor din sistemul de evidenţă al clienţilor.

23
Contractarea clienţilor
Primirea rapoartelor de necesitate

a) Descrierea documentelor primare:


• Raportul de necesitate (anexa 3) - este întocmit de către client în două exemplare,
având următoarele destinaţii:
- un exemplar rămâne la client;
- un exemplar este trimis la departamentul de marketing în
vederea studierii de către organul tehnic de specialitate.

b) Descrierea fluxurilor informaţionale şi a procedurilor de prelucrare:


Clientul emite un raport de necesitate, în care solicită un serviciu SC
„Telecomunicaţii CFR” SA (de exemplu, poate solicita montarea unui post telefonic,
stabilirea unei legături telefonice, etc.). Acest raport de necesitate ajunge la departamentul
de marketing, apoi este trimis şefului agenţiei de telecomunicaţii pentru verificare şi
semnare, după care este înregistrat în contabilitate.
Pe baza datelor despre rapoartele de necesitate înregistrate în contabilitate se listează
lunar centralizatorul rapoartelor de necesitate.

c) Descrierea listelor, situaţiilor, rapoartelor sau altor ieşiri din sistem:


• Centralizator rapoarte de necesitate (anexa 4) – se listează lunar şi conţine toate
rapoartele de necesitate primite într-o lună, în ordine cronologică. Se arhivează la
departamentul de marketing;

Încheierea contractelor

a) Descrierea documentelor primare:


• Raport de necesitate înregistrat (anexa 5) – reprezintă raportul de
necesitate înregistrat anterior în contabilitate;
• Contractul (anexa 6) - este întocmit în cadrul
departamentului de marketing, între reprezentanţii legali sau împuterniciţi ai părţilor
contractante. Serveşte la transferul dreptului de proprietate asupra unor servicii în
schimbul unui preţ exprimat în bani. Se întocmeşte în două exemplare (unul rămâne
la client, iar celălalt la furnizor), după care este trimis la şeful agenţiei teritoriale
pentru semnare şi pentru confirmarea legalităţii. Se arhivează la departamentul
financiar-contabil.
Contractul cuprinde:
- părţile contractante;
- obiectul contractului;
- data intrării în vigoare şi durata contractului;
- obligaţiile furnizorului;
- obligaţiile beneficiarului;
- valoarea contractului, modalităţile de plată şi penalităţi;
- încetarea şi rezilierea contractului;
- rezolvarea litigiilor;
- dispoziţii finale;
- semnăturile avizate ale părţilor contractante şi parafele
acestora.
• Devizul de lucrări suplimentare (anexa ) – se
întocmeşte de către departamentul de marketing pentru servicii care nu sunt

24
prevăzute în contract. Se întocmeşte într-un singur exemplar şi cuprinde diferite părţi
în funcţie de serviciile solicitate (materialele utilizate, manopera, salarii şi reţinerile
aferente).
• Anexa la contract (anexa 7) – se întocmeşte pe baza
devizului de lucrări suplimentare şi cuprinde servicii suplimentare care se vor efectua
şi care nu au fost prevăzute în contract. Se arhivează la departamentul de marketing;
• Cerere de suplimentare a anexei (anexa 8) – se
întocmeşte de către client cu privire la efectuarea unor servicii care nu sunt incluse
nici în contract, nici în anexă. Se întocmeşte în două exemplare, dintre care unul este
trimis la departamentul de marketing şi unul rămâne la client.
• Cerere de reziliere a unui contract sau de reziliere a
unor servicii prevăzute în contract (anexa 9)– se întocmeşte în două exemplare, unul
fiind trimis la departamentul de marketing, iar celălalt rămânând la client. Este
întocmită de către client în vederea încetării furnizării serviciilor.

b) Descrierea fluxurilor informaţionale şi a procedurilor de prelucrare:


În cadrul încheierii contractelor au loc următoarele operaţii:
Raportul de necesitate înregistrat în contabilitate este trimis la organul tehnic de
specialitate, care îl analizează şi dă soluţia tehnică. Aceasta constă în acceptarea sau
neacceptarea proiectului.
Dacă soluţia tehnică este „acceptat”, în baza raportului de necesitate se dispune
încheierea, la departamentul de marketing, a unui contract între cele două părţi, după care
este trimis la departamentul financiar-contabil, unde datele vor fi introduse în sistem.
În cazul în care clientul doreşte executarea unei lucrări neprevăzute în contract, se
întocmeşte un deviz de lucrări suplimentare la departamentul de marketing, pe baza căruia se
va ataşa la contract o anexă cu lucrările suplimentare efectuate, care se trimite de asemenea
la departamentul financiar-contabil, unde datele vor fi introduse în baza de date.
Atât între raportul de necesitate şi contract, cât şi între devizul de lucrări
suplimentare şi anexa la contract există o relaţie de 1 la 1.
În cazul în care clientul doreşte sistarea anumitor servicii, întocmeşte o cerere de
reziliere a unor servicii prevăzute în contract sau de reziliere a contractului, care va fi
trimisă mai întâi spre aprobare şefului agenţiei de telecomunicaţii, iar apoi, la departamentul
financiar-contabil, unde se va înregistra, actualizându-se astfel datele despre clientul
respectiv.
Dacă soluţia tehnică este „respins” se emite un act de răspuns către client, prin care
i se comunică faptul că nu se poate efectua lucrarea, dacă poate reveni şi când poate reveni.

c) Descrierea listelor, situaţiilor, rapoartelor sau altor ieşiri din sistem:


Pe baza intrărilor în sistem şi a prelucrării acestora la sfârşitul fiecărei luni se vor
întocmi rapoarte, care vor fi generate automat.
• Lista alfabetică a clienţilor (anexa 11) - este obţinută pe baza contractelor noi
încheiate, atât cu clienţi noi, cât şi cu cei cu care există alte contracte deja încheiate
(listată lunar).
• Lista contractelor reziliate (anexa 12) – sintetizează datele cu privire la clienţii care
au cerut rezilierea contractelor. Datele despre clienţii care au cerut rezilierea
contractelor se păstrează în sistem, iar lunar se actualizează această listă.
• Lista clienţilor în ordinea codurilor (anexa 13) – fiecărui client îi este atribuit un cod
intern, prin care se face diferenţierea între clienţi. Aceasta cuprinde atât clienţii din
luna respectivă, cât şi clienţii mai vechi.

Evidenţa vânzării serviciilor

25
a) Descrierea documentelor primare:
• Ordinul de execuţie (anexa 14) – este întocmit într-un singur exemplar în cadrul
departamentului de marketing. Este trimis spre semnare şefului agenţiei, iar apoi
departamentului financiar-contabil.
• Deviz calcul de asistenţă (anexa 15) – se întocmeşte într-un singur exemplar de
către comisia tehnică (laborator MEDAR), conţinând numărul de ore lucrate pentru
analiza spaţiilor unde se vor efectua lucrările, salariul pe oră, valoarea totală şi
reţinerile aferente.
• Procesul verbal (anexa 16) - este întocmit de către angajatul care execută
lucrarea, în două exemplare, unul rămânând la client, iar celălalt la departamentul
de marketing, fiind arhivat la dosar.

b) Descrierea fluxurilor informaţionale şi a procedurilor de prelucrare:


În baza raportului de necesitate emis de client în vederea prestării de servicii
suplimentare celor prevăzute în contract, se emite un ordin de execuţie la departamentul
de marketing.
Comisia tehnică întocmeşte un deviz calcul de asistenţă după analiza terenului unde
se va efectua lucrarea.
Pe baza ordinului de execuţie, angajatul prestează serviciul şi întocmeşte un proces
verbal în care specifică lucrările efectuate, materialele consumate şi aparatele folosite.
Procesul verbal este semnat de ambele părţi, după care se înregistrează la
departamentul financiar-contabil.
Atât între ordinul de execuţie şi devizul calcul de asistenţă cât şi între ordinul de
execuţie şi procesul verbal există o relaţie de 1 la 1.
Consemnarea plăţii lucrărilor suplimentare neprevăzute în contract se va face odată
cu emiterea facturilor lunare către client. Aceste facturi se înregistrează la departamentul
financiar-contabil, unde sunt transcrise în jurnalul pentru vânzări.
Între raportul de necesitate şi factură există o relaţie de 1 la 1.
În vederea întocmirii decontului TVA, se preiau sumele din jurnalul de vânzări şi de
cumpărări aferente unei luni.
Înregistrarea operaţiunilor:
4111.xxxx = %
704.xxx
703.x
758.xxx
4427
Înregistrat vânzarea de servicii şi lucrări,
produse reziduale şi veniturile din exploatare.

c) Descrierea listelor, situaţiilor, rapoartelor sau altor ieşiri din sistem:


• Factura (anexa 17) – se întocmeşte manual, în trei exemplare, la livrarea
serviciilor şi a lucrărilor. Primul exemplar se expediază clientului, celelalte două
rămânând la serviciul financiar-contabil al furnizorului, unde se arhivează.
Factura serveşte ca:
- document pe baza căruia se decontează lucrările şi serviciile
prestate;
- document justificativ de înregistrare în contabilitatea
furnizorului şi cumpărătorului.
• Jurnalul de vânzări (anexa 18) – în care se înregistrează zilnic veniturile obţinute
din vânzarea serviciilor şi elementele necesare pentru determinarea corectă a TVA

26
colectată. Este obţinut pe baza prelucrării facturilor. Se listează lunar de la
departamentul financiar-contabil şi este folosit ca document justificativ la nota
contabilă.
• Notă de contabilitate (anexa 19) – este un document justificativ de inregistrare in
contabilitatea analitică şi sintetică. Se listează lunar, cuprinde înregistrările contabile
preluate din jurnalul de vânzări, cumulând sumele pe conturi analitice de clienţi.
• Registrul creanţelor (anexa 20) – listează lunar toţi clienţii care au soldul diferit de
zero, cu suma aferentă. Se obţine pe baza prelucrării facturilor dintr-o lună. Se
arhivează la departamentul financiar-contabil.

Urmărirea plăţilor
Recepţionarea documentelor de plată

a) Descrierea documentelor primare:


• Chitanţa (anexa 22) – se întocmeşte în trei exemplare şi serveşte ca
document justificativ privind încasarea unei sume în numerar de către departamentul
trezorerie. Se înregistrează în contabilitate. Circulă la plătitor (primul exemplar), al
doilea exemplar rămâne în carnet, folosind ca document de verificare a operaţiunilor
efectuate în registrul de casă, iar al treilea exemplar rămâne la contabilitate.
• Ordinul de plată (anexa 23) – este un document emis de către plătitor
pentru a-şi achita o datorie faţă de beneficiar, dând dispoziţie unei bănci să plătească
suma înscrisă pe formularul întocmit în trei exemplare. El va ajunge ulterior la banca
beneficiarului, care va pune suma respectivă la dispoziţia acestuia.
• Extras de cont (anexa 24) - reprezintă un document emis de bancă
prin care aceasta informează unitatea referitor la încasările efectuate de aceasta prin
cont, soldul contului, comisioanele bancare etc.
• Nota de creditare (anexa 25) – este un document de comunicare a
operaţiilor de decontare între unităţi, servind la confirmarea virării sumelor datorate
de clienţi plătite unităţii centrale. Se completează în două exemplare împreună cu
anexa la nota de creditare, în care sunt prezentate detaliat încasările pe baza
facturilor emise. Un exemplar ramâne la emitent, celălalt se arhivează la
departamentul financiar-contabil al unităţii destinatare.

b) Descrierea fluxurilor informaţionale şi a procedurilor de prelucrare:


În cadrul acestei tranzacţii există două posibilităţi:
• Plata prin intermediul ordinului de plată, aceasta realizându-se prin intermediul
băncii;
• Plata prin intermediul trezoreriei, efectuându-se pe bază de chitanţă.
Clientul completează OP în trei exemplare, dintre care primele două sunt trimise
băncii beneficiarului (alb şi roz), cel în original rămânând la bancă, iar cel roz este
trimis la departamentul financiar-contabil al furnizorului.
Pe baza ordinelor de plată reţinute la bancă, aceasta emite zilnic către furnizor un
extras de cont cu operaţiunile din ziua respectivă. Deci, între OP şi extras există o
relaţie:
- de 1 la 1, în cazul în care un extras de cont este întocmit pe
baza unui singur OP;
- de mai multe la unu, în cazul în care extrasul de cont se
întocmeşte pe baza operaţiilor din mai multe OP.
În cazul în care plata serviciilor se face în numerar, se eliberează o chitanţă.

27
Există situaţii în care decontarea facturilor nu se efectuează la nivel local, ci prin
intermediul unităţii centrale. În acest caz se foloseşte nota de creditare. Nota de creditare
serveşte corectării soldurilor din balanţa analitică.
Sumele virate din contul unităţii centrale sunt evidenţiate în extrasul de cont emis
zilnic. Între extrasul de cont şi nota de creditare există o relaţie de 1 la 1, având în vedere
că nota de creditare se emite lunar, iar extrasul de cont zilnic.
Înregistrarea operaţiunilor:
5121 (5311) = 4111.xxxx
Încasare client
5121 (5311) = 461.xxxx
Încasarea clienţilor incerţi

c) Descrierea listelor, situaţiilor, rapoartelor sau altor ieşiri din sistem:


• Fişă analitică partener(client) (anexa 26) – listează detaliile privind tranzacţiile
perioadei curente (vânzări, încasări, reglări), soldul curent, restanţe, data posibilă de
încasare.
• Balanţa analitică partener (4111.xxx) (anexa 27) – se listează lunar şi prezintă, în
ordinea alfabetică a clienţilor, soldul iniţial, rulajele, total sume şi soldul final;
• Situaţia încasării facturilor (anexa 28) – se listează lunar şi serveşte ca jurnal
auxiliar pentru ţinerea contabilităţii analitice a clienţilor şi ca o situaţie a soldurilor
contului 4111 „Clienţi”. Se completează zilnic, în cadrul departamentului financiar-
contabil, pe baza documentelor justificative privind serviciile prestate, respectiv
încasarea de la clienţi.
• Notă de contabilitate (anexa 29).

Identificarea clienţilor incerţi sau în litigiu

a) Descrierea documentelor primare:


• Facturi ajunse la scadenţă neîncasate – reprezintă facturile care nu
au fost achitate în termen, pe baza cărora se calculează penalităţi pentru fiecare zi de
întârziere.

b) Descrierea fluxurilor informaţionale şi a procedurilor de prelucrare:


În cadrul departamentului financiar-contabil, prin operaţiunea de cumulare a
soldurilor tuturor facturilor ajunse la scadenţă şi neachitate, se listează lunar penalităţile
calculate pentru fiecare zi de întârziere, pe fiecare client în parte. Operaţiunea se
efectuează lunar, evidenţiind astfel creanţa totală a unităţii asupra clienţilor incerţi.
Tot pe baza facturilor neachitate până la data scadenţei se listează lunar „Obligaţiile
de plată clienţi scadente până la...”, care nu conţine penalităţile calculate pentru fiecare
factură neîncasată.
În situaţia în care clientul nu a plătit la timp, la data scadenţei unitatea emite un
extras de cont întocmit la departamentul financiar-contabil, care cuprinde lista facturilor
neachitate până la această dată. Unitatea trimite clientului un exemplar, iar celălalt va fi
înregistrat în contabilitate. În termen de cinci zile de la primirea extrasului de cont,
clientul trebuie să-l restituie, confirmat, pentru suma acceptată, iar în caz de refuz total
sau parţial, trebuie să anexeze nota explicativă care cuprinde obiecţiile sale. Acest extras
de cont ţine loc de conciliere.
În cazul în care, în termen de cinci zile, clientul nu achită suma datorată, se emite de
către departamentul marketing un proces verbal de conciliere, care va fi trimis spre
semnare şefului agenţiei de telecomunicaţii. Acest proces verbal este întocmit pe baza
datelor din extrasul de cont refuzat de client. Se emite în trei exemplare, dintre care unul

28
este trimis la client, unul la oficiul juridic al unităţii centrale, iar al treilea este arhivat la
departamentul financiar-contabil.
Înregistrarea operaţiunilor:
% = 704.xxx
4111.xxxx (în roşu)
4118.xxxx
Trecerea clienţilor la clienţi incerţi.

% = 704.xxx
41118.xxxx(în roşu)
461.xxxx
Trecerea clienţilor incerţi la debitori diverşi

c) Descrierea listelor, situaţiilor, rapoartelor sau altor ieşiri din sistem:


• Obligaţii plată clienţi scadenţe până la... (anexa 30) – se listează lunar,
prezentând situaţia facturilor neîncasate până la termen. Nu precizează penalităţile
calculate pentru facturile neîncasate;
• Calcul penalităţi la data de (anexa 31) – se listează lunar, pentru fiecare client în
parte. Se calculează pentru facturile care au depăşit termenul;
• Fişă de cont pentru operaţii diverse (anexa 32) – se completează lunar,
cuprinzând operaţiuni efectuate în conturi analitice pe fiecare client şi se listează la
sfârşitul anului. Se întocmeşte pe baza notelor contabile.
• Extras de cont emis de unitate (anexa 33) – se emite de către departamentul
financiar-contabil, în cazul în care factura a ajuns la scadenţă şi nu a fost achitată, în
două exemplare pentru fiecare client care a devenit incert (un exemplar este trimis la
client, iar celălalt este arhivat la departamentul de marketing);
• Proces verbal de conciliere (anexa 34) – este emis în trei exemplare de către
departamentul de marketing, pe baza datelor din extrasele de cont. Este semnat de
şeful de agenţie, de unde un exemplar pleacă spre client, unul la oficiul juridic al
unităţii centrale, iar ultimul fiind arhivat la departamentul de marketing.
• Nota contabilă (anexa 29).

Compensarea datoriilor

a) Descrierea documentelor primare:


• Facturi ce urmează a fi compensate (anexa 35) – reprezintă facturile pentru care
s-a acceptat compensarea, ca urmare a înţelegerii dintre cele două unităţi. Acestea se
anexează la ordinul de compensare primit de la client (roz), iar facturile emise de
către client (care, în acelaşi timp, este un furnizor pentru SC ”Telecomunicaţii
CFR”SA) sunt centralizate într-o singură factură care se anexează la ordinul de
compensare destinat clientului.
• Ordinul de compensare (anexa 36) – este un document întocmit de
unitate în cadrul departamentului financiar-contabil, în două exemplare (albastru şi
roz), fiind semnat de ambele părţi. Persoana din cadrul unităţii care semnează acest
document este şeful agenţiei. Pe verso se află „borderoul datoriilor stinse pentru
justificarea prin ordinul de compensare”
• Protocolul de compensare (anexa 37) – se întocmeşte în două
exemplare de către agenţii economici ai unităţilor care au convenit efectuarea
decontării prin compensarea unei sume de bani. Protocolul de compensare serveşte
ca document de înregistrare operativă şi în contabilitate şi, în acelaşi timp, ca

29
document de confirmare a compensării. Circula la şeful agenţiei şi la contabilul şef
pentru semnare şi la serviciul financiar-contabil pentru verificarea şi înregistrarea
procesului de compensare. Se arhivează atât la furnizor, cât şi la client.
• Proces verbal de compensare (anexa 38) – cuprinde lista persoanelor
juridice care intră în compensare, cu codul fiscal, numele reprezentanţilor, seria şi
numărul ordinului de compensare şi suma compensată.

b) Descrierea fluxurilor informaţionale şi a procedurilor de prelucrare:


În cadrul operaţiunii de compensare a datoriilor se face iniţial un punctaj între cele
două unităţi care sunt de acord cu efectuarea compensării. După ce au ajuns la o
înţelegere în privinţa sumei ce va fi compensată, se încheie două ordine între agenţii
economici: cel iniţiator şi cel destinatar.
După semnarea ordinelor de compensare se trece la întocmirea protocolului de
compensare a datoriilor reciproce. În vederea atenuării blocajului financiar,
reprezentanţii celor două firme convin la efectuarea decontării prin compensare a unei
anumite sume.
Fiecare partener înscrie în protocol facturile şi sumele pe care le achită creditorului
şi îl transmite prin delegaţie sau corespondenţă după ce a fost certificat sub semnătură şi
ştampilă. Protocolul devine operaţional în momentul primirii lui de către iniţiatorul
acţiunii, certificate de către toţi partenerii şi aprobat de către destinatarul acţiunii.
După întocmirea ordinului de compensare şi a protocolului de compensare, datele din
aceste două documente vor fi trecute şi în procesul verbal de compensare.
Înregistrarea operaţiunii de compensare:
401.xxxx = 4111.xxxx

c) Descrierea listelor, situaţiilor, rapoartelor sau altor ieşiri din sistem:


• Centralizator lunar de compensare pentru ordine de compensare emise/primite
(anexa 39) – este obţinut prin centralizarea ordinelor de compensare şi evidenţiază
totalul compensărilor din cursul lunii. Este folosit ca document justificativ la nota
contabilă.
• Nota contabilă (anexa 29).

30
Cap.5 Determinarea cerinţelor informaţionale pentru noul sistem

1. Cerinţe funcţionale
Din analiza efectuată se observă o descentralizare totală a funcţiei contabile care are în
vedere înregistrarea în contabilitate şi evidenţa analitică a lucrărilor şi serviciilor, pe de o
parte, şi centralizarea totală a înregistrării şi evidenţei analitice a clienţilor, pe de altă parte.
Evidenţiem următoarele deficienţe care se constituie ca cerinţe funcţionale ale noii
aplicaţii:
 Problema modificării tarifelor – preţurile specificate în contract sunt preluate din
Foaia Oficială din anul curent. Din cauze obiective (cum ar fi diferenţe de curs
valutar, inflaţia, creşterea preţurilor etc.) tarifele, respectiv preţurile pentru serviciile
prestate şi lucrările executate se pot modifica. Prin urmare este necesară înlocuirea
contractului existent cu unul actualizat care să conţină modificările din Foaia
Oficială. Soluţionarea acestei probleme are în vedere următoarele aspecte:
• modificarea tarifelor atrage după sine înlocuirea contractelor
ceea ce determină un volum mare de muncă pentru angajaţi şi duce la reducerea
timpului de îndeplinire a sarcinilor zilnice a fiecăruia dintre angajaţii care
operează cu aceste contracte.
• odată cu modificarea tarifelor se modifică şi valoarea
facturilor emise. În cazul în care creşterea preţurilor are loc în cursul lunii atunci
calculul valorii totale din factură trebuie să aibă în vedere atât tarifele vechi cât
şi cele noi.

31
 Problema fişei analitice partener – fişa analitică a clientului se întocmeşte de două
ori pe an. Este necesară listarea acesteia lunar pentru cunoaşterea situaţiei lunare a
clienţilor în vederea întocmirii diferitelor rapoarte cerute de unitatea centrală ori de
câte ori este nevoie.

2. Cerinţe nefuncţionale
Printre cerinţele nefuncţionale ale noului sistem regăsim:
 Realizarea unei aplicaţii noi în regim distribuit, ceea ce presupune conectarea
tuturor entităţilor din cadrul agenţiei la reţeaua unităţii centrale. Aceasta presupune
existenţa unui server de aplicaţii şi a unui server de baze de date. Este necesară
dezvoltarea infrastructurii fizice utilă comunicării datelor în timp real de la şi spre
entităţile externe din cadrul unităţii centrale, care solicită sau trebuie să pună la
dispoziţie fluxuri de date.
 Dezvoltarea unui program care să conţină tarifele practicate de agenţie, iar în
momentul în care se modifică preţurile serviciilor prestate, prin intermediul acestui
program să se actualizeze automat contractele cu noile tarife şi implicit facturile
lunare. Aceasta presupune şi legătura acestui program cu programul de întocmire a
facturilor.
 Realizarea unei legături între programul de întocmire a facturilor şi aplicaţia
WinMentor, pentru a evita introducerea aceloraşi date de mai multe ori. Introducerea
datelor din facturi este necesară pentru obţinerea mai multor rapoarte.
 Dezvoltarea unui program care să asigure securitatea datelor prin stabilirea
de niveluri de acces pentru diferite categorii de utilizatori din interiorul agenţiei.
 Este necesară utilizarea unei aplicaţii care să genereze automat periodic
penalităţile calculate (în vederea uşurării muncii fizice) fără a mai fi nevoie de
calculul manual care necesită mult timp pierdut de către angajaţi .

32