ENTITATEA

SC FSS ACTIV GRUP SRL

RAPORT DE AUDIT INTERN

MISIUNEA DE AUDIT INTERN ACTIVITATEA FINANCIAR-CONTABIL

BUCURESTI 2012

ENTITATEA SC FSS ACTIV GRUP SRL

RAPORT DE AUDIT INTERN

I. INTRODUCERE
Echipa de auditare a fost constituit din: - Laura Balan, auditor intern, coordonator al misiunii - Ana Aftode, auditor intern Misiunea s-a efectuat n baza Ordinului de serviciu nr. 12/20.05.2012 Cadrul legal al aciunii de auditare l-a reprezentat: - Planul de audit intern pe anul 2012, aprobat de conducerea entitii; - Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern; - OMFP nr. 38/15.01.2003 pentru aprobarea Normelor metodologice generale de aplicare a Legii nr. 672/2002. Durata misiunii de audit: 01.06.2012-31.12.2012. Perioada auditat: 01.01.2011 - 31.12.2011 Scopul aciunii de auditare const n: - asigurarea completitudinii i corectitudinii conducerii registrelor de contabilitate; - asigurarea respectrii principiilor generale ale contabilitii; - asigurarea respectrii regulilor de evaluare a elementelor de activ i de pasiv; - asigurarea aplicrii corecte a normelor metodologice privind elaborarea situaiilor financiare; - asigurarea respectrii reglementrilor contabile n conformitate cu directivele europene. Obiectivele aciunii de auditare au urmrit: 1. Organizarea registrelor de contabilitate 2. Conducerea contabilitii 3. Conducerea activitii financiare 4. Elaborarea situaiilor financiare 5. Organizarea sistemului de raportare a datelor financiar contabile 6. Organizarea i efectuarea controlului intern 7. Fiabilitatea sistemului informatic financiar- contabil 8. Organizarea i efectuarea arhivrii documentelor financiar-contabile Tipul de auditare - audit de conformitate/regularitate.

Tehnicile de audit intern utilizate: verificarea se realizeaz n vederea asigurrii validitii, realitii i acurateei nregistrrilor n contabilitate a documentelor i a concordanei cu legile i regulamentele n vigoare, precum i a eficacitii controlului intern prin urmtoarele tehnici de verificare: - comparaia: pentru confirmarea identitii unor informaii, dup obinerea lor din dou sau mai multe surse diferite; - examinarea: pentru detectarea erorilor i/sau iregularitilor; - recalcularea: verificarea algoritmilor de calcul i a calculelor matematice; - punerea de acord: pentru realizarea procesului de potrivire a doua categorii diferite de nregistrri; - confirmarea: pentru solicitarea informaiilor din mai multe surse independente cu scopul validrii acestora; - garantarea: pentru verificarea realitii tranzaciilor nregistrate pornind de la examinarea nregistrrilor spre documentele justificative; - urmrirea: pentru verificarea procedurilor de la documentele justificative spre articolul nregistrat n vederea stabilirii realitii nregistrrii n totalitate a tranzaciilor. Alte tehnici de audit: observarea fizic: n vederea formrii unei preri proprii privind modul de ntocmire i emitere a documentelor; interviul, note de relaii: se realizeaz de ctre auditorii interni prin intervievarea persoanelor auditate, implicate i interesate i informaiile primite, care trebuie s fie susinute de documente. Pentru eventualele explicaii suplimentare se solicit note re relaii scrise. analiza: const n descompunerea unei entiti n elemente, care pot fi izolate, identificate, cuantificate i msurate distinct. Instrumentele de audit intern care s-au utilizat: Chestionarul de luare la cunotin - CLC: pentru obinerea unor informaii referitoare la contextul socio-economic, organizare intern, funcionarea entitii/structurii auditate; Chestionarul de control intern - CCI: orienteaz auditorii interni n activitatea de identificare obiectiv a disfunciunilor i cauzelor reale ale acestora; List de verificare - LV: utilizat pentru stabilirea condiiilor de regularitate pe care trebuie s le ndeplineasc fiecare domeniu auditabil. Cuprinde un set de operaii ce trebuie parcurse de auditor pentru a analiza activitile de control intern ncorporate n proceduri, existena responsabilitilor pentru efectuarea acestora i permite stabilirea testelor de conformitate atunci cnd sunt semnalate diferite disfuncionaliti.

Documentele examinate n cadrul Direciei de Contabilitate DC privind activitatea financiar-contabil au vizat documentaia aferent perioadei auditate, respectiv: - registrele de contabilitate; - documentele justificative care stau la baza nregistrrilor operaiilor n contabilitate; - declaraiile de impunere depuse de entitate la organele abilitate, - statele de salarii; - balanele de verificare ntocmite periodic; - situaiile financiare anuale; Documentele elaborate pe timpul auditrii activitii, n principal sunt: analiza riscurilor; tabelele punctelor tari i slabe; tematica n detaliu a misiunii de audit; programul de audit intern; programul interveniei la faa locului; liste de verificare structurate pe obiective; foi de lucru pentru stabilirea eantioanelor; chestionare de control intern; teste; liste de control; fie de identificare i analiz a principalelor probleme constatate - FIAPuri; formulare de constatare i raportare a iregularitilor - FCRI-uri; raportul preliminar de audit intern; minutele edinelor de deschidere, de nchidere i de conciliere; raportul final de audit intern; planul de aciune i calendarul de implementare a recomandrilor; fia de urmrire a implementrilor recomandrilor. Organizarea Direciei de Contabilitate: Direcia a funcionat n perioada supus auditrii cu un numr de 23 salariai, din care 3 au reprezentat posturi de conducere in conformitate cu atribuiile de serviciu organigrama i Regulamentului de organizare i funcionare. Pentru toi salariaii exist fie ale posturilor prin care s-au stabilit atribuiile de serviciu, relaiile ierarhice de subordonare i relaiile de colaborare dintre diferitele persoane/compartimente. Principalele activiti desfurate n cadrul DC sunt urmtoarele: - organizarea registrelor de contabilitate; - conducerea contabilitii; - conducerea activitii financiare; - elaborarea situatiilor financiare; - elaborarea contului de execuie bugetar; - organizarea sistemului de raportare;

- organizarea i efectuarea controlului financiar preventiv; - fiabilitatea sistemului informatic; - organizarea arhivrii documentelor.

II. CONSTATRI SI RECOMANDARI

n acest capitol, prezentam principalele constatri ale echipei de auditori interni, cauzele, consecinele i recomandrile formulate, obinute n urma testrilor efectuate i concretizate n FIAP-urile i FCRI-urile ntocmite n Etapa Interveniei la faa locului, n vederea corectrii disfuncionalitilor semnalate sau ale celor care pot s apar n perioada imediat urmtoare, urmare a acestor constatri. De asemenea, vom prezenta i comenta posibila evoluie a riscurilor existente i a necesitilor de dezvoltare a sistemelor de management i control intern al activitilor auditate, cu scopul facilitrii atingerii obiectivelor prestabilite de managementul general. II.8. Arhivarea documentelor financiar-contabile Echipa de auditori consider c sistemul de organizare a activitii de arhivare a documentelor financiar-contabile se impune a fi revzut, pentru a asigura att accesul rapid la informaiile arhivate, ct i securitatea acestora. n acest sens, prezentm n continuare o serie de disfuncionaliti constatate de echipa de auditori. II.8.20. Locaiile de depozitare provizorii i definitive a documentelor financiar-contabile II.8.20.1. Neasigurarea unui spaiu adecvat activitii de arhivare a documentelor financiar contabile Constatare: Din analiza respectrii modului de pstrare a documentelor financiar-contabile pe suport de hrtie s-a constatat c nu se poate rspunde la cererea doamnei Ionescu Laura, nregistrat sub nr. 1852/18.04.2011, prin care solicit o adeverin din care s reiesa stagiul de cotizare, aferent anului 2010 n Sistemul Public de Pensii i alte drepturi sociale, deoarece Statele de salarii pe luna martie 2010 sunt deja deteriorate, dei au termen de pstrare 50 de ani. Lipsa la nivelul entitii a spaiului necesar care s permit arhivarea documentelor financiar-contabile, n conformitate cu prevederile legale n vigoare. Cauze: Inexistena procedurilor de lucru, scrise i formalizate; Inexistena unui personal cu pregtire profesional corespunztoare. Consecine: n situaia necesitii de a consulta documentele financiar-contabile acestea nu pot fi accesate. Entitatea se afl n imposibilitatea eliberrii unor documente privind Stagiul de cotizare aferent anului 2010 n Sistemul Public de Pensii i alte drepturi sociale.

Recomandri: Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind arhivarea documentelor financiar-contabile; Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri; Realizarea n cadrul entitii a unui program de pregtire profesional cu personalul Compartimentului arhiva general; Verificarea ntregii arhive a entitii, n scopul depistrii documentelor deteriorate i/sau distruse i luarea msurilor necesare pentru reconstituirea acestora; Documentele financiar-contabile deteriorate vor trebui refcute pentru eventuale consultri Pentru aceast problem, considerat grav, echipa de auditori interni a elaborat i Formularului de constatare i raportare a iregularitilor - FCRI nr. 8.2.1, care a fost naintat managementului entitii n vederea stabilirii i lurii msurilor care se impun.

III. CONCLUZII
Prezentul proiect de Raport de audit intern a fost ntocmit n baza Tematicii in detaliu a misiunii de audit i a Programului interveniei la faa locului , a constatrilor efectuate n etapa de colectrii i prelucrrii informaiilor i n timpul interveniei la fata locului. Toate constatrile efectuate au la baz probe de audit realizate prin teste, foi de lucru, interviuri, liste de control, note de relaii si in urma analizei si interpretrii acestora s-au elaborat FIAP-uri si FCRI-uri care au condus la recomandrile i concluziile cuprinse in Raportul de audit intern. Structura auditat are obligaia s ntocmeasc Programul de aciune si Calendarul implementrii recomandrilor i s raporteze periodic echipei de auditori stadiul implementrii acestora. Echipa de auditori interni, pe baza analizelor i evalurilor efectuate apreciaz Activitatea financiar-contabil, conform grilei prezentate n continuare.
APRECIERE DE MBUNTIT

Nr. crt.

OBIECTIVUL

FUNCIONAL

CRITIC

1. 2. 3. 4. 5.

Organizarea registrelor de contabilitate. Conducerea contabilitii Conducerea activitii financiare Elaborarea bilanului contabil Organizarea sistemului de raportare a datelor financiar contabile ctre

X X X X X

6. 7. 8.

management Organizarea i efectuarea controlului financiar preventiv Fiabilitatea sistemului informatic financiarcontabil Organizarea i efectuarea arhivrii documentelor financiar-contabile

X X X

Evaluarea are la baz discuiile care au avut loc, cu privire la recomandrile auditorilor interni, n edinele de nchidere i conciliere al misiunii de audit intern, apreciate de ctre participani, ca fiind realiste i posibil de implementat n practic. De asemenea, considerm c rezultatele evalurii auditorilor interni privind Activitatea financiar-contabil se nscriu n parametrii normali pentru aceast perioad de implementare a funciei de audit intern n entitile publice. Structura auditat are obligaia s respecte Programul de aciune i Calendarul de implementare a recomandrilor, cu scopul implementrii recomandrilor la termenele stabilite i s raporteze echipei de auditori interni, periodic, stadiul implementrii acestora.

Data: 30.12.2012 Auditorii, Laura Balan, Ana Aftode Supervizor, Alexandru Dogaru

Not: Precizm c n practic, Raportul de audit intern este semnat pe fiecare pagina de echipa de auditori interni, iar pe ultima pagin, att de auditorii interni, ct i de supervizorul misiunii.

SINTEZA
RAPORTULUI DE AUDIT INTERN
I. INTRODUCERE Misiunea de audit intern privind Activitatea financiar-contabil s-a desfurat n conformitate cu prevederile Legii nr. 672/2002 privind auditul intern, Normelor generale privind exercitarea activitii de audit public intern, aprobate prin OMFP nr. 38/2003 i a normelor specifice aprobate de conducerea entitii. Misiunea de audit intern s-a realizat n baza Planului de audit intern pe anul 2006, aprobat de conducerea entitii, perioada auditat fiind 01.01.2011 31.12.2011 i a fost efectuat, n perioada 01.06.2012 31.12.2012 de ctre auditorii interni Laura Balan - auditor superior coordonator, Ana Aftode - auditor superior i supervizat de Alexandru Dogaru - directorul Direciei de Audit Intern. Echipa de auditori interni n baza analizei privind riscurile, a testrilor pe teren, i a evalurilor realizate privind Activitatea financiar-contabil, structurat pe cele 9 obiective stabilite pentru derularea misiunii, apreciaz funcionalitatea sistemului de control intern, dup cum urmeaz: Nr. crt. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. OBIECTIVUL Organizarea registrelor de contabilitate. Conducerea contabilitii Conducerea activitii financiare Elaborarea bilanului contabil Organizarea sistemului de raportare a datelor financiar contabile ctre management Organizarea i efectuarea controlului financiar preventiv Fiabilitatea sistemului informatic financiar- contabil Organizarea i efectuarea arhivrii documentelor financiar-contabile. APRECIERE
FUNCIONAL DE MBUNTIT CRITIC

X X X X X X X X

II. CONSTATRI I RECOMANDRI Principalele constatri i recomandri rezultate din evaluarea auditorilor interni sunt cele prezentate n continuare: ! Constatare 1: Completarea Registrului inventar s-a realizat fr a fi completate coloanele referitoare la diferenele de evaluare de nregistrat. Recomandare 1: Echipa de auditori consider necesar implementarea unui sistem de pregtire profesional a personalului din cadrul compartimentelor financiar-contabile, astfel nct Registrul-inventar s fie utilizat n concordan cu destinaia acestuia, respectiv s permit n orice moment, identificarea i controlul tuturor elementelor patrimoniale inventariate n entitate. ! Constatare 2: Sumele pltite prin casierie i care se refereau la dou sau mai multe categorii de obligaii nu au fost completate distinct n Registrul de cas. Recomandare 2: Echipa de auditori interni propune pentru personalul implicat n aceast activitate, stabilirea unor atribuii concrete, coroborate cu procedurile i fiele de post. De asemenea, auditorii interni consider necesar implementarea unui sistem de pregtire profesional a personalului implicat n ntocmirea, utilizarea i controlul Registrului de cas. ! Constatare 3: Sumele nregistrate n contabilitate reprezentnd cheltuieli cu salariile personalului sunt diferite fa de totalul acestor cheltuieli reflectate n Statul de salarii. Recomandare 3: Implementarea unui program informatic care s permit urmrirea i controlul cheltuielilor cu salariile personalului din momentul stabilirii cheltuielilor cu personalul i pn n momentul nregistrrii acestora n contabilitate. Concomitent, elaborarea unui program de pregtire profesional pentru instruirea utilizatorilor acestei aplicaii informatice, din cadrul Direciei de Buget i Contabilitate Intern. ! Constatare 4: Din analiza contractelor economice ncheiate de entitate s-a constatat inexistena unor evidene a plilor pe scadenele prevzute n contracte. De asemenea, auditorii interni au stabilit i inexistena n contractele ncheiate a clauzelor referitoare la penalitile de ntrziere datorate de pri. Recomandare 4: Efectuarea unei analize pe perioada auditat a plilor aferente contractelor de achiziie public n scopul verificrii plilor scadente din contracte i a penalitilor de ntrziere aferente acestora.

De asemenea, echipa de auditori consider necesar realizarea unui program de pregtire profesional a personalului implicat, precum i stabilirea unor atribuii concrete, coroborate cu procedurile operaionale i cu fia postului. ! Constatare 5: La nivelul entitii nu exist elaborate i aprobate Norme metodologice specifice privind exercitarea controlului financiar preventiv. Recomandare 5: Echipa de auditori consider necesar efectuarea unui inventarieri a tuturor operaiilor supuse controlului financiar preventiv din cadrul entitii i elaborarea unor proceduri de lucru pentru activitile specifice entitii. Echipa de auditori interni consider necesar constituirea de urgen a grupului de lucru pentru implementarea noului sistem de control intern, n conformitate cu OMFP nr. 946/2005 privind Codul controlului intern. ! Constatare 6: Din analiza respectrii modului de pstrare a documentelor financiar-contabile pe suport de hrtie s-a constatat c nu se poate rspunde la cererea doamnei Ionescu Laura, nregistrat sub nr. 1852/18.04.20011, prin care solicit o adeverin din care s reiesa stagiul de cotizare, aferent anului 2010 n Sistemul Public de Pensii i alte drepturi sociale, deoarece Statele de salarii pe luna martie 2010 sunt deja deteriorate, dei au termen de pstrare 50 de ani. In acelasi timp a fost constata si lipsa la nivelul entitii a spaiului necesar care s permit arhivarea documentelor financiar-contabile, n conformitate cu prevederile legale n vigoare. Recomandare 6: Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind arhivarea documentelor financiar-contabile; Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri; Realizarea n cadrul entitii a unui program de pregtire profesional cu personalul Compartimentului arhiva general; Verificarea ntregii arhive a entitii, n scopul depistrii documentelor deteriorate i/sau distruse i luarea msurilor necesare pentru reconstituirea acestora; Documentele financiar-contabile deteriorate vor trebui refcute pentru eventuale consultri. Pentru aceast problem, considerat grav, echipa de auditori interni a elaborat i Formularului de constatare i raportare a iregularitilor - FCRI nr. 8.2.1, care a fost naintat managementului entitii n vederea stabilirii i lurii msurilor care se impun.

III. CONCLUZII Evaluarea ACTIVITII FINANCIAR-CONTABILE din cadrul Directia de Contabilitate, n baza testelor i analizelor efectuate, permit auditorilor interni s emit o asigurare rezonabil managementului general privind calitatea sistemului de control intern al activitii auditate, nefiind identificate obstacole n funcionarea acesteia. Echipa de auditori interni prin analiza activitilor auditabile i evalurile realizate n etapa de intervenie la faa locului, a elaborat un numr de 80 de recomandri, aferente celor 9 obiective ale misiunii de audit intern. Considerm c prioritatea n activitatea de implementare a recomandrilor o reprezint elaborarea i actualizarea sistematic a procedurilor operaionale, scrise i formalizate, pentru ntreaga activitate a direciei, concomitent cu dezvoltarea sistemelor de conducere bazate pe gestiunea riscurilor, prin elaborarea i utilizarea n conducerea curent a Registrului riscurilor care reprezint setul de recomandri majore.

Data: 21.12.2012

Auditorii, Laura Balan, Ana Aftode

Supervizor, Alexandru Dogaru

ENTITATEA SC FSS ACTIV GRUP SRL

FIA DE URMRIRE A RECOMANDRILOR

ENTITATEA DIRECIA DE CONTABILITATE
Nr. crt. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

FSS ACTIV GRUP SRL Misiunea de audit intern:

ACTIVITATEA FINANCIAR-CONTABIL
Implementa t Parial implementat Neimplementa t

Data: 20.12.2012 Raport de audit nr. 12/30.12.2012

Data planificat / Data implementrii

Recomandarea

Obiectivul nr. 1. Organizarea registrelor de contabilitate Elaborarea procedurilor operaionale, scrise i formalizate, privind completarea Registrului-jurnal. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea sistematic a X procedurilor. Realizarea unui control pe perioada auditat pentru a stabili dimensiunile X disfunciunii constatate i refacerea Registrului-jurnal Elaborarea unui sistem de pregtire profesional a personalului din cadrul compartimentelor financiar-contabilitate. Analiza posibilitii delegrii unei persoane specializate, de la DBCI, pe perioada proiectrii i implementrii aplicaiei informatice. Analiza necesitii achiziionrii unui program informatic pentru activitatea financiar-contabil. Stabilirea relaiilor de colaborare ntre structurile funcionale, prin ROF-ul entitii, astfel nct s permit o circulaie rapid a informaiilor, fr o distorsionare a coninutului acestora Elaborarea procedurilor scrise i formalizate privind completarea Registrului-

31.01.2012 15.02.2013 31.03.2013

X X X X X

31.01.2013 29.02.2013 31.04.2013 31.01.2013 31.01.2013

ENTITATEA DIRECIA DE CONTABILITATE

Nr. crt. 9 10 11

FSS ACTIV GRUP SRL Misiunea de audit intern:

ACTIVITATEA FINANCIAR-CONTABIL
Implementa t Parial implementat Neimplementa t

Data: 20.12.2012 Raport de audit nr. 12/30.12.2012

Data planificat / Data implementrii

Recomandarea
inventar Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea sistematic a procedurilor Realizarea unei aciuni de control pentru ntreaga perioad auditat, a modului de valorificare a inventarelor Elaborarea unui sistem de pregtire profesional a personalului din cadrul compartimentelor financiar-contabile, care trebuie s fie familiarizat cu monografiile specifice contabilitii Informarea echipei de auditori interni cu privire la modul de valorificare a inventarelor i de completare a Registrului-inventar

X X X

31.01.2013 31.12.2013 31.12.2013 31.12.2013

12

Obiectivul nr. 2: Conducerea contabilitii

13. Elaborarea i formalizarea unui sistem procedural privind datoriile i creanele 14. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri 15. Stabilirea unor atribuii concrete, coroborate cu procedurile i fiele de post X X X X X X

31.07.2013 31.12.2013 31.01.2013 31.12.2013 31.12.2013 31.10.2013

pentru personalul implicat n aceste activiti 16. Realizarea unui program de pregtire profesional pentru personalul DBCI privind necesitile de informare privind evoluia pieei de capital i a sistemului de relaii financiare. 17. Efectuarea inventarierii situaiei datoriilor aferente contractelor de leasing financiar 18. Reevaluarea datoriilor n valut aferente contractelor de leasing financiar i reflectarea n Situaiile financiare ale trimestrului III a anului 2006, la cursul

ENTITATEA DIRECIA DE CONTABILITATE

Nr. crt.

FSS ACTIV GRUP SRL Misiunea de audit intern:

ACTIVITATEA FINANCIAR-CONTABIL
Implementa t Parial implementat Neimplementa t

Data: 20.12.2012 Raport de audit nr. 12/30.12.2012

Data planificat / Data implementrii

Recomandarea
valutar comunicat n penultima zi lucrtoare a lunii n care se ntocmesc situaiile financiare Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind ntocmirea i utilizarea ordinelor de plat Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri Fixarea unor atribuii concrete, coroborate cu procedurile i fiele de post pentru personalul implicat n aceste activiti Realizarea unui program de pregtire profesional pentru DBCI, corespunztor cu necesitile entitii de a se adapta la noutile din sistemul financiar-bancar Verificarea ordinelor de plat utilizate pentru perioada auditat i completarea acestora cu numrul i data documentelor justificative care genereaz datoriile Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind ntocmirea i utilizarea documentului Cec pentru ridicare de numerar Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri Realizarea n cadrul entitii a unui program de pregtire profesional cu personal din cadrul DBCI Verificarea filelor de CEC pentru ridicare de numerar pentru perioada auditat i completarea acestora cu natura cheltuielilor efectuate Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind ntocmirea i utilizarea Registrului de cas Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri Stabilirea unor atribuii concrete, coroborate cu procedurile i fiele de post

19. 20. 21. 22.

31.07.2013 31.12.2013 31.01.2013 31.12.2013

X X X X X X X X X X

23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30.

31.12.2013 31.07.2013 31.12.2013 31.12.2013 31.12.2013 31.07.2013 31.12.2013 31.01.2013

ENTITATEA DIRECIA DE CONTABILITATE

Nr. crt. 31. 32.

FSS ACTIV GRUP SRL Misiunea de audit intern:

ACTIVITATEA FINANCIAR-CONTABIL
Implementa t Parial implementat Neimplementa t

Data: 20.12.2012 Raport de audit nr. 12/30.12.2012

Data planificat / Data implementrii

Recomandarea
pentru personalul implicat n aceast activitate Realizarea unui program de pregtire profesional pentru personalul cu atribuii privind activitatea casieriei, cu personal specializat din cadrul DBCI Realizarea controlului periodic asupra modului de ntocmire i utilizare a Registrului de cas, de ctre persoana responsabil cu evidena contabil a operaiunilor de cas din cadrul direciei, Verificarea modului de ntocmire i utilizare a Registrului de cas pe perioada auditat i corectarea erorilor pn la sfritul anului Elaborarea i formalizarea unui sistem procedural privind cheltuielile cu salariile i reinerile din salarii datorate terilor Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestui sistem pentru personalul implicat n aceste activiti

X X X X X X X

31.12.2013 31.12.2013 31.12.2013 31.07.2013 31.12.2013 31.01.2013 31.12.2013 31.12.2013

33. 34. 35.

36. Fixarea unor atribuii concrete, coroborate cu procedurile i fiele de post 37. Instruirea personalului cu atribuii n domeniul cheltuielile cu salariile

personalului i n gestionarea sumelor datorate de salariai terilor de ctre eful compartimentului din care face parte 38. Implementarea unui program informatic integrat privind activitatea financiarcontabil care s permit urmrirea cheltuielilor cu salariile personalului de la faza de stabilire a drepturilor salariale pn n momentul reflectrii acestor cheltuieli n Balana de verificare i stabilirea unui responsabil pentru aceasta 39. Analiza statelor de salarii pe perioada auditat, n vederea stabilirii datoriilor salariailor fa de teri pentru care exist angajamente de plat i aducerea la zi a situaiei n cauz

31.12.2013
X

ENTITATEA DIRECIA DE CONTABILITATE

Nr. crt.

FSS ACTIV GRUP SRL Misiunea de audit intern:

ACTIVITATEA FINANCIAR-CONTABIL
Implementa t X Parial implementat Neimplementa t

Data: 20.12.2012 Raport de audit nr. 12/30.12.2012

Data planificat / Data implementrii

Recomandarea

40. Cuprinderea n programul de pregtire profesional a unui sistem de instruire a

30.11.2013 31.07.2013 31.12.2013

X

persoanelor, din cadrul DBCI pentru aplicaia informatic care va fi implementat 41. Elaborarea i formalizarea unui sistem procedural privind cheltuielile cu asigurrile i protecia social, precum i cele privind raportarea acestor datorii ctre entitile care gestioneaz aceste fonduri 42. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri
43. Implementarea unui program informatic integrat privind activitatea de

X X

31.03.2013 31.12.2013

44.

45. 46. 47.

raportare care s respecte structura stabilit prin cadrul normativ i stabilirea unui responsabil pentru aceasta Realizarea unui program de pregtire profesional pentru instruirea operatorilor cu sarcini de prelucrare a datelor n scopul elaborrii declaraiilor, realizat de ctre conductorul DBCI pentru aplicaia informatic implementat Compararea datelor din Balana de verificare cu cele din declaraii, pentru ntreaga perioad auditat, n vederea depistrii i corectrii eventualelor erori Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind efectuarea inventarierii patrimoniului entitii Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri

X X X X X X

31.12.2013 31.07.2013 31.12.2013 31.12.2013 31.12.2013

48. Efectuarea inventarierii creanelor pe perioada auditat, cu respectarea

reglementrilor n vigoare, astfel nct ntocmirea situaiilor financiare periodice s fie elaborate pe baza acestor rezultate 49. Realizarea la nivelul entitii unui program privind pregtirea profesional a

ENTITATEA DIRECIA DE CONTABILITATE

Nr. crt.

FSS ACTIV GRUP SRL Misiunea de audit intern:

ACTIVITATEA FINANCIAR-CONTABIL
Implementa t Parial implementat Neimplementa t

Data: 20.12.2012 Raport de audit nr. 12/30.12.2012

Data planificat / Data implementrii

Recomandarea

membrilor comisiilor de inventariere, precum i luarea unor msuri pentru stabilirea unui responsabil cu aceast activitate 50. Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind evidena tehnicoperativ 51. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i ntocmirea acestora
52. Determinarea necesarului de documente cu regim special pretiprite aferente

X X

31.07.2013 31.12.2013 31.12.2013

perioadei de timp neconsumat a anului 2006 i demararea procedurilor de X achiziie public pentru acest cod de material, n vederea utilizrii formularelor personalizate 53. Fixarea unor atribuii concrete, coroborate cu procedurile i fiele de post X pentru personalul implicat n aceste activiti 54. Instruirea personalului cu atribuii n gestionarea i controlul documentelor tipizate cu regim special de eful compartimentului din care face parte Obiectivul nr. 3. Conducerea activitii financiare 55. Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri de lucru privind obligaiile de plat ctre creditorii entitii 56. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri X 57. Fixarea unor atribuii concrete, coroborate cu procedurile i fia postului pentru personalul implicat n aceste activiti 58. Realizarea unui program de pregtire profesional pentru personalul DBCI 59. Efectuarea unei analize pe perioada auditat a plilor aferente contractelor ncheiate n scopul verificrii efecturii plilor scadente din contracte

31.01.2013
X

31.01.2013 31.03.2013 31.12.2013 31.01.2013 31.12.2013 31.12.2013

X X X

ENTITATEA DIRECIA DE CONTABILITATE

Nr. crt. 60.

FSS ACTIV GRUP SRL Misiunea de audit intern:

ACTIVITATEA FINANCIAR-CONTABIL
Implementa t X Parial implementat Neimplementa t

Data: 20.12.2012 Raport de audit nr. 12/30.12.2012

Data planificat / Data implementrii

Recomandarea

Analiza tuturor contractelor comerciale ncheiate de entitate n perioada auditat, n scopul identificrii contractelor ncheiate fr respectarea cadrului normativ i completarea acestor contracte cu elemente obligatorii, care au fost omise 61 Elaborarea i formalizarea unui sistem procedural privind activitii de constituire i raportare a impozitelor i taxelor datorate statului 62. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri
63 Implementarea unui program informatic integrat privind activitatea de

31.12.2013

X X X

31.07.2013 31.12.2013 31.03.2013 31.12.2013

64.

65.

66.

67.

raportare care s respecte structura stabilit prin cadrul normativ i stabilirea unui responsabil pentru aceasta Realizarea unui program de pregtire profesional pentru instruirea operatorilor cu sarcini de prelucrare a datelor n scopul elaborrii declaraiilor, X realizat de ctre conductorul DBCI pentru aplicaia informatic implementat Compararea datelor din Balana de verificare cu cele din declaraii pentru X ntreaga perioad auditat, n vederea depistrii i corectrii erorilor Obiectivul nr. 6. Organizarea i efectuarea controlului financiar preventiv Centralizarea la nivelul entitii a tuturor operaiilor supuse controlului financiar preventiv propriu, n scopul elaborrii unor proceduri privind X exercitarea controlului financiar preventiv propriu, n conformitate cu prevederile OMFP nr. 522/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv X Elaborarea unui Ghid practic privind exercitarea controlului financiar

31.12.2013 30.06.2013

31.10.2013

ENTITATEA DIRECIA DE CONTABILITATE

Nr. crt.

FSS ACTIV GRUP SRL Misiunea de audit intern:

ACTIVITATEA FINANCIAR-CONTABIL
Implementa t Parial implementat Neimplementa t

Data: 20.12.2012 Raport de audit nr. 12/30.12.2012

Data planificat / Data implementrii

Recomandarea

68.

69.

70. 71.

72. 73.

preventiv, care s conin: scopul controlului financiar preventiv i categoriile de operaiuni asupra crora se exercit; modul de organizare a controlului financiar preventiv la nivelul fiecrui ordonator de credite; proceduri de control, termene de acordare/refuz a vizei CFP, precum i exemple practice privind completarea documentelor utilizate Stabilirea la nivelul fiecrui ordonator de credite, a unor responsabili pentru X actualizarea Cadrului general al operaiunilor supuse controlului financiar preventiv Efectuarea unui program de pregtire profesional cu ntregul personal al entitii care s aib ca obiectiv prelucrarea OMFP nr. 946/2005 pentru X aprobarea Codului controlului intern, cuprinznd standardele de management/control intern la entitile publice i pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial Constituirea grupului de lucru pentru implementarea noului sistem de control intern n conformitate cu OMFP nr. 946/2005 privind Codul controlului intern Instruirea personalului din cadrul compartimentelor pentru elaborarea Registrului riscurilor i a procedurilor de lucru Obiectivul nr. 7. Fiabilitatea sistemului informatic financiar-contabil Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind schimbarea X periodic a parolelor de acces la sistemul informatic financiar-contabil X Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri informatic financiar-contabil

31.12.2013 31.12.2013

X X

31.12.2013 31.01.2013 31.07.2013 31.12.2013

74. Stabilirea unui responsabil cu detectarea accesrii neautorizate a sistemului

31.12.2013

ENTITATEA DIRECIA DE CONTABILITATE

Nr. crt.

FSS ACTIV GRUP SRL Misiunea de audit intern:

ACTIVITATEA FINANCIAR-CONTABIL
Implementa t Parial implementat Neimplementa t

Data: 20.12.2012 Raport de audit nr. 12/30.12.2012

Data planificat / Data implementrii

Recomandarea

75. Realizarea n cadrul entitii a unui program de pregtire profesional cu

31.12.2013

76. 77. 78. 79.

80.

personalul Direciei de Buget i Contabilitate Intern pentru asigurarea X securitii sistemului informatic financiar-contabil i informarea sistematic a utilizatorilor Obiectivul nr. 8 Organizarea i efectuarea arhivrii documentelor financiar-contabile Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind arhivarea X documentelor financiar-contabile X Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri Realizarea n cadrul entitii a unui program de pregtire profesional cu personalul Compartimentului arhiva general Verificarea ntregii arhive a entitii, n scopul depistrii documentelor X deteriorate i/sau distruse i luarea msurilor necesare pentru reconstituirea acestora Documentele financiar-contabile deteriorate vor trebui refcute pentru X eventuale consultri

31.07.2013 31.12.2013 31.12.2013 31.03.2013 31.12.2013

Instruciuni
1. Introducei recomandrile de audit dup cum sunt

Entitatea/structura auditat SC FSS ACTIV GRUP SRL Data i semntura conductorului: Alexandru Dogaru Data i semntura auditorilor interni: Laura Balan, Ana Aftode

prezentate n raportul de audit 2. Verificai coloana corespunztoare: implementat, parial implementat, neimplementat 3. Introducei data planificat pentru implementare n Raportul de audit i data implementrii

ENTITATEA SC FSS ACTIV GRUP SRL

LISTA DE SUPERVIZARE A DOCUMENTELOR Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2011 - 31.12.2011 ntocmit: Laura Balan
Propunerea efului structurii de audit/ supervizorului misiunii, ca urmare a revizuirii documentului Nu exist incompatibilitate S se ntocmeasc la obiectivul 2 obiectul auditabil Evidena tehnic operativ Ataarea operaiilor corespunztoare riscurilor semnificative la obiectele auditabile Revizuirea rspunsurilor auditorilor de ctre eful structurii de audit/supervizorului misiunii de audit intern De acord De acord

Nr. crt. 1. 2.

Lucrarea

Rspunsul auditorilor

Declaraia de independen Analiza riscurilor

De acord De acord, a fost introdus De acord, riscurile semnificative au fost nlocuite in documentul Tematica n detaliu a misiunii de audit intern cu operaiile auditabile corespunztoare

3.

Analiza riscurilor

De acord

. . . n Intervenia la faa locului Contabilitatea rezultatelor inventarierii La aceast activitate ai elaborat un FCRI. V recomand s elaborai i un FIAP De acord, s-a elaborat FIAP nr. 2.7.1. De acord

. . . t

FIAP-ul nr. 8.2.1.

S-a constatat lipsa Statelor de salarii pe luna martie 2010 i nu s-a ntocmit FCRI

S-a ntocmit FCRI nr. 8.2.1.

De acord

PROGRAMUL DE ASIGURARE I MBUNTIRE A CALITII eful structurii de audit intern trebuie s elaboreze un Program de asigurare i mbuntire a calitii activitii de audit, adic respectarea normelor metodologice, a Codului privind conduita etica a auditorului intern, a Standardelor i a bunei practici internaionale de ctre toi auditorii interni. Prin Programul de asigurare i mbuntire a calitii se realizeaz o evaluare prin adoptarea unui proces permanent de supraveghere a eficacitii globale a programului de calitate. Evaluarea const n supervizarea realizrii misiunii de audit intern, prin efectuarea de controale permanente de ctre eful structurii de audit intern, prin care acesta examineaz eficacitatea normelor de audit intern i dac procedurile de asigurare a calitii misiunii de audit sunt aplicate n mod corespunztor garantnd calitatea Raportului de audit intern. Supervizarea va permite depistarea deficienelor n anumite etape din derularea misiunii i va permite iniierea de activiti de mbuntire a viitoarelor misiuni de audit intern i asigurarea perfecionrii profesionale a auditorilor. Evaluarea se realizeaz dup fiecare misiune de audit intern. Este formalizat prin ntocmirea Fiei de evaluare a misiunii de audit intern.

ENTITATEA SC FSS ACTIV GRUP SRL

FIA DE EVALUARE A MISIUNII DE AUDIT INTERN Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2011-31.12.2011 Perioada misiunii: 01.06.2012-31.12.2012 Auditor evaluat: Laura Balan ntocmit: Alina Baciu

Luat la cunotin: 05.01.2013 Data:31.12.2012 Bugetul de timp planificat: 624 ore Observai 1 2 3 4 5 i X A fost necesar s se lucreze peste orele de program X X X X X X X X

Bugetul de timp efectiv: 616 ore n etapa de pregtire a misiunii, auditorul a identificat riscurile i controalele prevzute pentru procesele legate de obiectivele de audit i a estimat corespunztor riscurile activitii Programele de audit au fost elaborate n vederea ndeplinirii obiectivelor misiunii n cadrul bugetului de timp alocat

Obiectivul auditului, scopul, procedurile i bugetul au fost reanalizate n mod constant pentru a asigura o eficient folosire a resurselor de audit A existat o bun comunicare ntre auditor i auditat i ntre auditor i conducerea structurii de audit intern; A existat o bun comunicare ntre auditor i conducerea structurii de audit intern Au fost luate n considerare perspectivele i nevoile auditailor n procesul de audit Au fost atinse obiectivele de audit ntr-o manier eficient i la timp Auditaii au avut posibilitatea s revad constatrile i recomandrile cnd au fost identificate problemele Normele de audit intern, au fost respectate Constatrile de audit demonstreaz analize profunde i

Bugetul de timp efectiv: 616 ore concluzii, respectiv sunt formulate recomandri practice pentru probleme identificate Comunicrile scrise au fost clare, concise, obiective i corecte Exist probe de audit care s susin concluziile auditorului Procedurile de audit utilizate au avut ca rezultat dovezi suficiente, competente, relevante i folositoare Documentele au fost completate n mod corespunztor i n conformitate cu normele de audit intern Bugetul de timp a fost respectat Nivel de productivitate personal al auditorului intern.

Bugetul de timp planificat: 624 ore Observai 1 2 3 4 5 i

X X X X X X

Evaluarea misiunii de audit intern mai poate fi realizat i de conducerea structurii auditate creia i se nainteaz un chestionar de evaluare prin care i se solicit s prezinte o apreciere asupra desfurrii misiunii de audit i a modului de implicare al auditorilor interni pe parcursul misiunii. Evaluarea misiunii de audit intern de ctre structura auditat este formalizat prin Fia de evaluare a misiunii de audit intern ntocmit de ctre structura auditat.

Entitatea SC FSS ACTIV GRUP SRL

FIA DE EVALUARE A MISIUNII DE AUDIT INTERN Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2011-31.12.2011 Perioada misiunii: 01.06.2012-31.12.2012 ntocmit: Alina Baciu, director Direcia de Contabilitate FIA DE EVALUARE A MISIUNII DE AUDIT INTERN DE CTRE STRUCTURA AUDITAT Nr. Obiectiv auditat crt. 1. Obiectivele de audit au fost comunicate clar la nceputul misiunii 2. Au fost furnizate suficiente informaii privind misiunea de efectuat 3. Misiunea a contribuit la obinerea de rezultate sau la mbuntirea unora deja existente 4. Misiunea a beneficiat de direcii clare i precise privind modul de desfurare 5. Obiectivele de audit stabilite au fost n concordanta cu activitile desfurate 6. Constatrile au fost prezentate ntr-o maniera logic, structurat, dinamic i interesant 7. S-a rspuns n toate cazurile la ntrebrile legate de misiunea de audit, iar rspunsurile au condus la obinerea de concluzii relevante 8. Misiunea a fost desfurat adecvat, intervenia la fata locului a privit doar obiectivele stabilite i comunicate 9. A existat un feed-back pe tot parcursul misiunii, iar acesta a fost util n gsirea de soluii la probleme 10. Cum evaluai n general misiunea de audit 11. Considerai ca obiectivele de audit stabilite au privit activitile cu riscuri majore 12. In desfurarea misiunii de audit au fost prezentate constatrile i recomandrile cnd au fost identificate probleme 13. A existat o buna comunicare intre auditor i 1 Note 2 3 4 X X X X X X X X X X X X Obs. 5 X

14. 15.

16.

17. 18.

19.

auditat Auditorii au avut un comportament adecvat i X profesional Ce v-a plcut cel mai mult pe timpul misiunii de audit descriei cel puin 3 aspecte care v-au plcut cel mai mult - claritatea recomandarilor - conduita auditorilor interni - calitatea discuiilor Ce v-a plcut cel mai puin pe timpul misiunii de audit descriei cel puin 3 aspecte care v-au plcut cel mai puin ntlnirile pe parcursul misiunii au fost limitate, nu ntotdeauna din vina auditatului. Ce obiective de audit considerai c nu au fost atinse n totalitate din cele comunicate Nu sunt comentarii. Ce obiective de audit considerai c ar fi necesar a fi cuprinse n programul viitor de audit Calitatea procedurilor privind achiziiile publice elaborate in urma recomandarilor. Alte comentarii

Tabelele de mai sus vor fi completate innd cont de urmtorul sistem de punctaj: 1 pentru nesatisfctor; 2 pentru slab; 3 pentru satisfctor; 4 pentru bine; 5 pentru foarte bine. Not: n practic se va urmri ca pentru orice notare sub 3 s se solicite explicaii scrise. Director Direcia de Contabilitate, Alina Baciu Data: 31.12.2012 Luat la cunotin, auditori interni: Laura Balan, Ana Aftode Data: 31.12.2012