Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Sub I
Studiul preliminar, se realizeaz la fiecare audit al performanei, care are ca scop
studierea n detaliu a programului/entitii i determinarea faptului dac este necesar de efectuat
auditul propriu zis, sau auditul se finalizeaz doar cu studiul preliminar.
Studiul preliminar reprezint o evaluare universal a operaiilor supuse auditului, fr a
efectua o verificare detaliat. Auditorii colecteaz informaii despre domeniul de aplicare,
planificarea timpului i abiliti, pentru a ajusta deciziile iniiale luate n cadrul selectrii
proiectelor ce urmeaz a fi supuse auditului performanelor i pentru a propune obiectivele
auditului, domeniile pentru analiz aprofundat, criteriile i metoda de examinare. La finalizarea
acestor decizii, echipa de audit planific un audit pentru a reduce riscul observaiilor eronate,
concluziilor greite i recomandrilor inadecvate incluse n raport, astfel nct s corespund
nivelului de asigurare oferit de activitate.
Pentru stabilirea timpului efectuarii studiului preliminar auditorii trebuie sa stdieze
urm factori :
1.
2.
3.
4.
preliminar este efectuat cel mai bine atunci cnd sarcina de realizare a acestuia este alocat unui
numr mic de auditori cu experien.
Scopul studiului preliminar este de a colecta i a obine date i informaii pentru a
nelege programul/entitatea, ce se refer la domeniul sau tema de audit. Aceste cunotine includ
nelegerea i analiza:
a) cadrului legislativ i a reglementrilor ce se refer la domeniul sau tema de
audit;
b) caracterului programului guvernamental (obiectivele, activitile i procesele
programului; indicatorii/criterii de performan; tendinele de dezvoltare i
alte aspecte);
c) structurii organizaionale (inclusiv: sistemul de responsabiliti interne,
sistemul financiar-contabil i sistemul de control intern), a rolului, funciilor i
a relaiilor de responsabilitate ale entitilor implicate n derularea
programului;
d) mediului intern i extern i a prilor interesate ce pot influena implementarea
programului;
e) proceselor de management i de utilizare a resurselor alocate implementrii
programului;
f) investigaiilor precedente din domeniul sau tema de audit selectat.
2.
3.
4.
Persoanele care vor fi ncadrate n efectuarea studiului preliminar (echipa de audit, eful
de Direcie/directorul de Departament care vor monitoriza efectuarea studiului preliminar,
angajaii care vor asigura asistena metodologic i juridic);
5.
6.
Finanarea
Auditorii trebuie s cunoasc sursa de finanare i sumele alocate n buget i
cheltuite. Aceast informaie va fi utilizat pentru a identifica domeniile cu cheltuieli
mari, schimbri eseniale n cheltuieli pe parcursul timpului, costuri nalte, extinderea
preuirilor pentru resurse i responsabiliti mari. Domeniile cu cheltuieli i
responsabiliti mari deseori produc cel mai mare numr de constatri constructive pentru
audit.
Metodele de activitate i controalele
Pentru subiectul studiului de audit, auditorii trebuie s dispun de cunotine de
lucru despre cum, unde i cnd este efectuat lucrul. Informaia preliminar este necesar
cu privire la modul n care este entitatea structurat i dotat cu personal pentru a
desfura studiul de audit, inclusiv amplasarea sediului central i oficiilor de activitate,
managementul principal, metodele de operare i orice contractori /donatori.
Sisteme informaionale.
La o oarecare etap pe parcursul studiului de audit, auditorii vor dori s afle
despre programul studiat - locaia, tipul i coninutul sistemelor informaionale utilizate
de ctre management, pentru a fi la curent cu rezultatele i realizrile, conformitatea cu
cerinele autorizate, aderarea la politicile i procedurile create i performana actual
raportat.
Obtinerea inform pentru studiul preliminar poate fi efectuata din urmatoarele :
a) Discuii cu oficialii entitii.
Pe parcursul oricrui studiu de audit, auditorii trebuie s comunice cu oficialii
entitiiatt cu managerii ct i cu personalul. Se poate de ateptat ca managerii s
fie bine informai despre autoritatea entitii, obiectivele de performan ale acesteia
i abordrile folosite pentru realizarea acelor scopuri. Oficialii responsabili de
activitate pot oferi detalii despre metodele i procedurile de operare, sistemele de
contabilitate i inere a registrelor i rapoartele asociate cu performana.
b) Interviuri cu alte persoane.
Astfel de interviuri, cu clienii, beneficiarii preconizai i alte persoane interesate i
cunosctoare din afara entitii pot oferi informaie valoroas cu privire la
identificarea punctelor slabe ale programului i deficienele performanei.
c) Evaluarea rapoartelor din partea managementului.
Sub III
1.
2.
3.
4.
5.
a) Natura activitii este inadecvat; de exemplu, poate s nu fie practic pentru a ncerca
de a audita aspectele tehnice ale unei instituii de cercetare de stat.
b) Nu are i nici nu poate obine experiena necesar; de exemplu, echipa de audit poate
avea nevoie de evaluarea rezultatelor cercetrilor medicale finanate din bugetul de stat,
dar nu dispune de experien pentru acest lucru i nu poate obine aceast experien
(angaja un expert) din cauza constrngerilor bugetului existent.
c) Domeniul de aplicabilitate este supus unor schimbri semnificative i fundamentale; de
exemplu este preconizat ca un program selectat pentru a fi auditat s fie supus unei revizii
complete, astfel prezentnd rezultatele unor eforturi nvechite ale auditului.
d) Nu exist criterii potrivite pentru evaluarea performanei. Totui, aceast problem ar fi
putut fi depit prin stabilirea criteriilor de ctre echipa de audit cu acordul entitii
auditate. De asemenea, echipa de audit ar putea folosi bunele practici pentru a compara
performana entitii auditate.
2. Controale din partea managementului referitor la fiecare obiectiv pentru a determina dac
controalele exist i opereaz eficace pe baz de teste; i,
3. Conformarea cu criteriile specifice (politic, proceduri, regulamente, legi, rezultate
planificate, etc.) necesare pentru a rspunde la fiecare obiectiv normativ al auditului.
Metodologia auditului trebuie s fie planificat ca s ofere informaii i asigurri pentru
a satisface cerinele fiecrui obiectiv. De exemplu, dac obiectivul este de a determina
conformitatea cu o lege, atunci metodologia trebuie s foloseasc legea drept criteriunu doar o
cerin a politicii. Dac metodologia include vreo eantionare, apoi aceast seciune ar trebui de
asemenea s discute ce tip de tehnici au fost ales (statistice sau de analiz), de ce a fost aleas o
tehnic anumit i ce limitri cu privire la constatri ar putea rezulta. La completarea
metodologiei, auditorii trebuie s compare metodologia cu obiectivele pentru a asigura faptul c
entitatea auditat, criteriile, perioada de timp, funcia, programul sau activitatea, etc., i locul n
metodologie sunt aceleai ca cele cerute pentru realizarea obiectivelor.
Sub IV
acceptate pe larg. Drept rezultat, auditul regularitii a devenit o disciplin bine ntemeiat. n
general, abordarea acesteia este aceeai peste tot n lume.
Deseori acest lucru poate crea nenelegeri cu conducerea entitii supuse auditului.
Procesul de audit n care se aplic criteriile care nu au fost convenite cu entitatea auditat ar
putea duce la rapoarte de audit foarte controversate sau chiar nedemne de ncredere.
Tipuri de criterii n auditul performanei
Exist dou tipuri de criterii de audit:
I.
Criteriile generale deseori deriv din bunul sim sau din raiunea general.
Cum trebuie determinate criteriile de audit? Auditorii trebuie s caute ndrumri din
toate aceste surse i dup aceea s formuleze criterii de audit realiste. n timp ce fac acest lucru,
trebuie s mai in cont i de condiiile locale. De exemplu, nu ar fi corect s se aplice
standardele privind calitatea apei potabile emise de Organizaia Mondial a Sntii ntr-o ar
n curs de dezvoltare, n care nsi accesul la ap potabil reprezint o problem.
a. Auditorii trebuie s ncerce s vizualizeze diferite segmente ale programului, sub forma unor
proiecte sau sarcini. n mod normal, fiecare proiect sau sarcin trece prin etapa de fezabilitate,
planificare, finanare, executare, funcionare i evaluare. Auditorii trebuie s gseasc rspunsul
la urmtoarea ntrebare pentru fiecare etap a proiectului sau a sarcinii:
Ce msuri rezonabile ar trebui s ntreprind un manager pentru a efectua i a controla
aceast etap a proiectului?
b. Auditorii trebuie s studieze procedurile i politicile organizaiei. Acestea i pot ajuta s
stabileasc criteriile. De exemplu, n timpul misiunii de audit la un oficiu de eliberare a
paapoartelor, auditorii constat c oficiul are o politic de eliberare a paapoartelor n 24 de ore
dac o persoan achit o tax dubl fa de preul obinuit, pe cnd timpul necesar pentru
eliberarea unui paaport contra unui pre obinuit este de apte zile. Auditorul poate prelua
aceste taxe i limite de timp drept criterii de audit pentru msurarea eficienei oficiului de
eliberare a paapoartelor.
c. n absena oricror proceduri scrise, auditorii trebuie s caute astfel de proceduri la organizaii
similare i s ncerce s adopte procedurile lor pentru situaia dat.
d. O alt metod const n analiza de ctre auditor a datelor din trecut ale organizaiei (aplicnd
tehnici standard de contabilitate sau statistice) pentru a elabora criteriile specifice. De exemplu,
dac nu au fost stabilite standarde n vigoare pentru nlocuirea anumitor componente, auditorii
trebuie s analizeze performanele din trecut a unui an obinuit i s le adopte n calitate de
criteriu.
e. Cteodat auditorii elaboreaz criteriile n baza ateptrilor beneficiarilor unui anumit serviciu.
Acest lucru se realizeaz prin intervievarea utilizatorilor sau prin utilizarea chestionarelor. Prin
aceste ntrebri se afl ateptrile utilizatorilor privind nivelul de performan prestat de
entitatea public supus auditului. De exemplu, efectund auditul la un spital, auditorii pot s
constate c pacientul trebuie s atepte o anumit perioad de timp nainte ca s primeasc un
loc n spital pentru o operaie complicat. Auditorii pot s decid s intervieveze pacienii care
ateapt un loc i s afle ce limite de timp sunt acceptabile pentru ei, considerate rezonabile.
Auditorii trebuie s discute despre aceste ateptri cu administraia spitalului i s stabileasc
mpreun perioada de timp de ateptare pentru a obine un loc n spital. Acest rezultat apoi poate
fi utilizat n calitate de criteriu de audit.
f. Criteriile de audit pot fi elaborate sub forma unui criteriu principal i a mai multor sub-criterii.
Criteriul principal trebuie s stabileasc principiul general n timp ce sub-criteriile vor
reprezenta activitile detaliate ateptate de la conducere. De exemplu, n cazul criteriilor de
audit pentru utilizarea echipamentului, criteriul principal i sub-criteriile pot fi dup cum
urmeaz:
Sub V
Criteriile potrivite sunt acelea care prezint relevan pentru chestiunile supuse auditului
i sunt adecvate pentru circumstanele date. Dac nu sunt utilizate criterii adecvate, se pot trage
concluzii nepotrivite despre funcionarea entitii.
Unele caracteristici ale criteriilor potrivite includ:
Credibilitatea - criteriile credibile rezult din concluzii consecvente, atunci cnd sunt folosite de
un alt auditor n aceleai circumstane.
Obiectivitatea - criteriile obiective sunt impariale din partea auditorului sau a conducerii.
Utilitatea - criteriile utile rezult din constatrile i concluziile care satisfac necesitile de
informare ale utilizatorului;
Inteligibilitatea - aceste criterii sunt clar expuse i nu pot fi subiectul unor interpretri substanial
diferite.
Comparabilitatea - criteriile comparabile sunt consecvente cu cele utilizate n auditele
performanei la alte entiti sau activiti similare i cu cele ale auditelor performanei precedente
n cadrul entitii.
Completitudinea - aceasta se refer la elaborarea tuturor criteriilor semnificative potrivite pentru
evaluarea performanei n circumstanele date.
Posibilitatea de a fi realizabil i cuantificabil - realizrile i msurrile trebuie s poat fi atinse.
Specificitate - aceasta sugereaz c criteriile trebuie s fie specifice n privina ateptrilor legate
de calitatea, timpul i costul proiectului sau programului.
Caracterul oportun - potrivite caracteristicilor generale ale organizaiei supuse auditului.
Caracterul acceptabil - criteriile acceptabile pot fi elaborate de ctre conducere sau de ctre
auditori i pot fi obinute din standardele stabilite de organele de reglementare, asociaiile
profesionale sau alte autoriti recunoscute.
Compatibilitatea - criteriile trebuie s fie compatibile cu obiectivul i caracterul entitii auditate.
Criteriile trebuie s fie clare tuturor prilor interesate pentru a facilita nelegerea comun.
Caracteristicile, luate ca ntreg, sunt utile pentru identificarea criteriilor i evaluarea durabilitii
acestora.
Matrice de reprezentare grafic a obiectivelor, ntrebrilor, criteriilor de audit, precum i
a metodologiei de realizare a fiecrui obiectiv i n final constatrile la fiecare obiectiv.
Obiectivul auditului
ntrebrile auditului
Criteriile de audit
Metodologia
Constatrile
Sub VI
Sintez
Relevana
Este identificat interesul manifestat fa de subiectul n cauz de ctre Parlament, Guvern,
societatea civil, mass-media sau alte pri interesate, deoarece exist mai multe anse ca auditul
s genereze o schimbare pozitiv atunci cnd prile interesate sunt implicate n tema abordat.
Impactul potenial
ntrebrile de audit sunt formulate n cel mai precis mod posibil pentru a
delimita tema central a auditului, pentru a evita activiti inutile i pentru a
permite echipei de audit s elaboreze concluzii.
Sunt identificate ntrebrile de audit, iar n cazul n care exist o singur ntrebare
de audit, aceasta este divizat n ntrebri secundare. Sunt explicate pe scurt
motivele care au condus la alegerea ntrebrilor de audit, precum i cele care au
condus la excluderea altor posibile ntrebri de audit.
Delimitarea sferei auditului permite definirea i explicarea elementelor
instituiei/programului/entitii care constituie subiectul auditului, precum i
identificarea perioadei i a zonelor geografice care urmeaz a fi acoperite de audit.
De asemenea, sunt indicate domeniile care au fost luate n considerare
pentru a fi incluse n sfera auditului, dar care au fost respinse (ex.: din cauz c ar
necesita prea mult timp sau c nu ar prezenta suficient interes).
Cum vom obine rspunsurile?
Abordarea auditului trebuie formulat n mod clar, i anume s defineasc
gradul de prioritate care trebuie acordat auditului direct al performanei, punnduse, iniial, accentul pe realizri i pe efecte.
Criteriile de audit, pe baza crora urmeaz a fi apreciat situaia real, sunt
formulate n mod clar, indicnd legislaia aplicabil sau alte surse din care se obin
astfel de criterii.
Un scurt paragraf este dedicat descrierii modului de utilizare a fiecrei
metode de colectare i de analiz a datelor din cadrul auditului. Informaii detaliate
cu privire la metodologie pot fi oferite ntr-o anex la Raportul privind studiul
preliminar.
Rezultatul probabil permite identificarea domeniilor n care pot fi efectuate
constatri, n care pot fi elaborate concluzii i n care pot fi formulate recomandri.
termenelor limit externe, atunci cnd este nevoie (ex.: publicarea de noi regulamente
n domeniul auditat).
n cazurile cnd este necesar o perioad mai lung pentru efectuarea unui audit sau este
necesar prelungirea perioadei stablite iniial, acest lucru trebuie justificat de echipa de audit i
aprobat de Preedintele Curii.
Trebuie identificate riscurile semnificative la care este expus buna execuie a auditului,
precum i cea mai bun modalitate n care aceste riscuri pot fi gestionate. n planificarea
drumului critic al auditului, poate fi util identificarea eventualelor puncte cu cele mai mari
riscuri de apariie a dificultilor care pot genera ntrzieri sau care pot compromite calitatea
lucrrilor. Trebuie avute ntotdeauna n vedere constrngerile previzibile referitoare la
disponibilitatea auditorilor (care pot fi solicitai pentru alte misiuni de audit), precum i
consecinele ntrzierilor n ceea ce privete prezentarea rezultatelor auditului i publicarea
raportului.
Poate fi util accelerarea activitilor de audit pe teren apelndu-se la o echip mare
pentru a colecta datele n mod rapid, n timp ce elaborarea i clarificarea faptelor pot fi
ntreprinse de o echip mult mai mic. Prin verificarea caracterului rezonabil al numrului de
sptmni prevzute pentru fiecare auditor, se va obine o mai mare asigurare c numrul de
sptmni alocat este realist innd cont de perioadele propuse.
Trebuie stabilite msurile de control al calitii n vederea alocrii i nelegerii
responsabilitilor privind conducerea, supravegherea i revizuirea activitilor de audit.
n ceea ce privete gestionarea documentelor, att pe suport de hrtie, ct i n format
electronic, trebuie stabilite instruciuni clare, eful de direcie sau eful echipei de audit fiind
responsabil de asigurarea controlului calitii.
Pentru ca recomandrile i concluziile formulate n raportul de audit s fie acceptate,
sunt eseniale dialogul permanent i nelegerea reciproc dintre auditori i personalul entitii
auditate, dup cum se subliniaz n abordarea fr surprize a Curii.
8. Comunicarea cu entitatea auditat.
Este esenial s se menin un contact permanent cu entitatea auditat.
Trebuie planificate contacte cu personalul entitii auditate pe tot parcursul auditului
pentru ca acesta s fie mereu informat cu privire la stadiul activitii.