Sunteți pe pagina 1din 38

Universitatea „Hyperion” Bucuresti

Facultatea de Ştiinţe Economice


Specializarea: Contabilitate si Informatica de Gestiune
AN – III ‚ ID

Raport de audit intern


privind gestiunea
resurselor umane

FIRMA S.C. FIRMA X S.R.L.

STUDENT:

Boncea George Cristinel


PREZENTARE GENERALĂ

Gestionarea resurselor umane într-o instituţie publică reprezintă o funcţie suport


importantă, fiind un domeniu de preferinţă al activităţii auditorului intern, justificată în
mare măsură de multitudinea de procese care sunt derulate şi în mod implicit de riscurile
care le însoţesc.
Ghidul de audit intern privind gestiunea resurselor umane reprezintă un model
practic de desfăşurare a unei misiuni de audit, care prezintă în detaliu fiecare pas
semnificativ al derulării misiunii, situaţiile concrete analizate fiind comentate pentru
înţelegere în mod didactic.
Misiunea de audit intern are scopul de a da asigurări managementului asupra
modului de organizare a activităţii de gestiune a resurselor umane din cadrul entităţii, a
funcţionalităţii sistemului de control intern, respectiv a conformităţii cu cadrul legislativ
normativ, fiind structurate pe următoarele domenii auditabile:
- organizarea recrutării personalului;
- stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului;
Elaborarea Ghidului privind gestiunea resurselor umane cuprinde procedurile şi
documentele specifice structurate pe cele patru etape stabilite prin normele generale.
În etapa de pregătire a misiunii de audit intern au fost întocmite documentele
standard şi s-au adus clarificări, faţă de norme, cu privire la modul concret de iniţiere a
procedurii de analiza riscurilor, succesiunea documentelor, structura acestora şi modul de
completare, nivelul de apreciere şi împărţire a acestora în mari, medii şi mici, clasarea
riscurilor şi ierarhizarea acestora în vederea finalizării procedurii Analiza riscurilor şi
obţinerea Tematicii în detaliu a misiunii de audit, pe baza căreia se va concentra munca
pe teren.
În etapa de intervenţie la faţa locului s-a realizat testarea efectivă pe baza listelor
de verificare pregătite în etapa anterioară, prin utilizarea unor tehnici diferite de
eşantionare, teste de control, modele de interviuri, note de relaţii şi foi de lucru, elemente
care au stat la baza elaborării fişelor de identificare şi analiză a problemelor şi eventual a
formularelor de constatare şi raportare a iregularităţilor.
În etapa de elaborare a Raportului de audit intern s-a urmărit redactarea acestuia
într-un format standard prin prezentarea acestuia pe structura obiectelor auditabile din
Tematica în detaliu a misiunii de audit şi comentarea constatărilor, consecinţelor şi
recomandărilor din formulare de constatare eliberate în etapa anterioară.
În etapa de urmărire a recomandărilor care se va realiza în perioada de la
finalizarea misiunii de audit intern până la viitoarea misiune planificată propunem unele
modele de documente pentru evaluarea internă şi externă a activităţii de audit intern.
Ghidul practic privind gestiunea resurselor umane aduce o serie de contribuţii la
teoria şi practica desfăşurării misiunilor de audit intern. În acelaşi timp acesta reprezintă
un model general, dar este şi o invitaţie permanentă pentru dezvoltarea sa, atât de către
responsabilii ghidului, cât şi de practicienii din domeniul auditului.
Misiunea de audit intern se va realiza la firma
S.C. FIRMA X S.R.L.

 Forma juridica : Societate cu raspundere limitata


 Data constituirii : S.C. FIRMA X S.R.L. s-a infiinţat la data de 01.01.2010 prin
HG nr. 1589/2010.
 Nr. Inregistrare registru : L 23/587/10
 Cod fiscal : RO 589237
 Durata societatii : Nelimitata
 Obiect activitate : Fabricarea varurilor, vopselelor, lacurilor, cernelii
tipografice.
 Telefon : +4.021 0000000
 Fax: +4.021 0000000
 Capitaluri propii : 200 mii lei
 Filiale, sucursale : str. Florilor, nr. 42, Bucuresti
 Cifra de afaceri ( fără tva ) : 195 mii lei
 Expert contabil : Boncea George Cristinel

Procedura – P01: Iniţierea auditului


S.C. FIRMA X S.R.L.
Serviciul Audit Public Intern
Nr. 108 din 10.01.2019

ORDIN DE SERVICIU

In conformitate cu prevederile Legii nr. 672/2002 privind auditul public intern, a


O.M.F.P. nr. 38/2003 de aprobare a normelor metodologice generale privind exercitarea
activităţii de audit intern, a Ordinului managerului general nr. 12345/2003 prin care s-au
aprobat Normele proprii de exercitare a auditului intern în cadrul entităţii publice şi a
Planului de audit intern pentru anul 2019, se va efectua misiunea de audit intern la
Direcţia Resurselor Umane în perioada 01.09.2019 – 15.01.2019.
Scopul misiunii de audit este de a da asigurări asupra modului de organizare a
activităţii de gestiune a resurselor umane din entitatea publică şi a conformităţii
cu cadrul legislativ şi normativ aplicabil, fiind structurate pe următoarele domenii
auditabile:
 Organizarea recrutării personalului cuprinzând:
- Proiectul Planului de ocupare a funcţiilor publice, anexă la Planul
naţional de ocupare a funcţiilor publice;
- organizarea concursurilor;
- susţinerea concursurilor;
- emiterea deciziilor de numire.
 Stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului cuprinzând:
- stabilirea elementelor de natură salarială;
- modificarea drepturilor salariale;
- salarizarea muncii peste programul normal de lucru.

Menţionăm că se va efectua un audit de conformitate al modului de organizare a


activităţii de gestiune a resurselor umane din entitatea publică.

Auditor,
Boncea George Cristinel

Procedura - P02: Iniţierea auditului


Serviciul Audit Public Intern

DECLARAŢIA DE INDEPENDENŢĂ

Nume şi prenume: Boncea George Cristinel

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Data: 10.01.2019

Incompatibilităţi în legătură cu entitatea/structura auditată


D N
Da Nu
Aţi avut/aveţi vreo relaţie oficială, financiară sau personală cu cineva care ar
- x
putea să vă limiteze măsura în care puteţi să vă interesaţi, să descoperiţi sau să
- X
constataţi slăbiciuni de audit în orice fel?
Aveţi idei preconcepute faţă de persoane, grupuri, organizaţii sau obiective care - x
ar putea să vă influenţeze în misiunea de audit? - X
Aţi avut/aveţi funcţii sau aţi fost/sunteţi implicat(ă) în ultimii 3 ani într-un alt - x
mod în activitatea entităţii/structurii ce va fi auditată? - X
Aveţi responsabilităţi în derularea programelor şi proiectelor privind gestiunea - x
resurselor umane? - X
Aţi fost implicat în elaborarea şi implementarea sistemelor de control ale - x
entităţii/structurii ce urmează a fi auditată? - X
Sunteţi soţ/soţie, rudă sau afin până la gradul al patrulea inclusiv cu
- x
conducătorul entităţii/structurii ce va fi auditată sau cu membrii organului de conducere
- X
colectivă?
Aveţi vreo legătură politică, socială care ar rezulta dintr-o fostă angajare sau
- x
primirea de redevenţe de la vreun grup anume, sau organizaţie sau nivel
- X
guvernamental?
Aţi aprobat înainte facturi, ordine de plată şi alte instrumente de plată pentru - x
entitatea/structura ce va fi auditată? - X
Aţi ţinut anterior contabilitatea la entitatea/structura ce va fi auditată? - x
- X
Aveţi vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la - x
entitatea/structura ce va fi auditată? - X
Dacă în timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate personală,
externă sau organizaţională care ar putea să vă afecteze abilitatea dvs. de a lucra şi a - x
face rapoartele de audit imparţiale, notificaţi şeful Serviciului Audit Public Intern de X -
urgenţă?

Auditor,
Boncea George Cristinel

Procedura – P03: Iniţierea Auditului


Serviciul Audit Public Intern
Nr.108 din 10.01.2019

NOTIFICAREA PRIVIND DECLANŞAREA MISIUNII DE AUDIT


INTERN

Către: S.C. FIRMA X S.R.L..


De la: Şef Serviciu Audit Public Intern

Referitor la misiunea de audit intern „Modul de organizare a activităţii de gestiune a


resurselor umane”

Stimate domnule Ivan Sokolov

În conformitate cu Planul de audit intern pe anul 2019, urmează ca în perioada


01.01.2019 - 10.01.2019 să efectuăm o misiune de audit intern cu tema Gestiunea
resurselor umane.
Vă vom contacta ulterior pentru a stabili de comun acord şedinţa de deschidere în
vederea discutării diverselor aspecte ale misiunii de audit, cuprinzând:
- prezentarea auditorilor;
- scopul misiunii de audit intern;
- prezentarea principalelor obiective ale misiunii de audit intern;
- programul intervenţiei la faţa locului;
- alte aspecte.

Pentru o mai bună înţelegere a activităţii dumneavoastră, vă rugăm sa ne puneţi la


dispoziţie următoarea documentaţie necesară privind activitatea de gestiune a resurselor
umane: legile şi reglementările ce se aplica activităţilor dumneavoastră, organigrama
direcţiei dumneavoastră, Regulamentul de organizare şi funcţionare, fişele posturilor,
procedurile scrise care descriu sarcinile ce trebuie realizate pe linia organizării activităţii,
un exemplar al rapoartelor de activitate, notelor, misiunilor de audit anterioare care se
referă la aceasta temă.
Dacă aveţi unele întrebări privind desfăşurarea misiunii, vă rugăm să-l
contactaţi pe doamna Boncea George Cristinel – auditor intern, coordonatoarea
misiunii.

Cu stimă,

Auditor,
Boncea George Cristinel

Procedura – P04: Colectarea şi prelucrarea informaţiilor


Serviciul Audit Public Intern

COLECTAREA INFORMAŢIILOR

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane


Perioada auditată: 01.01.2019 - 10.01.2019
Întocmit: Boncea George Cristinel
Data: 10.01.2019

COLECTAREA INFORMAŢIILOR
D N
DIRECŢIA RESURSE UMANE Observaţii
DA NU
Identificarea legilor şi regulamentelor aplicabile structurii X -
auditate X -
X -
Obţinerea organigramei
X -
X -
Obţinerea Regulamentului de organizare şi funcţionare
X -
X -
Obţinerea fişelor posturilor
X -
- X Există
Obţinerea procedurilor scrise
- X doar parţial
X -
Identificarea personalului responsabil
X -
Anterior nu au
- X fost realizate
Obţinerea exemplarului de Raport de audit intern anterior
- X misiuni de
audit intern
Procedura - P05 : Analiza riscurilor
Serviciul Audit Public Intern

LISTA CENTRALIZATOARE A OBIECTELOR AUDITABILE

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane


Perioada auditată: 01.01.2019 - 10.01.2019
Întocmit: Boncea George Cristinel Data 10.01.2019

Nr.crt DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE OBS.

I. ORGANIZAREA Proiectul Planului de 1. Fundamentarea proiectului Planului de ocupare a funcţiilor publice


RECRUTĂRII ocupare a funcţiilor publice,
PERSONALULUI anexă la Planul naţional de
ocupare a funcţiilor publice
Organizarea concursurilor 2. Statul de funcţii
3. Corespondenţa pentru solicitarea organizării concursurilor
4. Constituirea comisiilor de concurs
5. Anunţul de concurs
6. Publicarea anunţului de concurs
7. Dosarele candidaţilor pentru ocuparea posturilor
8. Procesul verbal privind analiza dosarelor
9. Contestaţii privind respingerea dosarelor
Nr.crt DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE OBS.

Susţinerea concursurilor 10. Stabilirea subiectelor


11. Susţinerea probei scrise
12. Susţinerea probei interviu
13. Verificarea şi notarea lucrărilor şi interviului
14. Procesul verbal privind rezultatele concursurilor
15. Comunicarea rezultatelor
16. Contestaţii privitoare la rezultatele concursului
Deciziile de numire 17. Emiterea deciziei de numire
18. Comunicarea deciziei de numire
II. STABILIREA Stabilirea elementelor de 19. Procedurile scrise privind acordarea drepturilor salariale
DREPTURILOR natură salarială
SALARIALE 20. Salariul de bază
CUVENITE 21. Indemnizaţii de conducere
PERSONALULUI
22. Sporul pentru titlul ştiinţific de doctor
23. Sporul pentru complexitatea în muncă
24. Sporul de vechime în muncă
25. Sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte
26. Salariul de merit
27. Sistemul de premiere
Nr.crt DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE OBS.

Modificarea drepturilor 28. Decizia de modificare a drepturilor salariale


salariale
29. Comunicarea deciziei de modificare a drepturilor salariale
Salarizarea muncii peste 30. Fundamentarea timpului lucrat peste programul normal de lucru
programul normal de lucru
31. Aprobarea efectuării muncii peste programul normal de lucru
32. Evidenţa timpului lucrat peste programul normal de lucru si recuperarea
acestuia
33. Salarizarea timpului lucrat peste programul normal de lucru

NOTA:
Lista centralizatoare a obiectelor auditabile reprezintă primul document care se elaborează în cadrul procedurii Analiza
riscurilor şi cuprinde, pentru acest studiu de caz, 7 obiecte auditabile, structurate pe 2 obiective, care vor fi analizate pe
parcursul derulării misiunii de audit intern.
Procedura - P05 : Analiza riscurilor
Serviciul Audit Public Intern

IDENTIFICAREA RISCURILOR

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane


Perioada auditată: 01.01.2019 - 10.01.2019
Întocmit: Boncea George Cristinel Data: 10.01.2019

Nr.crt. DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVE OBS.


I. ORGANIZAREA Proiectul Planului de 1. Fundamentarea proiectului  Schimbarea structurii obiectivelor entităţii
RECRUTĂRII ocupare a funcţiilor Planului de ocupare a funcţiilor publice prin preluarea şi prin transferul de
PERSONALULUI publice, anexă la publice obiective la şi de la alte entităţi publice
Planul naţional de  Utilizarea personalului neadecvat activităţii de
ocupare a funcţiilor elaborare a planului
publice  Utilizarea unor proceduri neadecvate
Organizarea 4. Statul de funcţii  Statul de funcţii nu este actualizat permanent
concursurilor funcţie de rezultatele procesului de recrutare
5. Corespondenţa pentru  Adresele pentru solicitarea organizării
solicitarea organizării concursurilor nu îndeplinesc condiţiile de
concursurilor conformitate
 Bibliografia incompletă/neactualizată
 Avizul ANFP nu a fost solicitat cu 45 de zile
înainte de data organizării concursului
Nr.crt. DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVE OBS.
6. Constituirea comisiilor de  Ordinele de constituire ale comisiilor de concurs
concurs şi de soluţionare a contestaţiilor nu sunt
întocmite cu 30 de zile înainte de data susţinerii
a concursurilor
 Rezultatele selectării dosarelor de înscriere nu au
fost afişate în termen de 5 zile lucrătoare de la
data expirării perioadei de înscriere
Susţinerea 7. Stabilirea subiectelor  Stabilirea unor subiecte din afara tematicii şi
concursurilor bibliografiei de concurs
 Subiectele sunt neclar formulate sau conţin erori
8. Susţinerea probei scrise  Procesul verbal privind proba scrisa nu
îndeplineşte condiţiile de conformitate
9. Susţinerea probei interviu  Procesul verbal privind proba interviu nu
îndeplineşte condiţiile de conformitate
 Interviul nu este susţinut în termen de 5 zile
lucrătoare de la data susţinerii probei scrise
 Întrebările şi răspunsurile la interviu nu au fost
consemnate în anexa la procesul verbal
11. Verificarea şi notarea  Diferenţe semnificative intre calitatea tratării
lucrărilor şi interviului subiectelor si punctajelor acordate de membri
comisiei
 Spaţiile libere din lucrări nu au fost barate de
membrii comisiei
 Declararea ca „promovat” a unor candidaţi care
nu au obţinut un punctaj final de cel puţin 100
de puncte cumulat şi cel puţin 50 de puncte la
fiecare probă
Nr.crt. DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVE OBS.
13. Procesul verbal privind  Procesul verbal nu s-a transmis la Direcţia
rezultatele concursurilor Resurse Umane
15. Comunicarea  Anunţarea candidaţilor asupra rezultatelor nu s-a
rezultatelor realizat în termenul de trei zile lucrătoare de la
data susţinerii ultimei probe
Modificarea 16. Decizia de modificare a  Decizia de modificare a drepturilor salariale nu a
drepturilor salariale drepturilor salariale fost întocmita
 Modificarea neargumentată a drepturilor
salariale
17. Comunicarea deciziei de  Salariatului nu i s-a comunicat decizia de
modificare a drepturilor modificare a drepturilor salariale
salariale  Decizia de modificare a drepturilor salariale nu
s-a comunicat Serviciului salarizare
 Operarea modificării drepturilor salariale în
carnetul de muncă şi dosarul profesional după
soluţionarea contestaţiilor
Salarizarea muncii 18. Fundamentarea timpului  Efectuarea fără justificare a orelor peste
peste programul lucrat peste programul normal programul normal de lucru
normal de lucru de lucru
19. Aprobarea efectuării  Efectuarea muncii peste programul normal de
muncii peste programul normal lucru nu a fost autorizata de şeful structurii
de lucru
20. Evidenţa timpului lucrat  Sistemul de evidenta a timpului lucrat peste
peste programul normal de programul normal de lucru nu este formalizat
lucru si recuperarea acestuia
21. Salarizarea timpului  Aplicarea eronată a indicilor salariali de
lucrat peste programul normal echivalare a orelor peste programul normal de
de lucru lucru
NOTA:
Identificarea riscurilor este al doilea document care se elaborează în cadrul procedurii Analiza riscurilor şi presupune
asocierea riscurilor semnificative la operaţiilor stabilite în Lista centralizatoare a obiectelor auditabile. De regulă, se asociază unul
sau mai multe riscuri teoretice, determinate de auditorii interni din documentele colectate sau din riscurile practice reieşite din
propria experienţă. În situaţia în care la operaţiile auditabile se ataşează mai multe riscuri analiza acestora se va putea realiza pentru
fiecare risc în parte sau pe total operaţie/obiect auditabil.
În acest studiu de caz, au fost identificate 33 de operaţii, prezentate în Lista centralizatoare a obiectelor auditabile, cărora le-
au fost asociate 57 riscuri, aşa cum rezultă din documentul Identificarea riscurilor.
Procedura - P05: Analiza riscurilor
Serviciul Audit Public Intern

STABILIREA FACTORILOR DE RISC, PONDERILE ACESTORA


ŞI APRECIEREA NIVELURILOR RISCURILOR

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane


Perioada auditată: 01.01.2019 - 10.01.2019
Întocmit: Boncea George Cristinel Data: 10.01.2019

Ponderea factorilor Nivelul de apreciere al riscului (Ni)


Factori de risc
de risc
(Fi) N1 N2 N3
(Pi)
Aprecierea Există proceduri,
Există proceduri Nu există
controlului intern P1 – 50% sunt cunoscute,
şi se aplică proceduri
F1 dar nu se aplică

Aprecierea
Impact financiar Impact financiar Impact financiar
cantitativă P2 – 30%
scăzut mediu ridicat
F2

Aprecierea
Vulnerabilitate Vulnerabilitate Vulnerabilitate
calitativă P3 – 20%
mică medie mare
F3

Notă:
Prin acest document se stabilesc, în funcţie de importanţa şi greutatea factorilor de risc, ponderile şi nivelurile de apreciere ale riscurilor.
Cei trei factori de risc sunt stabiliţi prin normele generale şi sunt acoperitori pentru entitate, însă dacă dorim să evidenţiem şi alţi factori de
risc, cu nivelurile de apreciere corespunzătoare, trebuie să se aibă în vedere ca suma ponderilor factorilor de risc să fie de asemenea 100.
23
Procedura - P05 : Analiza riscurilor
ENTITATEA PUBLICĂ

Serviciul Audit Public Intern

STABILIREA NIVELULUI RISCULUI ŞI A PUNCTAJULUI TOTAL AL RISCULUI

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane


Perioada auditată: 01.01.2019 - 10.01.2019
Întocmit: Boncea George Cristinel Data: 10.01.2019

Criterii de analiza a riscurilor


Aprecierea Aprecierea Aprecierea
Nr OBIECTE
DOMENIUL RISCURI SEMNIFICATIVE controlului cantitativă calitativă Punctaj
crt AUDITABILE intern (F1) (F2) (F3) total
P1 P2 P3
Ni Ni Ni
50% 30% 20%
I. ORGANIZAREA Proiectul Planului 1. Fundamentarea  Schimbarea obiectivului entităţii publice
RECRUTĂRII de ocupare a proiectului Planului de prin preluarea şi prin transferul de 0,5 3 0,3 2 0,2 2 2,5
PERSONALULU funcţiilor publice, ocupare a funcţiilor obiective
I anexă la Planul publice  Utilizarea personalului neadecvat
naţional de activităţii de elaborare a planului
0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0
ocupare a  Utilizarea unor proceduri neadecvate
funcţiilor publice 0,5 2 0,3 2 0,2 3 2,0
Organizarea 4. Statul de funcţii  Statul de funcţii nu este actualizat 0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8
concursurilor permanent funcţie de rezultatele
procesului de recrutare

24
Criterii de analiza a riscurilor
Aprecierea Aprecierea Aprecierea
Nr OBIECTE
DOMENIUL RISCURI SEMNIFICATIVE controlului cantitativă calitativă Punctaj
crt AUDITABILE intern (F1) (F2) (F3) total
P1 P2 P3
Ni Ni Ni
50% 30% 20%
5. Corespondenţa  Adresele pentru solicitarea
pentru solicitarea organizării concursurilor nu
0,5 2 0,3 1 0,2 1 1,5
organizării îndeplinesc condiţiile de
concursurilor conformitate
 Bibliografia incompletă
0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0
neactualizată
 Avizul ANFP nu a fost solicitat
cu 45 de zile înainte de data 0,5 2 0,3 1 0,2 1 1,5
organizării concursului
6. Constituirea  Ordinele de constituire ale
comisiilor de comisiilor de concurs şi de
concurs soluţionare a contestaţiilor nu
0,5 2 0,3 1 0,2 1 1,5
sunt întocmite cu 30 de zile
înainte de data susţinerii a
concursurilor
 Incompatibilitatea membrilor
0,5 2 0,3 1 0,2 1 1,5
comisiei de concurs
7. Anunţul de concurs  Anunţul de concurs nu
îndeplineşte condiţiile de 0,5 1 0,3 2 0,2 1 1,3
conformitate
 Anunţul de concurs nu cuprinde
condiţiile de desfăşurare a 0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7
concursului
 Anunţul de concurs nu cuprinde
condiţiile de participare la 0,5 1 0,3 2 0,2 2 1,5
concurs

NOTA:
25
Stabilirea nivelului riscului şi a punctajului total al riscului este document ul din procedura de Analiza riscurilor în care auditorul evaluează
riscurile pe baza documentelor în posesia cărora a intrat până în acest moment, dar şi a expertizei personale în domeniu.
Auditorii interni au stabilit punctajul total pentru fiecare risc identificat pe baza analizei riscurilor, dar şi în funcţie de resursele alocate
misiunii (număr de persoane, timpul aferent ş.a.) şi pentru continuarea analizei, au împărţit riscurile, în următoarele trei categorii.
 Riscuri mici 1,0 - 1,7
 Riscuri medii 1,8 - 2,2
 Riscuri mari 2,3 - 3,0
Elaborarea acestui document au un oarecare grad de subiectivitate şi din aceste motive auditorii interni aduc îmbunătăţiri acestei lucrări pe
toată durata misiunii de auditpe toată perioada intervenţiei la faţa locului în funcţie de informaţiile privind activităţile auditate şi a riscurilor
ataşate acestora, pe care le constată.

Procedura - P05 : Analiza riscurilor


Serviciul Audit Public Intern

TEMATICA IN DETALIU A OPERAŢIILOR AUDITABILE

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane


Perioada auditată: 01.01.2019 - 10.01.2019
Întocmit: Boncea George Cristinel Data 10.01.2019

Nr.
DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE Nr. crt. din Lista
crt. centralizatoare
I. ORGANIZAREA Proiectul Planului de ocupare a 1. Fundamentarea proiectului Planului de ocupare a funcţiilor publice 1
RECRUTĂRII funcţiilor publice, anexă la
PERSONALULUI Planul naţional de ocupare a
funcţiilor publice
Organizarea concursurilor 2. Statul de funcţii prevede posturile ce urmează a se ocupa prin concurs 2
3. Corespondenţa pentru solicitarea organizării concursurilor 3
26
Nr.
DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE Nr. crt. din Lista
crt. centralizatoare
4. Dosarele candidaţilor pentru ocuparea posturilor 7
Susţinerea concursurilor 5. Susţinerea probei scrise 11
6. Susţinerea probei interviu 12
Deciziile de numire 7. Emiterea deciziei de numire 17
8. Comunicarea deciziei de numire 18
II. STABILIREA Stabilirea elementelor de natură 9. Procedurile scrise privind acordarea drepturilor salariale 19
DREPTURILOR salarială 10. Salariul de bază 20
SALARIALE
CUVENITE 11. Indemnizaţii de conducere 21
PERSONALULUI 12. Sporul pentru complexitatea în muncă 23
13. Sporul de vechime în muncă 24
14. Sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte 25
15. Salariul de merit 26
16. Sistemul de premiere 27
Modificarea drepturilor 17. Decizia de modificare a drepturilor salariale 28
salariale 18. Comunicarea deciziei de modificare a drepturilor salariale 29
Salarizarea muncii peste 19. Fundamentarea timpului lucrat peste programul normal de lucru 30
programul normal de lucru 20. Evidenţa timpului lucrat peste programul normal de lucru şi recuperarea acestuia 32
NOTA:
Procedura Analiza riscurilor a început cu elaborarea documentului Lista centralizatoare a obiectelor auditabile, care a cuprins 33 de
operaţii/obiecte auditabile, şi s-a finalizat cu Tematica în detaliu a misiunii de audit, în care au fost selectate numai 20 de obiecte auditabile.
În continuare, cele 20 de operaţii/obiecte auditabile, vor fi avute în vedere în activitatea de auditare, deoarece reprezintă riscuri
semnificative pentru domeniul auditat şi vor fi supuse diferitelor testări, stabilite pe baza Programului intervenţiei la faţa locului, care se vor
materializa în F.I.A.P.-uri şi F.C.R.I.-uri, acolo unde este cazul, şi în final vor fi transferate şi comentate în Raportul de audit intern, în ordinea
din Tematica în detaliu a misiunii de audit.

Procedura - P06: Elaborarea programului de audit intern


Serviciul Audit Public Intern
27
PROGRAMUL INTERVENŢIEI LA FAŢA LOCULUI

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane


Perioada auditată: 01.01.2019 - 10.01.2019
Întocmit: Boncea George Cristinel Data 10.01.2019
Obiectivul I. ORGANIZAREA RECRUTĂRII PERSONALULUI
Nr. Durata Nr. lista
OBIECTE AUDITABILE TIPUL TESTĂRII Locul Nr. test Auditori
crt. (h) verificare
1. Fundamentarea proiectului Planului de - Analiza notelor de fundamentare
ocupare a funcţiilor publice privind propunerile transmise de DRU 8 T1 LV 1 Baciu Otilia
structurile în teritoriu
2. Statul de funcţii prevede posturile ce - Verificarea legalizării sau
urmează a se ocupa prin concurs certificării copiilor documentelor;
3. Corespondenţa pentru solicitarea organizării - Analiza respectării modului de
concursurilor Căderea
organizare al concursurilor; DRU 4 T2 LV 2
4. Dosarele candidaţilor pentru ocuparea Georgeta
posturilor - Eşantionul va fi constituit din
dosarele celor 6 concursuri organizate în
2004, reprezentând 100%
5. Susţinerea probei scrise - Examinarea Proceselor verbale
privind susţinerea probei scrise
- Examinarea Proceselor verbale
6. Susţinerea probei interviu
privind susţinerea probei interviu DRU 2 T3 LV 3 Bilauca Nelia
- Eşantionul va fi constituit din
dosarele celor 6 concursuri organizate în
2004
7. Emiterea deciziei de numire - Verificarea deciziilor de numire DRU 2 T4 LV 4 Baciu Otilia

28
8. Comunicarea deciziei de numire - Eşantionul va fi constituit din
cele 6 dosare profesionale ale
candidaţilor admişi în anul 2004

Auditor,
Boncea George Cristinel

29
Procedura – P07: Şedinţa de deschidere
Serviciul Audit Public Intern

MINUTA ŞEDINŢEI DE DESCHIDERE


Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane
Perioada auditată: 01.01.2019 - 10.01.2019
Întocmit: Boncea George Cristinel Data 10.01.2019

A. Lista participanţilor
Direcţia/ Nr.
Numele Funcţia E-mail Semnătura
Serviciul telefon
Boncea George Cristinel Auditor Şef SAPI
Direcţia Resurse
Daniela Minu Director
Umane
Direcţia Resurse
Boicu Mirela Inspector
Umane
Direcţia Resurse
Fodor Maria Inspector
Umane
Direcţia Resurse
Danezu Dina Inspector
Umane

B. Stenograma şedinţei
În cadrul şedinţei de deschidere s-a procedat la:
- Prezentarea echipei de auditori care urmează să efectueze misiunea de audit;
- Prezentarea funcţiei de audit intern de către şeful Serviciului Audit Public Intern, în special a
obiectivelor generale ale auditului intern, semnificaţia auditului intern;
- Prezentarea Programului intervenţiei la faţa locului, obiectivele auditabile care se
intenţionează a fi realizate, după analizele de risc efectuate.

În urma discuţiilor care au avut loc cu privire la obiectivele misiunii de audit reprezentanţii
structurii auditate au prezentat o parte din problemele cu care se confruntă şi anume:
- Activitatea privind gestiunea resurselor umane reprezintă o zonă cu risc;
- Complexitatea activităţii Direcţiei Resurse Umane şi neatractivitatea nivelului salariului
pentru atragerea personalului specializat;
- Fluctuaţia mare a personalului implicat în activitatea de gestiune a resurselor umane;
- Neacoperirea pe perioade mari de timp a posturilor, ceea ce a dus la supraîncărcarea
personalului existent;
De asemenea, s-au stabilit:
- persoanele pe care auditorii le pot contacta în vederea colectării informaţiilor, efectuării de
teste asupra muncii lor şi pentru a lua interviuri, programul întâlnirilor şi timpul necesar
pentru realizarea acestor proceduri;
- condiţiile minime pe care auditatul trebuie să le asigure în vederea realizării misiunii de audit
(spaţiu de lucru, calculatoare, posibilitate de editare etc.)
- aspectele procedurale, respectiv eventualitatea unor şedinţe intermediare în cursul misiunii,
informarea sistematică asupra constatărilor;
- data şedinţei de închidere, inclusiv a participanţilor;

23
- modalitatea redactării Raportului de audit intern (când, cum şi cui va fi distribuit).
Recomandările formulate, ca urmare a eventualelor disfuncţionalităţi constatate, vor fi
discutate şi analizate cu structura auditată, inclusiv a Planului de acţiune şi a calendarului
implementării şi persoanelor răspunzătoare cu implementarea recomandărilor.

Auditori,

Boncea George Cristinel

Procedura – P07: Chestionar

Serviciul Audit Public Intern

LISTA DE VERIFICARE NR. 1

Obiectivul I. ORGANIZAREA RECRUTĂRII PERSONALULUI

Nr. D N
ACTIVITATEA DE AUDIT OBS.
crt. DA NU
1 Fundamentarea proiectului Planului de ocupare a Obiect
. funcţiilor publice (Obiect auditabil 1 - LC) auditabil 1
(TD)
1 Examinarea procedurilor privind fundamentarea şi
.1. elaborarea Planului de ocupare a funcţiilor publice:
1.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedură a
activităţilor necesare fundamentării şi elaborării planului:
a) aprobarea de către persoanele competente; - -
b) stabilirea modelelor de formulare necesare - -
fundamentării;
c) verificarea existenţei listei activităţilor pentru realizarea - -
obiectivului/subobiectivului;
d) precizarea modalităţilor de completare a modelelor - -
specifice activităţilor;
e) oferirea unor exemple în acest sens; - -
f) solicitarea motivaţiilor pentru faptul că nu se scot la - -
concurs toate posturile vacante;
g) justificarea numărului de funcţii publice rezervate - -
absolvenţilor de formare specializată;
h) cuprinderea modalităţilor de actualizare a Panului de
ocupare a funcţiilor publice urmare a atribuirii de - -
obiective noi sau de transfer al altor obiective;
1.1.2. Înglobarea activităţilor de control intern în punctele cheie - -
ale procesului de fundamentare şi elaborare;

24
Nr. D N
ACTIVITATEA DE AUDIT OBS.
crt. DA NU
1.1.3. Respectarea principiului dublei semnături; - -
1.1.4. Stabilirea responsabilităţilor pe nivele de execuţie, respectiv
în fazele de întocmire, avizare, aprobare şi ale termenelor - -
aferente;
1.1.5. Asigurarea transpunerii prelucrărilor într-un sistem
informatizat, respectiv realizarea codificării modelelor de
- -
formulare şi informaţiilor acestora, algoritmi de prelucrare
ş.a.
1.1.6. Modalitatea arhivării documentelor. - -
1 Compararea atribuţiilor cuprinse în fişele posturilor cu cele
- -
.2. din procedură şi evaluarea completitudinii preluării acestora
1 Examinarea cunoaşterii procedurilor de către responsabilii
- -
.3. cu realizarea activităţii
1 Aprecierea calităţii procedurii de către responsabilii
.4. acestora:
a) consideră procedura corespunzătoare? - -
b) constatată disfuncţionalităţi în timpul aplicării practice? - -
c) există propuneri de perfecţionare a procedurii? - -
1 Analiza Notelor de fundamentare privind propunerile
X Test nr. 1
.5. transmise de structurile din subordine:
a) modul de respectare al prevederilor procedurale cu
privire la modelele de formulare, conţinutul acestora, X
termene ş.a.;
b) concordanţa dintre numărul posturilor solicitate a fi
X
scoase la concurs şi posturile vacante;
c) existenţa motivaţiei faptului că nu au fost scoase la Lista de
X
concurs toate posturile vacante control
d) existenţa numărului de funcţii publice rezervate
absolvenţilor programelor de formare specializată, X
organizate de INA sau de instituţii similare din străinătate.
1 Verificarea avizării Planului de către persoanele autorizate
X
.6.

Data: 10.01.2019
Auditor intern,
Boncea George Cristinel

Procedura P08: Colectarea dovezilor


Serviciul Audit Public Intern

TEST NR. 1

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane

25
Perioada auditată: 01.01.2019 - 10.01.2019

Obiectul testului
Fundamentarea proiectului Planului de ocupare a funcţiilor publice

Obiectivele testului
Analiza notelor de fundamentare privind propunerile pentru ocuparea funcţiilor publice
transmise de structurile subordonate entităţii
Descrierea testului
Testarea a constat în analiza notelor de fundamentare, examinându-se următoarele elemente
stabilite prin Lista de verificare nr. 1, poz. 1.5. şi 1.6., şi anume:
 Analiza Notelor de fundamentare privind propunerile transmise de structurile din subordine:
- modul de respectare al prevederilor procedurale cu privire la modelele de formulare,
conţinutul acestora, termene ş.a.;
- concordanţa dintre numărul posturilor solicitate a fi scoase la concurs şi posturile vacante;
- existenţa motivaţiei faptului că nu au fost scoase la concurs toate posturile vacante;
- existenţa numărului de funcţii publice rezervate absolvenţilor programelor de formare
specializată, organizate de INA sau de instituţii similare din străinătate.
 Verificarea avizării Planului de către persoanele autorizate

Pentru efectuarea testării a fost elaborată Lista de control privind analiza Notelor de
fundamentare a planului, prezentată în anexă, care conţine pe verticală elementele eşantionului, iar pe
orizontală elementele testate.

Constatări
Din analiza Listei de control rezultate, s-a constatat că direcţiile judeţene în notele de
fundamentare transmise nu au prevăzut un număr de funcţii publice rezervate absolvenţilor
programelor de formare specializată, organizate de INA sau de instituţii similare din străinătate, deşi
aveau această obligaţie conform cadrului legal.

Concluzii
În baza acestui test s-a elaborat FIAP nr. 1.

Data: 23.01.2019

Auditor intern,
Boncea George Cristinel

1.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedură a activităţilor


- -
aferente stabilirii elementelor de natură salarială:
a) aprobarea procedurii de către persoanele competente; - -
b) precizarea modalităţilor de acordare a drepturilor salariale; - -
c) verificarea existenţei listei activităţilor pentru realizarea - -
obiectivului/subobiectivului;
d) cuprinderea modalităţii de calcul a drepturilor salariale; - -
e) oferirea unor exemple în acest sens; - -
f) existenţa componentei de actualizare a procedurii. - -

26
1.1.2. Înglobarea activităţilor de control intern în punctele cheie ale
- -
procesului;
1.1.3. Respectarea principiului dublei semnături; - -
1.1.4. Atribuirea responsabilităţilor privind stabilirea drepturilor
salariale în fazele de întocmire, avizare, aprobare şi ale - -
termenelor aferente fiecărei faze;
1.1.5. Asigurarea transpunerii prelucrărilor într-un sistem
informatizat, respectiv realizarea codificării modelelor de - -
formulare şi informaţiile activităţilor, algoritm de prelucrare
1.1.6. Modalitatea arhivării documentelor. - -
1.2. Compararea atribuţiilor din procedură cu fişele posturilor - -
1.3. Examinarea cunoaşterii procedurilor de către persoanele cu
- -
responsabilităţi în stabilirea drepturilor salariale
1.4. Aprecierea calităţii procedurii de către responsabilii acestora:
a) consideră procedura corespunzătoare? - -
b) au constatat disfuncţionalităţi în timpul aplicării practice? - -
c) au propuneri de perfecţionare a procedurii? - -
1.5. Verificarea stabilirii drepturilor salariale, respectiv a: X TEST nr. 5
a) salariului de bază X - Liste de
b) indemnizaţiei de conducere X control
c) sporului pentru complexitatea în muncă X - Centralizator
privind
d) sporului de vechime în muncă X sabilirea
e) sporului pentru orele lucrate pe timp de noapte X elementelor de
f) salariului de merit X natură
salarială
g) sistemului de premiere X
1.6. Analiza modalităţilor de arhivare a documentelor - -

Data: 01.01.2019 Auditor intern,


Boncea George Cristinel

27
Procedura – P11: Şedinţa de închidere
ENTITATEA PUBLICĂ
Serviciul de Audit Intern

MINUTA ŞEDINŢEI DE ÎNCHIDERE

A. Menţiuni generale:

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane


Perioada auditată: 01.01.2019 - 10.01.2019
Întocmit: Boncea George Cristinel
Data: 14.01.2019

Lista participanţilor:
Direcţia/ Nr.
Numele Funcţia E-mail Semnătura
Serviciul telefon
Boncea George Cristinel Auditor Şef SAPI
Direcţia
Daniela Minu Director Resurse
Umane
Direcţia
Boicu Mirela Inspector Resurse
Umane
Direcţia
Fodor Maria Inspector Resurse
Umane
Direcţia
Danezu Dina Inspector Resurse
Umane

B. Concluzii:
În cadrul şedinţei au fost prezentate obiectivele auditate şi constatările pentru fiecare
obiect auditat. De asemenea, au fost discutate deficienţele, au fost analizate cauzele care au
contribuit la realizarea disfuncţionalităţilor şi au fost comentate recomandările care urmează a fi
implementate pentru eliminarea deficienţelor constatate.
Pentru constatările/deficienţele prezentate nu au fost formulate obiecţii, fiind însuşite
în totalitate.
În final, s-au desemnat persoanele responsabile cu implementarea recomandărilor şi datele
de realizare ale acestora.

23
RAPORT DE AUDIT INTERN

STRUCTURA AUDITATĂ:
DIRECŢIA RESURSELOR UMANE DIN CADRUL S.C. FIRMA X
S.R.L.

Raport de audit:
GESTIUNEA RESURSELOR UMANE

INTRODUCERE
Echipa de auditare a fost formată din:
 Boncea George Cristinel - auditor coordonator al misiunii;

din cadrul Serviciul Audit Public Intern al entităţii publice

Ordinul de efectuare a misiunii de audit: Ordinul de serviciu nr.45/01.01.2019


Baza legală a acţiunii de auditare:
- Planul de audit intern pe anul 2019 aprobat de conducerea instituţiei;
- Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern;
- O.M.F.P. nr. 38/15.01.2003 pentru aprobarea Normelor metodologice de exercitare a
auditului public intern;
- Normele proprii de exercitare a auditului public intern în cadrul entităţii publice

Durata acţiunii de auditare: 01.01.2019 - 31.01.2019


Perioada supusă auditării: 01.01.2019 - 31.01.2019

Obiectivele misiunii de audit:


 Organizarea recrutării personalului cu principalele subobiective:
- Proiectul Planului de ocupare a funcţiilor publice, anexă la Planul naţional de
ocupare a funcţiilor publice;
- organizarea concursurilor;
- susţinerea concursurilor;
- deciziile de numire.
 Stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului cu principalele subobiective:
- stabilirea elementelor de natură salarială;
- modificarea drepturilor salariale;
Tipul de auditare: Audit de conformitate/regularitate.

24
Tehnici utilizate:
a) verificarea în vederea asigurării validării, realităţii şi acurateţei înregistrărilor în carnetele de
muncă şi dosarele profesionale.
Tehnici de verificare utilizate:
- comparaţia: pentru deciziile de numire şi datele înscrise în carnetele de muncă, în
dosarele profesionale şi în bazele de date;
- examinarea: pentru detectarea erorilor în completarea carnetelor de muncă,
dosarelor profesionale, proceselor verbale etc.;
- garantarea: pentru verificarea realităţii datelor din documentele ce au stat la baza
justificării înregistrărilor;
- urmărirea: pentru a se constata dacă toate operaţiunile au fost real efectuate.

b) interviul pentru lămurirea unor aspecte legate de organizarea şi desfăşurarea activităţilor;


c) eşantionarea pentru analiza modului de întocmire al documentelor;
d) observarea fizică în vederea formării unei păreri proprii privind modul de întocmire şi
emitere a documentelor.

Instrumente de audit:
- chestionarele;
- liste de verificare pentru a stabili condiţiile pe care trebuie sa le îndeplinească
fiecare obiectiv auditabil.

Documente şi materiale examinate în cadrul Direcţiei de Resurse Umane: Verificarea la


faţa locului a vizat următoarele documente întocmite şi completate pentru perioada 01.01.2019 -
10.01.2019

- documente privind organizarea şi susţinerea concursurilor (Planul de ocupare a funcţiilor


publice pe anul 2019, statul de funcţii, procese verbale de selectare a dosarelor candidaţilor,
procese verbale privind susţinerea probelor de concurs ş.a.)
- decizii de numire, promovare, modificare a drepturilor salariale;
- carnete de muncă, dosare profesionale, fişe de post, Regulamentul de Organizare şi
Funcţionare;
- foile colective de prezenţă;
- cererile de concedii de odihnă, fără plată etc.;
- Registrul de evidenţă a salariaţilor;
- alte documente.

Materiale întocmite pe timpul auditării:


- foi de lucru privind descrierea activităţilor auditate;
- liste de verificare pe obiective (LV);
- fişe de identificare şi analiză a problemelor constatate (FIAP);
- documente de lucru;
- Tabel puncte tari şi puncte slabe, Tematica în detaliu ;
- programul de audit, programul intervenţiei la faţa locului;
- Chestionarul de control intern (CCI);
- rapoarte preliminare de audit, minutele şedinţelor de deschidere, de închidere etc.

Organizarea Direcţiei Resurse Umane. Direcţia a funcţionat în perioada supusă auditării cu


un număr de 9 salariaţi, dintre care un post de director şi un şef de serviciu. Organizarea şi

25
funcţionarea direcţiei a fost în conformitate cu organigrama şi Regulamentul de organizare şi
funcţionare.
Pentru toţi salariaţii sunt întocmite fişe ale posturilor prin care sunt stabilite relaţiile ierarhice şi
sarcinile de serviciu.

Activităţi desfăşurate în cadrul Direcţiei Resurselor Umane:


- întocmirea statelor de funcţii pe care le supune spre avizare conducerii;
- răspunderea privind aplicarea corectă a reglementărilor legale în domeniul salarizării
personalului, precum salariul de bază, sporul de vechime, indemnizaţiile, alte sporuri;
- fundamentarea corectă şi acordarea premiilor;
- aplicarea corectă a prevederilor legale privind efectuarea şi salarizarea muncii peste
programul normal de lucru;
- fundamentarea capitolelor din buget privind cheltuielile cu salariile;
- verificarea foilor colective de prezenţă privind operarea corectă a timpului lucrat şi nelucrat;
- organizarea concursurilor de recrutare, promovare şi avansare a personalului;
- întocmirea şi actualizarea carnetelor de muncă;
- întocmirea şi actualizarea dosarelor profesionale;
- pregătirea şi perfecţionarea profesională continuă a salariaţilor.

Echipa de auditori prin lucrările specifice derulării misiunii de audit a avut ca obiective principale
activităţile care se desfăşoară în cadrul DRU, stabilite prin ROF, prezentate mai sus

II. CONSTATĂRI ŞI RECOMANDĂRI


1. ORGANIZAREA RECRUTĂRII PERSONALULUI

1.1. Proiectul Planului de ocupare a funcţiilor publice, anexă la Planul naţional


de ocupare a funcţiilor publice

1.1.1. Fundamentarea proiectului Planului de ocupare a funcţiilor publice


(1)

În vederea analizei activităţii de recrutare a personalului, identificată ca fiind prima etapă a


procesului de gestionare a resurselor umane, s-a procedat la examinarea Planului de ocupare a
funcţiilor publice pe anul 2018, respectiv a modului de fundamentare a acestuia.

Din analiza fundamentării Planului de ocupare a funcţiilor publice pe anul 2004, respectiv a Notelor
de fundamentare privind propunerile transmise de structurile din subordine, conform Testului
nr. 1 elaborat în baza Listei de verificare nr.1, poz. 1.5., s-a constatat că nu au fost rezervate
funcţii publice absolvenţilor programelor de formare specializată în administraţia
publică.

În conformitate cu art. 1 din H.G. nr. 25/2004 pentru aprobarea Planului de ocupare a funcţiilor
publice pe anul 2006 şi al art. 20 alin. (1) lit. o) şi al art. 21 alin. (1) lit. b) din Legea nr.
188/1999 privind Statutul funcţionarilor publici entitatea publică trebuia să stabilească
numărul funcţiilor publice care vor fi rezervate absolvenţilor programelor de formare
specializată în administraţia publică, organizate de Institutul Naţional de Administraţie
sau de instituţii similare din străinătate.
Pentru prevenirea repetării acestei situaţii la elaborarea Planului de ocupare a funcţiilor
publice şi în următorii ani, echipa de auditori recomandă elaborarea procedurilor pentru întocmirea şi
formalizarea planului în colaborare cu Agenţia Naţională a Funcţionarilor Publici.

26
În acelaşi timp, se impune şi stabilirea unor responsabilităţi bine definite persoanelor implicate
în fundamentarea şi aprobarea Planului de ocupare a funcţiilor publice la nivelul entităţii, care să
beneficieze anticipat de o pregătire profesională adecvată.

1.2. Organizarea concursurilor

1.2.1. Dosarele candidaţilor la ocuparea posturilor (4)

.
1.3. Susţinerea concursurilor

1.3.1. Susţinerea probei scrise (5)

Modul de constituire a comisiilor de concurs, respectiv a comisiilor de soluţionare a contestaţiilor, se


realizează prin actul administrativ al conducătorului entităţii publice organizatoare a
concursului.
Din analiza acestui aspect, pe baza Testului nr. 3 elaborat în conformitate cu Lista de
verificare nr. 3, poz. 1.5. şi 1.6., s-a constatat că în cazul unui concurs comisia a funcţionat cu un
număr mai mic de membri decât cel aprobat prin ordin al ordonatorului de credite în conformitate cu
prevederile H.G. nr. 1209/2003 privind organizarea şi dezvoltarea carierei funcţionarilor publici.
Echipa de auditori apreciază că şi în această situaţie, exista posibilitatea contestării
concursurilor urmare adoptării unor soluţii neprocedurale, fapt pentru care recomandă elaborarea
procedurilor de organizare şi desfăşurare a concursurilor privind ocuparea funcţiilor publice, care să
cuprindă şi numirea unor membri supleanţi pentru înlocuirea membrilor indisponibili din comisiile de
organizare, precum şi din comisiile de contestaţii, având în vedere faptul că cadrul normativ nu este
reglementat pentru această zonă.

1.3.2. Susţinerea probei interviu (6)

Analiza efectuată de auditori, pe baza Testului nr. 3 referitor la modul de susţinere al probelor
interviu, le-a permis să constate că elementele verificate corespund cadrului normativ în vigoare.

1.4. Deciziile de numire

1.4.1. Emiterea deciziei de numire (7)

Întocmirea deciziei de numire reprezintă un element important în activitatea resurselor umane,


în gestionarea raportului juridic prin care se angajează fondurile publice şi, din acest punct de vedere,
corectitudinea acesteia reprezintă un risc potenţial ridicat.
Din analiza conţinutului deciziilor de numire ale candidaţilor admişi prin concurs în anul 2018,
în număr de 6, conform Testului nr. 4 elaborat în baza Listei de verificare nr. 4, poz. 1.5.1., s-a constatat
încadrarea eronată a dl. Constantinescu Ion pe funcţia de consilier superior, categoria A, clasa I, gr. 2,
în loc de consilier superior, categoria A, clasa I, gr. 3, pentru care fusese declarat admis de către
comisia de concurs.
Încadrarea eronată a avut drept consecinţă efectuarea plăţii unor sume suplimentare
necuvenite din bugetul entităţii publice, situaţie rezolvată ulterior prin anularea deciziei de numire şi
refacerea acesteia în conformitate cu prevederile legislative, precum şi modificarea înregistrării din
carnetul de muncă.

27
Din analiza cauzelor producerii acestei erori, echipa de auditori recomandă reverificarea
conformităţii deciziilor de numire emise în anul 2007, precum şi implementarea unui nivel suplimentar
de control intern ierarhic pentru operaţiile specifice acestei activităţi.

2. STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE


PERSONALULUI
2.1. Stabilirea elementelor de natură salarială
2.1.2. Salariul de bază (10)

Salariile de bază pentru candidaţii declaraţi admişi la concursul pentru ocuparea funcţiilor publice de
execuţie sunt stabilite în conformitate cu H.G. nr. 1209/2003 privind organizarea şi
dezvoltarea carierei funcţionarilor publici şi prin echivalare cu salariile de bază prevăzute de
O.U.G. nr. 192/2002 privind reglementarea drepturilor de natură salarială ale funcţionarilor
publici, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 228/2003.
Din analiza eşantionului descris în Testul nr. 5 şi a elementelor stabilite în Lista de verificare
nr. 5, poz. 1.5., echipa de auditori a constatat faptul că persoana autorizată din cadrul Serviciului
financiar-salarizare nu şi-a exercitat atribuţiile din fişa postului cu privire la verificarea conformităţii
drepturilor salariale stabilite prin deciziile de numire. Ca urmare, s-a efectuat plata unei sume
necuvenite din bugetul instituţiei către un salariat, sumă recuperată ulterior.
Pentru prevenirea unor asemenea situaţii în viitor, echipa de auditori recomandă elaborarea
procedurilor scrise şi formalizate, implementarea unui nivel suplimentar de control şi în acelaşi timp
asigurarea pregătirii profesionale a personalului implicat în activitatea de gestionare a resurselor
umane şi evaluarea periodică a acestuia.

2.2. Modificarea drepturilor salariale

2.2.1. Decizia de modificare a drepturilor salariale (17)

În acest caz, auditorii şi-au focalizat atenţia asupra diminuării salariilor, urmare a constatărilor
unei misiuni anterioare de audit în cadrul căreia a fost analizată conformitatea acordării sporurilor
salariale.
Din analiza modificărilor drepturilor salariale ale personalului care a fost sancţionat, în anul
2006, respectiv a unui număr de 7 salariaţi, pentru care s-a elaborat Testul nr. 6, conform Listei de
verificare nr. 6, s-a constatat că într-un caz sancţiunea de 5% aplicată pe 3 luni a fost reţinută din
drepturile salariale şi operată în baza de date, dar nu a fost înregistrat în carnetul de muncă.
Echipa de auditori a stabilit că principala consecinţă a acestui fapt a fost reflectarea eronată a
situaţiei personalului în documentele administrative, cu impact asupra carierei funcţionarilor publici, în
mod special, în situaţia unui transfer.

Recomandarea auditorilor pentru depistarea şi evitarea unor situaţii similare s-a îndreaptat spre
organizarea unor verificări sistematice privind operarea diminuărilor salariale la persoanele
care au fost sancţionate de către conducere şi implementarea unui nivel de control
suplimentar.

28
2.3.2. Evidenţa timpului lucrat peste programul normal de lucru şi
recuperarea acestuia (20)

Un element important al activităţii de evidenţă a efectuării muncii peste programul normal de


lucru, constă în fundamentarea acestuia în vederea compensării în timp liber echivalent sau în bani, în
conformitate cu art. 19 alin. (1) din O.G. nr. 123/2003 privind creşterile salariale ce se vor acorda
personalului din sectorul bugetar.
Din analiza Testului nr. 7, care a utilizat elementele cuprinse în Lista de verificare nr. 7, poz.
1.5.-1.8., s-a constatat că nu există organizat un sistem de evidenţă şi de recuperare a timpului peste
programul normal de lucru. De asemenea, s-a constatat că efectuarea orelor suplimentare nu a fost
dispusă în scris de şeful ierarhic, deşi aceste lucruri sunt stipulate în cadrul normativ.
Din această cauză, în practică nici nu s-a mai urmărit compensarea în timp liber corespunzător,
în următoarele 30 de zile, ci au fost direct compensate în bani, ceea ce a reprezentat o cheltuială
semnificativă pentru entitate care putea fi evitată.

Echipa de auditori recomandă utilizarea Registrului special de prezenţă pentru evidenţa orelor prestate
peste programul normal de lucru, realizarea procedurilor scrise privind compensarea muncii
suplimentare cu timp liber corespunzător în următoarele 30 de zile, după efectuarea acesteia,
precum şi pentru plata orelor suplimentare, în cazul în care compensarea nu a fost posibilă.
De asemenea, se recomandă şi desemnarea unei comisii pentru reverificarea evidenţei timpului
suplimentar peste programul normal de lucru şi a modului de compensare al acestuia pentru depistarea
tuturor situaţiilor de nerespectare a cadrului normativ.

Procedura P14: Finalizarea misiunii de audit public intern


ENTITATEA PUBLICĂ
Serviciul Audit Public Intern

MINUTA ŞEDINŢEI DE CONCILIERE

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane


Perioada auditată: 01.01.2019 - 10.01.2019
Auditor: Boncea George Cristinel Data: 30.01.2019

A. Lista participanţilor
Direcţia/ Nr.
Numele Funcţia E-mail Semnătura
Serviciul telefon
Boncea George
Auditor Şef SAPI
Cristinel
Direcţia Resurse
Daniela Minu Director
Umane
Boicu Mirela Inspector Direcţia Resurse

29
Umane
Direcţia Resurse
Fodor Maria Inspector
Umane
Direcţia Resurse
Danezu Dina Inspector
Umane

B. Stenograma şedinţei
În cadrul şedinţei de conciliere s-a discutat asupra constatărilor şi recomandărilor cuprinse în
proiectul Raportului de audit, iar reprezentanţii structurii auditate au reiterat o parte din problemele cu
care se confruntă şi anume:
- activitatea privind gestiunea resurselor umane reprezintă o zonă cu risc;
- complexitatea activităţii Direcţiei Resurse Umane şi neatractivitatea nivelului salariului pentru
atragerea personalului specializat;
- fluctuaţia mare a personalului implicat în activitatea de gestiune a resurselor umane;
- neacoperirea pe perioade mari de timp a posturilor, ceea ce a dus la supraîncărcarea
personalului existent;

Pentru implementarea recomandărilor şi remedierea problemelor constatate, structura auditată a


întocmit Planul de acţiune şi calendarul implementării, prin care s-au stabilit persoanele responsabile
pentru implementare şi termenele/etapele de realizare, înmânând un exemplar şi auditorilor.
Pentru toate celelalte constatări, structura auditată nu a formulat obiecţii fiind de acord cu acestea,
recunoscând deficienţele din activitatea specifică.
Notă:
Menţionăm că în situaţia acceptării integrale a constatărilor şi recomandărilor echipei de
auditori confirmată în cadrul şedinţei de conciliere de managementul structurii auditate,
proiectul Raportului de audit intern va rămâne nemodificat, constituind, în acelaşi timp, şi
raport de audit intern final.

Procedura:P17 Urmărirea recomandărilor


Serviciul de Audit Intern

FIŞA DE URMĂRIRE A RECOMANDĂRILOR

Data:
Serviciul de audit
ENTITATEA PUBLICĂ
public intern 31.01.2019
Misiunea de audit public Raport de
Direcţia Resurse Umane intern: audit nr.
Gestiunea resurselor umane X/ ......2019
Data
Parţial planificată/
Rec Implem Neimpl
Recomandarea implem Data
No. entat ementat
entat implementă
rii

30
Data:
Serviciul de audit
ENTITATEA PUBLICĂ
public intern 31.01.2019
Misiunea de audit public Raport de
Direcţia Resurse Umane intern: audit nr.
Gestiunea resurselor umane X/ ......2019
1. Instruirea personalului care se ocupă cu elaborarea
şi aprobarea Planului de ocupare a funcţiilor
X 31.01.2019
publice la nivelul ministerului şi evaluarea
sistematică a acestuia
2. Stabilirea de atribuţii şi responsabilităţi, în acest
X 30.06.2019
sens, prin fişele posturilor
3. Elaborarea procedurilor de planificare privind
ocuparea funcţiilor publice în colaborare cu X 31.01.2019
Agenţia Naţională a Funcţionarilor Publici
4. Instruirea membrilor comisiilor de concurs şi ai
comisiilor de contestaţii, precum şi a persoanelor
care asigură munca de secretariat înaintea X 30.01.2019
organizării acestora, consemnate printr-un proces
verbal conform legii
5. Elaborarea procedurilor de organizare şi
desfăşurare a concursurilor privind ocuparea
funcţiilor publice, care să prevadă numirea unor
X 30.01.2019
membri supleanţi pentru înlocuirea membrilor
indisponibili ai comisiilor de organizare a
concursurilor pentru ocuparea funcţiilor publice
6. Reverificarea corectitudinii deciziilor de
numire emise în anul 2003 şi informarea
Serviciului Audit Public Intern asupra rezultatelor X 30.09.2018
verificării
7. Pregătirea profesională a personalului
implicat în activitatea de organizare şi gestionare a
resurselor umane din cadrul entităţii şi evaluarea X 31.01.2018
sistematică a acestuia
8. Implementarea unui nivel suplimentar de
control intern ierarhic pentru operaţiile specifice
activităţilor privind organizarea şi gestiunea X 30.06.2018
resurselor umane din cadrul entităţii
9. Elaborarea procedurilor scrise şi
formalizate pentru sistemul de emitere al deciziilor X 30.06.2018
de numire
10. Reverificarea modului de stabilire a
salariilor pentru salariaţii nou angajaţi în anul 2003
şi informarea Serviciului Audit Public Intern X 30.09.2018
asupra rezultatelor verificării
11. Verificarea persoanelor care au fost sancţionate de
conducere pe anul 2003 pentru a se
X 30.09.2018
depista dacă mai există şi alte situaţii de
acest gen

31
Data:
Serviciul de audit
ENTITATEA PUBLICĂ
public intern 31.01.2019
Misiunea de audit public Raport de
Direcţia Resurse Umane intern: audit nr.
Gestiunea resurselor umane X/ ......2019
12. Efectuarea unei reverificări privind
sistemul de evidenţă a timpului suplimentar peste
programul normal de lucru şi modul de
compensare al acestuia pentru depistarea tuturor X 30.09.2018
situaţiilor de nerespectare a cadrului normativ şi
informarea şefului comparti-mentului de audit
intern asupra rezultatelor obţinute
13. Elaborarea unei proceduri pentru
gestionarea timpului efectuat peste programul
normal de lucru în vederea compensării în timp sau
în bani şi implementarea în cadrul acestuia a X 30.06.2018
activităţilor de control şi a responsabilităţilor
adecvate
14. Implementarea unui nivel de control
suplimentar pentru evidenţierea prezenţei
personalului şi justificării nerespectării planificării X 31.01.2019
concediilor de odihnă, pe o perioadă de 6 luni
15. Verificarea dosarelor profesionale de la
ultima misiune de audit intern până la zi, pentru
completarea actelor administrative şi documentelor X 30.09.2018
care evidenţiază cariera profesională a
funcţionarilor publici
16. Implementarea unui nivel de control
X 30.06.2018
suplimentar pe lanţul procedural

Instrucţiuni
1. Introduceţi recomandările de audit după Entitatea/structura auditată:
cum sunt prezentate în Raportul de audit Direcţia Resurse Umane
Data şi semnătura conducătorului:
2. Verificaţi coloana corespunzătoare: Dana Sârbu
implementat, parţial implementat, neimplementat Auditor:

Data şi semnătura:
3. Introduceri data planificată pentru
implementare în Raportul de audit şi data
implementării

Procedura – P18: Supervizarea


ENTITATEA PUBLICĂ

32
Serviciul Audit Public Intern

FIŞA DE EVALUARE A MISIUNII DE AUDIT INTERN

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane


Perioada auditată 01.01.2019 - 10.01.2019
Întocmit: Boncea George Cristinel
Data: 15.01.2019

Bugetul de timp planificat: 274


Bugetul de timp efectiv: 274 ore
1 2 3 4 5 Observaţii
În etapa de pregătire a misiunii, auditorul a identificat riscurile şi
X
controalele prevăzute pentru procesele legate de obiectivele de audit
X
şi a estimat corespunzător riscurile activităţii
Programele de audit au fost elaborate în vederea îndeplinirii A fost
obiectivelor misiunii în cadrul bugetului de timp alocat necesar să se
X lucreze peste
orele de
program
Obiectivul auditului, scopul, procedurile şi bugetul au fost
reanalizate în mod constant pentru a asigura o eficientă folosire a X
resurselor de audit
A existat o bună comunicare între auditor şi auditat şi între auditor şi
X
conducerea structurii de audit intern;
A existat o bună comunicare între auditor şi conducerea structurii de
X
audit intern
Au fost luate în considerare perspectivele şi nevoile auditaţilor în
X
procesul de audit
Au fost atinse obiectivele de audit într-o manieră eficientă şi la timp X
Auditaţii au avut posibilitatea să revadă constatările şi
X
recomandările când au fost identificate problemele
Normele de audit intern, au fost respectate X
Constatările de audit demonstrează analize profunde şi concluzii,
respectiv sunt formulate recomandări practice pentru probleme X
identificate
Comunicările scrise au fost clare, concise, obiective şi corecte X
Există probe de audit care să susţină concluziile auditorului X
Procedurile de audit utilizate au avut ca rezultat dovezi suficiente,
X
competente, relevante şi folositoare
Documentele au fost completate în mod corespunzător şi în
X
conformitate cu normele de audit intern
Bugetul de timp a fost respectat X
Nivel de productivitate personală al auditorului intern. X

NOTA:
Tabelele de mai sus vor fi completate ţinând cont de următorul sistem de punctaj:
 1 pentru nesatisfăcător
 2 pentru slab
 3 pentru satisfăcător
 4 pentru bine

33
 5 pentru foarte bine
În practică se va urmări ca pentru orice notare sub 3 să se solicite explicaţii scrise.

34