Sunteți pe pagina 1din 80

Universitatea ,,tefan cel Mare Suceava

Facultatea de tiinte Economice i Administraie Public


Specializarea: Contabilitate i informatic de gestiune
Anul III

Proiect la
Audit Intern
Student: Maruneac Adriana
ANUL III, GRUPA II

Misiunea de Audit
Intern la
Primaria cheia

CUPRINS:
Prezentare Primria cheia
Proccedura P01: Iniierea auditului
Ordin de serviciu
Procedura P02: Iniierea auditului
Declaraia de independen
Procedura P03: Iniierea auditului
Notificarea privind declanarea misiunii de audit intern
Procedura P04: Colectarea i prelucrarea informaiilor
Colectarea informaiilor
Procedura P05: Analiza riscului
Lista centralizatoare a obiectelor auditabile
Identificarea riscurilor
Stabilirea factorilor, ponderilor i nivelurilor de apreciere al riscului
Chestionar de luare la cunotin CLC
Stabilirea nivelului riscului i a punctajului total al riscului
Clasarea obiectelor auditabile (operaiilor) n funcie de analiza riscului
Tabelul punctelor tari i puncte slabe
Tematica n detaliu a misiunii de audit intern
Procedura P06: Elaborarea programului de audit intern
Programul de audit intern
Programul interveniei la faa locului
Procedura P07: edina de deschidere
Minuta edinei de deschidere
Procedura P07: Chestionar
Lista de verificare Nr.1 Obiectivul I.Elaborarea situaiilor financiare anuale
Procedura P08: Colectarea dovezilor
Interviu Nr. 1.1.1. privind Elaborarea situaiilor financiare anuale
Testul Nr. 1.2.1
Foaie de lucru Nr. 1.2.1 Obiectivul nr.1: Elaborarea situaiilor financiare anuale
Lista de control Nr. 1.2.1 privind Analiza activitilor premergtoare ntocmirii situaiilor financiare
anuale
Fia de identificare i analiz a problemei Nr. 1.2.1
Chestionar de contrl intern Nr. 1.3.1 pentru Activitatea de stabilire a soldurilor conturilor sintetice i
analitice
Test Nr. 1.4.1.
Foaie de lucru Nr. 1.4.1. Obiectivul I: Elaborarea situaiilor financiare anuale
Lista de control Nr. 1.4.1. privind Elaborarea situaiilor financiare anuale cu ajutorul sistemelor
informative de prelucrare automat a datelor
Fi de identificare i analiz a problemei Nr. 1.4.1.
Lista de verificare Nr.2 Obiectivul 2.Organizarea i efectuarea arhivrii documentelor financiarcontabile
Chestionar de control intern Nr. 2.5.1 pentru Activitatea de arhivare
Interviu Nr. 2.7.1. privind Sistemul de pstrare al documentelor pn la predarea la arhiv
Not de relaii Nr. 2.7.1. privind sistemul de pstrare al documentelor pn la predarea la arhiv
Testul Nr. 2.8.1
Lista de control Nr. 2.8.1. privind Activitatea de arhivare
3

Fis de identificare i analiz a problemei Nr. 2.8.1.


Formular de constatare i raportare a iregularitilor FCRI Nr. 2.8.1
Procedura P10: Revizuirea documentelor de lucru
Nota centralizatoare a documetelor de lucru
Procedura P11: edina de nchidere
Minuta edinei de nchidere
Procedura P11: Elaborarea proiectului de Raport de audit
Planul de aciune i calendarul de implementare a recomandrilor
Procedura P15: Raportul de audit
Raport de audit intern
Sinteza raportului de audit intern
Procedura P17: Urmrirea recomandrilor
Fia de urmrire a recomandrilor
Procedura P18: Supervizarea
Lista de supervizare a documentelor
Programul de asigurare i mbuntire a calitii
Fia de evaluare a misiunii de audit intern
Fia de avaluare a misiunii de audit intern de ctre structura auditat

Primaria cheia
Comuna Scheia este unitate administrative-teritorial care cuprinde populaia rural
reunit prin comuniune de interese i tradiii. Comuna Scheia este limitrof municipiului reedin de
jude. Este strbtut de calea ferat Suceava - Vatra Dornei, de D.E 5 Giurgiu Siret, de D.N. 17
Suceava Vatra Dornei, de D.J. 178 A Suceava Solca, de D.J. 209 C Suceava Berchieti i alte
drumuri comunale ce fac legtura cu localitile nvecinate. De asemeni este strbtut de oseaua de
centur pentru maini de capacitate mare care tranziteaz municipiul Suceava. Comuna are o suprafa
de 58,3 km.p. cu o populaie de 8155 locuitori i cele 5 sate. La nord se nvecineaz cu comuna
Todireti la nord - est cu comuna Drmneti i Ptrui, la est cu mun. Suceava, la sud cu comuna
Moara i la sud vest cu comuna Stroieti. n partea de est este strbtut de rul Suceava, ru care
reprezint limita natural cu comuna Ptrui.
Comuna Scheia este persoan juridic de drept public, ea are patrimoniu ct i capacitate
juridic deplin. Primria cheia poate intra n raporturi juridice cu autoriti sau instituii publice, cu
persoane juridice romne sau strine, precum i cu persoane fizice, n condiiile legii.
Autoritile administraiei publice locale care conduc comuna sunt: consiliul local ca autoritate
deliberativ, format 15 consilieri i primarul ca autoritate executiv. Activitatea autoritii publice
locale se ntemeiaz pe principiile autonomiei locale, precum i a consultrii cetenilor n probleme de
interes deosebit. Primria cheia este unul din centrele de execuie bugetar subordonate Consiliul
Judeean Suceava. Primria are uniti bugetare n subordinea, fiind ordonator principal pentru colile
din comun, azilele de copii i unitile de cult (biserici).
Principala surs de finanare a centrului bugetar este bugetul local , alturi de finanarea din
veniturile proprii realizate de instituie ( sponsorizri, donaii etc.), dar i bugetul de stat.
Primria cheia i organizeaz i conduce contabilitatea proprie n conformitate cu normele legale n
vigoare n ceea ce privete contabilitatea instituiilor publice.
Normele contabile n vigoare atribuie rspunderea pentru organizarea i conducerea contabilitii la
instituiile publice ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligaia gestionrii organizaiei
respective. Conductorul instituiei primriei este ordonator secundar de credite, ordonatorii superiori
fiind Consiliul Judeean Suceava (ordonator principal).
n sensul prevederilor Legii finanelor publice nr.500/2002, compartimentul financiar-contabil
reprezint o structur organizatoric n cadrul instituiei publice, n care este organizat execuia
bugetar. eful compartimentului financiar-contabil este persoana care ocup funcia de conducere a
compartimentului financiar-contabil i care rspunde de activitatea de ncasare a veniturilor i de plat
a cheltuielilor.
Conform legii contabilitii, contabilitatea se ine n limba romn i n moned naional.
Finalizarea exerciiului bugetar i a trimestrelor se concretizeaz contabil n situaii financiare care
prezint situaia patrimoniului statului aflat n administrarea instituiei publice. Acestea se ntocmesc
conform normelor elaborate de Ministerul Finanelor Publice i se raporteaz la ordonatorul superior de
credite : Consiliul Judeean Suceava pentru creditele de la bugetul local. Bilanul contabil al instituiei
este supus verificrii i certificrii de ctre Trezoreria Municipiului Suceava, unde instituia i are
deschise conturile, dar i de organul de audit intern din cadrul Inspectoratului colar Judeean Suceava.
Principalele registre contabile utilizate de instituia public sunt: Registrul Jurnal, Registrul
Inventar, Registrul numerelor de inventar i Registrul Cartea Mare.
5

Contabilitatea sintetic se ine pe Fie de cont pentru operaii diverse, deschise pentru fiecare
cont sintetic. Evidena analitic a creditelor bugetare, plilor de cas i cheltuielilor efective se ine cu
ajutorul Fiei pentru operaii bugetare.
De asemenea instituia public utilizeaz sisteme de prelucrare automat a informaiilor
contabile, care sunt stocate pe supori magnetici i permit n orice moment reconstituirea elementelor i
coninuturilor conturilor, a listelor i a coninuturilor supuse verificrii. Instituia utilizeaz un program
de prelucrare automat a datelor din contabilitatea sintetic, un program de eviden a stocurilor i unul
de eviden a obiectelor de inventar i mijloacelor fixe i de calcul al amortizrii.
Inventarierea patrimoniului se efectueaz, n conformitate cu legea contabilitii nr.82/1991 i
Ordinul Ministerului Finanelor Publice nr.1753/2004, de ctre comisiile de inventariere numite prin
decizie scris, emis de ordonatorul de credite. Aceste comisii rspund de efectuarea tuturor lucrrilor
de inventariere potrivit prevederilor legale.
n procesul execuiei bugetare cheltuielile bugetare parcurg cele 4 faze:
- angajare;
- lichidare;
- ordonanare;
- plata.
- Contabilitatea analitic a cheltuielilor se realizeaz pe subdiviziunile clasificaiei bugetare.
La instituia public balana de verificare sintetic se ntocmete lunar, iar situaiile financiare
trimestrial i se compun din bilan, contul de rezultat patrimonial, situaia fluxurilor de trezorerie,
situaia modificrilor n structura activelor/ capitalurilor, anexe la situaiile financiare i contul de
execuie bugetar.
Principalele cheltuieli ale instituiei sunt:
- cheltuieli privind stocurile;
- cheltuieli cu lucrrile i serviciile executate de teri;
- cheltuieli cu personalul;
- alte cheltuieli operaionale;
- cheltuieli financiare;
- alte cheltuieli finanate de la buget prin programe sociale;
- cheltuieli de capital, amortizri;
- donaii, sponsorizri etc.
- cheltuieli extraordinare.
Instituia public ntocmete pentru activitatea proprie Contul de execuie bugetar care are ca
indicatori cheltuielile pltite i veniturile ncasate cuprinse n capitolele i subcapitolele bugetului
aprobat.

Procedura P01: Iniierea auditului


CONSILIUL JUDEEAN SUCEAVA
Compartimentul de Audit Public Intern
Nr. 208 /01.03.2012

ORDIN DE SERVICIU

n conformitate cu prevederile art. 8, litera c. din Legea nr. 672/2002 privind auditul public
intern, a OMFP nr. 38/2003 de aprobare a normelor metodologice generale privind exercitarea
activitii de audit intern, cu modificrile si completrile ulterioare i a Planului de audit intern pentru
anul 2012, se va efectua misiunea de audit intern privind Activitatea financiar-contabil, n
perioada 01.03.2012 30.06.2012.
Scopul misiunii de audit este de a da asigurri asupra modului de desfurare a activitii
financiar-contabile, n conformitate cu cadrul legislativ i normativ, iar obiectivele acestuia au n
vedere:

1) Elaborarea situaiilor financiare anuale


2) Organizarea i efectuarea arhivrii documentelor financiar-contabile
Menionm c se va efectua un audit de conformitate al modului de organizare a sistemului
privind activitatea financiar-contabil.

Auditor intern,
Ionescu Alin

Procedura P02: Iniierea auditului


CONSILIUL JUDEEAN SUCEAVA
Compartimentul de Audit Public Intern

DECLARAIA DE INDEPENDEN
Nume i prenume: -

Ionescu Alin

Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil

Data: 01.03.2012

Incompatibiliti n legtur cu entitatea/structura auditat

DA

NU

Ai avut/avei vreo relaie oficial, financiar sau personal cu cineva care ar putea
s v limiteze msura n care putei s v interesai, s descoperii sau s constatai
slbiciuni de audit n orice fel?

Avei idei preconcepute fa de persoane, grupuri, organizaii sau obiective care ar


putea s v influeneze n misiunea de audit?

Ai avut/avei funcii sau ai fost/suntei implicat() n ultimii 3 ani ntr-un alt mod n
activitatea entitii/structurii ce va fi auditat?

Avei responsabiliti n derularea programelor i proiectelor finanate integral sau


parial de Uniunea European?

Ai fost implicat n elaborarea i implementarea sistemelor de control ale


entitii/structurii ce urmeaz a fi auditat?

Suntei so/soie, rud sau afin pn la gradul al patrulea inclusiv cu conductorul


entitii/structurii ce va fi auditat sau cu membrii organului de conducere colectiv?

Avei vreo legtur politic, social care ar rezulta dintr-o fost angajare sau
primirea de redevene de la vreun grup anume, sau organizaie sau nivel
guvernamental?

Ai aprobat nainte facturi, ordine de plat i alte instrumente de plat pentru


entitatea/structura ce va fi auditat?

Ai inut anterior contabilitatea la entitatea/structura ce va fi auditat?

Avei vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la entitatea/structura
ce va fi auditat?

Dac n timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate personal, extern sau
organizaional care ar putea s v afecteze abilitatea dvs. de a lucra i a face
rapoartele de audit impariale, notificai eful Serviciului de audit intern de urgen?

Auditor intern,
8

Procedura P02: Iniierea auditului


CONSILIUL JUDEEAN SUCEAVA
Compartimentul de Audit Public Intern

DECLARAIA DE INDEPENDEN
Nume i prenume: Ionescu Alin
Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil

Data: 01.03.2012

Incompatibiliti n legtur cu entitatea/structura auditat

DA

NU

Ai avut/avei vreo relaie oficial, financiar sau personal cu cineva care ar putea
s v limiteze msura n care putei s v interesai, s descoperii sau s constatai
slbiciuni de audit n orice fel?

Avei idei preconcepute fa de persoane, grupuri, organizaii sau obiective care ar


putea s v influeneze n misiunea de audit?

Ai avut/avei funcii sau ai fost/suntei implicat() n ultimii 3 ani ntr-un alt mod n
activitatea entitii/structurii ce va fi auditat?

Avei responsabiliti n derularea programelor i proiectelor finanate integral sau


parial de Uniunea European?

Ai fost implicat n elaborarea i implementarea sistemelor de control ale


entitii/structurii ce urmeaz a fi auditat?

Suntei so/soie, rud sau afin pn la gradul al patrulea inclusiv cu conductorul


entitii/structurii ce va fi auditat sau cu membrii organului de conducere colectiv?

Avei vreo legtur politic, social care ar rezulta dintr-o fost angajare sau
primirea de redevene de la vreun grup anume, sau organizaie sau nivel
guvernamental?

Ai aprobat nainte facturi, ordine de plat i alte instrumente de plat pentru


entitatea/structura ce va fi auditat?

Ai inut anterior contabilitatea la entitatea/structura ce va fi auditat?

Avei vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la entitatea/structura
ce va fi auditat?

Dac n timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate personal, extern sau
organizaional care ar putea s v afecteze abilitatea dvs. de a lucra i a face
rapoartele de audit impariale, notificai eful Serviciului de audit intern de urgen?

Auditor intern,
Ionescu Alin

Procedura P03: Iniierea auditului


CONSILIUL JUDEEAN SUCEAVA
Compartimentul de Audit Public Intern
Nr. 213 / 01.03.2012

NOTIFICAREA
PRIVIND DECLANAREA MISIUNII DE AUDIT INTERN
Ctre:
De la:

Primria cheia
Consiliul Judeean Suceava
Compartimentul de Audit Public Intern
Referitor: Misiunea de audit intern Activitatea financiar-contabil
Stimate: domnule Andriciuc Vasile, primar
n conformitate cu Planul de audit intern pe anul 2012, urmeaz ca n perioada 05.03.2012
30.06.2012 s efectum o misiune de audit intern avnd ca tema Activitatea financiar-contabil.
Scopul misiunii de audit intern este acela de a furniza o asigurare independent conducerii n
ceea ce privete funcionalitatea sistemului de control intern ataat activitii auditate i formularea de
recomandri pentru mbuntirea acestuia. Perioada supus evalurii este 01.01.2010 31.12.2010.
V rugm, de asemenea, s desemnai o persoan de contact pentru a ne ajuta n timpul derulrii
misiunii de audit intern, urmnd a stabili de comun acord data edinei de deschidere, avnd pe ordinea
de zi urmtoarele:
-prezentarea auditorilor;
-prezentarea i discutarea obiectivelor misiunii de audit intern;
-discutarea programului interveniei la faa locului;
-stabilirea persoanelor de legtur n cadrul compartimentelor auditate;
Pentru o mai bun documentare a echipei de audit intern referitoare la activitatea direciei, v
rugm sa ne punei la dispoziie urmtoarea documentaie necesar:

cadrul legal si de reglementare aplicabil domeniului financiar-contabil;

organigrama instituiilor subordonate;

regulamentul de organizare i funcionare;

fiele posturilor;

procedurile scrise care descriu activitile ce se desfoar in cadrul direciei;

rapoartele de audit intern anterioare;

alte rapoarte, note, dosare anterioare care se refer la aceasta tem.

Cu deosebit consideraie,
Auditor intern,
10

Procedura P04: Colectarea i prelucrarea informaiilor

COLECTAREA INFORMAIILOR
Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil
ntocmit: Data: 03.03.2012

COLECTAREA INFORMATIILOR
Identificarea legilor si regulamentelor aplicabile structurii
auditate
Obinerea organigramei
Obinerea Regulamentului de organizare si funcionare
Obinerea fiselor posturilor
Obinerea procedurilor scrise si formalizate
Identificarea personalului responsabil
Obinerea Raportului de audit intern anterior
Rapoarte elaborate de alte instituii

11

DA
X

NU
-

X
X
X
X
-

X
X

OBSERVATII

Exista doar parial


Anterior nu au fost
realizate misiuni de
audit intern

Procedura P05: Analiza riscului

CONSILIUL JUDEEAN SUCEAVA


Compartimentul de Audit Public Intern

LISTA CENTRALIZATOARE A OBIECTELOR AUDITABILE


Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil
ntocmit: -

Nr.
crt.
1.

2.

Obiective

Data: 08.03.2012

Obiecte auditabile

ELABORAREA
SITUAIILOR
FINANCIARE
ANUALE

1. Activitatea premergtoare elaborrii situaiilor


financiare anuale
2. Activitatea de stabilire a soldurilor conturilor
sintetice i analitice
3. Elaborarea Situaiilor financiare anuale

ORGANIZAREA I
EFECTUAREA
ARHIVRII
DOCUMENTELOR
FINANCIARCONTABILE

4. Cadrul normativ i procedural privind arhivarea


documentelor rezultate din activitatea financiarcontabil
5. Desemnarea personalului responsabil privind
arhivarea documentelor
6. Sistemul de pstrare al documentelor pn la
predarea la arhiv

Cadrul legislativ

Observaii

Legea nr. 82/1991


republicat;
Legea nr. 82/1991
republicat;
Legea Arhivelor nr. 16/1996
(cu modificri)

7. Activitatea de arhivare

Lista centralizatoare a obiectelor auditabile reprezint primul document care se elaboreaz n cadrul procedurii Analiza riscurilor
i cuprinde 7 de obiecte auditabile, structurate pe 2 obiective, care vor fi evaluate n continuare pentru obinerea Tematicii n detaliu a
misiunii de audit intern.
12

Procedura P05: Analiza riscului


CONSILIUL JUDEEAN SUCEAVA
Compartimentul de Audit Public Intern

IDENTIFICAREA RISCURILOR
Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil
Perioada auditat: 01.01.2010-31.12.2010
ntocmit: Nr.
crt.
1.

Obiective
ELABORAREA
SITUAIILOR
FINANCIARE
ANUALE

Data: 08.03.2012

Obiecte auditabile
1. Activitatea premergtoare
elaborrii situaiilor financiare
anuale

Riscuri semnificative (identificate)


1. Inexistena unor proceduri scrise/monografii
privind activitatea premergtoare elaborrii situaiilor
financiare anuale
2. Neregularizarea excedentelor rezultate din execuia
bugetului de regie
3. Preluarea eronat a informaiilor din documentele
ntocmite preliminare situaiilor financiare anuale

2. Activitatea de stabilire a
soldurilor conturilor sintetice i
analitice

4. Inexistena unor proceduri scrise/monografii


privind stabilirea soldurilor sintetice i analitice
5. Preluarea eronat a sumelor din conturile analitice
n conturile sintetice
6. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu
activitatea de stabilire a soldurilor conturilor sintetice
i analitice

3. Elaborarea Situaiilor financiare


anuale

7. Nerespectarea procedurilor de ntocmire a


Situaiilor financiare anuale
8. Raportarea unor date eronate n Situaiile
financiare anuale
9. Nerespectarea corelaiilor bilaniere

13

Observaii

3.

ORGANIZAREA I
EFECTUAREA
ARHIVRII
DOCUMENTELOR
FINANCIARCONTABILE

4. Cadrul normativ i procedural


privind arhivarea documentelor
rezultate din activitatea financiarcontabil

10. Inexistena procedurilor privind arhivarea


dosarelor financiar-contabile
11. Inexistena sarcinilor prestabilite pentru
persoanele ce vor rspunde de activitatea de arhivare.
12. Neactualizarea cadrului procedural privind
activitatea de arhivare

5. Desemnarea personalului
responsabil privind arhivarea
documentelor

13. Nedesemnarea persoanelor cu atribuii privind


arhivarea documentelor pe suport de hrtie i/sau pe
suport informatic
14. Neinstruirea persoanelor cu atribuii n activitatea
de arhivare, prescrise de fia postului
15. Inexistena programelor de formarea, atestarea si
perfectionarea personalului de specialitate

6. Sistemul de pstrare al
documentelor pn la predarea la
arhiv

16. Inexistena unor proceduri scrise privind pstrarea


documentelor n timpul anului
17. Gruparea eronat a documentelor ce urmeaz a fi
arhivate
18. Nerealizarea inventarierii documentelor ce
urmeaz a fi predate spre arhivare

7. Activitatea de arhivare

19. Pregtirea necorespunztoare a dosarelor


financiar-contabile n vederea arhivrii
20. Nepredarea dosarelor financiar-contabile la
termenele legale
21. Neasigurarea unui spaiu corespunztor arhivrii

NOT:
Identificarea riscurilor este al doilea document care se elaboreaz n cadrul procedurii Analiza riscurilor i presupune asocierea
riscurilor semnificative la operaiile stabilite n Lista centralizatoare a obiectelor auditabile. De regul, se asociaz unul sau mai multe
riscuri teoretice, determinate de auditorii interni din documentele colectate sau din riscurile practice reieite din propria experien. n
situaia n care la operaiile auditabile se ataeaz mai multe riscuri, analiza acestora se va putea realiza pentru fiecare risc n parte sau pe
total operaie/obiect auditabil.
14

n acest studiu de caz au fost identificate 7 obiecte auditabile crora le-au fost ataate 21 riscuri.

15

Procedura P05: Analiza riscului


CONSILIUL JUDEEAN SUCEAVA
Compartimentul de Audit Public Intern

STABILIREA FACTORILOR, PONDERILOR I NIVELURILOR DE


APRECIERE AL RISCULUI
Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil
Perioada auditat: 01.01.2010 -31.12.2010
ntocmit: -

Factori de risc
(Fi)

Ponderea
factorilor de
risc
(Pi)

Aprecierea
controlului
intern F1

Data: 08.03.2012

Nivelul de apreciere al riscului (Ni)


N1

N2

N3

P1 50%

Exist proceduri i
se aplic

Exist proceduri,
sunt cunoscute,
dar nu se aplic

Nu exist
proceduri

Aprecierea
cantitativ F2

P2 30%

Impact financiar
sczut

Impact financiar
normal

Impact financiar
ridicat

Aprecierea
calitativ F3

P3 20%

Vulnerabilitate
mic

Vulnerabilitate
medie

Vulnerabilitate
mare

Not:
Cei trei factori de risc din acest document sunt stabilii prin normele generale i sunt acoperitori
pentru entitate, ns dac dorim s evideniem i ali factori de risc, cu nivelurile de apreciere
corespunztoare, se recomanda sa avem n vedere ca suma ponderilor factorilor de risc s fie de
asemenea 100.
n funcie de importana i greutatea factorilor de risc, se stabilesc ponderile i nivelurile de
apreciere ale riscurilor.

16

CONSILIUL JUDEEAN SUCEAVA


Compartimentul de Audit Public Intern

CHESTIONAR DE LUARE LA CUNOTIN - CLC


Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil
Perioada auditat: 01.01.2010 -31.12.2010
ntocmit: ACTIVITATEA DE AUDIT

Data: 08.03.2012
DA

1. Elaborarea situaiilor financiare anuale


- exist un sistem de proceduri care s reglementeze elaborarea
situaiilor financiare anuale?
- procedurile de lucru existente sunt scrise i formalizate?
- atribuiile cuprinse n procedurile de lucru se gsesc n fiele
posturilor?
- procedurile de lucru existente conin termene precise privind
elaborarea situaiilor financiare anuale?
- dac da, aceste termene au fost respectate?
- exist un program anual de formare profesional?
- exist un program informatic care asist personalul la
elaborarea situaiilor financiare anuale?

NU

OBS
Cadrul
normativ

X
X
X
X
X
X
X

Testare

2. Arhivarea documentelor financiar-contabile


- avei un sistem de proceduri privind organizarea arhivrii
documentelor?
- exist o persoan desemnat pentru activitatea de arhivare a
dosarelor aferente activitii de financiar-contabile?
- persoanele respective au experiena i pregtirea necesar?
- exist un program anual de formare profesional?

- exist proceduri scrise i formalizate privind arhivarea


documentelor financiar-contabile?

- dac da, v rog s ne furnizai un exemplar


- exist spaiu special destinat pentru arhivarea documentelor?
- exist un program la nivelul regiei privind ntreinerea i
reparaiile spaiilor destinate arhivrii?

X
X

X
X
X
Da, dar nu
sunt
formalizate
Testare
X

Not:
Chestionarul de luare la cunotin se adreseaz nivelului general de management si
managementului de linie, in vederea aprecierii riscurilor operaiilor supuse auditrii, cu scopul de a
evalua prin ntrebrile formulate si rspunsurile primite existenta si funcionalitatea controalelor interne
din cadrul entitii.
17

18

Procedura P05: Analiza riscului


CONSILIUL JUDEEAN SUCEAVA
Compartimentul de Audit Public Intern

STABILIREA NIVELULUI RISCULUI I A PUNCTAJULUI TOTAL AL RISCULUI


Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil
Perioada auditat: 01.01.2010 -31.12.2010
ntocmit:
-

Data: 20.03.2012
Criterii de analiza a riscurilor

Nr.
crt.

1.

Obiective

Obiecte
auditabile

ELABORARE
A
SITUAIILOR
FINANCIARE
ANUALE

1. Activitatea
premergtoare
elaborrii
situaiilor
financiare anuale

2. Activitatea de
stabilire a
soldurilor
conturilor
sintetice i
analitice

Riscuri semnificative

Aprecierea
controlului
intern (F1)
P1
Ni
50%

Aprecierea
cantitativ
(F2)
P2
Ni
30%

Aprecierea
calitativ
(F3)
P3
Ni
20%

Punctaj
total

1. Inexistena unor proceduri scrise/monografii


privind activitatea premergtoare elaborrii
situaiilor financiare anuale

0,5

0,3

0,2

2,5

2. Neregularizarea excedentelor rezultate din


execuia bugetului de regie

0,5

0,3

0,2

2,0

3. Preluarea eronat a informaiilor din


documentele ntocmite preliminare situaiilor
financiare anuale

0,5

0,3

0,2

1,8

4. Inexistena unor proceduri scrise/monografii


privind stabilirea soldurilor sintetice i
analitice

0,5

0,3

0,2

1,7

0,5

0,3

0,2

2,2

0,3

0,2

1,7

5. Preluarea eronat a sumelor din conturile


analitice n conturile sintetice
6. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu
19

0,5

3. Elaborarea
Situaiilor
financiare anuale

2.
ORGANIZARE
A I
EFECTUARE
A ARHIVRII
DOCUMENTE
-LOR
FINANCIARCONTABILE

4. Cadrul
normativ i
procedural
privind arhivarea
documentelor
rezultate din
activitatea
financiarcontabil
5. Desemnarea
personalului
responsabil
privind arhivarea
documentelor

6. Sistemul de
pstrare al
documentelor
pn la predarea
la arhiv
7. Activitatea de

activitatea de stabilire a soldurilor conturilor


sintetice i analitice
7. Nerespectarea procedurilor de ntocmire a
Situaiilor financiare anuale

0,5

0,3

0,2

2,2

8. Raportarea unor date eronate n Situaiile


financiare anuale

0,5

0,3

0,2

1,9

0,5

0,3

0,2

2,3

0,5

0,3

0,2

2,2

0,5

0,3

0,2

1,5

0,5

0,3

0,2

2,0

0,5

0,3

0,2

1,5

0,5

0,3

0,2

1,7

0,5

0,3

0,2

1,5

0,5

0,3

0,2

1,5

0,5

0,3

0,2

1,7

18. Nerealizarea inventarierii documentelor ce


urmeaz a fi predate spre arhivare

0,5

0,3

0,2

2,0

19. Pregtirea necorespunztoare a dosarelor

0,5

0,3

0,2

1,7

9. Nerespectarea corelaiilor bilaniere


10. Inexistena procedurilor privind arhivarea
dosarelor financiar-contabile
11. Inexistena sarcinilor prestabilite pentru
persoanele ce vor rspunde de activitatea de
arhivare.
12. Neactualizarea cadrului procedural privind
activitatea de arhivare
13. Nedesemnarea persoanelor cu atribuii
privind arhivarea documentelor pe suport de
hrtie i/sau pe suport informatic
14. Neinstruirea persoanelor cu atribuii n
activitatea de arhivare, prescrise de fia
postului
15. Inexistena programelor de formarea,
atestarea si perfectionarea personalului de
specialitate
16. Inexistena unor proceduri scrise privind
pstrarea documentelor n timpul anului
17. Gruparea eronat a documentelor ce
urmeaz a fi arhivate

20

arhivare

financiar-contabile n vederea arhivrii


20. Nepredarea dosarelor financiar-contabile la
termenele prestabilite
21. Neasigurarea unui spaiu corespunztor
arhivrii

0,5

0,3

0,2

1,7

0,5

0,3

0,2

2,5

NOT:
Stabilirea nivelului riscului i a punctajului total al riscului este documentul din procedura Analiza riscurilor n care auditorul
evalueaz riscurile pe baza informaiilor i documentelor, n posesia crora a intrat pn n acest moment, a Chestionarului de Luare la
Cunotin - CLC, pe care l-a obinut de la managementul general i managementul de linie al structurii auditate, dar i a expertizei
personale n domeniu i a informaiilor din mass-media sau de pe internet. De asemenea, auditorii interni, n funcie de resursele alocate
misiunii (numr de persoane, timpul aferent .a.), stabilesc punctajul total al riscurilor operaiei/activitii respective, n baza formulei de
calcul:
n

Pt N i Pi
i 1

unde:
Pt = punctajul total;
N i = nivelul riscurilor pentru fiecare criteriu utilizat;
Pi = ponderea criteriilor de risc

Pentru continuarea analizei, grupeaz riscurile n urmtoarele trei categorii:


Riscuri mici
1,0 - 1,7
Riscuri medii
1,8 - 2,2
Riscuri mari
2,3 - 3,0
Elaborarea acestui document prezint un grad relativ mare de subiectivitate i din acest motiv auditorii interni aduc mbuntiri
acestei lucrri, pe toat durata misiunii de audit, n special n Etapa interveniei la faa locului n funcie de informaiile pe care le
colecteaz cu ocazia testrilor efectuate.
Din experiena practic, recomandm ca ponderea riscurilor medii s fie sub 10%, deoarece aceasta denot o nehotrre din partea
auditorilor interni, referitoare la categoria de riscuri n care s le includ, lund n considerare c n auditare vor intra, de regul, riscurile
mari i medii, considerate riscuri semnificative.

21

Procedura P05: Analiza riscului


CONSILIUL JUDEEAN SUCEAVA
Compartimentul de Audit Public Intern

CLASAREA OBIECTELOR AUDITABILE (OPERAIILOR) N FUNCIE DE ANALIZA RISCULUI


Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil
Perioada auditat: 01.01.2010 -31.12.2010
ntocmit:
-

Data: 20.03.2012
Clasare

Nr.
crt.

Obiective

Obiecte auditabile

1. Activitatea
premergtoare
elaborrii situaiilor
financiare anuale

1.

ELABORAREA
SITUAIILOR
FINANCIARE
ANUALE

2. Activitatea de
stabilire a soldurilor
conturilor sintetice i
analitice

3. Elaborarea
Situaiilor financiare
anuale

Riscuri semnificative

OBS.

Punctaj
total

1. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind


activitatea premergtoare elaborrii situaiilor financiare
anuale

2,5

Mare

2. Neregularizarea excedentelor rezultate din execuia


bugetului de regie

2,0

Mediu

3. Preluarea eronat a informaiilor din documentele


ntocmite preliminare situaiilor financiare anuale

1,8

Mic

Nu

4. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind


stabilirea soldurilor sintetice i analitice

1,7

Mic

Nu

2,2

Mediu

5. Preluarea eronat a sumelor din conturile analitice n


conturile sintetice
6. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu activitatea
de stabilire a soldurilor conturilor sintetice i analitice
7. Nerespectarea procedurilor de ntocmire a Situaiilor
financiare anuale

1,7

Mic

2,2

Mare

8. Raportarea unor date eronate n Situaiile financiare


anuale

1,9

Mediu

9. Nerespectarea corelaiilor bilaniere

2,3

Mare

22

Nu

2.

ORGANIZAREA I
EFECTUAREA
ARHIVRII
DOCUMENTELOR FINANCIARCONTABILE

4. Cadrul normativ i
procedural privind
arhivarea
documentelor
rezultate din
activitatea financiarcontabil

10. Inexistena procedurilor privind arhivarea dosarelor


financiar-contabile

2,2

Mediu

11. Inexistena sarcinilor prestabilite pentru persoanele ce


vor rspunde de activitatea de arhivare.

1,5

Mic

12. Neactualizarea cadrului procedural privind activitatea


de arhivare

2,0

Mediu

5. Desemnarea
personalului
responsabil privind
arhivarea
documentelor

13. Nedesemnarea persoanelor cu atribuii privind


arhivarea documentelor pe suport de hrtie i/sau pe
suport informatic

1,5

Mic

Nu

14. Neinstruirea persoanelor cu atribuii n activitatea de


arhivare, prescrise de fia postului

1,7

Mic

Nu

15. Inexistena programelor de formarea, atestarea si


perfectionarea personalului de specialitate

1,5

Mic

Nu

16. Inexistena unor proceduri scrise privind pstrarea


documentelor n timpul anului

1,5

Mic

Nu

17. Gruparea eronat a documentelor ce urmeaz a fi


arhivate

1,7

Mic

Nu

18. Nerealizarea inventarierii documentelor ce urmeaz a


fi predate spre arhivare

2,0

Mediu

19. Pregtirea necorespunztoare a dosarelor financiarcontabile n vederea arhivrii

1,7

Mic

Nu

20. Nepredarea dosarelor financiar-contabile la termenele


prestabilite

1,7

Mic

Nu

21. Neasigurarea unui spaiu corespunztor arhivrii

2,5

6. Sistemul de
pstrare al
documentelor pn la
predarea la arhiv

7. Activitatea de
arhivare

Nu

Mare
n documentul Clasarea operaiilor n funcie de analiza riscurilor se realizeaz mprirea celor 71 de riscuri, grupate pe cele 16 de
obiecte auditabile i 3 obiective, n 3 categorii de riscuri, mici, medii i mari, stabilite n fazele anterioare ale procedurii Analiza riscurilor.
n continuare, riscurile mici vor fi eliminate din auditare, iar riscurile mari i medii, considerate riscuri semnificative, n numr de 12,
vor intra n faza de ierarhizare a riscurilor i vor fi preluate n Tabelul puncte tari i puncte slabe.

23

Procedura P05: Analiza riscului


CONSILIUL JUDEEAN SUCEAVA
Compartimentul de Audit Public Intern

TABELUL PUNCTE TARI I PUNCTE SLABE


Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil
Perioada auditat: 01.01.2010 -31.12.2010
ntocmit:
-

Nr.
crt.
1.

Obiective

ELABORAREA
SITUAIILOR
FINANCIARE
ANUALE

Obiecte
auditabile
1. Activitatea
premergtoare
elaborrii
situaiilor
financiare anuale

Data: 20.03.2012

Riscuri semnificative

Puncte
T/S

1. Inexistena unor
proceduri
scrise/monografii privind
activitatea premergtoare
elaborrii situaiilor
financiare anuale

2. Neregularizarea
excedentelor rezultate din
execuia bugetului de regie
2. Activitatea de
stabilire a
soldurilor
conturilor
sintetice i
analitice
3. Elaborarea
Situaiilor

5. Preluarea eronat a
sumelor din conturile
analitice n conturile
sintetice
7. Nerespectarea
procedurilor de ntocmire a
24

Consecina funcionriinefuncionrii
controlului intern

OBS

Sczut

Neregularitatea este
rezolvat de personalul
specializat.

Grad de
ncredere
al auditorului
intern n
controlul
intern

Ridicat

Nu

Sczut

Situaiile financiare
anuale sunt ntocmite n

Ridicat
Nu

financiare anuale

2.

ORGANIZAREA I
EFECTUAREA
ARHIVRII
DOCUMENTELOR
FINANCIARCONTABILE

Situaiilor financiare
anuale

mod corect i elocvent.

8. Raportarea unor date


eronate n Situaiile
financiare anuale

Raportare n situaiile
financiare s-a realizat cu
data corecte.

9. Nerespectarea
corelaiilor bilaniere

Sczut

4. Cadrul
normativ i
procedural
privind arhivarea
documentelor
rezultate din
activitatea
financiarcontabil

10. Inexistena
procedurilor privind
arhivarea dosarelor
financiar-contabile

Sczut

6. Sistemul de
pstrare al
documentelor
pn la predarea
la arhiv

18. Nerealizarea
inventarierii documentelor
ce urmeaz a fi predate
spre arhivare

7. Activitatea de
arhivare

21. Neasigurarea unui


spaiu corespunztor
arhivrii

12. Neactualizarea
cadrului procedural privind
activitatea de arhivare

Activitatea de arhivare a
documentelor a fost
realizat ntru-un cadru
procedural corect.

Ridicat

Ridicat

Sczut

Sczut

Not: n faza de ierarhizare a operaiilor n funcie de riscuri, n care au intrat numai riscurile semnificative, a fost elaborat documentul
Tabelul puncte tari i puncte slabe, prin care au fost identificate 4 obiecte auditabile, evaluate ca fiind puncte tari, care vor fi eliminate
din auditare, iar celelalte obiecte auditabile considerate ca fiind puncte slabe vor rmne n continuare n auditare.
Evaluarea operaiilor identificate ca fiind puncte tari s-a realizat prin aprecierea funcionalitii sistemului de control intern al
activitilor auditate, care astfel limiteaz efectul riscurilor asociate acestora. n urma operaiei de ierarhizare, au fost preluate spre auditare
n continuare obiectivele i obiectele auditabile considerate ca fiind puncte slabe, n documentul Tematica n detaliu a misiunii de audit
intern, care vor fi renumerotate i ulterior va fi stabilit corespondena acestora cu paragrafele din Raportul de audit intern.
25

Nu

Nu

Procedura P05: Analiza riscului


CONSILIUL JUDEEAN SUCEAVA
Compartimentul de Audit Public Intern

TEMATICA N DETALIU A MISIUNII DE AUDIT INTERN


Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil
Perioada auditat: 01.01.2010 -31.12.2010
ntocmit:
Data: 20.03.2012
Nr.
Poziia n RAI
Obiective
Obiecte auditabile
crt.
1.
ELABORAREA
1. Activitatea premergtoare
1.
Analiza
organizrii
activitatilor
SITUAIILOR
elaborrii situaiilor financiare
premergtoare elaborrii situaiilor financiare
II. 1.1.1.
FINANCIARE
anuale
anuale
ANUALE
2. Activitatea de stabilire a
5. Verificarea corectitudinii prelurii sumelor
soldurilor conturilor sintetice i
din conturile analitice n conturile sintetice.
II.1.1.2.
analitice
3. Activitatea de ntocmire a
9. Analiza activitii de ntocmire a situaiilor
II. 1.1.3.
situaiilor financiare anuale
financiare
2.
ORGANIZAREA I
4. Cadrul normativ i procedural 10. Analiza existenei procedurilor privind
EFECTUAREA
privind arhivarea documentelor
arhivarea dosarelor financiar-contabile
II. 2.4.
ARHIVRII
rezultate din activitatea
DOCUMENTELOR
financiar-contabil
FINANCIAR6. Sistemul de pstrare al
18. Verificarea activitii de inventariere a
CONTABILE
documentelor pn la predarea la documentelor ce urmeaz a fi predate spre
II. 2.5
arhiv
arhivare.
7. Activitatea de arhivare
21. Verificarea existenei unui spaiu
II. 2.6
corespunztor arhivrii.
Not: Analiza riscurilor a pornit de la documentele Lista centralizatoare a obiectelor auditabile, care a cuprins 2 obiective structurate pe 7
de obiecte auditabile i Identificarea riscurilor, prin care s-au ataat 21 de riscuri la aceste obiecte auditabile i s-a finalizat cu Tematica n
detaliu a misiunii de audit intern n urma creia au fost selectate n vederea auditrii 2 obiective, 6 obiecte auditabile i 6 riscuri asociate
acestora. n continuare, cele 15 de riscuri au fost nlocuite cu obiectele auditabile selectate (operaii / activiti / funcii programe / domenii)
corespunztoare riscurilor semnificative, n vederea efecturii testrilor, pe baza Programului interveniei la faa locului, i care se vor
materializa n FIAP-uri i FCRI-uri, acolo unde este cazul, i n final vor fi transferate i comentate n Raportul de audit intern, n ordinea
din Tematica n detaliu a misiunii de audit intern.
26

Procedura P06: Elaborarea programului de audit intern


CONSILIUL JUDEEAN SUCEAVA
Compartimentul de Audit Public Intern

PROGRAMUL DE AUDIT INTERN


Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil
Perioada auditat: 01.01.2010 -31.12.2010
ntocmit:
OBIECTIVELE AUDITULUI
ACTIVITILE
PROGRAMATE
Tema general: Activitatea financiar-contabil
1. Pregtirea misiunii de audit
1. -Tiprirea i procesarea ordinului
de serviciu
-Tiprirea i procesarea declaraiei
de independen
-Pregtirea i transmiterea
notificrii privind declanarea
misiunii de audit intern
2. -Colectarea i prelucrarea datelor
-ntocmirea listei centralizatoare a
obiectelor auditabile
3.-ntocmirea tabelului puncte tari
i slabe
4.-Elaborarea programului de audit
intern
-ntocmirea programului de
intervenie la faa locului
-Obinerea de aprobri pentru
documentele ntocmire anterior
5. -Planificarea i organizarea
edinei de deschidere
-ntocmirea minutei edinei de
deschidere
2. Intervenia la faa locului
27

DURATA
(H)
616
88
2

Data: 20.03.2012
PERSOANELE
LOCUL
IMPLICATE
DESFURRII
-

DAPI

DAPI

DAPI

8
8

DAPI AUDITAT
DAPI

DAPI

DAPI

DAPI

10

DAPI

DAPI AUDITAT

DAPI AUDITAT

352

Obiectul I
ELABORAREA SITUAIILOR
FINANCIARE
ANUALE

Obiectul II
ORGANIZAREA I
EFECTUAREA ARHIVRII
DOCUMENTELOR
FINANCIAR-CONTABILE

1. Efectuarea verificrilor
2. Discutarea constatrilor cu
conducerea instituiei
3. Elaborarea fielor de identificare
a problemelor
4. Colectarea dovezilor
5.Revizuirea documentelor de lucru
din punct de vedere al formei i
coninutului i ntocmireanotei
centralizatoare a documentelor de
lucru
1. Efectuarea verificrilor
2. Discutarea vonstatrilor cu
conducerea instituiei
3. Elaborarea fielor de identificare
a problemelor
4. Colectarea dovezilor
5.Revizuirea documentelor de lucru
din punct de vedere al formei i
coninutului i ntocmirea notei
centralizatoare a documentelor de
lucru
Concluzii

3. Raportul de audit intern


1.Redactarea proiectului de audit
intern
-Revizuirea raportului de audit
intern fcut de auditori
- Obinerea aprobrii proiectului
raportului de audit intern de
conducere
2. Transmiterea ctre conducere a
proiectului raportului de audit
intern i solicitarea unui rspuns n
15 zile.
28

16
2

16

AUDITAT
DAPI

6
4

16
2

16

AUDITAT
DAPI

6
4

4
160
48

DAPI

48

DAPI

DAPI

DAPI

DAPI

4. Urmrirea recomandrilor

3. Planificarea i organizarea
reuniunii de conciliere
4. Includerea n raportul de audit
intern a aspectelor reinute din
punct de vedere a auditatului
-Obinerea aprobrii raportului de
audit
-Finalizarea raportului de audit
5. Difuzarea itransmiterea
raportului de audit intern
conducerii
1. ntocmirea fiei de urmrire a
recomandrilor

AUDITAT

DAPI

16

DAPI

8
8

DAPI
DAPI

16

DAPI

Nota: Programul de audit intern este documentul prin care repartizam resursele de audit respectiv, mprim intre membri echipei
de auditori activitile pe care le vor desfura pentru realizarea misiunii si repartizam timpul pentru parcurgerea etapelor si procedurilor
specifice in vederea ncadrrii in perioadele afectate prin Planul de audit intern.

29

CONSILIUL JUDEEAN SUCEAVA


Compartimentul de Audit Public Intern

PROGRAMUL INTERVENIEI LA FAA LOCUL


Misiunea de audit: Auditarea sistemului financiar-contabil
Perioada auditat: 01.01.2010 -31.12.2010
ntocmit:
Obiectivul I. ELABORAREA SITUAIILOR FINANCIARE ANUALE
Nr.
crt.

1.
2.

3.

OBIECTE AUDITABILE

TIPUL TESTRII

Activitatea premergtoare
elaborrii situaiilor
financiare anuale
Activitatea de stabilire a
soldurilor conturilor sintetice
i analitice

Analiza operaiunilor
specifice nchiderii
perioadei de gestiune
Verificarea general a
coninutului
conturilor sintetice i
analitice
Analiza modului de
ntocmire a situaiilor
financiare

Elaborarea Situaiilor
financiare anuale

Data: 20.03.2012

Locul

Durata
(h)

Nr. test

Nr. lista verificare

Auditori

DC

Interviu nr. 1.1.1


Test 1.2.1

LV 1

Pitu Adriana

DC

LV 1

Pitu Adriana

DC

16

LV 1

Pitu Adriana

C.C.I 1.3.1.

Test 1.4.1

Obiectivul II. ORGANIZAREA I EFECTUAREA ARHIVRII DOCUMENTELOR FINANCIAR-CONTABILE


Nr.
Durata
Nr. lista
OBIECTE AUDITABILE
TIPUL TESTRII
Locul
Nr. test
crt.
(h)
verificare
Cadrul normativ i
Analiza existenei
procedural privind
procedurilor privind
4.
arhivarea documentelor
DC
16
C.C.I 2.5.1
LV 2
arhivarea dosarelor
rezultate din activitatea
financiar-contabile
financiar-contabil
5.
Sistemul de pstrare al Analiza organizrii
Interviu
documentelor pn la sistemului de pstrare al
nr. 2.2.1
DC
20
LV 2
predarea la arhiv
documentelor pn la
Not de relaii nr.
predarea la arhiv
2.6.1

30

Auditori

Dncil Ctlin

Dncil Ctlin

6.

Activitatea de arhivare

Analiza respectrii
prevederilor procedurale
privitoare la activitatea
de arhivare

DC

62

Test 2.7.1

LV 2

Pitu Adriana

Auditor intern
-

31

Procedura P07: edina de deschidere


CONSILIUL JUDEEAN SUCEAVA
Compartimentul de Audit Public Intern

MINUTA EDINEI DE DESCHIDERE


Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil
Perioada auditat: 01.01.2010 -31.12.2010
ntocmit:
-

Data: 20.03.2012

A. Lista participanilor:
Numele

Funcia

Direcia/
Serviciul

Nr. telefon

E-mail

Ionescu Alin

Auditor

CJS

0741234567

stefani@yahoo.
com

Alexandru Elena
Florea Gabriela

Contabil ef
Secretar

0734789056
0723145789

AndriciucVasile

Primar

Primria cheia
Primria cheia
Primria cheia
Primria cheia

0743567890

Clin Ioan

Viceprimar

0721245578

vasilea@yahoo.
com

Semntura
tefan I.
Alexandru E.
Florea G.
Andriciuc V.
Clin I.

B. Stenograma edinei
n cadrul edinei de deschidere s-a procedat la:
- Prezentarea echipei de auditori care urmeaz s efectueze misiunea de audit intern;
- Prezentarea i discutarea obiectivelor generale ale auditului intern, semnificaia acestora. n
acelai timp, a fost cerut prerea auditailor cu privire la aceste obiective, unde s-au fcut remarci
c acestea n general reprezint zone cu risc, dar s-au fcut i unele comentarii cu privire la
complexitatea activitii Direciei Buget i Contabilitate Intern i neatractivitatea nivelului
salariului pentru atragerea unor specialiti;
- Prezentarea Programului interveniei la faa locului, respectiv modul de abordare pe teren a
obiectivelor auditabile care vor fi testate, dup analiza de risc efectuat.
- Stabilirea persoanelor pe care auditorii interni le pot contacta n vederea colectrii
informaiilor, efecturii de teste i asupra modului de obinere a interviurilor. De asemenea, a fost
stabilit programul ntlnirilor i timpul necesar pentru realizarea acestor proceduri;
- Stabilirea condiiilor minime pe care auditatul trebuie s le asigure n vederea realizrii
misiunii de audit (spaiu de lucru, calculatoare, posibilitate de editare etc.)
- Convenirea asupra unor aspecte procedurale, respectiv eventualitatea unor edine
intermediare n cursul derulrii misiunii de audit, informarea sistematic asupra constatrilor
efectuate .a.
- Stabilirea edinei de nchidere, inclusiv a participanilor la aceasta;
- Stabilirea modalitii de redactare a Raportului de audit intern (cnd, cum i cui va fi
distribuit).
- Explicarea modului cum vor fi discutate i analizate recomandrile formulate, ca urmare a
eventualelor disfuncionaliti constatate, inclusiv Planul de aciune realizat de entitatea auditat i
Calendarul implementrii acestora, cu termene i persoane responsabile.
Auditori interni,
-

Auditai,
Alexandru Elena, Florea Gabriela, Clin Ioan
AndriciucVasile
32

Procedura P07: Chestionar

LISTA DE VERIFICARE NR. 1


Obiectivul I. ELABORAREA SITUAIILOR FINANCIARE ANUALE
Nr.
crt.
1.1.

1.2

ACTIVITATEA DE AUDIT

DA

NU

Analiza procedurilor de lucru


Verificarea gradului de acoperire a activitilor prin procedurile
de lucru specifice
- examinarea listei activitilor pentru realizarea obiectivului
- identificarea activitilor care nu au la baz proceduri de lucru
- garantarea cuprinderii n procedurile de lucru a reglementrilor
cadrului normativ, aplicabile fiecrei activiti
- examinarea modelelor de formulare specifice
- examinarea algoritmilor de calcul i a modalitilor de completare
a formularelor
- existena exemplelor n acest sens
- examinarea sistemului de raportare al activitii
Confirmarea existenei activitilor de control intern in punctele
cheie ale procedurii de lucru
Urmrirea existenei responsabilitilor pe faze de ntocmire,
avizare, aprobare i pe nivele de execuie
Aplicarea principiului dublei semnturi
Aprobarea de ctre persoanele competente
Asigurarea prelucrrii datelor n sistem informatizat
Modalitatea arhivarii documentelor
Existena componentei de actualizare a procedurilor de lucru
Compararea atribuiilor din procedurile de lucru cu cele din fiele
posturilor
Verificarea cunoaterii procedurilor de ctre persoanele cu
responsabiliti n realizarea activitilor
Aprecierea calitii procedurilor de lucru de ctre personalul care
le utilizeaz:
- apar disfuncionaliti n timpul aplicrii practice a procedurilor?
- avei propuneri de perfecionare a procedurilor?
- procedurile de lucru sunt corespunztoare?
Activitatea premergtoare elaborrii situaiilor financiare anuale
a. urmrirea organizrii activitii premergtoare elaborrii situaiilor
financiare anuale;
b.verificarea nregistrrii n conturi a tuturor documentelor
justificative;
c. verificarea exactitii datelor nregistrate cu ajutorul balanei de
verificare;
d. examinarea stabilirii valorii de inventar a patrimoniului;
e. urmrirea lipsurilor elementelor patrimoniale constatate la
inventariere;
f. verificarea corectitudinii tuturor sumelor;

33

OBS.

X
X
X
X
X
X
X
X
X

Interviu
nr. 1.1.1.

TEST
nr. 1.2.1
Foaie de lucru
nr. 1.2.1
Lista de
control
nr. 1.2.1
FIAP
nr. 1.2.1

Nr.
crt.

ACTIVITATEA DE AUDIT
g. verificarea reflectrii n contabilitate a operaiunilor de regularizare;
h. examinarea procedurilor utilizate.

1.3

1.4

Activitatea de stabilire a soldurilor conturilor sintetice i


analitice
a. examinarea nregistrrii cronologice a datelor n Registrul-jurnal;
b. confirmarea utilizrii conturilor debitoare i creditoare n
concordan cu natura operaiunilor efectuate;
c. garantarea utilizrii conturilor n conformitate cu funciunea
acestora;
d. urmrirea determinrii corecte a rulajelor debitoare i creditoare la
sfritul zilei i a perioadei de raportare.
e. confirmarea completrii Registrului-inventar, respectiv a fiecrui
post de activ i de pasiv, cuprins n bilanul contabil;
f. recalcularea soldurilor finale pe baza intrrilor i ieirilor de la data
inventarierii pn la data nchiderii exerciiului financiar;
h. examinarea nregistrrilor sistematice a modificrilor de activ i de
pasiv;
i. garantarea prelurii totalului pentru fiecare cont sintetic din
Registrul-jurnal;
Elaborarea Situaiilor financiare anuale

DA
X

OBS.
Observare
direct

X
X
X
X
C.C.I 1.3.1.

X
X
X
X

a. urmrirea organizrii activitii de elaborare a situaiilor


financiare;
b. examinarea existenei celor cinci situaii financiare;
c. verificarea ntocmirii Bilanului;

d. controlul datelor cuprinse n Contul de execuie bugetar;


e. examinarea tuturor datelor cuprinse n Situaia modificrilor
capitalului propriu i Situaia fluxurilor de trezorerie;
f. existena tuturor notelor explicative;
g. urmrirea prelurii sumelor din activitile anterioare ntocmirii
situaiilor financiare;
h. urmrirea respectrii normelor de ntocmire a situaiilor financiare;
i. verificarea corectitudinii datelor n situaiile financiare;
j. urmrirea existenei semnturilor persoanelor autorizate;

Data:
01.04.2012

NU

TEST
nr. 1.4.1
Foaie de lucru
nr. 1.4.1
Lista de
control
nr. 1.4.1
FIAP
nr. 1.4.1

X
X
X
X
X
X
X
X

Observare
direct

Auditor intern,
-

34

Procedura P08: Colectarea dovezilor


CONSILIUL JUDEEAN SUCEAVA
Compartimentul de Audit Public Intern

INTERVIU NR. 1.1.1.


privind
Elaborarea situaiilor financiare anuale
adresat
domnului Clin Ioan, viceprimar
Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil
Perioada auditat: 01.01.2010 -31.12.2010
Nr.
crt.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.

ntrebare

DA

Exista un sistem de proceduri care s reglementeze


elaborarea situaiilor financiare anuale?
Procedurile sunt scrise i formalizate?
Exist responsabil cu realizarea i actualizarea
procedurilor?
Avei monografii contabile pe domenii?
Monografiile contabile sunt scrise i formalizate?
Exist responsabil cu completarea i actualizarea
monografiilor?
Considerai procedurile folosite corespunztoare i
suficiente?
Ai constatat disfuncionaliti n sistemul de
nregistrare n contabilitate?
Exist propuneri de perfecionare a procedurii?
Nu mai avei nimic de adugat?

Data:
05.04.2012
Auditor intern,
Ionescu Alin

NU

Obs.
Cadrul normativ

X
X
X
X
X
X
X
X
X

Intervievat,
Clin Ioan, viceprimar

Not:
Problema privind elaborarea procedurilor de lucru, scrise i formalizate, este o problem
general, cunoscut la nivelul entitii publice, motiv pentru care nu se va elabora FIAP, deoarece
va fi abordat cu ocazia fiecrui obiectiv i de asemenea se vor face comentarii n Raportul de
audit intern.

35

Procedura P08: Colectarea dovezilor


CONSILIUL JUDEEAN SUCEAVA
Compartimentul de Audit Public Intern
TESTUL NR. 1.2.1
Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil
Perioada auditat: 01.01.2012-31.12.2012
OBIECTUL TESTULUI: Elaborarea situaiilor financiare anuale
OBIECTIVUL TESTULUI: Activitatea premergtoare elaborrii situaiilor financiare anuale
DESCRIEREA TESTULUI:
Populaia pentru realizarea testului o reprezint documentele premergtoare ntocmirii
situaiilor financiare anuale pentru anul calendaristic al perioadei auditate;
Eantionul pentru analiza documentele premergtoare ntocmirii situaiilor financiare
anuale cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automat a datelor, s-a stabilit la
100% din populaia total, respectiv documentele prezentate conform Foii de lucru nr.
1.2.1.
Testarea a urmrit activitatea premergtoare elaborrii situaiilor financiare anuale cu
ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automat pe baza elementelor stabilite n
Lista de verificare nr.1 poziia 1.2 i anume:
Activitatea premergtoare elaborrii situaiilor financiare anuale
a. urmrirea organizrii activitii premergtoare elaborrii situaiilor financiare anuale;
b.verificarea nregistrrii n conturi a tuturor documentelor justificative;
c. verificarea exactitii datelor nregistrate cu ajutorul balanei de verificare;
d. examinarea stabilirii valorii de inventar a patrimoniului;
e. urmrirea lipsurilor elementelor patrimoniale constatate la inventariere;
f. verificarea corectitudinii tuturor sumelor;
g. verificarea reflectrii n contabilitate a operaiunilor de regularizare;
h. examinarea procedurilor utilizate.
Testarea s-a concretizat n elaborarea Listei de control nr.1.2.1 privind Activitatea
premergtoare elaborrii situaiilor financiare anuale.
CONSTATRI:
Din analiza listei de control s-a constatat:
- nenregistrarea n conturi a tuturor documentelor justificative;
- stabilirea eronat a valorii de inventar a patrimoniului;
- nereguli n preluarea tuturor sumelor;
CONCLUZII:
n baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr. 1.2.1.
Data:
07.04.2012

Auditor intern,
-

36

FOAIE DE LUCRU NR. 1.2.1


Obiectivul nr. 1: Elaborarea situaiilor financiare anuale
Eantionului n vederea analiza documentele premergtoare ntocmirii situaiilor financiare
anuale cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automat a datelor a fost constituit astfel:
- populaia statistic: 4 documente i anume:
o balanei conturilor nainte de inventariere;
o listele de inventariere;
o not explicativ care cuprinde contabilizarea operaiilor de regularizare;
o not explicativ care cuprinde determinarea rezultatului exerciiului i distribuirea
profitului sau finanarea pierderilor;
-

eantionul: 100%, respectiv toate documentele de mai sus;


eantionul va fi verificat pentu anii 2008-2010.
eantionul astfel constituit va fi verificat integral;
n urma verificrii eantionului se va ntocmi Lista de control nr. 1.2.1 privind Analiza
activitilor premergtoare ntocmirii situaiilor financiare anuale, n care se vor
concretiza rezultatele testrii.

Data:
07.04.2012

Auditor intern,
Ionescu Alin

37

Elemente
testate
Elemente
eantionate
Balanei conturilor
nainte de
inventariere 2008
Listele de
inventariere 2008
Note explicative
2008
Balanei conturilor
nainte de
inventariere 2009
Listele de
inventariere 2009
Note explicative
2009
Balanei conturilor
nainte de
inventariere 2010
Listele de
inventariere 2010
Note explicative
2010

LISTA DE CONTROL NR. 1.2.1


privind
Analiza activitilor premergtoare ntocmirii situaiilor financiare anuale
Verificarea
Verificarea
Examinarea
Urmrirea
Urmrirea organizrii
nregistrrii
n
exactitii
datelor
stabilirii
valorii
lipsurilor
activitii
conturi a tuturor
nregistrate cu
de inventar a
elementelor
premergtoare
documentelor
ajutorul
balanei
patrimoniului;
patrimoniale
elaborrii situaiilor;
justificative;
de verificare;
constatate la
inventariere;

Verificarea reflectrii
n contabilitate a
operaiunilor de
regularizare;

Verificarea
corectitudinii
tuturor sumelor;

FIAP

FIAP

FIAP

FIAP

FIAP

FIAP

FIAP

FIAP

Data:
07.04.2012

Auditor intern,
Vasilescu Dana

FIAP

FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 1.2.1


Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil
Perioada auditat: 01.01.2010 31.12.2010
PROBLEMA
Existena unor iregulariti n activitile premergtoare ntocmirii situaiilor financiare anuale.
CONSTATARE
Echipa de auditori interni a constatat probleme n vederea nregistrrii n conturi a tuturor
documentelor justificative De asemenea, auditorii interni au constatat erori n stabilirea valorii de
inventar a patrimoniului, precum i nereguli n preluarea tuturor sumelor.
CAUZE
inexistena unor proceduri bine stabilite n vederea elaborrii celor 4 tipuri de activiti
premergtoare ntocmirii situaiilor financiare anuale;
persoanele care au ca responsabiliti aceaste activiti sunt slab pregtite;
lipsa unui control mai strict asupra activitilor pregtitoare ntocmirii situaiilor financiare
anuale;
lipsa unor programe de pregtire a personalului n elaborarea situaiilor financiare.
CONSECINE
denaturarea situaiilor financiare anuale;
denaturarea imaginii fidele cu privire la situaiile financiare anuale.
RECOMANDRI
elaborarea unor proceduri bine stabilite n vederea tuturor realizrii activiti premergtoare
ntocmirii situaiilor financiare anuale;
efectuarea unor stagii de pregtire a personalului;
realizarea unor contracte interne mai amnunite;
achiziia unor programe informatice mai performante.

Data:
07.04.2012

Auditor intern,
Vasilescu Dana

39

CONSILIUL JUDEEAN SUCEAVA


Compartimentul de Audit Public Intern

CHESTIONAR DE CONTROL INTERN NR. 1.3.1


pentru
Activitatea de stabilire a soldurilor conturilor sintetice i analitice
adresat
doamnei Alexandru Elena, contabil ef la Primria cheia
Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil
Perioada auditat: 01.01.2010 31.12..2010
Nr.
crt.

ACTIVITATEA DE AUDIT
Activitatea de stabilire a soldurilor
conturilor sintetice i analitice
Registrele obligatorii i situaiile financiare
sunt ntocmite de persoane specializate pentru
aceast activitate sau de alt persoana cu alt
funcie?

DA

1.

Registrele obligatorii i situaiile financiare


sunt verificate de ctre persoana responsabil
cu evidena financiar-contabil a activitii
instituiei publice?

2.

3.

Exist completri i modificri n Registrele


obligatorii i situaiile financiare efectuate de
persoana responsabil cu evidena activitii
de casierie, din cadrul instituiei?
Dac da, putei prezenta care documente
conin modificri i completri?

Nici un
rspuns

Comentarii

Persoanele desemnate
cu ntocmirea
Registrelor
obligatorii i a
situaiilor financiare
are aceast sarcin
trecut n fia
postului care este
actualizat i semnat
de aceasta.
Persoana
responsabil cu
evidena contabil a
activitii instituiei
publice verific
legalitatea
i corectitudinea
operaiilor din
Registrele obligatorii,
dar i din situaiile
financiare.

X
X

4.
5.

NU

V rog s-mi prezentai modalitatea prin care X


sunt corectate erorile din documente efectuate
40

Modificrile sesizate
au fost ntr-un numr
mic i reflect erori de
calcul sau de tehnoredactare.

Nr.
crt.

9.
10.
11.
12.
13.
14.
15

16
17

ACTIVITATEA DE AUDIT

DA

Activitatea de stabilire a soldurilor


conturilor sintetice i analitice
de ctre persoana responsabil cu evidena
contabil a activitii instituiei publice?
Exist un sistem de proceduri care s
reglementeze elaborarea situaiilor financiare
anuale?
Exist coresponden ntre prevederile
procedurilor i responsabilitile stabilite prin
fia postului?
Procedurile de lucru existente conin termene
precise privind elaborarea situaiilor financiare
anuale?
Dac da, aceste termene au fost respectate?
Exist un program anual de formare
profesional?
Exist un program informatic care asist
personalul la elaborarea situaiilor financiare
anuale?
La nivelul entitii exist amenajat un spaiu
pentru desfurarea n bune condiii a
activitii de eviden contabil?
Documentele justificative care stau la baza
ntocmirii Registrele obligatorii i situaiile
financiare conin toate elementele prevzute
de cadrul normativ?
Putei
prezenta Registrele obligatorii i
situaiile financiarede anul trecut?

Data:
18.04.20101

NU

Nici un
rspuns

Comentarii

X
X
X
X
X
X
X
X

Auditor intern,
Vasilescu Dana

41

CONSILIUL JUDEEAN SUCEAVA


Compartimentul de Audit Public Intern

TESTUL NR. 1.4.1.


Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil
Perioada auditat: 01.01.2012-31.12.2012
OBIECTUL TESTULUI: Elaborarea situaiilor financiare anuale
OBIECTIVUL TESTULUI: Analiza modului de ntocmire a situaiilor financiare anuale
DESCRIEREA TESTULUI:
Populaia pentru realizarea testului o reprezint situaiile financiare anuale pentru anul
calendaristic al perioadei auditate ;
Eantionul pentru analiza modului de ntocmire a situaiilor financiare anuale cu
ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automat a datelor, s-a stabilit la 55% din
populaia total, respectiv situaiile financiare anuale pe 3 ani, conform Foii de lucru nr.
1.4.1.
Testarea a urmrit corectitudinea pailor parcuri n vederea elaborrii situaiilor
financiare anuale cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automat pe baza
elementelor stabilite n Lista de verificare nr.1 poziia 1.4 i anume:
Situaii financiare anuale
a. urmrirea organizrii activitii premergtoare elaborrii situaiilor financiare
anuale;
b. examinarea existenei celor cinci situaii financiare;
c.

verificarea ntocmirii Bilanului;

d. controlul datelor cuprinse n Contul de execuie bugetar;


e. examinarea tuturor datelor cuprinse n Situaia modificrilor capitalului propriu
i Situaia fluxurilor de trezorerie;
f. existena tuturor notelor explicative;
g. urmrirea prelurii sumelor din activitile anterioare ntocmirii situaiilor
financiare;
h. urmrirea respectrii normelor de ntocmire a situaiilor financiare;
i. verificarea corectitudinii datelor n situaiile financiare;
j. urmrirea existenei semnturilor persoanelor autorizate;
Testarea s-a concretizat n elaborarea Listei de control nr. 1.4.1. privind elaborrii situaiilor
financiare anuale cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automat a datelor n care pe
vertical sunt elementele eantionului, iar pe orizontal elementele testate.
CONSTATRI:
Din analiza Listei de control nr. 1.4.1. s-a constatat nerespectarea nregistrrii cronologice i
sistematice n contabilitate astfel:
- s-a constatat inexistena unei pri a notei explicative nr 9 Analiza indicatorilor financiari ;
- echipa de auditori interni a constatat nerespectarea modului de ntocmire a situaiilor
financiare, dar s-a constatat i erori la preluarea sumelor din documentele ce s-au ntocmit n faza
premergtoare ntocmirii situaiilor;
42

- de asemenea, s-a constatat neconcordana ntre datele specificate n situaiile financiare i


activitile preliminare ca: balana conturilor nainte de inventariere, inventarierea general a
patrimoniului, contabilitatea operaiilor de regularizare, determinarea rezultatului exerciiului i
distribuirea profitului sau finanarea pierderilor.
n acest fel nu se respect prevederile Legii contabilitii nr.82/1991 republicat i al OMFP nr.
1850/2004 privind registrele i formularele financiar-contabile.
CONCLUZII:
n baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr. 1.4.1.
Data:
25.04.2012

Auditor intern,
Ionescu Alin

CONSILIUL JUDEEAN SUCEAVA


Compartimentul de Audit Public Intern

FOAIE DE LUCRU NR. 1.4.1.


Obiectivul I: ELABORAREA SITUAIILOR FINANCIARE ANUALE
Eantionul pentru testarea modului de ntocmire a situaiilor financiare anuale cu ajutorul
sistemelor informatice de prelucrarea automat a datelor a fost constituit astfel:

Populaia total este reprezentat de Situaiile financiare anuale ntocmite pentru anul
2012;

Eantionul a fost stabilit la 55% din populaia total, respectiv situaiile financiare
anuale aferente anilor 2008-2010;

Eantionul astfel constituit va fi verificat integral;

Verificarea eantionului se va concretiza n elaborarea Listei de control nr. 1.4.1.

Data:
25.04.2012

Auditor intern,
- Ionescu Alin

43

n prezena,
Alexandru Elena

LISTA DE CONTROL NR. 1.4.1.


privind
Elaborarea situaiilor financiare anuale cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automat a datelor
Elemente Examinarea Verificarea Controlul Examinarea
Existena Urmrirea Urmrirea Verificarea
Urmrirea
testate existenei
tuturor
ntocmirii
datelor
tuturor
prelurii respectrii corectitudinii
existenei
datelor
celor cinci Bilanului; cuprinse
notelor
sumelor
normelor
datelor n
semnturilor
situaii
n Contul cuprinse n explicative;
din
de
situaiile
persoanelor
Situaia
financiare;
de profit
activitile ntocmire
financiare;
autorizate;
modificrilor
i
anterioare
a
capitalului
pierdere;
ntocmirii situaiilor
propriu i
situaiilor financiare;
Situaia
financiare;
Elemente
fluxurilor de
eantionate
trezorerie;
Situaii
FIAP
X
X
X
X
X
X
X
X
fin. 2008
Situaii
X
X
X
X
X
X
FIAP
X
X
fin. 2009
Situaii
X
X
X
X
X
FIAP
X
FIAP
X
fin. 2010
Data:
25.04.2012

Auditor intern,
- Ionescu Alin

44

n prezena,
Alexandru Elena

CONSILIUL JUDEEAN SUCEAVA


Compartimentul de Audit Public Intern

FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 1.4.1.


Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil
Perioada auditat: 01.01.2010 31.12.2010
PROBLEMA:
Elaborarea situaiilor financiare anuale cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare
automat a datelor
CONSTATARE:
La instituia public auditat, elaborarea situaiilor financiare anuale se realizeaz cu ajutorul
sistemelor informatice de prelucrare automat a datelor
Echipa de auditori a constatat inexistena unei pri a notei explicative nr 9 ,,Analiza indicatorilor
financiari, dar i nerespectarea modului de ntocmire a situaiilor financiare, dar s-a constatat i erori
la preluarea sumelor din documentele ce s-au ntocmit n faza premergtoare ntocmirii situaiilor.
De asemenea, s-a constatat neconcordana ntre datele specificate n situaiile financiare i activitile
preliminare ca: balana conturilor nainte de inventariere, inventarierea general a patrimoniului,
contabilitatea operaiilor de regularizare, determinarea rezultatului exerciiului i distribuirea profitului
sau finanarea pierderilor.
n acest fel nu se respect prevederile Legii contabilitii nr.82/1991 republicat i al OMFP nr.
1850/2004 privind registrele i formularele financiar-contabile.
CAUZE:
- inexistena procedurilor de ntocmire a Situaiilor financiare anuale;
- lipsa controlului ierarhic n Primria cheia;
- pregtirea neadecvat a personalului angajat la instituia public.
CONSECINE:
- nerespectarea modului de ntocmire a Situaiilor financiare anuale;
- erori la preluarea sumelor din documentele ce s-au ntocmit n faza premergtoare ntocmirii
situaiilor;
-neconcordana ntre datele specificate n situaiile financiare i activitile preliminare acestora.
RECOMANDRI:
- elaborarea anumitor proceduri cu privire la modul de ntocmire a situaiilor financiare anuale;
- desemnarea unui responsabil pentru ntocmirea i actualizarea procedurilor;
- efectuarea controalelor interne;
- efectuarea unor stagii de pregatire pentru personalul instituiei publice;
- achiziia unui program informatic specializat.
Data:
25.04.2012

Auditor intern,
-Vasilescu Dana

45

Procedura P08: Colectarea dovezilor

LISTA DE VERIFICARE NR. 2


Obiectivul 2. ORGANIZAREA I EFECTUAREA ARHIVRII DOCUMENTELOR
FINANCIAR-CONTABILE
Nr.
crt.
2.1.

2.2.

2.3.

ACTIVITATEA DE AUDIT

DA

NU

Analiza procedurilor de lucru


Verificarea gradului de acoperire a activitilor prin procedurile
de lucru specifice
- examinarea listei activitilor pentru realizarea obiectivului
- identificarea activitilor care nu au la baz proceduri de lucru
- garantarea cuprinderii n procedurile de lucru a reglementrilor
cadrului normativ, aplicabile fiecrei activiti
- examinarea modelelor de formulare specifice
- examinarea algoritmilor de calcul i a modalitilor de completare
a formularelor
- existena exemplelor n acest sens
- examinarea sistemului de raportare al activitii
Confirmarea existenei activitilor de control intern in punctele
cheie ale procedurii de lucru
Urmrirea existenei responsabilitilor pe faze de ntocmire,
avizare, aprobare i pe nivele de execuie
Aplicarea principiului dublei semnturi
Aprobarea de ctre persoanele competente
Asigurarea prelucrrii datelor n sistem informatizat
Modalitatea arhivarii documentelor
Existena componentei de actualizare a procedurilor de lucru
Compararea atribuiilor din procedurile de lucru cu cele din fiele
posturilor
Verificarea cunoaterii procedurilor de ctre persoanele cu
responsabiliti n realizarea activitilor
Aprecierea calitii procedurilor de lucru de ctre personalul care
le utilizeaz:
- apar disfuncionaliti n timpul aplicrii practice a procedurilor?
- avei propuneri de perfecionare a procedurilor?
- procedurile de lucru sunt corespunztoare?
Cadrul normativ i procedural privind arhivarea documentelor
rezultate din activitatea financiar-contabil
a. urmrirea stabilirii unui set unitar de reguli i proceduri pentru
arhivarea, pstrarea i reconstituirea documentelor
b. verificarea stabilirii responsabilitilor personalului privind
arhivarea, pstrarea i reconstituirea documentelor;
c. examinarea procedurii ce va fi adus la cunotina personalului
care execut activitatea de arhivare.
Sistemul de pstrare al documentelor pn la predarea la arhiv
a. verificarea ntocmirii inventarelor documentelor ce urmeaz a fi

OBS.

X
X
X

X
X

C.C.I 2.5.1
X
X

Nr.
crt.

ACTIVITATEA DE AUDIT

predate la arhiv;
b. urmrirea predrii dosarelor pe baza inventarului la arhiva unitii;
c. verificarea documentelor grupate n dosare, numerotate, nuruite i
parafate;
d. d. urmrirea gruparii documentelor n dosare cronologic i sistematic,
n cadrul fiecrui exerciiu financiar la care se refer acestea
e. verificarea dosarelor coninnd documente justificative i
contabile;
f. garantarea evidenei documentelor la arhiv cu ajutorul
Registrului de eviden.
2.4. Activitatea de arhivare
a. urmrirea numerotrii nuruirii i semnrii procesului
de predare-primire a dosarelor arhivate i a existenei
opisului;
b. examinarea existenei la dosarele arhivate a
documentelor trecute n opis;
c. urmrirea respectrii termenelor de arhivare pe tipuri
de documente;
d. examinarea organizrii activitii de arhivare a
documentelor financiar-contabile n funcie de termenele
stabilite prin acte normative;
e. asigurarea unui spaiu corespunztor nevoilor de
arhivare a documentelor financiar-contabile;
f. examinarea modului de pstrare a documentelor
financiar-contabile din arhiva entitii.

47

DA

NU

OBS.

X
X
X
X

Interviu
nr. 2.2.1
Not de relaii
nr. 2.6.1

TEST
nr. 2.7.1
Foaie de lucru
nr. 2.7.1
Lista de
control
nr. 2.7.1
FIAP
nr. 2.7.1

X
X
X
X
X
X

CONSILIUL JUDEEAN SUCEAVA


Compartimentul de Audit Public Intern

CHESTIONAR DE CONTROL INTERN NR. 2.5.1


pentru
Activitatea de arhivare
adresat
domnei Alexandru Elena, Contabil ef la Primria cheia
Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil
Perioada auditat: 01.01.2010 31.12..2010
Nr.
ACTIVITATEA DE AUDIT
DA
crt.
Activitatea de arhivare
Activitatea de arhivare este realizat de
persoane desemnate pentru aceast activitate X
sau de persoana mputernicit s o
nlocuiasc?
1.

Modul de desfaurare a activitii de arhivare


este verificat de ctre persoana responsabil
cu evidena financiar-contabil?

NU

Exist probleme identificate de persoana


responsabil cu activitatea de arhivare a
documentelor din cadrul instituiei?
Dac da, putei prezenta neregulile
identificate?

X
X

Nu au fost respectate
toate prevederile
procedurii de realizare
a activitii de
arhivare.
Au fost aduse la
cunostiin toate
prevederile i s-a
fcut o instruire a
personalului.

4.

5.

9.
10.
11.
12.

Comentarii
Persoana desemnat
cu realizarea
activitii are aceast
sarcin trecut n fia
postului care este
actualizat i care a
fost semnat de
aceasta.
Persoana
responsabil cu
evidena contabil are
obligaia s verifice
activitatea de arhivare
a documentelor
ntocmite n primrie.

2.

3.

Nici un
rspuns

V rog s-mi prezentai modalitatea prin care


sunt corectate erorile de ctre persoana
responsabil cu evidenta activitii din cadrul
instituiei?

Avei un sistem de proceduri privind


activitatea de arhivare?
Exist coresponden ntre prevederile
procedurilor i responsabilitile stabilite prin
fia postului?
La nivelul instituiei exist amenajat un spaiu
pentru desfurarea n bune condiii a
activitii de arhivare?
Arhivarea se realizeaz dup un inventar al
dosarelor cu documente?
48

X
X
X
X

Nr.
crt.
15.
16.
17.
18.

ACTIVITATEA DE AUDIT

DA

Activitatea de arhivare
Inventarierea se face periodic?
Dosarele cu documente sunt nuruite i
numerotate?
Documentele justificative cuprinse n dosare
conin toate elementele prevzute de cadrul
normativ?
Putei prezenta ultimul dosar cu documente
arhivat?

Data:
30.04.2012

NU

Nici un
rspuns

Comentarii

X
X
X
X

Auditor intern,
- Ionescu Alin

49

CONSILIUL JUDEEAN SUCEAVA


Compartimentul de Audit Public Intern

INTERVIUL NR. 2.7.1.


privind
Sistemul de pstrare al documentelor pn la predarea la arhiv
adresat
domnei Boiciuc Andreea, Contabil la Primria cheia
Nr.
ntrebare
Da
crt.
1. Ai semnat fia postului pe acest an?
X
2. n fia postului avei atribuii privind activitatea de
arhivare a documentelor?
3. Dac da, v rog s-mi prezentai fia postului.
X
4. Avei ca atribuii n fia postului verificarea activitilor
X
de arhivare?
5. La nivelul instituiei exist proceduri de lucru, scrise
i formalizate, privind activitatea de arhivare a tuturor
X
documentelor?
6. Dac da, procedurile au fost testate nainte de a fi
utilizate n practic?
7. ntre responsabilitile stabilite prin fiele posturilor i
prevederile procedurilor de lucru?
8. La nivelul instituieii s-a realizat inventarul
documentelor ce urmeaz a fi predate la arhiv?
9. S-au luat msuri n aceast privin?
X
10. Inventarul fost fcut de persoane cu pregtirea
X
profesional necesar?
11. S-a realizat inerea evidenei documentelor la arhiv cu
X
ajutorul Registrului de eviden?
12. Mai avei ceva de adugat?

Nu

Observaii

X
X
X

Data:
02.05.2010
Auditor intern,
-Ionescu Alin

Intervievat,
Clin Ioan, viceprimar

Not:
Aceste probleme nu necesit elaborarea FIAP, deoarece va fi abordat cu ocazia fiecrui
obiectiv i de asemenea se vor face comentarii n Raportul de audit intern.

50

CONSILIUL JUDEEAN SUCEAVA


Compartimentul de Audit Public Intern
NOT DE RELAII NR. 2.7.1.
privind
Sistemul de pstrare al documentelor pn la predarea la arhiv
adresat dl. tefan Ioan
ntrebare 1: La nivelul instituiei publice exist un sistem de pstrare al documentelor
pn la predarea la arhiv cunoscut de persoanele responsabile?
Rspuns 1: Da, la nivelul instituiei exist un set de proceduri care sunt cunoscute de
persoanele responsabile cu activitatea financiar-contabil i n care sunt bine precizate toate
activitile ce trebuie realizate n vederea pstrrii documentelor pn la predarea la arhiv.
ntrebare 2: Exist n instituie un responsabil care s cunoasc activitile ce trebuie
realizate n vederea pstrrii documentelor pn la predarea la arhiv.?
Rspuns 2: Da, persoana respectiv are specificat n fia postului ceea ce trebuie fcut i
verificat n vederea pstrrii documentelor pn la predarea la arhiv.
ntrebare 3: Exist un control periodic asupra sistemul de pstrare al documentelor pn la
predarea la arhiv ?
Rspuns 3: Da, trimestrial se realizeaz un control a tuturor documentelor ce urmeaz a fi
arhivate n vederea depistrii unor erori procedurale.
ntrebare 4: Exist un sistem informatizat implementat privind Sistemul de pstrare a
documentelor pn la predarea la arhiv?
Rspuns 4: Nu, dar exist un sistem informatizat.
ntrebare 5: Nu mai avei ceva de adugat?
Rspuns 5: Da.
Data: 02.05.2012
Auditor intern,
- Ionescu Alin

Consilier,
Banda Felicia

Not:
Avnd n vedere informaiile rezultate din acest document, echipa de auditori nu consider
necesar elaborarea unui FIAP, dar unele probleme rezultate din aceast Not de relaii vor fi
preluate n Raportul de audit intern.

51

Procedura P08: Colectarea dovezilor


CONSILIUL JUDEEAN SUCEAVA
Compartimentul de Audit Public Intern
TESTUL NR. 2.8.1
Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil
Perioada auditat: 01.012010 31.12.2010
OBIECTUL TESTULUI: Organizarea i efectuarea arhivrii documentelor financiar contabile
OBIECTIVUL TESTULUI: Analiza normelor i procedurilor privind arhivarea
DESCRIEREA TESTULUI:
Populaia pentru efectuarea testrii a fost alctuit din statele de salarii lunare i bilanurile
contabile ntocmite n cadrul entitate pentru perioada ianuarie-decembrie 2010 i predate la
arhiva instituiei, n numr de 12;
Eantionul va fi constituit din totalitatea populaiei, adic 100%, avnd n vedere c aceasta
reprezint un volum redus de documente;
Testarea a urmrit analiza respectrii prevederilor procedurale privitoare la activitatea de
arhivare, pe baza elementelor stabilite n Lista de verificare nr. 2.8.1 astfel:
Activitatea de arhivare
a. urmrirea numerotrii, nuruirii i semnrii procesului de predare-primire
a dosarelor arhivate i a existenei opisului;
b. examinarea existenei la dosarele arhivate a documentelor trecute n opis;
c. urmrirea respectrii termenelor de arhivare pe tipuri de documente;
d. examinarea organizrii activitii de arhivare a documentelor financiarcontabile
n funcie de termenele stabilite prin acte normative;
e. asigurarea unui spaiu corespunztor nevoilor de arhivare a documentelor
financiar-contabile;
f. examinarea modului de pstrare a documentelor financiar-contabile din
arhiva entitii.
Testarea s-a concretizat n elaborarea Listei de control nr. 2.8.1 privind Activitatea de
arhivare.
CONSTATRI:
Din analiza Listei de control nr. 2.8.1. am constatat urmtoarele:
Spaiul afectat pentru arhivare este necorespunztor nevoilor de arhivare a documentelor financiar
contabile;
Din analiza respectrii modului de pstrare a documentelor financiar contabile pe suport de hrtie,
s-a constatat c Statele de salarii pe luna martie 2010 sunt deja deteriorate, dei au termen de
pstrare 50 de ani.
CONCLUZII:
n baza acestui test s-a elaborat att FIAP-ul nr. 2.8.1. ct i FCRI-ul. nr. 2.8.1.
Data:
07.05.2012

Auditor,
-Ionescu Alin

52

LISTA DE CONTROL NR. 2.8.1.


privind

Activitatea de arhivare
Elemente Urmrirea
testate numerotrii,
nuruirii i
semnrii
procesului de
Elemente
predare-primire
eantionate
a
dosarelor
arhivate i a
existenei
opisului
Stat de salarii
pe
luna ianuarie
2009
Stat de salarii
pe
luna februarie
2009
Stat de salarii
pe
luna martie
2009
Stat de salarii
pe
luna aprilie
2009

Examinarea
existenei
la
dosarele
arhivate a
documentel
or
trecute n
opis

Urmrirea
respectrii
termenelor
de
arhivare pe
tipuri de
documente

Examinarea
organizrii
activitii de
arhivare a
documentelor
financiar-contabile
n
funcie de
termenele
stabilite prin acte
normative

Asigurarea unui
spaiu
corespunztor
nevoilor de
arhivare
a documentelor
financiarcontabile

Examinarea
modului de
pstrare a
documentelor
financiarconta
bile
din
arhiva
entitii

FIAP

FIAP

FIAP

FIAP

FIAP

53

Stat de salarii
pe
luna mai
2009
Stat de salarii
pe
luna iunie
2009
Stat de salarii
pe
luna iulie
2009
Stat de salarii
pe
luna august
2009
Stat de salarii
pe
luna
septembrie
2009
Stat de salarii
pe
luna
octombrie
2009
Stat de salarii
pe
luna
noiembrie
2009
Stat de salarii
pe
luna

FIAP

FIAP

FIAP

FIAP

FIAP

FIAP

FIAP

FIAP

54

decembrie
2009

Data:
07.05.2012

Auditor intern,
-Ionescu Alin

55

n prezena,
Alexandru Elena

CONSILIUL JUDEEAN SUCEAVA


Compartimentul de Audit Public Intern
FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 2.8.1.
Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil
Perioada auditat: 01.01.2010-31.12.2010
PROBLEMA
Neasigurarea unui spaiu adecvat activitii de arhivare a documentelor financiar contabile.
CONSTATARE
Din analiza respectrii modului de pstrare a documentelor financiar-contabile pe suport de hrtie
s-a constatat c nu se poate rspunde la cererea doamnei Ionescu Laura, nregistrat sub nr.
1852/18.04.2009, prin care solicit o adeverin din care s reiese stagiul de cotizare, aferent anului
2009 n Sistemul Public de Pensii i alte drepturi sociale, deoarece Statele de salarii pe luna martie
2009 sunt deja deteriorate, dei au termen de pstrare 50 de ani.
Lipsa la nivelul instituiei a spaiului necesar care s permit arhivarea documentelor financiarcontabile, n conformitate cu prevederile legale n vigoare.
CAUZE
Inexistena procedurilor de lucru, scrise i formalizate;
Inexistena unui personal cu pregtire profesional corespunztoare.
CONSECINE
n situaia necesitii de a consulta documentele financiar-contabile acestea nu pot fi accesate.
Entitatea se afl n imposibilitatea eliberrii unor documente privind Stagiul de cotizare aferent
anului 2009 n Sistemul Public de Pensii i alte drepturi sociale.
RECOMANDRI
Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind arhivarea documentelor financiarcontabile;
Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri;
Realizarea n cadrul entitii a unui program de pregtire profesional cu personalul
compartimentului arhiva general;
Verificarea ntregii arhive a entitii, n scopul depistrii documentelor deteriorate i/sau distruse i
luarea msurilor necesare pentru reconstituirea acestora;
Documentele financiar-contabile deteriorate vor trebui refcute pentru eventuale consultri.

Data: 07.05.2012
ntocmit
- Ionescu Alin
Pentru conformitate,

56

CONSILIUL JUDEEAN SUCEAVA


Compartimentul de Audit Public Intern
FORMULAR DE CONSTATARE I RAPORTARE
A IREGULARITILOR - FCRI NR. 2.8.1
Domnului MIHILESCU CONSTANTIN, director executiv

CONSTATARE
n urma misiunii de audit intern, efectuat la Primria cheia in perioada 01.03.201201.06.2012, la analiza activitii de arhivare s-au constatat urmtoarele:
- existena unui spaiu necorespunztor nevoilor de arhivare a documentelor financiar
contabile care au termene de arhivare mari, ntre 10 i 50 de ani;
- datorit spaiului inadecvat pentru arhivare, Statele de salarii pe luna martie 2009, care
aveau termen de pstrare 50 de ani, au fost deteriorate, ceea ce va impune refacerea acestora.
ACTE NORMATIVE NCLCATE
OMFP nr. 1850/2004 privind registrele i formularele financiar-contabile;
Legea contabilitii nr. 82/1991, republicat.
RECOMANDRI
Alocarea unui spaiu corespunztor pentru arhivarea documentelor financiar contabile n
conformitate cu normele legale.
Elaborarea unei proceduri de lucru, scrise i formalizate, i stabilirea unui responsabil de
procedur, privind arhivarea documentelor financiar-contabile, att pe suport de hrtie, ct i pe
suport magnetic;
Reconstituirea Statelor de salarii pe luna martie 2009 pe suport de hrtie, care au fost
deteriorate i care au termen de pstrare 50 de ani de la data ncheierii exerciiului financiar.
ANEXE
- Copie xerox State de salarii pe luna martie 2009 iniial.
Data: 07.05.2012

Auditor,
-Ionescu Alin

57

Procedura P10: Revizuirea documentelor de lucru


CONSILIUL JUDEEAN SUCEAVA
Compartimentul de Audit Public Intern

NOTA CENTRALIZATOARE A DOCUMENTELOR DE LUCRU


Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil
Perioada auditat: 01.01.2010-31.12.2010
ntocmit:
Data: 25.05.2012
Ob.
nr.
1.

2.

Constatarea

Exist
Da
Nu
X

Document justificativ

- Nenregistrarea n conturi a tuturor documentelor


justificative;
- Stabilirea eronat a valorii de inventar a patrimoniului;
- Nereguli n preluarea tuturor sumelor;
- Inexistena unei pri a notei explicative nr 9 Analiza
indicatorilor financiari;
-Nerespectarea modului de ntocmire a situaiilor
financiare,

- Balana de verificare
-Liste de inventariere

- Bilant
- Cont de execuie bugetar
- Situaia fluxului de trezorerie
- Situaia capitalului

-Neconcordana ntre datele specificate n situaiile


financiare i activitile preliminare

-Balana conturilor nainte


de inventariere

-Note contabile

- Fia postului
- Contracte de munc
- State salarii

X
X

-Nerespectarea prevederilor fiei postului


-Neasigurarea la nivelul entitii a spaiului necesar care
s permit arhivarea documentelor financiar-contabile

- -Note explicative

Auditor intern,
-Ionescu Alin

58

Procedura P11: edina de nchidere


CONSILIUL JUDEEAN SUCEAVA
Compartimentul de Audit Public Intern

MINUTA EDINEI DE NCHIDERE


A. Meniuni generale:
Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil
Perioada auditat: 01.01.2010-31.12.2010
ntocmit:
-

Data 29.05.2012

Lista participanilor:
Numele

Funcia

Direcia/
Serviciul

Nr. telefon

E-mail

Ionescu Alin

Auditor

CJS

0741234567

stefani@yahoo.
com

Alexandru Elena
Florea Gabriela

Contabil ef
Secretar

0734789056
0723145789

AndriciucVasile

Primar

Primria cheia
Primria cheia
Primria cheia
Primria cheia
Primria cheia

0743567890

Clin Ioan
Boiciuc Andreea

Viceprimar
Contabil

0721245578
0742336764

vasilea@yahoo.
com

Semntura
tefan I.
Alexandru E.
Florea G.
Andriciuc V.

Clin I.
andreeab@yaho Boiciuc I.
o.com

B. Concluzii:
n cadrul edinei au fost prezentate obiectivele auditate i constatrile pentru fiecare obiect
auditat. De asemenea, au fost discutate constatrile, au fost analizate cauzele care au contribuit la
realizarea disfuncionalitilor, eventualelor consecine, i au fost comentate recomandrile care
urmeaz a fi implementate pentru eliminarea acestora.
n cadrul edinei de nchidere structura auditata i-a nsuit n totalitate constatarile i
recomandrile formulate de echipa de auditori.
n consecin, proiectul Raportului de audit intern devine Raport de audit intern final,
care va fi pregtit pentru aprobare i difuzare structurii auditate.
Raportul de audit intern va fi nsoit de o SINTEZ care va conine principalele constatri
i recomandri ale echipei de auditori interni i concluziile generale pentru activitatea financiarcontabil auditat.
Structura auditat se angajeaz s completeze Planul de aciune i Calendarul
implementrii recomandrilor, cu termenele de realizare i persoanele responsabile cu
implementarea acestora, pe care le vor discuta cu echipa de auditori interni.
Not:
Datorit acceptrii integrale a constatrilor i recomandrilor formulate de echipa de
auditori interni, Reuniunea de conciliere nu se va mai organiza.

59

Procedura P12: Elaborarea proiectului de Raport de audit


CONSILIUL JUDEEAN SUCEAVA
Compartimentul de Audit Public Intern

PLANUL DE ACIUNE
I
CALENDARUL DE IMPLEMENTARE A RECOMANDRILOR
OBIECTE
AUDITABILE

RECOMANDRI

ACIUNI / MSURI

TERMENE

RESPONSABILI

Obiectivul nr. 1. ELABORAREA SITUAIILOR FINANCIARE ANUALE

Activitatea
premergtoa
re elaborrii
situaiilor
financiare
anuale

1. Elaborarea procedurilor operaionale, scrise i


formalizate, privind activitile premergtoare
elaborrii situaiilor financiare anuale;
2. Numirea unei persoane responsabile cu elaborarea i
actualizarea sistematic a procedurilor privind
activitile premergtoare elaborrii situaiilor
financiare anuale;
3. Realizarea unor perfecionri asupra procedurilor de
activitile premergtoare elaborrii situaiilor
financiare anuale;
4. Efectuarea unor stagii de pregtire a personalului din
cadrul compartimentului financiar-contabil n vederea
activitile premergtoare elaborrii situaiilor
financiare anuale;
5. Realizarea unor controale interne mai amnunite
privind activitile premergtoare elaborrii situaiilor
financiare anuale;
6. Analiza necesitii achiziionrii unui program
informatic pentru activitatea financiar-contabil.

- Elaborarea unui sistem de codificare a


procedurilor;
- Elaborarea procedurilor scrise precum i
formalizate;
- Stabilirea responsabilului cu elaborarea i
actualizarea procedurilor;

15.07.2012

-Stabilirea unor perfecionri asupra


procedurilor existente;

30.07.2012

- Elaborarea unui program de pregtire


profesional n conformitate cu politica
instituiei;

30.07.2012

30.07.2012
30.07.2012

Primar

60

Director

Primar
Contabil ef

- Demararea unui control amnunit asupra 30.07.2012


activitilor premergtoare elaborrii situaiilor
financiare anuale;
- Analiza achiziionrii unei aplicaii informatice
pentru activitatea financiar-contabil
- Achiziionarea unei aplicaii informatice

Responsabil
procedur

10.07.2012
30.07.2012

Primar
Contabil ef
Viceprimar
Primar

OBIECTE
AUDITABILE

Activitatea
de stabilire a
soldurilor
conturilor
sintetice i
analitice

Elaborarea
Situaiilor
financiare
anuale

RECOMANDRI

ACIUNI / MSURI

TERMENE

7. Elaborarea procedurilor scrise i formalizate privind - Elaborarea unui sistem de codificare a


activitatea de stabilire a soldurilor conturilor sintetice i procedurilor;
analitice;
- Elaborarea procedurilor privind activitatea de
stabilire a soldurilor conturilor sintetice i
analitice;
8. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i
- Stabilirea responsabilului cu elaborarea i
actualizarea sistematic a procedurilor
actualizarea procedurilor
9. Realizarea unei aciuni de control pentru ntreaga
- Emiterea deciziei de constituire a echipei de
perioad auditat, a activitii de stabilire a soldurilor
control;
conturilor sintetice i analitice;
- Efectuarea controlului propriu-zis
10. Verificarea corespondenei ntre prevederile
- Demararea unor verificri a fielor posturilor
procedurilor i responsabilitilor stabilite n fia
personalului din contabilitate;
postului a personalului responsabil cu activitatea
- Prezentarea eventualelor erori.
financiar contabile;
11. Informarea echipei de auditori interni cu privire la
- Informare periodic privind implementarea
termenele prescrise n procedurile privind elaborarea
recomandri;
situaiilor financiare anuale;
12. Asigurarea la nivelul instituiei unui spaiu pentru
-Organizarea unui spaiu pentru desfurarea n
desfurarea n bune condiii a activitii de eviden
bune condiii a activitii de eviden contabil.
contabil.
13. Elaborarea procedurilor scrise i formalizate
- Elaborarea procedurilor privind activitatea de
privind activitatea de ntocmire a situaiilor financiare
ntocmire a situaiilor financiare anuale;
anuale;
14. Desemnarea unui responsabil pentru ntocmirea i
- Stabilirea responsabilului cu elaborarea i
actualizarea procedurilor;
actualizarea procedurilor

30.07.2012

15. Efectuarea unor stagii de perfecionare pentru


personalul instituiei publice n vederea elaborrii
situaiilor financiare anuale;
16. Fixarea unor atribuii concrete cu procedurile i
fiele de post pentru personalul implicat n aceste
activiti;

-Realizarea unui program de perfecionare


profesional n conformitate cu politica
primriei;
- Actualizarea Regulamentului de Organizare i
Funcionare cu fiele posturilor

61

RESPONSABILI

Responsabil
procedur
30.07.2012
30.07.2012

Responsabil
procedur
Primar

30.07.2012

Primar
Contabil ef

30.07.2012

Primar
Contabil ef

30.07.2012

Primar

30.07.2012

Responsabil
procedur

30.07.2012

Responsabil
procedur

30.07.2012

Contabil ef

30.07.2012

Primar

OBIECTE
AUDITABILE

RECOMANDRI

17. Achiziia unui program informatic specializat n


vederea activitatea de ntocmire a situaiilor financiare
anuale;
18. Compararea datelor din situaiilor financiare
anuale cu cele din activitile premergtoare acestora.

ACIUNI / MSURI

- Realizarea achiziiei unei aplicaii informatice;

TERMENE

RESPONSABILI

30.07.2012

- Stabilirea prin decizie a echipei de efectuare a


analizei;
- Corectarea erorilor depistate.

Contabil ef

Obiectivul nr.2: ORGANIZAREA I EFECTUAREA ARHIVRII DOCUMENTELOR FINANCIAR-CONTABILE

Cadrul
normativ i
procedural
privind
arhivarea
documentelo
r rezultate
din
activitatea
financiarcontabil
Sistemul de
pstrare a
documentelo
r pn la
predarea la
arhiv

19. Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri


privind arhivarea documentelor financiar-contabile
20. Numirea unei persoane responsabile cu elaborarea,
actualizarea i verificarea procedurilor privind
arhivarea documentelor financiar-contabile
21. Realizarea n cadrul instituiei a unui program de
pregtire profesional cu personalul Compartimentului
arhiva general
22. Elaborarea unui program de perfecionare a
persoanelor desemnate cu arhivarea documentelor.
23. Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri
privind sistemul de pstrare a documentelor pn la
predarea la arhiv;
24. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i
actualizarea acestor proceduri;
25. Stabilirea sarcinilor personalului responsabil cu
pstrarea documentelor pn la predarea la arhiv;
26. Testarea procedurilor privind sistemul de pstrare a
documentelor pn la predarea la arhiv;
27. Verificarea modului cum s-a realizat inventarul
documentelor ce urmeaz a fi predate la arhiv.

- Elaborarea procedurilor privind datoriile i


creanele
- Stabilirea responsabilului cu elaborarea,
actualizarea i verificarea procedurilor;

30.07.2012

- Actualizarea ROF-ului cu fiele posturilor

30.07.2012

Contabil ef

-Realizarea unui program de perfecionare


profesional n conformitate cu politica
primriei;
- Elaborarea procedurilor de lucru privind
pstrare documentelor pn la predarea la
arhiv;
- Stabilirea responsabilului cu elaborarea i
actualizarea procedurilor
- Actualizarea ROF-ului cu fiele posturilor

30.07.2012

Contabil ef

30.07.2012

Responsabil
procedur

30.07.2012

Responsabil
procedur
Primar

- Efectuarea testrilor procedurilor privind


sistemul de pstrare a documentelor pn la
predarea la arhiv;
- Stabilirea prin decizie a comisiei de verificare
- Efectuarea propriu-zis a verificarii
- Prezentarea concluziilor

30.07.2012

62

30.07.2012

30.07.2012

20.07.2010
30.07.2012

Responsabil
procedur
Primar
Contabil ef

Responsabil
procedur
Contabil ef

OBIECTE
AUDITABILE

RECOMANDRI

28. Implementarea unui program informatic integrat


privind activitatea sistemului de pstrare a
documentelor pn la predarea la arhiv stabilit prin
cadrul normativ i stabilirea unui responsabil pentru
aceasta
29. Efectuarea unor controale interne amnunite a
dosarelor ce urmeaz a fi predate spre arhivare.
Activitatea
de arhivare

30. Elaborarea i formalizarea unui sistem de


proceduri privind arhivarea documentelor
financiar-contabile
31. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i
actualizarea acestui sistem
32. Realizarea n cadrul entitii a unui program
de pregtire profesional cu personalul
Compartimentului arhiva general
33. Verificarea ntregii arhive a entitii, n
scopul depistrii documentelor deteriorate i/sau
distruse i luarea msurilor necesare pentru
reconstituirea acestora
34. Documentele financiar-contabile deteriorate
vor trebui refcute pentru eventuale consultri

35. Instruirea personalului din cadrul


Compartimentului financiar-contabil privind activitatea
de arhivare.
36. Asigurarea unui spaiu special amenajat

ACIUNI / MSURI

TERMENE

RESPONSABILI

- Testarea implementrii programului informatic


- Stabilirea responsabililor cu implementarea
programului informatic.

30.07.2012

- Stabilirea prin decizie a echipei de efectuare a


controlului;
- Controlul propriu-zis;
- Prezentarea concluziilor.
- Elaborarea procedurilor privind arhivarea
documentelor financiar-contabile

30.07.2012

30.07.2012

Responsabil
procedur

- Stabilirea responsabilului cu elaborarea i


actualizarea procedurilor
- Elaborarea unui program de pregtire
profesional n conformitate cu politica
instituiei;
- Stabilirea prin decizie a comisiei de
control;
- Efectuarea verificrii propriu-zise
- Prezentarea rezultatelor verificrii
- Informarea persoanelor crora le revine
sarcina atarii statelor de plat la
documentele financiar-contabile despre
inexistena acestora la arhiva entitii;
- Refacerea documentelor lips
- Stabilirea responsabilului n cadrul grupului de
lucru;
- Efectuarea instruirii personalului de
execuie i de conducere
- Construirea unui spaiu pentru arhivare.

30.07.2012

Responsabil
procedur

63

Primar
Contabil ef

Responsabil
procedur

30.07.2012
Primar
30.07.2012
Contabil ef
30.07.2012
Contabil ef
30.07.2012
Primar
Contabil ef
30.07.2012

Primar

Procedura P15: Raport de audit


CONSILIUL JUDEEAN SUCEAVA
Compartimentul de Audit Public Intern

RAPORT DE AUDIT INTERN


I. INTRODUCERE
Echipa de auditare a fost constituit din: - Ionescu Alin, Vasilescu Dana, Filip Ioana
Misiunea s-a efectuat n baza Ordinului de serviciu nr. 208 din 15.09.2010.
Cadrul legal al aciunii de auditare l-a reprezentat:
- Planul de audit intern pe anul 2010, aprobat de conducerea CJS Suceava;
- Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern;
- OMFP nr. 38/15.01.2003 pentru aprobarea Normelor metodologice generale de
aplicare a Legii nr. 672/2002.
Durata misiunii de audit: 01.03.2012 01.06.2012
Perioada auditat: 01.01.2010 31.12.2010
Scopul aciunii de auditare const n:
- asigurarea completitudinii i corectitudinii elaborrii situaiilor financiare anuale;
- asigurarea corectitudinii organizrii activitii de arhivare a documentelor din cadrul
instituiei;
- asigurarea respectrii reglementrilor contabile n conformitate cu directivele europene.
Obiectivele aciunii de auditare au urmrit:
1 Elaborarea situaiilor financiare anuale;
2 Organizarea i efectuarea arhivrii documentelor financiar-contabile.
Tipul de auditare - audit de conformitate/regularitate.
Tehnicile de audit intern utilizate:
verificarea se realizeaz n vederea asigurrii validitii, realitii i acurateei
nregistrrilor n contabilitate a documentelor i a concordanei cu legile i
regulamentele n vigoare, precum i a eficacitii controlului intern prin urmtoarele
tehnici de verificare:
- comparaia: pentru confirmarea identitii unor informaii, dup obinerea lor din dou
sau mai multe surse diferite;
- examinarea: pentru detectarea erorilor i/sau iregularitilor;
- recalcularea: verificarea algoritmilor de calcul i a calculelor matematice;
- punerea de acord: pentru realizarea procesului de potrivire a doua categorii diferite de
nregistrri;
- confirmarea: pentru solicitarea informaiilor din mai multe surse independente cu
scopul validrii acestora;
- garantarea: pentru verificarea realitii tranzaciilor nregistrate pornind de la
examinarea nregistrrilor spre documentele justificative;
- urmrirea: pentru verificarea procedurilor de la documentele justificative spre articolul
nregistrat n vederea stabilirii realitii nregistrrii n totalitate a tranzaciilor.
Alte tehnici de audit:
observarea fizic: n vederea formrii unei preri proprii privind modul de ntocmire i
emitere a documentelor;
interviul, note de relaii: se realizeaz de ctre auditorii interni prin intervievarea
persoanelor auditate, implicate i interesate i informaiile primite, care trebuie s fie
64

susinute de documente. Pentru eventualele explicaii suplimentare se solicit note re


relaii scrise.
analiza: const n descompunerea unei entiti n elemente, care pot fi izolate,
identificate, cuantificate i msurate distinct.
Instrumentele de audit intern care s-au utilizat:
Chestionarul de luare la cunotin - CLC: pentru obinerea unor informaii referitoare
la contextul socio-economic, organizare intern, funcionarea entitii/structurii auditate;
Chestionarul de control intern - CCI: orienteaz auditorii interni n activitatea de
identificare obiectiv a disfunciunilor i cauzelor reale ale acestora;
List de verificare - LV: utilizat pentru stabilirea condiiilor de regularitate pe care
trebuie s le ndeplineasc fiecare domeniu auditabil. Cuprinde un set de operaii ce
trebuie parcurse de auditor pentru a analiza activitile de control intern ncorporate n
proceduri, existena responsabilitilor pentru efectuarea acestora i permite stabilirea
testelor de conformitate atunci cnd sunt semnalate diferite disfuncionaliti.
Documentele examinate n cadrul Primriei cheia privind activitatea financiar-contabil
au vizat documentaia aferent perioadei auditate, respectiv:
- registrele de contabilitate;
- statele de salarii;
- balanele de verificare ntocmite nainte de inventariere;
- balanele de verificare dup inventariere;
- liste de inventar;
- note contabile;
- situaiile financiare anuale;
Documentele elaborate pe timpul auditrii activitii, n principal sunt:
- analiza riscurilor;
- tabelele punctelor tari i slabe;
- tematica n detaliu a misiunii de audit;
- programul de audit intern;
- programul interveniei la faa locului;
- liste de verificare structurate pe obiective;
- foi de lucru pentru stabilirea eantioanelor;
- chestionare de control intern;
- teste;
- liste de control;
- fie de identificare i analiz a principalelor probleme constatate - FIAP-uri;
- formulare de constatare i raportare a iregularitilor - FCRI-uri;
- raportul preliminar de audit intern;
- minutele edinelor de deschidere, de nchidere i de conciliere;
- raportul final de audit intern;
- planul de aciune i calendarul de implementare a recomandrilor;
- fia de urmrire a implementrilor recomandrilor.
II. CONSTATRI SI RECOMANDARI
n acest capitol, prezentam principalele constatri ale auditorului intern, cauzele, consecinele
i recomandrile formulate, obinute n urma testrilor efectuate i concretizate n FIAP-urile i
FCRI-urile ntocmite n Etapa Interveniei la faa locului, n vederea corectrii disfuncionalitilor
semnalate sau ale celor care pot s apar n perioada imediat urmtoare, urmare a acestor constatri.
De asemenea, vom prezenta i comenta posibila evoluie a riscurilor existente i a necesitilor de
dezvoltare a sistemelor de management i control intern al activitilor auditate, cu scopul facilitrii
atingerii obiectivelor prestabilite de managementul general.
II.1. ELABORAREA SITUAIILOR FINANCIARE ANUALE
II. 1.1. Activitatea premergtoare elaborrii situaiilor financiare anuale
65

II.1.1.1 Analiza procedurilor de lucru


Auditorul intern a testat existena i completitudinea procedurilor de lucru privind
organizarea activitii de elaborarea a situaiilor financiare anuale (Interviul nr.1.1.1.), din care a
rezultat c pentru conducerea activitii de elaborare a situaiilor financiare anuale exist proceduri
de lucru, dar acestea nu sunt scrise i formalizate.
II. 1.1.2. Activitatea premergtoare elaborrii situaiilor financiare anuale cu ajutorul
sistemelor informatice de prelucrare automat pe baza elementelor stabilite n Lista de verificare
nr.1 poziia 1.2 i anume:
Constatare:
- La instituia auditat, n cazul activitii premergtoare elaborrii situaiilor financiare anuale s-a
constatat nenregistrarea n conturi a tuturor documentelor justificative;
- Auditorul intern a constatat erori ale valorii de inventar a patrimoniului;
- De asemenea, s-a constatat nereguli n preluarea tuturor sumelor din documentele justificative.
n acest fel nu se respect prevederile Legii contabilitii nr.82/1991 republicat i al OMFP
nr. 1850/2004 privind registrele i formularele financiar-contabile.
Cauze:
- Lipsa unor proceduri de lucru, scrise i formalizate.
- Proiectarea i realizarea aplicaiei financiar-contabile s-a fcut de ctre Direcia General a
Tehnologiei Informaiei, care nu are personal cu pregtire economic, iar ntre personalul acestei
direcii i personalul Direciei de Buget i Contabilitate Intern neexistnd relaii de colaborare,
necesare realizrii lucrrilor n condiii corespunztoare.
- Neefectuarea controlului ierarhic.
- Inexistena unei pregtiri adecvate a persoanelor responsabile cu completarea Registruluijurnal.
Consecine:
- Denaturarea situaiilor financiare anuale;
- Denaturarea imaginii fidele cu privire la situaiile financiare anuale.
Recomandri:
- Elaborarea procedurilor operaionale, scrise i formalizate, privind activitile
premergtoare elaborrii situaiilor financiare anuale
- Numirea unei persoane responsabile cu elaborarea i actualizarea sistematic a
procedurilor privind activitile premergtoare
- Realizarea unor perfecionri asupra procedurilor de activitile premergtoare elaborrii
situaiilor financiare anuale;
- Efectuarea unor stagii de pregtire a personalului din cadrul compartimentului financiarcontabil n vederea activitile premergtoare elaborrii situaiilor financiare anuale;
- Efectuarea unor stagii de pregtire a personalului din cadrul compartimentului financiarcontabil n vederea activitile premergtoare elaborrii situaiilor financiare anuale;
- Analiza necesitii achiziionrii unui program informatic pentru activitatea financiarcontabil.
II. 1.2. Activitatea de stabilire a soldurilor conturilor sintetice i analitice
II. 1.2.1 Analiza procedurilor de lucru
Auditorul intern a testat existena i completitudinea procedurilor de lucru privind
organizarea activitii de elaborarea a situaiilor financiare anuale (Interviul nr.1.1.1.), din care a
rezultat c pentru conducerea activitii de elaborare a situaiilor financiare anuale exist proceduri
de lucru, dar acestea nu sunt scrise i formalizate.

66

Pentru evaluarea activitii auditabile, auditorul intern a solicitat realizarea unui


CHESTIONAR DE CONTROL INTERN NR. 1.3.1 adresat doamnei Alexandru Elena, contabil ef
din care a rezultat c nu exist coresponden ntre prevederile procedurilor i responsabilitile
stabilite prin fia postului. Se recomand stabilirea unor sarcini bine elaborate i care s respecte
fia postului.
II. 1.3. Activitatea de elaborare a situaiilor financiare anuale
II. 1.3.1 Analiza procedurilor de lucru
Auditorul intern a testat existena i completitudinea procedurilor de lucru privind
organizarea activitii de elaborarea a situaiilor financiare anuale (Interviul nr.1.1.1.), din care a
rezultat c pentru conducerea activitii de elaborare a situaiilor financiare anuale exist proceduri
de lucru, dar acestea nu sunt scrise i formalizate.
II.1.3.2 Analiza activitii de elaborare a situaiilor financiare anuale pentru care s-a
elaborat FIAP-ul. nr. 1.4.1.
Constatare:
- Auditorul intern au constatat inexistena unei pri a notei explicative nr 9 Analiza
indicatorilor financiari.
- Auditorul intern a constatat nerespectarea modului de ntocmire a situaiilor financiare, dar
s-a constatat i erori la preluarea sumelor din documentele ce s-au ntocmit n faza
premergtoare ntocmirii situaiilor;
- De asemenea, s-a constatat neconcordana ntre datele specificate n situaiile financiare i
activitile preliminare ca: balana conturilor nainte de inventariere, inventarierea general
a patrimoniului, contabilitatea operaiilor de regularizare, determinarea rezultatului
exerciiului i distribuirea profitului sau finanarea pierderilor.
Cauze:
- Inexistena procedurilor de ntocmire a Situaiilor financiare anuale;
- Lipsa controlului ierarhic n Primria cheia;
- Pregtirea neadecvat a personalului angajat la instituia public.
Consecine:
- Nerespectarea modului de ntocmire a Situaiilor financiare anuale;
- Erori la preluarea sumelor din documentele ce s-au ntocmit n faza premergtoare
ntocmirii situaiilor;
-Neconcordana ntre datele specificate n situaiile financiare i activitile preliminare
acestora.
Recomandri:
- Elaborarea procedurilor scrise i formalizate privind activitatea de ntocmire a situaiilor financiare
anuale;
- Desemnarea unui responsabil pentru ntocmirea i actualizarea procedurilor;
- Efectuarea unor stagii de perfecionare pentru personalul instituiei publice n vederea elaborrii
situaiilor financiare anuale
- Fixarea unor atribuii concrete cu procedurile i fiele de post pentru personalul implicat n aceste activiti;
- Achiziia unui program informatic specializat n vederea activitatea de ntocmire a situaiilor
financiare anuale;
- Compararea datelor din situaiilor financiare anuale cu cele din activitile premergtoare acestora..
II. 2. ORGANIZAREA I EFECTUAREA ARHIVRII DOCUMENTELOR
FINANCIAR-CONTABILE
II. 2.1. Cadrul normativ i procedural privind arhivarea documentelor rezultate din
activitatea financiar-contabil
67

Pentru evaluarea activitii auditabile, auditorul intern a solicitat realizarea unui chestionar
adresat adresat doamnei Alexandru Elena, contabil ef din care a rezultat c exist proceduri scrise
i formalizate pentru activitatea auditat, dar s-au depistat neconcordane ntre prevederile
procedurilor i responsabilitile stabilite prin fia postului pentru personalul desemnat cu stabilirea
cadrului normativ i procedural privind arhivarea documentelor rezultate din activitatea financiarcontabil.
II. 2.2. Sistemul de pstrare al documentelor pn la predarea la arhiv
Auditorul intern a testat modul de funcionare a sistemului de pstrare al documentelor pn
la predarea la arhiv (Interviul nr.2.7.1.), din care a rezultat c persoana care are drept
responsabilitate activitatea de arhivare a documentelor nu are acest lucru precizat n fia postului.
Fia postului nu respect ncadrarea persoanei pe un post de conducere, unde ar trebui s realizeze
doar activitatea de verificare.
Pe baza analizei efectuate, dar i din Nota de relaii nr. 2.3.1. obinut de la persoana
responsabil din cadrul compartimentului de contabilitate, a rezultat c la nivelul instituiei exist
un set de proceduri care sunt cunoscute de persoanele responsabile cu activitatea financiar-contabil
i n care sunt bine precizate toate activitile ce trebuie realizate n vederea pstrrii documentelor
pn la predarea la arhiv.
De asemenea, auditorul intern a constatat c nu exist un sistem informatizat
II. 2.3. Activitatea de arhivare
n baza testrilor realizate s-au constatat unele nereguli care trebuie evitate pe viitor, pe care
le prezentm n continuare.
II. 2.3.1. Organizarea i efectuarea arhivrii documentelor financiar contabile pentru care sa elaborat FIAP-ul. nr. 2.4.1.
Constatare:
- Spaiul afectat pentru arhivare este necorespunztor nevoilor de arhivare a documentelor financiar
contabile;
- Din analiza respectrii modului de pstrare a documentelor financiar contabile pe suport de hrtie,
s-a constatat c documentele sunt deja deteriorate, dei au termen de pstrare 50 de ani (Stat de
salarii).
Cauze:
- Inexistena procedurilor de lucru, scrise i formalizate;
- Inexistena unui personal cu pregtire profesional corespunztoare.
Consecine:
- n situaia necesitii de a consulta documentele financiar-contabile acestea nu pot fi accesate.
- Entitatea se afl n imposibilitatea eliberrii unor documente privind Stagiul de cotizare aferent
anului 2009 n Sistemul Public de Pensii i alte drepturi sociale.
Recomandri:
- Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind arhivarea documentelor financiarcontabile;
- Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestui sistem;
- Realizarea n cadrul entitii a unui program de pregtire profesional cu personalul
Compartimentului arhiva general;
- Verificarea ntregii arhive a entitii, nscopul depistrii documentelor deteriorate i/sau distruse i
luarea msurilor necesare pentru reconstituirea acestora;
- Documentele financiar-contabile deteriorate vor trebui refcute pentru eventuale consultri;
- Instruirea personalului din cadrul Compartimentului financiar-contabil privind activitatea de
arhivare.
III. CONCLUZII

68

Prezentul proiect de Raport de audit intern a fost ntocmit n baza Tematicii in detaliu a
misiunii de audit i a Programului interveniei la faa locului, a constatrilor efectuate n etapa
de colectrii i prelucrrii informaiilor i n timpul interveniei la fata locului. Toate constatrile
efectuate au la baz probe de audit realizate prin teste, foi de lucru, interviuri, liste de control, note
de relaii si in urma analizei si interpretrii acestora s-au elaborat FIAP-uri si FCRI-uri care au
condus la recomandrile i concluziile cuprinse in Raportul de audit intern.
Structura auditat are obligaia s ntocmeasc Programul de aciune si Calendarul
implementrii recomandrilor i s raporteze periodic echipei de auditori stadiul implementrii
acestora.
Echipa de auditori interni, pe baza analizelor i evalurilor efectuate apreciaz Activitatea
financiar-contabil, conform grilei prezentate n continuare.
APRECIERE
Nr.
OBIECTIVUL
crt.
DE MBUNTIT CRITIC
1.
Elaborarea situaiilor
X
financiare anuale
2.
Activitatea de arhivare
X
Evaluarea are la baz discuiile care au avut loc, cu privire la recomandrile auditorului
intern, n edinele de nchidere i conciliere al misiunii de audit intern, apreciate de ctre
participani, ca fiind realiste i posibil de implementat n practic.
De asemenea, considerm c rezultatele evalurii auditorului intern privind Activitatea
financiar-contabil se nscriu n parametrii normali pentru aceast perioad de implementare a
funciei de audit intern n entitile publice.
Structura auditat are obligaia s respecte Programul de aciune i Calendarul de
implementare a recomandrilor, cu scopul implementrii recomandrilor la termenele stabilite i s
raporteze echipei de auditori interni, periodic, stadiul implementrii acestora.
Data: 30.05.2012

Auditor Popescu Mhaela

Not:
Precizm c n practica, Raportul de audit intern este semnat pe fiecare pagina de echipa
de auditori interni, iar pe ultima pagin, att de auditorii interni, ct i de supervizorul misiunii.

SINTEZA
RAPORTULUI DE AUDIT INTERN
I. INTRODUCERE
Misiunea de audit intern privind Activitatea financiar-contabil s-a desfurat n
conformitate cu prevederile Legii nr. 672/2002 privind auditul intern, Normelor generale privind
exercitarea activitii de audit public intern, aprobate prin OMFP nr. 38/2003 i a normelor
specifice aprobate de conducerea entitii.
Misiunea de audit intern s-a realizat n baza Planului de audit intern pe anul 2010, aprobat de
conducerea entitii, perioada auditat fiind 01.01.2010 31.12.2010 i a fost efectuat, n perioada
20.09.2010 31.10.2010 de ctre auditorul intern -.
Echipa de auditori interni n baza analizei privind riscurile, a testrilor pe teren, i a
evalurilor realizate privind Activitatea financiar-contabil, structurat pe cele 2 obiective stabilite
pentru derularea misiunii, apreciaz funcionalitatea sistemului de control intern, dup cum
urmeaz:
APRECIERE
Nr.
OBIECTIVUL
DE
crt.
FUNCIONAL
CRITIC
MBUNTIT
69

1.
2.

Elaborarea situaiilor financiare


anuale
Activitatea de arhivare

X
X

II. CONSTATRI I RECOMANDRI


Principalele constatri i recomandri rezultate din evaluarea auditorilor interni sunt cele
prezentate n continuare:
Constatare 1:
La instituia auditat, n cazul activitii premergtoare elaborrii situaiilor financiare anuale s-a
constatat nenregistrarea n conturi a tuturor documentelor justificative.
Recomandare 1:
Echipa de auditori consider necesar implementarea unui sistem de pregtire profesional a
personalului din cadrul compartimentelor financiar-contabile, astfel nct toate activitile
premergtoare s se realizeze ntr-un mod cat mai coerent i corect, pentru ca elaborarea situaiilor
financiare s se realizeze n conformitate cu legislaia n vigoare.
Constatare 2:
Auditorul intern au constatat inexistena unei pri a notei explicative nr 9 ,,Analiza indicatorilor
financiari.
Recomandare 2:
Desemnarea unui responsabil pentru ntocmirea i actualizarea procedurilor privind activitatea de
elaborare a situaiilor financiare anuale, precum i achiziia unui program informatic specializat n
vederea activitatea de ntocmire a situaiilor financiare anuale.
Constatare 3:
S-a constatat nereguli n preluarea tuturor sumelor n balana de verificare n vederea elaborrii
situaiilor financiare anuale.
Recomandare 3:
Implementarea unui program informatic care s permit urmrirea i controlul activitii de
elaborare a situaiilor precum i elaborarea procedurilor operaionale, scrise i formalizate, privind
activitile premergtoare elaborrii situaiilor financiare anuale.
Constatare 4:
Din analiza respectrii modului de pstrare a documentelor financiar contabile pe suport de
hrtie, s-a constatat c documentele sunt deja deteriorate
Recomandare 4:
Verificarea ntregii arhive a entitii, n scopul depistrii documentelor deteriorate i/sau distruse i
luarea msurilor necesare pentru reconstituirea acestora, dar i documentele financiar-contabile
deteriorate vor trebui refcute pentru eventuale consultri;
Constatare 5:
Spaiul afectat pentru arhivare este necorespunztor nevoilor de arhivare a documentelor financiar
contabile.
Recomandare 5:
Echipa de auditori consider obligatorie asigurarea unui spaiu special amenajat pentru a
putea realiza arhivarea n cadrul primriei , n conformitate cu legislaia n vigoare.
III. CONCLUZII
Evaluarea ACTIVITII FINANCIAR-CONTABILE din cadrul Primriei cheia, n baza
testelor i analizelor efectuate, permit auditorilor interni s emit o asigurare rezonabil
managementului general privind calitatea sistemului de control intern al activitii auditate,
nefiind identificate obstacole n funcionarea acesteia.
Echipa de auditori interni prin analiza activitilor auditabile i evalurile realizate n etapa
de intervenie la faa locului, a elaborat un numr de 36 de recomandri, aferente celor 2 obiective
ale misiunii de audit intern.

70

Considerm c prioritatea n activitatea de implementare a recomandrilor o reprezint


elaborarea i actualizarea sistematic a procedurilor operaionale, scrise i formalizate, pentru
ntreaga activitate a primriei.
Data
Auditor intern,
30.05.2012
-

71

Procedura P17: Urmrirea recomandrilor


CONSILIUL JUDEEAN SUCEAVA
Compartimentul de Audit Public Intern

FIA DE URMRIRE A RECOMANDRILOR

Nr.
crt.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8
9

ENTITATEA PUBLIC

AUDIT INTERN CJS

Primria cheia

Misiunea de audit public intern:


ACTIVITATEA FINANCIAR-CONTABIL

Recomandarea

Implementat

Obiectivul nr. 1. Elaborarea situaiilor financiare anuale


Elaborarea procedurilor operaionale, scrise i formalizate, privind activitile
premergtoare elaborrii situaiilor financiare anuale;
Numirea unei persoane responsabile cu elaborarea i actualizarea sistematic a
X
procedurilor privind activitile premergtoare elaborrii situaiilor financiare anuale;
Realizarea unor perfecionri asupra procedurilor de activitile premergtoare
X
elaborrii situaiilor financiare anuale;
Efectuarea unor stagii de pregtire a personalului din cadrul compartimentului
financiar-contabil n vederea activitile premergtoare elaborrii situaiilor
financiare anuale;
Realizarea unor controale interne mai amnunite privind activitile premergtoare
elaborrii situaiilor financiare anuale;
Analiza necesitii achiziionrii unui program informatic pentru activitatea
financiar-contabil.
Elaborarea procedurilor scrise i formalizate privind activitatea de stabilire a
soldurilor conturilor sintetice i analitice;
Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea sistematic a procedurilor
conturilor sintetice i analitice;
Realizarea unei aciuni de control pentru ntreaga perioad auditat, a activitii de
X
72

Parial
implementat

Neimplement
at

Data:
Raport de
audit nr. X/
2010
Data
planificat /
Data
implementrii
31.12.2010

31.12.2010
31.12.2010
31.12.2010
X
X
X

31.12.2010
31.12.2010
31.12.2010

X
X

31.12.2010
31.07.2010

Nr.
crt.

ENTITATEA PUBLIC

AUDIT INTERN CJS

Primria cheia

Misiunea de audit public intern:


ACTIVITATEA FINANCIAR-CONTABIL

Recomandarea

Implementat

Parial
implementat

stabilire a soldurilor conturilor sintetice i analitice;


10 Verificarea corespondenei ntre prevederile procedurilor i responsabilitilor
X
stabilite n fia postului a personalului responsabil cu activitatea financiar contabile;
11 Informarea echipei de auditori interni cu privire la termenele prescrise n procedurile
X
privind elaborarea situaiilor financiare anuale;
12 Asigurarea la nivelul instituiei unui spaiu pentru desfurarea n bune condiii a
X
activitii de eviden contabil.
13 Elaborarea procedurilor scrise i formalizate privind activitatea de ntocmire a
X
situaiilor financiare anuale;
14 Desemnarea unui responsabil pentru ntocmirea i actualizarea procedurilor;
X
15 Efectuarea unor stagii de perfecionare pentru personalul instituiei publice n
X
vederea elaborrii situaiilor financiare anuale;
16 Fixarea unor atribuii concrete cu procedurile i fiele de post pentru personalul
X
implicat n aceste activiti;
17 Achiziia unui program informatic specializat n vederea activitatea de ntocmire a
X
situaiilor financiare anuale;
18 Compararea datelor din situaiilor financiare anuale cu cele din activitile
premergtoare acestora.
Obiectivul nr. 2: Organizarea i efectuarea arhivrii documentelor financiar-contabile
19 Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind arhivarea documentelor
X
financiar-contabile
20 Numirea unei persoane responsabile cu elaborarea,
X
actualizarea i verificarea procedurilor privind arhivarea documentelor
financiar-contabile
21 Realizarea n cadrul instituiei a unui program de pregtire profesional cu personalul
X
73

Neimplement
at

Data:
Raport de
audit nr. X/
2010
Data
planificat /
Data
implementrii
31.07.2010
31.07.2010
31.07.2010
31.07.2010
31.07.2010
31.07.2010
31.07.2010
31.07.2010

31.07.2010
31.07.2010
31.07.2010

31.07.2010

Nr.
crt.

ENTITATEA PUBLIC

AUDIT INTERN CJS

Primria cheia

Misiunea de audit public intern:


ACTIVITATEA FINANCIAR-CONTABIL

Recomandarea

Implementat

Compartimentului arhiva general


22 Elaborarea unui program de perfecionare a persoanelor desemnate cu arhivarea

documentelor.
23 Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind sistemul de pstrare a

31.07.2010

74

31.07.2010

X
X

31.07.2010
31.07.2010

X
X
X

X
X
X
X

31.07.2010
31.07.2010
31.07.2010

responsabil pentru aceasta


29. Efectuarea unor controale interne amnunite a dosarelor ce urmeaz a fi predate spre
arhivare.

30. Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind arhivarea documentelor


financiar-contabile
31. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestui sistem
32. Realizarea n cadrul entitii a unui program de pregtire profesional cu personalul
Compartimentului arhiva general
33. Verificarea ntregii arhive a entitii, n scopul depistrii documentelor deteriorate
i/sau distruse i luarea msurilor necesare pentru reconstituirea acestora
34. Documentele financiar-contabile deteriorate vor trebui refcute pentru eventuale
consultri

Neimplement
at

documentelor pn la predarea la arhiv;


24 Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri;
25 Stabilirea sarcinilor personalului responsabil cu pstrarea documentelor pn la predarea
la arhiv;
26 Testarea procedurilor privind sistemul de pstrare a documentelor pn la predarea la
arhiv;
27. Verificarea modului cum s-a realizat inventarul documentelor ce urmeaz a fi predate la
arhiv.
28. Implementarea unui program informatic integrat privind activitatea sistemului de pstrare
a documentelor pn la predarea la arhiv stabilit prin cadrul normativ i stabilirea unui

Parial
implementat

Data:
Raport de
audit nr. X/
2010
Data
planificat /
Data
implementrii

31.07.2010
31.07.2010
31.07.2010
31.07.2010
31.07.2010

X
X

31.07.2010

ENTITATEA PUBLIC

AUDIT INTERN CJS

Primria cheia
Nr.
crt.

Recomandarea

35. Instruirea personalului din cadrul Compartimentului financiar-contabil privind


activitatea de arhivare.
36. Asigurarea unui spaiu special amenajat

Data:
Raport de
Misiunea de audit public intern:
audit nr. X/
ACTIVITATEA FINANCIAR-CONTABIL
2010
Data
Parial
Neimplement
planificat /
Implementat
implementat
at
Data
implementrii
31.07.2010
X
X

Instruciuni

Entitatea/structura auditat

1. Introducei recomandrile de audit dup cum sunt prezentate n


raportul de audit
2. Verificai coloana corespunztoare: implementat, parial
implementat, neimplementat
3. Introducei data planificat pentru implementare n Raportul de
audit i data implementrii

Primria cheia

75

Data i semntura conductorului:


Andriciuc Vasile
Data i semntura auditorilor interni:
-

31.07.2010

Procedura P18: Supervizarea


CONSILIUL JUDEEAN SUCEAVA
Compartimentul de Audit Public Intern

LISTA DE SUPERVIZARE A DOCUMENTELOR


Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil
Perioada auditat: 01.01.2010-31.12.2010
ntocmit:
-

Nr.
crt.
1.
2.

3.

Lucrarea
Declaraia de
independen
Analiza riscurilor

Analiza riscurilor

Propunerea efului
structurii de audit/
supervizorului misiunii, ca
urmare a revizuirii
documentului
Exist incompatibilitate a
auditorului Ionescu Alin
S se ntocmeasc la
obiectivul 2 obiectul
auditabil Evidena tehnic
operativ
Ataarea operaiilor
corespunztoare riscurilor
semnificative la obiectele
auditabile

Rspunsul
auditorilor

Revizuirea rspunsurilor
auditorilor de ctre eful
structurii de
audit/supervizorului
misiunii de audit intern

De acord

De acord

De acord, a fost
introdus

De acord

De acord, riscurile
semnificative au
fost nlocuite in
documentul
Tematica n detaliu
a misiunii de audit
intern cu operaiile
auditabile
corespunztoare

De acord

.
.
.
Intervenia la faa
locului Activitatea

premergtoare
elaborrii
situaiilor
financiare anuale
.
.
.
t

FIAP-ul nr. 8.2.1.

La aceast activitate ai
elaborat un FCRI. V
recomand s elaborai i
un FIAP

De acord, s-a
elaborat FIAP
nr. 1.2.1.

De acord

S-a constatat lipsa Statelor


de salarii pe luna martie
2010 i nu s-a ntocmit
FCRI

S-a ntocmit FCRI


nr. 2.8.1.

De acord

76

Programul de asigurare i mbuntire a calitii


eful structurii de audit intern trebuie s elaboreze un Program de asigurare i mbuntire a
calitii activitii de audit, adic respectarea normelor metodologice, a Codului privind conduita
etica a auditorului intern, a Standardelor i a bunei practici internaionale de ctre toi auditorii
interni.
Prin Programul de asigurare i mbuntire a calitii se realizeaz o evaluare prin adoptarea
unui proces permanent de supraveghere a eficacitii globale a programului de calitate.
Evaluarea const n supervizarea realizrii misiunii de audit intern, prin efectuarea de
controale permanente de ctre eful structurii de audit intern, prin care acesta examineaz
eficacitatea normelor de audit intern i dac procedurile de asigurare a calitii misiunii de audit
sunt aplicate n mod corespunztor garantnd calitatea Raportului de audit intern.
Supervizarea va permite depistarea deficienelor n anumite etape din derularea misiunii i va
permite iniierea de activiti de mbuntire a viitoarelor misiuni de audit intern i asigurarea
perfecionrii profesionale a auditorilor.
Evaluarea se realizeaz dup fiecare misiune de audit intern. Este formalizat prin ntocmirea
Fiei de evaluare a misiunii de audit intern.

77

Procedura P18: Supervizarea


CONSILIUL JUDEEAN SUCEAVA
Compartimentul de Audit Public Intern

FIA DE EVALUARE A MISIUNII DE AUDIT INTERN


Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil
Perioada auditat: 01.01.2010-31.12.2010
Perioada misiunii: 01.03.2012-01.06.2012
Auditor evaluat: Luat la cunotin:
Data:
Bugetul de timp planificat: 616 ore
1 2 3 4 5
Observaii

Bugetul de timp efectiv: 616 ore


n etapa de pregtire a misiunii, auditorul a identificat riscurile i
controalele prevzute pentru procesele legate de obiectivele de audit i a
estimat corespunztor riscurile activitii
Programele de audit au fost elaborate n vederea ndeplinirii obiectivelor
misiunii n cadrul bugetului de timp alocat

X
A fost
necesar s se
lucreze peste
orele de
program

X
Obiectivul auditului, scopul, procedurile i bugetul au fost reanalizate n
mod constant pentru a asigura o eficient folosire a resurselor de audit
A existat o bun comunicare ntre auditor i auditat i ntre auditor i
conducerea structurii de audit intern;
A existat o bun comunicare ntre auditor i conducerea structurii de
audit intern
Au fost luate n considerare perspectivele i nevoile auditailor n
procesul de audit
Au fost atinse obiectivele de audit ntr-o manier eficient i la timp
Auditaii au avut posibilitatea s revad constatrile i recomandrile
cnd au fost identificate problemele
Normele de audit intern, au fost respectate
Constatrile de audit demonstreaz analize profunde i concluzii,
respectiv sunt formulate recomandri practice pentru probleme
identificate
Comunicrile scrise au fost clare, concise, obiective i corecte
Exist probe de audit care s susin concluziile auditorului
Procedurile de audit utilizate au avut ca rezultat dovezi suficiente,
competente, relevante i folositoare
Documentele au fost completate n mod corespunztor i n conformitate
cu normele de audit intern
Bugetul de timp a fost respectat
Nivel de productivitate personal al auditorului intern.

X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X

Evaluarea misiunii de audit intern mai poate fi realizat i de conducerea structurii auditate
creia i se nainteaz un chestionar de evaluare prin care i se solicit s prezinte o apreciere asupra
desfurrii misiunii de audit i a modului de implicare al auditorilor interni pe parcursul misiunii.
Evaluarea misiunii de audit intern de ctre structura auditat este formalizat prin Fia de
evaluare a misiunii de audit intern ntocmit de ctre structura auditat.

78

Procedura P18: Supervizarea


CONSILIUL JUDEEAN SUCEAVA
Compartimentul de Audit Public Intern
FIA DE EVALUARE A MISIUNII DE AUDIT INTERN
Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil
Perioada auditat: 01.01.2010.-31.12.2010
Perioada misiunii: 01.03.2012-01.06.2012
ntocmit:
Andriciuc Vasile , primar Primria cheia
FIA DE EVALUARE A MISIUNII DE AUDIT INTERN
DE CTRE STRUCTURA AUDITAT
Note
Nr.
Obiectiv auditat
Obs.
crt.
1
2
3
4
5
1.
Obiectivele de audit au fost comunicate clar la nceputul
X
misiunii
2.
Au fost furnizate suficiente informaii privind misiunea de
X
efectuat
3.
Misiunea a contribuit la obinerea de rezultate sau la
X
mbuntirea unora deja existente
4.
Misiunea a beneficiat de direcii clare i precise privind
X
modul de desfurare
5.
Obiectivele de audit stabilite au fost n concordanta cu
X
activitile desfurate
6.
Constatrile au fost prezentate ntr-o maniera logic,
X
structurat, dinamic i interesant
7.
S-a rspuns n toate cazurile la ntrebrile legate de
X
misiunea de audit, iar rspunsurile au condus la obinerea
de concluzii relevante
8.
Misiunea a fost desfurat adecvat, intervenia la fata
X
locului a privit doar obiectivele stabilite i comunicate
9.
A existat un feed-back pe tot parcursul misiunii, iar acesta
X
a fost util n gsirea de soluii la probleme
10. Cum evaluai n general misiunea de audit
X
11. Considerai ca obiectivele de audit stabilite au privit
X
activitile cu riscuri majore
12. In desfurarea misiunii de audit au fost prezentate
constatrile i recomandrile cnd au fost identificate
X
probleme
13. A existat o buna comunicare intre auditor i auditat
X
14. Auditorii au avut un comportament adecvat i profesional
X
15. Ce v-a plcut cel mai mult pe timpul misiunii de audit descriei cel puin 3 aspecte care v-au plcut
cel mai mult
- claritatea recomandrilor
- conduita auditorilor interni
- calitatea discuiilor
16. Ce v-a plcut cel mai puin pe timpul misiunii de audit descriei cel puin 3 aspecte care v-au
plcut cel mai puin
ntlnirile pe parcursul misiunii au fost limitate, nu ntotdeauna din vina auditatului.

79

17.
18.
19.

Ce obiective de audit considerai c nu au fost atinse n totalitate din cele comunicate


Nu sunt comentarii.
Ce obiective de audit considerai c ar fi necesar a fi cuprinse n programul viitor de audit
Calitatea procedurilor privind achiziiile publice elaborate in urma recomandrilor.
Alte comentarii

Tabelele de mai sus vor fi completate innd cont de urmtorul sistem de punctaj:
1 pentru nesatisfctor;
2 pentru slab;
3 pentru satisfctor;
4 pentru bine;
5 pentru foarte bine.
Not: n practic se va urmri ca pentru orice notare sub 3 s se solicite explicaii scrise.
Primar Primria cheia,
Popescu Ioan
Data: 30.05.2012
Luat la cunotin, auditori interni:
Data: 30.05.2012

80