Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
10
10
Capitolul 2. Studiu de caz . Audit intern de calitate la SC. Vel Pitar SA.
13
Planificarea activitilor
CONCLUZIE
Un audit al sistemului calitii va urmri:
Competena sistemului dac procedurile sunt realiste i adecvate pentru organizaie;
Conformitatea sistemului - dac procedurile sunt urmate corect;
Performana sistemului - dac aplicarea procedurilor sistemului aduce rezultate
dorite.
n cadrul auditurilor ter parte se ine seama de natura schemei de certificare n primul
rnd, i de ct de pregtit este auditatul pentru evaluare. Auditurile pot fi de evaluare complet,
evaluare iniial, de supraveghere, audituri de prelungire, sau audituri de extindere a domeniului.
n cadrul auditurilor secund parte se au n vedere: cerinele din contractele curente (auditul
poate avea loc la nceputul unui contract important pentru a asigura un control efectiv n timpul
fazelor de proiectare, aprovizionare, lansare n producie); resursele disponibile pentru contract;
performanele subcontractantului n domeniul calitii.
n cadrul auditurilor interne se auditeaz toate activitile care fac parte din sistemul
calitii organizaiei. Frecvena acestor audituri se stabilete n funcie de necesitile sistemului
i ale organizaiei. Activitile critice precum i cele cu importan ridicat trebuie s fie auditate
mai des dect celelalte. Este de dorit s fie auditate simultan mai multe funcii ale organizaiei,
ceea ce asigur auditarea interferenelor dintre compartimente, care n alt mod nu ar putea fi
auditate.
Rareori un audit poate ptrunde n profunzimea tuturor detaliilor sistemului calitii. Una
din cheile auditurilor eficiente este atingerea unui echilibru ntre abordarea de ansamblu, care
este mai puin detaliat la nivelul ntregii arii auditate i investigaiile aleatorii aprofundate, n
cadrul crora o seciune mic dar semnificativ este studiat n cele mai mici detalii. n orice
audit este necesar o combinaie a celor dou, ultima tehnic fiind folosit dac o problem este
suspect sau apare o neconformitate.
1.4. Analiza preliminar a documentaiei sistemului calitii
Aceast etap const n analiza documentaiei referitoare la metodele utilizate de auditat
pentru satisfacerea cerinelor de asigurare a calitii. Documentul de referin este manualul
calitii sau orice alt document echivalent cu acesta. Este recomandabil ca aceast analiz s stea
la baza planificrii auditului.
n cazul auditurilor de consultan n vederea organizrii sistemului calitii, sau a
auditurilor n secund parte, documentaia sistemului calitii nu este disponibil, aceast etap a
auditului fiind opional.
1.5. Vizita preliminar la auditat
Vizita preliminar fcut de auditorul ef are o mare utilitate, deoarece ea permite
acestuia s ntlneasc diferite persoane din managementul auditatului, constituind n acelai
timp o bun ocazie de a cunoate organizaia n vederea aprecierii dimensiunilor, a planului
general, a proceselor etc.
Pe de alt parte, aceast vizit ofer reprezentanilor auditorului posibilitatea s discute
cu auditorul ef asupra modului n care se va desfura auditul.
De asemenea, cu aceast ocazie se contureaz liniile principale ale planului de audit, care
ulterior va fi definitivat de ctre auditorul ef.
Scopul vizitei preliminare este:
S identifice conducerea de vrf, responsabilitile acesteia, a autoritii aa cum este
definit n organigrama auditatului, precum i a interferenelor de autoritate;
S identifice structura documentelor sistemului calitii, n mod deosebit
manualul calitii auditatului;
S neleag auditorul ef modul de funcionare a sistemul calitii
auditatului;
Auditorul ef s verifice domeniul sistemului calitii, domeniul activitilor
4
Aceste edine se organizeaz n cazul n care un audit dureaz dou sau mai multe zile.
La acestea particip membrii echipei de audit, iar dac este cazul sunt invitai ghizii sau
reprezentanii auditatului. edinele intermediare pot avea loc la nceputul sau la sfritul fiecrei
zile de lucru.
Este recomandabil ca echipa de audit s aib ntlniri la nceputul fiecrei zile de lucru.
Pe parcursul edinelor intermediare se analizeaz:
Diferite aspectele sesizate n timpul auditului, avnd ca efect schimbul de informaii ntre
auditori, precum i analiza i ncadrarea neconformitilor constatate;
Se prezint de ctre auditorul ef reprezentantului organizaiei auditate neconformitile
gsite i se caut soluii pentru rezolvarea diferitelor probleme aprute;
Se semneaz rapoartele de neconformitate de ctre reprezentantul organizaiei auditate;
Auditorul ef are o imagine de ansamblu a modului de desfurare a auditului;
Reprezentantul organizaiei auditate este informat de modul cum se desfoar auditul
avnd posibilitatea de a informa managementul de la nivelul cel mai nalt, pentru a nu
exista surprize la edina de nchidere.
Ultima edin intermediar este o edin de pregtire a edinei de nchidere, la care
particip doar membrii echipei de audit. Aceasta are loc dup ce au fost efectuate toate vizitele,
iar procesul de auditare a fost parcurs n totalitate. La finalul acestei ntlniri se elaboreaz un
rezumat al auditului care urmeaz s fie prezentat n edina de nchidere.
edina este condus de auditorul ef i are urmtoarele obiective:
Prezentarea observaiilor constatate;
Analiza i ncadrarea neconformitilor n: neconformiti critice, neconformiti majore,
neconformiti minore i observaii. Acele observaii care ies din cadrul auditului nu sunt
reinute;
Se redacteaz neconformitile pe Rapoarte de neconformitate, acestea fiind identificate
n raport cu cerinele specificate n standard sau n alte documente de referin ale
auditului fiind susinute de dovezi corespunztoare;
Auditorul ef pregtete rezumatul pentru edina de nchidere care va urmri atingerea
obiectivelor auditului prin rspunsul la urmtoarele ntrebri:
i.
Documentele sistemului calitii satisfac cerinele standardelor de referin ?
ii.
Sunt documentele sistemului calitii implementate ?
iii.
Este sistemul calitii eficient ?
iv.
n ce msur influeneaz neconformitile constatate, activitatea
auditatului ?
Se pregtete concluzia echipei de audit.
1.10. Organizarea edinei de nchidere
Durata unei astfel de edine nu trebuie s depeasc o or, o or i jumtate, iar
documente de lucru folosite pentru edina de nchidere sunt:
materiale de prezentare;
materiale doveditoare i de sprijin ale afirmaiilor echipei de audit;
sumarul celor gsite.
7
Pentru a nu exista nici un dubiu asupra nregistrrilor, poate fi de ajutor ca auditorul s dea
celui intervievat s citeasc ce a nregistrat.
Notiele auditorilor pot fi folosite n cadrul discuiilor sau n rapoartele scrise transmise
auditatului pentru a defini neconformitile.
Notiele auditorilor constituie nregistrri ale calitii care se pstreaz pentru o
anumit perioad de timp.
CONCLUZIE
Modul n care se iau notie, formularele folosite, se stabilesc de auditorul ef pentru
fiecare audit n parte, sau de fiecare auditor.
Pentru consemnarea i raportarea concluziilor, se pot folosi urmtoarele tipuri de
documente:
chestionare de audit utilizate pentru evaluarea sistemului calitii compartimentului;
formulare pentru raportarea observaiilor auditului;
rapoarte de neconformitate - formulare pentru documentarea dovezilor de susinere a
concluziilor la care au ajuns auditorii.
1.13. Chestionarul de audit
Formatul acestor documente este stabilit de auditorul ef, care trebuie astfel concepute
nct s nu limiteze activitile sau investigaiile suplimentare, care pot deveni necesare pe
parcursul desfurrii auditului.
Chestionarul de audit este documentul folosit de auditor ntr-o zon auditat. Acesta se
ntocmete plecnd de la urmtoarele elemente:
standardul de referin;
rezultatele auditurilor anterioare;
deficiene cunoscute privind calitatea;
prioriti ale managementului;
documentele sistemului calitii;
alte documente ale organizaiei;
consideraiile auditorilor bazate pe propriile cunotine, experiene, vizite preliminare etc.
Chestionarele de audit bine ntocmite au urmtoarele avantaje:
permit auditorilor s fie bine informai despre obiectivele i cerinele activitii auditate;
permit auditorului ef s evalueze munca de pregtire desfurat de ceilali membri ai
echipei de audit;
permit auditorilor s evalueze gradul de derulare al auditului;
dac este nevoie faciliteaz redistribuirea sarcinilor ntre auditori;
asigur o nregistrare a domeniilor i activitilor investigate n timpul auditului.
Existena mai multor neconformiti minore legate de implementarea unei proceduri de sistem
sau a mai multor proceduri, instruciuni etc. (la care documentele sistemului calitii fac referire)
cu efect necorespunztor asupra funcionrii sistemului calitii ntr-un compartiment (sau n mai
multe compartimente).
Absena unui element al structurii organizatorice care afecteaz sistemul calitii.
Lipsa dovezilor obiective privind analizele periodice efectuate de managementul la nivelul
cel mai nalt, precum i efectuarea auditurilor interne ale calitii.
Nealocarea de ctre managementul organizaiei a resurselor necesare pentru funcionarea
sistemului calitii.
Necunoaterea i/sau neaplicarea de ctre conducerea executiv a diferitelor compartimente
auditate a unor prevederi ale documentaiei sistemului calitii.
Lipsa dovezilor obiective privind aciunile ntreprinse de conducere pentru nsuirea politicii
privind calitatea i instruirea diferitelorcategorii de personal care prin activitatea lor au inciden
asupra calitii produselor i afecteaz meninerea sistemului calitii la standardul specificat.
Lipsa deciziei conducerii pentru numirea managerului calitate i/sau nendeplinirea unor
responsabiliti clare de ctre acesta.
Neactualizarea unor prevederi ale documentelor sistemului calitii specificate ca urmare a
aciunilor corective stabilite n urma unui audit.
CONCLUZIE
Neconformitile enumerate constituie neconformiti majore care nu permit aprobarea i
nregistrarea sistemului calitii organizaiei, dect dup ce acestea au fost eliminate, ca urmare a
unor aciuni corective i dup ce s-a verificat eficiena lor.
Documentarea neconformitilor
Documentarea neconformitilor const n redactarea acestora sub form scris pentru a
putea fi prezentate auditatului. Redactarea neconformitilor trebuie s fie exact, complet, util
i concis.
Documentarea exact a neconformitii este necesar n vedere validrii acesteia de ctre
auditat. n cazul unor inexactiti n redactare, neconformitatea nu est acceptat de auditat
i poate s afecteze credibilitatea auditorului, afectnd credibilitatea celorlalte constatri
prezentate.
Documentarea complet presupune prezentarea de dovezi obiective care trebuie s fie
incluse n raportul de neconformitate. Descrierea trebuie s cuprind toate informaiile
necesare pentru a se putea face o verificare ulterioar a constatrilor.
Descrierea trebuie s arate n general:
Unde a fost observat neconformitatea;
Ce dovad obiectiv a fost reinut;
Cine a fost implicat ca fcnd parte sau oferind dovada obiectiv.
Documentarea util a neconformitii are n vedere prezentarea conducerii auditatului a
elementului lips din cerina sistemului calitii, astfel nct n urma parcurgerii raportului
de audit, acesta s aib posibilitatea s i completeze imaginea fiecrui detaliu al
sistemului calitii
Documentarea concis este o cerin care are n vedere ca descrierile din raportul de
neconformitate s fie ct mai sintetice, fr a compromite ns claritatea informaiilor
prezentate i utilitatea acestora. Cerina apare ca urmare a faptului c este posibil ca
auditorul s aib de redactat mai multe neconformiti nainte edina de nchidere, iar n
cadrul edinei de nchidere trebuie citite toate neconformitile constatate, unde bugetul
de timp este limitat.
Redactarea descrierii unei neconformiti trebuie s ntruneasc cteva elemente:
12
Capitolul 2. Studiu de caz . Audit intern de calitate la SC. Vel Pitar SA.
APROBAT
Director, ing. M.P
13
AVIZAT
NTOCMIT
Auditor EF
Ing. Dobre Roxana
RAPORT DE AUDIT
- PLAN DE AUDIT
PLAN DE AUDIT INTERN
Organizaia
auditat
Obiectivele
auditului
Tipul auditului
Compartiment
auditat:
Reprezentantul
M.P., ef fabric
conducerii
Auditor ef
Auditori
C., inginer
Dobre Roxana
Apostol
Referenial
Popescu
ISO 9001/2008
Perioada de audit
10.01.2015
04.02.2015
Data estimat
pentru predarea
07.02.2015
Dat deschidere
edin
Raportului de
Audit
14
04.01.2015
Planificarea activitilor
Program anual de audituri interne pe anul 2015 la SC VEL PITAR SA
PROGRAMUL ANUAL DE AUDITURI INTERNE PE ANUL 2015
Elaborat:
Data:
Nr.
Crt
.
Compartiment
auditat
Echipa
de
auditat
Documente
de referin
Peroada auditului
Planificat
Realizat
Producie
A.
C.
SR EN ISO
9001:2001,
PO-03, PO-12,
PO-13, PO-21
11.01.2015
CercetareDezvoltare
L.
D.
SR EN ISO
9001:2001,
PO-14, PO-15,
PO-17, PO-20
13.01.2015
Comercial-Tehnic F.L.
14.01.2015
Comercial
Vnzri
A.
C.
SR EN ISO
9001:2001,
PO-02, PO-6,
PO-7, PO-11
SR EN ISO
9001:2001,
PO-04, PO-16
Comercial
Logistic
G.H.
SR EN ISO
9001:2001,
PO-05, PO08, PO-18
18.01.2015
Resurse Umane
S.P.
21.01.2015
Economic
L.J.
Asigurarea
Calitii
SR EN ISO
9001:2001,
PO-01
SR EN ISO
9001:2001,
PO-09, PO-10
SR EN ISO
9001:2001,
PO-19
SR EN ISO
9001:2001,
MC-01
Management
E.
D.
N.
I.
15
16.01.2015
25.01.2015
01.02.2015
04.02.2015
DESFURARE AUDIT
Data i ora
Auditor
Reprezentant
10.01.2015
1. Producie
V.A.
2. Cercetare-Dezvoltare
M.M.
auditat
A.C.
L.D.
3. Comercial-Tehnic
G.L.
4. Comercial
Vnzri
M.M.
A.C.
5. Comercial
Logistic
G.L.
G.H.
6. Resurse Umane
G.L.
7. Economic
M.M.
S.P.
L.J.
8. Asigurarea
Calitii
V.A.
9. Management
07.02.2015
M.M.+G.L.
Data edinei de
F.L.
E.D.
N.I.
nchidere
NTOCMIT
Auditor ef,
Ing. Dobre Roxana
APROBAT
Director General,
ing. M.P.
APROBAT
Auditat,
ing. A
RAPORT DE AUDIT
- LISTA PERSOANELOR AUDIATE Semnturi
Nume,
Prenume
Funcia
edina deschidere
16
edina de
nchidere
Interviu
RAPORT DE AUDIT
- LISTA DOCUMENTELOR CONSULTATE -
Nr.
TITLU
CRT
REFERIN
OBSERVAII
Element ISO
9001
DATA/ORA
Manualul Calitii
4.2.2
MC-01
Controlul documentelor
4.2.3
PS-01
1
2
10.01.2015
ora
9-15
PS-02
Controlul
nregistrrilor
4.2.4
PO-03
Fabricarea painii
7.5.1
PO-12
Monitorizarea i
msurarea produsului
8.2.4
PO-21
Tratare neconformiti
8.3
PS-04
Aciuni corective
8.5.3
PS-05
Aciuni preventive
8.5.2
PS-06
17
ntrebri
Referine
conform
neconform
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
18
Comentarii
1
Document
De
referin/
clauz
Fabricarea
painii
PO-12
/ 7.5.1
Auditor:
D.R
Auditat:
A.
2
ntrebare de audit
Constatri/
Observaii/
Rezultate
Evaluare
SERVICIU
/ZON
PROCES
PRODUS
PROCEDURA:
REFERINA:
AUDITOR
AUDITAT
DATA
NECONFORMITI
SEMNTURA:
DATA:
20
RAPORT DE AUDIT
RAPORT DE NECONFORMITATE
LA AUDIT
19.08.2012
Nr. 1
Data:
cod: PO-12
Producie Paine
Auditor: B.F.
Auditori
Auditor/Auditat
28.01.2015
Auditor: A.
ef compartiment auditat
M.P.
Auditor/RAC
Rezultatele
verificrilor
loturilor
sunt consemnate n
Fia teste de laborator,
cod: F-02-PO-12, ed.1,
rev.0.
- Personalul operator
a
fost
instruit,
rezultatele
instruirii
fiind consemnate n
PVI nr. 14/26.01.2015
RC, M.A.
Data: 29.01.2015
Nume i
Prenume
Funcia
Semntura
22
ing. R. B
2
3
4
5
K. E.
V. C.
K. E.
O. H.
Director
Manager calitate
Director aprovizionare
Director tehnic
Contabil ef
ECHIPA DE AUDIT:
Ing. Popescu
OBSERVAIILE ECHIPEI DE AUDIT
Neconformiti / Observaii
Neconformiti majore
Neconformiti minore
Observaii
Numr
4.2.1; 7.5.4
8.5.2
7.5.3; 8.2.4; 8.5.3
2
1
3
REMARCI SUPLIMENTARE
LISTA DE DIFUZARE
23
Auditor ef (Semntura)RDOBRE
15.02.2015
24
a.