Anexa nr.

1 Procedura P01: Iniierea auditului

UNIVERSITATEA XXXXX Serviciul de Audit Intern Nr.________Data_______

ORDIN DE SERVICIU

In conformitate cu prevederile Legii nr.672/2002 privind auditul public intern, ale OMFP nr.38/2003 de aprobare a normelor metodologice privind exercitarea activittii de audit public intern, completate i modificate prin OMFP nr. 423/2004, ale normelor proprii aprobate i cu Planul de audit intern pentru anul 2011, se va efectua o misiune de audit intern privind managementul resurselor umane la Serviciul Resurse Umane, in perioada 01.06.201115.07.2011. Scopul misiunii de audit este de a da asigurri asupra Managementului resurselor umane, respectiv organizarea activitii, recrutare, salarizare, evaluare, pregtirea personalului, fiind structurat pe urmtoarele domenii auditabile: -stabilirea drepturilor salariale; -pregtirea profesional a personalului; Misiunea de audit intern se va concretiza ntr-un audit de conformitate privind managementul resurselor iumane, prin deplasri la faa locului, conform unui program stabilit anticipat de comun acord. Echipa de audit este formata din urmatorii auditori: 1. Marian Florescu 2. Ioana Albu

Conducatorul compartimentului de audit intern, Vasilescu Gheorghe

Anexa nr. 2 Procedura P02: Iniierea auditului UNIVERSITATEA XXXXX Serviciul de Audit Intern DECLARAIA DE INDEPENDEN Misiunea de audit: Managementul resurselor umane ntocmit: Marian Florescu Incompatibilitati n legtura cu entitatea /structura auditata DA Ati avut /aveti vreo relatie oficiala, financiara sau personala cu cineva care ar putea s v limiteze msura n care putei s v interesai, s descoperii sau s constatai slbiciuni de audit n orice fel? Aveti idei preconcepute fata de persoane, grupuri, organizatii sau obiective care ar putea s v influeneze n misiunea de audit? Ati/aveti functii sau ati fost implicati n ultimii trei ani intr-un alt mod in X activitatea structurii auditate? Aveti responsalbilitati in derularea programelor si prioectelor privind gestiunea resurselor umane? Ati fost implicat in eleborarea si implementarea sistemelor de control ale entitatii ce urmeaza a fi auditata? Sunteti ruda sau afin pana la gradul al IV-lea cu conducatorul entitatii sau cu alti membri de conducere? Aveti vreo legatura politica, sociala care ar rezulta dintr-o fosta angajare sau primire de redeventede la vreun grup anume, sau organizatie? Ati tinut anterior contabilitatea la entitatea ce va fi auditata? Aveti vreun interes direct sau unul de fond indirect la entitatea ce va fi auditata? Daca in timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate care ar X putea sa va afecteze abilitateade a lucra si a face rapoartele de audit impartiale, notificati sefului Serviciului de audit intern de urgenta? NU X

X X X X X X

Auditor, Marian Florescu

Conductorul compartimentului de audit intern, Vasilescu Gheorghe

1. Incompatibiliti personale: Cu aproximativ trei ani n urm am avizat pentru controlul financiar preventiv plata unor facturi privind achiziionarea unor echipamente. 2. Pot fi negociate/diminuate/eliminate incompatibilitile? Da. 3. Dac da, explicai cum anume: Misiunea planificat nu are nici o tangen cu plata facturilor; obiectivul este managementul resurselor umane, ca atare nu exist incompatibiliti. Data: 16.05.2011 Semntura:

Procedura P02: Iniierea auditului UNIVERSITATEA XXXXX Serviciul de Audit Intern DECLARAIA DE INDEPENDEN Misiunea de audit: Managementul resurselor umane ntocmit: Ioana Albu Incompatibilitati n legtura cu entitatea /structura auditata DA Ati avut /aveti vreo relatie oficiala, financiara sau personala cu cineva care ar putea s v limiteze msura n care putei s v interesai, s descoperii sau s constatai slbiciuni de audit n orice fel? Aveti idei preconcepute fata de persoane, grupuri, organizatii sau obiective care ar putea s v influeneze n misiunea de audit? Ati/aveti functii sau ati fost implicati n ultimii trei ani intr-un alt mod in activitatea structurii auditate? Aveti responsalbilitati in derularea programelor si prioectelor privind gestiunea resurselor umane? Ati fost implicat in eleborarea si implementarea sistemelor de control ale entitatii ce urmeaza a fi auditata? Sunteti ruda sau afin pana la gradul al IV-lea cu conducatorul entitatii sau cu alti membri de conducere? Aveti vreo legatura politica, sociala care ar rezulta dintr-o fosta angajare sau primire de redeventede la vreun grup anume, sau organizatie? Ati tinut anterior contabilitatea la entitatea ce va fi auditata? Aveti vreun interes direct sau unul de fond indirect la entitatea ce va fi auditata? Daca in timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate care ar X putea sa va afecteze abilitateade a lucra si a face rapoartele de audit impartiale, notificati sefului Serviciului de audit intern de urgenta? NU X

X X X X X X X X

Auditor, Ioana Albu

Conductorul compartimentului de audit intern, Vasilescu Gheorghe

4. Incompatibiliti personale: 5. Pot fi negociate/diminuate/eliminate incompatibilitile?6. Dac da, explicai cum anume: Data: 16.05.2011 Semntura:

Anexa nr. 3 Procedura P03: Iniierea auditului UNIVERSITATEA XXXXX Serviciul de Audit Intern NOTIFICARE PRIVIND DECLANAREA MISIUNII DE AUDIT INTERN Ctre: Serviciul Resurse Umane De la: ef Serviciu de audit intern Referitor la misiunea de audit intern: Management resurse resurse umane Stimate() domnule/doamn, n conformitate cu Planul anual de audit intern, urmeaz ca n perioada 01.06-15.07.2011 s efectum o misiune de audit intern cu tema Managementul resurselor umane n cadrul Serviciului Resurse Umane. Echipa de auditori va examina responsabilitile asumate de ctre Serviciul Resurse Umane i va determina dac acestea i ndeplinesc obligaiile n mod eficient i efectiv. Ulterior, v vom contacta pentru a stabili de comun acord edina de deschidere n vederea discutrii diverselor aspecte ale misiunii de audit, cuprinznd: -prezentarea auditorilor; -principalele obiective ale misiunii de audit intern; -modul de desfurare a interveniei la faa locului; -scopul misiunii de audit intern; -alte aspecte. Pentru o mai bun nelegere a activitii dumneavoastr, v rugm s ne punei la dispoziie urmtoarea documentaie: -legile i reglementrile ce se aplic entitii dumneavoastr; -organigramele serviciilor auditate; -regulamentele de organizare i funcionare pe care le aplicai; -fiele posturilor existente; -toate procedurile scrise care descriu sarcinile ce trebuie realizate pentru achiziiile publice; -rapoarte, note, dosare anterioare care se refer la aceast tem. Dac intervin ntrebri privind misiunea de audit intern, putei s-l contactai dl. Marian Florescu auditor, responsabil cu realizarea misiunii de audit sau pe conductorul compartimentului de audit intern. Conductorul compartimentului de audit intern, Vasilescu Gheorghe Data .............

Anexa nr. 4 Procedura P04: Colectarea i prelucrarea informaiilor UNIVERSITATEA XXXXX Serviciul de Audit Intern COLECTAREA INFORMAIILOR Misiunea de audit: Managementul resurselor umane Perioada auditat: 01.01.2010 30.04.2011 ntocmit: Marian Florescu, Ioana Albu Avizat: Vasilescu Gheorghe COLECTAREA INFORMATIILOR Da Nu

Data: 02.06.2011 Data: 02.06.2011

Observatii

Serviciul Resurse Umane

Identificarea legilor si regulamentelor aplicabile structurii auditate Obtinerea organigramei Obtinerea regulamentului de functionare Obtinerea fiselor posturilor Obtinerea procedurilor scrise X X X X X -

Au fost elaborate i aprobate proceduri doar cu privire la recrutarea i salarizarea personalului

Identificarea personalului responsabil Obtinerea strategiilor la nivelul entitii i la nivelul serviciului de resurse umane Analiza raportului de audit intern anterior Obinerea planului de carier elaborat la nivelul entitii Obinerea rapoartelor privind evoluia personalului pe grupe de vrst, vechime, funcii, grade profesionale etc.

X X X X

X Nu exist un plan de carier

Anexa nr. 5 Procedura P05: Analiza riscurilor UNIVERSITATEA XXXXX Serviciul de Audit Intern

LISTA CENTRALIZATOARE A OBIECTELOR AUDITABILE Misiunea de audit: Management resurse umane Perioada auditat: 01.01.2010 30.04.2011 ntocmit: Marian Florescu, Ioana Albu Avizat: Vasilescu Gheorghe

Data: 03.06.2011 Data: 03.06.2011 Observaii

Nr. crt. I.

Domeniul Stabilirea drepturilor salariale

Obiecte auditabile 1. Determinarea timpului de lucru (prezen, nvoiri, concedii etc.); 2. Acordarea salariului de baz; 3. Acordarea sporurilor i a indemnizaiilor de conducere 4. Modificarea drepturilor salariale 5. Analiza nevoilor de pregtire profesional a 6. Elaborarea i realizarea programelor de pregtire profesional 7. Acoperirea necesitilor de pregtire profesional 8. Urmrirea rezultatelor pregtirii profesionale

II.

Pregtirea profesional personalului

Anexa nr. 6 Procedura P05: Analiza riscurilor UNIVERSITATEA XXXXX Serviciul de Audit Intern

IDENTIFICAREA RISCURILOR Misiunea de audit: Management resurse umane Perioada auditat: 01.01.2010 30.04.2011 ntocmit: Marian Florescu, Ioana Albu Avizat: Vasilescu Gheorghe Nr. crt. I. Domeniul Stabilirea drepturilor salariale Obiecte auditabile

Data: 03.06.2011 Data: 03.06.2011 Riscurile identificate Obser vaii

II.

Pregtirea profesional personalului

1. Determinarea timpului de lucru 1.Evidena prezenei i a (prezen, nvoiri, concedii etc.); concediilor de orice fel nu se ncadreaz n principiile de conformitate 2. Acordarea salariului de baz; 2.Stabilirea eronat a salariului de baz 3. Acordarea sporurilor i a 3.Acordarea unor indemnizaiilor de conducere indemnizaii de conducere i sporuri necuvenite 4. Modificarea drepturilor salariale 4.Modificarea neargumentat a drepturilor salariale 5. Analiza nevoilor de pregtire 6.Nu sunt luate n calcul a profesional toate cerinele de formare profesional 6. Elaborarea i realizarea 7.Planurile de pregtire programelor de pregtire profesional nu au fost profesional adaptate la nevoile de formare 7. Acoperirea necesitilor de 7.Temele definite n pregtire profesional programul de pregtire nu sunt realizate 8. Urmrirea rezultatelor pregtirii 8.Nu este cunoscut modul n profesionale care cursul a contribuit la dezvoltarea cunotinelor i abilitilor

Anexa nr. 7 Procedura P05: Analiza riscurilor UNIVERSITATEA XXXXX Serviciul de Audit Intern

STABILIREA FACTORILOR DE ANALIZ A RISCURILOR I A PONDERILOR ACESTORA

Misiunea de audit: Management resurse umane Perioada auditat: 01.01.2010 30.04.2011 ntocmit: Marian Florescu, Ioana Albu Avizat: Vasilescu Gheorghe

Data: 05.06.2011 Data: 05.06.2011

Factori de risc(Fi) F1 Aprecierea controlului intern F2 Aprecierea cantitativ F3 Aprecierea calitativ

Ponderea factorilor de risc(Pi) P1 50%

Nivelul de apreciere a riscului(Ni) N1 N2 N3 Exist Exist Nu exist proceduri i se proceduri, sunt proceduri aplic cunoscute, dar nu se aplic Impact Impact Impact financiar financiar financiar sczut < 50 moderat < 100 ridicat >100 mil. lei mil. lei mil. lei Vulnerabilitate Vulnerabilitate Vulnerabilitate redus medie mare

P2 30%

P3 20%

Anexa nr. 8 Procedura P05: Analiza riscurilor UNIVERSITATEA XXXXX Serviciul de Audit Intern CHESTIONAR DE LUARE LA CUNOTIN Misiunea de audit: Management resurse umane Perioada auditat: 01.01.2010 30.04.2011 ntocmit: Marian Florescu, Ioana Albu Avizat: Vasilescu Gheorghe

Data: 05.06.2011 Data: 05.06.2011 Nu Observaii

Nr. Activitatea de audit Da crt. Obiectivul 1: STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE 1.1 Stabilirea elementelor de natur salarial Exist un sistem de proceduri pentru stabilirea elementelor de natur salarial? Dac da, v rugm s ne furnizai un exemplar. Exist stabilit persoan responsabil pentru elaborarea X i actualizarea procedurilor? Salariul de baz este corect acordat potrivit deciziei de X numire i funciei ocupate? Acordarea indemnizaiilor de conducere este realizat X n funcie de postul de conducere ocupat? Acordarea sporurilor este realizat potrivit X reglementrilor legale? Acordarea altor drepturi salariale este realizat n X conformitate cu legea? 1.2. Modificarea drepturilor salariale Exist un sistem procedural de organizare al activitii X privind modificarea i comunicarea drepturilor salariale? Exist stabilit persoana responsabil? X Exist decizie de modificare a salariului? X Modificarea drepturilor salariale urmare a aplicrii X coeficienilor de majorare stabilii de guvern Modificarea drepturilor salariale urmare a promovrii X n grad 1.3. Salarizarea muncii peste programul normal de lucru Exist un sistem procedural privind timpul lucrat peste X programul normal de lucru? Se ine un registru special? X Avei stabilit un responsabil pentru analiza i aprobarea X

X X

Sunt n curs de elaborare

fundamentrii timpului lucrat peste programul normal de lucru? Dac da, v rugm s ne furnizai fia postului. X Avei stabilit un responsabil privind aprobarea X efecturii muncii peste programul normal de lucru? Dac da, v rugm s ne furnizai fia postului. X 1.4. Evidena prezenei, inovrii i concediilor Exist un sistem general de norme i proceduri X referitoare la modul de eviden a prezenei, nvoirii, concediilor i recuperrilor? Dac da, v rugm s ni-l furnizai. X Exist personal responsabil pentru completarea foilor X colective de prezen i pentru evidena concediilor de odihn, concediilor medicale i a concediilor de studii? Este realizat o verificare a condicii de prezen cu foile de pontaj? Acordarea salariilor este realizat n funcie de prezena X realizat? Exist un sistem de gestionare a concediilor i urmrire X a lor? Obiectivul 2: PREGTIREA PROFESIONAL A PERSONALULUI Exist proceduri scrise i formalizate? X Dac da, v rugm s ne furnizai un exemplar. X Modificarea politicilor/obiectelor au influenat X fundamentarea planurilor de pregtire profesional? Planuurile individuale sunt adaptate la cerinele de X pregtire profesional ale fiecrui salariat? Exist o fundamentare detaliat a planurilor

Nu se realizeaz

Programele sunt elaborate pe baza solicitrilor de la structuri fr o analiz a nevoilor

Avei persoane responsabile cu elaborarea planurilor X strategice i anuale de pregtire profesional? Exist persoane responsabile cu elaborarea planurilor X individuale de pregtire profrsional? Analiza nevoii de formare este realizat? Exist o corelare a nevoilor de formare i resursele disponibile? Programele de formare sunt realizate n totalitate ?

X X X

Nu se realizeaz Nu este o corelare Nu se realizeaz n totalitate

Anexa nr. 9 Procedura P05: Analiza riscurilor UNIVERSITATEA XXXXX Serviciul de Audit Intern STABILIREA NIVELULUI RISCULUI I PUNCTAJULUI TOTAL AL RISCULUI Misiunea de audit: Management resurse umane Perioada auditat: 01.01.2010 30.04.2011 ntocmit: Marian Florescu, Ioana Albu Avizat: Vasilescu Gheorghe

Data: 07.06.2011 Data: 07.06.2011

Criterii de analiz a riscului Aprecierea Apreciere Aprecierea controlului cantitativ calitativa intern (F1) (F2) (F3) P1 Ni P2 Ni P3 Ni 50% 30% 20%

Nr. crt.

Domeniu

Obiectele auditate

Riscurile semnificative

Punctaj total

1.

Stabilirea drepturilor salariale

2.

Pregtirea profesional a

1. Determinarea timpului de 1.Evidena prezenei i a lucru (prezen, nvoiri, concediilor de orice fel nu concedii etc.); se ncadreaz n principiile de conformitate 2. Acordarea salariului de 2.Stabilirea eronat a baz; salariului de baz 3. Acordarea sporurilor i a 3.Acordarea unor indemnizaiilor de conducere indemnizaii de conducere i sporuri necuvenite 4. Modificarea drepturilor 4.Modificarea salariale neargumentat a drepturilor salariale 5. Analiza nevoilor de 5.Nu sunt luate n calcul pregtire profesional toate cerinele de formare profesional

0,5

0,3

0,2

2,0

0,5 0,5

2 2

0,3 0,3

1 2

0,2 0,2

2 2

1,7 2,0

0,5

0,3

0,2

2,5

0,5

0,3

0,2

1,8

personalului

6. Elaborarea i realizarea 6.Planurile de pregtire 0,5 programelor de pregtire profesional nu au fost profesional adaptate la nevoile de formare 7. Acoperirea necesitilor de 7.Temele definite n 0,5 pregtire profesional programul de pregtire nu sunt realizate 8. Urmrirea rezultatelor 8.Nu este cunoscut modul 0,5 pregtirii profesionale n care cursul a contribuit la dezvoltarea cunotinelor i abilitilor

0,3

0,2

1,7

0,3

0,2

1,7

0,3

0,2

1,5

Anexa nr. 10 Procedura P05: Analiza riscurilor UNIVERSITATEA XXXXX Serviciul de Audit Intern CLASAREA OBIECTELOR AUDITABILE Misiunea de audit: Management resurse umane Perioada auditat: 01.01.2010 30.04.2011 ntocmit: Marian Florescu, Ioana Albu Avizat: Vasilescu Gheorghe
Punctaj total

Data: 07.06.2011 Data: 07.06.2011

Clasare risc Obs.

Nr. crt.

Domeniu

Obiectele auditate

Riscurile semnificative

1.

Stabilirea drepturilor salariale

2.

Pregtirea profesional a personalului

1. Determinarea timpului de lucru (prezen, nvoiri, concedii etc.); 2. Acordarea salariului de baz; 3. Acordarea sporurilor i a indemnizaiilor de conducere 4. Modificarea drepturilor salariale 5. Analiza nevoilor de pregtire profesional 6. Elaborarea i realizarea programelor de pregtire profesional 7. Acoperirea necesitilor de pregtire profesional 8. Urmrirea rezultatelor pregtirii profesionale

1.Evidena prezenei i a concediilor de orice fel nu se ncadreaz n principiile de conformitate 2.Stabilirea eronat a salariului de baz 3.Acordarea unor indemnizaii de conducere i sporuri necuvenite 4.Modificarea neargumentat a drepturilor salariale 5.Nu sunt luate n calcul toate cerinele de formare profesional 6.Planurile de pregtire profesional nu au fost adaptate la nevoile de formare 7.Temele definite n programul de pregtire nu sunt realizate 8.Nu este cunoscut modul n care cursul a contribuit la dezvoltarea cunotinelor i abilitilor

Mediu 2,0 1,7 2,0 2,5 1,8 1,7 Mic Mediu Mare Mediu Mic Nu Nu

1,7 1,5

Mic Mic

Nu Nu

Observaii: Auditorii au mprit riscurile, n funcie de punctajul acestora, n urmtoarele categorii: -riscuri mici: 1,0 1,7 -riscuri medii: 1,8 2,1 -riscuri mari: 2,2 - 3,0

Anexa nr.11 Procedura P05: Analiza riscurilor UNIVERSITATEA XXXXX Serviciul de Audit Intern TABELULPUNCTELOR TARI I PUNCTELOR SLABE

Misiunea de audit: Management resurse umane Perioada auditat: 01.01.2010 30.04.2011 ntocmit: Marian Florescu, Ioana Albu Avizat: Vasilescu Gheorghe
T/S Nr. crt. Domeniu Obiectele auditate Riscurile semnificative

Data: 07.06.2011 Data: 07.06.2011

Consecinele funcionrii/ nefuncionrii controlului intern Grad de ncredere al auditorului n controlul intern Obs.

1.

Stabilirea drepturilor salariale

2.

Pregtirea profesional a personalului

1. Determinarea timpului de lucru (prezen, nvoiri, concedii etc.); 2. Acordarea salariului de baz; 3. Acordarea sporurilor i a indemnizaiilor de conducere 4. Modificarea drepturilor salariale 5. Analiza nevoilor de pregtire profesional 6. Elaborarea i realizarea programelor de pregtire profesional 7. Acoperirea necesitilor de

1.Evidena prezenei i a concediilor de orice fel nu se ncadreaz n principiile de conformitate 2.Stabilirea eronat a salariului de baz 3.Acordarea unor indemnizaii de conducere i sporuri necuvenite 4.Modificarea neargumentat a drepturilor salariale 5.Nu sunt luate n calcul toate cerinele de formare profesional 6.Planurile de pregtire profesional nu au fost adaptate la nevoile de formare 7.Temele definite n programul de pregtire

Sczut Sczut Sczut Sczut Sczut Sczut Sczut

S S S S S

2 3 4 5 6

pregtire profesional nu sunt realizate 8. Urmrirea rezultatelor 8.Nu este cunoscut modul n care cursul a pregtirii profesionale contribuit la dezvoltarea cunotinelor i abilitilor

Sczut

Anexa nr. 12 Procedura P05: Analiza riscurilor UNIVERSITATEA XXXXX Serviciul de Audit Intern TEMATICA N DETALIU A MISIUNII DE AUDIT Misiunea de audit: Management resurse umane Perioada auditat: 01.01.2010 30.04.2011 ntocmit: Marian Florescu, Ioana Albu Avizat: Vasilescu Gheorghe

Data: 07.06.2011 Data: 07.06.2011

Poziia n Raportul de audit intern

Nr. crt.

Domeniu

Obiectele auditate

Riscurile semnificative

1.

Stabilirea drepturilor salariale

2.

Pregtirea profesional a personalului

lucru 1.Evidena prezenei i a concediilor de orice fel nu se ncadreaz n principiile de conformitate 2. Acordarea sporurilor i a indemnizaiilor 2.Acordarea unor indemnizaii de conducere i de conducere sporuri necuvenite 3. Modificarea drepturilor salariale 3.Modificarea neargumentat a drepturilor salariale 4. Analiza nevoilor de pregtire 4.Nu sunt luate n calcul toate cerinele de profesional formare profesional 1. Determinarea timpului de (prezen, nvoiri, concedii etc.);

II.6 II.6.1 II.6.2 II.6.3

II.7 II.7.1

Anexa nr. 13 Procedura P06: Elaborarea programului de audit intern UNIVERSITATEA XXXXX Serviciul de Audit Intern

PROGRAM DE AUDIT Misiunea de audit: Management resurse umane Perioada auditat: 01.01.2010 30.04.2011 ntocmit: Marian Florescu, Ioana Albu Avizat: Vasilescu Gheorghe Obiectivele auditului. Activiti Durata 282 130 2 2 ef serviciu Marian Florescu, Ioana Albu Marian Florescu ef serviciu Marian Florescu, Ioana Albu Marian Florescu, Ioana Albu SAI SAI

Data: 07.06.2011 Data: 07.06.2011 Persoanele implicate Locul desfurrii

Tema general: Gestiunea resurselor umane A. Pregtirea misiunii TOTAL de audit 1. Tiprirea i procesarea ordinului de serviciu 2. Tiprirea i procesarea declaraiei de independen 3. Pregtirea i transmiterea notificrii privind delanarea misiunii de audit intern ctre prile interesate 4. Colectarea i prelucrarea informaiilor

SAI

40

SAI AUDITAT SAI

5. ntocmirea chestionarului de control intern

6. ntocmirea listei centralizatoare a obiectelor auditabile 7. Elaborarea tabelului punctelor tari i punctelor slabe

40

16

8. ntocmirea programului de audit 9. ntocmirea notei i a programului preliminar al interveniei la faa locului 10. Obinerea aprobrii notei i a anexelor acesteia: Colectarea i prelucrarea datelor, Tabelul punctelor tari i punctelor slabe i Programul interveniei la faa locului 11. Planificarea i organizarea edinei de deschidere cu Serviciul Resurse Umane

12.Redactarea minutei edinei de desachidere. Obinerea numeluli persoanelor de contact i stabilirea unui loc pentru dfesfurarea activitii de audit B. Intervenia la faa locului OBIECTIV I: Stabilirea drepturilor salariale

Marian Florescu, Ioana Albu Marian Florescu, Ioana Albu Marian Florescu, Ioana Albu Marian Florescu, Ioana Albu ef serviciu Marian Florescu Ioana Albu Marian Florescu, Ioana Albu ef serviciu resurse umane Marian Florescu, ef serviciu contabilitate, administrativ

SAI

SAI

SAI

SAI

SAI

SAI i AUDITAT

AUDITAT

TOTAL TOTAL OBIECTIV I 1.1. Efectuarea testrilor 1.2. Discutarea constatrilor cu eful de serfviciu

64 24 8 2

Marian Florescu Marian Florescu

AUDITAT SAI

1.3. Elaborare FIAP 1.4. Colectarea dovezilor 1.5. Revizuirea documentelor de lucru din punctul de vedere al coninutului i formei i ntocmirea notei centralizatoare a documentelor de lucru TOTAL OBIECTIV II 2.1. Efectuarea testrilor 2.2. Discutarea constatrilor cu eful de serviciu 2.3. Elaborare FIAP 2.4. Colectarea dovezilor 2.5. Revizuirea documentelor de lucru din punctul de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea notei centralizatpare a documentelor de lucru 3. Planificarea i organizarea edinei de nchidere

6 4 4

ef serviciu Marian Florescu Marian Florescu Marian Florescu

SAI AUDITAT AUDITAT

OBIECTIV II. Pregtirea profesional a personalului

8 3 1 2 1 1

Ioana Albu Ioana Albu ef serviciu Ioana Albu Ioana Albu Ioana Albu

AUDITAT SAI SAI AUDITAT AUDITAT

16

4. Discutarea constatrilor cu contabilitatea

5. Concluzii

Ioana Albu, ef serviciu contabilitate, administrativ Marian Florescu, Ioana Albu ef serviciu contabilitate, administrativ Marian Florescu, Ioana Albu ef serviciu

AUDITAT

AUDITAT

SAI

C. Raportul de audit intern

TOTAL

84

6. Redactarea proiectului de raport de audit intern

32

7. Revizuirea raportului

8. Obinerea proiectului de raport de audit intern aprobat de conducerea entitii auditate 9. Transmiterea proiectului de raport de audit intern la structura auditat i solicitarea de rspuns n 15 zile 10. Planificarea i organizarea reuniunii de conciliere, dac este cazul

11. Includerea n raportul de audit intern a aspectelor reinute din punct de vedere al structurii auditate

12. Finalizarea raportului de audit 13. Obinerea raportului de audit aprobat de conducerea instituiei 14. Transmiterea recomandrilor aprobate ctre auditat D. Urmrirea TOTAL

8 2 4

Marian Florescu, Ioana Albu Marian Florescu, Ioana Albu ef serviciu Marian Florescu, Ioana Albu Ioana Albu, ef serviciu contabilitate, administrativ Marian Florescu Ioana Albu, ef serviciu contabilitate Marian Florescu Ioana Albu, ef serviciu contabilitate, administrativ Marian Florescu, Ioana Albu Ioana Albu Vasilescu Gheorghe

SAI

SAI

SAI

SAI

AUDITAT

SAI

SAI

SAI AUDITAT

recomandrilor 15. Iniierea procesului de urmrire 4 Vasilescu Gheorghe SAI

Anexa nr. 14 Procedura P06: Elaborarea programului de audit intern UNIVERSITATEA XXXXX Serviciul de Audit Intern PROGRAM DE INTERVENIE LA FAA LOCULUI Misiunea de audit: Management resurse umane Perioada auditat: 01.01.2010 30.04.2011 ntocmit: Marian Florescu, Ioana Albu Avizat: Vasilescu Gheorghe
Nr. crt. Obiective Obiecte auditabile Tipul testrii Locul testrii Durata testrii (h) Nr. test

Data: 18.06.2011 Data: 18.06.2011

Nr. List verificare Auditorii

1.

Stabilirea drepturilor salariale

1.1 Determinarea timpului de lucru (prezen, nvoiri, concedii, munc peste progamul etc.)

1.2. Acordarea sporurilor indemnizaiilor de conducere

-examinarea procedurilor scrise privind completarea i transmiterea foilor de prezen colectiv; -verificarea modului de evideniere al prezenei n foile colective; -verificarea modului de evideniere al concediilor de odihn, a concediilor medicale i concediilor de studii; -esantionul va fi constituit din analiza unui numr de 3 luni din anul 2011; -salarizarea municii peste programul normal de lucru; -verificarea aprobrii efecturii muncii peste programul normal de lucru; -existena Registrului special de eviden a timpului prestrat peste programul normal de lucru; -analiza stabilirii compensrii muncii efectuate peste programul normal de lucru -verificarea legalitii acordrii salariului de merit; -conformitatea acordrii indemnizaiei

SRU

T1.1 LC 1.1 FIAP 1.1 T1.2 LC 1.2 FIAP 1.2

LV1

Marian Florescu, Ioana Albu

1.3. Modificarea salariale

drepturilor

2.

Pregtirea profesional a personalului

2.1. Analiza nevoilor de pregtire profesional

de conducere; -conformitatea acordrii sporului de vechime; -conformitatea acordrii altor sporuri sau drepturi salariale; -eantionul va cuprinde analiza n totalitate a listei cu personalul care beneficiaz de salariu de merit n 2011, a listei cu personalul de conducere i a 3% din personalul de execuie; -verificarea stabilirii drepturilor salariale nscrise n contractele de munct, acte adiionale, state de plat; -analiza diminurilor salariale; verificarea operrii acestora n REVISAL; -analiza majorrilor salariale i conformitatea acestora; -eantionul va constitui 3% din nr. salariailor cuprini n statele de plat -evaluarea modului de realizare a analizei nevoilor de formare; -verificarea fundamentrii i elaborrii planului profesional de pregtire; -urmrirea dac planurile de pregtire au fost realizate; -analiza modului de determinare a costurilor necesare cu pregtirea i cuprinderea acestora n bugetul de venituri i cheltuieli; -analiza categoriilor de personal participante la cursuri; -analiza modului de evaluare a cursurilor; -analiza modului n care s-a realizat urmrirea rezultatelor pregtirii

SRU

T13 LC 1.3 FIAP 1.3

LV1

Marian Florescu, Ioana Albu

SRU

T1.4 LC 1.4 FIAP 1.4

LV1

Marian Florescu, Ioana Albu

SRU

Int. 2.1. T2.1 LC 2.1 FIAP 2.1.

LV2

Marian Florescu, Ioana Albu

Auditori interni: Marin Florescu Ioana Albu

Supervizor: Vasilescu Gheorghe

Anexa nr.15 Procedura P07: edina de deschidere UNIVERSITATEA XXXXX Serviciul de Audit Intern MINUTA EDINEI DE DESCHIDERE Misiunea de audit: Management resurse umane Perioada auditat: 01.01.2010 30.04.2011 ntocmit: Marian Florescu, Ioana Albu Avizat: Vasilescu Gheorghe A. Lista participanilor: Nume i prenume Vasilescu Gheorghe Florescu Marin Albu Ioana Georgescu Mihaela Popescu Camelia Funcia Auditor Auditor Auditor ef serviciu Inspector Direcia/ Seviciul ef SAI SAI SAI SRU SRU Nr. telefon E+mail Semntur

Data: 18.06.2011 Data: 18.06.2011

B. Stenograma edinei n cadrul edinei de deschidere s-a procedat la: -prezentarea echipei de auditori care urmeaz s efectueze misiunea de audit; -prezentarea funciei de audit intern de ctre eful SRU, n special a obiectivelor generale ale auditului intern i semnifii semnificaia auditului intern; -prezentarea Programului interveniei la faa locului, obiectivele misiunii i modul de derulare al acesteia avnd la baz analiza de risc efectuat. n urma discuiilor care au avut loc cu privire la obiectivele misiunii de audit reprezentanii structurii auditate au prezentat o parte din problemele cu care se confrunt i anume: -activitatea privind gestiunea resurselor umane reprezint o zon cu risc; -complexitatea activitii compartimentului i neatractivitatea nivelului de salariului pentru atragerea personalului specializat; -fluctuaia mare a personalului implicat n activitatea de gestiune a resurselor umane; -neacoperirea pe perioade mari de timp a posturilor, ceea ce a dus la suprancrcarea personalului existent. De asemenea, s-au stabilit: -persoanelor pe care auditorii le pot contacta n vederea colectrii informaiilor, efecturii de teste asupra muncii lor i pentru interviuri. A fost stabilit un program al ntlnirilor i s-a discutat despre timpul necesar pentru realizarea acestor proceduri; -condiiilor minime pe care auditatul s le asigure n vederea realizrii misiunii de audit (spaiul de lucru, calculatoare, posibilitatea de editare etc.);

-aspectele procedurale, respectiv eventualitatea necesitii unor edine intermediare n cursul auditului, informarea sistematic asupra constatrilor, stabilirea datei reuniunii de nchidere, inclusiv a listei participanilor; -modalitii de redactare a raportului de audit i de distribuire a acestuia. Recomandrile formulate ca urmare a eventualelor disfuncionaliti constatate vor fi discutate i analizate cu structura auditat, inclusiv calendarul implementrii recomandrilor i persoanele rspunztoare de implementarea acestora. Auditori interni, Vasilescu Gheorghe Marin Florescu Ioana Albu

Anexa nr.16 Procedura P08: Colectarea dovezilor UNIVERSITATEA XXXXX Serviciul de Audit Intern LISTA DE VERIFICARE Nr. 1 Misiunea de audit: Management resurse umane Perioada auditat: 01.01.2010 30.04.2011 ntocmit: Marian Florescu, Ioana Albu Avizat: Vasilescu Gheorghe

Data: 27.06.2011 Data: 27.06.2011

Obiectivul 1: STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE Nr. crt. 1.1. ACTIVITATEA DE AUDIT Determinarea timpului de lucru ( prezen, nvoiri, concedii, munc peste programul normal de lucru etc.) Examinarea procedurii privind evidenierea prezenei, nvoirilor i concediilor: 1) Verificarea gradului de acoperire prin procedur a activitilor aferente fundamentrii i evidenierii prezenei, nvoirilor i concediilor de odihn, medicale i de studii: a. aprobarea procedurii de ctre persoanele competente; b. precizarea modalitii de evideniere a prezenei, nvoirilor i concediilor; c. precizarea modalitii de planificare a concediilor de odihn; d. precizarea modalitii de recuperare a nvoirilor; e. cuprinderea modalitii de calcul a drepturilor salariale n situaia nvoirilor i a concediilor de odihn, medicale i de studii; f. cuprinderea modalitii de calcul a timplului ce urmeaz a fi recuperat sau diminuarea corespunztoare a drepturilor salariale; g.existena componentei de actualizare a procedurii 2) nglobarea activitilor de control intern n punctele cheie ale procesului 3) Respectarea principiului dublei semnturi 4) Atribuirea responsabilitilor privind planificarea i evidenierea nvoirilor i de studii, n fazele de ntocmire, avizare, aprobare i ale termenelor aferente fiecrei faze; DA NU OBS

1.1.1

1.1.2 1.1.3

1.1.4.

1.1.5.

1.1.6.

1.1.7.

1.2. 1.2.1.

Compararea atribuiilor din procedur cu fiele posturilor Verificarea modului de evideniere a prezenei: a) utilizarea formularelor tipizate b) respectarea principiului dublei semnri c) datele preluate n statul de plat corespund cu cele din foile colective de prezen Verificarea modului de evideniere a nvoirilor: a) sistemul de eviden a nvoirilor b) modul de compensare a nvoirilor c) diminuarea corespunztoare a salariilor d) aprobarea nvoirilor Verificarea modului de evideniere a concediilor de odihn: a) planificarea anual a concediilor de odihn b) concordana efecturii concediilor cu planificarea anual c) existena justificrii pentru cererile de concediu care nu concord cu perioadele planificate (rechemare, klucrri suplimentare, lucrri nefinalizate etc.) Verificarea modului de evideniere a concediilor medicale a) conformitatea certificatelor medicale b) corespondena perioadelor din certificate cu cele din foile colective de prezen; c) datele preluate n statul de plat corespund cu cele din certificatele medicale Verificarea modului de evideniere a concediilor de studii a) existena actului adiional la contractul de munc b) respectarea prevederilor contractelor individuale de munc Salarizarea muncii peste programul normal de lucru Examinarea procedurii privind salarizarea 1) Verificarea gradului de acoperire prin procedur a activitilor aferente fundamentrii i evidenierii muncii prestate peste programul normal de lucru: a. aprobarea procedurii de ctre persoanele competente; b. stabilirea modalitii de evideniere a muncii peste programul normal de lucru; c. precizarea modalitii recuperrii n bani sau timp echivalent a muncii efectuate peste programul normal de lucru; d. cuprinderea modalitii de calcul a drepturilor

X X X Test 1.1 Lista de control1.1. FIAP 1.1.

X X X X

X X X X

salariale realizate peste program; e. cuprinderea modalitii de calcul a timpului ce va fi recuperat 2) nglobarea activitilor de control intern n punctele cheie ale procesului 3) Respectarea principiului dublei semnturi 4) Atribuirea responsabilitilor privind planificarea i evidenierea timpului prestat peste programul normal de lucru, n fazele de ntocmire, avizare, aprobare i ale termenelor aferente fiecrei faze; 5) Asigurarea transpunerii prelucrrilor ntr-un sistem informatizat, respectiv realizarea codificrii modelelor de formulare i informaiile activitilor, algoritm de prelucrare etc. 1.2.2 Compararea atribuiilor din procedur cu fiele posturilor 1.2.3 Aprobarea efecturii muncii peste programul normal de lucru 1.2.4. Existena Registrului special de prezen pentru evidena orelor prestate peste programul normal de lucru prin care angajatorul ine evidena acestuia pentru fiecare salariat 1.2.5. Verificarea completrii sistematice a Registrului special de prezen pentru evidena orelor prestate peste programul normal de lucru 1.2.6 Analiza stabilirii compensrii muncii efectuate peste programul normal de lucru, respectiv: a) compensarea prin timp liber echivalent a muncii suplimentare n urmtoarele 30 zile dup efectuarea acesteia b) compensarea orelor de munc suplimentar prin adugarea unui spor la salariu cnd compensarea cu timp liber echivalent nu este posibil c) acordarea unui spor pentru munca suplimentar, care s nu fie mai mic de 75%din salariu de baz 1.3. Acordarea sporurilor i indemnizaiilor de conducere 1.3.1. Examinarea procedurii privind stabilirea elementelor de natur salarial: 1) Verificarea gradului de acoperire prin procedur a activitilor aferente stabilirii elementelor de natur salarial: a. aprobarea procedurii de ctre persoanele competente; b. precizarea modalitii de acordare a drepturilor salariale;

c. cuprinderea modalitii de calcul a drepturilor salariale; d.existena componentei de actualizare a procedurii 2) nglobarea activitilor de control intern n punctele cheie ale procesului 3) Respectarea principiului dublei semnturi 4) Atribuirea responsabilitilor privind stabilirea drepturilor salariale n faza de ntocmire, avizare, aprobare i ale termenelor aferente fiecrei faze; 5) Asigurarea transpunerii prelucrrilor ntr-un sistem informatizat, respectiv realizarea codificrii modelelor de formulare i informaiile activitilor, algoritm de prelucrare etc. 1.3.2. Compararea atribuiilor din procedur cu fiele posturilor 1.3.3. Verificarea stabilirii drepturilor salariale, respectiv: a) Salariu de baz b) Indemnizaiei de conducere c) Sporului pentru complexitate n munc d) Sporului de vechime n munc e) Sporului pentru orele lucrate pe timp de noapte f) Salariului de merit g) Sistemului de premiere 1.4. Modificarea drepturilor salariale 1.4.1. Examinarea procedurii privind stabilirea elementelor de natur salarial: 1) Verificarea gradului de acoperire prin procedur a activitilor aferente fundamentrii i comunicrii modificrilor drepturilor salariale: a. aprobarea procedurii de ctre persoanele competente; b. precizarea modalitii de acordare a drepturilor salariale; c. cuprinderea modalitii de calcul a drepturilor salariale; d.existena componentei de actualizare a procedurii 2) nglobarea activitilor de control intern n punctele cheie ale procesului 3) Respectarea principiului dublei semnturi 4) Atribuirea responsabilitilor privind fundamentarea i comunicarea modificrilor drepturilor salariale n fazele de ntocmire, avizare, aprobare i ale termenelor aferente fiecrei faze; 5) Asigurarea transpunerii prelucrrilor ntr-un sistem informatizat, respectiv realizarea codificrii modelelor de formulare i informaiile activitilor, algoritm de

X X X X X X X X

TEST 1.2 List de control 1.2 FIAP 1.2.

1.4.2. 1.4.3. 1.4.4. 1.4.5. 1.4.6.

1.4.7.

1.4.8. 1.4.9.

prelucrare etc. Punerea de acord a atribuiilor din procedur cu cele din fisa posturilor Examinarea datei ultimei actualizri a drepturilor salariale Recalcularea majorrilor salariale, urmare a creterii vechimii n munc Analiza creterii/diminurilor salariale urmare a evalurilor anuale Analiza diminurii salariale, urmare a aplicrii X sanciunilor: a. Modificarea drepturilor salariale a fost aprobat X de conductorul entitii publice b. Existena deciziei conductorului entitii X publice de diminuare a drepturilor salariale la propunerea comisiei de disciplin Verificarea existenei concordanei atribuiilor din fia postului cu cerinele privind experiena i pregtirea profesional Verificarea operrii n REVISAL a diminurii drepturilor salariale Verificarea diminurii drepturilor salariale realizate prin reinerea sumelor

Test 1.3. Centralizator 1.3 List de control 1.3.1. -1.3.7.

X X

Test 1.4. Centralizator 1.4. Liste de control 1.4.1. 1.4.7.

Data: 03.07.2011

Auditori interni, Marin Florescu Ioana Albu

Supervizor, Vasilescu Gheorghe

Anexa nr.16 Procedura P08: Colectarea dovezilor UNIVERSITATEA XXXXX Serviciul de Audit Intern TESTUL NR. 1.1. Misiunea de audit: Management resurse umane Perioada auditat: 01.01.2010 30.04.2011

Obiectul testului Sistemul de eviden a prezenei, nvoirilor i concediilor Obiectivele testului Verificarea sistemului foilor colective de prezen Verificarea planificrii i efecturii concediilor de odihn Verificarea evidenei concediilor medicale Descrierea testului Eantionul a fost constituit n mod aleator prin selectarea a patru compartimente din cadrul entitii, respectiv Serviciul Patrimoniou, Serviciul Investiii, Serviciul Resurse Umane, Serviciul Contabilitate, din totalul celor 10 compartimente, reprezentnd n cifre relative, o pondere de 40% . La fiecare serviciu s-a analizat sistemul privind evidena muncii prestate peste programul normal de lucru pe baza tehnicilor i instrumentelor de control stabilite n Lista de verificare nr. 1 , poz.1.1., pentru lunile februarie i august 2010. Testul pentru evaluarea sistemului de eviden a prezenei, concediilor de odihn i concediilor medicale, comport urmtoarele verificri: a) Evidenierea prezenei, pentru lunile februarie i august 2011; -utilizarea formuralelor tipizate; -respectarea principiului dublei semnturi; -datele preluate n statul de plat corespund cu cele nscrise n foile colective de prezen. b) evidenierea concediilor de odihn, pentru lunile februarie i august 2010; -existena planificrii anuale a concediilor de odihn pe anul 2010; -concordana efecturii concediilor de odihn cu planificarea anual; -existena justificrii neconcordanei. c) evidenierea concediilor medicale, pentru lunile februarie i august 2010; -conformitatea certificatelor medicale; -perioadele din certificate corespund cu cele din foile colective de prezen; -datele preluate n statul de plat corespund cu cele din certificatele medicale. Constatri n urma verificrilor efectuate i a analizei Listei de control 1.1. privind evidena prezenei personalului, concediilor de odihn i a concediilor medicale, s+au constatat urmtoarele:

-neutilizarea unui sistem unitar de evideniere a prezenei personalului, respectiv folosirea unor formulare neadecvate i diferite de la o direcie la alta, care nu conin rubricile prevzute n cadrul normativ; -inexistena justificrii nerespectrii concediilor de odihn la Serviciul Achiziii i Serviciul Contabilitate. Concluzii n baza acestui test se va elabora FIAP ul nr. 1.1. Data: 02.07.2011 Auditori interini, Marin Florescu Ioana Albu Supervizor, Vasilescu Gheorghe

LISTA DE CONTROL NR. 1.1. Privind evidena prezenei, concediilor de odihn i concediilor medicale la Serviciul Patrimoniou, Serviciul Investiii, Serviciul Resurse Umane, Serviciul Contabilitate Elemente testate Structuri testate Evidenierea prezenei
Existena planificrii anuale Datele preluate n statul de plat corespund cu cele din foile de prezen Respectarea principiului dublei semnturi

Concedii de odihn
Concordana efecturii concediilor cu planificarea anual

Concedii medicale
Perioada din certificat corespunde cu cea ddin foile de prezen Conformitatea certificatelor medicale Datele preluate in statul de plat corespund cu cele din certidficatele medicale

Utilizarea formularelor tipizate

Serviciul Patrimoniu Serviciul Investiii Serviciul Resurse Umane Serviciul Contabilitate Serviciul Patrimoniu Serviciul Investiii Serviciul Resurse Umane Serviciul Contabilitate

FIAP FIAP X

X X X

X X X

Februarie 2010 X X X X X X

Existena justificrii neconcordanei

X X

X X X

X X X

X X X

FIAP

FIAP FIAP X

X X X

X X X

August 2010 X X X X X X

X X

X X X

X X X

X X X

FIAP

Data: 02.07.2011

Auditori interni, Marin Florescu Ioana Albu

Anexa nr.16 Procedura P08: Colectarea dovezilor UNIVERSITATEA XXXXX Serviciul de Audit Intern FI DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 1.1. Misiunea de audit: Management resurse umane Perioada auditat: 01.01.2010 30.04.2011 Problema Constatate Inexistena unui sistem privind evidena prezenei i nerespectrii planificrii concediilor de odihn ale personalului Din analiza efectuat s-a constatat c n cadrul entitii publice se utilizeaz diferite forme de foi colectrive de prezen, care nu conin elementele obligatorii prevzute de lege. Din verificarea foilor colective de prezen, pentru lunile februarie i august 2010, a rezultat utilizarea formularelor diferite de eviden a prezenei la toate cele patru structuri selectate n eantion. Prin analiza acestora s-a demonstrat c nici unul dintre modelele privind evidena personalului utilizate nu conineau elementele prevzute nb cadrul normativ. Din teste a reieit inexistena unui sistem de justificare a nerespectrii planificrii concediilor de odihn ale personalului la Serviciul Investiii i la Serviciul Contabilitate. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu evidena prezenei n cadrul structurilor entitii; Inexistena procedurilor scrise privind completarea foilor colective de prezen Efectuarea unor pli nejustificate care ar fi putut fi evitate Desemnarea prin fiele de post a atribuiilor persoanelor cu evcidena prezenei personalului. Implementarea unui nivel de control suplimentar pentru evidenierea personalului i justificrii nerespectrii planificrii concediilor de odihn, pe o perioad de 6 luni. Elaborarea procedurilore scrise i formalizate pentru organizarea sistemului de eviden a personalului i stabilirea formularelor prevzute n cadrul normativ.

Cauza

Consecina Recomandri

Auditori interni, Marin Florescu Ioana Albu

Supervizor, Vasilache Gheorghe

Pentru conformitate,

Anexa nr.16 Procedura P08: Colectarea dovezilor UNIVERSITATEA XXXXX Serviciul de Audit Intern TESTUL NR. 1.2. Misiunea de audit: Management resurse umane Perioada auditat: 01.01.2010 30.04.2011 Obiectul testului Acordarea sporurilor i indemnizaiilor de conducere Obiectivele testului Examinarea respectrii conformitii privind acordarea drepturilor salariale cu privire la sporuri i indemnizaii de conducere Descrierea testului Eantionul va cuprinde dosarele de concurs ale celor 6 candidai admii n anul 2010. Testarea se va realiza pe baza elementelor stabilite n Lista de verificare nr. 1 poz. 1.3. pentru verificarea drepturilor salariale, dup cum urmeaz: -salariul de baz; -indemizaia de conducere; -sporul pentru complexitate n munc; -sporul de vechime n munc; -sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte; -salariul de merit; -sistemul de premiere. n acest scop, s-a elaborat Lista de control nr. 6.2. pentru verificarea drepturilor salariale ale candidailor admii stabilite de auditorii interni i comparate cu cele din deciziile de numire. Constatri Din testarea elementelorcare au stat la baza ntocmirii de numire, conform Listei de control nr. 6.2. privind stabilirea elementelor de natur salarial, s-a constatat acordarea eronat a salariului de baz pentru Constantinescu Mihai, aferent funciei de ef birou. Astfel s -au nclcat prevederile art. 49, lit. a) din HG nr. 1209/2003, prin care se specific faptul c salariul de baz pentru funcia public de execuie de grad profesional superior, clasa I,...., este cel prevzut pentru funcia public de execuie de categoria A..... Datorit constatrii cu ntrziere a erorii de ctre Serviciul financiar, care avea obligaia verificrii conformitii cu cadrul legislativ i normativ, s+au efectuat pli suplimentare necuvenite. Ulterior, sumele au fost recuperate de la persoana care a beneficiat de acestea. Concluzii n baza acestui test se va elabora FIAP ul nr. 1.2. Data: 02.07.2011 Auditori interini, Marin Florescu Ioana Albu Supervizor, Vasilescu Gheorghe

LIST DE CONTROL NR. 1.2. p rivind stabilirea elementelor de natur salarial

Salariul de merit Indemnizaie de conducere Salariul de baz Sporul pentru complexitate n munc Sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte

Mihescu Andreea Alexandrescu George Constantinescu Mihai Georgescu Andrei Turcu Ion Ion Mihaela

X X FIAP X X X

X X X X X X

X X X X X X

Sporul de vechime n munc

Elemente testate Candidai admii

X X X X X X

X X X X X X

X X X X X X

Data: 02.07.2011

Auditori interni Marin Florescu Ioana Albu

Anexa nr.16 Procedura P08: Colectarea dovezilor UNIVERSITATEA XXXXX Serviciul de Audit Intern FI DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 1.2. Misiunea de audit: Management resurse umane Perioada auditat: 01.01.2010 30.04.2011 Problema Nerespectarea modalitii de stabilire a salariilor de baz pentru candidaii declarai admii la concursul pentru ocuparea funciilor publice de execuie Neexercitarea controlului asupra modului de elaborare a deciziilor de numire de ctre persoana autiorizat din cadrul Serviciului financiar. Din verificarea datelor nscrise n deciziile de numire ale candidailor declarai admii n urma organizrii concursului n 2010, conform Listei de control nr. 6.2., s-a constatat stabilirea eronat a salariului de baz pt dl. Constantinescu Mihai, urmare a ncadrrii necorespunztoare pe funcie. Nerespectarea atribuiilor din fia postului cu privire la verificarea drepturilor salariale stabilite prin decizia de numire cu cele prevzute de cadrul normativ. Plata unor sume suplimentare necuvenite sub form de salarii din bugetul instituiei. Verificarea modului de acordare a salariilor pentru salariii noi angajai n anul 2010 i evaluarea corect a acestora prin implementarea unui nivel suplimentar de control intern ierarhic pentru operaiile specifice activitilor de recrutare i angajare. Actualizarea procedurilor existente pentru sistemul de stabilire a salariilor de baz pentru candidaii admii n urma concursurilor pentru ocuparea funciilor publice de execuie n vederea evitrii n viitor a unor asemenea situaii.

Constatate

Cauza Consecina Recomandri

Auditori interni, Marin Florescu Ioana Albu

Supervizor, Vasilache Gheorghe

Pentru conformitate,

Anexa nr.16 Procedura P08: Colectarea dovezilor UNIVERSITATEA XXXXX Serviciul de Audit Intern TESTUL NR. 1.3. Misiunea de audit: Management resurse umane Perioada auditat: 01.01.2010 30.04.2011 Obiectul testului Modificarea drepturilor salariale Obiectivele testului Operarea modificrilor drepturilor salariale Descrierea testului Eantionul supus testrii se va constitui integral din cele 4 cazuri de diminuri salariale care s-au nregistrat n anul 2010. Verificarea va consta n examinarea operrii modificrilor salariale ca urmare a sancionrii abaterilor de la regulamente n baza de date electronic. Pentru fiecare salariat sancionatdisciplinar se va analiza urmtoarele elemente prevzute n lista de verificare nr. 1, poziia 1.3, dup cum urmeaz: -verificarea diminurii salariale ca urmare a aplicrii sanciunilor: -modificarea drepturilor salariale a fost aprobat de conductorul instituiei; -existena deciziei conductorului instituiei de diminuare a drepturilor salariale la propunerea comisiei de disciplin; - Verificarea operrii n REVISAL a diminurii drepturilor salariale - Verificarea diminurii drepturilor salariale realizate prin reinerea sumelor Testarea s-a concretizat n elaborarea Listelor de control 1.4.1.-1.4.4. pentru fiecare salariat sancionat disciplinar, care apoi au fost preluate n Centralizatorul 1.4. privind diminuarea drepturilor salariale urmare a aplicrii sanciunilor disciplinare. Constatri Din analiz s-a constatat c, modificrile salariale pentru personalul existent au fost operate n totalitate n REVISAL i exist decizii de modificare a salariului emise de conducerea entitii. n cazurile n care modificrile au fost n sensul creterii acestea au fost acordate corect salariailor, iar n cazul diminurii de salarii pe baza deciziilor emise s-a procedat la reinerea n totalitate a sumelor respective. Concluzii Prin luarea msurilor de mai sus au fost respectate n totalitate criteriile legale n vigoare. Data: 02.07.2011 Auditori interini, Marin Florescu Ioana Albu Supervizor, Vasilescu Gheorghe

LIST DE CONTROL NR. 1.4. privind diminuarea drepturilor salariale, urmare a aplicrii sanciunilor disciplinare realizat pe baza Listelor de control nr. 1.4.1. 1.4.4.
Diminuarea drepturilor salariale a fost realizat efectiv prin reinerea sumelor Existena deciziilor conductorului instituiei de diminuare a drepturilor salariale la propunerea comisiei de didciplin

Elemente testate
Modificarea drepturilor salariale a fost aprobat de conductorul instituiei

Persoanele sancionate

Brbulescu Mihai Georgescu Iuliana Petre Anton Durlic Alexandru

X X X X

X X X X

Diminuarea drepturilor salariale a fost operat n REVISAL

X X X X

X X X X

Data: 02.07.2011

Auditori interni Marin Florescu Ioana Albu

LISTA DE CONTROL NR. 1.4.1. Privind diminuarea drepturilor salariale ale D-lui Brbulescu Mihai Administrator financiar la Serviciul Achiziii Persoana sancionat Elemente testate
Modificarea drepturilor salariale a fost aprobat de conductorul instituiei Existena deciziilor conductorului instituiei de diminuare a drepturilor salariale la propunerea comisiei de didciplin Diminuarea drepturilor salariale a fost operat n REVISAL Diminuarea drepturilor salariale a fost realizat efectiv prin reinerea sumelor

Brbulescu Mihai X X X X

Observaii

Data: 02.07.2011

Auditori interni Marin Florescu Ioana Albu

LISTA DE CONTROL NR. 1.4.2. Privind diminuarea drepturilor salariale ale D-nei Georgescu Iuliana Administrator financiar la Serviciul Achiziii Persoana sancionat Elemente testate
Modificarea drepturilor salariale a fost aprobat de conductorul instituiei Existena deciziilor conductorului instituiei de diminuare a drepturilor salariale la propunerea comisiei de didciplin Diminuarea drepturilor salariale a fost operat n REVISAL Diminuarea drepturilor salariale a fost realizat efectiv prin reinerea sumelor

Georgescu Iuliana X X X X

Observaii

Data: 02.07.2011

Auditori interni Marin Florescu Ioana Albu

LISTA DE CONTROL NR. 1.4.3. Privind diminuarea drepturilor salariale ale D-lui Petre Anton Administrator financiar la Serviciul Investiii Persoana sancionat Elemente testate
Modificarea drepturilor salariale a fost aprobat de conductorul instituiei Existena deciziilor conductorului instituiei de diminuare a drepturilor salariale la propunerea comisiei de didciplin Diminuarea drepturilor salariale a fost operat n REVISAL Diminuarea drepturilor salariale a fost realizat efectiv prin reinerea sumelor

Petre Anton X X X X

Observaii

Data: 02.07.2011

Auditori interni Marin Florescu Ioana Albu

LISTA DE CONTROL NR. 1.4.2. Privind diminuarea drepturilor salariale ale D-luii Durlic Alexandru Administrator financiar la Serviciul Contabilitate Persoana sancionat Elemente testate
Modificarea drepturilor salariale a fost aprobat de conductorul instituiei Existena deciziilor conductorului instituiei de diminuare a drepturilor salariale la propunerea comisiei de didciplin Diminuarea drepturilor salariale a fost operat n REVISAL Diminuarea drepturilor salariale a fost realizat efectiv prin reinerea sumelor

Durlic Alexandru X X X X

Observaii

Data: 02.07.2011

Auditori interni Marin Florescu Ioana Albu

Anexa nr.16 Procedura P08: Colectarea dovezilor UNIVERSITATEA XXXXX Serviciul de Audit Intern LISTA DE VERIFICARE Nr. 2 Misiunea de audit: Management resurse umane Perioada auditat: 01.01.2010 30.04.2011 ntocmit: Marian Florescu, Ioana Albu Avizat: Vasilescu Gheorghe

Data: 27.06.2011 Data: 27.06.2011

Obiectivul 2: PREGTIREA PROFESIONAL A PERSONALULUI Nr. crt. 2.1. 2.1.1 ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS

2.1.2 2.1.3. 2.1.4

2.1.5.

Analiza nevoilor de pregtire profesional Examinarea procedurii privind pregtirea profesional: 1) Verificarea gradului de acoperire prin procedur a activitilor aferente pregtirii profesionale a personalului: a. aprobarea procedurii de ctre persoanele competente; b. precizarea modalitii de pregtire profesional continu a personalului; c.existena componentei de actualizare a procedurii 2) nglobarea activitilor de control intern n punctele cheie ale procesului 3) Respectarea principiului dublei semnturi 4) Atribuirea responsabilitilor privind pregtirea profesional a personalului n fazele de ntocmire, avizare, aprobare a programelor de instruire 5) Asigurarea transpunerii programelor de instruire n costuri i corelarea lor cu sumele aprobate prin buget cu privire la cheltuielile cu pregtire i instruirea personalului Analiza nevoilor are la baz propunerile primite de la X structurile proprii Temele propuse n programele de instruire sunt prioritizate n funcie de importan i necesitate Programele de instruire cuprind: X a) denumirea cursului i lectorul desemnat b) perioada desfurrii cursului X c) grupul int i costul cursului Programele de instruire cuprind teme din toate

Interviul 2.1.

X Test 2.1

2.1.6. 2.1.7.

2.1.8.

2.1.9.

2.1.10 2.1.11

2.1.12 2.1.13

domeniile de cativitate Programele de pregtire sunt realizate n totalitate Exist o evaluare a cursului fcut de ctre management, structura responsabil cu pregtire personalului i participanii la curs Exist o corelaie ntre costurile programelor de instruie i bugetul aprobat cu privire la cheltuielile de pregtire n cadrul programelor de instruire sunt cuprinse recomandrile de instruire din rapoartele de evaluare, ct i cele formulate de cursani n cadrul programelor de instruire este cuprins ntregul personal Este realizat o diseminare a cunotinelor dobndite X la curs i o urmrire a modului de punere n practic a cunotinelor dobndite Se realizeaz o urmrire a rezultatelor pregtirii profesionale Evaluarea suporturilor de curs este realizat de ctre management i participani la curs Auditori interni, Marin Florescu Ioana Albu

X X

Lista de control 2.1. FIAP 2.1.

Data: 03.07.2011

Supervizor, Vasilescu Gheorghe

UNIVERSITATEA XXXXX Serviciul de Audit Intern INTERVIUL NR. 2.1. Privind analiza nevoilor de instruire i fundamentarea programelor de pregtire profesional adresat D-nului Panaite Mircea, ef Serviciu Resurse Umane

Misiunea de audit: Management resurse umane Perioada auditat: 01.01.2010 30.04.2011 ntrebri n fia postului aveti responsabiliti cu privire la identificarea i analiza nevoilor de instruire? Pentru fundamentarea programelor de instruire este realizat o analiz a nevoilor de pregtire? Nevoile de pregtire sunt primite de la structurile proprii i centralizate n cadrul serviciului? Dac da, v rog s precizai procedura de primire Observaii

Nr. crt. 1. 2. 3. 4.

DA X X X X

NU

Urmare adresei pe care o transmitem, primim propunerile de cursuri, perioada de organizare, grupul int. Acestea se centralizeaz pe teme, dup care sunt retransmise structurilor pentr a-i da acordul n vederea participrii

5.

6. 7.

Temele prioritizate n urma analizei nevoilor de X pregtire sunt cuprinse n totalitate n programele de instruire? Pentru toate temele menionale n Programele de X pregtire este identificat lectorul care susine cursul? Cum este stabilit lectorul? X

Lectorul este menionat de cel care propune tema de curs, sau de ctre noi prin analiza bazei informatice de care dispunem Evaluarea este realizat de cursani, iar noi

8. 9.

Tema cuprins n programul de pregtire are o analiz X de cost fundamentat? Pentru temele de curs menionate n Programul de X instruire realizai o evaluare a acestora nainte de a fi

10.

susinute? Dac da, precizai modul n care este realizat aceast evaluare. Auditori interni, Marin Florescu Ioana Albu

Data: 03.07.2011

centralizm informaiile. X Test nr. 2.1. i FIAP nr. 2.1. Intervievat,

Anexa nr.16 Procedura P08: Colectarea dovezilor UNIVERSITATEA XXXXX Serviciul de Audit Intern TESTUL NR. 2.1. Misiunea de audit: Management resurse umane Perioada auditat: 01.01.2010 30.04.2011 Obiectul testului Realizarea pregtirii profesionale a salariailor Obiectivele testului Analiza modului de elaborare i fundamentare a Programului de instruire, urmrirea realizrii lor i eficiena organizrii cursurilor Descrierea testului Eantionul a fost constituit prin selectarea din Programul de pregtire elaborat pentru 2010 a unui numr de 5 teme de curs din domenii diferite. Testarea a constat n analiza modului n care au fost fundamentate aceste propuneri, modul cum au fost organizate i desfurate cursurile, ct i evaluarea acestora. Verificarea a avut la baz urmtoarele elemente: -analiza nevoilor de pregtire venite de la structurile proprii; -programele de instruire cuprind: -denumirea cursului i lectorul desemnat; -perioada desfurrii cursului; -grupul int i costul cursului. -programele de pregtire sunt realizate n totalitate; -tema de curs a fost evaluat de management, structura responsabil cu pregtirea personalului i participanii la curs; -cunotinele dobndite la curs au fost diseminate; -s-a realizat o urmrire a modului de punere n practic a cunotinelor dobndite. Pentru efectuarea testrii a fost elaborat Lista de control nr. 2.1., care conine pe vertical elementele eantionului, iar pe orizontal elementele testate. Constatri Din analiza efectuat a rezultat urmtoarele: -grupul int care urmeaz a participa la cursurile de pregtire nu este menionat, s+a susinut c acesta este identificat ulterior i anunat n timp util pentru a participa la curs; -nu este realizat o analiz de cost a cursurilor; -din analiza temelor propuse n programul de pregtire i luate n eantion s -a constatat c n dou cazuri acestea nu au fost organizate i desfurate i nici nu au mai fost preluate n vederea organizrii n anul urmtor; Concluzii n baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr. 1.1. Data: 02.07.2011 Auditori interini, Marin Florescu Ioana Albu Supervizor, Vasilescu Gheorghe

Tema nr. 1 Tema nr. 2 Tema nr. 3 Tema nr. 4 Tema nr. 5

Elemente testate Elemente eantionate

Data: 02.07.2011
Propunerea de curs vine de la structurile proprii

X X X X X X X X X X X X X X X FIAP X FIAP X X FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP X X X X X X X X X X X X X X X

Programele de instruire cuprind denumirea cursului Programele de instruire cuprind lectorul desemnat Programele de instruire cuprind grupul int Programele de instruire cuprind costul temei de curs Temele din program au fost organizate i desfurate Temele de curs au fost supuse proceselor de evaluare Cunotinele dobndite la curs au fost diseminate

LIST DE CONTROL NR. 2.1. Privind analiza elaborrii programelor de pregtire profesional

Auditori interni Marin Florescu Ioana Albu

X X X X X

Urmrirea modului de punere n practic a cunotinelor dobndite

Anexa nr.16 Procedura P08: Colectarea dovezilor UNIVERSITATEA XXXXX Serviciul de Audit Intern FI DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 2.1. Misiunea de audit: Management resurse umane Perioada auditat: 01.01.2010 30.04.2011 Problema Constatate Disfunciuni n sistemul de elaborare al programelor de pregtire profesional n cadrul temelor de curs cuprinse n programele de instruire nu se menioneaz n toate cazurile lectorii, grupurile int i nu se evalueaz costurile organizrii cursurilor de pregtire profesional. Analiza nevoii de formare este realizat doar cu privire prioritizarea temelor ce urmeaz a fi organizate n cadrul procesului de pregtire profesional, i nu se efectueaz o analiz a costurilor necesare pentru organizarea i desfurarea cursurilor, costuri care trebuie s pun n eviden cheltuielile cu deplasrile, diurne, plat lectori etc. Verificarea temelor propuse n programul de pregtire pe baz de eantion a pus n eviden c n dou cazuri acestea nu au fost organizate i desfurate i nici nu au fost preluate n vederea organizrii n anul urmtor. Inexistena unor proceduri de lucru privind organizarea procesului de planificare i desfurare a pregtirii profesionale a salariailor Nerealizarea unei pregtiri i instruiri a personalului n concordan cu nevoile i necesitile solicitanilor Analiza nevoilor de formare s se realizeze n funcie de grupul int ce urmeaz a fi instruit i de costurile necesare cu organizarea i desfurarea cursurilor. Aceste informaii s fie cuprinse i detaliate n programele de pregtire profesional elaborate. La fundamentarea programelor de pregtire profesional s se aib n vedere costurile necesare realizrii temelor propuse cu cheltuielile aprobate prin buget astfel nct toate temele propuse s fie realizate. Elaborarea de proceduri operaionale de lucru pentru realizarea activitilor specifice pentru pregtirea profesional.

Cauza Consecina Recomandri

Auditori interni, Marin Florescu Ioana Albu

Supervizor, Vasilache Gheorghe

Pentru conformitate,

Anexa nr.17 Procedura P09: Contestarea i raportarea iregularitilor UNIVERSITATEA XXXXX Serviciul de Audit Intern FI DE CONSTATARE I RAPORTARE A IREGULARITILOR Misiunea de audit: Management resurse umane Perioada auditat: 01.01.2010 30.04.2011 Constatare n urma misiunii de audit intern, efectuat la Serviciul Contabilitate, privind plata salariilor personalului pentru lunile ianuarie i martie 2010, s-au constatat urmtoarele: n luna ianuarie 2010, n statul de salrii, la pozii 15, a fost constatat o plat ctre salariatul Popescu Mihai, care apare pentru prima dat n statul de salarii, ceea ce denot c este nou angajat. Analiznd deciziile emise de instituie n anul 2010 nu a fost identificat nici o persoan nou angajat cu acest nume. Pentru lmurirea acestei situaii s-a solicitat la Serviciul Resurse Umane prezentarea dosarului profesional pentru persoana mai sus menionat, care nu a putut fi prezentat pentru c persoana nu figureaz ca angajat al instituiei. Analiznd statul de plat pentru luna martie 2010 s-a constatat c acest persoan apare din nou la plat. Din discuiile purtate cu personalul serviciului s-a constatat c statele de salarii sunt ntocmite i elaborate de serviciul financiar, respectiv de ctre un singur salariat din cadrul acestui serviciu n persoana doamnei Ionescu Natalia. n urma intervievrii acesteia a rezultat, c aceasta a ntocmit statul de salarii pentru lunile respective, dar nu tie cum a ajuns aceast persoan pe statul de salarii. n consecin suma de 5.200 lei, reprezentnd drepturile salariale pe dou luni, pltite fictiv unei persoane care nu apare ca angajat al entitii, inclusiv contribuiile suportate de entitate, ca urmare a plii salariului, reprezint sume nejustificate. Acte normative ncrcate: Legea contabilitii nr. 82/1991, Codul Muncii, Regulamentul de organizare i funcionare. Recomandri: Se propune recuperarea sumei de la persoana responsabil. Emiterea unei decizii din partea conducerii instituiei prin care s se dispun efectuarea unei inspecii, n vederea extinderii controlului i verificrii gestiunii de la nceputul anului pn n prezent. Se recomand elaborarea unei proceduri scrise privind acordarea i plata salariilor i stabilirea unui responsabil pentru aceasta. Anexe: -statele de slarii pe lunile ianuarie i martie 2010; -interviul cu d-na Ionescu Natalia -angajament de plat pentru suma de 5.200 lei; -decizia de impunere nr. 1234/22.02.2011 -not de constatare

Anexa nr.18 Procedura P10: Revizuirea documentelor de lucru UNIVERSITATEA XXXXX Serviciul de Audit Intern NOTA CENTRALIZATOARE A DOCUMENTELOR DE LUCRU Entitatea auditat: Serviciul Resurse Umane Misiunea de audit: Management resurse umane ntocmit: Marian Florescu, Ioana Albu Data realizrii: 13.07.2011

CONSTATARE 1.Inexistena unui sistem pentru organizarea modului de eviden a orelor suplimentare i de recuperare a acestora de ctre salariaii entitii

DOCUMENT JUSTIFICATIV -evidena orelor suplimentare pentru lunile ianuarie i martie 2010 ale structurilor auditate; -lista de control privind evidena salarizrii muncii peste programul normal de lucru la structurile din cadrul entitii; 2. Utilizarea a diferite -foi colective de prezen pentru formulare de prezen, care lunile februarie i august 2010 ale nu conin elementele celor patru servicii obligatorii prevzute de lege Inexistena unui sistem de justificare a nerespectrii planificrii concediilor de odihn pentru Serviciul Contabilitate i Serviciul Investiii

DA X

NU

AUDITORI

Anexa nr. 19 Procedura P11: edina de nchidere UNIVERSITATEA XXXXX Serviciul de Audit Intern MINUTA EDINEI DE NCHIDERE Entitatea auditat: Serviciul Resurse Umane Misiunea de audit: Management resurse umane ntocmit: Marian Florescu, Ioana Albu Data realizrii: 13.07.2011 A. Meniuni generale Lista participanilor: Numele Marian Florescu Ioana Albu Vasilescu Gheorghe Georgescu Mihaela Popescu Camelia Funcia Auditor Auditor Auditor ef serviciu Inspector Direcia/serviciul NR. telefon SAI SAI SAI SRU SRU Semntura

E-mail

B. Stenograma edinei Auditorii au prezentat obiectivele auditate i constatrile; a fost discutat fiecare disfuncionalitate n parte, au fost analizate cauzele care au contribuit la realizarea acestora i s-au prezentat recomandrile care urmeaz a fi implementate pentru eliminarea deficienelor constatate. n cadrul edinei de deschidere, ntruct structura auditat i-a nsuit n totalitate constatrile i recomandrile formulate de echipa de auditori i, n acest sens, au prezentat Planul de aciune i Calendarul de implementare a recomandrilor, cu termenele de realizare i persoanele responsabile. Acestea vor fi urmrite de auditori de echipa de auditori pn la implementare. n consecin, proiectul de Raport de audit intern devine Raport de audit intern final care va fi pregtit pentru aprobare i transmitere structurii auditate.

PLANUL DE ACIUNE I CALENDARUL IMPLEMENTRII RECOMANDRILOR Nr. crt. 1. Recomandare Desemnarea prin fiele de post a atribuiilor persoanelor cu evidena prezenei personalului; Implementarea unui nivel de control suplimentar pentru evidenierea prezenei personalului i justificrii nerespectrii planificrii concediilor de odihn, pe o perioad de 6 luni, ct i elaborarea procedurilor scrise i formalizate pentru organizarea sistemului de eviden a personalului i stabilirea formularelor prevzute de cadrul normativ. Efectuarea unei reverificri privind sistemul de eviden a timpului suplimentar peste programul normal de lucru i modul de consemnare al acestuia pentru depistarea tuturor situaiilor de nerespectare a cadrului normativ. Verificarea modului de acordare a salariilor pentru salariaii nou angajai n anul 2010 i evaluarea corect a acestora i implementarea unui nivel suplimentar de control intern ierarhic pentru operaiile specifice activitilor de recrutare i angajare. Analiza nevoilor de formare s se realizeze n funcie i de grupul int ce urmeaz a fi instruit ct i de costurile Plan de caiune Calendar Responsabil implementare Definirea de sarcini, 31.12.2011 ef serviciu responsabiliti i resurse competene pentru umane personalul responsabil cu efectuarea prezenei, urmrirea concediilor de odihn; Actualizarea fielor de post cu aceste responsabiliti.

2.

3.

Identificarea pe persoane a 30.09.2011 orelor suplimentare lucrate; Analiza modului de aprobare a acestora; Verificarea condiiilor de compensare cu timp liber; Urmrirea i analiza condiiilor n care acestea au fost pltite personalului. Analiza deciziilor de 30.09.2011 numire n funcie. Verificarea salariilor din deciziile de numire cu ncadrarea corect i caracteristicile postului. Compararea deciziilor de numire cu statele de salarii.

ef serviciu resurse umane

ef serviciu resurse umane

4.

Analiza modului n care au 31.12.2011 fost definite temele de curs i compararea acestora cu solicitrile primite.

ef serviciu resurse umane

necesare cu organizarrea i desfurarea cursurilor. Aceste informaii s fie cuprinse i detaliate n programele de pregtire profesional. La fundamentarea programelor de pregtire profesional s se aib n vedere corelarea costurilor necesare realizrii temelor propuse cu cheltuielile aprobate prin buget astfel nct toate temele propuse s fie realizate.

Identificarea grupului int i a modului n care temele de curs contribuuie la dezvoltarea cunotinelor. Analiza programelor de instruire i a cauzelor privind nerealizarea acestora. Analiza costului fiecrui curs programat i identificarea surselor de finanare. Elaborarea programelor de instruire pentru anul viitor cu analiz ade cost efectuat i aprobat acestora n limita cheltuielilor aprobate Avizat, Echipa de auditori interni Marin Florescu Ioana Albu

Data: 17.07.2011

ef SRU Georgescu Mihaela

Anexa nr.20 Procedura P12: Elaborarea proiectului de Raport de audit

UNIVERSITATEA XXXXX Serviciul de Audit Intern

RAPORT DE AUDIT INTERN

Misiunea de audit: MANAGEMENTUL RESURSELOR UMANE

Structura auditat: SERVICIUL RESURSE UMANE

TRGOVITE 2011

I. INTRODUCERE
Echipa de auditori a fost format din: Marin Florescu auditor Ioana Albu auditor Vasilache Gheorghe auditor coordonator al misiunii Ordinul de efectuare a misiunii de audit: Ordinul de serviciu nr. .......... Baza legal a aciunii de audit: -Planul de audit intern pe 2011 aprobat de conductorul instituiei -Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern; -OMFP nr. 38/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice de exercitare a auditului public intern -Normele proprii de exercitare a auditului public intern Durata aciunii de auditare: 01.06 15.07. 2011 Perioada supus auditrii: 01.01.2010 30.04.2011 Obiectivele misiunii de audit: -Stabilirea drepturilor salariale; -Pregtirea profesional a personalului. Tipul de audit: Audit de conformitate/regularitate Tehnici utilizate: a) Verificarea n vederea asigurrii validrii, realitii i acuritii nregistrrilor n REVISAL i n dosarele profesionale; Tehnici de verificare urtilizate: -comparaia: pentru deciziile de numire i datele nscrise n REVISAL, n dosarele profesionale i n bazele de date; -examinarea: pentru detectarea erorilor n completarea dosarelor profesionale, deciziilor, proceselor verbale etc. -garantarea: pentru verificarea realitii datelor din documente ce au stat la baza justificrii nregistrrilor; -urmrirea: pentru a se constata dac toate operaiile au fost real efectuate. b) interviul pentru lmurirea unor aspecte legate organizarea i desfurarea activitilor; c) eantionarea pentru analiza modului de ntocmire al documentelor; d) observarea fizic n vederea formrii unei preri proprii privind modul de ntocmire i emitere a documentelor. Instrumente de audit: -chestionarele; -liste de verificare pentru a stabilii condiiiile pe care trebuie s le ndeplineasc fiecare obiectiv auditabil. Documente i materiale examinate n cadrul Serviciului Resurse Umane:

Verificarea la faa locului a vizat urmtoarele documente ntocmite i completate pentru perioada 01.01.2010 30.04.2011: -documente privind organizarea i susinerea concursurilor; -decizii de numire, promovare, modificare a drepturilor salariale; -dosare profesionale, Regulamentul de Organizare i Funcionare; -foi colective de prezen; -cererile de concedii de odihn, fr plat etc. -REVISAL; -alte documente. Materiale ntocmite pe timpul auditrii: -Chestionarul de luare la cunotin (CLC) -Tabelul punctelor tari i punctelor slabe -Tematica n detaliu a misiunii de audit -Programul de audit, programul interveniei la faa locului -Liste de verificare pe obiective (LV) -Foi de lucru privind descrierea activitilor auditate -Fie de identificare i analiz a problemelor constatate (FIAP) -Minutele edinelor de deschidere, de nchidere -Raportul preliminar de audit intern Organizarea Serviciului Resurse Umane Serviciul a funcionat n perioada supus auditrii cu un nr. de 5 salariai, dintre care un post de ef de serviciu. Organizarea i funcionarea serviciului a fost n conformitate cu organigrama i Regulamentul de Organizare i Funcionare. Pentru toi salariaii sunt ntocmite fie ale posturilor prin care sunt stabilite relaiile ierarhice i sarcinile de serviciu. Activiti desfurate n cadrul Serviciului Resurse Umane: -ntocmirea statelor de funcii pe care le supune spre avizare conducerii; -rspunderea privind aplicarea corect a reglementrilor legale n domeniul salarizrii personalului, precum salariu de baz, spor de vechime, indemnizaiile, alte sporuri; - fundamentarea corect i acordarea premiilor; -aplicarea corect a prevederilor legale privind efectuarea i salarizarea muncii peste programul normal de lucru; -fundamentarea capitolelor din buget privind cheltuielile cu salariile; -verificarea foilor colective de prezen privind operarea corect a timpului lucrat i nelucrat; -organizarea concursurilor de recrutare, promovare i avansare a personalului; -ntocmirea i actualizarea dosarelor profesionale; -pregtirea i perfecionarea profesional a salariailor.

II. CONSTATRI I RECOMANDRI

II.1. Stabilirea drepturilor salariale II.1.1. Determinarea timpului de lucru (prezen, nvoiri, concedii, plata muncii peste programul normal de lucru etc. ) n urma verificrii efectuate s-a constatat utilizarea unor formulare diferite pentru evidenierea prezenei, precum i inexistena unui sistem de justificare a neconcordanei dintre perioadele planificate pentru concediile de odihn i efectuarea acerstora, fapt care poate conduce la efectuarea unor pli nejustificate. Recomandrile echipei de auditori s-au concretizat n desemnarea unor persoane care s aib responsabilitatea prezenei personalului stabilite prin fiele posturilor. Un alt element constatat a fost determinarea timpului de lucru peste program n vederea compensrii lui cu timp liber sau n bani, n conformitate cu legislaia n vigoare. Din analiza modului n care a fost efectuat munca peste program i recompensat a rezultat c nu exist un sistem de eviden i de recuperare a timpului peste programul normal de lucru. Echipa de auditori recomand utilizarea Registrului special de prezen pentru evidena orelor prestate peste programul normal de lucru, realizarea procedurilor scrise privind compensarea muncii suplimentare cu timp liber corespunztor n urmtoarele 30 de zile, dup efectuarea acestora, precum i pentru plata orelor suplimentare, n cazul n care compensarea nu a fost posibil. II.1.2. Acordarea sporurilor i indemnizaiilor de conducere Salriile de baz pentru candidaii declarai admii la concursul pentru ocuparea funciilor publice de execuie sunt stabilite de HG 1209/2003 privind organizarea i dezvoltarea carierei funcionarilor publicii prin echivalarea cu salarii de baz prevzute de OUG 192/2002privind reglementarea drepturilor de natur salarial ale funcionarilor publici, aprobat cu modificri i completri prin Legea 228/2003. Din analiza eantionului echipa de auditori a constatat acordarea eronat a salariului de baz pentru Constantinescu Mihai. Pentru prevenirea unor asemenea situaii n viitor, echipa de auditori recomand elaborarea procedurilor scrise i formalizate, implementarea unui nivel suplimentar de control i n acela timp asigurarea pregtirii profesionale a personalului implicat n activitatea de gestionare a resurselor umane i evaluarea periodic a acestuia. II.1.3. Modificarea drepturilor salariale Din analiza modificrilor drepturilor salarilae ale personalului care a fost sancionat, n anul 2010, respectiv a unui nr. de 5 salariai, s-a constat c ntr+un caz sanciunea de 5% aplicat pe trei luni a fost reinut din drepturile salariale i operat n baza de date, dar nu a fost nregistrat n REVISAL. Recomandarea auditorilor pentru depistarea i evitarea unor situaii suplimentare s-a ndreptat spre organizarea unor verificri sistematice privind operarea diminurilor salariale la persoanele care au fost sancionate de ctre conducere i implementarea unui nivel de control suplimentar.

II.2. Pregtirea profesional a personalului II.2.1. Analiza nevoilor de pregtire profesional Programele de pregtire trebuie s fie realizate n totalitate, n sensul c toate temele de curs planificate trebuie organizate i desfurate. n cazul temelor de curs cuprinse n Programele de instruire nu se menioneaz n toate cazurile grupul int care urmeaz a participa la cursurile de pregtire. Analiza nevoilor de formare este realizat doar cu privire la prioritizarea temelor ce urmeaz a fi organizate n cadrul procesului de pregtire profesional, nu este realizat o analiz a costurilor necesare pentru organizarea i desfurarea cursurilor, costuri care trebuie s pun n eviden cheltuielile cu deplasri, diurne, plat lectori etc. Analiza temelor propuse n planul de pregtire i luate n eantion a pus n eviden c n dou cazuri acestea nu au fost organizate i desfurate i nici nu au mai fost preluate n vederea organizrii n anul urmtor. Nu este realizat o pregtire i instruire a personalului n concordan cu nevoile i necesitile solicitanilor, pregtire care s contribuie la dezvoltarea i perfecionarea activitilor din cadrul entitii. Pentru aceast este necesar analiza nevoilor de formare n funcie i de grupul int ce urmeaz a fi instruit ct i de costurile necesare cu organizarea i desfurarea cursurilor, informaiile s fie cuprinse i detaliate n programele de pregtire profesional elaborate. III. CONCLUZII Echipa de auditori pe baza testrilor i analizelor efectuate evalueaz activitatea privind gestiunea resurselor umane din entitae conform grile: Nr. Obiectivul APRECIERE crt. FUNCIONAL DE CRITIC MBUNTIT 1. Stabilirea drepturilor salariale X 2. Pregtirea profesional a X personalului Precizm faptul c constatrile prezenttae au la baz probe de audit obinute pe baza testelor efectuate consemnate n documentele de lucru ntocmite de ctre echipa de auditori i nsuite de ctre factorii de management ai entitii. Aceste evaluri s-au realizat n urma discuiilor care au avut loc cu privire la recomandrile auditorilor n edinele de nchidere i conciliere ale misiunii, apreciate de ctre participanii la aceste edine, ca fiind realiste i fezabile, i materializate n minutele edinelor de nchidere i conciliere. Considerm c rezultatele evalurii auditorilor interni privint misiunea Managementul resurselor umane se nscriu n parametrii normali. De asemenea, prin implementarea recomandrilor echipei de auditori sistemul de gestiune al resurselor umane va cunoate o ameliorare semnificativ. Data: 02.07.2011 Auditori interini, Marin Florescu Ioana Albu Supervizor, Vasilescu Gheorghe