Categoria X Organizarea auditului intern si controlul intern al intreprinderii

ANUL III Exercitarea unei misiuni de audit intern la o intreprindere

STAGIAR an III CHELARIU SIMONA-IOANA(nr. matricol A 47953)
2. Realizati o misiune de audit intern cu privire la ciclul Vinzari-Incasari pina la nivelul
intocmirii matricei riscurilor si a raportului intermediar, inclusiv.
RASPUNS:
Auditul intern este o activitate independenta si obiectiva care da unei intreprinderi
asigurarea in ceea ce priveste gradul de control asupra operatiunilor, o indruma pt a-i
imbunatati operatiunile si contribuie la adaugarea unui plus de valoare. Aceasta operatiune este
efectuata de un profesionist contabil din cadrul intreprinderii si are ca obiectiv verificarea
eficacitatii sistemelor contabile si de control intern.
Obiectivul misiunii de audit:
Verificarea ciclului de Vinzari-Incasari
O misiune de audit presupune parcurgerea mai multor etape. In acest sens, seful
compartimentului de audit intern intocmeste un Plan de audit intern, respectand cerintele
standardelor de audit intern.
Etapele misiunii:
I. PREGTIREA MISIUNII DE AUDIT
Activitati:
1. Tiprirea i procesarea Ordinului de serviciu
2. Tiparirea i procesarea Declaraiei de independen
3. Pregtirea i transmiterea Notificrii privind declanarea misiunii de audit intern ctre
prile interesate
4. Colectarea i prelucrarea informaiilor
- Identificarea legilor i regulamentelor aplicabile structurii auditate
- Obinerea organigramei
- Obinerea Regulamentului de organizare i funcionare
- Obinerea procedurilor scrise

- Identificarea personalului responsabil

- Obinerea exemplarului de Raport de audit intern anterior
5. ntocmirea Chestionarului de control intern
- exista contracte cu furnizorii?;
- exista comenzi catre furnizori?;
- se verifica daca achizitiile efectuate sunt conform cu comenzile facute
- exista contracte cu clientii?;
- exista comenzi de la clienti?;
- se verifica daca vanzarile efectuate sunt conform cu comenzile primite
- verificarea registrului de casa si a extrasului de cont;
- se verifica daca achitiile nu sunt prea mari in raport cu comenzile clintilor
- verificarea stocurilor;
- se verifica daca stocurile nu sunt prea mari, acest lucru demonstrand faptul ca nu se fac
comenzi conform cererii clientilor si se blocheaza banii in stocuri
- verificarea respectarii termenelor scadente la facturi;
- verificarea existentei sau nu a unor penalitati pt nerespectarea termenelor de plati;
- confruntarea situatiei fiecarui client din evidenta societatii cu situatia primita de la fiecare
client;
6. ntocmirea Listelor centralizatoare a obiectelor auditabile
Conducerea contabilitatii - obiecte auditabile:
- Contabilitatea datoriilor si creanelor
- Contabilitatea trezoreriei
Conducerea activitii financiare - obiecte auditabile:
- Activitatea de plat/ncasare a datoriilor, respectiv creanelor
7. Elaborarea Tabelului puncte tari i puncte slabe
8. ntocmirea Programului de audit intern
9. Intocmirea Notei i a Programului preliminar al interveniei la faa locului
10.Obinerea aprobrii Notei i a anexelor acesteia: Colectarea i prelucrarea datelor, Tabelul
puncte tari i puncte slabe i Programul interveniei la faa locului.
11. Planificarea i organizarea edinei de deschidere

12. Redactarea Minutei edinei de deschidere. Obinerea numelui persoanelor de contact i

stabilirea unui loc pentru desfurarea activitii de audit.
II. INTERVENTIA LA FATA LOCULUI
Obiectiv: Verificarea ciclului de Vinzari-Incasari
Activitati:
1. Efectuarea testrilor, detaliate Programul interveniei la faa locului
2. Discutarea constatrilor cu eful de serviciu
3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor
4. Colectarea dovezilor
5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i
ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru
Analiza riscurilor:
MATRICEA RISCURILOR
1. Exista contracte cu furnizorii?
2. Achizitiile corespund cu comenzile?
3. Exista contracte cu clientii?
4. Exista comenzi de la clienti?
5. Achizitiile se fac tinand seama de comenzile clientilor?
6. Platile numerar sunt toate trecute in registrul de casa?
7. Stocurile sunt prea mari in raport cu ritmul de vanzare?
8. S-au respectat termenele scadente la plati?
9. Exista penalitati de intarziere?
10. Exista neconcordante intre situatia platilor din evidentele societatii si evidentele
furnizorilor?
Obiective auditabile: Contabilitatea datoriilor si creanelor
Risc semnificativ:
- Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a datoriilor i
creanelor

- Procedurile/monografia privind evidena contabil a datoriilor i creanelor nu este cunoscut

de personalul desemnat n conducerea acesteia
- Neactualizarea sumelor datorate sau de ncasat
- nregistrarea eronat n alte conturi dect cele aferente naturii acestor operaiuni
Obiective auditabile: Contabilitatea trezoreriei
Risc semnificativ:
- Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind activitatea de organizare i funcionare a
casieriei
- Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a operaiunilor de
cas i de banc
- Procedurile/monografia privind evidena contabil a operaiunilor de cas i de banc nu este
cunoscut de personalul desemnat n conducerea acesteia
- Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a operaiunilor de
cas i de banc
- nregistrarea eronat n alte conturi a sumelor derulate prin trezorerie, bnci sau casierie
- Lipsa actelor justificative, anexe la extrasele de cont sau la fila registrului de cas
- Nedesemnarea persoanelor responsabile cu controlul sistematic al activitii de casierie
Obiective auditabile: Activitatea de plat/ncasare a datoriilor, respectiv creanelor
Risc semnificativ:
- Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind activitatea de plat/ncasare a datoriilor
respectiv creanelor
- Nedesemnarea persoanelor responsabile cu urmrirea operativ a datoriilor i creanelor
- Situaia analitic a creditorilor i debitorilor nu concord cu cea sintetic a acestora
- Netransmiterea ctre debitori a ntiinrilor de plat privind sumele datorate n vederea
evitrii prescrierii sumelor
- Inexistena unui sistem de valorificare operativ a situaiilor rezultate din activitatea de
plat/ncasare a datoriilor respectiv creanelor
Riscul reprezinta orice eveniment, actiune, situatie sau comportament cu impact nefavorabil
asupra capacitatii entitatii publice de a-si realize obiectivele.

4. Realizati o misiune de audit intern cu privire la ciclul Stocuri-Depozitare pina la nivelul

intocmirii matricei riscurilor si a raportului intermediar , inclusiv.
RASPUNS:
Misiune de audit intern cu privire la ciclul Stocuri depozitare
Cadrul general de desfasurare a misiunilor de audit intern:
1) Procedura plan de audit intern
2) Procedura ordin de misiune
3) Procedura ordin de serviciu
4) Procedura notificarea privind declansarea misiunii de audit intern
5) Procedura colectarea si prelucrarea informtiilor
6) Procedura identificarea si analiza riscurilor
7) Procedura elaborarea programului misiunii de audit
8) Procedura sedintei de deschidere
9) Procedura colectarea probelor de audit
10) Procedura revizuirea documentelor de lucru
11) Procedura elaborarea proiectului de raport de audit intern
12) Procedura transmiterea proiectului de raport de audit intern
13) Procedura reuniunea de conciliere
14) Procedura monitorizarea misiunii
15) Procedura difuzarea raportului de audit intern
16) Procedura monitorizarea implementarii recomandarilor
PLAN DE AUDIT INTERN
Pe anul 2010
Nr. crt

Tema misiuni

Obiective

de audit

Perioada

Unitatea

Perioada

supusa

auditata

desfasurarii

auditarii
0

1
Auditul

2
Optimizarea

3
01.01.2010-

ciclului

gestiuni

30.10.2010

misiunii de
4

audit
5
01.11.201030.11.2010

stocuri-

stocurilor

depozitare
Destinatar
Sef departament de audit intern
Copie pentru informare
Seful activitatii auditate
Obiectul misiuni
Optimizarea gestiuni stocurilor
ORDIN DE SERVICIU
In conformitate cu prevederile Ordinului de misiune nr. 5 si cu planul anual de audit intern, se
va efectua o misiune de audit intern la SC X SRL (locatia, unitatea), in perioada 01.11.201030.11.2010 . Scopul misiunii de audit intern este - Auditul ciclului stocuri depozitare -,
iar obiectivele acesteia sunt Optimizarea gestiuni stocurilor .
Mentionam ca se va efectua un audit de .................................. (se precizeaza tipul de audit).
Echipa misiunii de audit intern este formata din urmatorii auditori (seful misiunii), (auditori).
Seful Departamentului de audit intern,

NOTIFICARE
privind declansarea misiunii de audit intern
Catre
De la:
Referinte

(Conducatorul activitatii auditate)

Seful departamentului de audit intern
Denumirea misiuni de audit intern

In conformitate cu Planul anual de audit intern, urmeaza ca in perioada 01.11.2010-30.11.2010

sa se efectueze o misiune de audit intern cu tema ,,Optimizarea gestiuni stocurilor la ...
Misiunea de audit se va desfasura sub coordonarea dlui/dnei ...Va vom contacta ulterior
pentru a stabili, de comun acord, o sedinta de deschidere in vederea discutarii diverselor
aspecte ale misiunii de audit, si anume:
-prezentarea auditorilor;
-scopul misiunii de audit;
-prezentarea obiectivelor misiunii de audit intern;
-programul misiunii de audit;

-alte aspecte.
Pentru pregatirea misiunii de audit intern, va rugam sa ne puneti la dispozitie urmatoarea
documentatie: .
Daca aveti intrebari privind aceasta misiune de audit sau aveti domenii care ati dori sa faca
obiectul investigatiei noastre, va rog sa ma contactati pe mine.
Seful Departamentului de audit intern,
Data 01.10.2010

COLECTAREA SI PRELUCRAREA INFORMATIILOR

Colectarea, este de fapt pregtirea informaiilor n vederea efecturii analizei de risc i pentru
identificarea informaiilor necesare, n vederea atingerii obiectivelor misiunii de audit public
intern.
Colectarea informaiilor presupune:
- identificarea principalelor elemente ale contextului instituional i socioeconomic n care
entitatea auditat i desfoar activitatea;
- analiza cadrului normativ ce reglementeaz activitatea entitii auditate;
- analiza entitii auditate i activitile sale;
- analiza factorilor susceptibili ce mpiedica buna desfurare a misiunii de audit;
- identificarea punctelor cheie ale funcionrii entitii auditate, i ale sistemelor sale de control,
pentru o evaluare prealabil a punctelor tari i slabe;
-

identificarea

constatrilor

semnificative

i a

recomandrilor

din

rapoartele

audit precedente care ar putea s afecteze stabilirea obiectivelor misiunii de audit;

- identificarea i evaluarea riscurilor cu inciden semnificativ;
- identificarea surselor poteniale de informaii care ar putea fi folosite ca dovezi ale auditului
Prelucrarea
1.Identific legile i regulamentele aplicabile entitii/structurii auditate;

de

2. Obin organigrama, regulamentele de funcionare, fie ale posturilor, proceduri scrise ale
entitii/structurii auditate;
3. Identific personalul responsabil
4. Identific circuitul documentelor;
5. Obin exemplare ale rapoartelor de audit anterioare;
6. Aduna date statistice asupra performantei pentru a-l sprijini n faza de analiz a riscului;
7. Se familiarizeaz cu activitatea entitii/structurii auditate;
8. ndosariaz documentele obinute n aceast faz a misiunii de audit public intern n
dosarul permanent - seciunea C.;
Identificarea documente utilizate la sectia stocuri depozitare
Pentru achizitia de stocuri, documentele primare sunt:
- avizul de nsotire
- facture
- nota de intrare-receptie
- nota de receptie si constatare de diferente, daca la receptie se constata diferente care se
comunica si furnizorului n vederea solutionarii situatiei constatate
-pentru operatii de transfer si miscare interna a stocurilor avem bonul de predare-transferrestituire.
-pentru operatii de consum a stocurilor avem bonul de consum.
-pentru materialele trimise la terti pentru prelucrare avem avizul de nsotire, cu mentiunea
scopului expedierii.
Pentru vnzare avem documentele:
-dispozitie de livrare, aviz de nsotire, factura.
Evidenta operativa a stocurilor se realizeaza la nivelul depozitelor (gestiunilor) prin fisa de
magazie si raportul de gestiune, iar la nivelul societatii prin registrul stocurilor.
De procurat listele de inventar si de determinat daca totalul corespunde cu soldul balantei
generale si daca listele de inventar sunt bazate pe inventarierea fizica a stocurilor
De informat despre metoda de inventariere fizica

De verificat daca este utilizat un sistem de inventar permanent si daca periodic se fac
comparatii lacantitatile fizice
IDENTIFICAREA SI ANALIZA RISCURILOR
Procedura urmareste identificarea riscurilor specifice structurii/activitatii auditate. Evaluarea
controlului intern din cadrul structurii/activitatii auditate
Aprecierea unui risc se realizeaza in functie de:
-natura si specificul activitatii/functiei auditate;
-calitatea controlului intern;
-gravitatea consecintelor directe si indirecte ale producerii riscului;
-probabilitatea producerii riscului.
Identificarea riscurilor
-inexistenta unor proceduri/monografii privind achizitia si receptia materialelor
-procedura/monografia nu este cunoscuta de catre personalul desemnat cu achizitia si receptia
materialelor
-existenta unor comenzi de materiale care nu sunt pentru nevoile intreprinderii
-existenta unor comenzi la preturi mai ridicate decat nevoile intreprinderii
-existenta unor comenzi care nu reflecta nevoile inreprinderii
-a avea bunuri primite care nu au fost comandate
-receptionarea unor materiale care nu corespund din punct de vedere cantitativ si calitativ
-nesolutionarea diferentelor constatate la receptive
-neconcordanta intre preturile inscrise pe factura si preturile stabilite prin contract
-neconcordanta intre preturile inscrise pe factura si preturile din nota de receptive
-inregistrarea eronata in contabilitate a materialelor primate
-exista materiale transferate de la depozit catre alte deparatamente, pentru care nu s-au intocmit
note detransfer sau materiale date in consum pentru care nu s-au intocmit bonuri de consum
-evidenta stocurilor nu este corecta
-exista diferente intre evidenta de gestiune si contabilitate
-diferentele constatate cu ocazia inventarierii nu au fost evidentiate corect in contabilitate

-depozitarea materialelor in conditii necorespunzatoare care favorizeaza deprecierea lor

-depozitele nu sunt pazite, nu au sisteme de alarma, exista riscul pierderii, al furtului, risc de
incendiu
-exista materiale periculoase pentru care nu au fost luate masuri suplimentare de depozitare
si manipulare
-exista materiale returnate furnizorilor din motive de neconformitate, pentru care nu s-au
intocmit documentele de iesire
Proceduri de control intern care pot diminua riscurile enumerate:
-verificarea modului de intocmire a notelor de comanda, daca acestea au un format standard,
sunt numerotate, sunt autorizate de catre un responsabil
-identificarea furnizorilor, verificarea contractelor de livrare intocmite cu furnizorii
-verificarea existentei unei persoane sau unei comisii de receptive
-verificarea daca persoana responsabila cu receptia este calificata, are atributii clar stabilite,
prin fisa postului privind receptia materialelor, este suficient de instruita privind atributiile si
raspuderile sale
-verificarea modului de intocmire a receptiilor, calcule aritmetice ale acestora, materialele
inscrise pe factura corespund cu cele inscrise in nota de receptie, cantitativ si valoric, notele de
receptie sunt semnate de catre responsabil
-verificarea fizica a bunurilor primate
-verificarea si compararea notelor de comanda cu facturile si cu receptiile
-verificarea trimiterii la contabilitate a facturilor insotite de notele de receptive
-verificarea daca toate miscarile de materiale sunt autorizate si inregistrate
-verificarea inregistrarii in fisa de magazie a borderourilor de livrare si de receptive
-verificarea daca toate diferentele de inventar constatate intre inventarul fizic si fisiere au fost
correct inregistrate si daca toate diferentele au fost semnate de catre un responsabil
-verificarea existentei unei polite de asigurare a stocurilor impotriva incendiului, furtului.