Sunteți pe pagina 1din 6

CUPRINS

APLICAREA AUDITULUI PERFORMANEI NTR-O ENTITATE PUBLICA CARE PRESTEAZA SERVICII PUBLICE
Doctorand Cibu (Jeflea) Dochia - Universitatea Valahia Targoviste Ideea construirii unei apli-caii privind auditarea performanei ntr-o Entitate publica care presteaz servicii publice a plecat de la faptul c, n acest sector de activitate se nregistreaz de regul deficit bugetar mare sau care are un stil neadecvat de management, auditul performanei poate recomanda soluii pentru modernizarea managementului i pentru realizarea de economii prin utilizarea mai eficient a resurselor. Elemente prin care este caracterizat performana Auditul performanei reprezint o examinare sau o evaluare independent i obiectiv a msurii n care un program sau o activitate a unei entiti publice funcioneaz eficient i eficace n condiiile respectrii economicitii. Standardele internaionale INTOSAI definesc auditul performanei ca un audit al economicitii, eficienei i eficacitii cu care entitatea auditat utilizeaz resursele n scopul ndeplinirii responsabilitilor sale. Standardele INTOSAI (Organizaia Internaional a Instituiilor Supreme de Audit) stabilesc c auditul performanei presupune examinarea economicitii, eficienei, i eficacitii cei 3 E dup cum urmeaz: - Auditul economicitii activitilor administrative n raport cu principiile i practicile unui management performant, - Auditul eficienei utilizrii resurselor umane, financiare, a altor resurse, incluznd examinarea sistemelor informaionale, a modului de msurare i urmrire a indicatorilor de performan, precum i a procedurilor urmate de entitatea auditat pentru remedierea deficienelor identificate; - Auditul eficacitii performanei referitoare la ndeplinirea obiectivelor entitii auditate i auditul impactului efectiv al activitii entitii n comparaie cu impactul planificat al acesteia. Auditul performanei analizeaz dac banii publici au fost bine cheltuii, examinnduse n principal msurile ntreprinse de entitile auditate cu privire la respectarea principiilor economicitii, eficienei i eficacitii cunoscute fiind ca cei trei E, de asemenea, auditul performanei poate implica examinarea direct a performanei realizate. Dintre domeniile supuse auditului performanei cel mai fregvent abordate sunt: Examinarea performanei folosirii mijloacelor Aceasta presupune examinri asupra: achiziii mijloace fixe, de exemplu diverse dotri (mobilier de birou, instalaii pentru laboratoare, biblioteci, mijloace de transport auto etc.) echipamente IT (hardwarw, software) diverse echipamente. Lucrrilor pentru realizarea sau ntreinerea unor construcii, cum ar fi: construcia i reabilitarea unor reele ap potabil, reele canale, rezervoare pentru tratarea si pstrarea apei potabile, renovarea unor cldiri vechi, etc. Cheltuieli cu personalul ce activeaz n domeniul public, de exemplu cheltuieli cu remunerarea, cu evaluarea i perfecionarea pregtirii profesionale, premii deplasri etc.

Organizrii entitii publice, se examineaz:structura organizatoric ( numrul i mrimea subunitilor, structura ierarhic, repartizarea responsabilitilor, structura fluxului de lucru, modaliti de implementare a unor programe, proiecte sau aciuni guvernamentale(se urmrete managementul acestora, respectarea termenelor i condiiilor de calitate a produselor i serviciilor realizate) i aciunile de privatizare. Examinarea nivelului de ndeplinire a scopurilor Aceasta examinare este efectuat pentru a evalua: Gradul de ndeplinire a obiectivelor programelor i activitilor finanate din fonduri publice, n acest context se auditeaz performana programelor i activitilor destinate cercetrii tiinifice, dezvoltrii i extinderii pieei muncii , modernizrii i extinderii sistemului de distribuire apa potabila i canalizare. Rezultatele iniierii i aplicrii unor msuri cu caracter legislativ, aceasta presupune examinarea premiselor care au condus apariia de noi legi i reglementri sau amendarea celor existente, a conturilor i a impactului aplicrii acestora. Spe exemplu auditarea proiectului Reabilitarea Sistemului de alimentare cu apa in municipiile si oraele judeului Alba din cadrul programului SAMTID. Modul n care managementul unor entiti i exercit atribuiile cu privire la planificarea, implementarea, controlul i evaluarea programelor i activitii de care aceasta este responsabil. Se examineaz dac au fost ntreprinse msurile corective necesare i se evalueaz acele aciuni ale managementului care au un impact semnificativ asupra economicitii, eficienei i eficacitii programului activitii entitii Astfel, n cadrul auditrii performanei se realizeaz: Examinarea sistemului de control intern al entitii auditate, urmrindu-se dac obiectivele controlului intern vizeaz prevenirea obinerii unei performane manageriale slabe, Evaluarea deciziei prin care s-a ales varianta optim pentru derularea unui program sau a unei activiti i dac au fost stabilite sau nu, criteriile corespunztoare pentru alegerea variantei optime n vederea atingerii obiectivelor stabilite, Analiza modului de administrare a unui program sau a unei activiti i evaluarea sistemului de msurare a performanei. Dac pentru programul sau activitatea auditat au fost stabilii indicatori de performan, se analizeaz n ce msur acetia au fost corespunztor proiectai i monitorizai i dac au fost luate toate msurile necesare pentru realizarea lor. Auditul se recomand a se efectua i n cazul existenei unor suspiciuni cu privire la economicitate, eficienta i eficacitatea cu care a fost derulat un program, proiect sau o activitate. n general, auditul performanei ncearc s rspund la dou ntrebri de baz i anume: - s-a lucrat n mod corect ? - s-a fcut ceea ce trebuia ? Prima ntrebare se refer, n principal, la furnizorul de produse sau servicii. n acest sens se urmrete dac deciziile politice au fost implementate corespunztor i dac executivul a respectat reglementrile i cerinele strategiei stabilite i opteaz n concordan cu buna practic n domeniu. Sfera de analiz se extinde cu cea de a doua ntrebare, i anume dac s-a fcut ceea ce trebuia sau astfel spus, dac politicile adoptate au fost implementate corespunztor i dac mijloacele utilizate au fost folosite corespunztor. De menionat c, n momentul n care auditorul ncearc s rspund la ntrebrile menionate, va trebui s fie precaut pentru a nu depii mandatul, prin extinderea examinrilor n zona politicului.

Responsabilitile de realizare a auditului performanei sunt conferite unei Instituii Supreme de Audit prin Constituie sau alte acte normative. n multe state, legislativul, prin legea fundamental sau prin legi organice, stabilete n mod expres ca atribuie pentru Instituiile Supreme de Audit i efectuarea auditului performanei. De aceea, Instituiile Supreme de Audit realizeaz examinri complexe i analize aprofundate ale eficienei, eficacitii i economicitii aciunilor guvernamentale, ale activitilor i programelor finanate din fonduri publice. Sunt supuse auditului performanei politicile i programele specifice cuprinse n programele de guvernare, organizarea i politicile manageriale ale entitilor care deruleaz astfel de programe sau care administreaz fonduri publice. Politicile cuprinse n programul de guvernare reprezint un complex de msuri menite s contribuie la atingerea anumitor scopuri, utiliznd anumite resurse, ntr-o perioad de timp determinat. Programul ilustreaz o aciune sau un ansamblu de aciuni coerente derulate de ctre o entitate din cadrul administraiei publice centrale, proiectate pentru a realiza un obiectiv sau un set de obiective bine definite i pentru care sunt stabilii indicatori de performan i de evaluare a rezultatelor ateptate, n limitele de finanare aprobate. Organizarea, n accepiunea cea mai des ntlnit, poate fi definit ca reprezentnd optimizarea utilizrii resurselor umane, a structurilor i proceselor economice, care are ca scop realizarea anumitor obiective. Politicile manageriale constituie deciziile, aciunile i regulile de monitorizare, contabilizare i utilizare a resurselor umane, financiare i de alt natur. Politica managerial este n general legat de operaiunile interne ale instituiei. Politicile i programele propuse de executiv i acceptate de legislativ pot viza o anumit instituie, dar n mod obinuit se pot referi i la activiti i instituii neguvernamentale, precum i la impactul acestora n societate. Msurarea i evaluarea economicitii, eficienei i eficacitii Att legislativul ct i executivul au nevoie de informaii referitoare la msurarea i evaluarea economicitii, eficienei i eficacitii programelor sau activitilor realizate pentru a adopta decizii i a ntreprinde masuri care s vizeze mbuntirea performanei. Trebuie menionat c informaiile furnizate au menirea de a arta n ce msur programele sau activitile instituiilor publice i-au atins obiectivele programate. n cazul n care obiectivele unui program sau a unei activiti nu au fost ndeplinite sau au fost realizate parial, auditorii trebuie s stabileasc cauzele care au generat aceast situaie i n acelai timp s formuleze recomandri de mbuntire a performanei. Att auditul performanei, ct i studiile de evaluare realizate n afara sferei de cuprindere a auditului au menirea s aprecieze modul n care funcioneaz i se deruleaz anumite programe specifice. De asemenea, este important s se ia n considerare relaia dintre activitile de msurare i cele de evaluare a performanei. Msurarea performanei Prin msurarea performanei se nelege acel proces permanent de monitorizare, evaluare i raportare a modului n care se realizeaz programele sau activitile n toate etapele derulrii acestora Msurarea performanei se bazeaz pe examinarea modului n care un program i-a realizat obiectivele sau cerinele, prin raportarea n permanen la standardele de performan stabilite. Procesul de monitorizare permanent a derulrii unui program, proiect sau activitate, constituie o responsabilitate a managementului entitilor auditate i nu o sarcin a auditorilor

externi. Auditul financiar are menirea s confirme dac nregistrrile n conturi au fost corecte i dac acestea reflect realitatea, n timp ce auditul performanei realizeaz o evaluare independent a economicitii, eficienei i eficacitii implementrii i derulrii unui program, proiect sau a unei activiti. O sarcin aparte pentru auditul performanei o constituie evaluarea sistemelor de msurare a performanei activitilor i programelor guvernamentale, sub aspectul implementrii i funcionrii eficiente i eficace a acestora. Astfel, pot fi formulate ntrebri n cadrul unor studii aprofundate pentru a determina dac indicatorii performanei sunt stabilii n concordan cu cerinele programului sau activitii i dac sistemele de msurare a performanei sunt capabile s ofere rezultate capabile. Evaluarea performanei Evaluarea programelor i activitilor se realizeaz prin efectuarea unor studii sistematice asupra modului de funcionare a acestora. n procesul de evaluare a programelor i activitilor sunt examinate o gam larg de date i informaii prind performanele acestora, ceea ce faciliteaz realizarea unei monitorizri eficiente pe parcursul implementrii i derulrii lor. n general, evalurile programelor i activitilor constau n realizarea unor studii de evaluare ce pot fi efectuate de ctre Instituiile Supreme de Audit sub denumirea general de audituri ale performanei. Instituiile Supreme de Audit cu experien n efectuarea auditului consider c auditul, precum i studiile privind evaluarea programelor i activitilor se clasific n urmtoarele categorii: Auditul regularitii cnd se verific modul n care sunt respectate legile i reglementrile legale, care guverneaz domeniul auditat. Auditul economicitii - analizeaz dac mijloacele alese pentru utilizarea n mod economic a fondurilor publice au condus la obonerea performanei preconizate. Auditul eficienei examineaz dac rezultatele obinute corespund ateptrilor pentru care au fost alocate resursele. Auditul eficacitii analizeaz dac rezultatele obinute sunt conforme cu politicile manageriale. Evaluarea compatibilitii examineaz dac mijloacele antrenate n politica managerial sunt compatibile cu obiectivele stabilite. Evaluarea impactului analizeaz impactul economico-social al unei anumite politici manageriale. Evaluarea eficacitii politicii manageriale i analiza cauzalitii examineaz dac rezultatele obinute sunt datorate politicii manageriale sau altor cauze. Msurarea performanei rezultatelor n raport cu obiectivele propuse n concordan cu cei 3 E constituie o necesitate pentru managerii de la toate nivelele. Cu alte cuvinte, s-a realizat dobndirea de resurse (financiare, umane, materiale, informaionale .a.) la momentul optim i cel mai mic cost, respectndu-se cerinele cantitative i calitative respective. Pentru msurarea economicitii se promoveaz urmtoarea relaie de calcul: Cazul favorabil este considerat cnd Econ < 1. Eficacitatea privete analizarea deciziei manageriale auditate sub forma msurii n care obiectivele au fost atinse, precum i de relaia dintre impactul dorit i cel efectiv al unei activiti. Asimilat uneori i prin efectivitate, privete atingerea obiectivelor precum i a altor efecte urmrite prin diverse activiti.

Este reprezentat de msura n care obiectivele au fost atinse, precum i de relaia dintre impactul dorit i cel realizat al unei aciuni. Pentru msurarea eficacitii se promoveaz urmtoarea relaie de calcul: Cazul favorabil este considerat cnd Efica 1. Eficiena deciziei manageriale auditate este interpretat n normele juridice ca un optim analitic ntre economicitate i eficacitate. Auditorul construiete perechile de economicitate-eficacitate pentru a stabili compatibilitatea dintre cele dou caracteristici ale deciziei manageriale i pentru a selecta astfel perechea dezirabil. Eficiena este, n general, corelat cu rentabilitatea i cu productivitatea, fiind expresia relaiei dintre rezultatele nregistrate i resursele introduse n sistem: maximizarea ieirilor sau rezultatelor prin utilizarea minimului de intrri sau de resurse. Pentru msurarea eficienei se promoveaz urmtoarea relaie de calcul: Cazul favorabil este considerat cnd Eficirealizat > Eficiprogramat sau se nregistreaz o cretere n dinamic. Identificarea spectrului de ponderi N LITERATURA de specialitate nu am ntlnit specificarea unei metodologii care s permit identificarea spectrului de ponderi pentru fiecare concept dintre cele trei anterior precizate n noiunea de Performan. Am apelat la chestionarea unor persoane care i desfoar activitatea curent n mediul prestrilor de servicii, bine informate i reprezentnd posturi de lucru dispuse n toate funciunile clasice ale unei organizaii. Rezultatele nregistrate n chestionare sunt urmtoarele: Denumirea conceptului Adaptabilitate (Econ) Eficacitate (Efica) Eficien (Efici) Alte concepte Total % 28 20 27 25 100

Percepia asupra elementelor prin care este caracterizat Performana arat c un sfert din noiune este subsumat altor concepte, identificarea n chestionar prin Etic, Partener, Competitivitate .a. Aceeai populaie a rspuns, ns, c nivelul de relevan al unei informaii este perceput la valoarea de 60% din posibilul total de 100%. n aceste condiii, se poate propune pentru utilizarea n calculele ulterioare a urmtorului spectru de ponderi pentru noiunea de Performan, primele trei concepte beneficiind de redistribuirea procentajului ultimului concept. Denumirea conceptului Adaptabilitate (Econ) Eficacitate (Efica) Eficien (Efici) Total % 37 27 36 100

Prezentarea celor trei concepte (economicitatea, eficacitatea i eficiena) conduce la necesitatea stabilirii ca date de intrare a patru entiti valorice: 1. Resurse programate (Rp) 2. Resurse consumate (Rr) 3. Rezultate programate (Rep) 4. Rezultate obinute (Rer) La nivelul activitii anuale a organizaiei, resursele pot fi cuantificate valoric (n milioane euro), iar rezultatele pot fi adimensionalizate (ca numr de obiective), dup cum urmeaz: 1. Rp = 29 milioane euro 2. Rr = 28,5 milioane euro 3. Rep = 15 obiective 4. Rer = 15 obiective Este evident c valorile de mai sus se ncadreaz n condiionrile ce definesc cele trei concepte. De real interes este acest fapt ct, mai ales, cu ct se ncadreaz i dac poate fi construit un sistem care s permit vizualizarea ncadrrii generale a noiunii de Performan.