Sunteți pe pagina 1din 83

AUDITUL PUBLIC INTERN PRIVIND GESTIUNEA RESURSELOR UMANE

1.

GESTIUNEA RESURSELOR UMANE DOMENIU AUDITABIL

1.1 DEFINIREA POLITICII DE MANAGEMENT AL RESURSELOR UMANE


Gestionarea resurselor umane ntr-o instituie public reprezint o funcie suport important, fiind un domeniu de preferin al activitii auditorului intern, justificat n mare msur de multitudinea de procese care sunt derulate i n mod implicit de riscurile care le nsoesc. Gestiunea resurselor umane se definete n mod convenional ca un ansamblu de activiti prin care se asigur procurarea, dezvoltarea i conservarea resurselor umane de care are nevoie o organizaie pentru a-i atinge obiectivele. Mult timp s-a crezut c o cretere a satisfaciei n munc trebuie, n mod normal, s se traduc ntr-o cretere de productivitate, Totui, rezultatele a numeroase lucrri de cercetare nu confirm ntotdeauna legtura de cauzalitate dintre cele dou variabile. Exist situaii n care: productivitatea unui individ se mbuntete n urma unei modificri de tehnologie sau de proces de producie fr ca aceasta s conduc, n mod necesar la o cretere a satisfaciei n munc; satisfacia crete ca urmare a modificrii condiiilor fizice de munc, fr ca n mod obligatoriu s aib loc o cretere de productivitate. Avnd n vedere aceste aspecte, se considera c PRODUCTIVITATEA i SATISFACIA N MUNC sunt dou finaliti distincte ale sistemului de management al resurselor umane. Pentru a rspunde acestor exigene de ordin economic i uman, managementul resurselor umane i propune s obin urmtoarele rezultate: s pun la dispoziia organizaiei efective de personal, corespunztoare sub raport cantitativ i calitativ, n concordan cu posturile existente; s asigure stabilitatea relativ a personalului; s ofere indivizilor i grupurilor posibilitatea de a gsi rspuns la ateptrile lor i la nevoile lor, sau astfel spus, s creeze i s menin un mediu de munc satisfctor i valorizant. n organizaiile unde exist sindicat, politicile de personal sunt totdeauna incluse n diverse clauze ale conveniei colective de munc, clauze care acoper aspectele importante ale 1

AUDITUL PUBLIC INTERN PRIVIND GESTIUNEA RESURSELOR UMANE managementului resurselor umane: angajarea, formarea, promovarea, tratarea just i echitabil a forei de munc, pornind de la o baz individual i colectiv etc. Prezentarea unor astfel de politici nescrise i asociate unor reglementri existente, nu este suficient pentru a asigura uniformitatea criteriilor care servesc la luarea deciziei n domeniul utilizrii eficiente i valorizante a resurselor umane. De aceea, fr a aluneca ntr-o formalizare excesiv i fr a ncuraja birocraia, se recomand formularea n scris i difuzarea politicii de managementul resurselor umane. Politica de management al resurselor umane reflect inteniile, aptitudinile i obiectivele managementului de vrf n domeniul procurrii, conservrii i dezvoltrii resurselor umane. Ea este expresia obiectivelor urmrite i a mijloacelor folosite i este, totodat, un ghid de orientare i aciune pentru cei care i asum responsabiliti manageriale. Pentru a clarifica noiunea de politic de management al resurselor umane, pot fi reinute urmtoarele exemple. a) n domeniul seleciei personalului: refuzul angajrii candidailor care au o legtur de rudenie cu lucrtorii existeni n organizaie. Motivele adoptrii unei astfel de politici pot fi urmtoarele: grija de a evita influena pe care o poate exercita o legtur de rudenie asupra deciziei de angajare i promovare; pstrarea obiectivittii i a spiritului de echitate. Selectarea unui candidat pentru un post trebuie s rspund, att ct este posibil, urmtoarelor criterii: abilitatea (ndemnare, pricepere); experien; pregtire; inteligen; caracter; sntate fizic etc. b) n domeniul promovrii pot fi adoptate politici n care: meritul personal constituie criteriul de baz pentru a decide o promovare. n condiii egale, preferina se poate ndrepta ctre lucrtorul cu cea mai mare vechime; se va urmri n primul rnd, att ct este posibil, s se promoveze lucrtorii din interiorul organizaiei, nainte de a se recurge la candidai din exterior. n domeniul formrii obiectivul principal poate fi acela de a asigura

AUDITUL PUBLIC INTERN PRIVIND GESTIUNEA RESURSELOR UMANE fiecruia posibilitatea ca, de 3 4 ori n viaa profesional, s fac un efort de formare orientat n raport cu obiectivele organizaiei i n funcie de competenele i dorinele individului.

1.2

FORMULAREA POLITICILOR

n elaborarea sau reformularea politicilor, iniiativa revine directorului de resurse umane, dar aprobarea final este dat de echipa managerial. n vederea elaborrii politicii de management resurselor umane, directorul de personal, mpreun cu colaboratorii si, trebuie s culeag i s prelucreze urmtoarele informaii: a) natura problemelor cu care se confrunt responsabilii ierarhici n cazul n care ei decid n domeniul angajrii, alocrii efectivelor, formrii, promovrii precum i a problemelor care apar n respectarea conveniei colective i n aplicarea reglementrilor interne; b) natura plngerilor formulate de lucrtori i funcionari cu privire la tratarea echitabil i just a indivizilor; c) rezultatele anchetelor psihosociologice care evideniaz satisfacia sau insatisfacia, n raport cu ansamblul condiiilor de munc care predomin n organizaie; d) evantaiul cererilor sau revendicrilor sindicale, delimitnd pe cele care pot face obiectul politicilor de cele care vor fi discutate la masa negocierilor; e) natura plngerilor (nemulumirilor) care au parcurs deja diferite etape ale procedurii de recurs i fac obiectul unei audieri n faa unui consiliu de arbitraj sau a unui arbitru, dac organizaia este sindicalizat. Dispunnd de aceste informaii, directorul de resurse umane poate pregti o prim redactare a politicilor, avnd grij s precizeze pentru fiecare: obiectivul vizat;

AUDITUL PUBLIC INTERN PRIVIND GESTIUNEA RESURSELOR UMANE secvena de activiti ce trebuie efectuate pentru punerea n aplicare a politicii; procedurile i reglementrile asociate aplicrii politicii; categoria de personal vizat de aceast politic; condiii generale de aplicare (costuri implicate, momentul intrrii n vigoare, durata etc.). Aprobarea politicii de ctre echipa managerial nu este ntmpltoare. n acest fel, managementul organizaiei se angajeaz i sprijin politica din domeniul resurselor umane care, n aceste condiii, capt o greutate mai mare.

1.3

APLICAREA POLITICILOR

Pentru a fi aplicat, o politic trebuie s fie comunicat, de preferat, n scris. Aceast modalitate va permite o mai mare uniformitate n planul interpretrii coninutului i va oferi posibilitatea de a se recurge la textul scris atunci cnd anumite elemente se pierd din memorie. Pentru organizaiile de mari dimensiuni, unde exist o mai mare mobilitate la nivelul resurselor manageriale, aceast precauie este chiar mai necesar. De asemenea, politica trebuie s fie difuzat i explicat tuturor celor implicai n punerea sa n aplicare, fapt ce impune organizarea unor sesiuni de informare. Aplicarea unei politici implic, n egal msur, un aspect de control, o supraveghere exercitat de directorii de resurse umane i de colaboratorii acestora. Acetia vor verifica realismul i eficacitatea politicii i n acest sens, vor rspunde la urmtoarele ntrebri: n ce msur, politica faciliteaz sau nu, atingerea obiectivului vizat? Prin aplicarea sa, politica se nscrie n prevederile (dispoziiile) legislative privind nediscriminarea , angajarea, formarea, orarul de munc, igiena i securitatea personalului? n ce msur politica, att sub raportul coninutului su ct i sub raportul aplicrii sale, este compatibil cu filosofia de

AUDITUL PUBLIC INTERN PRIVIND GESTIUNEA RESURSELOR UMANE management din organizaie i cu caracteristicile acesteia. Pentru a nelege mai bine legturile care exist ntre etapele procesului propriu-zis de planificare a efectivelor i variabilele exogene care influeneaz evoluia cererii i a ofertei de munc, prezentm n schema urmtoare, un model de planificare a efectivelor.

Inventarierea efectivelor categoriei Piaa muncii Plecri anticipate

Inventarul posturilor ocupate n prezent i calificarea cerut + Numrul de posturi ce trebuie create Expansiune, diversificare Productivitate

+ Politici de formare i de promovare = Acces prin promovare intern i mutare

Numrul de posturi ce vor fi desfiinate = Numrul de

Tehnologie Reorganizare

Numr de indivizi care pot fi disponibili

posturi descoperite care vor fi efectiv acoperite

Disponibiliti financiare

Surplus Deficit 5

AUDITUL PUBLIC INTERN PRIVIND GESTIUNEA RESURSELOR UMANE

Aciuni de angajare, reafectare , Revizii periodice, corecii

1.4

GESTIUNEA PREVIZIONALA A RESURSELOR UMANE

Gestiunea previzional a resurselor umane const n conceperea, punerea n aplicare i urmrirea politicilor i planurilor de aciune diferenelor dintre resursele umane ale care vizeaz reducerea, n mod anticipat, a organizaiei (sub raportul efectivelor i al

competenelor) i disponibilitile ei la un moment dat. calificrilor evolueaz pe termen scurt, n funcie de proiectele societii.

Necesitatea managementului previzional al resurselor umane este extrem de actual. Analiza situaiei existente n numeroase ntreprinderi permite formularea urmtoarelor concluzii: pe msur ce constrngerile economice au impus managementul previzional al locurilor de munc, ntreprinderile au dobndit n general o bun stpnire a aspectelor cantitative, cel puin pe termen scurt. Rareori ns, ele au reuit s depeasc acest stadiu i au manifestat o capacitate redus de anticipare; atunci cnd n managementul resurselor umane intervin restricii limitative, ele genereaz fenomene negative. Astfel, exemplul cel mai semnificativ privete pensionrile sistematice la o vrst mai redus, fapt ce afecteaz att salariaii ct i capitalul de competene pe care ei l reprezint. De cele mai multe ori, ataamentul exclusiv fa de ideea reducerii efectivelor duneaz unei bune gestiuni a competenelor i a calificrilor. Astfel, asistm la: pierderea anumitor deprinderi profesionale speciale sau transmiterea lor insuficient; 6

AUDITUL PUBLIC INTERN PRIVIND GESTIUNEA RESURSELOR UMANE demotivarea segmentelor de vrst care se apropie de un sfrit anticipat de carier; constituirea unui nucleu dur de salariai de care depinde efectiv reuita unor operaii cheie. n societi au loc mutaii rapide care afecteaz coninutul muncii i competenele cerute salariailor. Aceste mutaii produc decalaje dificil de recuperat n absena unei concepii anticipative n gestiunea locului de munc i a resurselor umane. Dintre factorii care determin aceste mutaii, putem reine: factori exteriori societii: piee puternic concureniale, produse sau procedee de fabricaie noi, evoluia mentalitilor i a aspiraiilor salariailor; factori interiori societii, legai de cutarea unei mai bune competitiviti, de gestiunea schimbrilor organizaionale etc. salariaii existeni n organizaie la un moment dat constituie, pe un orizont mediu de timp, baza efectivelor i a competenelor disponibile. Cu excepia unor cazuri specifice, proiectul sau sperana unei fluctuaii maive care ar putea permite rennoirea complet a personalului sunt complet iluzorii i aceasta, din mai multe motive, respectiv: motive legate de nsi funcionarea organizaiei: dificultatea de a face s coexiste lucrtorii vechi cu cei noi, n general mult mai tineri, a fost deja probat i are tendina s creasc, putnd astfel s antreneze pierderi de eficacitate considerabile; starea pieei nu permite, n numeroase domenii de activitate, s se gseasc, cu uurin, n exterior, calificrile i specializrile profesionale dorite. Cu excepia unui segment de personal calificat, a unor specialiti de vrf, organizaia este condamnat s gestioneze adaptarea i dezvoltarea propriilor sale resurse umane. Toate aceste aspecte evideniaz necesitatea de a anticipa. n caz contrar, meninerea situaiilor anterioare conduce la: apariia de supraefective de lucrtori; lipsa de for de munc

AUDITUL PUBLIC INTERN PRIVIND GESTIUNEA RESURSELOR UMANE pentru anumite calificri; dezechilibrare n structura pe vrst a lucrtorilor etc., ceea ce determin: creterea costurilor de producie din cauza unor cheltuieli nejustificate cu salariile; imposibilitatea fabricrii produselor cerute pe pia din cauza lipsei resurselor umane; lipsa perspectivei profesionale a unor lucrtori etc.

1.5

NECESITATEA AUDITRII RESURSELOR UMANE

n momentele de criz, cnd productivitatea nu este cea corespunztoare i nivelul motivaiei este foarte cobort sau cnd apar situaii conflictuale, tensionate, organizaia ajunge s semene cu un corp bolnav. Pentru a putea stabili tratamentul (planul de aciune) optim, este necesara o diagnosticare ct mai exacta a companiei din punct de vedere al resurselor umane. A te baza doar pe "anticorpii" generai de ctre organizaie (aciunea departamentului de resurse umane sau a managerilor, bazata pe o proprie evaluare a situaiei de criz) poate reprezenta un risc prea mare pentru a fi asumat. Este vorba in primul rnd de subiectivitatea

AUDITUL PUBLIC INTERN PRIVIND GESTIUNEA RESURSELOR UMANE cu care este analizata compania. Managerul de resurse umane este parte a acelei organizaii, traverseaz la rndul lui situaia mai dificil, este influenat de ea, relaiile lui cu ceilali membri ai companiei pot sta sub semnul simpatiei sau antipatiei, incertitudinea generata de criza l poate duce la concluzii superficiale sau eronate. O alta situaie n care auditul de resurse umane poate fi benefic este situaia in care un investitor dorete achiziionarea unei alte companii. Rapoartele financiare, contabile, cele privind activele organizaiei care va fi preluata nu sunt suficiente pentru a lua o decizie bine argumentata. Uneori, pericolele mari stau in situaia dezastruoas n care se gsesc resursele umane. O auditare atent i un raport n aceast privin pot evita multe probleme ulterioare sau le pot mcar anticipa.

2.

AUDITUL PUBLIC INTERN PRIVIND GESTIUNEA P

RESURSELOR UMANE STUDIU DE CAZ S.C. APATERM S.A GALATI 2.1 ORGANIZAREA AUDITULUI PUBLIC INTERN LA S.C.APATERM SA
Organizarea activitii de audit public intern la S.C. APATERM S.A. se realizeaz n strns concordan cu specificul activitii i caracteristicile unitii. S.C. APATERM S.A. a luat fiin ca urmare a transformrii Regiei Autonome de Gospodrire Comunal Galai n societate comercial cu capital integral de stat la data de 06.08.1998, avnd ca unic acionar Consiliul Local Galai, prin preluarea activului i pasivului 9

AUDITUL PUBLIC INTERN PRIVIND GESTIUNEA RESURSELOR UMANE Regiei Autonome de Gospodrire Comunal Galai1 ncepnd cu data de 09.11.2004, structura organizatorica a suportat modificri, ca urmare a divizrii SC APATERM SA, in doua societi distincte : SC APATERM SA ; SC APA - CANAL SA. Societatea comercial APATERM S.A. Galai este persoan juridic romn, avnd forma juridic de societate pe aciuni de interes public local ,al crei obiect de activitate l reprezint asigurarea i realizarea serviciilor de producere i distribuie a energiei termice i a apei calde menajere. La nivelul SC APATERM SA s-a organizat serviciul de audit public intern conform HCL 143/ 17.04.2003 ce funcioneaz n subordinea direct al conductorului unitii. n cadrul serviciului de audit public intern activeaz un numr de doi auditori i un ef serviciu, crora le revine s auditeze la data ntocmirii prezentelor norme urmtoarele structuri la nivelul structurii funcionale :

16 servicii 2 birou

la nivelul structurii de producie sunt incluse exploatri, districte, ateliere, formaii, servicii i compartimente clasificate astfel :

Departamentul de Producie: 6 secii 5 compartimente formaii

La data de 31.12.2007 structura personalului se prezenta conform diagramei:

Regulamentul de organizare i funcionare al S.C. APATERM S.A. Galai, pag.1-2.

10

AUDITUL PUBLIC INTERN PRIVIND GESTIUNEA RESURSELOR UMANE

5%

15%

4%
CONDUCERE TESA M AISTRI M UNCITORI

76%

2.2

ATRIBUIILE SERVICIULUI DE AUDIT PUBLIC INTERN

Pentru societatea S.C. Apaterm S.A. aportul serviciului de audit intern este de a contribui la buna gestiune a fondurilor publice i n promovarea unei culturi privind realizarea unui management eficient i de a evalua eficacitatea i performana structurilor funcionale n vederea mbuntirii activitii. n desfurarea activitii sale, serviciul de audit intern va avea urmtoarele atribuii : Elaboreaz norme metodologice specifice SC APATERM SA GALAI, care aprobate de Directorul general al societii se transmit spre avizare organului ierarhic imediat superior, respectiv Serviciului de audit public intern din cadrul Primriei municipiului Galai, semnat pe fiecare pagin de auditorul care l-a elaborat; Elaboreaz proiectul planului anual de audit public intern; Informeaz Serviciul de audit public intern din cadrul Primriei Galai n maxim 5 zile de la ncheierea trimestrului sinteze ale recomandrilor nensuite de ctre conductorul societii precum i despre consecinele acestora; Raporteaz periodic asupra constatrilor, concluziilor i recomandrilor rezultate din activitile sale de audit; Elaboreaz raportul anual al activitii de audit public intern i l

11

AUDITUL PUBLIC INTERN PRIVIND GESTIUNEA RESURSELOR UMANE transmite la Serviciul de audit public intern din cadrul Primriei Galai pn la 5 ianuarie; n cazul identificrii unor iregulariti sau prejudicii, raporteaz conductorului societii i structurii de control intern abilitate; Sprijin conductorul unitii n identificarea i evaluarea riscurilor semnificative contribuind la mbuntirea sistemelor de management, al riscurilor privind fiabilitatea i integritatea informaiilor financiare i operaionale, eficacitatea i eficiena operaiilor, protejarea patrimoniului, respectarea legilor, reglementrilor i procedurilor; Efectueaz activitatea de audit public intern asupra tuturor activitilor desfurate de SC APATERM SA GALAI

2.3REALIZAREA MISIUNII DE AUDIT PUBLIC INTERN PRIVIND 2.3REALIZAREA GESTIUNEA RESURSELOR UMANE
Misiunea de audit intern are scopul de a da asigurri managementului asupra modului de organizare a activitii de gestiune a resurselor umane din cadrul entitii, a funcionalitii sistemului de control intern, respectiv a conformitii cu cadrul legislativ normativ, fiind structurate pe urmtoarele domenii auditabile: 1. ORGANIZAREA RECRUTRII PERSONALULUI 2. STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI 3. EVIDENIEREA PREZENEI, NVOIRILOR I CONCEDIILOR 4. EVOLUIA CARIEREI PERSONALULUI 5. PREGTIREA PROFESIONAL CONTINU A PERSONALULUI 6. GESTIONAREA DOSARELOR PROFEIONALE 7. GESTIONAREA CARNETELOR DE MUNC 8. FUNCIONALITATEA ISTEMULUI INFORMATIC UTILIZAT PENTRU GESTIUNEA RESURSELOR UMANE 9. ARHIVAREA DOCUMENTELOR Caracterul misiunii de audit public intern : sondaj, documentar ;

12

AUDITUL PUBLIC INTERN PRIVIND GESTIUNEA RESURSELOR UMANE Tipul auditului : audit de regularitate, respectiv examinarea aciunilor asupra efectelor financiare sub aspectul respectrii normelor procedurale aplicabile. Tehnici de audit public intern utilizate: observarea ; interviul , documentarea. Instrumente de audit public utilizate : CLC, CLV, FIAP. Documente /materiale examinate : decizii, organigrama, regulamentul de organizare i funcionare, contract colectiv de munca 2006 i 2007, state de funciuni, interviuri, dosare de personal, fise de post individuale, BVC/2007 rapoarte economice, rapoarte de producie i situaii ntocmite de serviciile funcionale. Baza legala pentru realizarea misiunii : Legea 53/2003 privind Codul Muncii, OUG 79/2001 privind ntrirea disciplinei economico-financiare, Ordin 502/2001 privind normele de aplicare a OUG 79/2001, OMF 616/2000 privind normele metodologice de ntocmire a bugetului de venituri i cheltuieli de ctre agenii economici, OMF 2121/2001 privind modul de ntocmire a BVC la societile comerciale la care statul este acionar majoritar, CCM la nivel naional pe anul 2005, Legea 215/2001 privind administraia publica locala, Legea 76/2002 privind protecia omerilor. ETAPA DE PREGTIRE A MISIUNII DE AUDIT INTERN In aceasta etapa au fost ntocmite documentele standard i s-au adus clarificri, fa de norme, cu privire la modul concret de iniiere a procedurii de analiza riscurilor, succesiunea documentelor, structura acestora i modul de completare, nivelul de apreciere i mprire a acestora n mari, medii i mici, clasarea riscurilor i ierarhizarea acestora n vederea finalizrii procedurii Analiza riscurilor . S-a ntocmit NOTIFICAREA PRIVIND DECLANSAREA MIIUNII DE AUDIT PUBLIC INTERN conform model B-01 i s-a transmis cu 15 zile nainte de data declanrii misiunii. eful misiunii de audit pune la dispoziia auditorilor DECLARATIA DE INDEPENDENTA model A-02 , pe care acetia o completeaz i o semneaz pe propria rspundere conform prevederilor Legii nr.672/2002, avnd obligaia sa fie sinceri. eful Serviciului audit ntocmete in 2 exemplare ORDINUL DE SERVICIU model 01, in care nominalizeaz tema sau obiectele auditabile, tipul de auditare (de regularitate, de sistem, de performanta), termenul maximal i obligatoriu in care auditorii trebuie sa realizeze misiunea precum i echipa de auditori. Dup trecerea a 4-5 zile de la expedierea notificrii auditorii efectueaz edina de

13

AUDITUL PUBLIC INTERN PRIVIND GESTIUNEA RESURSELOR UMANE deschidere in vederea prezentrii auditorilor, a activitii i obiectivelor supuse auditrii, asigurarea condiiilor materiale necesare derulrii misiunii, punerea la dispoziie a documentelor in vederea realizrii misiunii, precum i a termenului de finalizare a acesteia. edina de deschidere va fi finalizat prin ncheierea MINUTEI DE DESCHIDERE- model B-02.

n continuare auditorii identific obiectele i operaiile auditabile parcurgnd


urmtoarele etape: - detalierea fiecrei activiti n operaii succesive descriind procesul de la realizare pn la nregistrare (Circuitul auditului), parcurgnd cu atenie bibliografia aferent, extrgnd succesiv operaiile, aciunile i documentele ce se cer a fi realizate i ntocmite. (Definirea condiiilor pe care trebuie s le ndeplineasc fiecare operaie pentru a se elimina riscurile specifice ). - ntocmirea LISTEI CENTRALIZATOARE A OBIECTELOR DE AUDITAT. Colectarea i prelucrarea informaiilor in vederea identificrii riscurilor Din acest moment auditorii continua sa colecteze i sa prelucreze informaii i sa efectueze lucrri cu privire la cunoaterea structurii auditate, a modului sau de organizare, a tehnicilor de lucru utilizate, a particularitilor i a punctelor cheie, a factorilor a fi susceptibili a fi periculoi, a competenei salariailor, a implicrii managerului precum i contextul instituional i sociologic de desfurare a activitii structurii auditate in cadrul SC APATERM. CHESTIONARUL DE LUARE LA CUNOSTINTA (CLC) i CHESTIONARUL DE CONTROL INTERN (CCI) sunt documente care expun n forma scris rezultatele prelucrrii informaiilor colectate. (Se obine organigrama, statul de funcii, Regulamentul de Organizare i Funcionare, Fisele de post, procedurile scrise de control, reglementrile specifice unitii i structurii auditate, Raportul de audit anterior, se identifica persoanele rspunztoare, etc.) Analiza i evaluarea riscurilor Pe baza Listei centralizatoare a obiectelor de auditat auditorii: - stabilesc riscurile; - calculeaz pe baza de punctaj nivelul acestora; - claseaz riscurile. De regula, riscurile se obin prin adugarea conjunciei s nu fi fcut, s nu fi realizat, s nu existe, etc. n faa operaiilor enumerate n Lista centralizatoare a obiectelor de auditat. 14

AUDITUL PUBLIC INTERN PRIVIND GESTIUNEA RESURSELOR UMANE Nivelul riscurilor se noteaz astfel: 1 = Mic 2 = Mediu 3 = Mare Riscul = orice eveniment, aciune, situaie sau comportament cu impact nefavorabil asupra capacitii SC APATERM de a realiza obiectivele. Componentele riscului sunt: I. Probabilitatea de apariie- care se determina cu ajutorul criteriilor de analiza i anume: a. Aprecierea vulnerabilitii structurii auditate (apreciere calitativa) - se examineaz factorii de inciden asupra vulnerabilitii entitii (resursele umane, complexitatea lucrrilor, etc.) Vulnerabilitatea poate fi: Nivel 1 = redusa Nivel 2 = medie Nivel 2= mare b. Aprecierea controlului intern : - se apreciaz capacitatea controlului intern asupra activitii structurii auditate de a preveni producerea riscurilor sau de a le minimiza. Controlul intern se apreciaz pe 3 nivele astfel: Nivel 1 = control intern corespunztor Nivel 2 = control intern insuficient Nivel 3 = control intern cu lipsuri grave Impactul financiar (criteriu cantitativ) care poate fi: Nivel 3 = Important daca in cadrul structurii auditate exista o atitudine necooperant manifestata de conducerea structurii auditate i /sau salariaii din cadrul structurii; nu sunt tehnici de control iar pierderile sunt mari; Nivel 2 = Mediu daca exista tehnici de control suficiente iar pierderile pot fi suportate de societate; Nivel 1 =Sczut daca exista tehnici de control intern adecvate, pierderile sunt mici , conducerea i salariaii din cadrul structurii auditate manifesta o atitudine cooperanta. Pentru stabilirea punctajului total utilizat (T) se atribuie un factor de greutate i un nivel de risc fiecrui criteriu; produsul acestor 2 factori da punctajul pentru criteriul respectiv, iar suma punctajelor pentru o operaie auditat conduce la determinarea punctajului total al riscului operaiei respective. 15

AUDITUL PUBLIC INTERN PRIVIND GESTIUNEA RESURSELOR UMANE Punctajul total al riscului se obine utilizndu-se formula: T = Pi x Ni unde T = punctajul total al criteriului utilizat Pi = ponderea riscului pentru fiecare criteriu Ni = nivelul riscurilor pentru fiecare criteriu In cursul realizrii misiunii de audit, auditorii trebuie sa aib n vedere urmtoarele: n toate cazurile exist un risc inerent ca o eroare s apar de la nceput; exist un risc al neputinei controlului intern de a preveni sau a depista erori materiale; exist un risc de depistare atunci cnd procedeul de audit nu poate s identifice riscurile. Din aceste motive, auditorii trebuie s se asigure c misiunea de audit efectuat permite obinerea unei asigurri rezonabile ca : sistemul de management al riscurilor este eficace; sistemul de control intern al entitii publice este eficace i eficient, putnd s previn sau s diminueze orice risc; managementul entitii publice este corespunztor i guverneaz bine entitatea . Ponderea factorului control intern poate fi de pana la 60%, a impactului financiar de pana la 30%, iar a vulnerabilitii de 10% (nu sunt obligatorii ci apreciative n funcie de situaia concret). n aprecierea controlului intern exercitat asupra structurii auditate, chestionarul ntocmit n studiile de caz poate fi de un real folos. Ierarhizarea activitilor i operaiunilor ce urmeaz a fi auditate Aceast etap a misiunii de audit se realizeaz prin ntocmirea Tabelului Puncte Tari Puncte Slabe care prezint sintetic rezultatul evalurii fiecrei activiti i permite stabilirea riscurilor de auditat. Riscurile clasificate ca fiind mici nu se cuprind n acest tabel. Un rol important n stabilirea punctelor tari (riscuri) i a punctelor slabe o are gradul de ncredere al auditorilor n calitatea controlului intern al structurii auditate n care implicarea i preocuparea managerului n activitile desfurate i auditate ca i competenta salariailor au rolul cel mai important. Ca regul, urmeaz s fie auditate doar punctele stabilite de auditori ca fiind slabe, iar dac pentru unele puncte tari gradul de ncredere al auditorilor este sczut, atunci i acestea pot fi auditate. ETAPA DE INTERVENIE LA FAA LOCULUI

16

AUDITUL PUBLIC INTERN PRIVIND GESTIUNEA RESURSELOR UMANE n aceasta etap s-a realizat testarea efectiv pe baza listelor de verificare pregtite n etapa anterioar, prin utilizarea unor tehnici diferite de eantionare, teste de control, modele de interviuri, note de relaii i foi de lucru, elemente care au stat la baza elaborrii fielor de identificare i analiz a problemelor i eventual a formularelor de constatare i raportare a iregularitilor. n urma misiunii de audit public intern cu tema Gestiunea ntocmite mai multe fie de identificare i analiza a problemelor . n etapa urmtoare, de elaborare a Raportului de audit intern se urmrete redactarea acestuia ntr-un format standard prin prezentarea acestuia pe structura obiectelor auditabile din Tematica n detaliu a misiunii de audit i comentarea constatrilor, consecinelor i recomandrilor din formulare de constatare eliberate n etapa anterioar. Responsabilitatea structurii auditate Responsabilitatea structurii auditate in aplicarea recomandrilor consta in : Elaborarea unui plan de aciune, nsoit de un calendar privind ndeplinirea acestuia; Stabilirea responsabililor pentru fiecare recomandare; Punerea in practica a recomandrilor Comunicarea periodica a stadiului progresului aciunilor; Evaluarea rezultatelor obinute. Responsabilitatea serviciului audit public intern Serviciul audit public intern din cadrul S.C APATERM S.A GALATI verifica i raporteaz la organul ierarhic imediat superior respectiv Serviciului de audit din cadrul Primriei Municipiului Galai, asupra progreselor nregistrate n implementarea recomandrilor. Implementarea recomandrilor este urmrita prin formularul fia de urmrire a recomandrilor , iar eful compartimentul de audit public intern va comunica att conductorului unitii S.C APATERM S.A GALAI ct i Serviciului de audit din cadrul Primriei Municipiului Galai stadiul implementrii acestora. Resurselor Umane au fost

CONCLUZII I PROPUNERI- DIFICULTI NTMPINATE N DOMENIUL

17

AUDITUL PUBLIC INTERN PRIVIND GESTIUNEA RESURSELOR UMANE AUDITULUI INTERN I MSURI PROPUSE PENTRU ATENUAREA ACESTORA Din practic s-a constatat c managerii nu acord suficient apreciere evalurii propriilor riscuri i nu au preocupri de a orienta specialitii n aceast direcie. Activitatea de conducere, managementul, se desfoar nc empiric, fr a ine cont de recomandrile auditorilor i ale bunei practici in domeniu. Auditorii interni simt o modificare n cultura organizaional privitor la evaluarea riscurilor, dar nu sunt optimiti cu privire la mbuntirea atitudinii managerilor n timp real. Se impune susinerea de ctre manageri a efortului auditorilor interni , prin perceperea corect a activitii de audit intern i a auditorilor, ca fiind de aceeai parte a baricadei i nu ca pe un nou control (aa cum este perceput n prezent de majoritatea managerilor) , respectiv ca pe un ajutor, un sprijin competent i independent pentru atingerea intelor organizaiei. Auditorii interni trebuiesc privii de ctre manageri ca parteneri i nu ca adversari, avnd aceleai obiective, printre care eficacitatea actului managerial i realizarea obiectivelor propuse. 2 Managerul trebuie s neleag recomandrile auditorilor, s perceap ajutorul pe care l primesc pentru stpnirea riscurilor are apar i evolueaz continuu. Cultura de contientizare asupra riscurilor, unde fiecare, n cadrul organizaiei joac un anumit rol n managementul riscului, are o percepie redus, ca dovad c majoritatea entitilor publice au acordat prea puin atenie crerii unor sisteme pentru identificarea riscurilor poteniale ntr-un stadiu incipient prin constituirea unui sistem de avertizare timpurie asupra tendinelor riscurilor. Din practic, a rezultat n mod clar c nici un proces de gestionare a riscurilor nu este perfect pentru identificarea eecurilor, pentru evitarea surprizelor. n general, la analiza eecurilor financiare semnificative, majoritatea managerilor au evideniat drept cauze urmtoarele: lipsa de conformitate cu politicile i procedurile interne; riscurile neidentificate la timp ; riscuri identificate dar care au fost apreciate ca fiind improbabil sa se produc i care au avut influente majore in perioada imediat urmtoare ; slbiciuni ale sistemului de control intern, s.a.. Constatrile prezentate ne conduc la o serie de aprecieri ; astfel, dac nu s-au
2

Marcel Ghita i Mihai Spranceana Auditul intern al institutiilor publice

18

AUDITUL PUBLIC INTERN PRIVIND GESTIUNEA RESURSELOR UMANE respectat politicile i procedurile interne, acestea ne sugereaz ca managementul a euat n a-i ndeplini eficace unul dintre rolurile sale fundamentale, iar dac directorii nu sunt de acord cu aceasta constatare se impune ca auditorii interni s intervin mai mult pentru a-i responsabiliza pe acetia. Din acest punct de vedere este nevoie ca directorii s neleag c recomandrile auditului trebuie transpuse n practica pentru evitarea ntr-o msura mai mare a eventualelor riscuri. De asemenea neidentificarea riscurilor sau aprecierea greita ca riscurile identificate sunt improbabil s se produc, demonstreaz neacordarea ateniei cuvenite acestei activiti, neactualizarea sistematic a analizei riscurilor i lipsa de preocupare pentru a-i determina pe manageri i pe ceilali salariai s gndeasc pe baza evalurii riscurilor, propriile atribuii pe care le desfoar. Toate acestea cestea au contribuit la apariia unor slbiciuni ale sistemului de control intern. Asigurarea credibilitii unui cadru de gestiune al managementului riscului i de control al organizaiei este n prezent provocarea cea mai important pentru manageri, pe lng care i auditorii interni au un rol important de jucat. Buna practic internaionala n domeniu consider c directorii i auditorii interni care lucreaz mpreuna n problema evalurii riscurilor specifice entitii, vor fi n stare s obin o valoare adugata mult mai mare din partea misiunilor de audit intern. Se impune o mai mare autonomie a auditorilor interni deoarece in practica se constata afectarea independentei acestora , fiind supui ingerinelor de ordin intern, respectiv sub autoritatea deplina a conductorului entitii publice care stabilete misiunile de audit public intern, i poate dispune in orice moment sistarea acestora la prezentarea Fisei de Constatare i Raportare a Iregularitilor. Mai exact, in conformitate cu prevederile legale in vigoare auditorul, pe parcursul misiunilor de audit, este obligat, ca in 3 zile de la constatarea unor iregulariti majore (nclcarea legislaiei in vigoare, posibile prejudicii, etc.) sa ntocmeasc i sa prezinte conductorului unitii Fia de Constatare i Raportare a Iregularitilor (FCRI). Conform legii, dup analizarea FCRI, conductorul unitii poate sa suspende misiunea de audit invocnd : informaiile insuficiente, accesul limitat la informaie, etc.) n aceasta situaie, independenta de decizie in continuarea misiunii, valorificarea rezultatelor i eliminarea riscurilor existente i a impactului produs de iregularitile constatate de auditor sunt n mod evident i real afectate. In amplul proces de reorganizare administrativa prin crearea structurilor de audit intern au 19

AUDITUL PUBLIC INTERN PRIVIND GESTIUNEA RESURSELOR UMANE aprut o serie de probleme n cazul entitilor publice centrale i locale. Conducerile acestor entiti publice se confrunt cu o serie de probleme i ntmpin unele restricii de natur conjunctural n organizarea i funcionarea compartimentelor de audit intern: - volumul mic al fondurilor bugetare alocate; - lipsa personalului calificat i care sa aib pregtirea profesionala necesar exercitrii activitii de audit intern, mai ales n primriile din comune i oraele mici; - lipsa de nelegere a rolului auditului intern din partea unor conductori ai acestor entitati, care este privit in continuare ca un nivel suplimentar de control intern i ca atare inutil. O problem dificil pentru entitile publice rmne aceea a identificrii i recrutrii personalului adecvat i al meninerii celor formai prin cursurile de pregtire profesional n sistemul public. Aceast situaie se va ameliora pe msura progreselor nregistrate n reforma administraiei din sectorul public, avnd n vedere c majoritatea auditorilor interni sunt i funcionari publici. De asemenea, lipsa funciei de conducere la un numr nsemnat al structurilor de audit constituite la nivelul administraiei publice centrale, diminueaz considerabil posibilitile auditorilor de a-i manifesta contribuia la mbuntirea activitii instituiei din care face parte. Dezvoltarea procedurilor de control intern ca parte componenta a sistemului de management i dezvoltarea unui sistem de audit public intern eficace nu este problema unei singure instituii, aceasta trebuie s fie preocuparea comun a tuturor instituiilor din administraia public. Procedurile detaliate pentru toate activitatile sunt esentiale pentru ca ele furnizeaz tuturor factorilor implicai in procesul de management informaii concrete referitoare la funcionarea optima a activitatilor. Elaborarea i implementarea corespunztoare a acestor proceduri vor avea un impact pozitiv asupra atingerii obiectivelor entitatii publice. Ministerul Finanelor Publice, n calitatea sa de integrator trebuie s trateze, n viitorul apropiat, problemele cheie ridicate , astfel nct sistemul de control i audit intern s contribuie ntr-o mai mare msur la buna gestiune a banului public n Romnia. Direciile de perfecionare a activitatii de audit public intern, vor viza n primul rnd coninutul cadrului procedural, orientarea acestei activiti ctre domeniile cu risc major, creterea calitii rapoartelor de audit intern, ct i dezvoltarea unor legturi mai bune i a schimburilor profesionale ntre auditorii interni, auditori externi, controlori, directori financiari i contabili. Se impune deasemeni : 20

AUDITUL PUBLIC INTERN PRIVIND GESTIUNEA RESURSELOR UMANE a) Perfecionarea cadrului normativ b) Reducerea gradului de formalizare i rigiditate a procedurilor de audit intern, care s ofere flexibilitatea necesar exercitrii judecii profesionale a auditorilor interni n funcie de circumstane i contextul derulrii misiunilor; c) Asigurarea independenei reale a auditorilor interni, care sa permit desfurarea misiunilor de audit n condiii de maxim obiectivitate i fr ingerine manageriale; d) Continuarea procesului de evaluare a activitii desfurate de auditorii interni; e) Organizarea unor examinri dintr-o perspectiv adaptata contextual, prin utilizarea de personal experimentat n auditul intern ; f) Contientizarea permanent a managerilor pentru nelegerea corect a activitatii de audit intern, att n ceea ce privete regulile dup care aceasta se desfoar, dar i modul n care se fructific cel mai bine aceast nou funcie. g) Dezvoltarea coordonrii i cooperrii n domeniul auditului public intern prin: -dezvoltarea unei funcii n cadrul UCAAPI care s faciliteze informarea, dialogul i acordarea de asisten a auditorilor publici interni pe linia utilizrii instrumentelor i practicilor de audit; -crearea unui site cu faciliti pentru ntrebri i rspunsuri n vederea generalizrii experienei i bunei practici n domeniul auditului intern, inclusiv sistem de raportare a activitatii de audit intern in sistem informatizat; -dezvoltarea instrumentarului metodologic adecvat (ghiduri, piste de audit, modele de analiz a riscului) n derularea misiunilor de audit; - organizarea de conferine anuale privind auditul public intern; - ntrirea rolului structurilor teritoriale UCAAPI n coordonarea, ndrumarea i schimbul de informaii la nivelul judeului. h) Extinderea cooperrii ntre auditul intern i auditul extern (Curtea de Conturi, Camera Auditorilor Financiari) prin ncheierea de protocoale care sa prevad: - formarea comun a auditorilor interni i celor externi; - metodologii compatibile; - armonizarea planurilor i programelor de audit in vederea realizrii complementaritatii intre activitile de audit intern i audit extern;

21

AUDITUL PUBLIC INTERN PRIVIND GESTIUNEA RESURSELOR UMANE

ANEXE

22

AUDITUL PUBLIC INTERN PRIVIND GESTIUNEA RESURSELOR UMANE ORDIN DE SERVICIU n conformitate cu prevederile Legii nr. 672/2002 privind auditul public intern, a O.M.F.P. nr. 38/2003 de aprobare a normelor metodologice generale privind exercitarea activitii de audit intern, a Ordinului managerului general nr. 12345/2003 prin care s-au aprobat Normele proprii de exercitare a auditului intern n cadrul entitii publice i a Planului de audit intern pentru anul 2005, se va efectua misiunea de audit intern la Direcia Resurselor Umane n perioada 01.02.2008 15.05.2008. Scopul misiunii de audit este de a da asigurri asupra modului de organizare a activitii de gestiune a resurselor umane din entitatea public i a conformitii cu cadrul legislativ i normativ aplicabil, fiind structurate pe urmtoarele domenii auditabile: Organizarea recrutrii personalului cuprinznd: Proiectul Planului de ocupare a funciilor publice, anex la Planul naional de ocupare a funciilor publice; organizarea concursurilor; susinerea concursurilor; emiterea deciziilor de numire. Stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului cuprinznd: - stabilirea elementelor de natur salarial; - modificarea drepturilor salariale; - salarizarea muncii peste programul normal de lucru. Evidenierea prezenei, nvoirilor i concediilor; Evoluia carierei personalului; Pregtirea profesional continu a personalului Gestionarea dosarelor profesionale; Gestionarea carnetelor de munc; Funcionalitatea sistemului informatic utilizat pentru gestiunea resurselor umane cuprinznd: - evaluarea sistemului informatic; - sigurana n exploatare a sistemului informatic; - securitatea bazelor de date. Arhivarea documentelor. Menionm c se va efectua un audit de conformitate al modului de organizare a

23

AUDITUL PUBLIC INTERN PRIVIND GESTIUNEA RESURSELOR UMANE activitii de gestiune a resurselor umane din entitatea public Echipa de auditori interni este format din urmtorii: 1. Ionescu Mihai 2. Morar Angela ef Serviciu Audit Public Intern, Constantiniu Iulian .

DECLARAIA DE INDEPENDEN Nume i prenume: Ionescu Mihai Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane

Data: 15.01.2008

Incompatibiliti n legtur cu entitatea/structura auditat Da Ai avut/avei vreo relaie oficial, financiar sau personal cu cineva care ar putea s v limiteze msura n care putei s v interesai, s descoperii sau s constatai slbiciuni de audit n orice fel? Avei idei preconcepute fa de persoane, grupuri, organizaii sau obiective care ar putea s v influeneze n misiunea de audit? Ai avut/avei funcii sau ai fost/suntei implicat() n ultimii 3 ani ntr-un alt mod n activitatea entitii/structurii ce va fi auditat? Avei responsabiliti n derularea programelor i proiectelor privind gestiunea resurselor umane? Ai fost implicat n elaborarea i implementarea sistemelor de control ale entitii/structurii ce urmeaz a fi auditat? Suntei so/soie, rud sau afin pn la gradul al patrulea inclusiv cu conductorul entitii/structurii ce va fi auditat sau cu membrii organului de conducere colectiv? Avei vreo legtur politic, social care ar rezulta dintr-o fost angajare sau primirea de redevene de la vreun grup anume, sau organizaie sau nivel guvernamental? Ai aprobat nainte facturi, ordine de plat i alte instrumente de plat pentru entitatea/structura ce va fi auditat? Ai inut anterior contabilitatea la entitatea/structura ce va fi auditat? Avei vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la entitatea /structura ce va fi auditat? Dac n timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate personal, extern sau organizaional care ar putea s v afecteze abilitatea dvs. de a lucra i a face rapoartele de audit impariale, notificai eful Serviciului Audit Public Intern de urgen? Auditor, Ionescu Mihai ef serviciu, Constantiniu Iulian X X
Nu X X X X X X X X X -

24

AUDITUL PUBLIC INTERN PRIVIND GESTIUNEA RESURSELOR UMANE

NOTIFICAREA PRIVIND DECLANAREA MISIUNII DE AUDIT INTERN Ctre: De la: Direcia Resurse Umane ef Serviciu Audit Public Intern

Referitor la misiunea de audit intern Modul de organizare a activitii de gestiune a odul resurselor umane din entitatea public Stimate domnule Rileanu Viorel n conformitate cu Planul de audit intern pe anul 2008, urmeaz ca n perioada 01.02.2008-15.05.2008 s efectum o misiune de audit intern cu tema Gestiunea resurselor umane. V vom contacta ulterior pentru a stabili de comun acord edina de deschidere n vederea discutrii diverselor aspecte ale misiunii de audit, cuprinznd: prezentarea auditorilor; scopul misiunii de audit intern; prezentarea principalelor obiective ale misiunii de audit intern; programul interveniei la faa locului; alte aspecte.

Pentru o mai bun nelegere a activitii dumneavoastr, v rugm sa ne punei la dispoziie urmtoarea documentaie necesar privind activitatea de gestiune a resurselor umane: legile i reglementrile ce se aplica activitilor dumneavoastr, organigrama direciei dumneavoastr, Regulamentul de organizare i funcionare, fiele posturilor, procedurile scrise care descriu sarcinile ce trebuie realizate pe linia organizrii activitii, un exemplar al rapoartelor de activitate, notelor, misiunilor de audit anterioare care se refer la aceasta tem. Dac avei unele ntrebri privind desfurarea misiunii, v rugm s-l contactai pe domnul Georgescu Ion - auditor, coordonatorul misiunii sau pe eful structurii de audit intern. Cu stim, Data: 15.01.2008 ef Serviciu Audit Public Intern Constantiniu Iulian

25

AUDITUL PUBLIC INTERN PRIVIND GESTIUNEA RESURSELOR UMANE

LISTA CENTRALIZATOARE A OBIECTELOR AUDITABILE Misiunea de audit:Gestiunea resurselor umane Perioada auditat: 01.01.2007- 31.12.2007 ntocmit: Ionescu Mihai Morar Angela Avizat: Constantiniu Iulian Nr. DOMENIUL crt. I. ORGANIZAREA RECRUTRII PERSONALULUI Proiectul Planului de ocupare a funciilor publice, anex la Planul naional de ocupare a funciilor publice Organizarea concursurilor

Data: 15.02.2008 Data: 15.02.2008 OBIECTE AUDITABILE Fundamentarea proiectului Planului de ocupare a funciilor OBS.

Statul de funcii Corespondena pentru solicitarea organizrii concursurilor Constituirea comisiilor de concurs Anunul de concurs Publicarea anunului de concurs Dosarele candidailor pentru ocuparea posturilor Procesul verbal privind analiza dosarelor

Susinerea concursurilor

Contestaii privind respingerea dosarelor Stabilirea subiectelor Susinerea probei scrise Susinerea probei interviu Verificarea i notarea lucrrilor i interviului Procesul verbal privind rezultatele concursurilor

26

AUDITUL PUBLIC INTERN PRIVIND GESTIUNEA RESURSELOR UMANE Nr. crt.

DOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE Comunicarea rezultatelor Deciziile de numire Contestaii privitoare la rezultatele concursului Emiterea deciziei de numire Comunicarea deciziei de numire de Procedurile scrise privind acordarea drepturilor salariale Salariul de baz Indemnizaii de conducere Modificarea drepturilor salariale Salarizarea muncii peste programul normal de lucru Sporul pentru titlul tiinific de doctor Sporul pentru complexitatea n munc Sporul de vechime n munc Sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte Salariul de merit Sistemul de premiere

OBS.

II.

STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI

Stabilirea elementelor natur salarial

Decizia de modificare a drepturilor salariale Comunicarea deciziei de modificare a drepturilor salariale Fundamentarea timpului lucrat peste programul normal deAprobarea efecturii muncii peste programul lucru normal deEvidena timpului lucrat peste programul lucru normal de lucru i recuperarea acestuia Salarizarea timpului lucrat peste programul normal de lucru Norme i proceduri referitoare la modul de eviden a prezenei, nvoirilor i concediilor Utilizarea foilor colective de prezen

III.

EVIDENIEREA PREZENEI, NVOIRILOR I CONCEDIILOR

27

AUDITUL PUBLIC INTERN PRIVIND GESTIUNEA RESURSELOR UMANE Nr. crt.

DOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE Evidena concediilor de odihn Evidena concediilor de medicale Evidena concediilor de studii

OBS.

IV.

EVOLUIA CARIEREI PERSONALULUI

Concordana obiectivelor entitii cu evoluia carierei personalului Promovarea n cadrul funciei pe categorii, clase i gradaii Planurile strategice i anuale de pregtire profesional Planurile individuale de pregtire profesional Realizarea programelor de pregtire profesional Sistemul indicatorilor de performan privind pregtirea profesional

V.

PREGTIREA PROFEIONAL CONTINU A PERSONALULUI

VI.

GESTIONAREA DOSARELOR PROFEIONALE

Norme i proceduri referitoare la gestionarea dosarelor profesionale Constituirea dosarelor profesionale Accesarea dosarelor profesionale Actualizarea dosarelor profesionale

VII.

GESTIONAREA CARNETELOR DE MUNC

Norme i proceduri privind administrarea carnetelor de munc Constituirea carnetelor de munc Accesarea carnetelor de munc

28

AUDITUL PUBLIC INTERN PRIVIND GESTIUNEA RESURSELOR UMANE Nr. crt. VIII.

DOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE Actualizarea carnetelor de munc

OBS.

FUNCIONALI TATEA SISTEMULUI INFORMATIC UTILIZAT PENTRU GESTIUNEA RESURSELOR UMANE

Evaluarea sistemului informatic

Manuale de operare i utilizare a sistemului informatic Adaptabilitatea sistemului informatic la cerinele utilizatorilor Sistemul de asigurare pentru prelucrarea tranzaciilor autorizate i corecte Integrarea subsistemului informatic aferent gestiunii resurselor umane n sistemul informatic general al instituiei Desemnarea personalului cu atribuii privind utilizarea aplicaiilor i operarea n cadrul bazelor de date Sistemul de pregtire profesional a personalului implicat n operarea n sistemul informatic Instruciunile privind ntreinerea programelor informatice Utilizarea echipamentelor de prevenire a fluctuaiilor sau ntreruperilor curentului electric (UPS, modulatoare de tensiune s.a.) Instruirea utilizatorilor i informarea sistematic asupra modificrilor operate n sistemul informatic Existena unui sistem de prevenire/detectare a accesrilor i modificrilor neautorizate ale bazelor de date (parole, programe antivirus .a.)

Sigurana n exploatare a sistemului informatic

Securitatea bazelor de date

29

AUDITUL PUBLIC INTERN PRIVIND GESTIUNEA RESURSELOR UMANE Nr. crt.

DOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE Sistemul modificrii periodice a parolelor de acces Actualizarea programelor antivirus, antispyware, firewall nregistrrile intrrilor i ieirilor din sistem a utilizatorilor Norme i proceduri privind arhivarea documentelor rezultate din activitatea de gestiune a Desemnarea personalului responsabil privind arhivarea documentelor Stabilirea locaiei pentru dosarele profesionale i celelalte documente arhivate Predarea dosarelor la arhiva instituiei

OBS.

IX.

ARHIVAREA DOCUMENTELOR

NOTA: Lista centralizatoare a obiectelor auditabile reprezint primul document care se elaboreaz n cadrul procedurii Analiza riscurilor i cuprinde, pentru acest studiu de caz, 69 de obiecte auditabile, structurate pe 9 obiective, care vor fi analizate pe parcursul derulrii misiunii de audit intern.

30

AUDITUL PUBLIC INTERN PRIVIND GESTIUNEA RESURSELOR UMANE

31

AUDITUL PUBLIC INTERN PRIVIND GESTIUNEA RESURSELOR UMANE

SC APATERM SA SERV.AUDIT PUBLIC INTERN CLASAREA OPERATIILOR PE BAZA ANALIZEI RISCURILOR MIIUNEA DE AUDIT: GESTIUNEA RESURSELOR UMANE PERIOADA AUDITATA: 01.01.2007- 31.12.2007 RISCURI FACTORI Aprecierea controlului intern Aprecierea cantitativa Impact financiar Aprecierea calitativa Vulnerabilitate

MICI
1,50 1,50

MEDII
1,5 2,50 1,50 2

MARI
> 2,50 >2

PONDERE 60% 30%

1,50 2

>2

10%

Evaluarea importantei fiecrui criteriu de analiza a riscului pentru activitatea auditat, precum i in funcie de nivelurile stabilite Aprecierea controlului intern - pana la 1,50 inclusiv, risc mic - peste 1,50 i pana la 2,50,incluiv, risc mediu - peste 2,50, risc mare Impact financiar - pana la 1,50 inclusiv, risc mic - intre 1,50 i 2, inclusiv, risc mediu - peste 2, risc mare Vulnerabilitate - pana la 1 inclusiv, risc mic - peste 1,50 i pana la 2, inclusiv, risc mediu - peste 2, risc mare

32

AUDITUL PUBLIC INTERN PRIVIND GESTIUNEA RESURSELOR UMANE Delimitarea clasrii riscurilor mari Aprecierea controlului intern Impact financiar Vulnerabilitate TOTAL 2,50 x 60% = 1,50 2 x 30% = 0,60 2 x 10% = 0,20 = 2,30

Delimitarea clasrii riscurilor mici Aprecierea controlului intern 1,50 x 60% = 0,90 Impact financiar 1,50 x 30% = 0,45 Vulnerabilitate 1 x 10% = 0,10 TOTAL = 1,45

Riscurile care au un punctaj mai mic de 1,45 vor fi clasate ca riscuri mici Riscurile care au un punctaj cuprins intre 1,45 i 2,30 vor fi clasate ca riscuri medii Riscurile care au un punctaj mai mare de 2,30 vor fi clasate ca riscuri mari

33

AUDITUL PUBLIC INTERN PRIVIND GESTIUNEA RESURSELOR UMANE SC APATERM SA SERV.AUDIT PUBLIC INTERN STABILIREA CRITERIILOR DE ANALIZA A RISCURILOR MIIUNEA DE AUDIT: GESTIUNEA RESURSELOR UMANE PERIOADA AUDITATA: 01.01.2007- 31.12.2007 NIVELUL NIVELUL 3 FACTORI Aprecierea controlului intern Aprecierea cantitativa Impact financiar Aprecierea calitativa Vulnerabilitate Nu exista proceduri Impact financiar ridicat > 100 mil.lei Vulnerabilitate ridicat NIVELUL 2 Exista proceduri, dar nu se aplica Impact financiar mediu < 100 mil.lei Vulnerabilitate medie NIVELUL 1 Exista proceduri i se aplica Impact financiar sczut < 50 mil.lei Vulnerabilitate sczuta

Pentru factorii de risc s-au stabilit urmtoarele ponderi : Aprecierea controlului intern = 60% Impact financiar Vulnerabilitate TOTAL = 30% = 10% = 100%

34

AUDITUL PUBLIC INTERN PRIVIND GESTIUNEA RESURSELOR UMANE

CLASAREA OPERAIILOR N FUNCIE DE ANALIZA RISCULUI

Misiunea de audit:Gestiunea resurselor umane Perioada auditat: 01.01.2007- 31.12.2007 ntocmit: Ionescu Mihai Morar Angela Avizat: Constantiniu Iulian

Data: 15.03.2008 Data: 15.03.2008

RISCURI SEMNIFICATIVE Nr.crt. Criterii de analiza a riscurilor DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE ORGANIZARE Proiectul Planului de 1. Fundamentarea Schimbarea obiectivului entitii publice ocupare a funciilor A proiectului Planului prin preluarea i prin transferul de obiective RECRUTRII publice, anex la Planul de ocupare a Utilizarea personalului neadecvat activitii PERSONALUL naional de ocupare a funciilor publice funciilor publice de elaborare a planului UI Utilizarea unor proceduri neadecvate Organizarea concursurilor de Statul de funcii nu este actualizat permanent funcie de rezultatele procesului de recrutare 3. Corespondena Adresele pentru solicitarea organizrii pentru solicitarea concursurilor nu ndeplinesc condiiile de organizrii conformitate concursurilor Bibliografia incomplet neactualizat 2. funcii Statul Avizul ANFP nu a fost solicitat cu 45 de zile nainte de data organizrii concursului 4. Constituirea Ordinele de constituire ale comisiilor de comisiilor de concurs concurs i de soluionare a contestaiilor nu sunt ntocmite cu 30 de zile nainte de data susinerii a concursurilor
P1 60% Ni P2 30% Ni P3 10% Ni

Punctaj total 2,6 2 2,1

I.

0,6 0,6 0,6

3 2 2

0,3 0,3 0,3

2 2 2

0,1 0,1 0,1

2 2 3

0,6

0,3

0,1

1,9

0,6 0,6 0,6 0,6

2 2 2 2

0,3 0,3 0,3 0,3

1 2 1 1

0,1 0,1 0,1 0,1

1 2 1 1

1,6 2 1,6 1,6

35

AUDITUL PUBLIC INTERN PRIVIND GESTIUNEA RESURSELOR UMANE


Incompatibilitatea membrilor comisiei de concurs de Anunul de concurs nu ndeplinete condiiile de conformitate Anunul de concurs nu cuprinde condiiile de desfurare a concursului

0,6 0,6 0,6 0,6

2 1 2 1

0,3 0,3 0,3 0,3

1 2 1 2

0,1 0,1 0,1 0,1

1 1 2 2

1,6 1,3 1,7 1,4

5. Anunul concurs

Anunul de concurs nu cuprinde condiiile de participare la concurs 6. Publicarea Anunul de concurs nu este publicat n anunului de concurs Monitorul Oficial al Romniei, Partea a III-a, cu cel puin 30 de zile nainte de data desfurrii Anunul de concurs nu este afiat la sediul entitii sau pe pagina de Internet

0,6

0,3

0,1

1,7

0,6 Neconcordana ntre coninutul anunului de concurs stabilit de comisie i cel publicat 0,6 7. Dosarele Dosarele candidailor pentru ocuparea candidailor pentru posturilor nu ndeplinesc condiiile de ocuparea posturilor conformitate Acceptarea unor dosare incomplete 0,6 Refuzul nejustificat al acceptrii dosarelor candidailor pentru ocuparea posturilor 0,6 8. Procesul verbal privind analiza dosarelor Lipsa acordului membrilor comisiei 0,6 0,6

0,3

0,1

1,7

0,3

0,1

1,7

0,6

3 3

0,3 0,3

2 2

0,1 0,1

2 1

2,6 2,5

2 2 1

0,3 0,3 0,3

1 1 1

0,1 0,1 0,1

2 2 2

1,7 1,7 1,1

Rezultatele selectrii dosarelor de nscriere nu au fost afiate la sediul instituiei

36

AUDITUL PUBLIC INTERN PRIVIND GESTIUNEA RESURSELOR UMANE


9. Contestaii Acceptarea contestaiilor spre analiz i privind respingerea soluionare fr ca acestea s fie depuse n dosarelor termen de ctre candidai 0,6 Respingerea nejustificat a contestaiilor 0,6 1 0,3 2 0,1 2 1,4 2 0,3 1 0,1 1 1,6

Rezultatele selectrii dosarelor de nscriere nu au fost afiate n termen de 5 zile lucrtoare de la data expirrii perioadei de nscriere 0,6 Susinerea concursurilor 10. Stabilirea Stabilirea unor subiecte din afara tematicii subiectelor i bibliografiei de concurs 0,6 Subiectele sunt neclar formulate sau conin erori 11. Susinerea Procesul verbal privind proba scris nu probei scrise ndeplinete condiiile de conformitate 0,6 12. Susinerea Procesul verbal privind proba interviu nu probei interviu ndeplinete condiiile de conformitate 0,6 Interviul nu este susinut n termen de 5 zile lucrtoare de la data susinerii probei scrise 0,6 ntrebrile i rspunsurile la interviu nu au fost consemnate n anexa la procesul verbal 0,6 13. Verificarea i notarea lucrrilor i interviului Diferene semnificative intre calitatea tratrii subiectelor i punctajelor acordate de membri comisiei Spaiile libere din lucrri nu au fost barate de membrii comisiei 0,6 0,6 2 2 0,3 0,3 1 1 0,1 0,1 2 1 1,7 1,6 2 0,3 2 0,1 2 2 2 0,3 2 0,1 2 2 3 0,3 2 0,1 2 2,6 3 0,3 2 0,1 3 2,7 0,6 3 3 0,3 0,3 3 2 0,1 0,1 2 2 2,9 2,6 1 0,3 2 0,1 1 1,3

37

AUDITUL PUBLIC INTERN PRIVIND GESTIUNEA RESURSELOR UMANE


Declararea ca promovat a unor candidai care nu au obinut un punctaj final de cel puin 100 de puncte cumulat i cel puin 50 de puncte la fiecare prob 0,6 14. Procesul verbal Procesul verbal nu s-a transmis la Direcia privind rezultatele Resurse Umane concursurilor 15. Comunicarea rezultatelor Anunarea candidailor asupra rezultatelor nu s-a realizat n termenul de trei zile lucrtoare de la data susinerii ultimei probe 0,6 16. Contestaii Acceptarea contestaiilor spre analiz i privitoare la soluionare fr ca acestea s fie depuse n rezultatele termen de ctre candidai concursului Deciziile de numire Candidaii nu au fost anunai n termen despre rezultatul contestaiei 1 0,3 1 0,1 2 1,1 2 0,3 1 0,1 2 1,7

0,6

0,3

0,1

1,4

0,6 0,6

2 2

0,3 0,3

1 1

0,1 0,1

2 1

1,7 1,6

17. Emiterea Datele de identificare ale candidatului deciziei de numire admis, a salariului de ncadrare i a sporurilor de care beneficiaz nu au fost stabilite corect 0,6 Decizia de numire nu a fost emisa n termenul de 15 zile lucrtoare de la data admiterii candidatului 18. Comunicarea Comunicarea cu ntrziere a deciziei de deciziei de numire numire 2 0,3 2 0,1 3 2,1

0,6 0,6 0,6

2 2 3

0,3 0,3 0,3

1 2 2

0,1 0,1 0,1

2 1 2

1,7 1,9 2,6

II.

STABILIREA Stabilirea elementelor 19. Procedurile Existena unor proceduri neactualizate DREPTURILO de natur salarial scrise privind privind acordarea drepturilor salariale R SALARIALE acordarea drepturilor CUVENITE salariale

38

AUDITUL PUBLIC INTERN PRIVIND GESTIUNEA RESURSELOR UMANE


PERSONALUL UI 20. baz Salariul de Stabilirea eronat a salariului de baz 0,6 0,6 3 3 0,3 0,3 2 2 0,1 0,1 2 2 2,6 2,6

21. Indemnizaii de Acordarea unor indemnizaii de conducere conducere necuvenite 22. Sporul pentru Stabilirea eronat a sporului pentru titlul titlul tiinific de tiinific de doctor doctor 23. Sporul pentru Stabilirea eronata a unui spor pentru complexitatea n complexitate n munc munc 24. Sporul de Stabilirea eronat a sporului de vechime n vechime n munc munc 25. Sporul pentru Stabilirea eronat a sporului pentru orele orele lucrate pe timp lucrate pe timp de noapte de noapte 26. Salariul merit 27. Sistemul premiere Modificarea drepturilor salariale de Acordarea de salarii de merit necuvenite

0,6

0,3

0,1

1,9

0,6 0,6

2 2

0,3 0,3

2 2

0,1 0,1

1 1

1,9 1,9

0,6 0,6

2 2

0,3 0,3

2 1

0,1 0,1

1 3

1,9 1,8

de Salariile nu au fost diminuate pentru abateri disciplinare 0,6 2 0,3 2 0,1 2 2

28. Decizia de Decizia de modificare a drepturilor salariale modificare a nu a fost ntocmita drepturilor salariale Modificarea neargumentat a drepturilor salariale 29. Comunicarea Salariatului nu i s-a comunicat decizia de deciziei de modificare a drepturilor salariale modificare a drepturilor salariale Decizia de modificare a drepturilor salariale nu s-a comunicat Serviciului salarizare

0,6 0,6

3 2

0,3 0,3

2 2

0,1 0,1

2 2

2,6 2

0,6 0,6

2 2

0,3 0,3

1 1

0,1 0,1

2 1

1,7 1,6

39

AUDITUL PUBLIC INTERN PRIVIND GESTIUNEA RESURSELOR UMANE


Operarea modificrii drepturilor salariale n carnetul de munc i dosarul profesional dup soluionarea contestaiilor 0,6 Salarizarea muncii peste programul normal de lucru 30. Fundamentarea Efectuarea fr justificare a orelor peste timpului lucrat peste programul normal de lucru programul normal de lucru 31. Aprobarea Efectuarea muncii peste programul normal efecturii muncii de lucru nu a fost autorizat de eful structurii peste programul normal de lucru 32. Evidena Sistemul de evidenta a timpului lucrat peste timpului lucrat peste programul normal de lucru nu este formalizat programul normal de lucru i recuperarea acestuia 33. Salarizarea Aplicarea eronat a indicilor salariali de timpului lucrat peste echivalare a orelor peste programul normal de programul normal de lucru lucru III. EVIDENIEREA PREZENEI, NVOIRILOR, CONCEDIILOR 34. Norme i Inexistena procedurilor referitoare la proceduri referitoare modul de eviden a prezenei, nvoirilor i la modul de eviden concediilor a prezenei, nvoirilor Responsabilii pentru actualizarea normelor i concediilor i procedurilor referitoare la modul de eviden a prezenei, nvoirilor i concediilor nu au fost desemnai 35. Utilizarea Evidena prezentei nu se ncadreaz n foilor colective de principiile de conformitate prezen 2 0,3 2 0,1 1 1,9

0,6

0,3

0,1

0,6

0,3

0,1

1,7

0,6

0,3

0,1

2,6

0,6

0,3

0,1

1,7

0,6

0,3

0,1

0,6 0,6

2 3

0,3 0,3

2 2

0,1 0,1

3 2

2,1 2,6

40

AUDITUL PUBLIC INTERN PRIVIND GESTIUNEA RESURSELOR UMANE


36. Evidena Evidena concediilor de odihna nu se concediilor de odihn ncadreaz n principiile de conformitate 0,6 37. Evidena Evidena concediilor medicale nu se concediilor de ncadreaz n principiile de conformitate medicale 38. Evidena Evidena concediilor de studii nu se concediilor de studii ncadreaz n principiile de conformitate 0,6 IV. EVOLUIA CARIEREI PERSONALULUI 39. Concordana Politica prezenta i de perspectiv a entitii obiectivelor entitii nu a fost corelata cu dezvoltarea cunotinelor cu evoluia carierei profesionale ale personalului personalului Structura funciilor publice de execuie (superior, principal, asistent i debutant) pe total nu este corelat 40. Promovarea n Perioada de stagiu nu a fost respectat cadrul funciei pe categorii, clase i Vechimea minim n munc nu a fost gradaii respectat Calificativele anuale acordate nu au fost respectate V. PREGTIREA PROFESIONAL CONTINU A PERSONALULUI 41. Planurile Fundamentarea insuficienta a Planului strategice i anuale de strategic privind recrutarea, formarea i pregtire profesional perfecionarea profesional a funcionarilor publici Planul anual i cel strategic privind recrutarea, formarea i perfecionarea profesional a funcionarilor publici nu au fost corelate 2 0,3 2 0,1 1 1,9 2 0,3 2 0,1 2 2

0,6

0,3

0,1

1,9

0,6

0,3

0,1

2,7

0,6 0,6 0,6 0,6

2 3 2 1

0,3 0,3 0,3 0,3

1 2 1 2

0,1 0,1 0,1 0,1

2 2 1 2

1,7 2,6 1,6 1,4

0,6 0,6

2 1

0,3 0,3

2 2

0,1 0,1

1 2

1,9 1,4

41

AUDITUL PUBLIC INTERN PRIVIND GESTIUNEA RESURSELOR UMANE


42. Planurile Planurile de pregtire nu au fost adaptate la individuale de cerinele individuale ale fiecrui salariat pregtire profesional 0,6 43. Realizarea Persoanele responsabile de realizarea programelor de programelor de pregtire profesional nu au fost pregtire profesional nominalizate 0,6 44. Sistemul Sistemul indicatorilor de performan nu indicatorilor de caracterizeaz activitatea de pregtire performan privind profesional pregtirea Persoanele responsabile pentru urmrirea profesional realizrii indicatorilor de performan nu au fost stabilite 45. Norme i Insuficiena procedurilor i normelor proceduri referitoare referitoare la gestionarea dosarelor profesionale la gestionarea dosarelor Responsabilii pentru actualizarea normelor profesionale i procedurilor referitoare la gestionarea dosarelor profesionale nu au fost desemnai 46. Constituirea Dosarele profesionale pentru fiecare salariat dosarelor nu au fost constituite profesionale 47. Accesarea Accesarea de ctre persoane neautorizate a dosarelor dosarelor profesionale profesionale 48. Actualizarea dosarelor profesionale Dosarele profesionale nu au fost actualizate 0,6 2 0,3 2 0,1 3 2,1 2 0,3 1 0,1 2 1,7 2 0,3 1 0,1 2 1,7

0,6

0,3

0,1

1,6

0,6

0,3

0,1

1,7

VI.

GESTIONAREA DOSARELOR PROFESIONALE

0,6

0,3

0,1

1,9

0,6

0,3

0,1

1,7

0,6

0,3

0,1

1,4

0,6

0,3

0,1

1,7

42

AUDITUL PUBLIC INTERN PRIVIND GESTIUNEA RESURSELOR UMANE


VII. GESTIONAREA CARNETELOR DE 49. Norme i Insuficienta procedurilor i normelor MUNC proceduri privind privind administrarea carnetelor de munc administrarea carnetelor de munc Responsabilii pentru actualizarea normelor i procedurilor referitoare la administrarea carnetelor de munc nu au fost desemnai 0,6 50. Constituirea Carnetele de munc pentru fiecare salariat carnetelor de munca nu au fost constituite 0,6 51. Accesarea Accesarea de ctre persoane neautorizate a carnetelor de munca carnetelor de munca 0,6 52. Actualizarea Carnetele de munca nu au fost actualizate carnetelor de munca VIII FUNCIONALIT Evaluarea sistemului 53. Manuale de Insuficiena manualelor de operare i ATEA informatic operare i utilizare a utilizare a sistemului informatic SISTEMULUI sistemului informatic
INFORMATIC UTILIZAT PENTRU GESTIUNEA RESURSELOR UMANE

0,6

0,3

0,1

1,9

0,3

0,1

1,7

0,3

0,1

1,4

2 2

0,3 0,3

2 3

0,1 0,1

3 2

2,1 2,3

0,6

0,6

0,3

0,1

1,9

Manualele de operare i utilizare a sistemului informatic nu au fost actualizate 0,6 54. Adaptabilitatea Utilizarea ntr-o mare msur a sistemului informatic procedurilor manuale la cerinele Comunicare insuficient ntre utilizatori i utilizatorilor informaticieni/proiectanii sistemului informatic 0,6 2 2 0,3 0,3 2 2 0,1 0,1 1 2 1,9 2

55. Sistemul de Insuficiena sistemului privind prelucrarea asigurare pentru numai a tranzaciilor corecte i autorizate prelucrarea tranzaciilor autorizate i corecte

0,6 0,6

2 2

0,3 0,3

3 2

0,1 0,1

2 2

2,3 2

43

AUDITUL PUBLIC INTERN PRIVIND GESTIUNEA RESURSELOR UMANE


56. Integrarea Interfaa ntre subsistemele informatice nu subsistemului este adecvat informatic aferent gestiunii resurselor umane n sistemul informatic general al instituiei 57. Desemnarea Delegarea atribuiilor i competenelor personalului cu pentru personalul implicat n utilizarea atribuii privind aplicaiilor i operarea n cadrul bazelor de date utilizarea aplicaiilor nu este complet i operarea n cadrul bazelor de date 58. Sistemul de Discontinuitate n pregtirea personalului pregtire profesional implicat n operarea i utilizarea sistemului a personalului informatic implicat n operarea n sistemul informatic Informarea personalului implicat n operarea i utilizarea sistemului informatic asupra modificrilor aduse acestuia este insuficient 59. Instruciunile Instruciunile privind ntreinerea privind ntreinerea programelor informatice nu se aplic programelor informatice Sigurana n 60. Utilizarea Echipamentele de prevenire a fluctuaiilor exploatare a echipamentelor de sau a ntreruperilor curentului electric (UPS, sistemului informatic prevenire a stabilizatoare de tensiune .a.) nu se utilizeaz fluctuaiilor sau ntreruperilor curentului electric (UPS, modulatoare de tensiune .a.)

0,6

0,3

0,1

1,7

0,6

0,3

0,1

1,9

0,6

0,3

0,1

0,6

0,3

0,1

1,9

0,6 0,6

2 2

0,3 0,3

2 2

0,1 0,1

1 2

1,9 2

44

AUDITUL PUBLIC INTERN PRIVIND GESTIUNEA RESURSELOR UMANE


61. Instruirea Disfuncionalitate n instruirea utilizatorilor utilizatorilor i sau atunci cnd se produc modificri informarea semnificative n sistemul informatic sistematic asupra modificrilor operate n sistemul informatic Securitatea bazelor de 62. Existena unui Insuficienta sistemului de prevenire/ date sistem de detectare a accesrilor i modificrilor prevenire/detectare a neautorizate ale bazelor de date (parole, accesrilor i programe antivirus .a.) modificrilor neautorizate ale bazelor de date (parole, programe antivirus .a.) 63. Sistemul Calendarul privind modificarea periodica a modificrii periodice parolelor de acces nu se respecta a parolelor de acces Personalul pentru verificarea i modificarea periodic a parolelor de acces nu a fost desemnat 64. Actualizarea Actualizarea programelor antivirus, antiprogramelor spyware, firewall nu se efectueaz zilnic antivirus, antispyware, firewall 65. nregistrrile Rapoartele/listele privind nregistrrile intrrilor i ieirilor intrrilor i ieirilor din sistem a utilizatorilor nu din sistem a au fost verificate utilizatorilor ARHIVAREA DOCUMENTELOR 66. Norme i ndosarierea documentelor nu este inclus proceduri privind n cadrul normelor i procedurilor arhivarea documentelor rezultate din activitatea de gestiune a resurselor umane ntocmirea OPIS-ului dosarelor nu este inclus n cadrul normelor i procedurilor

0,6

0,3

0,1

0,6 0,6 0,6

3 2 2

0,3 0,3 0,3

2 2 2

0,1 0,1 0,1

2 2 1

2,6 2 1,9

0,6

0,3

0,1

1,9

0,6

0,3

0,1

IX.

0,6 0,6

2 2

0,3 0,3

2 1

0,1 0,1

1 2

1,9 1,7

45

AUDITUL PUBLIC INTERN PRIVIND GESTIUNEA RESURSELOR UMANE


Modul de constituire al dosarelor arhivate nu este inclus n cadrul normelor i procedurilor 67. Desemnarea Atribuiile i competenele privind arhivarea personalului dosarelor activitii de gestiune a resurselor responsabil privind umane nu au fost nominalizate arhivarea documentelor 68. Stabilirea Alocarea unui spaiu insuficient arhivrii locaiei pentru documentaiei dosarele profesionale Existena unei umiditi ridicate i celelalte Protecie insuficient a documentelor fa documente arhivate de sursele de cldur 69. Predarea Dosarele nu sunt predate la arhiva instituiei dosarelor la arhiva la termenele legale instituiei Procesul verbal de predare-primire nu ndeplinete condiiile de conformitate

0,6

0,3

0,1

1,4

0,6 0,6 0,6 0,6 0,6

2 2 2 2 2

0,3 0,3 0,3 0,3 0,3

3 1 1 2 2

0,1 0,1 0,1 0,1 0,1

2 2 2 2 1

2,3 1,7 1,7 2 1,9

0,6

0,3

0,1

2,1

NOTA :
Stabilirea nivelului riscului i a punctajului total al riscului este document ul din procedura de Analiza riscurilor n care auditorul evalueaz riscurile pe baza documentelor n posesia crora a intrat pn n acest moment, dar i a expertizei personale n domeniu. Auditorii interni au stabilit punctajul total pentru fiecare risc identificat pe baza analizei riscurilor, dar i n funcie de resursele alocate misiunii (numr de persoane, timpul aferent .a.) i pentru continuarea analizei, au mprit riscurile, n urmtoarele trei categorii.

Riscuri mici Riscuri medii Riscuri mari

1,0 - 1,7 1,8 - 2,2 2,3 - 3,0

Elaborarea acestui document au un oarecare grad de subiectivitate i din aceste motive auditorii interni aduc mbuntiri acestei lucrri pe toat durata misiunii de auditpe toat perioada interveniei la faa locului n funcie de informaiile privind activitile auditate i a riscurilor ataate acestora, pe care le constat.

46

AUDITUL PUBLIC INTERN PRIVIND GESTIUNEA RESURSELOR UMANE

TABELUL PUNCTE TARI I PUNCTE SLABE Misiunea de audit :Gestiunea resurselor umane Perioada auditat: 01.01.2007- 31.12.2007 ntocmit: Ionescu Mihai Morar Angela Avizat: Constantiniu Iulian

Data: 15.03.2008 Data: 15.03.2008

47

AUDITUL PUBLIC INTERN PRIVIND GESTIUNEA RESURSELOR UMANE Consecinele funcionrii / nefuncionrii controlului intern

Nr. crt I.

DOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE

RISCURI SEMNIFICATIVE

T/S

Grad de ncredere al auditorului n controlul intern

Obs.

ORGANIZ AREA RECRUT RII PERSONALULUI

Proiectul Planului de ocupare a funciilor publice, anex la Planul naional de ocupare a funciilor publice

1. Fundamentarea Schimbarea obiectivului entitii proiectului Planului publice prin preluarea i prin de ocupare a transferul de obiective funciilor publice Utilizarea personalului neadecvat activitii de elaborare a planului Utilizarea unor proceduri neadecvate

Sczut

S S

Mediu Sczut

Organizarea concursurilor

2. Statul de funcii care prevede posturile ce urmeaz a se ocupa prin concurs 3. Corespondena pentru solicitarea organizrii concursurilor 7. Dosarele candidailor pentru ocuparea posturilor

Statul de funcii nu este actualizat permanent funcie de rezultatele procesului de recrutare Bibliografia incomplet / neactualizat - Dosarele candidailor pentru ocuparea posturilor nu ndeplinesc condiiile de conformitate Acceptarea unor dosare incomplete

Mediu

Mediu

S S

Sczut Sczut

48

AUDITUL PUBLIC INTERN PRIVIND GESTIUNEA RESURSELOR UMANE Consecinele funcionrii / nefuncionrii controlului intern Exist sistem de control eficient Exist sistem de control eficient

Nr. crt

DOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE 10. Stabilirea subiectelor de ctre comisie

RISCURI SEMNIFICATIVE Stabilirea unor subiecte din afara tematicii i bibliografiei de concurs Subiectele sunt neclar formulate sau conin erori Procesul verbal privind proba scris nu ndeplinete condiiile de conformitate Procesul verbal privind proba interviu nu ndeplinete condiiile de conformitate Interviul nu este susinut n termen de 5 zile lucrtoare de la data susinerii probei scrise ntrebrile i rspunsurile la interviu nu au fost consemnate n anexa la procesul verbal Datele de identificare ale candidatului admis, funciei, drepturilor salariale la ncadrare i a sporurilor de care beneficiaz nu au fost stabilite corect

T/S

Grad de ncredere al auditorului n controlul intern Ridicat

Obs.

Susinerea concursurilor

T T

NU Ridicat

11. Susinerea probei scrise 12. Susinerea probei interviu

Sczut

Sczut

Sczut

S S

Sczut Sczut

Deciziile de numire

17. Emiterea deciziei de numire

49

AUDITUL PUBLIC INTERN PRIVIND GESTIUNEA RESURSELOR UMANE Consecinele funcionrii / nefuncionrii controlului intern

Nr. crt

DOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE 18. Comunicarea deciziei de numire

RISCURI SEMNIFICATIVE Comunicarea cu ntrziere a deciziei de numire Existena unor proceduri neactualizate privind acordarea drepturiloreronat a Stabilirea salariale salariului de baz Acordarea unor indemnizaii de conducere Stabilirea eronat a sporului pentru titlul tiinific de Stabilirea eronata a unui spor pentru complexitate n munc eronat a Stabilirea sporului de vechime n munc Stabilirea eronat a sporului pentru orele lucrate pe Acordarea de salarii de merit necuvenite

T/S

Grad de ncredere al auditorului n controlul intern

Obs.

Sczut

II.

STABILIStabilirea 19. Procedurile REA elementelor de scrise privind DREPTURI natur salarial acordarea drepturilor LOR salariale SALARIA20. Salariul de baz LE CUVENITE 21. Indemnizaii de PERSONAconducere LULUI 22. Sporul pentru titlul tiinific de doctor 23. Sporul pentru complexitatea n munc 24. Sporul de vechime n munc 25. Sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte 26. Salariul de merit

S S S T S S S S Exist sistem de control eficient

Sczut Sczut Mediu Ridicat Mediu Mediu Mediu Sczut NU

50

AUDITUL PUBLIC INTERN PRIVIND GESTIUNEA RESURSELOR UMANE Consecinele funcionrii / nefuncionrii controlului intern

Nr. crt

DOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE 27. Sistemul premiere de

RISCURI SEMNIFICATIVE

T/S

Grad de ncredere al auditorului n controlul intern Sczut Sczut Sczut

Obs.

Modificarea drepturilor salariale

Salariile nu au fost diminuate pentru abateri disciplinare 28. Decizia de a) Decizia de modificare a modificare a drepturilor salariale nu a fost drepturilor salariale ntocmita Modificarea neargumentat a drepturilor salariale 29. Comunicarea Operarea modificrii deciziei de drepturilor salariale n modificare a carnetul de munc i drepturilor salariale dosarul profesional dup soluionarea contestaiilor 30. Fundamentarea timpului lucrat peste programul normal de lucru 32. Evidena timpului lucrat peste programul normal de lucru i recuperarea acestuia Efectuarea fr justificare a orelor peste programul normal de lucru Sistemul de eviden a timpului lucrat peste programul normal de lucru nu este formalizat

S S S

Sczut

Salarizarea muncii peste programul normal de lucru

Sczut

Sczut

51

AUDITUL PUBLIC INTERN PRIVIND GESTIUNEA RESURSELOR UMANE Consecinele funcionrii / nefuncionrii controlului intern

Nr. crt

DOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE

RISCURI SEMNIFICATIVE

T/S

Grad de ncredere al auditorului n controlul intern

Obs.

III. EVIDENIEREA PREZENEI, NVOIRILOR I CONCEDIILOR

34. Norme i Inexistena proceduri referitoare procedurilor la modul de eviden referitoare la a prezenei, modul de eviden nvoirilor i Responsabilii a prezenei, pentru concediilor actualizarea normelor i procedurilor referitoare la modul de eviden a prezenei, nvoirilor i concediilor nu au fost desemnai 35. Utilizarea foilor Evidena prezentei nu se colective de prezen ncadreaz n principiile de conformitate 36. Evidena Evidena concediilor de concediilor de odihna nu se ncadreaz n odihn principiile de conformitate 37. Evidena Evidena concediilor medicale concediilor nu se ncadreaz n principiile medicale de conformitate 38. Evidena Evidena concediilor de studii concediilor de studii nu se ncadreaz n principiile de conformitate

Sczut

Mediu

Sczut

Sczut

Sczut

Sczut

52

AUDITUL PUBLIC INTERN PRIVIND GESTIUNEA RESURSELOR UMANE Consecinele funcionrii / nefuncionrii controlului intern

Nr. crt

DOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE

RISCURI SEMNIFICATIVE

T/S

Grad de ncredere al auditorului n controlul intern

Obs.

IV. EVOLUIA CARIEREI PERSONALULUI

39. Concordana Politica prezenta i de obiectivelor entitii perspectiv a entitii nu a fost cu evoluia carierei corelat cu dezvoltarea personalului cunotinelor profesionale ale personalului 40. Promovarea n Perioada de stagiu nu a fost cadrul funciei pe respectat categorii, clase i gradaii 41. Planurile Fundamentarea insuficienta a strategice i anuale Planului strategic privind de pregtire recrutarea, formarea i profesional perfecionarea profesional a funcionarilor publici 45. Norme i Insuficiena procedurilor i proceduri referitoare normelor referitoare la la gestionarea gestionarea dosarelor dosarelor profesionale profesionale 48. Actualizarea Dosarele profesionale nu au dosarelor fost actualizate profesionale

Sczut

Exist sistem de control eficient

Ridicat

NU

V.

PREGTIREA PROFEIONAL CONTINU A PERSONALULUI

Sczut

VI .

GESTIONAREA DOSARELOR PROFEIONALE

Sczut

Sczut

53

AUDITUL PUBLIC INTERN PRIVIND GESTIUNEA RESURSELOR UMANE Consecinele funcionrii / nefuncionrii controlului intern

Nr. crt VI I.

DOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE

RISCURI SEMNIFICATIVE

T/S

Grad de ncredere al auditorului n controlul intern

Obs.

GESTIONAREA CARNETELOR DE MUNC

49. Norme i Insuficienta procedurilor i proceduri privind normelor privind administrarea administrarea carnetelor de carnetelor de munc munc 51. Accesarea Accesarea de ctre persoane carnetelor de munc neautorizate a carnetelor de munc 52. Actualizarea Carnetele de munc nu au fost carnetelor de munc actualizate 53. Manuale de Insuficiena manualelor de operare i utilizare a operare i utilizare a sistemului informatic sistemului informatic Manualele de operare i utilizare a sistemului informatic nu au fost actualizate 54. Adaptabilitatea Utilizarea ntr-o mare msur sistemului informatic a procedurilor manuale la cerinele - Comunicare utilizatorilor insuficient ntre utilizatori i informaticieni /proiectanii

Sczut

T S S

Exist sistem de control eficient

Ridicat Sczut Sczut

NU

VI II

FUNCIONALI TATEA ISTEMULUI INFORMATIC UTILIZAT PENTRU GESTIUNEA RESURSELOR UMANE

Evaluarea sistemului informatic

Sczut

S S

Sczut Sczut

54

AUDITUL PUBLIC INTERN PRIVIND GESTIUNEA RESURSELOR UMANE Consecinele funcionrii / nefuncionrii controlului intern

Nr. crt

DOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE 55. Sistemul de asigurare pentru prelucrarea tranzaciilor autorizate i corecte 57. Desemnarea personalului cu atribuii privind utilizarea aplicaiilor i operarea n cadrul bazelor de date 58. Sistemul de pregtire profesional a personalului implicat n operarea n sistemul informatic

RISCURI SEMNIFICATIVE Insuficiena sistemului privind prelucrarea numai a tranzaciilor corecte i autorizate Delegarea atribuiilor i competenelor pentru personalul implicat n utilizarea aplicaiilor i operarea n cadrul bazelor de date nu este complet Discontinuitate n pregtirea personalului implicat n operarea i utilizarea sistemului informatic Informarea personalului implicat n operarea i utilizarea sistemului informatic asupra modificrilor aduse acestuia este insuficienta Instruciunile privind ntreinerea programelor informatice nu se

T/S

Grad de ncredere al auditorului n controlul intern

Obs.

Sczut

Sczut

Sczut

Exist sistem de control eficient

Ridicat

59. Instruciunile privind ntreinerea programelor informatice

Sczut

55

AUDITUL PUBLIC INTERN PRIVIND GESTIUNEA RESURSELOR UMANE Consecinele funcionrii / nefuncionrii controlului intern

Nr. crt

DOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE

RISCURI SEMNIFICATIVE

T/S

Grad de ncredere al auditorului n controlul intern

Obs.

Sigurana n 60. Utilizarea Echipamentele de exploatare a echipamentelor de prevenire a fluctuaiilor sistemului prevenire a sau a ntreruperilor informatic fluctuaiilor sau curentului electric (UPS, ntreruperilor stabilizatoare de tensiune curentului electric s.a.) nu se utilizeaz (UPS, modulatoare de tensiune s.a.) 61. Instruirea 1. Disfuncionalitate n instruirea utilizatorilor i utilizatorilor sau atunci cnd informarea se produc modificri sistematic asupra semnificative n sistemul modificrilor operate informatic n sistemul informatic Securitatea 62. Existena unui bazelor de sistem de date prevenire /detectare a accesrilor i modificrilor neautorizate ale bazelor de date (parole, programe antivirus s.a.) Insuficienta sistemului de prevenire/ detectare a accesrilor i modificrilor neautorizate ale bazelor de date (parole, programe antivirus s.a.)

Sczut

Sczut

Sczut

56

AUDITUL PUBLIC INTERN PRIVIND GESTIUNEA RESURSELOR UMANE Consecinele funcionrii / nefuncionrii controlului intern

Nr. crt

DOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE 63. Sistemul modificrii periodice a parolelor de acces

RISCURI SEMNIFICATIVE Calendarul privind modificarea periodic a parolelor de acces nu se respect Personalul pentru verificarea i modificarea periodic a parolelor de acces nu a fost desemnat Actualizarea programelor antivirus, antispyware, firewall nu se efectueaz zilnic Rapoartele /listele privind nregistrrile intrrilor i ieirilor din sistem a utilizatorilor nu au fost verificate ndosarierea documentelor nu este inclus n cadrul normelor i procedurilor

T/S

Grad de ncredere al auditorului n controlul intern

Obs.

Sczut

Sczut

64. Actualizarea programelor antivirus, antispyware, firewall 65. nregistrrile intrrilor i ieirilor din sistem a utilizatorilor IX . ARHIVAREA DOCUMENTELOR 66. Norme i proceduri privind arhivarea documentelor rezultate din activitatea de gestiune a resurselor umane

Sczut

Sczut

Sczut

57

AUDITUL PUBLIC INTERN PRIVIND GESTIUNEA RESURSELOR UMANE Consecinele funcionrii / nefuncionrii controlului intern

Nr. crt

DOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE 67. Desemnarea personalului responsabil privind arhivarea documentelor

RISCURI SEMNIFICATIVE Atribuiile i competenele privind arhivarea dosarelor activitii de gestiune a resurselor umane nu au fost nominalizate

T/S

Grad de ncredere al auditorului n controlul intern

Obs.

Sczut

68. Stabilirea locaiei Protecie insuficient a pentru dosarele documentelor fa de profesionale i sursele de cldur celelalte documente arhivate 69. Predarea 1) Dosarele nu sunt predate la dosarelor la arhiva arhiva instituiei la termenele instituiei legale Procesul verbal de predare-primire nu ndeplinete condiiile de conformitate NOTA

Exist sistem de control eficient

Ridicat

NU

Sczut

Sczut

Ierarhizarea operaiilor n funcie de analiza riscurilor s-a realizat prin elaborarea documentului Tabelul puncte tari i puncte slabe, n care au fost cuprinse cele 51 de obiecte auditabile i 65 de riscuri asociate acestora, obinute din clasarea riscurilor. n urma analizei au fost identificate 5 obiecte auditabile i 6 riscuri asociate acestora , care au fost evaluate ca fiind puncte tari, diferenele fiind considerate puncte slabe. Operaiile identificate ca fiind puncte tari i riscurile asociate acestora au fost evaluate astfel urmare a unor controale interne funcionale, pe baza documentelor transmise de entitate i a misiunilor anterioare, care limiteaz apariia riscurilor. Pe baza activitii de ierarhizare a operaiilor / obiectelor auditabile se va elabora documentul Tematica n detaliu a misiunii de audit 58

AUDITUL PUBLIC INTERN PRIVIND GESTIUNEA RESURSELOR UMANE n care vor fi preluate numai operaiile considerate ca fiind puncte slabe n numr de 45, ocazie cu care vor fi renumerotate .

59

AUDITUL PUBLIC INTERN PRIVIND GESTIUNEA RESURSELOR UMANE MINUTA EDINEI DE DESCHIDERE Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Perioada auditat: 01.01.2007- 31.12.2007 ntocmit: Ionescu Mihai Morar Angela Avizat: Constantiniu Iulian A. Lista participanilor

Data: 27.01.2008 Data: 27.01.2008

Numele
Constantiniu Iulian Ionescu Mihai Morar Angela Popescu Teodor Mndra Vasile Alexandru Ion Marinescu Emlia B. Stenograma edinei

Funcia
Auditor Auditor Auditor Director Inspector Inspector Inspector

Direcia / Serviciul
ef SAPI SAPI SAPI Direcia Resurse Umane Direcia Resurse Umane Direcia Resurse Umane Direcia Resurse Umane

Nr. telefon

E-mail

Semntura

n cadrul edinei de deschidere s-a procedat la: Prezentarea echipei de auditori care urmeaz s efectueze misiunea de audit; Prezentarea funciei de audit intern de ctre eful Serviciului Audit Public Intern, Prezentarea Programului interveniei la faa locului, obiectivele auditabile care se

n special a obiectivelor generale ale auditului intern, semnificaia auditului intern; intenioneaz a fi realizate, dup analizele de risc efectuate. n urma discuiilor care au avut loc cu privire la obiectivele misiunii de audit reprezentanii structurii auditate au prezentat o parte din problemele cu care se confrunt i anume: Activitatea privind gestiunea resurselor umane reprezint o zon cu risc; Complexitatea activitii Direciei Resurse Umane i neatractivitatea nivelului Fluctuaia mare a personalului implicat n activitatea de gestiune a resurselor Neacoperirea pe perioade mari de timp a posturilor, ceea ce a dus la

salariului pentru atragerea personalului specializat; umane; suprancrcarea personalului existent; De asemenea, s-au stabilit: 60

AUDITUL PUBLIC INTERN PRIVIND GESTIUNEA RESURSELOR UMANE persoanele pe care auditorii le pot contacta n vederea colectrii informaiilor,

efecturii de teste asupra muncii lor i pentru a lua interviuri, programul ntlnirilor i timpul necesar pentru realizarea acestor proceduri; condiiile minime pe care auditatul trebuie s le asigure n vederea realizrii aspectele procedurale, respectiv eventualitatea unor edine intermediare n cursul data edinei de nchidere, inclusiv a participanilor; modalitatea redactrii Raportului de audit intern (cnd, cum i cui va fi distribuit). misiunii de audit (spaiu de lucru, calculatoare, posibilitate de editare etc.) misiunii, informarea sistematic asupra constatrilor;

Recomandrile formulate, ca urmare a eventualelor disfuncionaliti constatate, vor fi discutate i analizate cu structura auditat, inclusiv a Planului de aciune i a calendarului implementrii i persoanelor rspunztoare cu implementarea recomandrilor.

Auditori,

Auditai,

61

AUDITUL PUBLIC INTERN PRIVIND GESTIUNEA RESURSELOR UMANE

CHESTIONAR DE CONTROL INTERN Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Perioada auditat: 01.01.2007- 31.12.2007 ntocmit: Ionescu Mihai Morar Angela Avizat: Constantiniu Iulian ACTIVITATEA DE AUDIT DA

Data: 27.02.2008 Data: 27.02.2008 NU OBS. 1-17 1 X X X X X X X X X X Nu exist lista activitilor Atribuiile postului; ROF Fundamentarea proiectului

Obiectivul I.
ORGANIZAREA RECRUTRII PERSONALULUI Proiectul planului de ocupare a funciilor publice: obiectivele nou preluate au influenat fundamentarea planului? - obiectivele transferate au influenat fundamentarea planului? - planul se ncadreaz n politicile i obiectivele curente i de perspectiva ale entitii? exist o fundamentare detaliat a planului? dac da, v rog s ne furnizai un exemplar. - exist persoan responsabil cu elaborarea planului? v rugm s ne furnizai cerinele privind experiena i pregtirea profesional necesare postului? planul conine toate avizele i aprobrile persoanelor autorizate? exist lista activitilor pentru realizarea obiectivului/ subobiectivului? dac da, v rog s ne furnizai un exemplar. realizarea operaiunilor de control intern prin proceduri: operaiunile de control intern sunt nsoite de liste de verificare (checklist), sunt ntocmite cu respectarea prevederilor legale, iar controalele efectuate au fost formalizate prin acte de control, datate i semnate operaiunile de control intern sunt nsoite de liste de verificare (checklist), sunt ntocmite cu respectarea prevederilor legale, dar controalele efectuate nu sunt formalizate prin acte de control, datate i semnate

62

AUDITUL PUBLIC INTERN PRIVIND GESTIUNEA RESURSELOR UMANE ACTIVITATEA DE AUDIT operaiunile de control intern sunt nsoite de liste de verificare (checklist), care nu respect n totalitate prevederile legale i nici nu sunt formalizate prin acte de control, datate i semnate operaiunile de control intern nu sunt nsoite de liste de verificare (check-list), se efectueaz n virtutea unor atribuii din fia postului i nici nu sunt formalizate prin acte de control, datate i semnate se realizeaz operaiuni de control intern prin proceduri? - examinarea procedurilor: exist proceduri de lucru scrise, aprobate i actualizate i se aplic? exist proceduri de lucru scrise, aprobate i actualizate, sunt cunoscute, dar nu se aplic? exist proceduri de lucru scrise, aprobate i actualizate, dar nu sunt cunoscute? exist proceduri de lucru scrise, dar nu sunt aprobate i actualizate i nu sunt cunoscute? exist proceduri de lucru dac da, v rog s ni le furnizai. Organizarea concursurilor - exist un sistem procedural privind organizarea concursurilor? avei proceduri scrise i formalizate privind organizarea concursurilor? dac da, v rog s ni le furnizai. atribuirea responsabilitilor, delegarea competenelor, separarea sarcinilor prin proceduri i compararea acestora cu cele prevzute n fia postului: procedurile asigur atribuirea responsabilitilor, delegarea competenelor, separarea sarcinilor i corespund cu atribuiile din fiele postului procedurile asigur atribuirea responsabilitilor, delegarea competenelor, separarea sarcinilor, dar nu corespund cu atribuiile din fiele postului 63 DA NU OBS.

Nu se elaboreaz check-list-uri

X X X X X X Exist, dar nu sunt formalizate Nu exist proceduri 2-9

AUDITUL PUBLIC INTERN PRIVIND GESTIUNEA RESURSELOR UMANE ACTIVITATEA DE AUDIT procedurile nu asigur atribuirea responsabilitilor ,delegarea competenelor i separarea sarcinilor, dar corespund cu atribuiile din fiele postului, care la rndul lor sunt incomplete/neactualizate; procedurile nu asigur atribuirea responsabilitilor, delegarea competenelor i separarea sarcinilor i nici nu corespund cu atribuiile din fiele postului; exist proceduri?/ (nu exist proceduri?) dac da, v rugm s ne naintai fia postului. v rugm s ne furnizai cerinele privind experiena i pregtirea profesional necesare postului? persoanele responsabile au experiena i pregtirea necesar? statul de funcii este actualizat n funcie de rezultatele procesului de recrutare? dac da, v rog s ne furnizai statul de funcii actualizat dup ultimul concurs exist lista activitilor pentru realizarea obiectivului/ subobiectivului? dac da, v rog s ne furnizai un exemplar. Susinerea concursurilor exist un sistem privind susinerea concursurilor? exist lista activitilor pentru realizarea obiectivului/ subobiectivului? dac da, v rog s ne furnizai un exemplar. Deciziile de numire avei proceduri scrise i formalizate privind emiterea i comunicarea deciziilor de numire? dac da, v rugm s ni le furnizai. exist stabilit persoan responsabil? respectai principiul dublei semnturi? exist lista activitilor pentru realizarea obiectivului/ subobiectivului? dac da, v rog s ne furnizai un exemplar. DA NU OBS.

X X X X X X X X X X

Fia postului

Statul de funcii

Lista activitilor 10-15 Exist, dar nu sunt formalizate

16-17 X X X X X X List activiti 18-32 18-26 Exist dar nu sunt formalizate 64

Obiectivul II.
STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI Stabilirea elementelor de natura salarial exist un sistem de proceduri pentru stabilirea elementelor de natur salarial?

AUDITUL PUBLIC INTERN PRIVIND GESTIUNEA RESURSELOR UMANE ACTIVITATEA DE AUDIT dac da, v rugm s ne furnizai un exemplar. exist stabilit persoan responsabil pentru elaborarea i actualizarea procedurilor? exist lista activitilor pentru realizarea obiectivului/ subobiectivului? dac da, v rog s ne furnizai un exemplar. v rugm s ne furnizai cerinele privind experiena i pregtirea profesional necesare postului? dac da, v rugm s ne furnizai fia postului. Modificarea drepturilor salariale exist un sistem procedural de organizare al activitii privind modificarea i comunicarea drepturilor salariale? exist stabilit persoana responsabil? v rugm s ne furnizai cerinele privind experiena i pregtirea profesional necesare postului? exist responsabil cu actualizarea sistematic a procedurilor? dac da, v rugm s ne furnizai fia postului. exist lista activitilor pentru realizarea obiectivului/ subobiectivului? dac da, v rog s ne furnizai un exemplar. Salarizarea muncii peste programul normal de lucru exista un sistem procedural privind timpul lucrat peste programul normal de lucru? se ine un registru special? avei stabilit un responsabil pentru analiza i aprobarea fundamentrii timpului lucrat peste programul normal de lucru? dac da, v rugm s ne furnizai fia postului. avei stabilit un responsabil privind aprobarea efecturii muncii peste programul normal de lucru? dac da, v rugm s ne furnizai fia postului. v rugm s ne furnizai cerinele privind experiena i pregtirea profesional necesare postului? exist lista activitilor pentru realizarea obiectivului/ subobiectivului? dac da, v rog s ne furnizai un exemplar. DA X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X 33-37 Exist, dar nu este formalizat X X 65 Fia postului 29-32 Exist dar nu este formalizat Fia postului Fia postului 27-28 Exist, dar nu este formalizat NU X OBS.

Obiectivul III.
EVIDENIEREA PREZENEI, NVOIRILOR, CONCEDIILOR I RECUPERRILOR exist un sistem general de norme i proceduri referitoare la modul de eviden a prezenei, nvoirilor, concediilor i recuperrilor? dac da, v rugm ni-l furnizai? avei un responsabil pentru supravegherea i actualizarea acestui sistem?

AUDITUL PUBLIC INTERN PRIVIND GESTIUNEA RESURSELOR UMANE ACTIVITATEA DE AUDIT dac da, v rugm s ne furnizai fia postului. exist personal responsabil pentru completarea foilor colective de prezen i pentru evidena concediilor de odihn, concediilor medicale i a concediilor de studii? dac da, v rugm s ne furnizai numele persoanelor i fiele posturilor respective. exist lista activitilor pentru realizarea obiectivului/ subobiectivului? dac da, v rog s ne furnizai un exemplar. DA X X X X X 38-39 NU OBS. Fia postului

Obiectivul IV.
EVOLUIA CARIEREI PERSONALULUI exist o procedur scris i formalizat? dac da, v rugm sa ne furnizai un exemplar. este asigurat concordana ntre obiectivele entitii i capacitatea profesional a personalului? exist un responsabil cu mbuntirea/actualizarea acesteia? dac da, v rugm s ne furnizai numele persoanei i fia postului. exist planuri de aciune pentru realizarea concordanei? dac da, v rugm s ni le furnizai. exist lista activitilor pentru realizarea obiectivului/ subobiectivului? dac da, v rog s ne furnizai un exemplar.

X
X X X X X X X X

Exist, dar nu este formalizat

Plan de aciune

Obiectivul V.
PREGTIREA PROFEIONAL CONTINU A PERSONALULUI exist proceduri scrise i formalizate? dac da, v rugm s ne furnizai un exemplar. modificarea politicilor/obiectivelor au influenat fundamentarea planurilor de pregtire profesional? - planurile individuale sunt adaptate la cerinele de pregtire profesional ale fiecrui salariat? - exist o fundamentare detaliat a planurilor? avei persoane responsabile cu elaborarea planurilor strategice i anuale de pregtire profesional? exist persoane responsabile cu elaborarea planurilor individuale de pregtire profesional? avei persoane responsabile cu realizarea programelor de pregtire profesional?

40-43 X X X X X X X X 66 Exist, dar nu sunt formalizate

AUDITUL PUBLIC INTERN PRIVIND GESTIUNEA RESURSELOR UMANE ACTIVITATEA DE AUDIT v rugm s ne prezentai atribuiile specifice acestor funcii. exist un sistem de indicatori de performan privind pregtirea profesional? dac da, v rugam sa ne furnizai sistemul de indicatori. exist persoana responsabila cu urmrirea realizrii indicatorilor de performan? dac da, v rugm s ne furnizai numele persoanei i fia postului. exist lista activitilor pentru realizarea obiectivului/ subobiectivului? dac da, v rog s ne furnizai un exemplar. DA X X X X X X X Lista de activiti 44-47 X X X X X X X X X 48-51 X X X X X X X 67 List persoane Fia postului Exist, dar nu sunt formalizate Lista persoanelor care au acces Fia postului NU OBS. Fia postului

Obiectivul VI.
GESTIONAREA DOSARELOR PROFEIONALE - exist norme pentru gestionarea dosarelor profesionale? - avei stabilit responsabil cu gestionarea i actualizarea dosarelor profesionale? - dac da, v rugm s ne furnizai numele persoanei i fia postului. - sunt nominalizate persoanele care au acces la dosarele profesionale? - dac da, v rugm s ne prezentai situaia persoanelor care au primit acces la dosarele profesionale. exist lista activitilor pentru realizarea obiectivului/ subobiectivului? dac da, v rog s ne furnizai un exemplar. exist proceduri scrise i formalizate? dac da, v rog s ne furnizai un exemplar.

Obiectivul VII.
GESTIONAREA CARNETELOR DE MUNC - exist un sistem pentru gestionarea carnetelor de munc? - dac da, v rugm s ne furnizai competenele necesare. - avei personal responsabil? - dac da, v rugm s ne furnizai numele persoanelor i fia postului. - sunt nominalizate persoanele care au acces la carnetele de munc? - dac da, v rugm s ne prezentai situaia cu persoanele care au acces. exist lista activitilor pentru realizarea obiectivului/ subobiectivului?

AUDITUL PUBLIC INTERN PRIVIND GESTIUNEA RESURSELOR UMANE ACTIVITATEA DE AUDIT dac da, v rog s ne furnizai un exemplar. exist proceduri scrise i formalizate? dac da, v rog s ne furnizai un exemplar. DA X X 52-64 52-58 X X X X X X X X X X X 59-60 X X X X X X X X X Manual de 68 Programe pregtire List persoane Exist, dar nu sunt formalizate Programe pregtire NU X OBS. Exist, dar nu sunt formalizate

Obiectivul VIII.
FUNCIONALITATEA ISTEMULUI INFORMATIC UTILIZAT PENTRU GESTIUNEA RESURSELOR UMANE Evaluarea sistemului informatic subsistemul informatic al gestiunii resurselor umane este integrat n sistemul informatic general? v rugm s ne prezentai cerinele utilizatorilor? - asigur prelucrarea tranzaciilor autorizate i corecte? - v rugm, s ne prezentai competenele pe care trebuie s le dein personalul de specialitate. personalul responsabil are experiena necesar? exist pregtire profesional continu pentru personalul de specialitate? dac da, v rugm s ne furnizai programele de pregtire aprobate. exist lista activitilor pentru realizarea obiectivului/ subobiectivului? dac da, v rog s ne furnizai un exemplar. avei proceduri scrise i formalizate pentru utilizarea subsistemului informatic al gestiunii resurselor umane? dac da, v rugm s ni le furnizai. Sigurana in exploatare a sistemului informatic sistemul informatic este dotat cu echipamente de prevenire a fluctuaiilor sau ntreruperilor curentului electric? exist personal responsabil pentru aceast activitate? dac da, v rugm s ne furnizai numele persoanelor i fiele posturilor. v rugm, s ne prezentai competenele pe care trebuie s le dein personalul de specialitate. personalul responsabil beneficiaz de pregtirea profesional continu? dac da, v rugm s ne furnizai programele de pregtire aprobate. exist lista activitilor pentru realizarea obiectivului/ subobiectivului? dac da, v rog s ne furnizai un exemplar. avei proceduri scrise i formalizate?

AUDITUL PUBLIC INTERN PRIVIND GESTIUNEA RESURSELOR UMANE ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS. instruciuni neactualizat 61-64 X X X X X X X X X X X 65-68 X X X X X X X X X X Exist, dar nu sunt formalizate Fia postului Exist, dar nu sunt formalizate Fia postului

dac da, v rugm s ni le furnizai. Securitatea bazelor de date exist un sistem pentru prevenirea i detectarea accesrilor i modificrilor neautorizate n sistem? avei personal responsabil de specialitate? dac da, v rugm s ne furnizai numele persoanei i fia postului. personalul responsabil beneficiaz de pregtirea profesional continu? dac da, v rugm s ne furnizai programele de pregtire aprobate. utilizai programe antivirus, antispyware i firewall? aceste programe sunt actualizate sistematic? completai lista activitilor pentru realizarea obiectivului/ subobiectivului? dac da, v rog s ni le furnizai. avei proceduri scrise i formalizate? dac da, v rog s ne furnizai un exemplar.

Obiectivul IX.
ARHIVAREA DOCUMENTELOR avei un sistem privind organizarea arhivrii documentelor? exist persoan desemnat pentru activitatea de arhivare a dosarelor aferente activitii de gestiune a resurselor umane? dac da, v rugm s ne furnizai numele persoanei i fia postului. - persoanele responsabile au experiena i pregtirea necesar? - v rugm s ne furnizai atribuiile postului. - spaiul destinat arhivrii documentelor corespunde cerinelor? completai lista activitilor pentru realizarea obiectivului/ subobiectivului? dac da, v rog s ni le furnizai. avei proceduri scrise i formalizate privind arhivarea documentelor? dac da, v rog s ne furnizai un exemplar.

69

AUDITUL PUBLIC INTERN PRIVIND GESTIUNEA RESURSELOR UMANE

FI DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 1


Misiunea de audit: Auditul public intern privind gestiunea resurselor umane Perioada auditat: 01.01 31.12.2007

PROBLEMA
Existena copiilor legalizate sau certificate de ctre membrii comisiei n dosarele candidailor la ocuparea posturilor vacante. CONSTATARI Dosarele de concurs ale candidailor conin copii ale documentelor care nu sunt legalizate sau care nu sunt certificate pentru conformitate de ctre comisia de angajare i promovare. CAUZE Inexistena unei proceduri n activitatea de organizare a concursurilor de ocupare a posturilor vacante; Nerespectarea atribuiilor stabilite prin fiele posturilor; Neinstruirea membrilor comisiei de concurs n vederea organizrii concursurilor. CONSECINE Posibilitatea admiterii la concurs a unor candidai care nu ndeplinesc att cerinele posturilor vacante cat i condiiile prevzute de lege; Posibilitatea anulrii ulterioare a concursurilor, datorit neconcordanei ntre copiile din dosarul de concurs i documentele originale; Prelungirea perioadei n care posturile rmn neocupate, implic alocri suplimentare de resurse pentru organizarea unui nou concurs. RECOMANDRI Instruirea membrilor comisiei de angajare i promovare privind procedura de recrutare, i promovare care va include etapele i metodele preliminare de organizare a concursurilor i de ntocmire /verificare a dosarelor candidailor iar rezultatele verificrii vor fi consemnate ntr-un proces verbal care se va ataa fiecrui dosar personal al candidatului. Deasemeni vor fi instruii n acest scop i salariaii din cadrul Serviciului Resurse Umane care au atribuii specifice n acest sens ,precum i a persoanelor care asigur munca de secretariat naintea organizrii acestora, consemnate printr-un proces verbal conform legii; Elaborarea procedurilor scrise i formalizate privind organizarea i susinerea concursurilor de ocupare a posturilor vacante, care s conin activitile de control i responsabilitile 70

AUDITUL PUBLIC INTERN PRIVIND GESTIUNEA RESURSELOR UMANE personale. ntocmit, Supervizat, Pentru conformitate,

FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZA A PROBLEMEI NR.2


Misiunea de audit: Auditul public intern privind gestiunea resurselor umane Perioada auditat: 01.01 31.12.2007 PROBLEMA: Comunicarea posturilor vacante i stabilirea condiiilor de ocupare a posturilor CONSTATARI: 1. Posturile vacante nu au fost comunicate in termenele stabilite, astfel nct s permit participarea la concursul pentru ocuparea acestora att a potenialilor candidai din cadrul societii ct i a potenialilor candidai din afara societii. 2. Nu au fost stabilite condiiile de ocupare a posturilor i tematica de concurs n concordant cu cerinele postului vacant (studii, competene profesionale i personale, experiena n domeniu, aptitudini). CAUZA : Lipsa metodologiei cadru cu privire la activitatea de gestiune a resurselor umane a determinat o abordare incorecta cu privire la angajarea personalului CONSECINTE : Aceasta abordare a determinat participarea unui singur candidat pentru ocuparea postului, conform procesului verbal de examinare ntocmit de comisia de angajare i promovare , existnd riscul ca persoana angajat sa nu aib competentele profesionale i personale corespunztoare cerinelor postului /funciei ocupate. Societatea nu a beneficiat de diminuarea cheltuielilor cu personalul prin angajarea de absolveni, ca urmare a facilitilor acordate conform Legii 76/2002 . Imposibilitatea participrii la concursul pentru ocuparea funciilor i a salariailor din cadrul societii care ndeplineau condiiile aferente postului vacant, ce ar fi condus la costuri de recrutare a personalului mult mai mici. RECOMANDARI: Serviciul Resurse Umane va ntiina AJOFM in termen de 5 zile de la vacantarea postului Serviciul Resurse Umane va lua msuri pentru promovarea n mod transparent a unor politici de recrutare care sa asigure participarea unui numr ct mai mare de candidai 71

AUDITUL PUBLIC INTERN PRIVIND GESTIUNEA RESURSELOR UMANE poteniali pentru realizarea unei selecii pe baze obiective, ce va conduce la stabilirea unor structuri ocupaionale raionale. Politicile de recrutare se vor adresa att salariailor din cadrul societii, ct i altor candidai din afara acestora, utiliznd, diferite metode de mediatizare a postului vacant. Se vor respecta prevederile CCM/2006 i CCM/2007, art.28 al 1, prin care posturile disponibile, condiiile de ocupare a acestora i tematica de concurs vor fi aduse la cunotina sindicatelor i a salariailor prin afiare la sediul societii cu 15 zile nainte de data susinerii concursului. Se vor lua toate msurile pentru angajarea cu prioritate a categoriilor de personal prevzute de CCM / 2007, art.46 i 47.

ntocmit,

Supervizat,

Pentru conformitate,

72

AUDITUL PUBLIC INTERN PRIVIND GESTIUNEA RESURSELOR UMANE

FI DE IDENTIFICARE I ANALIZ A POBLEMEI NR. 3


PROBLEM Nestabilirea n contractul individual de munca a perioadei de prob . CONSTATRI: Nu s-a stabilit prin contractul individual de munca perioada de proba pentru salariaii nou angajai pe funcii de execuie i funcii de conducere, aa cum este evideniat n CCM/2007: 5 zile calendaristice pentru muncitorii necalificai (are caracter excepional) ; 30 de zile calendaristice pentru funcii de execuie ; 90 de zile pentru funcii de conducere ; 6 luni pentru absolvenii instituiilor de nvmnt mediu i superior la debutul n profesie. 1. Nerespectarea CCM cu privire la perioada de prob i acordarea unor clase /trepte superioare de salarizare noilor angajai /promovai. 2. Ambiguitatea conceptual a prevederilor CCM cu privire la stabilirea perioadei de prob, prin cele doua articole, 31 i 91, respectiv modul imperativ abordat in art.31 este contrazis de modul echivoc prezentat de art.91 prin cuvintele de regula.CONSECINTE : 1. Implicaii asupra fondului de salarii al societii, n condiiile n care nu se poate previziona capacitatea deplin a persoanelor nou angajate de a realiza activitile cerute la locul de munc, la nivelul calitativ specificat n standardul ocupaional i eventuala necesitate de nlocuire a acestora. 2. Riscul ca factorii de producie s coste mai mult dect produc. RECOMANDRI: 1. La ncheierea contractului individual de munc, n scopul verificrii aptitudinilor salariailor se vor respecta prevederile CCM\2005, art.31 prin care la angajarea n societate, indiferent de gradul de calificare i nivelul de pregtire al persoanei se va stabili o perioad de prob care va fi de : 5 zile calendaristice pentru muncitorii necalificai (are caracter excepional) ; 30 de zile calendaristice pentru funcii de execuie ; 90 de zile pentru funcii de conducere ; 6 luni pentru absolvenii instituiilor de nvmnt mediu i superior la debutul n profesie . 73

CAUZA :

AUDITUL PUBLIC INTERN PRIVIND GESTIUNEA RESURSELOR UMANE 2. Salariul persoanei nou angajate va fi cel corespunztor perioadei de prob stabilite prin contractul individual de munc, iar la sfritul perioadei de prob salariatul se definitiveaz pe post n urma evalurii efectuate n scopul verificrii aptitudinilor salariatului, respectiv confirmarea aptitudinilor profesionale n ndeplinirea atribuiilor i responsabilitilor stabilite prin fia postului. ntocmit, Supervizat, Pentru conformitate,

FI DE IDENTIFICARE I ANALIZ A POBLEMEI NR. 4

Misiunea de audit: Auditul public intern privind gestiunea resurselor umane Perioada auditat: 01.01. - 31.12.2007 PROBLEMA Neasigurarea securitii sistemului informatic. CONSTATARI Inexistena unui sistem de stabilire de ctre fiecare utilizator a parolelor i a unui responsabil cu verificarea schimbrii periodice a parolelor de acces. Analiza interviului a scos n eviden, de asemenea, faptul c nu exist un sistem de securitate a sistemului informatic i un responsabil al administrrii acestui sistem. CAUZE Nu a fost stabilita i aplicata o procedura privind schimbarea sistematic a parolelor, precum i verificarea acestora de ctre o persoan responsabil; Lipsa pregtirii de specialitate n acest domeniu a persoanelor care utilizeaz programul informatic de gestiune a resurselor umane. CONSECINE Posibilitatea utilizrii datelor i informaiilor din sistem n mod neadecvat de ctre persoane neautorizate; Vulnerabilitatea ridicat a sistemului n faa unor intrri nedorite sau unor atacuri informaionale.

74

AUDITUL PUBLIC INTERN PRIVIND GESTIUNEA RESURSELOR UMANE RECOMANDRI Schimbarea sistematic a parolelor de acces de ctre utilizatorii sistemului informatic; Desemnarea unei persoane cu atribuii i competene n verificarea schimbrii periodice a parolelor de acces; Stabilirea atribuiilor cu verificarea schimbrii parolelor n lipsa persoanei desemnate; Realizarea unui program eficient de dezvoltare a personalului care s aib ca scop final introducerea unui sistem de management al resurselor umane bazat att pe gestiunea competenelor ct i pe securitatea i adaptabilitatea nevoilor interne ale societii n concordanta cu obiectivele sale generale

n cadrul acestui program, pregtirea specialitilor n asigurarea securitii sistemului informatic i


informarea sistematic a utilizatorilor va constitui o prioritate

ntocmit,

Supervizat,

Pentru conformitate,

FI DE IDENTIFICARE I ANALIZ A POBLEMEI NR. 5


Misiunea de audit: Auditul public intern privind gestiunea resurselor umane Perioada auditat: 01.01 31.12.2007 PROBLEMA Nerespectarea cadrului normativ privind activitatea de arhivare a documentelor elaborate n cadrul Serviciului Resurse Umane. CONSTATAREA Predarea-primirea documentelor la arhiva instituiei se realizeaz fr verificarea coninutului dosarelor ce vor fi arhivate, respectiv fr a fi numerotate, nuruite i opisate.

75

AUDITUL PUBLIC INTERN PRIVIND GESTIUNEA RESURSELOR UMANE CAUZE CONSECINE Dificultate n gsirea unor documente deja arhivate; Posibilitatea pierderii /dispariiei unor documente; Timp suplimentar acordat operaiunii de cutare care afecteaz activitatea curent; Efectuarea parial a opisrii dosarelor, aceasta fiind considerat ca o Nedesemnarea unei persoane care s aib atribuii n acest sens; Inexistena procedurilor specifice de arhivare. operaiune neimportant;

RECOMANDRI Elaborarea procedurilor scrise i formalizate specifice activitii de arhivare a documentelor, care s cuprind modul de constituire, de accesare, stocare i utilizare a dosarelor arhivate; Desemnarea unui salariat din cadrul Serviciului Resurse Umane care va avea atribuii i competene n evidena, constituirea i predarea dosarelor la arhiva instituiei.

ntocmit,

Supervizare,

Pentru conformitate,

76

AUDITUL PUBLIC INTERN PRIVIND GESTIUNEA RESURSELOR UMANE

MINUTA EDINEI DE NCHIDERE Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Perioada auditat: 01.01.2007- 31.12.2007 ntocmit: Ionescu Mihai Morar Angela Avizat: Constantiniu Iulian A. Lista participanilor

Data: 20.03.2008 Data: 20.03.2008

Numele
Constantiniu Iulian Ionescu Mihai Morar Angela Popescu Teodor Mndra Vasile Alexandru Ion Marinescu Emilia

Funcia
Auditor Auditor Auditor Director Inspector Inspector Inspector

Direcia / Serviciul
ef SAPI SAPI SAPI Direcia Resurse Umane Direcia Resurse Umane Direcia Resurse Umane Direcia Resurse Umane

Nr. telefon

E-mail

Semntura

B. Concluzii:
n cadrul edinei au fost prezentate obiectivele auditate i constatrile pentru fiecare obiect auditat. De asemenea, au fost discutate deficienele, au fost analizate cauzele care au contribuit la realizarea disfuncionalitilor i au fost comentate recomandrile care urmeaz a fi implementate pentru eliminarea deficienelor constatate. Pentru constatrile/deficienele prezentate nu au fost formulate obiecii, fiind nsuite n totalitate. n final, s-au desemnat persoanele responsabile cu implementarea recomandrilor i datele de realizare ale acestora.

Auditori,

Auditai,

77

AUDITUL PUBLIC INTERN PRIVIND GESTIUNEA RESURSELOR UMANE

FIA DE URMRIRE A RECOMANDRILOR ENTITATEA PUBLIC Direcia Resurse Umane Serviciul de audit public intern Misiunea de audit public intern: Gestiunea resurselor umane Implem entat Data:

Rec No. 1. 2. 3. 4.

Recomandarea Instruirea personalului care se ocup cu elaborarea i aprobarea Planului de ocupare a funciilor i evaluarea sistematic a acestuia Stabilirea de atribuii i responsabiliti, n acest sens, prin fiele posturilor Elaborarea procedurilor de planificare privind ocuparea funciilor . Instruirea membrilor comisiilor de concurs i ai comisiilor de contestaii, precum i a persoanelor care asigur munca de secretariat naintea organizrii acestora, consemnate printr-un proces verbal conform legii Elaborarea procedurilor de organizare i desfurare a concursurilor privind ocuparea funciilor care s prevad numirea unor membri supleani pentru nlocuirea membrilor indisponibili ai comisiilor de organizare a concursurilor pentru ocuparea funciilor Reverificarea corectitudinii deciziilor de numire emise n anul 2007 i informarea Serviciului Audit Public Intern asupra rezultatelor verificrii Pregtirea profesional a personalului implicat n activitatea de organizare i gestionare a resurselor umane din cadrul entitii i evaluarea sistematic a acestuia Implementarea unui nivel suplimentar de control intern ierarhic pentru operaiile specifice

30.06.2008 Raport de audit nr. V/ ......2008 Data Parial planificat/ Neimple impleme Data mentat ntat implementr ii X 30.07.2008 30.06.2008 X 30.07.2008

30.06.2008

5.

30.06.2008

6.

30.09.2008

7.

31.12.2008

8.

30.06.2008 78

AUDITUL PUBLIC INTERN PRIVIND GESTIUNEA RESURSELOR UMANE ENTITATEA PUBLIC Direcia Resurse Umane activitilor privind organizarea i gestiunea 9. 10. resurselor umane din cadrul entitii Elaborarea procedurilor scrise i formalizate pentru sistemul de emitere al deciziilor de numire Reverificarea modului de stabilire a salariilor pentru salariaii nou angajai n anul 2007 i informarea Serviciului Audit Public Intern asupra 11. 12. rezultatelor verificrii Verificarea persoanelor care au fost sancionate de conducere pe anul 2007 pentru a se depista dac mai exist i alte situaii de acest gen Efectuarea unei reverificri privind sistemul de eviden a timpului suplimentar peste programul normal de lucru i modul de compensare al acestuia pentru depistarea tuturor situaiilor de nerespectare a cadrului normativ i informarea efului compartimentului de audit intern asupra rezultatelor obinute Elaborarea unei proceduri pentru gestionarea timpului efectuat peste programul normal de lucru n vederea compensrii n timp sau n bani i implementarea n cadrul acestuia a activitilor de 14. control i a responsabilitilor adecvate Implementarea unui nivel de control suplimentar pentru evidenierea prezenei personalului i justificrii nerespectrii planificrii concediilor de 15. odihn, pe o perioad de 6 luni Verificarea dosarelor profesionale de la ultima misiune de audit intern pn la zi, pentru completarea actelor administrative i documentelor care evideniaz cariera profesional a salariailor Implementarea unui nivel de control suplimentar pe lanul procedural Elaborarea procedurilor scrise i formalizate pentru gestionarea dosarelor profesionale Stabilirea unor persoane responsabile cu X 31.12.2008 X 30.06.2008 Serviciul de audit public intern Misiunea de audit public intern: Gestiunea resurselor umane Data: 30.06.2008 Raport de audit nr. V/ ......2008

30.06.2005

30.09.2008

30.06.2008

30.09.2008

13.

X X X X

30.09.2008 30.06.2008 30.06.2008 30.06.2008

16. 17. 18.

gestionarea carnetelor de munc i a atribuiilor 79

AUDITUL PUBLIC INTERN PRIVIND GESTIUNEA RESURSELOR UMANE ENTITATEA PUBLIC Direcia Resurse Umane 19. prin fiele de post Constituirea unei comiii prin decizia conducerii pentru reverificarea stadiului actualizrii carnetelor de munc i informarea cu rezultatele acesteia a efului compartimentului de audit intern Elaborarea procedurilor scrise i formalizate pentru gestionarea carnetelor de munc n care s fie nglobate activitile de control i persoanele 21. 22. . 24. responsabile Realizarea unui sistem de pregtire profesional a personalului implicat n gestionarea carnetelor de munc Testarea periodic a personalului i influenarea evalurilor anuale cu rezultatele acestor testri Stabilirea unui responsabil cu actualizarea manualului de instruciuni Actualizarea manualului de instruciuni de acces, achiziie, stocare, prelucrare, transmisie, rspndire 25. 26. i utilizare a datelor Asigurarea unui numr corespunztor de manuale pentru toi utilizatorii Stabilirea n responsabilitatea administratorului de sistem a inserrii unui subsistem de control pentru asigurarea prelucrrii doar a tranzaciilor corecte i autorizate Asigurarea unui sistem de pregtire i evaluare sistematic a personalului responsabil n utilizarea sistemului informatic Schimbarea sistematic a parolelor de acces de ctre utilizatorii sistemului informatic Desemnarea unei persoane cu atribuii i competene n verificarea schimbrii periodice a parolelor de acces Stabilirea atribuiilor cu verificarea schimbrii parolelor n lipsa persoanei desemnate Pregtirea specialitilor n asigurarea securitii sistemului informatic i informarea sistematic a utilizatorilor Elaborarea procedurilor scrise i formalizate specifice activitii de arhivare a documentelor, X Serviciul de audit public intern Misiunea de audit public intern: Gestiunea resurselor umane Data: 30.06.2008 Raport de audit nr. V/ ......2008

31.12.2008

20.

30.06.2008

X X X

31.12.2008 31.12.2008 30.06.2008

30.09.2008

30.09.2008

30.06.2008

27. 28. 29. 30. 31.

X X X X X X

31.12.2008 30.06.2008 30.06.2008 30.06.2008 31.12.2005 30.06.2008 80

832.

AUDITUL PUBLIC INTERN PRIVIND GESTIUNEA RESURSELOR UMANE ENTITATEA PUBLIC Direcia Resurse Umane care s cuprind modul de constituire, de accesare, stocare i utilizare a dosarelor arhivate Desemnarea unui salariat din cadrul Direcia Resurselor Umane care va avea atribuii i competene n evidena, constituirea i predarea dosarelor la arhiva instituiei Serviciul de audit public intern Misiunea de audit public intern: Gestiunea resurselor umane Data: 30.06.2008 Raport de audit nr. V/ ......2008

33.

30.06.2008

Instruciuni 1. Se introduc recomandrile de audit dup cum Entitatea/structura auditat: sunt prezentate n Raportul de audit Direcia Resurse Umane Data i semntura conductorului: 2. Se verific coloana corespunztoare: implementat, parial implementat, neimplementat Auditor: 3. Introduceri data planificat pentru implementare n Raportul de audit i data implementrii Data i semntura:

BIBLIOGRAFIE

1.

Androniceanu, A- Management public.- Bucureti, Editura economic, 1999 81

AUDITUL PUBLIC INTERN PRIVIND GESTIUNEA RESURSELOR UMANE 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Boulescu ,M., Ghi M., Mare V .,- Fundamentele auditului, Bucureti, Editura Didactic i Pedagogic, 2001 Boulescu ,M., Ghi M., Mare V., -Controlul fiscal i auditul financiar-fiscal, Bucureti, Editura CECCAR, 2003 Boulescu,M.-Alte informaii n audit, Bucureti, Editura Tribuna Economic ,2004 Burloiu, P- Managementul resurselor umane. Tratare global interdisciplinar., Bucureti, Lumina Lex, 1997 Cornescu ,V. , Marinescu P., Corteanu D., Toma S ., -Management de la teorie la practic, Universitatea din Bucureti ,2004 Crouly Michel, Galai, D. , Robert Mark- Risk Management, Mc Grow Hill, 2000 Dobroeanu, L.,Dobroeanu, C. L. -Audit concepte i practici. Abordare naional i internaional,Bucureti, Editura Economic, 2002 Gavril ,T., Lefter , V.,- Managementul general al firmei, Editura Economic, Bucureti, 2003 10. Lazar, I. -Management general, Bucureti, Editura Economica, 1997, 11. Lefter, V., Manolescu, A.- Managementul resurselor umane ,Bucureti, Editura Didactic i Pedagogic, 1995, Manolescu, A-Managementul resurselor umane.- Bucureti, Editura RAI, 2001 12. Matei, A., .a.- Integrarea managementului resurselor umane n reforma funciei publice.Bucureti, Editura Economic, 2001 13. Moldovan-Scholz, M- Managementul resurselor umane. , Bucureti, Editura Economic, 2000 14. Nicolescu, O., Verboncu, I.- Management i eficien. , Bucureti, Editura Nora, 1994, 15. Pitariu, M.- Managementul resurselor umane. Msurarea performanelor profesionale. Bucureti, Editura Economic, 1994 16. Robert L Mathis, Panaite ,C Nica, Rusu ,C. (coord.) - Managementul resurselor umane. Editura economic. 17. Rusovici, A.-Manager n misiunea de audit, Editura Regia autonom Monitorul Oficial Bucureti,2008 18. Stoian ,A. , Turlea E - Auditul financiar-contabil ,Editura Economica, 2001 19. Auditul intern i controlul financiar preventiv -ediia I,Bucureti,Editura Best Publishing,2008 20. Revista Administratie si management public-Auditul Resurselor Umane -funcie de baz a 82

AUDITUL PUBLIC INTERN PRIVIND GESTIUNEA RESURSELOR UMANE managementului resurselor umane ,nr.2/2004, p.105 asist. univ. drd. Irinel MARIN 21. Ghi ,M., Sprncean, Auditul intern al instituiilor publice, Bucureti, Editura Tribuna Economic, 2004 22. *** Legea nr.672/2002 privind auditul public intern, M.Of. nr. 953/2002 23. *** OMFP nr. 38/2003 pentru aprobarea Normelor generale privind exercitarea activitii de audit public intern, M.Of. nr. 130 bis/2003 24. *** OMFP nr. 423/2004 pentru modificarea i completarea Normelor generale privind exercitarea activitii de audit public intern, aprobate prin OMFP nr. 38/2003 25. .*** OMFP nr. 769/2003 pentru aprobarea procedurii de avizare a numirii sau destituirii efilor compartimentelor de audit public intern din entitile publice 26. *** OMFP nr. 946/28.07.2005, Ordin al ministrului finanelor publice pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinznd standardele de management/control intern la entitile publice i pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial, M.Of. nr. 675/28.07.2005 27. *** Ordonana Guvernului Romniei nr. 119/1999 privind auditul public intern i controlul financiar-preventiv, modificat i completat de Legea nr. 301/2002, Legea nr. 84/2003 publicat n M.Of. nr. 195/2003 28. *** Ordonana Guvernului Romniei nr.37/2004 pentru modificarea i completarea reglementrilor privind auditul intern, M.Of. nr. 91/2004 29. *** Norme profesionale ale auditului intern, Institutul Francez al Auditorilor Consultani Interni (IFACI) 30. Standardul 24 de audit - VERIFICAREA I EVALUAREA CONTROLULUI 31. Standardul 25 de audit- AUDITUL INTERN

83