Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
DE
CONTROL INTERN
AL
CALITATII
SUMAR:
Declaratie generala privind politica de calitate a Cabinetului individual expert
contabil..........................................................................................................................................4
1. Responsabilitatile expertului contabil cu privire la calitate in cadrul
cabinetului..........................................................................................................................5
1.1 Tonul la varf...................................................................................................................5
1.2 Functii de conducere......................................................................................................5
2. Dispozitii relevante de etica..............................................................................................5
2.1 Independenta.................................................................................................................6
2.2 Conflict de interese........................................................................................................8
2.3 Confidentialitate...........................................................................................................10
3. Acceptarea si mentinerea relatiilor cu clientii si a misiunilor specifice.....................11
3.1 Acceptare si mentinere................................................................................................12
3.2 Noi propuneri de clienti................................................................................................13
3.3 Incetarea relatiei cu un client.......................................................................................13
4. Resurse umane................................................................................................................13
4.1 Recrutare si pastrare...................................................................................................14
4.2 Dezvoltare profesionala continua................................................................................14
4.3 Repartizarea echipelor misiunii...................................................................................14
4.4 Punerea in aplicare a politicilor de control...................................................................15
4.5 Recompensarea conformarii........................................................................................16
5. Realizarea misiunii...........................................................................................................19
5.1 Rolul partenerului de misiune.......................................................................................20
5.2 Consultare.21
5.3 Diferente de opinii........................................................................................................22
5.4 Examinarea controlului calitatii misiunii........................................................................22
6. Monitorizare......................................................................................................................23
6.1 Programul de monitorizare...........................................................................................24
6.2 Proceduri de inspectie..................................................................................................25
6.3 Raport privind rezultatele monitorizarii.........................................................................25
6.4 Evaluarea, comunicarea si remedierea deficientelor...................................................26
6.5 Reclamatii si acuzatii....................................................................................................27
7. Documentatie...................................................................................................................27
7.1 Documentatia privind politicile si procedurile firmei.....................................................27
7.2 Documentatia misiunii..................................................................................................27
7.3 Accesul la dosar si pastrarea acestuia.........................................................................28
Semntura
..........................
cand un conflict efectiv sau potential este identificat, partenerii sau membrii personalului nu vor
intreprinde nicio actiune si nu vor furniza niciun sfat sau nu vor face niciun comentariu pana cand
nu vor fi analizat situatia in detaliu si toate faptele si circumstantele aferente, iar responsabilul cu
etica este de acord ca masurile de protectie si de informare necesare sunt puse in aplicare si
persoanele respective pot actiona.
Dupa consultarea cu alti parteneri si colaboratori, responsabilul cu etica are autoritatea de
a lua decizia finala cu privire la solutionarea oricarui conflict de interese, inclusiv:
Refuzarea sau incetarea furnizarii serviciului, misiunii sau actiunii in cauza;
Stabilirea si solicitarea de actiuni si proceduri specifice, in vederea abordarii
adecvate a conflictului, protejarii informatiilor-cheie si a celor specifice clientului, si
asigurarea obtinerii consimtamintelor adecvate si dezvaluirii informatiilor necesare
atunci cand se stabileste ca se poate actiona;
Administrarea procedurilor privind disciplina sa si a colaboratorilor si a sanctiunilor
pentru incalcarea dispozitiilor;
Initierea si participarea la elaborarea masurilor anticipative de planificare menite sa
contribuie la evitarea conflictelor de interese care pot aparea.
2.2.2 Conflict de interese colaboratori
Toti colaboratorii trebuie sa analizeze circumstantele specifice si sa notifice cu privire la
orice conflicte de interese efective sau potentiale care ii implica direct pe ei insisi sau pe membrii
apropiati familiilor lor. Colaboratorii trebuie, de asemenea, sa dezvaluie orice conflicte de
interese care exista intre ei insisi si clientii cabinetului, in special in cazul in care furnizeaza
servicii directe catre clientii respectivi, si trebuie sa informeze responsabilul cu etica cu privire la
orice conflicte efective sau potentiale semnificative. Acestia trebuie sa actioneze cu grija, sa
respecte politica firmei si sa dezbata circumstantele specifice cu responsabilul cu etica, daca
este cazul, pentru a stabili cum sa abordeze situatia si daca prestarea anumitor servicii trebuie
evitata.
In functie de situatiile care genereaza conflict, este necesara adoptarea urmatoarelor
masuri:
Notificarea clientului cu privire la interesul in afacere al cabinetului sau la acea
activitate care poate genera un conflict;.
Notificarea tuturor partilor importante ca biroul individual lucreaza cu doua sau mai
multe parti pentru o problema care a generat un conflict de interese intre acestea;
Notificarea clientului asupra faptului ca partenerii cabinetului nu actioneaza
exclusiv pentru un client in ceea ce priveste furnizarea serviciilor propuse.
Indiferent de situatie, trebuie obtinut consimtamantul clientului pentru a putea lua masuri.
In cazul in care cabinetul decide sa accepte sau sa continue misiunea, partenerii,
impreuna cu expertul contabil responsabil de etica vor documenta in cadrul dosarului misiunii
respectivele conflicte identificate, de obicei in sectiunile de acceptare si continuare sau de
planificare. Aici va fi inclusa orice corespondenta sau discutie cu privire la natura conflictului,
precum si toate consultatiile cu alte persoane, concluziile la care s-a ajuns, masurile de protectie
aplicate si procedurile urmate in vederea solutionarii conflictului.
In cazul in care se impune confidentialitatea la nivel intern, este posibil sa fie necesar sa
nu se permita accesul altor colaboratori la informatiile respective, prin folosirea de: sisteme
electronice de protectie; masuri de securitate fizica, de securitate a dosarelor si a informatiilor;
contracte specifice de confidentialitate sau segregarea si interzicerea accesului la dosare si la
date. Dupa adoptarea acestor masuri, toti colaboratorii, impreuna cu expertul contabil implicat,
trebuie sa le respecte fara exceptie. In cazul in care acestia nu sunt siguri cu privire la
responsabilitatile pe care le au cu privire la evaluarea unui conflict efectiv sau potential, se
recomanda o discutie cu alti parteneri neimplicati, pentru solicitarea de ajutor cu privire la
evaluarea in cauza. In cazul in care conflictul este semnificativ si foarte sensibil, acesta va fi
inaintat catre responsabilul cu etica in vederea examinarii si luarii deciziei finale.
Manualul politicilor de control intern al calitatii
2.3 Confidentialitate
Expertul contabil Leleu Daniela, impreuna cu toti colaboratorii sai, vor proteja si pastra
confidentialitatea tuturor informatiilor clientilor a caror confidentialitate trebuie pastrata si
protejata conform legislatiei aplicabile, reglementarilor Corpului, dispozitiilor din Sectiunea 140
din Codul etic, politicii cabinetului si instructiunilor sau conventiilor specifice incheiate cu clientii.
Informatiile clientilor si orice informatii personale obtinute pe durata misiunii vor fi utilizate
numai in scopul in care au fost primite.
Informatiile personale si informatiile clientilor vor fi retinute numai conform dispozitiilor
politicii cabinetului privind accesul si pastrarea informatiilor. Documentele vor fi pastrate la dosar
atat timp cat este necesar in vederea satisfacerii dispozitiilor profesionale, de reglementare sau
legislative.
Politica acestui cabinet impune ca toate informatiile personale si informatiile clientilor sa
fie cat mai exacte, complete si actualizate posibil. Politica acestui cabinet permite unei persoane
fizice sau unui client (pe baza autorizarii adecvate) sa fie informata, la solicitarea acesteia, cu
privire la existenta, utilizarea si dezvaluirea informatiilor personale sau a informatiilor de afaceri
specifice si sa aiba acces (daca este cazul) la aceste informatii. Aceste informatii nu includ
neaparat documentele aflate in lucru, care sunt proprietatea cabinetului.
2.3.1. Confidentialitate cabinet
Cabinetul trebuie sa isi indeplineasca indatoririle legale, profesionale si fiduciare
prevazute de legislatia privind confidentialitatea datelor si de Sectiunea 140 din Codul etic.
Cabinetul individual comunica politicile sale si va acorda accesul la informatiile referitoare la
indrumari, reguli si interpretari prin prezentarea manualului de control al calitatii, alte
documentatii privind cabinetul (cum ar fi materiale de formare) si in format electronic in vederea
educarii tuturor colaboratorilor cu privire la confidentialitate si dispozitiile si apectele legate de
confidentialitatea informatiilor clientilor.
Cabinetul solicita de asemenea ca o declaratie de pastrare a confidentialitatii sa fie
semnata de toti partenerii in momentul colaborarii si sa fie reinnoita ulterior in fiecare an, si ca
aceasta documentatie sa fie pastrata la dosar. Toti colaboratorii trebuie sa fie familiarizati cu
politica biroului individual cu privire la confidentialitate si sa respecte dispozitiile acesteia.
Confirmarea intelegerii acestei politici se va face prin semnarea unui acord de confidentialitate
cu cabinetul, dupa modelul de mai jos:
DECLARATIE DE CONFIDENTIALITATE
Subsemnatul___________________________________
(numele si datele de identificare)
Expert contabil/colaborator______________________________, numit prin documentul
_____________________________________,
(denumire autorizatie de libera practica vizata)
emis de ____________________________________ , la data de _________.
(denumire organism emitent)
declar pe propria raspundere urmatoarele:
Prin termenul informatie inteleg orice data, document contabil, contracte, avize/autorizatii ,
programe de calculator, baze de date si alte asemenea, stocate prin orice mijloc si, de
asemenea, orice informatie pusa la dispozitie in legatura directa ori indirecta cu clientul
Manualul politicilor de control intern al calitatii
10
_________________________pentru _____________________________________
(definire obiect contract de servicii)
Voi trata orice informatie la care am acces sau mi-a fost data ori adusa la cunostinta drept
secreta si confidentiala si nu voi transmite unei terte parti fara aprobarea in scris a conducerii
cabinetului sau a unui potential client, dupa cum este cazul.
Inteleg, de asemenea, ca aceasta obligatie nu se aplica in cazul in care transmiterea
informatiilor se face ca o consecinta a unei obligatii legale.
Informatiile pe care le detin le voi folosii in unicul scop de a efectua evaluarea misiunile de
audit si/sau certificare _____________________________________.
Ma angajez sa nu copiez, sa nu multiplic si sa nu reproduc informatia fara aprobarea in scris a
conducerii cabinetului si sa nu permit persoanelor din afara cabinetului sa intre in contact cu
informatia. Voi lua toate masurile rezonabil posibile pentru a impiedica accesul la informatia
aflata sub controlul meu precum si copierea acesteia.
Voi informa imediat conducerea cabinetului daca am cunostinte despre orice acces
neautorizat la orice informatie si modul in care a avut loc acest acces.
Dau prezenta declaratie de confidentialitate pe propria raspundere, cunoscand prevederile
legale cu privire la confidentialitatea si pastrarea secretului informatiei.
Data,
Semnatura,
11
In cazul in care, dupa acceptarea sau continuarea misiunii, cabinetul primeste informatii
care, daca ar fi fost cunoscute mai devreme, ar fi dus la refuzarea misiunii respective, acesta
trebuie sa analizeze daca va mai continua sau nu misiunea si in mod normal va solicita
consiliere juridica privind pozitia si optiunile sale pentru a se asigura ca indeplineste dispozitiile
profesionale, legale si de reglementare.
Atunci cand decide daca accepta sau refuza o anumita misiune, cabinetul trebuie sa aiba
in vedere:
Daca partenerii sunt sau pot deveni in mod rezonabil, suficient de competenti
pentru a intreprinde misiunea (aceasta presupune cunoasterea sectorului, a
subiectelor tratate si experienta cu dispozitiile de reglmentare sau de raportare);
Accesul la orice experti care pot fi necesari;
Identificarea si disponibilitatea persoanelor desemnate sa desfasoare examinarea
controlului de calitate al misiunii (daca este necesar);
Orice utilizare propusa a activitatii intreprinse de alt audit sau contabil (inclusiv
orice colaborare cu alti functionari ai cabinetului sau cu alte cabinete de profil care
poate fi necesara);
Capacitatea de a respecta termenul limita pentru raportarea misiunii;
Daca exista conflicte de interese concrete sau potentiale;
Daca impotriva amenintarilor identificate la adresa independentei se iau sau se pot
lua masuri de protectie pe care sa le aplice si sa le mentina cu scopul de a reduce
amenintarile la un nivel acceptabil;
Calitatea conducerii clientului (potential), precum si persoanele desemnate cu
guvernarea si persoanele care controleaza entitatea sau care exercita o influenta
semnificativa asupra entitatii, inclusiv cheltuiala pentru un proces sau publicitatea
negativa la adresa cabinetului), precum si experienta actuala si anterioara a
cabinetului;
Atitudinea acestor persoane si grupuri fata de mediul intern de control si opiniile
acestora legate de interpretarile agresive sau necorespunzatoare alte standardelor
sau reglementarilor contabile (inclusiv luarea in considerare a rapoartelor
modificate care au fost emise anterior si natura calificarilor);
Natura operatiunilor entitatii, inclusiv preacticile afacerii si conformitatea fiscala a
organizatiei;
Daca biroul este supus presiunilor din partea clientului pentru a mentine orele
impozabile (pentru care se percep onorarii) la un nivel rezonabil scazut;
Daca biroul se asteapta la limitari ale domeniului de aplicare;
Daca sunt indicii ale unei implicari criminale;
Consideratii privind caracterul fiabil al activitatii intreprinse de firma anterioara si
privind modalitatea prin care predecesorul sau a raspuns celor communicate
(printre acestea se numara cunoasterea motivelor pentru care clientul a parasit
firma anterioara).
3.2 Noi propuneri de clienti
Emiterea unei propuneri privind un client nou va fi precedata de o evaluare a clientului
respectiv si de o aprobare autorizata. Pentru fiecare client nou al misiunii se va desfasura un
proces de analiza si documentare inainte ca firma sa accepte misiunea respectiva. Acest proces
va include o evaluare a riscurilor asociate clientului in cauza.
Cabinetul expertului contabil va analiza situatia personalului sau a tertelor parti atunci
cand va lua in considerare o propunere privind un client nou. Cabinetul va efectua de asemenea,
cercetari detaliate, folosind, de exemplu, informatii online disponibile.
Dupa ce s-a luat hotararea acceptarii unui nou client, cabinetul trebuie sa respecte
dispozitiile etice relevante (cum ar fi notificarea fostei firme sau cabinet, daca acest lucru este
solicitat de codul etic) si va pregati scrisoare de misiune care trebuie semnata de noul client.
Manualul politicilor de control intern al calitatii
12
privind noul loc de munca vor include o copie dupa toate politicile si procedurile cabinetului. Toti
noii membri a personalului vor fi supusi unei perioade de proba de maxim 60 de zle, in vederea
testarii aptitudinilor profesionale si de adaptabilitate la noile cerinte.
Cabinetul de contabilitate depune toate eforturile in vederea identificarii de oportunitati
pentru dezvoltarea carierei personalului, astfel incat sa isi mentina personalul competent si sa
sustina dezvoltarea continua si durabila a cabinetului. De asemenea, se va analiza periodic
eficacitatea programului de recrutare si se va face in acelasi timp o evaluare a nevoilor sale
curente de resurse umane pentru a vedea daca este nevoie de modificarea programului de
recrutare.
4.2 Dezvoltarea profesionala continua
Partenerii si membrii personalului indeplinesc dispozitiile minime legate de dezvoltarea
profesionala continua asa cum sunt acestea definite in Programul National de Dezvoltare
Profesionala emis de CECCAR in standardul profesional nr. 38.
Participarea la cursuri externe de dezvoltare profesionala trebuie aprobata de
responsabilul de resurse umane si de conducatorul cabinetului de contabilitate. Partenerii si
membrii personalului sunt responsabili de mentinerea fiselor personale de dezvoltare
profesionala, care sunt analizate la nivelul conducerii.
4.3 Repartizarea echipelor misiunii
Prin politicile si procedurile sale, cabinetul de contabilitate asigura repartizarea
partenerilor si a personalului adecvat (individual sau colectiv) pentru fiecare misiune.
Responsabilitatile partenerului care se ocupa de o misiune sunt clar identificate in acest manual
si in modelele de misiune furnizate de cabinet. Partenerul responsabil al misiunii va planifica
repartizarea partenerilor si a membrilor personalului. Partenerul responsabil al misiunii se va
asigura de asemenea ca persoanele desemnate si echipa misiunii dispun de competentele
necesare in vederea indeplinirii misiunii conform standardelor profesionale si sistemului de
control al calitatii folosit in cadrul cabinetului de contabilitate.
Identitatea si rolurile partenerului responsabi al misiunii vor fi communicate conducerii
clientului si altor parti responsabile de administrarea persoanei juridice sau fizice autorizate
respective.
Cabinetul de contabilitate trebuie sa se asigure ca partenerul repartizat drept responsabil
al misiunii dispune de competentele necesare si are suficient timp la dispozitie pentru a-si asuma
responsabilitatea pentru indeplinirea misiunii respective, conform standardelor profesionale,
prevederilor legale si reglementarilor aplicabile.
Partenerul misiunii va planifica de asemenea oportunitatile de instruire pentru personalul
fara experienta in vederea indrumarii dezvoltarii acestuia.
La stabilirea membrilor adecvati ai personalului care se vor ocupa de o misiune, o atentie
deosebita se va acorda continuitatii activitatii desfasurate pentru un anumit client, precum si
dispozitiilor privind rotatia in vederea asigurarii completarilor si oportunitatilor adecvate pentru
echipa care se ocupa de misiune.
Conducerea cabinetului are autoritatea necesara si este in ultima instanta responsabila
de toate aspectele legate de planificarea misiunilor si va juca rolul de arbitru final in toate
conflictele privind resursele umane si alte resurse.
4.4 Punerea in aplicare a politicilor de control al calitatii (disciplina)
Sistemul de control al calitatii necesita mai mult decat o monitorizare eficace. Procesul de
punere in aplicare este esential si include consecintele si procedurile corective in cazul
nerespectarii, neglijarii, lipsei de atentie si grija, abuzului si inducerii in eroare.
Conducatorul cabinetului de contabilitate este responsabil in ultima instanta de procesul
disciplinar al acestuia. Actiunile corective sunt stabilite si administrate in urma unui proces de
consultare, si nu in mod autocratic. Actiunile corective intreprinse depind de circumstante.
Manualul politicilor de control intern al calitatii
14
Matricola: .
Funcie: ..
Data evalurii:.
comentarii
- Indeplinete cerinele postului
- Nu ndeplinete ateptrile
comentarii
- Indeplinete cerinele postului
15
comentarii
- Indeplinete cerinele postului
- Nu ndeplinete ateptrile
comentarii
- Indeplinete cerinele postului
- Nu ndeplinete ateptrile
5. EVALUAREA INTREGII ACTIVITI (de ex: reactia fata de sarcinile de serviciu, asumarea
responsabilitatii, abilitatea de a pune in aplicare idei noi)
- Indeplinete mai mult dect cerinele
comentarii
- Indeplinete cerinele postului
- Nu ndeplinete ateptrile
6. APRECIERE ..
7. RECOMANDRI .
EF IERARHIC :
ANGAJAT:
Nume
Nume.
Funcie..
Funcie..
16
Semntura.
Semntura.
3 puncte
2 puncte
- Nu ndeplinete ateptrile
1 punct
Evaluarea se efectueaz prin nsumarea punctajelor (din casutele care au fost marcate
Manualul politicilor de control intern al calitatii
17
cu x) aferente evaluatului i se nscrie la pct.6 din fia de evaluare. In cazul n care angajatul a
efectuat activiti n afara programului de lucru, seful ierarhic poate acorda suplimentar un
punctaj cuprins ntre 1 i 3 puncte n funcie de felul cum se reflect aceast activitate pe
perioada pentru care se efectueaz evaluarea. Acest punctaj se adaug la suma criteriilor 1-5 i
se nscrie la pct.6.
Evaluarea trebuie facuta cu probitate, deontologie profesionala, realism si obiectivitate.
Incalcarea acestor cerinte poate constitui abatere si se poate sanctiona disciplinar.
Criteriile de evaluare a performantelor profesionale individuale si continutul acestora sunt
cele prevazute in Fisa de evaluare (de la punctul 1 la punctul 5).
Standardele de performanta, stabilite pentru fiecare post, constituie baza de referinta
pentru aprecierea rezultatelor obtinute de angajati si trebuie sa reflecte repartizarea echitabila a
sarcinilor intre posturi, sarcini rezultate din obiectivele cuantificate ale cabinetului de
contabilitate.
Standardele de performanta ale fiecarui post se stabilesc prin fisa postului.
Criterii pentru apreciere:
Nr.
crt.
Punctaj acordat
Apreciere
pn la 5 puncte
Nesatisfacator
Satisfacator
Bine
Foarte bine
Feedback-ul evaluarii
Seful fiecarui departament comunica fiecarui angajat din subordine, punctajul obtinut si
aprecierea de care se bucura in vederea insusirii lui si a cunoasterii recomandarilor pentru
imbunatatirea performantelor.
Angajatul poate sa conteste anumite punctaje sau evaluarea in ansamblul ei, prin inscrierea
motivelor inainte de a semna Fisa de evaluare personala.
In acest caz, evaluarea este arbitrata de conducatorul cabinetului de contabilitate; acesta
analizeaza motivele evaluatorului pentru acordarea punctajelor pe fiecare criteriu de performanta
comparativ cu motivele contestatiei si consulta ambele parti privind punctajele in discutie. Acesta
decide acordarea punctajului final.
Ierarhizarea salariatilor
Ierarhizarea se efectueaza prin metoda compararii simple.
Metoda permite, in functie de punctajul rezultat, ierarhizarea salariatilor dintr-un
compartiment sau pentru intregul cabinet.
Manualul politicilor de control intern al calitatii
18
5.Realizarea misiunii
Prin politicile si procedurile stabilite si prin controlul calitatii, cabinetul solicita ca misiunile sa
fie realizate conform standardelor profesionale si dispozitiilor legale si reglementarilor aplicabile.
Sistemele generale ale cabinetului sunt menite sa asigure clientii ca acesta, partenerii si
personalul acestuia planifica, monitorizeaza si analizeaza in mod adecvat misiunile si elaboreaza
rapoarte adecvate privind misiunile, in functie de circumstante.
Pentru a facilita realizarea consecventa a misiunilor de catre partenerii si membrii
personalului conform standardelor profesionale si dispozitiilor de reglementare si legale,
cabinetul de contabilitate furnizeaza modele in vederea documentarii procesului pentru uzul
clientilor. Membrii personalului folosesc modele pentru a documenta fapte, riscuri si evaluari de
baza, legate de acceptarea sau continuarea fiecarei misiuni. Membrii personalului sunt incurajati
sa isi exercite judecata profesionala atunci cand modifica aceste modele pentru a se asigura ca
aspectele respective sunt documentate si evaluate in mod adecvat pentru fiecare misiune in
conformitate cu standardele profesionale si politica biroului de contabilitate.
Sunt de asemenea, disponibile in cadrul biroului de contabilitate: echipament hardware,
softuri de contabilitate, legislatie; carti si reviste de specialitate in vederea respectarii normelor
CECCAR privind dezvoltarea profesionala.
In indeplinirea unei misiuni, toti partenerii si membrii personalului trebuie:
Sa urmeze si sa adere la politicile de planificare, monitorizare si analiza ale
cabinetului;
Sa foloseasca modelele cabinetului privind pregatirea dosarelor, documentarea si
corespondenta, precum si programele, instrumentele de cercetare si procedurile
de semnare si eliberare adecvate pentru misiunea respectiva;
Sa urmeze si sa adere la politica pe probleme de etica ale cabinetului si a
profesiei;
Sa isi indeplineasca misiunile conform standardelor profesionale si a celor
adoptate de cabinet, cu cea mai mare atentie si grija;
Sa isi documenteze activitatea, analizele, consultatiile si concluziile in mod
suficient si adecvat;
Sa isi finalizeze misiunile cu obiectivitate si cu un grad adecvat de independenta,
in timp util si in mod eficient, si sa isi documenteze activitatea intr-un mod
organizat, sistematic, complet si inteligibil;
Sa se asigure ca toate documentele de lucru, documentele aflate la dosar si
memoriile, poarta initialele, trimiterile si datele adecvate, pe baza consultarii
adecvate in cazurile dificile sau in litigii;
Sa se asigure ca toate comunicarile, declaratiile, analizele si responsabilitatile
adecvate clientilor sunt clar stabilite si documentate;
Sa se asigure ca raportul privind misiunea respectiva reflecta activitatea
desfasurata si scopul avut in vedere si ca acesta este elaborat in scurt timp dupa
finalizarea muncii de teren.
5.1 Rolul partenerului sau sefului de misiune
Conducatorul misiunii este responsabil de semnarea raportului misiunii. In calitate de
conducator al echipei misiunii, aceasta persoana este responsabila de:
Calitatea generala a fiecarei misiuni care i-a fost repartizata;
Formularea unei concluzii privind respectarea dispozitiilor legate de independenta
solicitata de client si obtinerea in acest scop a informatiilor cerute in vederea
identificarii amenintarilor la adresa independendentei, intreprinderea de actiuni
pentru eliminarea unor astfel de amenintari sau pentru reducerea lor la un nivel
acceptabil prin aplicarea masurilor de protectie adecvate si asigurarea elaborarii
documentatiei necesare;
Manualul politicilor de control intern al calitatii
19
20
21
Obiectul unei misiuni are legatura cu organizatii care sunt importante pentru
anumite comunitati pentru publicul larg;
Un numar mare de actionari pasivi, detinatori de parti sociale echivalente,
parteneri, parteneri in asocieri in participatiune, beneficiari sau alte parti similare
implicate primesc sau se bazeaza pe raportul misiunii;
Un risc important este identificat si asociat cu decizia de a acepta sau continua
misiunea;
Se pun anumite intrebari referitor la capacitatea entitatii de a continua permanent si
la posibilul impact asupra utilizatorilor terti (altii decat conducerea cabinetului);
Impacturile si riscurile substantiale pentru utilizatori implica tranzactii spcializate noi
si foarte complexe, precum instrumente derivate si acoperiri impotriva riscurilor,
compensatii bazate pe actiuni, instrumente financiare neobisnuite, uz extensiv al
estimarilor conducerii si judecati care au un impact potential semnificativ asupra
utilizatorilor constituiti ca terte parti;
Entitatea este o entitate mare (sau un grup aferent aflat sub responsabilitatea
aceluiasi partener al misiunii);
Comisioanele totale platite de client reprezinta o proportie mare fie pentru un
partener individual, fie din venitul brut anual al cabinetului (de ex, mai mare de 1015%).
Suplimentar, pot exista factori care sa declanseze o examinare a controlului calitatii
misiunii dupa inceperea unei misiuni. In acest caz se pot regasi situatii in care:
Riscul unei misiuni a sporit pe parcursul misiunii, de exemplu atunci cand clientul
este preluat;
Membrii echipei misiunii sunt ingrijorati cu privire la caracterul corespunzator al
raportului pentru toate situatiile intalnite;
Au fost identificati utilizatori noi si importanti ai situatiilor financiare;
Clientul este implicat intr-un litigiu major care nu a existat pe parcursul procesului
de acceptare a misiunii;
Importanta si amplasarea prezentarilor eronate identificate pe parcursul misiunii si
care au fost sau nu corectate reprezinta o preocupare;
Au existat anumite neintelegeri cu conducerea cu privire la aspecte contabile
importante sau la limitarile domeniului de aplicare al auditului
Exista limitari ale domeniului de aplicare.
6. Monitorizare
Politicile si procedurile de control al calitatii sunt o piesa-cheie a sistemului de control
intern al firmei. Monitorizarea consta in principal in intelegerea acestui sistem de control si
stabilirea prin interviuri, teste si inspectii ale dosarelor. Ea cuprinde dezvoltarea recomandarilor
de imbunatatire a sistemului, in special daca punctele slabe sunt detectate sau daca standardele
profesionale s-au modificat.
Cabinetul se bazeaza pe fiecare partener si membru al personalului de la toate nivelurile
pentru a monitoriza si pentru a aplica in mod informal calitatea, etica si standardele profesionale
si cele ale cabinetului de contabilitate. Aceasta monitorizare este inerenta fiecarui aspect al
muncii profesionale. Partenerii si personalul care sunt in pozitii cu putere de decizie de
monitorizare a muncii celorlalti au un nivel mai mare de responsabilitate.
Cabinetul trebuie sa ia in considerare feedbackul primit din partea auditului de calitate
efectuat de CECCAR. Totusi, acesta nu este un substitut pentru programul de monitorizare
interna a cabinetului.
Masurile de protectie care actioneaza ca mecanisme de monitorizare pentru cabinet
cuprind:
Programe de educatie si instruire interne si externe;
22
23
24
Persoana responsabila,
Expert contabil
25
Orice reclamatie primita de la un client sau de la un tert va primi un raspuns in cel mai
scurt timp, cu asigurarea ca problema este analizata si ca se va da un raspuns dupa
investigarea atenta a acesteia.
Cabinetul pastreaza o politica definita cu proceduri care detaliaza procesul de urmat
atunci cand apare o reclamatie sau o acuzatie. Rezultatele acestui proces vor fi documentate
impreuna cu raspunsul. Procesul prevede ca toti partenerii si angajatii sunt liberi pentru a ridica
probleme fara teama de represalii.
7. Documentatie
7.1 Documentatia privind politicile si procedurile cabinetului
Cabinetul de contabilitate Ionescu Cosmin mentine politici si proceduri care specifica
nivelul si extinderea documentatiei solicitate in toate misiunile si pentru uzul general al
cabinetului. El mentine, de asemenea, politicile si procedurile care solicita documentatia adevata
pentru a furniza dovezi ale operatiei fiecarui element al sistemului sau de control al calitatii.
Aceste politici asigura ca documentatia este suficienta si adecvata pentru a furniza dovezi
in legatura cu:
Aderarea la fiecare element al sistemului de control al calitatii cabinetului;
Sprijinul pentru fiecare raport de misiune emis, in conformitate cu standardele
cabinetului si cu standardele profesionale si dispozitiile legale si de reglementare,
impreuna cu dovezi ca examinarea calitatii misiunii a fost finalizata la data sau
inainte de data raportului.
7.2 Documentatia misiunii
Conform politicii cabinetului de contabilitate, documentatia misiunii trebuie sa cuprinda:
Tabelul de planificare a misiunii sau acordul;
Aspectele identificate cu privire la dispozitiile etice (inclusiv demonstrarea
conformitatii);
Conformitatea cu dispozitiile de independenta si cu documentatia pentru toate
dezbaterile aferente acestor aspecte;
Concluziile trase cu privire la acceptarea sau continuarea relatiei cu clientul;
Procedurile desfasurate pentru evaluarea riscului implicat de prezentari eronate
semnificative generate de frauda sau eroare in situatia financiara si nivelul
declaratiei;
Natura, perioada de timp aferenta si amploarea procedurilor cu privire la riscul
evaluat, inclusiv rezultatele si concluziile;
Natura, domeniul de aplicare si concluziile rezultate din consultari;
Toate comunicarile emise si primite;
Rezultatele examinarilor calitatii care au fost finalizate la data raportului sau
anterior acestei date;
Confirmarea ca nu sunt aspecte nesolutionate in urma carora supraveghetorul ar
ajunge la concluzia ca rationamentele principale facute si deciziile luate nu sunt
corespunzatoare;
Concluzia ca dovezi suficiente, corespunzatoare de audit au fost adunate si
evaluate si ca acestea sustin raportul care va fi emis;
Clasarea dosarului, inclusiv semnatura de incheiere corespunzatoare.
Dispozitiile minime ale documentatiei misiunii sunt: fisa de caracterizare a clientului,
contractul de prestari servicii, dosarul de contabilitate (pentru misiunea de tinere a contabilitatii),
dosarul juridic, dosarul fiscal, dosarul social, dosarul de control anual.
26
27