Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Masterand :
Suceava, 2015
ORDIN DE SERVICIU
n conformitate cu prevederile art. 13, lit. c) din Legea nr. 672/2002 privind auditul public
intern, republicat, cu modificrile ulterioare, Hotrrea Guvernului nr. 1086/2013 pentru
aprobarea Normelor generale privind exercitarea activitii de audit public intern i ale
Planului anual de audit public intern, n perioada . 01.01.2015 - 31.03.2015 se va efectua o
misiune de audit public intern de regularitate/conformitate la Universitatea Alexandru Ioan
Cuza Iasi , cu tema Misiunea de audit intern privind Organizarea controlului intern
Perioada cuprins n auditare: 01.06.2012- 01.03.2014
Scopul misiunii de audit este de a da asigurri asupra modului de desfurare a activitii
de control financiar preventiv propriu, n conformitate cu cadrul legislativ i normativ, iar
obiectivele acesteia au n vedere:
1. Organizarea i conducerea activitii de control financiar preventiv propriu.
2.
Nume i prenume,
eful Compartimentului de audit public intern
Ioana Matei
DECLARAIA DE INDEPENDEN
Nume i prenume: Urzic Anamaria
Misiunea de audit: Misiunea de audit intern privind Organizarea controlului intern
Data: 10.02.2015
Incompatibiliti n legtur cu entitatea/structura auditat
Ai avut/avei vreo relaie oficial, financiar sau personal cu cineva care ar putea
s v limiteze msura n care putei s v interesai, s descoperii sau s constatai
slbiciuni de audit n orice fel?
Avei idei preconcepute fa de persoane, grupuri, organizaii sau obiective care ar
putea s v influeneze n misiunea de audit?
Ai avut/avei funcii sau ai fost/suntei implicat() n ultimii 3 ani ntr-un alt mod n
activitatea entitii/structurii ce va fi auditat?
Avei responsabiliti n derularea programelor i proiectelor finanate integral sau
parial de Uniunea European?
Ai fost implicat n elaborarea i implementarea sistemelor de control ale
entitii/structurii ce urmeaz a fi auditat?
Suntei so/soie, rud sau afin pn la gradul al patrulea inclusiv cu conductorul
entitii/structurii ce va fi auditat sau cu membrii organului de conducere colectiv?
Avei vreo legtur politic, social care ar rezulta dintr-o fost angajare sau
primirea de redevene de la vreun grup anume, sau organizaie sau nivel
guvernamental?
Ai aprobat nainte facturi, ordine de plat i alte instrumente de plat pentru
entitatea/structura ce va fi auditat?
Ai inut anterior contabilitatea la entitatea/structura ce va fi auditat?
Avei vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la entitatea/structura
ce va fi auditat?
Dac n timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate personal, extern sau
organizaional care ar putea s v afecteze abilitatea dvs. de a lucra i a face
rapoartele de audit impariale, notificai conductorul compartimentului de audit
intern de urgen?
DA
NU
Auditor interni,
Urzic Anamaria
Mihalache Andrei
organigrama instituiei;
fiele posturilor;
Cu stim.
SEDINA DE DESCHIDERE
Universitatea Babe-Bolyai Cluj-Napoca
Compartiment Audit Public Intern
MINUTA SEDINTEI DE DESCHIDERE
Compartimentul de
PREGTIREA MISIUNII
Data:
edina de deschidere
15/02/2015
Audit Public Intern
Domeniu/activitatea auditat: Organizarea controlului intern
Denumirea misiunii: Misiunea de audit intern privind Organizarea controlului intern
Document redactat de: Urzic Anamaria, Mihalache Andrei
Supervizat: Lucanu Ioan
MINUTA EDINEI DE DESCHIDERE
A. Lista participanilor
Numele
Funcia
Neag Ioan
Director
Petrior Irina
Contabila
Urzic Anamaria
Auditor
Mihalache Andrei
Auditor
Cazacu Alexandru
Birou Control
Financiar Preventiv
Entitatea/structura auditat
Universitatea Babe-Bolyai
Cluj-Napoca
Universitatea Babe-Bolyai
Cluj-Napoca
Universitatea Babe-Bolyai
Cluj-Napoca
Universitatea Babe-Bolyai
Cluj-Napoca
Universitatea Babe-Bolyai
Cluj-Napoca
Semntura
B. Stenograma edinei
n cadrul edinei de deschidere s-a procedat la:
Prezentarea echipei de auditori care urmeaz s efectueze misiunea de audit intern;
DA
NU
OBS
Da
Da
Da
Nu
Da
Da
Da
Da
Da
Da
Da
Exist fie ale posturilor pentru toate posturile existente n cadrul entitii?
Da
Da
Da
Da
Da
Da
7
ACTIVITATEA DE AUDIT
DA
NU
OBS
Da
Da
Da
Da
Da
Da
Da
Da
Da
Da
Da
Da
COLECTAREA INFORMATIILOR
DA
NU
Obinerea organigramei
X
X
-
X
-
Auditori interni,
Urzic Anamaria
Mihalache Andrei
OBSERVATII
Supervizor,
Lucanu Ioan
Studiu preliminar
Compartimentul de
PREGTIREA MISIUNII
Data:
Colectarea si preluarea informatiilor
17/02/2015
Audit Public Intern
Domeniu/activitatea auditat: Organizarea controlului intern
Denumirea misiunii: Misiunea de audit intern privind Organizarea controlului intern
Document redactat de: Urzic Anamaria, Mihalache Andrei
Supervizat: Lucanu Ioan
STUDIU PRELIMINAR
Obiectiv
Analiza
domen ulu
auditabil
Auditori interni,
Urzic Anamaria
Mihalache Andrei
10
IDENTIFICAREA RISCURILOR
Misiunea de audit: Organizarea controlului intern Perioada auditat:
01.01.2010 - 31.12.2013
ntocmit:
CIOBOTARI ALEXANDRU
VICTOR MACOVEI
Data: 17.01.2015
Nr.
crt.
Denumirea
obiectivelor
specifice
Denumirea
activitatii/activitatilor
corespunzatoare
obiectivelor
specifice
obiectivelo
r,
coordonare
planificarea,
a,
manageme
monitorizarea
i
ntul
riscului la nivelul activitii de
control financiar preventiv propriu
1.
acesto
1.Nu au fost stabilite obiectivele specifice
preventiv propriu
Stabilirea
Organizarea i
conducerea
1
atribuiilor
, 4. Conducerea universitii nu a emis actul de
activitii de
d
funciilor,
sarcinilor,
delegarea
e persoanele care exercit CFPP
control financiar
competene i emiterea deciziilor
preventiv
propriu
5. Actul de numire nu cuprinde limitele de co
2.
Stabilirea
Pregtirea
competenele
profesional
personale
Nr.
crt.
Denumirea
obiectivelor
specifice
Denumirea activitatii/activitatilor
Denumirea riscurilor inerente asociate obie
corespunzatoare obiectivelor
acesto
specifice
salariailor ce desfoar
activitate
Respectarea
cadrului legal,
normativ i
procedural n
desfurarea
activitii de
control financiar
preventiv propriu
listelor de verificare
Nr.
crt.
3.
Denumirea
Denumirea activitatii/activitatilor
obiectivelor
specifice
corespunzatoare obiectivelor
specifice
Verificarea
cazurilor de refuz
de viz i a
msurilor
intreprinse n ceea
ce privete
operaiunile
refuzate la viz
9.
Verificarea refuzurilor de viz,
respectiv motivarea n scris pentru
operaiunile care nu
ntrunesc
condiiile de legalitate, regularitate
i, dup caz, de ncadrare n limitele
i destinaia creditelor bugetare
i/sau
de
angajament
i
consemnarea acestui fapt
n
Registrul privind
operaiunile
prezentate la viza de
control
financiar preventiv
10. De verificat dac refuzul de
viz, nsoit de actele justificative
relevante a fost adus la cunotin
conductorului instituiei, respectiv
dac celelalte documente au fost
restituite,
sub
semntur,
compartimentului de specialitate
care a iniiat operaiunea
11. Existena actului de decizie
intern n cazul n care operaiunea
refuzat la viza de control financiar
preventiv propriu a fost efectuat
pe
propria
rspundere
a
conductorului instituiei
AVIZAT,
DIRECTOR COORDONATOR
Factori de risc
(Fi)
Ponderea factorilor de
risc
(Pi)
Nivelul de apreciere a
N1
P1 50%
N2
Exist procedur
cunoscute, dar nu
Aprecierea cantitativ
- F2
P2 30%
Impact financiar
Aprecierea calitativ
F3
P3 20%
Vulnerabilitate mic
Aprecierea controlului
intern F1
Vulnerabilitate
Compartimentul de Audit
PREGTIREA MISIUNII
Analiza riscurior si evaluarea controlului intern
Public Intern
Domeniu/activitatea auditat: Organizarea controlului intern
Denumirea misiunii: Misiunea de audit intern privind Organizarea controlului intern
Document redactat de: CIOBOTARI ALEXANDRU, Victor Macovei
Supervizat: Ioana Matei
Nr.
crt.
Denumirea
obiectivelor
specifice
Obiecte auditabile
Stabilirea
obiectivelor,
planificarea,
coordonarea,
monitorizarea
i
managementul riscului
la nivelul activitii de
control
financiar
preventiv propriu
2. Stabilirea
atribuiilor, funciilor,
sarcinilor,
delegarea
de competene
i
emiterea deciziilor
1.
Organizarea i
conducerea
activitii de
control
financiar
preventiv
propriu
Nr.
crt.
Denumirea
obiectivelor
specifice
Respectarea
cadrului legal,
normativ i
procedural n
desfurarea
activitii de
control
financiar
3. Pregtirea
profesional
i
competenele
personale
ale
salariailor
ce
desfoar
aceast
activitate
4. Intocmirea,
aprobarea,
actualizarea
i
comunicarea
procedurilor
ce
reglementeaz
activitatea de control
financiar
preventiv
propriu
5. Constituirea
la
nivelul instituiei
a
Registrului
privind
operaiunile prezentate
la viza de control
financiar preventiv
6. Stabilirea
operaiunilor
supuse
controlului
Nr.
crt.
Denumirea
obiectivelor
specifice
preventiv
propriu
Obiecte auditabile
preventiv propriu
7. ntocmirea
prezentarea listelor de
verificare
8. Exercitarea vizei
de control financiar
preventiv propriu prin
semntur i aplicarea
sigiliului
3.
Verificarea
cazurilor de
refuz de viz i
a msurilor
intreprinse n
ceea ce privete
operaiunile
refuzate la viz
Nr.
crt.
Denumirea
obiectivelor
specifice
Denumirea
obiectivelor
specifice
Obiective auditabile
Stabilirea
obiectivelor, planificarea,
coordonarea,
monitorizarea
i
managementul riscului la
nivelul activitii
de
control
financiar
preventiv propriu
2. Stabilirea
atribuiilor,
funciilor,
sarcinilor, delegarea de
competene i emiterea
deciziilor
1.
Organizarea i
conducerea
activitii de
control
financiar
preventiv
propriu
Riscuri semnificative
3. Pregtirea
profesional
i
competenele personale
ale
salariailor
ce
desfoar
aceast
activitate
4.
Intocmirea,
privind organ
Nr.
crt.
Denumirea
obiectivelor
specifice
Obiective auditabile
Respectarea
cadrului legal,
aprobarea, actualizarea i
comunicarea procedurilor
ce
reglementeaz
activitatea de
control
financiar
preventiv
propriu
5. Constituirea
la
nivelul
instituiei
a
Registrului
privind
operaiunile prezentate la
viza de control financiar
preventiv
6. Stabilirea
operaiunilor
supuse
controlului
financiar
normativ i
procedural n
desfurarea
activitii de
control
financiar
preventiv
Riscuri semnificative
preventiv propriu
7. ntocmirea
prezentarea listelor
verificare
8. Exercitarea vizei de
control
financiar
preventiv propriu prin
semntur i aplicarea
sigiliului
Verificarea
cazurilor de
propriu
3.
9. Verificarea
refuzurilor
de
Nr.
crt.
Denumirea
obiectivelor
specifice
Obiective auditabile
la viza de
control
financiar
preventiv
propriu a fost efectuat
pe propria rspundere a
conductorului instituiei
Riscuri semnificative
30.O copie de pe actul de decizie intern nu a fost tra
persoanei care a refuzat viza i compartimentului de audit
intern al universitii
31.Efectuarea unor operaiuni dispuse de ctre ordonato
credite, care au fost n prealabil refuzate la viz datorit de
creditelor bugetare i/sau de angajament
PREGTIREA MISIUNII
OBIECTIVELE AUDITULUI
ACTIVITILE PROGRAMATE
Tema general:
Evaluarea activitii de control financiar preventiv propriu n cadrul UNIVERSITATEA
I. Pregtirea misiunii de audit
1. ntocmirea Ordinului de serviciu
DURATA
(H)
76
2
2
24
Obiectiv 2
Respectarea cadrului legal
normativ i procedural n
desfurarea activitii de control
financiar preventiv propriu
Obiectiv 3
Verificarea cazurilor de refuz de
viz i a msurilor intreprinse n
ceea ce privete operaiunile
refuzate la viz
220
2
4
8
4
4
44
60
8
8
8
6
90
20
4
8
4
4
40
audit intern
18.
Obinerea proiectului de Raport de audit intern
aprobat de conducere
19. Transmiterea proiectului de Raport de audit intern
la compartimentul auditat i solicitarea de rspuns n
15 zile
20. Planificarea i organizarea
Reuniunii de
conciliere, dac este cazul
60
24
2
4
6
8
4
2
4
Auditori interni,
CIOBOTARI ALEXANDRU
Victor Macovei
Supervizor
Ioana Matei
DA
NU
OBS.
27
x
x
x
x
DA
NU
OBS.
Sigiliul personal
cuprinde urmtoarele informaii: denumirea entitii
publice; meniunea "vizat pentru control financiar preventiv"; numrul
x
sigiliului (numrul de identificare a titularului acestuia); data acordrii
vizei (an, lun, zi).
Controlul financiar preventiv s-a
exercitat, prin viz, de ctre persoane
x
desemnate n acest sens de ctre conductorul entitii publice
Actul de numire, ntocmit conform modelului din anexa nr. 2 la OMFP
x
nr. 522/2003 cuprinde limitele de competen n exercitarea acestuia.
Este asigurat principiul separrii atribuiilor de aprobare, efectuare i
x
control al operaiunii.
Viza de control financiar preventiv
s-a exercitat prin semntura
x
persoanelor desemnate
Viza de control financiar preventiv
s-a exercitat prin aplicarea sigiliului
x
personal i completarea datei acordrii vizei.
5. Prezentarea documentelor pentru viza de control financiar preventiv propriu
CFPP s-a exercitat asupra documentelor n care sunt consemnate
operaiunile patrimoniale, nainte ca acestea s devin acte juridice, prin
x
aprobarea lor de ctre titularul de drept al competenei.
CFPP al operaiunilor s-a exercitat pe baza actelor i/sau documentelor
justificative certificate n privina realitii, regularitii i legalitii, de
x
ctre conductorii compartimentelor de specialitate emitente.
Documentele prezentate la viza de control financiar preventiv s-au nscris
n Registrul privind operaiunile prezentate la viza de control financiar
x
preventiv
Operaiunile ce privesc acte juridice prin care se angajeaz patrimonial
entitatea public s-au supus controlului financiar preventiv dup avizarea
x
lor de ctre compartimentele de specialitate juridic i financiarcontabil.
Documentele privind operaiunile prin care se afecteaz fondurile publice
i/sau patrimoniul public au fost nsoite de avizele compartimentelor de
specialitate, de note de fundamentare, de acte i/sau documente
x
justificative i, dupa caz, de o "Propunere de angajare a unei cheltuieli"
i/sau de un "Angajament individual/global
Documentele care privesc operatiuni asupra crora este obligatorie
exercitarea controlului financiar preventiv s-au
transmis persoanelor
x
desemnate cu exercitarea acestuia de ctre compartimentele de
specialitate care initiaz operaiunea.
Documentele vizate i actele justificative ce le-au nsoit au fost restituite,
sub semntur, compartimentului de specialitate emitent, n vederea
x
continurii circuitului acestora
6. Conformarea cu Cadrul general al operaiunilor supuse controlului financiar preventiv
A fost ntocmit cadrul specific al operaiunilor supuse controlului
x
financiar preventiv
Cadrul specific al operaiunilor supuse controlului financiar preventiv
propriu
cuprinde toate rubricile prevzute n anexa 1 din OMFP nr. x
522/2003
29
31
Descrierea testului:
Testarea a urmrit dac:
a fost confecionat sigiliul de viz a CFPP;
sigiliul personal
controlul financiar preventiv s-a exercitat, prin viz, de persoane desemnate n acest sens de ctre conducerea
instituiei;
persoanele care au exercitat controlul financiar preventiv au fost altele dect cele care au aprobat i efectuat
operaiunile supuse vizei;
viza de control financiar preventiv s-a exercitat prin semntura persoanelor desemnate i prin
aplicarea sigiliilor personale, care au cuprins urmtoarele informaii: denumirea entittii publice;
meniunea "vizat pentru control financiar preventiv"; numrul sigiliului (numrul de identificare a
titularului acestuia); data acordrii vizei (an, luna, zi);
Din analiza documentelor solicitate i puse la dispoziie de persoanele care exercit
controlul financiar preventiv a rezultat c au fost vizate, n principal, urmtoarele operaiuni:
angajamentele legale i angajamentele bugetare;
ordonanarea cheltuielilor;
acte juridice prin care se creeaz obligaii de plat pe seama fondurilor institutiei;
alte operaiuni stabilite prin Cadrul specific al operaiunilor supuse controlului preventiv.
32
33
5.
6.
7.
8.
9.
34
DA NU
Obs.
Nr.
ntrebare
crt.
1. Pentru activitile desfurate n cadrul Biroului
Patrimoniu i Administrativ, sunt ntocmite proceduri
operaionale ?
2.
3.
4.
5.
Considerai
oportun
actualizarea
Circuitului
documentelor i informarea tuturor compartimentelor
care ntocmesc documente aferente proiectelor de
operaiuni supuse controlului financiar preventiv ?
Mai avei ceva de adugat?
6.
35
DA NU
Obs.
PROBLEMA
n ceea ce privete stabilirea obiectivelor, planificarea, coordonarea, monitorizarea i
managementul riscului, s-a constatat c, la nivelul Compartimentului de control financiar
preventiv, nu sunt stabilite obiective specifice/detaliate, n conformitate cu reglementrile legale
privind standardele de control intern.
CONSTATARE
Din analiza modului de organizare i conducere a activitii de control financiar preventiv
propriu, s-a constatat c nu au fost stabilite obiectivele specifice, care s fie definite n mod
exact, s fie msurabile, realiste i cu termene de ndeplinire, aa cum prevede legislaia n
materie. Astfel, nu au putut fi identificate riscurile ce pot afecta realizarea obiectivelor. La nivelul
compartimentului este monitorizat ca risc probabil doar neacordarea vizei de CFP pe
documente.
CAUZE
Au fost ntmpinate dificulti n definirea acestor obiective n mod exact/specific, astfel
nct s rspund pachetului de cerine S.M.A.R.T, adic s fie precise, msurabile i
verificabile, necesare, realiste i cu termene de realizare, n conformitate cu prevederile O.M.F.P.
nr. 946 / 2005, pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial, cuprinznd standardele
de control intern/managerial la entitile publice i pentru dezvoltarea sistemelor de control
intern/managerial.
CONSECINE
Pentru obiectivele specifice activitii de control financiar preventiv propriu nu au fost
identificate riscurile n ndeplinirea acestor obiective. Astfel, nu sunt introduse acele activiti de
control care pot conduce la diminuarea sau eliminarea riscurilor specifice.
RECOMANDRI
Descompunerea obiectivelor generale n obiective specifice i definirea riscurilor
corespunztoare n documentul Registrul riscurilor, n scopul monitorizrii i evalurii
permanente a acestora
36
PROBLEMA
Pentru persoanele desemnate cu exercitarea controlului financiar preventiv nu au fost
actualizate fiele posturilor din punct de vedere organizatoric .
CONSTATARE
n urma observrii directe a fielor de post pentru persoanele cu atribuii n controlul
financiar preventiv propriu, s-a constatat c acestea nu sunt actualizate n conformitate cu noile
modificri intervenite n organizarea i conducerea UNIVERSITATEA.
CAUZE
Nu s-au respectat prevederile O.M.F.P. nr. 946 / 2005, pentru aprobarea Codului
controlului intern/managerial, cuprinznd standardele de control intern/managerial la entitile
publice i pentru dezvoltarea sistemelor de control intern/managerial, cu modificrile i
completrile ulterior n special Standardul nr. 2 Atribuii, funcii, sarcini, n ceea ce privete
actualizarea permanent a fielor posturilor.
CONSECINE
Din punct de vedere organizatoric i al relaiilor ierarhice, fiele de post ale persoanelor
desemnate cu exercitarea controlului financiar preventiv propriu nu sunt conforme cu ultima
Organigram aprobat.
RECOMANDRI
Actualizarea fielor de post n conformitate cu prevederile O.M.F.P. nr. 946 / 2005, pentru
aprobarea Codului controlului intern/managerial, cuprinznd standardele de control
intern/managerial la entitile publice i pentru dezvoltarea sistemelor de control
intern/managerial, cu modificrile i completrile ulterioare
37
38
Data: 10.03.2015
edina de nchidere
Neag Ioan
Petrior Irina
Urzic Anamaria
Funcia
Entitatea/structura evaluat
Director
Contabila
Auditor
Mihalache Andrei
Auditor
Cazacu Alexandru
Birou Control
Financiar Preventiv
39
Semntura
B. Concluzii
n cadrul edinei au fost prezentate obiectivele auditate i constatrile pentru fiecare obiect
auditat. Constatrile efectuate au fost susinute cu dovezi.
Problemele identificate au fost discutate n detaliu, insistndu-se asupra cauzelor i a consecinelor
pe care acestea le-ar produce, n cazul n care nu sunt soluionate.
n cadrul edinei de nchidere structura auditat i-a nsuit n totalitate constatrile i
recomandrile formulate.
Raportul de audit intern va fi nsoit de o SINTEZ care va conine principalele constatri i
recomandri ale echipei de auditori interni i concluziile generale pentru activitatea auditat.
Prin semnarea prezentei minute, persoanele responsabile cu efectuarea controlului financiar
preventiv recunosc c le-au fost napoiate toate documentele puse la dispoziia auditorului.
Structura auditat se angajeaz s completeze Planul de aciune i Calendarul implementrii
recomandrilor, cu termenele de realizare i persoanele responsabile cu implementarea acestora,
pe care le vor discuta cu echipa de auditori interni.
40
PLANUL DE ACIUNE
I
CALENDARUL DE IMPLEMENTARE A RECOMAND
OBIECTE
AUDITABILE
RECOMANDRI
ACIUNI / MSURI
2. Stabilirea
obiectivelor,
planificarea,
coordonarea,
monitorizarea i
managementul
riscului la
nivelul activitii
de control
financiar
preventiv
propriu
1. Organizarea i
41
OBIECTE
AUDITABILE
3. Stabilirea
atribuiilor,
funciilor,
sarcinilor,
delegrile de
competen i
emiterea
deciziilor
42
RECOMANDRI
ACIUNI / MSURI
Doamnei ec.
Cornelia Sipos persoana mputernicit cu exercitarea
controlului financiar preventiv propriu
Spre tiin: Doamnei ec. Georgeta Irimescu Director Economic i resurse
Umane
Stimat Doamn,
V transmit alturat, spre studiu i analiz, Proiectul raportului de audit
ncheiat n urma misiunii de audit cu tema Auditarea organizrii controlului
financiar preventiv propriu.
V rog totodat ca n termen de 15 zile s mi transmitei punctul
dumneavoastr de vedere cu privire la constatrile, concluziile i recomandrile
propuse.
n cazul n care vei exprima obieciuni fa de unele aspecte inserate n
cuprinsul proiectului de raport, v adresez rugmintea ca n conformitate cu
prevederile legale, s fixai data i locul desfurrii unei Reuniuni de conciliere.
Dac nu vei transmite observaii, voi presupune acordul dumneavoastr
tacit n legtur cu coninutul proiectului de raport.
Cu deosebit consideraie,
AUDITORI,
Urzic Anamaria
Mihalache Andrei
43
RAPORT DE AUDIT
INTERN
STRUCTURA AUDITAT:
COMPARTIMENTUL DE CONTROL FINANCIAR PREVENTIV
44
I. INTRODUCERE
I.1. Echipa de auditori numii: Urzic Anamaria, Mihalache Andrei
I.2. Ordinul de efectuare a misiunii de audit: Ordinul de serviciu nr. 394 / 11.01.2013 aprobat
de Rectorul universitii pentru auditorul intern Urzic Anamaria, Mihalache Andrei
I.3. Baza legal a aciunii de auditare:
- Planul de audit intern pentru anul 2013, aprobat de conducerea universitii i de Serviciul
Audit din cadrul M.E.N.;
- Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, cu modificrile i completrile ulterioare;
-
O.M.F.P. nr. 38/15.01.2003 prin care se aprob Normele metodologice de aplicare a Legii nr.
672/2002, cu modificrile i completrile ulterioare;
Ordinul M.E.C.T. nr. 5281/2003 prin care se aprob Normele metodologice proprii privind
exercitarea activitii de audit.
I.4. Durata aciunii de auditare: 01.02.2015 01.05.2015
I.5. Perioada supus auditrii : 01.01.2013 01.01.2015
I.6. Scopul misiunii de audit intern
Scopul misiunii de audit intern este de a evalua activitatea de control financiar preventiv propriu
de la nivelul Universitatea Babe-Bolyai Cluj-Napoca n privina transparenei i a
conformitii cu normele de legalitate, regularitate, economicitate, eficien i eficacitate. De
asemenea, formularea recomandrilor are ca scop mbuntirea activitii i corectarea
iregularitilor identificate.
I.7. Obiectivul general al auditului
Obiectivul auditului a fost de a da asigurri rezonabile conducerii instituiei asupra
faptului c sistemele de management i control intern, exist i funcioneaz corespunztor i c
recomandrile formulate n cadrul rapoartelor de audit anterioare au fost implementate.
Obiectivele specifice acestei aciunii de auditare au urmrit:
- Organizarea i conducerea activitii de control financiar preventiv propriu;
independente;
garantarea: pentru verificarea realitii tranzaciilor nregistrate pornind de la examinarea
nregistrrilor spre documentele justificative;
urmrirea: pentru verificarea procedurilor de la documentele justificative spre articolul
nregistrat n vederea stabilirii realitii nregistrrii n totalitate a tranzaciilor.
b) Observarea fizic - n vederea formrii unei preri proprii privind modul de ntocmire i
emitere a documentelor;
c) Interviul - pentru lmurirea unor aspecte legate de organizarea i desfurarea activitilor;
d) Analiza - pentru a evalua elementele componente ale activitii de control financiar preventiv;
Principalele instrumente de audit intern utilizate au fost: chestionarul de control intern i
chestionarul list de verificare .
Pentru realizarea obiectivelor stabilite, n Etapa de intervenie la faa locului, auditorul a
avut n vedere:
- cunoaterea activitii de control financiar preventiv propriu i studierea procedurii aferente;
- intervievarea personalului;
- analiza datelor i informaiilor;
- evaluarea eficienei i eficacitii controlului intern;
- realizarea de testri.
Cadrul legal care st la baza activitilor desfurate de structura auditat:
O.M.F.P. nr. 1792/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea,
ordonanarea i plata cheltuielilor instituiilor publice, cu modificrile i completrile ulterioare;
O.M.F.P. nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern la entitile publice i pentru
dezvoltarea sistemelor de control managerial;
publice.
n continuare, sunt prezentate principalele constatri precum i recomandrile formulate n
vederea mbuntirii sistemelor de management i control intern al activitii auditate, cu scopul
facilitrii atingerii obiectivelor prestabilite.
Pentru verificarea acestui obiect auditabil s-a urmrit dac la nivelul universitii au fost
stabilite atribuii, sarcini i au fost emise decizii privind exercitarea controlului financiar
preventiv propriu.
Constatri pozitive
La nivelul Universitatea Babe-Bolyai Cluj-Napoca a fost stabilit persoana care va acorda
viza de control financiar preventiv i nlocuitoarea acesteia, prin Decizia nr. 331 din 18.10.2006
emis de Rectorul universitii. Numirea a fost precedat de acordarea avizului favorabil de ctre
Ministerul Educaiei, Cercetrii i Tineretului.
La desemnarea persoanelor responsabile cu exercitarea controlului financiar preventiv
propriu, s-a urmrit dac acestea ndeplinesc cumulativ urmtoarele condiii:
au cetenie roman i domiciliul n Romnia;
cunosc limba romn, scris i vorbit;
au capacitate deplin de exerciiu;
au o stare de sntate corespunztoare, atestat pe baza de examen medical de specialitate;
au studii superioare economice sau juridice;
au o vechime efectiv de minimum 3 ani n domeniul financiar-contabil;
nu au fost condamnate pentru svrirea unei infraciuni care le-ar face incompatibile cu
exercitarea acestei activiti;
prezint minimum dou scrisori de recomandare.
Persoanele numite n vederea exercitrii controlului financiar preventiv propriu n cadrul
Universitatea Babe-Bolyai Cluj-Napoca nu au fost implicate, prin sarcinile de serviciu, n
aprobarea, efectuarea i nregistrarea operaiunilor supuse controlului financiar preventiv
propriu.
Sarcinile / atribuiile asociate activitii de control financiar preventiv sunt stabilite n
concordan cu prevederile legale n vigoare i sunt prevzute n fiele de post.
n urma analizrii Organigramei aprobat prin Hotrrea Senatului nr. 25 din 13 martie 2012
i a fielor de post, s-a ntocmit FIAP nr. I.2:
PROBLEMA IDENTIFICAT
Pentru persoanele desemnate cu exercitarea controlului financiar preventiv nu au fost
actualizate fiele posturilor, din punct de vedere organizatoric .
CONSTATARE
n urma observrii directe a fielor de post pentru persoanele cu atribuii n controlul financiar
preventiv propriu, s-a constatat c acestea nu sunt actualizate n conformitate cu noile modificri
intervenite n organizarea i conducerea UNIVERSITATEA.
CAUZE
Nu s-au respectat prevederile O.M.F.P. nr. 946 / 2005, pentru aprobarea Codului controlului
intern/managerial, cuprinznd standardele de control intern/managerial la entitile publice i
pentru dezvoltarea sistemelor de control intern/managerial, cu modificrile i completrile
1
ulterioare , n special Standardul nr. 2 Atributii, funcii, sarcini, n ceea ce privete
1
Standard 2 - ATRIBUII, FUNCII, SARCINI
2.1. Descrierea standardului
Entitatea public transmite angajailor i actualizeaz permanent:
regulamentele interne;
50
51
III. CONCLUZII
Nr.
crt.
I
II
III
OBIECTIVUL
APRECIERE
FUNCIONAL
DE
MBUNTIT
CRITIC
X
X
Prezentul Raport de audit intern a fost ntocmit n baza Tematicii n detaliu a misiunii de audit
i a Programului interveniei la faa locului, a constatrilor efectuate n etapa colectrii i
prelucrrii informaiilor i n timpul interveniei la fata locului.
Constatrile au la baz probe de audit realizate prin teste, foi de lucru, interviuri, liste de
control, xerocopii ale documentelor. n urma analizei / interpretrii acestora s-au elaborat Fie de
identificare i analiz a problemelor (FIAP) i toate constatrile / recomandrile au fost cuprinse
n prezentul Raport de audit. S-au elaborat un numr de 3 (trei) FIAP-uri, 0 (zero) FCRI i un
numr de 5 (cinci) recomandri, aferente obiectivelor misiunii de audit intern.
n edina de nchidere a misiunii de audit intern, recomandrile fcute au fost apreciate de
ctre participani ca fiind realiste i posibil de implementat.
Structura auditat are obligaia s ntocmeasc Planul de aciune i Calendarul implementrii
recomandrilor i s comunice periodic stadiul implementrii acestora, pn la implementarea n
totalitate a tuturor recomandrilor (cu ataarea copiilor dup actele doveditoare).
55
56
O.M.F.P. nr. 38/15.01.2003 prin care se aprob Normele metodologice de aplicare a Legii nr.
672/2002, cu modificrile i completrile ulterioare;
Ordinul M.E.C.T. nr. 5281/2003 prin care se aprob Normele metodologice proprii privind
exercitarea activitii de audit.
I.4. Durata aciunii de auditare: 01.02.2013 01.01.2015
I.5. Perioada supus auditrii : 01.01.2013 01.01.2015
I.6. Scopul misiunii de audit intern
Scopul misiunii de audit intern este de a evalua activitatea de control financiar preventiv propriu
de la nivelul n privina transparenei i a conformitii cu normele de legalitate, regularitate,
economicitate, eficien i eficacitate. De asemenea, formularea recomandrilor are ca scop
mbuntirea activitii i corectarea iregularitilor identificate.
I.7. Obiectivul general al auditului
Obiectivul auditului a fost de a da asigurri rezonabile conducerii instituiei asupra faptului
c sistemele de management i control intern, exist i funcioneaz corespunztor i c
recomandrile formulate n cadrul rapoartelor de audit anterioare au fost implementate.
Obiectivele specifice acestei aciunii de auditare au urmrit:
- Organizarea i conducerea activitii de control financiar preventiv propriu;
57
58
III. CONCLUZII
n baza analizei privind riscurile, a testrilor pe teren, i a evalurilor realizate privind
activitatea de control financiar preventiv propriu, auditorul intern apreciaz activitatea auditat,
structurat pe cele 3 obiective stabilite pentru derularea misiunii, dup cum urmeaz:
Nr.
crt.
I
II
III
OBIECTIVUL
APRECIERE
FUNCIONAL
DE
MBUNTIT
CRITIC
X
X
Prezenta Sintez a fost ntocmit n baza Raportului de audit intern, a constatrilor efectuate
n etapa colectrii i prelucrrii informaiilor i n timpul interveniei la fata locului.
Constatrile au la baz probe de audit realizate prin teste, foi de lucru, interviuri / note de
relaii, liste de control, xerocopii documente. n urma analizei / interpretrii acestora s-au
elaborat un numr de 3 (trei) FIAP-uri, 0 (zero) FCRI i au fost formulate un numr de 5 (cinci)
recomandri, aferente obiectivelor misiunii de audit intern.
n edina de nchidere a misiunii de audit intern, recomandrile fcute au fost apreciate de
ctre participani ca fiind realiste i posibil de implementat.
Structura auditat are obligaia s ntocmeasc Planul de aciune i Calendarul implementrii
recomandrilor i s comunice periodic echipei de auditori stadiul implementrii acestora, pn
la implementarea n totalitate a tuturor recomandrilor.
Compartimentul de Audit Public Intern,
ntocmit,
Urzic Anamaria, Mihalache Andrei
Supervizat,
Lucanu Ioan
59
B. Rezultatele concilierii:
Constatrile din proiectul de Raport de audit intern transmis structurii auditate n urm cu
10 zile au fost examinate, dup care au fost rediscutate n cadrul edinei.
Pentru concluziile si recomandarile mentionate, structura auditat a avut puncte de vedere
si a precizat problemele ntlnite. S-a ajuns la un consens in vederea eliminarii acestora.
60
Compartiment Audi
Misiunea de audit pu
Auditarea organizrii cont
preventiv pro
Implement
Parial
at
implementa
Recomandarea