MANUAL DE CONTROL WWW.CONTZILLA.

RO

INTERN
ACTUALIZAT 2020
 1

Document intern Manual de control intern

Responsabil Departamentul de control intern
Data intocmirii/versiunea initiala ../../…./1.0.0
Data actualizarii/versiunea ../../…./1.0.1

Publicata de Contzilla.ro , 2017, Cluj-Napoca

Actuat 19.01.2020..

Nici o parte a acestei publicatii nu poate reprodusa, incarcata intr-un mediu public devenind astfel
disponibila spre citire/ descarcare sau transmisa catre alte persoane in orice forma, fara permisiunea
prealabila a Contzilla.ro.

Editorii Contzilla au depus cel mai mare efort in vederea asigurarii acuratetei si completitudinii informatiei
publicate in acest document. Cu toate acestea, este posibil ca sa nu acopere anumite aspecte particulare
in unele domenii specifice de activitate.

Pentru mai multe informatii despre lucrarile din libraria Contzilla, vizitati site-ul nostru : www.contzilla.ro.

Circula in format electronic, fara forma tiparita.

1
 2

Cuprins
1.Prevederi generale .......................................................................................................................... 4
1.1.Elementele supuse controlului .............................................................................................. 4
1.2.Scopul manualului de control intern .................................................................................... 4
1.3.Responsabilitati ........................................................................................................................ 4
1.4.Cadrul legal si procedural al entitatii ................................................................................... 5
1.5. Controlul accesului la informatia financiara ..................................................................... 6
2.Controlul achizitiilor ........................................................................................................................ 7
2.1. Controlul achizitiilor de servicii si de bunuri care nu sunt mijloace fixe .................... 7
2.2.Controlul furnizorilor ............................................................................................................... 8
2.3. Controlul facturilor de achizitii ............................................................................................. 9
3.Controlul vanzarilor efectuate ...................................................................................................... 9
3.1. Controlul comenzilor ............................................................................................................ 10
3.2.Controlul clientilor .................................................................................................................. 10
3.3. Controlul expeditiilor ............................................................................................................ 15
3.4.Controlul facturarii ................................................................................................................. 15
3.5.Controlul colectarii facturilor ............................................................................................... 16
4. Controlul salarizarii ...................................................................................................................... 17
4.1.Gestionarea pontajelor ......................................................................................................... 18
4.2. Asigurarea ca sumele nete sunt calculate si platite la timp ....................................... 18
4.3.Declararea si plata la timp a taxelor ................................................................................. 19
4.4.Asigurarea confidentialitatii .................................................................................................... 19
4.5. Verificarea incadrarii salariilor brute in plafoanele minime ......................................... 20
4.6.Controlul documentelor de resurse umane ...................................................................... 20
4.7.Controlul altor elemente non-financiare privind personalul ......................................... 21
4.8. Calendarul de salarizare ........................................................................................................ 21
5. Controlul stocurilor....................................................................................................................... 22
5.1.Controlul inventarierii stocurilor ......................................................................................... 23
5.2.Controlul metodelor si calcularii corecte a costului de productie ............................... 25
5.3.Monitorizarea stocurilor invechite si efectuarea ajustarilor necesare ........................ 25
6. Controlul mijloacelor fixe ............................................................................................................ 26
6.1.Verificarea necesitatii achizitiei ........................................................................................... 26
6.2.Verificarea inregistrarii .......................................................................................................... 27
6.3.Verificarea etichetarii corecte ............................................................................................. 28
6.4.Protejarea impotriva riscului de furt .................................................................................. 28

2
 3

6.5.Verificarea vanzarilor de mijloace fixe .............................................................................. 29

6.6.Verificarea arhivarii documentelor legate de mijloace fixe................................................ 30
6.7.Urmarirea garantiilor ............................................................................................................. 30
6.8.Urmarirea politelor de asigurare ........................................................................................ 30
6.9.Verificarea inventarierii mijloacelor fixe ........................................................................... 30
7.Controlul trezoreriei ...................................................................................................................... 31
7.1.Verificarea conturilor de trezorerie .................................................................................... 31
7.2.Prognoza cash-flow-ului .......................................................................................................... 31
7.3.Gasirea unei modalitati de investire a surplusului de numerar ................................... 33
7.4.Inventarierea conturilor de trezorerie ............................................................................... 33
8.Controlul inventarierii ................................................................................................................... 34
8.1.Controlul inventarierii conturilor ......................................................................................... 34
8.2.Controlul inventarierii bunurilor .......................................................................................... 34
9.Controlul raportarilor .................................................................................................................... 35
9.1.Controlul raportarilor contabile ........................................................................................... 35
9.1.1. Controlul depunerii la timp de raportarilor .............................................................. 35
9.1.2.Controlul conturilor utilizate ......................................................................................... 35
9.2. Controlul raportarilor fiscale .............................................................................................. 36
10.Controlul aplicarii deciziilor luate de entitate ....................................................................... 36
11.Controlul respectarii prevederilor legale incidente entitatii ............................................... 37
12.Controlul documentelor intrate si iesite din unitate ............................................................ 37

3
 4

1.Prevederi generale

1.1.Elementele supuse controlului

Sunt supuse controlului intern:

• modul de aplicare a politicilor contabile si de implementare a procedurilor
contabile;
• respectarea legalitatii functionarii entitatii;
• implementarea deciziilor interne;
• modul de aplicare a manualului de proceduri de inventariere;
• respectarea altor proceduri interne.
• documentele intrate si iesite din unitate.

1.2.Scopul manualului de control intern

• Asigurarea sigurantei activelor entitatii;

• Prevenirea si detectarea erorilor si fraudei;
• Protejarea intereselor personalului;
• Mentinerea acuratetei inregistrarilor contabile.

1.3.Responsabilitati

In vederea asigurarii unui sistem de control intern fundamentat, membrilor

conducerii entitatii li se aloca responsabilitati cu privire la sumele pe care le pot
aproba astfel:

• Manager: 5.000 lei fara TVA / achizitie

• Manager superior: 10.000 lei fara TVA/achizitie
• Mananger general : 15.000 lei fara TVA/achizitie
• Administrator – nelimitat;

4
 5

Angajatii din fiecare departament, la efectuarea unei achizitii vor solicita aprobarea
sefulului ierarhic direct, care , in cazul in care suma investita depaseste plafonul
sau de responsabilitate va trimite mai departe solicitarea aprobarii managerului
imediat urmator pe scara ierarhica.

Controlul intern al entitatii este asigurat de :

• Departamentul de control intern;

• Responsabilul cu controlul intern;
• Administratorul entitatii.

1.4.Cadrul legal si procedural al entitatii

In derularea activitatii de control intern o importanta deosebita o are legislatia

aplicabila entitatii si manualele de proceduri interne ale entitatii.

Entitatii ii sunt incidente urmatoarele acte normative:

• Legea societatilor comerciale – Legea nr. 31/1990;
• Legea contabilitatii, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare –
Legea nr. 82/1991;
• OMFP nr. 2861/2009 pentru aprobarea Normelor privind organizarea si
efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor si
capitalurilor proprii;
• Legea nr. 319/2006 a securitatii si sanatatii in munca;
• Ordinul 2634/2015 privind documentele financiar-contabile;
• Codul muncii;
• Codul fiscal si Codul de procedura fiscala;
• Ordonanta 99/2000 privind comercializarea produselor si serviciilor de piata;
• Legea concurentei nr. 21/1996;
• Hotararea Guvernului nr. 905/2017 privind registrul general de evidenta a
salariatilor.

5
 6

• Ordonanţa de urgenţă nr. 158/2005 privind concediile şi indemnizaţiile de

asigurări sociale de sănătate;
• Legea 129/2019 pentru prevenirea şi combaterea spălării banilor şi finanţării
terorismului, precum şi pentru modificarea şi completarea unor acte
normative.

In ce priveste cadrul procedural al entitatii, acesta se compune din :

• manual de politici contabile;

• manual de proceduri contabile;
• manual de proceduri de inventariere;
• manual de proceduri de gestionare a documentelor interne.
• proceduri de calatorie si cheltuieli de deplasare
• procedura privind prevenirea si combaterea spalarii banilor
• …………

Control intern urmareste in primul rand verificarea existentei procedurilor in

functie de care sa fie organizata activitatea entitatii si apoi actualizarea lor conform
cu evolutia legislatiei incidende si apoi conform cu evolutia activitatii entitatii .

Control : GEN.1: verificarea anuala ca procedurile interne sunt actualizate cu

prevederile legislative curente.

1.5. Controlul accesului la informatia financiara

In orice entitate, accesul la informatia financiara trebuie limitat la persoanele

relevante, in vederea asigurarii confidentialitatii acesteia.

Aceasta presupune controlul accesului la informatia financiara si se realizeaza prin:

• controlul accesului la diferite module ale aplicatiei informatice utilizate. In

functie de fisa postului, angajatii departamentului contabilitate vor avea

6
 7

acces limitat la alte module ale aplicatiei de gestiune-contabilitate-salarizare

care nu au legatura directa cu munca presupusa de respectivul angajat.
De exemplu, accesul la aplicatia de salarizare va fi restrictionat strict la
angajatii care au atributii in operarea contabilitatii aferente salarizarii.
• accesul in aplicatia de contabilitate se face pe baza de utilizator si parola
individuala. Este interzisa utilizarea aceluiasi utilizator de catre doua
persoane diferite.
Utilizatorii si parolele nu se pot utiliza de catre alte persoane si sunt strict
responsabilitatea fiecarui angajat.
• departamentul IT monitorizeaza log-urile in sistem ale persoanelor
neautorizate.

Control : GEN.2: verificare lunara/trimestriala a rapoartelor furnizate de

departamentul IT privind siguranta accesului la informatia financiara si riscurilor
sesizate.

2.Controlul achizitiilor

Din perspectiva entitatii, achizitiile se impart in:

• achizitii de mijloace fixe ( vezi prevederile punctului 6.1.)
• achizitii de servicii si de bunuri care nu sunt mijloace fixe.

2.1. Controlul achizitiilor de servicii si de bunuri care nu sunt mijloace

fixe

Controlul achizitiilor de bunuri care nu sunt mijloace fixe sau de servicii presupune
verificarea ca :
• nici o achizitie sa nu fie efectuata fara un document prin care sa se
stabileasca necesitatea.
Acest document poate fi : referat de achizitie, necesar de achizitie, referat
de necesitate sau alt document fara a avea o forma si o denumire
standardizata.

7
 8

• nici o achizitie sa nu fie efectuata fara a fi bugetata, cu exceptia unor cazuri

speciale – respectiv ale unor nevoi de business aparute ca urmare a
schimbarii conjuncturii, cazuri de forta majora, valorificarea unor
oportunitati conjuncturale etc.
• sa existe aprobare conform politicii de aprobare a companiei si nivelului de
responsabilitate;
Fiecare achizitie, in functie de valoarea ei, va trece pe la toate nivelele
ierarhice de aprobare inainte de a fi realizata.
• sa existe oferte comparative pentru fiecare achizitie astfel incat decizia de
a achizitiona un produs sau altul sa fie motivata de un raport cost/beneficiu
in favoarea companiei. Fiecare angajat al departamentului de achizitii va
actiona cu buna credinta si in cel mai favorabil mod pentru entitate.
Prezentarea de oferte alternative pentru justificarea alegerii este
considerata un pas rezonabil pentru aceasta justificare.

Control : ACHIZ.1 : verificarea ca exista aprobari pentru fiecare achizitie conform

nivelului de aprobare , o motivatie reala a achizitiei si o bugetare prealabila.
Nerespectarea acestei proceduri se va raporta de catre controlul intern conducerii,
intr-un raport de deviatii.

2.2.Controlul furnizorilor

Periodic, departamentul de control intern analizeaza soldurile furnizorilor.

In principal, se acorda atentie soldurilor vechi si cauzelor pentru care nu s -au
inchis.
Analiza soldurilor furnizorilor trebuie efectuata cu regularitate (cel putin o data pe
an, la inventariere, conform procedurii de inventariere).
Alte controale:
• verificarea ca nu se pot modifica datele bancare ale furnizorilor (de
exemplu, un angajat poate sa modifice datele bancare ale unui furnizor din
sistem, dupa care la efectuare de plati, acestea sa fie directionate direct in

8
 9

contul sau – este un exemplu de frauda care poate avea loc la nivelul
entitatii, pentru care se pot lua masuri preventive);
• reconcilierea dintre comenzile de achizitie, avizele de insotire si facturile
emise. Daca apar diferente acestea trebuie investigate.
• Calculul unor indicatori cum este de exemplu viteza de rotatie a furnizorilor
si evolutia sa de la o luna /perioada la alta.

Control : ACHIZ.2: verificarea accesului la datele furnizorilor; verificarea

corespondentei comenzi – avize - facturi; analiza indicatorilor;

2.3. Controlul facturilor de achizitii

Riscurile care pot sa apara cu privire la facturile de achizitii sunt:

• riscul de a plati de doua ori o factura – de multe ori facturile de achizitii pot
sa nu aiba trecut numarul de identificare si astfel nu se pot identifica unic
in sistemul de procesare.
• riscul de a plati o suma mai mare pentru achizitii negociate anterior la un
pret mai mic. Aceasta poate fi rezultatul unei neglijente din partea
furnizorului sau o tentiva de frauda.
Controlul intern mitigheaza aceste riscuri prin vizarea facturilor care urmeaza sa
fie platite in companie, dupa verificarea:
• conformitatii facturii cu comenzile sau contractele incheiate;
• conformitatii facturii cu bunurile sau serviciile primite ;
• inchiderii fiecarei comenzi cu factura aferenta pentru a elimina riscul de
dublare a platilor.

Control : ACHIZ.3: verificarea facturilor de achizitii;

3.Controlul vanzarilor efectuate

Una dintre responsabilitatile controlului intern este asigurarea facturarii vanzarilor

efectuate, astfel ca, venitul estimat sa fie facturat si astfel efectuat primul pas
pentru incasarea lui.

9
 10

Aceasta presupune :
• asigurarea utilizarii unui sistem de facturare care sa genereze facturi
corecte, fara erori;
• dupa emiterea facturilor, inregistrarea corecta a venitului in conturile
corespunzatoare din contabilitate;
• urmarirea inregistrarii venitului in perioada contabila la care se refera,
inclusiv la serviciile si productia in curs de executie.
• asigurarea ca sumele sunt calculate corect si ca facturile sunt emise catre
clientii corespunzatori;

3.1. Controlul comenzilor

Acesta presupune:
• existenta unui sistem de urmarire a comenzilor – fie ca este inclus in
aplicatia de facturare fie ca este independent de aceasta. Aceasta
presupune o evidenta a comenzilor, proformelor, sau altor documente
interne care permit inregistrarea unui ordin.
• urmarirea contactarii potentialilor clienti care si-au exprimat intentia de
cumparare de catre personalul responsabil, conform cu politica comerciala
a firmei. De exemplu, unele entitati pot sa decida de exemplu emiterea unei
proforme si apoi contactarea telefonica a potentialului client in vederea
conversiei intentiei in achizitie.
• urmarirea lansarii in productie a comenzilor confirmate.

Control: VZ.1: controlul comenzilor.

3.2.Controlul clientilor

Controlul intern aferent clientilor se refera la:

10
 11

a) Verificarea ca departamentele vanzari efectueaza o analiza preliminara de

risc pentru orice client nou : situatia financiara a clientului : sa fie profitabil, sa
nu fie in insolventa sau inactivitate, etc.

Cateva pagini online de informare si verificare parteneri posibile sunt :

➢ Registrul contribuabililor inactivi sau reactivati – click aici;

➢ Verificare date de identificare, informatii fiscale, bilanturi ->cautari dupa CUI
sau dupa Nume si Judet (platitor de TVA sau nu) – click aici;

➢ Obligatii fiscale restante catre bugetul de stat – click aici;

b) Verificarea soldurilor clientilor – pe vechimi;

Aceasta analiza urmareste depistarea facturilor vechi, neincasate , pentru fiecare

client in parte.
Analiza se poate seta la intervalele dorite , care se pot schimba in functie de
contextul entitatii: de exemplu la 30 zile, 60 zile, 90 zile si peste.

Metoda este utila pentru evitarea situatiilor in care unele creante din portofoliu,
desi cu termene depasite, n-au fost insotite de masuri corespunzatoare de
revitalizare.

Clasamentul creantelor dupa vechime/numarul de zile de intarziere a platii permite

atat controlul ulterior al rentabilitatii fondurilor investite in creante-clienti, cat si
avizarea clientilor, in scopul recuperarii creantelor.

c) Calcularea unui set de indicatori financiari cu privire la clienti

Acestia pot fi:

11
 12

1.Viteza de rotatie a clientilor si urmarirea evolutiei de la o luna la alta

Daca viteza de rotatie este aceeasi de la o luna la alta si dintr-o data apare o
modificare majora, aceasta constituie un semnal de alarma si trebuie efectuate
investigatii suplimentare asupra cauzelor.

Viteza de rotatie = Cifra de afaceri/Creante clienti

Daca acest coeficient se pondereaza cu numarul de zile al perioadei (luna,

trimestru etc.) se obtine viteza de rotatie in zile (Dz)

Dz =Creante_clienti/CA* T

unde:

T= timpul calendaristic (luna, trimestru, an)

Coeficientul vitezei de rotatie a creantelor este foarte sensibil la variatiile

sezoniere, valoarea lui stabilindu-se in functie de suma fondurilor imobilizate in
credit-client, de sezonalitatea vanzarilor si de variatiile conjuncturale.

2.Ponderea creditului-client (P) in cifra de afaceri (CA):

P= Credit_client/CA *100

Indicatorul se poate calcula pe orice perioada (luna, trimestru, an) si poate avea
valori intre 0 – 100%. Un coeficient apropiat de zero sau in descrestere arata o
politica restrictiva de credit-client. O valoare apropiata de 100% evidentiaza ca
termenele de creditare sunt prea lungi in raport cu ciclul de exploatare si cu rotatia
stocurilor si ca societatea comerciala furnizoare are interesul sa apeleze si la
masuri pentru a-si mari cifra de afaceri (activitatea de service dupa vanzari,
consultanta etc).

3.Coeficientul pierderilor generate de creante nerecuperabile sau

dubioase (Cp):

12
 13

Vp= Creante_client nerecuperabile/Creante_clienti

sau

Vp=Creante_clienti nerecuperate/CA

Pierderile ce provin din creante nerecuperabile concretizeaza practic, riscul pe care

si-l asuma entitatea atunci cand este de acord sa vanda pe credit clientilor sai. La
evaluarea acestor pierderi, se va tine cont de deductibilitatea TVA din creantele
nerecuperabile, intrucat acestea se recupereaza de societatea comerciala
furnizoare.

Daca valoarea acestui coeficient se apropie de 1, se pot desprinde urmatoarele

concluzii:

• serviciul „credit-client” functioneaza defectuos;

• cresterea cu orice pret a cifrei de afaceri, a avut ca efect selectia

necorespunzatoare a clientilor, evaluarea insuficienta a riscului de neplata si
urmarirea defectuoasa a incasarii la timp a creantelor;

• sectorul credit-client a devenit riscant, ca urmare a conjuncturii economice in

ramura sa

• societatea comerciala isi asuma riscuri prea mari;

• furnizorul are o pozitie slaba pe piata si este nevoit sa accepte cererile de credit
ale clientilor, fara o selectie necorespunzatoare a acestora.

O valoare slaba a acestui indicator poate duce la concluzia ca furnizorul nu este

dispus sa-si asume riscuri, acorda conditii de credit inferioare celor practicate de
concurenti, fapte ce se reflecta negativ asupra cifrei de afaceri.

Entitatea poate aplica metoda plafonului de credit in functie de istoricul

clientilor, daca acest lucru este considerat necesar. Astfel, va stabili pentru fiecare

13
 14

client/tip de client un plafon de credit, in vederea diminuarii riscului. Plafonul tine

seama de anumiti factori cum sunt:

✓ capacitatea de plata a clientului;

✓ instrumentele de plata utilizate in mod obisnuit de client;
✓ situatia financiara;
✓ rentabilitatea;
✓ garantiile oferite de client.

Avantajele metodei sunt:

• determinarea cu anticipatie a fondurilor investite in creante in cursul unei

perioade;

• prevederea mijloacelor de refinantare corespunzatoare;

• diversificarea investitiilor in creante-client in functie de perspectivele de

recuperare;

• diversificarea riscurilor.

Dezavantajele metodei sunt:

• dificultatea stabilirii plafonului pentru fiecare client, mai ales in cazul existentei
unui numar mare de clienti, necesitind culegerea de informatii despre acestia;

• plafonul nu permite evaluarea costului resurselor investite in creante -client,

deoarece nu ia in considerare durata investirii fondurilor pentru fiecare client in
parte;

• depasirea unui plafon de credit nu inseamna, neaparat, ca sunt creantele

irecuperabile; unii clienti pot avea dificultati financiare trecatoare, care nu justifica
masuri de retragere a creditului sau actionarea in justitie.

Control: VZ.2: controlul clientilor;

14
 15

3.3. Controlul expeditiilor

Se verifica ca:

• La livrarea tututor produselor se intocmesc documentele corespunzatoare (ex.

avize de insotire a marfii, facturi, etc)
• Livrarea marfurilor este insotita de descarcarea de gestiune corespunzatoare.
Se poate reconcilia astfel lista documentelor de expeditie cu descarcarile de
gestiune care au loc intr-o perioada pentru a depista eventualele omisiuni.

Control: VZ.3: controlul expeditiilor;

3.4.Controlul facturarii

Principalele elemente ale controlului facturarii sunt:

• Verificarea ca facturile sunt emise corect, utilizand:

➢ Preturile corecte pentru produsele si serviciile vandute;
➢ Cotele corecte de TVA , in functie de tipul de livrare/prestare;
➢ Mentiunile sunt corect trecute pe facturi : de exemplu nr. contractului
in cazul prestarilor de servicii, nr. aviz in in cazul livrarilor de bunuri;
➢ Potrivirea facturilor emise pentru vanzarile de bunuri cu documentele
emise. Astfel se vor evita situatiile in care sunt trimise bunuri dar nu
sunt facturate sau invers cand facturile sunt emise dar livrarile nu s-
au trimis.
➢ Utilizarea unei aplicatii de facturare eficiente care sa permita stocarea
corecta a informatiei privind facturile emise, posibilitatea de a exporta
facturile in format electronic, corectia, anularea, stornarea, etc.
➢ Data emiterii corespunde perioadei in care serviciile au fost prestate
si bunurile livrate.
➢ Scadentele sunt clar mentionate pe factura si conform intelegerilor
contractuale.

15
 16

Formatul facturii este de regula furnizat de producatorul aplicatiei de facturare si

respecta cerintele legale, permitand adaptari in functie de necesitatile proprii
entitatii, cum ar fi :
• Furnizarea de date de contact pentru responsabilul cu clientii (serviciul
clienti);
• Mentionarea tuturor posibilitatilor de plata a facturii (inclusiv toate IBAN -
urile);
• Daca este posibila plata cu cardul online – este importanta mentionarea
acestui lucru pe factura iar daca factura este emisa in format electronic,
inserarea linkului activ catre pagina de plata.

Control: VZ.4: controlul facturarii;

3.5.Controlul colectarii facturilor

Ce mai probabil facturile emise vor avea un anumit termen de plata.

Este importanta initierea din timp a unor masuri de colectare a creantelor
neincasate , printre care mentionam:

• trimiterea de notificari de plata, inainte de scadenta precum si dupa

scadenta daca nu au fost achitate;
• efectuarea de confirmari de sold periodice;
• contactarea telefonica;
• mentionarea clara a scadentei de plata pe factura – sub forma datei
calendaristice mai degraba decat o formulare :”scadenta la 30 de zile” care
ar presupune un mic calcul din partea clientului si astfel un pas in plus pana
la incasare.
Controlul intern urmareste indeplinirea tuturor acestor masuri de recuperare a
sumelor incasate conform informatiilor furnizate de persoana/departamentul
responsabil cu colectarea.

16
 17

Sfaturi utile :

➢ Se recomanda emiterea de mai multe facturi pentru fiecare pozitie

importanta a unei facturi;
Motivatia este faptul ca, cu cat suma unei facturi este mai mare cu atat va
trebui probabil aprobata de un numar mai mare de nivele ierarhice si acest
lucru inseamna intarziere la plata. Pe de alta parte, daca un client contesta
doar o linie dintr-o factura mai mare, va bloca la plata intreaga factura,
pana la rezolvarea liniei contestate.
➢ Daca exista mai multe livrari de sume mici, este bine ca acestea sa fie
centralizate intr-o singura factura, evitandu-se astfel pierderea lor si
costurile procesarii (incluzand comisioanele bancare care se aplica pe
tranzactie);
➢ Daca observi ca un client plateste de regula in aceeasi zi a unei saptamani,
este probabil ca are un proces de plati cu scadenta saptamanala si atunci
ar fi indicat sa ajunga facturile la el inainte de aceasta data, pentru a nu fi
nevoit sa astepti cu incasarea pana la urmatoarea scadenta de plata.
➢ Daca exista un numar mare de facturi emise pe luna catre acelasi client este
bine ca periodic (de exemplu o data pe luna inainte de inchiderea de
perioada ) sa fie trimise si reconcilieri, evitandu-se astfel potentiale
incurcaturi.

Control: VZ.5: controlul colectarii facturilor;

4. Controlul salarizarii

Scopul controlului intern al salarizarii este :

• gestionarea unui sistem de inregistrare a pontajelor usor de utilizat si
eficient astfel incat sa nu se aloce prea mult timp pentru introducerea si
mentenanta datelor;
• asigurarea ca sumele nete sunt calculate corect si ca sunt respectate
termenele de plata agreate prin contractele de munca.

17
 18

• asigurarea ca salariile brute nu sunt inferioare limitei minime impuse de

legislatie
• asigurarea platii la timp a taxelor si a declararii corespunzatoare;
• asigurarea ca cheltuielile cu salariile si taxele sunt inregistrate in perioada
la care se refera;
• asigurarea confidentialitatii platii salariilor
• arhivarea periodica a bazei de date REVISAL;
• controlul utilizarii termenelor corecte pentru comunicarea datelor in
REVISAL;

4.1.Gestionarea pontajelor

• La finalul fiecarei luni, departamentul de control intern va verifica cu

departamentul de resurse umane ca fiecare angajat a completat pontajul
pentru luna respectiva, ca au fost aduse toate documentele justificative
(concedii medicale, cereri, etc).

Control :SAL.1: verificarea pontajelor

4.2. Asigurarea ca sumele nete sunt calculate si platite la timp

Controlul intern verifica respectarea platii la timp a salariilor prin confruntarea cu

extrasele de banca.
Departamentul de control intern face estimari ale sumelor nete de plata pe baza
datelor privind numarul de angajati si salariile brute cumulate, estimari pe care le
confrunta cu sumele totale inregistrate efectiv in contabilitate.
In situatia in care apar devieri mai mari de 5% se investigheaza diferentele in
vederea determinarii potentialelor erori.

Control :SAL.2 : verificarea platii salariilor;

18
 19

4.3.Declararea si plata la timp a taxelor

Se va verifica la inchiderea fiecarei perioade ca taxele sunt declarate corespunzator

conform vectorului fiscal prin identificarea tuturor recipiselor.
De asemenea, se verifica ca sumele declarate sunt platite in conturile
corespunzatoare de obligatii, la termenul scadent.

Control :SAL.3 : verificarea declaratiilor si platilor de taxe;

4.4.Asigurarea confidentialitatii

La fiecare persoana angajata, departamentul de resurse umane poate solicita

semnarea unui acord de confidentialitate.
In cazul in care activitatea de salarizare este externalizata se poate mentiona
clauza de confidentialitate in contractul incheiat intre parti.
Departamentul de control intern se va asigura ca :
• se respecta procedura de semnare a acordurilor de confidentialitate;
• persoanele desemnate din departamentul de resurse umane cu procesarea
salariilor stocheaza datele in conditii de confidentialitate;
• departamentul de resurse umane a prevazut in planul de integrare al noilor
angajati instructajul cu privire la confidentialitatea informatiilor;
• se depoziteaza documentele in dulapuri incuiate;
• fiecare angajat implicat in salarizare dispune de o parola proprie de acces;
• operatiunile pentru care poate fi autorizat un angajat sunt limitate;
• documentele care nu mai sunt necesare sunt distruse, astfel incat sa nu mai
poata fi citite;

Control : SAL.4: verificarea existentei tuturor contractelor de confidentialitate

semnate.

19
 20

4.5. Verificarea incadrarii salariilor brute in plafoanele minime

La finalul fiecarei perioade se analizeaza baza de date cu angajatii pentru a depista

eventualele salarii brute care sunt sunt salariul minim legal, ponderat cu norma
de munca.
Erori care pot sa apara :
• neinregistrarea pontajelor pentru anumiti angajati
Pentru corectare se poate solicita angajatului pe email completarea informatiei la
lipseste.
• totalul din pontaj este gresit si nu corespunde cu programul de munca
Este posibil ca angajatul sa fi muncit ore suplimentare fara insa ca acestea sa fie
aprobate de seful direct.

Control :SAL.5: verificarea incadrarii salariilor in plafoanele legale; corectitudine

pontaje.

4.6.Controlul documentelor de resurse umane

Aici se verifica :
• existenta unor controale din partea departamentului de resurse umane ca
dosarele de personal sunt complete pentru fiecare salariat;
• dosarele sunt arhivate in conditii de siguranta;
• ca departamentul de resurse umane verifica actualizarea fiselor de post de
cate ori apar modificari in atributiile personalului;
• la finalul lunii se face o arhiva electronica a bazei de date REVISAL;

Control :SAL.6: verificarea documentelor de resurse umane;

20
 21

4.7.Controlul altor elemente non-financiare privind personalul

Alaturi de verificarea elementelor de calcul salarial si de conformare fiscala,

entitatea trebuie sa asigure prin controlul intern si respectarea urmatoarelor
elemente non-financiare:
• verificarea referintelor personalului la angajare (verificarea veridicitatii
informatiilor furnizate);
• verificarea existentei reale a oricaror acreditari pretinse si necesare in
executarea atributiilor postului;
• asigurarea ca un trening adecvat este furnizat angajatilor;
• verificarea ca angajatilor li s-au comunicat clar responsabilitatile si
asteptarile;
• verificarea ca angajatii isi iau concediul cu regularitate;

Control :SAL.7: verificarea elementelor non financiare privind personalul;

4.8. Calendarul de salarizare

Un instrument util este calendarul de salarizare care poate sa arate astfel,

exemplificat pe o luna oarecare:

Luni Marti Miercuri Joi Vineri Sambata Duminic

a

1 2 3 4 5
Centralizar
e si
Centralizar Centralizar
introducere
e si e si
pontaje
introducere introducere
pontaje pontaje

6 7 7 7 10 11 12
Inregistrare
a ultimelor
Inregistrare Calculul Calculul Plata
documente
a ultimelor salarial salarial salariilor
pe luna
documente prin banca
incheiata
pe luna pentru luna
incheiata anterioara

21
 22

(ex. concedii (ex. concedii

medicale) medicale)

13 14 15 16 17 18 19

20 21 22 23 24 25 Ultima 26
zi pentru
depunere
a
declaratiei
112 si
obtinerea
recipisei

27 28 29 30

5. Controlul stocurilor

Controlul stocurilor reprezinta echilibrarea nevoii de a mentine un anumit nivel al

stocurilor versus costurile asociate acelor stocuri. Responsabilii cu gestiunea
stocurilor de regula lucreaza sub presiunea departamentelor de vanzari pentru a
mentine un nivel cat mai ridicat al acestora, pentru a se asigura ca se pot onora
cat mai repede comenzile clientilor.
In acelasi timp, departamentele financiare creeaza presiune in vederea
minimizarii nivelului stocurilor, astfel incat sa nu existe foarte mult numerar
imobilizat in astfel de active.
Pentru a a se asigura un bun nivel al stocurilor, se poate recurge la urmatoarele
actiuni:

• Implementarea unui sistem de productie just in time – prin care se produc

bunurile necesare onorarii comenzilor, atfel spus nu se produce “pe stoc”.

22
 23

• Reducerea numarului de produse oferite – in masura in care acest lucru este

agreat de departamentele de vanzari care doreste sa ofere o paleta cat mai
variata de produse.
• Plasarea unitatilor de productie cat mai aproape de client astfel incat sa se
reduca timpul de livrare;
• Comandarea de materii prime la minim , doar pentru a satisfice nevoile
curente de productie;
• Automatizarea sistemului de productie si de livrare;
• Reducerea timpului de aprovizionare prin localizarea furnizorilor langa
facilitatile de productie;
• Un bun sistem de management a problemelor aparute in productie.

Controlul stocurilor se bazeaza pe trei elemente esentiale:

a) Controlul inventarierii stocurilor

b) Controlul metodelor si calcularii corecte a costului de productie;
c) Monitorizarea stocurilor invechite, neutilizabile si efectuarea ajustarilor
necesare;
5.1.Controlul inventarierii stocurilor

Departamentul de control intern verifica daca :

• inventarierea s-a efectuat la termenele stabilite;
• s-a respectat procedura de inventariere;
• s-a reconciliat situatia faptica cu cea scriptica din contabilitate. In cazul in
care se identifica diferente, deprtamentul de control intern este responsabil
cu auditarea numararii efectuate la produsele cu diferente si stabilirea
concluziilor finale.
In cazurile in care se constata diferente se poate proceda astfel la:
➢ renumararea produsului cu diferente;
➢ verificarea unitatilor de masura utilizate pentru a elimina posibila
cauza a utilizarii unor unitati de masura diferite (o echipa poate

23
 24

numara bucati in timp ce in sistem sunt inregistrate pachete de 10

bucati de exemplu);
➢ verificarea ca au fost inventariate toate locatiile in care se afla
produsele respective;
➢ asigurarea ca solutia finala in cazul in care nu au putut fi depistate
cauzele diferentelor este sa se considere corect inventarul fizic,
indiferent de valoarea ajustarilor.
Toate aceste elemente asigura controlului intern o baza solida pentru justificarea
diferentelor. In plus, fiecare industrie dispune de situatii specifice care pot cauza
diferente mai mari sau mai mici ).

Pentru a asigura un flux mai rapid al inventarierii si pentru a minimiza timpul alocat
se pot initia urmatoarele masuri :

➢ Efectuarea de pre-inventarieri partiale – in care, inainte de inventarierea

propriu zisa se pot numara anumite produse si sigila in cutii , urmand ca la
data inventarierii finale, acestea sa fie adaugate cumulat la numatoare fara
a mai fi necesara renumararea individuala.
➢ Identificarea si marcarea zonelor in care se afla produsele care trebuie
numarate astfel incat echipa de inventariere sa nu piarda timp in ziua
inventarierii identificand locatiile de depozitare.
➢ Asigurarea inainte de inventariere ca toate produsele sunt etichetate
corespunzator;

In timpul inventarierii se poate asigura ca:

➢ centralizarea listelor si cumularea datelor faptice este efectuata de persoane

responsabile si cu bune abilitati matematice si de operare a datelor;
➢ exista o echipa dedicata care sa cunoasca bine produsele si care poate sa
ofere suport echipei de numarare (altfel spus, existenta unei persoane care
sa poata fi intrebata in cazul in care apar nelamuriri);

24
 25

Control: STOC.1: controlul inventarierii stocurilor;

5.2.Controlul metodelor si calcularii corecte a costului de productie

In ce priveste tranzactille cu stocuri este necesara verificarea utilizarii metodelor

stabilite prin manualul de politici si proceduri contabile :

➢ Metodele de descarcare de gestiune : FIFO, LIFO si CMP – acest lucru se

poate face prin sondaj prin interogarea fiselor de magazie la anumite
produse;
➢ Verificarea modului de respectare a manualului de politici contabile prinvind
modul de tinere a contabilitatii – cantitativ-valoric sau numai valoric, prin
utilizarea inventarului permanent sau intermitent.

Control: STOC.2: controlul respectarii metodelor prevazute in manulul de politici

contabile;

5.3.Monitorizarea stocurilor invechite si efectuarea ajustarilor necesare

Stocurile invechite reprezinta o mare problema pentru controlul intern deoarece

tind sa se acumuleze in sume consistente care au mari sanse sa fie descoperite de
auditori la finalul exercitiului rezultand astfel ajustari consistente.
Acest lucru se poate realiza prin analize periodice (de exemplu trimestriale) de
catre comisii formate din specialisti financiari dar si tehnici (care cunosc produsele)
si logistici (cei implicati in procurare de exemplu). Aceasta comisie poate decide
care stocuri nu mai sunt utilizabile, nu mai au piata, sunt invechite si pot fi
constituite provizioane.
Adesea managementul companiei poate sa fie reticent la a inregistra astfel de
cheltuieli care vor reduce profitul si este responsabilitatea controlului intern sa
procedeze la initierea si acceptarea acestor masuri pentru o reflectare corecta a
stocurilor in bilant.

25
 26

In plus, daca astfel de evaluari sunt efectuate periodic, sumele ajustarilor vor fi
probabil mai mici astfel mai usor acceptate vs situatia in care evaluarea se face o
data pe an si sumele cumulate pot fi consistente.

In concluzie, scopul tuturor acestor masuri legate de stocuri este obtinerea unei
acurateti cat mai ridicate, astfel ca este importanta metoda aleasa, modul de
implementare si asigurarea instrumentelor adecvate care sa permita reflectarea
fidela a tranzactiilor.

Control: STOC.3: verificarea stocurilor invechite, uzate.

6. Controlul mijloacelor fixe

O parte importanta a controlului intern presupune crearea unui sistem de urmarire

a mijloacelor fixe astfel:
• verificarea necesitatii achizitiei
• verificarea ca inregistrarea s-a efectuat potrivit prevederilor manualului de
politici si proceduri contabile;
• verificarea etichetarii corecte a mijloacelor fixe;
• verificarea ca riscurile de furt sunt reduse;
• verificarea ca iesirile :vanzarile/casarile de mijloace fixe au fost inregistrate
in contabilitate si in registrul de mijloace fixe.
• urmarirea ca aplicatia in care se inregistreaza mijloacele fixe poate oferi
toate informatiile despre istoricul unui mijloc fix – achizitia, vanzarea,
amortizarea inregistrata, transferul intre centre de cost si alte informatii.

6.1.Verificarea necesitatii achizitiei

O prima etapa a controlului intern este verificarea necesitatii achizitiei mijlocului

fix respectiv si apoi verificarea modului in care acel activ se va incadra in fluxul
activitatii entitatii si beneficiile viitoare pe care le va genera.

26
 27

In vederea achizitiei, solicitantul va completa un formular de motivare a necesitatii

(referat sau document similar) in care va prezenta : descrierea bunului, a modului
in care va fi utilizat si a beneficiilor care se asteapta de pe urma functionarii sale.

Acest formular va fi supus aprobarii managerului direct responsabil/

admininistratorului, conform limitelor de aprobare individuale.

Controlul intern asigura o validare a faptului ca toate achizitiile dispun de un astfel

de referat si o aprobare.

Este important sa nu se dispuna o achizitie pana nu se obtine aprobarea

responsabilului direct.

Control : MF.1: verificarea necesitatii achizitiei;

6.2.Verificarea inregistrarii

La fianalul perioadei, departamentul de control intern verifica :

• concordanta dintre formularele de aprobare si inregistrarile pe conturile de
mijloace fixe ;
• in cazul in care se constata achizitii fara aprobare le va raporta intr-un
formular de deviatii;
• concordanta dintre sumele inregistrate in contabilitate si sumele bugetate
de initiatorul achizitiei.
• Verificarea abaterilor repetate de la estimari din partea unor manageri si
initierea de masuri corective (ex. training suplimentar, reducerea sumei
pentru care este responsabil, etc.)

Aditiile de mijloace fixe sunt furnizate de departamentul de contabilitate iar

centralizatorul sumelor bugetate este intocmit de catre reposabilul cu controlul
intern.

27
 28

In practica entitatii, pentru diferente mai mici de 2% din valoarea bugetata nu se

mai fac investigatii sumplimentare fiind considerate diferente firesti de estimare.

Control : MF.2: verificarea inregistrarii corecte conform cu manualul de politici

contabile.

6.3.Verificarea etichetarii corecte

Controlul intern al entitatii asigura ca mijloacele fixe sunt marcate in vederea

identificarii in teritoriu .

Entitatea poate utiliza in vederea etichetarii :

• etichete de metal, marcate cu numarul de identificare al mijlocului fix in
registrul mijloacelor fixe;
• inscriptionari direct pe suprafata activului, prin zgariere;
• etichete de hartie cu/fara cod de bare;
• numarul serial al furnizorului de la care s-au achizitionat bunurile.

Indiferent de modalitatea aleasa, scopul este de a putea identifica usor, rapid si

fara echivoc, imobilizarile din gestiune.

Control : MF.3: verificarea etichetarii corecte a mijloacelor fixe.

6.4.Protejarea impotriva riscului de furt

Mijloacele fixe sunt de regula active cu o valoare mare, care pot fi valorificate prin
vanzare, de aceea pot fi tinta unor tentative de furt. Daca in urma analizei de risc,
responsabilul cu controlul intern identifica un potential risc,

Departamentul de control intern va asigura reducerea acestui risc prin :

• restrictionarea accesului in zona in care se afla mijlocul fix respectiv;

28
 29

• impartirea responsabilitatilor legate de acesta : o persoana comanda activul,

alta il inregistreaza, alta se ocupa cu vanzarea lui in cazul in care este
necesar acest lucru, alta persoana raspunde de gestiunea lui.
• marcarea cu cod de bare si instalarea unui sistem de alarma care sa
avertizeze atunci cand activul este deplasat in afara zonei permise.
• Numirea unui gestionar pentru bunul respectiv in mod special, care va
raspunde de siguranta echipamentului si de utlizarea lui in conditii de
siguranta.

Control : MF.4: verificarea protectiei impotriva furturilor.

6.5.Verificarea vanzarilor de mijloace fixe

Cu ocazia fiecarei inventarieri anuale a mijloacelor fixe, comisia de inventariere va

fi instruita sa noteze gradul de uzura al fiecarui echipament si utilitatea lui pentru
entitate. De regula aprecierile cu privire la statutul unui echipament de productie
ar trebui sa fie efectuate de catre personalul cu pregatire tehnica, care cunoaste
bunul respectiv si asteptarile cu privire la acesta.

Pe baza informatiilor culese se pot face propuneri de :

• casare sau
• vanzare, dupa caz,
conform prevederilor manualului de politici de inventariere.

Managerul responsabil si departamentul de control intern trebuie sa aprobe toate

aceste documente inainte de a fi incepute demersurile privind casarea/vanzarea.La
efectuarea unei casari se va mentiona pe documente daca a fost posibila sau nu
obtinerea de piese de schimb sau alte materiale rezultate din dezmembrare.

La finalul fiecarei perioade, departamentul de control compara iesirile de mijloace

fixe din contabilitate cu centralizatorul aprobarilor pentru casare/vanzare si de
asemenea venitul din vanzarea acestor bunuri cu sumele contractate cu clientii.

29
 30

Control : MF5: verificarea vanzarilor de mijloace fixe.

6.6.Verificarea arhivarii documentelor legate de mijloace fixe.

Arhivarea documentelor contabile generate va urma regulile mentionate in

manualul de proceduri contabile si a manualului de proceduri de gestionare a
documentelor interne.

Periodic, se va asigura ca arhiva este completa.

Control: MF6 : verificarea arhivarii corecte a documentelor legate de mijloace fixe.

6.7.Urmarirea garantiilor

Departamentul de control intern va urmari ca garantiile produselor sa fie colectate

si centralizate de o singura persoana care va tine de asemenea evidenta
termenului de expirare.

Control : MF7: urmarirea garantiilor.

6.8.Urmarirea politelor de asigurare

Departamentul de control intern va urmari pe toata durata de valabilitate politele

de asigurare pentru bunurile companiei si va atentiona si lua masuri pentru
reinnoirea lor, in cazul in care conditiile de business o cer.

Control : MF8: urmarirea politelor de asigurare.

6.9.Verificarea inventarierii mijloacelor fixe

30
 31

Departamentul de control intern verifica ca cel putin o data pe an se efectueaza

inventarierea mijloacelor fixe conform procedurii descrise in manualul de proceduri
de inventariere, respectiv ca:

➢ mijloacele fixe sunt etichetate cu numarul unic de identificare din registrul

de mijloace fixe;
➢ se verifica daca in listele de inventariere si in procesul verbal de inventariere
au fost facute observatii cu privire la starea de functionare a acestora.

Control : MF9: verificarea inventarierii mijloacelor fixe;

7.Controlul trezoreriei

Principalele responsabilitati in ce priveste controlul intern sunt:

7.1.Verificarea conturilor de trezorerie

Aceasta presupune:

• Verificarea soldului conturilor bancare cu extrasele de banca la final de

perioada;
• Verificarea corespondentei numerarului din casierie cu soldul contului din
banca si cu registrul de casa ;
• Verificarea ca nu exista solduri negative pe conturile de casa si banca :

Control : TREZ.1: verificarea soldurilor conturilor de trezorerie;

7.2.Prognoza cash-flow-ului

Unul dintre elementele controlului intern este asigurarea echilibrului in trezoreria

entitatii, respectiv faptul ca scadenta platilor intalneste scadenta incasarilor si
entitatea nu va intra in deficit de numerar.

31
 32

Ce elemente trebuie sa se cuprinda intr-o estimare de numerar ?

Soldul initial al numerarului (ne referim aici atat la soldul din casa cat si din banca)
+
Creante clienti
+
Alte sume de incasat
-
Datorii privind salariile angajatilor
-
Taxe salariale
-
Datorii privind subcontractorii
-
Datorii privind furnizorii principali
-
Utilitati datorate
-
Dividende
-
Deconturi
-
Restituiri de creditari firma
-
Plati de dobanzi si comisioane bancare
=
Sold final al numerarului

Aceasta prognoza se intocmeste de regula pe saptamani/luni calendaristice.

Control: TREZ.2: prognoza cash flow-ului.

32
 33

7.3.Gasirea unei modalitati de investire a surplusului de numerar

Surplusul de numerar ar trebui directionat catre investitii cu risc mic si cu lichiditate

imediata.

Masuri pentru reducerea riscurilor:

• asigurarea ca sunt segregate responsabilitatile celor care au acces la
fonduri: de exemplu: o persoana primeste banii fizic, alta inregistreaza
tranzactia in sistem si alta persoana face reconcilierea periodica a
inregistrarilor scriptice cu situatia faptica;
• asigurarea ca pastrarea numerarului se face in zone sigure (cutii inchise,
dulapuri metalice, seifuri, etc);
• minimizarea sumei pastrate in casieria unitatii (depunerea surplusului peste
o anumita limita decisa intern , la banca);
• control inopinat al casieriei.

Control : TREZ.3: identificare modalitati investire surplus de numerar.

7.4.Inventarierea conturilor de trezorerie

La inventarierea conturilor de trezorerie se urmareste respectarea prevederilor

manualului de proceduri de inventariere si verificarea inregistrarii in contabilitate
a diferentelor gasite (in cazul in care au fost constatate), conform manualului de
proceduri contabile.

Control : TREZ.4 inventarierea anuala a conturilor de trezorerie.

33
 34

8.Controlul inventarierii

La fiecare data scadenta pentru efectuarea inventarierii se va verifica existenta

unui manual de proceduri de inventariere actualizat conform prevederilor legale
in vigoare la data efectuarii inventarierii.

Departamentul de control intern va verifica:

• efectuarea pasilor din manualul de proceduri de inventariere;
• documentele intocmite in cadrul fiecarei etape si centralizate in dosarul de
inventariere;
Controlul inventarierii presupune :
➢ controlul inventarierii conturilor
➢ controlul inventarierii bunurilor

8.1.Controlul inventarierii conturilor

Departamentul de control intern va asigura ca prin inventarierea anuala a

patrimoniului s-a efectuat inventarierea integrala a conturilor si au fost inregistrate
in contabilitate rezultele concluziilor gasite.

Control: INV.1: verificarea existentei si corectitudinii dosarului de inventariere a

conturilor;

8.2.Controlul inventarierii bunurilor

Departamentul de control intern va asigura ca cel putin o data pe an se vor

inventaria toate bunurile din cadrul entitatii conform procedurii de inventariere.

Aceasta presupune :

Inventarierea stocurilor – tratata la capitolul :5.1.

Inventarierea mijloacelor fixe – tratata la capitolul :6.9.

Inventarierea numerarului din casieria unitatii - tratata la capitolul :7.4.

34
 35

9.Controlul raportarilor

9.1.Controlul raportarilor contabile

9.1.1. Controlul depunerii la timp de raportarilor

Entitatea depune raportarile contabile conform criteriilor de marime : anual sau

semestrial.

Departamentul de control intern verifica cu departamentul contabilitate la

inceputul fiecarui an fiscal incadrarea in categoria de marime conform indicatorilor
din bilant si stabileste frecventa raportarilor conform prevederilor legale.

La termene scadenta verifica depunerea raportarilor de catre departamentul

contabilitate.

Control : RAP.1: verificarea depunerii la timp a declaratiilor altele decat

declaratiile de salarii;

9.1.2.Controlul conturilor utilizate

La finalul fiecarei perioade departamentul de control intern va analiza daca :

• planul de conturi utilizat (dezvoltarea conturilor pe analitice) este suficient
de cuprinzator sau dimpotriva prea complex, ingreunand analiza informatiei
financiare. Se vor face propuneri de deschidere de conturi noi sau de
renuntare la anumite analitice;
• verificarea existentei aprobarii inregistrarilor pe anumite conturi : in
general, conturile de capital (clasa 1) ar trebui restrictionate cu privire la
tipurile de note contabile care se pot efectua pe ele.

Control : RAP.2: verificarea planului de conturi utilizat de entitate;

35
 36

9.2. Controlul raportarilor fiscale

Departamentul de control intern face estimari ale taxelor care urmeaza sa fie
platite, pe care le compara apoi cu situatia din contabilitate.
Scopul lor este de a determina erorile majore care ar avea un impact semnificativ
asupra activitatii.

• TVA-ul de plata se estimeaza pornind de la prognoza vanzarilor si achizitiilor

pentru perioada respectiva;
• Impozitul pe profit se estimeaza pornind de la nivelul estimat al cheltuielilor
si veniturilor si aplicand cota de 16%;

La finalul fiecarei perioade se verifica in plus cu departamentul contabilita te ca :

• s-au depus declaratiile fiscale conform vectorului fiscal ;
• s-a verificat dosarul fiscal ;
• s-a efectuat plata taxelor conform sumelor declarate.

Control : RAP.3: verificarea corectitudinii sumelor de plata a taxelor;

10.Controlul aplicarii deciziilor luate de entitate

Deciziile luate de conducerea entitatii sau de adunarea generala a

asociatilor/actionarilor sau de asociatul unic sub diverse forme (hotarari AGA,
decizii interne, etc) sunt inregistrate in registrul intern de documente al entitatii si
arhivate la departamentul administrativ.
Departamentul de control intern verifica periodic completarea acestui registru si
continutul deciziilor precum si statutul implementarii lor de catre persoanele
responsabile.
Departamentul de control intern informeaza periodic conducerea entitatii cu privire
la gradul de implementare al fiecarei decizii.

36
 37

Control : DEC.1: verificarea implementarii deciziilor luate de entitate;

11.Controlul respectarii prevederilor legale incidente entitatii

Entitatea aplica cadrul legal prevazut la punctul 1.3.

Departamentul de control urmareste asigurarea faptului ca :
• legislatia incidenta este cunoscuta de catre persoanele care trebuie sa o
aplice, prin asigurarea accesului la surse de informare:
➢ abonamente la servicii legislative;
➢ externalizarea departamentului juridic;
➢ informari periodice ale departamentului juridic intern;
➢ abonament la monitorul oficial etc.
• fiecare departament are un sistem de verificare a respectarii legislatiei
incidente domeniului sau de activitate.

Control : LEG.1: verificarea respectarii legislatiei incidente entitatii;

12.Controlul documentelor intrate si iesite din unitate

Documentele cu importanta juridica – notificari, instiintari de la ANAF, precum si

documentele similare expediate de unitate vor fi inregistrate in registrul de intrari-
iesiri al unitatii de care raspunde departamentul administrativ al unitatii.
In privinta formei documentelor comunicate in exteriorul companiei, se va urmari
respectarea formei : sigla, logo, politica de imagine a companiei, etc.
Documentele interne (proceduri, comunicate catre salariati) vor fi avizate de
departamentul de control intern inainte de a fi publicate.
Nici un document nu va fi eliberat/trimis in mass media, pe pagina oficiala a
companiei sau catre diferite institutii fara aprobarea conducerii entitatii.

Control: DOC.1: controlul documentelor intrate/iesite in entitate.

37