Cuprins

Capitolul 1. Noiuni Tehnice privind derularea unui Audit Intern. 1. Planificarea activitilor 1. Iniierea auditului 2. Definirea obiectivelor, domeniului, ntinderii i frecvenei auditului 3. Analiza preliminar a documentaiei sistemului calitii 4. Vizita preliminar la auditat 5. Elaborarea planului de audit 6. Transmiterea planului de audit auditatului 7. ORGANIZAREA EDINEI DE DESCHIDERE 8. ORGANIZAREA EDINELOR INTERMEDIARE 9. ORGANIZAREA EDINEI DE NCHIDERE 10. EXAMINAREA SISTEMULUI CALITII 11. ncadrarea n timpul acordat auditului 12. Chestionarul de audit 13. RAPORTUL DE NECONFORMITATE Capitolul 2. Studiu de caz . Audit intern de calitate la SC. TEOMI SRL. 2 2 3 3 4 4 5 6 6 7 7 8 9 10 10 13

Capitolul 1. Noiuni Tehnice privind derularea unui Audit Intern.

Planificarea activitilor Auditorul ef stabilete modul de derulare al auditului prin planificarea activitilor, urmrind o anumit strategie. Din acest punct de vedere, ntr-o prim abordare, auditul poate fi: orizontal, n care se urmrete un anumit aspect al obiectului auditului n toate compartimentele organizaiei, vertical, n care se urmresc toate aspectele obiectului auditului n fiecare compartiment auditat. Regula de baz n desfurarea auditului o constituie urmrirea activitilor n succesiunea lor fireasc, spre exemplu: contractare, proiectare, omologare, execuie, livrare. Planificarea prealabil a auditurilor interne n cadrul unei organizaii se realizeaz n documentul Program anual de audituri interne pe anul ........... n vederea bunei desfurri a auditului este necesar folosirea unui document de verificare, prin care se controleaz dac au fost culese toate informaiile necesare, nainte de auditarea unei alte activiti. Auditorul trebuie s fie familiarizat cu activitile funciei auditate a sistemului calitii, procedurile i documentaiile utilizate, clauzele adecvate ale standardului. Auditorul va pregti un chestionar de audit pentru compartimentele vizitate, mpreun cu ntrebrile pe care le va pune i operaiile i documentaiile care urmeaz s le vad. Subiectele auditului vor include i auditurile precedente ale compartimentului vizitat. Compartimentele care necesit investigaii speciale sunt cele care nu au foste verificate recent, cele care au fost verificate anterior i n care au fost gsite deficiene, precum i cele n care sunt cunoscute deficienele sau se suspecteaz c acestea exist. Auditorul trebuie s l fac pe auditat s fie contient n avans de domeniul auditului i s specifice ce se ateapt de la el. Listele de verificare Sunt instrumente utile n vederea acoperirii ntregii problematici a auditului (domenii i activiti investigate n timpul auditului). Elaborarea lor se face n faza pregtirii auditului, n care auditorul se asigur c sistemul definit n documentul de referin (manualul calitii, standardul de referin) este complet i apt s duc la ndeplinirea obiectivelor calitii organizaiei. Dac organizaia are un sistem al calitii, acesta este definit n manualul calitii. Cuprinsul acestui manual poate fi folosit de auditorul ef pentru a se asigura c a fost acoperit ntreg sistemul. Cea mai eficient list de verificare pe care o poate avea auditorul este cuprinsul sau indexul paginilor manualului. Folosirea acestor liste, care nu au mai mult de dou, trei pagini, constituie o bun verificare a auditrii tuturor compartimentelor i activitilor organizaiei. n faza pregtirii auditului, auditorul ef trebuie s se asigure c sistemul definit n manual este complet i apt s duc la ndeplinire obiectivele calitii organizaiei. n situaia n care manualul calitii organizaiei nu este complet, auditorul ef trebuie s verifice conformitatea sistemului cu standardul de referin, iar n alctuirea listelor de verificare, standardul de referin s constituie lista de verificare dup care urmrete dac s-au atins toate punctele. Auditorii, cnd i planific auditarea unei zone, i ntocmesc liste de verificare prin care trebuie s aib n vedere faptul c, fiecare interviu individual trebuie s cuprind patru aspecte de baz legate de: 2

persoane - responsabilitate i autoritate, cerine de instruire / educaie; proceduri - disponibilitate, gradul de acoperire a activitii auditate, aplicabilitate practic; echipamente - dac sunt cele specificate n proceduri, dac necesit manuale de utilizare iar acestea sunt disponibile; produse i materiale - dac sunt cele specificate n proceduri, dac sunt corespunztor identificate i cu stadiul inspeciilor identificat corespunztor. Diagrama de flux (flow chart) Un alt mijloc de asigurare c toate elementele auditului au fost atinse, este diagrama de flux a procesului de auditare. Aceasta ajut auditorul s observe c auditul se desfoar sistematic i c nu au fost srite etape importante 3. Documentele de lucru folosite n etapa de pregtire-planificare a auditului sunt: autorizarea auditului; standardele sau alte specificaii dup care se face auditul; planul de audit; orice formate provizorii care se folosesc n timpul auditului; aide-memoires, liste de verificare, diagrame de flux etc. n aceast etap sunt prevzute urmtoarele activiti: a) Iniierea auditului, b) Definirea obiectivelor, domeniului, ntinderii i frecvenei auditului; c) Alctuirea echipei de audit; d) Analiza preliminar a documentaiei sistemului calitii; e) Vizita preliminar la auditat; f) Elaborarea planului de audit; g) Transmiterea planului de audit auditatului n vederea aprobrii coninutului; h) Organizarea echipei de audit. 1. Iniierea auditului Iniierea auditului poate avea loc din iniiativa: Organizaiei auditate, n cazul unui audit intern; Unei organizaii, pentru auditul la subcontractani; Organizaiei auditate care nainteaz o cerere de certificare; Unei alte organizaii interesat sau ndreptit, pentru auditul de ter parte. Iniierea auditului presupune stabilirea obiectivului i domeniului auditului, frecvenei acestuia i analiza preliminar a prezentrii sistemului calitii al auditatului. n aceast etap se ia legtura cu organizaia auditat. De asemenea, la iniierea auditului se stabilete auditorul ef, care poate fi numit de: organizaia iniiatoare a auditului - la auditul intern i la subcontractani; ter parte independent - la auditul de ter parte. Numirea are loc prin notificare oficial, precizarea scopului auditului i se accept de cel numit. 2. Definirea obiectivelor, domeniului, ntinderii i frecvenei auditului Clientul decide, ce elemente ale sistemului calitii, zone i activiti ale organizaiei urmeaz s fie auditate ntr-un interval de timp specificat. Este recomandabil ca acestea s fie stabilite mpreun cu auditorul ef i cu consultarea auditatului. De asemenea, clientul specific standardul n baza cruia se efectueaz auditul sistemului calitii, precum i frecvena acestuia, care se stabilete n baza modificrilor provenite n organizaie ce pot avea repercusiuni asupra sistemului calitii acestuia, precum i de rezultatele ultimelor audituri. Importana acestor factori este diferit dac auduturile sunt de ter parte, secund parte sau prim parte. CONCLUZIE Un audit al sistemului calitii va urmri: Competena sistemului dac procedurile sunt realiste i adecvate pentru organizaie; 3

 Conformitatea sistemului - dac procedurile sunt urmate corect; Performana sistemului - dac aplicarea procedurilor sistemului aduce rezultate dorite. n cadrul auditurilor ter parte se ine seama de natura schemei de certificare n primul rnd, i de ct de pregtit este auditatul pentru evaluare. Auditurile pot fi de evaluare complet, evaluare iniial, de supraveghere, audituri de prelungire, sau audituri de extindere a domeniului. n cadrul auditurilor secund parte se au n vedere: cerinele din contractele curente (auditul poate avea loc la nceputul unui contract important pentru a asigura un control efectiv n timpul fazelor de proiectare, aprovizionare, lansare n producie); resursele disponibile pentru contract; performanele subcontractantului n domeniul calitii. n cadrul auditurilor interne se auditeaz toate activitile care fac parte din sistemul calitii organizaiei. Frecvena acestor audituri se stabilete n funcie de necesitile sistemului i ale organizaiei. Activitile critice precum i cele cu importan ridicat trebuie s fie auditate mai des dect celelalte. Este de dorit s fie auditate simultan mai multe funcii ale organizaiei, ceea ce asigur auditarea interferenelor dintre compartimente, care n alt mod nu ar putea fi auditate. Rareori un audit poate ptrunde n profunzimea tuturor detaliilor sistemului calitii. Una din cheile auditurilor eficiente este atingerea unui echilibru ntre abordarea de ansamblu, care este mai puin detaliat la nivelul ntregii arii auditate i investigaiile aleatorii aprofundate, n cadrul crora o seciune mic dar semnificativ este studiat n cele mai mici detalii. n orice audit este necesar o combinaie a celor dou, ultima tehnic fiind folosit dac o problem este suspect sau apare o neconformitate. 3. Analiza preliminar a documentaiei sistemului calitii Aceast etap const n analiza documentaiei referitoare la metodele utilizate de auditat pentru satisfacerea cerinelor de asigurare a calitii. Documentul de referin este manualul calitii sau orice alt document echivalent cu acesta. Este recomandabil ca aceast analiz s stea la baza planificrii auditului. n cazul auditurilor de consultan n vederea organizrii sistemului calitii, sau a auditurilor n secund parte, documentaia sistemului calitii nu este disponibil, aceast etap a auditului fiind opional. 4. Vizita preliminar la auditat Vizita preliminar fcut de auditorul ef are o mare utilitate, deoarece ea permite acestuia s ntlneasc diferite persoane din managementul auditatului, constituind n acelai timp o bun ocazie de a cunoate organizaia n vederea aprecierii dimensiunilor, a planului general, a proceselor etc. Pe de alt parte, aceast vizit ofer reprezentanilor auditorului posibilitatea s discute cu auditorul ef asupra modului n care se va desfura auditul. De asemenea, cu aceast ocazie se contureaz liniile principale ale planului de audit, care ulterior va fi definitivat de ctre auditorul ef. Scopul vizitei preliminare este: S identifice conducerea de vrf, responsabilitile acesteia, a autoritii aa cum este definit n organigrama auditatului, precum i a interferenelor de autoritate; S identifice structura documentelor sistemului calitii, n mod deosebit manualul calitii auditatului; S neleag auditorul ef modul de funcionare a sistemul calitii auditatului; Auditorul ef s verifice domeniul sistemului calitii, domeniul activitilor auditatului i domeniul propus pentru auditare n vederea alctuirii echipei de audit; 4

Prezentarea de ctre auditorul ef a modului de desfurare a auditului, ntlnirile echipei de audit, edina de deschidere, edina de nchidere, modul de clasificare i raportare a neconformitilor i posibilele recomandri care pot fi fcute; Auditatul s neleag procesul de audit i scopul acestuia; S se prezinte cerinele pentru ghizi i rolul acestora; S se stabileasc un acord asupra disponibilitii unor faciliti: un loc de ntlnire pentru auditori, accesul la telefon, calculator, copiator, copii dup documentele sistemului calitii; Auditorul ef s viziteze ntreaga organizaie cu scopul de a nelege: amplasarea general, mrimea, numrul de sedii i localizrile geografice, activitile care se desfoar n fiecare amplasament, identificarea zonelor care necesit echipament de protecie i clarificarea modului n care acesta va fi pus la dispoziie de auditat, identificarea zonelor care necesit aprobri pentru acces i a formalitilor necesare pentru aceasta, identificarea zonelor care necesit experi evaluatori; S stabileasc orarul de munc, pauzele de mas i realizarea aranjamentelor de cazare i mas, dac aceasta este necesar; S discute oportunitatea informrii sindicatului despre audit i scopul acestuia; S stabileasc data i durata auditului, a datei de prezentare a planului de audit, a modului de pstrare a legturii ntre auditorul ef i auditat; S rezolve toate obieciile pe care le are auditatul fa de modul n care este prevzut s se desfoare auditul; S faciliteze planificarea auditului i elaborarea programului de audit; S stabileasc relaii de ncredere ntre auditorul ef i auditat. Principalul document analizat este manualul calitii, sau un document echivalent cu acesta. CONCLUZIE Dac n urma examinrii rezult c sistemul calitii nu este corespunztor pentru satisfacerea cerinelor, se recomand ca auditul propriu-zis s fie efectuat dup rezolvarea problemelor. 5. Elaborarea planului de audit Un plan de audit bine conceput trebuie s fie flexibil pentru a permite modificri care apar pe parcursul auditului organizaiei, sau situaii imprevizibile care nu pot fi avute n vedere n momentul elaborrii sale. La elaborarea sa trebuie avui n vedere o serie de factori, dintre care se menioneaz: o Intervale de timp suficient de lungi pentru colectarea de informaii; o Intervale de timp suficient de lungi pentru examinarea atent a compartimentelor; o Prevederea de intervale de timp n care auditorii s aib posibilitatea de a se ntlni cu membrii desemnai ai echipelor manageriale ale compartimentelor examinate; o Planificarea activitilor astfel nct organizaia auditat s aib posibilitatea de asigurare a ghizilor nsoitori. Un plan de audit bine elaborat trebuie s conin urmtoarele elemente: Obiectivele i domeniul auditului; Identitatea persoanelor care au responsabiliti directe, referitoare la obiective i domeniu; Documentele de referin; Identitatea membrilor echipei de audit; Durata (intervalul de timp) i locul unde se efectueaz auditul; Limba utilizat n timpul auditului (dac este cazul); 5

 Identificarea compartimentelor care trebuie auditate; Durata estimat (intervalul de timp calendaristic) pentru fiecare activitate prevzut n planul de audit; Programul edinelor care se in cu conducerea auditatului; Condiii privind confidenialitatea; Lista de difuzare a raportului de audit i data estimat a publicrii. 6. Transmiterea planului de audit auditatului n vederea aprobrii coninutului Dup elaborare, planul de audit trebuie s fie aprobat de client i comunicat auditatului. n cazul n care se formuleaz obiecii cu privire la unele din prevederile planului de audit, acestea trebuie s fie comunicate auditorului ef. nainte de efectuarea auditului, aceste obiecii trebuie rezolvate de auditorul ef mpreun cu auditatul i, eventual, cu clientul. CONCLUZIE n cazul n care prezentarea prematur a unor detalii particulare ale planului de audit poate compromite obinerea unor dovezi obiective, acestea nu trebuie comunicate auditatului, dect odat cu derularea activitilor. 7. ORGANIZAREA EDINEI DE DESCHIDERE Are drept scop organizarea primei ntlniri ntre echipa de audit i reprezentanii auditatului, n care se prezint n aproximativ 30 de minute, modul de efectuare i desfurare a auditului. Documentele de lucru folosite pentru edina de deschidere sunt: planul auditului; materiale de prezentare. Problemele parcurse n cursul acestei ntlniri sunt: Prezentarea de ctre auditorul ef a participanilor din cele dou pri: membrii echipei de audit i reprezentanii auditatului. Dac acetia nu sunt cunoscui de ctre auditorul ef, ei se pot prezenta singuri sau poate fi pus n circulaie o list pentru a fi completat; Prezentarea scopului auditului, analiza domeniului i obiectivelor auditului. Este necesar ca auditorul ef s sublinieze c scopul auditului nu este acela de a gsi greeli, ci de a confirma implementarea i efectivitatea sistemului; Analiza strii curente a documentaiei sistemului calitii, folosit de auditori la pregtirea auditului; Trecere n revist a metodelor i procedurilor care urmeaz a fi utilizate pentru efectuarea auditului; Prezentarea modului de clasificare a eventualelor aspecte negative ce vor fi constatate; Stabilirea cilor oficiale de legtur ntre echipa de audit i auditat; Desemnarea nsoitorilor echipei de audit precum i a reprezentanilor auditatului care vor semna rapoartele de neconformitate din partea acestuia; Desemnarea resurselor i facilitilor necesare echipei de audit n ceea ce privete locul de ntlnire al echipei, accesul la copiator, telefon, dotarea cu echipamente de protecia muncii acolo unde este necesar, aranjamente pentru servirea mesei etc.; Clarificarea tuturor detaliilor planului de audit i obinerea semnturii reprezentantului organizaiei auditate pe planul de audit; Sublinierea caracterului confidenial din partea echipei de audit, att n timpul, ct i dup ncheierea auditului; Stabilirea programului edinelor intermediare i a edinei de nchidere (ora i data), a echipei de audit cu cadrele de conducere ale auditatului;

Mulumiri pentru participare la aceast edin, adresate de ctre auditorul ef celor prezeni. 8. ORGANIZAREA EDINELOR INTERMEDIARE

Aceste edine se organizeaz n cazul n care un audit dureaz dou sau mai multe zile. La acestea particip membrii echipei de audit, iar dac este cazul sunt invitai ghizii sau reprezentanii auditatului. edinele intermediare pot avea loc la nceputul sau la sfritul fiecrei zile de lucru. Este recomandabil ca echipa de audit s aib ntlniri la nceputul fiecrei zile de lucru. Pe parcursul edinelor intermediare se analizeaz: Diferite aspectele sesizate n timpul auditului, avnd ca efect schimbul de informaii ntre auditori, precum i analiza i ncadrarea neconformitilor constatate; Se prezint de ctre auditorul ef reprezentantului organizaiei auditate neconformitile gsite i se caut soluii pentru rezolvarea diferitelor probleme aprute; Se semneaz rapoartele de neconformitate de ctre reprezentantul organizaiei auditate; Auditorul ef are o imagine de ansamblu a modului de desfurare a auditului; Reprezentantul organizaiei auditate este informat de modul cum se desfoar auditul avnd posibilitatea de a informa managementul de la nivelul cel mai nalt, pentru a nu exista surprize la edina de nchidere. Ultima edin intermediar este o edin de pregtire a edinei de nchidere, la care particip doar membrii echipei de audit. Aceasta are loc dup ce au fost efectuate toate vizitele, iar procesul de auditare a fost parcurs n totalitate. La finalul acestei ntlniri se elaboreaz un rezumat al auditului care urmeaz s fie prezentat n edina de nchidere. edina este condus de auditorul ef i are urmtoarele obiective: Prezentarea observaiilor constatate; Analiza i ncadrarea neconformitilor n: neconformiti critice, neconformiti majore, neconformiti minore i observaii. Acele observaii care ies din cadrul auditului nu sunt reinute; Se redacteaz neconformitile pe Rapoarte de neconformitate, acestea fiind identificate n raport cu cerinele specificate n standard sau n alte documente de referin ale auditului fiind susinute de dovezi corespunztoare; Auditorul ef pregtete rezumatul pentru edina de nchidere care va urmri atingerea obiectivelor auditului prin rspunsul la urmtoarele ntrebri: i. Documentele sistemului calitii satisfac cerinele standardelor de referin ? ii. Sunt documentele sistemului calitii implementate ? iii. Este sistemul calitii eficient ? iv. n ce msur influeneaz neconformitile constatate, activitatea auditatului ? Se pregtete concluzia echipei de audit. 9. ORGANIZAREA EDINEI DE NCHIDERE Durata unei astfel de edine nu trebuie s depeasc o or, o or i jumtate, iar documente de lucru folosite pentru edina de nchidere sunt: materiale de prezentare; materiale doveditoare i de sprijin ale afirmaiilor echipei de audit; sumarul celor gsite. Dup efectuarea tuturor examinrilor prevzute n planul de audit, naintea transmiterii raportului de audit ctre auditat are loc o edin de nchidere, n care se prezint oficial 7

concluziile auditului. Aceast edin este condus de auditorul ef, fiind recomandabil s participe conducerea auditatului la nivelul cel mai nalt i conducerea compartimentelor auditate. Pe durata edinelor trebuie parcurse urmtoarele aspecte: Prezentarea persoanelor participante la edin, cu ntocmirea unui proces verbal de nregistrare a numelor participanilor; Mulumirile auditorului ef n numele echipei de audit, adresate conducerii auditatului i ghizilor pentru ajutorul i timpul acordat; Se vor face aprecieri asupra modului deschis de colaborare ntre echipa de audit i auditat, dac aceasta este un fapt real, iar n caz contrar nu se vor face aprecieri; Se prezint succint scopul, obiectivele i domeniul auditului; Se prezint un scurt rezumat al auditului, cu precizarea datei la care se va transmite raportul; Se indic limitele auditului: o examinare de tipul controlului statistic n care nu au fost examinate toate zonele, existnd deci posibilitatea ca unele deficiene s nu fi fost sesizate; Se prezint neconformitile constatate, prin parcurgerea lor fr comentarii pentru a oferi o imagine global asupra deficienelor ntregului sistem; Comentarii ale neconformitilor i clarificri, dac este cazul, pentru conducerea auditatului; Semnarea rapoartelor de neconformitate de ctre reprezentantul organizaiei auditate, dac acestea nu au fost semnate anterior; Formularea concluziilor echipei de audit i prezentarea lor auditorului ef. Concluzia final va fi comunicat clientului odat cu raportul de audit; Rspunsul celor auditai; Auditorul ef declar nchis edina, iar echipa de audit prsete organizaia 10. EXAMINAREA SISTEMULUI CALITII Examinarea organizaiei auditate se efectueaz n dou etape, prima etap const ntr-o evaluare a documentaiei sistemului calitii, iar cea de-a doua etap implic vizitarea organizaiei. Etapa 1. Evaluarea documentaiei sistemului calitii organizaiei auditate, are ca obiectiv verificarea concordanei dintre documentele sistemului calitii i standardul ales ca model de referin. Se analizeaz raporturile auditurilor anterioare, n cazul n care acestea au existat, recomandrile fcute cu ocazia acestor audituri, pentru a urmri activitile crora li s-au fcut recomandri de corecie i dac au fost eliminate neconformitile evideniate n timpul auditurilor anterioare. Etapa 2. Aceast etap se efectueaz dup obinerea acordului de vizitare a organizaiei auditate, din partea conducerii auditatului. Ea const n vizitarea organizaiei auditate cu scopul de a constata gradul de conformitate ntre practica curent din organizaia auditat i prevederile din documentele sistemului calitii precum i modelul de referin ales pentru construirea acestui sistem. Dovezi obiective Concluziile auditului se elaboreaz n urma colectrii de dovezi obiective, prin intermediul interviurilor, a examinrii documentelor i a nregistrrilor calitii, a observrii activitilor n curs de desfurare i a condiiilor din zonele vizitate. Pentru ca o dovad s fie considerat obiectiv, auditorul trebuie s se asigure c aceasta ntrunete urmtoarele elemente: a) Existen - dovada nu este fictiv i exist cu adevrat, b) Precizie - informaia este corect pn n cele mai mici amnunte, c) Relevan - coninutul informaiei este relevant pentru 8

neconformitatea descoperit, d) Semnificaie - dovada s fie evaluat de auditor, prin semnificaia fa de neconformitatea pe care o indic. Sursele de obinere a dovezilor obiective sunt: Rapoarte de audit anterioare; Reclamaii la beneficiar, refuzuri de recepie, reclamaii n garanie; nregistrri ale calitii; Documente; Defecte, remedieri, derogri de la fabricaie; Aciuni corective efectuate anterior; Observarea activitii n curs de desfurare n timpul auditului; Interviuri cu angajaii implicai n activitile de asigurare a calitii, sau cu efecte asupra acestor activiti. 11. ncadrarea n timpul acordat auditului Auditorul ef urmrete ndeplinirea planului de audit n fiecare compartiment auditat. Dac sunt necesare schimbri ale atribuiilor auditorilor i ale planului de audit, el poate efectua aceste schimbri cu acordul clientului i cu consultarea auditatului. n vederea ncadrrii n intervalul de timp alocat auditului, dac ntr-un compartiment se depete timpul alocat prin plan, atunci n celelalte compartimente se va scurta timpul sau se vor efectua comutri. Documentarea constatrilor auditului Documente de lucru folosite de auditor n timpul colectrii informaiilor i a documentrii constatrilor auditului sunt: standarde sau/i specificaii; documentaia sistemului de management al calitii a auditatului(manualul calitii i procedurile asociate); liste de verificare; chestionarul de audit; planul de audit; rapoarte de neconformitate/observaie. Toate observaiile din timpul auditului trebuie documentate (scrise). Auditorii trebuie s noteze suficiente date pentru a avea o surs din care s poat rezulta concluzii clare. Consemnrile fac referire la documente, ediie, lot, cantitate, numrul postului, denumirea funciei, alte aspecte relevante. Toate informaiile trebuie formulate foarte explicit, deoarece acestea pot fi folosite ca referin n investigaiile din compartimentele ce urmeaz s fie vizitate de ali membri ai echipei de audit, sau trebuie verificate mai trziu, sau sunt folosite n alt zon. Indiciile care semnaleaz neconformiti se noteaz dac par semnificative, chiar dac nu sunt cuprinse n lista de verificare (chestionarul pentru audit) i trebuie investigate. naintea prsirii zonei auditate, trebuie verificat cu atenie dac toate detaliile din notiele luate sunt clare i complete. Notiele clare, exacte, lizibile i complete sunt eseniale. Este ineficient, pierderea de timp i total neprofesional, ca auditorul s se ntoarc ntr-o zon pentru c: nu a nregistrat suficiente detalii, nu poate citi sau nelege propriile notie, sau detaliile nregistrate nu sunt clare. Pentru a nu exista nici un dubiu asupra nregistrrilor, poate fi de ajutor ca auditorul s dea celui intervievat s citeasc ce a nregistrat. Notiele auditorilor pot fi folosite n cadrul discuiilor sau n rapoartele scrise transmise auditatului pentru a defini neconformitile. 9

Notiele auditorilor constituie nregistrri ale calitii care se pstreaz pentru o anumit perioad de timp. CONCLUZIE Modul n care se iau notie, formularele folosite, se stabilesc de auditorul ef pentru fiecare audit n parte, sau de fiecare auditor. Pentru consemnarea i raportarea concluziilor, se pot folosi urmtoarele tipuri de documente: chestionare de audit utilizate pentru evaluarea sistemului calitii compartimentului; formulare pentru raportarea observaiilor auditului; rapoarte de neconformitate - formulare pentru documentarea dovezilor de susinere a concluziilor la care au ajuns auditorii.

12. Chestionarul de audit

Formatul acestor documente este stabilit de auditorul ef, care trebuie astfel concepute nct s nu limiteze activitile sau investigaiile suplimentare, care pot deveni necesare pe parcursul desfurrii auditului. Chestionarul de audit este documentul folosit de auditor ntr-o zon auditat. Acesta se ntocmete plecnd de la urmtoarele elemente: standardul de referin; rezultatele auditurilor anterioare; deficiene cunoscute privind calitatea; prioriti ale managementului; documentele sistemului calitii; alte documente ale organizaiei; consideraiile auditorilor bazate pe propriile cunotine, experiene, vizite preliminare etc. Chestionarele de audit bine ntocmite au urmtoarele avantaje: permit auditorilor s fie bine informai despre obiectivele i cerinele activitii auditate; permit auditorului ef s evalueze munca de pregtire desfurat de ceilali membri ai echipei de audit; permit auditorilor s evalueze gradul de derulare al auditului; dac este nevoie faciliteaz redistribuirea sarcinilor ntre auditori; asigur o nregistrare a domeniilor i activitilor investigate n timpul auditului. 13. RAPORTUL DE NECONFORMITATE Neconformiti Neconformitatea constituie un eec n ndeplinirea unei cerine, fa de referina auditului. n momentul depistrii unei neconformiti, este bine ca auditorul s aduc la cunotina auditatului neconformitatea constatat, coninutul su, dovezile obiective care demonstreaz neconformitatea pentru ca auditatul s neleag c auditul este o activitate transparent, iar auditorul nu are nimic de ascuns. Neconformitile se clasific n dou categorii: majore i minore. n afar de neconformiti mai pot exista i observaii, atunci cnd nu exist dovezi obiective suficiente pentru a putea aprecia c eecul respectiv este o neconformitate. Neconformitatea minor Neconformitatea minor este aceea care identific scpri izolate sau sporadice n coninutul sau implementarea procedurilor sau nregistrrilor calitii i care pot duce la eecul sistemului calitii dac nu sunt corectate. 10

Neconformitatea minor apare cnd exist dovezi obiective ale implementrii incomplete a unei clauze particulare a standardului ales ca model de referin pentru organizaie. Astfel de exemple sunt: Cnd o procedur a fost documentat, dar sunt evidente variaii minore n implementarea ei. Cnd nregistrrile calitii sunt incomplete, ceea ce nu permite demonstrarea pe deplin a funcionrii eficace a sistemului calitii. Cazuri izolate de echipamente de ncercare i msurare neconfirmate metrologic i/sau cu stadiul confirmrii metrologice neindicat. Cazuri izolate cnd lipsesc aprobrile pe documente sau semnturile prescrise. Cazuri izolate de documente depite, care nu prejudiciaz imediat calitatea produciei. Neconformitile de acest fel se rezolv prin aciuni corective. Odat cu constatarea lor recomandarea auditorului pentru aprobarea i nregistrarea sistemului calitii organizaiei poate s continue, cu recomandarea ca neconformitile minore s fie eliminate prin aciuni corective, care sunt verificate cu ocazia vizitelor de supraveghere. CONCLUZIE Un numr mare de neconformiti minore de acelai fel se poate constitui n neconformitate major, de aceea, un numr excesiv de neconformiti minore, n funcie de mrimea i complexitatea organizaiei, poate mpiedica recomandarea spre aprobare i nregistrare a sistemului calitii. Din aceste considerente n exemplele de neconformiti minore prezentate anterior, trebuie subliniat frecvena izolat a apariiei acestora. Neconformitatea major Neconformitatea major este aceea care identific absena sistemului calitii, nefuncionalitatea sa, sau o implementare necorespunztoare a acestuia, luat ca un incident singular sau ca o combinaie a unui numr de incidente similare. Asemenea neconformiti apar, de obicei, foarte clar n cazul sistemelor care nu sunt stabilite, documentate, implementate sau meninute. Neconformiti tipice sunt urmtoarele: Politica calitii, procedurile de sistem, operaionale i de control ale organizaiei nu sunt stabilite i documentate ntr-o msur care s permit folosirea lor ca baz pentru auditarea implementrii sistemului. Sistemul calitii existent n organizaie este incompatibil cu declaraia de politic a calitii. Nedifuzarea spre aplicare a manualului calitii, conform listelor de difuzare aprobate. Nedifuzarea spre aplicare a unei proceduri de sistem, conform listelor de difuzare aprobate. Implementarea incomplet a prevederilor uneia din procedurile de sistem. Cerinele procedurilor documentate nu sunt implementate ntr-o msur semnificativ. O cerin specific modelului de referin, relevant pentru activitate, nu este menionat (de exemplu pentru un model care urmeaz standardul ISO 9001 nu exist clauza referitoare la proiectare). nregistrrile calitii sunt incapabile s demonstreze funcionarea eficient a sistemului. Existena mai multor neconformiti minore legate de implementarea unei proceduri de sistem sau a mai multor proceduri, instruciuni etc. (la care documentele sistemului calitii fac referire) cu efect necorespunztor asupra funcionrii sistemului calitii ntr-un compartiment (sau n mai multe compartimente). Absena unui element al structurii organizatorice care afecteaz sistemul calitii. Lipsa dovezilor obiective privind analizele periodice efectuate de managementul la nivelul cel mai nalt, precum i efectuarea auditurilor interne ale calitii. Nealocarea de ctre managementul organizaiei a resurselor necesare pentru funcionarea sistemului calitii. 11

 Necunoaterea i/sau neaplicarea de ctre conducerea executiv a diferitelor compartimente auditate a unor prevederi ale documentaiei sistemului calitii. Lipsa dovezilor obiective privind aciunile ntreprinse de conducere pentru nsuirea politicii privind calitatea i instruirea diferitelorcategorii de personal care prin activitatea lor au inciden asupra calitii produselor i afecteaz meninerea sistemului calitii la standardul specificat. Lipsa deciziei conducerii pentru numirea managerului calitate i/sau nendeplinirea unor responsabiliti clare de ctre acesta. Neactualizarea unor prevederi ale documentelor sistemului calitii specificate ca urmare a aciunilor corective stabilite n urma unui audit. CONCLUZIE Neconformitile enumerate constituie neconformiti majore care nu permit aprobarea i nregistrarea sistemului calitii organizaiei, dect dup ce acestea au fost eliminate, ca urmare a unor aciuni corective i dup ce s-a verificat eficiena lor. Documentarea neconformitilor Documentarea neconformitilor const n redactarea acestora sub form scris pentru a putea fi prezentate auditatului. Redactarea neconformitilor trebuie s fie exact, complet, util i concis. Documentarea exact a neconformitii este necesar n vedere validrii acesteia de ctre auditat. n cazul unor inexactiti n redactare, neconformitatea nu est acceptat de auditat i poate s afecteze credibilitatea auditorului, afectnd credibilitatea celorlalte constatri prezentate. Documentarea complet presupune prezentarea de dovezi obiective care trebuie s fie incluse n raportul de neconformitate. Descrierea trebuie s cuprind toate informaiile necesare pentru a se putea face o verificare ulterioar a constatrilor. Descrierea trebuie s arate n general: Unde a fost observat neconformitatea; Ce dovad obiectiv a fost reinut; Cine a fost implicat ca fcnd parte sau oferind dovada obiectiv. Documentarea util a neconformitii are n vedere prezentarea conducerii auditatului a elementului lips din cerina sistemului calitii, astfel nct n urma parcurgerii raportului de audit, acesta s aib posibilitatea s i completeze imaginea fiecrui detaliu al sistemului calitii Documentarea concis este o cerin care are n vedere ca descrierile din raportul de neconformitate s fie ct mai sintetice, fr a compromite ns claritatea informaiilor prezentate i utilitatea acestora. Cerina apare ca urmare a faptului c este posibil ca auditorul s aib de redactat mai multe neconformiti nainte edina de nchidere, iar n cadrul edinei de nchidere trebuie citite toate neconformitile constatate, unde bugetul de timp este limitat. Redactarea descrierii unei neconformiti trebuie s ntruneasc cteva elemente: 1. prezentarea cerinei care nu a fost ndeplinit, prin trimitere la modelul de referin i/sau prin descriere; 2. prezentarea faptelor observate; 3. explicarea de ce faptele observate arat nendeplinirea cerinei. Dac apar neconformiti similare n mai multe zone, se scrie o singur neconformitate n care se enumer toate constatrile.

12

Capitolul 2. Studiu de caz . Audit intern de calitate la SC. TEOMI SRL.

- PAGINA DE GARD

APROBAT Director, ing. M.P

LOCUL AUDITULUI: SC TEOMI SRL ACTIVITI AUDIATE: 4.2.2, 4.2.3, 4.2.4, 6.3+6.4, 7.5.1, 8.2.4, 8.3, 8.5.3, 8.5.2 REFERENIAL: ISO 9001/2008 COMPARTIMENTUL AUDITAT: Producie, Cercetare-Dezvoltare, Comercialtehnic, Comercial-vnzri, Logistic, Resurse umane, Economic, Asigurarea calitii, Management.

DATA AUDITULUI:19.08.2012 04.09.2012 COMPONENA ECHIPEI DE AUDIT: Auditor ef: Vielaru Andreea Auditori: Malia Monica Gyori Lorena

AVIZAT

NTOCMIT Auditor EF Ing. Vielaru Andreea

RAPORT DE AUDIT

13

RAPORT DE AUDIT - PLAN DE AUDIT PLAN DE AUDIT INTERN Organizaia auditat Obiectivele auditului Tipul auditului Compartiment auditat: Reprezentantul conducerii Auditor ef Auditori Referenial S.C. TEOMI SRL Evaluarea gradului de implementare a documentelor sistemului calitii i a politicii calitii Audit programat Producie Brnz / iaurt M.P., ef fabric H.J., inginer Vielaru Andreea Malia Monica Gyori Lorena ISO 9001/2008 Perioada de audit 19.08.2012 04.09.2012 Nr. 1 din 04.08.2012

Data estimat pentru predarea Raportului de Audit

04.10.2012

Dat deschidere edin

04.08.2012

Planificarea activitilor Program anual de audituri interne pe anul 2012 la SC. TEOMI SRL. 14

PROGRAMUL ANUAL DE AUDITURI INTERNE PE ANUL 2012

Elaborat:

Data:

Nr. Compartiment Crt auditat .

1 Producie

Echipa de auditat
B.V., H.I.

Documente de referin
SR EN ISO 9001:2001, PO-03, PO-12, PO-13, PO-21 SR EN ISO 9001:2001, PO-14, PO-15, PO-17, PO-20 SR EN ISO 9001:2001, PO-02, PO-6, PO-7, PO-11 SR EN ISO 9001:2001, PO-04, PO-16

Peroada auditului Planificat Realizat

19.08.2012

CercetareDezvoltare

M.L., G.H.

21.08.2012

Comercial-Tehnic F.L., T.R.

24.08.2012

Comercial Vnzri Comercial Logistic

B.V., M.L. G.H., D.N.

26.08.2012 28.08.2012

SR EN ISO 9001:2001, PO-05, PO08, PO-18

6 7 8 9

Resurse Umane Economic Asigurarea Calitii Management

U.N., C.M.

ef compartiment audit ing. Vielaru Andreea

SR EN ISO 9001:2001, PO-01 G.H., SR EN ISO M.L., 9001:2001, PO-09, PO-10 SR EN ISO B.V., U.N 9001:2001, PO-19 M.A., N.C SR EN ISO 9001:2001, MC-01

31.08.2012 02.09.2012 03.09.2012 04.09.2012

12.01.2012

DESFURARE AUDIT Data i ora Departament element SQ audiat 15 Auditor Reprezentant

19.08.2012

1. Producie 2. Cercetare-Dezvoltare 3. Comercial-Tehnic 4. Comercial Vnzri 5. Comercial Logistic 6. Resurse Umane 7. Economic 8. Asigurarea Calitii

V.A. M.M. G.L. M.M. G.L. G.L. M.M. V.A.

auditat B.V., H.I. M.L., G.H. F.L., T.R. B.V., M.L. G.H., D.N. U.N., C.M. G.H., M.L., B.V., U.N

Data edinei de nchidere

9. Management 04.09.2012

M.M.+G.L. M.A., N.C

NTOCMIT Auditor ef, Ing. Vielaru Andreea

APROBAT Director General, ing. M.P. RAPORT DE AUDIT - LISTA PERSOANELOR AUDIATE -

APROBAT Auditat, ing. H.J.

Semnturi Nume, Prenume Funcia edina deschidere edina de nchidere Interviu

RAPORT DE AUDIT - LISTA DOCUMENTELOR CONSULTATE -

16

Nr. CRT

TITLU

REFERIN Element ISO 9001

OBSERVAII DATA/ORA MC-01

Manualul Calitii 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Controlul documentelor Controlul nregistrrilor Infrastructura i mediul de lucru Fabricarea brnzeturilor Fabricarea iaurtului Monitorizarea i msurarea produsului Tratare neconformiti Aciuni corective Aciuni preventive

4.2.2

19.08. 2011

4.2.3 4.2.4

PS-01

ora
PS-02 PO-03 PO-12 PO-13 PO-21 PS-04 PS-05 PS-06

9-15

6.3+6.4 7.5.1 7.5.1. 8.2.4 8.3 8.5.3 8.5.2

CHESTIONAR DE AUDIT No. 1 Nr. Crt. ntrebri Referine conform Comentarii

17

neconform 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Chestionar de audit la firma SC. TEOMI SRL.

Compartimentul / proces/activitatea auditat/ : Controlul documentelor, Controlul nregistrrilor, Infrastructura i mediul de lucru, Fabricarea brnzeturilor, Fabricarea iaurtului, Monitorizarea i msurarea produsului, Tratare neconformiti, Aciuni corective, Aciuni preventive 18

Data auditrii: 19.08.2011 Nr. Crt. 1

Document De referin/ clauz

Auditor: V.A.

Auditat: H.J. 3
Constatri/ Observaii/ Rezultate

2 ntrebare de audit

4
Evaluare

1. Cum este programat procesul pentru asigurarea termenelor de livrare ? Cum este aceast informaie comunicat personalului operativ ? 2. Ce informaii stau la dispoziia PO-12 personalului operativ care descriu caracteristicile produsului ? / 7.5.1 3. Ce documentaie st la dispoziia operatorului ca i instruciuni de lucru ? 4. Se verific pe parcursul auditului c se utilizeaz echipament corespunztor n producie. Exist probleme repetate asociate echipamentului de producie ? 5. Ce aparate de msurare i monitorizare sunt utilizate pentru asigurarea cerinelor clientului ? Pot fi vzute ? 6. Se descrie procesul de livrare i transport al produsului care asigur c numai produse acceptabile sunt livrate la clientul corespunztor. Ce activiti post-livrare sunt desfurate de organizaie ? 7. Ce obiective sunt monitorizate, dac sunt, pentru a verifica eficacitatea procesului de producie ? 8.Exist n organizaie procese n care produselerezultate nu pot fi verificate prin inspecie i testare? * Evaluare: 1- ndeplinit, 2 - ndeplinit parial (neconformitate sau observaie), 3- nendeplinit (neconformitate) Fabricare a brnzeturi lor RAPORT DE AUDIT - NECONFORMITI DEPARTAMENT SERVICIU PROCES 19 PRODUS DATA

/ZON PROCEDURA: AUDITOR REFERINA: AUDITAT

NECONFORMITI

SEMNTURA:

DATA:

RAPORT DE AUDIT

la S.C. TEOMI SRL

- NECONFORMITI 20

RAPORT DE NECONFORMITATE LA AUDIT

19.08.2012

Nr. 1 Data:

Documentaia SMC: procedura Fabricarea brnzeturilor, cod: PO-12 Document de referin: SR EN ISO 9001:2008 Clauz/paragraf: 7.5.1 Entitate Conductor auditat/proprietar proces: M.P. organizatoric/pro ces/ activitate auditat:

Producie brnzeturi
Auditori

Auditor: B.F.

Participani din partea auditatului: M.P., H.J. Neconformitate/observaie:

Unele rezultate ale verificrilor arjelor nu sunt consemnate n fiele cu teste de laborator Auditor: V.A.

Auditor/Auditat

Data: 19.08.2011 Semntura: V.a. Data: 19.08.2012 Cauze: Neaplicarea

prevederilor procedurii Fabricarea brnzeturilor cod: PO-12

Corecii propuse:Consemnarea integral a rezultatelor verificrilor n fiele cu teste de laborator Termen pentru corecii: 20.08.2012 convenit cu: M.P Aciuni corective propuse: Instruirea

personalului operator de la Fabrica de lactate privind aplicarea procedurii Fabricarea brnzeturilor, cod: PO-12
Termen pentru aciuni corective:

28.09.2012
Auditor: B.F. convenit cu: M.P Data: 19.08.2012
21

ef compartiment auditat

M.P.

Auditor/RAC

Verificarea coreciilor / aciunilor corective:

- Rezultatele verificrilor loturilor sunt consemnate n Fia teste de laborator, cod: F-02-PO-12, ed.1, rev.0. - Personalul operator a fost instruit, rezultatele instruirii fiind consemnate n PVI nr. 14/26.08.2012

1. Este necesar un audit de urmrire ? 2. Coreciile sunt eficace ? Motiv: 3. Aciunile corective sunt eficace ? Motiv: RC, M.A. Data: 28.08.2012

DA NU X

Da X
Nu

Da X u N

Proces verbal al edinei de nchidere la firma S.C. TEOMI S.R.L

PROCES VERBAL AL EDINEI DE NCHIDERE S.C. CERTIFICATION SERVICES S.R.L. ORGANIZAIA AUDITAT: S.C. TEOMI S.R.L. REPREZENTANTUL ORGANIZAIEI: R. B. REFERIN: SR EN ISO 9001/2001 DATA I DURATA EFECTIV A AUDITULUI: 19.08-04.09.2012, 0rele 8-16 PERSOANE DIN ORGANIZAIA AUDITAT CARE AU PARTICIPAT LA EDINA DE NCHIDERE Nr. Crt. 1 2 3 4 5 Nume i Prenume ing. R. B K. E. V. C. K. E. O. H. Funcia Director Manager calitate Director aprovizionare Director tehnic Contabil ef Semntura

Auditor ef:

ing. Vielaru Andreea

22

ECHIPA DE AUDIT:

Auditori:

ing. Malia Monica Ing. Gyori Lorena

OBSERVAIILE ECHIPEI DE AUDIT

Neconformiti / Observaii Neconformiti majore Neconformiti minore Observaii

Numr
2 1 3

Paragraf standard referin

4.2.1; 7.5.4 8.5.2 7.5.3; 8.2.4; 8.5.3

REMARCI SUPLIMENTARE

Auditorul ef a prezentat obiectivele auditului i unele aspecte pozitive semnificative privind conformitatea elementelor Sistemului Calitii cu condiiile specificate n standardul de referin SR EN ISO 9001/2008. Au fost prezentate observaiile echipei de audit, cu precizri suplimentare necesare interpretrii corecte a acestora: neconformiti majore, neconformiti minore i simple observaii. Neconformitile au fost agreate, iar rapoartele de audit au fost semnate de reprezentantul auditatului. Auditorul ef a concluzionat c dup iniierea aciunilor corective i implementarea lor, se va programa auditul de certificare.

Auditorii declar c i-au ndeplinit misiunea n condiii satisfctoare, prin parcurgerea documentelor, vizitarea compartimentelor organizaiei i rspunsurile primite la ntrebrile formulate. Auditorii declar c este posibil s existe i alte neconformiti care nu au fost depistate la data auditului. n caz de incidente, accidente sau erori comise de organizaie dup audit, auditorii nu sunt responsabili.

LISTA DE DIFUZARE Ex. 1: S.C. TEOMI S.R.L. Data: Auditor ef (Semntura) V.a. H. C.

17.09.2011

Reprezentant organizaie (Semntura)

23

24