Sunteți pe pagina 1din 62

Universitatea tefan Cel Mare Suceava

Facultatea de tiine Economice i Administraie Public


Specializarea: Audit i Guvernan Corporativ, Anul 1

MISIUNE DE AUDIT INTERNORGANIZAREA CONTROLULUI INTERN

Masterand :

Suceava, 2015

Universitatea Alexandru Ioan Cuza Iasi


Compartimentul Audit Public Intern
Nr.
100 /4.01.2015

ORDIN DE SERVICIU
n conformitate cu prevederile art. 13, lit. c) din Legea nr. 672/2002 privind auditul public
intern, republicat, cu modificrile ulterioare, Hotrrea Guvernului nr. 1086/2013 pentru
aprobarea Normelor generale privind exercitarea activitii de audit public intern i ale
Planului anual de audit public intern, n perioada . 01.01.2015 - 31.03.2015 se va efectua o
misiune de audit public intern de regularitate/conformitate la Universitatea Alexandru Ioan
Cuza Iasi , cu tema Misiunea de audit intern privind Organizarea controlului intern
Perioada cuprins n auditare: 01.06.2012- 01.03.2014
Scopul misiunii de audit este de a da asigurri asupra modului de desfurare a activitii
de control financiar preventiv propriu, n conformitate cu cadrul legislativ i normativ, iar
obiectivele acesteia au n vedere:
1. Organizarea i conducerea activitii de control financiar preventiv propriu.
2.

Respectarea cadrului legal, normativ i procedural n desfurarea activitii de control


financiar preventiv propriu.
3.
Verificarea exercitrii acordrii/refuzului vizei CFP. Verificarea cazurilor de refuz de viz
i a msurilor ntreprinse n ceea ce privete cazurile de refuz de viz.
4. Raportarea activitii de control financiar preventiv propriu.
Menionm c se va efectua un audit de conformitate-regularitate privind activitatea de
control financiar preventiv propriu.
Echipa de audit este format din:
1. CIOBOTARI ALEXANDRU, auditor intern, coordonator echip de audit intern
2.Victor Macovei, auditor intern
Supervizor al misiunii de audit intern este Ioana Matei, avnd funcia de eful
Compartimentului de audit public intern

Nume i prenume,
eful Compartimentului de audit public intern
Ioana Matei

Universitatea Babe-Bolyai Cluj-Napoca


Compartimentul Audit Public Intern

DECLARAIA DE INDEPENDEN
Nume i prenume: Urzic Anamaria
Misiunea de audit: Misiunea de audit intern privind Organizarea controlului intern
Data: 10.02.2015
Incompatibiliti n legtur cu entitatea/structura auditat
Ai avut/avei vreo relaie oficial, financiar sau personal cu cineva care ar putea
s v limiteze msura n care putei s v interesai, s descoperii sau s constatai
slbiciuni de audit n orice fel?
Avei idei preconcepute fa de persoane, grupuri, organizaii sau obiective care ar
putea s v influeneze n misiunea de audit?
Ai avut/avei funcii sau ai fost/suntei implicat() n ultimii 3 ani ntr-un alt mod n
activitatea entitii/structurii ce va fi auditat?
Avei responsabiliti n derularea programelor i proiectelor finanate integral sau
parial de Uniunea European?
Ai fost implicat n elaborarea i implementarea sistemelor de control ale
entitii/structurii ce urmeaz a fi auditat?
Suntei so/soie, rud sau afin pn la gradul al patrulea inclusiv cu conductorul
entitii/structurii ce va fi auditat sau cu membrii organului de conducere colectiv?
Avei vreo legtur politic, social care ar rezulta dintr-o fost angajare sau
primirea de redevene de la vreun grup anume, sau organizaie sau nivel
guvernamental?
Ai aprobat nainte facturi, ordine de plat i alte instrumente de plat pentru
entitatea/structura ce va fi auditat?
Ai inut anterior contabilitatea la entitatea/structura ce va fi auditat?
Avei vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la entitatea/structura
ce va fi auditat?
Dac n timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate personal, extern sau
organizaional care ar putea s v afecteze abilitatea dvs. de a lucra i a face
rapoartele de audit impariale, notificai conductorul compartimentului de audit
intern de urgen?

DA

NU

Auditor interni,
Urzic Anamaria
Mihalache Andrei

DECLANSAREA MISIUNII DE AUDIT INTERN

Compartiment Audit Public Intern


Nr. 101 /09.01.2015

NOTIFICAREA PRIVIND DECLANAREA MISIUNII DE AUDIT


INTERN
Ctre:

Universitatea Alexandru Ioan Cuza Iasi

n atenia: Doamnei ec. Ioana Irimescu- Birou Control Financiar Preventiv


Spre tiina: Domnului Director Popescu Mircea
Doamnei Contabile: Ionela Danea
De la:

Compartimentul Audit public Intern

Referitor la : Misiunea de audit intern Auditarea Activitaii financiar-contabil


V informez c n perioada 5.01.2015 31.03.2015 urmeaz s efectuez o misiune de
audit intern avnd ca tema Organizarea controlului intern.
Scopul misiunii de audit intern este acela de a furniza o asigurare independent
conducerii n ceea ce privete funcionalitatea sistemului de control intern ataat activitii
auditate i formularea de recomandri pentru mbuntirea acestuia.
Perioada supus evalurii este 01.01.2010 - 31.12.2012
Menionez c se va efectua un audit de conformitate/regularitate (examinarea aciunilor
asupra efectelor financiare pe seama fondurilor publice sau a patrimoniului public, sub aspectul
respectrii ansamblului principiilor, regulilor procedurale si metodologice care le sunt
aplicabile).
V voi contacta ulterior pentru a stabili de comun acord o edin de deschidere n
vederea discutrii diverselor aspecte ale misiunii de audit.
V rog, de asemenea s dispunei msurile ce se impun astfel nct s fie puse la
dispoziia auditorului actele, documentele i informaiile privind organizarea activitii de control
financiar preventiv, pentru a contribui la derularea n bune condiii a misiunii de audit intern.
Pentru o mai bun documentare a echipei de audit intern referitoare la activitatea
direciei, v rugm sa ne punei la dispoziie urmtoarea documentaie necesar:

cadrul legal si de reglementare aplicabil domeniului financiar-contabil;

organigrama instituiei;

regulamentul de organizare i funcionare;

fiele posturilor;

procedurile scrise care descriu activitile ce se desfoar in cadrul direciei;

rapoartele de audit intern anterioare;

alte rapoarte, note, dosare anterioare care se refer la aceasta tem.

Cu stim.

Compartiment Audit Public Intern


CIOBOTARI ALEXANDRU
VICTOR MACOVEI

SEDINA DE DESCHIDERE
Universitatea Babe-Bolyai Cluj-Napoca
Compartiment Audit Public Intern
MINUTA SEDINTEI DE DESCHIDERE
Compartimentul de
PREGTIREA MISIUNII
Data:
edina de deschidere
15/02/2015
Audit Public Intern
Domeniu/activitatea auditat: Organizarea controlului intern
Denumirea misiunii: Misiunea de audit intern privind Organizarea controlului intern
Document redactat de: Urzic Anamaria, Mihalache Andrei
Supervizat: Lucanu Ioan
MINUTA EDINEI DE DESCHIDERE
A. Lista participanilor
Numele

Funcia

Neag Ioan

Director

Petrior Irina

Contabila

Urzic Anamaria

Auditor

Mihalache Andrei

Auditor

Cazacu Alexandru

Birou Control
Financiar Preventiv

Entitatea/structura auditat
Universitatea Babe-Bolyai
Cluj-Napoca
Universitatea Babe-Bolyai
Cluj-Napoca
Universitatea Babe-Bolyai
Cluj-Napoca
Universitatea Babe-Bolyai
Cluj-Napoca
Universitatea Babe-Bolyai
Cluj-Napoca

Semntura

B. Stenograma edinei
n cadrul edinei de deschidere s-a procedat la:
Prezentarea echipei de auditori care urmeaz s efectueze misiunea de audit intern;

Prezentarea i discutarea obiectivelor generale ale auditului intern, semnificaia acestora.


n acelai timp, a fost cerut prerea auditailor cu privire la aceste obiective.

Prezentarea Programului interveniei la faa locului, respectiv modul de abordare pe teren


a obiectivelor auditabile care vor fi testate, dup analiza de risc efectuat.

Stabilirea persoanelor pe care auditorii interni le pot contacta n vederea colectrii


informaiilor, efecturii de teste i asupra modului de obinere a interviurilor. De asemenea, a
fost stabilit programul ntlnirilor i timpul necesar pentru realizarea acestor proceduri;

Convenirea asupra unor aspecte procedurale, respectiv eventualitatea unor edine


intermediare n cursul derulrii misiunii de audit, informarea sistematic asupra constatrilor
efectuate .a.
Stabilirea edinei de nchidere, inclusiv a participanilor la aceasta;

Stabilirea modalitii de redactare a Raportului de audit intern (cnd, cum i cui va fi


distribuit).

Explicarea modului cum vor fi discutate i analizate recomandrile formulate, ca urmare a


eventualelor disfuncionaliti constatate, inclusiv Planul de aciune realizat de entitatea
auditat i Calendarul implementrii acestora, cu termene i persoane responsabile.
6

COLECTAREA SI PRELUCRAREA INFORMATIILOR


COLECTAREA INFORMAIILOR
Compartimentul de
PREGTIREA MISIUNII
Data:
Colectarea si preluarea informatiilor
14/02/2015
Audit Public Intern
Domeniu/activitatea auditat: Organizarea controlului intern
Denumirea misiunii: Misiunea de audit intern privind Organizarea controlului intern
Document redactat de: Urzic Anamaria, Mihalache Andrei
Supervizat: Lucanu Ioan

CHESTIONAR DE LUARE LA CUNOTIN


ACTIVITATEA DE AUDIT

DA

NU

OBS

A. Cunoaterea contextului socio-economic


Exist un buget aprobat?

Da

Este asigurat un sistem adecvat de comunicare cu mediul extern?

Da

Sunt realizate studii de pia i acestea sunt utilizate n elaborarea strategiilor?

Da

Este cunoscut de ctre ntregul personal cadrul legislativ care reglementeaz


organizarea i funcionarea entitii?

Nu

B. Cunoaterea contextului organizaional


Structura organizatoric a compartimentului este adecvat i funcional?

Da

Relaiile de reprezentare asigur o bun reprezentare a organizaiei n afara


acesteia?
De sistemul de motivare beneficiaz ntregul personal care obine rezultate
deosebite?
Au existat preocupri ale managementului privind mbuntirea condiiilor de
lucru?
Organizarea, coordonarea i monitorizarea realizrii activitilor desfurate la
nivelul compartimentului se desfoar adecvat?
Complexitatea obiectivelor individuale este mbuntit anual, n corelaie de
cunotinele acumulate?
Exist organigram la nivelul entitii?

Da

Organigrama exprim corect relaiile ierarhice?

Da

Organigrama exprim relaiile ntre compartimente?

Da

Exist obiective definite la nivelul entitii?

Da

Exist obiective specifice definite la nivelul compartimentelor funcionale?

Da

Exist obiective individuale la nivelul posturilor de lucru?

Da

Exist fie ale posturilor pentru toate posturile existente n cadrul entitii?

Da

Da
Da
Da
Da
Da

7
ACTIVITATEA DE AUDIT

DA

NU

OBS

Toate documentele elaborate la nivelul entitii sunt cuprinse n circuitul


documentelor?
Sunt organizate edine de analiza a riscului?

Da

Neregulile sunt identificate n mod corespunztor?

Da

Neregulile sunt analizate i evaluate?

Da

Realizarea activitilor este supravegheat?

Da

Da

C. Cunoaterea funcionrii structurii auditate

n cadrul compartimentului sunt elaborate procedurile de lucru?

Da

Procedurile de lucru acoper toate activitile?

Da

Procedurile de lucru descriu corect activitile procedurate?

Da

Procedurile de lucru sunt cunoscute i aplicate de salariai?

Da

Drepturile de acces ale personalului la sistemul informatic sunt acordate pe


niveluri de autorizare?
Reformele implementate au fost n consens cu strategia entitii?

Da

Este asigurat securitatea aplicaiilor utilizate n cadrul compartimentului?

Da

Da

COLECTAREA INFORMATIILOR
DA

NU

Identificarea legilor si regulamentelor aplicabile


structurii auditate

Obinerea organigramei

Obinerea Regulamentului de organizare si funcionare


Obinerea fiselor posturilor
Obinerea procedurilor scrise si formalizate

X
X
-

Identificarea personalului responsabil


Obinerea Raportului de audit intern anterior

X
-

Rapoarte elaborate de alte instituii

Auditori interni,
Urzic Anamaria
Mihalache Andrei

OBSERVATII

Exista doar parial


Anterior nu au fost realizate
misiuni de audit intern

Supervizor,
Lucanu Ioan

Studiu preliminar
Compartimentul de
PREGTIREA MISIUNII
Data:
Colectarea si preluarea informatiilor
17/02/2015
Audit Public Intern
Domeniu/activitatea auditat: Organizarea controlului intern
Denumirea misiunii: Misiunea de audit intern privind Organizarea controlului intern
Document redactat de: Urzic Anamaria, Mihalache Andrei
Supervizat: Lucanu Ioan
STUDIU PRELIMINAR
Obiectiv
Analiza
domen ulu
auditabil

Descrierea activitilor derulate


1) Prezentarea general a entitii publice auditate;
2) Descrierea domeniului auditabil;
3) Identificarea i analiza obiectivelor entitii/structurii stabilite;
4)
Identificarea riscurilor asociate activitilor/aciunilor specifice
domeniului auditabil;
5) Analiza structurii, dinamici i pregtirii profesionale a personalului;
6)
Analiza modului de asigurare a resurselor n vederea realizrii
activitilor/aciunilor auditabile;
7) Examinarea organizrii i desfurrii proceselor de administrare n
cadrul domeniului auditabil;
8)
Identificarea politicilor de mbuntire i dezvoltare a activitilor
specifice domeniului auditabil.
9)
Stabilirea activitilor/aciunilor pentru fiecare obiectiv general al
misiunii de audit public intern.

Auditori interni,
Urzic Anamaria
Mihalache Andrei

10

IDENTIFICAREA RISCURILOR
Misiunea de audit: Organizarea controlului intern Perioada auditat:
01.01.2010 - 31.12.2013
ntocmit:
CIOBOTARI ALEXANDRU
VICTOR MACOVEI
Data: 17.01.2015

Nr.
crt.

Denumirea
obiectivelor
specifice

Denumirea
activitatii/activitatilor
corespunzatoare
obiectivelor
specifice

obiectivelo
r,
coordonare
planificarea,
a,
manageme
monitorizarea
i
ntul
riscului la nivelul activitii de
control financiar preventiv propriu
1.

acesto
1.Nu au fost stabilite obiectivele specifice
preventiv propriu

Stabilirea

Organizarea i
conducerea
1

Denumirea riscurilor inerente asociate obie

2.n organizarea CFPP nu a fost aplicat


controlului financiar preventiv, prevzut n N
nr. 522/2003
3.Nu au fost stabilii indicatori de performan
preventiv n vederea monitorizrii

atribuiilor
, 4. Conducerea universitii nu a emis actul de
activitii de
d
funciilor,
sarcinilor,
delegarea
e persoanele care exercit CFPP
control financiar
competene i emiterea deciziilor
preventiv
propriu
5. Actul de numire nu cuprinde limitele de co
2.

Stabilirea

6. n fiele postului personalului desemnat cu

prevzute atribuii concrete n acest sens


7. Persoanele implicate n controlul financiar
sarcinile i delegrile de competene
3.

Pregtirea

competenele

profesional
personale

i 8. Numirea persoanelor care desfoar activit


a
l
e s-a fcut fr acordul Ministerului Educaiei N

Nr.
crt.

Denumirea
obiectivelor
specifice

Denumirea activitatii/activitatilor
Denumirea riscurilor inerente asociate obie
corespunzatoare obiectivelor
acesto
specifice
salariailor ce desfoar
activitate

aceast 9. Persoanele numite cu exercitarea CFPP nu


juridice
10. Nu se evalueaz anual activitatea persoane
4. Intocmirea,
aprobarea, 11. Nu au fost identificate activitile procedu
actualizarea
i
comunicarea
procedurilor
ce reglementeaz 12. Procedurile specifice pentru activitatea de
activitatea de control
financiar 13. Procedurile operaionale specifice altor ac
controlul financiar preventiv propriu, ca i co
preventiv propriu
2

Respectarea
cadrului legal,
normativ i
procedural n
desfurarea
activitii de
control financiar
preventiv propriu

5. Constituirea la nivelul instituiei 14. Nu a fost constituit Registrul privind ope


a Registrului privind operaiunile financiar preventiv
prezentate la viza de control
15. Documentele prezentate la viza de control
financiar preventiv
Registrul privind operaiunile prezentate la viz
6. Stabilirea operaiunilor supuse 16. Nu au fost stabilite operaiunile care fac o
controlului
financiar
preventiv
17. CFPP nu s-a exercitat asupra tuturor ope
propriu
i/sau patrimoniul public
18. Operaiunile specifice nu sunt cunoscute d
7. ntocmirea

listelor de verificare

prezentarea 19. Listele de verificare sunt incomplete


20. Listele de verificare nu sunt actualizate

8. Exercitarea vizei de control


21. Nu a fost confecionat sigiliul de viz a C
financiar preventiv propriu prin 22. Sigiliul personal nu cuprinde urmtoarele
meniunea "vizat pentru control financiar prev
semntur i aplicarea sigiliului
identificare a titularului acestuia); data acord

Nr.
crt.
3.

Denumirea

Denumirea activitatii/activitatilor

obiectivelor
specifice

corespunzatoare obiectivelor
specifice

Verificarea
cazurilor de refuz
de viz i a
msurilor
intreprinse n ceea
ce privete
operaiunile
refuzate la viz

9.
Verificarea refuzurilor de viz,
respectiv motivarea n scris pentru
operaiunile care nu
ntrunesc
condiiile de legalitate, regularitate
i, dup caz, de ncadrare n limitele
i destinaia creditelor bugetare
i/sau
de
angajament
i
consemnarea acestui fapt
n
Registrul privind
operaiunile
prezentate la viza de
control
financiar preventiv
10. De verificat dac refuzul de
viz, nsoit de actele justificative
relevante a fost adus la cunotin
conductorului instituiei, respectiv
dac celelalte documente au fost
restituite,
sub
semntur,
compartimentului de specialitate
care a iniiat operaiunea
11. Existena actului de decizie
intern n cazul n care operaiunea
refuzat la viza de control financiar
preventiv propriu a fost efectuat
pe
propria
rspundere
a
conductorului instituiei

Denumirea riscurilor inerente asociate obie


acesto
23.Nu s-a stabilit prin decizie termenul pentru
24.Refuzul de viz s-a comunicat peste termen
25.Persoanele desemnate cu exercitarea cont
motivat, n scris, acordarea vizei de control fin
26. Persoanele desemnate cu exercitarea
consemnat refuzul de viz n Registrul pr
control financiar preventiv
27.Refuzul de viz, nsoit de actele justific
cunotina conductorului universitii
28.Celelalte documente care nu au legtur c
semntur, compartimentelor de specialitate c
29.Efectuarea pe propria rspundere a opera
preventiv nu s-a fcut printr-un act de
universitii
30.O copie de pe actul de decizie intern nu
viza i compartimentului de audit public inter
31.Efectuarea unor operaiuni dispuse de ct
prealabil refuzate la viz datorit depirii cre

AVIZAT,
DIRECTOR COORDONATOR

Universitatea Alexandru Ioan Cuza Iasi


Compartiment Audit Public Intern

STABILIREA FACTORILOR, PONDERILOR I NIVELURILOR DE APR


Misiunea de audit: Organizarea controlului intern
Perioada auditat: 01.03.2010.-31.09.2014
ntocmit: CIOBOTARI ALEXANDRU
VICTOR
MACOVEI Data: 20.01.2015

Factori de risc
(Fi)

Ponderea factorilor de
risc
(Pi)

Nivelul de apreciere a
N1

P1 50%

Exist proceduri i se aplic

N2
Exist procedur
cunoscute, dar nu

Aprecierea cantitativ
- F2

P2 30%

Impact financiar sczut

Impact financiar

Aprecierea calitativ
F3

P3 20%

Vulnerabilitate mic

Aprecierea controlului
intern F1

Vulnerabilitate

STABILIREA NIVELULUI RISCULUI I A PUNCTAJULUI TOTAL AL R


ORGANIZAREA CONTROLULUI INTERN

Compartimentul de Audit
PREGTIREA MISIUNII
Analiza riscurior si evaluarea controlului intern
Public Intern
Domeniu/activitatea auditat: Organizarea controlului intern
Denumirea misiunii: Misiunea de audit intern privind Organizarea controlului intern
Document redactat de: CIOBOTARI ALEXANDRU, Victor Macovei
Supervizat: Ioana Matei

Nr.
crt.

Denumirea
obiectivelor
specifice

Obiecte auditabile
Stabilirea
obiectivelor,
planificarea,
coordonarea,
monitorizarea
i
managementul riscului
la nivelul activitii de
control
financiar
preventiv propriu
2. Stabilirea
atribuiilor, funciilor,
sarcinilor,
delegarea
de competene
i
emiterea deciziilor
1.

Organizarea i
conducerea
activitii de
control
financiar
preventiv
propriu

Denumirea riscurilor inerente asociate obiectivelor si


activitatilor corespunzatoare acestora
1.Nu au fost stabilite obiectivele specifice privind organi
controlului financiar preventiv propriu
2.n organizarea CFPP nu a fost aplicat Cadrul genera
operaiunilor supuse controlului financiar preventiv, prevz
Normele metodologice aprobate prin OMFP nr. 522/2003
3.Nu au fost stabilii indicatori de performan pentru activi
de control financiar preventiv n vederea monitorizrii
4. Conducerea universitii nu a emis actul de decizie prin care
sunt nominalizate persoanele care exercit CFPP
5. Actul de numire nu cuprinde limitele de competen n
exercitarea CFPP
6. n fiele postului personalului desemnat cu controlul financi
preventiv nu sunt prevzute atribuii concrete n acest sens

Nr.
crt.

Denumirea
obiectivelor
specifice

Respectarea
cadrului legal,
normativ i
procedural n
desfurarea
activitii de

control
financiar

Denumirea riscurilor inerente asociate obiectivelor si


Obiecte auditabile

3. Pregtirea
profesional
i
competenele
personale
ale
salariailor
ce
desfoar
aceast
activitate
4. Intocmirea,
aprobarea,
actualizarea
i
comunicarea
procedurilor
ce
reglementeaz
activitatea de control
financiar
preventiv
propriu
5. Constituirea
la
nivelul instituiei
a
Registrului
privind
operaiunile prezentate
la viza de control
financiar preventiv
6. Stabilirea
operaiunilor
supuse
controlului

activitatilor corespunzatoare acestora


7. Persoanele implicate n controlul financiar preventiv nu i
cunosc atribuiile, sarcinile i delegrile de competene
8. Numirea persoanelor care desfoar activiti de control
financiar preventiv propriu s-a fcut fr acordul Ministerului
Educaiei Naionale
9. Persoanele numite cu exercitarea CFPP nu au studii superio
economice sau juridice
10. Nu se evalueaz anual activitatea persoanelor desemnate s
exercite CFPP
11. Nu au fost identificate activitile procedurale
12. Procedurile specifice pentru activitatea de CFPP nu sunt
cunoscute i nu se aplic
13. Procedurile operaionale specifice altor activiti nu includ
descrieri referitoare la controlul financiar preventiv propriu, ca
component a controlului intern

14. Nu a fost constituit Registrul privind operaiunile prezen


la viza de control financiar preventiv
15. Documentele prezentate la viza de control financiar preven
nu s-au nscris n Registrul privind operaiunile prezentate la v
de control financiar preventiv
16. Nu au fost stabilite operaiunile care fac obiectul CFPP

17. CFPP nu s-a exercitat asupra tuturor operaiunilor


financiar afecteaz fondurile publice i/sau patrimoniul public

Nr.
crt.

Denumirea
obiectivelor
specifice
preventiv
propriu

Denumirea riscurilor inerente asociate obiectivelor si


activitatilor corespunzatoare acestora

Obiecte auditabile
preventiv propriu

18. Operaiunile specifice nu sunt cunoscute de ctre persoane


care exercit CFPP
i 19. Listele de verificare sunt incomplete

7. ntocmirea
prezentarea listelor de
verificare
8. Exercitarea vizei
de control financiar
preventiv propriu prin
semntur i aplicarea
sigiliului
3.

Verificarea
cazurilor de
refuz de viz i
a msurilor
intreprinse n
ceea ce privete
operaiunile
refuzate la viz

20. Listele de verificare nu sunt actualizate

21. Nu a fost confecionat sigiliul de viz a CFPP


22. Sigiliul personal nu cuprinde urmtoarele informaii:
denumirea entitii publice; meniunea "vizat pentru control
financiar preventiv"; numrul sigiliului (numrul de identifica
titularului acestuia); data acordrii vizei (an, luna, zi).
9. Verificarea
23.Nu s-a stabilit prin decizie termenul pentru pronunare n
refuzurilor de viz, refuzului de viz
respectiv motivarea n
scris
pentru 24.Refuzul de viz s-a comunicat peste termenele stabilit
operaiunile care nu decizie
ntrunesc condiiile de 25.Persoanele desemnate cu exercitarea controlului fina
legalitate, regularitate preventiv nu au refuzat motivat, n scris, acordarea vize
i, dup caz,
de control financiar preventiv propriu
ncadrare n limitele i 26. Persoanele desemnate cu exercitarea controlului fina
destinaia
creditelor preventiv nu au consemnat refuzul de viz n Registrul pri
bugetare i/sau
de operaiunile prezentate la viza de control financiar preventiv
angajament
i
consemnarea
acestui
fapt
n
Registrul
privind
operaiunile
prezentate la viza de
control
financiar
preventiv

Nr.
crt.

Denumirea
obiectivelor
specifice

Denumirea riscurilor inerente asociate obiectivelor si


Obiecte auditabile
10. De verificat dac
refuzul de viz, nsoit
de actele justificative
relevante a fost adus
la
cunotin
conductorului
instituiei,
respectiv
dac
celelalte
documente au fost
restituite,
sub
semntur,
compartimentului
de
specialitate care
a
iniiat operaiunea
11. Existena actului
de decizie intern n
cazul
n
care
operaiunea refuzat la
viza
de
control
financiar
preventiv
propriu
a
fost
efectuat pe propria
rspundere
a
conductorului
instituiei

activitatilor corespunzatoare acestora


27.Refuzul de viz, nsoit de actele justificative semnificativ
au fost aduse la cunotina conductorului universitii
28.Celelalte documente care nu au legtur cu refuzul de viz
au fost restituite, sub semntur, compartimentelor de specia
care au iniiat operaiunea

29.Efectuarea pe propria rspundere a operaiunii refuzate la


de control financiar preventiv nu s-a fcut printr-un act de de
intern emis de conductorul universitii
30.O copie de pe actul de decizie intern nu a fost tran
persoanei care a refuzat viza i compartimentului de audit p
intern al universitii
31.Efectuarea unor operaiuni dispuse de ctre ordonatoru
credite, care au fost n prealabil refuzate la viz datorit dep
creditelor bugetare i/sau de angajament

CLASAREA OPERAIILOR N FUNCIE DE ANALIZA RISCUL


ORGANIZAREA CONTROLULUI INTERN
Nr.
crt.

Denumirea
obiectivelor
specifice

Obiective auditabile
Stabilirea
obiectivelor, planificarea,
coordonarea,
monitorizarea
i
managementul riscului la
nivelul activitii
de
control
financiar
preventiv propriu

1.Nu au fost stabilite obiectivele specifice


controlului financiar preventiv propriu

2. Stabilirea
atribuiilor,
funciilor,
sarcinilor, delegarea de
competene i emiterea
deciziilor

4. Conducerea universitii nu a emis actul de decizie prin c


sunt nominalizate persoanele care exercit CFPP

1.

Organizarea i
conducerea
activitii de
control
financiar
preventiv
propriu

Riscuri semnificative

3. Pregtirea
profesional
i
competenele personale
ale
salariailor
ce
desfoar
aceast
activitate
4.

Intocmirea,

privind organ

2.n organizarea CFPP nu a fost aplicat Cadrul gene


operaiunilor supuse controlului financiar preventiv, prev
Normele metodologice aprobate prin OMFP nr. 522/2003
3.Nu au fost stabilii indicatori de performan pentru acti
de control financiar preventiv n vederea monitorizrii

5. Actul de numire nu cuprinde limitele de competen n


exercitarea CFPP
6. n fiele postului personalului desemnat cu controlul fina
preventiv nu sunt prevzute atribuii concrete n acest sens
7. Persoanele implicate n controlul financiar preventiv nu
cunosc atribuiile, sarcinile i delegrile de competene
8. Numirea persoanelor care desfoar activiti de control
financiar preventiv propriu s-a fcut fr acordul Ministeru
Educaiei Naionale
9. Persoanele numite cu exercitarea CFPP nu au studii supe
economice sau juridice
10. Nu se evalueaz anual activitatea persoanelor desemnat
exercite CFPP
11. Nu au fost identificate activitile procedurale

Nr.
crt.

Denumirea
obiectivelor
specifice

Obiective auditabile

Respectarea
cadrului legal,

aprobarea, actualizarea i
comunicarea procedurilor
ce
reglementeaz
activitatea de
control
financiar
preventiv
propriu
5. Constituirea
la
nivelul
instituiei
a
Registrului
privind
operaiunile prezentate la
viza de control financiar
preventiv
6. Stabilirea
operaiunilor
supuse
controlului
financiar

normativ i
procedural n
desfurarea
activitii de
control
financiar
preventiv

Riscuri semnificative

preventiv propriu
7. ntocmirea
prezentarea listelor
verificare
8. Exercitarea vizei de
control
financiar
preventiv propriu prin
semntur i aplicarea
sigiliului

Verificarea
cazurilor de

14. Nu a fost constituit Registrul privind operaiunile


prezentate la viza de control financiar preventiv
15. Documentele prezentate la viza de control financiar pre
nu s-au nscris n Registrul privind operaiunile prezentate l
de control financiar preventiv
16. Nu au fost stabilite operaiunile care fac obiectul CFPP
17. CFPP nu s-a exercitat asupra tuturor operaiunilo
afecteaz fondurile publice i/sau patrimoniul public
18. Operaiunile specifice nu sunt cunoscute de ctre persoa

care exercit CFPP


i 19. Listele de verificare sunt incomplete
de
20. Listele de verificare nu sunt actualizate

propriu

3.

12. Procedurile specifice pentru activitatea de CFPP nu sun


cunoscute i nu se aplic
13. Procedurile operaionale specifice altor activiti nu inc
descrieri referitoare la controlul financiar preventiv propriu
component a controlului intern

9. Verificarea
refuzurilor
de

21. Nu a fost confecionat sigiliul de viz a CFPP


22. Sigiliul personal nu cuprinde urmtoarele informaii:
denumirea entitii publice; meniunea "vizat pentru control
financiar preventiv"; numrul sigiliului (numrul de identifi
titularului acestuia); data acordrii vizei (an, luna, zi).
23.Nu s-a stabilit prin decizie termenul pentru pronun
viz, cazul refuzului de viz

Nr.
crt.

Denumirea
obiectivelor
specifice

Obiective auditabile
la viza de
control
financiar
preventiv
propriu a fost efectuat
pe propria rspundere a
conductorului instituiei

Riscuri semnificative
30.O copie de pe actul de decizie intern nu a fost tra
persoanei care a refuzat viza i compartimentului de audit
intern al universitii
31.Efectuarea unor operaiuni dispuse de ctre ordonato
credite, care au fost n prealabil refuzate la viz datorit de
creditelor bugetare i/sau de angajament

Programul misiunii de audit public intern


Compartimentul Audit Public Intern

PREGTIREA MISIUNII

Elaborarea Programului misiunii de audit public intern


Domeniu/activitatea auditat: Organizarea controlului intern
Denumirea misiunii: Misiunea de audit intern privind Organizarea controlului intern
Document redactat de: CIOBOTARI ALEXANDRU, Victor Macovei
Supervizat: Ioana Matei

OBIECTIVELE AUDITULUI

ACTIVITILE PROGRAMATE

Tema general:
Evaluarea activitii de control financiar preventiv propriu n cadrul UNIVERSITATEA
I. Pregtirea misiunii de audit
1. ntocmirea Ordinului de serviciu

DURATA
(H)
76
2

2. ntocmirea Declaraiei de independen

3. Pregtirea i transmiterea Notificrii privind


declanarea misiunii de audit intern ctre prile
interesate
4. Colectarea i prelucrarea informaiilor

2
24

5. Elaborarea Chestionarului de control intern - CCI i


a Chestionarului de luare la cunotin - CLC
8. ntocmirea Programului de audit intern

9. ntocmirea Programului preliminar al interveniei la


faa locului

II. Intervenia la faa locului


Obiectiv 1
Organizarea i conducerea
activitii de control financiar
preventiv propriu

Obiectiv 2
Respectarea cadrului legal
normativ i procedural n
desfurarea activitii de control
financiar preventiv propriu

Obiectiv 3
Verificarea cazurilor de refuz de
viz i a msurilor intreprinse n
ceea ce privete operaiunile
refuzate la viz

10. Planificarea i organizarea edinei de deschidere

11. Redactarea Minutei edinei de deschidere.

1.1 Efectuarea testrilor


1.2 Discutarea constatrilor
1.3 Elaborare FIAP - urilor
1.4 Colectarea dovezilor
1.5 Revizuirea documentelor de lucru din punct de
vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei
centralizatoare a documentelo de lucru
TOTAL ORE
2.1 Efectuarea testrilor
2.2 Discutarea constatrilor
2.3 Elaborarea FIAP - urilor
2.4 Colectarea dovezilor
2.5 Revizuirea documentelor de lucru din punct de
vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei
centralizatoare a documentelo de lucru
TOTAL OR
2.1 Efectuarea testrilor
2.2 Discutarea constatrilor
2.3 Elaborarea FIAP - urilor
2.4 Colectarea dovezilor
2.5 Revizuirea documentelor de lucru din punct de
vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei
centralizatoare a documentelor de lucru
TOTAL OR

220
2
4
8
4
4
44
60
8
8
8
6
90
20
4
8
4
4
40

III. Raportul de audit intern


16. Redactarea proiectului de Raport d

audit intern

17. Revizuirea Raportului de audit intern

18.
Obinerea proiectului de Raport de audit intern
aprobat de conducere
19. Transmiterea proiectului de Raport de audit intern
la compartimentul auditat i solicitarea de rspuns n
15 zile
20. Planificarea i organizarea
Reuniunii de
conciliere, dac este cazul

21. Includerea n Raportul de audit intern a aspectelor


reinute din punct de vedere al auditatului
22. Fina izarea Raportului de audit intern

IV. Urmrirea recomandrilor

60
24

23. Obinerea Rap


rtului de audit intern aprobat de
conducerea instituiei
24. Transmiterea recomandrilor aprobate
ctre
auditat
25. Intocmirea Fiei de urmrire a recomandrilor

2
4

6
8
4
2
4

PROGRAMUL MISIUNII DE AUDIT PUBLIC INTERN DE REGULARITATE/CONF

Auditori interni,
CIOBOTARI ALEXANDRU
Victor Macovei

Supervizor
Ioana Matei

Intervenia la faa locului


Universitatea Babe-Bolyai Cluj-Napoca
Compartiment Audit Public Intern
Misiunea de audit: Auditarea organizrii controlului financiar preventiv propriu
Perioada auditat: 01.01.2013-01.01.2015
LISTA DE VERIFICARE NR.1
Obiectivul I Organizarea i conducerea activitii de control financiar preventiv propriu
ACTIVITATEA DE AUDIT
DA
NU
OBS.
1. Stabilirea obiectivelor, planificarea, coordonarea, monitorizarea i managementul riscului la
nivelul activitii de control financiar preventiv propriu
Au fost stabilite obiective specifice privind organizarea CFPP
x
Exist un management al riscului i se gestioneaz riscurile posibile
x
pentru controlul financiar preventiv propriu
2. Stabilirea atribuiilor, funciilor, sarcinilor, delegarea de competen i emiterea deciziilor
Stabilirea de atribuii i sarcini pentru persoanele
care exercit
x
controlul financiar preventiv propriu
Prevederea n fia postului a atribuiilor i sarcinilor legate de CFPP
x
Emiterea de decizii pentru persoanele care exercit CFPP
x
Solicitarea n scris a acordului MEN pentru numire
x
Deciziile emise sunt conforme cu OMFP nr. 522/2003
x
Suspendarea, schimbarea sau destituirea din activitatea de exercitare
a atribuiilor de control financiar preventiv propriu
s-a fcut prin
x
decizie intern a rectorului, cu acordul MEN
3. Pregtirea profesional i competenele personale ale salariailor ce desfaoar acest control
Persoanele care exercit controlul financiar preventiv au studii
x
superioare economice sau juridice
Persoanele care exercit controlul financiar preventiv
au o vechime
efectiv de cel putin 3 ani n domeniul financiar-contabil
x
Persoanele care exercit controlul financiar preventiv
au prezentat
declaratia
privind respectarea prevederilor referitoare la
x
incompatibilitatile prevazute la art. 4, lit. f) din codul specific
Exercitarea atributiilor de control financiar preventiv de ctre
persoanele
desemnate s-a realizat pe baza principiilor prevzute n
x
prevederile OMFP nr. 522/2003
Persoanele care au exercitat
CFPP nu sunt soi sau rude de gradul I
x
cu conductorul entitii publice
Persoanele care exercita CFPP nu au fost implicate, prin sarcinile de
serviciu, n aprobarea, efectuarea i nregistrarea operaiunilor supuse
x
controlului financiar preventiv propriu
Persoanele desemnate s exercite CFPP
i-au
mbuntit
x
cunotiinele i practica profesional printr-o pregtire continu
S-a efectuat evaluarea activitii persoanelor care exercit controlul
x
financiar preventiv propriu de ctre rectorul universitii
4. ntocmirea, aprobarea, actualizarea i comunicarea procedurilor ce reglementeaz activitatea
de control financiar preventiv propriu
26
ACTIVITATEA DE AUDIT

DA

NU

OBS.

Existena unor proceduri scrise care s reglementeze activitatea de


control financiar preventiv propriu
Procedurile specifice elaborate pentru reglementarea activitatii de
CFPP ndeplinesc condiiile de conformitate.
Procedurile specifice elaborate pentru reglementarea activitii de
CFPP sunt actualizate n funcie de modificrile legislative.
Procedurile specifice elaborate pentru reglementarea activitii de
CFPP sunt cunoscute i se aplic.

27

x
x
x
x

Universitatea Babe-Bolyai Cluj-Napoca


Compartiment Audit Public Intern
Misiunea de audit: Auditarea organizrii controlului financiar preventiv propriu
Perioada auditat: 01.01.2013 - 01.01.2015
LISTA DE VERIFICARE NR.2
Obiectivul II Respectarea cadrului legal normativ i procedural n desfurarea activitii de
control financiar preventiv propriu
ACTIVITATEA DE AUDIT
DA NU
OBS.
1. Constituirea la nivelul instituiei a Registrului privind operaiunile prezentate la viza de
control financiar preventiv
A fost constituit
Registrul privind operaiunile prezentate la viza de
x
control financiar preventiv
Registrul privind operaiunile prezentate la viza de control financiar
preventiv a
cuprins toate rubricile prevzute n anexa 3 din OMFP nr.
x
522/2003
2.Stabilirea operaiunilor supuse controlului financiar preventiv propriu
Au fost stabilite operaiunile care fac obiectul CFPP
x
CFPP
s-a exercitat asupra tuturor operaiunilor care afecteaz fondurile
x
publice i/sau patrimoniul public
Operaiunile stabilite sunt specifice instituiei
x
Operaiunile specifice sunt cunoscute de ctre persoanele care exercit
x
CFPP
CFPP
s-a efectuat prin verificarea sistematic a operaiunilor care fac
obiectul acestuia, din punct de vedere al respectrii tuturor prevederilor
x
legale care le sunt aplicabile, n vigoare la data efecturii operaiunilor
(control de legalitate)
CFPP
s-a efectuat prin verificarea sistematic a operaiunilor care fac
obiectul acestuia, din punct de vedere al ndeplinirii sub toate aspectele a
principiilor i a regulilor procedurale i metodologice care sunt aplicabile
x
categoriilor de operaiuni din care fac parte operaiunile supuse
controlului (control de regularitate)
CFPP
s-a efectuat prin verificarea sistematic a operaiunilor care fac
obiectul acestuia, din punct de vedere al ncadrarii n limitele i destinaia
x
creditelor bugetare i/sau de angajament, dup caz (control bugetar).
3. Intocmirea i prezentarea listelor de verificare
Au fost
detaliate, prin liste de verificare (check-list), obiectivele x
verificrii, pentru fiecare operaiune cuprins n Cadrul Specific
Listele de verificare (check-list) sunt complete
x
Listele de verificare (check-lists) constituie ghid in exercitarea CFPP
x
Persoanele care exercit CFPP au formulat propuneri de perfecionare
a listelor de verificare, de actualizare a acestora n funcie de modificrile
x
legislative sau de alte condiii aprute
Modificarile listelor de verificare
au fost aprobate
de rectorul x
universitii
4. Exercitarea vizei de control financiar preventiv propriu prin semntur i prin aplicarea
sigiliului
A fost confecionat sigiliul de viz a CFPP
x
28
ACTIVITATEA DE AUDIT

DA

NU

OBS.

Sigiliul personal
cuprinde urmtoarele informaii: denumirea entitii
publice; meniunea "vizat pentru control financiar preventiv"; numrul
x
sigiliului (numrul de identificare a titularului acestuia); data acordrii
vizei (an, lun, zi).
Controlul financiar preventiv s-a
exercitat, prin viz, de ctre persoane
x
desemnate n acest sens de ctre conductorul entitii publice
Actul de numire, ntocmit conform modelului din anexa nr. 2 la OMFP
x
nr. 522/2003 cuprinde limitele de competen n exercitarea acestuia.
Este asigurat principiul separrii atribuiilor de aprobare, efectuare i
x
control al operaiunii.
Viza de control financiar preventiv
s-a exercitat prin semntura
x
persoanelor desemnate
Viza de control financiar preventiv
s-a exercitat prin aplicarea sigiliului
x
personal i completarea datei acordrii vizei.
5. Prezentarea documentelor pentru viza de control financiar preventiv propriu
CFPP s-a exercitat asupra documentelor n care sunt consemnate
operaiunile patrimoniale, nainte ca acestea s devin acte juridice, prin
x
aprobarea lor de ctre titularul de drept al competenei.
CFPP al operaiunilor s-a exercitat pe baza actelor i/sau documentelor
justificative certificate n privina realitii, regularitii i legalitii, de
x
ctre conductorii compartimentelor de specialitate emitente.
Documentele prezentate la viza de control financiar preventiv s-au nscris
n Registrul privind operaiunile prezentate la viza de control financiar
x
preventiv
Operaiunile ce privesc acte juridice prin care se angajeaz patrimonial
entitatea public s-au supus controlului financiar preventiv dup avizarea
x
lor de ctre compartimentele de specialitate juridic i financiarcontabil.
Documentele privind operaiunile prin care se afecteaz fondurile publice
i/sau patrimoniul public au fost nsoite de avizele compartimentelor de
specialitate, de note de fundamentare, de acte i/sau documente
x
justificative i, dupa caz, de o "Propunere de angajare a unei cheltuieli"
i/sau de un "Angajament individual/global
Documentele care privesc operatiuni asupra crora este obligatorie
exercitarea controlului financiar preventiv s-au
transmis persoanelor
x
desemnate cu exercitarea acestuia de ctre compartimentele de
specialitate care initiaz operaiunea.
Documentele vizate i actele justificative ce le-au nsoit au fost restituite,
sub semntur, compartimentului de specialitate emitent, n vederea
x
continurii circuitului acestora
6. Conformarea cu Cadrul general al operaiunilor supuse controlului financiar preventiv
A fost ntocmit cadrul specific al operaiunilor supuse controlului
x
financiar preventiv
Cadrul specific al operaiunilor supuse controlului financiar preventiv
propriu
cuprinde toate rubricile prevzute n anexa 1 din OMFP nr. x
522/2003

29

Universitatea Babe-Bolyai Cluj-Napoca


Compartiment Audit Public Intern
Misiunea de audit: Auditarea organizrii controlului financiar preventiv propriu
Perioada auditat: 01.01.2013 - 01. 01.2015
LISTA DE VERIFICARE NR. 3
Obiectivul III Verificarea cazurilor de refuz de viz i a msurilor intreprinse n ceea ce
privete operaiunile refuzate la viz
ACTIVITATEA DE AUDIT
DA NU OBS.
1. Verificarea refuzurilor de viz
Refuzul de viz a fost motivat n scris
x
Refuzul de viz a fost consemnat n Registrul privind operaiunile prezentate la
x
viza de control financiar preventiv
La refuzul de viz s-a anexat i un exemplar al listei de verificare, cu indicarea
elementului/elementelor din aceast list a crui/ale cror cerin/cerine nu a/au
x
fost ndeplinit/ndeplinite
2. De verificat dac refuzul de viz, nsoit de actele justificative relevante a fost adus la
cunotin conductorului instituiei, respectiv dac celelalte documente au fost restituite, sub
semntur, compartimentului de specialitate
Refuzul de viz, nsoit de actele justificative semnificative, au fost aduse la
x
cunotina conductorului universitii
Celelalte documente care nu au legatur cu refuzul de viz au fost restituite, sub
x
semnatur, compartimentelor de specialitate care au iniiat operaiunea
3. Existena actului de decizie intern n cazul n care operaiunea refuzat la viza de control
financiar preventiv propriu a fost efectuat pe propria rspundere a conductorului instituiei
Efectuarea pe propria rspundere a operaiunii refuzate la viz s-a fcut n baza
x
unui act de decizie intern emis de conductorul instituiei
O copie de pe actul de decizie intern nu a fost transmis persoanei care a refuzat
x
viza i compartimentului de audit public intern al universitii
Efectuarea unor operaiuni dispuse de ctre ordonatorul de credite, care au fost n
x
prealabil refuzate la viz datorit depirii creditelor bugetare i/sau de angajament
4. Informarea Curii de Conturi, a Ministerului Finanelor Publice i a M.E.N. asupra
operaiunilor refuzate la viz i efectuate pe propria rspundere a conductorului instituiei
Persoanele desemnate cu exercitarea controlului financiar preventiv
propriu
au
informat Curtea de Conturi
cu ocazia efecturii controalelor care intr n
x
competena sa
Persoanele desemnate cu exercitarea controlului financiar preventiv
au informat
organul ierarhic superior
de ndat ce efectuarea operaiunii a fost dispus, prin
x
transmiterea unei copii de pe actul de decizie intern i de pe motivaia refuzului de
viz
Persoanele desemnate cu exercitarea controlului financiar preventiv
au informat
Ministerul Finanelor Publice asupra operaiunilor refuzate la viz i efectuate pe
x
propria rspundere
Dac prin operaiunea refuzat la viz, dar efectuat pe propria rspundere de ctre
conductorul entitii publice, s-a prejudiciat patrimonial instituia i dac
conductorul organului ierarhic superior (dup caz) nu a dispus msurile legale, s-a
x
sesizat inspecia central i/sau inspecia teritorial a Ministerului Finanelor
Publice
30

Universitatea Babe-Bolyai Cluj-Napoca


Compartiment Audit Public Intern
Misiunea de audit: Auditarea organizrii controlului financiar preventiv propriu
Perioada auditat: 01.01.2013 - 01. 01.2015
TESTUL NR. 2.1
Misiunea de audit: "Auditarea activitii de control financiar preventiv propriu"
Obiectiv: Respectarea cadrului legal, normativ i procedural n desfurarea activitii de
control financiar preventiv propriu
Obiectul testului: Constituirea Registrului privind operaiunile prezentate la viza de
control financiar preventiv
Descrierea testului:
Testarea a urmrit dac la nivelul UNIVERSITATEA a fost constituit Registrul privind
operaiunile prezentate la viza de control financiar preventiv.
Dup efectuarea verificrii, s-a constatat c la nivelul instituiei a fost constituit Registrul
privind operaiunile prezentate la viza de control financiar preventiv, al crui coninut corespunde
cu prevederile OMFP nr. 522/2003.
Eantionul a fost constituit din documentele justificative intocmite i supuse vizei de
control fonanciar preventiv n urmatoarele luni:
- ianuarie, februarie, martie, aprilie, mai, iunie, iulie, decembrie 2013;
- ianuarie, februarie, martie, august, iulie, septembrie, 2014;
In Registrul privind operaiunile prezentate la viza de control financiar preventiv au fost
nscrise documentele prezentate la viza de control financiar preventiv n mod cronologic i
sistematic.
Nu s-au constatat disfuncii privind constituirea Registrului privind operaiunile
prezentate la viza de control financiar preventiv.

31

Universitatea Babe-Bolyai Cluj-Napoca


Compartiment Audit Public Intern
Misiunea de audit: Auditarea organizrii controlului financiar preventiv propriu
Perioada auditat: 01.01.2013 - 01. 01.2015
TESTUL NR. 2.2
Misiunea de audit: "Auditarea activitii de control financiar preventiv propriu"
Obiectiv: Respectarea cadrului legal, normativ i procedural n desfurarea activitii de
control financiar preventiv propriu
Obiectul testului: Exercitarea vizei de control financiar preventiv propriu prin semntur
i aplicarea sigiliului

Descrierea testului:
Testarea a urmrit dac:
a fost confecionat sigiliul de viz a CFPP;

sigiliul personal

cuprinde urmtoarele informaii: denumirea entitii publice; meniunea


"vizat pentru control financiar preventiv"; numrul sigiliului (numrul de identificare a
titularului acestuia); data acordrii vizei (an, luna, zi);
controlul financiar preventiv s-a exercitat, prin viz, de persoane desemnate n acest
sens de ctre conductorul entitii publice;
persoanele care exercit controlul financiar preventiv sunt altele dect cele care aprob
i efectueaz operaiunea supus vizei;
Eantionul a fost
constituit din documentele justificative ntocmite i supuse vizei de
control fonanciar preventiv n urmtoarele luni:
- ianuarie, februarie, martie, aprilie, mai, iunie, iulie, decembrie 2013;
- ianuarie, februarie, martie, august, iulie, septembrie, 2014;
Din verificrile efectuate, s-au constatat urmtoarele:

controlul financiar preventiv s-a exercitat, prin viz, de persoane desemnate n acest sens de ctre conducerea
instituiei;
persoanele care au exercitat controlul financiar preventiv au fost altele dect cele care au aprobat i efectuat
operaiunile supuse vizei;

viza de control financiar preventiv s-a exercitat prin semntura persoanelor desemnate i prin
aplicarea sigiliilor personale, care au cuprins urmtoarele informaii: denumirea entittii publice;
meniunea "vizat pentru control financiar preventiv"; numrul sigiliului (numrul de identificare a
titularului acestuia); data acordrii vizei (an, luna, zi);
Din analiza documentelor solicitate i puse la dispoziie de persoanele care exercit
controlul financiar preventiv a rezultat c au fost vizate, n principal, urmtoarele operaiuni:
angajamentele legale i angajamentele bugetare;
ordonanarea cheltuielilor;
acte juridice prin care se creeaz obligaii de plat pe seama fondurilor institutiei;
alte operaiuni stabilite prin Cadrul specific al operaiunilor supuse controlului preventiv.

32

Universitatea Babe-Bolyai Cluj-Napoca


Compartiment Audit Public Intern
Misiunea de audit: Auditarea organizrii controlului financiar preventiv propriu
Perioada auditat: 01.01.2013 - 01. 01.2015
TESTUL NR. 2.3
Misiunea de audit: "Auditarea activitii de control financiar preventiv propriu"
Obiectiv: Respectarea cadrului legal, normativ i procedural n desfurarea activitii de
control financiar preventiv propriu
Obiectul testului: Prezentarea documentelor pentru viza de control financiar preventiv
propriu
Descrierea testului:
La efectuarea testrii s-a verificat dac documentele ce au privit operaiunile prin care
s-au afectat fondurile UNIVERSITATEA au fost nsoite de avizele compartimentelor de
specialitate, de note de fundamentare, de documente justificative i, dupa caz, de o "Propunere de
angajare a unei cheltuieli" i/sau de un "Angajament individual/global", ntocmite conform
anexei nr. 1 i, respectiv, anexei nr. 2 la Normele metodologice aprobate prin OMFP nr.
1.792/2002.
Eantionul a fost constituit din documentele justificative intocmite i supuse vizei de
control fonanciar preventiv n urmatoarele luni:
- ianuarie, februarie, martie, aprilie, mai, iunie, iulie, decembrie 2013;
- ianuarie, februarie, martie, august, iulie, septembrie, 2014;
In urma verificrilor efectuate, auditorul opineaz c documentele ce au privit
operaiunile prin care s-au afectat fondurile UNIVERSITATEA au fost nsoite de avizele
compartimentelor de specialitate, de note de fundamentare, de documente justificative i, dupa
caz, de o "Propunere de angajare a unei cheltuieli" i/sau de un "Angajament individual/global",
ntocmite conform prevederilor legale n vigoare.

33

Universitatea Babe-Bolyai Cluj-Napoca


Compartiment Audit Public Intern
Misiunea de audit: Auditarea organizrii controlului financiar preventiv propriu
Perioada auditat: 01.01.2013 - 01. 01.2015
INTERVIU nr. 1.1
privind organizarea controlului financiar preventiv propriu
Nr.
ntrebare
crt.
1. Numirea persoanei care exercit controlul financiar
preventiv s-a fcut cu acordul Ministerului Educaiei
Naionale ?
2. Persoana desemnat s exercite viza de control
financiar preventiv, are atribuii concrete n acest sens
stipulate n fia postului ?
3. Fia postului a fost adus la cunotina persoanei
responsabile cu controlul financiar preventiv ?
4.

Exist un sistem de motivare, avnd n vedere


complexitatea activitii ?

5.

Exist un program de pregtire profesional care s


aib n tematic i cursuri de specialitate pentru
persoana care exercit controlul financiar preventiv?
Dac nu, motivai.

6.

Persoana desemnat cu exercitarea controlului


financiar preventiv este evaluat anual ?

7.

Evaluarea activitii persoanei cu atribuii de control


financiar preventiv s-a realizat cu acordul instituiei
ierarhic superioare care a avizat numirea ?
V rog s precizai dac persoana care exercit
controlul financiar preventiv a fost sancionat n
perioada 2010 2012. n cazul n care a fost
sancionat, v rog s prezentai avizul Ministerului
Educaiei Naionale.
Mai avei ceva de adugat?

8.

9.

34

DA NU

Obs.

Universitatea Alexandru Ioan Cuza Iasi


Compartiment Audit Public Intern
Misiunea de audit: Auditarea organizrii controlului financiar preventiv propriu
Perioada auditat: 01.03.2013 - 31. 09.2014
INTERVIU nr. 2.1
privind organizarea controlului financiar preventiv propriu

Nr.
ntrebare
crt.
1. Pentru activitile desfurate n cadrul Biroului
Patrimoniu i Administrativ, sunt ntocmite proceduri
operaionale ?
2.

Procedurile elaborate pentru activitile specifice


compartimentului dumneavoastr includ descrieri
referitoare la controlul financiar preventiv propriu n
cazul n care operaiunile respective intr n sfera
CFPP ?

3.

Contractele de nchiriere sunt vizate pentru control


financiar preventiv ? Dac nu, v rog s argumentai.

4.

Procesele verbale de scoatere din funciune a


mijloacelor fixe sunt vizate pentru control financiar
preventiv ? Dac nu, v rog s argumentai.

5.

Considerai
oportun
actualizarea
Circuitului
documentelor i informarea tuturor compartimentelor
care ntocmesc documente aferente proiectelor de
operaiuni supuse controlului financiar preventiv ?
Mai avei ceva de adugat?

6.

35

DA NU

Obs.

FI DE IDENTIFICARE I ANALIZ A POBLEMEI NR. I. 1.


Universitatea Babe-Bolyai Cluj-Napoca
Compartiment Audit Public Intern
Misiunea de audit: Auditarea organizrii controlului financiar preventiv propriu
Perioada auditat: 01.01.2013 - 01. 01.2015
Obiect auditabil: 1.Stabilirea obiectivelor, planificarea, coordonarea, monitorizarea i
managementul riscului la nivelul activitii de control financiar preventiv propriu

PROBLEMA
n ceea ce privete stabilirea obiectivelor, planificarea, coordonarea, monitorizarea i
managementul riscului, s-a constatat c, la nivelul Compartimentului de control financiar
preventiv, nu sunt stabilite obiective specifice/detaliate, n conformitate cu reglementrile legale
privind standardele de control intern.
CONSTATARE
Din analiza modului de organizare i conducere a activitii de control financiar preventiv
propriu, s-a constatat c nu au fost stabilite obiectivele specifice, care s fie definite n mod
exact, s fie msurabile, realiste i cu termene de ndeplinire, aa cum prevede legislaia n
materie. Astfel, nu au putut fi identificate riscurile ce pot afecta realizarea obiectivelor. La nivelul
compartimentului este monitorizat ca risc probabil doar neacordarea vizei de CFP pe
documente.
CAUZE
Au fost ntmpinate dificulti n definirea acestor obiective n mod exact/specific, astfel
nct s rspund pachetului de cerine S.M.A.R.T, adic s fie precise, msurabile i
verificabile, necesare, realiste i cu termene de realizare, n conformitate cu prevederile O.M.F.P.
nr. 946 / 2005, pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial, cuprinznd standardele
de control intern/managerial la entitile publice i pentru dezvoltarea sistemelor de control
intern/managerial.
CONSECINE
Pentru obiectivele specifice activitii de control financiar preventiv propriu nu au fost
identificate riscurile n ndeplinirea acestor obiective. Astfel, nu sunt introduse acele activiti de
control care pot conduce la diminuarea sau eliminarea riscurilor specifice.

RECOMANDRI
Descompunerea obiectivelor generale n obiective specifice i definirea riscurilor
corespunztoare n documentul Registrul riscurilor, n scopul monitorizrii i evalurii
permanente a acestora

36

FI DE IDENTIFICARE I ANALIZ A POBLEMEI NR. II. 1.


Universitatea Babe-Bolyai Cluj-Napoca
Compartiment Audit Public Intern
Misiunea de audit: Auditarea organizrii controlului financiar preventiv propriu
Perioada auditat: 01.01.2013 - 01. 01.2015
Obiect auditabil: 2.Stabilirea atribuiilor, funciilor, sarcinilor, delegarea de competene i
emiterea deciziilor

PROBLEMA
Pentru persoanele desemnate cu exercitarea controlului financiar preventiv nu au fost
actualizate fiele posturilor din punct de vedere organizatoric .

CONSTATARE
n urma observrii directe a fielor de post pentru persoanele cu atribuii n controlul
financiar preventiv propriu, s-a constatat c acestea nu sunt actualizate n conformitate cu noile
modificri intervenite n organizarea i conducerea UNIVERSITATEA.

CAUZE
Nu s-au respectat prevederile O.M.F.P. nr. 946 / 2005, pentru aprobarea Codului
controlului intern/managerial, cuprinznd standardele de control intern/managerial la entitile
publice i pentru dezvoltarea sistemelor de control intern/managerial, cu modificrile i
completrile ulterior n special Standardul nr. 2 Atribuii, funcii, sarcini, n ceea ce privete
actualizarea permanent a fielor posturilor.

CONSECINE
Din punct de vedere organizatoric i al relaiilor ierarhice, fiele de post ale persoanelor
desemnate cu exercitarea controlului financiar preventiv propriu nu sunt conforme cu ultima
Organigram aprobat.

RECOMANDRI
Actualizarea fielor de post n conformitate cu prevederile O.M.F.P. nr. 946 / 2005, pentru
aprobarea Codului controlului intern/managerial, cuprinznd standardele de control
intern/managerial la entitile publice i pentru dezvoltarea sistemelor de control
intern/managerial, cu modificrile i completrile ulterioare

37

FI DE IDENTIFICARE I ANALIZ A POBLEMEI NR. III. 1.


Universitatea Babe-Bolyai Cluj-Napoca
Iasi Compartiment Audit Public Intern
Misiunea de audit: Auditarea organizrii controlului financiar preventiv propriu
Perioada auditat: 01.01.2013 - 01. 01.2015
Obiect auditabil: 4.ntocmirea, aprobarea, actualizarea i comunicarea procedurilor ce
reglementeaz activitatea de control financiar preventiv propriu
PROBLEMA
La nivelul Compartimentului de control financiar preventiv nu este actualizat Procedura
privind acordarea vizei de control financiar preventiv cod PO-SFC-21 ntocmit i aprobat
n luna august 2010.
CONSTATARE
n urma studierii procedurilor operaionale, s-a constatat c Procedura privind acordarea vizei
de control financiar preventiv cod PO-SFC-21 menioneaz ca documente de referin acte
normative care nu mai sunt n vigoare i nu este prezentat un circuit al documentelor care s
acopere ntregul spectru de activiti/compartimente cu atribuii legate de activitatea de control
financiar preventiv propriu.
CAUZE
Nu s-au respectat prevederile O.M.F.P. nr. 946 / 2005, pentru aprobarea Codului controlului
intern/managerial, cuprinznd standardele de control intern/managerial la entitile publice i
pentru dezvoltarea sistemelor de control intern/managerial, cu modificrile i completrile
ulterioare.
CONSECINE
Procedurile, ca element de control managerial, aduc o contribuie important la mbuntirea
activitii i la transferul de cunotine, consolideaz monitorizarea proceselor administrative i
ntresc responsabilitatea n atingerea obiectivelor. Procedurile constituie i un instrument de
lucru pentru executani, acetia cunoscnd astfel normele legale ce trebuie respectate pentru
fiecare domeniu de activitate. Prin parcurgerea Circuitului documentelor, fiecare persoan din
instituie trebuie s neleag rolul individual pe care l are n sistem i modul n care activitile
proprii se leag de activitatea celorlali.
Caracterul incomplet i neactualizarea procedurilor specifice constituie riscuri n realizarea
obiectivelor.
RECOMANDRI
- Actualizarea Procedurii privind acordarea vizei de control financiar preventiv-cod PO-SFC21;
- Completarea Circuitului documentelor astfel nct la precizarea compartimentelor cu
atribuii legate de activitatea de control financiar preventiv s fie eliminat orice situaie pentru
care nu au fost fixate responsabiliti.

38

Minuta edinei de nchidere


Compartimentul de Audit
Public Intern

INTERVENIA LA FAA LOCULUI

Data: 10.03.2015

edina de nchidere

Domeniu/activitatea auditat: Organizarea controlului intern


Denumirea misiunii: Misiunea de audit intern privind Organizarea controlului intern
Document redactat de: Urzic Anamaria, Mihalache Andrei
Supervizat: Lucanu Ioan
Perioada auditat: 01.01.2013-01.01.2015
MINUTA EDINEI DE NCHIDERE
A. Lista participanilor
Numele

Neag Ioan
Petrior Irina
Urzic Anamaria

Funcia

Entitatea/structura evaluat

Director
Contabila
Auditor

Mihalache Andrei

Auditor

Cazacu Alexandru

Birou Control
Financiar Preventiv

39

Semntura

B. Concluzii

n cadrul edinei au fost prezentate obiectivele auditate i constatrile pentru fiecare obiect
auditat. Constatrile efectuate au fost susinute cu dovezi.
Problemele identificate au fost discutate n detaliu, insistndu-se asupra cauzelor i a consecinelor
pe care acestea le-ar produce, n cazul n care nu sunt soluionate.
n cadrul edinei de nchidere structura auditat i-a nsuit n totalitate constatrile i
recomandrile formulate.
Raportul de audit intern va fi nsoit de o SINTEZ care va conine principalele constatri i
recomandri ale echipei de auditori interni i concluziile generale pentru activitatea auditat.
Prin semnarea prezentei minute, persoanele responsabile cu efectuarea controlului financiar
preventiv recunosc c le-au fost napoiate toate documentele puse la dispoziia auditorului.
Structura auditat se angajeaz s completeze Planul de aciune i Calendarul implementrii
recomandrilor, cu termenele de realizare i persoanele responsabile cu implementarea acestora,
pe care le vor discuta cu echipa de auditori interni.

40

ELABORAREA PROIECTULUI DE RAPORT DE AUDIT INTERN


Universitatea Alexandru Ioan Cuza Iasi
Compartiment Audit Public Intern

PLANUL DE ACIUNE
I
CALENDARUL DE IMPLEMENTARE A RECOMAND
OBIECTE
AUDITABILE

RECOMANDRI

ACIUNI / MSURI

Obiectivul nr. 1. Organizarea registrelor de contabilitate

Trecerea Compartimentului de control


financiar
preventiv n subordinea D.E.R.U., asigurnd astfel
conducerea
att independena structurii funcionale, ct i o mai
activitii de
bun coordonare a urmririi ncadrrii n limitele
control financiar
creditelor bugetare sau creditelor de angajament,
preventiv
dup caz.
propriu

- Propunerea spre analiz n cadrul


Senatului a modificrii
Orga
UNIVERSITATEA,
prin
Compartimentului de
control
preventiv n subordinea D.E.R.U.

2. Stabilirea
obiectivelor,
planificarea,
coordonarea,
monitorizarea i
managementul
riscului la
nivelul activitii
de control
financiar
preventiv
propriu

- Luarea msurilor pentru desco


obiectivelor generale n obiective s
individuale, care trebuie s fie
msurabile i verificabile, necesare, r
cu termene de realizare, n confor
prevederile O.M.F.P. nr. 946 / 2005;
- Identificarea riscurilor care pot int
realizarea acestor obiective.

1. Organizarea i

41

Descompunerea obiectivelor generale n obiective


specifice i definirea riscurilor corespunztoare n
documentul Registrul riscurilor,
n
scopul
monitorizrii i evalurii permanente a acestora.

OBIECTE
AUDITABILE

3. Stabilirea
atribuiilor,
funciilor,
sarcinilor,
delegrile de
competen i
emiterea
deciziilor

42

RECOMANDRI

Actualizarea fielor de post, n conformitate cu


modificrile intervenite n organizarea universitii.

ACIUNI / MSURI

- Luarea msurilor de actualizare a


post, prin corelarea relaiilor iera
modificrile intervenite n Org
UNIVERSITATEA

PROCEDURA TRANSMITEREA PROIECTULUI DE


RAPORT DE AUDIT INTERN
Universitatea Babe-Bolyai Cluj-Napoca
Compartiment Audit Public Intern

Doamnei ec.
Cornelia Sipos persoana mputernicit cu exercitarea
controlului financiar preventiv propriu
Spre tiin: Doamnei ec. Georgeta Irimescu Director Economic i resurse
Umane
Stimat Doamn,
V transmit alturat, spre studiu i analiz, Proiectul raportului de audit
ncheiat n urma misiunii de audit cu tema Auditarea organizrii controlului
financiar preventiv propriu.
V rog totodat ca n termen de 15 zile s mi transmitei punctul
dumneavoastr de vedere cu privire la constatrile, concluziile i recomandrile
propuse.
n cazul n care vei exprima obieciuni fa de unele aspecte inserate n
cuprinsul proiectului de raport, v adresez rugmintea ca n conformitate cu
prevederile legale, s fixai data i locul desfurrii unei Reuniuni de conciliere.
Dac nu vei transmite observaii, voi presupune acordul dumneavoastr
tacit n legtur cu coninutul proiectului de raport.
Cu deosebit consideraie,
AUDITORI,
Urzic Anamaria
Mihalache Andrei

43

RAPORT DE AUDIT
INTERN
STRUCTURA AUDITAT:
COMPARTIMENTUL DE CONTROL FINANCIAR PREVENTIV

MISIUNEA DE AUDIT INTERN PRIVIND

Auditarea organizrii controlului financiar preventiv


propriu

44

I. INTRODUCERE
I.1. Echipa de auditori numii: Urzic Anamaria, Mihalache Andrei
I.2. Ordinul de efectuare a misiunii de audit: Ordinul de serviciu nr. 394 / 11.01.2013 aprobat
de Rectorul universitii pentru auditorul intern Urzic Anamaria, Mihalache Andrei
I.3. Baza legal a aciunii de auditare:
- Planul de audit intern pentru anul 2013, aprobat de conducerea universitii i de Serviciul
Audit din cadrul M.E.N.;
- Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, cu modificrile i completrile ulterioare;
-

O.M.F.P. nr. 38/15.01.2003 prin care se aprob Normele metodologice de aplicare a Legii nr.
672/2002, cu modificrile i completrile ulterioare;

Ordinul M.E.C.T. nr. 5281/2003 prin care se aprob Normele metodologice proprii privind
exercitarea activitii de audit.
I.4. Durata aciunii de auditare: 01.02.2015 01.05.2015
I.5. Perioada supus auditrii : 01.01.2013 01.01.2015
I.6. Scopul misiunii de audit intern
Scopul misiunii de audit intern este de a evalua activitatea de control financiar preventiv propriu
de la nivelul Universitatea Babe-Bolyai Cluj-Napoca n privina transparenei i a
conformitii cu normele de legalitate, regularitate, economicitate, eficien i eficacitate. De
asemenea, formularea recomandrilor are ca scop mbuntirea activitii i corectarea
iregularitilor identificate.
I.7. Obiectivul general al auditului
Obiectivul auditului a fost de a da asigurri rezonabile conducerii instituiei asupra
faptului c sistemele de management i control intern, exist i funcioneaz corespunztor i c
recomandrile formulate n cadrul rapoartelor de audit anterioare au fost implementate.
Obiectivele specifice acestei aciunii de auditare au urmrit:
- Organizarea i conducerea activitii de control financiar preventiv propriu;

Respectarea cadrului legal, normativ i procedural n desfurarea activitii de control financiar


preventiv propriu;

Verificarea cazurilor de refuz de viz i a msurilor ntreprinse n ceea ce privete operaiunile


refuzate la viz;
- Raportarea activitii de control financiar preventiv propriu.
I.8. Tipul de auditare
Auditorul intern a efectuat un audit de conformitate/regularitate privind respectarea
principiilor, regulilor metodologice i procedurale n organizarea i desfurarea activitii de
control financiar preventiv, la Universitatea Alexandru Ioan Cuza Iasi.
I.9. Metode i tehnici utilizate:
a) Verificarea - n vederea asigurrii validrii, confirmrii i acurateei documentelor, a
concordanei cu legile i regulamentele n vigoare, precum i a eficacitii controlului intern prin
urmtoarele tehnici de verificare:
- examinarea: pentru detectarea erorilor i/sau iregularitilor;
- confirmarea: cu scopul validrii informaiilor prin solicitarea acestora din mai multe surse
45

independente;
garantarea: pentru verificarea realitii tranzaciilor nregistrate pornind de la examinarea
nregistrrilor spre documentele justificative;
urmrirea: pentru verificarea procedurilor de la documentele justificative spre articolul
nregistrat n vederea stabilirii realitii nregistrrii n totalitate a tranzaciilor.
b) Observarea fizic - n vederea formrii unei preri proprii privind modul de ntocmire i
emitere a documentelor;
c) Interviul - pentru lmurirea unor aspecte legate de organizarea i desfurarea activitilor;
d) Analiza - pentru a evalua elementele componente ale activitii de control financiar preventiv;
Principalele instrumente de audit intern utilizate au fost: chestionarul de control intern i
chestionarul list de verificare .
Pentru realizarea obiectivelor stabilite, n Etapa de intervenie la faa locului, auditorul a
avut n vedere:
- cunoaterea activitii de control financiar preventiv propriu i studierea procedurii aferente;
- intervievarea personalului;
- analiza datelor i informaiilor;
- evaluarea eficienei i eficacitii controlului intern;
- realizarea de testri.
Cadrul legal care st la baza activitilor desfurate de structura auditat:

Ordonana nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial i controlul financiar preventiv


republicat, cu modificrile i completrile ulterioare;
- Legea 500/2002 privind finanele publice, cu modificrile i completrile ulterioare;

O.M.F.P. nr. 1792/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea,
ordonanarea i plata cheltuielilor instituiilor publice, cu modificrile i completrile ulterioare;

O.M.F.P. nr. 522/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice generale referitoare la


exercitarea controlului financiar preventiv, cu modificrile i completrile ulterioare;

O.M.F.P. nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern la entitile publice i pentru
dezvoltarea sistemelor de control managerial;

I.10. Documente i materiale examinate


Documentele examinate n desfurarea misiunii de audit privind activitatea de control
financiar preventiv au fost:
- fiele posturilor;
- Procedura operaional privind acordarea vizei de control financiar preventiv cod POSFC-21.
reglementri interne ale universitii, cum sunt : Regulamentul intern al
UNIVERSITATEA; Decizia nr. 173 din 24.03.2008 privind angajarea, lichidarea, ordonantarea
i plata cheltuielilor; Deciziile nr. 235 din 21.04.2004, nr. 304 din 02.10.2006 i nr. 331 din
18.10.2006 privind exercitarea controlului financiar preventiv;
- registrele privind operaiunile prezentate la viza de control financiar preventiv;
- rapoartele trimestriale privind activitatea de control financiar preventiv propriu;
- documentele supuse vizei controlului financiar preventiv propriu;

I.11. Materiale ce se ntocmesc conform procedurii, pe durata desfurrii misiunii de audit


Notificri pentru declanarea misiunii de audit (N);
Minuta edinei de deschidere (MSD);
46

Identificarea riscurilor asociate (IRA);


Chestionar de control intern (CCI);
Stabilirea factorilor de risc (SFR);
Stabilirea nivelului riscurilor i a punctajului total (SNRPT);
Clasarea riscurilor (CR);
Programul de audit (PA);
Chestionare de verificare (CV)
Liste de verificare pe obiective (LV);
Interviuri (I);
Teste (T);
Fie de identificare i analiz a problemei (FIAP);
Minuta edinei de nchidere (MSI);
Raport de audit intern-proiect (RAI-P);
Nota centralizatoare a documentelor de lucru (NCDL);

I.12. Recomandrile misiunilor de audit intern anterioare


Ca urmare a misiunii de audit intern denumit Auditarea activitilor financiare sau cu
implicaii financiare desfurate de entitatea public din momentul constituirii
angajamentelor pn la utilizarea fondurilor de ctre beneficiarii finali, inclusiv a
fondurilor provenite din finanare extern desfurat n anul 2012, s-au fcut urmtoarele
recomandri care privesc activitatea de control financiar preventiv propriu:
Prezentarea tuturor proiectelor de angajamente legale pentru viza de control financiar propriu la
persoana desemnat n acest sens;
Prezentarea tuturor proiectelor de contracte de achiziii de la cantin pentru viza Oficiului juridic
i pentru viza CFP mpreun cu formularul Propunere de angajare a unei cheltuieli.
Persoanele responsabile i-au nsuit aceste recomandri.
I.13. Recomandrile misiunilor de audit externe
Ca urmare a misiunilor de audit ale Camerei de Conturi IASI nu sunt recomandri privind
obiectivele prezentei misiuni. Nu s-au primit copii dup rapoartele altor misiuni de audit externe.

I.14. Organizarea Compartimentului de control financiar preventiv


Conform Organigramei aprobat prin Hotrrea Senatului nr. 25 din 13 martie 2012,
Compartimentul de control financiar preventiv funcioneaz n directa subordine a Rectorului
universitii i cuprinde o persoan.
Principalele activiti referitoare la controlul financiar preventiv propriu desfurate n cadrul
compartimentului sunt urmtoarele:
- efectuarea controlului formal i de fond al documentelor prezentate la viza de CFP;
- acordarea vizei de CFP prin aplicarea sigiliului personal;
- completarea Registrului privind operaiunile prezentate la viza de CFP;
informarea M.E.N. asupra operaiunilor refuzate la viz i efectuate pe propria
rspundere a conductorului universitii;
- ntocmirea Raportului trimestrial i transmiterea la M.E.N. la termenele fixate;
- pstrarea i arhivarea documentelor specifice activitii desfurate.

II. CONSTATRI SI RECOMANDRI


Importana auditrii activitii de control financiar preventiv propriu rezult din scopul
acesteia: de a identifica proiectele de operaiuni care nu respect condiiile de legalitate i
regularitate i/sau, dup caz, de ncadrare n limitele i destinaia creditelor bugetare i de
angajament i prin a cror efectuare s-ar prejudicia patrimoniul universitii i/sau fondurile
47

publice.
n continuare, sunt prezentate principalele constatri precum i recomandrile formulate n
vederea mbuntirii sistemelor de management i control intern al activitii auditate, cu scopul
facilitrii atingerii obiectivelor prestabilite.

II.1.Organizarea i conducerea activitii de control financiar preventiv


propriu
Organizarea controlului financiar preventiv propriu intr n competena ordonatorului de
credite i are la baz principiul separrii atribuiilor persoanelor care iniiaz operaiunea, de
atribuiile celor care o verific.
Controlul financiar preventiv se bazeaz n amonte pe certificarea realitii, regularitii i
legalitii, confirmate prin semntura efilor compartimentelor care iniiaz operaiunea.
Gama larg de acte administrative a fcut ca legea s prevad implicarea compartimentului de
specialitate juridic n controlul legalitii actelor administrative, prin avizul premergtor
exercitrii vizei de control financiar preventiv. Al doilea compartiment de specialitate din cadrul
unei instituii publice, care nu intr n categoria compartimentelor iniiatoare, este
compartimentul financiar-contabil. n funcie de natura operaiunilor i, mai ales, de coninutul
concret al operaiunii, compartimentele de specialitate juridic i financiar-contabil i exercit
atribuiile de control separat sau conjugat, prin dublu aviz.
Controlul financiar preventiv intern este o aciune suplimentar, prin care ordonatorul se
asigur c angajamentele juridice pe care le semneaz ndeplinesc condiiile prevzute de lege
(inclusiv de Legea finanelor publice).
Actele normative care reglementeaz aceast activitate, prevd organizarea controlului
financiar preventiv n compartimentul de specialitate financiar-contabil. De asemenea, n
Manualul de control financiar preventiv publicat pe site-ul Ministerului Finanelor Publice se
precizeaz: o astfel de organizare este fireasc, deoarece, n organizarea instituiei publice,
acesta este compartimentul de specialitate care deine informaiile cu privire la execuia
bugetului i situaia patrimoniului la un moment dat: creditele angajate, creditele disponibile,
creditele consumate, necesarul de fonduri, datoriile, creanele etc. De asemenea, tot n acest
compartiment se arhiveaz documentele justificative ale operaiunilor patrimoniale reflectate n
conturi.
Prin urmare, auditorul intern RECOMAND trecerea Compartimentului de control financiar
preventiv n subordinea D.E.R.U., asigurnd astfel att independena structurii funcionale, ct i
o mai bun coordonare a urmririi ncadrrii n limitele creditelor bugetare sau creditelor de
angajament, dup caz.
Aa cum prevede Ordonana nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial i controlul
financiar preventiv, controlul financiar preventiv se va integra, n mod treptat, n sfera
rspunderii manageriale, ca urmare a evalurii fcute de Ministerul Finanelor Publice, pe
msur ce controlul intern va asigura eliminarea riscurilor n administrarea fondurilor publice.
II.1.1. Stabilirea obiectivelor, planificarea, coordonarea, monitorizarea i managementul
riscului la nivelul activitii de control financiar preventiv propriu
Implementarea sistemului de control intern/managerial la nivelul universitii implic
realizarea legturii ntre misiunea instituiei de nvmnt superior, strategia acesteia, stabilirea
obiectivelor generale i stabilirea obiectivelor specifice. Un sistem de control intern eficient
presupune monitorizarea permanent a riscurilor identificate care pot afecta realizarea
obiectivelor.
Existena unor obiective clare i realiste este esenial pentru succesul instituiei n
ansamblu i a fiecrui compartiment n parte. n privina stabilirii obiectivelor, a planificrii,
coordonrii, monitorizrii i managementului riscului, CODUL CONTROLULUI INTERN48

cuprinznd standardele de management/control intern la entitile publice, prevede:


Descompunerea i formularea obiectivelor
n entitatea public, obiectivele generale se descompun n obiective derivate, care, la rndul
lor, se descompun n obiective specifice (individuale), formnd un ansamblu coerent. Formularea
obiectivelor poate fi calitativ sau cantitativ, ns, n orice caz, trebuie definii indicatori de
rezultate, pe ct posibil comensurabili.
Planificarea
Pentru a se realiza obiectivele, se desfoar activiti adecvate, crora este necesar s li se
aloce resurse. Expresia valoric a resurselor se reflect n buget, care reprezint planul financiar.
Obiectivele, activitile ealonate n timp i resursele aferente constituie planul de management.
Planificarea constituie un element fundamental al sistemului de control managerial, deoarece,
prin plan, se stabilete baza de referin n raport cu care aceasta se exercit.
Organizarea
Activitile prin care se realizeaz obiectivele (individuale, derivate i generale) sunt
transpuse n sarcini (componena elementar), atribuiuni i funciuni (componente agregate) i
sunt atribuite, spre efectuare, componentelor structurale ale entitii publice (posturi i
compartimente). Aceasta conduce la definirea unei structuri organizatorice adecvate ndeplinirii
obiectivelor. Controlul managerial nu poate opera n afara unui plan i a unei structuri
organizatorice adecvate.
Constatri pozitive
La nivelul Universitii tefan cel Mare s-au constituit structuri cu atribuii de monitorizare,
coordonare i ndrumare metodologic a implementrii i dezvoltrii Sistemului de control
managerial intern, n conformitate cu Decizia rectorului nr. 28/2011 i este ntocmit
Registrul riscurilor.
n privina stabilirii obiectivelor specifice activitii de control financiar preventiv propriu, s-a
identificat problema prezentat n FIAP nr. I.1:
PROBLEMA
n ceea ce privete stabilirea obiectivelor, planificarea, coordonarea, monitorizarea i
managementul riscului, s-a constatat c, la nivelul Compartimentului de control financiar
preventiv, nu sunt stabilite obiective specifice/detaliate, n conformitate cu reglementrile legale
privind standardele de control intern.
CONSTATARE
Din analiza modului de organizare i conducere a activitii de control financiar preventiv
propriu, s-a constatat c nu au fost stabilite obiectivele specifice, care s fie definite n mod
exact, s fie msurabile, realiste i cu termene de ndeplinire, aa cum prevede legislaia n
materie. Astfel, nu au putut fi identificate riscurile ce pot afecta realizarea obiectivelor. La
nivelul compartimentului este monitorizat ca risc probabil, doar neacordarea vizei de CFP pe
documente.
CAUZE
Au fost ntmpinate dificulti n definirea acestor obiective n mod exact/specific, astfel
nct s rspund pachetului de cerine S.M.A.R.T, adic s fie precise, msurabile i
verificabile, necesare, realiste i cu termene de realizare, n conformitate cu prevederile
O.M.F.P. nr. 946 / 2005, pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial, cuprinznd
standardele de control intern/managerial la entitile publice i pentru dezvoltarea sistemelor de
control intern/managerial .
CONSECINE
Pentru obiectivele specifice activitii de control financiar preventiv propriu nu au fost
identificate riscurile n ndeplinirea acestor obiective. Astfel, nu sunt introduse acele activiti de
control care pot conduce la diminuarea sau eliminarea riscurilor.
RECOMANDARE
Descompunerea obiectivelor generale n obiective specifice i definirea riscurilor
49

corespunztoare n documentul Registrul riscurilor, n scopul monitorizrii i evalurii


permanente a acestora.
II.1.2. Stabilirea atribuiilor, funciilor, sarcinilor, delegrile de competen i emiterea
deciziilor

Pentru verificarea acestui obiect auditabil s-a urmrit dac la nivelul universitii au fost
stabilite atribuii, sarcini i au fost emise decizii privind exercitarea controlului financiar
preventiv propriu.
Constatri pozitive
La nivelul Universitatea Babe-Bolyai Cluj-Napoca a fost stabilit persoana care va acorda
viza de control financiar preventiv i nlocuitoarea acesteia, prin Decizia nr. 331 din 18.10.2006
emis de Rectorul universitii. Numirea a fost precedat de acordarea avizului favorabil de ctre
Ministerul Educaiei, Cercetrii i Tineretului.
La desemnarea persoanelor responsabile cu exercitarea controlului financiar preventiv
propriu, s-a urmrit dac acestea ndeplinesc cumulativ urmtoarele condiii:
au cetenie roman i domiciliul n Romnia;
cunosc limba romn, scris i vorbit;
au capacitate deplin de exerciiu;
au o stare de sntate corespunztoare, atestat pe baza de examen medical de specialitate;
au studii superioare economice sau juridice;
au o vechime efectiv de minimum 3 ani n domeniul financiar-contabil;
nu au fost condamnate pentru svrirea unei infraciuni care le-ar face incompatibile cu
exercitarea acestei activiti;
prezint minimum dou scrisori de recomandare.
Persoanele numite n vederea exercitrii controlului financiar preventiv propriu n cadrul
Universitatea Babe-Bolyai Cluj-Napoca nu au fost implicate, prin sarcinile de serviciu, n
aprobarea, efectuarea i nregistrarea operaiunilor supuse controlului financiar preventiv
propriu.
Sarcinile / atribuiile asociate activitii de control financiar preventiv sunt stabilite n
concordan cu prevederile legale n vigoare i sunt prevzute n fiele de post.
n urma analizrii Organigramei aprobat prin Hotrrea Senatului nr. 25 din 13 martie 2012
i a fielor de post, s-a ntocmit FIAP nr. I.2:
PROBLEMA IDENTIFICAT
Pentru persoanele desemnate cu exercitarea controlului financiar preventiv nu au fost
actualizate fiele posturilor, din punct de vedere organizatoric .
CONSTATARE
n urma observrii directe a fielor de post pentru persoanele cu atribuii n controlul financiar
preventiv propriu, s-a constatat c acestea nu sunt actualizate n conformitate cu noile modificri
intervenite n organizarea i conducerea UNIVERSITATEA.
CAUZE
Nu s-au respectat prevederile O.M.F.P. nr. 946 / 2005, pentru aprobarea Codului controlului
intern/managerial, cuprinznd standardele de control intern/managerial la entitile publice i
pentru dezvoltarea sistemelor de control intern/managerial, cu modificrile i completrile
1
ulterioare , n special Standardul nr. 2 Atributii, funcii, sarcini, n ceea ce privete
1
Standard 2 - ATRIBUII, FUNCII, SARCINI
2.1. Descrierea standardului
Entitatea public transmite angajailor i actualizeaz permanent:

documentul privind misiunea entitii publice;

regulamentele interne;

fia postului (funciei).


[...]

50

actualizarea permanent a fielor posturilor.


CONSECINE
Din punct de vedere organizatoric i al relaiilor ierarhice, fiele de post ale persoanelor
desemnate cu exercitarea controlului financiar preventiv propriu nu sunt conforme cu ultima
Organigram aprobat.
RECOMANDARE
Actualizarea fielor de post, n conformitate cu modificrile intervenite n organizarea
universitii.
II.1.3. Pregtirea profesional i competenele personale ale salariailor ce desfoar
activitatea de control financiar preventiv propriu
Constatri pozitive
Exercitarea atribuiilor de control financiar preventiv de ctre persoanele desemnate se
realizeaz pe baza urmtoarelor principii:
Competena profesional
Persoanele desemnate s exercite controlul financiar preventiv propriu cunosc i aplic
prevederile legale n domeniu, asigurnd legalitatea i regularitatea proiectelor de operaiuni ce
fac obiectul vizei, precum i ncadrarea acestora n limitele creditelor bugetare sau ale creditelor
de angajament. n acest scop, aceste persoane studiaz n permanen toate reglementrile legale
specifice domeniului n care i exercit atribuiile de acordare a vizei de control financiar
preventiv propriu.
Independena decizional n condiiile separrii atribuiilor
Persoanele cu atribuii n exercitarea controlului financiar preventiv propriu au fost i sunt
independente n luarea deciziilor i nu l-i s-a impus n nici un fel acordarea sau refuzul vizei de
control financiar preventiv propriu.
Obiectivitate
n desfurarea activitii de control financiar preventiv propriu i, mai ales, n luarea
deciziei de a acorda sau respinge viza, persoanele desemnate verific sistematic proiectele de
operaiuni i dau dovad de imparialitate, atitudine neutr, lipsit de subiectivism.
Conduit moral
Persoanele numite pentru controlul financiar preventiv propriu sunt de o probitate moral
recunoscut, au o conduit corect, dau dovada de comportare ireproabil. Aceste persoane i
desfoar activitatea astfel nct s aib o bun reputaie.
Confidenialitate
Persoanele desemnate n exercitarea activitii de control financiar preventiv propriu
pstreaz secretul de serviciu n legtur cu coninutul proiectelor de operaiuni ce au fcut
obiectul vizei.
Incompatibilitate
Nu au fost desemnate s exercite activitatea de control financiar preventiv propriu persoanele
aflate n curs de urmrire penal, de judecat, sau care au fost condamnate, pentru fapte
privitoare la abuz n serviciu, fals, uz de fals, nelciune, dare sau luare de mit i alte
infraciuni prin care au produs daune patrimoniului persoanelor fizice sau juridice. De asemenea,
aceste persoane nu sunt soi sau rude de gradul I cu conductorul instituiei.

II.2. Respectarea cadrului legal normativ i procedural n desfurarea


Managementul entitii publice va comunica tuturor angajailor care sunt sarcinile entitii, rezultate din actul normativ de
organizare i funcionare. Totodat, se va ngriji ca aceste sarcini s se regseasc n Regulamentul de organizare i funcionare a
entitii publice, la care s aib acces toi salariaii. Se vor ntocmi i se vor actualiza, ori de cte ori necesitile o vor cere, fiele
postului pentru toi funcionarii publici i personalul contractual din entitatea public. Aceasta este o obligaie permanent a
fiecrui nivel de management.

51

activitii de control financiar preventiv


II.2.1. Constituirea la nivelul instituiei a Registrului privind operaiunile prezentate la
viza de control financiar preventiv
Constatri pozitive
Din analiza documentelor puse la dispoziie, s-a constatat c la nivelul Universitatea
Alexandru Ioan Cuza Iasi a fost constituit Registrul privind operaiunile prezentate la viza de
control financiar preventiv, cuprinznd urmtoarele rubrici:
-numrul curent;
-denumirea documentului - numrul i data emiterii;
-coninutul operaiunilor nscrise n documente;
-compartimentul emitent;
-data prezentrii la viz a documentului;
-valoarea operaiunilor pentru care s-a acordat viza;
-valoarea operaiunilor pentru care s-a refuzat viza;
-data restituirii actelor justificative;
-observaii.
Acest registru corespunde modelului prezentat n Anexa nr. 3 la Normele metodologice
generale referitoare la controlul financiar preventiv, aprobate prin O.M.F.P. nr. 522 / 2003 pentru
aprobarea Codului controlului intern/managerial, cuprinznd standardele de control
intern/managerial la entitile publice i pentru dezvoltarea sistemelor de control
intern/managerial, cu modificrile i completrile ulterioare.
n Registrul privind operaiunile prezentate la viza de control financiar preventiv au fost
nscrise documentele prezentate la viz n mod cronologic i sistematic, asigurndu-se astfel
baza de date pentru raportrile trimestriale.
II.2.2. Stabilirea operaiunilor supuse controlului financiar preventiv propriu
Pentru abordarea acestui obiectiv s-au urmrit, n principal, operaiunile care au fcut
obiectul controlului financiar preventiv propriu, modul de identificare a proiectelor de operaiuni
care nu respect condiiile de legalitate i regularitate i/sau, dup caz, de ncadrare n limitele i
destinaia creditelor bugetare i de angajament i prin a cror efectuare s-ar prejudicia
patrimoniul public i/sau fondurile publice.
Constatri pozitive
Din analiza documentelor solicitate i puse la dispoziie de persoanele care exercit
controlul financiar preventiv a rezultat c CFPP s-a exercitat asupra operaiunilor care afecteaz
fondurile publice i/sau patrimoniul public i au fost vizate, n principal, urmtoarele operaiuni:
- angajamentele legale i angajamentele bugetare;
- deschiderea i repartizarea de credite bugetare;
- ordonanarea cheltuielilor;
- acte juridice prin care se creeaz obligaii de plat pe seama fondurilor instituiei;
- alte operaiuni stabilite prin Cadrul specific al operaiunilor supuse controlului preventiv.
Nu au fost operaiuni dispuse n mod expres de ctre conductorul instituiei prin decizie intern.
Controlul financiar preventiv propriu a constat n verificarea sistematic a operaiunilor din
urmtoarele trei puncte de vedere:
- din punct de vedere al respectrii tuturor prevederilor legale care le sunt aplicabile, n vigoare la
data efecturii operaiunilor (control de legalitate);
- din punct de vedere al ndeplinirii sub toate aspectele a principiilor i a regulilor procedurale i
metodologice care sunt aplicabile categoriilor de operaiuni din care fac parte operaiunile supuse
controlului (control de regularitate);
- din punct de vedere al ncadrrii n limitele i destinaia creditelor bugetare i/sau de
52

angajament, dup caz (control bugetar).


Prin respectarea normelor procedurale s-a garantat utilizarea fondurilor pentru cheltuieli de
interes public i respectarea principiului unei bune gestiuni financiare.
II.2.3. ntocmirea i prezentarea listelor de verificare
Verificarea a avut in vedere urmtoarele elemente:
- dac au fost detaliate, prin liste de verificare, obiectivele verificrii, pentru fiecare operaiune
cuprins n cadrul specific;
- dac listele de verificare sunt complete;
- dac listele de verificare constituie ghid n exercitarea CFPP;
- dac persoanele care exercit CFPP au formulat propuneri de perfecionare a listelor de
verificare;
- dac modificrile listelor de verificare au fost aprobate de rectorul universitii.
Constatri pozitive
Listele de verificare au fost ntocmite n conformitate cu prevederile Normelor
metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv, aprobate prin
O.M.F.P. nr. 522/2003, i au constituit un ghid n exercitarea controlului financiar preventiv.
n efectuarea controlului financiar preventiv de ctre persoanele desemnate, parcurgerea
listei de verificare specific operaiunii primit la viz a fost obligatorie, dar nu i limitativ. n
conformitate cu prevederile actelor normative n vigoare - Ordonana Guvernului nr. 119/1999
i O.M.F.P. nr. 522/2003, persoanele desemnate s exercite controlul financiar preventiv au
extins verificrile ori de cte ori a fost necesar.
Dac prin parcurgerea listei de verificare cel puin unul din elementele verificrii formale
(de exemplu: completarea documentelor n concordan cu coninutul acestora, existena
semnturilor persoanelor autorizate din cadrul compartimentelor de specialitate sau existena
actelor justificative specifice operaiunii prezentate la viz) nu a fost ndeplinit, atunci
operaiunea nu a fost autorizat.
Nu s-au constatat disfuncii privind ntocmirea i folosirea listelor de verificare.
Auditorul recomand completarea listelor de verificare precum i a Cadrului specific al
operaiunilor supuse controlului financiar preventiv ori de cte ori modificarea legislaiei o
impune.
II.2.4. Exercitarea vizei de control financiar preventiv propriu prin semntura i prin
aplicarea sigiliului
Prin auditarea acestui obiectiv s-a urmrit dac viza de control financiar preventiv s-a
exercitat prin semntura persoanelor n drept i prin aplicarea de ctre acestea a sigiliului
personal.
Constatri pozitive
- au fost confecionate sigiliile personale pentru viza de CFPP;
- sigiliile personale cuprind urmtoarele informaii: denumirea entitii publice, meniunea "vizat
pentru control financiar preventiv", numrul sigiliului (numrul de identificare a titularului
acestuia), data acordrii vizei (an, luna, zi);
- controlul financiar preventiv s-a exercitat, prin viz, de persoanele desemnate n acest sens de
ctre rectorul universitii;
- actul de numire, ntocmit conform modelului din anexa nr. 2 la O.M.F.P. nr. 522/2003 a cuprins
limitele de competen n exercitarea acestuia;
- persoanele care au exercitat controlul financiar preventiv au fost altele dect cele care aprob i
efectueaz operaiunea supus vizei;
- viza de control financiar preventiv s-a exercitat prin semntura persoanelor desemnate i prin
aplicarea sigiliului personal dac, n urma verificrii de fond, operaiunea a ndeplinit condiiile
53

de legalitate, regularitate i, dup caz, de ncadrare n limitele i destinaia creditelor bugetare


i/sau de angajament;
- documentele prezentate la viza de control financiar preventiv au fost nscrise n Registrul
privind operaiunile prezentate la viza de control financiar preventiv.
Controlul financiar preventiv a constat n verificarea sistematic a operaiunilor care au
fcut obiectul acestuia, din punct de vedere al respectrii tuturor prevederilor legale care le-au
fost aplicabile, n vigoare la data efecturii operaiunilor, a ndeplinirii sub toate aspectele a
principiilor i a regulilor procedurale i metodologice care au fost aplicabile categoriilor de
operaiuni din care au fcut parte operaiunile supuse controlului i a ncadrrii n limitele i
destinaia creditelor bugetare i/sau de angajament, dup caz.
n perioada auditat, nu au fost situaii de refuz de viz.
II.2.5. Prezentarea documentelor pentru viza de control financiar preventiv propriu
Pe timpul verificrii acestui obiectiv, auditorul a urmrit dac documentele ce au privit
operaiunile prin care s-au afectat fondurile publice au fost nsoite de avizele compartimentelor
de specialitate, de note de fundamentare, de documente justificative i dup caz, de o "Propunere
de angajare a unei cheltuieli" i/sau de un "Angajament individual/global", ntocmite conform
anexei nr. 1 i, respectiv, anexei nr. 2 la normele metodologice aprobate prin O.M.F.P. nr.
1792/2002
Constatri pozitive
n urma verificrilor efectuate auditorul opineaz c documentele ce au privit operaiunile
prin care s-au afectat fondurile universitii au fost nsoite de avizele compartimentelor de
specialitate, de note de fundamentare, de documente justificative i, dup caz, de o "Propunere
de angajare a unei cheltuieli" i/sau de un "Angajament individual/global", ntocmite conform
prevederilor legale n vigoare.
Controlul financiar preventiv al operaiunilor s-a exercitat pe baza actelor i
documentelor justificative certificate n privina realitii, regularitii i legalitii, de ctre efii
compartimentelor de specialitate emitente.
Operaiunile ce au privit acte juridice prin care s-a angajat patrimonial universitatea s-au
supus controlului financiar preventiv dup avizarea lor de ctre compartimentele de specialitate
juridic i financiar-contabil. n conformitate cu prevederile legale, nu au intrat n sfera
controlului financiar preventiv analiza i certificarea situaiilor financiare i/sau patrimoniale,
precum i verificarea operaiunilor deja efectuate.

II.3. Raportarea trimestrial i anual a activitii de control financiar


preventiv propriu
Constatri pozitive
Pe timpul desfurrii misiunii de audit s-a verificat modul n care au fost ntocmite
rapoartele trimestriale cu privire la activitatea de control financiar preventiv propriu, cuprinznd
situaia statistic a operaiunilor supuse controlului.
Din analiza acestor rapoarte i comparndu-le cu datele nscrise n Registrul privind
operaiunile prezentate la viza de control financiar preventiv, s-a constatat c acestea reflect
sintetic operaiunile prezentate la viz
Rapoartele au fost naintate la Ministerul Educaiei Naionale n termenul stabilit i nu sau constatat cazuri de ntrziere.

III. CONCLUZII

n baza analizei privind riscurile, a testrilor pe teren, i a evalurilor realizate privind


activitatea de control financiar preventiv propriu, auditorul intern apreciaz activitatea auditat,
structurat pe cele 3 obiective stabilite pentru derularea misiunii, dup cum urmeaz:
54

Nr.
crt.

I
II

III

OBIECTIVUL

APRECIERE
FUNCIONAL

Organizarea i conducerea activitii de


control financiar preventiv propriu
Respectarea cadrului legal, normativ i
procedural n desfurarea activitii de
control financiar preventiv propriu
Raportarea trimestrial a activitii de
control financiar preventiv propriu

DE
MBUNTIT

CRITIC

X
X

Prezentul Raport de audit intern a fost ntocmit n baza Tematicii n detaliu a misiunii de audit
i a Programului interveniei la faa locului, a constatrilor efectuate n etapa colectrii i
prelucrrii informaiilor i n timpul interveniei la fata locului.
Constatrile au la baz probe de audit realizate prin teste, foi de lucru, interviuri, liste de
control, xerocopii ale documentelor. n urma analizei / interpretrii acestora s-au elaborat Fie de
identificare i analiz a problemelor (FIAP) i toate constatrile / recomandrile au fost cuprinse
n prezentul Raport de audit. S-au elaborat un numr de 3 (trei) FIAP-uri, 0 (zero) FCRI i un
numr de 5 (cinci) recomandri, aferente obiectivelor misiunii de audit intern.
n edina de nchidere a misiunii de audit intern, recomandrile fcute au fost apreciate de
ctre participani ca fiind realiste i posibil de implementat.
Structura auditat are obligaia s ntocmeasc Planul de aciune i Calendarul implementrii
recomandrilor i s comunice periodic stadiul implementrii acestora, pn la implementarea n
totalitate a tuturor recomandrilor (cu ataarea copiilor dup actele doveditoare).

Compartimentul de Audit Public Intern,


ntocmit,
Urzic Anamaria, Mihalache Andrei
Supervizat,
Lucanu Ioan

55

RAPORT DE AUDIT INTERN


SINTEZ
STRUCTURA AUDITAT:
COMPARTIMENTUL DE CONTROL FINANCIAR PREVENTIV

MISIUNEA DE AUDIT INTERN PRIVIND

Auditarea organizrii controlului financiar


preventiv propriu

56

I.1. Echipa de auditori numii: Urzic Anamaria, Mihalache Andrei


I.2. Ordinul de efectuare a misiunii de audit: Ordinul de serviciu nr. 394 / 11.01.2013 aprobat
de Rectorul universitii pentru auditorii interni Urzic Anamaria, Mihalache Andrei
I.3. Baza legal a aciunii de auditare:
- Planul de audit intern pentru anul 2013, aprobat de conducerea universitii i de Serviciul
Audit din cadrul M.E.N.;
- Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, cu modificrile i completrile ulterioare;
-

O.M.F.P. nr. 38/15.01.2003 prin care se aprob Normele metodologice de aplicare a Legii nr.
672/2002, cu modificrile i completrile ulterioare;

Ordinul M.E.C.T. nr. 5281/2003 prin care se aprob Normele metodologice proprii privind
exercitarea activitii de audit.
I.4. Durata aciunii de auditare: 01.02.2013 01.01.2015
I.5. Perioada supus auditrii : 01.01.2013 01.01.2015
I.6. Scopul misiunii de audit intern
Scopul misiunii de audit intern este de a evalua activitatea de control financiar preventiv propriu
de la nivelul n privina transparenei i a conformitii cu normele de legalitate, regularitate,
economicitate, eficien i eficacitate. De asemenea, formularea recomandrilor are ca scop
mbuntirea activitii i corectarea iregularitilor identificate.
I.7. Obiectivul general al auditului
Obiectivul auditului a fost de a da asigurri rezonabile conducerii instituiei asupra faptului
c sistemele de management i control intern, exist i funcioneaz corespunztor i c
recomandrile formulate n cadrul rapoartelor de audit anterioare au fost implementate.
Obiectivele specifice acestei aciunii de auditare au urmrit:
- Organizarea i conducerea activitii de control financiar preventiv propriu;

Respectarea cadrului legal, normativ i procedural n desfurarea activitii de control financiar


preventiv propriu;

Verificarea cazurilor de refuz de viz i a msurilor ntreprinse n ceea ce privete operaiunile


refuzate la viz;
- Raportarea activitii de control financiar preventiv propriu.
I.8. Tipul de auditare
Auditorul intern a efectuat un audit de conformitate/regularitate privind respectarea
principiilor, regulilor metodologice i procedurale n organizarea i desfurarea activitii de
control financiar preventiv, la Universitatea Babe-Bolyai Cluj-Napoca.

57

II. PRINCIPALELE CONSTATRI SI RECOMANDRI


Obiectivul 1 Organizarea i conducerea activitii de control financiar
preventiv propriu
CONSTATARE 1 Conform Organigramei aprobat prin Hotrrea Senatului nr. 25 din 13 martie
2012, Compartimentul de control financiar preventiv funcioneaz n directa subordine a
Rectorului universitii.
RECOMANDARE Trecerea Compartimentului de control financiar preventiv n subordinea
D.E.R.U., asigurnd astfel att independena structurii funcionale, ct i o mai bun coordonare
a urmririi ncadrrii n limitele creditelor bugetare sau creditelor de angajament, deoarece
Direcia Economic i Resurse Umane deine informaiile cu privire la execuia bugetului i
situaia patrimoniului la un moment dat: creditele angajate, creditele disponibile, creditele
consumate, necesarul de fonduri, datoriile, creanele etc.
II.1.1. Stabilirea obiectivelor, planificarea, coordonarea, monitorizarea i managementul
riscului la nivelul activitii de control financiar preventiv propriu
CONSTATARE 2 Din analiza modului de organizare i conducere a activitii de control
financiar preventiv propriu, s-a constatat c nu au fost stabilite obiectivele specifice, care s fie
definite n mod exact, s fie msurabile, realiste i cu termene de ndeplinire, aa cum prevede
legislaia n materie. Astfel, nu au putut fi identificate riscurile ce pot afecta realizarea
obiectivelor.
RECOMANDARE Descompunerea obiectivelor generale n obiective specifice i definirea
riscurilor corespunztoare n documentul Registrul riscurilor, n scopul monitorizrii i
evalurii permanente a acestora.
II.1.2. Stabilirea atribuiilor, funciilor, sarcinilor, delegrile de competen i emiterea
deciziilor
CONSTATARE 3 n urma analizrii a fielor de post pentru persoanele cu atribuii n controlul
financiar preventiv propriu, s-a constatat c acestea nu sunt actualizate n conformitate cu noile
modificri intervenite n organizarea i conducerea universitii.
RECOMANDARE Actualizarea fielor de post, n conformitate cu modificrile intervenite n
organizarea universitii.
II.1.4. ntocmirea, aprobarea, actualizarea i comunicarea procedurilor ce reglementeaz
activitatea de control financiar preventiv propriu
CONSTATARE 4 n urma studierii procedurilor operaionale, s-a constatat c Procedura privind
acordarea vizei de control financiar preventiv cod PO-SFC-21 menioneaz ca documente de
referin acte normative care nu mai sunt n vigoare i nu este prezentat un circuit al
documentelor care s acopere ntregul spectru de activiti/compartimente cu atribuii legate de
activitatea de control financiar preventiv propriu.
RECOMANDRI : - Actualizarea Procedurii privind acordarea vizei de control financiar
preventiv-cod PO-SFC-21;
- Completarea Circuitului documentelor astfel nct la precizarea compartimentelor cu
atribuii legate de activitatea de control financiar preventiv s fie eliminat orice situaie pentru
care nu au fost fixate responsabiliti.

58

III. CONCLUZII
n baza analizei privind riscurile, a testrilor pe teren, i a evalurilor realizate privind
activitatea de control financiar preventiv propriu, auditorul intern apreciaz activitatea auditat,
structurat pe cele 3 obiective stabilite pentru derularea misiunii, dup cum urmeaz:
Nr.
crt.

I
II

III

OBIECTIVUL

APRECIERE
FUNCIONAL

Organizarea i conducerea activitii de


control financiar preventiv propriu
Respectarea cadrului legal, normativ i
procedural n desfurarea activitii de
control financiar preventiv propriu
Raportarea trimestrial a activitii de
control financiar preventiv propriu

DE
MBUNTIT

CRITIC

X
X

Prezenta Sintez a fost ntocmit n baza Raportului de audit intern, a constatrilor efectuate
n etapa colectrii i prelucrrii informaiilor i n timpul interveniei la fata locului.
Constatrile au la baz probe de audit realizate prin teste, foi de lucru, interviuri / note de
relaii, liste de control, xerocopii documente. n urma analizei / interpretrii acestora s-au
elaborat un numr de 3 (trei) FIAP-uri, 0 (zero) FCRI i au fost formulate un numr de 5 (cinci)
recomandri, aferente obiectivelor misiunii de audit intern.
n edina de nchidere a misiunii de audit intern, recomandrile fcute au fost apreciate de
ctre participani ca fiind realiste i posibil de implementat.
Structura auditat are obligaia s ntocmeasc Planul de aciune i Calendarul implementrii
recomandrilor i s comunice periodic echipei de auditori stadiul implementrii acestora, pn
la implementarea n totalitate a tuturor recomandrilor.
Compartimentul de Audit Public Intern,
ntocmit,
Urzic Anamaria, Mihalache Andrei
Supervizat,
Lucanu Ioan

59

MINUTA REUNIUNII DE CONCILIERE


A. Mentiuni generale
Tema misiunii de audit: Auditarea activitii financiar contabile
Auditul: Universitatea Babe-Bolyai Cluj-Napoca
Perioada auditata 1.01.2013- 01.01.2015
Intocmit de: Urzic Anamaria, Mihalache Andrei
Data: 20.12.2014
Lista participantilor:
-

Doamna ec. Ioana Irimescu- Birou Control Financiar Preventiv

Doamna Director Popescu Mircea

Doamna Contabil: Petrior Irina

Auditor Urzic Anamaria

Auditor Mihalache Andrei

B. Rezultatele concilierii:
Constatrile din proiectul de Raport de audit intern transmis structurii auditate n urm cu
10 zile au fost examinate, dup care au fost rediscutate n cadrul edinei.
Pentru concluziile si recomandarile mentionate, structura auditat a avut puncte de vedere
si a precizat problemele ntlnite. S-a ajuns la un consens in vederea eliminarii acestora.

60

MONITORIZAREA IMPLEMENTARII RECOMANDARILOR


Compartiment Audit Public Intern
FIA DE URMRIRE A RECOMANDRILOR
ENTITATEA PUBLIC

Compartiment Audi
Misiunea de audit pu
Auditarea organizrii cont
preventiv pro
Implement
Parial
at
implementa

Universitatea Alexandru Ioan Cuza Iasi


COMPARTIMENTUL C.F.P.
Nr.
crt.

Recomandarea

1. Organizarea i conducerea activitii de control financiar preventi


1. Trecerea Compartimentului de control financiar preventiv n subordinea
D.E.R.U., asigurnd astfel att independena structurii funcionale, ct i
o mai bun coordonare a urmririi ncadrrii n limitele creditelor
bugetare sau creditelor de angajament, dup caz.
2. Stabilirea obiectivelor, planificarea, coordonarea, monitorizarea i managementul riscului la nivelu
propriu
2. Descompunerea obiectivelor generale n obiective specifice i definirea
riscurilor corespunztoare n documentul Registrul riscurilor, n scopul
monitorizrii i evalurii permanente a acestora
3. Stabilirea atribuiilor, funciilor, sarcinilor, delegrile de competen i em
3. Actualizarea fielor de post, n conformitate cu modificrile intervenite
n organizarea universitii
Compartimentul Audit Public Intern,
Auditori,
MACOVEI VICTOR
CIOBOTARI ALEXANDRU
61