PROCEDURI SCRISE

GEORGE MARES 2008

SCHEMA LOGICA
OBIECTIVE
RISCURI CONTROL AUDIT

Controlul: Definitia recunoscuta

Orice masura luata de conducere, de Consiliu sau de alte parti, in vederea gestionarii riscurilor si cresterii probabilitatii ca scopurile si obiectivele sa fie indeplinite.

Controlul: Definitia recunoscuta (continuare)

Managerii planifica, organizeaza si coordoneaza aplicarea de masuri suficiente pentru a oferi asigurarea rezonabila ca scopurile si obiectivele vor fi indeplinite

Un mediul de control eficient

este obtinut prin

Integritate si valori etice Filozofie si stil de conducere Structura organizatorica Atribuirea autoritatii si a responsanbilitatilor Politici si practici ale resurselor umane Competenta personalului

AUDITUL INTERN:
Auditul intern trebuie sa ajute organizatia in mentinerea controalelor eficace evaluand eficacitatea si eficienta acestora si incurajand imbunatatirea lor continua.

AUDITUL INTERN: ASPECTE URMARITE

Fiabilitatea si integritatea informatiilor financiare si operationale Eficacitatea si eficienta operatiunilor Protectia patrimoniului Respectarea legilor, a regulamentelor si a contractelor

Procedurile interne reflecta bunul simt

Te intrebi daca ai gresit?

Ce pasi ai urmat pentru a te asigura ca nu?

Cum stii ca lucrurile sunt sub control?

Procedurile scrise

Ce sunt: elementul de baza al unui sistem de control adecvat De ce avem nevoie de ele: Ghideaza personalul Furnizeaza instructiuni pas cu pas Ofera:

Incredere personalului Siguranta in realizarea activitatilor si luarea deciziilor

Beneficiile procedurilor scrise:

Asigura protectie impotriva erorilor; Asigura stabilitate si continuitate in realizarea operatiunilor; Previne aparitia confuziilor si a ambiguitatilor; Conduce la asumarea responsabilitatilor de catre utilizatori; Sunt impersonale.

Cine este responsabil pentru procedurile scrise

Managementul se asigura ca procedurile scrise sunt elaborate pentru toate activitatile si operatiunile

Fiecare angajat urmeaza procedura, semnaleaza eventuale probleme si sprijina imbunatatire acestora

Procedurile scrise
-Ajuta institutia sa-si indeplineasca obiectivele si planurile strategice
asigurand o mai buna intelegere a acestora; Identifica activitatile si actiunile specifice fiecarei directii in parte; Sunt elaborate in beneficiul utilizatorilor; Explica modul in care se realizeaza activitatile; Trebuie sa fie usor de inteles, procedurile ar trebui scrise astfel incat operatiunile care urmeaza a fi efectuate sa poata fi usor intelese si urmarite de catre toti utilizatorii; Descriu solutii alternative, procedurile care sunt restrictive pot conduce la limitarea utilitatii acestora; Prezinta modul in care se actioneaza in cazul situatiilor de urgenta; Cuprind avertismente si precautii; Prezinta exemple concrete in diferite situatii; Descriu modul in care se completeaza documentele si formularele standardizate; Sunt dezvoltate in functie de necesitatile utilizatorilor, o buna dezvoltare a unei proceduri scrise produce beneficii majore pentru utilizatorii acestora; Intre procedurile scrise si utilizatorii acestora exista o relatie de apartenenta si din acest motiv este necesara implicarea utilizatorilor in procesul de dezvoltare al acestor proceduri;

Criterii de evaluare a procedurilor scrise

- Existenta procedurilor scrise - Elaborarea detalitata pentru toate activitatile - Actualizarea - Stabilirea, in mod detaliat, a sarcinilor si atributiilor fiecrui post - Stabilirea timpilor necesari pana la finalizarea operatiunii - Separarea sarcinilor de aprobare, control si inregistrare a operatiunilor - Stabilirea modului de inregistrare si arhivare a documentelor - Descrierea circuitului documentelor - Aprobarea procedurilor de catre management - Aducerea la cunostina tuturor angajatilor

Absenta procedurilor

Fara politici si proceduri, o directie nu are certitudinea indeplinirii atributiilor cu consecventa si in conformitate cu obiectivele institutiei respectand legislatia in vigoare. Directia poate fi fortata sa piarda foarte mult timp refacand operatiunile care nu au fost efectuate corect si complet de prima data sau nevoita sa elaboreze masuri suplimentare de control; Fara politici si proceduri scrise, institutia ar putea sa nu-si indeplineasca obiectivele, in situatia in care angajatii cheie devin indisponibili nimeni nu ar putea sa indeplineasca sarcinile acestora; De asemenea lipsa politicilor si procedurilor scrise poate face mai dificila instruirea noilor angajati sau adaptarea angajatilor existenti la noi cerinte si sarcini;

Asigurare rezonabila

Riscuri

Costuri

Benefici

Tipuri de control si exemple

DOCUMENTATIVE Politici si proceduri EVIDENTE Inregistrarea tranzactiilor AUTORIZAREA - Aprobarea tranzactiilor STRUCTURA - Separarea sarcinilor

SUPERVIZAREA - Monitorizarea obiectivelor

SECURITATEA - Protejarea resurselor

Revizuirea contolului intern

Verifica daca controalele functioneaza:

Evaluand daca controalele sunt adecvate

&

Testand daca procedurile sunt urmate

Ce este un test de conformitate?

Amplasarea procedurilor sub un microscop

Metode de testare
Trei metode pentru testarea controalelor sa determine daca aceste functioneaza:
1. ANALIZA DOCUMENTELOR revizuirea inregistrarilor, formularelor, sau alte documente

2.OBSERVAREA urmarirea modului in care controlul este pus in practica 3.INTERVIUL obtinerea informatiilor de la cei care efectueaza controlul

Actiuni corective
Cand se identifica probleme: Instituirea de noi controale

Imbunatatirea celor existente, sau

Acceptarea riscului

Lectii invatate
Mentineti un stil de conducere transparent Transformati-l in asa facem noi lucrurile aici Mentineti procesele si activitatile cat mai simple posibil Monitorizati indeaproape

Sumarul prezentarii

Elaborarea si implementarea procedurilor scrise de catre management

Toti angajatii au responsabilitati in acest proces

Este o transpunere a activitatii curente Nu este doar o idee buna Este lege!

Contact
George Mares Tel:021.319.98.98 Fax:021.319.96.50 george.mares@mfinante.ro

Multumesc!