Misiune de Audit Intern Privind Prezenta, Invoirile Si Concediile in Cadrul Primariei Tg. Neamţ

Metodologia de derulare a unei misiuni de audit
public intern
Evidenţa prezenţei, învoirilor şi concediilor în cadrul
Primăriei oraşului Tîrgu Neamţ
Procedura - P01: Ordinul de serviciu
Primăria oraşului Tîrgu Neamţ

Compartimentul de Audit Public Intern
Nr. 3449 / 31.01.2016
ORDIN DE SERVICIU
În conformitate cu prevederile art. 13, lit. c) din Legea nr. 672/2002 privind auditul public
intern, republicată, cu modificările ulterioare, Hotărârea Guvernului nr. 1086/2013 pentru
aprobarea Normelor generale privind exercitarea activităţii de audit public intern şi ale
Planului anual de audit public intern, în perioada 15.02 - 15.03.2016 s-a efectuat o misiune
de audit public intern de conformitate la departamentul resurse umane, cu tema „Modul de
organizare a activităţii de gestiune a timpului de muncă şi timpului de odihnă”.
Perioada cuprinsă în auditare: 01.01.2015 – 31.12.2015.
Scopul misiunii de audit este de a da asigurări asupra modului de organizare a activităţii de
gestiune a resurselor umane din entitatea publică şi a conformităţii cu cadrul legislativ şi normativ
aplicabil.
Obiectivele generale ale misiunii sunt:
Metodologia derulării misiunii de audit public intern -
 Evaluarea respectării normelor şi prevederilor legale referitoare la modul de evidenţă a

prezenţei, învoirilor şi concediilor;
 Verificarea întocmirii corespunzătoare a foilor colective de prezenţă.
 Verificarea evidenţei concediilor de odihnă medicale şi de studii;
Menţionăm că se va efectua un audit de conformitate.
Echipa de audit este formată din:
Iosub Ecaterina, auditor intern, coordonator echipă de audit intern;
Aneta Dascălu, auditor intern
Supervizorul misiunii este Deaconu Elena, având funcţia de auditor intern.
Deaconu Elena,
Şeful Compartimentului de audit public intern- Primăria Tg.Neamţ
Procedura - P02: Iniţierea auditului

Primăria Tg. Neamţ
DECLARAŢIA DE INDEPENDENŢĂ
Nume şi prenume: Deaconu Elena Data: 31.01.2016
Misiunea de audit: „Modul de organizare a activităţii de gestiune a timpului de muncă şi timpului de odihnă”
Nr.
Declararea conflictelor de interese şi a incompatibilităţilor Da Nu
crt.
1. Aţi avut/aveţi vreo relaţie oficială, financiară sau personală cu persoane
din cadrul entităţii/structurii ce va fi auditată care ar putea să vă limiteze - X
măsura în care puteţi să interveniţi şi să constataţi deficienţe de orice fel
cu privire la misiunea de audit public intern de sistem?
2. Aveţi idei preconcepute faţă de persoane, activităţi, procese, programe,
grupuri, care au legătura cu structura ce va fi auditată şi care ar putea - X
să vă influenţeze în misiunea de audit public intern de sistem?
3. Aţi avut/aveţi funcţii sau aţi fost/sunteţi implicat(ă) în ultimii 3 ani într-un - X
alt mod în activitatea entităţii/structurii ce va fi auditată?
4. Aveţi responsabilităţi în derularea programelor şi proiectelor finanţate - X
integral sau parţial de Uniunea Europeană?
5. Aţi fost implicat(ă) în elaborarea şi implementarea sistemelor de control - X
ale entităţii/structurii ce va fi auditată?
6. Sunteţi soţ/soţie, rudă sau afin până la gradul al patrulea inclusiv cu - X
conducătorul entităţii/structurii ce va fi auditată?
7. Aveţi vreo legătură politică, socială care ar rezulta dintr-o fostă - X
angajare sau primirea de redevenţe de la vreun grup, organizaţie sau
nivel guvernamental, care are legătură cu entitatea/structura ce va fi
auditată?
14
8. Aţi aprobat înainte documente, ordine de plată şi alte instrumente de - X

plată pentru entitatea/structura ce va fi auditată?
9. Aţi fost/sunteţi implicat în ţinerea evidenţei contabile la - X
entitatea/structura ce va fi auditată?
10. Aţi avut/aveţi vreun interes personal care influenţează sau pare să
influenţeze îndeplinirea atribuţiilor de serviciu cu imparţialitate şi - X
obiectivitate faţă de entitatea/structura ce va fi auditată?
11. Puteţi evalua eficacitatea proceselor şi sistemelor în raport cu cerinţele X -
specificate şi conformitatea obiectivelor cu politica entităţii?
12. Dacă în timpul misiunii de audit public intern de performanţă apar
incompatibilităţi personale, externe sau organizaţionale care afectează X -
obiectivitatea dvs. de a lucra şi a elabora rapoarte de audit imparţiale, le
notificaţi şefului compartimentului de audit public intern?
1. Incompatibilităţi personale: Nu este cazul.

2. Pot fi eliminate incompatibilităţile: Nu este cazul.
3. Dacă da, explicaţi cum anume: Nu este cazul.
Întocmit: Deaconu Elena Verificat: Iosub Ecaterina

Auditor intern, Auditor intern,

Primăria Tg.Neamţ
Nume şi prenume: Aneta Dascălu Data: 31.01.2016
Misiunea de audit: „„Modul de organizare a activităţii de gestiune a timpului de muncă şi timpului de odihnă”
”
Nr.
crt.
14
7. Aveţi vreo legătură politică, socială care ar rezulta dintr-o fostă

angajare sau primirea de redevenţe de la vreun grup, organizaţie sau - X
8. auditată?
Aţi aprobat înainte documente, ordine de plată şi alte instrumente de - X

Întocmit: Aneta Dascălu Verificat: Iosub Ecaterina

Auditor intern, Şeful Compartimentului Audit Public Intern,

Nume şi prenume: Iosub Ecaterina Data: 31.01.2016
Misiunea de audit: „„Modul de organizare a activităţii de gestiune a timpului de muncă şi timpului de odihnă”
Nr.
crt.
14
7. Aveţi vreo legătură politică, socială care ar rezulta dintr-o fostă

angajare sau primirea de redevenţe de la vreun grup, organizaţie sau - X
8. auditată?
Aţi aprobat înainte documente, ordine de plată şi alte instrumente de - X

Întocmit: Iosub Ecaterina Verificat: Elena Dascălu

Auditor intern, Auditor intern,
Procedura – P03: Iniţierea Auditului

Nr. 3254 / 18.01.2016
NOTIFICAREA PRIVIND DECLANŞAREA MISIUNII DE AUDIT

PUBLIC INTERN DE SISTEM
Către: Primăria oraşului Tg. Neamţ

De la: Elena Diaconu - Şeful Compartimentului de Audit Public Intern
Referitor la misiunea de audit:

„Modul de organizare a activităţii de gestiune a timpului de muncă şi timpului de odihnă”
14
În atenţia domnului Cătălin Iulian Manoliu – Inspector în cadrul Departamentului de Resurse Umane
Stimate domnule,
În conformitate cu Planul anual de audit public intern pe anul 2016, urmează ca în

perioada 15.02 - 15.03.2016 să efectuăm o misiune de audit public intern de
regularitate/conformitate cu tema „Modul de organizare a activităţii de gestiune a timpului de
muncă şi timpului de odihnă”.
Scopul misiunii de audit public intern de sistem îl reprezintă evaluarea în

profunzime a sistemelor de conducere şi de control intern, cu scopul de a stabili dacă
acestea funcţionează economic, eficace şi eficient şi de a furniza o asigurare
rezonabilă privind funcţionarea entităţii/structurii auditate în ansamblul său.
Obiectivele generale ale misiunii sunt:
Ulterior, vă vom contacta pentru a stabili, de comun acord, data şi modul de organizare a
şedinţei de deschidere a misiunii în cadrul căreia vom avea în vedere:
a. prezentarea auditorilor;
b. prezentarea şi documentarea obiectivelor misiunii;
c. modalitatea de desfăşurare a misiunii, persoanele de contact;
d. alte aspecte.
Pentru o mai bună înţelegere a activităţii dumneavoastră, vă rugăm sa ne puneţi la
dispoziţie documentaţia necesară:
 Planurile anuale de activitate pe anii 2014-2015;
 Strategiile şi politicile existente şi aplicabile în domeniu;
 Organigrama, Regulamentul de organizare şi funcţionare (ROF), Regulamentul de ordine
internă (ROI) şi alte documente care oferă informaţii cu privire la activitatea auditabilă;
 Obiectivele stabilite pentru direcţia generală;
 Detalii asupra tuturor domeniilor de interes pe care le aveţi sau de care aţi beneficiat
în activităţile desfăşurate în cursul anului;
14
 Riscuri pe care le-aţi identificat şi care influenţează modul de desfăşurare a activităţii;

 Toate ghidurile şi procedurile pe care se bazează activitatea;
 Rapoartele de audit anterioare şi corespondenţa privind modul de implementare a
recomandărilor cuprinse în acestea;
 Declaraţii, decizii şi analize efectuate de către management în domeniul auditabil;
 Alte acte de control întocmite în domeniul auditabil (de către Curtea de Conturi, etc.).
Pentru eventualele întrebări privind desfăşurarea misiunii, vă rugăm să-l
contactaţi pe domnul Popescu Mihai, auditor intern, telefon 0233 790 245, e-mail
audit@primariatgneamt.ro
Cu deosebită consideraţie,
Data: Şeful Compartimentului Audit Public Intern

18.01.2016 Deaconu Elena
Minuta ședinței de deschidere
Compartimentul PREGĂTIREA MISIUNII Data:

de Audit Public Şedinţa de deschidere 15.02.2016
Domeniu/activitatea auditată: Resurse umane
Denumirea misiunii: „Modul de organizare a activităţii de gestiune a timpului de muncă şi timpului de odihnă”
Document redactat de: Aneta Dascălu
Supervizat: Deaconu Elena
MINUTA ȘEDINȚEI DE DESCHIDERE
A. LISTA PARTICIPANȚILOR
Numele Funcţia Entitatea/structura auditată Semnătura

Deaconu Elena Şef Serv Audit Pub Intern Primăria Tg. Neamţ
Aneta Dascălu Auditor intern Primăria Tg. Neamţ
Iosub Ecaterina Auditor intern Primăria Tg. Neamţ
Florica Cucoş Director resurse umane Primăria Tg. Neamţ /Dep. Resurse
Liliana Ioniţă Inspector resurse umane Primăria Tg. Neamţ /Dep. Resurse
Cătălin I. Manoliu Inspector resurse umane Primăria Tg. Neamţ /Dep. Resurse
B. STENOGRAMA ȘEDINȚEI
14
În cadrul şedinţei de deschidere s-a procedat la:
 prezentarea echipei de auditori care urmează să efectueze misiunea de audit intern;

 prezentarea funcţiei de audit intern de către auditori, în special a obiectivelor generale
ale auditului intern, din care să rezulte semnificaţia auditului intern;
 prezentarea temei şi obiectivelor misiunii de audit public intern de conformitate care se
va realiza şi priorităţile stabilite. Entitatea auditată şi-a exprimat punctul de vedere cu
privire la tema propusă în vederea efectuării unui audit de sistem fiind în totalitate de
acord cu acestea şi recunoscând existenţa posibilităţilor de îmbunătăţire a activităţii;
 prezentarea etapelor de realizare şi a metodologiei auditului de sistem;
 analizarea obiectivelor, criteriile care au stat la baza elaborării acestora, modul de
fundamentare şi resursele necesare astfel încât acestea să poată fi realizate;
 stabilirea persoanelor pe care auditorii le pot contacta în vederea colectării
informaţiilor, efectuării de teste asupra muncii lor şi pentru interviuri. A fost stabilit
programul întâlnirilor şi timpul necesar pentru realizarea acestor proceduri;
 stabilirea condiţiilor pe care auditatul trebuie să le asigure în vederea realizării misiunii
de audit (spaţiu de lucru, calculatoare, posibilitate de editare etc.)
 stabilirea unor aspecte procedurale, respectiv eventualitatea unor şedinţe intermediare în
cursul misiunii, informarea sistematică asupra constatărilor. A fost stabilita Sedinta de
închidere, inclusiv lista participanţilor;
 stabilirea modaliătii de redactare a Raportului de audit intern (când, cum şi cui va fi
distribuit). Recomandările formulate ca urmare a eventualelor disfuncţionalităţi
constatate vor fi discutate şi analizate cu structura auditată, inclusiv calendarul
implementării şi persoanele raspunzătoare cu implementarea.
Procedura – P05: Colectarea şi prelucrarea informaţiilor

Compartimentul Audit PREGĂTIREA MISIUNII
Data: 15.02.2016
Colectarea şi prelucrarea informaţiilor
Public Intern
Denumire misiune:„Modul de organizare a activităţii de gestiune a timpului de muncă şi timpului de odihnă”
CHESTIONAR DE LUARE LA CUNOŞTINŢĂ
ÎNTREBĂRI FORMULATE DA NU OBSERVAŢII

A. Cunoaşterea contextului socio-economic
Conducerea entităţii publice acordă importanţa cuvenită
1. DA -
concediilor de odihnă ?
Resursele umane este un departament perceput ca fiind
2. DA -
important?
3. Atribuţiile generale ale DRU sunt stabilite? DA -
4. Structura organizatorică a direcţiei este concepută astfel DA -
14
încât să asigure realizarea atribuţiilor stabilite prin

ROF?
Activităţile DRU se desfăşoară în conformitate cu
5. DA -
Regulamentul de Organizare şi Funcţionare?
Managerul de resurse umane are capacitatea de a
6. dispune implementarea unui plan de programare a DA -
concediilor şi de evidenţiere a prezenţei ?
DRU dispune de planificări ale concediilor de odihnă
7. DA -
anuale şi multianuale?
Procesul de evidenţă al al prezenţelor, învoirilor şi
8. concediilor ale angajaţilor se desfăşoară în cadrul unui - NU
compartiment distinct?
Fişele posturilor personalului implicat în procesul de
gestiune a resurselor umane stabilesc în clar activităţile
9. DA -
specifice procesului de evidenţă al prezenţei, înv.
concediilor?
Personalul implicat în gestiunea resurselor umane a Au fost efectuate
10. DA -
urmat cursuri de specialitate privind acest proces? instruiri tematice.
Pentru procesul de gestiune a resurselor umane
11. DA -
există un sistem de politici, practici, sisteme şi procese?
La nivelul entităţii se respectă principiile care stau la
12. DA -
baza procesului de gestiune a resurselor umane?
Conducătorul DRU are studii de specialitate economice Are studii superioare
13. DA -
sau juridice? economice.
Acestea sunt menţionate în
14. Atribuţiile posturilor sunt stabilite? DA - fişapostului întocmită
pentru fiecare angajat
Cu ocazia recrutării, s-a
urmărit atragerea de persoane
care să deţină competenţele
Personalul deţine competenţele necesare realizării necesare desfăşurării
15. DA - activităţilor din cadrul DRU.
activităţilor specifice?
Ulterior, aceste competenţe
au fost sporite prin procesul
de instruire continuă
De câte ori au intervenit
Personalul deţine cunoştinţele necesare realizării modificări ale activităţilor, au
16. DA - fost efectuate instruiri
activităţilor?
tematice.
Relaţiile ierarhice asigură o bună colaborare între
17. DA -
posturile de conducere şi cele de execuţie?
18. Relaţiile de control permit e apreciere corectă asupra DA -
modului de îndeplinire a atribuţiilor de către personalul
14
din subordine?
Prin procedurile operaţionale,
Delegarea activităţilor este folosită pentru asigurarea sunt stabilite persoanele care
19. DA - înlocuiesc titularul unei
continuităţii activităţilor?
anumite activităţi
B. Cunoaşterea contextului organizaţional
Procesul de evidenţa a prezenţelor, învoirilor şi a
1. DA -
concediilor are stabilite obiective clare?
Cum este organizat compartimentul în care se Procesul de evidenţă a
prezenţelor, învoirilor, şi a
2. realizează procesul de evidenţa a prezenţelor, învoirilor DA - concediilor se desfăşoară în
cadrul Serviciului Resurse
şi a concediilor? Umane
3. Care este structura ierarhică a DRU? DA - Foaie de lucru nr. 1
Sunt stabilite relaţiile cu celelalte direcţii din cadrul Sunt stabilite relaţii de
colaborare cu celelalte
4. entităţii? DA - direcţii din cadrul
entităţii, pe domeniile
de competenţă specifice
5. La nivelul direcţiei există organigramă? DA -
6. Organigrama exprimă relaţiile funcţionale? DA -
Există fişe ale posturilor întocmite pentru întregul Sunt întocmite şi pentru
7. DA -
personala al DRU? posturile vacante
8. Fişele posturilor stabilesc atribuţiile posturilor? DA -
Sarcinile ataşate posturilor au în vedere nivelul
9. DA -
studiilor?
10. Există o diagramă funcţională la nivelul DRU? DA -
11. Este stabilit circuitul documentelor în cadrul DRU? DA -
Este stabilită cu respectarea legislaţiei specifice în
12. DA -
domeniu?
Documentele utilizate în realizarea procesului de Exista un set de
documente standard
13. evaluare a performanţelor sunt standardizate / DA - utilizat în cadrul acestui
formalizate? proces
Se realizează conştientizarea părţilor implicate în
14. procesul de gestiune a resurselor umane, asupra DA -
importanţei acestuia în realizarea obiectivelor entităţii?
Se realizează instruiri ale personalului implicat în
15. realizarea procesului de gestiune a prezenţelor, DA -
învoirilor şi concediilor salariaţilor?
Asigurare unui număr de salariaţi- joacă un rol
16. DA -
important pentru îndeplinirea obiectivelor entităţii?
DRU întreprinde toate demersurile pentru
17. implementarea politicii de gestiune a prezenţelor, DA -
învoirilor şi concediilor?
C. Cunoaşterea funcţionării entităţii/structurii evaluate
1. La nivelul DRU există un sistem de politici şi DA - Procedurile operaţionale de
14
proceduri? lucru aprobate sunt

disponibile în reţeaua
intranet a instituţiei
Organizarea şi desfăşurarea activităţii privind
2. evidenţierea prezenţei, învoirilor şi concediilor respectă DA -
cadrul legislativ şi normativ în vigoare?
Activitatea de evidenţierea prezenţei, învoirilor şi În baza cadrului
normativ în vigoare, la
concediilor se desfăşoară în baza unei metodologii nivelul instituţiei a fost
3. specifice şi a unei proceduri operaţionale de lucru ? DA - elaborată o metodologie
proprie privind
evidenţierea prezenţei,
învoirilor şi concediilor
Există proceduri pentru activităţile desfăşurate în cadrul
4. DA -
DRU?
Procedurile operaţionale de lucru asigură continuitatea Prin procedură, pentru
fiecare titular al unei
activităţilor? activităţi, este stabilit
5. DA - un înlocuitor care să
asigure continuitatea
activităţii
Procedurile stabilesc corect responsabilităţile? S-a avut în vedere
6. DA - evitarea suprapunerilor
de responsabilităţi.
Se au în vedere aşteptările entităţii în ceea ce priveşte Acestea reprezintă
7. DA - punctul de plecare în
evidenţierea prezenţei, învoirilor şi concediilor? demararea procesului
Sistemul de obţinere a informaţiilor şi de efectuare a
8. evidenţierea prezenţei, învoirilor şi concediilor este DA -
corelat cu ierarhia managerială?
Auditori interni, Supervizor,

Aneta Dascălu Deaconu Elena
Iosub Ecaterina
14
Procedura – P06: Colectarea şi prelucrarea informaţiilor

Compartimentul de PREGĂTIREA MISIUNII Data:16.02.2016
Audit Public Intern
Colectarea şi prelucrarea informaţiilor
Domeniul/activitatea auditată: Resurse umane
Denumire misiune: „Modul de organizare a activităţii de gestiune a timpului de muncă şi timpului de odihnă”
Document redactat de: Aneta Dasc ăl u
STUDIU PRELIMINAR
Obiectiv Descrierea activităţilor derulate

Analiza diagnostic a domeniului auditabil
I.1 Analiza domeniului auditat
I.1. Prezentarea generală a entităţii audiate
În conformitate cu legislaţia în vigoare, entitatea publică analizată este un organ de specialitate al
administraţiei publice centrale. Mandatul entităţii este de a aplica strategia şi programul Guvernului
în domeniul său specific de activitate.
Pentru realizarea mandatului, instituţia colaborează cu organele de specialitate din subordinea
Guvernului, precum şi cu alte autorităţi ale administraţiei publice centrale şi locale.
Serviciul Resurse Umane (SRU) este serviciu de specialitate aflat în subordinea direcţiei
economice condusă de un director executiv iar aceasta din urmă se află în subordinea directă a
conducătorului entităţii şi care asigură aplicarea legislaţiei în domeniul resurselor umane,
gestionarea curentă a resurselor umane şi a funcţiilor publice la nivelul aparatului propriu al
instituţiei şi la nivelul structurilor subordonate.
SERVICIUL RESURSE UMANE- conform ROF
Este subordonat Directorului executiv economic şi are atribuţiuni în următoarele domenii :
Gestionarea resurselor umane
 întocmeşte propunerile privind organigrama şi statul de funcţii ale aparatului de specialitate al
Primarului Municipiului Tg. Neamţ şi Serviciului Public Comunitar Local pentru Evidenţa
Persoanelor, pe care le supune spre aprobare Consiliului local;
 urmăreşte utilizarea eficientă a personalului şi împreună cu şefii de compartimente, întocmeşte
propuneri pentru modificarea organigramei sau pentru treceri temporare într-un alt serviciu;
14
 întocmeşte evidenţa funcţiilor publice şi asigură transmiterea tuturor informaţiilor solicitate de

Agenţia Naţională a Funcţionarilor Publici, conform Legii nr. 188/1999, republicată, cu modificările şi
completările ulterioare ;
 asigură legătura cu Agenţia Naţională a Funcţionarilor Publici;
 coordonează întocmirea de către şefii de servicii şi birouri a fişei postului pentru personalul de
execuţie;
 organizează, în condiţiile legii, concursurile pentru ocuparea posturilor vacante şi temporar
vacante;
 colaborează cu toate serviciile Primăriei la întocmirea, reactualizarea şi Regulamentul de
organizare şi funcţionare al aparatului propriu de specialitate al Primarului, pe care-l spune spre
aprobare Consiliului Local;
 întocmeşte şi supune spre aprobare Primarului oraşului Tg. Neamţ, Regulamentul intern;
 colaborează cu toate compartimentele pentru întocmirea şi transmiterea în termen a lucrărilor
specifice domeniului de activitate, solicitate de executivul Primăriei sau de alte instituţii ale statului;
 răspunde de aplicarea reglementărilor legale în vigoare privind încadrarea, promovarea şi
evaluarea anuală a personalului din cadrul Primăriei şi SPCLEP;
 solicită şefilor de compartimente necesarul de perfecţionare şi supune spre aprobare primarului,
planul de perfecţionare pe anul în curs;
 întocmeşte proiecte de dispoziţie pentru încadrarea, detaşarea, mutarea, transferarea, promovarea,
sancţionarea, pensionarea şi încetarea raporturilor de serviciu /muncă a personalului;
 întocmeşte şi actualizează registrul electronic de evidenţă a salariaţilor;
 în luna decembrie solicită compartimentelor funcţionale propuneri pentru programarea concediilor
de odihnă pe anul următor şi le supune spre aprobare Primarului;
 stabileşte durata concediilor de odihnă, urmăreşte şi ţine evidenţa efectuarii acestora;
 întocmeşte notele de relaţii solicitate, note interne şi organizează evidenţe militare;
 ţine evidenţa şi eliberează legitimaţii de împuternicit al Primarului, personalului din administraţia
publică ,
 eliberează la cerere, adeverinţe de salariat pentru personalul primăriei ;
 asigură efectuarea stagiilor de practică pentru studenţi
I.2. Prezentarea domeniului audidabil
Activitatea de resurse umane sprijină realizarea obiectivelor entităţii şi satisfacerea nevoilor
personalului acesteia, prin: absorbţia de personal calificat în domeniul managementului, finanţelor,
juridic şi economic; promovarea principiilor care stau la baza exercitării funcţiei publice şi adoptarea
cerinţelor noului management public.
14
SRU este structura funcţională a entităţii publice care asigură îndeplinirea următoarelor atribuţii ce
revin entităţii publice:
• elaborează şi monitorizează aplicarea strategiei, politicilor şi procedurilor operaţionale şi de
• sistem în domeniul managementului resurselor umane;
• aplică legislaţia în domeniul resurselor umane – recrutare, angajare, avansare, promovare,
• mobilitate, sancţionare şi încetare a raporturilor de muncă/serviciu, respectiv salarizare a
personalului dinautoritatea sa;
• asigură evidenţa unitară a personalului entităţii publice;
• asigură asistenţă (consultanţă) celorlalte structuri din cadrul entităţii publice pentru realizarea
unui management eficient al resurselor umane.
SRU este organizat şi funcţionează sub coordonarea directă a directorului executiv al Direcţiei
economice a entităţii publice şi are următoarea structură organizatorică:
 Serviciul de resurse umane, condus de un şef de serviciu, compartiment care este constituit şi
funcţionează cu un număr de 3 posturi.
 Serviciul de Salarii şi Obligaţii salariale, coordonat de directorul adjunct, este constituit pentru
4 posturi şi funcţionează cu un număr de 3 posturi.
 Serviciul de Securitate în muncă condus de un şef serviciu, este constituit pentru 4 posturi şi
funcţionează cu un număr de 3 posturi.
Serviciul este organizat cu un număr de 9 de posturi din care 3 funcţii de conducere şi 6 funcţii
de execuţie. În prezent îşi desfăşoară activitatea cu 6 funcţii de execuţie, care asigură managementul
resurselor umane a 5 de structuri organizatorice care însumează 290 de persoane în aparatul propriu.
Situaţia numărului de salariaţi care revin la 1 lucrător în domeniul resurselor umane din cadrul
SRU se prezintă astfel:
Număr de salariaţi care revin la numărul de lucrători în domeniul resurselor umane
inclusiv personalul de conducere
Aprobat la cca. 27 de angajaţi revine câte 1 lucrător în domeniul resurselor umane
Efectiv la cca. 32 de angajaţi revine câte 1 lucrător în domeniul resurselor umane
exclusiv personalul de conducere
La nivelul direcţiei, majoritatea personalului de execuţie au studii superioare, reprezentând peste
65% din totalul personalului.
14
Predomină economiştii cca. 56% (categoria finanţe: contabilitate 25%, management 25%, marketing
25% şi administrarea afacerilor – 15% numai 10% reprezintă personal din specializările drept,
psihologie, inginerie şi studii politice şi administrative.
Personalul cu studii medii este reprezentat de absolvenţi cu studii liceale din domeniile: industrial
(3%), economic (3%), uman/filologie (3%).
- organizarea şi desfăşurarea proceselor de administrare a domeniului auditabil;
Serviciul de resurse umane are un rol direct în îndeplinirea obiectivelor entităţii publice şi a
obiectivului de guvernare privind întărirea capacităţii instituţionale a acestuia şi creşterea cunoştinţelor
şi competenţelor profesionale şi tehnice în domeniul managementului şi planificării strategice. Are
ambiţii clare pentru: a asigura eficienţa activităţilor prinrevizuirea şi rezolvarea eficientă a fiecărei
sarcini de evidenţă, monitorizare; asigurarea eficienţei entităţii printr-o examinare critică a alocării
resurselor umane, în colaborare cu celelalte structuri de specialitate din cadrul entităţii publice.
Conform Regulamentului intern al entităţii publice responsabili pentru evidenţierea prezenţelor,
învoirilor şi concediilor salariaţilor sunt cei din Serviciul Resurse Umane. Această operaţiune este
importantă deoarece asigură continuitatea activitatii, sprijină auditul şi/sau alte organe abilitate în
acţiuni de auditare şi/sau control iar pe manager în luarea deciziei, stabileşte sarcini privind circuitul
documentelor necesare. Tot în Regulamentul intern al entităţii este specificat modul de organizare a
acestei activităţi de evidenţiere:
„Toţi angajaţii au datoria să semneze zilnic condica de prezenţă, la venire şi la plecare.
În ultima zi lucrătoare a lunii, şeful de compartiment transmite la Serviciul de Resurse Umane foaia de
prezenţă, în care se evidenţiază timpul de muncă şi alte situaţii (ore suplimentare, ore învoire, concedii,
absenţe, etc.). Serviciul Resurse Umane verifică corectitudinea înregistrărilor referitoare la concediile
de odihnă, fără plată, de studii şi medicale şi le pune în plată. ”
14
Condica de prezenţa :
a. serveşte ca document obligatoriu în care angajatul semnează la începutul şi sfârşitul programului
consemnarea orelor suplimentare, orelor de noapte, concedii de odihnă, concedii boală, accidente în
muncă, maternitate, învoiri, concediu fără plată, absenţe nemotivate;
b. se întocneşte într-un singur exemplar de compartimentul resurse umane din cadrul instituţiei;
c. nu circulă;
d. se arhivează la compartimentul resurse umane din cadrul instituţiei publice;
e. conţine minim obligatoriu : denumirea instituţiei, secţia pentru care se întocmeşte documentul, în
interior se vor scrie numele şi prenumele salariaţilor , funcţia ziua luna anul, semnătura ora plecării,
absenţe nemotivate.
Foaia colectivă de prezenţă:
a.Serveşte ca :
 document centralizator privind evidenţa timpului de muncă a salariatului, a orelor
suplimentare, orelor de noapte, concediu de odihnă, concedii de boală, maternitate, învoiri şi
concediu fără plată, absenţe nemotivate;
b. Se întocmeşte într-un singur exemplar care stă la baza întocmirii statelor de plată
c. Circulă 1a:
 persoana care îl întocmeşte;
 conducerea unităţii care îl aprobă;
 document justificativ care stă la baza întocmirii statelor de plată;
d. Se arhivează la serviciul financiar contabil /secretariat;
e. Conţinutul minim obligatoriu :
 denumirea unităţii;
 secţia pentru care se întocmeşte;
 luna pentru care se întocmeşte;
 abrevieri ce stau la baza întocmiriidocumentelor;
 tabel centralizator care va cuprinde următoarele coloane : nr.crt, numele şi prenumele
salariatului, meseria/funcţia, orele separate pe zile calendaristice, totalul orelor lucrate ore
suplimentare cu 75% şi respectiv cu 100% şi orele de noapte, total ore nelucrate, orele de întrerupere,
ultima coloană este împărţita şi cuprind4 concedii de boală, accidente de muncă, învoiri, concediu fără
plată, absenţe nemotivate.
14
Planificarea operaţiunilor
Evidenţierea prezenţei învoirilor şi concediilor:
-procurarea condicii de prezenţa a personalului
-întocmirea procesului verbal pe ultima fişă
-înscrierea salariaţilor în CP (condică de prezenţă)
-desemnarea prin decizie a persoanei responsabile cu CP
-stabilirea programului de lucru
-întocmirea FCP (foaie colectivă de prezenţă)
-întocmirea cererilor de învoire;
-înscrierea concediului făra plată în CP şi FCP -înregistrarea cererii pentru acordarea de zile libere
plătite;
-aprobarea cererii de către conducătorul unităţii;
-întocmirea unei evidenţe zilele libere plătite;
-înregistrarea cererii de concediu făra plată, aprobarea şi emirerea deciziei pentru aceasta,
-predarea unui exemplar sub semnătură privată solicitantului,
-întocmirea evidenţei zilelor de concediu fără plată pentru fiecare salariat,
-înscrierea în FCP a concediului făra plată;
-înştiinţarea instituţiei în cazul concediilor medicale ;
-vizarea, prezentarea, aprobarea concediilor medicale de către conducătorul unităţii - întocmirea
evidenţei concediilor medicale pentru fiecare salariat.
Auditori interni,
Aneta Dascălu
Iosub Ecaterina
14
Stabilirea punctajului total al riscurilor şi ierarhizarea riscurilor

PREGĂTIREA MISIUNII
Compartimentul Audit Public Data:19.02.2016
Intern Analiza riscurilor şi evaluarea controlului intern
Supervizat: Elena Deaconu
STABILIREA PUNCTAJULUI TOTAL AL RISCURILOR

ŞI IERARHIZAREA RISCURILOR
Criterii de analiză a riscurilor Ierarhizare

Punctajul
Nr. Obiective Activităţi/ Acţiuni Riscurile identificate Probabilitate total a
crt. Impact (I) riscurilor
(P) (PT)
Inexistenţa CP în cadrul
Procurarea CP a personalului 1 3 3 Mediu
1. instituţiei
Evaluarea Numerotarea filelor CP Omiterea numerotării 1 2 2 Mic
respectării Întocmirea procesului verbal Neîntocmirea procesului
normelor şi 2 2 4 Mediu
pe ultima filă CP verbal
prevederilor Neînscrierea salariaţilor
legale Înscrierea salariaţilor, orarului 1 3 3 Mediu
şi a orarului
referitoare la
Nedesemnarea prin
modul de Desemnarea prin decizie a persoanei
evidenţă a decizie a persoanei 2 2 4 Mediu
responsabile cu CP
prezenţei, responsabile cu CP
învoirilor şi Nestabilirea progr.de
Stabilirea programului de lucru 2 2 4 Mediu
concediilor; lucru
Semnarea condicii de prezenţa Nesemnarea CP 3 3 9 Mare
2. Întocmirea FCP la fârşitul lunii Neîntocmirea FCP 3 3 9 Mare
Verificarea Aprobarea FCP de către conducătorul Neaprobarea FCP de 2 3 6 Mare
întocmirii unităţii către conducătorul
corespunzăt unităţii
14
Întocmirea cererii de învoire Neîntocmirea cererii 3 1 3 Mediu

Înregistrarea cererii Neînregistrarea 1 2 2 Mic
oare a foilor Aprobarea cererii Neaprobarea 2 2 4 Mediu
colective de Înscrierea învoirii în CP Neînscrierea 2 2 4 Mediu
prezenţă; Planificarea concediilor de odihna CO Omisiunea planificării 2 3 6 Mare
Întocmirea cererii de CO Neîntocmirea cererii 2 2 4 Mediu
Înregistrarea cererii Neînregistrarea 1 2 2 Mic
Aprobarea cererii CO Neaprobarea cererii 1 2 2 Mic
Întocmirea evidenţei CO Neîntocmirea evidenţei 2 3 6 Mare
Înregistrarea în evidenţa a CO Neînregistrarea 2 2 4 Mediu
Înscrierea zilelor de CO în CP Omiterea înscrierii 1 3 3 Mediu
Înscrierea zilelor de CO pentru fiecare
Omiterea înscrierii 2 2 4 Mediu
salariat
3.
Emiterea deciziei de aprobare a CO Omiterea deciziei 2 2 4 Mediu
Verificarea
evidenţei Semnarea deciziei de către
Nesemnarea deciziei 1 2 2 Mic
concediilor conducătorul unităţii
de odihnă Predarea unui exemplar din decizie
Nepredarea 1 2 2 Mic
medicale şi salariatului sub semnătură privată
de studii; Întocmirea cererii de concediu fara
Neîntocmirea cererii 1 3 3 Mediu
plata CFP
Înregistrarea ,aprobarea, emiterea
semnarea deciziei pentru CFP,
Neemiterea
predarea salariatului sub semnătură 1 3 3 Mediu
documentelor
privată a unui
exemplar
Întocmirea, înregistrarea unei evidenţe Neîntocmirea
1 3 3 Mediu
a CFP documentelor
14
Chestionar de control intern
Compartimentul de Audit PREGĂTIREA MISIUNII Data:20.02.2016

Public Intern
Analiza riscurilor şi evaluarea controlului intern
CHESTIONARUL DE CONTROL INTERN
. D N OBSERVAŢII
A U
Obiectiv 1 Adecvarea politicii de gestiune a timpului de muncă şi de odihnă
La nivelul entităţii se realizează o analiză periodică a
X
procedurilor în scopul actualizării lor?
Sunt asigurate condiţiile pentru pregătirea profesională a
X
salariaţilor?
Sefii compartimentelor de la Serviciul Resurse Umane
X
comunică periodic cu celelalte departamente?
La şedinţele de lucru au fost reprezentate toate structurile din
X
cadrul entităţii?
Planificarea operaţiunilor este întotdeauna respectată? X
Cunoaşterea modului de derulare a paşilor privind evidenţa
X
învoirilor şi concediilor este testată periodic?
Obiectiv 2 Întocmirea şi arhivarea documentelor privind timpul de muncă.
La nivelul compartimentului se efectuează controale de către
X
director?
Modul de monitorizare a acestui timp este stipulat În Monitorizare zilnică a
Regulamentul Intern? stadiului de muncă a
X se realizează de
persoane desemnate în
acest sens
Sacnţiunile pentru neîndeplinirea corectă a timpului de
muncă(absenţe nemotivete) sunt mentionate în X
Regulamentul Intern?
Obiectiv 3 Întocmirea şi arhivarea documentelor privind timpul de odihnă.
La nivelul entităţii există programarea anuală a concediilor? X
Există departamente care au prioritate în aprobarea cererilor
X
de concediu de odihnă, pe motiv de importanţă în entitate?
14
În lipsa directorului general care aprobă învoirile este

X
stipulat cine preia această atribuţie, prin delegare?

Iosub Ecaterina
14
Evaluarea iniţială a controlului intern şi stabilirea obiectivelor de audit
Compartimentul Audit PREGĂTIREA MISIUNII

Public Intern Data: 21.02.2016
Analiza riscurilor şi evaluarea controlului intern
EVALUAREA INIŢIALĂ A CONTROLUL INTERN ŞI STABILIREA OBIECTIVELOR DE AUDIT
Controale interne Controale interne Evaluarea iniţială a Selectarea în

Nr. Activităţi/ Acţiuni Riscurile identificate Ierarhizarea existente aşteptate controlului intern auditare
Obiective
crt riscurilor
1. Evaluarea respectării normelor şi Şedinţe periodice de Respectare planului de

prevederilor legale referitoare la Procurarea CP a Inexistenţa CP în analiză a riscurilor proceduri aopraţionale din
Mediu Analiza riscurilor, Conform NU
modul de evidenţă a prezenţei, personalului cadrul instituţiei cadrul serviciului RU
învoirilor şi concediilor; furnizată de şefii de
serviciu
Sunt respectate Respectare planului de

Omiterea documentaţiileşi
Numerotarea filelor CP Mic proceduri aopraţionale din
numerotării Conform NU
procedurile cadrul serviciului RU
corespunzătoare
Întocmirea procesului Neîntocmirea Metodologia condicii Respectare planului de

Mediu de prezenţă proceduri aopraţionale din Conform NU
verbal pe ultima filă CP procesului verbal
cadrul serviciului RU
Neînscrierea Sunt respectate Respectare planului de
Înscrierea salariaţilor, documentaţiileşi
salariaţilor şi a Mediu proceduri aopraţionale din
orarului Conform NU
orarului procedurile cadrul serviciului RU
corespunzătoare
Sunt respectate Analiza tehnicilor şi
Desemnarea prin decizie Nedesemnarea prin documentaţiileşi metodelor de motivare
a persoanei responsabile decizie a persoanei Mediu procedurile morală şi stabilirea modului
corespunzătoare Neconform NU
2. Verificarea întocmirii cu CP responsabile cu CP în care contribuie la
corespunzătoare a foilor colective creşterea performanţelor
de prezenţă; profesionale ale angajaţilor
Procesul de realizare a Analiza standardelor de
Stabilirea programului de Nestabilirea obiectivelor este notare
Mediu Conform NU
lucru progr.de lucru urmărit în mod
continuu
Semnarea condicii de Nesemnarea CP Mare
Verificarea corelării Elaborarea propunerilor de Neconform DA
prezenţa
obiectivelor individuale instruire pe baza nevoilor
14
cu caracteristicile formulate şi analizate

posturilor
Efectuarea de analize Elaborarea propunerilor de
3. Verificarea evidenţei concediilor Întocmirea FCP la fârşitul asupra îndeplinirii
Neîntocmirea FCP Mare instruire pe baza nevoilor
de odihnă medicale şi de studii; lunii Neconform DA
cerinţelor de formulate şi analizate
formalitate
Neaprobarea FCP Verificarea corelării Stabilirea de criterii în
Aprobarea FCP de către de către obiectivelor individuale funcţie de care să se
Mare cu caracteristicile realizeze acoperirea Neconform DA
conducătorul unităţii conducătorul
unităţii necesităţilor de pregătire
profesională a personalului
Întocmirea cererii de Neîntocmirea documentaţiileşi
Mediu proceduri aopraţionale din
învoire cererii Parţial conform NU
corespunzătoare
Înregistrarea cererii Neînregistrarea Mic documentaţiileşi proceduri aopraţionale din
Conform NU
corespunzătoare
Responsabilităţile Respectare planului de
privind revizuirea proceduri aopraţionale din
Aprobarea cererii Neaprobarea Mediu obiectivelor cadrul serviciului RU
Conform NU
individuale sunt
stabilite
managementului
Completarea tuturor Respectare planului de
Înscrierea învoirii în CP Neînscrierea Mediu rubricilor obligatorii proceduri aopraţionale din Confor NU
Efectuarea de analize Analiza posturilor
asupra îndeplinirii Analiza încărcării cu sarcini
Planificarea concediilor de Omisiunea cerinţelor de a posturilor
Mare Parţial conform DA
odihna CO planificării formalitate Stabilirea necesarului de
personal pe
structuri funcţionale
Neîntocmirea Completarea tuturor Respectare planului de

Întocmirea cererii de CO Mediu rubricilor obligatorii proceduri aopraţionale din Parţial neconform NU
cererii
Sunt respectate Identificarea angajaţilor cu
documentaţiileşi performanţe slabe
Înregistrarea cererii Neînregistrarea Mic procedurile Conform NU
corespunzătoare Determinarea nevoilor de
training ale entităţii
Aprobarea cererii CO Neaprobarea cererii Mic
Sunt respectate Respectare planului de Conform NU
14
documentaţiileşi proceduri aopraţionale din

corespunzătoare
Efectuarea de analize Respectare planului de
Neîntocmirea asupra îndeplinirii
Întocmirea evidenţei CO Mare proceduri aopraţionale din
evidenţei Neconform DA
cerinţelor de cadrul serviciului RU
formalitate
Procesul de realizare a Respectare planului de
Înregistrarea în evidenţa a obiectivelor este
Neînregistrarea Mediu proceduri aopraţionale din
CO Conform NU
urmărit în cadrul serviciului RU
mod continuu
Responsabilităţile Aprecierea nivelului de
privind cunoştinţe deţinute
Înscrierea zilelor de CO în revizuirea obiectivelor
Omierea înscrierii Mediu Conform NU
CP individuale sunt
stabilite
managementului
Înscrierea zilelor de CO Completarea tuturor Respectare planului de

Omiterea înscrierii Mediu rubricilor obligatorii proceduri aopraţionale din Conform NU
pentru fiecare salariat
Concluzii:
În urma analizei riscurilorşi evaluării controlului intern au fost selectate în auditare următoarele actvitiăţi/acţiuni:
 Semnarea condicii de prezenţa;
 Întocmirea FCP la fârşitul lunii;
 Aprobarea FCP de către conducătorul unităţii;
 Planificarea concediilor de odihna CO;
 Întocmirea evidenţei CO.
Aneta Diaconu Elena Deaconu

Ecaterina Iosub
14
Programul misiunii de audit public intern de sistem
Compartimentul de PREGĂTIREA MISIUNII Data:22.02.2016

Audit PublicIntern
Elaborarea Programului misiunii de audit public
intern de conformitate
Document redactat de: Anet a Das călu
Supervizat de: Deaconu Elena
Aprobat de: Ecaterina Iosub
PROGRAMUL MISIUNII DE AUDIT PUBLIC INTERN DE SISTEM
Locul
Tipul Durata Auditorii interni
OBIECTIVE ACTIVITĂŢI/ACŢIUNI (ore)
desfăşurării
testării
I. Pregătirea misiunii
Aneta Dascălu
1. Întocmirea si aprobarea Ordinului Primăria Tg.
2 Deaconu Elena
de serviciu Iosub Ecaterina
Neamţ
Deaconu Elena
2. Întocmirea si validarea Declaraţiilor Iosub Ecaterina Primăria Tg.
2
de independenţă Neamţ
Aneta Dascălu
3. Pregătirea şi transmiterea Deaconu
Aneta Elena
Dascălu
Notificării privind declanşarea Primăria Tg.
2 Deaconu Elena
misiunii de audit public intern de Neamţ
Iosub Ecaterina
sistem
Aneta Dascălu Primăria Tg.
4. Deschiderea misiunii de audit
2 Deaconu Elena Neamţ/ Dep. de
public intern de sistem Iosub Ecaterina resurse umane
5. Constituirea şi actualizarea Primăria Tg. Neamţ/

Florica Cucoş
12 Dep. de resurse
dosarului permanent Cătălin Iulian Manoliu umane
Primăria Tg. Neamţ/
6. Prelucrarea şi documentarea Florica Cucoş
20 Dep. de resurse
informaţiilor Cătălin I. Manoliu umane
Florica Cucoş Primăria Tg. Neamţ/
7. Evaluarea riscurilor 16 Dep. de resurse
Cătălin I. Manoliu umane
Primăria Tg. Neamţ/
8. Evaluarea controlului intern Florica Cucoş
24 Dep. de resurse
Cătălin I. Manoliu umane
14
Aneta Dascălu
9. Elaborarea Programului misiunii de audit Primăria Tg.
public intern de sistem
8 Deaconu Elena
Neamţ
Iosub Ecaterina
II. Intervenţia la fata locului
Analiza
Obiectiv 1 1. Identificarea, analizarea Evalaurea Aneta Dascălu Primăria Tg.
Evaluarea şi definirea problemelor
respectării în domeniul gestiunii resurselor Verificarea 24 Deaconu Elena Neamţ/ Dep. de
normelor şi umane Iosub Ecaterina resurse umane
prevederilor
legale referitoare Analiza
la modul de Evalaurea
evidenţă a Aneta Dascălu Primăria Tg.
2 Definirea obiectivelor generale Verificarea
prezenţei, ale Serviciului Resurse umane 16 Deaconu Elena Neamţ/ Dep. de
învoirilor şi Iosub Ecaterina resurse umane
concediilor;
Analiza
3 Elaborarea metodologiei Evalaurea
de verificare a Aneta Dascălu Primăria Tg.
gestiunii timpului de muncă și Verificarea 11 Deaconu Elena Neamţ/ Dep. de
de odihna Iosub Ecaterina resurse umane
2. Verificarea Calitatea comunicării în Analiza

procesul de întocmire a foilor Aneta Dascălu Primăria Tg.
întocmirii Evalaurea
corespunzătoare
colective de prezenţă. Verificare
2 Deaconu Elena Neamţ/ Dep. de
Iosub Ecaterina resurse umane
a foilor colective
de prezenţă. Analiza
Verificarea respectării circuitul Evalaurea Aneta Dascălu Primăria Tg.
documentelor, care staul la baza Verificare 2 Deaconu Elena Neamţ/ Dep. de
evidenţie prezenţelor Iosub Ecaterina resurse umane
3. Verificarea
evidenţei Stabilirea şi revizuirea Analiza
programelor de asigurare a Evalaurea Aneta Dascălu Primăria Tg.
concediilor de personalului, pentru structura Verificare 1 Deaconu Elena Neamţ/ Dep. de
odihnă medicale auditată Iosub Ecaterina resurse umane
şi de studii;
Analiza
Stabilirea programelor Evalaurea
de restructurare, reorganizare Aneta Dascălu Primăria Tg.
sau concediere a unor persoane Verificare 1 Deaconu Elena Neamţ/ Dep. de
sau departamente din cadrul Iosub Ecaterina resurse umane
entităţii
Revizuirea documentelor şi 6 Aneta Dascălu Primăria Tg.
constituirea dosarelor de Deaconu Elena Neamţ/ Dep. de
audit intern Iosub Ecaterina resurse umane
14

Şedinţa de închidere 2 Deaconu Elena Neamţ/ Dep. de
III. Raportarea rezultatelor misiunii
Proiectul
Raportului Elaborarea proiectului Aneta Dascălu Primăria Tg.
misiunii Raportului misiunii de audit 6 Deaconu Elena Neamţ/ Dep. de
de audit public intern de reguraritate Iosub Ecaterina resurse umane
public
intern de Transmiterea proiectului Primăria Tg.
sistem Raportului misiunii de audit 2 Deaconu Elena Neamţ/ Dep. de
public intern de regularitate resurse umane
Reuniunea de conciliere 2 Deaconu Elena Neamţ/ Dep. de
Raportul Aneta Dascălu Primăria Tg.
Elaborarea Raportului misiunii
misiunii de 8 Deaconu Elena Neamţ/ Dep. de
de audit public intern de sistem
audit public Iosub Ecaterina resurse umane
intern de Difuzarea Raportului misiunii Primăria Tg.
regularitate de audit public intern de sistem 2 Aneta Dascălu Neamţ/ Dep. de
resurse umane
IV. Urmărirea recomandărilor
Urmărirea Elaborarea Fişei de
recomandărilor urmărire a Primăria Tg.
implementării 2 Aneta Dascălu Neamţ/ Dep. de
recomandărilor resurse umane

Iosub Ecaterina
Test
Compartimentul Audit INTERVENŢIE LA FAŢA LOCULUI

Public Intern Data:23.02.2016
Colectarea şi analiza probelor de audit
Supervizat: Iosub Ecaterina
14
TEST
Verificarea întocmirii corespunzătoare a foilor colective de

Obiectivul misiunii prezenţă.
Activitatea: întocmirea foilor colective de prezenţă
Să se asigure că procedura de întocmire a foilor colective de
Obiectivul testului
prezenţă respectă cerinţele operaţionale.
Modalitatea de A fost analizată şi evaluată procedura de întocmire a foilor colective
eşantionare de prezenţă elaborată şi aplicată la nivelul entităţii publice
Testul a constat în completarea de către personalul de la Serviciul
Resurse Umane a unei foi colective de prezenţă, după o problemă
Descrierea testului dată. Astfel testându-se atât cunoştinţele angajaţilor despre
această procedură operaţională cât şi metodologia acesteia din
cadrul entităţii audiate.
Constatare Serviciul Resurse Umane, gestiunea timpului de muncă şi de
odihnă, este o structură organizatorică aflată în subordinea
Direcţiei economice din cadrul Primăriei Tg.Neamţ, care asigură
aplicarea legislaţiei în domeniu resurselor umane, gestionarea
curentă a resurselor umane şi a funcţiilor publice la nivelul
entităţii.
Activităţile specifice în domeniu gestionării resurselor
umane care se desfăşoară în cadrul Serviciului Resurse Umane
sunt:
Planificarea operaţiunilor
Evidenţierea prezenţei învoirilor şi concediilor:
-procurarea condicii de prezenţa a personalului
-întocmirea procesului verbal pe ultima fişă
-înscrierea salariaţilor în CP
-desemnarea prin decizie a persoanei responsabile cu CP
-stabilirea programului de lucru pentru personal şi a orarului
instituției
-întocmirea FCP
-întocmirea cererilor de învoire;
14
-înscrierea concediului făra plată în CP şi FCP

-înregistrarea cererii pentru
acordarea de zile libere plătite;
-aprobarea cererii de către conducătorul unităţii
-întocmirea unei evidenţe zilele libere plătite
-întocmirea cererii de concediu făra plată
-înregistrarea, aprobarea şi emirerea deciziei pentru aceasta
-predarea unui exemplar sub semnătură privată solicitantului
întocmirea evidenţei zilelor de concediu fără plată pentru
fiecare salariat
-înscrierea în FCP a concediului făra plată;
-anuntărea instituţie în cazul concediilor medicale ;
-vizarea, prezentarea, aprobarea concediilkor medicale de către
conducătorul unităţii
-întocmirea evidenţai concediilor medicale pentru fiecare
salariat
Se impune, stabilirea unui sistem de pregătire profesională pentru

elaborarea, însuşirea, respectarea şi monitorizarea aplicării
Concluzii procedurilor de lucru de către toţi salariaţii din cadrul serviciului
resurse umane.

Iosub Ecaterina
14
Foaie de lucru
Compartimentul de INTERVENŢIA LA FAŢA LOCULUI

Audit Public Intern Data:24.02.2016
Document redactat de: Anet a Das călu, Ios ub Ec ateri na - audit ori inter ni
Supervizat și aprobat: Dascălu Elena
FOAIE DE LUCRU
Elementele analizate A fost analizată şi evaluată procedura de întocmire a foilor colective de

din cadrul testului prezenţă elaborată şi aplicată la nivelul entităţii pulbice; Elemente
minime pe care trebuie să le conțină o FCP și documentele în baza cărora
s-a întocmit FCP și anume condica de prezență
Documente analizate Condica de prezență; Foaie Colectivă de Prezență

Descrierea Toţi angajaţii, au datoria să semneze zilnic condica de prezenţă, la venire
constatărilor şi la plecare.
În ultima zi lucrătoare a lunii, şeful de compartiment transmite la
Serviciul Resurse Umane foaia de prezenţă, în care se evidențiază timpul
de muncă şi alte situaţii (ore suplimentare, ore învoire, concedii, absențe,
etc.)"
Serviciul Resurse Umane verifică corectitudinea înregistrărilor referitoare
la concediile de odihnă, fără plată, de studii şi medicale şi le pune în
plată.
Pentru angajaţii care sunt desemnaţi pe perioade determinate să, realizeze
activităţi în cadrul unor alte colective de lucru, evidenţierea prezenţei se
face în foaia de prezenţă; întocmită de coordonatorul colectivului;
În timpul programului de lucru, angajaţii se vor afla la locul de muncă;şi
vor folosi integral şi eficient timpul de muncă, pentru indeplinirea
sarcinilor repartizate;
Învoirile în interes personal se aprobă, până la 4 ore de către
conducătorul direct şi cele de până la 8 ore sau peste-8 ore de către
conducerea Primăriei X , dar nu mai mult de 2 ori pe semestru. Învoirile
astfel aprobate sunt transmise la Serviciul Resurse Umane
Auditori interni,
Aneta Deaconu
Iosub Ecaterina
14
Chestionar - Lista de verificare
Compartimentul INTERVENŢIA LA FAŢA LOCULUI

de Audit Public Colectarea şi analiza probelor Data: 25.02.2016
Intern
Denumirea misiunii:„Modul de organizare a activităţii de gestiune a timpului de muncă şi timpului de odihnă”
Nr.
Întrebări Da Nu Observaţii
crt.
A Obiectivul de audit nr 1 Evaluarea respectării normelor şi prevederilor legale referitoare
la modul de evidenţă a prezenţei, învoirilor şi concediilor;
Cadrul normativ în vigoare pentru acest departament este
respectat? X
a) existenta activitatilor de control intern in punctele cheie ale

X
activitatilor/operatiilor
b) corelarea structurii profesionale a personalului cu necesităţile
compartimentului de resurse umane X
c) existenţa unui sistem de proceduri specifice pentru

desfăşurarea activităţii de gestiune a timpului de muncă şi de X
odihnă?
d) cuprinderea modalitatilor de actualizare a procedurilor X
Obiectivul de audit nr 2 Verificarea întocmirii corespunzătoare a foilor colective de

prezenţă.
Verificarea gradului de acoperire prin proceduri specifice a
activitatilor aferente compartimentului de resurse umane
a) existenţa unui sistem de proceduri specifice pentru realizarea
X
obiectivelor în domeniul resurse umane?
b) aprobarea procedurilor de catre persoanele competente X
c) stabilirea modelelor de formulare X
d) precizarea modalitatilor de completare a modelelor X
e) oferirea unor exemple în acest sens X
Obiectivul de audit nr 3 Verificarea evidenţei concediilor de odihnă medicale şi de
studii
14
Verificarea gradului de acoperire prin proceduri specifice a

activitatilor aferente compartimentului de resurse umane
a) existenţa unui sistem de proceduri specifice pentru realizarea X
obiectivelor
b) aprobarea în domeniul resurse
procedurilor de catreumane?
persoanele competente X
c) stabilirea modelelor de formulare X
d) precizarea modalitatilor de completare a modelelor X
e) oferirea unor exemple în acest sens X

Iosub Ecaterina
Listă de control
Compartimentul INTERVENŢIA LA FAŢA LOCULUI

de Audit Public Colectarea şi analiza probelor de audit Data: 26.02.2016
Intern
Denumirea misiunii:„Modul de organizare a activităţii de gestiune a timpului de muncă şi timpului de odihnă”
LISTĂ DE CONTROL
Elemente testate Document

Circuitul documentelor ROI
Structura organizatorică Organigrama
Completarea
Condica de prezență
formularelor standard CP
Completarea
formularelor standard Foi Colective de prezență
FCP
Planificarea CO Decizia directorului
Planificarea CO Cereri de CO înregistrate
Înregistrarea învoirilor Cerere
Înregistrarea CFP Cereri pentru Concediu Fără Plată
Concedii Medicale Certificate Medicale

14
Iosub Ecaterina
Fişă de identificare şi analiză a problemei

Compartimentul de INTERVENŢIA LA FAŢA LOCULUI
Audit Public Intern Data:27.02.2016
Document redactat de: Anet a Das călu
Supervizat: Iosub Ecaterina
FIŞĂ DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A PROBLEMEI
Se asigură necesarul de personal în cadrul Serviciului Resurse

Problema umane pentru desfăşurarea activităţii operaţionale privind
evidenţa prezenţelor, învoirilor şi concediilor?
Constatarea
În Regulamentul de Organizare şi Funcţionare al Primăriei Tg.
Neamţ este descrisă structura organizatorică la fiecare nivel al
instituţiei.
Serviciul este organizat cu un număr de 9 de posturi din care 3
funcţii de conducere şi 6 funcţii de execuţie. În prezent îşi
desfăşoară activitatea cu 6 funcţii de execuţie, care asigură
managementul resurselor umane a 5 de structuri organizatorice
care însumează 290 de persoane în aparatul propriu.
Situaţia numărului de salariaţi care revin la 1 lucrător în
domeniul resurselor umane din cadrul SRU se prezintă astfel:
Număr de salariaţi care revin la numărul de lucrători în
domeniul resurselor umane inclusiv personalul de conducere
Aprobat la cca. 27 de angajaţi revine câte 1 lucrător în
domeniul resurselor umane
Efectiv la cca. 32 de angajaţi revine câte 1 lucrător în domeniul
resurselor umane
Număr de salariaţi care revin la numărul de lucrători în
14
domeniul resurselor umane exclusiv personalul de conducere

Aprobat la cca. 35 de angajaţi revine câte 1 lucrător în
domeniul resurselor umane
Efectiv la cca. 48 de angajaţi revine câte 1 lucrător în domeniul
resurselor umane
La nivelul direcţiei, majoritatea personalului de execuţie au
studii superioare, reprezentând peste 65% din totalul
personalului
Fonduri insuficiente pe dezvoltarea SRU din cadrul Primăriei Tg.
Cauza
Neamţ;
Unele operaţiuni procedurale nu sunt realizate în termen, din
Consecinţa
cauza nivelului mare de muncă.
Asigurarea numărului de angajaţi, pentru care a fost definit
Serviciul Resurse Umane.
Asigurarea pregătirii profesionale a evaluatorilor şi a
contrasemnatarilor.
Revizuirea fişelor postului în vederea asigurării respectării
Recomandarea condiţiilor generale care trebuie îndeplinite înainte ca angajatul
să îndeplinească obiectivele individuale, respectiv:
- Claritatea sarcinii;
- Stăpânirea sarcinii;
- Cooperarea pentru realizarea sarcinii;
- Resursele necesare realizării sarcini
Întocmit Reprezentantul
Data: 25.02.2016 Auditorii interni, Pentru luare la entităţii/structurii
Aneta Dascălu cunoştinţă auditate
Iosub Ecaterina Cătălin I.
Manoliu
Supervizat Supervizor/ Şeful
Data:25.02.201 compartimentului de
6 audit public intern
Deaconu Elena
14
Formular de constatare şi raportare a iregularităţilor
INTERVENŢIE LA FAŢA LOCULUI

Compartimentul Audit Data: 03.03.2016
Public Intern Colectarea şi analiza probelor de audit
FORMULARUL DE CONSTATARE ŞI RAPORTARE A IREGULARITĂŢILOR
Problema Schema de funcţionare a SRU nu este conformă, numărul de salariaţi este mai mic
necesarul desfăşurării activităţii, în condiţii optime.
Serviciul este organizat cu un număr de 9 de posturi din care 3 funcţii de conducere

şi 6 funcţii de execuţie. În prezent îşi desfăşoară activitatea cu 6 funcţii de execuţie,
care asigură managementul resurselor umane a 5 de structuri organizatorice care
însumează 290 de persoane în aparatul propriu.
Situaţia numărului de salariaţi care revin la 1 lucrător în domeniul resurselor umane
din cadrul SRU se prezintă astfel:
Număr de salariaţi care revin la numărul de lucrători în domeniul resurselor
umane inclusiv personalul de conducere
Constatarea Aprobat la cca. 27 de angajaţi revine câte 1 lucrător în domeniul resurselor umane
exclusiv personalul de conducere
La nivelul direcţiei, majoritatea personalului de execuţie au studii superioare,
reprezentând peste 65% din totalul personalului.
Fonduri insuficiente pe dezvoltarea SRU din cadrul Primăriei Tg. Neamţ

Cauza
Unele operaţiuni procedurale nu sunt realizate în termen, din cauza nivelului mare
Consecinţa de muncă.
14
Asigurarea numărului de angajaţi, pentru care a fost definit Serviciul Resurse

Umane.
Asigurarea pregătirii profesionale a evaluatorilor şi a contrasemnatarilor.
Revizuirea fişelor postului în vederea asigurării respectării condi ţiilor generale care trebuie
îndeplinite înainte ca angajatul să îndeplinească obiectivele individuale, respectiv:
Recomandări - Claritatea sarcinii;
- Stăpânirea sarcinii;
- Cooperarea pentru realizarea sarcinii;
- Resursele necesare realizării sarcini
Anexe Organigrama, fişa postului, ROI
Auditori interni Supervizor,

Iosub Ecaterina
Notă centralizatoare a documentelor de lucru
INTERVENŢA LA FAŢA LOCULUI

Compartimentul de
Data: 12.03.2016
Audit Public Intern Revizuirea documentelor şi constituirea dosarului de audit

NOTA CENTRALIZATOARE A DOCUMENTELOR DE LUCRU
Documente justificative/ Există

Constatarea Auditori
Probe de audit Da Nu
La nivelul Serviciului Resurse Umane ROF-ul Directiei X

sistemul de control intern este în subordinea
conducatorului acestei structuri.
Activităţile de control intern nu sunt
formalizate, sub forma unor proceduri scrise
detaliate.
Nu exista o persoana nominalizată cu Fisele posturilor din X
14
responsabilitatea fundamentarii, întocmirii şi cadrul Serviciului

actualizarii Programului; ResurseUmane
Serviciul este organizat cu un număr de 9 de Organigrama X
posturi din care 3 funcţii de conducere şi 6
funcţii de execuţie
Auditori interni Supervizor,

Popescu Mihai Enache Marius
Roman Constantin
Minuta şedinţei de închidere
Compartimentul de INTERVENŢIA LA FAŢA LOCULUI Data: 14.03.2016

Audit Public Intern
Şedinţa de închidere
Perioadă auditată: 01.01.2015 – 31.12.2015
MINUTA ŞEDINŢEI DE ÎNCHIDERE
C. LISTA PARTICIPANȚILOR

Enache Marius Şef Serv Audit Pub Intern Primăria Tg. Neamţ
Roman Constantin Auditor intern Primăria Tg. Neamţ
Popescu Mihai Auditor intern Primăria Tg. Neamţ
Lavric Gabriel Director resurse umane Primăria Tg. Neamţ /Dep. Resurse
Marcu Valentina Inspector resurse umane Primăria Tg. Neamţ /Dep. Resurse
umane
Sandovici Dorin Inspector resurse umane Primăria Tg. Neamţ /Dep. Resurse
umane
umane
D. CONCLUZII
Prezentarea obiectivelor auditate şi constatărilor, a fost discutată fiecare deficienţă în

parte, au fost analizate cauzele care au contribuit la realizarea disfunctionalităţii, au fost
prezentate recomandările care urmează a fi implementate pentru eliminarea deficienţelor
constatate.
14
În cadrul Şedintei de închidere structura auditata şi-a însuşit în totalitate constatările şi

recomandarile formulate de echipa de auditori.
În consecinta, proiectul Raportului de audit intern devine Raport de audit intern final care
va fi pregatit pentru aprobare si transmitere structurii auditate. Raportul de audit intern va fi
insotit de o SINTEZA care va contine concluziile echipei de auditori interni cu prezentarea
principalelor recomandari si opinia generala a acesteia.
Structura auditata se angajeaza sa completeze Planul de actiune si calendarul
implementarii recomandarilor, cu termenele de realizare si persoanele responsabile cu
implementare acestora, pe care il vor discuta cu echipa de auditori.
Minuta reuniunii de conciliere
Compartimentul Audit RAPORTAREA REZULTATELOR MISIUNII Data: 15.03.2016

Public Intern
Reuniunea de conciliere
Denumire misiune:„Modul de organizare a activităţii de gestiune a timpului de muncă şi timpului de
odihnă”
MINUTA REUNIUNII DE CONCILIERE
A. Lista participanţilor

Deaconu Elena Şef Serv Audit Pub Intern Primăria Tg. Neamţ
Aneta Dascălu Auditor intern Primăria Tg. Neamţ
Iosub Ecaterina Auditor intern Primăria Tg. Neamţ
Florica Cucoş Director resurse umane Primăria Tg.Neamţ/Dep. Resurse
Cătălin I. Manoliu Inspector resurse umane Primăria
umane Tg.Neamţ/Dep. Resurse
Liliana Ioniţă Inspector resurse umane Primăria
umane Tg.Neamţ/Dep. Resurse
umane
B Concluzii
14
Prezentul raport de audit intern a fost întocmit în baza Programului de audit public intern şi
Programul intervenţiei la faţa locului, a constatărilor efectuate pe perioada colectării şi
prelucrării informaţiilor şi în timpul muncii pe teren. Constatările au la bază probe de audit
obţinute pe baza testelor efectuate şi consemnate în documentele de lucru.
RAPORT DE AUDIT PUBLIC INTENR
I. Introducere
Echipa de auditori a fost formată din:
 Deaconu Elena, auditor intern coordonator echipă de audit intern;
 Aneta Dascălu, auditor intern.
Supervizarea misiunii de audit inter a fost asigurată de Dl. Enache Marius, auditor principal
în cadrul compartimentului audit publuc intern.
Ordinul de efectuare a misiunii de audit intern de conformitate:Misiunea a fost cuprinsă

în planul de audit intern pe anul 2016şi s-a derulat conform Ordinului de serviciu nr. 3449 din
15 ianuarie 2016.
Baza legală a misiunii de audit:
 Planul de audit pe anul 2016, aprobat
 Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, republicată
 Hotărârea Guvernului nr. 1086/2013 pentru aprobarea Normelor generale privind

exercitarea activităţii de audit public intern;
 Hotărârea de Guvern nr. 1183/2012 privind sistemul de cooperare pentru asigurarea

funcţiei de audit public intern;
 Ordinul 946 din 04.07.2005 (republicat) pentru aprobarea Codului controlului intern ,
cuprinzând standardele de control intern/managerial la entităţile publice şi pentru
dezvoltarea sistemelor de control intern;
14
 Norme proprii privind exercitarea activităţii de audit public intern în cadrul Primăriei
Tg. Neamţ;
Durata misiunii de audit: 15.02 - 15.03.2016
Perioada auditată: 01.01.2015 – 31.12.2015
Sopul misiunii de audit public intern de conformitate îl reprezintă examinarea

responsabilităţilor asumate de către conducerea entităţii publice şi personalul de conducere şi
execuţie din Serviciul Resurse Umane, cu privire la organizarea activităţii de gestiune a timpului
de muncă şi timpului de odihnă.
 Asigurarea respectării prevederilor Regulamentului de Organizare şi Funcţionare

a primăriei, în ceea ce priveşte structura Serviciului de Resurse Umane.
 Asigurarea respectării prevederilor legale ale Legii nr. 53/2003 republicată

(Codul Muncii) privind durata timpului de muncă şi a timpului de concediu.
 Asigurare îndeplinirii sarcinilor atribuite Serviciului Resurse Umane conform

Regulamentului Intern, în ceea ce priveşte gestiunea timpului de muncă şi
timpului de odihnă.
Obiectivele acţiunii de auditare au urmărit:
Obiectivul general al misiunii l-a reprezentat formularea de recomandări pertinente în vederea

creşterii eficacităţii sistemelor de control intern instituite în procesul de organizare şi funcţionare
a activităţii de gestiune a resurselor umane.
În contextul obiectivului general, au fost avute în vedere următoarele obiective specifice:

14
Tipul de audit: Echipa de auditori interni a efectuat o misiune de audit public intern de
conformitate respectiv realizarea unei analize a activităţii desfăşurate privind modul de gestiune
a timpului de muncă şi de odihnă din cadrul Serviciului Resurse Umane, urmărindu-se
determinarea necesităţii şi oportunităţii îmbunătăţirii economicităţii, eficienţei şi eficacităţii
activităţilor sub aspectul respectării ansamblului regulilor procedurale şi metodologice care le
sunt aplicate.
Metodologia utilizată în realizarea misiunii de audit:
Misiunea de audit public intern de conformitate s-a desfăşurat în conformitate cu prevederile

Ghidului general privind metodologia specifică de derulare a misiunilor de audit public intern de
regularitate şi Normele proprii de audit ale entităţii, avizate şi aprobate de conducere, privind
exerccitarea activităţii de audit intern în cadrul entităţii.
Tehnicile şi instruentele utilizate specifice activităţii de audit intern au fost aplicate pentru mai
puţin de 100% din elementele specifice unei operaţiuni din cadrul evidenţei timpului de muncă,
echipa utilizând tehnici de eşantionare în scopul selectării probelor analizate.
II. Metodologia de desfăşurare a misiunii de audit public intern

de regularitate
Tehnici de audit intern utilizate:
 Verificarea se realizează în vederea asigurăţii validităţii, realităţii şi acurateţei

înregistrărilor în evidenţa resurselor umane, a documentelor şi a concordanţei cu legile şi
regulamentele în vigoarem precum şi a eficacităţii controlului intern.
Tehnicile de verificare sunt :
a) Comparaţia: confirmă identitatea unei informaţii după obţinerea acesteia din două
sau mai multe surse diferite;
b) Examinarea: presupune urmărirea în special a detectării erorilor sau a iregularităţilor;
c) Recalcularea: verificarea calculelor matematice; (nr.zile, ore etc.)
d) Confirmarea: solicitarea informaţiei din două sau mai multe surse independente în
scopul de validării acesteia;
14
e) Punerea de acord: procesul de potrivire a două categorii diferite de înregistrări;

f) Garantarea: verificarea realităţii tranzacţiilor înregistrate prin examinarea
documentelor, de la articolul înregistrat spre documentele justificative;
g) Urmărirea: reprezintă verificarea procedurilor de la documentele justificative spre
articolul înregistrat. Scopul urmăririi este de a verifica dacă toate prezenţele reale au
fost înregistrate.
 Observarea fizică constă în urmărirea unui proces sau a unei proceduri, prin care auditorii
interni îşi formează o părere proprie.
 Interviul se realizează de către auditorii interni prin intervievarea persoanelor auditate/

implicate. Informaţiile primite trebuie confirmate cu documente.
 Analiza constă în descompunerea unei entităţi în elemente, care pot fi izolate,

identificate, cuantificate şi măsurate distinct.
Instrumente de audit intern:
a) chestionarul de luare la cunoştinţă (CLC) - cuprinde întrebări referitoare la contextul
socio-economic, organizarea internă, funcţionarea entităţii/structurii auditate;
b) chestionarul de control intern (CCI) - ghidează auditorii interni în activitatea de

identificare obiectivă a disfuncţiilor şi cauzelor reale ale acestor disfuncţii;
c) chestionarul-listă de verificare (CLV) - este utilizat pentru stabilirea condiţiilor pe care
trebuie să le îndeplinească fiecare domeniu auditabil.
Documente şi materiale examinate în cadrul entităţii – activităţile desfăşurate pe perioada

etapei Intervenţia la faţa locului a vizat documenţia aferentă perioadei auditate, respectiv
01.01.2015 – 31.12.2015 care a cuprins următoarele:
- Legi şi regulamente aplicabile la nivelul entităţii;
- Organigrama entităţii;
14
- Regulamentul de Organizare şi Funcţionare;
- Acorduri colective de muncă, contractele colective de muncă, hotărâri judecătoreşti;
- State de funcţii;
- Regulament de Ordine Interioară;
- Fişele posturilor;
- Procedurile de lucru;
- Planificările de CO pe anul 2015;
- Cererile de CO, CF , I pe anul 2015;
- Situaţia Concediilor Medicale pe 2015;
- Situaţia privind cursurile de perfecţionare la care a aprticipat personalul din cadrul entităţii
publice Primăria X în perioada 01.01.2015 – 31.12.2015.
Documente şi materiale întocmite pe perioada auditării:
 Studiu preliminar;
 Chestionarul de luare la cunoştinţă;
 Evaluarea gradului de întredere în controlul intern;
 Programul misiunii de audit public intern;
 Interviuri;
 Teste;
 Foi de lucru;
 FIAP –uri;
 Notă centralizatoare a documentelor de lucru;
14
 Proiectul raportului de audit intern;
 Raportul de audit intern;
 Sinteza raportului de audit intern;
 Minuta şedinţei de deschidere;
 Minuta şedinţei de închidere.
Echipa de auditori interni pentru realizarea derulării etapelor specifice misiunii de audit
intern a avut în vedere obiectivele misiunii, prezentate mai sus, pentru evaluarea funcţionalităţii
sistemului de control intern care se desfăşoară în cadrul Serviciului Resurse Umane pentru
activitatea de gestiue a acestora.
Prezentăm în continuare, în mod sintetic, principalel constatări însoţite de cauze,

consecinţe şi recomandări pe baza testărilor efectuate pe perioada colectării şi prelucrării
informaţiilor şi în perioada de intervenţie la faţa locului, consemnate în documentele de lucru.
III. Constatări şi recomandări
În perioada auditată, Primăria X şi-a desfăşurat activitatea în conformitate cu prevederile

Legii nr. 215 /23.04. 2011 – Legea administraţiei publice locale, cu modificările şi completările
ulterioare, act normativ ce reglementează cadrul general al autonomiei locale, precum şi
organizarea şi funcţionarea administraţiei publice locale.
Serviciul Resurse Umane, gestiunea timpului de muncă şi de odihnă, este o structură

organizatorică aflată în subordinea Direcţiei economice din cadrul Primăriei X, care asigură
aplicarea legislaţiei în domeniu resurselor umane, gestionarea curentă a resurselor umane şi a
funcţiilor publice la nivelul entităţii.
Activităţile specifice în domeniu gestionării resurselor umane care se desfăşoară în cadrul

Serviciului Resurse Umane sunt:
14
 întocmeşte propunerile privind organigrama şi statul de funcţii ale aparatului de specialitate

al Primarului Municipiului X şi Serviciului Public Comunitar Local pentru Evidenţa Persoanelor,
pe care le supune spre aprobare Consiliului local;
 urmăreşte utilizarea eficientă a personalului şi împreună cu şefii de compartimente,
întocmeşte propuneri pentru modificarea organigramei sau pentru treceri temporare într-un alt
serviciu;
 întocmeşte evidenţa funcţiilor publice şi asigură transmiterea tuturor informaţiilor solicitate
de Agenţia Naţională a Funcţionarilor Publici, conform Legii nr. 188/1999, republicată, cu
modificările şi completările ulterioare ;
 asigură legătura cu Agenţia Naţională a Funcţionarilor Publici;
 coordonează întocmirea de către şefii de servicii şi birouri a fişei postului pentru personalul
de execuţie;
 organizează, în condiţiile legii, concursurile pentru ocuparea posturilor vacante şi temporar
vacante;
 colaborează cu toate serviciile Primăriei la întocmirea, reactualizarea şi Regulamentul de
organizare şi funcţionare al aparatului propriu de specialitate al Primarului, pe care-l spune spre
aprobare Consiliului Local;
 întocmeşte si supune spre aprobare Primarului municipiului X, Regulamentul intern;
 colaborează cu toate compartimentele pentru întocmirea şi transmiterea în termen a
lucrărilor specifice domeniului de activitate, solicitate de executivul Primăriei sau de alte
instituţii ale statului;
 răspunde de aplicarea reglementărilor legale în vigoare privind încadrarea, promovarea şi
evaluarea anuală a personalului din cadrul Primăriei şi SPCLEP;
 solicită şefilor de compartimente necesarul de perfecţionare şi supune spre aprobare
primarului, planul de perfecţionare pe anul în curs;
 întocmeşte proiecte de dispoziţie pentru încadrarea, detaşarea, mutarea, transferarea,
promovarea, sancţionarea, pensionarea şi încetarea raporturilor de serviciu /muncă a
personalului;
 întocmeşte şi actualizează registrul electronic de evidenţă a salariaţilor;
 în luna decembrie solicită compartimentelor funcţionale propuneri pentru programarea
concediilor de odihnă pe anul următor şi le supune spre aprobare Primarului;
14
 stabileşte durata concediilor de odihnă, urmăreşte şi ţine evidenţa efectuarii acestora;

 întocmeşte notele de relaţii solicitate, note interne şi organizează evidenţe militare;
 ţine evidenţa şi eliberează legitimaţii de împuternicit al Primarului, personalului din
administraţia publică ,
Obiectul auditat privind „Modul de organizare a activităţii de gestiune a timpului de muncă şi de

odihnă” a început de la organizarea activităţii, respectiv elaborarea/actualizarea procedurilor de
sistem, procedurilor operaţionale, procedurilor de lucru specifice, resursele umane de care
dispun, identificarea riscurilor, evaluarea controalelor interne existente, introducerea de
instrumente de control pentru gestionaea şi minimizarea riscurilor , existenţa şi gradul de
actualizare a registrului riscurilor acestei activităţi.
Evaluarea respectării condiţiilor de conformitate şi regularitatte s-a materializat în elaborarea
chestionarului lista de verificare, verificările prin foi de lucru, liste de control, observări fizice pe
teren, interviuri care au condus la solicitarea unor note de relaţii, prin care s-au identificat unele
probleme şi disfunţionaţităţi care au fost înscrise în formularele de constatare (FIAP).
În acest capitol, prezentăm principalele constatări ale echipei de auditori interni, cauzele,
consecinşele şi recomandările formulate, obţinute în urma testărilor efectuate şi concretizate în
FIAP-urile întocmite în etapa intervenţa la faţa locului, în vederea corectării
disfuncţionalităţilor semnalata sau a celor care pot să apară în perioada imdetia următoare, a
acestor constatări.
Pentru realizarea obiectivelor trebuie să se asigure un echilibru între sarcini, competenţe
(autoritate decizională conferită prin delegare) şi responsabilităţi (obligaţia de a realiza
obiectivele) şi să definească proceduri.
Procedurile reprezintă paşii ce trebuie urmăriţi şi cuprind algoritmul pentru realizarea
sarcinilor, exercitarea competenţelor, existenţa activităţilor de control în puncte cheie şi
angajarea responsabilităţilor.
Pentru realizarea obiectivului nr. 1 al misiunii de audit public intern „Evaluarea respectării
normelor şi prevederilor legale referitoare la modul de evidenţă a prezenţei, învoirilor şi
concediilor” echipa de auditori a urmărit dacă la nivelul entităţii există proceduri pentru
sprijinirea funcţionării circuitului documentelor care stau la baza acestei activităţi.
14
Echipa de auditori a constatat că atribuirea responsabilităţilor, separarea sarcinilor şi

delegarea autorităţilor sunt stabilite prin proceduri scrise în curs de formalizare şi implementare.
Pe parcursul evaluarilor au fost testate procedurile operaţionale şi procedurile de lucru
pentru desfăşurarea activităţii specifice gestiunii timpului de muncă şi de odihnă şi a au fost
urmărite operaţiile şi activitatea audiată în raport cu cadrul normativ.
În baza acestor observaţii, se regăseşte ca o recomandare generală la toate obiectivele
misiunii de audit intern, necesitate formalizării şi implementării procedurilor elaborate pentru
toate operaţiunile privitoare la activitate de evidenţă a prezenţelor, învoirilor şi concediilor, pe
baza cadrului normativ existent.
Pe baza procedurilor se monitorizeză existenţa şi funcţionalitatea controlului intern, ceea ce
ne va da posibilitatea să constatăm dacă:
 Este intergrat în sistemul de management al fiecărei componente structurale a entităţii
publice;
 Intră în grija personalului de la toate nivelurile;
 Oferă o asigurare rezonabilă atingerii obiectivelor, începând cu cele individual şi
terminând cu cele generale.
În practică există două categorii de proceduri:
• Proceduri generale date de cadrul normativ, respectiv de legi, norme
metodologice, precizări, instrucţiuni, elaborate de către entitatea publică în vederea
organizării aplicării unor reglemetări de rang superior, aprobate de către conducătorul entităţii
publice sau chiar de către guvern.
• Proceduri specifice pentru fiecare activitate a entităţii publice sub forma
metodologiilor de lucru, care trebuie să fie:
1) scrise şi formalizate pe suport de hârtie şi/sau electronic, care să conţină
pe fluxurile operaiilor, activităţi de control, responsabilităţi, modele de
documente cu exemplificări, cunoştinţele individuale şi colective care
trebuie stocate şi puse în ordinea care să corespundă scopurilor entităţii
publice şi aprobate de management;
2) simple şi specifice pentru ca executanţii să le poate utiliza cu respectarea
cadrului normativ, pentru fiecare domeniu;
14
3) completate şi actualizate în mod permanent în funcţie de evoluţia

reglementărilor şi practicilor în materie;
4) aduse la cunoştinţa executanţilor, pentru a putea fi discutate însuşibile
şi aplicabile în mod uniform.
Se impune, totodată, stabilirea unui sistem de pregătire profesională pentru elaborarea, însuşirea,
respectarea şi monitorizarea aplicării procedurilor de lucru de către toţi salariaţii din cadrul
serviciului resurse umane.
Pentru realizarea obiectivului nr.2 al misiunii de audit public intern „Verificarea întocmirii
corespunzătoare a foilor colective de prezenţă” echipa a realizat o analiză a modului de
respectarea a regulamentului intern al entității, document care susține desfășurarea activității de
evidențiere a pezenței, învoirilor și concediilor, analiză ce scos la suprafața problema
personalului insuficient pentru această procedură operațională, dar, care este îndeplinită
respectându-se conținutul documentelor și circuitula acestora. Studiul Preliminar realizat în
etapa de pregătire a misiunii de audit, la nivelul de colectare și preluarea informațiilor, arată cum
obiectivul 2 are puncte comune cu obiectivul 3 al acestei misiuni, întrucât foaia colectivă de
prezență este un document centralizator privind evidenţa timpului de muncă a salariatului, a
orelor suplimentare, orelor de noapte, concediu de odihnă, concedii de boală, maternitate, învoiri
şi concediu fără plată, absenţe nemotivate.
Pentru realizarea obiectivului nr.3 al misiunii de audit public intern „Verificarea evidenţei
concediilor de odihnă, medicale şi de studii” echipa a analizat documentele ce au stat la baza
înregistrărilor de acest tip: certificate medicale (dacă erau completate corespunzător,) cererile
pentru Co înregistrate (dacă acopereau planul oprațional, respecatarea unui număr de salariați
prezenți la locul de muncă pentru a nu compromite orarul normal al intituției și pentru a nu
depăși numărul maxim de ore lucrate pe săptămână a celor care suplineau locurile colegilor săi),
iar în cazul concediilor de studii referatele șefilor de departamente împreună cu cererile
aplicanților.
În concluzie, procedura operațională de evidență a timpului e muncă este îndeplinită respectând
pe deplin circuitul documentelor- conf.anexei Serviciul Resurse Umane – formatul
documentelor- termenele de transmitere.
14
IV. Concluzii
Prezentul raport de audit intern a fost întocmit în baza Programului de audit public intern şi
Programul intervenţiei la faţa locului, a constatărilor efectuate pe perioada colectării şi
prelucrării informaţiilor şi în timpul muncii pe teren. Constatările au la bază probe de audit
obţinute pe baza testelor efectuate şi consemnate în documentele de lucru.
Recomandări: Deși activitatea operațională este îndeplinită, respectând prevederile în acest

sens atât legale căt și procedurale la nivel de intituție, echipa de auditori consideră că o
informatizare a acestei proceduri ar eficientiza timpul alocat. Un program informatic de pontat
prezența pe bază de card/cartelă ar scuti personalul din Serviciu Resurse Umane de timpul alocat
cu strângerea de semnături pentru prezențe, în plus ar fi mult mai transparent, ușor de verificat.
14
CUPRINS
Denumire Pag.
ETAPA I. PREGĂTIREA MISIUNII
1.1 Iniţierea auditului intern
1.1.1 Ordinul de serviciu – P01 2
1.1.2 Declaraţia de independenţă - P02 3
1.1.3 Notificare privind declanşarea misiunii de audit public intern al resurselor umane- P 03 6
1.2 Şedinţa de deschidere
1.2.1 Minuta şedinţei de deschidere – P04 8
1.3 Colectare şi preluarea informaţiilor
1.3.1 Chestionarul de luare la cunoştinţă – P05 9
1.3.2 Studiu preliminar – P 06 13
1.4 Analiza riscurilor şi evaluarea controlului intern
1.4.1 Evaluarea riscurilor – P07 19
1.4.2 Evaluarea controlului intern Chestionar de control intern –P08 21
Evaluarea gradului de încredere în controlul intern – P08 23
1.5 Elaborarea Programului misiunii de audit public intern al gestiunii resurselor umane
1.5.1 Programul misiunii de audit public intern al gestiunii resurselor umane – P09 26
ETAPA II. Intervenţia la faţa locului
2.1 Colectarea şi analiza probelor de audit
Teste – P10
Efectuarea testărilor şi formularea
2.1.1 Chestionar listă de verificare - CLV; foi de lucru; 28
constatărilor
interviuri; chestionare – P10
Analiza problemelor şi Fişă de Identificare şi Analiză a
2.1.2 34
formularea recomandărilor Problemei – FIAP – P11
Analiza şi raportarea Formular de Constatare şi Raportare a
2.1.3 36
iregularităţilor Iregularităţilor – FCRI – P12
2.2 Revizuirea documentelor şi constituirea dosarului de audit
2.2.1 Nota centralizatoare a documentelor de Lucru –P13 37
2.3 Şedinţe de închidere
2.3.1 Minuta şedinţei de închidere – P14 38
ETAPA III. Raportarea rezultatelor misiunii
3.1 Elaborarea proiectului Raportului de audit public intern
Elaborarea proiectului Raportului Proiectul Raportului de audit public intern – P15
3.1.1 de audit public intern
3.1.2 Transmiterea proiectului Raportului de audit public intern - P16 -

3.1.3 Reuniunea de conciliere Minuta Reuniunii de conciliere – P17 38
Elaborarea Raportului
3.2
de audit public intern
3.2.1 Raportul de audit public intern – P18
3.2.2 Difuzarea Raportului de audit public intern – P19
ETAPA IV. URMĂRIREA RECOMANDĂRILOR
4.1 Urmărirea implementării recomandărilor Fişa de urmărire a recomandărilor – P21
14
BIBLIOGRAFIE
1. HOTĂRÂRE Nr. 1086 din 11 decembrie 2013 pentru aprobarea Normelor generale
privind exercitarea activităţii de audit public intern;
2. ORDIN NR. 757 pentru aprobarea Ghidului general privind metodologia specifică
de derulare a misiunilor de audit public intern de regularitate/conformitate;
3. Regulamentul de Organizare şi Funcţioanre al Primăriei Municipiului Tg. Neamţ;
4. Regulamentul de Ordine Interioară al Primăriei Tg. Neamţ;
5. Organigrama Primărie Oraşului Tg. Neamţ;
6. Îndrumar – Evaluarea controlului intern în scopul realizării misiunilor de audit
public intern(2014);
14

Misiune de Audit Intern Privind Prezenta, Invoirile Si Concediile in Cadrul Primariei Tg. Neamţ

Încărcat de

Informații document

Titlu original

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Misiune de Audit Intern Privind Prezenta, Invoirile Si Concediile in Cadrul Primariei Tg. Neamţ

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Metodologia de derulare a unei misiuni de audit

Procedura - P01: Ordinul de serviciu

Primăria oraşului Tîrgu Neamţ

 Evaluarea respectării normelor şi prevederilor legale referitoare la modul de evidenţă a

Procedura - P02: Iniţierea auditului

8. Aţi aprobat înainte documente, ordine de plată şi alte instrumente de - X

1. Incompatibilităţi personale: Nu este cazul.

Întocmit: Deaconu Elena Verificat: Iosub Ecaterina

Procedura - P02: Iniţierea auditului

7. Aveţi vreo legătură politică, socială care ar rezulta dintr-o fostă

1. Incompatibilităţi personale: Nu este cazul.

Întocmit: Aneta Dascălu Verificat: Iosub Ecaterina

Procedura - P02: Iniţierea auditului

7. Aveţi vreo legătură politică, socială care ar rezulta dintr-o fostă

1. Incompatibilităţi personale: Nu este cazul.

Întocmit: Iosub Ecaterina Verificat: Elena Dascălu

Procedura – P03: Iniţierea Auditului

Primăria Tg. Neamţ

NOTIFICAREA PRIVIND DECLANŞAREA MISIUNII DE AUDIT

Către: Primăria oraşului Tg. Neamţ

Referitor la misiunea de audit:

În conformitate cu Planul anual de audit public intern pe anul 2016, urmează ca în

Scopul misiunii de audit public intern de sistem îl reprezintă evaluarea în

 Riscuri pe care le-aţi identificat şi care influenţează modul de desfăşurare a activităţii;

Data: Şeful Compartimentului Audit Public Intern

Minuta ședinței de deschidere

Compartimentul PREGĂTIREA MISIUNII Data:

MINUTA ȘEDINȚEI DE DESCHIDERE

Numele Funcţia Entitatea/structura auditată Semnătura

În cadrul şedinţei de deschidere s-a procedat la:

 prezentarea echipei de auditori care urmează să efectueze misiunea de audit intern;

Procedura – P05: Colectarea şi prelucrarea informaţiilor

CHESTIONAR DE LUARE LA CUNOŞTINŢĂ

ÎNTREBĂRI FORMULATE DA NU OBSERVAŢII

încât să asigure realizarea atribuţiilor stabilite prin

proceduri? lucru aprobate sunt

Auditori interni, Supervizor,

Procedura – P06: Colectarea şi prelucrarea informaţiilor

Obiectiv Descrierea activităţilor derulate

 întocmeşte evidenţa funcţiilor publice şi asigură transmiterea tuturor informaţiilor solicitate de

- organizarea şi desfăşurarea proceselor de administrare a domeniului auditabil;

Stabilirea punctajului total al riscurilor şi ierarhizarea riscurilor

STABILIREA PUNCTAJULUI TOTAL AL RISCURILOR

Criterii de analiză a riscurilor Ierarhizare

Întocmirea cererii de învoire Neîntocmirea cererii 3 1 3 Mediu

Chestionar de control intern

Compartimentul de Audit PREGĂTIREA MISIUNII Data:20.02.2016

CHESTIONARUL DE CONTROL INTERN

În lipsa directorului general care aprobă învoirile este

Auditori interni, Supervizor,

Evaluarea iniţială a controlului intern şi stabilirea obiectivelor de audit

Compartimentul Audit PREGĂTIREA MISIUNII

EVALUAREA INIŢIALĂ A CONTROLUL INTERN ŞI STABILIREA OBIECTIVELOR DE AUDIT

Controale interne Controale interne Evaluarea iniţială a Selectarea în

1. Evaluarea respectării normelor şi Şedinţe periodice de Respectare planului de

Sunt respectate Respectare planului de

Întocmirea procesului Neîntocmirea Metodologia condicii Respectare planului de

cu caracteristicile formulate şi analizate

Neîntocmirea Completarea tuturor Respectare planului de

documentaţiileşi proceduri aopraţionale din

Înscrierea zilelor de CO Completarea tuturor Respectare planului de

Auditori interni, Supervizor,

Aneta Diaconu Elena Deaconu