Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Autor :
Indrumator stiintific
- Bucuresti -
2009
- CUPRINS -
pag
INTRODUCERE…………………………………………………………………………………. 3
CAPITOLUL III – Studiu de caz privind realizarea misiunii de audit intern cu tema „De a
da asigurari privind respectarea procedurilor de calcul al salariilor conform dispozitiilor
interne si a legislatiei in vigoare” ………………………………………..……………………… 24
BIBLIOGRAFIE.............................................................................................................................. 40
ANEXE............................................................................................................................................. 41
2
- INTRODUCERE -
3
CAPITOLUL I – AUDIT INTERN – NOTIUNI GENERALE, REGLEMENTARE SI
STANDARDIZARE
5
●independenţa auditorilor, în sensul că aceştia nu trebuie încărcaţi cu sarcini care nu ar trebui să le
revină.
Principalele trăsături ale auditului intern sunt următoarele:
universalitatea;
independenţa;
periodicitatea.
a) Universalitatea constă în faptul că auditul intern se organizează şi funcţionează în toate
organizaţiile indiferent de obiectul de activitate al acesteia. Domeniul de activitate al auditului intern îl
constituie toate activităţile desfăşurate în cadrul unei entităţi.
b) Independenţa auditului constă faptul că acesta nu trebuie să acţioneze sub vreo constrângere
manifestată din partea managementului sau a oricăror alţi factori de decizie dintr-o entitate.
c) Periodicitatea se traduce prin aceea că auditul intern este o funcţie stabilă, ce se realizează în
baza unui plan de audit strategic.
1
Legea nr.672/19.12.2002 privind auditul public intern
2
Legea nr.672/19.12.2002 privind auditul public intern
3
Incepand cu anul 2003, prevederile privind auditul intern din OG nr.119/1999 au fost abrogate prin Legea nr.672/2002
privind auditul public intern
4
Hotararea nr.720/10.10.1991 privind aprobarea Normelor de organizare si exercitare a controlului financiar elaborate
de Ministerul Economiei si Finantelor 7
Nu se mai subliniază ca rol principal al acestui control verificarea gestionarii mijloacelor
băneşti şi materiale, cum era pana acum prevăzut de norme. Consider utila o prezentare in paralel
a conceptelor de audit intern si control financiar de gestiune.
Nr. DOMENII DE CONTROL FINANCIAR DE
AUDIT INTERN
crt REFERINTA GESTIUNE
•activitate functional • este o forma a controlului financiar
independenta si obiectiva, ulterior, care se exercita cel putin o
care da asigurari si consiliere data pe an, in totalitate sau prin
conducerii pentru buna sondaj
administrare a veniturilor si •urmareste respectarea normelor
1. DEFINITII cheltuielilor publice, legale cu privire la existenta,
perfectionand activitatile integritatea, pastrarea si paza
entitatii publice bunurilor si valorilor de orice fel si
•se exercită asupra tuturor detinute cu orice titlu de o entitate
activităţilor desfăşurate într-o patrimoniala
entitate publică
-asigurarea obiectivă şi -existenta, integritatea, pastrarea si
consilierea, destinate să paza bunurilor ;
îmbunătăţească sistemele şi -utilizarea valorilor materiale,
activităţile entităţii publice; casarea si declasarea de bunuri ;
-sprijinirea îndeplinirii -efectuarea incasarilor si platilor in
obiectivelor entităţii publice lei si in valuta, in numerar sau prin
2. OBIECTIVE printr-o abordare sistematică cont ;
şi metodică, prin care se -intocmirea si circulatia
îmbunătăţeste eficacitatea documentelor primare tehnico-
sistemului de conducere bazat 6
operative si contabile .
pe gestiunea riscurilor, a
controlului şi a proceselor
administrării5.
3. DEOSEBIRI - misiunea de audit se - se efectueaza cel putin o data pe
efectueaza cel putin o data la an ; in cazul unor unitati si gestiuni
3 ani ; materiale reduse ca volum, se poate
efectua si la o perioada mai mare de
un an, dar nu mai tarziu de o data la
doi ani ;
- face constatari, emite - face verificari, constatari, stabileste
recomandari si concluzii si raspunderi, ia masuri de valorificare
urmareste implementarea lor ; a constatarilor ;
- recomandarile auditorului - masurile lasate de organele de
sunt optionale pentru control in procesele-verbale
management. incheiate sunt obligatorii.
- in cazul constatarii unor - face constatari, stabileste
regularitati sau prejudicii, raspunderi si urmareste valorificarea
raporteaza imediat conducerii constatarilor ;
si instiinteaza stuctura de - in cazul constatarii de pagube,
control intern abilitata pentru organele de control iau masuri de
cercetare, respectiv Serviciul extindere a controlului asupra
de Control Fianciar de intregii perioade in care, potrivit
gestiune , neluand masuri cu legii, pot fi luate masuri de
5
Legea nr.672/19.12.2002 privind auditul public intern
6
Norma nr..63943/30.09.1991 privind modul de organizare si exercitare a controlului financiar propriu la ministere,
departamente, alte organe centrale de stat, prefecturi si8Primaria Municipiului Bucuresti, precum si la regiile autonome.
privire la cele constatate. recuperare a acestora si de tragere la
raspundere a persoanelor vinovate ;
9
a) Planificare strategică adică planificare pe termen lung – are în vedere faptul că toate activităţile
unei entităţi care sunt pretabile la riscuri trebuie auditate pe parcursul mai multor ani acest lucru fiind
determinat de imposibilitatea auditării într-un singur an a întregii activităţi;
b) Planificarea anuală se materializează în elaborarea unui plan anual de audit intern care să cuprindă
misiunile ce pot fi efectuate pe parcursul unui an, misiuni stabilite în concordanţă cu analiza riscurilor,
cu solicitările organului ierarhic superior al structurii de audit, cu solicitările managementului, cu
semnalele primite de auditori, cu numărul existent de auditori din respectiva structură, etc.
c) Planificarea misiunii de audit intern se materializată în elaborarea programului misiunii de audit
intern, document elaborat la începutul fiecărei misiuni şi care presupune precizarea datelor la care se
vor efectua fiecare dintre fazele misiunii de audit.
Foarte importante în activitatea de planificare a auditului intern sunt următoarele aspecte:
planificarea auditului trebuie să fie conformă cu prevederile cartei auditului intern şi cu
modul de realizare a obiectivelor unei entităţi. De aceea procesul de palnificare presupune în mod
obligatoriu existenţa următoarelor elemente: obiective, un program al misiunilor, estimări de personal
şi de bugete financiare, rapoarte de activitate;
obiectivele auditului intern trebuie să poată fi atinse în cadrul unor planuri
operaţionale şi a unor bugete stabilite;
planul de audit trebuie să cuprindă următoarele elemente: structura auditată,
activităţile auditate, obiectivele auditabile, perioada auditată, perioada misiunii de audit, numărul de
auditori interni ce vor efectua fiecare misiune de audit;
este esenţială estimarea timpului necesar ţinând cont de domeniul misiunii prevăzute
precum şi de natura şi sfera lucrărilor de audit realizate de auditori;
1.6 Carta auditului intern si codul privind conduita etica a auditorului intern.
Carta auditului intern defineste obiectivele, drepturile si obligatiile auditului intern, este
elaborata de catre fiecare sef al compartimentului de audit intern si aprobata de conducatorul entitatii.
Carta auditului intern informeaza despre obiectivele si metodele de audit, clarifica misiunea de audit,
fixeaza regulile de lucru intre auditor si auditat si promoveaza regulile de conduita.
Codul de conduită etică profesională este destinat în principal încurajării unui comportament
profesional ideal, dar trebuie elaborat astfel încât să fie realist şi aplicabil.
Principiile etice profesionale fundamentale, a căror respectare asigură atingerea obiectivelor
profesiei de auditor, sunt următoarele:
integritatea: un auditor profesionist trebuie să fie direct şi onest în îndeplinirea serviciilor sale
profesionale;
10
obiectivitatea: un auditor profesionist trebuie sa fie corect şi nu trebuie să îngăduie ca
obiectivitatea să fie afectată de prejudecăţi, conflicte de interese sau influenţe externe;
confidenţialitate: un auditor profesionist trebuie să respecte confidenţialitatea informaţiilor
dobândite pe parcursul derulării serviciilor profesionale şi nu trebuie să dezvăluie nici o astfel de
informaţie fără o autorizare corespunzătoare şi specifică, cu excepţia situaţiilor în care există un drept
sau o obligaţie legală, sau profesională care impune dezvăluirea acelor obligaţii;
competenţa: implică permanenta actualizare a cunoştinţelor teoretice şi practice.
11
audit public intern; efectuează activităţi de audit public intern pentru a evalua dacă sistemele de
management financiar şi control ale entităţii publice sunt transparente şi sunt conforme cu normele de
legalitate, regularitate, economicitate, eficienţă şi eficacitate; elaborează raportul anual al activităţii de
audit public intern; în cazul identificării unor iregularităţi sau posibile prejudicii, raportează imediat
conducătorului entităţii publice şi structurii de control intern abilitate.
1.8 Reglementari in domeniul audit intern
4.urmarirea recomandărilor
In continuare prezentam schema generala privind derularea misiunii de audit public intern7. In
partea stanga a graficului sunt prezentate etapele procesului de audit public intern, cu referire la
procedurile de urmat, iar in partea dreapta rezultatele obtinute.
7
13
Ordin nr.38/15.01.2003 pentru aprobarea Normelor generale privind exercitarea activitatii de audit public intern
DERULAREA MISIUNII DE AUDIT PUBLIC INTERN
Etape Proceduri Documente
Initierea auditului Ordinul de serviciu
Declaratia de independenta
Notificarea privind
declansarea misiunii de audit
public intern
14
Colectarea si prelucrarea
informatiilor
Pregatirea
misiunii de Tabelul „puncte tari si puncte
Analiza riscurilor slabe”
audit
Revizuirea documentelor
de lucru Nota centralizatoare a
documentelor de lucru
Inchiderea sedintei
Minuta sedintei de inchidere
Elaborarea proiectului de
raport de audit Proiect de raport
Transmiterea proiectului
de raport
Supervizarea
Difuzarea raportului de
audit public intern
1. Iniţierea auditului
Procedura de iniţiere a misiunii de audit presupune întocmirea si transmiterea ordinului de
serviciu echipei de auditori interni, care are rolul de a repartiza sarcinile auditorilor pentru că aceştia să
poată demara misiunea de audit intern.
Ordinul de serviciu reprezintă mandatul de intervenţie dat de structura de audit intern şi se
întocmeşte de către coordonatorul acesteia pe baza planului anual de audit intern şi a informării – cadru
privind efectuarea misiunii de audit intern.
Asigurarea independenţei auditorilor faţă de entităţile publice auditate se realizează prin
întocmirea declaraţiei de independenţă, al cărei scop este verificarea incompatibilităţilor personale ale
auditorilor atât faţă de conducerea, personalul şi activităţile auditate. Dacă în timpul misiunii de audit
intern apare o incompatibilitate reală sau presupusă, auditorii sunt obligaţi să-l informeze de urgenţă pe
şeful structurii de audit intern.
17
centralizatoare a obiectelor auditabile care cuprinde totalitatea operaţiilor succesive pentru realizarea
activităţii.
b) Identificarea riscurilor inerente asociate operaţiilor prin determinarea impactului financiar al
acestora. Această operaţiune se concretizează în analiza operaţiilor cuprinse în Lista centralizatoare a
obiectelor auditabile în scopul determinării controalelor interne aferente activităţilor şi funcţionalităţii
acestora.
Există mai multe posibilităţi şi anume:
- operaţii la care nu se identifică nici un risc (şi nici controla einterne);
- operaţii la care se identifică mai multe riscuri (şi mai multe controale);
- operaţiicare pe lângă riscurile identificate pe operaţii mai pot genera în comun şi alte riscuri.
Această etapă a procesului de audit se finalizează prin întocmirea documentului Identificarea
riscurilor pentru elaborarea căruia auditorii pot utiliza Chestionarul de control intern.
c) Stabilirea criteriilor de analiză a riscurilor şi a nivelurilor de apreciere a acesora se realizează
ţinând cont de procedurile de audit unde se recomandă utilizarea criteriilor privind aprecierea
controlului intern. Etapa se concretizează în elaborarea documentului Lista criteriilor de analiză a
riscurilor.
d) Stabilirea nivelului riscului pe criteriile de apreciere se efectuează prin aplicarea la fiecare
criteriu de analiză a riscurilor a nivelului de apreciere şi a ponderii nivelului de apreciere, concretizat în
documentul intitulat Stabilirea nivelului riscurilor.
e) Determinarea punctajului total al riscului se realizează prim înmulţirea, pe fiecare risc
identificat, a nivelului şi ponderilor factorilor de risc şi însumarea acestora pe baza formulei de calcul
următoare: P1 = Pi * Ni
În acestă fază se elaborează documentul Determinarea punctajului total.
f) Clasarea operaţiilor pe baza analizei riscurilor se efectuează având în vedre punctajele totale
obţinute anterior, stabilite în ordinea impactului produs asupra activităţii şi departajate pe o scară cu trei
niveluri: mici, medii şi mari.
g) Ierarhizarea operaţiilor în funcţie de analiza riscurilorse realizează pe baza documentaţiei
efectuate în etapele anterioare şi se concretizează în elaborarea Tabelului puncte tari puncte slabe,
document care prezintă rezultatul evaluării fiecărei operaţii analizate şi permite ierarhizarea riscurilor în
scopul orientării activităţii de audit şi elaborarea Programului de audit.
h) Tematica în detaliu a obiectelor auditabile selectate cuprinde totalitatea domeniilor de audit
selectate şi este semnată de şeful structurii de audit intern. Fiind adusă la cunoştinţa principalilor
responsabili ai entităţii în cadrul şedinţei de deschidere a misiunii de audit.
4. Elaborarea programului de audit intern
18
Programul de audit intern este documentul lucru al auditorilor şi cuprinde acţiunile concrete de
efectuat pe fiecare obiect auditabil din tematica detaliată, cu scopul de a se atinge obiectivele auditului.
Programul de audit are un dublu rol:
►îl asigură pe şeful structurii de audit intern că au fost luate în consideraţie toate aspectele
referitoare la obiectivele misiunii de audit intern;
►garantează repartizarea sarcinilor şi planificarea activităţilor de către supervizor.
Pe baza Pogramului de audit se elaborează Programul intervenţiei la faţa locului care are
scopul de a prezenta detaliat lucrările pe care echipa îşi propune să le efectueze şi cuprinde: obiectivele,
tipul testării, locul testării, durata testării, auditorii implicaţi.
19
- numerotează documentele;
- pregătesc şi finalizează fişele de identificare şi analiză a problemei - FIAP;
- tansmit FIAP - urile spre avizare supervizorului;
- îndosariază documentele.
b) Supervizorul:
- analizează şi supervizează testele;
- revede şi supervizează FIAP – urile.
Pentru realizarea obiectivelor misiunii, auditorul în faza de intervenţie la faţa locului, va apela la
tehnici şi instrumente specifice de audit intern:
1. Verificarea - asigură validarea, confirmarea, acurateţea înregistrărilor, documentelor, declaraţiilor,
concordanţa cu legile şi regulamentele, precum şi eficacitatea controalelor interne. Tehnici: comparaţia;
recalcularea; confirmarea; punerea de acord; garantarea; urmărirea.
2. Observarea fizică – reprezintă o modalitate prin care auditorii interni îşi formează o opinie proprie
asupra situaţiei evaluate.
3. Interviul – se realizează de către auditori prin intervievarea persoanelor implicate în activităţile
auditate sau interesate de acestea.
4. Analiza – constă în descompunerea unei activităţi în elamente componente, care pot fi izolate,
identificate, cuantiifcate şi măsurate distinct.
5. Chestionarele de luare la cunoştinţă, de control intern şi listele de verificare – sunt instrumente
care cuprind întrebările pe care le formulează auditorii interni.
6. Pista de audit – reprezintă tabloul de prezentare a circuitului auditului care permite stabilirea
fluxurilor de informaţii, atribuţiilor şi responsabilităţilor, stabileşte documentele justificative şi
reconstituie operaţiunile de la suma totală până la detalii individuale, şi invers.
7. Formularele – se utilizează pentru prezentarea fundamentală a constatărilor de audit şi sunt de două
feluri:
- Fişele de identificare şi analiză a problemei care se întocmeşte pentru fiecare disfuncţionalitate
constatată. În cadrul acestui document sunt prezentate câteva elemente esenţiale şi anume: problema,
constatarea, cauza, consecinţa şi recomandarea precum şi soluţia propusă de auditori pentru
remedierea activităţii la care au fost constatate deficienţe.
- Fişele de constatare şi raportare a iregularităţilor au un caracter spacial ele fiind întocmite atunci
când sunt constatate abateri grave de la regulile procedurale şi metodologice, respective de la regulile şi
legislaţia aplicabilă entităţii auditatecare ar putea produce prejudicii pe seama fondurilor publice.
2. Constatarea şi raportarea iregularităţilor
În situaţia în care auditorii interni au descoperit iregularităţi, aceştia trebuie să::
20
- raporteze cel târziu a doua zi şefului structurii de audit intern iregularităţile constatate, care pot fi
abateri de la regulile procedurale şi metodologice, respectiv de la prevederile legale aplicabile
entităţii auditate care ar putea produce prejudicii pe seama fondurilor publice;
- supervizorul îl informează pe conducătorul entităţii auditate în termen de trei zile cu privire la
constatarea iregularităţilor; managerul are obligaţia de a iniţia procedura de constituire a unei
comisii de control formată din specialişti pe domeniul ce urmează a fi cercetat.
21
Documentaţia privind sistemul de control intern.
- Secţiunea D – Supervizarea misiunii de audit intern
Lista de supervizare a documentelor.
II. Dosarul documentelor de lucru cuprinde copii ale documentelor justificative care trebuie
să confirme şi să sprijine concluziile auditorilor interni. Dosarul este indexat prin atribuirea de litere şi
cifre pentru fiecare secţiune sau obiectiv de audit din cadrul programului de audit intern. Indexarea
trebuie să fie simplă şi uşor de urmărit.
b) Revizuirea documentelor de lucru
Aceasta se efectuează de către auditorii interni înainte de întocmirea Proiectului raportului de
audit intern, pentru a se asigura că documentele de lucru sunt pregătite în mod corespunzător şi că
acestea furnizează un sprijin adecvat pentru munca efectuată şi pentru dovezile/probele adunate în
timpul misiunii de audit intern.
În cadrul acestei etape, auditorii apreciază dacă FIAP- urile şi documentele de lucru asigură un
sprijin corespunzător pentru misiune, efetuează modificările necesare la documente si întocmesc nota
centralizatoare a documentelor de lucru.
c) Păstrarea şi arhivarea documentelor şi a dosarelor de audit
Dosarele de audit sunt proprietatea entităţii şi sunt confidenţiale. Ele trebuie păstrate până la
îndeplinirea recomandărilor din raportul de audit intern, după care se arhivează în concordanţă cu
reglementările legale privind arhivarea.
4. Şedinţa de închidere
Şedinţa de închidere a intervenţiei la faţa locului are drept scop prezentarea opiniei auditorilor, a
constatărilor şi a recomandărilor preliminare, precum şi discutarea unui plan de acţiune şi a unui
calendar de implementare a recomandărilor, ocazie cu care se întocmeşte minuta şedinţei de închidere.
22
1. Elaborarea proiectului de raport de audit intern
Elaborarea proiectului raportului de audit intern, care mai poartă numele de raport intermediar,
presupune respectarea următoarelor cerinţe:
a) constatările trebuie să aparţină domeniului auditat;
b) recomandările trebuie să fie în concordanţă cu constatările şi trebuie să ducă la reducerea
riscurilor potenţiale;
c) raportul trebuie să exprime opinia auditorului;
d) raportul se întocmeşte pe baza Fişelor de identificare şi analiză a problemei;
În cadrul acestei proceduri fiecare dintre membrii structurii de audit au anumite responsabilităţi:
●auditorii redactează proiectul raportului de audit intern, indică pentru fiecare constatare cauza care
a provocat-o, transmite şefului structurii de audit proiectul raportului spre avizare;
●supervizorul analizează proiectul raportului de audit intern şi formulează propuneri de modificare,
stabilind dacă este cazul să consulte compartimentul juridic;
●auditorii efectuează schimbările propuse de către supervizor şi îndosariază proiectul raportului de
audit intern.
3. Reuniunea de conciliere
În termen de 10 zile de la primirea punctelor de vedere, auditorii interni organizează reuniunea
de conciliere cu structura auditată, în cadrul căreia reanalizează constatările şi recomandările formulate
cu scopul de a vedea dacă acestea pot să fie modificate conform sugestiilir entităţii auditate. Discuţiile
ce se poartă în cadrul acestei şedinţe sunt consemnate în documentul numit Minuta şedinţei de
conciliere.
23
4. Elaborarea raportului de audit intern
Raportul de audit intern trebuie să includă modificările discutate şi convenite pe parcursul
şedinţei de conciliere.
►Procedura de întocmire a raportului de audit intern urmează următorii paşi:
● auditorii introduc în raportul final toate modificările convenite;
●se finalizează raportul de audit intern;
●se întocmeşte lista completă privind difuzarea raportului de audit;
●se semnează raportul de auditori pe fiecare pagină.
►Procedura difuzării raportului de audit intern se derulează astfel:
●auditorii transmit raportul, rezultatele concilierii şi punctul de vedere al entităţii auditate, şefului
structurii de audit intern;
●şeful structurii de audit semnează raportul şi îl transmite managerului care a aprobat efectuarea
misiunii de audit intern;
●managerul analizează şi avizează raportul de audit intern;
●auditorii transmit o copie a raportului avizat, entităţii auditate.
În situaţia în care managerul nu a avizat unele recomandări, este responsabilitatea şefului
structurii de audit să transmită organului ierarhic superior o informare cu detaliarea recomandărilor
formulate de auditori şi neavizate de manager, însoţită de documente care să justifice urmările
neimplementării respectivelor recomandări.
În cazul în care nu există puncte de vedere divergente între auditori şi entitatea auditată,
menţionăm că proiectul raportului de audit intern devine raportul final de audit intern.
24
auditorii îndosariază nota de informare cu privire la stadiul implementării recomandărilor
în dosarul permanent.
CAPITOLUL III – Studiu de caz privind realizarea misiunii de audit intern cu tema „De a
da asigurari privind respectarea procedurilor de calcul al salariilor conform dispozitiilor interne
si a legislatiei in vigoare”
25
- a fost asigurata independenţa auditorilor faţă de structurile prin întocmirea Declaraţiei de
independenţă- anexa nr.2 (pag.42);
- au fost purtate discuţii cu managementul entităţii pentru a li se prezenta cadrul general de funcţionare
a entităţii si au fost solicitate principalele documente: organigrama, regulamentul de organizare şi
funcţionare, fişele posturilor, regulamente interne, etc;
- identificarea si analiza riscurilor – anexa nr.3 (pag.44);
- elaborarea Programului de audit intern – anexa nr.4 (pag.60);
- elaborarea Programului interventiei la fata locului – anexa nr.5 (pag.65);
- elaborarea Listei centralizatoare a obiectelor auditabile – anexa nr.6 (pag.69)
- intocmirea Minutei sedintei de deschidere la fiecare sucursala auditata – anexa nr.7(pag.73).
In etapa de interventie la fata locului au fost efectuate testările şi procedurile prevăzute prin
programul de audit, s-au elaborat Fisele de identificare si analiza a problemelor – FIAP – anexa nr.8
(pag.74) si in urma discutiilor purtate cu conducerea sucursalei a fost intocmita Minuta sedintei de
inchidere – anexa nr.9 (pag.80).
26
RAPORT DE AUDIT INTERN
2.2.Ordinul de serviciu
Ordinul de serviciu a fost întocmit de şef Serviciu Audit Intern, pe baza programului anual
aprobat de Directorul General al societatii. Ordinul de serviciu reprezintă mandatul de intervenţie
pentru desfăşurarea misiunii de audit intern.
2.3 Echipa de auditare:
Ilie Ioana– şef misiune
Cătălin Nicoleta – auditor intern
28
Observarea : în urma căreia auditorii interni şi-au format opinia proprie asupra modului de prevenire
şi tratare a neregulilor în activitatea auditată.
3.2. Principalele instrumente de audit intern care au fost utilizate pe parcursul desfăşurării
misiunii de audit au fost :
Chestionarele - Tipul de chestionar întocmit este chestionarul-listă de verificare (C.L.V.) -
pentru stabilirea condiţiilor pe care trebuie să le îndeplinească fiecare obiectiv auditabil;
S-au întocmit un număr de 7 (sapte) chestionare-listă de verificare, care cuprind aspectele
stabilite a se verifica în cadrul misiunii.
Obiectivul nr.1 :
” Existenţa procedurilor interne privind calculul salariilor.”
CONSTATĂRI:
29
► Salariatii Serviciului Resurse Umane nu au prevazuta in fisele posturilor atributia de tinere a
evidentei efectuarii concediului de odihna si urmarire a modului de realizare a acestuia desi, conform
ROF, aceasta atributie este specifica lor.
In vederea identificarii personalului desemnat cu atributii de tinere a evidentei efectuarii
concediului de odihna si urmarire a modului de realizare a acestuia, au fost analizate si fisele posturilor
din cadrul serviciilor auditate. S-a constat ca tinerea evidentei efectuarii concediului de odihna si
urmarirea modului de realizare a acestuia, nu face obiectul niciuneia dintre atribuţiile de serviciu
prevazute in fisele posturilor respective .
CAUZE:
Intocmirea fiselor de post pentru salariatii din cadrul Serviciului Resurse Umane fara luarea in
considerare a tuturor atributiilor specifice acestui serviciu, prevazute in ROF.
CONSECINŢE:
Posibilitatea neacordarii unor drepturi salariale cuvenite sau a efectuarii unor plati salariale
nejustificate, in unele cazuri.
RECOMANDARI:
Stabilirea persoanelor responsabile cu evidentierea si urmarirea modului de efectuare a
concediilor de odihna. Corelarea atributiilor cuprinse in ROF pentru Serviciul Resurse Umane cu fisele
de post ale persoanelor din cadrul acestui serviciu.
Obiectivul nr. 2:
,, Evidenţierea corectă a constituirii elementelor salariale şi a plăţilor acestora în
contabilitate ”.
CONSTATĂRI:
► Urmare auditarii modului de evidentiere in foile colective de prezenta a orelor prestate de
unii salariati si a modului de plata a acestora, au fost constatate neconcordante intre:
- orele prestate in timpul noptii in lunile octombrie si noiembrie 2007 (defalcate pe date
calendaristice) si totalul orelor trecute in rubrica „ore de noapte”, inscrise in foile colective de prezenta,
total ce a fost preluat in lista de plata ;
- orele periculoase si suplimentare efectuate in luna martie 2007, conform foii colective de
prezenta si cele preluate in lista de plata ;
- orele festive efectuate in lunile aprilie si octombrie 2007, conform foilor colective de prezenta
si cele platite ;
30
- orele efectiv lucrate in luna decembrie 2007, conform foii colective de prezenta si cele platite.
► In anul 2007 au fost acordate unor salariati zile de concediu de odihna care nu corespund
numarului de zile la care acestia aveau dreptul conform prevederilor Contractului Colectiv de
Munca/2007 – anexa nr.10. Exemple:
● indemnizaţia de concediu de odihnă a fost calculata şi plătita pentru un numar mai mare de zile de
concediu de odihna decat cel la care salariatii aveau dreptul.
● nu a fost calculata şi plătita indemnizaţia de concediu de odihnă pentru toate zilele în care salariatii se
aflau efectiv în concediu de odihna .
● pentru unii inspectori de specialitate II din cadrul Serviciului Resurse Umane nu a fost calculata şi
plătita indemnizaţia de concediu de odihnă pentru toate zilele în care aceştia se aflau efectiv în CO,
drepturile salariale fiind calculate şi plătite ca şi zile lucrătoare prestate.
► In cursul anului 2007 au fost acordate unor salariati indemnizatii pentru incapacitate
temporara de munca ce nu au fost calculate conform prevederilor legale in vigoare. Exemple:
a) în situaţia în care unui salariat i s-au acordat mai multe concedii medicale pentru aceeaşi afecţiune,
fără întrerupere între ele, la calculul indemnizaţiilor pentru certificatele de concediu medical în
continuare nu s-a menţinut baza de calcul determinată pentru concediul medical iniţial, conform
prevederilor Ordonanţei de Urgenţă a Guvernului nr.158/2005 privind concediile şi indemnizaţiile de
asigurări sociale de sănătate, cu modificările şi completările ulterioare.
b) in situaţia în care unui salariat i s-au acordat mai multe concedii medicale pentru afecţiuni diferite,
fără întrerupere între ele, indemnizaţia pentru incapacitate temporară de munca nu s-a calculat şi plătit
separat, conform Ordonanţei de Urgenţă a Guvernului nr.158/2005 privind concediile şi indemnizaţiile
de asigurări sociale de sănătate, cu modificările şi completările ulterioare, menţinându-se baza de calcul
determinată pentru concediul medical iniţial.
c) indemnizaţiile pentru incapacitate temporară de muncă ce au fost acordate unor salariaţi nu au fost
suportate de către angajator din prima zi pana în a 5-a zi (calendaristică) de concediu medical şi din
bugetul Fondului naţional unic de asigurări sociale de sănătate, începând cu ziua următoare celor
suportate de angajator, conform prevederilor Ordonanţei de Urgenta a Guvernului nr.158/2005 privind
concediile şi indemnizaţiile de asigurări sociale de sănătate, cu modificările şi completările ulterioare.
e) cuantumul brut lunar al indemnizatiei pentru incapacitate temporara de munca acordata unui salariat
din cadrul punctului de lucru Constanta pentru perioada 24.09-30.09.2007, pe baza certificatului de
concediu medical nr.450534, nu a fost determinat prin aplicarea procentului de 100% asupra bazei de
calcul, conform articolului 17.2 din Ordonanţa de Urgenta a Guvernului nr.158/2005 privind concediile
şi indemnizaţiile de asigurări sociale de sănătate, cu modificările şi completările ulterioare, desi codul
indemnizatiei trecut pe certificatul de concediu medical este 06 – „urgenta medico-chirurgicala” -
f) in cazul in care prima zi de incapacitate temporara de munca coincide cu o zi in care salariatul ar
trebui sa fie liber, conform graficului de lucru din luna respectiva, aceasta zi de concediu medical nu
31
este trecuta in foaia colectiva de prezenta si nu este luata in calcul la stabilirea indemnizaţiei de
incapacitate temporara de munca, precum si a drepturilor salariale din luna respectiva, pentru a nu se
depăşi norma de lucru lunara. Situaţia prezentata anterior se regăseşte doar in cazul personalului turant.
In legislaţia in vigoare se menţionează:
1. Ordonanţa de Urgenta nr.158/17.11.2005 privind indemnizaţiile de asigurări sociale de sănătate, cu
modificările si completările ulterioare - articolul 10.5 prevede ca: ”din duratele de acordare a
concediilor medicale, exprimate in zile calendaristice, se plătesc zilele lucrătoare”;
2. Norma de aplicare a Legii nr.19/2000 privind sistemul public de pensii si alte drepturi de asigurări
sociale, din data de 04.05.2001, cu modificările si completările ulterioare – D „Alte drepturi de
asigurări sociale -pct. I art.12 prevede, de asemenea, ca: ” indemnizaţiile de asigurări sociale, cu
excepţia celor acordate pentru creşterea copilului, se calculează şi se plătesc în baza certificatelor de
concediu medical, care constituie ordin de plată şi care se eliberează pe durate exprimate în zile
calendaristice”
► Nu au fost aplicate prevederile Deciziilor de sanctionare emise de conducerea societatii in
anul 2007, respectiv diminuarea salariului personalului vinovat cu procentele si in perioadele prevazute
de acestea .
CAUZE:
● Verificarea insuficienta, in unele cazuri, a concordantei dintre:
-orele prestate in timpul noptii de unii salariati (defalcate pe date calendaristice) si totalul orelor trecute
in rubrica „ore de noapte”, evidentiate in foaia colectiva de prezenta;
-datele trecute in foile colective de prezenta si cele preluate in listele de plata;
-zilele de concediu de odihna uzate de salariati si zilele la care acestia aveau dreptul conform
prevederilor Contractului Colectiv de Munca/2007.
● Inexistenta procedurilor interne cu privire la aplicarea prevederilor Ordonantei de Urgenta a
Guvernului nr.158/2005 privind concediile si indemnizatiile de asigurari sociale de sanatate, cu
modificarile si completarile ulterioare sau aplicarea necorespunzatoare a acestor prevederi;
● Inexistenţa procedurilor scrise privind completarea foilor colective de prezenţă sau intocmirea
eronata a acestora ;
● Exercitarea necorespunzatoare a controlului ierarhic cu privire la activitatea de calcul al
drepturilor salariale, de catre:
-sef Birou Salarizare, asupra salariatilor din subordine;
-sefii unitatilor exterioare, asupra salariatilor care intocmesc foile colective de prezenta;
● Inexistenta instrucţiunilor interne referitoare la remunerarea salariaţilor turanti in situaţia in
care aceştia se afla in incapacitate temporara de munca, in concordanta cu timpul efectiv lucrat si zilele
de concediu medical de care aceştia beneficiază ;
32
● Lipsa instructiunilor scrise privind modul de constituire a drepturilor salariale.
CONSECINŢE:
- Neacordarea sau crearea posibilitatii neacordarii unor drepturi salariale cuvenite;
- Efectuarea unor plati salariale nejustificate, in unele cazuri;
- Constituirea eronată a contribuţiilor aferente salariilor datorate de unitate.
RECOMANDARI:
● Recalcularea drepturile salariale, avandu-se in vedere constatarile prezentate.
● Verificarea modului de calcul, acordare şi suportare a indemnizaţiilor pentru incapacitate
temporară de muncă, pentru anul 2007, ţinându-se cont de constatările prezentate;
● Verificarea, pentru anul 2007, a modului de acordare a zilelor de concediu de odihna si
aplicare a Dispozitiilor de sanctionare emise de conducerea societatii ;
● Asigurarea, in cadrul programului informatic, a unui algoritm de calcul al indemnizatiilor
pentru certificatele de concediu medical in continuare, in vederea mentinerii bazei de calcul
determinata pentru concediul medical initial;
● Elaborarea unor instructiuni scrise cu privire la :
- aplicarea prevederilor Ordonantei de Urgenta a Guvernului nr.158/2005 privind concediile si
indemnizatiile de asigurari sociale de sanatate, cu modificarile si completarile ulterioare ;
- controlul ierarhic asupra modului de calcul al drepturilor salariale, in concordanta cu atributiile
cuprinse in fisele posturilor persoanelor desemnate cu efectuarea acestuia ;
- modul de constituire a drepturilor salariale, a urmaririi si verificarii documentelor justificative care
stau la baza procedurii de calcul al salariilor;
- intocmirea foilor colective de prezenta si desemnarea persoanelor raspunzatoare de exactitatea datelor
mentionate in acestea ;
- remunerarea salariaţilor turanti in situaţia in care aceştia se afla in incapacitate temporara de munca, in
concordanta cu timpul efectiv lucrat si zilele de concediu medical de care aceştia beneficiază.
● In urma stabilirii instructiunilor cu privire la remunerarea salariaţilor turanti in situaţia in care
aceştia se afla in incapacitate temporara de munca, in concordanta cu timpul efectiv lucrat si zilele de
concediu medical de care aceştia beneficiază, se vor analiza aspectele constatate de echipa de auditori,
prezentate in FIAP si se vor lua masurile corespunzatoare
Obiectivul nr. 3 :
,, Modul de calcul şi contabilizare a elementelor reţinute din salarii şi a cheltuielilor cu
personalul ”.
CONSTATĂRI:
33
► In luna noiembrie 2007 au fost retinute unor salariati sume reprezentand imprumuturi si
cotizatii la Casa de Ajutor Reciproc fara a se avea la baza documente justificative.
CAUZE:
- Inexistenta instructiunilor scrise referitoare la retinerile din salarii a imprumuturilor si
cotizatiilor CAR si la controlul asupra acestora.
CONSECINŢE:
- Posibilitatea retinerii din salarii a unor sume ce nu coincid cu cele datorate de personal in
baza imprumuturilor CAR contractate.
RECOMANDĂRI:
● Elaborarea unor instructiuni scrise referitoare la retinerile din salarii a imprumuturilor si
cotizatiilor CAR si la controlul asupra acestora.
● Retinerea cotizatiilor si imprumuturilor CAR contractate de salariati doar pe baza
documentelor justificative.
Obiectivul nr. 7 :
„Arhivarea documentelor”.
CONSTATĂRI:
► Pentru evidenta tuturor intrărilor si ieşirilor din arhiva a documentelor create nu este înfiinţat
un registru, iar acestea nu se depun la depozitul arhivei pe baza de proces-verbal de predare-primire,
conform prevederilor articolului 9 din Legea nr.16/1996 a Arhivelor Naţionale, cu modificările si
completările ulterioare.
► La data auditării nu sunt repartizate atribuţii de arhivare a documentelor, conform prevederilor
articolului 23 din Legea nr.16/1996 a Arhivelor Naţionale, cu modificările si completările ulterioare.
CAUZE:
Lipsa unor instrucţiuni proprii privind arhivarea documentelor sucursalei.
CONSECINŢE:
Posibilitatea pierderii sau distrugerii unor documente.
RECOMANDĂRI:
● Întocmirea unor instrucţiuni proprii privind modul de arhivare a documentelor rezultate din
activitatea de salarizare, conforme cu Legea nr.16/1996 a Arhivelor Naţionale, modificată şi completată
34
de Legea nr. 358/2002.
● Luarea masurilor pentru repartizarea atribuţiilor de arhivare a documentelor si includerea
acestora in fisa de post a persoanei desemnate.
Concluziile raportului de audit
In urma desfasurarii misiunii de audit, echipa de auditori interni a ca nu exista instructiuni de
lucru scrise pentru toate activităţile de salarizare.
Prin elaborarea acestor instructiuni de lucru şi implementarea recomandărilor menţionate,
considerăm că se vor putea elimina in buna masura deficientele constatate, in vederea imbunatatirii
activitatii de calcul al salariilor.
Misiunea de audit cu tema: „De a da asigurări privind respectarea procedurilor de calcul al salariilor
conform dispoziţiilor interne şi a legislaţiei în vigoare”
Implementat
Partial
Neimplementat
Data implementarii
Nr.
Implementat
Recomandare
36
- CONCLUZII FINALE ALE LUCRARII -
Problematica auditului intern este de data foarte recenta pentru practicile din Romania. El are
rolul de a asigura managementul unei companii de faptul ca riscurile la care se expune societatea
respectiva sunt controlate la un nivel acceptabil prin mecanismele de control intern constituite.
Tinand seama de faptul ca o companie efectueaza activitati din ce in ce mai variate si mai
numeroase, activitati ce presupun o serie de riscuri mai mult sau mai putin controlabile, auditul intern
capata valente multidimensionale, nelimitandu-se la sfera financiar-contabila.
In aceste circumstante, responsabilitatile si aria de pregatire profesionala a auditorului intern se
extinde, devenind mai complexa. O buna organizare a departamentului de audit intern la nivelul
companiilor reprezinta un factor esential in indeplinirea obiectivelor acesteia.
Modul de realizare a misiunii de audit intern, respectiv abordarea celor trei etape fundamentale
ale acesteia - etapa de pregatire, realizare si incheiere, depinde foarte mult de capacitatile de lectura,
atentie, observatie, dialog si comunicare ale auditorului.
Consider esentiale o serie de elemente de care auditorii interni ar trebui sa tina cont in realizarea
misiunii de audit intern, prezentate in cele ce urmeaza.
► Etapa de pregatire
In etapa de pregatire, care deschide misiunea de audit, auditorii trebuie sa dea dovada de o
capacitate serioasa de lectura si de atentie. Dincolo de orice rutina, ea necesita o capacitate de a invata
si de a intelege.
Auditorii trebuie sa cunoasca bine societatea, pentru a putea sti unde poate fi gasita informatia
potrivita si de la cine poate fi ceruta. Identificand riscurile, auditorul trebuie sa isi concentreze atentia
asupra punctelor esentiale, evitand astfel sa omita ulterior aspecte fundamentale si neriscand sa se
piarda in detalii inutile.
Sunt foarte utile conversatiile pregatitoare, permitandu-i sa ia in calcul prioritatile manageriale.
Auditorul trebuie, inainte de toate, sa aiba de la inceput o viziune corecta asupra controlului
intern specific activitatii auditate si sa identifice problemele esentiale privind activitatea auditata.
Obiectivele activitatii pe care urmeaza sa o auditeze constituie unul din aspectele esentiale ce
trebuie asimilate de catre auditor inainte de inceperea misiunii. A cunoaste bine aceste obiective,
punctele slabe si cele tari de care trebuie sa tina cont responsabilii cu activitatea respectiva va permite
auditorului sa aiba o viziune de ansamblu asupra societatii si a problemelor sale.
37
De o reala importanta este si cunoasterea dosarelor de lucru ale ultimului audit realizat asupra
activitatilor ce urmeaza a fi din nou auditate va ajuta auditorul in dobandirea de cunostine in acest sens.
Pentru aceasta, conditia este ca dosarele sa fie complete, bine organizate.
Asadar, calitatea dosarelor de audit este un element esential, intrucat in ele auditorul trebuie sa
gaseasca o parte importanta a informatiilor pe care le va strange.
► Etapa de realizare
Apeleaza mai mult la capacitatile de observatie, dialog si comunicare ale auditorului.
Prima obligatie a auditorului este sa se faca acceptat, iar criteriul unei integrari reusite consta in
a se face cerut. In acest stadiu trebuie sa se apeleze la capacitatile de analiza si la simtul de deductie al
auditorului. In acest moment, auditorul va incepe sa formuleze observatiile si constatarile. Consider ca
au o importanta deloc de neglijat elementele prezentate in cele ce urmeaza.
● deschiderea misiunii
Auditorii nu sunt neaparat cunoscuti de interlocutorii lor. Cunoasterea reciproca si a atributiilor
ce revin fiecaruia este indispensabila in vederea unei bune desfasurari a misiunii.
Trebuie sa se tina cont de faptul ca prezentarea auditului intern este deosebit de importanta.
Interlocutorii auditorilor, sefii serviciilor a caror activitate nu a mai fost auditata de 2-3 ani, stiu adesea
foarte putine despre semnificatia auditului intern, sau uneori detin idei false despre acest subiect, ceea
ce este si mai grav.
● chestionarul de control intern
Acest chestionar trebuie sa cuprinda toate intrebarile relevante ce trebuie formulate pentru a
efectua o analiza completa.
In cazul auditului salariilor si a funcţionalităţii sistemului de control intern al acestora, misiune
ce a facut obiectul studiului de caz al acestei lucrari, ar trebui formulate unele intrebari elementare si
anume:
- stabileste clasele de salarizare
1. Cine? - autorizeaza orele suplimentare
- efectueaza calculul salariilor
- autorizeaza plata sau viramentul
Prin luarea in considerare a celor mentionate anterior, precum si prin pregatirea profesionala
continua a auditorului intern, consider ca se poate imbunatati activitatea desfasurata de acesta pe
parcursul realizarii misiunilor de audit..
39
Concluzionam ca implementarea auditului intern în ţara noastră este de o reală importanţă
pentru toate instituţiile. Aceasta depinde de mai multi factori:
- existenţa unei legislaţii nu foarte restrictive privind modul de implementare a auditului intern;
această activitate ar trebui să se desfăşoare în concordanţă cu standardele internaţionale de audit intern,
iar legislaţia ar trebui să contureze exclusiv cadrul în care să se dezvolte această activitate; buna
practică este importantă şi mai eficientă decât reglementarea strictă;
- sensibilizarea managerilor români cu privire la importanţa şi relevanţa activităţii de audit
intern;
- îmbunătăţirea pregătirii profesionale a auditorilor interni în vederea unei creşteri a încrederii
pe care o au managerii în competenţa acestora;
- funcţia de consiliere a auditului intern este în prezent de o mare importanţă acest lucru dând
posibilitatea unei consultări permanente între manager şi auditor;
- independenţa auditorului intern îi permite acestuia să privească în mod obiectiv activitatea şi
să formuleze o opinie care să-i dea managerului o asigurarea asupra bunei desfăşurări a activităţii;
- auditorii interni trebuie să fie persoane foarte bine pregătite în diverse domenii de activitate:
economic, juridic, tehnic, medical, etc. şi buni cunoscători ai standardelor internaţionale de audit.
De o reala insemnatate este si pozitionarea functiei de audit intern in cadrul unei societati. Asa
cum am mentionat si in cuprinsul acestei lucrari, auditul intern nu trebuie confundat cu controlul de
gestiune. Nu demult, putini puteau face o distinctie intre aceste doua functii.
Intr-adevar, ambele Functii se ocupa de toate activitatile intreprinderii, avand caracter universal,
insa diferentele sunt destul de importante pentru a le putea identifica si deosebi.
Diferentele privind obiectivele sunt esentiale. Cunoastem obiectivele auditului intern, si anume
un mai bun control asupra activitatilor desfasurate de intreprindere. Controlorul de gestiune se va
ocupa mai mult de informare decat de sisteme si proceduri; in sensul cel mai larg, putem spune ca rolul
sau este sa asigure mentinerea marilor echilibre ale societatii (achizitii; vanzari; stocuri), atragand
atentia asupra abaterilor savarsite sau previzibile si recomandand masurile ce trebuie luate pentru
restabilirea situatiei.
Este esential de mentionat ca activitatea de audit intern este inca in faza de adolescenta in tara
noastra. Trebuie facute eforturi sustinute in vederea promovarii importantei acesteia si cresterii
competentei auditorilor interni, astfel incat acestia sa poate oferi opinii pertinente si relevante cu privire
la ceea ce trebuie facut pentru cresterea performantei activitatilor.
40
BIBLIOGRAFIE
41
la regiile autonome
www.cafr.ro
***
www.mfinante.ro
***
42