Proceduri Conform Isa 220

Strada Logofat Luca Stroici nr. 3 Sector 2, Bucuresti Romania Tel.
: +40 21 313 3329 Fax: +40 21 313 5693 www.riff.ro
PROCEDURI INTERNE ALE SOCIETATII DE AUDIT IN CONFORMITATE CU ISA 220
Strada Logofat Luca Stroici nr. 3 Sector 2, Bucuresti Romania Tel.: +40 21 313 3329 Fax: +40 21 313 5693 www.riff.ro
CUPRINS 1. ABORDAREA AUDITULUI DE CATRE FIRMA.. 2. ANGAJAREA IN CADRUL FIRMEI... pag. 3 pag.8
3. PASTRAREA CONFIDENTIALITATII DATELOR.... pag.27 4. DEZVOLTAREA PROFESIONALA A ANGAJATILOR. pag.29 5. EVALUAREA ANGAJATILOR.. 6. AVANSAREA ANGAJATILOR IN CADRUL FIRMEI... 7. BENEFICIILE ANGAJATILOR 8. PROCEDURI DISCIPLINARE.
pag.36 pag.48 pag.57 pag.75
9. DELEGAREA, CONSULTANTA, ACCEPTAREA SI CONTINUAREA RELATIILOR CU CLIENTII. pag.84 9A). COMUNICAREA CU ALTI AUDITORI 9B). REZOLVAREA DIFERENTELOR DE OPINII IN APLICAREA STANDARDELOR DE AUDIT& CONTABILITATE 9C). CONSULTANTA 9D).INCREDEREA IN MUNCA ALTOR AUDITORI 9E).AUDITURI COMUNE 9F). ROTATIA PARTENERILOR SI A ALTOR PROFESIONISTI MEMBRII AI ECHIPEI DIN CADRUL ANGAJAMENTELOR DE AUDIT SI ASIGURARE
10. ENTITATI DE INTERES PUBLIC.. 11. SPALAREA BANILOR
pag.96 pag.98
12. MONITORIZAREA.. pag.118
1. ABORDAREA AUDITULUI DE CATRE FIRMA

Abordarea auditului firmei Obligaia de a urmri standardele Distincia ntre standarde i ghiduri de audit Introducere Rolul standardelor de audit Documente detaliate ale standardelor de audit Aria de aplicabilitate i autoritatea standardelor de audit Declaraii ale erorilor profesionale Lista de verificare a standardelor/ghidrilor de contabilitate i audit Standarde contabile Declaraii privind proiectele de expunere - Standarde de audit Declaraii privind standardele de contabilitate Declaraia practicii recomandate Declaraii privind standaredele i ghidurile de audit Abordarea auditului firmei Obligaia de a urmri standardele Consiliul naional al contabililor i auditorilor n virtutea legii a emis i continu s emit standarde i ghiduri pentru uzul membrilor si. Orice persoan nregistrat n Consiliul naional al contabililor i auditorilor este obligat s urmreasc aceste standarde i s-i dea silina de a asigura acceptarea general i urmrirea acestor standarde de ctre angajatorii lor precum i de orice alt persoan asupra creia ei au influen. Orice persoan care efectueaz funcia de audit este obligat s insiste asupra conformitii cu aceste standarde i s prezinte n rapoartele de audit cazurile specifice, dac exist, de eec n conformare. Orice institutie de pregtire contabil este obligat s includ referiri la aceste standarde n procesul lor de predare i examinare. Standardele i ndrumrile publicate sunt destinate tuturor membrilor profesiei de audit efectund activiti de audit , indiferent de mrimea activitii lor sau de mrimea clienilor lor. Eecul de conformare cu srandardele specificate va fi considerat ca o nclcare a disciplinei profesionale.
Distincia ntre standardele i ghidurile de audit
Standardele de audit prescriu principiile i practicile de baz pe care membrii sunt ateptai s le urmreasc n conducerea unui audit i n afara cazului cnd n contextul standardului exist restricii specifice, aceste standarde sunt destinate aplicrii n orice activitate de audit ntreprins. Ghidurile de audit ofer ndrumri asupra aplicrii standardelor de audit i asupra procedurilor i tehnicilor care pot fi adoptate i pot include de asemenea exemple practice i note explicative. Consiliul naional a! contabililor i auditorilor ca un corp de supraveghere recunoscut, a emis standarde de audit relevante pentru mediul local. Acolo unde nu exist standarde locale, ncurajeaz membrii si s foloseasc standardele promulgate de IAPC. Exist un numr de hotarari ale IAPC care ghideaz auditorii n conducerea activitii de audit. Unele dintre acestea ofer principii i proceduri care trebuie urmate n conducerea tuturor auditelor n timp ce altele ofer ndrumri asupra aplicrii acestor standarde n cazuri specifice. Firmele de audit trebuie s se asigure c abordarea auditulut pe care o folosesc, fie c este dezvoltat n cadrul firmei sau extern, este n conformitate cu aplicarea acestor hotarari i c este actualizat pentru emiterea de noi hotarari. Acest capitol va prezenta pe scurt rolul i natura diferit a standardelor i ndrumrilor pe care auditorul trebuie s le foloseasc n conducerea tuturor auditelor. Rolul standardelor de audit Obiectivul ununi audit al situaiilor financiare este de a da posibilitatea auditorilor de a oferi o opinie asupra acelor situaii financiare considerate ca un ntreg i astfel s ofere garanii rezonabile c situaiile financiare ofer o imagine real i corect (unde este cazul) i c au fost ntocmite n conformitate cu cerinele de contabilitate relevante sau de alt fel. Intr-un audit al situaiilor financiare auditorii trebuie: a) s realizeze proceduri destinate obinerii de probe suficient de adecvate n conformitate cu standardele de audit pentru a determina cu un grad de ncredere rezonabil dac situaiile financiare sunt lipsite de erori semnificative: b) Analizarea situaiilor financiare, n scopul de a apiecia dac ele au fost ntocmite n conformitate cu legislaia relevant i cu standardele de contabilitate, i
c) s emit un raport coninnd o exprimare clar a opiniilor lor asupra situaiilor financiare. Standardele de audit oficiale reafirm ncrederea public n profesia de audit i conduc la o mbuntire general a calitii serviciilor oferite. Acestea vor stabili de asemenea criterii bine definite de evaluare a activitilor membrilor. Deoarece ele sunt n domeniul public, pot fi folosite la educarea publicului -larg pentru evitarea pauzelor de ateptare. Consiliul naional al contabililor i auditorilor n calitate de corp supraveghetor a emis standarde de audit relevante pentru mediul local i acolo unde nu exist standarde locale si ncurajeaz membrii si s foloseasc standardele promulgate de IAPC. Auditorii care nu urmresc standardele se pot vedea n situaia de a suporta aciuni disciplinare care pot avea ca rezultat pierderea statutului de autorizat i scderea eligibilitii pentru efectuare auditului. Aria de aplicabilitate i autoritatea standardelor de audit El acoper urmtoarele domenii: 1. Planificarea, controlarea i nregistrarea.
Auditorul trebuie s planifice, s controleze i s nregistreze n mod adecvat activitatea sa n fiecare etap a desfurrii procesului pentru a asigura faptul c auditul este realizat n mod efectiv i eficient, n continuare, auditorul trebuie s recunoasc constrngerile economice relevante ale situaiei, de exemplu, nevoia de a oferi opinia sa la un cost acceptabil, dac este posibil. 2. Sistemele contabile
Auditorul trebuie s aprecieze sistemul entitii de nregistrare i procesare a tranzaciilor i s stabileasc gradul su de adecvare, ca baz pentru ntocmirea situaiilor financiare. 3. Proba de audit
Auditorul trebuie s obin probe de audit relevante i credibile, suficiente ca s-I permit s trag concluziile rezonabile care se desprind. 4. Controalele interne
Dac auditorul dorete s punbaz pe orice control intern, el trebuie s aprecieze i s evalueze acel control i s efectueze teste de conformitate n operarea lui.
5.
Revizuirea situaiilor financiare
Auditorul trebuie s realizeze o astfel de revizuire a situaiilor financiare, ca o operaie suficient, mpreun cu concluziile trase din alte probe de audit obinute, care s-I permit o opinie rezonabil asupra situaiilor financiare. Standardele de audit conin principii de baz i proceduri eseniale cu care auditorii sunt rugai s se conformeze n conducerea unui audit al situaiilor financiare. Ele includ de asemenea explicaii i alte materiale care sunt destinate sprijinirii auditorilor n interpretarea i aplicarea standardelor de audit. Comportamentul Declaraii privind comportamentul profesional In plus fa de asigurarea c auditul este efectuat n conformitate cu standardele de audit i alte ndrumri emise de ctre , firma de audit trebuie s asigure n permanen faptul c ea i personalul su urmeaz Codul eticii profesionale. In plus fa de datoriile fa de public i fa de client, membrii ai sunt obligai s urmeze standarde nalte de conduit profesional care uneori pot fi mpotriva intereselor lor personale. Codul este un ajutor pentru membrii n identificarea cazurilor n care ei sunt supui riscului de a eua n recunoaterea i conformarea oricruia dintre acele, standarde. Eecul de a urmri aceste ndrumri nu constituie ei nsui un comportament greit, dar un membru poate fi tras la rspundere de comisia disciplinar pentru ndeprtarea nemotivat de la ndrumri. TRECEREA N REVIST A STANDARDELOR CONTABILE I DE AUDIT CURENTE Standarde contabile Standardele contabile sunt aplicabile tuturor situaiilor financiare al crui scop este s ofere o imagine fidel a poziiei financiare i a profitului sau pierderii pentru acea perioad. Standardele contabile nu trebuie aplicate articolelor al cror efect este considerat a fi nesemnificativ pentiu o nelegere a situaiilor financiare. In conformitate, o copie a fiecrui standard care exist va fi pus la dispoziia oricrui membru al personalului implicat n auditarea situaiilor financiare, fie prin folosirea copiilor pstrate n biblioteca biroului, fie prin permiterea accesului personalului la copiile pstrate de parteneri. In plus copiile oricrui proiect de expunere contabil existent i ale altor hotarari contabile vor fi de asemenea puse la dispoziie n biblioteca biroului sau pot fi obinute de la parteneri.
Ca parte a procesului de planificare a auditului, persoana responsabil va aprecia extensia oricrui standard de raportare financiar sau declaraie de standarde privind practica financiar sau planuri de expunere care este aplicabil clientului i se va asigura c membru personalului implicai n audit au fost ncunotinai de coninutul i impactul acesteia. Dac se consider necesar, partenerii vor oferi pregtire personalului privind coninutul tehnic i aplicarea standaidelor contabile. Standarde i schie de expuneri. Acolo unde nu exist standarde locale sau instruciuni, membrii sunt ndemnai s foloseasc standardele IFAC. Actualizarea standardelor este un exerciiu continuu i lista standardelor trebuie actualizat la intervale regulate de timp, iar copiile acestor standarde noi sau revizuite, precum i schiele lor trebuie puse la dispoziia firmelor i personalului practicant ca r e tr eb u ie s f ie inf o r m a t d e amendamente. Standardele de audit 1 Standardele de audit prescriu principiile i practicile de baz pe care membrii trebuie s le urmeze n desfurarea unui audit. Standardele de audit se aplic n general ori de cte ori se execut un audit. 2 In mod corespunztor, va fi pus la dispoziia oricrui partener sau membru al echipei implicate n efectuarea auditului, o copie a fiecrui standard aplicabil, fie din biblioteca biroului, fie. prin permiterea accesului acestora la copiile pstrate de parteneri. 3 Suplimentar, vor fi puse la dispoziia echipei ce efectueaz auditul orice alte note de practic, ghiduri sau alte situaii pe care partenerul de contact cu clientul le consider aplicabile unui client. 4 Persoana responsabil se va asigura c personalul care efectueaz auditul este ncunotiinat de msura n care orice standard de audit, ghid sau alte situaii se aplic activitii clientului lor i de impactul pe care acestea l au asupra activitii desfurate. 5. Dac se consider necesar, partenerii vor pregti personalul n ce privete partea tehnic i modul de aplicare al standardelor de audit, ghidurilor i altor situaii. 6. Acolo unde nu s-au emis standarde sau ghiduri locale membrii trebuie s foloseasc standardele IAPC. Actualizarea standardelor este un exerciiu continuu i lista standardelor trebuie actualizat la intervale regulate de timp, iar copiile acestor standarde noi sau revizuite, precum i schiele lor trebuie puse Ia dispoziia
firmelor i personalului practicant care trebuie s fie informat de amendamente.
2. ANGAJAREA IN CADRUL FIRMEI

Recrutarea Generaliti Interviul Rezumat al procedurilor de recrutare (Evaluarea formularelor de solicitare i intervievare) Evaluarea formularului de solicitare Forma de prezentare a serviciului Planul primului interviu Planul celui de-al doilea interviu Alte scrisori i forme Declaraia termenilor i condiiilor de angajare Schimbri n termenii i condiile de angajare Scrisoare de oferire a serviciilor Cutarea referinelor List de verificare a programului de alocare a personalului
RECRUTAREA Generaliti Este important s fie fixate obiective clare n recrutarea personalului. Procedurile care vor fi urmate atunci cnd se ncearc selectarea unui candidat pentru un post de rspundere sunt: 1. Firma trebuie s ntreprind aciunea sa de recrutare ntr-o manier ordonat, bazat pe o prognozare a cerinelor minii de lucru. 2. Postul n discuie va fi analizat pentru a ntocmi o descriere a postului.
3. Cnd solicitrile ncep s soseasc, prin telefon, scrisori sau viu grai, metodele de a lucra cu acestea vor depinde n mare msur de urgena n umplerea golului. Trebuie s existe timp pentru a cere tuturor candidailor s completeze un formular de aplicaie sau s prezinte un CV i pentru acestea dou mpreun nainte de a trece la etapa urmtoare. Este important de a asigura faptul c toi candidaii vor satisface cerinele postului, fie imediat, fie prin furnizarea de ctre firm a pregtirii necesare. 4. Etapa urmtoare este de a intervieva candidaii. Acolo unde exist un
numr foarte mare de candidai poate fi necesar de a face acest lucru n dou etape, cu interviuri preliminare inute n scopul de a pregti o list scurt de candidai pentru interviul final. Cu numai civa candidai, o list scurt poate fi ntocmit imediat. Candidatul ctigtor va fi n general ales dup un interviu final. 5. Referinele care trebuie s fie obinute, trebuie s fie n mod normal culese dup interviul final. Oferta postului va fi condiionat de faptul dac referinele se dovedesc satisfctoare. Fiecrui candidat ales I se va cere s semneze o declaraie privind statutul su corespunztor, aa cum se obinuiete annual cu toi angajaii i partenerii. 6. Scrisori convenabile vor fi trimise candidailor respini.
7. Contractul de- angajare (Termeni t condiii de angajare) trebuie s fie completat i trimis angajatului, n mod particular acesta trebuie s includ: data angajrii data de la care ncepe angajarea permanent grila sau cota de salarizare intervalele la care va fi pltit salariul orice termeni i condiii legate de orele de munc orice termeni i condiii legate de: dreptul la vacane, incluznd zilele nelucrtoare oficiale i salariul de vacan incapacitatea de munc datorat mbolnvirii dau accidentelor, incluznd provizioanele pentru plata concediului medical pensiile i schemele de pensionare durata preavizului pe care angajatul este obligat s o dea i are dreptul s o primeasc Titlul postului Orice reguli disciplinare aplicabile sau referirea la un document care specific asemenea reguli Pentru studeni dreptul de fi liberi n perioada examenelor i pentru pregtirea acestora i orice alte condiii Dou copii ale termenilor i condiiilor de angajare vor fi trimise persoanei, cu rugmintea ca una dintre copii s fie semnat i trimis napoi pentru a fi reinut Ia dosar. Odat cu scrisoarea de ofert de munc se va formula i contractul de angajare 8. Inainte de nceputul noilor angajri, vor fi fcute pregtiri adecvate de primire pentru sosirea noilor angajai i va fi ntocmit un program de asimilare a lor. Ulterior unele-metode de urmrire vor fi aplicate dup o perioad scurt de timp pentru a vedea cum se acomodeaz noii angajai. 9. Obligaiile de recrutare ale firmei sunt: S se asigure c anunurile cu ofertele de munc arat clar forma de rspuns dorit, de exemplu, CV sau un formular de solicitare
prile contractante
Asigurai-v c informaii personale detaliate nu vor fi cerute dect dac sunt relevante pentru ocuparea postului (de exemplu religia) Culegei referine numai cu permisiunea solicitantului. Tratai toate solicitrile ca fiind confideniale Interviul Interviul va fi condus de una sau dou persoane, una dintre ele va fi supraveghetorul direct al candidatului n viitor. Pregririle vor fi fcute n aa fel nct s asigure c persoana sau persoanele care intervieveaz i candidatul cunosc locul i ora interviului. Persoana sau persoanele care intervieveaz trebuie s se asigure c este rezervat suficient timp pentru interviu (cel puin 45de minute) i c este rezervat o camer n care nu vor fi deranjai. Persoana sau persoanele care intervieveaz vor citi formularul de prezentare i solicitare, a postului i vor pregti dinainte un set de ntrebai cheie. Sugestiile sunt date n planurile primului i celui de-al doilea interviu. Persoana sau persoanele care intervieveaz vor oferi candidatului un cadru relaxant i vor ncerca s ncurajeze o comunicare facil cu acesta. Vor fi folosite pentru a culege informaii ntrebri directe. 1. Interviul va ft inut ct mai pe scurt i va cuprinde: Cu ce se ocup persoana n prezent. Slujbe anterioare, pregtirea, etc. De ce persoana solicit acest post Planurile de viitor ale lui / ei Alte preocupri
2. Persoana sau persoanele care intervieveaz vor aloca un timp la sfritul interviului n care vor primi ntrebri din partea candidatului 3. Persoana sau persoanele care intervieveaz vor nota impresiile lor despre candidat completat. 4. S rspund oricrei solicitri ct mai repede S in la curent candidaii cu
10
stadiul de prelucrare al solicitrii i cu forma de selecie, cu durata probabil a procesului i cu cheltuielile aferente.
Rezumat al procedurii de recrutare Sortai formularele de solicitare i CV-urile n trei grupe: Decizia NECORESPUNZATOR CANDIDAT POSIBIL Aciunea Anunarea respingerii; nregistrai motivele Intrziai respingerea/invitarea pentru interviu-scrisoare pentru ateptare Invitarea la interviu
NDEPLINETE CRITERIILE Toi candidaii vor fi informai despre rezultatele interviului ct de curnd posibil
FORMULAR DE SOLICITARE (A se completa cu cerneal neagr sau cu pix ceramic) Poziia solicitat Numele (D-nul, D-na, D-ra). Prenumele (Subliniai numele cunoscut)
sub
care
suntei
Data la care putei ncepe activitatea pentru interviu Adresa Vrsta
Datele la care nu suntei disponibil
Telefonul Data naterii Locul naterii
Starea civil Naionalitatea Suferii de vreo boal fizic sau cronic? Declarai perioada de timp ct ai fost bolnav n ultimii trei ani
11
EXPERIENA PROFESIONAL (V rugm s dai detalii despre experiena dvs. profesional actual)
Societatea Poziia dvs.
Perioadele de activitate
Detalii despre post
Refereni (Numele i adresa) 1) Calificrile dvs. (Datele obinute) 2)
Colegiul universitar
Numele ntreg al cursului absolvit
Titluri ateptate/obinute (tiai varianta necorespurutoare)
Descrieti pe scurt continutul calificarii dumneavoastra si performantele
Diplome/certificate postuniv.
12
colile (Numele i adresa)
_ Examenele trecute n coal
Folosii acest spaiu pentru a descrie pe scurt ultimele ntmplri din viaa dvs.
Folosii acest spaiu pentru a descrie motivele pentru care ai ales aceast firm
Descriei principalele preocupri i pasiuni actuale ale dvs.
13
Semntura Data FORMULAR DE EVALUARE A SOLICITANTULUI Standarde acceptabile ?(bifai) Criterii Educaia Experiena profesional Pregtirea Preocupri Altele Total Semntura Data
Da
Nu
Note de completare Formularui poate fi ataat Ia fiecare formular de solicitare ca un rezumat care ajut la procesul de monitorizare i intervievare. Dac numrul de "Nu" este mai mare dect numrul de "Da", atunci este puin probabil ca solicitantul s corespund postului respectiv.
14
FORMULAR DE PREZENTARE A POSTULUI CANDIDATUL DENUMIREA POSTULUI CERINELE POSTULUI Vrsta Preferat/Limitele Calificri De baz Dorite Caliti cerute Inteligen Vorbire Scriere Capacitate de lucru cu cifrele Administraie Caliti cerute Sociabil Iniiativ Ambiie Preocupri Observaii generale personaliti cerute, comportamentului, etc. . OBSERVAII ASUPRA GRADULUI ADECVARE AL CANDIDATULUI DE
asupra aspectului,
Altele
Calificativul acordat candidatului (vezi mai jos)
15
Intocmit de: Data: Calificativul 5 4 3 2 1 = ndeplinete cerinele n totalitate fr nici un dubiu = Se potrivete destul de bine cu o uoar discrepan ntr-un aspect minor = Se potrivete destul de bine dar are cteva carene n uneie privine = Se potrivete n unele privine dar are cteva lacune importante = Nu ndeplinete cerinele ^
Note de completare Acest formular poate fi completat pentru solicitanii invitai Ia primul interviu. Anumite aspecte cheie pot fi completate difect din formularul de solicitare.
16
PLANUL PRIMULUI INTERVIU Candidatul Denumirea postului Rspunsul candidatului ASPECTE TEHNICE/INTELECTUALE Puncte forte i slabe la serviciu/coal i facultate? Motivele pentru rezultate bune/slabe la serviciu/coal i facultate? Ce credei despre aceste lucruri? Ce probleme ai ntlnit cnd ai nceput serviciul/facultatea? PERSONALITATEA Caracter puternic/slab? Povestii despre dvs. PASIUNI/PREOCUPRI Povestii despre pasiunile dvs. ACTIVITATEA PROFESIONAL ANTERIOAR Rezumai principalele dvs. sarcini n postul ocupat. V-a ajutat postul n cariera viitoare? Povestii despre relaiile dvs. cu . colegii i eful dvs. DESPRE FIRM l PROFESIE Ce tii despre noi? Ce tii despre acest post? De ce v-ai decis s cerei acest post i s intrai n contabilitate? Avei alte comentarii? Aspecte de urmrit la cel de-al doilea interviu. Rezultatul interviului Recomandat pentru al doilea interviu fr rezerve Recomandat pentru al doilea interviu cu rezerve n privina unor carene Candidat slab Nerecomandat pentru al dqilea interviu
17
Intervievator PLANUL CELUI DE-AL DOILEA INTERVIU Candidatul Denumirea postului Comentariile candidatului PERSONALITATEA i Din punctul dvs. de vedere care factori de personalitate sunt cu adevrai importani n acest post/n contabilitate? Ce realizare a dvs. v-a satisfcut cel mai mult pn n prezent? " Privind napoi la cariera dvs. de pn acum, speranele dvs. de la nceput s- . au concretizat? Povestii despre cel mai mare dezacord pe care l-ai avut pn acum i ce a urmat? Care sunt cele mai importante trei caliti ale dvs. ? Povestii despre una sau dou probleme pe care le-ai ntlnit i cum. le-ai rezolvat. Cum ar putea unul dintre cel mai apropiat prieten al dvs. s v descrie caracterul? Povestii ceva care v strnete cu adevrat mnia. FIRMA Ce credei c putei oferi pntru a .. satisface cerinele postului? Care dintre calificrile dvs. credei c este relevanta pentru post i n ce fel?
Data
18
Comentariile candidatului FIRMA (continuare) Ce v lipsete ca s ntrunii cerinele acestui post? De ce ai solicitat postul la firm? ASPECTE TEHNICE Ce carene avei n acest domeniu? Spunei punctele dvs. de vedere asupra (evalurii mrcilor, fondului comercial, responsabilitilor auditorului) VIITORUL Care sunt obiectivele i planurile profesionale pentru viitor? Unde v vedei ajuni n urmtorii zece ani? Comentariile intervievatorului asupra CculUIUcUUlUl. REZULTATUL CELUI DE-AL DOILEA INTERVIU Recomandat pentru Recomandat pentru Candidat slab Candidat respins Intervievator o ofert fr rezerve o ofert cu rezerve minime
Data
19
DECLARAIA TERMENILOR I CONDIIILOR DE ANGAJARE Not pentru utilizatori Informaiile prezentate intre paranteze au doar un scop ilustrativ. Firma trebuie s adapteze acest model de declaraie pentru a satisface propriile cerine. 1. Declaraia termenilor i condiiilor Aceast declaraie este elaborat n conformitate cu regulile i reglementrile care guverneaz angajarea de personal.................. Numele angajatului: Adresa angajatului: Denumirea postului: Raporteaz la: 2. Termeni i condiii Termenii i condiiile prezentate n aceast declaraie trebuie s fie citii n conjucie cu termenii i condiiile fixate n orice scrisoare de ofert de angajare trimis'dvs. de firm i n conjuncie cu regulile serviciului. Dac orice termen sau condiie dintr-o asemenea scrisoare este n dezacord cu aceast declaraie, atunci termenii i condiiile fixate n scrisoare vor fi dominani, n afara cazului cnd acetia contravin oricrei cerine legale. 3. Salariul Salariul dvs. de baz este [ .................. ] pe an. Plile salariului sunt supuse Impozitrii normale i altor deducii statutare. Plile vor fi fcute prin cec sau prin transfer bancar n contul dvs. personal pe care la-i specificat. Salariul dvs. va fi revizuit periodic n mod corespunztor, (n mod normal n prima zi a fiecrui an de serviciu). 4. Contract de angajare Perioada dvs. de angajare permanent n cadrul firmei a nceput/ncepe de la 5. Locul de munc Locul dvs. de munc este[ ] dar suntei obligat s lucrai i n alte locuri n care firma v va solicita, n mod deosebit vi se poate cere s lucrai la sediile clientului atunci cnd suntei angajat n activitatea cu clientul. 6. Orele de lucru Suntei obligat s lucrai de Luni pn Vineri inclusiv i programul dvs. normal de lucru este de la [ am ] pn la [ pm] sau oricare alt program cu care ai fost de acord Avei dreptul la [ ) ore pentru prnz care va fi n jurul orei [ pm sau la orice alt or cu care ai fost de acord 7.
20
7. Lucrul peste program Vor fi fcute pli suplimentare privind orele de lucru suplimentare. Plile vor fi fcute numai n cazul n care au fost fcute nelegeri prealabile, cum ar fi acordarea de timp liber pentru orele suplimentare lucrate. Dac va fi acordat timp liber n schimbul orelor suplimentare lucrate atunci orele suplimentare trebuie s fie autorizate din timp. 8. Vacanele Perioada de vacan este cuprins ntre [1 Ianuarie i 31Decembrie]. Vei avea dreptul la 28 de zile de concediu pltit ncepnd cu ultima zi a anului' precedent dup ce ai fcut o cerere oficial de concediu. Dreptul la vacan al personalului care rmne sau pleac din firm n timpul anului va fi de [ ............... ] zile pentru fiecare lun complet lucrat. Orice zi de vacant neluat pn la [31 Decembrie] nu va fi transferat n anul urmtor i nici plata normal pentru zilele de vacan neluate la timp. In plus fa de zilele anuale de vacan exist alte zile libere oficiale sau convenite prin statut care vor fi luate n calcul de ctre firm. Personalul este ateptat s cear dreptul la vacan n momente convenabile pentru activitatea lor. Dreptul la vacan va fi acordat numai dup obinerea permisiunii unui partener. 9. Absena datorat mbolnvirii
Anunarea Un membru al personalului care nu poate veni la srviciu datorit bolii sau al ununi accident trebuie s informeze personal un partener prin telefon ct mai devreme cu putin n prima zi de absen. Motivarea Un membru al personalului care se ntoarce dup o absen datorat unei boli sau unui accident trebuie s ntiineze n scris un partener despre motivele absenei ("motivare") Absena prelungit n cazul n care absen continu mai mult de (trei) zile persoana respectiv trebuie sa trimita unui partener un certificat medical urmand sa-l trimita cate unul pentru fiecare sptmn de absen succesiv. treJDUie^trimitAjjaui-pMenerjLm^ _ _ _ i Plata concediului medical
21
n cazul absenei datorat unei boli sau unui accident, un angajat va fi pltii integral pentru o perioad de pn la [ ] zile lucrtoare n orice an calendaristic. Plile pentru o perioad mai mare de absen vor fi fcute cu acordul partenerilor. Zile calificate Zilele calificate n ce privete concediul medical statutar ce vor fi pltite sunt de luni pn duminic inclusiv. 10. Aviz de ncetare a angajrii
Avizul de ncetare a angajrii poate fi dat fie de firm, fie de angajat cu condiia plii integrale a salariului pe trei luni nainte de data final a avizului de ncheiere. Alternativ, avizul poate fi dat sub form de salariu pe o lun n jocul acestuia. 11. Schema de pensionare
Fiecare angajat este ndreptit s cotizeze la Fondul naional de siguran social (NSSF) sau alte asemenea fonduri similare n conformitate cu legile i regulamentele fondului. 12. Demiterea
Orice persoan care persist n nclcarea regulilor i condiiilor de angajare sau este vinovat de greeli grave poate deveni pasibil de demitere, n cazuri care necesit aciuni disciplinare, urmtoarea procedur va fi urmrit:
n cazul unei greeli minore, persoanei l se va da un avertisment oral, sau dac problema este mai serioas un avertisment scris care prezint natura greelii i posibila consecin a unor greeli ulterioare, n fiecare caz persoana va fi ntiinat de faptul c avertismentul constituie prima etap oficial a procedurii. Persistena n abateri are ca rezultat un avertisment final scris care va conine o declaraie c orice repetare va conduce la suspendare sau demitere sau la alte penalizri dup caz. Pasul final poate fi suspendarea disciplinar fr salarizare sau demiterea, n conformitate cu natura greelii comise. 13. Orice schimbri ai acestor termeni sau condiii care apar dup data de emitere a acestui document vor fi aduse la cunotina dvs. n scris, n timp de o lun de la apariia lor. Confirm primirea unei copii a acestui document, am citit i am neles termenii i
22
condiiile de-angajare pe care le accept i sunt de acord c acetia formeaz baza contractului meu cu firma.
Semntura
Data
SCHIMBRI IN TERMENII l CONDIIILE DE ANGAJARE
Adresa i data
Stimate ..... Aceast scrisoare v informeaz c ncepnd cu [ziua ] [luna ] [anul ] contractul dvs. de angajare la firm s-a modificat dup cum urmeaz:
V recomand s pstrai aceast scrisoare deoarece reprezint o schimbare a termenilor i condiiilor de angajare semnate de ctre dvs. la [ziua] [luna ] [anul].
Ai dvs. sincer,
Pentru [Numelefirmei]
[Semntura]
23
SCRISOARE DE OFERIRE A SERVICIILOR Adresa i data Stimate......, n urma seriilor recente de interviuri ale firmei noastre, v scriem pentru a v oferi poziia de [ ] n cadrul firmei noastre ncepnd de la o dat convenabil n urmtorii termeni i condiii: Biroul lucreaz [ Biroul lucreaz [ ] ore pe zi de la [. am la pm] i de la[ pm la pm]. .
] zile pe sptmn de [Luni pn Vineri]
Avei dreptul Ia [ ] zile pltite de vacan anual n fiecare an plus zilele nelucrtoare oficiale i statutare. Salariul de nceput va fi de la [ ] pn la [ regulat. Salariul dvs. va fi revizuit la [ ]. l pe an pltibil lunar n mod
Vei fi ndreptit s cotizai la NSSF sau la alte fonduri similare de pensionare n conformitate cu regulile programului de pensionare, o copie a acestui program v va fi pus la dispoziie dup nceperea activitii. 1. Drepturile de avizare a terminrii angajrii, sunt n termenii contractului de munca. 2. Aceast ofert de angajare ne prilejuiete obinerea referinelor satisfctoare incluznd fia medical. 3. Perioada dvs. de prob este de ase luni dup care performanele dvs. vor fi evaluate i va fi fcut confirmarea de angajare permanent. Sarcinile dvs. sunt [ ].
24
Avem ncrederea c termenii i condiiile prezentate sunt acceptabile pentru dvs. i asteptam cu nerabdare sa primim acceptarea oficiala a ofertei noastre cat de curnd posibil. Al dvs. Pentru i n numele [Numele firmei semnatura]
CULEGEREA DE REFERINE
Firma trebuie s cear referine de la angajatorul precedent al viitorului angajat i sau de la colegii/preparatoni/conductori de cursuri de ncredere. Aspectele care trebuie considerate includ: Durata serviciului/perioada cunoscut de aceast persoan Poziia ocupat/natura relaiilor Competena (n serviciu) Onestitatea Punctualitatea Motivul plecrii Orice alte remarci particulare, cum ar fi perioadele lungi de absen datorate mbolnvirilor Orice remarci relevante de natur personal despre angajat
25
LIST DE VERIFICARE A PROGRAMULUI DE ALOCARE A PERSONALULUI Numele angajatului........................................ Numele supraveghetorului.................................................. Completat la..................................................................
Articol SALARIUL 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 Metoda de plat Detalii ale conturilor bancare Autorizarea orelor suplimentare Alte avantaje Orele de munc Vacanele Cheltuieli cu reclamaiile Perioada de avizare Perioada de prob Sistemul de planificare Ore-persoan/zile-persoan Faciliti de transport Faciliti de mas la cantin Folosirea telefonului Faciliti de parcare Ajutor medical i primul ajutor Stingerea incendiilor Sistemul de securitate al biroului Proceduri de evaluare Pregtirea Proceduri de rezolvare a revendicrilor
Aspecte acoperite (bifai)
PSTRAREA EVIDENTELOR TIMP FACILITAI
DE
SIGURANA
ALTELE
26
22 23 24 25 26 27 28 29 30
Absena Proceduri disciplinare Organizarea biroului Staionar Turul birourilor Formulare de independen/confidenialitate/statut de adecvare Politica privind fumatul etc.
3. PASTRAREA CONFIDENTIALITATII DATELOR

Politica privind parolele Fiecare persoan ar trebui s aib propriile parole de acces la software n ceea ce privete: In Windows, User ID i parol Parol de acces la internet prin dial-up Parole locale de server Parole pentru acces la dosarele de audit n concordan cu nivelul de competen Securitatea i protecia parolelor individuale reprezint o responsabilitate primar/esenial a deintorului acelei parole. Parolele nu trebuie dezvluite. Astfel, dac un material este autorizat s ias dintr-un sistem protejat cu parol, se presupune c autorul acelui material este deintorul parolei. Urmtoarele reguli se aplic elaborrii parolelor:

O parol trebuie s aib minim 8 caractere, dar nu poate avea mai mult de 14 caractere. Ultimele zece parole alte utilizatorului nu pot fi refolosite (ex. Cand se alege o nou parol, utilizatorul se va asigura c este diferit de ultimele zece parole folosite) Parolele trebuie s conin caractere din cel puin 3 din urmtoarele 4 categorii: - Majuscule (ex. A, B, C) - Minuscule (ex. a, b, c) - Cifre (ex. 0, 1, 2) - Caractere non-alfanumerice (#, &, !, %, @, ?, -, *) Parolele nu trebuie s conin: numele de utilizator, prenumele sau numele de families au un cuvnt simplu din dicionar nsoit de un numr sau un character special la nceputul sau la sfritul cuvntului.
27
Parolele trebuie s fie modificate n mod regulat, intervalul maxim ntre modificri fiind de 90 de zile. Dac ncercai s v logai cu o parol nevalabil de cinci ori, contul dumneavoastr va fi blocat timp de 60 de minute. Dac v reamintii parola, v putei loga dup ncheierea acestei perioade de timp. Dac ai uitat parola, va trebui s solicitai o resetare a parolei. Dac ai uitat parola domeniului, putei solicita o resetare a parolei. Informaii confideniale Utilizatorii sistemelor de comunicaie ale firmei trebuie s respecte politicile referitoare la confidenialitate n cadrul firmei. Utilizatorii trebuie s fie precaui n trimiterea sau transmiterea informaiilor confideniale prin sistemele de comunicaie pentru c distribuirea incorect sau neatent se poate ntmpla mult mai uor dect n cazul altor mijloace de comunicare a informaiilor. Informaiile confideniale nu ar trebui transmise prin intermediul Internetului, cu excepia cazurilor cnd se utilizeaz metode aprobate i autorizate de securizare a informaiilor. Alte utilizri interzise Alte utilizri interzise ale sistemelor de comunicaie ale firmei include, dar nu se limiteaz la:
angajarea n orice fel de comunicaie care este ilegal sau ncalc politicile firmei, inclusiv (dar fr a se limita la) comunicare defimtoare, obscen, rasist, homofob sau care evideniaz prejudeci religioase; utilizarea neautorizat a parolelor pentru a obine acces la informaiile sau comunicrile altui utilizator; utlizarea sistemelor de comunicaie ale firmei pentru spionaj electronic, de ex. pentru satisfacerea unor curioziti n ceea ce privete problemele persoanele ale celorlali, fr a exista un motiv profesional pentru acesarea fiierelor sau informaiilor communicate de ceilali (aceast interdicie se aplic tuturor utilizatorilor, inclusive administratorilor sau supervizorilor sistemelor de comunicaie ale firmei); trimiterea, retrimiterea, redistribuirea sau rspunsul la scrisori n lan; sending, forwarding, redistributing or replying to "chain letters"; introducerea cu bun tiin a unui virus informatic n sistemele de comunicaie ale firmei; utilizarea sistemelor de comunicaie ale firmei pentru a interveni n vreun fel, n desfurarea normal a activitii; utilizarea sistemelor de comunicaie ale firmei pentru a solicita sau a desfura afaceri care nu au legtur cu firma;
28
solicitarea sau promovarea unor idei, cause sau organizaii de orice tip atunci cnd aceste solicitri sau promovri sunt n interes personal i nu sunt recunoscute ca promovnd reputaia i interesele firmei; strngerea neautorizat de fonduri de orice tip; utilizarea excesiv n scopuri personale a sistemelor de comunicaie ale firmei prioritar fa de activitatea firmei sau care afecteaz productivitatea /eficacitatea angajatului; i utilizarea sistemelor de comunicaie ale firmei pentru comunicarea unor idei personale fr a se clarifica faptul c prerile exprimate sunt ale utilizatorului i nu ale Firmei.
4. DEZVOLTAREA PROFESIONALA A ANGAJATILOR
STANDARDE DE PREGTIRE Informaiile prezentate in paranteze au numai scop ilustrativ i trebuie s fie adaptate pentru a satisface politicile practicii. Introducere 1. Firma recuuoaste problemele inerente n furnizarea de pregtire a partenerilor i personalului ei: dificulti n eliberarea partenerilor i personalului de la activitatea lor. dificulti n gsirea organizaiilor care s ofere pregtirea specific nevoilor ei. Lipsa resurselor interne de pregtire i expertiz. 2. Totui, firma recunoate importana pregtirii din urmtoarele motive: de a se asigura c apitudinile cheie sunt meninute n cadrul firmei chiar dac partenerii i personalul prsesc firma. de a ridica alte caliti n cadrul firmei i prin acestea de a mbuntii serviciile ctre clieni. de a asigura c standardele de activitate sunt meninute sau mbuntite astfel nct clienii primesc ndrumri corecte i profitabilitatea este maximizata. de a mbunti calitile de conducere n cadrul firmei i prin acest lucru performana. de a asugura conformitatea cu cerinele profesionale. 3. n scopul de a asigura faptul c programul de pregtire al firmei este efectiv, urmtoarele msuri vor fi luate: identificai nevoile de pregtire personale alegei i oferii metoda de pregtire adecvat apreciai efectivitatea pregtirii Educaia, pregtirea i dezvoltarea
29
1.
Acestea sunt definite dup cum urmeaz:
Educaia Informaia i experiena acumulat care are un efect benefic asupra cunotinelor generale ale persoanei i a nivelului de abilitate, care aut, dar nu este necesar direct relevant pentru serviciul ei. Studierea pentru o calificare va fi privit ca educaie. Pregtirea Cunotinele i calificarea obinut care sunt n mod direct legate de activitatea prestat i care folosesc la educarea persoanei pentru a ajuta Ia creterea eficienei acesteia. O persoan trimis Ia un curs, sau care primete educaie sau supraveghere va recepta educaie sau supraveghere, deci va primi pregtire. Dezvoltare Acesta este procesul prin care educaia, pregtirea sau experiena sunt folosite pentru .a da partenerului sau angajatului o apreciere mai larg a firmei i a activitii acesteia i care poate avea ca rezultat o viitoare .promovare a partenerului sau angajatului. 2. Procedurile firmei -Educaie
Firma ncurajeaz toi partenerii i angajatii sa-si sporeasca cunostiintele in folosul lor personal, al firmei i al clienilor firmei. Acolo unde educaia va mbunti performana angajailor n serviciu firma va fi pregtit s acorde asisten financiar pentru participare la cursuri. n scopul de a monitoriza pregtirea profesional primit, n cursul acesteia - trebuie fcut un raport verbal (sau n scris) ctre partenerul de pregtire folosind formularul de evaluare a pregtirii. 3. Procedurile firmei Dezvoltarea dezvoltarea personalului este foarte importanta si este o parte integranta a procedurilor de educatie si pregatire de mai sus
Cerinele de pregtire pentru parteneri i personalul calificat 1. Firma recunoate cerinele de educaie profesional continu (CPE) a care au devenit efective n Ianuarie 1997. Toi membrii activi cer s fac pregtire ntr-un cadru organizat sau nu, totaliznd 60 de zile pe an.
30
2. Toi partenerii i angajaii sunt obligai s urmreasc i s menin nivelul de pregtire. Totui, firma va oferi asisten financiar pentru participarea la cursurile ce sunt relevante pentru activitatea acelei persoane i va ine evidena acestei asistene. 3. Toi acei membrii ai personalului i partenerii care lucreaz cu firmele practicante trebuie s menin un nivel constant de performann. 4. Cnd angajatul cere o calificare folositoare angajatorului i firmei, angajatul trebuie s acorde atenia cuvenit studiilor. Acolo unde un angajat este student care se pregtete pentru calificarea n Consiliul naional de contabili i auditori, atunci I se va acorda asistena financiar conform cu regulamentele de angajare. In plus, firmele practicante pot fi obligate s contribuie n mod rezonabil la costurile de pregtire ale angajailor. Angajatorul i firma practicant, fiecare i rezerv dreptul de a decide dac un angajat face progrese n obinerea unei calificri i poate decide ncetarea acordrii asistenei financiare n cazul unor performane slabe. EDUCAIA PROFESIONAL CONTINU (CPE) Obiectivul CPE Obiectivul CPE este ncurajarea pozitiv a tuturor membrilor de a- actualiza cunotinele lor cu noile schimbri intervenite i de a spori cantitatea de cunotine i calificare cerute pentru a menine standardele nalte pe care le implic profesia de contabil modern. Competena profesional Un contabil public autorizat (CPA) angajat n industrie, comer, sectorul public, educaie i n practica profesional poate fi pus n situaia de a ndeplini sarcini specifice pentru care el sau ea nu a avut suficient pregtire sau experien specific. Atunci cnd ntreprind asemenea activiti un CPA nu trebuie s dezinformeze angajatorul sau clientul n privina gradului de calificare sau experien pe care el sau ea le posed i acolo unde este necesar trebuie cerut asisten din partea experilor. Cum s v conformai CPE 1. Cerinele Aa cum se arat n Codul eticii, toi membrii n serviciu! public (fie parteneri sau angajai) i acei membrii din afara practicii trebuie s fac anual: Pentru CPA n serviciul public, fie parteneri sau angajai - 60 ore; Pentru CPA din afara practicii 40 ore; Domeniile pentru CPE pot fi diverse dar pentru a se califica ntotdeauna trebuie
31
s fie relevante pentru actiitile desfurate de membrii. Membrii trebuie s asigure gradul de relevan. 2. CPE Definiia educaiei profesionale continue cuprinde: Prezena Ia conferine i cursuri pe probleme tehnice i reglementare relevante pentru practica membrilor sau angajarea lor, conduse de o organizaie competent sau de o persoan calificat corespunztor. Organizarea sau prezentarea evenimentelor de pregtire n domeniu, i apartenena i participarea la grupuri tehnice de lucru.
Seminarii pe probleme tehnice i de reglementare, conduse n mod Implicarea n comisia de activitate.
similar.
Pregtirea materialelor sau scrierea articolelor ca rspuns la o ntrebare oficial a comisiei acolo unde membrilor li se cere o cunoatere profund a cel puin echivalentului sau alte instituii sau organizaii profesionale. Examinarea sau pregtirea studenilor ce susin examinri.
Cercetare, cuprinznd proiecte de cercetare tehnic, fie ntreprinse n timpul ntocmirii discursurilor sau prezentrilor, sau ca proiecte de cercetare tehnic oficiale pentru colegi sau clieni, acolo unde coninutul tehnic este mai pregnant dect cel cerut pentru examinrile profesionale ale institutelor, sau lecturi tehnice pentru un scop de cercetare specific.
Activiti de conducere sau dezvoltare personal cum ar fi frecventarea cursurilor de dezvoltare a competenelor de conducere, sau cursuri concepute pentru mbuntirea performanei profesionale la serviciu, sau pregtirea autorizat n domenii neprofesionale cum ar fi gradele universitare (liceniat, mater sau doctor).
Elaborarea, dezvoltarea i implementarea de noi sisteme contabile sau metode de pregtire. CPE include de asemenea dezbateri cu experi, colegi (de exemplu, n cadrul ntlnirilor tehnice) i cu corpuri profesionale adecvate, cu alte organizaii relevante sau cercetri de amnunt naintea dezbaterilor legate de studii relevante sau participarea la ntlnirile comisiilor de natur tehnic ale unor corpuri profesionale sau statutare adecvate. Unele materiale de televiziune pot fi considerate ca o metod de nvare structurat sau pot oferi sfaturi privind ceea ce se calific ca program structurat de CPE.
CPE include de asemenea citirea de reviste i publicaii cu caracter
32
profesional specializat sau general, cri i planuri de evaluare personal, precum nvarea la distan prin coresponden audio/video i programe de calculator. 3. Scutirea de CPE
Atunci cnd n cazuri speciale de exemplu, probleme de sntate, pensionare, etc. un membru este mpiedicat s realizeze- numrul cerut de ore CPE, membrul trebuie s prezinte detalii ale situaiei concrete ctre superior i acesta va analiza ulterior situaia creat. Suplimentar, acolo unde un membru urmrete o carier n afara profesiei, el/ea poate fi scutit de la CPE. Totui, vor fi aplicate criterii foarte stricte n acordarea de scutiri. 4. Proceduri disciplinare Fiecare membru al corpului profesional fie c este nregistrat sau nu cu.........este obligat s se conformeze prevederilor legilor legate de CPE. Neconformarea cu cerinele CPE poate atrage proceduri disciplinare sau sanciuni mpotriva membrului respectiv. 5. Pstrarea nregistrrilor CPE
Este inclus un formular CPE cu ajutorul cruia se poate ine evidena CPE.Este obligaia membrilor s prezinte evidena CPE anual. .............poate cere membrilor n fiecare an s prezinte datele cu privire la examinare i de asemenea acest lucru poate fi cerut i independenilor n orice moment. Trebuie s nregistrai CPE n mod fidel i trebuie s includei datele relevante, activitatea i numrul de ore
33
RAPORTUL ANUAL PENTRU ORELE CPE EFECTUATE Nume Adresa angajatorului Poziia ocupat Legitimaia de membru nr. ACPA/FCPA Anul ncasrii Cursuri frecventate (inclusiv prin coresponden) Data Descrierea cursului Organizatorul/preparat orul cursului .
Durata cursului (ore)
Total
Alte cursuri CPE frecventate Data Descrierea cursului .
34
. Total
Pregtirea profesional/cursuri absolvite Data Descrierea cursului
Total .
Rezumatul orelor acumulate n timpul perioadei Cursuri Numrul total de ore Cursuri frecventate(inclusiv prin coresponden) Alte cursuri CPE frecventate Pregtirea profesional/cursuri absolvite Total
Subsemnatul, declar pe propria rspundere c informaiile de mai sus sunt corecte i adevrate.
35
Semntura
Data
5. EVALUAREA ANGAJATILOR
EVALUAREA Introducere Informarea n context Abordarea de baz Trsturfle partenerului Documentarea Revizuirile scrise ntrevederea Administrarea i urmrirea Formulare de evaluare Formular de evaluare personal Raport de performan Plan de revizuire i aciune Raport individual de informare Formurtar de cerine de pregtire
Introducere Aceste note explic programul de informare al firmei pentru toi partenerii i angajaii. Informarea n context Programul de informare ofer pentru toi partenerii i angajaii unei firme ocazia de a participa la revizuirea periodic oficial a performanelor i progreselor lor i de a fi informai n mod corespunztor. Programul impune respectarea unor ntlniri periodice dar nu
36
intenioneaz s- fie un substitut pentru schimburile i sprijinul reciproc care sunt o trstur a relaiilor de lucru normale. Lauda pentru o activitate bine fcut sau critica pentru una mai puin reuit trebuie fcut la momentul respectiv i pstrat pentru ntrevedere. Evaluarea activitii este folosit ca unitate atotcuprinztoare pentru a descrie ntreg procesul de revizuire, discuie, consiliere i planificare a aciunilor. Firma va nominaliza un partener care s fie responsabil pentru evaluarea programului.
Abordarea de baz
1. Programul
de revizuire recunoate c angajaii pot raporta mai multor supraveghetori, conductori sau parteneri n decursul unui an. De asemenea ei pot fi parte, sau pot fi responsabili pentru, mai multe echipe a cror componen se schimb frecvent. responsabilitatea pentru mbuntire. Trsturile partenerului 1. Revizuirea scris O scurt revizuire scris va fi ntocmit pentru fiecare persoan, colaionat i scris de ctre evaluator, n cazul unui partener, acesta va fi un alt partener sau practician i revizuirea va cuprinde n general rezultatele revizuirii anuale de asigurare a calitii acelei activiti a partenerului. 2. Evaluarea personal Fiecare persoan va fi ncurajat s ntocmeasc pentru ntrevedere un proces de evaluare personal care se concentreaz pe aspectele care vor fi acoperite de revizuirea scris. 3. Intrevederea ntrevederea se va concentra n principal peperfbrman i planuri pe termen scurt pentru dezvoltare, dar trebuie de asemenea fcute pregtiri pentru discuii separate asupra dezvoltrii carierei pe termen lung cu partenerii i
2. De asemenea recunoate c partenerii i angajaii sunt ateptai s-i asume
37
cu conductorii, cu supraveghetorii i alte persoane din conducerea la vrf corespunztoare. 4. Angajamente de actiune ntrevederea va avea ca rezultat un angajament comun de aciune. Responsabilitatea pentru ntreprinderea aciunilor, sau monitorizarea lor va fi stabilit de comun acord i nregistrat. Documentarea Au fost ntocmite patru formulare, care ofer pentru o revizuire scris o evaluare personal un plan de aciune i monitorizare a cerinelor de pregtire. Instruciunile de completare sunt coninute de fiecare formular i nu sunt reproduse aici. 48nivelului lor de performan, pentru perfecionarea aptitudinilor lor i pentru dezvoltarea lor profesional. Revizuirea scris 1. Originalele formularelor de evaluare completate vor ft pstrate n dosarul personal. Acestea vor ajuta la evaluarea din timpul revizuirii salariului. Ele trebuie s fie vzute de ctie persoana n cauz. 2. Comentariile i raionamentele fcute trebuie s fie fcute n privina performanei persoanei n timpul perioadei aflat n revizuire i nu trebuie fcute referiri la evenimente anterioare din istoria de angajat a persoanei. Perioada de revizuire este de [ase luni] 3. Sunt definite cinci nivele de performan pentru toi partenerii i personalul. Nivelul l - ndeplinete n totalitate i fr nici un dubiu cerinele poziiei. Nivelul 2 - ndeplinete cerinele poziiei foarte bine cu o singur mic discrepan nlr-un aspect minor. Nivelul 3 - ndeplinete cerinele poziiei dar are carene n cteva aspecte. Nivelul 4 - indeplineste cerinele poziiei n unele aspecte dar are cteva lipsuri importante. Nivelul 5 nu indeplineste cerintele pozitiei 4. Comentariile fcute pentru argumentarea raionamentului se vor concentra ori de cte ori este posibil asupra aspectelor pozitive mai degrab dect cele negative. 5. Comentariile trebuie s fie evaluate i legate de performan. Ele nu se vor concentra pe trsturile de personalitate (fie c este atractiv dau alt fel) deoarece acestea nu afecteaz performana. 6. Comentariile privind promovabilitatea se vor baza pe performana general i capabilitatea persoanei: Considerai aciunea care a fost ntreprins de la ultima evaluare pentru a
38
ndeplini cerinele identificate. Citii ntrevederile scrise de alii despre performana obinut n timpul perioadei aflat n revizuire. Notai i cercetai orice discrepan aprut. Parcurgei dosarul personal pentru a obine informaii generale suplimentare dar nu v lsai influenai de raionamentele anilor anteriori. Dai persoanei formularul de evaluare personal pentru a fi completat i returnat nainte de ntlnire. Instruciunile sunt incluse n formular. Stabilii un loc de ntlnire ct mai retaras pentru a nu fi ntrerupi. ntocmii o schem a structurii penrtu ntrevedere.
2. Conducerea ntrevederii Revizorul va: Ajuta persoana s se simt comfortabil. Explica obiectivele ntlnirii accetund natura pozitiv i participativ a evenimentului i angajamentul comun de a aciona n consecin. ncuraja persoana s vorbeasc, folosind formularul de evaluare personal ca un ghid. Nu se va sustrage de la criticarea carenelor. Tratai-le ca oportuniti de mbuntire a performanei. Nota la punctele importante. 3 Concluzia
Revizorul va: Rezuma nelegerea la care s-a ajuns, obiectivele care trebuie realizate i aciunea care trebuie ntreprins. Completa formularul n prezena persoanei sau ct mai curnd posibil dup ntrevedere. Permite persoanei s-I citeasc, s fac comentarii suplimentare dac este necesar i s-1 semneze. Da persoanei o copie. Iniia un formular de cerine de prgtire i-l va trimite partenerului / conductorului pentru a aciona. Intrevederea 1. Pregtirea Revizorul va: Stabili de comun acord aloca pentru ntievedere o or. Administrare i urmrire
data ntrevedem cu cteva zile nainte. A se
39
1. n timp ce disciplina inerii unei edine este util prin ea nsi mare parte din
valoarea unei evaluri este pierdut dac nu se iau msuri
2. Firma se va asigura c programul este bine gndit i urmrirea este

monitorizat.
FORMULAR DE EVALUARE PERSONALA Nume: Perioada aflata sub revizuire: Acest formular se va returna catre: Acest formular este destinat sa va ajute pe dumneavoastra si pe partenerul revizuitor sa va pregatiti pentru intrevederea de evaluare. Dupa ce o veti completa se va trimite o copie partenerului. Acest formular se va folosi doar pentru intrevedere. Partenerul va completa de asemenea un raport asupra performantei dumneavoastra. Performanta: Comentati asupra modului in care s-au dezvoltat performantele dvs. la locul de munca in perioada aflata sub revizuire. APTITUDINI TEHNICE:
40
APTITUDINI PERSONALE:
CALITATI DE SUPRAVEGHERE/CONDUCERE:
ALTE CALITATI:
CURSURI DE STUDIU SI PREGATIRE:
NEVOI DE PREGATIRE PENTRU SERVICIUL ACTUAL:
41
NEVOI DE PREGATIRE PROFESIONLA:
RAPORT DE PERFORMANTA Nume: Perioada aflata sub revizuire:
Angajamente realizate:
Nivele de performanta: Nivelul 1: indeplineste in totalitate Nivelul 2: indeplineste in principiu dar cu mici scapari Nivelul 3: indeplineste cu ceva carente Nivelul 4: indeplineste dar cu lipsuri importante Nivelul 5: nu indeplineste deloc Nivelul 3 este norma.
42
NIVELUL PERFORMANT Aptitudini tehnice 1 2 3 4 5 Caliti personale 1 2 3 4 5 Caliti de supraveghere sau de 1 2 3 4 5 conducere Alte caliti 1 2 3 4 5 Performanta general 1 2 3 4 5 Potenialul
DE COMENTARII
innd cont de performanele persoanei, bifai una dintre csuele urmtoare, fcnd comentarii acolo unde este necesar. Are nevoie de mai mare experien n serviciul actual DA/NU Este pregtit pentru promovarea ntr-un post superior n acelai domeniu de activitate. DA/NU Are nevoie de experien din afara ariei de responsabiliti actuale. DA/NU
Comentarii:
Revizor
Semnatura/Data
43
PLANUL DE REVIZUIRE I ACIUNE Nume
Perioada aflat n revizuire
Persoana care conduce ntrevederea Efectiv particular:
Domenii de mbuntire:
Obiectivele conexe performanei:
Nevoile de pregtire i dezvoltare:
Pentru serviciul actual
44
Pe termen lung
Rezumatul aciunilor de ntreprins de ctre: Comentarii suplimentare ale conductorului ntrevederii: Semntura Comentarii suplimentare ale persoanei: Semntura Data Data
Instruciuni de completare Acest formular conine nregistrarea ntrevederii, aciunile-care trebuie ntreprinse i persoana responsabil pentru ele. Firma i persoana vor pstra cte o copie a formularului. Persoana trebuie s-1 semneze adugnd orice comentarii pe care le consider adecvate.
1. Efectivul particular i realizrile Comentariile de sub acest titlu trebuie s fie legate de serviciul respectiv i fcute n contextul performanei n timpul perioadei aflat n revizuire. 2. Nevoile de pregtire i dezvoltare Acestea pot fi ndeplinite prin: Restructurarea serviciului, alturarea responsabiliti specifice. Consiliere i pregtire personal. Dezvoltare personal. Cursuri de pregtire Comentarii suplimentare.
la
proiecte
sau
delegarea
unor
Not: Comentariile suplimentare trebuie-s fie mai degrab excepia dect regula. Cnd exist o diferen fundamental de vedere ntre partener i persoan, trebuie s fie luat n calcul de unul sau de cellalt.
RAPORT DE EVALUARE PERSONAL A SERVICIULUI
45
NUME
PERIOADA AFLATA IN REVIZUIRE
RAPORT DE:
LA CLIENT:
Factor de evaluare APTITUDINI TEHNICE Cosiderai: nelegerea teoriilor contabile/de " audit/de impozitare: conformitatea cu procedurile firmei; recunoaterea problemelor eseniale. Nivel Comentariu PREZENTAREA ACTIVITII Considerai: corectitudinea, modul de aezare In pagin, trimiterile, nregistrarea activitii efectuate, lizibilitatea, calitatea proiectelor conturilor, standardul notelor, claritatea 'ntrebrilor. Nivel Comentariu CALITI PERSONALE Considerai: aplicaia spre cercetare, tactul, capacitatea de cuprindere, dorina de utilizare a raionamentului profesional i acceptarea responsabilitii, abilitate de lucru fr supraveghere, interesul fa de angajament, punctualitatea. Nivel Comentariu
46
CALITATI ADMINSTRATIVE Consider: planificarea, repartizarea eficterrt, utilizarea eficient a personalului, pregtirea pe parcurs, ndeplinirea prognozelor i satisfacerea termenelor limit, completarea dosarelor, sftuirea cu promptitudine a superiorilor asupra problemelor ce apar. Nivel Comentariu
Ce considerai ca a fcut bine persoana respectiv?
Ce aspecte pot fi mbuntite i cum?
Ce cerinte de pregatire exista ?
Acest formular trebuie s fie pstrat de ctre conductorul pregtirilor pn cnd nevoile de pregtire sunt satisfcute sau pn la urmtoarea evaluare oficial oricare
47
din ele are loc mai nti. Dup aceea, dou copii trebuie s fie returnate beneficiarului una dintre ele fiind apoi trimis evaluatorului cu propria evaluare pentru completare.
6. AVANSAREA ANGAJATILOR IN CADRUL FIRMEI 1. ASISTENT 1 Utilizarea informaiilo r despre afacere 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Posed i dezvolt cunotinele despre probleme mai complexe i aplic n mod eficient aceste cunotine pentru a mbunti serviciile oferite clienilor Transmite intrebarile din partea clienilor n mod adecvat i prompt persoanelor responsabile Este la curent cu noutile tehnice/legislative si identific modurile n care acestea ar putea influena munca sa Incearc s nteleaga anumite concepte tehnice din discuiile cu superiorii si Identific oportunitile de consultare poteniale i le discut cu managerul su Manifest interes n mbuntirea cunotinelor sale comericale generale Obine cunotine de baz despre afacerile clientului pentru a ntelege mai bine informaiile primite n timpul auditului Cunoate toate sursele de informaii disponibile i le utilizeaz n mod eficient Utilizeaz tehnicile de intervievare pentru a obine informaii relevante din partea angajailor clientului Indosariaza datele obinute n cea mai potrivita si clara form, evideniind problemele pentru angajaii clientului
48
2. ASISTENT 2
Aplicarea standardel or profesional e 1 2 3 4 5 6 7
Posed i dezvolt cunotinele despre standardele profesionale, i aplic n mod eficient aceste cunotine n concordan cu procedurile firmei Demonstreaz c ntelege din ce in ce mai mult cele mai bune practice n audit si le aplic n munca lor Este consecvent in obtinerea de probe solide i cunoate necesitatea de a fi scpetic din punct de vedere profesional Dorete s contribuie la rezolvarea problemelor i va solicita asisten n acest sens Se consult cu anumii superiori din Firm pentru a ntelege mai bine cele mai bune practici Va urmri ca o problem s fie rezolvat n mod satisfacator pentru el n cazul identificrii unui risc, il instiinteaza imediat pe manager Elaboreaza o documentaie clar i precisa care sa demonstreze intelegerea corecta a problemelor si modului de solutionare a lor
3. SENIOR 1 Utilizarea informaiilo r despre afacere 1 2 3 4 5 6 Posed i dezvolt cunotinele despre probleme mai complexe i aplic n mod eficient aceste cunotine pentru a mbunti serviciile oferite clienilor Primeste intrebarile din partea clientului i le transmite managerilor responsabili tinand cont de informaiile obinute Este la current cu impactul produs de dezvoltarile profesionale si le discuta cu managerul si partenerul Cunoaste conceptele tehnice si poate sa le discute in mod clar cu superiorii sai Se consulta atunci cand e cazul cu managerul Intelege trendurile comericiale si economice si poate folosi cunostintele sale in domeniile de audit aplicabile Obine cunotine importante despre afacerile clientului pentru a interpreta mai bine informaiile primite n timpul
49
7 8 9 10 4. SENIOR 2 Utilizarea informaiilo r despre afacere 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Administra rea afacerii 1 2 3
auditului Acceseaz/cerceteaza analizele existente despre competitorii clientului si poziia acestuia in cadrul industriei pentru a ajuta la efectuarea unui audit eficient Este familiar cu diversele surse de informatii si le foloseste in etapele de analiza si solutionare a problemelor. Utilizeaz tehnicile de intervievare pentru a obine informaii relevante din partea angajailor clientului Indosariaza datele obinute, n cea mai potrivita si clara form, analizand si tragand concluziile preliminare
Posed i dezvolt cunotinele despre probleme mai complexe i aplic n mod eficient aceste cunotine pentru a mbunti serviciile oferite clienilor Primeste intrebatile din partea clienilor i le transmite managerilor responsabili tinand cont de informaiile obinute Este la current cu impactul produs de dezvoltarile profesionale si le discuta cu managerul si partenerul Cunoaste conceptele tehnice si poate sa le discute in mod clar cu superiorii sai Se consulta atunci cand e cazul cu managerul Intelege trendurile comericiale si economice si poate folosi cunostintele sale in domeniile de audit aplicabile Obine cunotine importante despre afacerile clientului pentru a interpreta mai bine informaiile primite n timpul auditului Acceseaz/cerceteaza analizele existente despre competitorii clientului si poziia acestuia in cadrul industriei pentru a ajuta la efectuarea unui audit eficient Este familiar cu diversele surse de informatii si le foloseste in etapele de analiza si solutionare a problemelor. Utilizeaz tehnicile de intervievare pentru a obine informaii relevante din partea angajailor clientului Indosariaza datele obinute, n cea mai potrivita si clara form, analizand si tragand concluziile preliminare Administreaza resursele firmei in mod eficient pentru maximizarea performantelor Lucreaz pentru a se incadra in bugetul de timp Informeaza n mod prompt managerul de teren despre dificultatile si intarzierele aparute Pastreaza documente detaliate referitoare la timpul necesar pentru sarcinile indeplinite
50
4 5 6 8
Daca munca nu se finalizeaza la data terminarii a angajamentului, prezinta detalii adecvate privind sarcinile neindeplinite Isi dezvolta capacitatea de a sti care sunt prioritatile si isi administreaza timpul in mod eficient Este dispus la fac ore suplimentare atunci cnd este necesar Demonstreaza interes pentru studentii de perspective, de ex. Prin implicare in procesul de recrutare
5. MANAGER 1 Utilizarea informaiilo r despre afacere 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 Posed i dezvolt cunotinele despre probleme mai complexe i aplic n mod eficient aceste cunotine pentru a mbunti serviciile oferite clienilor Primeste intrebarile din partea clienilor i le transmite managerilor responsabili dupa ce a tras concluziile initiale Are destule cunostinte in domeniul taxelor si impozitelor pentru a revizui calculele taxelor si pentru a elabora prezentarile din situatiile financiare legate de taxe Este la curent cu impactul produs de noutatile legislative si profesionale si le discuta cu managerul si partenerul Cunoaste conceptele tehnice si poate sa le discute in mod clar si sigur cu angajatii clientului Se consulta atunci cand e cazul cu managerul Intelege trendurile comericiale si economice si potenialul impact al acestora asupra auditului Obtine cunostinte temeice despre afacerile clientului si cunostinte generale despre industria in care activeaza clientul pentru a putea discuta toate aspectele necesare. Incearca in mod activ sa compare performantele actuale ale clientului cu cele ale competitorilor sai Detine cunsotinte de baza despre modalitatea in care se formuleaza strategia firmei Dezvolta o relatie profesionala cu angajatii clientului pentru a intelege schimbarile care au loc in cadrul firmei clientului Cauta sa obtina experienta si in afara activitatii normale de audit, ca de exemplu prognoze a capitalului circulant si poate aplica aceasta experienta in munca de audit Consulta diverse surse de informatii pentru a analiza si rezolva problemele Foloseste tehnicile de intervievare pentru a obtine informatii relevante de la angajatii clientului Indosariaza datele obinute, n cea mai potrivita si clara form, analizand si tragand concluzii.
51
6. MANAGER 2 Utilizarea informaiil or despre afacere 1 2 Posed i dezvolt cunotinele despre probleme mai complexe i aplic n mod eficient aceste cunotine pentru a mbunti serviciile oferite clienilor Elaboreaza concluziile initiale pentru a rasunde la intrebarile clientului tinand cont atat de aspectele comerciale cat si de cele tehnice Are destule cunostinte in domeniul taxelor si impozitelor pentru a identifica problemele care vor avea un impact asupra conturilor, pentru a revizui calculele taxelor si pentru a asigura prezentari corecte in situatiile financiare. Este la curent cu impactul produs de noutatile legislative si profesionale si le discuta cu clientul si cu partenerul Cunoaste conceptele profesionale complexe si poate sa le discute in mod clar si sigur cu clientul Se consulta in mod regulat cu partenerul Este la current cu tendintele si noutatile comerciale si economice pentru a putea discuta despre efectele acestora asupra afacerilor clientului Obtine cunostinte de baza despre domeniul de activitate al clientului pentru a putea discuta despre probleme si oportunitati cu clientul Isi dezvolta cunostintele despre competitorii si pozitia clientului in domeniul sau de activitate si le foloseste pentru a desfasura un audit efficient prin identificarea problemelor din performantele clientului Stie cum se formuleaza strategia firmei Dezvolta o relatie profesionala cu angajatii clientului pentru a intelege schimbarile care au loc in cadrul firmei clientului Isi dezvolta cunostintele financiare pentru a putea asista clientul cu diverse proiecte cum sunt prognozele de capital circulant Consulta diverse surse de informatii pentru a analiza si rezolva problemele Analizeaza si utilizeaza informatiile relevante obtinute din discutiile cu clientul Asimileaza si analizeaza datele obtinute rapid si eficient
3 4 5 6 7 8
9 10 11 12 13 14
7. SENIOR MANAGER Utilizarea informaiilo Posed i dezvolt cunotinele despre probleme mai complexe i aplic n mod eficient aceste cunotine
52
r despre pentru a mbunti serviciile oferite clienilor afacere 1 Incearca sa ofere raspunsuri inovative si utile la intrebarile clientului tinand cont de problemele comerciale si de acuratetea tehnica 2 Are destule cunostinte in domeniul taxelor si impozitelor pentru a identifica problemele care vor avea un impact asupra conturilor, pentru a revizui calculele taxelor si pentru a asigura prezentari corecte in situatiile financiare. 3 Este la curent cu impactul produs de noutatile legislative si profesionale si le discuta cu clientul si cu partenerul 4 Cunoaste conceptele profesionale complexe si poate sa le discute in mod clar si sigur cu clientul 5 Se consulta in mod regulat cu partenerul 6 Este la current cu tendintele si noutatile comerciale si economice pentru a putea discuta despre efectele acestora asupra afacerilor clientului 7 Obtine cunostinte solidedespre domeniul de activitate al clientului pentru a putea discuta despre probleme si oportunitati cu clientul 8 Are cunostinte despre competitorii si pozitia clientului in domeniul sau de activitate si le foloseste pentru a desfasura un audit eficient prin identificarea problemelor din performantele clientului 9 Stie cum se formuleaza strategia firmei si cum se dezvolta strategia de afaceri a clientului 10 Dezvolta o relatie profesionala cu managementul superior al clientului pentru a intelege schimbarile care au loc in cadrul afacerii 11 Isi dezvolta cunostintele financiare pentru a putea asista clientul cu diverse proiecte cum sunt prognozele de capital circulant 12 Isi dezvolta cunostintele despre jucatorii cei mai importanti de pe piata financiara locala 13 Consulta diverse surse de informatii pentru a analiza si rezolva problemele 14 Analizeaza si utilizeaza informatiile relevante obtinute din discutiile cu clientul 15 Asimileaza si analizeaza datele obtinute rapid si eficient, recunoscand impactul acestora asupra altor sectiuni ale auditului 16 A indentificat un domeniu de specializare (sectoare ale industriei, de ex. comertul cu amanuntul, segmente, de ex. companii multinationale sau sectiuni profesionale, de ex. managementul riscurilor) si isi dezvolta expertiza in acel domeniu 17 Este la current cu schimbarile legislative, profesionale, de
53
mediu, politice si socio-economice din domeniul sau de specializare. Ofera sfaturi clientului cu privire la impactul acestor schimbari asupra afacerilor clientului. 8. DIRECTOR Utilizarea informaiil or despre afacere 1 2 Posed i dezvolt cunotinele despre probleme mai complexe i aplic n mod eficient aceste cunotine pentru a mbunti serviciile oferite clienilor Incearca sa ofere raspunsuri inovative si utile la intrebarile clientului tinand cont de problemele comerciale si de acuratetea tehnica Are destule cunostinte in domeniul taxelor si impozitelor pentru a identifica problemele care vor avea un impact asupra conturilor, pentru a revizui calculele taxelor si pentru a asigura prezentari corecte in situatiile financiare. Anticipeaza impactul produs de noutatile legislative si profesionale, le comunica clientului si il sfatuieste cu privire la asimilarea acestor noutati. Cunoaste conceptele profesionale complexe si poate sa le simplifice si sa le explice in mod clar si sigur clientului Se consulta cu clientii in mod regulat prin intermediul intalnirilor, corespondentei si a telefoanelor. Este la current cu tendintele si noutatile comerciale si economice pentru a putea sa sfatuiasca clientul cu privire la efectele acestora asupra afacerilor sale Detine cunsotinte solide despre domeniile de activitate ale clientului pentru a putea discuta diverse aspecte si pentru a putea sa prevada impactul asupra afacerilor clientului si oportunitatile posibile ale clientului. Are cunostinte despre competitorii si pozitia clientului in domeniul sau de activitate si le foloseste pentru indetificarea puntelor tari si punctelor slabe ale clientului Obtine probe pentru a putea evalua corect angajatii cheie ai clientului si pentru a putea asista partenerul la discutiile cu managementul superior al clientului referitoare la competenta angajatilor. Ajuta clientul in dezvoltarea unei strategii de afaceri Dezvolta o relatie solida cu managementul superior al clientului prin intermediul careia poate imbunatati performantele actuale si viitoare ale afacerii. Intelege si poate discuta cu incredere despre domenii financiare si nu numai, ca de ex. imprumuturi, achizitii si poate sa il sfatuiasca pe client in aceste domenii
3 4 5 6 7
8 9
10 11 12
54
13 14 15 16 17
18
19
Cunoaste care sunt jucatorii cei mai importanti de pe piata financiara locala Consulta diverse surse de informatii pentru a analiza si rezolva problemele Revizuieste informatiile relevante obtinute din discutiile cu clientul si stabileste care sunt pasii urmatori Asimileaza si analizeaza datele obtinute rapid si eficient, recunoscand impactul acestora asupra altor sectiuni ale auditului Este expert professional in domeniul sau de specializare(sectoare ale industriei, de ex. comertul cu amanuntul, segmente, de ex. companii multinationale sau sectiuni profesionale, de ex. managementul riscurilor) Anticipeaza schimbarile legislative, profesionale, de mediu, politice si socio-economice din domeniul sau de specializare. Ofera sfaturi clientului cu privire la impactul acestor schimbari asupra afacerilor clientului. Demosntreaza o cunoastere larga a riscurilor afacerii si a problemelor din domeniul de activitate al clientului pentru a identifica riscurile si a le comunica clientului
9. PARTENER Utilizare a informai ilor despre afacere 1 2 Posed i dezvolt cunotinele despre probleme mai complexe i aplic n mod eficient aceste cunotine pentru a mbunti serviciile oferite clienilor
3 4 5 6
Ofera raspunsuri inovative si utile la intrebarile clientului tinand cont de problemele comerciale si de acuratetea tehnica Are destule cunostinte in domeniul taxelor si impozitelor pentru a identifica problemele care vor avea un impact asupra conturilor, pentru a revizui calculele taxelor si pentru a asigura prezentari corecte in situatiile financiare. Anticipeaza impactul produs de noutatile legislative si profesionale, le comunica clientului si il sfatuieste cu privire la asimilarea acestor noutati. Cunoaste conceptele profesionale complexe si poate sa le simplifice si sa le explice in mod clar si sigur clientului Se consulta cu clientii in mod regulat prin intermediul intalnirilor, corespondentei si a telefoanelor. Este la current cu tendintele si noutatile comerciale si economice si sfatuieste clientul cu privire la efectele acestora asupra afacerilor sale
55
7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17
18
19
Detine cunsotinte solide despre domeniile de activitate ale clientului pentru a putea discuta cu clientul despre strategie, diverse aspecte si oportunitati pentru acesta. Are cunostinte despre competitorii si pozitia clientului in domeniul sau de activitate si le foloseste pentru indentificarea puntelor tari si punctelor slabe ale clientului Obtine probe pentru a putea evalua corect angajatii cheie ai clientului si pentru a putea discuta cu managementul superior al clientului referitor la competenta angajatilor. Ajuta clientul in dezvoltarea si implementarea unei strategii de afaceri Dezvolta o relatie solida cu managementul superior al clientului prin intermediul careia poate imbunatati performantele actuale si viitoare ale afacerii. Intelege si poate discuta cu autoritatile despre domenii financiare si nu numai, ca de ex. imprumuturi, achizitii pentru a putea sa il sfatuiasca pe client in aceste domenii Elaboreaza un program pentru a se intalni cu jucatorii cei mai importanti de pe piata financiara locala Cunoaste foarte bine diversele surse de informatii care pot fi utilizate pentru a analiza si rezolva problemele Revizuieste informatiile relevante obtinute din discutiile cu clientul si stabileste care sunt pasii urmatori Asimileaza si analizeaza datele obtinute rapid si eficient, recunoscand impactul acestora asupra altor sectiuni ale auditului Este recunoscut ca o autoritate in domeniul sau de specializare (sectoare ale industriei, de ex. comertul cu amanuntul, segmente, de ex. companii multinationale sau sectiuni profesionale, de ex. managementul riscurilor) Anticipeaza schimbarile legislative, profesionale, de mediu, politice si socio-economice din domeniul sau de specializare. Ofera sfaturi clientului cu privire la impactul acestor schimbari asupra afacerilor clientului. Demosntreaza o cunoastere larga a riscurilor afacerii si a problemelor din domeniul de activitate al clientului pentru a identifica riscurile si a le comunica clientului
56
7. BENEFICIILE ANGAJATILOR
Asigurarea medical POLITICA Firma de audit acoper asigurarea medical pentru anagajaii care nu pot beneficia de asigurare medical de stat. Angajaii pot alege o asigurare medical care s acopere doar cheltuielile sale medicale sau una care s acopere cheltuielile medicale ale sale i ale soulului/soiei, partenerului de viat i/sau ale copiilor aflai n ngrijire. Firma de audit va acoperi cheltuielile cu primele de asigurare ale angajailor si n proporie de 100%. Primele de asigurare pentru so/partener de via i copii vor fi acoperite parial de firm. Procentul de acoperire va fi stabilit de Departamentul local de Resurse Umane i de Managerul firmei de audit de Indemnizaii i Beneficii. Angajaii care aleg asigurarea medical sunt acoperii efectiv din prima zi a lunii n care aleg tipul de asigurare. Angajaii care pleac din firm sunt acoperii pn n ultima zi a lunii n care i reziliaz contractul de munc. Asigurarea medical nu va extins pentru persoanele care pleac din firm. Poate fi extins pentru angajaii care se transfer ntr-o alt firm INDRUMARE Angajaii vor primi informaii i formulare de nscriere pentru asigurarea medical atunci cnd accept oferta de angajare. Formularele trebuie completate i transmise Departamentului de Resurse Umane al firmei de audit.
57
Asigurarea de cltorie POLITICA Firma acoper asigurarea de cltorie n interese de afaceri sau n timpul liber pentru toi angajaii si. Firma nu acoper asigurarea de cltorie a membrilor de familie sau a celor aflai n ngrijire, cu toate acestea, asigurarea de cltorie pentru membrii familiei n cazul ctoriile n interese personal poate fi ncheiat separat cu o societate independent de asigurare. Angajaii sunt asigurai efectiv din prima zi de angajare. Angajaii care i rezilizeaz contractul de munc cu firma sunt asigurai pn n ultima zi a lunii n care pleac. INDRUMARE
Fiecrui Director de resurse umane i se vor emite carduri pentru regiunea n care activeaz, fiecare card va avea un numr unic care li se va atribui angajatului. Atunci cnd angajatul prsete firma sau regiunea, numrul su va fi repartizat unui nou angajat. Este important s se pstreze o list a angajailor cu numerele de asigurare care le-au fost atribuite. Asiguratorul va lucru doar cu numere i nu cu nume. Lista/ Graficul de beneficii poate fi pus la dispoziia angajailor de Directorul local de resurse umane.
Asigurarea de via POLITICA Firma de audit ofer asigurare de via i asigurare pentru moarte accidental sau invaliditate pentru toi angajaii si. Acoperirea acestor asigurri nu este obligatorie iar primele de asigurare sunt pltite integral de angajat. Angajailor care opteaz pentru asigurare de via de peste $ 250 000, li se solicit de ctre asigurator s fac un examen medical complet. Angajaii care opteaz pentru asigurare de via, de moarte accidental sau de invaliditate sunt acoperii efectiv din prima zi a lunii n care opteaz pentru orice tip de asigurare. Angajaii care i rezilizeaz contractul de munc cu firma sunt asigurai pn n ultima zi a lunii n care pleac. Totui pot alege s i extind asigurarea prin notificarea societii de asigurare i poate continua s pltesc primele de asigurare direct la reprezentanele societii de asigurare pentru asigurrile de via, moarte accidental sau invaliditate. INDRUMARE
58
Angajaii vor primi informaii i formulare de nscriere pentru asigurarea de via atunci cnd accept oferta de angajare. Formularele trebuie completate i transmise Departamentului de Resurse Umane ale firmei de audit. Primele pentru aceste asigurri vor fi reinute din salariul lunar al angajatului.
Incapacitate de munc/ Invaliditate pe termen lung POLITICA Firme de audit acoper asigurarea pentru invaliditate pe termen lung pentru toi angajaii si. Aceast asigurare trebuie s ofere angajailor pan la 60% din salariul de baz n caz de invaliditate parial sau total care duce la incapacitatea de a munci. Aceast asigurare nu este obligatorie iar primele de asigurare sunt pltite integral de angajat. Angajaii care opteaz pentru asigurare de invaliditate pe termen lung sunt acoperii efectiv din prima zi a lunii n care opteaz pentru acest tip de asigurare. Angajaii care i rezilizeaz contractul de munc cu firma sunt asigurai pn n ultima zi a lunii n care pleac. Asigurarea nu poate fi extins pentru angajaii care pleac din firm. Poate fi extins pentru angajaii care se transfer la o alt firm de audit pn n momentul in care acoperirea asigurrii va fi preluat de firma la care s-au transferat. INDRUMARE Angajaii vor primi informaii i formulare de nscriere pentru asigurarea de via atunci cnd accept oferta de angajare. Formularele trebuie completate i transmise Departamentului de Resurse Umane ale firmei de audit. Primele pentru aceste asigurri vor fi reinute din salariul lunar al angajatului. Fond de economii POLITICA Firma de audit ofer angajailor car sunt eligibili din punct de vedere legal posibilitatea de a economisi ntr-un fond de economii ales de ei prin deducere din salariu. Aceste fonduri sunt facultative i se negociaz direct ntre angajat i furnizor. In prezent, firma nu ajusteaz contribuiile la fondurile de economii. INDRUMARE
59
Angajaii trebuie s contacteze Managerul de Pli i Beneficii al firmei de audit pentru informaii despre fondurile de economii. Li se vor pune la discpoziie datele de contact ale furnizorului current de astfel de servicii i apoi vor discuta direct cu reprezentantul acestuia pentru a stabili dac vor colabora cu acest furnizor de servicii i care va fi planul de economii care se potrivete nevoilor sale. Managerul nu este responsabil pentru serviciile oferite de acest furnizor. Zile libere Concediile/zilele de odihn Concediile POLITICA Toi salariaii firmei de audit angajai ncepnd cu 1 ianuarie, au dreptul la 21 de zile de concediu pe an calendaristic. Orice persoan angajat dup aceast dat va primi un numr de zile de concediu calculat proporional n funcie de data angajrii. Persoanele angajate dup data de 15 a fiecrei luni nu vor primi zile de concediu aferente acelei luni. Angajai au dreptul la concediu, calculndu-se la 1,66 zile pe lun. Angajailor care i reziliaz contractul de munc li se vor plti zilele de concediu meritate dar neefectuate n cursul anului calendaristic. Pe perioada concediului se va plti angajatului doar salariul de baz. Dac un angajat i-a luat mai multe zile de concediu dect avea dreptul, echivalentul in bani al acestor zile va fi reinut din salariul final. Firme de audit nu va achita plata concediilor n cazul in care firmele locale nu in evidena orelor lucrate. Angajaii sunt ncurajai s-i programeze i s-i ia toate zilele de concediu n cursul fiecrui an calendaristic. Totui, din cauza intereselor companiei i a perioadelor aglomerate, unui angajat i se paote solicita s ii decaleze concediul pn la o dat care este mai convenabil i pentru angajat i pentru firm. De exemplu, n Departamentul de Audit e posibil ca angajailor s nu li se aprobe zile de concediu n perioada 3 ianuarie-30 aprilie a fiecrui an. Zilele de concediu nu pot fi pstrate pentru urmtorul an calendaristic dect n cazul n care legile naionale impugn acest lucru sau n condiii excepionale. In aceste cazuri, este nevoie de aprobarea Partenerului firmei. INDRUMARE Angajaii trebuie s completeze i s transmit un formular de cerere de concediu, Partenerului din Departamentul su sau reprezentantului acestuia, sau, n cazul personalului adminsitrativ, superiorului direct pentru aprobare cu o perioad de timp adecvat nainte de zilele solicitate. Dup aprobarea cererii, o copie a acesteia trebuie transmis Departamentului de resurse umane.
60
CONCEDIU MEDICAL POLITICA In funcie de natura bolii, firme de audit poate acorda, la discreie, zile de concediu medical suplimentare, dar nepltite. Acest lucru va fi luat n considerare dup expirarea tuturor zilelor de concediu medical de drept ale angajatului. Firma i rezerv dreptul de a obine un certificat medical de la un cabinet medical calificat pentru a proba zilele de concediu luate. Firme de audit i rezerv dreptul s limiteze sau s rezilieze contractul de munc al angajatului fr notificare prealabil n cazul n care angajatul nu poate s-i ndeplineasc sarcinile de serviciu obinuite din cauza bolii sau a unei incapaciti fizice dup ce acesta i-a utilizat zilele de concediu medical pltite la care avea dreptul. INDRUMARE Absena de la serviciu n caz de boal a oricrui angajat trebuie raportat din prima zi Departamentului de resurse umane i superiorului angajatului. Orice absen care depete dou zile trebuie probat cu un certificat medical care va fi transmis Departamentului de resurse umane. Concediu de maternitate POLITICA Angajai locali Personalul local angajat full-time de unul dintre birourile firmei de audit are dreptul la concediu de maternitate conform reglementrilor legale naionale. Angajaii expatriai/nerezideni Angajaii nerezideni cu o experien de cel puin 12 luni ntr-o firm de audit i angajai de un birou al firmei au dreptul la urmtoarele beneficii n caz de concediu de maternitate.
61
Dac angajatul nerezident se ntoarce la serviciu ntr-o 6 sptmni 100% perioad de maxim 6 luni de la data anterii copilului, 6 sptmni 50% aceasta va primi plata pentru nc 6 sptmni n proporie de 50% din salariu. Aceast indemnizaie va fi achitat n zilele de salariu normale din luna n care angajata se ntoarce la serviciu. Aceast politic se aplic i n cazul adopiilor. nainte de a reveni la serviciu, angajata poate discuta n mod individual despre posibilitatea unui program de lucru flexibil dup naterea copilului cu superiorul direct. INDRUMARE Angajai locali Angajatele trebuie s se consulte cu Departamentul local de resurse umane pentru a afla dac au dreptul la beneficii i pentru a stabili durata concediului de maternitate. Departamentul local de salarizare trebuie notificat n scris de superiorul angajatei cu privire la data nceperii concediului de maternitate Departamentul local de salarizare trebuie notificat n scris de superiorul angajatei cu privire la data ntoarcerii angajatei la serviciu Angajai nerezideni Angajatele trebuie s notifice superiorul i Departamentul de resurse umane cu privire la data nceperii concediului de maternitate i trebuie s prevad data ntoarcerii la serviciu. Departamentul de resurse umane va notifica n scris Departamentul de Pli i Beneficii al firmei cu privire la data inceperii concediului de maternitate al angajatei. Angajatele vor fi pltite n concordan cu aceast politic pe perioada concediului de maternitate. Departamentul de Pli i Beneficii al firmei de audit trebuie notificat n scris de Deaprtamentul de resurse umane atunci cnd angajata se ntoarce la serviciu.
Perioada de concediu Procentaj de maternitate salariu
din
CONCEDIUL DE PATERNITATE
62
POLITICA Angajaii firmei de audit care au experien de cel puin 12 luni ntr-o firm beneficiaz de un concediu de paternitate de maxim 5 zile lucrtoare pentru naterea sau adopia unui copil. Concediul de paternitate trebuie luat n cel mult 6 luni ncepnd cu perioada imediat anterioar naterii sau imediat dup naterea sau adopa unui copil. INDRUMARE Angajaii trebuie s solicite n scris aprobarea concediului de paternitate de ctre Seful departamentului. Cererea aprobat trebuie apoi transmis Departamentului de resurse umane. Zile libere pentru motive personale Concediu de studiu sau examene Concediu pentru serviciu militar Invoirea POLITICA Invoirea reprezint absena nepltit (zile libere neplitite) folosit pentru rezolvarea problemelor personale ale angajailor atunci cnd concediul de odihn nu este suficient. Orice cerere de nvoire va fi analizat individual inandu-se cont de fiecare angajat n parte i de activitatea firmei. Aprobarea nvoirii este la aprecierea Partenerului responsabil sau al Partenerului firmei. nvoirea va fi aprobat pentru nu mai puin de 30 de zile i nu mai mult de 12 luni. Orice cerere pentru mai puin de 30 de zile nu va fi considerat o cerere formal de nvoire. Dei lista nu se vrea a fi exhaustiv, urmtoaterele reprezint exemple de cazuri n care se poate solicita nvoire: ngrijire pe termen lung a unui copil bolnav sau a unei rude n vrst Prelungirea oncediului de maternitate Prelungirea concediului de studiu Cltorii pe termen mai lung Schimbarea domiciliului Alte motive personale aprobate de Firm
63
INDRUMARE Angajaii trebuie s fac o cerere scris de nvoire ctre superiorul direct. Cererea va fi revizuit de Partenerul responsabil i/sau de Partenerul firmei. n mod normal angajatul va fi notificat n termen de maxim 10 zile lucrtoare cu privire la soluionarea cererii sale. Dac postul sau unul similar este disponibil, angajatul trebuie s se ntoarc la serviciu imediat dup expirarea perioadei de nvoire. Dac nici un post nu este disponibil la expirarea perioadei nvoirii sau dac angajatul nu se ntoarce la serviciu, contractul de munc va fi reziliat. nvoire special POLITICA Reprezentare naional Angajaii alei s-i reprezinte ara la un eveniment sportive, cultural sau politic recunoscut pot beneficia de zile libere n urma aprobrii Partenerului firmei. Prezentarea n instan Angajaii citai s apar ntr-un proces n instan (de ex. In calitate de martor, reclamant sau acuzat) poate primi, la aprecierea Partenerul firmei, zile de nvoire special pltite integral pe perioada procesului juridic. Perioada i condiiile acestor tipuri de nvoiri va fi determinat n mod individual pentru fiecare angajat. INDRUMARE Invoirea n condiiile prezentate mai sus trebuie solicitat n scris Partenerului firmei cu cel puin o lun nainte de perioada de nvoire solicitat. In cazul n care nu este posibil notificarea cu o lun nainte, ntiinarea trebuie fcut ct mai repede posibil pentru a permite firmei s modifice graficele de munc.
Zile libere fr aprobare prealabil POLITICA Absena de la locul de munc fr obinerea unei aprobri n prealabil reprezint o nclcare a contractului din partea angajatului.
64
In cazul absenei neautorizate, firme de audit i rezerv dreptul s rein bani din salariu proporional cu numrul de ore pierdute. Absena fr o aprobare prealabil, o justificare sau o notificare, cu excepia cazurilor de boal grav sau accident major, va fi tratat ca o demisie voluntar dac depete 5 zile lucrtoare. Introducere Succesul firmei de audit depinde n mare parte pe capacitatea noastr de a atrage, pregti i pstra profesioniti de cea mai bun calitate. Pe msur ce firma face tot posibilul s fie un magnet pentru oameni talentai, este foarte important s nelegem i s rspundem la nevoile i ateptrile angajailor notri. Studiile interne i externe au demonstrat c ceea ce atrage oamenii talentai, i responsabilizeaz i i determin s rmn n firm este echilibrul dintre munc i viaa personal. Acest echilibru este greu de atins ntr-o firm care ofer servicii profesionale aa cum este firma noastr. Cu toate acestea, disponibilitatea unui program flexibil de munc atunci cnd este posibil i va ajuta pe angajaii notri s ajung un echilibru ntre aspiraiile personale i cele profesionale mai ales n cazul unor situaii de viat solicitante, ca de exemplu ngrijirea copiilor mici sau a unei rude bolnave sau n vrst. Programele flexibile de munc definite in acest document au fost dezvoltate ca rspuns la feedback-ul primit din partea oamenilor notri n cadrul unor studii i pe baza recomandrilor primite din partea Grupul consultativ al partenerilor n urma unei analize a motivelor pentru care exist pondere diferit a brbailor fa de femei printre profesionitii de la nivelurile de top management: partener, director sau senior manager. Politica privind programele flexibile de lucru se va adresa urmtoarelor probleme ale companiei: Posibilitatea extins de a recruta cei mai talentai i experimentai angajai Pstrarea pentru o perioad mai lung de timp a personalului talentat Economii importante n ceea ce privete costurile administrative Creterea semnificativ a numrului de posturi de conducere deinute de femei Continuitate n relaiile cu clienii Principiile de baz Recunoaterea importanei oamenilor Noi investim foarte mult n atragerea, pregtirea i motivarea angajailor. Programul flexibil de lucru demonstreaz dorina noastr de a ne ajuta angajaii s creeze un echilibru ntre angajamentele personale i cele profesionale. Utilizarea sub forma unor mijloace de lucru Programele flexibile de lucru trebuie folosite ca mijloace critice de angajare de personal, de productivitate i de
65
pstrare a angajailor pentru a spori att continuitatea serviciilor oferite clienilor notri ct i flexibilitatea i agilitatea necesare firmei. Programul flexibil de lucru nu este garantat Firma i rezerv dreptul de a refuza sau a amna o cerere n funcie de ateptrile clienilor, cerinele lor, precum i n funcie de continuitatea, necesarul de personal i cantitatea de munc necesar, de cerinele de munc din sezonul de vrf, de performanele fiecrui angajat i de ali factori de business. Decizia final se va baza pe nevoile angajatului, ale departamentului, ale firmei i ale clienilor Imparialitatea nseamn corectitudine i nu uniformitate A fi corect nseamn aplicarea n mod consecvent a unui proces de luare de decizii prin respectarea unor principii i valori clare, cu scopul de a gsi cele mai bune soluii pentru situaiile speciale. n consecin, rezultatul unui astfel de proces poate fi diferit. Luarea deciziilor pe baza nevoilor firmei i nu pe baza motivaiilor Angajatului nu i se cere s explice motivele pentru care solicit un program de lucru flexibil iar partenerii trebuie s ia decizia n funcie de nevoile companiei. Nu este rolul partenerului s determine ct de important este morivul solicitrii, ci s evalueze fiecare cerere n funcie de fiecare situaie n parte i de impactul asupra activitii firmei. Performanele angajatului sunt relevante. performanele angajatului reprezint un factor important atunci cnd se analizeaz o cerere de program de lucru flexibil. Profesonitii care au demonstrat c pot depi ateptrile i se pot organiza singuri au mai multe anse s se adapteze cu succes unui program flexibil. In unele cazuri, performanele se pot mbunti datorit flexibilitii mai mari a programului de lucru. Politica Sunt disponibile trei tipuri de programe de lucru flexibil i de ntrerupere a carierei. Acestea au fost menite n primul rnd pentru persoanele care se intorc la lucru din concediu de maternitate/ngrijire copil, i pentru angajai cu performane de top pentru a-i ajuta n rezolvarea unor probleme personale legate n principal de ngrijirea copiilor, a prinilor, de educaie i de pregtire profesional. Alegerea unui program de lucru flexibil va depinde de nevoile angajatului coroborate cu nevoile companiei. Evident nu va fi ntotdeauna posibil s se beneficieze de programe flexibile de lucru. Acaestea reprezint opiuni de lucru petnru care este necesar aprobarea, i nu sunt garantate. Aceste politici ofer ndrumare doar i nu trebuie interpretate ca fiind garanii sau reguli. Se va decide n mod raional dac un program de lucru redus este benefic pentru un angajat, pentru colegii si i pentru companie. Cel mai important este ca procesul de decizie s fie guvernat de nite principii clare. Flexibilitatea, prin natura sa, va avea rezultate diferite n situaii diferite. Nu exist o singur soluie pentru orice situaie.
66
Programul flexibil de lucru a fiecrui angajat va fi revizuit n cadrul procesului obinuit de revizuire a performanelor, pentru a se determina dac acest program este potrivit att pentru angajat ct i pentru companie i dac este necesar, pentru modificarea acestuia. Programe flexibile de lucru 1. Flextime (include o sptmn de lucru comprimat i telecomunicare) Numrul de ore lucrate rmne acelai ca numrul obinuit de ore sptmnale sau lunare. Numrul de ore lucrate pe zi poate varia i nu e nevoie s fie stabilite n prealabil. Telecomunicarea, sau munca de la distan ofer posibilitatea anagajailor s lucreze acas dar nu mai mult de 50% din timpul lucrat pe sptmn n mod normal, pe baza unui grafic prestabilit, n cazul in care responsabilitile interne sau externe fa de client permit acest lucru. Acest program poate include i un grafic sptmnal comprimat, adic angajaii pot comprima volumul normal de munc n mai puine zile pe sptmn. Eligibilitatea: Angajaii care lucreaz cu clienii intern sau extern, inclusiv partenerii Cerine: Numrul de ore lucrate la birou poate fi modificat cu condiia ca numrul total de ore lucrate pe sptmn sau pe lun s rmn acelai. Plata: Se va plti salariul integral inclusiv bonusurile de performan i beneficiile Promovarea: Profesionitii care aleg aceast opiune rmn eligibili pentru promovare, inclusiv pentru numirea drept candidat pentru funcia de partener. 2. Volum de munc redus ( include programe comprimate de lucru i telecomunicare) Acest program permite angajailor cu performane deosebite s-i reduc volumul standard de munc cu pn la 40% fr a le fi afectat posibilitatea de promovare n carier. Programele de lucru comprimate pot include programe anuale sau sezoniere cu posibilitatea de a lucra mai mult n perioada de vrf mai puin n afara acestei perioade de vrf, dac responsabilitile fa de client permit acest lucru. Telecomunicare sau munca de la distan permite profesionitilor s efectueze acas, pe baza unui grafic prestabilit, o parte din volumul de munc redus. Eligibilitatea: Angajaii care lucreaz cu clienii intern sau extern, inclusiv partenerii Cerine: Reducerea cu cel mult 40% din volumul de munc sptmnal. Angajaii care au un volum de munc redus trebuie s desfoare i activitile obinuite chiar dac n proporie mai mic. Astfel de activiti sunt pregtirea practic i profesional, activiti administrative sau de recrutare. Profesionistul
67
trebuie s lucreze cu superiorii si pentru a se asigura c este inc implicat n acele activiti care sunt foarte decisive pentru dezvoltarea profesional continu i continuitatea relaiilor cu clienii. Plata: Salariul va fi calculat n functie de numrul de ore lucrate. Se vor acorda i bonusurile de performan i beneficiile standard. Promovare: Profesionitii care aleg aceast opiune rmn eligibili pentru promovare. Aceia care au un volum de munc redus nu trebuie s se ntoarc la munca full-time pentru a fi luati n considerare pentru promovarea la un nivel superior. Cu toate acestea, pentru c n mod normal mai mult experien duce la o dezvoltare profesional mai rapid, programul de munc redus poate influena perioada de timp dup care va avea loc promovarea, precum i numirea drept candidat pentru funcia de partener. 2. Lucrul part-time Aceast opiune se adreseaz celor care doresc s lucreze mai puin de 60% din numrul standard de ore. Eligibilitatea: Angajaii care lucreaz cu clienii intern sau extern, inclusiv partenerii Cerine: Numrul de ore lucrate este variabil. Cu toate acestea, odat ce ce stabilite numrul de ore, acestea i numrul de ore pe sptmn rmn fixe. Plata: Salariul se va determina n funcie de numrul de ore lucrate. Beneficiile standard i bonusurile de performan sunt disponibile doar pentru angajaii care muncesc cel puin 50% din pogramul sptmnal de lucru. Promovarea: Profesionitii care aleg aceast opiune nu sunt n mod normal eligibili pentru promovare.
Pauz in carier O data la 3 ani, angajaii care lucreaz cu clienii intern sau extern pot s ia o pauza de munc pentru a urma alte interese sau activiti (fie legate sau nu de munc), dar i vor conserva locul de munc i relaia cu firma. Se vor analiza cererile de pauza n carier pentru orice motiv, inclusiv: Continuarea studiilor ngrijirea unei rude bolnave sau n vrst Indeplinirea unor obiective sportive sau personale Cltorii Transferul temporar din ar a partenerului de via
La un anumit moment, nu mai mult de 10% din angajaii de la un anumit nivel de carier, dintr-un anumit departament pot s beneficieze de o pauz n carier. Vor avea prioritate angajaii cu performane deosebite.
68
Eligibilitate: Angajaii de la nivelul de senior n sus, inclusiv partenerii Cerine: Pauzele n carier nu pot depi 6 luni (sau, in mod exceptional, 12 luni pentru terminarea studiilor full-time la o coal sau universitate de afaceri, de ex. MBA) Plat: Pauzele de carier reprezint zile libere nepltite, astfel nct nu se acord nici bonusurile de performan. Asigurarea medical, de cltorie, telefonul mobil i contribuiile minime la asigurrile sociale sunt meninute. Alte beneficii pot fi aprobate de biroul n cauz. Promovarea: profesionitii care iau pauz de carier rmn eligibili pentru promovare. Totui, pauza n carier poate afecta perioada de timp dup care va avea loc promovarea, inclusiv numirea drept candidat pentru funcia de partener. Pauzele de carier luate n perioade timp mai puin aglomerate nu vor ntrzia propunerile de promovare.
Concediul de maternitate/ingrijire copil Toate cele 3 programe flexibile de munc sunt disponibile tuturor angajailor care lucreaz cu clienii intern sau extern i se intorc la serviciu dup un concediu de maternitate/ngrijire copil. Impactul lurii unui concediu de maternitate/ngrijire copil asupra avansrii n carier este prezentat pe scurt mai jos: (1) Mai puin de 12 luni: nu exist nici un impact asupra avansrii n carier atunci cnd angajatul a rmas n contact i a participar la toate training-urile necesare. (2) Intre 12-18 luni: impactul asupra avansrii n carier se va evalua n mod individual (criteriile de baz: pstrarea legturilor i participarea la toate training-urile necesare); (3) Mai mult de 18 luni: impactul asupra avansrii va fi semnificativ. Atunci cnd se solicit concediu de maternitate/ngrijire copil, angajaii trebuie s menioneze dac plnuiesc s se intoarca la munc i se vor conveni termenii. Aceast convenie trebuie documentat de Dep. de resurse umane i semnat de angajat i de partenerul responsabil. In funcie de circumstane, firma l va ajuta pe angajat s pstreze legtura, inclusiv i se va permite utilizarea telefonului mobil i pstrarea adresei de e-mail de la firma de audit, n conformitate cu politicile firmei cu privire la utilizarea lor.
69
Cei care doresc s se intoarc la serviciu trebuie s depun toate eforturile pentru a participa la cursurile principale de pregtire prevzute n programa de studiu aferent perioadei n care ei absenteaz. MODEL DE CERERE PROGRAM FLEXIBIL DE LUCRU SI PAUZA IN CARIERA Nume: Postul ocupat: Funcia: Biroul: Partenerul/Managerul superior: Data nregistrrii cererii: Data propus ncepere: pentru
Note: Completarea acestui formular este obligatorie. Se recomand angajatului care solicit un program flexibil sau o pauz in carier s colaboreze cu partenerul/managerul superior pentru completarea formularului. n cazul n care anumite puncte din formular nu sunt aplicabile situaiei angajatului, v rugm s menionai acest lucru la punctul respectiv. 1. V rugm indicai programul de lucru pe care l solicitai: | | Flextime Volum redus de munc | | Munc part-time Pauz n carier
2. Pentru un program cu numr redus de ore (Volum redus de munc sau munc part-time) descriei cum v va afecta/influen programul acesta volumul de munc actual n cursul unui an (anagajamentele cu clienii, oportuniti de dezvoltare profesional, responsabiliti adminsitrative, etc.)
70
Pentru un program cu numr redus de ore, ce procent propunei din volumul de munc full-time?
Pentru un program cu numr redus de ore, identificai responsabilitile cheie care consituie volumul de munc actual vs. Propus: PROPUS
ACTUAL
Care este programul propus pe lun/pe sezon/pe an (se va exprima n funcie de cum este cel mai potrivit pentru postul i programul dumnevoastr) i locul de desfurare a muncii?
Not: ncercai s facei un proiecie pe 12 luni a responsabilitilor dvs. pentru a determina dac vor fi perioade cu volum de munc sporit. Care este durata propus pentru programul fexibil de lucru?
3. Descriei cum programul propus pentru atingerea unui echilibru ntre viaa personal i cea profesional va susine i mbunti performanele dvs.
4. Care sunt avantajele profesionale probabile ale acestui program pentru: Companie:
71
Clientul/clienii (interni i/sau externi):
5. Care sunt problemele posibile ale unui astfel de program pentru: Partenerul/Managerul superior dvs.
Clientul/clienii (interni i/sau externi):
Colegii dvs. de munc
6. Descriei cum vei colabora (mpreun cu compania) pentru depirea fiecrei probleme prezentate mai sus.
7. Descriei cum v vei pstra flexibilitatea de a rspunde la nevoile urgente ale clienilor i la alte situaii neateptate.
Cum v vei organiza astfel nct s fii disponbil n afara orelor planificate atunci cnd va fi necesar?
72
Dac suntei ntr-o funci care v solicit s cltorii des, cum vei rezolva probleme legate de aceste cltorii?
8. Descriei ce impact considerai c va avea acest program propus de dvs asupra ritmului de avansare n carier.
Cum planificai s continuai s v implicai n activitile necesare dezvoltrii dvs profesional care contribuie la avansarea i dezvoltarea carierei dvs (activiti de birou sau de resurse umane, de marketing, vnzri, training-uri, etc)?
9. Prezentai pe scurt planul dvs pentru implementarea i monitorizarea programului propus de lucru. Care este propunerea dvs. ca perioad iniial de prob (n general ntre 3-6 luni)?
Ce msuri trebuie neaprat luate pentru a asigura eficacitatea continu a programului propus?
10. Care propunei s fie metodele de evaluare a performanelor dvs? Ce metode cantitative clare ai alege pentru evalaurea performanelor dvs? Angajaii care ofer servicii clienilor se vor concentra pe domeniile detaliate n gEm 4 cu privire la mprirea responsabilitilor. Se vor include i metodele care sunt diferite de cele pentru evaluarea altor angajai care nu au un program de munc flexibil.
73
Sunt contient c programul flexibil de munc propus poate fi modificat sau reziliat de ..................... sau de mine in orice moment fr explicaii prealabile. De asemenea cunosc faptul c nelegerea privind programul de munc flexibil nu reprezint un contract de munc i nu trebuie interpretat ca o modificare a statutului meu de angajat. De asemenea, cunosc faptul c nici un punct din acest document nu reprezint o garanie cu privire la ritmul de avansare n carier. REVIZUIT DE: Partenerul/Managerul superior SEMNAT DE: Angajat Director de Resurse Umane Partenerul responsabil Partenerul coordonator al firmei/ CEO* * Atunci cnd programul flexibil este destinat unui Partener Data intrrii n vigoare a ntelegerii (data:)_________________________________ Plile i beneficiile pentru angajat au fost discutate s-au aprobat dup cum urmeaz: DATA: DATA:
Director de Resurse Umane
Data
74
Directorul de Resurse Umane va transmite Sefului de departament al angajatului, o copie a acestui formular completat i semnat de toate prile implicate. 8. PROCEDURI DISCIPLINARE Proceduri disciplinare Generaliti Consilierea Avertismente orale Primul avertisment scris Ultimul avertisment scris Demiterea sau suspendarea Procedura de apel Procedura de reclamare Formulare i scrisori standard Clasificarea nclcrii disciplinei Primul avertisment scris Ultimul avertisment scris Scrisoare de demitere Formular de procedur disciplinar
PROCEDURI DISCIPLINARE
Codul eticii dispoziii executive Orice membru al corpurilor de contabili profesioniti fie c este nregistrat sau nu este obligat s se conformeze prevederilor dispoziiilor executive. Aciunea disciplinar pentru nclcarea oricrei prevederi a dispoziiilor executive va include urmtoarele: a) retragerea autorizaiei de membru i anunarea ulterioar a acestui fapt n jurnale i publicaii de contabilitate; b) orice alt msur disciplinar care poate fi cerut de consiliul director; c) urmrirea n justiie n cazul n care nclcri grave ale dispoziiilor executive au fost comise de un membru.
75
Toi angajaii sunt ateptai s se conformeze termenilor , condiiilor de angajare. Eecul realizrii acestui lucru oate avea ca rezultat aciuni disciplinare. Procedurile isciplmare vor urma o sene de etape consecutive: Pentru o problem minor: Un avertisment oral Pentru o serie continu de probleme minore sau o problem mai serioas: Un prim avertisment scris Pentru un comportament sau o performan inacceptabil repetat: Un avertisment scris final specificnd c dac situaia nu se mbuntete poate urma demiterea Pentru progrese insuficiente: demiterea/suspendarea n mod normal cu preaviz Se vor pstra nregistrri att ale avertismentelor scrise ct i ale celor orale. Toate aciunile disciplinare vor ft urmate fr ntrziere, bazate pe probe adecvate. In cazul unei greeli grave etapele de Ia punctul de mai sus pot fi aplicate n orice stadiu depinznd de gravitatea faptei.. Firm i rezerv dreptul de a suspenda sau s demit imediat, orice angajat implicat n misiuni duntoare grave. Suspendarea nu nseamn ncheierea contractului de angajare i poate fi necesar o a n c h e t a c o m p l e t . Exemple de cazuri in care firma isi rezerva dreptul de a suspenda sau demite un angajat:
prezentarea de documente confideniale sau informaii fr autorizaia de a face acest lucru, sau alte nclcri ale regulilor firmei privind confidenialitatea. Comportament violent, desconsiderator sau extrem de agresiv fa de un alt angajat, un client sau o persoan din public. Neglijen extrem sau persistent fa de sarcinile convenite n termenii i condiiile de angajare. O aciune care pune n pericol sigurana altora. Abuzul de butur sau droguri n timpul serviciului. nvinuirea de o grav ofens care este incompatibil cu efectuarea de ctre angajat a sarcinilor lui sau ei. Falsificarea cheltuielilor cu litigiile sau a programelor Acceptarea de recompense financiare sau de alt fel fr ntiinarea firmei. Eecul sau refuzul de a ndeplini sarcinile stabilite n termenii i condiiile de angajare, sau ordinele corespunztoare ale partenerilor, Persistena n pierderea timpului sau absena de la serviciu. Folosirea greit sau inedecvat a instalaiilor i echipamentelor firmei Aciuni sau comportamente care pot aduce atingere reputatiei firmei. activiti interne ce duneaz societii Inclcri grave ale termenilor i condiiilor de angajare cum ar fi:
76
declaraii false pe formularul de statut de adecvare declaraii false pe un formular de declarare a independentei
8. Angajailor li se va da dreptul la aprare nainte de luarea unei decizii ("procedura de apel") 9. Motivul pentru orice aciune disciplinar ntreprins, orice perioad de timp pentru ndreptare i consecinele oricrei repetri a greelii vor fi fcute clare pentru angajat n orice moment. 10._____________________________ Orice angajat care este subiectul unei aciuni disciplinare este ndreptit s aib ca martor un coleg la orice ntrevedere. E de datoria supraveghetorului direct al angajatului s indrume angajatul la evitarea iniierii unei proceduri iplinare mpotriva sa. Atunci cnd performana sau comportamentul unui angajat ncepe s fie sub limitele acceptabile, supraveghetorul trebuie s discute imediat acest lucru cu angajatul i n mod normal trebuie s fie raportat ntr-un raport de evaluare a activitii (seciunea 5). Avertismente orale Un avertisment oral va fi n mod normal potrivit n cazurile de nclcri minore ale performanei sau disciplinei. Dup ce a fost dat avertismentul, angajatul i supraveghetorul su vor elabora un plan de reabilitare. Va fi fcut o registrare scris a avertismentului oral i a planului de reabilitare, care va specifica nivelul exact al performanei ateptate i timpul n care aceasta se va realiza. Angajatul va semna nregistrarea scris pentru a confirma acordul lui sau ei. Inregistrarea scris va fi pstrat n dosarul personal al angajatului un timp de [ ani]. Dac n intervalul respectiv de timp nu se va mai ntreprinde nici o aciune disciplinar mpotriva angajatului, atunci avertismentul nu va fi luat n calcul pentru nici o aciune disciplinar ulterioar i va fi scos din dosar. Orice cazuri de performan nesatisfctoare sau aciuni greit ntreprinse n continuare, de aceeai natur sau de natur diferit, pot avea ca efect aciuni disciplinare, cum ar fi avertismentul scris. Primul avertisment scris 1. Un prim avertisment scris va fi n mod normal adecvat pentru nclcri minore dar repetate ale disciplinei, pentru greeli mai grave sau acofo unde o mbuntire cerut a performanelor nu s-a produs. 2. Mai nti va fi inuta o ntrevedere cu angajatul pentru a discuta problemele i pentru a fixa o perioad de timp pentru reabilitarea angajatului. Din nou, va fi ntocmit o nregistrare scris imediat dup ntrevedere care va f semnat de angajat ca dovad a acordului Iui sau al ei. 3. Consecutiv ntrevederii, o scrisoare pus n dosarul personal al angajatului. va fi trimis angajatului i o copie va fi
77
4. Documentele completate vor fi pstrate n dosarul angajatului pentru o perioad de [ ani.] Dac n aceast perioad nu mai apare nici o alt aciune disciplinar, sau mbuntirea performanei cerut se produce i este susinut, avertismentul va fi desconsiderat pentru scopul oricrei aciuni disciplinare ulterioare i scos din dosarul personal. 5. Orice cazuri de performan nesatisfctoare sau aciuni greit ntreprinse n continuare, de aceeai natur sau de natur diferit, pot avea ca efect alte aciuni disciplinare. Ultimul avertisment scris. 1. Un ultim avertisment scris va n mod normal potrivit n cazuri de aciuni greite repetate, greeli grave sau o petrforman slab persistent. 2. Va fi pregtit o ntrevedere cu angajatul pentrua discuta problemele i pentru a fixa data urmtoarei ntlniri. Supraveghetorul ve explica c eecul de mbuntire a performanei naintea ntlnirii va avea ca rezultat desfacerea contractului de munc.
3. Va fi emis un ultim avertisment scris, o copie a acestuia va fi pstrat n

dosarul angajatului.
4. Va fi fcut o nregistrare a ntrevederii care va fi semnat de ctre angajat ca

dovad a acordului lui sau al ei.
5. Documentaia complet va fi
pstrat n dosarul personal al angajatului un timp de [ ani]. Dac in acest timp nu mai apare nici o aciune disciplinara avertismentul va fi desconsiderat pentru scopul oricrei aciuni disciplinare ulterioare i scos din dosarul angajatului. conduce la alte aciuni disciplinare.
6. Orice cazuri ulterioare de performan nesatisfctoare sau aciuni greite pot
Demiterea sau suspendarea 1. Natura oricrei aciuni disciplinare va depinde de gravitatea ofensei i de circumstanele apariiei ei. 2. Etapa final a aciunii disciplinare poate lua forma demiterii sau suspendrii. In cazul unor abateri grave un angajat poate fi demis ceea e nseamn terminarea
78
imediat a contractului su fr preaviz i fr dreptul de a primi bani de concediu. Aceast situaie nu trebuie confundat cu situaia demiterii cu ireaviz t plata concediului de odihn care poate avea loc n anumite cazuri, la discreia firmei, demiterea imediat poate rezulta dintr-o singur abatere jrav i nu cere finalizarea procedurilor disciplinare lormale. Firma i rezerv dreptul de suspenda un angajat cu plata anumitor drepturi n cazul suspectrii unei abateri grave, urmnd desfurarea unei investigaii. Aceasta va fi urmat in mod obinuit fie de o sanciune disciplinar, fie de retragerea alegaiilor referitoare la incident. Firma i rezerv dreptul de suspendare disciplinar pentru a imprima asupra angajtului gravitatea situaiei. Suspendarea disciplinar paote avea loc fr plata drepturilor dac aa este convenit n contractul de angajare i va fi n mod normal pe o perioad ntre ( i zile).
CLASIFICAREA INCALCARILOR DISCIPLINARE Exemplele enumerate mai jos au numai un caracter orientativ i nu reprezint o enumerare exhautiv. Inclcri minore ale disciplinei Urmtoarele exemple vor fi considerate Ia nceput neoficiale, dar apariia lor repetat va justifica procedura oficial de avertizare: ntrzieri fr motiv Pauze dese Comportament nepstor Eecul de a prezenta o aparen convenabil Absene fr motiv sau eecul de a informa firma n mod corespunztor Eecul n urmarea instruciunilor sau a procedurilor convenite ale firmei
Inclcri serioase ale disciplinei Urmtoarele exmple reprezint nclcri serioase ale disciplinei crora li se vor aplica n mod normal procedura disciplinar oficial: Absena nemotivat fr anunarea ei Absena excesiv cu sau fr anunarea ei (n afar de scutirea medical) Comiterea unei serii de aciuni nesatisfctoare ntr-o perioad scurt de timp Efectuarea n timpul programului a altor activiti care nu sunt n interesul firmei Stricarea sau folosirea neadecvat a instalaiilor i echipamentelor firmei
79
Inclcri majore ale disciplinei Pentru urmtoarele nclcri severitatea aciunii disciplinare va depinde de mprejurri: refuzul de a urma indicaiile corespunztoare ale partenerului sau supraveghetorului comportament dezordonat n cldirile firmei sau ale clientului neglijen grav comportament abuziv, amenintor sau agrasiv fa de colegi, clieni sau persoane din public nclcarea confidenialitii activitilor clientului Demiterea imediat Urmtoarele sunt nclcri care pot fi considrate grave i destul de serioase pentru a justifica un tratament de demitere; O declaraie fals n formularul annual referitor la condiia entitii Folosirea sau posesia neautorizat a bunurilor firmei sau a banilor aparinnd firmei sau clienilor firmei Falsificarea cheltuielilor decontate de firm Incapacitate serioas de lucru datorat alcoolului sau drogurilor Condamnarea sau arestarea datorat unor fapte penale grave care aduc atingere reputaiei firmei Folosirea violenei, sau comportament abuziv, amenintor sau agresiv fa de colegi, clieni sau persoane din public Insubordonare grav Prezentarea neautorizat a unor materiale strict confideniale
PRIMUL AVERTISMENT SCRIS Stimate n legtur cu avertismentul verbal pe care l-ai primit de la { 2xxx privind { } } la data de { }
Regret c {performana/comportamentul - specificai} nu s-a mbuntit la un nivel acceptabil de ctre firm. Aceast scrisoare trebuie privit ca un avertisment scris al demiterii i este emis n conformitate cu procedurile disciplinare ale firmei. V sftuiesc s v mbunti {performana/comportamentul- specificai} cu efect imediat i s pstrai un nivel acceptabil de ctre firm aa cum s-a discutat la ntrevederea care a precedat emiterea acestei scrisori. Dac nu reuii s v mbuntii/meninei {performana/comportamentul- specificai} la nivelul cerut vei fi pasibil de aciuni disciplinare-mai severe cum ar fi un avertisment final scris de demitere. Dac dorii s discutai aceast scrisoare sau nivelul de {performan/comportament
80
specificai}cerut, v rog s m contactai. O copie a acestei scrisori va fi pstrat n dosarul dvs. personal pentru {un an}. (Conductorul dvs. } a cerut supravegherea ndeaproape a performana/comportamentul-specificai} pe durata acestei perioade. Al dvs.
AVERTISMENT FINAL SCRIS Stimate n urma avertismentelor verbale pe care le-ai primit i a avertismentului scris din { }2xxx privind { }, cu regret v aduc la cunotin c {performana/comportamentul- specificai} dvs. nu s-a mbuntit pentru a fi meninut Ia un nivel acceptat de ctre firm. Se pare c nu am alt alternativ dect emiterea acestui ultim avertisment scris de demitere i de a v informa c dac {performana/comportamentul- specificai} nu se mbuntete imediat i nu este meninut la un nivel acceptabil, atunci vei fi demis. . Aceast scrisoare este emis n conformitate cu procedurile disciplinare ale firmei. Dac dorii s discutai aceast scrisoare sau nivelul de {performan/comportamentspecificai} cerut, v rog s m contactai. O copie a acestei scrisori va fi pstrat n dosarul dvs. personal timp de {doi ani} {eful dvs.} a fost rugat s supravegheze ndeaproape performanele dvs.
81
Al dvs.
SCRISOARE DE DEMITERE Stimate Regret s v informez c v scriu pentru a v confirma demiterea dvs. aa cum s-a discutat la edina noastr din [ ] 20 [ ]. Demiterea dvs. este n conformitate cu procedurile disciplinare ale firmei i se datoreaz eecului dvs. de a satisface nivelul de performan/comportament specificaiile cerute de ctre firm i aduse la cunotina dvs. Ia edina naterioar din [ ] 20 [ ] i [ ] 20 i n scrisorile din [ ] 20 [ ] i [ ] 20 [ ]. Trebuie s privii aceast scrisoare ca un aviz de [ ] luni de ncheiere a angajrii i vi se va cere s lucrai pn la [ ] 20 [ ] inclusiv. Vei fi pltit pentru perioada pn la acea dat inndu-se cont de plata concediului sau a oricror alte drepturi de pltit n mod normal pentru acea lun. Dac considerai c aciunea firmei a fost nedreapt putei aciona printr-un tribunal industrial. Orice aciune trebuie ntreprins n timp de trei luni de Ia plecarea din firm , dac nu vei pierde dreptul la apel. Totui, trebuie s tii c nu am luat uor aceast decizie i c rmnerea dvs n continuare ca angajat nu ar fi n interesul firmei. Al dvs.
82
FORMULAR DE PROCEDURA DISCIPLINARA Numele angajatului: Intocmit de: Data: Fondul nemulumirii:
Detalii ale investigaiei pentru a confirma nemulumirea:
Detalii i date ale avertismentelor anterioare formele i neoficiale:
Acesta este un avertisment oral/primul scris/ultimul scris? (tiai)
DETALIILE NTREVEDERII (notele ntrevederii vor fi ataate) Data Ora Persoane prezente Locul
Unde au fost discutate urmtoarele probleme la ntrevedere? a) Detalii ale nemulumirii b) Comentariile angajatului c) Graficul mbuntirilor d) Aciuni care trebuie ntreprinse Urmtoarea etap a procedurii Data interviului de urmrire (dac este cazul)
Da/Nu Da/Nu Da/Nu Da/Nu Da/Nu
83
9. DELEGAREA, CONSULTANTA, RELATIILOR CU CLIENTII
ACCEPTAREA
SI
CONTINUAREA
9A).COMUNICAREA CU ALTI AUDITORI POLITICA Aceast seciune a Manualului pentru firma de audit ofer ndrumare privind manaului DDT de Abordare a Auditului, capitolul 3 Evaluarea i Rspunsul la riscurile de audit care ne solicit, n cazul n care prelum angajamentul de audit n urma altor auditori, s ne interesm cu privire la motivele care au dus la propunerea de schimbare a auditorilor i s comunicm cu auditorii precedeni/existeni. Trebuie s stabilim dac au existat circumstane controversate sau neobinuite care au dus la decizia clientului de schimbare a auditorilor (Ref: IAA 3.21). In mai multe ri, comunicarea formal cu auditorii precedeni nainte de acceptarea numirii ca auditor este o cerin legal, etic i profesional. Astfel, aceast seciune ofer i ndrumare Membrilor si din companiile din firma de audit cu privire la implementarea Codului de Etic emis de IFAC, Seciunea 13 Relaiile cu ali profesioniti contabili din practica public. Seciunea 13 trateaz problema acceptrii unui angajament nou i a prelurii unui angajament de la un alt auditor.
Indrumare Preluarea unui angajament de la un alt auditor Inainte de acceptarea unei numiri noi care va avea ca rezultat nlocuirea unui alt auditor, trebuie s parcurgem urmtorii pai: (1) S ne asigurm c potenialul client a informat auditorul existent cu privire la modificarea propus i i-a dat acordul, de preferat n scris, pentru a se discuta n mod liber i complet despre afacerile clientului cu auditorul propus. (2) Atunci cnd suntem mulumii de rspunsurile primite de la potenialul client, trebuie s solicitm permisiunea de a comunica cu auditorul existent prin utilizarea scrisoarei standard A.4 prezentat n Anexa A a acestei Seciuni. Dac nu ni se permite acest lucru sau dac nu ni se acord permisiunea la care se face referire la punctul (1) de mai sus, trebuie s refuzm numirea ca auditori, cu excepia
84
cazurilor n care avem cunotine complete despre client sau a cazurilor n care am obinut informaiile necesare prin alte mijloace. (3) La momentul obinerii permisiunii, trebuie s i solicitm auditorului existent, de preferat n scris prin utilizarea scrisorii standard A.1 din Anexa A a acestei Seciuni: (a) S ne ofere informaii cu privire la orice fapte sau motive profesionale care ar trebui cunoscute nainte de acceptarea sau refuzarea misiunii; i (b) S ne ofere toate detaliile necesare n vederea lurii unei decizii cu privire la acceptarea misiunii. Dac ntr-o perioad rezonabil de timp nu primim un rspuns din partea auditorului existent i nu exist motive s credem c exist circumstane excepionale care au dus la schimabrea auditorilor, trebuie s transmitem o scrisoare de revenire, modelul standard A.2 fiind prezentat n Anexa A a acestei Seciuni. n aceast scrisoare de revenire trebuie s se menioneze faptul c vom presupune c nu exist motive profesionale pentru a nu accepta misiunea de audit. Cazurile de nlocuire de ctre un alt auditor n absena unei solicitri clare, nu ne vom oferi s furnizm informaii despre afacerile clientului. Atunci cnd suntem abordai de auditorul propus pentru a oferi circumstanele profesionale pentru care nu ar trebui s accepte misiunea de audit, trebuie: (1) S verificm dac auditorul propus a primit, din partea clientului, permisiunea de a comunica cu noi. (2) Dac nu avem cunotine despre astfel de circumstane, rspunsul nostru trebuie s fie urmtorul: Nu avem cunotine despre circumstane profesionale sau de alt natur pentru care dumneavoastr nu trebuie s acceptai misiunea de audit. Atunci cnd ni se solicit un rspuns n scris, se va folosi scrisoarea standard A.3 din Anexa A a acestei Seciuni. Dac ni se solicit detalii suplimentare dup trimiterea rspunsului potrivit cruia nu avem cunotine despre circumstane profesionale sau de alt natur, atunci partenerul responsabil de angajament trebuie s se consulte cu conducerea firmei de audit nainte de a transmite alte informaii auditorului propus. n general, nu trebuie s oferim detalii suplimentare cu excepia cazului n care avem permisiunea clientului pentru a oferi astfel de informaii auditorului propus. Pentru a solicita permisiunea clientului se utilizeaz scrisoarea standard A.5 din Anexa A a acestei Seciuni. (3) Dac avem cunotine despre astfel de circumstane, partenerul responsabil de angajament trebuie s se consulte cu conducerea firmei nainte de a comunica
85
cu auditorul propus. Exemple de astfel de circumstane pot fi, dar nu se limiteaz la: cazul in care firma noastr a fost demis de client, firma noastr a refuzat s continue s ofere servicii de audit clientului, firma noastr nu ar fi trebuit s accepte misiunea, sau firma noastr a refuzat rennoirea mandatului ca auditor, sau exist riscuri identificate pentru firma noastr rezultate din relaia cu clientul sau din serviciile oferite. Oferta de servicii (la cerere sau la o licitaie) Dac numirea noastr ca auditori a avut ca rezultat nlocuirea unui alt auditor, trebuie s utilizm urmtorul text (sau texte similare n funcie de circumstanele specifice) n prezentarea ofertei de servicii (conform Codul Etic emis de IFAC, paragraful 13.26): Inainte de acceptarea misiunii, oportunitatea de a contacta auditorul precedent/existent este cerut de standardele profesionale astfel nct s se poat discuta despre posibilele circumstane profesionale sau de alt natur pentru care misiunea nu trebuie acceptat. Dac oferta de servicii este acceptat, urmeaz a se contacta auditorul existent conform ndrumrilor prezentate mai sus.
9B). REZOLVAREA DIFERENTELOR DE STANDARDELOR DE AUDIT& CONTABILITATE Politica
OPINII
IN
APLICAREA
Aceast seciune a Manualului firmei ofer ndrumare cu privire la aplicarea Seciunii 1510 Rezolvarea Diferenelor de Opinie din Manualul de Practici Profesionale n cazul diferenelor de opinie n aplicarea standardelor de audit i de contabilitate. INDRUMARE Dac exist diferene de opinie n aplicarea standardelor de audit i contabilitate ntre persoane relevante din cadrul mai multor Firme Membre (de ex. ntre partenerul de audit al firmei membre principale n cazul unui angajament i partenerul din cadrul firmei membre participante la auditul respectiv), iar acestea nu pot fi rezolvate, se vor consulta managerii de la nivelul superior din cadrul firmelor membre. Acetia trebue s fie, n funcie de natura problemei, managerii
86
responsabili cu practicile profesionale naionale (NPPD=National Professional Practice Director), managerii executivi de audit, managerii de risc si reputaie i/sau partenerii coordonatori (sau reprezentanii lor). Dac diferenele de opinii nu pot fi soluionate ntre firmele membre implicate, trebuie s fie rezolvate n conformitate cu procedura de mai jos: 1) Dac diferenele de opinii implic aplicarea standardelor profesionale de audit i contabilitate din jurisdicia firmei membre, trebuie urmat procedura de rezolvare a disputelor din cadrul acelei firme membre. Not: acest paragraf nu este aplicabil diferenelor de opinie in ceea ce privete standardele internationale de audit i contabilitate (de ex. IFRS, ISA), acestea fiind tratate n paragraful (2) de mai jos. 2) Dac diferenele de opinie implic aplicarea standardelor internaionale de audit i contabilitate (de ex. IFRS, ISA), trebuie consultai directorii naionali de practic profesional a firmelor membre implicate n diferenele de opinie. Acetia, pe rnd, trebuie s se consulte cu Partenerul coodonator global de audit (sau reprezentantul su) care trebuie s elaboreze o procedur pentru rezolvarea diferenelor de opinie. In funcie de natura diferenelor de opinie, rezolvarea problemei poate include: (i) directorul national al firmelor membre implicate, (ii) specialistul n astfel de probleme , (iii) comitetele sau grupurile din conducere sau (iv) transmiterea problemei ctre firma membr implicat pentru urmarea procedurii proprii de rezolvare a disputelor. In toate cazurile, firma membr care desfoar angajamentul profesional deine responsabilitatea final pentru concluziile trase. Odat ncheiat procesul de soluionare a diferenelor de opinie, firma membr care desfoar angajamentul profesional trebuie s elaboreze un memorandum/ o not de discuii i s o transmit tuturor prilor interesate, inclusiv Partenerului manager de audit (sau reprezentantului su). n aceast not de discuii se va meniona natura diferenei de opinii, procedura urmat pentru soluionarea ei, concluzia final la care s-a ajuns im, dac exist, preri dierite ale prilor implicate n diferena de opinie cu privire la concluzia final. Notele de discuii i toat documentaia cu privire la diferenele de opinie sunt doar pentru uz intern i nu trebuie furnizate clienilor sau altor persoane din afara firmelor membre implicate. 9C). CONSULTANTA Echipa de audit poate avea nevoie s utlizeze un specialist din exterior, s comunice cu un specialist din exterior, s evalueze munca unui astfel de specialist sau s fac referire la un astfel de specialist n raportul de audit INSTRUCTIUNI GENERALE
87
Acest formular a fost elaborat pentru a ine o eviden adecvat a consultrii obinute. Toate problemele care au fcut obiectul unei consultri cu specialitii din firm i concluziile la care s-a ajuns trebuie documentate n foile de lucru ale angajamentului de audit. Evidena consultrii Data consultrii
Persoana care solicit consultarea (Partenerul de angajament)
Persoanele crora consultan
li
se
solicit
Departamentul juridic intern sau externalizat: Partenerul de audit: Alt auditor: Alt firm specialist: membr sau alt
Obiectul consultanei
Referine la alte documente similare de consultan din baza de date referitoare la consultan (cu referire la persoanele care au oferit consultana)
Referina foii de lucru
Trimiteri la literatura specialitate (dac este cazul)
de
88
Descrierea problemei: Cercetrile/investigaiile efectuate i alternativele luate n considerare: Concluziile trase (inclusiv analiza raional/ argumentele)
Referina foii de lucru unde s-a documentat aciunile ntreprinse
9D). INCREDEREA IN MUNCA ALTOR AUDITORI POLITICA Inainte de a accepta numirea ca auditor principal al companiei mam, Partenerul de audit trebuie s determine dac va efectua o parte suficient din angajamentul de audit pentru a emite o opinie asupra situaiile financiare sau dac a desfurat proceduri suficiente pentru a se asigura c se poate baza pe munca efectuat de cealalt firm/celelalte firme implicate. Dac situaiile financiare auditate de firmele de audit conin situaii financiare ale unor entiti obinute prin consolidare sau care raporteaz pe baza de capital (inclusiv ale filialelor sau sucursalelor) i care sunt auditate de alt firm care nu este membr i aceste situaii sunt semnificative pentru situaiile financiare consolidate, Partenerul de audit trebuie s in cont de: Reputaia i competena profesional a celeilalte firme; Dac cealalt firm este independent (aa cum se stabilete n Seciunea Independena) fa de clientul de audit, inclusiv n cazurile n care cealalt firm auditeaz situaii financiare a cror parte de capital este inclus n situaiile financiare ale Clientului firmei, pentru acestea fiind emis un raport de audit. Dac aria de curpindere i calitatea muncii de audit efectuate de cealalt firm sunt adecvate. Partenerul de audit trebuie s informeze cealalt firm cu privire la utilizarea muncii i raportului de audit emis de aceasta. Partenerul de audit trebuie s decid dac va referenia n raportul su de audit munca efectuat de ali auditori. Decizia trebuie s se bazeze pe reglementrile locale, sau, n absena unor astfel de reglementri, pe Standardele Internaionale de Audit emise de IFAC.
89
Dac cealalt firm emite n raport de audit o opinie cu rezerve sau contrar, partenerul de audit trebuie s decid dac rezervele sau motivele opiniei contrare sunt de aa natur i importan fa de situaiile financiare auditate de firma de audit nct trebuie reflectate n raportul de audit emis de firma. INDRUMARE In general, e de preferat c firmele de audit sau alte firme membre s auditeze toate componentele semnificative ale unei entiti pentru ale crei situaii financiare vom emite un raport de audit (vezi Seciunea, Filiale ale clienilor multinaionali pentru informaii suplimentare). Partenerii de audit trebuie s profite de toate oportunitile pentru a prezenta managementului companiei mam toate beneficiile economice i de alt natur care rezult din serviciile oferite de o singur firm (vezi Seciunea Organizarea relaiilor cu clienii n angajamentele internaionale i de alte naturi, pentru informaii suplimentare). Inainte de a accepta numirea ca auditor principal, Partenerul de audit trebuie s determine dac va efectua o parte suficient din angajamentul de audit pentru a emite o opinie asupra situaiile financiare sau dac a desfurat proceduri suficiente pentru a se asigura c se poate baza pe munca efectuat de cealalt firm/celelalte firme implicate. Dei nu este obligatoriu, este preferabil ca firma de audit sau celelalte firme membre s desfoare o parte important din angajamentul de audit n cazul n care accept numirea ca auditori principali. Dac Partenerul de audit accept s fie numit ca auditor principal, trebuie s fac cercetri/investigaii adecvate n primul an de audit pentru a evalua reputaia i compentena profesional a celeilalte firme pe a crei munc se va baza. Sursele acestor informaii pot fi obinute din calitatea comun de membru al unui organism profesional sau de la organismul/organismele profesionale a cror membru este firma respectiv, de la ali profesioniti, sau din discuiile cu firma respectiv. Dac firma are sediul intr-o alt ar, se poate solicita asisten din partea firmei membre din acea r. Reglementrile locale pot solicita proceduri alternative sau suplimentare sau un limbaj special de raportare, iar Partenerul de audit trebuie s le ia n considerare n cazul n care se bazeaz pe munca altor auditori. O scrisoare de reprezentare cu privire la independen trebuie, n mod normal, obinut nainte de data finalizrii angajamentului de audit din fiecare an. Aceast asigurare trebuie inclus n foile de lucru (dac se obine n mod verbal, trebuie elaborat o not de discuii) Partenerul de audit trebuie s informeze cealalt firm cu privire la utilizarea muncii i raportului de audit emis de aceasta i cu privire la alte aspecte legate de angajament, cum ar fi procedurile de identificare a tranzaciilor intergrup, seciuni care necesit atenie special, precum i bugetul de timp n care trebuie s se ncadreze. Partenerul de audit trebuie s se ntlneasc cu reprezentanii celeilate
90
firme nainte de demararea angajamentului de audit pentru a discuta toate aceste aspecte. Dac Biroul de munca are o relaie mai veche cu cealalt firm i au efectuat proceduri prin care s-au asigurat c munca acestei firme este de calitate i consecvent, sau dac s-au asigurat c cealalt firm respect politicile i procedurile adecavte de control al calitii n desfurarea activitilor sale, este necesar o documentaie minim, ca de ex. o copie a notei de revizuire a auditului elaborat de cealalt firm. Dac nu ne aflm n situaia menionat mai sus, sau dac exist circumstane deosebite (inclusiv reglementri locale), Partenerul de audit trebuie s elaboreze proceduri pentru a obine o asigurare rezonabil cu privire la calitarea muncii de audit efectuate de cealal firm, de ex: Discuii cu cealalt firm despre procedurile de audit propuse, nainte de nceperea muncii Revizuirea centralizatorului scris al procedurilor i concluziilor firmei, care poate avea forma unui chestionar sau a unei liste de verificare completate. Revizuirea foilor de lucru ale celeilalte firme. Procedurile selectate de Partenerul de audit vor depinde de circumstanele angajamentului de audit i de cunotinele pe care le deine cu privire la competena profesional a celeilalte firme. Dac cealalt firm are sediul n alt ar, Partenerul de audit trebuie n mod normal, s solicite firmei membre din acea ar s efectueze procedurile prezentate mai sus. Partenerul de audit poate hotr c este necesar s se efectueze teste suplimentare asupra nregistrrilor sau situaiilor financiare. n aceste cazuri, trebuie s le solicite celorlali auditori s efectueze aceste teste, sau, alternativ, s cear permisiunea de a le efectua el nsui. Dac partenerul de audit nu este mulumit n legtur cu aceste aspecte, trebuie s discute despre aceast situaie cu managementul clientului i s ia n considerare dac situaia se poate mbunti prin numirea unei firmei membre n calitate de auditori locali, sau prin alte mijloace. Dac problema nu poate fi soluionat, se poate stabili emiterea unei opinii cu rezerve, a unei opinii contrare sau retragerea din cadrul angajamentului, dup caz. ISA 600 Utilizarea muncii unui alt auditor, paragraful 4, include n definiia altui auditor i membrii firmelor afiliate. Pentru c toate firmele membre sunt obligate s respecte Manualul Internaional de abordare a auditului, o firm membr care se bazeaz pe munca unei alte firme membre n conformitate cu acest Manual va presupune c au fost respectate cerinele paragrafelor de la 7 la 14 din ISA 600 cu privire la utilizarea muncii unui alt auditor. In plus, mprirea responsabilitii despre care se vorbete n paragraful 18 din ISA 600 nu este necesar dac cellat auditor este o firm membr.
91
9E). AUDITURI COMUNE POLITICA Inainte ca o firm s accepte numirea ca auditor comun mpreun cu a alt firm de auditori profesioniti, trebuie s fim mulumii de competena, standardele profesionale, reputaia i independena celeilalte firme. Mai mult, trebuie s fim satisfcui de posibilitatea practic de integrare a modalitii de abordare a auditului propriu acelei firme n metoda de abordare a auditului specific. Foile de lucru trebuie s documenteze investigaiile i concluziile cu privire la cealalt firm. Reglementrile locale pot solicita proceduri alternative sau suplimentare sau un limbaj specific de raportare de care firma va trebui s in cont atunci cnd suntem numii ca auditori comuni. Trebuie s ne asigurm c noi nine efectum o munc de audit suficient i c beneficiem de o implicare suficient n planificarea i revizuirea muncii celeilalte firme pentru a putea s ne asumm responsabilitatea pentru munca celeilalte firme i pentru a semna raportul de audit. Foile de lucru, inclusiv ale celeilalte firme, trebuie revizuite in aceeai manier n care se desfoar revizuirea final pentru asigurarea calitii oricrui angajament desfurat de firma de audit (vezi Revizuirea angajamentelor pentru asigurarea calitii, pentru informaii cu privire la aceste revizuiri) Firma de audit trebuie s comunice deschis i n mod regulat cu cealalt firm cu privire la angajament. INDRUMARE Un audit comun este acela n care firma de audit mpreun cu o alt firm semneaz un raport de audit asupra acelorai situaii financiare. Pentru a fi mulumii de competena i standardele profesionale ale celeilalte firme, Firma trebuie s se bazeze ntr-o prim faz pe informaiile pe care le deine despre relaiile de munc ale celeilalte firme, fie obinute de la clieni, fie obinute de la organismele profesionale. Firma poate s ia n considerare i calitatea clienilor celeilalte firme. Alte surse de informaie sunt: Colegi auditori Relaii de afaceri comune (bnci, brokeri, clieni, etc.) Partenerul de audit trebuie s se ntlneasc cu partenerul de angajament al celeilalte firme pentru a planifica modalitatea de abordare a angajamentului de audit. Planul de audit al celeilalte firme trebuie comparat cu planul de abordare
92
auditului pentru a se stabili o abordare acceptabil. Dei politicile de audit ale firmei nu trebuie compromise pentru a ajunge la o astfel de nelegere, poate s accepte proceduri i metode alternative dac sunt considerate adecvate i nu ncalc politicile amintite anterior. Este evident c membrii echipei de audit ai celeilalte firme nu trebuie instruii s aplice metoda de auditare a firmei i poate fi ineficient insistena ca echipa de audit din cealalt firm s urmeze aceleai proceduri. ntruct firma de audit ii asum responsabilitatea pentru munca desfurat de cealalt firm, trebuie s neleag de o manier adecvat sistemul de control al calitii propriu celeilalte firme. n plus, firma trebuie s dezvolte o relaie de munc apropiat cu cealalt firm i s ajung s aib ncredere n ea i n angajaii si. Imprirea muncii trebuie fcut n segmente convenabile, cum sunt clase importante de tranzacii i conturi bilaniere i uniti operative care au nregistrri contabile separate. In cazul repartizrii muncii trebuie luate n considerare: Locaiile geografice ale clientului i localiarea sediilor celor dou firme; Cerine specifice de limbaj pentru angajament i capacitile de limbaj ale celor dou firme Expertiz specific necesar pentru angajamentul de audit (cunotine despre industrie, experien internaional, etc.) Materialitatea calitativ i cantitativ a segmentelor auditate pentru situaiile financiare ale clientului Continuitatea anumitor membri ai echipei de audit, n special n zonele mai complexe ale angajamentului de audit. La finalizarea muncii efectuate de cealalt firm, auditorul trebuie s o revizuiasc i s documenteze revizuirea n propriile foi de lucru. Trebuie s obin cel puin copii ale graficelor/planificrii i celor mai importante note de discuii ale celeilalte firme. Pe perioada desfurrii angajamentului, trebuie s comunice deschis i n mod regulat despre angajamentul de audit astfel nct fiecare firm s fie la curent cu problemele i aspectele identificate de cealalt, precum i cu punctele de vedere ale ficreia. Un aspect care este nesemnificativ pentru partea auditat de una dintre firme poate fi semnficativ pentru munca celeilalte. Astfel este important s nu se ascund informaii de ctre nici una dintre firme. Trebuie s se pun de acord cu cealalt firm n privina punctelor din scrisoarea ctre management i trebuie s se ntlneasc cu membrii celeilalte firme pentru a revizui scrisoarea nainte de emiterea ei. Cnd soluioneaz probleme tehnice, se poate baza pe experienele anterioare i pe investigaiile tehnoce documentate n cazul altor clieni. Atunci cnd prezint celeilalte firme care sunt punctele sale de vedere cu privire la problemele tehnice, echipa de angajament trebuie s pstreze confidenialitatea relaiilor cu ali clieni i
93
s nu fac referire la ali clieni n documentaia oferit celeilalte firme pentru revizuire. Firma este ncurajat s se neleag cu cealalt firm pentru a beneficia de reprezentare comun la ntlnirile dintre auditori i comitetul de audit, consiliul de administraie sau ali membri ai managementului clientului. 9F). ROTATIA PARTENERILOR SI A ALTOR PROFESIONISTI MEMBRII AI ECHIPEI DIN CADRUL ANGAJAMENTELOR DE AUDIT SI ASIGURARE POLITICA Aceast seciune a Manualului firmei de audit ofer ndrumare cu privire la Rotaia partenerilor i a alor profesioniti, membri ai echipei, din cadrul angajamentelor de audit i asigurare i include planul de implementare pentru companiile din firma de audit. Independena aa cum este definit n Manualul de Practici Profesionale solicit Membrilor si implementarea de politici i proceduri care s prevad evaluarea importanei ameninarii de familiaritate i, n cazul n care ameninarea nu este clar nesemnificativ, s se stabileasc i s fie adoptate msurile de siguran necesare pentru reducerea ameninrii pn la un nivel acceptabil. Alte cerine suplimentare sunt prezentate n Rotaia Partenerilor Angajamentelor de Audit, din Manualul de Practici Profesionale alfirmei, care solicit rotaia dup 7 ani consecutivi a Partenerului echipei (vezi definiia de mai jos) care desfoar un angajament de audit la o Entitate de Interes Public (vezi definiia de mai jos). Mai mult, o persoan nu poate efectua Revizuirea angajamentului pentru asigurarea calitii/controlul calitii (EQAR - Engagement Quality Assurance Review) la o Entitate de Interes Public pe o perioad mai lung de 7 ani consecutivi. Partenerul echipei de audit nu poate efectua Revizuirea pentru asigurarea calitii i nu poate fi redesemnat ca partener pentru acelai angajament de audit timp de cel puin doi ani de la data expirrii celor 7 ani consecutivi. Aceeai perioad de doi ani se aplic i unei persoane care efectueaz Revizuirea pentru asigurarea calitii.
Doar pentru Statele membre UE Alte cerine suplimentare sunt prezentate n Directiva a VIII-a a UE cu privire la auditurile statutare a conturilor anuale i a conturilor consolidate, prin care i se solicit Partenerului cheie de audit care este responsabil cu efectuarea unui audit
94
statutar s se roteasc ntr-o perioad de maxim 7 ani de la data numirii i i se permite s participe la acelai audit doar dup o perioad de cel puin 2 ani. Fiecare Stat Membru va adopta i publica prevederile necesare pentru alinierea cu aceast Directiv pan la data de 29 iunie 2008.
Indrumare Pentru toate entitile restricionate Revizuirea anual a tuturor clienilor de audit trebuie efectuat pentru a evalua importana ameninrii de familiaritate. Rezultatele acestei revizuiri anuale trebuie comunicate Directorului responsabil cu practica profesional, mpreun cu msurile de siguran propuse i aplicate pentru reducerea ameninrii pan la un nivel acceptabil. Importana ameninrii depinde de factori precum: Perioada de timp n care persoana n cauz a fost membr a echipei de angajament Rolul persoanei n cadrul echipei de angajament Structura Firmei Membre Natura angajamentului de asigurare Se pot aplica urmtoarele msuri de siguran pentru reducerea ameninrii pan la un nivel acceptabil: Rotaia partenerului i a membrilor profesioniti ai echipei angajamentului de asigurare. Implicarea unui alt Partener sau profesionist care nu a fcut parte din echipa angajamentului de asigurare pentru rezivuirea muncii efectuate de partenerul sau membrul profesionist al echipei sau pentru a acorda sfaturi dup cum se consider necesar. Revizuire interne independente pentru controlul calitii.
10.
ENTITATI DE INTERES PUBLIC
Definiia entitii de interes public O entitate de interes public este o entitate pentru care publicul este interesat de rezultatele auditului. Aceste entiti includ:
95
privat care nu sunt cotate, dar atrag atenia publicului datorit mrimii lor, a produselor sau serviciilor oferite. Exemple: a. Bncile i instituiile financiare, b. Trusturi sau organizaii caritabile mari, c. Marile monopolui sau duopoluri ex. cile ferate, companiile mari de utiliti; d. Ali furnizori de servicii financiare sau de credit pentru clienii comerciali sau privai, bnci de depuneri i entiti care dein fonduri ce aparin unor tere pri pentru activitai de investiii sau economii. e. Organisme i intreprinderi de stat susinute din banii contribuabililor, ca de ex. departamentele guvernamentale, municipalitile, colile, spitalele, companii deinute de stat, comapniile controlate de stat. Definiia partenerului unui angajament de audit Partenerul unui angajament de audit este partenerul de audit desemnat s coordoneze prestarea tuturor serviciile profesionale de audit din cadrul angajamentului respectiv si poate fi partenerul principal al angajamentului. Un partener de audit desemnat s semneze rapoartele locale de audit statutar dar care nu este responsabil pentru angajamentul de audit n ntregul su nu poat fi considerat Partenerul unui angajament de audit. Definiia UE pentru Partenerul principal de audit Partenerul principal de audit este: (a) auditorul/auditorii statutar (i) desemnat de o firm de audit pentru un angajament de audit ca fiind principalul responsabil pentru efectuarea auditului statutar n numele firmei; sau (b) n cazul unui audit de grup, cel puin auditorul statutar desemnat de firma de audit ca fiind principalul responsabil pentru efectaurea auditului statutar la nivelul grupului i auditorul statutar desemnat ca fiind principalul responsabil la nivelul filialelor semnificative; sau (c) auditorul statutar care semneaz raportul de audit.
1. O entitate care este ale crei aciuni sunt cotate; i 2. Alte entiti importante de interes public: entiti din sectorul public sau
ndrumri suplimentare pentru definirea partenerului unui angajament de audit la entitile supravegheate de CNVM n general, partenerul de pe taxe sau alte servicii non-audit nu este inclus n aceast definiie. Cu toate acestea, n interpretarea reglementrii, membrii/personalul CNVM au menionat c definiia include partenerii de legtur care servesc clientul de la nivelul companiei mam sau a companiei emitente, pentru c aceti parteneri au contacte dese cu managementul i comitetul de audit al companiilor aflate sub supravegherea CNVM. In consecin, n cazul n care un
96
partener de pe taxe sau alte servicii non-audit este partenerul de legtur, definiia pentru partenerul unui angajament de audit la o entitate restricionat de CNVM l include i pe un astfel de partener. In mod normal, Partenerul Principal de angajament va fi considerat partenerul de legtur i este inclus n definiia de mai sus. n cazul n care un partener consultant este i partener de legtur care are comunic semnificativ cu managementul sau comitetul de audit a companiei supravegheate de CNVM, atunci i se aplic aceast definiie. Definiia partenerului de audit este relevant pentru conformitatea cu regulile CNVM privind rotaia partenerilor de angajament. Un partener de legtur care nu este partenerul angajamentului de audit sau cel care revizuite angajamentul pentru asigurarea calitii trebuie s se roteasc nup 7 ani i nu va mai participa la acel angajament pe o perioad de cel puin 2 ani.
11.
SPALAREA BANILOR DE
INDRUMARE CU PRIVIRE LA PROCEDURILE DE AUDIT LEGATE CONTROALELE SI PROCEDURILE IMPOTRIVA SPALARII BANILOR
Mai jos se regasesc indrumari cu privire la procedurile si controalele impotriva spalarii banilor precum si la alte aspecte care au fost identificate in Actul Patriot al
97
SUA, capitolul III referitoare la auditurile institutiilor financiare si bancilor, dar si conform legislatiei din Romania. I. Scurt istoric (SUA) In octombrie 2001, guvernul american a aprobat Actul Patriot al SUA. Capitolul III al acestui Act conine prevederi referitoare la spalarea banilor si prezinta in special obligatiile bancilor americane in ceea ce priveste conturile de plata si conturile corespondente. Actul solicita bancilor sa aiba politici si proceduri de due-diligence pentru a putea detecta tranzactiile de spalare a banilor, care trebuie raportate si de pare ca acest Act va impune obligatii si cerinte de transparenta si bancilor straine care au conturi la bancile americane. Data intrarii in vigoare a prevederilor cap. III este iulie 2002 si in urmatoarele 6 luni urmeaza sa fie emise mai multe indrumari si legi legate de aceste politici si proceduri. Informatii suplimentare despre aceste indrumari va vor fi transmise imediat ce vor fi disponibile. Din cauza acestui lucru nu ne asteptam ca necesitatea respectarii cerintelor cap. III al actului sa aiba impact asupra clientilor nostri pana in anul 2002. Cu toate acestea, trebuie sa raspundem la aceste probleme in auditurile instituiilor bancare i ale bncilor. Trebuie s includem n toate auditurile instituiilor financiare, o revizuire a controalelor clienilor notri, a politicilor i procedurilor legate de detectarea si prevenirea activitilor de splare a banilor. Acest lucru, n plus fa de faptul c ofer o asigurare din punct de vedeer al auditului, ne va ajuta s oferim mangementului clientului informaii semnificative, care vor cpta o importan sporit pentru ei n lunile care urmeaz. Atunci cnd i ajutm s indentifice o eroare pe care clientul a poate ajusta, nainte de a exista riscul s-i piard capacitatea de a lucra cu bncile din SUA, ne demonstrm angajamentul fa de ei i de munca depus. De asemenea, capacitatea unei instituii financiare de a respecta prevedereile Actului reprezin o oportunitate de afaceri pentru noi. In lunile care urmeaza vom oferi mai multe informaii i ndrumri cu privire la acest domeniu. Mai jos vor fi prezentate ndrumri cu privire la: A nelege ce reprezint splarea banilor Obinerea unor declaraii specifice din partea managementului cu privire la controalele i procedurile clientului legate de splarea banilor. Modalitile de comunicare cu clienii cu privire la ceea pe implic adoptarea acestui Act. Anexa 1 include i o Foaie de lucru pentru splarea banilor, care este de fapt un program ce poate fi inclus n planul nostru de audit pentru nelegerea i testarea
98
controalelor interne. Acest program trebuie completat pentru toate auditurile instituiilor financiare. INDRUMARE nelegerea activitilor de splare a banilor Vom prezenta mai jos cteva dintre cele mai importante componente generale ale activitilor de splare a banilor. Echipele desemnat angajamentelor de audit trebuie s fie atente la aceste tipuri de tranzacii. Este dificil s se fac o descriere general a acestor tipuri de activiti/aranjamente utilizate ntruct pot fi multe i variate i se pot dezvolta sau modifica n mod constant. (a) Activiti de import/export n care sunt implicate un lan de entiti inclusiv productori i/sau bnci ruseti, entiti comerciale i/sau intermediari localizai offshore sau n zone fr reglementri clare i utilizatori ai produselor finite din Europa de Vest sau America de Nord; (b) Activiti care utilizeaz instrumente financiare comericale obinuite care pot lua forma scrisorilor de ganarie bancar, creditelor, sau a unei varieti de scrisori de scontare a efectelor sau a unor scrisori de faciliti de credit. (c) Utilizarea unor mecanisme de stabilire a preurilor de transfer fie prin preul mrfurilor sau produselor, fie prin intermediul tranzaciilor cu devize. (d) Emiterea de mprumuturi garantate numai cu bani cash, urmate de nendeplinirea obligaiilor de plat, care poate fi luat drept primirea unor depuneri de ctre instituia financiar (e) Prime asigurri pltite prin diverse scheme de asigurare care presupun pltirea daunelor prin transfer de fonduri dintr-un cont n altul etc. Echipele de audit trebuie s neleag substan comercial a tranzaciilor i care sunt instrumentele utilizate i trebuie s urmreasc (care presupune detectarea i verificarea) banii n numerar de la nceputul tranzaciilor pn la finalul acestora. Este important s in cont i de faptul c n mod normal, aceste aranjamente se desfoar cu tiina unor persoane din interiorul instituiei cu ajutorul creia se spal aceste fonduri. Membrii echipei trebuie s l ntiineze pe partenerul de angajament imediat dup identificarea sau suspectarea oricrei activiti poteniale de splarea banilor. Partenerilor de angajament li se reamintete s se consulte cu Partenerul responsabil cu managementul riscurilor, cu responsabilul cu domeniul respectiv de activitate, cu directorul regional de practic profesional sau cu partenerul regional responsabil cu managementul riscurilor.
99
Declaraiile conducerii Este important s se obin o declaraie a conducerii n care i asum responsabilitatea pentru respectarea legilor i reglementrilor, precum i pentru identificarea posibilelor nclcri ale acestora. n general, trebuie s obinem urmtoarea declaraie n privina acestor aspecte: Nu exist nclcri clare sau posibile ale legile sau reglementrilor aplicabile companiei, ale cror efecte ar trebui prezentate n situaiile financiare sau care ar trebui luate n considerare pentru nregistrarea unei datorii/pierderi contingente. Dac o instituie financiar sau o banc internaional nu respect cerinele cap. III al Actului, risc s piard relaiile corespondente din pia american, ceea ce poate avea un impact negativ semnificativ asupra operaiunilor entitilor respective. Orice nclcare cunoscut a cap. III al Actului, precum i posibilele implicaii trebuie prezentate n situaiile financiare sau, n caz contrar, se va considera c acele situaii financiare sunt eronate i c nu respect Standardele Internaionale de Contabilitate. Data emiterii raportului nostru de audit trebuie s in cont de data intrrii n vigoare a prevederilor cap. III al Actului. In caz de nerespectare a procedurilor necesare, acest lucru va fi considerat un eveniment ulterior care trebuie prezentat n situaiile financiare, de la data intrrii n vigoare a prevederilor legale. Cu alte cuvinte, dac emitem raportul in august 2002 i prevederiler cap. III intr n vigoare in iulie 2002, avem un eveniment ulterior care trebuie prezentat, i de asemenea, trebuie s evalum impactul pe care nerespectarea acestor prevederi de ctre o entitate l va avea asupra capacitii entitii de a-i desfura activitatea pe principiul continuitii. In consecin, urmtoarea declaraie trebuie inclus n scrisoarea de reprezentare din partea mangementului pentru toate auditurile instituiilor bancare ale cror rapoarte vor fi emise dup iulie 2002: Nu exist nclcri clare sau posibile ale legilor, inclusiv a pervederilor cap. III din Actul Patriot al USA cu privire la activitile de splare a banilor din cadrul instituiilor financiare inetrnaionale, sau a reglementrilor aplicabile companiei ale ale cror efecte ar trebui prezentate n situaiile financiare sau care ar trebui luate n considerare pentru nregistrarea unei datorii/pierderi contingente. Ca n cazul tuturor declaraiilor conducerii, nu ne putem baza pe declaraiile cu privire la aspecte despre care tim c managementul nu are cunotine sau
100
capacitatea de a le cunoate n detaliu. De aceea, procedurile noastre legate de revizuirea politicilor, procedurilor i controalelor privind splarea banilor, trebuie s ne sustin n ncrederea pe care o putem acorda declaraiilor conducerii. Dac n urma acestor revizuiri ale noastre, considerm c entitatea nu are politici i proceduri adecvate i suficiente pentru a respecta prevederile cap. III, trebuie s ne punem ntrebri cu privire la gradul de ncredere pe care l vom avea n declaraiile managementului. Comunicare cu clienii Din cauza faptului c acest Act a fost emis de curnd, muli clieni ai notri nu sunt la curent cu implicaiile acestuia asupra afacerii lor i nu cunosc cerinele acetuia cu privire la dezvoltarea unui sistem de controale interne care trebuie s conin proceduri mpotriva splrii banilor. Astfel, ndrumrile din Anexa B pot fi folosite pentru a iniia comunicarea cu clienii i pentru a ne mbunti capacitatea de a i ajuta n evaluarea sistemelor lor de controale interne i pentru a identifica modificrile necesare respectrii acestui Act. In acest moment nu trebuie s oferim nici un fel de asigurare cu privire la ct de adecvate sunt controalele clienilor pentru detectarea splrii banilor. Dac vi se solicit orice fel de certificare sau opinie cu privire la aceste controale, trebuie s v consultai cu partenerul responsabil cu managementul riscurilor. Tipurile de servicii pe care putem i pe care le vom oferi trebuie s in cont de implicaiile legate de independen precum i de riscurile angajamentului, astfel nct, dac clientul v solicit orice fel de asisten nainte de emiterea unor ndrumri cu privire la splarea banilor, trebuie s contactai partenerul responsabil cu managementul riscurilor nainte de a v angaja s oferii orice fel de servicii. Scrisorile de recomandri adresate conducerii Anexa C conine un model de comentariu din scrisoarea general de recomandri pentru conducere care poate fi modificat, dup caz, i inclus n majoritatea scrisorilor de recomandri emise pentru instituiile financiare regionale. Foaia de lucru din Anexa A poate fi folosit pentru identificarea zonelor supuse erorilor. Asa cum reiese din comentariu, politicile i procedurile adecvate de prevenire i detectare a splrii banilor, precum i pregtirea profesional a angajailor privind aceste politici i proceduri sunt importanet pentru imaginea i integritatea instituiilor financiare n cadrul pieei. In toate cazurile, totui, trebuie s ne asigurm c scrisorile de recomandri nu ofer nici un fel de asigurare (positiv sau negativ) cu privire la gradul de adecvare al politicilor i procedurilor clientului cu privire la activitile de splare a banilor.
101
Anexa A Foaie de lucru spalarea banilor Step (a) Obinei o ntelegere clar a cadrului legislativ din juridisdicia clientului. (b) Obinei o nelegere clar a responsabilitilor bncilor comerciale potrivit reglementrilor emise de Banca Central. Documentai activitatea de cunoatere a cerinelor minime pe care trebuie s le respecte o banc comercial conform acestor reglementri. (c) Discutai cu conducerea superioar (i anume cu reprezentantul consiliului de administraie care este responsabil cu respectarea n cadrul bncii a reglementrilor relevante cu privire la splarea banilor) despre modalitile in care banca se asigur de respectarea acestor reglementri. (d) Obinei o descriere a politicilor i mecanismelor interne dezvoltate de banc pentru respectarea legilor i reglementrilor cu privire la splarea banilor. (Obinei copii ale acestor politici, dac este adecvat acest lucru). Aceste politici i mecanisme sunt n conformitate cu prevederile legale? (e) Documentai care este modalitatea i frecvena verificrilor pentru a determina dac politicile i mecanismele interne ale Bancii sunt respectate.
102
Ce departament este responsabil cu aceste verificri? (f) Documentai care este frecvena i perioada de raportare a tranzaciilor suspecte ctre membrii relevani din conducerea superioar a Bncii. Ce msuri ia Banca i ct de oportune sunt acestea n ceea ce privete tranzaciile care trebuie raportate? Aceste msuri respect cerinele reglementrilor legale, precum i ale politicilor i procedurilor interne al Bncii? (g) Analizai posibilitatea de a include n testarea provenienei depunerilor de numerar i testarea modalitii n care Banca respect legislaia relevant.
103
Anexa B Stimate..... Reglementri cu privire la splarea banilor Am dori s v informm cu privire la modificrile semnificative aprute n legislaia internaional privind splarea banilor care vor avea un impact direct asupra afacerii dumneavoastr. La finele lunii octombrie 2001, SUA a aprobat legea privind lupta impotriva terorismului. Aceast lege prevede acordarea unor puteri sporite ageniilor de verificare a respectrii legilor i serviciilor de informaii pentru a putea evalua ameninrile provocate de terorism. Cap. III al aceste legi este Actul privind activitile de splare a banilor i de lupt mpotriva terorismului financiar. Acest Act ofer legiuitorilor din serviciile financiare i ageniilor de verificare a respectrii legilor, instrumente suplimentare pentru combaterea activitilor de splare a banilor i de terorism. De asemenea, prin acest act, va crete nevoia instituiilor financiare de a avea programe de conformitate cu reglementrile, precum i nevoia de a beneficia de relaii de lucru mai apropiate cu ageniile de reglementare i respectare a legilor pentru a putea s reacioneze eficient la activitile suspicioase sau potenialele activiti de splare a banilor. Multe cerine ale noii legi vor fi clarificate prin reglementri ce vor fi emise de Ministrul de Finane din SUA n urma consultrilor cu legiuitorii financiari. Rolul acestui Act este prezentat pe scurt mai jos: S imbunatateasca masurile luate de SUA pentru prevenirea, detectarea i lichidarea activitilor internaionale de splare a banilor finanare a terorismului. S mandateze serviciile naionale pentru acuzarea acelor jurisdicii strine, instituii financiare care opereaz n afara SUA i a acelor clase de tranzacii internaionale care ofera oportunitati speciale i identificabile de nclcare a legilor; S ofere ndrumare pentru instituiile financiare naionale cu privire la relaiile cu jurisdiciile strine, instituiile financiare care opereaz n afara SUA i cu privire la tranzaciile internaionale care pot s presupun activiti de splare a banilor, aceasta fiind principala grij a guvernului american; S ntreasc autoritatea Ministerului de a emite i administra ordine pe criterii geografice, de a clarifica faptul c nclcarea acestor ordine sau a altor cerine poate duce la pedepse/amenzi penale sau civile. SUA implementeaz msurile de detectare a activitilor jurisdiciilor strine i a instituiilor financiare strine i le penalizeaz n cazul n care acestea nu respect cerinele Actului sau alte cerine de control sau raportare din SUA. Pan la mijlocul anului 2002 vor fi necesare politici i proceduri de control imbunatatite.
104
Ataam acestei scrisori o scurt descriere a aspectelor de o importan mare coninute de Act. SUA se ateapt ca instituiile financiare, indeferent de jurisdicia din care fac parte, s poat demostra faptul c respect cele mai bune practici n privina splrii banilor pentru a putea s i pstreze relaiile de afaceri. Cele mai bune practici pot fi mai stricte dect legislaia naional privind splarea banilor. Impactul potenial al acestor cerine nu trebuie subestimat. Rspunsul dumneavoastr va necesita cel mai probabil o evaluarea relaiilor cu alte bnci, a documentaiei i controalelor efectuate asupra tranzaciilor i a clienilor externi, precum i o evaluare a posibilelor conflicte cu legislaia i reglementrile locale. Ne-ar face plcere s discutm aceste aspecte mai detaliat cu dumneavoastr, atunci cnd considerai convenabil. V rugm s nu ezitai s ne contactai la sediul nostru.
105
Prezentarea principalelor implicaii
Actul Internaional privind splarea banilor i finanarea terorismului emis n 2001 1. nregistrarea n contabilitate i raportarea tranzaciilor financiare Instituiilor financiare din SUA li se va solicita s in nregistrri i rapoarte privind tranzaciile financiare individuale cu alte instituii financiare din afara SUA. Aceste nregistrri i rapoarte trebuie s conin: identitatea i adres participanilor la o tranzacie financiar, inclusiv a persoanei care a iniiat transferul de fonduri, capacitatea legal a participanilor, i identitatea beneficiarului fondurilor. Acest lucru va impune bncilor din afara SUA nite cerine suplimentare de raportare pentru oferirea acestui nivel de documente i informaii bncilor din SUA cu care au relaii bancare. 2. Conturi corespondente i de plat Instituiilor financiare din SUA li se va solicita s se asigure c procedurile de deschidere a unui cont corespondent sau de plat vor include proceduri de identificare a fiecrui client al unei instituii financiare din afara SUA care are permisiunea de a utiliza acel cont i de obinere a informaiilor despre acel client care s fie asemntoare cu cele pe care o instituie financiar le obine n cursul desfurrii activitii obinuite cu privire la clienii si din SUA. Astfel bncilor din afara SUA li se vor impune cerine suplimentare de a obine informaii despre clienii lor care s fie asemantoare cu cele cerute de bncile din SUA i acestor bnci li se va solicita s comunice aceste informaii bncilor corespondente din SUA. 3. Cerine suplimentare pentru conturi corespondente In anumite circumstane, insitutiilor financiare li se poate solicita s efectueze proceduri suplimentare asupra conturilor corespondente pentru a se proteja mpotriva splrii banilor i pentru a verifica dac o anume banc strin ofer conturi corespondente altor bnci strine i, n acest caz, trebuie s afle identitatea acelor bnci i s efectueze proceduri suplimentare. Acest lucru presupune ca instituiile financiare din afara SUA s efecuteze proceduri suplimentare asupra altor instituii financiare din afara SUA i s prezinte aceste proceduri instituiilor financiare din SUA la care are conturi corespondente. 4. Cooperarea dintre instituiile financiare, autoritile care verific respectare legilor autoritile de reglementare i
106
Instituiilor financiare din afara SUA li se paote solicita s coopereze cu autoritile de reglementare i autoritile care verific respectare legilor din toat lumea i s ofere informaii despre clienii lor i despre tranzaciile acestora. 5. Compentena juridic extins asupra strinilor care desfoar activiti de splare a banilor Toate instituiile financiare din afara SUA vor intra sub jurisdicia tribunalelor din SUA dac vor nclca acest Act prin tranzacii financiare care pot avea loc n SUA. Instituiilor financiare din SUA li se va solicita s ofere informaii i documente ageniilor de reglementare sau de respectare a legilor din SUA n termen de 120 de ore de la primirea unei solicitri oficiale. 6. Somaii sau citaii cu privire la documentaii Legiuitorii din SUA pot s emit citaii sau somaii ctre orice instituie financiar din afara SUA care are un cont corespndent n SUA i s le solicite, in termen de 7 zile, sa prezinte documente cu privire la acel cont corespondent, inclusiv inregistrari pstrate in afara SUA legate de depuneri de fonduri in instituia financiara din afara SUA, 7. Verificarea datelor de identificare Vior fi emise reglementri care s stipuleze cerinele de documentare privind standardele minime de pstrare a informaiilor cu privire la identitatea clientilor. Acest lucru va implica si consultarea listelor cu teroristi cunoscuti sau suspecti. Aceste proceduri cerute ar putea fi mai stricte dect cele pe care le aplica institutiile financiare din afara SUA i pot avea un impact direct asupra procesului de deschidere de conturi i de monitorizare a informaiilor legate de aceste conturi.
Concluzie Am prezentat pe scurt un numr de aspecte importante ale Actului. Aceste aspecte indic faptul c procedurile i politicile de control intern al instituiilor financiare din afara SUA vor trebuie aduse la zi, se va solicita documentatie suplimentara si va fi necesara implementarea de proceduri suficiente si adecvate de control. Acest Act stipuleaza clar faptul ca bancile din afara SUA care doresc sa efectueze tranzactii financiare cu institutiile financiare din SUA trebuie sa ofere informatii documentate referitoare la tranzactiile financiare atunci cand li se solicita acest lucru. Impactul asupra operatiunilor acestor institutii nu trebuie subestimat.
107
Anexa C
Model de comentariu/paragraf din scrisoare de recomandari (Aspectele scrise cu litere italice trebuie adaptate fiecarui client in parte, pe baza revizuirii politicilor, procedurilor si controalelor care sunt aplicate pentru prevenirea si detectarea spalarii banilor.) Aspecte identificate Scopul unui numr mare de acte ilegale este s genereze profit pentru persoana sau grupul care desfoar activitatea ilegal. Atunci cand activitatea ilegala genereaza profituri substantiale, persoana sau grupul implicat trebuie sa gaseasca o modalitate de a contriola aceste fonduri fara sa atraga atentia asupra activitatii desfasurate. Spalarea banilor reprezinta prelucrarea fondurilor prin tainuirea surselor, schimbarea formei si mutarea fondurilor intr-un loc unde este cel mai putin probabil sa atraga atentia. Spalarea banilor reprezinta un risc sporit pentru banci pentru ca cei care desfasoara stfel de activitati in general cauta domenii unde exista un risc scazut de detectare din cauza programelor slabe sau ineficiente de detectare a spalarii banilor. Din cauza acestui risc sporit, conducerea trebuie sa inteleaga foarte clar ce inseamna spalarea banilor, cum se pot desfasura aceste tipuri de activitati si trebuie sa implementeze sisteme avansate de control pentru detectarea si prevenirea spalarii banilor si trebuie sa monitorizeze eficacitatea si gradul de adecvare al controalelor implementate. (In prezent, bancile au dezvoltat politici si proceduri de spalare a banilor dar nu este sigur faptul ca personalul bancii este pregatit adecvat cu privire la aplicarea procedurilor pentru a intelege care este importanta acestor proceduri i nu se stie daca acestea sunt implementate complet si eficient in operatiunile zilnice.)
Recomandare Intruct integritatea seviciilor financiare si bancare depinde foarte mult de perceptia potrivit careia functioneaza conform unor inalte standarde legale, profesionale si etice, este important ca bancile sa aplice politici si proceduri adecvate de detectare si prevenire a spalarii banilor. (Conducerea superioara trebuie sa evalueze politicile si procedurile curente pentru a determina daca sunt adecvate si in concordanta cu reglementarile si recomandarile internationale. Managementul trebuie sa ia in considerare si utilizarea unui audit intern pentru o evaluare initiala a politicilor si procedurilor. Apoi trebuie sa verifice daca este necesara implementarea altor controale suplimentare si programe de
108
pregatire profesionala pentru detectarea si prevenirea spalarii banilor. De exemplu, conducerea poate dori sa monitorizeze activitatile de depuneri si sa efectueze analize electronice de date pentru conturile de depuneri acolo unde apar prea multe tranzactii. Este important ca tot personalul bancii sa inteleaga ce reprezinta spalarea banilor, cum poate avea loc si cum se poate detecta sau preveni. Programele de pregatire profesionala pentru ca personalul sa inteleaga politicile si procedurile de spalare a banilor trebuie sa fie dezvoltate de Managementul superior.
II. Scurt istoric (Romania) Exemple de tranzactii suspecte I. Domeniul bancar. A) Spalarea banilor folosind tranzactiile in numerar (cash):
Depozite neobisnuit de mari in numerar facute de o persoana fizica sau o companie ale carei activitati curente de afaceri ar fi in mod normal generate prin cecuri sau alte instrumente de finantare; Cresteri substantiale de depozite in numerar ale unei persoane fizice sau ale unei societati fara o cauza aparenta, in special daca asemenea depozite sunt dupa aceea transferate intr-o perioada scurta de timp din cont si/sau catre o destinatie care nu poate fi asociata in mod normal cu clientul; Clienti care depun numerar prin numeroase formulare de depozit in asa fel incat suma fiecarui depozit este "nesemnificativa", dar totalul tuturor depunerilor este important; Conturi ale companiilor ale caror tranzactii - atat depuneri, cat si retrageri sunt efectuate mai degraba in numerar decat prin forme de debit si credit asociate in mod normal cu operatiuni comerciale (de exemplu, cecuri, acreditive, cambii etc.); Clienti care, in mod constant, varsa sau depun numerar pentru a acoperi trate bancare, transferuri de bani sau alte instrumente de plata negociabile si usor vandabile; Clienti care cer sa schimbe o mare cantitate de bancnote cu valoare nominala mica pentru cele cu valoare nominala mai mare; Frecvente schimburi de numerar in alte valute; Sucursale care efectueaza mult mai multe tranzactii in numerar decat in mod obisnuit (statisticile bancii centrale detecteaza aberatii in tranzactiile cu numerar);
109
Clienti ale caror contrafacute;
depuneri
contin
bancnote
false
sau
instrumente
Clienti care transfera mari sume de bani in sau din strainatate cu instructiuni de plata in numerar; Depuneri mari in numerar folosind dispozitive de depunere a banilor, evitand in felul acesta contactul direct cu banca.
B) Spalarea banilor folosind conturile bancilor
Clienti care vor sa mentina un numar de conturi personale sau conturi administrate de banca, care nu par sa fie compatibile cu genul activitatii lor, inclusiv tranzactii care implica persoane nominalizate; Clienti care au numeroase conturi si le alimenteaza cu numerar, in situatia in care totalul depunerilor constituie o mare suma de bani; Orice persoana fizica sau companie al carei cont nu indica desfasurarea unor activitati normale in operatiile bancare personale sau de afaceri, ci este utilizat pentru incasari sau plati de sume mari de bani care nu au nici un scop sau legatura evidenta cu detinatorul contului si/sau afacerile sale (de exemplu, o crestere substantiala a rulajului unui cent); Evitarea furnizarii de informatii normale cand se deschide un cont, furnizarea de informatii minime sau fictive sau, cand se cere deschiderea unui cont, furnizarea unor informatii care sunt greu de verificat de catre institutia financiara sau necesita prea multi bani pentru a fi verificate; Clienti care par sa aiba conturi in cateva institutii financiare din aceeasi localitate, in special cand banca este constienta de existenta unui proces de consolidare regulata a acestor conturi, anterior unei cereri pentru transmiterea progresiva de fonduri; Concordanta dintre iesirile si intrarile de numerar in aceeasi zi sau in ziua anterioara; Alimentarea contului prin cecuri emise de terti in sume mari andosate in favoarea clientului; Retrageri mari de numerar dintr-un cont inactiv in prealabil sau dintr-un cont care tocmai a primit neasteptat o importanta suma din strainatate; Clienti care, impreuna si simultan, folosesc ghisee diferite pentru a efectua mari tranzactii in numerar sau tranzactii in valuta; Folosirea pe scara mai mare a dispozitivelor de pastrare a banilor, Amplificarea operatiunilor efectuate de persoanele fizice. Folosirea pachetelor sigilate depozitate si retrase;
110
Reprezentantii companiei evita contacte cu sucursala; Cresteri substantiale de depuneri in numerar sau de instrumente negociabile (cecuri, polite etc.) ale unei firme sau o companie specializata, folosind conturile clientilor sau conturile interne sau conturile de imputernicire, in special daca depozitele sunt transferate rapid intre conturi de imputernicire si ale clientilor; Clienti care refuza sa furnizeze informatii care, in conditii normale, i-ar califica pentru obtinerea de credite sau de alte servicii bancare ce ar putea fi considerate importante; Folosirea insuficienta a facilitatilor bancare normale, de exemplu, evitarea acordarii de dobanzi mari pentru solduri mari; Un mare numar de persoane fizice care efectueaza plati in cadrul aceluiasi cont, fara o explicatie adecvata.
C) Spalarea banilor folosind tranzactii de investitii:
Cumpararea de hartii de valoare pentru a fi pastrate in custodie la institutia financiara, cand acest fapt nu pare potrivit cu standingul clientului; Tranzactii de depozit/imprumut "back to back", cu subsidiare sau afiliate ale institutiilor financiare din strainatate, cunoscute ca facand parte din aria traficului de droguri; .Cereri ale clientilor pentru servicii manageriale de investitii (fie in valuta, fie in hartii de valoare) unde sursa fondurilor este neclara sau nu este potrivita cu standingul clientului; Plata in sume neobisnuit de mari in cash a hartiilor de valoare; Cumpararea sau vanzarea unei hartii de valoare care nu are un scop perceptibil sau in circumstante care par a fi neobisnuite.
D) Spalarea banilor prin activitati internationale offshore;
Client recomandat de o sucursala din strainatate, filiala sau alta banca deschisa in tari unde productia de droguri sau traficul de droguri pot fi predominante; Folosirea de acreditive si alte metode de finantare a comertului pentru a face sa circule bani intre tari unde asemenea comert nu este compatibil cu afacerile obisnuite ale clientului; Clienti care fac plati regulate si importante, inclusiv tranzactii transmise telegrafic, care nu pot fi identificate clar ca tranzactii bona fidae sau primesc plati frecvente si importante din tari care sunt in mod obisnuit asociate cu
111
producerea, prelucrarea sau desfacerea drogurilor; organizatii teroriste interzise (tari paradis fiscal);
Constituirea de solduri mari, nepotrivite cu rulajul cunoscut al afacerii clientului, si transferuri ulterioare catre conturi tinute in strainatate; Transferuri electronice de fonduri, fara explicatii, efectuate de clienti sub forma de intrari si iesiri sau fara a fi trecute printr-un cont; Cereri frecvente de cecuri de calatorie, trate in valuta si alte instrumente negociabile care urmeaza a fi emise; Frecvente plati de cecuri de calatorie sau trate in valuta, in mod special daca provin din strainatate. banilor implicand agenti si functionari ai institutiilor
E) Spalarea financiare:
Schimbari in caracteristicile functionarului, de exemplu, stil de viata risipitor sau evitarea plecarii in vacanta; Schimbari in performantele agentului sau functionarului, de exemplu, vanzatorul care vinde contra numerar are rezultate remarcabile sau neasteptat de mari; Orice afacere cu un agent unde identitatea beneficiarului final sau a contrapartidei este necunoscuta, contrara procedurii normale pentru felul respectiv de afacere,
F) Spalarea banilor prin imprumuturi asigurate sau neasigurate:

Clienti care ramburseaza" credite slab performante in mod neasteptat; Cererea de a imprumuta bani, avand ca garantie active tinute de o institutie financiara sau o terta persoana, unde originea activelor este necunoscuta sau activele sunt incompatibile cu bonitatea clientului; Cererea unui client catre o institutie financiara pentru a procura sau aranja o finantare, unde sursa contributiei financiare a clientului la afacere este neclara, in mod special unde este implicata o proprietate.
112
II.Tranzactii suspecte specifice altor domenii decat cel bancar 1. Domeniul pietei de capital
Utilizarea numerarului pentru achizitionarea de valori mobiliare sau pentru plata celor vandute, in locul decontarilor fara numerar (virament), mai ales cand se vehiculeaza sume importante. Aceasta, deoarece actorii pietei de capital nu sunt simpli cetateni, care isi efectueaza platile in numerar, ci investitori care detin importante capitaluri; Valorificarea actiunilor la o valoare in neconcordanta cu valoarea de piata ori cu valoarea nominala. Au existat cazuri cand tranzactionarea unor actiuni s-a facut la un pret de peste 1000 de ori fata de pretul nominal sau chiar de pe piata; Achizitionarea unor valori mobiliare de catre entitati situate in paradisuri fiscale, urmata imediat de vanzarea pachetului achizitionat unei alte firme offshore, de multe ori revanzarea facandu-se in pierdere; Vanzarea actiunilor unei persoane la pret foarte ridicat (de cateva zeci de ori) in raport cu pretul pietei, unei persoane juridice la care asociat unic sau majoritar este chiar persoana fizica vanzatoare. Scopul il reprezinta diminuarea impozitului pe profit si pe dividende in cazul persoanei juridice; Folosirea aceluiasi pachet de actiuni, prin vanzare repetata, in vederea justificarii sumelor compensatorii acordate de la buget persoanelor disponibilizate colectiv. In felul acesta s-au incasat de la buget zeci de miliarde de lei, in timp ce infuzia de capital pe piata a fost numai de zeci de milioane de lei. 2. Domeniul pietei imobiliare:
Utilizarea numerarului in tranzactiile imobiliare in locul instrumentelor de decontare bancara (conturi bancare); Achizitionarea unor terenuri sau cladiri la preturi mici, urmata de vanzarea lor imediata, dar la preturi cu mult mai mari. Diferenta este utilizata pentru spalarea unor bani murdari; Achizitionarea unor imobile care se afla intr-o situatie precara si punerea lor la punct, folosind sume ilicite, urmata de revanzarea la un pret superior. Diferenta se justifica ca fiind pretul manoperei proprii si al unor materiale refolosibile ori achizitionate in timp (la preturi mici);
113
Elementele de suspiciune specifice pietei imobiliare pot fi avute in vedere si in cazul tranzactiilor cu bunuri mobile de valoare mare, precum: autoturisme, iahturi, tablouri, colectii artistice si numismatice, antichitati etc.
3. Domeniul jocurilor de noroc (cazinouri):
Utilizarea unei mari sume in numerar pentru achizitionarea de jetoane pentru joc, dupa care se returneaza jetoanele si se solicita plata acestora utilizand alta modalitate decat numerarul, precum: cecuri de casa, cecuri de calatorie, mandate de plata, ordine de plata, transferuri electronice etc.; Depozitarea numerarului la casa cazinoului, dupa care se solicita restituirea sumei prin alte instrumente de plata; Solicitarea unor chitante pentru a justifica sumele castigate; Achizitionarea unor bilete nenominale iesite castigatoare la diferite sisteme de joc de noroc sau case de pariuri. 4. Domeniul asigurarilor:
Achizitionarea de polite de asigurare de viata de mare valoare, utilizand numerarul, si nu platile prin virament; Folosirea unor polite de asigurare de mare valoare ca garantie sau colateral pentru obtinerea unui imprumut; Achizitionarea unei polite de asigurare de mare valoare cu ajutorul numerarului, urmata de rascumpararea acesteia, solicitandu-se alte instrumente de plata; Plata unor sume cu titlu de asigurari catre societati de asigurari captive (care apartin asiguratului) situate in tari considerate paradisuri fiscale; Provocarea unor accidente asupra unor bunuri asigurate la o valoare ridicata, urmata de incasarea contravalorii despagubirilor aferente. 5. Domeniul financiar:
Creditarea firmei proprii de catre asociati sau actionari cu sume importante in numerar, care se introduc fie in contul bancar, fie in casa societatii comerciale. Acest procedeu este repetat, in conditiile in care firma functioneaza constant in pierdere. Urmeaza apoi restituirea creditului, uneori insotit de dobanzi;
114
Solicitarea restituirii unor impozite si taxe de la buget (accize si TVA cel mai adesea) pentru operatiuni de export care nu s-au efectuat ori exportul a fost supraevaluat in mod fictiv. La fel se solicita rambursarea de la buget a taxei pe valoarea adaugata in cazul in care produsele achizitionate se vand in mod constant in pierdere; Solicitarea de scutiri sau reesalonari la bugetul de stat, in conditii in care se solicita certificate fiscale pentru a putea participa la licitatii organizate in vederea cumpararii de active sau actiuni, in cadrul procesului de privatizare; Desi o societate comerciala achizitioneaza in mod constant documente cu regim special, ea nu depune bilanturi si declaratii privind obligatiile fiscale (lunare sau trimestriale); Depunerea unor declaratii fiscale nereale sau false, in discordanta cu activitatea anterioara a agentului economic sau care rezulta din alte informatii, ca de exemplu, cele de natura vamala. 6. Domeniul vamal:
Utilizarea unor facturi de export subevaluate pentru a repatria o parte din pret, diferenta depunandu-se in conturi offshore, sau supraevaluate pentru a se putea introduce in tara bani iliciti din strainatate; Utilizarea unor facturi de import subevaluate pentru a se plati taxe vamale cat mai mici sau supraevaluate pentru a se transfera in strainatate sumele ilicite produse in Romania. 7. Domeniul valutar:
Folosirea cu precadere a platilor in avans, in mod repetat, fara ca acestea sa mai fie justificate prin import sau prin restituire; Platile in avans sunt preferate acreditivului, modalitate mai sigura si mai eficienta pentru garantarea realizarii importurilor; Plata unor facturi reprezentand contravaloarea unor servicii de valoare mare si fara prezentarea certificatului fiscal eliberat de autoritatea fiscala din tara beneficiarului platii; Inchiderea unor DIV-uri (declaratii de incasare valutara) cu sume in numerar, platite de diverse persoane, in locul inchiderii acestora prin transferuri bancare din strainatate.
115
Conform Hotararii CAFR nr 91/26 06 2007(privind aplicarea legislatiei specifice privind combaterea si prevenirea operatiunilor de spalare a banilor si/sau de finantare a actelor de terorism de catre auditorii financiari), auditorii financiari trebuie sa intocmeasca urmatoarele proceduri specifice: 1. Documentarea faptului daca auditorul financiar inspectat persoana fizica sau juridica- in temeiul obligatiilor stabilite prin Hotararea Consiliului CAFR nr 91/26 06 2007, a adoptat proceduri specifice de audit, care sa ofere probe privind posibilitatea ca societatile comerciale carora le-a prestat servicii in calitate de auditor, sa fi avut contacte cu persoane suspecte de acte de terorism sau, prin intermediul lor, sa fi avut loc operatiuni de spalare a banilorsi/sau de finantare de acte de terorism, astfel cum sunt acestea definite prin Legea nr 656/2002; 2. Documentarea faptului daca, in perioada supusa inspectiei, ca urmare a procedurilor de audit aplicate, auditorul financiar a identificat cazuri de natura celor descrise la pct 1 de mai sus, iar in caz afirmativ, daca a informat operativ asupra acestor fapte organismele abilitate, conform Legii nr 656/2002 si Camera Auditorilor financiari din Romania. NOTA: 1. RAPORTAREA UNOR ASEMENEA FAPTE NU ESTE CONSIDERATA O INCALCARE A CODULUI DE CONDUITA ETICA ( IN SPETA INCALCAREA CONFIDENTIALITATII ), DACA AUDITORUL FINANCIAR ARE SUFICIENTE PROBE ADUNATE IN ACEST SENS. 2. AUDITORUL FINANCIAR ARE OBLIGATIA DE A INFORMA IN 5 ZILE LUCRATOARE CAFR DE FAPTUL CA A IDENTIFICAT SI A ADUS LA CUNOSTINTA ORGANISMELOR ABILITATE PRECIZAND DATA NOTIFICARII.
116
12.
MONITORIZAREA
Responsabiliti de supraveghere i raportare & Controlul de calitate n cadrul firmei Generaliti Controlul calitii Consultri i revizuiri "la cafd" Formulare Responsabilitile partenerului i personalului nregistrarea consultanilor interni nregistrarea cosultanilor externf Plan de selectare a dosarelor de revizuire Revizuirea conformitii auditului List de verificare a dosarelor de revizuire Plan de aciune Raport anual de revizuire a calitii
RESPONSABILITI DE SUPRAVEGHERE l RAPORTARE & CONTROLUL CALITII N CADRUL FIRMEI Generaliti 1. La angajarea n firm sau la promovarea unui angajat, acesta va ft ntiinat cine este eful sau supraveghetorul su. Aceasta este persoana care n mod noi mal va controla i ndruma angajatul n ndeplinirea sarcinilor sale. De asemenea, aceasta este persoana la care n mod normal angajatul se va duce n primul rnd n cazul apariiei vreunei probleme, cereri sau reclamaii. In toate situaiile partenerii firmei dein responsabilitatea general pentru angajaii acesteia. 2. Anumitor persoane, n special angajailor de nivel superior cu experien, li
117
se poate da o copie a modului de organizare curent a firmei mpreun cu orice alte modificri ce au loc ulterior, n general situaia organizrii firmei are caracter confidenial. Cu toate acestea, angajaii vor fi informai de responsabilitile funcionale ale partenerilor i angajailor de nivel superior cu experien ai firmei.
3.
Schema de organizare a firmei va arta:
Denumirile serviciilor Persoanele numite n serviciile respective Liniile de raportare Nivelele sau funciile superioare Schema de organizare poate arta de asemenea mecanismul de decizie sau nivelele autoritare, dei firma poate decide s ntocmeasc acestea ca un document separat. 4. O descriere complet a serviciului, a sarcinilo i obligaiilor care vor fi ndeplinite de fiecare angajat (sau de funciile nalte) va fi elaborat i va fi pus la dispoziia angajailor. Aceasta poate fi cuprins n termenii i condiiile de angajare sau n scrisoarea de ofert de lucru.' 5. Nevoile de educaie, pregtire i dezvoltare pentru fiecare partener i angajat vor ft identificate n timpul procesului de evaluare. 6. Orice problem de natur politic care afecteaz angajaii va fi pus n circulaie prompt cu aprobarea anterioar a partenerului care conduce. 7. Instruciuni generale de natur procedural legate de activitatea zilnic a biroului vor fi puse n circulaie cu aprobarea premergtoare a unui partener. 8. Un avizier va fi- pus la dispoziia angajailor ce doresc anunuri legate de sport, activiti sociale i domestice. s prezinte
Controlul calitii l. Pentru a asigura faptul c firma menine cele mai nalte strandarde n permanen, copii ale procedurilor de control ale firmei vor fi furnizate tuturor partenerilor i personalului, n plus, orice alt a treia parte implicat inactivitatea de audit cum ar fi subcontractorii i consultanii va pMmi copii ale procedurilor. Noilor angajai li se vor da cate o copie a procedurilor la edina
118
de iniiere a lor. Toate prile sunt responsabile pentru familiarizarea lor cu procedurile i pentru implementarea celor mai importante dintre ele. 2. Orice schimbri ale procedurilor vor fi aduse Ia cunotin de ctre partenerul desemnat responsabil pentru controlul calitii, de exemplu partenerul responsabil de conformitatea auditului. 3. Firma ateapt ca persoanele responsabile pentru orice angajament nou sau existent s considere, anterior nceperii acelui angajament dac este adecvat s accepte investirea sau reinvestirea ca auditor. Decizia trebuie luat innd cont de procedurile prezentate n Seciunea 2. 4. In scopul de a menine cele mai ridicate standarde de integritate i independen profesional n cadrul firmei, toate prile, fie parteneri, angajai sau alte pri vor adera la procedurile pentru confidenialitate i obiectivitate, independen i integritate coninute n seciunile l i 2. 5. Pentru a asigura c standardele firmei sunt meninute atunci cnd activitatea de audit este delegat altor pri dect partenerilor i angajailor, trebuie parcurse etapele corespunztoare pentru a asigura faptul c persoanele au independena, integritatea i competena necesar. Va fi necesar ncheierea unui acord oficial ntre firm i cea de-a treia parte care i asum responsabilitile respective ale ambelor pri, detaliile financiare "ale contractului, poziia privind asigurarea profesional, cerina de semnare a declaraiilor de pstrare a confidenialitii, independenei i corectitudinii i de aderare ia procedurile firmei privind aspectele de mai sus i acordurile de pregtire i evaluare finale. Acolo unde a treia parte este un alt auditor autorizat, atunci acordul nu va fi att de'oneros ca cel cu un contabil necalificat. O firm autorizat de audit va avea obligaia de a menine nivelul propriu de independen, integritate i competen pentru a-i pstra autorizaia. Totui, acest lucru nu evit nevoia pentru firm de a se satisface ea nsi de cerine atunci cnd repartizeaz activitatea. 6. Conform politicii firmei fiecare partener sau angajat va fi subiectul unei revizuiri efectuat de ctre o alt persoan, n cazul unui angajat, aceasta va fi o persoan suficient de experimentat i competent. 7. Conform politicii firmei, toate auditele indiferent de mrime trebuie s fie realizate folosind abordarea standard a firmei avnd n vedere orice ajustri pentru orice cerine speciale. Este responsabilitatea persoanei responsabile de a asigura c abordarea este conform cu standardele de audit i c este actualizat n sensul noilor cerine profesionale i legale. 8. Firma ateapt din partea tuturor partenerilor" i personalului ca acetia sj ndeplineasc ntotdeauna sarcinile la cel mai nalt standard Orice problem care poate afecta standardele crue de activitate trebuie s fie aduse i atenia firmei imediat pentru ca aciunile cele mai potrivite s fie ntreprinse. Pentru a ajuta probleme tehnice ct i n cel al procedurilor proprii ale firmei (Seciunea 6). Performana va fi monitorizat continuu ca parte a procesului de evaluare (Seciunea 5). Firma ve recruta numai persoane ale cror cunotine, caliti i
119
aptitudini au fost apreciate n comparaie cu cerinele firmei (Seciunea 4). 9. Pentru a asigura faptul c firma menine cele mai nalte standarde, conform politicii firmei aceasta va monitoriza efectivitatea controalelor care sunt efectuate asupra angajamentelor de audit individuale i asupra firmei ca ntreg. 10. Pentru a asigura faptul c cele mat nalte standarde sunt meninute n cadrul firmei, toi . partenerii i personalul vor adera la procedurile " de consultaii cu un partener independent n privina problemelor de raionament profesional i a celor de natur tehnic sau etic. Consultri i revizuiri "la cald" Standardele de audit cer firmei s se consulte n probleme tehnice, etice i de raionament profesional. Nivelul constatrilor -va fi nfimcie de natura problemei identificate. 1. Conform politicii firmei, acolo unde este identificat o problem de ctre un membru al personalului, aceasta va fi discutat n primul rnd cu persoana responsabil. 2. Acolo unde problema nu poate fi rezolvat n cadrul echipei de audit, ea trebuie discutat cu specialitii firmei n acel domeniu sau cu oricare ali parteneri ai firmei. 3. Acolo unde problema nu poate fi rezolvat n cadrul firmei, ea trebuie discutat cu un consultant extern. 4. Pentru toate consultrile trebuie ntocmit un document care s cuprind problema, coninutul discuiilor, recomandrile i concluziile. 5. Conform politicii firmei anumite dosare trebuie verificatede fiecare persoan n meninerea standardelor cerute, firma va asigura pregtirea i supravegherea corespunztoare. Angajamentele de audit cu un risc ridicat vor face subiectul unei revizuiri "la cald" de ctre a doua persoan responsabil nainte de semnarea raportului de audit.
Circumstanele piecise n care poate fi cerut o revizuire "la cald" nu pot fi identificate, dar pot include:

orice client acolo unde a fost identificat o problem de independen; clienii obinuii;
orice client care este considerat a fi cu un risc ridicat pentru firm. Acetia pot fi de exemplu, un client foarte cunoscut sau unul al crui audit necesit un grad mai mare de abilitate tehnic. Unele calificri ale rapoartelor de audit sau acolo unde calificrile anterioare
120
ale rapoartelor de audit sunt schimbate. Decizia asupra necesitii unei revizuiri "la cald" trebuie discutat cu partenerul care asigur conformitatea firmei cu standardele, care va pstra un registru al revizuirilor "la cald". 6. Conform politicii firmei, trebuie elaborat o scrisoare oficial de acord cu consultanii externi. Aceasta trebuie s cuprind responsabilitile respective ale ambelor pri, detalii financiare, garantarea Imunitii profesionale, cerina pentru declararea independenei, confidenialitatea i competena. Responsabilitile partenerului i ale personalului
PARTENERUL/INDIVIDUL RESPONSABIL Aceste ndrumri vor trebui s fie amendate pentru a asigura aplicarea lor unei structuri practice specifice, n particular, denumirea serviciului i responsabilitile funcionale sugerate aici vor necesita o adaptare pentru o structura practic. Partenerul poart responsabilitatea final pentru asigurarea faptului c activitatea realizat sprijin n mod adecvat opinia de audit a firmei i este conform cu standardele firmei i alte cerine profesionale i de reglementare. Partenerul trebuie s pstreze corespondena ntre realizrile importante care afecteaz activitatea clientului i domeniul n care activeaz de-a lungul exerciiului financiar. Contactul periodic cu oficialii clientului va mbunti calitatea activitii i serviciilor oferite. Partenerul trebuie s fie prezent la toate edinele n care sunt discutate probleme legate de finalizarea" conturilor. O mare parte din activitate poate fi repartizat, precum i o parte important din supravegherea angajamentului. Anumite aspecte necesit atenia particular a partenerului, fte din cauza.importanei lor, fie datorit nivelului ridicat de experien cerut n clarificarea lor.
Partenerul trebuie s fie satisfcut de faptul c: s-a czut de acord cu clientul asupra ariei de aplicabilitate a seviciului oferit; clientului i se ofer un serviciu de calitate pe care n mod rezonabil l atepta; activitatea este planificat adecvat; personalul posed experiena i calificarea necesar; activitatea este supravegheat adecvat i notele de lucru sunt revizuite; consultrile cu alii (de exemplu, specialiti sau instituii) sunt fcute conform cerinelor procedurilor firmei, atunci cnd problemele ntlnite necesit asemenea aciuni;
121
nainte de a fi semnat raportul de audit exist suficiente probe care s sprijine opinia de audit dat; procedurile de revizuire au fost ncheiate;
problemele aprute la revizuire au fost clarificate i toate aspectele semnificative care au aprut n timpul activitii au fost rezolvate; raportul de audit sau cel al contabililor se conformeaz cu cerinele firmei i cu cele profesionale i de reglementare aplicabile; partenerul a revizuit pioblemele semnificative i neobinuite de contabilitate i raportare, notele de lucru cheie incluznd notele de lucru i pi i relevante din programul activitii relative la domenii critice ca once tabel al erorilor neajustate, oiice alte documente de lucru ce nu sunt nc revizuite (de exemplu, acelea ntocmite de manager), aspecte n atenia parteneiului sau managerului, conturi i note conexe.
extensia revizuirii partenerului n alte domenii dect cele critice este o problem pe care partenerul trebuie s o decid n funcie de apiecierea nivelului de experien al personalului implicat.
problemele importante care apar din revizuirea partenerului a notelor de lucru, trebuie s fie nregistrate i fie pstiate la dosar, fie nregistrate n programul corespunztor. Toate astfel de probleme tiebuie s fie clarificate prompt i notat cum a fost rezolvat fiecare punct. aprob decizia de numire a firmei ca auditor. Responsabilitile partenerului i ale personalului MANAGERUL Aceste ndrumri vor trebui s fie amendate pentru a asigura aplicarea lor unei structuri practice specifice, n particular, denumirea serviciului i responsabilitile funcionale sugerate aici vor necesita o adaptare pentru o structur practic. Un manager va avea n genei al un numr de clieni pentru care el sau ea sunt responsabili. Atribuiunile managerului sunt de a ajuta partenerul la completarea situaiei contabile, de audit i de impozitare, n particular managerul este implicat n planificarea, aprobarea sau ntocmirea programelor de lucru, a supravegherii i revizuirii i n mod normal trebuie s :
asigure faptul c activitatea este planificat corespunztor, c personalul corespunztor este repartizat i c exist acordul clientului pentru timpul alocat lucrrii; asigure faptul c este considerat o abordare corespunztoare nainte de nmceperea activitii;
122
asigure faptul c angajamentul este planificat corespunztor i este aprobat n avans de ctre partener; supravegheze elaborarea i aprobarea programului de lucru;
monitorizeze performana n comparaie cu planul i s considere daca planul sau programul de lucru necesit revizuiri pe msur ce activitatea se desfoar; managerul trebuie s menin un contact regulat att cu conducerea ct i cu clientul pentru a urmri desfurarea activitii i a da ndrumrile necesare personalului;
asigure faptul c nu se efectueaz activiti suplimentare care nusunt necesare, verifice costurile i s se asigura c abordarea este i rmne cea mai puin costisitoare; rezolve problemele sau ntrebrile care I se supun ateniei i atunci cnd consider necesar s le discute cu partenerii, cu specialitii firmei sau cu amndoi;
revizuiasc notele de lucru, situaiile financiare i rapoartele de audit sau ale contabililor. Notele de lucru revizuite de manager, include n mod normal cele ntocmite de ctre conducere; s fie atent la i s raporteze partenerului, aspecte particulare ale activitii care pot fi benefice pentru client; elaboreze un program pentiu ntlnirea final a partenerului cu clientul la sfritul activitii; asigure faptul c problemele aprute n urma revizuirii de ctre conducere a notelor de lucru, probleme care trebuie aduse n atenia partenerului, sunt nregistrate n mod corespunztor n dosarul notelor de lucru;
ofere ndrumri partenerului pentru finalizarea satisfctoare a tuturor etapelor activitii t s aprobe raportul n faz de proiect a! auditorului sau contabilului;
asigure faptul c i cheltuielile activitii n desfurare sunt revizuite regulat i onorariile sunt crescute n mod corespunztor;
123
ajute n orice problem administrativ ca delegat al partenerului; asigura faptul c este ntocmit , revizuit i tiprit situaia impozitelor; proceseze prompt toat coiespondena legat de activitatea clientului;
In plus, pentru a sprijini partenerul n ndeplinirea sarcinilor de mai sus, managarul este de asemenea solicitat s ajute la: planificarea personalului i a programului de lucru recrutarea i evaluarea personalului; infuzia de personal nou; monitorizarea graficelor de timp; autorizarea personalului care pleac; asiguraiea faptului c personalul primete cursuri de pregtire adecvate; pstrai un loc de munc curat.
Responsabilitile partenerului i ale personalului SUPRAVEGHETORUL Aceste ndrumri vor trebui s fie amendate pentru a asigura aplicarea lor unei structuri practice specifice, n particular, denumirea serviciului i responsabilitile funcionale sugerate aici vor necesita o adaptare pentru o structur practic, Un supraveghetor este o persoan experimentat care este capabil s ndeplineasc diferite roluri, depinznd de complexitatea angajamentului. Supraveghetorul poate avea un numr mic de clieni i rolul su n fiecare angajament va fi stabilit la nceputul angajamentului de ctre partener; Supraveghetorului I se poate cere s joace rolul de persoan cu exeperien n cele mai complexe angajamente ale biroului; Pentru angajamente decomplexitate moderat pot fi alocai un supraveghetor i o persoan cu experien. Rolul supraveghetorului va fi de a sftui i de a pregti persoanele cu experien dup necesiti, de a revizui toate notele de lucru i schiele contabile i de a asigura faptul c notele de lucru sunt corect completate; Pentru angajamente de complexitate sczut un supraveghetor poate fi solicitat s joace rolul de manager, raportnd direct partenerului.
124
Responsabilitile partenerului i ale personalului PERSOANA CU EXPERIEN Aceste ndrumri vor trebui s fie amendate pentru a asigura aplicarea lor unei structuri practice specifice. In particular, denumirea serviciului i responsabilitile funcionale sugerate aici vor necesita o adaptare pentru o structur practic. Superiorul cu experien este responsabil de conducerea angajamentului n teren i n mod normal lucreaz cu personalul la sediile clientului sau n birou i particip n activitatea detaliat pentru extensia corespunztoare. Responsabilitile specifice ale acestuia includ: Ajut la elaborarea planului general de activitate;
ntocmii documentele pentru planificare i prognozele i mpreun cu manegerul costurile de control; Asigurarea faptului c toate scrisorile de confirmare au fost trimise Ia o etap corespunztoare; Alocarea de sarcini personalului t conduce ndeplinirea zilnic a planului;
Supravegheaz activitatea personalului asigurndu-se c ei au neles obiectivele i implicaiile activitii pe care o desfoar i c depun o activitate adecvat;
Revizuii documentele de lucru ntocmite de personal i urmrii orice chestiuni nerezolvate aprute sau aspecje n curs sau determinai faptul c a fost efectuat o revizuire adecvat de ctre un alt individ corespunztor; Asigurarea faptului c notele de lucru-ale personalului sprijin corespunztor obiectivele;
125
Identificarea problemelor contabile i de audit i discutarea acetora cu conducerea; Asigurarea faptului c notele de revizuire (legate de activitatea fcut sau supravegheat de acesta) si toate celelalte-articole importante sunt clarificate n mod satisfctor; Indicai satisfacia general privind gradul de adecvare al documentelor de lucru pentru a susine raportul ce trebuie emis; Revizuirea situaiilor financiare i schiarea raportului de audit sau contabil; Schiarea scrisorii ctre conducere (dac acest lucru este adecvat);
S fie atent la i s raporteze managerului, aspectele specifice ale activitii care pot fi benefice pentru client; Informarea conducerii privind nevoile de completare a personalului, inclusiv cu specialiti; Participarea la procedurile de finalizare i emitere a conturilor.
Responsabilitile partenerului i ale conducerii ASISTENT Aceste ndrumri vor trebui s fie amendate pentru a asigura aplicarea lor unei structuri practice specifice. In particular, denumirea serviciului i responsabilitile funcionale sugerate aici vor necesita o adaptare pentru o structur practic. Asistentul va ajuta n efectuarea auditului i va raporta superiorului. Toi asistenii sunt lesponsabiii pentru: Efectuarea procedurilor care le-au fost repartizate; Gradul de adecvare al notelor de lucru; Informarea senior despre problemele contabile i de audit ntlnite; Identificarea i raportarea ctte senior a carenelor controlului intern.
Responsabilitile partenerului i ale personalului ASISTENT CONTABIL Aceste ndrumri vor trebui s fie amendate pentru a asigura aplicarea lor unei
126
structuri practice specifice. In particular, denumirea serviciului i responsabilitile funcionale sugerate aici vor necesita o adaptare pentru o structur practic, Asistentul pe probleme de conturi va fi responsabil de verificarea ntocmirii acestora. Sarcinile asistentului contabil sunt: S ntocmeasc documentele de planificare pentru revizuirea de ctre partener; S certifice n mod corespunztor activitatea realizat;
S analizeze nregistrrile contabile primite de la client i s documenteze analizele dup necesiti, pstrnd note detaliate ale tuturor greelilor gsite i care trebuie s fie corectate de ctre client; S se asigure c orice informaie care lipsete i care este necesar pentru completarea situaiilor contabile, este cerut i primit de la client;
S documenteze n totalitate orice probleme majore sau domenii care necesit informaii de la client i s Ie clarifice direct cu clientul ct mai curnd posibil;
S ntocmeasc note n atenia partenerului cuprinznd domenii de importan major sau contencioase cernd o considerare mai amnunit a acestora; ntocmii un calcul fiscal schi; S ntocmeasc o schi contabil bun pentru revizuire;
Asigurai-v c exist o explicaie clar a schielor conturilor n documentele de lucru n avans de revizuirea efectuat de partener; Clarificai orice revizuire efectuat de manager sau partener, n totalitate i periodic; S frecventeze, dac este posibil, edinele clientului pentru discutarea finalizrii conturilor;
Actualizai conturile schi ca rezultat al ntlnirii i ntocmii raportul asupra acestora. Cu aprobarea partenerului, ntocmii conturile pentru client. REGISTRU DE CONSULTANI INTERNI Subiectul Partener/membru personalului ai Numr de telefon
127
Instruciuni de completare Acolo unde orice persoan din firm are o specializare excesiv sau responsabilitate direct pentru un anumit domeniu, o intrare poate fi inclus n formularul de mai sus. Registru trebuie actualizat i modificrile anunate personalului n mod regulat.
REGISTRU DE CONSULTANI EXTERNI Subiectul:
Nume de contact:
Numele i adresa firmei:
Numr de telefon Instruciuni de completare Acolo unde o firm are orice fet de legturi cu alte firme, acestea trebuie nregistrate n registru. Firmele vor avea reguli diferite privind care membru al personalului are autoritatea de a contacta consultani externi i acest lucru trebuie stabilit clar cnd se emit aceste informaii. Orice schimbri de proceduri sau de consultani trebuie s fie actualizate n registru i aduse la cunotina personalului imediat.
PLANUL DE SELECTARE AL DOSARELOR
PARTENER Clieni pentru audit
TOTAL
128
Risc ridicat/Audite "specializate" Enumerate. Organizaii de binefacere. Bnci Asigurri Alte instituii financiar Clieni noi. Alii Ridicat Mediu Sczut Ali factori care trebuie considerai Echipa de revizuire
innd cont de cele de mai sus, revizuirile "la cald" ale dosarelor va fi fcut dup cum urmeaz: Persoana responsabil:
Tipul specific de dosar din dosarele care vor fi revizuite:
Revizor propus:
Durata propus:
Partener de audit:
Data:
REVIZUIREA CONFORMITII AUDITULUI
129
FIRMA :
PARTENER DE AUDIT PENTRU:
REVIZOR:
DATA REVIZUIRII:
Comentarii/referine:
PLANIFICAREA Considerai revizuirea conformitii de audit anterioare a firmei i notai orice aciune planificat ce nu a avut loc. Adaptai aceast list de verificare pentru orice probleme suplimentare pe care vrei s le testai cum ar fi schimbrile din noile proceduri.
ELIGIBILITATEA AUTORIZRII/ASIGURAREA PROFESIONALA
130
Confirmai faptul c majoritatea drepturilor de vot ale parteneriatului sunt deinute de persoane calificate.
2. Confirmai faptul c toate persoanele responsabile sunt calificate.
3. Confirmai faptul c a fost completat un formular adecvat pentru firm i c nu exist factori care afecteaz statutul firmei ca auditor autorizat.
4. Acolo unde au aprut orice fel de modificri care afecteaz nregistrarea firmei, confirmai c acestea au fost aduse la cunotina departamentului de autorizare profesional din cadrul Camerei.
5. Revizuii corespondena cu Institutul, inclusiv raportul annual pentru a v asigura c acesta este n ordine i c toate aspectele aprute au fost tratate la timp.
6. Stabilii dac firma a primit orice fel de reclamaii privind activitatea de audit i confirmai c acestea au fost tratate corespunztor precum i orice implicaii reflectate n auditele viitoare.
Confirmai dac exist o asigurare profesional adecvat, innd cont de cerinele de
131
acoperire minime ale institutului i de clienii firmei.
Considerai orice reclamaii poteniale sau actuale care au fost fcute i implicaiile lor asupra nregistrrii auditului.
PROCEDURI SCRISE Confirmai faptul c firma are proceduri scrise pentru asigurarea conformitii cu regulile de audit i c ele sunt disponibile pentru tot personalul de audit.
Confirmai dac documentaia firmei a fost revizuit de la ultima revizuire a conformitii pentru a asigura c aceasta este relevant i actualizat i exist probe ale revizuirii. INDEPENDENA l INTEGRITATEA 1. Persoanele Revizuii procedurile firmei pentru asigurarea independenei, confidenialitii i confirmai confirmai c procedurile sunt adecvate pentru scopurile reglementrii auditului.
Avnd n vedere procedurile firmei, confirmai c pentru tot personalul, subcontractorii, consultanii i partenerii, declaraiile de independen, conformitate i confidenialitate au fost semnate, (formularele de independen i conformitate trebuie rennoite annual). Dac au fost identificate orice fel de probleme, asigurai faptul c acestea au fost prelucrate ntr-o manier corespunztoare cu aciuni ntreprinse complet documentate.
Pentru personalul, subcontractorii, consultanii i partenerii noi, verificai dac
132
declaraiile de independen, conformitate i confidenialitate au fost semnate la nceputul activitii cu firma.
Firma Revizuii procedurile pentru a asigurarea faptului c independena firmei este meninut i confirmai c acestea sunt adecvate scopului de reglementare a auditului. (Trebuie fcute referiri la toate cerinele Codului etic n afar de domeniile de interes ce include nivelurile onorariilor de la clieni, rotaia auditorului, relaiile de afaceri i cele de personal i influena necuvenit a ondivizilor necalificai.)
Pentru un eantion de noi clieni de audit verificai dac exist probe documentare adecvate n sprijinirea acceptrii angajamentului. Trebuie considerate aspecte cum ar f independena firmei, disponibilitatea de resurse i calificri necesare pentru realizarea angajamentului i dezirabilitatea clientului.
Pentru un eantion de noi clieni de audit verificai dac exist probe documentare adecvate n sprijinirea acceptrii angajamentului. Trebuie considerate aspecte cum ar f independena firmei, disponibilitatea de resurse i calificri necesare pentru realizarea angajamentului i dezirabilitatea clientului.
Confirmai dac, ca i parte procedurilor de audit ale firmei, decizia de acceptare a redesemnrii este considerat la nivelul de planificare i finalizare a audltulufl c nu exist probe din revizuirile "la rece" sau din alt parte c aceste proceduri nu au fost efectuate.
CALIFICARI SI COMPETENTE:
Revizuii procedurile firmei pentru recrutare, evaluare, pregtire i disciplin pentru a v asigura c ele sunt adecvate pentru scopurile de reglementare ale auditului.
133
Pentru nou angajai confirmai dac au fost urmate procedurile de recrutare adecvate
Asigurai-v c pentru toi subcontractorii exist un acord oficial privind . confidenialitatea, conformitatea i independena.
Confirmai c au fost efectuate evaluri pentru tot personalul de audit n anul curent i asigurai-v c toate punctele identificate ca cernd acfuni au fost prelucrate:
5. Revizuii nregistrrile de pregtire ale firmei i confirmai c nregistrrile individuale sunt complete pentru toi-cei implicai n activitatea de audit. Confirmai dac personalul a ndeplinit:
cerinele de pregtire profesional continu cerine de competen suplimentare pentru reglementarea activitilor cerinele proprii ale firmei incluznd pregtirea n domenii specializate
6. Confirmai dac firma deine o bibliotec tehnic adecvat i dac este disponibil pentru toi partenerii i angajaii. . Asigurai-v de exemplu, c ea conine copii ale hotrrilor profesionale curente, Acte,.informaii despre auditele specializate, reviste contabile i de audit,. manualul de audit al firmei i manualul de proceduri reglementare de audit al firmei.
A fost actualizat documentaia standard de audit pentru a reflecta schimbrile n standardele profesionale i cerinele de prezentare?
CONSULTAREA
134
Considerai procedurile pentru consultare ale firmei n privina problemelor etice, tehnice i alte probleme semnificative i confirmai dac ele sunt adecvate.
Confirmai dac exist acorduri oficiale pentru consultanii externi i c acestea satisfac confidenialitatea i independenta n mod corespunztor, precum i conflictele poteniale de interes i termenii acordului.
Confirmai dac acolo unde a avut Ioc o consultare aceasta a fost prins n dosar.
Considerai procedurile firmei pentru revizuirile "la cald" i confirmai dac acestea sunt adecvate.
Confirmai dac procedurile de revizuire "la cald" au fost urmate corespunztor i au fost pstrate nregistrri.
ASIGURAREA CALITII
Considerai sistemele firmei de efectuare a revizuirilor "la cald" a dosarelor pentru a v asigura c acestea sunt adecvate, innd cont de natura i volumul auditelor i persoanele implicate n activitatea de audit
Asigurai faptul c au fost efectuate numrul convenit de revizuiri "la rece", au fost
135
sintetizate rezultatele i communicate ntregului personal.
Confirmai dac acolo unde au fost identificate probleme care cereau aciuni, acestea au fost urmrite
ACIUNI CERUTE Enumerai carenele identificate i aciunile propuse pentru considerarea i aprobrea lor de ctre parteneri.
Data: Semnatura:
LIST DE VERIFICARE A REVIZURII DOSARULUI Numele clientului: Persoana responsabil: Nr Detaliile clientului
136
Specificul activitii Cerine specifice Sfritulperioadei Cifra de afaceri Profit/(Pierdere) naintea impozitrii Active/datorii nete Data aprobrii conturilor Raprtul de audit Data raportului de Audit Necalificat/calificat n privina
REVIZOR DATA REVIZUIRII
Nr Da/Nu PLANIFICAREA AUDITULUI 1 Au fost considerate i documentate independena firmei i abilitatea de a efectua auditul, nainte de acceptarea/reacceptareaauditului. 2. Exist o scrisoare curent de audit i au fost considerai termenii angajamentului n timpul procesului de planificare?
Ref
Comentarii
137
3.
A fost fcut o evaluare i o nregistrare la zi a sistemului contabil i de control intern al clientului ?
4.
A fost actualizat dosarul permanent pentru a ine cont de schimbrile intervenite de anul trecut?' A fost aprobat planul de audit de ctre Rl naintea nceperii activitii? Au fost folosite procedurile de revizuire analitic n etapa de planificare? - _ A fost fixat pragul de semnificaie n etapa de planificare? A fost f acut o evaluare adecvat a riscurilor generale i specifice i acolo unde riscurile au fost identificate au fost fcute amendamentele necesare asupra procedurilor documentate de audit?
5. 6. 7. 8 . .
10.
11.
Exist probe ale considerrii riscurilor de greeli semnificative n situaiile inanciare ca urmare a fraudei, erorii i neconformitii cu legile i regulamentele n vigoare? Exist probe ale considerrii riscului ca tranzacii semnificative neprezentate ale prilor conexe s poat exista? Acolo unde se impune folosirea unui expert sau a altui auditor, au fost documentate corespunztor aria de aplicabilitate activitii lor, mpreun cu o apreciere a obiectivittii lor, a calificrii profesionale, a experienelor i resurselor? Exist o considerare adecvat a nivelului de eantionare, a seleciei mostrelor i a nivelului de erori ateptate i acceptabile?
12
138
13
Dac este posibil, exista probe ale planificrii unei ntlniri ntre Rl i personal? Au fost selecionai membrii echipei de audit, avnd n vedere competena n ndeplinirea activitii repartizate? Exist probe la dosar care s arate c auditul a fost planificat corespunztor, avnd n vedere situaia clientului incluznd orice aspecte specifice de regulament aplicabile? Ref Comentarii
14
15
Nr Da/Nu PROBE DE AUDIT 1 Pentru toate seciunile dosarului de audit a) tabelele principale sunt conforme cu nregistrrile contabile? b) vin aceste tabele n sprijinul tabelelor principale? c) a fost adaptat programul de audit corespunztor cu situaia clientului? d) este programul de audit completat n totalitate? e) acolo unde testele din programul de audit nu au fost realizate sau au fost amendate, au fost date suficiente explicaii? f) nregistreaz n mod adecvat notele de lucru natura i extensia activitii de audit i rezultatele i concluziile la care s-a ajuns? g) acolo unde ncrederea a fost pus ia ncercare, au fost obinute probe adecvate care s sprijine riscul de control fixat iniial? h) au fost obinute suficiente probe prin proceduri eseniale (i teste de control, unde est'e cazul) care s sprijine prezentrile situaiilor financiare? Considerai existena, drepturile i obligaiile, exhaustivitatea, evaluarea, comensurarea i prezentarea. Considerai dac este realizat o acoperire adecvat.
139
Nr PROBE DE AUDIT (continuare) 2 Au fost obinute suficiente probe de audit c deschidera soldurilor este corecta i a fost continuat corespunztor i nu exist declaraii eronate semnificative? 3. Au fost aplicate n mod consecvent politicile contabile i dac nu au fost luate n considerare i prezentate modificrile? 4. Au fost obinute suficiente probe privind evaluarea gradului de rezonabilitate al estimrilor contabile? 5. Acolo unde s-a pus baz pe activitatea unui expert, au fost evaluate probele privind gradul de adecvare al acesteia i concluziile au fost documentate? 6. A fost considerat gradul de adecvare a! principiului de continuitate al activitii i a fost documentat cu cu declarii scrise acolo unde era necesar? 7. Au fost fcute suficiente cercetri pentru a identifica cazurile posibile de neconformitate cu legile t regulamentele care sunt principale pentru abilitatea de a conduce activitatea? Dac da, sunt acestea documentate i acolo unde este adecvat au fost obinute declaraii scrise? 8 Exist suficiente i adecvate a faptului c exist prezentri adecvate ale tranzaciilor prilor conexe i ale controlului entitii n contabilitate? 9 Acolo unde este posibil, au avut loc consultri i dac da au fost nregistrate corespunztor?
Da/nu
Ref
Comentarii
140
Nr Da/Nu NCHEIEREA AUDITULUi 1. Exist probe c persoana responsabil ( dac este cazul managerul) a revizuit i supravegheat activitatea ? 2. Afost revizuit i revzut . planificarea, incluznd riscul de audit i pragul de semnificaie n timpul i n etapa de finalizare a auditului? 3. Exist o nregistrare a greelilor necorectate identificate n timpul auditului i probe c impactul erorilor a fost evaluat? 4. Exist probe c toate punctele de revizuire i aspectele contencioase au fost rezolvate? 5. A fost efectuat revizuirea analitic a situaiilor financiare i explicaiile pentru diferenele semnificative documentate n dosar? 6. A fost fcut o revizuire general asupra situaiilor financiare pentru asigurarea faptului c ele sunt conforme cu cunoaterea activitii de ctre firm i cu rezultatele procedurilor de audit? 7. A fost fcut revizuirea evenimentelor ulterioare pentru a asigura faptul c toate evenimentele ulterioare semnificative de dup data raportului care necesit ajustri sau prezentri au fost fcute? Dac da, a fost documentat adecvat natura, extensia i durata activitii? 8 A fost documentat corespunztor ntlnirea cu directorii?
Ref
Comentarii
141
Nr Da/Nu NCHEIEREA AUDITULUI (continuare) 9 Au fost urmate procedurile firmei de revizuire "Ia cald" ? 10 Acolo unde au fost identificate carene in sistemele contabile i de control ntern, a fost emis o scrisoare adecvat ctre conducere? 11 A fost emis o scrisoare de declaraie discutat cu clientul corespunztoare-circumstanelor? Dac da, data acesteia coincide cu data raportului de audit? 12 A fost utilizat o list de verificare a situaiilor financiare sau o alt procedur adecvat pentru asigurarea conformitii cu cerinele statutare pentru a se asigura c situaiile financiare au fost ntocmite n conformitate cu standardele contabile, legislaia i alte regulamente * aplicabife? 13 Afost ntocmit un set de situaii contabile restrnse i dac da, sunt ele n conformitate cu situaiile financiare complete? 14 Privind raportul de audit: a) exist suficiente probe care s sprijine opinia de audit exprimat? b) raportul este n conformitate cu standardele de audit aprobate i cu cerinele statutare? c) este n numele firmei n conformitate cu Registrul Auditorilor i urmat de cuvintele "auditor nregistrat"? 15 A considerat firma dac are independena, resursele i competena pentru a realiza angajamentul n anul urmtor? 16 A fost auditul efectuat n conformitate cu standardele i ndrumrile de audit cu cerinele statutare i cu procedurile firmei7
Ref
Comentarii
142
PLANUL DE ACIUNE
CARENE IDENTIFICATE/ACIUNI CARE TREBUIE
NTREPRINSE
ACIUNI CERUTE DE ACIUNI NTREPRINSE DE CTRE Persoana Data Persoana Data
Aprobat de: Partenerul de audit: Data:
143
RAPORTUL ANUAL DE REVIZUIRE A CALITATII Numel firmei Adresa inclusiv aezarea geografica
Telefon Numele partenerilor
Fax Calificri
E-mail nregistrat la ......
144
1. Lista celor mai mari zece clieni Numele clienilor:
Onorarii din audit ncasate ca procent din veniturile totale din audit:
2. Pstrai dosare personale? Dac da, povestii pe scurt informaiile pe care le pstrai:
Da/Nu
Defalcarea onorariilor totale din audit i venitul din serviciile conexe pentru ultimile 12 luni de activitate:
145
FISA ANGAJATULUI:
Numele angajatului
Calificari Norma intreaga/ Redusa/ temporar
Personalul lucreaza/sustinator
care
146
3.Independena auditului Cum este informat personalul calificat al firmei dvs despre regulile de independen?
Cum sunt regulile de independen urmrite de ctre firm? Cine este responsabil pentru rezolvarea problemelor de independen? Ai cerut ajutorul unor pri externe pentru rezolvarea problemelor de independen? A fost firma dvs. implicat ntr-o situaie care s pun la ndoial independena auditului? Da/Nu. Dac da, explicai.
4. Evaluarea noilor clieni Ce proceduri aplic firma dvs. n evaluarea noilor clieni? V rugm s explicai clar acest lucru.
5. Repartizarea personalului la angajamente Firma dvs. ntocmete scrisori ctre conducere? Da/Nu Cine este responsabil pentru repartizarea personalului la angajamente?
Descriei criteriile pe care le folosete firma pentru repartizarea personalului la angajamente incluznd ce tip de informaii sunt furnizate membrilor personalului responsabil cu repartizarea. Firma dvs. folosete procedura de rotaie a personalului !a angajamentele de audit? Da/Nu Spunei numrul maxim de ani n care un membru al personalului este lsat s realizeze angajamente n aceeai postur.
147
6 . Planificarea i supravegherea Firma folosete proceduri documentate pentru planificarea activitii de audit i a angajamentelor contabile?Da/nu Dac da, descriei pe scurt procedurile:
Dac rspunsul este nu, descriei pe scurt procedurile pe care le urmrete firma n planificarea auditului i a angajamentelor contabile: Ce proceduri folosete firma dvs. pentru a obine probe de audit? Suplimentar sau n locul folosirii de tabele sau chestionare, ce alte proceduri, dac exist, sunt folosite pentru a asigura documentarea corect a procedurilor de audit i n ntmpinarea problemelor contabile?
Firma are un sistem prin care activitatea de audit efectuat la un nivel al personalului este recepionat la nivelele superioare? Da/nu Dac da, descriei numrul nivelelor de verificare:
A dezvoltat firma un sistem de supraveghere a sistemelor interne de control al calitii? Da/Nu Dac da, ce cuprinde acesta?
7 . Pstrarea nregistrrilor Ce proceduri a stabilit firma pentru pstrarea dosarelor?
8.
Recrutarea, pregtirea i dezvoltarea personalului
Care este politica firmei dvs. privind recrutarea, pregtirea personalului calificat?
148
Spunei numrul membrilor personalului care sunt n procesul de pregtire pentru a deveni contabili sau auditori. Firma evalueaz n mod regulat personalul? Da/Nu Dac da, ce cuprinde acest lucru? 9. Dezvoltarea profesional Cum este personalul calificat pus la curent cu dezvoltarea profesional ? Cum este ntiinat personalul calificat de schimbrile n standardele contabile i de audit?
Particip personalul dvs. calificat la programul........de pregtire CPE? Da/Nu Dac da, prezentai numele lor i numrul de nregistrare i programul CPE pe care l-au frecventat pe perioada aflat n revizuire.
Completat pentru i n numele [Numele firmei] Numele partenerului Semntura Data Monitorizarea perioadei de timp n care un partener este responsabil cu auditul sau n care o persoan revizuiete angajamentul
149
Analiza portofoliului current de clieni pentru identificarea clienilor pentru care este necesar rotirea partenerului angajamentului de audit sau al persoanei care revizuiete angajamentul pentru asigurarea calitii se face anual de directorul regional de practic profesional regional. Informaiile se prezint n listele responsabililor cu revizuirea angajamentelor care sunt transmise de firmele de audit directorului regional. Arhivarea literaturii de specialitate Toate firmele de audit din Europa Central trebuie s arhiveze o copie a tuturor manualelor folosite pentru auditurile statutare i elaborate prin practicile rii respective, iar aceast copie trebuie pstrat pe aceeai perioad de timp cat sunt pstrate i foile de lucru elaborate n concordan cu aceste manuale.
150

Proceduri Conform Isa 220

Încărcat de

Informații document

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Proceduri Conform Isa 220

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Strada Logofat Luca Stroici nr. 3 Sector 2, Bucuresti Romania Tel.

: +40 21 313 3329 Fax: +40 21 313 5693 www.riff.ro

PROCEDURI INTERNE ALE SOCIETATII DE AUDIT IN CONFORMITATE CU ISA 220

10. ENTITATI DE INTERES PUBLIC.. 11. SPALAREA BANILOR

12. MONITORIZAREA.. pag.118

1. ABORDAREA AUDITULUI DE CATRE FIRMA

Distincia ntre standardele i ghidurile de audit

Revizuirea situaiilor financiare

firmelor i personalului practicant care trebuie s fie informat de amendamente.

2. ANGAJAREA IN CADRUL FIRMEI

Data la care putei ncepe activitatea pentru interviu Adresa Vrsta

Datele la care nu suntei disponibil

Telefonul Data naterii Locul naterii

Societatea Poziia dvs.

Detalii despre post

Refereni (Numele i adresa) 1) Calificrile dvs. (Datele obinute) 2)

Numele ntreg al cursului absolvit

Titluri ateptate/obinute (tiai varianta necorespurutoare)

Descrieti pe scurt continutul calificarii dumneavoastra si performantele

colile (Numele i adresa)

_ Examenele trecute n coal

Descriei principalele preocupri i pasiuni actuale ale dvs.

Calificativul acordat candidatului (vezi mai jos)

SCHIMBRI IN TERMENII l CONDIIILE DE ANGAJARE

] zile pe sptmn de [Luni pn Vineri]

Aspecte acoperite (bifai)

PSTRAREA EVIDENTELOR TIMP FACILITAI

3. PASTRAREA CONFIDENTIALITATII DATELOR

4. DEZVOLTAREA PROFESIONALA A ANGAJATILOR

Acestea sunt definite dup cum urmeaz:

Seminarii pe probleme tehnice i de reglementare, conduse n mod Implicarea n comisia de activitate.

CPE include de asemenea citirea de reviste i publicaii cu caracter

Durata cursului (ore)

Alte cursuri CPE frecventate Data Descrierea cursului .

Durata cursului (ore)

Pregtirea profesional/cursuri absolvite Data Descrierea cursului

Durata cursului (ore)

2. De asemenea recunoate c partenerii i angajaii sunt ateptai s-i asume

data ntrevedem cu cteva zile nainte. A se

2. Firma se va asigura c programul este bine gndit i urmrirea este

CURSURI DE STUDIU SI PREGATIRE:

NEVOI DE PREGATIRE PENTRU SERVICIUL ACTUAL:

NEVOI DE PREGATIRE PROFESIONLA:

RAPORT DE PERFORMANTA Nume: Perioada aflata sub revizuire:

PLANUL DE REVIZUIRE I ACIUNE Nume

Perioada aflat n revizuire

Persoana care conduce ntrevederea Efectiv particular:

Obiectivele conexe performanei:

Nevoile de pregtire i dezvoltare:

Pentru serviciul actual

RAPORT DE EVALUARE PERSONAL A SERVICIULUI

PERIOADA AFLATA IN REVIZUIRE

Ce considerai ca a fcut bine persoana respectiv?

Ce aspecte pot fi mbuntite i cum?

Ce cerinte de pregatire exista ?

Aplicarea standardel or profesional e 1 2 3 4 5 6 7

7 8 9 10 4. SENIOR 2 Utilizarea informaiilo r despre afacere 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Administra rea afacerii 1 2 3

Perioada de concediu Procentaj de maternitate salariu

Clientul/clienii (interni i/sau externi):

Clientul/clienii (interni i/sau externi):

Colegii dvs. de munc

Director de Resurse Umane

3. Va fi emis un ultim avertisment scris, o copie a acestuia va fi pstrat n

4. Va fi fcut o nregistrare a ntrevederii care va fi semnat de ctre angajat ca