Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
STANDARDUL
nr. 40
Controlul calittii si
managementul relaiilor cu clienii unei
firme membre CECCAR
i
Ghid de aplicare
Colecia
STANDARDE D CALITATfi
CUPRINS
I.
Introducere i terminologie......................................................
II.
III. Anexe:
A. Ghid orientativ pentru elaborarea Manualului
de control al calitii
ntr-o firm membr CECCAR........................................
B. Ghid orientativ privind managementul
relaiilor cu clienii.............................................................
I. Introducere i terminologie
CERINELE SISTEMULUI DE
CONTROL AL CALITII
NORMA
Firma membr CECCAR - trebuie mi stabileasc un
sistem propriu do control al caliltii care s permit
obinerea unei asigurri rezonabile c firma i personalul
acesteia respect standardele profesionale i cerinele
legale >i c rapoartele de misiune ntocmite de firm sunt
adecvate circumstanelor.
COMENTARII
400.1
Un sistem de control al calitii este format din
politici create pentru atingerea obiectivelor din Norm i
din proceduri necesare pentru implementarea i
monitorizarea modului de respectare a acestor politici.
400.2
Sistemul de control al calitii trebuie s fac
obiectul unui Manual de control al calitii elaborat de
firm, potrivit orientrilor cuprinse n Anexa A, i
depinde de numeroi factori precum mrimea i
caracteristicile operaionale ale firmei i dac aceasta face
parte dintr-o reea.
400.3
Sistemul de control al calitii firmei trebuie s
includ politici i proceduri care s se refere la fiecare
dintre urmtoarele domenii:
- responsabilitile conductorilor firmei (liderilor) privind
calitatea la nivelul firmei;
cerine etice;
RESPONSABILITILE LIDERILOR
DIN FIRM
NORMA
Firma - membr CECCAR - trebuie s stabileasc politici i
proceduri create pentru promovarea unei culturi interne
bazate pe recunoaterea ideii conform creia calitatea este
esenial pentru realizarea misiunilor. Aceste politici i
proceduri prevd c directorul executiv al firmei sau consiliul
director (sau echivalentele acestora) i asum responsabilitatea
final pentru sistemul de control al calitii din cadrul firmei.
COMENTARII
401.1
Liderii firmei i exemplele pe care le ofer acetia influeneaz cultura intern a firmei; promovarea unei culturi
interne orientate spre calitate depinde de aciunile i mesajele
frecvente, clare i consecvente venite de la toate nivelurile de
conducere din cadrul firmei, prin care s se pun accentul pe
politicile i procedurile de control al calitii i prin care s se
solicite:
-
10
Aceste mesaje pot fi comunicate n cadrul unor cursuri sau seminalii de pregtire, ntlniri diverse, declaraii, scrisori sau memorandumuri.
401.2
Cerinele de verificare a calitii n toate misiunile pe
care le efectueaz firma influeneaz n mare msur strategia
firmei, astfel c liderii trebuie s aib n vedere urmtoarele:
CERINE etice
NORMA
Firma - membr CECCAR - trebuie s elaboreze politici i
proceduri create pentru a oferi o asigurare rezonabil c firma
i personalul acesteia respect cerinelc etice relevante.
COMENTARII
402.1
Cerinele etice referitoare la misiunile experilor contabili i contabililor autorizai - membri CECCAR - sunt
prevzute n Prile A i B ale Codului etic naional al
profesionitilor contabili, precum i n normele de
comportament ale standardelor profesionale emise de
CECCAR.
402.2
Politicile i procedurile firmei trebuie s pun accentul
pe principiile fundamentale ale eticii, care sunt ntrite n
special de liderii firmei, educaie i pregtire profesional,
monitorizare i un proces de investigaii i de abordare a
nerespectrii.
402
trebuie s
principiilor
precum i
generale i
403
ACCEPTAREA CLIENILOR l A
MISIUNILOR
NORMA
Firma - membr CECCAR - trebuie s elaboreze politici .i
proceduri pentru acceptarea i continuarea relaiilor cu clienii
i a misiunilor specifice, care s poat oferi o asigurare rezonabil c va accepta sau va continua doar relaiile sau misiunile
n care:
- a fost luat n calcul integritatea clientului i nu are informaii n urma crora s concluzioneze c acesta ar fi lipsit
de integritate;
- este competent pentru a efectua misiunea i deine capacitatea, timpul i resursele necesare n acest scop;
- poate respecta cerinele de etic.
COMENTARII
403.1
Firma trebuie s obin acele informaii pe care le consider necesare n circumstanele date, nainte de acceptarea
unei misiuni cu un client nou, atunci cnd decide dac s
continue o misiune existent sau atunci cnd ia n calcul
acceptarea unei misiuni noi cu un client existent. Dac au fost
identificate probleme i firma decide s accepte sau s
continue relaia cu clientul sau misiunea specific, ea trebuie
s documenteze modul n care au fost rezolvate acele
probleme.
403.2
La aprecierea integritii unui client, firma trebuie s
in seama de urmtoarele elemente:
403
- identitatea i reputaia profesional ale principalilor proprietari
ai clientului, ale conducerii-cheie i ale persoanelor nsrcinate cu guvernana;
RESURSELE UMANE
NORMA
Firma - membr CECCAR - trebuie s elaboreze politici i
proceduri care s i ofere o asigurare rezonabil c deine
suficient personal cu capacitatea, competena i angajamentul
de a respecta principiile etice necesare pentru desfurarea misiunii n conformitate cu standardele profesionale i cerinele
legale i care s i permit firmei s emit rapoarte adecvate n
circumstanele date.
COMENTARII
404.1
Politicile i procedurile trebuie s abordeze aspecte
legate
de
personal
precum:
recrutare,
evaluarea
performanelor, abiliti, competen, dezvoltare profesional,
promovare, compensarea i estimarea nevoilor personalului.
404.2
Firma trebuie s desemneze responsabilitatea pentru
fiecare misiune unui partener sau ef de misiune i s
elaboreze politici i proceduri prin care:
- identitatea i rolul partenerului sau efului de misiune s fie
comunicate membrilor-cheie din conducerea clientului;
- partenerul sau eful de misiune s dein capacitatea, competena, autoritatea i timpul necesare pentru ndeplinirea rolului su;
- responsabilitile partenerului sau efului de misiune s i fie
clar definite i comunicate acestuia.
404.3 Firma stabilete proceduri pentru evaluarea
404
capacitilor i competenei angajailor si, care s
cuprind:
REALIZAREA MISIUNILOR
NORMA
Firma - membr CECCAR - trebuie s elaboreze politici i
proceduri care s i ofere o asigurare rezonabil cu privire la
faptul c misiunile sunt efectuate n conformitate cu standardele
profesionale i cerinele legale i c se emit rapoartele adecvate
n circumstanele date.
COMENTARII
405.2
-
405.9
Firma trebuie s stabileasc politici i proceduri destinate meninerii confidenialitii, pstrrii n siguran pentru o
perioad de timp care s satisfac necesitile firmei, accesibilitii,
integritii i reconstituirii documentaiei misiunii.
MONITORIZAREA
NORMA
Firma - membr CECCAR - trebuie s elaboreze politici i
proceduri care s i ofere o asigurare rezonabil cu privire la
faptul c politicile i procedurile legate de sistemul de control al
calitii sunt relevante, adecvate, funcioneaz eficient i sunt
respectate n practic. Aceste politici i proceduri trebuie s
includ o evaluare permanent a sistemului de control al
calitii, inclusiv o inspecie periodic a unei pri din misiunile
ncheiate.
COMENTARII
406.1
Scopul monitorizrii conformitii cu politicile i
procedurile de control al calitii este acela de a oferi o
evaluare:
-
406.2
Firma atribuie responsabilitatea pentru procesul de
monitorizare unui partener sau altor persoane cu experien
suficient i adecvat i cu autoritatea necesar.
406.3
Analiza i evaluarea continue ale sistemului de control al calitii includ urmtoarele obiective:
406
406.4
Inspecia unei pri a misiunilor finalizate se efectueaz periodic; misiunile selectate pentru inspecie includ cel
puin o misiune pentru fiecare partener sau ef de misiune la
un ciclu de inspecie care nu poate depi trei ani.
406.5
Persoanele care inspecteaz misiunea trebuie s nu fie
implicate n realizarea misiunii sau n revizuirea controlului
calitii misiunii.
406.6
Firma trebuie s evalueze efectul deficienelor identificate ca rezultat al procesului de monitorizare i trebuie s
decid dac acestea nu indic neaprat c sistemul de control
al firmei este insuficient pentru a-i oferi firmei o asigurare
rezonabil c respect standardele profesionale i cerinele
legale, sau reprezint deficiene sistematice, repetate sau
semnificative care necesit msuri corective prompte.
406.7
Evaluarea de ctre firm a fiecrui tip de deficien
trebuie s genereze recomandri pentru una sau mai multe
dintre urmtoarele:
-
406.8
Cel puin o dat pe an firma trebuie s comunice partenerilor sau altor persoane adecvate din firm rezultatele
monitorizrii sistemului de control al calitii, informaiile
transmise trebuind s includ: o descriere a procedurilor de
monitorizare utilizate, concluziile rezultate, o descriere a
deficienelor sistematice, repetitive sau semnificative i a
msurilor adoptate pentru rezolvarea sau corectarea acestora.
406.9
Firma trebuie s elaboreze politici i proceduri care s
i ofere o asigurare rezonabil c abordeaz n mod adecvat
plngerile i sesizrile cu privire la faptul c activitatea firmei
nu este conform standardelor profesionale i cerinelor legale
i la nerespectarea sistemului stabilit de control al calitii.
III. Anexe
Anexa A
Ghid
orientativ
pentru
elaborarea
Manualului
de
control al calitii ntr-o firm
membr CECCAR
Politicile i procedurile sugerate n acest model de Manual sunt
proiectate pentru a ajuta firmele membre CECCAR s stabileasc i
s implementeze un sistem de control al calitii conform
Standardului nr. 40 privind controlul calitii.
Coninutul acestui Manual trebuie s fie adaptat situaiei concrete a fiecrei firme.
SUMAR
7. Documentaie..............................................................................65
7.1 Documentaia privind politicile i procedurile firmei.............65
7.2 Documentaia misiunii...............................................................66
7.3 Accesul la dosar i pstrarea acestuia.......................................67
Declaraie general privind politica
Obiectivul firmei este de a stabili, implementa, menine, supraveghea i aplica un sistem de control al calitii care s asigure n mod
rezonabil faptul c partenerii i membrii personalului firmei respect
Standardul nr. 40 privind controlul calitii i standardele profesionale
emise de CECCAR, precum i cerinele legale, iar rapoartele de
misiune ale firmei sunt adecvate situaiilor concrete.
Fiecare partener i membru al personalului este, n diferite
msuri, responsabil pentru punerea n aplicare a politicilor de control
al calitii ale firmei.
Mesajul de baz al tuturor partenerilor i angajailor este un
angajament de a asigura calitatea, de a ncuraja i de a promova persoanele care sunt n egal msur angajate fa de aceast agend.
Partenerul (directorul general sau comitetul director) exercit
autoritatea final i poart responsabilitatea pentru sistemul de control
al calitii n numele partenerilor.
Valorile comune ale firmei includ [identificai valorile
comune reflectate de cultura firmei].
Toi partenerii i personalul trebuie s se conformeze urmtoarelor ndrumri:
S trateze comportamentul etic i calitatea serviciilor drept
principalele prioriti;
S citeasc, s neleag i s aplice Codul etic naional al
profesionitilor contabili;
S neleag responsabilitile pe care partenerul i personalul
le au fa de identificarea, prezentarea i documentarea
ameninrilor la adresa independenei i a procesului care trebuie urmat pentru a trata i gestiona ameninrile identificate;
S evite situaiile care pot afecta (sau pot lsa impresia c
afecteaz) independena;
S se conformeze cu dispoziiile privind dezvoltarea profesional continu, inclusiv pstrarea de registre ale dovezilor
rezultate;
S se menin la curent cu principalele progrese nregistrate de
profesie, cu cadrai general de raportare financiar n vigoare i
cu standardele de certificare, prezentarea de informaii i
practicile contabile, controlul calitii, standardele pentru
firm i progresele importante din sector i cele specifice
clientului;
S furnizeze celorlali parteneri i personalului certificare preventiv, atunci cnd este necesar i cnd se solicit, pentru a-i
ajuta s nvee din procesul de mprtire a cunotinelor i a
experienei i s mbunteasc, de asemenea, calitatea
serviciului clientului;
S pstreze registre temporale detaliate i precise (de obicei
nregistrate n sistemele de facturare i de organizare temporal) pentru a putea repera i identifica perioada de timp
alocat misiunii i activitilor din birou;
S asigure msuri de protecie i s utilizeze i s pstreze
corespunztor aparatura de birou i cea informatic (inclusiv
reelele i resursele de comunicare) i alte bunuri comune.
Printre acestea se numr utilizarea resurselor tehnologice ale
firmei doar n scopuri de afaceri, avnd n vedere etica,
confidenialitatea clientului i caracterul secret al informaiilor;
S pstreze datele despre firm i clieni, informaiile privind
afacerea i clientul i informaiile personale protejate i pe
deplin confideniale;
Firma va comunica politicile sale i va acorda accesul la informaiile referitoare la ndrumri, reguli i interpretri prin prezentul
manual de control al calitii, alte documentaii privind firma (cum ar
fi materiale de formare) i n format electronic n vederea educrii
tuturor partenerilor i membrilor personalului cu privire la confidenialitate i dispoziiile i aspectele legate de confidenialitatea informaiilor clienilor.
Firma solicit de asemenea ca o declaraie de pstrare a confidenialitii s fie semnat de toi membrii personalului n momentul
angajrii, i s fie rennoit ulterior n fiecare an, i ca aceast documentaie s fie pstrat la dosar. Toi membrii personalului trebuie s
fie familiarizai cu politica firmei cu privire la confidenialitate i s
respecte dispoziiile acesteia. Confirmarea nelegerii acestei politici
se va face prin semnarea unui acord de confidenialitate cu firma.
Introducei modelul de Declaraie de confidenialitate al firmei.
Dac partenerii i personalul sunt, sau pot deveni n mod rezonabil, suficient de competeni pentru a ntreprinde misiunea
(aceasta presupune cunoaterea sectorului, a subiectelor tratate
i experien cu dispoziiile de reglementare sau de raportare);
Accesul la orice experi care pot fi necesari;
Identificarea i disponibilitatea persoanelor desemnate s
desfoare examinarea controlului de calitate al misiunii (dac
este necesar);
Orice utilizare propus a activitii ntreprinse de alt auditor
sau contabil (inclusiv orice colaborare cu ali funcionari ai
firmei sau cu firmele din reea care poate fi necesar);
Capacitatea de a respecta termenul-limit pentru raportarea
misiunii;
Dac exist conflicte de interese concrete sau poteniale;
Dac mpotriva ameninrilor identificate la adresa independenei se iau sau se pot lua msuri de protecie pe care s le
aplice i s le menin cu scopul de a reduce ameninrile la un
nivel acceptabil;
Calitatea conducerii clientului (potenial), precum i persoanele desemnate cu guvernarea i persoanele care controleaz
entitatea sau care exercit o influen semnificativ asupra
entitii, inclusiv asupra integritii, competenei i reputaiei
n afacere (inclusiv cheltuiala pentru un proces sau publicitatea
negativ la adresa organizaiei), precum i experiena actual
i anterioar a firmei;
Atitudinea acestor persoane i grupuri fa de mediul intern de
control i opiniile acestora legate de interpretrile agresive sau
necorespunztoare ale standardelor sau reglementrilor
contabile (inclusiv luarea n consideraie a rapoartelor modificate care au fost emise anterior i natura calificrilor);
Natura operaiunilor entitii, inclusiv practicile afacerii i
conformitatea fiscal a organizaiei;
Firma trebuie s se asigure c partenerul repartizat drept responsabil al misiunii dispune de competenele necesare i are suficient
timp la dispoziie pentru a-i asuma responsabilitatea pentru ndeplinirea misiunii respective conform standardelor profesionale, prevederilor legale i reglementrilor aplicabile.
Partenerul misiunii va planifica de asemenea oportunitile de
instruire pentru personalul fr experien n vederea ndrumrii
dezvoltrii acestuia.
La stabilirea membrilor adecvai ai personalului care se vor
ocupa de o misiune, o atenie deosebit se va acorda continuitii
activitii desfurate pentru un anumit client, precum i dispoziiilor
privind rotaia n vederea asigurrii completrilor i oportunitilor
adecvate pentru echipa care se ocup de misiune.
Conducerea firmei are autoritatea necesar i este n ultim instan responsabil de toate aspectele legate de planificarea misiunilor
i va juca rolul de arbitru final n toate conflictele privind resursele
umane i alte resurse.
4.4 Punerea n aplicare a politicilor de control al calitii
(Disciplin)
Sistemul de control al calitii necesit mai mult dect o monitorizare eficace. Procesul de punere n aplicare este esenial i include
consecinele i procedurile corective n cazul nerespectrii, neglijrii,
lipsei de atenie i grij, abuzului i inducerii n eroare.
Conductorul firmei este responsabil n ultim instan de
procesul disciplinar al firmei. Aciunile corective sunt stabilite i
administrate n urma unui proces de consultare, i nu n mod
autocratic. Aciunile corective ntreprinse depind de circumstane.
Infraciunile grave, intenionate i repetate sau neglijarea
politicilor i regulilor profesionale ale firmei nu pot fi tolerate.
Trebuie luate msurile necesare n vederea corectrii
comportamentului partenerului sau membrului respectiv al
personalului sau n vederea ncetrii relaiei acestuia cu firma.
suspendarea angajatului;
5. Realizarea misiunii
Prin politicile i procedurile stabilite i prin controlul calitii,
firma solicit ca misiunile s fie realizate conform standardelor profesionale i dispoziiilor legale i reglementrilor aplicabile.
Sistemele generale ale firmei sunt menite s asigure clienii c
firma, partenerii i personalul acesteia planific, monitorizeaz i analizeaz n mod adecvat misiunile i elaboreaz rapoarte adecvate privind misiunile n funcie de circumstane.
Pentru a facilita realizarea consecvent a misiunilor de ctre
parteneri i membrii personalului conform standardelor profesionale i
dispoziiilor de reglementare i legale, firma furnizeaz modele n
vederea documentrii procesului pentru uzul clienilor. Aceste modele
sunt actualizate conform dispoziiilor pentru a reflecta orice schimbri
legate de standardele profesionale. Membrii personalului folosesc
modelele pentru a documenta fapte, riscuri i evaluri de baz legate
de acceptarea sau continuarea fiecrei misiuni. Membrii personalului
sunt ncurajai s i exercite judecata profesional atunci cnd
modific aceste modele pentru a se asigura c aspectele respective
sunt documentate i evaluate n mod adecvat pentru fiecare misiune n
conformitate cu standardele profesionale i politica firmei.
Sunt de asemenea disponibile: instrumente de cercetare i materiale de referin; un sistem de control al calitii, aa cum este
acesta prezentat n acest manual; echipamente hardware i programe
adecvate la standarde industriale, inclusiv msuri de securitate a
datelor i a accesului la sistem; precum i ndrumri, formare, politici
i programe de educare, inclusiv sprijin n vederea respectrii
normelor CECCAR privind dezvoltarea profesional.
n ndeplinirea unei misiuni, toi partenerii i membrii personalului trebuie:
Asumarea responsabilitii pentru echipa misiunii n baza consultaiilor adecvate (att la nivel intern, ct i la nivel extern)
cu privire la aspectele dificile sau litigioase.
5.2 Consultare
Dac disputa sau diferena de opinii persist, sau dac una sau
mai multe persoane implicate nu sunt mulumite cu decizia (deciziile)
partenerului, persoana (persoanele) poate (pot) aprecia dac problema
este una de control al calitii ndeajuns de grav sau dac este
ndeajuns de serioas pentru a motiva deferirea problemei respective
ctre autoritatea suprem din cadrul firmei.
Toi partenerii i membrii personalului sunt protejai de orice
form de retribuie, limitare a carierei sau aciuni punitive pentru
semnalarea unei probleme legitime i semnificative, cu bun-credin
i avnd n vedere interesele publicului, clientului, firmei sau
colegilor.
Este important ca partenerii i personalul s neleag c deferirea
unei probleme mai sus de nivelul echipei misiunii sau al partenerului
misiunii este serioas i nu trebuie minimalizat, ntruct este probabil
c va necesita destul timp din partea partenerului pentru a o aborda.
Deferirea poate fi verbal, dac este extrem de delicat sau
confidenial (dei practica deferirii verbale este descurajat), sau n
scris.
n cazul n care persoana este n continuare nesatisfcut cu
decizia adoptat i nu mai poate face apel la nicio alt persoan din
cadrul firmei, aceasta va trebui s ia n considerare importana problemei, precum i responsabilitile sale profesionale i poziia n
cadrul firmei sau continuarea desfurrii activitii n cadrul acesteia.
Disputele sau diferenele de opinii trebuie documentate n mod
corespunztor. n toate cazurile, raportul misiunii nu poate fi datat
pn cnd problema nu este soluionat.
Contractul de parteneriat scris prevede politica adoptat cu
privire la soluionarea disputelor i dizolvarea parteneriatului n cazul
n care problema nu poate fi soluionat pe cale amiabil.
5.4 Examinarea controlului calitii misiunii
Toate misiunile trebuie evaluate conform criteriilor stabilite ale
firmei (a se vedea mai jos) pentru a decide dac examinarea
6. Monitorizare
Politicile i procedurile de control al calitii sunt o pies-cheie
a sistemului de control intern al firmei. Monitorizarea const n
principal n nelegerea acestui sistem de control i stabilirea - prin
interviuri, teste i inspecii ale dosarelor - dac acest sistem de control
funcioneaz n mod eficient. Ea cuprinde dezvoltarea recomandrilor
de mbuntire a sistemului, n special dac punctele slabe sunt
7. Documentaie
7.1 Documentaia privind politicile i procedurile
firmei
Firma menine politici i proceduri care specific nivelul i
extinderea documentaiei solicitate n toate misiunile i pentru uzul
general al firmei (conform manualului sau modelelor de misiune). Ea
menine, de asemenea, politicile i procedurile care solicit
documentaia adecvat pentru a furniza dovezi ale operaiei fiecrui
element al sistemului su de control al calitii.
Aceste politici asigur c documentaia este suficient i
adecvat pentru a furniza dovezi n legtur cu:
Aderarea la fiecare element al sistemului de control al calitii
firmei; i
Sprijinul pentru fiecare raport de misiune emis, n conformitate cu standardele firmei i cu standardele profesionale i
dispoziiile legale i de reglementare, mpreun cu dovezi c
examinarea calitii misiunii a fost finalizat la data sau
nainte de data raportului (dac este cazul).
7.2 Documentaia misiunii
Conform politicii firmei, documentaia misiunii trebuie s cuprind:
Tabelul de planificare a misiunii sau acordul;
Aspectele identificate cu privire la dispoziiile etice (inclusiv
demonstrarea conformitii);
Conformitatea cu dispoziiile de independen i cu documentaia pentru toate dezbaterile aferente acestor aspecte;
Concluziile trase cu privire la acceptarea sau continuarea
relaiei cu clientul;
Procedurile desfurate pentru evaluarea riscului implicat de
prezentri eronate semnificative generate de fraud sau eroare
n situaia financiar i nivelul declaraiei;
Firma a stabilit politici i proceduri menite s menin confidenialitatea, pstrarea n condiii de siguran, integritatea, accesibilitatea
i recuperabilitatea documentaiei de misiune.
Aceste politici includ analizarea diferitelor dispoziii privind
pstrarea conform statutului i reglementrilor pentru a asigura c
documentaia misiunii este pstrat o perioad suficient de lung
pentru a satisface nevoile firmei.
Toate documentele de lucru, rapoartele i alte documente ntocmite de firm, inclusiv foile de pontaj pregtite de client, sunt confideniale i trebuie protejate de accesul neautorizat.
Un partener al misiunii sau conductorul firmei trebuie s
aprobe toate cererile externe de examinare a documentelor de lucru i
nicio emitere de documente nu va fi finalizat pn cnd nu se obine
aprobarea.
Documentele de lucru nu vor fi puse la dispoziia terilor dect
n cazul n care:
Clientul a autorizat n scris prezentarea de informaii;
Exist o datorie profesional de a prezenta informaiile;
Prezentarea este solicitat printr-un proces legal sau juridic;
sau
Prezentarea este solicitat prin lege sau reglementare.
Cu excepia cazului n care legea interzice, firma trebuie s
informeze i s obin autorizaia scris de la client nainte de a pre zenta documentele spre examinare. O scrisoare de autorizaie trebuie
s fie obinut atunci cnd exist o cerere de examinare a dosarelor de
la un potenial cumprtor, investitor sau mprumuttor. Se va solicita
consultan juridic n cazul n care clientul nu autorizeaz o
prezentare necesar de informaii.
n cazul unui litigiu sau potenial litigiu sau al procedurilor
administrative sau de reglementare, documentele de lucru nu trebuie
furnizate fr obinerea aprobrii de la departamentul juridic al firmei.
Politica firmei dicteaz numrul de ani pentru care pstrarea se
va aplica pentru fiecare dintre urmtoarele tipuri de dosare:
Dosare permanente
[numr de ani]
Dosare fiscale
[numr de ani]
Situaii i rapoarte financiare
[numr de ani]
Documente de lucru anuale sau periodice [numr de ani]
Coresponden
[numr de ani]
Perioada minim de pstrare a documentelor de lucru i a
dosarelor fostului client trebuie s fie de [numr de ani].
Se va pstra un registru permanent cu toate dosarele stocate offsite i fiecare recipient de stocare va fi etichetat corespunztor pentru
identificare i recuperare uoare. Partenerul responsabil cu
administrarea biroului trebuie s aprobe distrugerea dosarelor i s
pstreze o arhiv permanent cu toate materialele distruse.
Anexa B
1. Introducere.......................................................................................72
2. Cunoaterea clientului.....................................................................73
3. Revizuirea bazei de clieni...............................................................75
4. Evaluarea i depirea ateptrilor clienilor................................78
5. Strategii de dezvoltare pentru furnizarea unei
game complete de servicii.........................................................82
6. Stabilirea onorariilor, facturarea i colectarea..............................85
6.1 Stabilirea onorariilor................................................................85
6.2 Facturarea i colectarea...........................................................86
7. Soluionarea conflictelor i servicii de arbitraj.............................89
8. ncheierea relaiilor cu un client.....................................................93
1. Introducere
Relaiile pe care experii contabili i contabilii autorizai le au
cu clienii lor sunt fundamentale n ceea ce privete valoarea firmei
membre CECCAR; concurena din ce n ce mai mare le impune acestora s i consolideze relaiile cu clienii pentru ca acetia s fie mai
puin vulnerabili la persuasiunea din partea concurenilor.
Fiecare cuvnt din termenul managementul relaiei cu clienii"
este important:
Client" presupune o relaie profesional continu. Aceasta
nseamn c, odat ce este stabilit o relaie, att firma, ct i
clientul intenioneaz s continue s fac afaceri unul cu cellalt.
Relaie" nseamn c asocierea dintre client i firm este mai
mult dect o simpl tranzacie sau dect achiziionarea o
singur dat a unui serviciu. Se ntmpl deseori ca un client
s mprteasc informaii private sau confideniale firmei,
drept pentru care se stabilete un nivel de ncredere. Att
clientul, ct i firma ajung s se cunoasc i s neleag modul
n care cellalt funcioneaz.
Management" presupune c relaia nu este ntmpltoare, ci
trebuie administrat. Aceasta nseamn c exist o implicare
activ, firma fcnd mai mult dect s rspund solicitrilor
clientului.
Stabilirea unei relaii mai profunde cu clientul este logic din
punct de vedere comercial. S-a stabilit, n urma realizrii mai multor
studii, c este mult mai ieftin s pstrezi un client dect s obii unul
nou.
Relaiile puternice i eficiente cu clienii sunt coloana vertebral
a firmei, care trebuie s i cunoasc cu adevrat clienii i ceea ce
acetia i doresc. Bunele practici de afaceri spun c firma trebuie s
ndeplineasc i, unde este posibil, s depeasc aceste ateptri.
Exist multe resurse i metode disponibile pentru mbuntirea i
consolidarea relaiilor cu clienii, inclusiv reele, recomandri i alte
aliane.
2. Cunoaterea clientului
Rspuns/Observaie
Client:
Directori:
Proprietari:
Vrsta directorilor/proprietarilor
Experiena n afaceri
Timp n activitatea curent
Expertiz n activitatea curent
Care este planul dumneavoastr de
afaceri actual?
Ce vrei s realizai n aceast
afacere?
Care sunt scopurile i obiectivele
dumneavoastr cheie?
Unde vedei afacerea dumneavoastr Doi ani: Cinci ani: Zece ani:
n doi, cinci i zece ani?
Unde este acum afacerea
dumneavoastr n raport cu unde ar
trebui s fie?
Care sunt paii-cheie pe care trebuie
s i facei pentru a ajunge acolo?
Ce v-ar putea opri s ajungei acolo?
Care sunt cele mai importante lucruri
pe care le dorii de la contabilul
dumneavoastr?
Care sunt frustrrile dumneavoastr
principale?
Accesibilitate
Iniiativ
Promptitudine
Consultan cuprinztoare
Relaie mbuntit
Acordai cteva momente revizuirii acestei liste i analizei implicaiilor sale. Putei vedea c accentul este pus pe ct de disponibil
este contabilul pentru clienii si.
Muli contabili pun accentul pe elemente specifice ale
serviciului pe care l ofer. Contabilii trebuie s priveasc dincolo de
tranzacia efectiv i s analizeze ce i doresc clienii.
Luai n considerare, de exemplu, pregtirea unei declaraii de
impunere. Contabilul presupune c asta i dorete clientul. ns clientul este mai preocupat s se asigure c obligaiile sale fiscale sunt
respectate. Declaraia de impunere este pur i simplu mecanismul prin
care este realizat acest deziderat.
Serviciu
1.
Audit i certificare
2.
Consiliere de
impozitare
Folosii
acest Credei c l vei Observaie
serviciu acum? folosi n viitor?
3. Situaii financiare
4.
Contabilitate
managerial
5. Pregtirea
declaraiilor
impunere
de
6.
Conformitate de
reglementare
7.
Secretariatul
companiei
8.
Pregtirea i
elaborarea TVA
9.
Evaluri de afaceri i
diligena necesar
17. Planificarea
succesiunii
18. Managementul
surselor de venit i
instruire
19. Furnizor
tehnologie
informaiei
de
a
Pentru a obine cele mai bune rezultate, concentrai-v pe scadeni imediat", deoarece acestea sunt conturile cel mai uor de
colectat.
Cteva recomandri practice:
Trimitei factura prin e-mail, mai degrab dect prin pot:
este mai rapid i v ofer nregistrri online.
Facturai ct mai aproape posibil de momentul n care livrai
serviciul.
ncepei procesul de monitorizare din timp.
Nu ateptai s monitorizai. n cazul n care contul este
restant, amintii-i clientului c ateptai plata.
Fii ntotdeauna politicos i profesionist.
Colectarea ar trebui s fie un proces, nu o pedeaps.
Majoritatea clienilor sunt oneti i vor plti dac tiu c trebuie.
O serie de mementouri uoare, non-conflictuale, i vor determina pe cei mai muli clieni s plteasc.
Fii insistent i consecvent.
Luai n considerare beneficiile oferirii de opiuni de
stimulare, precum mici reduceri pentru pli anticipate sau
prompte.
Dup cum se constat, n procesul de facturare i colectare,
important este comunicarea cu clienii pentru a v asigura c sunt pe
deplin contieni de cerinele firmei dumneavoastr.
Trebuie ca firma s aib n vedere motivele pentru care nu
pltesc clienii. Exist o serie de motive, majoritatea fiind rezolvabile:
Clientul are o problem real. Cea mai bun abordare este
de a ncepe monitorizarea din timp. O scrisoare de atenionare
va scoate la suprafa problemele i va fi mult mai uor s se
rezolve o plngere dac problema este recent. Dac ateptai
nouzeci de zile pentru a afla dac exist o problem, aceasta va
reduce semnificativ ansele unei soluionri cu succes i de a obine
plata n ntregime.