Sunteți pe pagina 1din 203

Universitatea „Ştefan cel Mare” Suceava

Facultatea de Ştinnţe Economice şi Administraţie Publică


Specializarea Finanţe – Bănci

LA FIRMA SC. POLICOLOR S.A.

CUPRINS
PREZENTARE GENERALĂ
PROCEDURI UTILIZATE IN DERULAREA MISIUNII DE EVALUARE
Procedura P – 01: ORDINUL DE SERVICIU
Procedura P – 02: DECLARAŢIA DE INDEPENDENŢĂ
Procedura P – 03: NOTIFICAREA DECLANŞĂRII MISIUNII DE AUDIT
Procedura P – 04: COLECTAREA SI PRELUCRAREA INFORMAŢIILOR
PRELIMINARE
Procedura P – 05: ANALIZA RISCURILOR
Procedura P - 06: ELABORAREA PROGRAMULUI DE AUDIT INTERN
Procedura P - 07: ŞEDINŢA DE DESCHIDERE
Procedura P - 08: COLECTAREA DOVEZILOR
Procedura P - 10: REVIZUIREA DOCUMENTELOR DE LUCRU
Procedura P - 11: ŞEDINŢA DE ÎNCHIDERE
Procedura P - 12: ELABORAREA PROIECTULUI DE RAPORT DE AUDIT
PUBLIC INTERN
Procedura P - 14: REUNIUNEA DE CONCILIERE
Procedura P - 17: URMĂRIREA RECOMANDĂRILOR
Procedura P - 18: SUPERVIZAREA

PREZENTARE GENERALĂ
Gestionarea resurselor umane într-o instituţie publică reprezintă o funcţie suport
importantă, fiind un domeniu de preferinţă al activităţii auditorului intern, justificată în
mare măsură de multitudinea de procese care sunt derulate şi în mod implicit de riscurile
care le însoţesc.
Ghidul de audit intern privind gestiunea resurselor umane reprezintă un model
practic de desfăşurare a unei misiuni de audit, care prezintă în detaliu fiecare pas
semnificativ al derulării misiunii, situaţiile concrete analizate fiind comentate pentru
înţelegere în mod didactic.
Misiunea de audit intern are scopul de a da asigurări managementului asupra
modului de organizare a activităţii de gestiune a resurselor umane din cadrul entităţii, a
funcţionalităţii sistemului de control intern, respectiv a conformităţii cu cadrul legislativ
normativ, fiind structurate pe următoarele domenii auditabile:
- organizarea recrutării personalului;
- stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului;
- evidenţierea prezenţei, învoirilor şi concediilor
- evoluţia carierei personalului
- pregătirea profesională continuă a personalului
- gestionarea dosarelor profesionale
- gestionarea carnetelor de muncă
- funcţionalitatea sistemului informatic utilizat pentru gestiunea resurselor umane
- arhivarea documentelor
Elaborarea Ghidului privind gestiunea resurselor umane cuprinde procedurile şi
documentele specifice structurate pe cele patru etape stabilite prin normele generale.
În etapa de pregătire a misiunii de audit intern au fost întocmite documentele
standard şi s-au adus clarificări, faţă de norme, cu privire la modul concret de iniţiere a
procedurii de analiza riscurilor, succesiunea documentelor, structura acestora şi modul de
completare, nivelul de apreciere şi împărţire a acestora în mari, medii şi mici, clasarea
riscurilor şi ierarhizarea acestora în vederea finalizării procedurii Analiza riscurilor şi
obţinerea Tematicii în detaliu a misiunii de audit, pe baza căreia se va concentra munca
pe teren.
În etapa de intervenţie la faţa locului s-a realizat testarea efectivă pe baza listelor
de verificare pregătite în etapa anterioară, prin utilizarea unor tehnici diferite de
eşantionare, teste de control, modele de interviuri, note de relaţii şi foi de lucru, elemente
care au stat la baza elaborării fişelor de identificare şi analiză a problemelor şi eventual a
formularelor de constatare şi raportare a iregularităţilor.
În etapa de elaborare a Raportului de audit intern s-a urmărit redactarea acestuia
într-un format standard prin prezentarea acestuia pe structura obiectelor auditabile din
Tematica în detaliu a misiunii de audit şi comentarea constatărilor, consecinţelor şi
recomandărilor din formulare de constatare eliberate în etapa anterioară.
În etapa de urmărire a recomandărilor care se va realiza în perioada de la
finalizarea misiunii de audit intern până la viitoarea misiune planificată propunem unele
modele de documente pentru evaluarea internă şi externă a activităţii de audit intern.
Ghidul practic privind gestiunea resurselor umane aduce o serie de contribuţii la
teoria şi practica desfăşurării misiunilor de audit intern. În acelaşi timp acesta reprezintă
un model general, dar este şi o invitaţie permanentă pentru dezvoltarea sa, atât de către
responsabilii ghidului, cât şi de practicienii din domeniul auditului.
Misiunea de audit intern se va realiza la firma S.C. POLICOLOR S.A.
• Forma juridica : Societate pe actiuni
• Data constituirii : S.C. Policolor S.A. s-a infiintat la data de 2.11.1990 prin HG
nr. 1176/1990.
• Nr. Inregistrare registru : J 40/205/91
• Cod fiscal : R 326318
• Durata societatii : Nelimitata
• Obiect activitate : Fabricarea vopselelor, lacurilor, cernelii tipografice si
masticurilor.
• Telefon : 021 345.17.30
• Fax : 021 345.19.30
• Capitaluri propii : 66.982.952 mii lei
• Filiale, sucursale : Blv. Theodor Pallady nr. 51, sector 3 , Tel. (021)345.17.30
int. 1234; Fax (021)345.13.15 , Calea Moşilor nr. 264, sector 2 , Tel.
(021)210.23.67; Fax (021)210.23.67 , Şos. Ştefan cel Mare nr. 34, sector 2 ,
Tel/Fax (021)210.74.15 , Şos. Pantelimon nr. 287, sector 2 , Tel/Fax
(021)255.03.61
• Cifra de afaceri ( fara tva ) : 111.349.351 mii lei
• Actionari (asociati ) : Actionari: 39,40% Romanian Investment Fund Cyprus
Ltd, 33,33% The Romanian American Enterprise Fund, 9,96% Romanian
Reconstruction (Cyprus) Ltd, 7,32% City Bank Romania S.A., 9,99% alti
actionari. Consiliul de administratie: Presedintele Consiliului de
Administratie: Ion Alexander Florescu, Membrii Consiliului de
Administratie: Peter Braun, Dumitru D. Popescu, Alin Giurgiu, Joel Douglas
Hayes, Carmen Seghete, Cezar Radu Cojocariu.
• Cenzori : Dobre Georgiana, Dinca Alexandra, Dinca Adriana
• Expert contabil : Buleandra Elisabeta
ORGANIGRAMA SOCIETATII S.C. POLICOLOR S.A.
Procedura – P01: Iniţierea auditului
SC. POLICOLOR.S.A.
Serviciul Audit Public Intern
Nr. 420575 din 15.03.2005

ORDIN DE SERVICIU

In conformitate cu prevederile Legii nr. 672/2002 privind auditul public intern, a


O.M.F.P. nr. 38/2003 de aprobare a normelor metodologice generale privind exercitarea
activităţii de audit intern, a Ordinului managerului general nr. 12345/2003 prin care s-au
aprobat Normele proprii de exercitare a auditului intern în cadrul entităţii publice şi a
Planului de audit intern pentru anul 2005, se va efectua misiunea de audit intern la
Direcţia Resurselor Umane în perioada 01.04.2005 – 15.05.2005.
Scopul misiunii de audit este de a da asigurări asupra modului de organizare a
activităţii de gestiune a resurselor umane din entitatea publică şi a conformităţii
cu cadrul legislativ şi normativ aplicabil, fiind structurate pe următoarele domenii
auditabile:
• Organizarea recrutării personalului cuprinzând:
- Proiectul Planului de ocupare a funcţiilor publice, anexă la Planul
naţional de ocupare a funcţiilor publice;
- organizarea concursurilor;
- susţinerea concursurilor;
- emiterea deciziilor de numire.
• Stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului cuprinzând:
- stabilirea elementelor de natură salarială;
- modificarea drepturilor salariale;
- salarizarea muncii peste programul normal de lucru.
• Evidenţierea prezenţei, învoirilor şi concediilor;
• Evoluţia carierei personalului;
• Pregătirea profesională continuă a personalului
• Gestionarea dosarelor profesionale;
• Gestionarea carnetelor de muncă;
• Funcţionalitatea sistemului informatic utilizat pentru gestiunea resurselor
umane cuprinzând:
- evaluarea sistemului informatic;
- siguranţa în exploatare a sistemului informatic;
- securitatea bazelor de date.
• Arhivarea documentelor.

Menţionăm că se va efectua un audit de conformitate al modului de organizare a


activităţii de gestiune a resurselor umane din entitatea publică .

Echipa de auditori interni este formată din următorii:


1. Baciu Otilia – Mariana
2. Căderea Georgeta
3. Bilauca Roxana - Nelia

Procedura - P02: Iniţierea auditului


Serviciul Audit Public Intern

DECLARAŢIA DE INDEPENDENŢĂ

Nume şi prenume: Baciu Otilia - Mariana

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Data: 15.03.2005

Incompatibilităţi în legătură cu entitatea/structura auditată


D N
Da Nu
Aţi avut/aveţi vreo relaţie oficială, financiară sau personală cu cineva care ar
- x
putea să vă limiteze măsura în care puteţi să vă interesaţi, să descoperiţi sau să
- X
constataţi slăbiciuni de audit în orice fel?
Aveţi idei preconcepute faţă de persoane, grupuri, organizaţii sau obiective care - x
ar putea să vă influenţeze în misiunea de audit? - X
Aţi avut/aveţi funcţii sau aţi fost/sunteţi implicat(ă) în ultimii 3 ani într-un alt - x
mod în activitatea entităţii/structurii ce va fi auditată? - X
Aveţi responsabilităţi în derularea programelor şi proiectelor privind gestiunea - x
resurselor umane? - X
Aţi fost implicat în elaborarea şi implementarea sistemelor de control ale - x
entităţii/structurii ce urmează a fi auditată? - X
Sunteţi soţ/soţie, rudă sau afin până la gradul al patrulea inclusiv cu
- x
conducătorul entităţii/structurii ce va fi auditată sau cu membrii organului de conducere
- X
colectivă?
Aveţi vreo legătură politică, socială care ar rezulta dintr-o fostă angajare sau
- x
primirea de redevenţe de la vreun grup anume, sau organizaţie sau nivel
- X
guvernamental?
Aţi aprobat înainte facturi, ordine de plată şi alte instrumente de plată pentru - x
entitatea/structura ce va fi auditată? - X
Aţi ţinut anterior contabilitatea la entitatea/structura ce va fi auditată? - x
- X
Aveţi vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la - x
entitatea/structura ce va fi auditată? - X
Dacă în timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate personală,
externă sau organizaţională care ar putea să vă afecteze abilitatea dvs. de a lucra şi a - x
face rapoartele de audit imparţiale, notificaţi şeful Serviciului Audit Public Intern de X -
urgenţă?

Auditor, Şef serviciu,


Baciu Otilia – Mariana Ionescu Mircea
Serviciul Audit Public Intern

DECLARAŢIA DE INDEPENDENŢĂ

Nume şi prenume: Căderea Georgeta

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Data: 15.03.2005

Incompatibilităţi în legătură cu entitatea/structura auditată


D N
Da Nu
Aţi avut/aveţi vreo relaţie oficială, financiară sau personală cu cineva care ar
- x
putea să vă limiteze măsura în care puteţi să vă interesaţi, să descoperiţi sau să
- X
constataţi slăbiciuni de audit în orice fel?
Aveţi idei preconcepute faţă de persoane, grupuri, organizaţii sau obiective care - x
ar putea să vă influenţeze în misiunea de audit? - X
Aţi avut/aveţi funcţii sau aţi fost/sunteţi implicat(ă) în ultimii 3 ani într-un alt - x
mod în activitatea entităţii/structurii ce va fi auditată? - X
Aveţi responsabilităţi în derularea programelor şi proiectelor privind gestiunea - x
resurselor umane? - X
Aţi fost implicat în elaborarea şi implementarea sistemelor de control ale - x
entităţii/structurii ce urmează a fi auditată? - X
Sunteţi soţ/soţie, rudă sau afin până la gradul al patrulea inclusiv cu
- x
conducătorul entităţii/structurii ce va fi auditată sau cu membrii organului de conducere
- X
colectivă?
Aveţi vreo legătură politică, socială care ar rezulta dintr-o fostă angajare sau
- x
primirea de redevenţe de la vreun grup anume, sau organizaţie sau nivel
- X
guvernamental?
Aţi aprobat înainte facturi, ordine de plată şi alte instrumente de plată pentru - x
entitatea/structura ce va fi auditată? - X
Aţi ţinut anterior contabilitatea la entitatea/structura ce va fi auditată? - x
- X
Aveţi vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la - x
entitatea/structura ce va fi auditată? - X
Dacă în timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate personală,
externă sau organizaţională care ar putea să vă afecteze abilitatea dvs. de a lucra şi a - x
face rapoartele de audit imparţiale, notificaţi şeful Serviciului Audit Public Intern de X -
urgenţă?

Auditor, Şef serviciu,


Căderea Georgeta Ionescu Mircea
Serviciul Audit Public Intern

DECLARAŢIA DE INDEPENDENŢĂ

Nume şi prenume: Bilauca Nelia - Roxana

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Data: 15.03.2005

Incompatibilităţi în legătură cu entitatea/structura auditată


D N
Da Nu
Aţi avut/aveţi vreo relaţie oficială, financiară sau personală cu cineva care ar
- x
putea să vă limiteze măsura în care puteţi să vă interesaţi, să descoperiţi sau să
- X
constataţi slăbiciuni de audit în orice fel?
Aveţi idei preconcepute faţă de persoane, grupuri, organizaţii sau obiective care - x
ar putea să vă influenţeze în misiunea de audit? - X
Aţi avut/aveţi funcţii sau aţi fost/sunteţi implicat(ă) în ultimii 3 ani într-un alt - x
mod în activitatea entităţii/structurii ce va fi auditată? - X
Aveţi responsabilităţi în derularea programelor şi proiectelor privind gestiunea - x
resurselor umane? - X
Aţi fost implicat în elaborarea şi implementarea sistemelor de control ale - x
entităţii/structurii ce urmează a fi auditată? - X
Sunteţi soţ/soţie, rudă sau afin până la gradul al patrulea inclusiv cu
- x
conducătorul entităţii/structurii ce va fi auditată sau cu membrii organului de conducere
- X
colectivă?
Aveţi vreo legătură politică, socială care ar rezulta dintr-o fostă angajare sau
- x
primirea de redevenţe de la vreun grup anume, sau organizaţie sau nivel
- X
guvernamental?
Aţi aprobat înainte facturi, ordine de plată şi alte instrumente de plată pentru - x
entitatea/structura ce va fi auditată? - X
Aţi ţinut anterior contabilitatea la entitatea/structura ce va fi auditată? - x
- X
Aveţi vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la - x
entitatea/structura ce va fi auditată? - X
Dacă în timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate personală,
externă sau organizaţională care ar putea să vă afecteze abilitatea dvs. de a lucra şi a - x
face rapoartele de audit imparţiale, notificaţi şeful Serviciului Audit Public Intern de X -
urgenţă?

Auditor, Şef serviciu,


Bilauca Nelia - Roxana Ionescu Mircea
Procedura – P03: Iniţierea Auditului
Serviciul Audit Public Intern
Nr. 420579 din 15.03.2005

NOTIFICAREA PRIVIND DECLANŞAREA MISIUNII DE AUDIT


PUBLIC INTERN

Către: SC. POLICOLOR S.A.


De la: Şef Serviciu Audit Public Intern

Referitor la misiunea de audit intern „Modul de organizare a activităţii de gestiune a


resurselor umane ”

Stimate domnule Ivan Sokolov

În conformitate cu Planul de audit intern pe anul 2005, urmează ca în perioada


01.04.2005-15.05.2005 să efectuăm o misiune de audit intern cu tema Gestiunea
resurselor umane.
Vă vom contacta ulterior pentru a stabili de comun acord şedinţa de deschidere în
vederea discutării diverselor aspecte ale misiunii de audit, cuprinzând:
- prezentarea auditorilor;
- scopul misiunii de audit intern;
- prezentarea principalelor obiective ale misiunii de audit intern;
- programul intervenţiei la faţa locului;
- alte aspecte.

Pentru o mai bună înţelegere a activităţii dumneavoastră, vă rugăm sa ne puneţi la


dispoziţie următoarea documentaţie necesară privind activitatea de gestiune a resurselor
umane: legile şi reglementările ce se aplica activităţilor dumneavoastră, organigrama
direcţiei dumneavoastră, Regulamentul de organizare şi funcţionare, fişele posturilor,
procedurile scrise care descriu sarcinile ce trebuie realizate pe linia organizării activităţii,
un exemplar al rapoartelor de activitate, notelor, misiunilor de audit anterioare care se
referă la aceasta temă.
Dacă aveţi unele întrebări privind desfăşurarea misiunii, vă rugăm să-l
contactaţi pe doamna Baciu Otilia - Mariana - auditor, coordonatoarea misiunii sau
pe şeful structurii de audit intern.
Cu stimă,

Data: 15.03.2005

Şef Serviciu Audit Public Intern


Ionescu Mircea
Procedura – P04: Colectarea şi prelucrarea informaţiilor
Serviciul Audit Public Intern

COLECTAREA INFORMAŢIILOR

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane


Perioada auditată: 01.04.2009- 15.05.2009
Întocmit: Baciu Otilia – Mariana Data: 01.01.2009
Căderea Georgeta
Bilauca Nelia
Avizat: Ionescu Mircea Data: 01.01.2009

COLECTAREA INFORMAŢIILOR
D N
DIRECŢIA RESURSE UMANE Observaţii
DA NU
Identificarea legilor şi regulamentelor aplicabile structurii X -
auditate X -
X -
Obţinerea organigramei
X -
X -
Obţinerea Regulamentului de organizare şi funcţionare
X -
X -
Obţinerea fişelor posturilor
X -
- X Există
Obţinerea procedurilor scrise
- X doar parţial
X -
Identificarea personalului responsabil
X -
Anterior nu au
- X fost realizate
Obţinerea exemplarului de Raport de audit intern anterior
- X misiuni de
audit intern
Procedura - P05 : Analiza riscurilor
Serviciul Audit Public Intern

LISTA CENTRALIZATOARE A OBIECTELOR AUDITABILE

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane


Perioada auditată: 01.01.2004- 31.12.2004
Întocmit: Baciu Otilia – Mariana Data: 15.03.2005
Căderea Georgeta
Bilauca Nelia
Avizat: Ionescu Mircea Data: 15.03.2005

Nr.crt DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE OBS.

I. ORGANIZAREA Proiectul Planului de 1. Fundamentarea proiectului Planului de ocupare a funcţiilor publice


RECRUTĂRII ocupare a funcţiilor publice,
PERSONALULUI anexă la Planul naţional de
ocupare a funcţiilor publice
Organizarea concursurilor 2. Statul de funcţii
3. Corespondenţa pentru solicitarea organizării concursurilor
4. Constituirea comisiilor de concurs
5. Anunţul de concurs
6. Publicarea anunţului de concurs
7. Dosarele candidaţilor pentru ocuparea posturilor
8. Procesul verbal privind analiza dosarelor
Nr.crt DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE OBS.

9. Contestaţii privind respingerea dosarelor


Susţinerea concursurilor 10. Stabilirea subiectelor
11. Susţinerea probei scrise
12. Susţinerea probei interviu
13. Verificarea şi notarea lucrărilor şi interviului
14. Procesul verbal privind rezultatele concursurilor
15. Comunicarea rezultatelor
16. Contestaţii privitoare la rezultatele concursului
Deciziile de numire 17. Emiterea deciziei de numire
18. Comunicarea deciziei de numire
II. STABILIREA Stabilirea elementelor de 19. Procedurile scrise privind acordarea drepturilor salariale
DREPTURILOR natură salarială
SALARIALE 20. Salariul de bază
CUVENITE 21. Indemnizaţii de conducere
PERSONALULUI
22. Sporul pentru titlul ştiinţific de doctor
23. Sporul pentru complexitatea în muncă
24. Sporul de vechime în muncă
25. Sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte
26. Salariul de merit
Nr.crt DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE OBS.

27. Sistemul de premiere

Modificarea drepturilor 28. Decizia de modificare a drepturilor salariale


salariale
29. Comunicarea deciziei de modificare a drepturilor salariale
Salarizarea muncii peste 30. Fundamentarea timpului lucrat peste programul normal de lucru
programul normal de lucru
31. Aprobarea efectuării muncii peste programul normal de lucru
32. Evidenţa timpului lucrat peste programul normal de lucru si recuperarea
acestuia
33. Salarizarea timpului lucrat peste programul normal de lucru
III. EVIDENŢIEREA PREZENŢEI, ÎNVOIRILOR ŞI 34. Norme şi proceduri referitoare la modul de evidenţă a prezenţei, învoirilor şi
CONCEDIILOR concediilor
35. Utilizarea foilor colective de prezenţă
36. Evidenţa concediilor de odihnă
37. Evidenţa concediilor de medicale
38. Evidenţa concediilor de studii
IV. EVOLUŢIA CARIEREI PERSONALULUI 39. Concordanţa obiectivelor entităţii cu evoluţia carierei personalului
40. Promovarea în cadrul funcţiei pe categorii, clase şi gradaţii
V. PREGĂTIREA PROFESIONALĂ CONTINUĂ A 41. Planurile strategice şi anuale de pregătire profesională
PERSONALULUI
42. Planurile individuale de pregătire profesională
43. Realizarea programelor de pregătire profesională
Nr.crt DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE OBS.

44. Sistemul indicatorilor de performanţă privind pregătirea profesională

VI. GESTIONAREA DOSARELOR 45. Norme şi proceduri referitoare la gestionarea dosarelor profesionale
PROFESIONALE
46. Constituirea dosarelor profesionale
47. Accesarea dosarelor profesionale
48. Actualizarea dosarelor profesionale
VII. GESTIONAREA CARNETELOR DE MUNCĂ 49. Norme şi proceduri privind administrarea carnetelor de muncă
50. Constituirea carnetelor de muncă
51. Accesarea carnetelor de muncă
52. Actualizarea carnetelor de muncă
VIII. FUNCŢIONALITATEA Evaluarea sistemului 53. Manuale de operare şi utilizare a sistemului informatic
SISTEMULUI informatic 54. Adaptabilitatea sistemului informatic la cerinţele utilizatorilor
INFORMATIC 55. Sistemul de asigurare pentru prelucrarea tranzacţiilor autorizate şi corecte
UTILIZAT PENTRU
GESTIUNEA 56. Integrarea subsistemului informatic aferent gestiunii resurselor umane în
RESURSELOR UMANE
sistemul informatic general al instituţiei
57. Desemnarea personalului cu atribuţii privind utilizarea aplicaţiilor şi operarea
în cadrul bazelor de date
58. Sistemul de pregătire profesională a personalului implicat în operarea în
sistemul informatic
59.Instrucţiunile privind întreţinerea programelor informatice
60.Utilizarea echipamentelor de prevenire a fluctuaţiilor sau întreruperilor
curentului electric (UPS, modulatoare de tensiune s.a.)
Nr.crt DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE OBS.

Siguranţa în 61.Instruirea utilizatorilor şi informarea sistematică asupra modificărilor operate


exploatare a sistemului în sistemul informatic
informatic
Securitatea bazelor de 62.Existenţa unui sistem de prevenire/detectare a accesărilor şi modificărilor
date neautorizate ale bazelor de date (parole, programe antivirus ş.a.)
63.Sistemul modificării periodice a parolelor de acces
64.Actualizarea programelor antivirus, antispyware, firewall
65.Înregistrările intrărilor şi ieşirilor din sistem a utilizatorilor
IX. ARHIVAREA DOCUMENTELOR 66. Norme şi proceduri privind arhivarea documentelor rezultate din activitatea
de gestiune a resurselor umane
67. Desemnarea personalului responsabil privind arhivarea documentelor
68. Stabilirea locaţiei pentru dosarele profesionale şi celelalte documente arhivate
69. Predarea dosarelor la arhiva instituţiei

NOTA:
Lista centralizatoare a obiectelor auditabile reprezintă primul document care se elaborează în cadrul procedurii Analiza
riscurilor şi cuprinde, pentru acest studiu de caz, 69 de obiecte auditabile, structurate pe 9 obiective, care vor fi analizate pe
parcursul derulării misiunii de audit intern.
Procedura - P05 : Analiza riscurilor
Serviciul Audit Public Intern

IDENTIFICAREA RISCURILOR

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane


Perioada auditată: 01.01.2004- 31.12.2004
Întocmit: Baciu Otilia – Mariana
Căderea Georgeta
Bilauca Nelia Data: 15.03.2005
Avizat: Ionescu Mircea Data: 15.03.2005

Nr.crt. DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVE OBS.


I. ORGANIZAREA Proiectul Planului de 1. Fundamentarea proiectului • Schimbarea structurii obiectivelor entităţii
RECRUTĂRII ocupare a funcţiilor Planului de ocupare a funcţiilor publice prin preluarea şi prin transferul de
PERSONALULUI publice, anexă la publice obiective la şi de la alte entităţi publice
Planul naţional de • Utilizarea personalului neadecvat activităţii de
ocupare a funcţiilor elaborare a planului
publice • Utilizarea unor proceduri neadecvate
Organizarea 4. Statul de funcţii • Statul de funcţii nu este actualizat permanent
concursurilor funcţie de rezultatele procesului de recrutare
5. Corespondenţa pentru • Adresele pentru solicitarea organizării
solicitarea organizării concursurilor nu îndeplinesc condiţiile de
concursurilor conformitate
• Bibliografia incompletă/neactualizată
• Avizul ANFP nu a fost solicitat cu 45 de zile
înainte de data organizării concursului
Nr.crt. DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVE OBS.
6. Constituirea comisiilor de • Ordinele de constituire ale comisiilor de concurs
concurs şi de soluţionare a contestaţiilor nu sunt
întocmite cu 30 de zile înainte de data susţinerii
a concursurilor
• Incompatibilitatea membrilor comisiei de
concurs
8. Anunţul de concurs • Anunţul de concurs nu îndeplineşte condiţiile de
conformitate
• Anunţul de concurs nu cuprinde condiţiile de
desfăşurare a concursului
• Anunţul de concurs nu cuprinde condiţiile de
participare la concurs
10. Publicarea anunţului de • Anunţul de concurs nu este publicat în Monitorul
concurs Oficial al României, Partea a III-a, cu cel puţin
30 de zile înainte de data desfăşurării
• Anunţul de concurs nu este afişat la sediul
entităţii sau pe pagina de Internet
• Neconcordanţa între conţinutul anunţului de
concurs stabilit de comisie şi cel publicat
11. Dosarele candidaţilor pentru • Dosarele candidaţilor pentru ocuparea posturilor
ocuparea posturilor nu îndeplinesc condiţiile de conformitate
• Acceptarea unor dosare incomplete
• Refuzul nejustificat al acceptării dosarelor
candidaţilor pentru ocuparea posturilor
13. Procesul verbal privind • Lipsa acordului membrilor comisiei
analiza dosarelor
• Rezultatele selectării dosarelor de înscriere nu au
fost afişate la sediul instituţiei
Nr.crt. DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVE OBS.
14. Contestaţii privind • Acceptarea contestaţiilor spre analiză şi
respingerea dosarelor soluţionare fără ca acestea să fie depuse în
termen de către candidaţi
• Respingerea/acceptarea nejustificată a
contestaţiilor
• Rezultatele selectării dosarelor de înscriere nu au
fost afişate în termen de 5 zile lucrătoare de la
data expirării perioadei de înscriere
Susţinerea 15. Stabilirea subiectelor • Stabilirea unor subiecte din afara tematicii şi
concursurilor bibliografiei de concurs
• Subiectele sunt neclar formulate sau conţin erori
16. Susţinerea probei scrise • Procesul verbal privind proba scrisa nu
îndeplineşte condiţiile de conformitate
17. Susţinerea probei interviu • Procesul verbal privind proba interviu nu
îndeplineşte condiţiile de conformitate
• Interviul nu este susţinut în termen de 5 zile
lucrătoare de la data susţinerii probei scrise
• Întrebările şi răspunsurile la interviu nu au fost
consemnate în anexa la procesul verbal
19. Verificarea şi notarea • Diferenţe semnificative intre calitatea tratării
lucrărilor şi interviului subiectelor si punctajelor acordate de membri
comisiei
• Spaţiile libere din lucrări nu au fost barate de
membrii comisiei
• Declararea ca „promovat” a unor candidaţi care
nu au obţinut un punctaj final de cel puţin 100
de puncte cumulat şi cel puţin 50 de puncte la
fiecare probă
Nr.crt. DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVE OBS.
21. Procesul verbal privind • Procesul verbal nu s-a transmis la Direcţia
rezultatele concursurilor Resurse Umane
15. Comunicarea • Anunţarea candidaţilor asupra rezultatelor nu s-a
rezultatelor realizat în termenul de trei zile lucrătoare de la
data susţinerii ultimei probe
16. Contestaţii privitoare la • Acceptarea contestaţiilor spre analiză şi
rezultatele concursului soluţionare fără ca acestea să fie depuse în
termen de către candidaţi
• Candidaţii nu au fost anunţaţi in termen despre
rezultatul contestaţiei
Deciziile de numire 17. Emiterea deciziei de • Datele de identificare ale candidatului admis, a
numire salariului de încadrare şi a sporurilor de care
beneficiază nu au stabilite corect
• Decizia de numire nu a fost emisa în termenul de
15 zile lucrătoare de la data admiterii
candidatului
18. Comunicarea deciziei de • Comunicarea cu întârziere a deciziei de numire
numire
II. STABILIREA Stabilirea elementelor 19. Procedurile scrise privind • Existenţa unor proceduri neactualizate privind
DREPTURILOR de natură salarială acordarea drepturilor salariale acordarea drepturilor salariale
SALARIALE 20. Salariul de bază • Stabilirea eronată a salariului de bază
CUVENITE
21. Indemnizaţii de conducere • Acordarea unor indemnizaţii de conducere
PERSONALULUI
necuvenite
22. Sporul pentru titlul • Stabilirea eronată a sporului pentru titlul
ştiinţific de doctor ştiinţific de doctor
23. Sporul pentru • Stabilirea eronata a unui spor pentru
complexitatea în muncă complexitate în muncă
Nr.crt. DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVE OBS.
24. Sporul de vechime în • Stabilirea eronată a sporului de vechime în
muncă muncă
25. Sporul pentru orele lucrate • Stabilirea eronată a sporului pentru orele lucrate
pe timp de noapte pe timp de noapte
26. Salariul de merit • Acordarea de salarii de merit necuvenite
27. Sistemul de premiere • Salariile nu au fost diminuate pentru abateri
disciplinare
Modificarea 28. Decizia de modificare a • Decizia de modificare a drepturilor salariale nu a
drepturilor salariale drepturilor salariale fost întocmita
• Modificarea neargumentată a drepturilor
salariale
29. Comunicarea deciziei de • Salariatului nu i s-a comunicat decizia de
modificare a drepturilor modificare a drepturilor salariale
salariale • Decizia de modificare a drepturilor salariale nu
s-a comunicat Serviciului salarizare
• Operarea modificării drepturilor salariale în
carnetul de muncă şi dosarul profesional după
soluţionarea contestaţiilor
Salarizarea muncii 30. Fundamentarea timpului • Efectuarea fără justificare a orelor peste
peste programul lucrat peste programul normal programul normal de lucru
normal de lucru de lucru
31. Aprobarea efectuării • Efectuarea muncii peste programul
muncii peste programul normal normal de lucru nu a fost autorizata de şeful
de lucru structurii
32. Evidenţa timpului lucrat • Sistemul de evidenta a timpului
peste programul normal de lucrat peste programul normal de lucru nu este
lucru si recuperarea acestuia formalizat
Nr.crt. DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVE OBS.
33. Salarizarea timpului • Aplicarea eronată a indicilor salariali de
lucrat peste programul normal echivalare a orelor peste programul normal de
de lucru lucru
III. EVIDENŢIEREA PREZENŢEI, 34. Norme şi proceduri • Inexistenţa procedurilor referitoare la modul de
ÎNVOIRILOR, CONCEDIILOR referitoare la modul de evidenţă evidenţă a prezenţei, învoirilor şi concediilor
a prezenţei, învoirilor şi • Responsabilii pentru actualizarea normelor şi
concediilor procedurilor referitoare la modul de evidenţă a
prezenţei, învoirilor, concediilor şi recuperărilor
nu au fost desemnaţi
35. Utilizarea foilor • Evidenta prezentei nu se încadrează in principiile
colective de prezenţă de conformitate
36. Evidenţa concediilor de • Evidenta concediilor de odihna nu se încadrează
odihnă in principiile de conformitate
37. Evidenţa concediilor de • Evidenta concediilor medicale nu se încadrează
medicale in principiile de conformitate
38. Evidenţa concediilor de • Evidenta concediilor de studii nu se încadrează
studii in principiile de conformitate
IV. EVOLUŢIA CARIEREI PERSONALULUI 39. Concordanţa • Politica prezenta şi de perspectivă a entităţii nu a
obiectivelor entităţii cu evoluţia fost corelata cu dezvoltarea cunoştinţelor
carierei personalului profesionale ale personalului
• Structura funcţiilor publice de execuţie (superior,
principal, asistent şi debutant) pe total nu este
corelata
41. Promovarea în cadrul • Perioada de stagiu nu a fost
funcţiei pe categorii, clase şi respectata
gradaţii • Vechimea minima în muncă nu a fost
respectata
• Calificativele anuale acordate nu au
fost respectate
Nr.crt. DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVE OBS.
V. PREGĂTIREA PROFESIONALĂ 44. Planurile strategice şi • Fundamentarea insuficienta a
CONTINUĂ A PERSONALULUI anuale de pregătire profesională Planului strategic privind recrutarea, formarea şi
perfecţionarea profesională a funcţionarilor
publici
• Planul anual si cel strategic privind
recrutarea, formarea şi perfecţionarea
profesională a funcţionarilor publici nu au fost
corelate
46. Planurile individuale de • Planurile de pregătire nu au fost
pregătire profesională adaptate la cerinţele individuale ale fiecărui
salariat
47. Realizarea programelor • Persoanele responsabile de realizarea
de pregătire profesională programelor de pregătire profesională nu au fost
nominalizate
48. Sistemul indicatorilor de • Sistemul indicatorilor de performanţă
performanţă privind pregătirea nu caracterizează activitatea de pregătire
profesională profesionala
• Persoanele responsabile pentru
urmărirea realizării indicatorilor de performanţă
nu au fost stabilite
VI. GESTIONAREA DOSARELOR 50. Norme şi proceduri • Insuficienţa procedurilor şi normelor
PROFESIONALE referitoare la gestionarea referitoare la gestionarea dosarelor profesionale
dosarelor profesionale • Responsabilii pentru actualizarea
normelor şi procedurilor referitoare la
gestionarea dosarelor profesionale nu au fost
desemnaţi
51. Constituirea dosarelor • Dosarele profesionale pentru fiecare
profesionale salariat nu au fost constituite
Nr.crt. DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVE OBS.
52. Accesarea dosarelor • Accesarea de către persoane
profesionale neautorizate a dosarelor profesionale
53. Actualizarea dosarelor • Dosarele profesionale nu au fost
profesionale actualizate
VII. GESTIONAREA CARNETELOR DE 54. Norme şi proceduri • Insuficienta procedurilor şi normelor
MUNCĂ privind administrarea carnetelor privind administrarea carnetelor de muncă
de muncă • Responsabilii pentru actualizarea
normelor şi procedurilor referitoare la
administrarea carnetelor de munca nu au fost
desemnaţi
56. Constituirea carnetelor • Carnetele de munca pentru fiecare
de muncă salariat nu au fost constituite
57. Accesarea carnetelor de • Accesarea de către persoane
muncă neautorizate a carnetelor de munca
52. Actualizarea carnetelor de • Carnetele de muncă nu au fost
muncă actualizate

VIII. FUNCŢIONALITATEA Evaluarea 53. Manuale de operare si • Insuficienta manualelor de operare şi utilizare a
SISTEMULUI sistemului utilizare a sistemului informatic sistemului informatic
INFORMATIC informatic • Manualele de operare şi utilizare a sistemului
UTILIZAT PENTRU informatic nu au fost actualizate
GESTIUNEA 54. Adaptabilitatea sistemului • Utilizarea într-o mare măsura a procedurilor
RESURSELOR UMANE informatic la cerinţele manuale
utilizatorilor • Comunicare insuficienta intre utilizatori si
informaticieni/proiectanţii sistemului informatic
55. Sistemul de asigurare • Insuficienţa sistemului privind prelucrarea numai
pentru prelucrarea tranzacţiilor a tranzacţiilor corecte şi autorizate
autorizate şi corecte
Nr.crt. DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVE OBS.
56. Integrarea subsistemului • Interfaţa între subsistemele informatice nu este
informatic aferent gestiunii adecvată
resurselor umane în sistemul
informatic general al instituţiei
57. Desemnarea • Delegarea atribuţiilor şi competenţelor pentru
personalului cu atribuţii personalul implicat în utilizarea aplicaţiilor şi
privind utilizarea operarea în cadrul bazelor de date nu este
aplicaţiilor şi operarea în completă
cadrul bazelor de date
58. Sistemul de pregătire • Discontinuitate in pregătirea personalului
profesională a implicat în operarea si utilizarea sistemului
personalului implicat în informatic
operarea în sistemul • Informarea personalului implicat în operarea si
informatic utilizarea sistemului informatic asupra
modificărilor aduse acestuia este insuficienta
60. Instrucţiunile privind • Instrucţiunile privind întreţinerea programelor
întreţinerea programelor informatice nu se aplica
informatice
Siguranţa în 61. Utilizarea echipamente- • Echipamentele de prevenire a fluctuaţiilor sau a
exploatare a lor de prevenire a întreruperilor curentului electric (UPS,
sistemului fluctuaţiilor sau stabilizatoare de tensiune ş.a.) nu sunt utilizate
informatic întreruperilor curentului
electric (UPS,
modulatoare de tensiune
s.a.)
Nr.crt. DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVE OBS.
62. Instruirea utilizatorilor • Disfuncţionalitate in instruirea utilizatorilor sau
şi informarea atunci când se produc modificări semnificative
sistematică asupra în sistemul informatic
modificărilor operate în
sistemul informatic
Securitatea 63. Existenţa unui sistem de • Insuficienta sistemului de
sistemului prevenire/detectare a prevenire/detectare a accesărilor şi modificărilor
informatic accesărilor şi neautorizate ale bazelor de date (parole,
modificărilor programe antivirus ş.a.)
neautorizate ale bazelor
de date (parole,
programe antivirus ş.a.)
64. Sistemul modificării • Calendarul privind modificarea periodica a
periodice a parolelor de parolelor de acces nu se respecta
acces • Personalul pentru verificarea şi modificarea
periodică a parolelor de acces nu a fost desemnat
65. Actualizarea • Actualizarea programelor antivirus,
programelor antivirus, antispyware, firewall nu se efectuează zilnic
antispyware, firewall

66. Înregistrările intrărilor şi • Rapoartele/listele privind înregistrările


ieşirilor din sistem a intrărilor şi ieşirilor din sistem a utilizatorilor nu
utilizatorilor au fost verificate
IX. ARHIVAREA DOCUMENTELOR 67. Norme şi proceduri • Îndosarierea documentelor nu este
privind arhivarea documentelor inclusa in cadrul normelor şi procedurilor
rezultate din activitatea de • Întocmirea OPIS-ului dosarelor nu
gestiune a resurselor umane este inclusa in cadrul normelor şi procedurilor
Nr.crt. DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVE OBS.
• Modul de constituire al dosarelor
arhivate nu este inclus in cadrul normelor şi
procedurilor
68. Desemnarea • Atribuţiile şi competenţele privind
personalului responsabil privind arhivarea dosarelor activităţii de gestiune a
arhivarea documentelor resurselor umane nu au fost nominalizate
69. Stabilirea locaţiei pentru • Alocarea unui spaţiu insuficient
dosarele profesionale şi arhivării documentaţiei
celelalte documente arhivate • Existenţa unei umidităţi ridicate
• Protecţie insuficientă a documentelor
faţă de sursele de căldură
70. Predarea dosarelor la • Dosarele nu sunt predate la arhiva
arhiva instituţiei instituţiei la termenele legale
• Procesul verbal de predare-primire
nu îndeplineşte condiţiile de conformitate

NOTA:
Identificarea riscurilor este al doilea document care se elaborează în cadrul procedurii Analiza riscurilor şi presupune
asocierea riscurilor semnificative la operaţiilor stabilite în Lista centralizatoare a obiectelor auditabile. De regulă, se asociază unul
sau mai multe riscuri teoretice, determinate de auditorii interni din documentele colectate sau din riscurile practice reieşite din
propria experienţă. În situaţia în care la operaţiile auditabile se ataşează mai multe riscuri analiza acestora se va putea realiza pentru
fiecare risc în parte sau pe total operaţie/obiect auditabil.
În acest studiu de caz, au fost identificate 69 de operaţii, prezentate în Lista centralizatoare a obiectelor auditabile, cărora le-
au fost asociate 111 riscuri, aşa cum rezultă din documentul Identificarea riscurilor.
Anexa nr. 7
Procedura - P05: Analiza riscurilor
ENTITATEA PUBLICĂ
Serviciul Audit Public Intern

STABILIREA FACTORILOR DE RISC, PONDERILE ACESTORA


ŞI APRECIEREA NIVELURILOR RISCURILOR

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane


Perioada auditată: 01.01.2004- 31.12.2004
Întocmit: Baciu Otilia – Mariana Data: 19.03.2005
Căderea Georgeta
Bilauca Nelia
Avizat: Ionescu Mircea Data: 19.03.2005

Ponderea factorilor Nivelul de apreciere al riscului (Ni)


Factori de risc
de risc
(Fi) N1 N2 N3
(Pi)
Aprecierea Există proceduri,
Există proceduri Nu există
controlului intern P1 – 50% sunt cunoscute,
şi se aplică proceduri
F1 dar nu se aplică

Aprecierea
Impact financiar Impact financiar Impact financiar
cantitativă P2 – 30%
scăzut mediu ridicat
F2

Aprecierea
Vulnerabilitate Vulnerabilitate Vulnerabilitate
calitativă P3 – 20%
mică medie mare
F3

Notă:
Prin acest document se stabilesc, în funcţie de importanţa şi greutatea factorilor de risc, ponderile
şi nivelurile de apreciere ale riscurilor.
Cei trei factori de risc sunt stabiliţi prin normele generale şi sunt acoperitori pentru entitate, însă
dacă dorim să evidenţiem şi alţi factori de risc, cu nivelurile de apreciere corespunzătoare, trebuie să se
aibă în vedere ca suma ponderilor factorilor de risc să fie de asemenea 100.
Procedura - P05 : Analiza riscurilor
ENTITATEA PUBLICĂ

Serviciul Audit Public Intern

STABILIREA NIVELULUI RISCULUI ŞI A PUNCTAJULUI TOTAL AL RISCULUI

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane


Perioada auditată: 01.01.2004- 31.12.2004
Întocmit: Baciu Otilia – Mariana Data: 15.03.2005
Căderea Georgeta
Bilauca Nelia
Avizat: Ionescu Mircea Data: 15.03.2005

Criterii de analiza a riscurilor


Aprecierea Aprecierea Aprecierea
Nr OBIECTE
DOMENIUL RISCURI SEMNIFICATIVE controlului cantitativă calitativă Punctaj
crt AUDITABILE intern (F1) (F2) (F3) total
P1 P2 P3
Ni Ni Ni
50% 30% 20%
I. ORGANIZAREA Proiectul Planului 1. Fundamentarea • Schimbarea obiectivului entităţii publice
RECRUTĂRII de ocupare a proiectului Planului de prin preluarea şi prin transferul de 0,5 3 0,3 2 0,2 2 2,5
PERSONALULU funcţiilor publice, ocupare a funcţiilor obiective
I anexă la Planul publice • Utilizarea personalului neadecvat
naţional de activităţii de elaborare a planului
0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0
ocupare a • Utilizarea unor proceduri neadecvate
funcţiilor publice 0,5 2 0,3 2 0,2 3 2,0
Organizarea 4. Statul de funcţii • Statul de funcţii nu este actualizat
concursurilor permanent funcţie de rezultatele 0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8
procesului de recrutare
5. Corespondenţa • Adresele pentru solicitarea 0,5 2 0,3 1 0,2 1 1,5
pentru solicitarea organizării concursurilor nu
organizării îndeplinesc condiţiile de
concursurilor conformitate
Criterii de analiza a riscurilor
Aprecierea Aprecierea Aprecierea
Nr OBIECTE
DOMENIUL RISCURI SEMNIFICATIVE controlului cantitativă calitativă Punctaj
crt AUDITABILE intern (F1) (F2) (F3) total
P1 P2 P3
Ni Ni Ni
50% 30% 20%
• Bibliografia incompletă
0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0
neactualizată
• Avizul ANFP nu a fost solicitat
cu 45 de zile înainte de data 0,5 2 0,3 1 0,2 1 1,5
organizării concursului
6. Constituirea • Ordinele de constituire ale
comisiilor de comisiilor de concurs şi de
concurs soluţionare a contestaţiilor nu
0,5 2 0,3 1 0,2 1 1,5
sunt întocmite cu 30 de zile
înainte de data susţinerii a
concursurilor
• Incompatibilitatea membrilor
0,5 2 0,3 1 0,2 1 1,5
comisiei de concurs
7. Anunţul de concurs • Anunţul de concurs nu
îndeplineşte condiţiile de 0,5 1 0,3 2 0,2 1 1,3
conformitate
• Anunţul de concurs nu cuprinde
condiţiile de desfăşurare a 0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7
concursului
• Anunţul de concurs nu cuprinde
condiţiile de participare la 0,5 1 0,3 2 0,2 2 1,5
concurs
8. Publicarea anunţului • Anunţul de concurs nu este 0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7
de concurs publicat în Monitorul Oficial al
României, Partea a III-a, cu cel
puţin 30 de zile înainte de data
desfăşurării
Criterii de analiza a riscurilor
Aprecierea Aprecierea Aprecierea
Nr OBIECTE
DOMENIUL RISCURI SEMNIFICATIVE controlului cantitativă calitativă Punctaj
crt AUDITABILE intern (F1) (F2) (F3) total
P1 P2 P3
Ni Ni Ni
50% 30% 20%
• Anunţul de concurs nu este afişat
la sediul entităţii sau pe pagina 0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7
de Internet
• Neconcordanţa între conţinutul
anunţului de concurs stabilit de 0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7
comisie şi cel publicat
9. Dosarele • Dosarele candidaţilor pentru
candidaţilor pentru ocuparea posturilor nu
0,5 3 0,3 2 0,2 2 2,5
ocuparea posturilor îndeplinesc condiţiile de
conformitate
• Acceptarea unor dosare
0,5 3 0,3 2 0,2 1 2,3
incomplete
• Refuzul nejustificat al acceptării
dosarelor candidaţilor pentru 0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7
ocuparea posturilor
11. Procesul verbal • Lipsa acordului membrilor
0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7
privind analiza comisiei
dosarelor • Rezultatele selectării dosarelor
de înscriere nu au fost afişate la 0,5 1 0,3 1 0,2 2 1,2
sediul instituţiei
12. Contestaţii privind • Acceptarea contestaţiilor spre
respingerea analiză şi soluţionare fără ca
0,5 2 0,3 1 0,2 1 1,5
dosarelor acestea să fie depuse în termen
de către candidaţi
• Respingerea nejustificată a
0,5 1 0,3 2 0,2 2 1,5
contestaţiilor
Criterii de analiza a riscurilor
Aprecierea Aprecierea Aprecierea
Nr OBIECTE
DOMENIUL RISCURI SEMNIFICATIVE controlului cantitativă calitativă Punctaj
crt AUDITABILE intern (F1) (F2) (F3) total
P1 P2 P3
Ni Ni Ni
50% 30% 20%
• Rezultatele selectării dosarelor
de înscriere nu au fost afişate în
termen de 5 zile lucrătoare de la 0,5 1 0,3 2 0,2 1 1,3
data expirării perioadei de
înscriere
Susţinerea 13. Stabilirea • Stabilirea unor subiecte din afara
concursurilor subiectelor tematicii şi bibliografiei de 0,5 3 0,3 3 0,2 2 2,8
concurs
• Subiectele sunt neclar formulate
0,5 3 0,3 2 0,2 2 2,5
sau conţin erori
14. Susţinerea probei • Procesul verbal privind proba
scrise scrisă nu îndeplineşte condiţiile 0,5 3 0,3 2 0,2 3 2,7
de conformitate
15. Susţinerea probei • Procesul verbal privind proba
interviu interviu nu îndeplineşte 0,5 3 0,3 2 0,2 2 2,5
condiţiile de conformitate
• Interviul nu este susţinut în
termen de 5 zile lucrătoare de la 0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0
data susţinerii probei scrise
• Întrebările şi răspunsurile la
interviu nu au fost consemnate în 0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0
anexa la procesul verbal
18. Verificarea şi • Diferenţe semnificative intre 0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7
notarea lucrărilor şi calitatea tratării subiectelor şi
interviului punctajelor acordate de membri
comisiei
Criterii de analiza a riscurilor
Aprecierea Aprecierea Aprecierea
Nr OBIECTE
DOMENIUL RISCURI SEMNIFICATIVE controlului cantitativă calitativă Punctaj
crt AUDITABILE intern (F1) (F2) (F3) total
P1 P2 P3
Ni Ni Ni
50% 30% 20%
• Spaţiile libere din lucrări nu au
0,5 2 0,3 1 0,2 1 1,5
fost barate de membrii comisiei
• Declararea ca „promovat” a unor
candidaţi care nu au obţinut un
punctaj final de cel puţin 100 de 0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7
puncte cumulat şi cel puţin 50 de
puncte la fiecare probă
20. Procesul verbal • Procesul verbal nu s-a transmis
privind rezultatele la Direcţia Resurse Umane 0,5 1 0,3 2 0,2 2 1,5
concursurilor
21. Comunicarea • Anunţarea candidaţilor asupra
rezultatelor rezultatelor nu s-a realizat în
termenul de trei zile lucrătoare 0,5 1 0,3 1 0,2 2 1,2
de la data susţinerii ultimei
probe
22. Contestaţii • Acceptarea contestaţiilor spre
privitoare la analiză şi soluţionare fără ca
0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7
rezultatele acestea să fie depuse în termen
concursului de către candidaţi
• Candidaţii nu au fost anunţaţi în
termen despre rezultatul 0,5 2 0,3 1 0,2 1 1,5
contestaţiei
Deciziile de 23. Emiterea deciziei de • Datele de identificare ale 0,5 2 0,3 2 0,2 3 2,2
numire numire candidatului admis, a salariului
de încadrare şi a sporurilor de
care beneficiază nu au fost
stabilite corect
Criterii de analiza a riscurilor
Aprecierea Aprecierea Aprecierea
Nr OBIECTE
DOMENIUL RISCURI SEMNIFICATIVE controlului cantitativă calitativă Punctaj
crt AUDITABILE intern (F1) (F2) (F3) total
P1 P2 P3
Ni Ni Ni
50% 30% 20%
• Decizia de numire nu a fost
emisa în termenul de 15 zile
0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7
lucrătoare de la data admiterii
candidatului
24. Comunicarea • Comunicarea cu întârziere a
0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8
deciziei de numire deciziei de numire
II. STABILIREA Stabilirea 25. Procedurile scrise • Existenţa unor proceduri
DREPTURILOR
SALARIALE elementelor de privind acordarea neactualizate privind acordarea 0,5 3 0,3 2 0,2 2 2,5
CUVENITE natură drepturilor salariale drepturilor salariale
PERSONALULUI salarială 26. Salariul de bază • Stabilirea eronată a salariului de
0,5 3 0,3 2 0,2 2 2,5
bază
27. Indemnizaţii de • Acordarea unor indemnizaţii de
0,5 3 0,3 2 0,2 2 2,5
conducere conducere necuvenite
28. Sporul pentru titlul • Stabilirea eronată a sporului
0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8
ştiinţific de doctor pentru titlul ştiinţific de doctor
29. Sporul pentru • Stabilirea eronata a unui spor
complexitatea în pentru complexitate în muncă 0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8
muncă
30. Sporul de vechime • Stabilirea eronată a sporului de
0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8
în muncă vechime în muncă
31. Sporul pentru orele • Stabilirea eronată a sporului
lucrate pe timp de pentru orele lucrate pe timp de 0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8
noapte noapte
32. Salariul de merit • Acordarea de salarii de merit
0,5 2 0,3 1 0,2 3 1,9
necuvenite
33. Sistemul de • Salariile nu au fost diminuate 0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0
premiere pentru abateri disciplinare
Criterii de analiza a riscurilor
Aprecierea Aprecierea Aprecierea
Nr OBIECTE
DOMENIUL RISCURI SEMNIFICATIVE controlului cantitativă calitativă Punctaj
crt AUDITABILE intern (F1) (F2) (F3) total
P1 P2 P3
Ni Ni Ni
50% 30% 20%
Modificarea 34. Decizia de • Decizia de modificare a
drepturilor modificare a drepturilor salariale nu a fost 0,5 3 0,3 2 0,2 2 2,5
salariale drepturilor salariale întocmita
• Modificarea neargumentată a
0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0
drepturilor salariale
35. Comunicarea • Salariatului nu i s-a
deciziei de comunicat decizia de modificare 0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7
modificare a a drepturilor salariale
drepturilor salariale • Decizia de modificare a
drepturilor salariale nu s-a 0,5 2 0,3 1 0,2 1 1,5
comunicat Serviciului salarizare
• Operarea modificării
drepturilor salariale în carnetul
0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8
de muncă şi dosarul profesional
după soluţionarea contestaţiilor
Salarizarea 36. Fundamentarea • Efectuarea fără justificare a
muncii peste timpului lucrat peste orelor peste programul normal 0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0
programul programul normal de lucru
normal de de lucru
lucru 37. Aprobarea efectuării • Efectuarea muncii peste
muncii peste programul normal de lucru nu a 0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7
programul normal fost autorizată de şeful structurii
de lucru
38. Evidenţa timpului • Sistemul de evidenta a timpului 0,5 3 0,3 2 0,2 2 2,5
lucrat peste lucrat peste programul normal
programul normal de lucru nu este formalizat
de lucru şi
recuperarea acestuia
Criterii de analiza a riscurilor
Aprecierea Aprecierea Aprecierea
Nr OBIECTE
DOMENIUL RISCURI SEMNIFICATIVE controlului cantitativă calitativă Punctaj
crt AUDITABILE intern (F1) (F2) (F3) total
P1 P2 P3
Ni Ni Ni
50% 30% 20%
39. Salarizarea timpului • Aplicarea eronată a indicilor
lucrat peste salariali de echivalare a orelor 0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7
programul normal peste programul normal de lucru
de lucru
I EVIDENŢIEREA PREZENŢEI, 40. Norme şi proceduri • Inexistenţa procedurilor
III. ÎNVOIRILOR, CONCEDIILOR referitoare la modul referitoare la modul de evidenţă
0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0
de evidenţă a a prezenţei, învoirilor şi
prezenţei, învoirilor concediilor
şi concediilor • Responsabilii pentru
actualizarea normelor şi
procedurilor referitoare la modul
0,5 2 0,3 2 0,2 3 2,2
de evidenţă a prezenţei,
învoirilor şi concediilor nu au
fost desemnaţi
41. Utilizarea foilor • Evidenţa prezentei nu se
colective de încadrează în principiile de 0,5 3 0,3 2 0,2 2 2,5
prezenţă conformitate
42. Evidenţa concediilor • Evidenţa concediilor de odihna
de odihnă nu se încadrează în principiile de 0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0
conformitate
43. Evidenţa concediilor • Evidenţa concediilor medicale
de medicale nu se încadrează în principiile de 0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8
conformitate
44. Evidenţa concediilor • Evidenţa concediilor de studii nu
de studii se încadrează în principiile de 0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8
conformitate
Criterii de analiza a riscurilor
Aprecierea Aprecierea Aprecierea
Nr OBIECTE
DOMENIUL RISCURI SEMNIFICATIVE controlului cantitativă calitativă Punctaj
crt AUDITABILE intern (F1) (F2) (F3) total
P1 P2 P3
Ni Ni Ni
50% 30% 20%
I EVOLUŢIA CARIEREI 45. Concordanţa • Politica prezenta şi de
IV. PERSONALULUI obiectivelor entităţii perspectivă a entităţii nu a fost
cu evoluţia carierei corelata cu dezvoltarea 0,5 3 0,3 2 0,2 3 2,7
personalului cunoştinţelor profesionale ale
personalului
• Structura funcţiilor publice de
execuţie (superior, principal,
0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7
asistent şi debutant) pe total nu
este corelată
47. Promovarea în • Perioada de stagiu nu a fost
0,5 3 0,3 2 0,2 2 2,5
cadrul funcţiei pe respectată
categorii, clase şi • Vechimea minimă în muncă nu a
gradaţii 0,5 2 0,3 1 0,2 1 1,5
fost respectată
• Calificativele anuale acordate nu
0,5 1 0,3 2 0,2 2 1,5
au fost respectate
V. PREGĂTIREA PROFESIONALĂ 50. Planurile strategice • Fundamentarea
CONTINUĂ A PERSONALULUI şi anuale de insuficienta a Planului strategic
pregătire privind recrutarea, formarea şi 0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8
profesională perfecţionarea profesională a
funcţionarilor publici
• Planul anual şi cel 0,5 1 0,3 2 0,2 2 1,5
strategic privind recrutarea,
formarea şi perfecţionarea
profesională a funcţionarilor
publici nu au fost corelate
Criterii de analiza a riscurilor
Aprecierea Aprecierea Aprecierea
Nr OBIECTE
DOMENIUL RISCURI SEMNIFICATIVE controlului cantitativă calitativă Punctaj
crt AUDITABILE intern (F1) (F2) (F3) total
P1 P2 P3
Ni Ni Ni
50% 30% 20%
52. Planurile • Planurile de pregătire
individuale de nu au fost adaptate la cerinţele
0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7
pregătire individuale ale fiecărui salariat
profesională
53. Realizarea • Persoanele responsabile de
programelor de realizarea programelor de
0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7
pregătire pregătire profesională nu au fost
profesională nominalizate
54. Sistemul • Sistemul indicatorilor de
indicatorilor de performanţă nu caracterizează
0,5 2 0,3 1 0,2 1 1,5
performanţă privind activitatea de pregătire
pregătirea profesională
profesională • Persoanele responsabile pentru
urmărirea realizării indicatorilor
0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7
de performanţă nu au fost
stabilite
VI. GESTIONAREA DOSARELOR 56. Norme şi proceduri • Insuficienţa
PROFESIONALE referitoare la procedurilor şi normelor
0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8
gestionarea referitoare la gestionarea
dosarelor dosarelor profesionale
profesionale • Responsabilii pentru 0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7
actualizarea normelor şi
procedurilor referitoare la
gestionarea dosarelor
profesionale nu au fost
desemnaţi
Criterii de analiza a riscurilor
Aprecierea Aprecierea Aprecierea
Nr OBIECTE
DOMENIUL RISCURI SEMNIFICATIVE controlului cantitativă calitativă Punctaj
crt AUDITABILE intern (F1) (F2) (F3) total
P1 P2 P3
Ni Ni Ni
50% 30% 20%
57. Constituirea • Dosarele profesionale pentru
dosarelor fiecare salariat nu au fost 0,5 1 0,3 2 0,2 2 1,5
profesionale constituite
58. Accesarea dosarelor • Accesarea de către persoane
profesionale neautorizate a dosarelor 0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7
profesionale
59. Actualizarea • Dosarele profesionale nu au fost
dosarelor actualizate 0,5 2 0,3 2 0,2 3 2,2
profesionale
VII. GESTIONAREA CARNETELOR 60. Norme şi proceduri • Insuficienta
DE MUNCĂ privind procedurilor şi normelor privind
0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8
administrarea administrarea carnetelor de
carnetelor de muncă muncă
• Responsabilii pentru
actualizarea normelor şi
procedurilor referitoare la 0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7
administrarea carnetelor de
muncă nu au fost desemnaţi
61. Constituirea • Carnetele de muncă pentru
carnetelor de munca fiecare salariat nu au fost 0,5 1 0,3 2 0,2 2 1,5
constituite
62. Accesarea • Accesarea de către persoane
carnetelor de munca neautorizate a carnetelor de 0,5 2 0,3 2 0,2 3 2,2
munca
52.Actualizarea • Carnetele de munca nu au fost
0,5 2 0,3 3 0,2 2 2,3
carnetelor de munca actualizate
Criterii de analiza a riscurilor
Aprecierea Aprecierea Aprecierea
Nr OBIECTE
DOMENIUL RISCURI SEMNIFICATIVE controlului cantitativă calitativă Punctaj
crt AUDITABILE intern (F1) (F2) (F3) total
P1 P2 P3
Ni Ni Ni
50% 30% 20%
VIII. FUNCŢIONALIT Evaluarea 53. Manuale de operare • Insuficienţa manualelor de
ATEA sistemului şi utilizare a sistemului operare şi utilizare a sistemului 0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8
SISTEMULUI informatic informatic informatic
INFORMATIC • Manualele de operare şi utilizare
UTILIZAT
a sistemului informatic nu au 0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8
PENTRU
GESTIUNEA fost actualizate
RESURSELOR 54. Adaptabilitatea • Utilizarea într-o mare măsură a
0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0
UMANE sistemului informatic la procedurilor manuale
cerinţele utilizatorilor • Comunicare insuficientă între
utilizatori şi
0,5 2 0,3 3 0,2 2 2,3
informaticieni/proiectanţii
sistemului informatic
55. Sistemul de • Insuficienţa sistemului privind
asigurare pentru prelucrarea numai a tranzacţiilor
prelucrarea corecte şi autorizate 0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0
tranzacţiilor
autorizate şi corecte
56. Integrarea • Interfaţa între subsistemele 0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7
subsistemului informatice nu este adecvată
informatic aferent
gestiunii resurselor
umane în sistemul
informatic general
al instituţiei
Criterii de analiza a riscurilor
Aprecierea Aprecierea Aprecierea
Nr OBIECTE
DOMENIUL RISCURI SEMNIFICATIVE controlului cantitativă calitativă Punctaj
crt AUDITABILE intern (F1) (F2) (F3) total
P1 P2 P3
Ni Ni Ni
50% 30% 20%
57. Desemnarea • Delegarea atribuţiilor şi
personalului cu competenţelor pentru personalul
atribuţii privind implicat în utilizarea aplicaţiilor 0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8
utilizarea aplicaţiilor şi operarea în cadrul bazelor de
şi operarea în cadrul date nu este completă
bazelor de date
58. Sistemul de • Discontinuitate în pregătirea
pregătire personalului implicat în operarea
profesională a şi utilizarea sistemului
personalului informatic 0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0
implicat în operarea
în sistemul
informatic
• Informarea personalului implicat
în operarea şi utilizarea
sistemului informatic asupra 0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8
modificărilor aduse acestuia este
insuficientă
59. Instrucţiunile • Instrucţiunile privind 0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8
privind întreţinerea întreţinerea programelor
programelor informatice nu se aplică
informatice
Criterii de analiza a riscurilor
Aprecierea Aprecierea Aprecierea
Nr OBIECTE
DOMENIUL RISCURI SEMNIFICATIVE controlului cantitativă calitativă Punctaj
crt AUDITABILE intern (F1) (F2) (F3) total
P1 P2 P3
Ni Ni Ni
50% 30% 20%
Siguranţa în 60. Utilizarea • Echipamentele de prevenire a
exploatare a echipamentelor de fluctuaţiilor sau a întreruperilor
sistemului prevenire a curentului electric (UPS,
informatic fluctuaţiilor sau stabilizatoare de tensiune ş.a.)
0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0
întreruperilor nu se utilizează
curentului electric
(UPS, modulatoare
de tensiune ş.a.)
61. Instruirea • Disfuncţionalitate în instruirea
utilizatorilor şi utilizatorilor sau atunci când se
informarea produc modificări semnificative
sistematică asupra în sistemul informatic 0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0
modificărilor
operate în sistemul
informatic
Securitatea 62. Existenţa unui • Insuficienta sistemului de
bazelor de sistem de prevenire/ detectare a accesărilor
date prevenire/detectare şi modificărilor neautorizate ale
a accesărilor şi bazelor de date (parole,
modificărilor programe antivirus ş.a.) 0,5 3 0,3 2 0,2 2 2,5
neautorizate ale
bazelor de date
(parole, programe
antivirus ş.a.)
63. Sistemul modificării • Calendarul privind modificarea 0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0
periodice a parolelor periodica a parolelor de acces nu
de acces se respecta
Criterii de analiza a riscurilor
Aprecierea Aprecierea Aprecierea
Nr OBIECTE
DOMENIUL RISCURI SEMNIFICATIVE controlului cantitativă calitativă Punctaj
crt AUDITABILE intern (F1) (F2) (F3) total
P1 P2 P3
Ni Ni Ni
50% 30% 20%
• Personalul pentru verificarea şi
modificarea periodică a parolelor 0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8
de acces nu a fost desemnat
64. Actualizarea • Actualizarea programelor
programelor antivirus, anti-spyware, firewall
antivirus, nu se efectuează zilnic 0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8
antispyware,
firewall
65. Înregistrările • Rapoartele/listele privind
intrărilor şi ieşirilor înregistrările intrărilor şi ieşirilor
0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0
din sistem a din sistem a utilizatorilor nu au
utilizatorilor fost verificate
IX. ARHIVAREA DOCUMENTELOR 66. Norme şi proceduri • Îndosarierea
privind arhivarea documentelor nu este inclusă în
documentelor rezultate cadrul normelor şi procedurilor
0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8
din activitatea de
gestiune a resurselor
umane
• Întocmirea OPIS-
ului dosarelor nu este inclusă în 0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7
cadrul normelor şi procedurilor
• Modul de constituire al dosarelor 0,5 1 0,3 2 0,2 2 1,5
arhivate nu este inclus în cadrul
normelor şi procedurilor
Criterii de analiza a riscurilor
Aprecierea Aprecierea Aprecierea
Nr OBIECTE
DOMENIUL RISCURI SEMNIFICATIVE controlului cantitativă calitativă Punctaj
crt AUDITABILE intern (F1) (F2) (F3) total
P1 P2 P3
Ni Ni Ni
50% 30% 20%
67. Desemnarea • Atribuţiile şi competenţele
personalului privind arhivarea dosarelor
responsabil privind activităţii de gestiune a 0,5 2 0,3 3 0,2 2 2,3
arhivarea resurselor umane nu au fost
documentelor nominalizate
68. Stabilirea locaţiei • Alocarea unui spaţiu
pentru dosarele insuficient arhivării 0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7
profesionale şi celelalte documentaţiei
documente arhivate • Existenţa unei
0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7
umidităţi ridicate
• Protecţie insuficientă
a documentelor faţă de sursele 0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0
de căldură
69. Predarea dosarelor • Dosarele nu sunt predate la
la arhiva instituţiei arhiva instituţiei la termenele 0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8
legale
• Procesul verbal de predare-
primire nu îndeplineşte condiţiile 0,5 2 0,3 2 0,2 3 2,2
de conformitate

NOTA:
Stabilirea nivelului riscului şi a punctajului total al riscului este document ul din procedura de Analiza riscurilor în care auditorul evaluează
riscurile pe baza documentelor în posesia cărora a intrat până în acest moment, dar şi a expertizei personale în domeniu.
Auditorii interni au stabilit punctajul total pentru fiecare risc identificat pe baza analizei riscurilor, dar şi în funcţie de resursele alocate
misiunii (număr de persoane, timpul aferent ş.a.) şi pentru continuarea analizei, au împărţit riscurile, în următoarele trei categorii.
• Riscuri mici 1,0 - 1,7
• Riscuri medii 1,8 - 2,2
• Riscuri mari 2,3 - 3,0
Elaborarea acestui document au un oarecare grad de subiectivitate şi din aceste motive auditorii interni aduc îmbunătăţiri acestei lucrări pe
toată durata misiunii de auditpe toată perioada intervenţiei la faţa locului în funcţie de informaţiile privind activităţile auditate şi a riscurilor
ataşate acestora, pe care le constată.

Procedura - P05 : Analiza riscurilor


Serviciul Audit Public Intern

CLASAREA OPERAŢIILOR ÎN FUNCŢIE DE ANALIZA RISCULUI

Misiunea de audit :Gestiunea resurselor umane


Perioada auditată: 01.01.2004- 31.12.2004
Întocmit: Baciu Otilia – Mariana
Căderea Georgeta
Bilauca Nelia Data: 15.03.2005
Avizat: Ionescu Mircea Data: 15.03.2005
Nr. Punctaj
DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVE Clasare OBS.
crt. total
I. ORGANIZAREA Proiectul Planului 1. Fundamentarea proiectului • Schimbarea obiectivului entităţii publice
RECRUTĂRII de ocupare a Planului de ocupare a prin preluarea şi prin transferul de 2,5 Mare
PERSONALULUI
funcţiilor publice, funcţiilor publice obiective
anexă la Planul • Utilizarea personalului neadecvat activităţii
2,0 Mediu
naţional de de elaborare a planului
ocupare a • Utilizarea unor proceduri neadecvate
funcţiilor publice 2,0 Mediu
Organizarea 4. Statul de funcţii care prevede • Statul de funcţii nu este actualizat
concursurilor posturile ce urmează a se permanent funcţie de rezultatele procesului 1,8 Mediu
ocupa prin concurs de recrutare
5. Corespondenţa pentru • Adresele pentru solicitarea organizării
solicitarea organizării concursurilor nu îndeplinesc condiţiile de 1,5 Mic Nu
concursurilor conformitate
• Bibliografia incompletă/neactualizată 2,0 Mediu
• Avizul ANFP nu a fost solicitat cu 45 de
1,5 Mic Nu
zile înainte de data organizării concursului
6. Constituirea comisiilor de • Ordinele de constituire ale comisiilor de
concurs concurs şi de soluţionare a contestaţiilor nu
1,5 Mic Nu
sunt întocmite cu 30 de zile înainte de data
susţinerii a concursurilor
• Incompatibilitatea membrilor comisiei de
1,5 Mic Nu
concurs
7. Anunţul de concurs • Anunţul de concurs nu îndeplineşte
1,3 Mic Nu
condiţiile de conformitate
• Anunţul de concurs nu cuprinde condiţiile
1,7 Mic Nu
de desfăşurare a concursului
• Anunţul de concurs nu cuprinde condiţiile
1,5 Mic Nu
de participare la concurs
Nr. Punctaj
DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVE Clasare OBS.
crt. total
8. Publicarea anunţului de • Anunţul de concurs nu este publicat în
concurs Monitorul Oficial al României, Partea a III-
1,7 Mic Nu
a, cu cel puţin 30 de zile înainte de data
desfăşurării
• Anunţul de concurs nu este afişat la sediul
1,7 Mic Nu
entităţii sau pe pagina de Internet
• Neconcordanţa între conţinutul anunţului de
1,7 Mic Nu
concurs stabilit de comisie şi cel publicat
9. Dosarele candidaţilor pentru • Dosarele candidaţilor pentru ocuparea
ocuparea posturilor posturilor nu îndeplinesc condiţiile de 2,5 Mare
conformitate
• Acceptarea unor dosare incomplete 2,3 Mare
• Refuzul nejustificat al acceptării dosarelor
1,7 Mic Nu
candidaţilor pentru ocuparea posturilor
11. Procesul verbal privind • Lipsa acordului membrilor comisiei 1,7 Mic Nu
analiza dosarelor • Rezultatele selectării dosarelor de înscriere
1,2 Mic Nu
nu au fost afişate la sediul instituţiei
12. Contestaţii privind • Acceptarea contestaţiilor spre analiză şi
respingerea dosarelor soluţionare fără ca acestea să fie depuse în 1,5 Mic Nu
termen de către candidaţi
• Respingerea nejustificată a contestaţiilor 1,5 Mic Nu
• Rezultatele selectării dosarelor de înscriere
nu au fost afişate în termen de 5 zile
1,3 Mic Nu
lucrătoare de la data expirării perioadei de
înscriere
Susţinerea 13. Stabilirea subiectelor de • Stabilirea unor subiecte din afara tematicii şi
2,8 Mare
concursurilor către comisie bibliografiei de concurs
• Subiectele sunt neclar formulate sau conţin
2,5 Mare
erori
14. Susţinerea probei scrise • Procesul verbal privind proba scrisă nu 2,7 Mare
îndeplineşte condiţiile de conformitate
Nr. Punctaj
DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVE Clasare OBS.
crt. total
15. Susţinerea probei interviu • Procesul verbal privind proba interviu nu
2,5 Mare
îndeplineşte condiţiile de conformitate
• Interviul nu este susţinut în termen de 5 zile
2,0 Mediu
lucrătoare de la data susţinerii probei scrise
• Întrebările şi răspunsurile la interviu nu au
2,0 Mediu
fost consemnate în anexa la procesul verbal
18. Verificarea şi notarea • Diferenţe semnificative intre calitatea
lucrărilor şi interviului tratării subiectelor şi punctajelor acordate de 1,7 Mic Nu
membri comisiei
• Spaţiile libere din lucrări nu au fost barate
1,5 Mic Nu
de membrii comisiei
• Declararea ca „promovat” a unor candidaţi
care nu au obţinut un punctaj final de cel
1,7 Mic Nu
puţin 100 de puncte cumulat şi cel puţin 50
de puncte la fiecare probă
20. Procesul verbal privind • Procesul verbal nu s-a transmis la Direcţia
1,2 Mic Nu
rezultatele concursurilor Resurse Umane
15. Comunicarea • Anunţarea candidaţilor asupra rezultatelor
rezultatelor nu s-a realizat în termenul de trei zile 1,5 Mic Nu
lucrătoare de la data susţinerii ultimei probe
16. Contestaţii privitoare • Acceptarea contestaţiilor spre analiză şi
la rezultatele concursului soluţionare fără ca acestea să fie depuse în 1,7 Mic Nu
termen de către candidaţi
• Candidaţii nu au fost anunţaţi în termen
1,5 Mic Nu
despre rezultatul contestaţiei
Deciziile de numire 17. Emiterea deciziei de numire • Datele de identificare ale candidatului 2,2 Mediu
admis, a salariului de încadrare şi a
sporurilor de care beneficiază nu au fost
stabilite corect
Nr. Punctaj
DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVE Clasare OBS.
crt. total
• Decizia de numire nu a fost emisa în
termenul de 15 zile lucrătoare de la data 1,7 Mic Nu
admiterii candidatului
19. Comunicarea deciziei de • Comunicarea cu întârziere a deciziei de
1,8 Mediu
numire numire
II. STABILIREA Stabilirea 20. Procedurile scrise privind • Existenţa unor proceduri neactualizate
2,5 Mare
DREPTURILO elementelor de acordarea drepturilor salariale privind acordarea drepturilor salariale
R SALARIALE natură salarială 21. Salariul de bază • Stabilirea eronată a salariului de bază 2,5 Mare
CUVENITE 22. Indemnizaţii de conducere • Acordarea unor indemnizaţii de conducere
PERSONALUL 2,5 Mare
necuvenite
UI 23. Sporul pentru titlul ştiinţific • Stabilirea eronată a sporului pentru titlul
1,8 Mediu
de doctor ştiinţific de doctor
24. Sporul pentru complexitatea • Stabilirea eronata a unui spor pentru
1,8 Mediu
în muncă complexitate în muncă
25. Sporul de vechime în muncă • Stabilirea eronată a sporului de vechime în
1,8 Mediu
muncă
26. Sporul pentru orele lucrate • Stabilirea eronată a sporului pentru orele
1,8 Mediu
pe timp de noapte lucrate pe timp de noapte
27. Salariul de merit • Acordarea de salarii de merit necuvenite 1,9 Mediu
28. Sistemul de premiere • Salariile nu au fost diminuate pentru abateri
2,0 Mediu
disciplinare
Modificarea 29. Decizia de modificare a • Decizia de modificare a drepturilor salariale
2,5 Mare
drepturilor drepturilor salariale nu a fost întocmita
salariale • Modificarea neargumentată a drepturilor
2,0 Mediu
salariale
30. Comunicarea deciziei de • Salariatului nu i s-a comunicat decizia de
1,7 Mic Nu
modificare a drepturilor salariale modificare a drepturilor salariale
• Decizia de modificare a drepturilor salariale 1,5 Mic Nu
nu s-a comunicat Serviciului salarizare
Nr. Punctaj
DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVE Clasare OBS.
crt. total
• Operarea modificării drepturilor salariale în
carnetul de muncă şi dosarul profesional 1,8 Mediu
după soluţionarea contestaţiilor
Salarizarea muncii 31. Fundamentarea timpului • Efectuarea fără justificare a orelor peste
peste programul lucrat peste programul normal de programul normal de lucru 2,0 Mediu
normal de lucru lucru
32. Aprobarea efectuării muncii • Efectuarea muncii peste
peste programul normal de lucru programul normal de lucru nu a fost 1,7 Mic Nu
autorizata de şeful structurii
33. Evidenţa timpului lucrat • Sistemul de evidenta a timpului lucrat peste
peste programul normal de lucru programul normal de lucru nu este 2,5 Mare
şi recuperarea acestuia formalizat
34. Salarizarea timpului lucrat • Aplicarea eronată a indicilor salariali de
peste programul normal de lucru echivalare a orelor peste programul normal 1,7 Mic Nu
de lucru
III. EVIDENŢIEREA PREZENŢEI, 35. Norme şi proceduri • Inexistenţa procedurilor referitoare la modul
ÎNVOIRILOR ŞI CONCEDIILOR referitoare la modul de evidenţă de evidenţă a prezenţei, învoirilor şi 2,0 Mediu
a prezenţei, învoirilor şi concediilor
concediilor • Responsabilii pentru actualizarea normelor
şi procedurilor referitoare la modul de
2,2 Mediu
evidenţă a prezenţei, învoirilor şi
concediilor nu au fost desemnaţi
36. Utilizarea foilor colective de • Evidenţa prezentei nu se încadrează în
2,5 Mare
prezenţă principiile de conformitate
37. Evidenţa concediilor de • Evidenţa concediilor de odihna nu se
2,0 Mediu
odihnă încadrează în principiile de conformitate
38. Evidenţa concediilor de • Evidenţa concediilor medicale nu se
1,8 Mediu
medicale încadrează în principiile de conformitate
39. Evidenţa concediilor de • Evidenţa concediilor de studii nu se
1,8 Mediu
studii încadrează în principiile de conformitate
Nr. Punctaj
DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVE Clasare OBS.
crt. total
I EVOLUŢIA CARIEREI 40. Concordanţa obiectivelor • Politica prezenta şi de perspectivă a entităţii
V. PERSONALULUI entităţii cu evoluţia carierei nu a fost corelata cu dezvoltarea 2,7 Mare
personalului cunoştinţelor profesionale ale personalului
• Structura funcţiilor publice de execuţie
(superior, principal, asistent şi debutant) pe 1,7 Mic Nu
total nu este corelata
42. Promovarea în cadrul • Perioada de stagiu nu a fost
2,5 Mare
funcţiei pe categorii, clase şi respectată
gradaţii • Vechimea minimă în muncă nu a
1,5 Mic Nu
fost respectată
• Calificativele anuale acordate nu
1,5 Mic Nu
au fost respectate
V PREGĂTIREA PROFESIONALĂ 45. Planurile strategice şi anuale • Fundamentarea insuficienta a
. CONTINUĂ A PERSONALULUI de pregătire profesională Planului strategic privind recrutarea,
1,8 Mediu
formarea şi perfecţionarea profesională a
funcţionarilor publici
• Planul anual şi cel strategic
privind recrutarea, formarea şi
1,5 Mic Nu
perfecţionarea profesională a funcţionarilor
publici nu au fost corelate
47. Planurile individuale de • Planurile de pregătire nu au fost
pregătire profesională adaptate la cerinţele individuale ale fiecărui 1,7 Mic Nu
salariat
48. Realizarea programelor de • Persoanele responsabile de
pregătire profesională realizarea programelor de pregătire 1,7 Mic Nu
profesională nu au fost nominalizate
49. Sistemul indicatorilor de • Sistemul indicatorilor de
performanţă privind pregătirea performanţă nu caracterizează activitatea de 1,5 Mic Nu
profesională pregătire profesională
• Persoanele responsabile pentru
urmărirea realizării indicatorilor de 1,7 Mic Nu
performanţă nu au fost stabilite
Nr. Punctaj
DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVE Clasare OBS.
crt. total
VI. GESTIONAREA DOSARELOR 51. Norme şi proceduri • Insuficienţa procedurilor şi
PROFESIONALE referitoare la gestionarea normelor referitoare la gestionarea dosarelor 1,8 Mediu
dosarelor profesionale profesionale
• Responsabilii pentru actualizarea
normelor şi procedurilor referitoare la
1,7 Mic Nu
gestionarea dosarelor profesionale nu au fost
desemnaţi
52. Constituirea dosarelor • Dosarele profesionale pentru
1,5 Mic Nu
profesionale fiecare salariat nu au fost constituite
53. Accesarea dosarelor • Accesarea de către persoane
1,7 Mic Nu
profesionale neautorizate a dosarelor profesionale
54. Actualizarea dosarelor • Dosarele profesionale nu au fost
2,2 Mediu
profesionale actualizate
VII. GESTIONAREA CARNETELOR 55. Norme şi proceduri privind • Insuficienta procedurilor şi
DE MUNCĂ administrarea carnetelor de normelor privind administrarea carnetelor 1,8 Mediu
muncă de muncă
• Responsabilii pentru actualizarea
normelor şi procedurilor referitoare la
1,7 Mic Nu
administrarea carnetelor de muncă nu au
fost desemnaţi
57. Constituirea carnetelor de • Carnetele de muncă pentru
1,5 Mic Nu
muncă fiecare salariat nu au fost constituite
58. Accesarea carnetelor de • Accesarea de către persoane
2,2 Mediu
muncă neautorizate a carnetelor de muncă
52. Actualizarea • Carnetele de muncă nu au fost
2,3 Mare
carnetelor de muncă actualizate
VIII FUNCŢIONALITATEA Evaluarea 53. Manuale de operare • Insuficienţa manualelor de operare şi 1,8 Mediu
SISTEMULUI sistemului şi utilizare a sistemului utilizare a sistemului informatic
INFORMATIC informatic informatic
UTILIZAT PENTRU
GESTIUNEA
RESURSELOR UMANE
Nr. Punctaj
DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVE Clasare OBS.
crt. total
• Manualele de operare şi utilizare a
1,8 Mediu
sistemului informatic nu au fost actualizate
54. Adaptabilitatea sistemului • Utilizarea într-o mare măsură a procedurilor
2,0 Mediu
informatic la cerinţele manuale
utilizatorilor • Comunicare insuficientă între utilizatori şi
informaticieni/proiectanţii sistemului 2,3 Mare
informatic
70. Sistemul de asigurare pentru • Insuficienţa sistemului privind prelucrarea
prelucrarea tranzacţiilor numai a tranzacţiilor corecte şi autorizate 2,0 Mediu
autorizate şi corecte
71. Integrarea subsistemului • Interfaţa între subsistemele informatice nu
informatic aferent gestiunii este adecvată
resurselor umane în sistemul 1,7 Mic Nu
informatic general al
instituţiei
72. Desemnarea personalului cu • Delegarea atribuţiilor şi competenţelor
atribuţii privind utilizarea pentru personalul implicat în utilizarea
1,8 Mediu
aplicaţiilor şi operarea în aplicaţiilor şi operarea în cadrul bazelor de
cadrul bazelor de date date nu este completă
73. Sistemul de pregătire • Discontinuitate în pregătirea personalului
profesională a personalului implicat în operarea şi utilizarea sistemului 2,0 Mediu
implicat în operarea în informatic
sistemul informatic • Informarea personalului implicat în
operarea şi utilizarea sistemului informatic
1,8 Mediu
asupra modificărilor aduse acestuia este
insuficienta
75. Instrucţiunile privind • Instrucţiunile privind întreţinerea 1,8 Mediu
întreţinerea programelor programelor informatice nu se aplică
informatice
Nr. Punctaj
DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVE Clasare OBS.
crt. total
Siguranţa în 76. Utilizarea echipamentelor de • Echipamentele de prevenire a fluctuaţiilor
exploatare a prevenire a fluctuaţiilor sau sau a întreruperilor curentului electric (UPS,
sistemului întreruperilor curentului stabilizatoare de tensiune ş.a.) nu se 2,0 Mediu
informatic electric (UPS, modulatoare utilizează
de tensiune s.a.)
77. Instruirea utilizatorilor şi • Disfuncţionalitate în instruirea utilizatorilor
informarea sistematică sau atunci când se produc modificări
2,0 Mediu
asupra modificărilor operate semnificative în sistemul informatic
în sistemul informatic
Securitatea 78. Existenţa unui sistem de • Insuficienta sistemului de prevenire/
bazelor de prevenire/detectare a detectare a accesărilor şi modificărilor
date accesărilor şi modificărilor neautorizate ale bazelor de date (parole,
2,5 Mare
neautorizate ale bazelor de programe antivirus ş.a.)
date (parole, programe
antivirus ş.a.)
79. Sistemul modificării • Calendarul privind modificarea
2,0 Mediu
periodice a parolelor de periodica a parolelor de acces nu se respecta
acces • Personalul pentru verificarea şi
modificarea periodică a parolelor de acces 1,8 Mediu
nu a fost desemnat
80. Actualizarea programelor • Actualizarea programelor antivirus,
antivirus, antispyware, antispyware, firewall nu se efectuează zilnic 1,8 Mediu
firewall
81. Înregistrările intrărilor şi • Rapoartele/listele privind înregistrările
ieşirilor din sistem a intrărilor şi ieşirilor din sistem a 2,0 Mediu
utilizatorilor utilizatorilor nu au fost verificate
IX. ARHIVAREA DOCUMENTELOR 82. Norme şi proceduri privind • Îndosarierea documentelor nu
arhivarea documentelor rezultate este inclusă în cadrul normelor şi 1,8 Mediu
din activitatea de gestiune a procedurilor
resurselor umane • Întocmirea OPIS-ului dosarelor 1,7 Mic Nu
nu este inclusă în cadrul normelor şi
procedurilor
Nr. Punctaj
DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVE Clasare OBS.
crt. total
• Modul de constituire al dosarelor
arhivate nu este inclus în cadrul normelor şi 1,5 Mic Nu
procedurilor
83. Desemnarea personalului • Atribuţiile şi competenţele
responsabil privind arhivarea privind arhivarea dosarelor activităţii de
2,3 Mare
documentelor gestiune a resurselor umane nu au fost
nominalizate
84. Stabilirea locaţiei pentru • Alocarea unui spaţiu insuficient
1,7 Mic Nu
dosarele profesionale şi celelalte arhivării documentaţiei
documente arhivate • Existenţa unei umidităţi ridicate 1,7 Mic Nu
• Protecţie insuficientă a
2,0 Mediu
documentelor faţă de sursele de căldură
85. Predarea dosarelor la arhiva • Dosarele nu sunt predate la
1,8 Mediu
instituţiei arhiva instituţiei la termenele legale
• Procesul verbal de predare-
primire nu îndeplineşte condiţiile de 2,2 Mediu
conformitate

Nota:
Documentul Clasarea operaţiilor în funcţie de analiza riscurilor cuprinde 69 de obiecte auditabile şi 111 riscuri ataşate acestora, care au
fost grupate pe cele trei categorii (mari, medii şi mic).
În continuare, riscurile mici nu vor mai fi avute în vedere pentru auditare, iar riscurile semnificative (mari şi medii) vor intra în auditare şi
vor fi preluate pentru ierarhizare în documentul Tabelul puncte tari şi puncte slabe.
În baza acestui document au rezultat 18 obiecte auditabile care nu vor mai fi luate în considerare în vederea auditării, fiind constituite numai
din operaţii ale căror riscuri au fost apreciate ca fiind mici, şi în consecinţă, documentul Tabelul puncte tari şi puncte slabe cuprinde 51 de obiecte
auditabile şi 65 riscuri asociate acestora.

Procedura - P05 : Analiza riscurilor


Serviciul Audit Public Intern

TABELUL PUNCTE TARI ŞI PUNCTE SLABE

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane


Perioada auditată: 01.01.2004- 31.12.2004
Întocmit: Baciu Otilia – Mariana
Căderea Georgeta
Bilauca Nelia Data: 15.03.2005
Avizat: Ionescu Mircea Data: 15.03.2005

Grad de
Consecintele încredere
Nr. funcţionării/ al
DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVE T/
crt. nefuncţionări auditorul Obs.
S
i controlului ui în
intern controlul
intern
I. ORGANIZAREA Proiectul Planului 1. Fundamentarea proiectului • Schimbarea obiectivului entităţii
RECRUTĂRII de ocupare a Planului de ocupare a publice prin preluarea şi prin S Scăzut
PERSONALULUI
funcţiilor publice, funcţiilor publice transferul de obiective
anexă la Planul • Utilizarea personalului neadecvat
S Mediu
naţional de activităţii de elaborare a planului
ocupare a • Utilizarea unor proceduri
funcţiilor publice neadecvate S Scăzut
Organizarea 2. Statul de funcţii care • Statul de funcţii nu este actualizat
concursurilor prevede posturile ce urmează a permanent funcţie de rezultatele S Mediu
se ocupa prin concurs procesului de recrutare
3. Corespondenţa pentru • Bibliografia
solicitarea organizării incompletă/neactualizată S Mediu
concursurilor
Grad de
Consecintele încredere
Nr. funcţionării/ al
DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVE T/
crt. nefuncţionări auditorul Obs.
S
i controlului ui în
intern controlul
intern
7. Dosarele candidaţilor pentru • Dosarele candidaţilor pentru
ocuparea posturilor ocuparea posturilor nu îndeplinesc S Scăzut
condiţiile de conformitate
• Acceptarea unor dosare incomplete S Scăzut
Susţinerea 10. Stabilirea subiectelor de • Stabilirea unor subiecte din afara Există sistem
concursurilor către comisie tematicii şi bibliografiei de concurs T de control Ridicat
eficient
NU
• Subiectele sunt neclar formulate Există sistem
sau conţin erori T de control Ridicat
eficient
11. Susţinerea probei scrise • Procesul verbal privind proba
scrisă nu îndeplineşte condiţiile de S Scăzut
conformitate
12. Susţinerea probei interviu • Procesul verbal privind proba
interviu nu îndeplineşte condiţiile S Scăzut
de conformitate
• Interviul nu este susţinut în termen
de 5 zile lucrătoare de la data S Scăzut
susţinerii probei scrise
• Întrebările şi răspunsurile la
interviu nu au fost consemnate în S Scăzut
anexa la procesul verbal
Deciziile de 17. Emiterea deciziei de • Datele de identificare ale S Scăzut
numire numire candidatului admis, funcţiei,
drepturilor salariale la încadrare şi
a sporurilor de care beneficiază nu
au fost stabilite corect
Grad de
Consecintele încredere
Nr. funcţionării/ al
DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVE T/
crt. nefuncţionări auditorul Obs.
S
i controlului ui în
intern controlul
intern
18. Comunicarea deciziei de • Comunicarea cu întârziere a
numire deciziei de numire S Scăzut

II. STABILIREA Stabilirea 19. Procedurile scrise privid • Existenţa unor proceduri
DREPTURILOR elementelor de acordarea drepturilor salariale neactualizate privind acordarea S Scăzut
SALARIALE
CUVENITE
natură salarială drepturilor salariale
PERSONALULUI 20. Salariul de bază • Stabilirea eronată a salariului de
S Scăzut
bază
21. Indemnizaţii de conducere • Acordarea unor indemnizaţii de
S Mediu
conducere necuvenite
22. Sporul pentru titlul • Stabilirea eronată a sporului pentru Există sistem
ştiinţific de doctor titlul ştiinţific de doctor T de control Ridicat NU
eficient
23. Sporul pentru • Stabilirea eronata a unui spor
complexitatea în muncă pentru complexitate în muncă S Mediu

24. Sporul de vechime în • Stabilirea eronată a sporului de


muncă vechime în muncă S Mediu

25. Sporul pentru orele lucrate • Stabilirea eronată a sporului pentru


S Mediu
pe timp de noapte orele lucrate pe timp de noapte
26. Salariul de merit • Acordarea de salarii de merit
S Scăzut
necuvenite
27. Sistemul de premiere • Salariile nu au fost diminuate
pentru abateri disciplinare
S Scăzut

28. Decizia de modificare a • Decizia de modificare a drepturilor


S Scăzut
drepturilor salariale salariale nu a fost întocmita
Grad de
Consecintele încredere
Nr. funcţionării/ al
DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVE T/
crt. nefuncţionări auditorul Obs.
S
i controlului ui în
intern controlul
intern
Modificarea • Modificarea neargumentată a
S Scăzut
drepturilor drepturilor salariale
salariale 29. Comunicarea deciziei de • Operarea modificării drepturilor
modificare a drepturilor salariale în carnetul de muncă şi
S Scăzut
salariale dosarul profe-sional după
soluţionarea contestaţiilor
Salarizarea muncii 30. Fundamentarea timpului • Efectuarea fără justificare a orelor
peste programul lucrat peste programul normal peste programul normal de lucru S Scăzut
normal de lucru de lucru
32. Evidenţa timpului lucrat • Sistemul de evidenţă a timpului
peste programul normal de lucrat peste programul normal de S Scăzut
lucru şi recuperarea acestuia lucru nu este formalizat
III. EVIDENŢIEREA PREZENŢEI, 34. Norme şi proceduri • Inexistenţa procedurilor referitoare
ÎNVOIRILOR ŞI CONCEDIILOR referitoare la modul de la modul de evidenţă a prezenţei, S Scăzut
evidenţă a prezenţei, învoirilor învoirilor şi concediilor
şi concediilor • Responsabilii pentru actualizarea
normelor şi procedurilor referitoare
la modul de evidenţă a prezenţei, S Mediu
învoirilor şi concediilor nu au fost
desemnaţi
35. Utilizarea foilor colective • Evidenţa prezentei nu se încadrează
S Scăzut
de prezenţă în principiile de conformitate
36. Evidenţa concediilor de • Evidenţa concediilor de odihna nu S Scăzut
odihnă se încadrează în principiile de
conformitate
Grad de
Consecintele încredere
Nr. funcţionării/ al
DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVE T/
crt. nefuncţionări auditorul Obs.
S
i controlului ui în
intern controlul
intern
37. Evidenţa concediilor de • Evidenţa concediilor medicale nu se
medicale încadrează în principiile de S Scăzut
conformitate
38. Evidenţa concediilor de • Evidenţa concediilor de studii nu se
studii încadrează în principiile de S Scăzut
conformitate
IV. EVOLUŢIA CARIEREI 39. Concordanţa obiectivelor • Politica prezenta şi de perspectivă a
PERSONALULUI entităţii cu evoluţia carierei entităţii nu a fost corelată cu
S Scăzut
personalului dezvoltarea cunoştinţelor
profesionale ale personalului
40. Promovarea în cadrul • Perioada de stagiu nu a fost Există sistem
funcţiei pe categorii, clase şi respectată T de control Ridicat NU
gradaţii eficient
V. PREGĂTIREA PROFESIONALĂ 41. Planurile strategice şi • Fundamentarea insuficienta a
CONTINUĂ A PERSONALULUI anuale de pregătire Planului strategic privind
profesională recrutarea, formarea şi S Scăzut
perfecţionarea profesională a
funcţionarilor publici
VI. GESTIONAREA DOSARELOR 45. Norme şi proceduri • Insuficienţa procedurilor şi
PROFESIONALE referitoare la gestionarea normelor referitoare la gestionarea S Scăzut
dosarelor profesionale dosarelor profesionale
48. Actualizarea dosarelor • Dosarele profesionale nu au fost
profesionale actualizate S Scăzut

VII. GESTIONAREA CARNETELOR 49. Norme şi proceduri privind • Insuficienta procedurilor şi S Scăzut
DE MUNCĂ administrarea carnetelor de normelor privind administrarea
muncă carnetelor de muncă
Grad de
Consecintele încredere
Nr. funcţionării/ al
DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVE T/
crt. nefuncţionări auditorul Obs.
S
i controlului ui în
intern controlul
intern
51. Accesarea carnetelor de • Accesarea de către persoane Există sistem
muncă neautorizate a carnetelor de muncă T de control Ridicat NU
eficient
52. Actualizarea carnetelor de • Carnetele de muncă nu au fost
S Scăzut
muncă actualizate
VIII FUNCŢIONALITATEA Evaluarea 53. Manuale de operare şi • Insuficienţa manualelor de operare
SISTEMULUI S Scăzut
sistemului utIlizare a sistemului şi utilizare a sistemului informatic
INFORMATIC informatic informatic • Manualele de operare şi utilizare a
UTILIZAT PENTRU sistemului informatic nu au fost S Scăzut
GESTIUNEA
actualizate
RESURSELOR UMANE
54. Adaptabilitatea sistemului • Utilizarea într-o mare măsură a
S Scăzut
informatic la cerinţele procedurilor manuale
utilizatorilor • Comunicare insuficientă între
utilizatori şi
S Scăzut
informaticieni/proiectanţii
sistemului informatic
55. Sistemul de asigurare • Insuficienţa sistemului privind
pentru prelucrarea tranzacţiilor prelucrarea numai a tranzacţiilor S Scăzut
autorizate şi corecte corecte şi autorizate
57. Desemnarea personalului • Delegarea atribuţiilor şi
cu atribuţii privind utilizarea competenţelor pentru personalul
aplicaţiilor şi operarea în implicat în utilizarea aplicaţiilor şi S Scăzut
cadrul bazelor de date operarea în cadrul bazelor de date
nu este completă
58. Sistemul de pregătire • Discontinuitate în pregătirea S Scăzut
profesională a personalului personalului implicat în operarea şi
utilizarea sistemului informatic
Grad de
Consecintele încredere
Nr. funcţionării/ al
DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVE T/
crt. nefuncţionări auditorul Obs.
S
i controlului ui în
intern controlul
intern
implicat în operarea în • Informarea personalului implicat în
Există sistem
sistemul informatic operarea şi utilizarea sistemului
T de control Ridicat
informatic asupra modificărilor
eficient
aduse acestuia este insuficienta
59. Instrucţiunile privind • Instrucţiunile privind întreţinerea
întreţinerea programelor programelor informatice nu se S Scăzut
informatice aplică
Siguranţa în 60. Utilizarea echipamentelor • Echipamentele de prevenire a
exploatare a de prevenire a fluctuaţiilor sau fluctuaţiilor sau a întreruperilor
sistemului întreruperilor curentului curentului electric (UPS, S Scăzut
informatic electric (UPS, modulatoare de stabilizatoare de tensiune ş.a.) nu se
tensiune s.a.) utilizează
61. Instruirea utilizatorilor şi • Disfuncţionalitate în instruirea
informarea sistematică asupra utilizatorilor sau atunci când se
S Scăzut
modificărilor operate în produc modificări semnificative în
sistemul informatic sistemul informatic
Securitatea 62. Existenţa unui sistem de • Insuficienta sistemului de
bazelor de prevenire/detectare a prevenire/ detectare a accesărilor şi
date accesărilor şi modificărilor modificărilor neautorizate ale
S Scăzut
neautorizate ale bazelor de bazelor de date (parole, programe
date (parole, programe antivirus ş.a.)
antivirus ş.a.)
63. Sistemul modificării • Calendarul privind modificarea S Scăzut
periodice a parolelor de acces periodică a parolelor de acces nu se
respectă
Grad de
Consecintele încredere
Nr. funcţionării/ al
DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVE T/
crt. nefuncţionări auditorul Obs.
S
i controlului ui în
intern controlul
intern
• Personalul pentru verificarea şi
modificarea periodică a parolelor de S Scăzut
acces nu a fost desemnat
64. Actualizarea programelor • Actualizarea programelor antivirus,
antivirus, antispyware, firewall antispyware, firewall nu se S Scăzut
efectuează zilnic
65. Înregistrările intrărilor şi • Rapoartele/listele privind
ieşirilor din sistem a înregistrările intrărilor şi ieşirilor
S Scăzut
utilizatorilor din sistem a utilizatorilor nu au fost
verificate
IX. ARHIVAREA DOCUMENTELOR 66. Norme şi proceduri privind • Îndosarierea documentelor nu este
arhivarea documentelor inclusă în cadrul normelor şi
S Scăzut
rezultate din activitatea de procedurilor
gestiune a resurselor umane
67. Desemnarea personalului • Atribuţiile şi competenţele privind
responsabil privind arhivarea arhivarea dosarelor activităţii de
S Scăzut
documentelor gestiune a resurselor umane nu au
fost nominalizate
68. Stabilirea locaţiei pentru • Protecţie insuficientă a Există sistem
dosarele profesionale şi documentelor faţă de sursele de T de control Ridicat NU
celelalte documente arhivate căldură eficient
69. Predarea dosarelor la • Dosarele nu sunt predate la arhiva
S Scăzut
arhiva instituţiei instituţiei la termenele legale
• Procesul verbal de predare-primire
nu îndeplineşte condiţiile de S Scăzut
conformitate
NOTA
Ierarhizarea operaţiilor în funcţie de analiza riscurilor s-a realizat prin elaborarea documentului Tabelul puncte tari şi puncte slabe, în
care au fost cuprinse cele 51 de obiecte auditabile şi 65 de riscuri asociate acestora, obţinute din clasarea riscurilor. În urma analizei au fost
identificate 5 obiecte auditabile şi 6 riscuri asociate acestora , care au fost evaluate ca fiind puncte tari, diferenţele fiind considerate puncte slabe.
Operaţiile identificate ca fiind puncte tari şi riscurile asociate acestora au fost evaluate astfel urmare a unor controale interne funcţionale,
pe baza documentelor transmise de entitate şi a misiunilor anterioare, care limitează apariţia riscurilor.
Pe baza activităţii de ierarhizare a operaţiilor/obiectelor auditabile se va elabora documentul Tematica în detaliu a misiunii de audit în
care vor fi preluate numai operaţiile considerate ca fiind puncte slabe în număr de 45, ocazie cu care vor fi renumerotate.
Procedura - P05 : Analiza riscurilor
Serviciul Audit Public Intern

TEMATICA IN DETALIU A OPERAŢIILOR AUDITABILE

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane


Perioada auditată: 01.01.2004- 31.12.2004
Întocmit: Baciu Otilia – Mariana Data: 15.03.2005
Căderea Georgeta
Bilauca Nelia
Avizat: Ionescu Mircea Data: 15.03.2005
Nr.
DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE Nr. crt. din Lista
crt. centralizatoare
I. ORGANIZAREA Proiectul Planului de ocupare a 1. Fundamentarea proiectului Planului de ocupare a funcţiilor publice 1
RECRUTĂRII funcţiilor publice, anexă la
PERSONALULUI Planul naţional de ocupare a
funcţiilor publice
Organizarea concursurilor 2. Statul de funcţii prevede posturile ce urmează a se ocupa prin concurs 2
3. Corespondenţa pentru solicitarea organizării concursurilor 3
4. Dosarele candidaţilor pentru ocuparea posturilor 7
Susţinerea concursurilor 5. Susţinerea probei scrise 11
6. Susţinerea probei interviu 12
Deciziile de numire 7. Emiterea deciziei de numire 17
8. Comunicarea deciziei de numire 18
II. STABILIREA Stabilirea elementelor de natură 9. Procedurile scrise privind acordarea drepturilor salariale 19
DREPTURILOR salarială 10. Salariul de bază 20
SALARIALE
CUVENITE 11. Indemnizaţii de conducere 21
PERSONALULUI 12. Sporul pentru complexitatea în muncă 23
13. Sporul de vechime în muncă 24
14. Sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte 25
15. Salariul de merit 26
Nr.
DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE Nr. crt. din Lista
crt. centralizatoare
16. Sistemul de premiere 27
Modificarea drepturilor 17. Decizia de modificare a drepturilor salariale 28
salariale 18. Comunicarea deciziei de modificare a drepturilor salariale 29
Salarizarea muncii peste 19. Fundamentarea timpului lucrat peste programul normal de lucru 30
programul normal de lucru 20. Evidenţa timpului lucrat peste programul normal de lucru şi recuperarea acestuia 32
III. EVIDENŢIEREA PREZENŢEI, 21. Norme şi proceduri referitoare la modul de evidenţă a prezenţei, învoirilor şi
34
ÎNVOIRILOR ŞI CONCEDIILOR concediilor
22. Utilizarea foilor colective de prezenţă 35
23. Evidenţa concediilor de odihnă 36
24. Evidenţa concediilor de medicale 37
25. Evidenţa concediilor de studii 38
IV. EVOLUŢIA CARIEREI PERSONALULUI 26. Concordanţa obiectivelor entităţii cu evoluţia carierei personalului 39
V. PREGĂTIREA PROFESIONALĂ CONTINUĂ A 27. Planurile strategice şi anuale de pregătire profesională
PERSONALULUI 41
VI. GESTIONAREA DOSARELOR PROFESIONALE 28. Norme şi proceduri referitoare la gestionarea dosarelor profesionale 45
29. Actualizarea dosarelor profesionale 48
VII. GESTIONAREA CARNETELOR DE 30. Norme şi proceduri privind administrarea carnetelor de muncă 49
MUNCĂ 31. Actualizarea carnetelor de muncă
52
VIII FUNCŢIONALITATEA Evaluarea 32. Manuale de operare şi utilizare a sistemului informatic 53
SISTEMULUI INFORMATIC
sistemului
UTILIZAT PENTRU 33. Adaptabilitatea sistemului informatic la cerinţele utilizatorilor 54
GESTIUNEA informatic
86. Sistemul de asigurare pentru prelucrarea tranzacţiilor autorizate şi corecte 55
RESURSELOR UMANE
87. Desemnarea personalului cu atribuţii privind utilizarea aplicaţiilor şi operarea în
57
cadrul bazelor de date
88. Sistemul de pregătire profesională a personalului implicat în operarea în
58
sistemul informatic
89. Instrucţiunile privind întreţinerea/mentenanţa programelor informatice 59
Nr.
DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE Nr. crt. din Lista
crt. centralizatoare
Siguranţa în 90. Utilizarea echipamentelor de prevenire a fluctuaţiilor sau întreruperilor
60
exploatare a curentului electric (UPS, modulatoare de tensiune s.a.)
sistemului 91. Instruirea utilizatorilor şi informarea sistematică asupra modificărilor operate în
61
informatic sistemul informatic
Securitatea bazelor 92. Existenţa unui sistem de prevenire/detectare a accesărilor şi modificărilor
62
de date neautorizate ale bazelor de date (parole, programe antivirus ş.a.)
93. Sistemul modificării periodice a parolelor de acces 63
94. Actualizarea programelor antivirus, antispyware, firewall 64
95. Înregistrările intrărilor şi ieşirilor din sistem a utilizatorilor 65
IX. ARHIVAREA DOCUMENTELOR 96. Norme şi proceduri privind arhivarea documentelor rezultate din activitatea de
66
gestiune a resurselor umane
97. Desemnarea personalului responsabil privind arhivarea documentelor 67
98. Predarea dosarelor la arhiva instituţiei 69

NOTA:
Procedura Analiza riscurilor a început cu elaborarea documentului Lista centralizatoare a obiectelor auditabile, care a cuprins 69 de
operaţii/obiecte auditabile, şi s-a finalizat cu Tematica în detaliu a misiunii de audit, în care au fost selectate numai 46 de obiecte auditabile.
În continuare, cele 46 de operaţii/obiecte auditabile, vor fi avute în vedere în activitatea de auditare, deoarece reprezintă riscuri
semnificative pentru domeniul auditat şi vor fi supuse diferitelor testări, stabilite pe baza Programului intervenţiei la faţa locului, care se vor
materializa în F.I.A.P.-uri şi F.C.R.I.-uri, acolo unde este cazul, şi în final vor fi transferate şi comentate în Raportul de audit intern, în ordinea
din Tematica în detaliu a misiunii de audit.
Procedura – P06: Elaborarea programului de audit intern
Serviciul Audit Public Intern

PROGRAMUL DE AUDIT INTERN

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane


Perioada auditată: 01.01.2004- 31.12.2004
Întocmit: Baciu Otilia – Mariana Data: 27.03.2005
Căderea Georgeta
Bilauca Nelia
Avizat: Ionescu Mircea Data: 27.03.2005

ETAPELE DURATA PERSOANELE LOCUL


DOMENIUL ACTIVITĂŢI IMPLICATE DESFĂŞURĂRII
MISIUNII (H)
Tema generală: Gestiunea resurselor umane 544
1. PREGĂTIREA 130
MISIUNII DE 1. Tipărirea şi procesarea Ordinului de serviciu 2 Baciu Otilia SAI
AUDIT 2. Tiparirea şi procesarea Declaraţiei de independenţă 2 Baciu Otilia SAI
3. Pregătirea şi transmiterea Notificării privind
declanşarea misiunii de audit intern către părţile 2 Căderea Georgeta SAI
interesate
4. Colectarea şi prelucrarea informaţiilor SAI
40 Baciu Otilia
AUDITAT
5. Întocmirea Chestionarului de control intern Baciu Otilia
Bilauca Nelia
8 SAI
Căderea Georgeta

6. Întocmirea Listelor centralizatoare a obiectelor Baciu Otilia


auditabile Bilauca Nelia
40 SAI
Căderea Georgeta

7. Elaborarea Tabelului puncte tari şi puncte slabe 16 Baciu Otilia SAI


8. Întocmirea Programului de audit intern 4 Baciu Otilia SAI
ETAPELE DURATA PERSOANELE LOCUL
DOMENIUL ACTIVITĂŢI IMPLICATE DESFĂŞURĂRII
MISIUNII (H)
9.Intocmirea Notei şi a Programului preliminar al
4 Căderea Georgeta SAI
intervenţiei la faţa locului
10. Obţinerea aprobării Notei şi a anexelor acesteia: Bilauca Nelia
Colectarea şi prelucrarea datelor, Tabelul puncte tari şi 4 SAI
puncte slabe şi Programul intervenţiei la faţa locului.
11. Planificarea şi organizarea Şedinţei de deschidere cu Bilauca Nelia SAI
4
Direcţia Resurse Umane AUDITAT
12. Redactarea Minutei şedinţei de deschidere. Obţinerea Bilauca Nelia
numelui persoanelor de contact şi stabilirea unui loc 4 AUDITAT
pentru desfăşurarea activităţii de audit.
II. INTERVENŢIA 326
LA FAŢA OBIECTIVUL 1. 1.1. Efectuarea testărilor, detaliate Programul intervenţiei Baciu Otilia
LOCULUI ORGANIZAREA 16 AUDITAT
la faţa locului
RECRUTĂRII 1.2. Discutarea constatărilor cu şeful de serviciu 2 Baciu Otilia SAI
PERSONALULUI 1.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor 8 Baciu Otilia SAI
1.4. Colectarea dovezilor 8 Căderea Georgeta AUDITAT
1.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de Căderea Georgeta
vedere al conţinutului şi al formei şi întocmirea Notei 8 AUDITAT
centralizatoare a documentelor de lucru
OBIECTIVUL 2. 2.1. Efectuarea testărilor, detaliate Programul intervenţiei Baciu Otilia
STABILIREA 16 AUDITAT
la faţa locului
DREPTURILOR 2.2. Discutarea constatărilor cu şeful de serviciu 1 Baciu Otilia SAI
SALARIALE CUVENITE 2.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor 4 Baciu Otilia SAI
PERSONALULUI
2.4. Colectarea dovezilor 2 Căderea Georgeta AUDITAT
2.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de Căderea Georgeta
vedere al conţinutului şi al formei şi întocmirea Notei 1 AUDITAT
centralizatoare a documentelor de lucru
OBIECTIVUL 3. 3.1. Efectuarea testărilor, detaliate Programul intervenţiei Baciu Otilia
MODUL DE 10 AUDITAT
la faţa locului
EVIDENŢIERE A 3.2. Discutarea constatărilor cu şeful de serviciu 2 Baciu Otilia SAI
PREZENŢEI, 3.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor 4 Baciu Otilia SAI
ÎNVOIRILOR,
3.4. Colectarea dovezilor 4 Căderea Georgeta AUDITAT
ETAPELE DURATA PERSOANELE LOCUL
DOMENIUL ACTIVITĂŢI IMPLICATE DESFĂŞURĂRII
MISIUNII (H)
CONCEDIILOR, 3.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de Căderea Georgeta
RECUPERĂRILOR vedere al conţinutului şi al formei şi întocmirea Notei 2 AUDITAT
centralizatoare a documentelor de lucru
OBIECTIVUL 4. 4.1. Efectuarea testărilor, detaliate Programul intervenţiei Baciu Otilia
EVOLUŢIA CARIEREI 8 AUDITAT
la faţa locului
PERSONALULUI 4.2. Discutarea constatărilor cu şeful de serviciu 2 Baciu Otilia SAI
4.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor 4 Baciu Otilia SAI
4.4. Colectarea dovezilor 4 Bilauca Nelia AUDITAT
4.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de
vedere al conţinutului şi al formei şi întocmirea Notei 8 Bilauca Nelia AUDITAT
centralizatoare a documentelor de lucru
OBIECTIVUL 5. 5.1. Efectuarea testărilor, detaliate Programul intervenţiei Baciu Otilia
PREGĂTIREA PROFE- 8 AUDITAT
la faţa locului
SIONALĂ CONTINUĂ A 5.2. Discutarea constatărilor cu şeful de serviciu 2 Baciu Otilia SAI
PERSONALULUI 5.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor 8 Baciu Otilia SAI
5.4. Colectarea dovezilor 16 Bilauca Nelia AUDITAT
5.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de Bilauca Nelia
vedere al conţinutului şi al formei şi întocmirea Notei 8 AUDITAT
centralizatoare a documentelor de lucru
OBIECTIVUL 6. 6.1. Efectuarea testărilor, detaliate Programul intervenţiei Baciu Otilia AUDITAT
GESTIONAREA 8
la faţa locului SAI
DOSARELOR 6.2. Discutarea constatărilor cu şeful de serviciu 2 Baciu Otilia SAI
PROFESIONALE 6.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor 8 Baciu Otilia AUDITAT
6.4. Colectarea dovezilor 8 Bilauca Nelia AUDITAT
6.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de Bilauca Nelia
AUDITAT
vedere al conţinutului şi al formei şi întocmirea Notei 8
SAI
centralizatoare a documentelor de lucru
OBIECTIVUL 7. 7.1. Efectuarea testărilor, detaliate Programul intervenţiei Baciu Otilia AUDITAT
GESTIONAREA 10
la faţa locului SAI
CARNETELOR DE 7.2. Discutarea constatărilor cu şeful de serviciu 2 Baciu Otilia SAI
MUNCĂ 7.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor 8 Baciu Otilia AUDITAT
7.4. Colectarea dovezilor 8 Căderea Georgeta AUDITAT
ETAPELE DURATA PERSOANELE LOCUL
DOMENIUL ACTIVITĂŢI IMPLICATE DESFĂŞURĂRII
MISIUNII (H)
7.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de
AUDITAT
vedere al conţinutului şi al formei şi întocmirea Notei 8 Căderea Georgeta
SAI
centralizatoare a documentelor de lucru
OBIECTIVUL 8. 8.1. Efectuarea testărilor, detaliate Programul intervenţiei Baciu Otilia AUDITAT
FUNCŢIONALITATEA 4
la faţa locului SAI
SISTEMULUI 8.2. Discutarea constatărilor cu şeful de serviciu Baciu Otilia
2 SAI
INFORMATIC UTILIZAT
PENTRU GESTIUNEA 8.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor 16 Baciu Otilia AUDITAT
RESURSELOR UMANE 8.4. Colectarea dovezilor Căderea Georgeta
8 AUDITAT
8.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de Căderea Georgeta
AUDITAT
vedere al conţinutului şi al formei şi întocmirea Notei 8
SAI
centralizatoare a documentelor de lucru
OBIECTIVUL 9. 9.1. Efectuarea testărilor, detaliate Programul intervenţiei Baciu Otilia AUDITAT
ARHIVAREA 4
la faţa locului SAI
DOCUMENTELOR 9.2. Discutarea constatărilor cu şeful de serviciu 2 Baciu Otilia SAI
9.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor 8 Baciu Otilia AUDITAT
9.4. Colectarea dovezilor 8 Căderea Georgeta AUDITAT
9.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de Căderea Georgeta
AUDITAT
vedere al conţinutului şi al formei şi întocmirea Notei 8
SAI
centralizatoare a documentelor de lucru
13. Planificarea şi organizarea Şedinţei de închidere 16 Bilauca Nelia AUDITAT
14. Discutarea constatărilor cu structura auditată 8 Baciu Otilia AUDITAT
15. Concluzii 8 Baciu Otilia SAI
III. RAPORTUL DE AUDIT INTERN 84
16. Redactarea proiectului de Raport de audit intern 32 Baciu Otilia SAI
17. Revizuirea proiectului de Raport de audit intern 8 Bilauca Nelia SAI
18. Obţinerea aprobării proiectului de Raport de audit 8
Baciu Otilia SAI
intern de conducerea Serviciului Audit Public Intern
19. Transmiterea proiectului de Raport de audit intern la 2 Bilauca Nelia
auditat şi solicitarea răspunsului asupra conţinutului în 15 SAI
zile
ETAPELE DURATA PERSOANELE LOCUL
DOMENIUL ACTIVITĂŢI IMPLICATE DESFĂŞURĂRII
MISIUNII (H)
20. Planificarea şi organizarea Reuniunii de conciliere, 8 Bilauca Nelia
AUDITAT
dacă este cazul
21. Includerea în Raportul de audit intern a aspectelor 8 Baciu Otilia
SAI
reţinute din punctul de vedere al auditatului
22. Finalizarea Raportului de audit intern 8 Baciu Otilia SAI
23. Obţinerea Raportului de audit intern aprobat de 8
Căderea Georgeta SAI
conducerea instituţiei
24. Transmiterea recomandărilor aprobate către auditat 2 Căderea Georgeta AUDITAT
IV. URMĂRIREA RECOMANDĂRILOR 4
25. Iniţierea procesului de urmărire 4 Baciu Otilia SAI

Procedura - P06: Elaborarea programului de audit intern


Serviciul Audit Public Intern
PROGRAMUL INTERVENŢIEI LA FAŢA LOCULUI

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane


Perioada auditată: 01.01.2004- 31.12.2004
Întocmit: Baciu Otilia – Mariana Data: 27.03.2005
Căderea Georgeta
Bilauca Nelia
Avizat: Ionescu Mircea Data: 27.03.2005

Obiectivul I. ORGANIZAREA RECRUTĂRII PERSONALULUI


Nr. Durata Nr. lista
OBIECTE AUDITABILE TIPUL TESTĂRII Locul Nr. test Auditori
crt. (h) verificare
1. Fundamentarea proiectului Planului de - Analiza notelor de fundamentare
ocupare a funcţiilor publice privind propunerile transmise de DRU 8 T1 LV 1 Baciu Otilia
structurile în teritoriu
2. Statul de funcţii prevede posturile ce - Verificarea legalizării sau
urmează a se ocupa prin concurs certificării copiilor documentelor;
3. Corespondenţa pentru solicitarea organizării - Analiza respectării modului de
concursurilor Căderea
organizare al concursurilor; DRU 4 T2 LV 2
4. Dosarele candidaţilor pentru ocuparea Georgeta
posturilor - Eşantionul va fi constituit din
dosarele celor 6 concursuri organizate în
2004, reprezentând 100%
5. Susţinerea probei scrise - Examinarea Proceselor verbale DRU 2 T3 LV 3 Bilauca Nelia
privind susţinerea probei scrise
6. Susţinerea probei interviu - Examinarea Proceselor verbale
privind susţinerea probei interviu
- Eşantionul va fi constituit din
dosarele celor 6 concursuri organizate în
2004
7. Emiterea deciziei de numire - Verificarea deciziilor de numire
- Eşantionul va fi constituit din 2 T4 LV 4 Baciu Otilia
8. Comunicarea deciziei de numire DRU
cele 6 dosare profesionale ale
candidaţilor admişi în anul 2004

Obiectivul II. STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI


Nr. Durata Lista
OBIECTE AUDITABILE TIPUL TESTĂRII Locul Nr. test Auditori
crt. (h) verificare
9. Procedurile scrise privind acordarea - Chestionarea managementului - Bilauca Nelia
drepturilor salariale CCI 2
DRU

10. Salariul de bază - Verificarea stabilirii drepturilor DRU 10 T5 LV 5 Baciu Otilia


salariale înscrise în carnetul de muncă,
11. Indemnizaţii de conducere
dosarele profesionale şi statele de plată
12. Sporul pentru complexitatea în muncă
- Eşantionul va fi constituit din
13. Sporul de vechime în muncă documentele celor 6 candidaţi admişi în
anul 2004
14. Sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte
15. Salariul de merit - Verificarea legalităţii acordării
salariului de merit
- Eşantionul va fi constituit din
documentele celor 6 candidaţi admişi în
Obiectivul II. STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI
Nr. Durata Lista
OBIECTE AUDITABILE TIPUL TESTĂRII Locul Nr. test Auditori
crt. (h) verificare
anul 2004
16. Sistemul de premiere - Verificarea şi analiza dosarelor
profesionale
- Eşantionul va fi constituit din
documentele celor 6 candidaţi admişi în
anul 2004
17. Decizia de modificare a drepturilor salariale - Analiza diminuărilor salariale Căderea
Georgeta
- Verificarea operării în carnetele de
muncă a diminuărilor salariale ca urmare
18. Comunicarea deciziei de modificare a a sancţiunilor 2 T6 LV 6
drepturilor salariale DRU
- Eşantionul va fi constituit din
documentele celor 7 salariaţi sancţionaţi
în anul 2004
19. Fundamentarea timpului lucrat peste - Verificarea aprobării efectuării muncii
programul normal de lucru peste programul normal de lucru
- Existenţa Registrului special de
evidenţă a timpului prestat peste
20. Evidenţa timpului lucrat peste programul programul normal de lucru
normal de lucru şi recuperarea acestuia - Analiza stabilirii compensării muncii 2 T7 LV 7 Baciu Otilia
DRU
efectuate peste programul normal de
lucru
- Eşantionul va fi constituit din
informaţiile pe lunile aprilie şi decembrie
pentru 4 direcţii din cele 10 ale entităţii,
respectiv 40%
Obiectivul III. EVIDENŢIEREA PREZENŢEI, ÎNVOIRILOR ŞI CONCEDIILOR
Nr. Durata Lista
OBIECTE AUDITABILE TIPUL TESTĂRII Locul Nr. test Auditori
crt. (h) verificare
21. Norme şi proceduri referitoare la modul de - Examinarea procedurilor scrise privind Bilauca Nelia
evidenţă a prezenţei, învoirilor şi concediilor completarea şi transmiterea foilor de DRU 1 - -
prezenţă colectivă
22. Utilizarea foilor colective de prezenţă - Eşantionul va fi constituit din Baciu Otilia
informaţiile pe lunile aprilie şi decembrie
pentru 4 direcţii din cele 10 ale entităţii,
respectiv 40%
- Verificarea modului de evidenţiere al
DRU 8 T8 LV 8
prezenţei în foile colective
23. Evidenţa concediilor de odihnă - Verificarea modului de evidenţiere al
concediilor de odihnă
24. Evidenţa concediilor medicale - Verificarea modului de evidenţiere al
concediilor medicale
25. Evidenţa concediilor de studii - Verificarea modului de evidenţiere al DRU 1 Căderea
concediilor de studii Georgeta
Obiectivul IV. EVOLUŢIA CARIEREI PERSONALULUI
Nr. Durata Lista
OBIECTE AUDITABILE TIPUL TESTĂRII Locul Nr. test Auditori
Crt. (h) verificare
26. Concordanţa obiectivelor entităţii cu - Punerea de acord a planurilor de
evoluţia carierei personalului pregătire profesională cu obiectivele
entităţii
- Analiza concordanţei
documentelor (programe, decizii,
DRU 8 T9 LV 9 Bilauca Nelia
dispoziţii) cu atribuţiile din fişele
posturilor
- Eşntionul va fi constituit dintr-un
procent de 3% din totalul dosarelor
profesionale din entitate

Obiectivul V. PREGĂTIREA PROFESIONALĂ CONTINUĂ A PERSONALULUI


Nr. Durata Lista
OBIECTE AUDITABILE TIPUL TESTĂRII Locul Nr. test Auditori
Crt. (h) verificare
27. Planurile strategice şi anuale de pregătire - Evaluarea atribuţiilor din fişele
profesională posturilor
DRU
- Verificarea fundamentării planurilor 8 T 10 LV 10 Baciu Otilia
profesionale de pregătire
- Interviu adresat şefului Serviciului RU
Obiectivul VI. GESTIONAREA DOSARELOR PROFESIONALE
Nr. Durata Lista
OBIECTE AUDITABILE TIPUL TESTĂRII Locul Nr. test Auditori
Crt. (h) verificare
28. Norme şi proceduri referitoare la gestionarea - Verificarea conţinutului dosarelor
dosarelor profesionale profesionale
29. Actualizarea dosarelor profesionale Căderea
- Eşantionul va fi realizat dintr-un DRU 8 T 11 LV 11
Georgeta
procent de 10% din totalul dosarelor
profesionale

Obiectivul VII. GESTIONAREA CARNETELOR DE MUNCĂ


Nr. Durata Lista
OBIECTE AUDITABILE TIPUL TESTĂRII Locul Nr. test Auditori
crt. (h) verificare
30. Norme şi proceduri privind administrarea - Verificarea procedurilor scrise pentru
SAPI 2
carnetelor de muncă completarea carnetelor de muncă
31. Actualizarea carnetelor de muncă - Verificarea corectitudinii înregistrării
elementelor salariale în carnetele de
muncă
- Verificarea certificării carnetelor de
muncă
- Verificarea actualizării sistematice a T 12 LV 12 Baciu Otilia
DRU 8
carnetelor de muncă
- Eşantionul va fi realizat dintr-un
procent de 10% din totalul carnetelor de
muncă
- Interviu adresat persoanelor care
operează în carnetele de muncă
Obiectivul VIII. FUNCŢIONALITATEA SISTEMULUI INFORMATIC UTILIZAT PENTRU GESTIUNEA RESURSELOR UMANE
Nr. Durata Lista
OBIECTE AUDITABILE TIPUL TESTĂRII Locul Nr. test Auditori
crt. (h) verificare
32. Manuale de operare şi utilizare a sistemului - Examinarea manualului de utilizare a Căderea
informatic sistemului informatic Georgeta
- Analiza instrucţiunilor de utilizare a
sistemului informatic
- Examinarea adaptării sistemului
33. Adaptabilitatea sistemului informatic la informatic la necesităţile utilizatorilor
cerinţele utilizatorilor - Verificarea existenţei unui subsistem de
control asupra corectitudinii datelor DRU 8 T 13 LV 13
introduse în sistemul informatic
- Eşantionul va fi constituit din
34. Sistemul de asigurare pentru prelucrarea informaţiile privind 3 salariaţi din cadrul
tranzacţiilor autorizate şi corecte compartimentului
- Interviu adresat persoanelor responsa-
bile cu operarea şi controlul operaţiunilor
de gestiune a resurselor umane
35. Desemnarea personalului cu atribuţii privind - Verificarea fişelor de post şi deciziile de Bilauca Nelia
utilizarea aplicaţiilor şi operarea în cadrul numire ale personalului responsabil cu
DRU 2 - -
bazelor de date utilizarea aplicaţiilor şi operarea în cadrul
bazelor de date
36. Sistemul de pregătire profesională a - Analiza documentelor privind Baciu Otilia
personalului implicat în operarea în sistemul programele de pregătire profesională a
DRU 2 - -
informatic personalului implicat în operarea în
sistemul informatic
37. Instrucţiunile privind întreţinerea - Examinarea procedurilor privind Baciu Otilia
SAPI 2 - -
programelor informatice întreţinerea programelor informatice
Obiectivul VIII. FUNCŢIONALITATEA SISTEMULUI INFORMATIC UTILIZAT PENTRU GESTIUNEA RESURSELOR UMANE
Nr. Durata Lista
OBIECTE AUDITABILE TIPUL TESTĂRII Locul Nr. test Auditori
crt. (h) verificare
38. Utilizarea echipamentelor de prevenire a - Analiza instrucţiunilor privind utilizarea Baciu Otilia
fluctuaţiilor sau întreruperilor curentului echipamentelor şi instalaţiilor pentru
electric (UPS, modulatoare de tensiune s.a.) realizarea exploatării în siguranţă a
sistemului informatic
- Inspecţia fizică pe teren a
echipamentelor de prevenire a
DRU 4 T 14 LV 14
fluctuaţiilor sau întreruperilor curentului
electric (UPS, modulatoare de tensiune)
- Intervievarea privind examinarea manu-
alului de utilizare şi dotarea sistemului cu
echipamente auxiliare, adresat salariaţilor
care utilizează sistemul informatic
39. Instruirea utilizatorilor şi informarea Analiza sistemului de instruire şi Bilauca Nelia
sistematică asupra modificărilor operate în informare sistematică asupra modifi- DRU 2 - -
sistemul informatic cărilor operate în sistemul informatic
40. Existenţa unui sistem de prevenire/detectare - Verificarea sistemului şi a procedurilor DRU 8 T 15 LV 15 Baciu Otilia
a accesărilor şi modificărilor neautorizate pentru asigurarea securităţii bazelor de
ale bazelor de date (parole, programe date
antivirus ş.a.) - Analiza sistemului de parole de acces în
41. Sistemul modificării periodice a parolelor de sistemul informatic
acces - Observarea fizică a sistemului de
42. Actualizarea programelor antivirus, prevenire şi detectare a accesărilor şi
antispyware, firewall modificărilor în sistem sau a
Obiectivul VIII. FUNCŢIONALITATEA SISTEMULUI INFORMATIC UTILIZAT PENTRU GESTIUNEA RESURSELOR UMANE
Nr. Durata Lista
OBIECTE AUDITABILE TIPUL TESTĂRII Locul Nr. test Auditori
crt. (h) verificare
43. Înregistrările intrărilor şi ieşirilor din sistem transmiterilor neautorizate ale bazelor de
a utilizatorilor date
- Examinarea programelor antivirus,
antispyware, firewall
- Eşantionul se va constitui din
administrator şi utilizatorii sistemului
informatic din cadrul DRU, care au în
dotare 5 calculatoare
- Intervievarea salariaţilor din cadrul
DRU privind securitatea sistemului
informatic

Obiectivul IX. ARHIVAREA DOCUMENTELOR


Nr. Durata Lista
OBIECTE AUDITABILE TIPUL TESTĂRII Locul Nr. test Auditori
crt. (h) verificare
44. Norme şi proceduri privind arhivarea - Analiza respectării prevederilor
documentelor rezultate din activitatea de procedurale privitoare la activitatea de
gestiune a resurselor umane arhivare
45. Desemnarea personalului responsabil DRU 4 T 16 LV 16 Baciu Otilia
- Intervievarea directorului DRU privind
privind arhivarea documentelor respectarea cadrului normativ referitor la
46. Predarea dosarelor la arhiva instituţiei arhivarea documentelor

Auditorii, Supervizorul,
Baciu Otilia / Căderea Georgeta / Bilauca Nelia Ionescu Mircea
Procedura – P07: Şedinţa de deschidere
Serviciul Audit Public Intern

MINUTA ŞEDINŢEI DE DESCHIDERE


Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane
Perioada auditată: 01.01.2004- 31.12.2004
Întocmit: Baciu Otilia – Mariana Data: 27.03.2005
Căderea Georgeta
Bilauca Nelia
Avizat: Ionescu Dumitru Data: 27.03.2005
A. Lista participanţilor
Direcţia/ Nr.
Numele Funcţia E-mail Semnătura
Serviciul telefon
Ionescu Dumitru Auditor Şef SAPI
Baciu Otilia – Mariana Auditor SAPI
Bilauca Nelia-Roxana Auditor SAPI
Căderea Georgeta Auditor SAPI
Direcţia Resurse
Dana Sârbu Director
Umane
Direcţia Resurse
Voinescu Lucica Inspector
Umane
Direcţia Resurse
Barbu Vasile Inspector
Umane
Direcţia Resurse
Stroescu Tudora Inspector
Umane

B. Stenograma şedinţei
În cadrul şedinţei de deschidere s-a procedat la:
- Prezentarea echipei de auditori care urmează să efectueze misiunea de audit;
- Prezentarea funcţiei de audit intern de către şeful Serviciului Audit Public Intern, în special a
obiectivelor generale ale auditului intern, semnificaţia auditului intern;
- Prezentarea Programului intervenţiei la faţa locului, obiectivele auditabile care se
intenţionează a fi realizate, după analizele de risc efectuate.

În urma discuţiilor care au avut loc cu privire la obiectivele misiunii de audit reprezentanţii
structurii auditate au prezentat o parte din problemele cu care se confruntă şi anume:
- Activitatea privind gestiunea resurselor umane reprezintă o zonă cu risc;
- Complexitatea activităţii Direcţiei Resurse Umane şi neatractivitatea nivelului salariului
pentru atragerea personalului specializat;
- Fluctuaţia mare a personalului implicat în activitatea de gestiune a resurselor umane;
- Neacoperirea pe perioade mari de timp a posturilor, ceea ce a dus la supraîncărcarea
personalului existent;
De asemenea, s-au stabilit:
- persoanele pe care auditorii le pot contacta în vederea colectării informaţiilor, efectuării
de teste asupra muncii lor şi pentru a lua interviuri, programul întâlnirilor şi timpul necesar
pentru realizarea acestor proceduri;
- condiţiile minime pe care auditatul trebuie să le asigure în vederea realizării misiunii de
audit (spaţiu de lucru, calculatoare, posibilitate de editare etc.)
- aspectele procedurale, respectiv eventualitatea unor şedinţe intermediare în cursul
misiunii, informarea sistematică asupra constatărilor;
- data şedinţei de închidere, inclusiv a participanţilor;
- modalitatea redactării Raportului de audit intern (când, cum şi cui va fi distribuit).
Recomandările formulate, ca urmare a eventualelor disfuncţionalităţi constatate, vor fi
discutate şi analizate cu structura auditată, inclusiv a Planului de acţiune şi a calendarului
implementării şi persoanelor răspunzătoare cu implementarea recomandărilor.

Auditori, Auditaţi,
Procedura – P08: Colectarea dovezilor

Serviciul Audit Public Intern

CHESTIONAR DE CONTROL INTERN

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane


Perioada auditată: 01.01.2004- 31.12.2004
Întocmit: Baciu Otilia – Mariana Data: 27.03.2005
Căderea Georgeta
Bilauca Nelia
Avizat: Ionescu Mircea Data: 27.03.2005

ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.

Obiectivul I.
1-17
ORGANIZAREA RECRUTĂRII PERSONALULUI
Proiectul planului de ocupare a funcţiilor publice: 1
- obiectivele nou preluate au influenţat
X
fundamentarea planului?
- obiectivele transferate au influenţat
X
fundamentarea planului?
- planul se încadrează în politicile şi obiectivele
X
curente şi de perspectiva ale entităţii?
- există o fundamentare detaliată a planului? X
- dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar. Fundamentarea
X
proiectului
- există persoană responsabilă cu elaborarea planului? X
- vă rugăm să ne furnizaţi cerinţele privind Atribuţiile
X
experienţa şi pregătirea profesională necesare postului? postului; ROF
- planul conţine toate avizele şi aprobările
X
persoanelor autorizate?
- există lista activităţilor pentru realizarea
X
obiectivului/ subobiectivului?
- dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar. Nu există lista
X
activităţilor
- realizarea operaţiunilor de control intern prin proceduri: -
- operaţiunile de control intern sunt însoţite de
liste de verificare (check-list), sunt întocmite cu
respectarea prevederilor legale, iar controalele -
efectuate au fost formalizate prin acte de control,
datate şi semnate
- operaţiunile de control intern sunt însoţite de
liste de verificare (check-list), sunt întocmite cu
respectarea prevederilor legale, dar controalele -
efectuate nu sunt formalizate prin acte de control,
datate şi semnate
ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.
- operaţiunile de control intern sunt însoţite de
liste de verificare (check-list), care nu respectă în
-
totalitateprevederile legale şi nici nu sunt formalizate
prin acte de control, datate şi semnate
- operaţiunile de control intern nu sunt însoţite
de liste de verificare (check-list), se efectuează în
-
virtutea unor atribuţii din fişa postului şi nici nu sunt
formalizate prin acte de control, datate şi semnate
- se realizează operaţiuni de control intern prin Nu se elaborează
X
proceduri? check-list-uri
- examinarea procedurilor:
- există proceduri de lucru scrise, aprobate şi actualizate şi
-
se aplică?
- există proceduri de lucru scrise, aprobate şi actualizate,
-
sunt cunoscute, dar nu se aplică?
- există proceduri de lucru scrise, aprobate şi actualizate,
-
dar nu sunt cunoscute?
- există proceduri de lucru scrise, dar nu sunt aprobate şi
-
actualizate şi nu sunt cunoscute?
- există proceduri de lucru X
- dacă “da”, vă rog să ni le furnizaţi. Nu există
X
proceduri
Organizarea concursurilor 2-9
- există un sistem procedural privind organizarea concursurilor? X
- aveţi proceduri scrise şi formalizate privind organizarea Există, dar nu
X
concursurilor? sunt formalizate
- dacă “da”, vă rog să ni le furnizaţi. X
- atribuirea responsabilităţilor, delegarea competenţelor, separarea
sarcinilor prin proceduri şi compararea acestora cu cele prevăzute în
X
fişa postului:

- procedurile asigură atribuirea responsabilităţilor, delegarea


competenţelor, separarea sarcinilor şi corespund cu atribuţiile din
fişele postului
- procedurile asigură atribuirea responsabilităţilor, delegarea
competenţelor, separarea sarcinilor, dar nu corespund cu atribuţiile
din fişele postului
- procedurile nu asigură atribuirea responsabilităţilor, delegarea
competenţelor şi separarea sarcinilor, dar corespund cu atribuţiile din X
fişele postului, care la rândul lor sunt incomplete/neactualizate;
- procedurile nu asigură atribuirea responsabilităţilor, delegarea
competenţelor şi separarea sarcinilor şi nici nu corespund cu
atribuţiile din fişele postului;
- există proceduri?/ (nu există proceduri?)
- dacă “da”, vă rugăm să ne înaintaţi fişa postului. X Fişa postului
- vă rugăm să ne furnizaţi cerinţele privind experienţa şi pregătirea
X
profesională necesare postului?
- persoanele responsabile au experienţa şi pregătirea necesară? X
- statul de funcţii este actualizat în funcţie de rezultatele procesului X
ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.
de recrutare?
- dacă „da”, vă rog să ne furnizaţi statul de funcţii actualizat după
X Statul de funcţii
ultimul concurs
- există lista activităţilor pentru realizarea obiectivului/
X
subobiectivului?
- dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar. X Lista activităţilor
Susţinerea concursurilor 10-15
- există un sistem privind susţinerea concursurilor? Există, dar nu
X
sunt formalizate
- există lista activităţilor pentru realizarea obiectivului/
X
subobiectivului?
- dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar. X
Deciziile de numire 16-17
- aveţi proceduri scrise şi formalizate privind emiterea şi
X
comunicarea deciziilor de numire?
- dacă “da”, vă rugăm să ni le furnizaţi. X
- există stabilită persoană responsabilă? X
- respectaţi principiul dublei semnături? X
- există lista activităţilor pentru realizarea obiectivului/
X
subobiectivului?
- dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar. X Listă activităţi
Obiectivul II.
STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE 18-32
CUVENITE PERSONALULUI
Stabilirea elementelor de natura salarială 18-26
- există un sistem de proceduri pentru stabilirea elementelor de Există dar nu sunt
X
natură salarială? formalizate
- dacă “da”, vă rugăm să ne furnizaţi un exemplar. X
- există stabilită persoană responsabilă pentru elaborarea şi
X
actualizarea procedurilor?
- există lista activităţilor pentru realizarea obiectivului/
X
subobiectivului?
- dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar. X
- vă rugăm să ne furnizaţi cerinţele privind experienţa şi pregătirea
X
profesională necesare postului?
- dacă “da”, vă rugăm să ne furnizaţi fişa postului. X Fişa postului
Modificarea drepturilor salariale 27-28
- există un sistem procedural de organizare al activităţii privind Există, dar nu este
X
modificarea şi comunicarea drepturilor salariale? formalizat
- există stabilită persoana responsabilă? X
- vă rugăm să ne furnizaţi cerinţele privind experienţa şi pregătirea
X
profesională necesare postului?
- există responsabil cu actualizarea sistematică a procedurilor? X
- dacă “da”, vă rugăm să ne furnizaţi fişa postului. X Fişa postului
- există lista activităţilor pentru realizarea obiectivului/
X
subobiectivului?
- dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar. X
Salarizarea muncii peste programul normal de lucru 29-32
ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.
- exista un sistem procedural privind timpul lucrat peste Există dar nu este
X
programul normal de lucru? formalizat
- se ţine un registru special? X
- aveţi stabilit un responsabil pentru analiza şi aprobarea
X
fundamentării timpului lucrat peste programul normal de lucru?
- dacă “da”, vă rugăm să ne furnizaţi fişa postului. X Fişa postului
- aveţi stabilit un responsabil privind aprobarea efectuării muncii
X
peste programul normal de lucru?
- dacă “da”, vă rugăm să ne furnizaţi fişa postului. X
- vă rugăm să ne furnizaţi cerinţele privind experienţa şi pregătirea
X
profesională necesare postului?
- există lista activităţilor pentru realizarea obiectivului/
X
subobiectivului?
- dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar. X
Obiectivul III.
EVIDENŢIEREA PREZENŢEI, ÎNVOIRILOR, 33-37
CONCEDIILOR ŞI RECUPERĂRILOR
- există un sistem general de norme şi proceduri referitoare la
Există, dar nu este
modul de evidenţă a prezenţei, învoirilor, concediilor şi X
formalizat
recuperărilor?
- dacă da, vă rugăm ni-l furnizaţi? X
- aveţi un responsabil pentru supravegherea şi actualizarea acestui
X
sistem?
- dacă “da”, vă rugăm să ne furnizaţi fişa postului. X Fişa postului
- există personal responsabil pentru completarea foilor colective de
prezenţă şi pentru evidenţa concediilor de odihnă, concediilor X
medicale şi a concediilor de studii?
- dacă “da”, vă rugăm să ne furnizaţi numele persoanelor şi fişele
X
posturilor respective.
- există lista activităţilor pentru realizarea obiectivului/
X X
subobiectivului?
- dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar. X X
Obiectivul IV.
38-39
EVOLUŢIA CARIEREI PERSONALULUI
- există o procedură scrisă şi formalizată? Există, dar nu este
X
formalizată
- dacă da, vă rugăm sa ne furnizaţi un exemplar. X
- este asigurată concordanţa între obiectivele entităţii şi capacitatea
X
profesională a personalului?
- există un responsabil cu îmbunătăţirea/actualizarea acesteia? X
- dacă “da”, vă rugăm să ne furnizaţi numele persoanei şi fişa
X
postului.
- există planuri de acţiune pentru realizarea concordanţei? X
- dacă da, vă rugăm să ni le furnizaţi. X Plan de acţiune
- există lista activităţilor pentru realizarea obiectivului/
X
subobiectivului?
- dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar. X
ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.

Obiectivul V.
40-43
PREGĂTIREA PROFESIONALĂ CONTINUĂ A
PERSONALULUI
- există proceduri scrise şi formalizate? Există, dar nu
X
sunt formalizate
- dacă “da”, vă rugăm să ne furnizaţi un exemplar. X
- modificarea politicilor/obiectivelor au influenţat fundamentarea
X
planurilor de pregătire profesională?
- planurile individuale sunt adaptate la cerinţele de pregătire
X
profesională ale fiecărui salariat?
- există o fundamentare detaliată a planurilor? X
- aveţi persoane responsabile cu elaborarea planurilor strategice şi
X
anuale de pregătire profesională?
- există persoane responsabile cu elaborarea planurilor individuale
X
de pregătire profesională?
- aveţi persoane responsabile cu realizarea programelor de
X
pregătire profesională?
- vă rugăm să ne prezentaţi atribuţiile specifice acestor funcţii. X Fişa postului
- există un sistem de indicatori de performanţă privind pregătirea
X
profesională?
- dacă da, vă rugam sa ne furnizaţi sistemul de indicatori. X
- există persoana responsabila cu urmărirea realizării indicatorilor
X
de performanţă?
- dacă da, vă rugăm să ne furnizaţi numele persoanei şi fişa
X
postului.
- există lista activităţilor pentru realizarea obiectivului/
X
subobiectivului?
- dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar. X Lista de activităţi

Obiectivul VI.
44-47
GESTIONAREA DOSARELOR PROFESIONALE
- există norme pentru gestionarea dosarelor profesionale? X
- aveţi stabilit responsabil cu gestionarea şi actualizarea dosarelor
X
profesionale?
- dacă da, vă rugăm să ne furnizaţi numele persoanei şi fişa
X Fişa postului
postului.
- sunt nominalizate persoanele care au acces la dosarele
X
profesionale?
- dacă da, vă rugăm să ne prezentaţi situaţia persoanelor care au Lista persoanelor
X
primit acces la dosarele profesionale. care au acces
- există lista activităţilor pentru realizarea obiectivului/
X
subobiectivului?
- dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar. X
- există proceduri scrise şi formalizate? Există, dar nu
X
sunt formalizate
ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.
- dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar. X

Obiectivul VII.
48-51
GESTIONAREA CARNETELOR DE MUNCĂ
- există un sistem pentru gestionarea carnetelor de muncă? X
- dacă da, vă rugăm să ne furnizaţi competenţele necesare. X
- aveţi personal responsabil? X
- dacă da, vă rugăm să ne furnizaţi numele persoanelor şi fişa
X Fişa postului
postului.
- sunt nominalizate persoanele care au acces la carnetele de
X
muncă?
- dacă da, vă rugăm să ne prezentaţi situaţia cu persoanele care au
X Listă persoane
acces.
- există lista activităţilor pentru realizarea obiectivului/
X
subobiectivului?
- dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar. X
- există proceduri scrise şi formalizate? Există, dar nu
X
sunt formalizate
- dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar. X

Obiectivul VIII.

FUNCŢIONALITATEA SISTEMULUI INFORMATIC 52-64


UTILIZAT PENTRU GESTIUNEA RESURSELOR
UMANE
Evaluarea sistemului informatic 52-58
- subsistemul informatic al gestiunii resurselor umane este integrat
X
în sistemul informatic general?
- vă rugăm să ne prezentaţi cerinţele utilizatorilor? X
- asigură prelucrarea tranzacţiilor autorizate şi corecte? X
- vă rugăm, să ne prezentaţi competenţele pe care trebuie să le
X
deţină personalul de specialitate.
- personalul responsabil are experienţa necesară? X
- există pregătire profesională continuă pentru personalul de
X
specialitate?
- dacă “da”, vă rugăm să ne furnizaţi programele de pregătire Programe
X
aprobate. pregătire
- există lista activităţilor pentru realizarea obiectivului/
X
subobiectivului?
- dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar. X
- aveţi proceduri scrise şi formalizate pentru utilizarea Există, dar nu
X
subsistemului informatic al gestiunii resurselor umane? sunt formalizate
- dacă “da”, vă rugăm să ni le furnizaţi. X
Siguranţa in exploatare a sistemului informatic 59-60
- sistemul informatic este dotat cu echipamente de prevenire a
X
fluctuaţiilor sau întreruperilor curentului electric?
- există personal responsabil pentru această activitate? X
ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.
- dacă da, vă rugăm să ne furnizaţi numele persoanelor şi fişele
X Listă persoane
posturilor.
- vă rugăm, să ne prezentaţi competenţele pe care trebuie să le
X
deţină personalul de specialitate.
- personalul responsabil beneficiază de pregătirea profesională
X
continuă?
- dacă “da”, vă rugăm să ne furnizaţi programele de pregătire Programe
X
aprobate. pregătire
- există lista activităţilor pentru realizarea obiectivului/
X
subobiectivului?
- dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar. X
- aveţi proceduri scrise şi formalizate? Manual de
X instrucţiuni
neactualizat
- dacă “da”, vă rugăm să ni le furnizaţi. X
Securitatea bazelor de date 61-64
- există un sistem pentru prevenirea şi detectarea accesărilor şi
X
modificărilor neautorizate în sistem?
- aveţi personal responsabil de specialitate? X
- dacă da, vă rugăm să ne furnizaţi numele persoanei şi fişa
X Fişa postului
postului.
- personalul responsabil beneficiază de pregătirea profesională
X
continuă?
- dacă “da”, vă rugăm să ne furnizaţi programele de pregătire
X
aprobate.
- utilizaţi programe antivirus, antispyware şi firewall? X
- aceste programe sunt actualizate sistematic? X
- completaţi lista activităţilor pentru realizarea obiectivului/
X
subobiectivului?
- dacă “da”, vă rog să ni le furnizaţi. X
- aveţi proceduri scrise şi formalizate? Există, dar nu
X
sunt formalizate
- dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar. X

Obiectivul IX.
65-68
ARHIVAREA DOCUMENTELOR
- aveţi un sistem privind organizarea arhivării documentelor? X
- există persoană desemnată pentru activitatea de arhivare a
X
dosarelor aferente activităţii de gestiune a resurselor umane?
- dacă da, vă rugăm să ne furnizaţi numele persoanei şi fişa
X Fişa postului
postului.
- persoanele responsabile au experienţa şi pregătirea necesară? X
- vă rugăm să ne furnizaţi atribuţiile postului. X
- spaţiul destinat arhivării documentelor corespunde cerinţelor? X
- completaţi lista activităţilor pentru realizarea obiectivului/
X
subobiectivului?
- dacă “da”, vă rog să ni le furnizaţi. X
ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.
- aveţi proceduri scrise şi formalizate privind arhivarea Există, dar nu
X
documentelor? sunt formalizate
- dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar. X

LISTA DE VERIFICARE NR. 1

Obiectivul I. ORGANIZAREA RECRUTĂRII PERSONALULUI

Nr. D N
ACTIVITATEA DE AUDIT OBS.
crt. A U
1 Fundamentarea proiectului Planului de ocupare a Obiect
. funcţiilor publice (Obiect auditabil 1 - LC) auditabil 1
(TD)
1 Examinarea procedurilor privind fundamentarea şi
.1. elaborarea Planului de ocupare a funcţiilor publice:
1.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedură a
activităţilor necesare fundamentării şi elaborării planului:
a) aprobarea de către persoanele competente; - -
b) stabilirea modelelor de formulare necesare - -
fundamentării;
c) verificarea existenţei listei activităţilor pentru - -
realizarea obiectivului/subobiectivului;
d) precizarea modalităţilor de completare a - -
modelelor specifice activităţilor;
e) oferirea unor exemple în acest sens; - -
f) solicitarea motivaţiilor pentru faptul că nu se - -
scot la concurs toate posturile vacante;
g) justificarea numărului de funcţii publice - -
rezervate absolvenţilor de formare specializată;
h) cuprinderea modalităţilor de actualizare a
Panului de ocupare a funcţiilor publice urmare a - -
atribuirii de obiective noi sau de transfer al altor
obiective;
1.1.2. Înglobarea activităţilor de control intern în punctele cheie
- -
ale procesului de fundamentare şi elaborare;
1.1.3. Respectarea principiului dublei semnături; - -
1.1.4. Stabilirea responsabilităţilor pe nivele de execuţie, respectiv
în fazele de întocmire, avizare, aprobare şi ale termenelor - -
aferente;
1.1.5. Asigurarea transpunerii prelucrărilor într-un sistem
informatizat, respectiv realizarea codificării modelelor de
- -
formulare şi informaţiilor acestora, algoritmi de prelucrare
ş.a.
1.1.6. Modalitatea arhivării documentelor. - -
Nr. D N
ACTIVITATEA DE AUDIT OBS.
crt. A U
1 Compararea atribuţiilor cuprinse în fişele posturilor cu cele
- -
.2. din procedură şi evaluarea completitudinii preluării acestora
1 Examinarea cunoaşterii procedurilor de către responsabilii
- -
.3. cu realizarea activităţii
1 Aprecierea calităţii procedurii de către responsabilii
.4. acestora:
a) consideră procedura corespunzătoare? - -
b) constatată disfuncţionalităţi în timpul aplicării practice? - -
c) există propuneri de perfecţionare a procedurii? - -
1 Analiza Notelor de fundamentare privind propunerile
X Test nr. 1
.5. transmise de structurile din subordine:
a) modul de respectare al prevederilor procedurale cu
privire la modelele de formulare, conţinutul acestora, X
termene ş.a.;
b) concordanţa dintre numărul posturilor solicitate a fi
X
scoase la concurs şi posturile vacante;
c) existenţa motivaţiei faptului că nu au fost scoase la Lista de
X
concurs toate posturile vacante control
d) existenţa numărului de funcţii publice rezervate
absolvenţilor programelor de formare specializată, X
organizate de INA sau de instituţii similare din străinătate.
1 Verificarea avizării Planului de către persoanele autorizate
X
.6.
1 Verificarea aprobării Planului de către conducere
- -
.7.
1 Existenţa listelor de verificare prin care să se poată constata
.8. elementele verificate de către persoanele care au avizat/aprobat - -
planul
1 Verificarea transmiterii Agenţiei Naţionale a Funcţionarilor
- -
.9. Publici a Planului de ocupare a funcţiilor publice
1 Analiza modalităţii de arhivare
- -
.10.

Data: 01.04.2005
Auditor intern,
Baciu Otilia – Mariana
Procedura P08: Colectarea dovezilor
Serviciul Audit Public Intern

TEST NR. 1

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane


Perioada auditată: 01.01.2004- 31.12.2004

Obiectul testului
Fundamentarea proiectului Planului de ocupare a funcţiilor publice

Obiectivele testului
Analiza notelor de fundamentare privind propunerile pentru ocuparea funcţiilor publice
transmise de structurile subordonate entităţii
Descrierea testului
Eşantionul a fost constituit prin selectarea primei direcţii judeţene de la fiecare literă alfabetică,
din totalul celor 40 de direcţii şi a municipiului Bucureşti, (ex.: dintre Alba, Arad, Argeş s-a selectat
Alba), astfel, au rezultat 14 direcţii judeţene, la care s-a adăugat centrala entităţii publice.
Testarea a constat în analiza notelor de fundamentare, examinându-se următoarele elemente
stabilite prin Lista de verificare nr. 1, poz. 1.5. şi 1.6., şi anume:
• Analiza Notelor de fundamentare privind propunerile transmise de structurile din subordine:
- modul de respectare al prevederilor procedurale cu privire la modelele de formulare,
conţinutul acestora, termene ş.a.;
- concordanţa dintre numărul posturilor solicitate a fi scoase la concurs şi posturile vacante;
- existenţa motivaţiei faptului că nu au fost scoase la concurs toate posturile vacante;
- existenţa numărului de funcţii publice rezervate absolvenţilor programelor de formare
specializată, organizate de INA sau de instituţii similare din străinătate.
• Verificarea avizării Planului de către persoanele autorizate

Pentru efectuarea testării a fost elaborată Lista de control privind analiza Notelor de
fundamentare a planului, prezentată în anexă, care conţine pe verticală elementele eşantionului, iar pe
orizontală elementele testate.

Constatări
Din analiza Listei de control rezultate, s-a constatat că direcţiile judeţene în notele de
fundamentare transmise nu au prevăzut un număr de funcţii publice rezervate absolvenţilor
programelor de formare specializată, organizate de INA sau de instituţii similare din străinătate, deşi
aveau această obligaţie conform cadrului legal.

Concluzii
În baza acestui test s-a elaborat FIAP nr. 1.
Data: 01.04.2005

Auditor intern, Supervizor,


Baciu Otilia - Mariana Ionescu Mircea

Procedura - P08: Colectarea dovezilor


Serviciul Audit Public Intern

FIŞĂ DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A PROBLEMEI NR.1

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane


Perioada auditată: 01.01.2004 - 31.12.2004

PROBLEMA

Nestabilirea numărului funcţiilor publice care vor fi rezervate absolvenţilor programelor de


formare specializată în administraţia publică, organizate de Institutul Naţional de
Administraţie sau de instituţii similare din străinătate.

CONSTATARE
Din analiza fundamentării Planului de ocupare a funcţiilor publice pe anul 2004 s-a constatat că
nu a fost stabilit numărul funcţiilor publice care vor fi rezervate absolvenţilor programelor de formare
specializată în administraţia publică, organizate de Institutul Naţional de Administraţie sau de instituţii
similare din străinătate, conform cadrului legal prevăzut de H.G. nr. 25/2004 pentru aprobarea Planului
de ocupare a funcţiilor publice pe anul 2004, art. 1 şi Legea nr. 188/1999 privind Statutul
funcţionarilor publici, art. 20 alin. (1) lit. o) şi art. 21 alin. (1) lit. b).

CAUZE
- Lipsa unei colaborări între minister şi Agenţia Naţională a Funcţionarilor Publici în elaborarea
Planului de ocupare a funcţiilor publice;
- Inexistenţa unor proceduri de lucru privind planificarea strategică a ocupării funcţiilor publice
între instituţiile şi autorităţile administraţiei publice centrale;
- Nerespectarea cadrului legislativ şi normativ în legătură cu rezervarea de posturi pentru
absolvenţii programelor de formare specializată în administraţia publică, organizate de Institutul
Naţional de Administraţie sau de instituţii similare din străinătate;

CONSECINŢE
- Imposibilitatea angajării absolvenţilor programelor de formare specializată în administraţia
publică, organizate de Institutul Naţional de Administraţie sau de instituţii similare din
străinătate, datorită faptului că nu au fost rezervate asemenea posturi conform cadrului legislativ
şi normativ;
- Fundamentarea nesatisfăcătoare a Planului de ocupare a funcţiilor publice la nivelul
ministerului.
RECOMANDĂRI
- Instruirea personalului care se ocupă cu elaborarea şi aprobarea Planului de ocupare a funcţiilor
publice la nivelul ministerului şi evaluarea sistematică a acestuia;
- Stabilirea de atribuţii şi responsabilităţi, în acest sens, prin fişele posturilor;
- Elaborarea procedurilor de planificare privind ocuparea funcţiilor publice în colaborare cu
Agenţia Naţională a Funcţionarilor Publici.

Întocmit, Supervizat, Pentru conformitate,


Baciu Otilia – Mariana Ionescu Mircea

LISTA DE VERIFICARE NR. 2


Obiectivul I. ORGANIZAREA RECRUTĂRII PERSONALULUI

Nr. D N
Activitatea de audit OBS.
crt. A U
1 Organizarea concursurilor Obiecte
. (Obiecte auditabile 2-9 - LC) auditabile 2-4
(TD)
1 Examinarea procedurii privind organizarea şi analiza
.1. dosarelor candidaţilor pentru ocuparea posturilor:
1.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedură a activităţilor
necesare organizării concursurilor:
a) aprobarea procedurii de către persoanele competente; - -
b) stabilirea modelelor de formulare specifice; - -
c) precizarea modalităţilor de completare a modelelor; - -
d) oferirea unor exemple în acest sens; - -
e) prevederea situaţiilor de respingere a dosarelor - -
candidaţilor;
f) cuprinderea modalităţii de înregistrare a contestaţiilor; - -
g) cuprinderea modalităţii de soluţionare a contestaţiilor; - -
h) cuprinderea modului de comunicare a rezultatului analizei - -
contestaţiilor;
i) existenţa componentei de actualizare a procedurii; - -
1.1.2. Înglobarea activităţilor de control intern în punctele cheie ale
- -
procesului;
1.1.3. Respectarea principiul dublei semnături; - -
1.1.4. Stabilirea responsabilităţilor pentru comisia de organizare a
concursurilor, respectiv verificarea statului de funcţii,
constituirea comisiilor, publicarea anunţului de concurs,
constituirea dosarelor candidaţilor, întocmirea procesului - -
verbal privind analiza dosarelor şi soluţionarea contestaţiilor,
în fazele de întocmire, avizare, aprobare şi ale termenelor
aferente;
1.1.5. Asigurarea transpunerii prelucrărilor într-un sistem
informatizat, respectiv realizarea codificării modelelor de
- -
formulare şi informaţiile activităţilor, algoritmi de prelucrare
ş.a.
1.1.6. Modalitatea arhivării documentelor. - -
Nr. D N
Activitatea de audit OBS.
crt. A U
1 Compararea atribuţiilor din procedură cu cele cuprinse în
- -
.2. fişele posturilor
1 Examinarea cunoaşterii procedurilor de către persoanele cu
- -
.3. responsabilităţi în organizarea concursurilor
1 Aprecierea calităţii procedurii de către responsabilii acestora:
.4. a) consideră procedura corespunzătoare? - -
b) constată disfuncţionalităţi în timpul aplicării practice? - -
c) există propuneri de perfecţionare a procedurii? - -
1 Verificarea existenţei documentelor obligatorii:
.5. a) copia actului de identitate - -
b) formularul de înscriere - -
c) copiile diplomelor de studii şi ale altor acte care atestă - -
efectuarea unor specializări
d) copia carnetului de muncă sau, după caz, o adeverinţă care - -
să ateste vechimea în muncă şi, după caz, în specialitate
e) cazierul judiciar - -
f) adeverinţa care să ateste starea de sănătate - -
g) copia fişei de evaluare a performanţelor profesionale
individuale sau, după caz, recomandarea de la ultimul loc de - -
muncă
h) declaraţia pe propria răspundere sau adeverinţa care să - -
ateste că nu a desfăşurat activităţi de poliţie politică
i) completarea formularului de înscriere - -
Verificarea legalizării sau certificării copiilor documentelor - Test nr. 2
1.6. obligatorii de către secretariatul comisiei de concurs, prezentate la pct - Liste de
1.5. control
-
X Centralizatorul
privind modul
de organizare
al
concursurilor
1 Analiza respectării prevederilor procedurale privitoare la
.7. modul de organizare al concursurilor, modelele de formulare
X Test nr. 2
(documente, conţinutul acestora, termenele de realizare ş.a.), implică
verificarea:
a)existenţei posturilor în statul de funcţii; X - Liste de
b) solicitării avizului ANFP cu 45 de zile înaintea datei de control
X
susţinere a concursurilor; -
c)emiterii avizului ANFP în termen de 10 zile lucrătoare; X Centralizatorul
d) publicării anunţului de concurs în Monitorul Oficial cu cel privind modul
X de organizare
puţin 30 de zile înaintea desfăşurării concursurilor;
e)depunerii dosarelor candidaţilor în termen de 20 de zile de la al
X concursurilor
publicare;
f) îndeplinirii condiţiilor de vechime. X
1 Examinarea Procesului verbal de selecţie a dosarelor în care X
.8. au fost verificate:
Nr. D N
Activitatea de audit OBS.
crt. A U
a) selectarea dosarelor candidaţilor în termen de 5 zile X
lucrătoare
b) consemnarea afişării rezultatelor selectării dosarelor în X
termen de 5 zile lucrătoare;
c) existenţa menţiunii „admis” în Procesul verbal în dreptul X
dosarelor selectate;
d) concordanţa între numărul de dosare înregistrate şi cele -
cuprinse în Procesul verbal;
e) existenţa tuturor semnăturilor membrilor comisiei în - -
Procesul verbal de selecţie a dosarelor.
1 Verificarea contestaţiilor: - - Nu
.9. a) depunerea în termen de 24 de ore de la afişarea listei; - -
b) examinarea contestaţiilor; - -
c) consemnarea afişării rezultatelor contestaţiei la sediul - -
instituţiei.
1 Analiza modalităţilor de arhivare
- -
.10.

Data: 01.04.2005

Auditor intern,
Bilauca Nelia

Procedura - P08: Colectarea dovezilor


Serviciul Audit Public Intern

TEST NR. 2

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane


Perioada auditată: 01.01.2004- 31.12.2004

Obiectul testului:
Modul de organizare al concursurilor
Obiectivele testului:
Examinarea dosarelor candidaţilor

Descrierea testului:
În anul 2004, au fost organizate 6 concursuri pentru ocuparea funcţiilor publice. Eşantionul a fost
constituit din dosarele candidaţilor care au fost declaraţi admişi, la cele 6 concursuri, considerându-se
ca fiind un număr redus de dosare pentru o entitate.
Testarea dosarelor de concurs s-a realizat prin verificarea elementelor care intră în componenţa
dosarului, conform Listei de verificare nr. 2 poz. 1.6., 1.7. şi 1.8. prin care s-a urmărit:
• Verificarea legalizării sau certificării copiilor documentelor obligatorii de către secretariatul
comisiei de concurs, prezentate la pct. 1.5.;
• Analiza respectării prevederilor procedurale privitoare la modul de organizare al
concursurilor, modelele de formulare (documente, conţinutul acestora, termenele de realizare
ş.a.), implică verificarea:
- existenţei posturilor în statul de funcţii;
- solicitării avizului ANFP cu 45 de zile înaintea datei de susţinere a concursurilor;
- emiterii avizului ANFP în termen de 10 zile lucrătoare;
- publicării anunţului de concurs în Monitorul Oficial cu cel puţin 30 de zile înaintea
desfăşurării concursurilor;
- depunerii dosarelor candidaţilor în termen de 20 de zile de la publicare;
- îndeplinirii condiţiilor de vechime.
• Examinarea Procesului verbal de selecţie a dosarelor:
- verificarea selectării dosarelor candidaţilor în termen de 5 zile lucrătoare;
- verificarea consemnării afişării rezultatelor selectării dosarelor în termen de 5 zile
lucrătoare;
- verificarea existenţei menţiunii „admis” în Procesul verbal în dreptul dosarelor selectate.
Testarea s-a concretizat în elaborarea listelor de control pentru fiecare dosar de concurs, care
ulterior au fost preluate într-un centralizator, care conţine pe verticală dosarele supuse verificării, iar
pe orizontală elementele selectate pentru testare, respectiv piesele care trebuie să existe în dosare,
prezentate în anexă.
Constatări
Din verificările efectuate şi analiza Centralizatorului privind modul de organizare al
concursurilor s-a constatat că în toate dosarele de concurs ale candidaţilor există documente depuse
care nu sunt în copii legalizate sau nu au fost certificate pentru conformitate cu originalul de către
secretariatul comisiei de concurs.
Concluzii
În baza acestui test s-a elaborat FIAP nr.2.

Data: 01.04.2005 Auditor intern, Supervizor,


Bilauca Nelia Ionescu Mircea
Procedura - P08: Colectarea dovezilor
Serviciul Audit Public Intern

FIŞĂ DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A PROBLEMEI NR. 2

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane


Perioada auditată: 01.01.2009 - 31.12.2009

PROBLEMA
Existenţa copiilor legalizate sau certificate de către secretariatul comisiei în dosarele candidaţilor
la ocuparea funcţiilor publice
CONSTATARE
Dosarele de concurs ale candidaţilor conţin copii ale documentelor care nu sunt legalizate sau
care nu sunt certificate pentru conformitate de către secretariatul comisiei de concurs.Cadrul de
referinţă prevede ca la înscrierea la concursurile pentru ocuparea posturilor vacante, candidaţii trebuie
să prezinte copii legalizate de pe actele prevăzute în art. 8 din Regulamentul de organizare şi
desfăşurare a concursurilor aprobat prin H.G. nr.1209/2003 privind organizarea şi dezvoltarea carierei
funcţionarilor publici sau copii însoţite de documentele originale, care sunt certificate pentru
conformitate cu originalul de către secretariatul comisiei de concurs.

CAUZE
- Inexistenţa unei proceduri în activitatea de organizare a concursurilor de ocupare a funcţiilor
publice;
- Nerespectarea atribuţiilor stabilite prin fişele posturilor;
- Neinstruirea membrilor comisiei de concurs şi a secretariatului acestuia în vederea organizării
concursurilor.

CONSECINŢE
- Posibilitatea admiterii la concurs a unor candidaţi care nu îndeplinesc condiţiile prevăzute de
lege;
- Posibilitatea anulării ulterioare a concursurilor, datorită neconcordanţei între copiile din dosarul
de concurs şi documentele originale;
- Prelungirea perioadei în care posturile rămân neocupate, implică un efort suplimentar al celorlalţi
funcţionari din cadrul acelor structuri care ar fi trebuit să-şi ocupe posturile vacante.

RECOMANDĂRI
- Instruirea membrilor comisiilor de concurs şi ai comisiilor de contestaţii, precum şi a persoanelor
care asigură munca de secretariat înaintea organizării acestora, consemnate printr-un proces
verbal conform legii;
- Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate privind organizarea şi susţinerea concursurilor de
ocupare a funcţiilor publice, care să conţină activităţile de control şi responsabilităţile personale.

Întocmit, Supervizat, Pentru conformitate,


Căderea Georgeta Ionescu Mircea

LISTA DE VERIFICARE NR. 3

Obiectivul I. ORGANIZAREA RECRUTĂRII PERSONALULUI

Nr.
ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.
crt.
1. Susţinerea concursurilor Obiecte
(Obiecte auditabile 10-16 - LC) auditabile 5-6
(TD)
1.1. Examinarea procedurii privind susţinerea concursurilor
1.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedură a
activităţilor aferente susţinerii concursurilor:
a) aprobarea procedurii de către persoanele competente; - -
Nr.
ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.
crt.
b) stabilirea modelelor de formulare specifice; - -
c) verificarea existenţei listei activităţilor pentru - -
realizarea obiectivului/subobiectivului;
d) precizarea modalităţilor de completare a modelelor; - -
e) oferirea unor exemple în acest sens; - -
f) cuprinderea modalităţii de înregistrare a contestaţiilor; - -
g) cuprinderea modalităţii de soluţionare a contestaţiilor; - -
h) cuprinderea modului de comunicare a rezultatului - -
analizei contestaţiilor;
i) existenţa componentei de actualizare a procedurii. - -
1.1.2. Înglobarea activităţilor de control intern în punctele cheie
- -
ale procesului;
1.1.3. Respectarea principiului dublei semnături; - -
1.1.4. Stabilirea responsabilităţilor pentru comisia de organizare
a concursurilor, respectiv în fazele de susţinere a probei
scrise, a probei orale, notarea probelor, anunţarea
- -
rezultatelor şi soluţionarea eventualelor contestaţii în
fazele de întocmire, avizare, aprobare şi ale termenelor
aferente;
1.1.5. Asigurarea transpunerii prelucrărilor într-un sistem
informatizat, respectiv realizarea codificării modelelor de
- -
formulare şi informaţiile activităţilor, algoritm de
prelucrare ş.a.
1.1.6. Modalitatea arhivării. - -
1.2. Compararea atribuţiilor din procedură cu fişele posturilor
- -
1.3. Examinarea cunoaşterii procedurilor de către persoanele
- -
cu responsabilităţi în organizarea şi susţinerea concursurilor
1.4. Aprecierea calităţii procedurii de către responsabilii
acestora:
a) consideră procedura corespunzătoare? - -
b) constată disfuncţionalităţi în timpul aplicării practice? - -
c) există propuneri de perfecţionare a procedurii? - -
1.5. Analiza susţinerii probelor scrise: TEST
X
NR. 3
a) stabilirea subiectelor la proba scrisă s-a realizat pe Liste de
X
baza bibliografiei de concur control nr. 1 – 6
b) stabilirea a două variante a câte trei subiecte X
c) pentru testele grilă numărul subiectelor este de 3 ori Centralizatorul
mai mare decât numărul celor stabilit pentru fiecare test X privind
grilă susţinerea
d) seturile de subiecte au fost semnate de către toţi probelor scrise
X
membrii comisiei de concurs
e) plicurile au fost sigilate şi au ştampila instituţiei X
f) lucrările de concurs au fost redactate doar pe seturile X
de hârtie asigurate de DRU
Nr.
ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.
crt.
g) lucrările de concurs poartă ştampila pe fiecare filă, în X
colţul din stânga sus
h) asigurarea confidenţialităţii numelor candidaţilor X
i) candidaţii care au predat lucrările de concurs au X
semnat în borderoul special
j) semnarea procesului verbal de către toţi membrii X
comisiei
1.6. Analiza susţinerii probelor interviu: TEST NR. 3
a) proba de interviu a fost susţinută în termen de 5 zile
X
lucrătoare de la data susţinerii probei scrise
Liste de control
b) stabilirea subiectelor la proba interviu s-a realizat pe
X nr. 7 – 12
baza bibliografiei de concurs;
c) consemnarea întrebărilor şi răspunsurilor la interviu în
X Centralizatorul
anexa la Procesul verbal;
privind
d) întocmirea procesului verbal la finalizarea probei
X susţinerea
interviului;
probelor
e) stabilirea planului interviului; X
interviu
f) semnarea procesului verbal de către toţi membrii
X
comisiei.
1.7. Analiza rezultatelor concursurilor
- examinarea proceselor verbale întocmite - -
- analiza baremurilor şi notelor acordate două probe - -
- verificarea candidaţilor admişi privind obţinerea la
punctajul final a cel puţin 100 de puncte şi minim 50 - -
de puncte la fiecare probă
1.8. Garantarea anunţării rezultatelor în maximum 3 zile de la
- -
data susţinerii probelor
1.9. Analiza contestaţiilor şi a răspunsurilor formulate - -
1.10. Analiza modalităţii de arhivare a documentelor - -

Data: 01.04.2005
Auditor intern,
Căderea Georgeta

Procedura - P08: Colectarea dovezilor


Serviciul Audit Public Intern

TEST NR.3

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane


Perioada auditată: 01.01.2004 - 31.12.2004

Obiectul testului
Modul de susţinere a concursurilor
Obiectivele testului
 Examinarea Proceselor verbale privind susţinerea probei scrise
 Examinarea Proceselor verbale privind susţinerea probei interviu

Descrierea testului
În anul 2004 fiind organizate un număr de mic de concursuri, respectiv 6, eşantionul pentru
testare a fost constituit, în mod exhaustiv, din dosarele acestor concursuri.
Pentru efectuarea testării s-au evaluat, pentru fiecare dosar de concurs, elementele stabilite în
Lista de verificare nr. 3, poz. 1.5. şi 1.6., verificându-se următoarele:
• Analiza susţinerii probelor scrise:
- stabilirea subiectelor la proba scrisă s-a realizat pe baza bibliografiei de concurs;
- stabilirea a două variante a câte trei subiecte;
- pentru testele grilă numărul subiectelor este de 3 ori mai mare decât numărul celor stabilit
pentru fiecare test grilă;
- seturile de subiecte au fost semnate de către toţi membrii comisiei de concurs;
- plicurile au fost sigilate şi au ştampila instituţiei;
- lucrările de concurs au fost redactate doar pe seturile de hârtie asigurate de DRU;
- lucrările de concurs poartă ştampila pe fiecare filă, în colţul din stânga sus;
- asigurarea confidenţialităţii numelor candidaţilor;
- candidaţii care au predat lucrările de concurs au semnat în borderoul special;
- semnarea procesului verbal de către toţi membrii comisiei.
• Analiza susţinerii probelor interviu:
- proba de interviu a fost susţinută în termen de 5 zile lucrătoare de la data susţinerii probei
scrise;
- stabilirea subiectelor la proba interviu s-a realizat pe baza bibliografiei de concurs;
- consemnarea întrebărilor şi răspunsurilor la interviu în anexa la Procesul verbal;
- întocmirea procesului verbal la finalizarea probei interviului;
- stabilirea planului interviului;
- semnarea procesului verbal de către toţi membrii comisiei.

Testarea s-a materializat în elaborarea Listelor de control nr. 1-6 pentru proba scrisă şi nr. 7-12
pentru proba interviu, care ulterior au fost centralizate separat şi sunt prezentate în anexe.

Constatări

Din analiza Centralizatorului privind susţinerea probelor scrise, prezentat în Anexa nr. 1, s-a
constatat că la dosarul de concurs pentru ocuparea postului de consilier superior la Direcţia
Buget-Contabilitate-Financiar, procesul verbal nu a fost semnat de un membru al comisiei care
a lipsit din motive medicale şi nu a existat un membru supleant care să îl poată înlocui în comisia
de concurs.
Analiza Centralizatorului privind susţinerea probelor interviu, prezentate în Anexa nr. 2, ne-a
permis să constatăm că toate elementele examinate corespund prevederilor cadrului normativ în
vigoare.

Concluzii
În baza testului şi a Centralizatorului privind susţinerea probelor scrise s-a elaborat FIAP nr. 3.

Data: 01.04.2005 Auditor intern, Supervizor,


Căderea Georgeta Ionescu Mircea

Procedura - P08: Colectarea dovezilor


Serviciul Audit Public Intern

FIŞĂ DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A POBLEMEI NR. 3

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane


Perioada auditată: 01.01.2009 - 31.12.2009
PROBLEMA

Modul de constituire a comisiilor de concurs şi a comisiilor de soluţionare a contestaţiilor prin


act administrativ al conducătorului autorităţii sau al instituţiei publice organizatoare a concursului.

CONSTATARE

Funcţionarea comisiei de concurs cu nu număr mai mic de membri decât cel prevăzut prin H.G.
nr. 1209/2003 privind organizarea şi dezvoltarea carierei funcţionarilor publici şi aprobat prin ordin al
ministrului şi acceptarea unor soluţii neprocedurale.
Pentru ocuparea concursului de consilier superior în cadrul Direcţiei Generală Buget,
Contabilitate şi Financiar s-a constituit comisia de concurs şi comisia de soluţionare a contestaţiilor,
prin ordin al ministrului, în conformitate cu legislaţia şi actele normative în vigoare privind
organizarea concursurilor.
La data desfăşurării concursului unul dintre membrii comisiei nu a putut să participe din motive
medicale.
Datorită inexistenţei unei proceduri, s-a optat pentru o soluţie de compromis, dar neprocedurală,
prin solicitarea acordului verbal al candidaţilor de a se desfăşura concursul cu comisia incompletă
formată din patru membri, din cei cinci desemnaţi prin ordinul ministrului.

CAUZE
- Legislaţia în vigoare nu prevede posibilitatea înlocuirii unui membru din comisiile de concurs
şi nici nu oferă o soluţie în această situaţie
- Inexistenţa unei proceduri interne privind organizarea şi desfăşurarea concursurilor, care să
prevadă situaţiile care pot impieta buna desfăşurare a acestor concursuri, respectiv existenţa
unor membri supleanţi pentru cazuri deosebite.

CONSECINŢE
- Există posibilitatea contestării concursurilor datorită adoptării unor soluţii neprocedurale şi
reluării procedurii.

RECOMANDĂRI
- Elaborarea procedurilor de organizare şi desfăşurare a concursurilor privind ocuparea
funcţiilor publice, care să prevadă numirea unor membri supleanţi pentru înlocuirea
membrilor indisponibili ai comisiilor de organizare a concursurilor pentru ocuparea funcţiilor
publice.

Întocmit, Supervizat, Pentru conformitate,


Baciu Otilia - Mariana Ionescu Mircea

LISTA DE VERIFICARE NR. 4


Obiectivul I. ORGANIZAREA RECRUTĂRII PERSONALULUI

Nr.
ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.
crt.
1 Deciziile de numire Obiecte
. (Obiecte auditabile 17-18 - LC) auditabile 7-8
(TD)
Nr.
ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.
crt.
1 Examinarea procedurii privind întocmirea şi comunicarea
.1. deciziilor:
1.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedură a
activităţilor aferente întocmirii şi comunicării deciziilor de - -
numire:
a) aprobarea procedurii de către persoanele competente; - -
b) stabilirea modelelor de decizie de numire; - -
c) verificarea existenţei listei activităţilor pentru - -
realizarea obiectivului;
d) precizarea modalităţilor de completare a deciziei de - -
numire;
e) oferirea unor exemple în acest sens; - -
f) cuprinderea modalităţii de înregistrare a deciziilor de - -
numire;
g) cuprinderea modalităţii de comunicare a deciziilor de - -
numire.
h) existenţa componentei de actualizare a procedurii. - -
1.1.2. Înglobarea activităţilor de control intern în punctele cheie
- -
ale procesului;
1.1.3. Respectarea principiului dublei semnături; - -
1.1.4. Stabilirea responsabilităţilor privind întocmirea şi
comunicarea deciziilor de numire, în fazele de întocmire, - -
avizare, aprobare şi ale termenelor aferente fiecărei faze;
1.1.5. Asigurarea transpunerii prelucrărilor într-un sistem
informatizat, respectiv realizarea codificării modelelor de
- -
formulare şi informaţiile activităţilor, algoritm de
prelucrare ş.a.
1.1.6. Modalitatea arhivării. - -
1 Compararea atribuţiilor din procedură cu fişele posturilor
- -
.2.
1 Examinarea cunoaşterii procedurilor de către persoanele
- -
.3. cu responsabilităţi în organizarea şi susţinerea concursurilor
1 Aprecierea calităţii procedurii de către responsabilii
.4. acestora:
a) consideră procedura corespunzătoare? - -
b) constată disfuncţionalităţi în timpul aplicării practice? - -
c) există propuneri de perfecţionare a procedurii? - -
1 Examinarea deciziilor de numire din dosarele profesionale
.5. ale candidaţilor admişi în urma concursului:
1.5.1. Decizia de numire are formă scrisă şi conţine: Test nr.
X
4
a) denumirea funcţiei de încadrare X - Liste
b) temeiul legal al numirii X - de control
-
c) numele funcţionarului public X -
Centralizator
d) data de la care urmează să exercite funcţia publică X - privind
e) drepturile salariale X -
Nr.
ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.
crt.
f) locul de desfăşurare a activităţii X - emiterea
g) semnătura ordonatorului de credite X - deciziilor de
numire
h) ştampila instituţiei X -
1.5.2. Confirmarea semnăturii salariatului pentru primirea
- -
deciziei de numire
1.5.3.Confirmarea semnăturii salariatului pentru primirea copiei
- -
fişei postului, anexă la decizia de numire
1 Confirmarea numirii în termen de cel mult 15 zile
- -
.6. lucrătoare de la data la care candidatul a fost declarat admis
1 Analiza modalităţilor de arhivare
- -
.7.

Data: 01.04.2005

Auditor intern,
Baciu Otilia – Mariana

Procedura - P08: Colectarea dovezilor


Serviciul Audit Public Intern

TEST NR. 4

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane


Perioada auditată: 01.01.2004- 31.12.2004

Obiectul testului
Emiterea deciziei de numire

Obiectivele testului
Verificarea respectării conformităţii actelor administrative (deciziilor) de numire
Descrierea testului
Eşantionul a fost constituit din deciziile de numire ale candidaţilor admişi în anul 2004, în mod
exhaustiv, ale celor 6 concursuri organizate pentru ocuparea unei funcţii publice.
Pentru efectuarea testării deciziilor de numire, pentru personalul nou angajat, pe baza Listei de
verificare nr. 4, poz. 1.5.1. s-a analizat existenţa elementelor pe care trebuie să le conţină acestea şi
anume:
-denumirea funcţiei publice;
-temeiul legal al numirii;
-numele funcţionarului public;
-data de la care urmează să exercite funcţia publică;
-drepturile salariale;
-locul de desfăşurare a activităţii;
-semnătura ordonatorului de credite;
-ştampila entităţii publice.

Testarea s-a concretizat în elaborarea listelor de control pentru fiecare decizie de numire, care
ulterior au fost preluate într-un centralizator, prezentat în anexă.

Constatări
Din analiza Centralizatorului privind emiterea deciziilor de numire a rezultat că decizia de
numire a dl. Constantinescu Ion a fost neconformă cu realitatea în sensul că denumirea funcţiei publice
a fost completată cu o încadrare necorespunzătoare, respectiv consilier superior la DADR, categoria
A, clasa I, gr. 2, în loc de consilier superior, categoria A, clasa I, gr. 3 pentru care fusese declarat
admis, în baza Procesului verbal al comisiei de concurs.

Concluzii
În baza acestui test se va întocmi FIAP-ul nr. 4.

Data: 01.04.2005 Auditor intern, Supervizor,


Bilauca Nelia - Roxana Ionescu Mircea

Procedura - P08: Colectarea dovezilor


Serviciul Audit Public Intern

FIŞĂ DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A POBLEMEI NR. 4

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane


Perioada auditată: 01.01.2004 - 31.12.2004
PROBLEMA

Emiterea deciziilor de numire

CONSTATARE
Din analiza conţinutului deciziilor de numire ale candidaţilor admişi prin concurs în anul 2004,
conform testelor anexe la Lista de verificare nr. 4, s-a constatat încadrarea eronată a dl.
Constantinescu Ion pe funcţia de consilier superior, categoria A, clasa I, gr. 2, în loc de consilier
superior, categoria A, clasa I, gr. 3 pentru care fusese declarat admis de către comisia de concurs.

CAUZE
- Întocmirea Deciziei de numire de către un salariat care nu are atribuţii şi responsabilităţi în
acest domeniu, respectiv cunoştinţele necesare respectării prevederilor legale în materie;
- Motivaţia directorului DRU a fost absenţa persoanei cu atribuţii şi competenţe în acest sens, cât
şi de lipsa personalului şi a timpului necesar pregătirii acestuia.
- Inexistenţa unei proceduri, scrise şi formalizate privind modul de emitere al deciziilor de
numire.

CONSECINŢE
- Plata unor sume suplimentare necuvenite din bugetul entităţii publice;
- Perturbarea activităţii prin anularea deciziei de numire, refacerea acesteia în conformitate cu
prevederile legislative şi modificarea înregistrării din carnetul de muncă.

RECOMANDĂRI
- Reverificarea corectitudinii deciziilor de numire emise în anul 2003 şi informarea Serviciului
Audit Public Intern asupra rezultatelor verificării;
- Pregătirea profesională a personalului implicat în activitatea de organizare şi gestionare a
resurselor umane din cadrul entităţii şi evaluarea sistematică a acestuia;
- Implementarea unui nivel suplimentar de control intern ierarhic pentru operaţiile specifice
activităţilor privind organizarea şi gestiunea resurselor umane din cadrul entităţii;
- Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate pentru sistemul de emitere al deciziilor de numire.

Întocmit, Supervizat, Pentru conformitate,


Baciu Otilia - Mariana Ionescu Mircea

LISTA DE VERIFICARE NR. 5


Obiectivul II. STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI

Nr.
ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.
crt.
1. Stabilirea elementelor de natură salarială Obiecte
(Obiecte auditabile 19-27 - LC) auditabile 9-16
(TD)
1.1. Examinarea procedurii privind stabilirea elementelor de
Nr.
ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.
crt.
natură salarială:
1.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedură a activităţilor
- -
aferente stabilirii elementelor de natură salarială:
a) aprobarea procedurii de către persoanele - -
competente;
b) precizarea modalităţilor de acordare a - -
drepturilor salariale;
c) verificarea existenţei listei activităţilor pentru - -
realizarea obiectivului/subobiectivului;
d) cuprinderea modalităţii de calcul a drepturilor - -
salariale;
e) oferirea unor exemple în acest sens; - -
f) existenţa componentei de actualizare a - -
procedurii.
1.1.2. Înglobarea activităţilor de control intern în punctele cheie ale
- -
procesului;
1.1.3. Respectarea principiului dublei semnături; - -
1.1.4. Atribuirea responsabilităţilor privind stabilirea drepturilor
salariale în fazele de întocmire, avizare, aprobare şi ale - -
termenelor aferente fiecărei faze;
1.1.5. Asigurarea transpunerii prelucrărilor într-un sistem
informatizat, respectiv realizarea codificării modelelor de - -
formulare şi informaţiile activităţilor, algoritm de prelucrare
1.1.6. Modalitatea arhivării documentelor. - -
1.2. Compararea atribuţiilor din procedură cu fişele posturilor - -
1.3. Examinarea cunoaşterii procedurilor de către persoanele cu
- -
responsabilităţi în stabilirea drepturilor salariale
1.4. Aprecierea calităţii procedurii de către responsabilii acestora:
a) consideră procedura corespunzătoare? - -
b) au constatat disfuncţionalităţi în timpul aplicării practice? - -
c) au propuneri de perfecţionare a procedurii? - -
1.5. Verificarea stabilirii drepturilor salariale, respectiv a: X TEST nr. 5
a) salariului de bază X - Liste de
b) indemnizaţiei de conducere X control
c) sporului pentru complexitatea în muncă X - Centralizator
privind
d) sporului de vechime în muncă X sabilirea
e) sporului pentru orele lucrate pe timp de noapte X elementelor de
f) salariului de merit X natură
salarială
g) sistemului de premiere X
1.6. Analiza modalităţilor de arhivare a documentelor - -

Data: 01.04.2005 Auditor intern,


Căderea Georgeta

Procedura - P08: Colectarea dovezilor


Serviciul Audit Public Intern
TEST NR. 5

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane


Perioada auditată: 01.01.2004- 31.12.2004

Obiectul testului
Stabilirea elementelor de natură salarială

Obiectivele testului
Examinarea respectării conformităţii privind acordarea drepturilor salariale

Descrierea testului
Eşantionul va cuprinde dosarele de concurs ale celor 6 candidaţi admişi în anul 2004.
Testarea se va realiza pe baza elementelor stabilite în Lista de verificare nr. 5, poz. 1.5 după
cum urmează:
- salariul de bază;
- indemnizaţia de conducere;
- sporul pentru complexitate în muncă;
- sporul de vechime în muncă;
- sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte;
- salariul de merit.

În acest scop, s-au elaborat liste de control, pentru fiecare candidat admis, care au fost
completate cu drepturile salariale stabilite de auditori interni şi comparate cu cele din deciziile de
numire.
Pe baza listelor de control s-a elaborat Centralizatorul privind stabilirea elementelor de natuă
salarială, prezentate în anexă.

Constatări
Din testarea elementelor care au stat la baza întocmirii deciziilor de numire, conform
Centralizatorului privind stabilirea elementelor de natură salarială, prezentat în Anexă, s-a constatat
acordarea eronată a salariului de bază pentru dl. Constantinescu Ion, aferent funcţiei de consilier
categoria A, clasa I, gradul 2. Astfel, s-au încălcat prevederile art. 49, lit. a) din H.G. nr. 1209/2003,
prin care se specifică faptul că salariul de bază pentru funcţia publică de execuţie de grad profesional
"superior", clasa I, … este cel prevăzut pentru funcţia publică de execuţie de categoria A, …, clasa I,
gradul 3.
Datorită constatării cu întârziere a erorii de către Serviciul salarizare, care avea obligaţia
verificării conformităţii cu cadrul legislativ şi normativ, s-au efectuat plăţi suplimentare necuvenite.
Ulterior, sumele au fost recuperate de la persoana care a beneficiat de acestea.

Concluzii
În baza acestui test s-a elaborat FIAP nr. 5.

Data: 01.04.2005 Auditor intern, Supervizor,


Baciu Otilia - Mariana Ionescu Mircea

Procedura - P08: Colectarea dovezilor


Serviciul Audit Public Intern
FIŞĂ DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A POBLEMEI NR. 5

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane


Perioada auditată: 01.01.2004 - 31.12.2004

PROBLEMA

Modalitatea de stabilire a salariilor de bază pentru candidaţii declaraţi admişi la concursul


pentru ocuparea funcţiilor publice de execuţie.

CONSTATARE
Neexercitarea controlului asupra modului de elaborare a deciziilor de numire de către
persoana autorizată din cadrul Serviciului financiar-salarizare.
Din verificarea datelor înscrise în deciziile de numire ale candidaţilor declaraţi admişi în
urma organizării concursurilor în anul 2004, conform Listei de verificare nr. 5, s-a constatat
stabilirea eronată a salariului de bază al dl. Constantinescu Ion, urmare a încadrării
necorespunzătoare pe funcţie. În conformitate cu H.G. nr. 1209/2003 privind organizarea şi
dezvoltarea carierei funcţionarilor publici. Salariile de bază se stabilesc prin echivalare cu cele
prevăzute de O.U.G. nr. 192/2002 privind reglementarea drepturilor de natură salarială ale
funcţionarilor publici, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 228/2003.

CAUZE
- Nerespectarea atribuţiilor din fişa postului cu privire la verificarea drepturilor salariale stabilite
prin decizia de numire cu cele prevăzute de cadrul normativ.

CONSECINŢE
- Plata unor sume suplimentare necuvenite din bugetul instituţiei;
- Inexistenţa unor proceduri adecvate.

RECOMANDĂRI
- Asigurarea pregătirii profesionale a personalului implicat în activitatea de organizare şi
gestionare a resurselor umane din cadrul entităţii şi evaluarea periodică a acestuia;
- Reverificarea modului de stabilire a salariilor pentru salariaţii nou angajaţi în anul 2003 şi
informarea Serviciului Audit Public Intern asupra rezultatelor verificării;
- Implementarea unui nivel suplimentar de control intern ierarhic pentru operaţiile specifice
activităţilor privind organizarea şi gestiunea resurselor umane din cadrul entităţii;
- Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate şi implementarea activităţilor de control şi a
responsabilităţilor ce se impun, pentru realizarea operaţiilor specifice fiecărei activităţi privind
organizarea şi gestiunea resurselor umane din cadrul entităţii.

Întocmit, Supervizat, Pentru conformitate,


Baciu Otilia - Mariana Ionescu Mircea

LISTA DE VERIFICARE NR. 6


Obiectivul II. STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI
Nr.
ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.
crt.
1 Modificarea drepturilor salariale Obiect
. (Obiecte auditabile 28-29 - LC) auditabil 17-
18 (TD)
1 Examinarea procedurii privind stabilirea elementelor de natură
.1. salarială:
1.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedură a activităţilor
aferente fundamentării şi comunicării modificărilor drepturilor
salariale:
a) aprobarea procedurii de către persoanele competente; - -
b) precizarea modalităţilor de acordare a drepturilor salariale; - -
c) verificarea existenţei listei activităţilor pentru realizarea - -
obiectivului;
d) cuprinderea modalităţii de calcul a drepturilor salariale; - -
e) oferirea unor exemple în acest sens; - -
f) existenţa componentei de actualizare a procedurii. - -
1.1.2. Înglobarea activităţilor de control intern în punctele cheie ale
- -
procesului;
1.1.3. Respectarea principiului dublei semnături; - -
1.1.4. Atribuirea responsabilităţilor privind fundamentarea şi
comunicarea modificărilor drepturilor salariale în fazele de
- -
întocmire, avizare, aprobare şi ale termenelor aferente fiecărei
faze;
1.1.5. Asigurarea transpunerii prelucrărilor într-un sistem informatizat,
respectiv realizarea codificării modelelor de formulare şi - -
informaţiile activităţilor, algoritm de prelucrare ş.a.
1.1.6. Modalitatea arhivării documentelor. - -
1 Punerea de acord atribuţiilor din procedură cu fişele posturilor
- -
.2.
1 Examinarea cunoaşterii procedurilor de către persoanele cu
.3. responsabilităţi în fundamentarea şi comunicarea modificărilor - -
drepturilor salariale
1 Aprecierea calităţii procedurii de către responsabilii acestora:
.4. a) consideră procedura corespunzătoare? - -
b) constată disfuncţionalităţi în timpul aplicării practice? - -
c) există propuneri de perfecţionare a procedurii? - -
1 Examinarea datei ultimei actualizări a drepturilor salariale
- -
.5.
1 Recalcularea majorărilor salariale, urmare a creşterii vechimii în
- -
.6. muncă
1 Analiza creşterilor/diminuărilor salariale, urmare a evaluărilor
- -
.7. anuale
1 Analiza diminuărilor salariale, urmare a aplicării sancţiunilor: X Test nr. 6
.8. a) modificarea drepturilor salariale a fost aprobată de - Liste de
X control
conducătorul entităţii publice;
b) existenţa deciziei conducătorului entităţii publice de X -
diminuare a drepturilor salariale la propunerea comisiei de Centralizator
disciplină. privind
Nr.
ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.
crt.
diminuarea
drepurilor
salariale
1 Verificarea existenţei concordanţei atribuţiilor din fişele
- -
.9. posturilor cu cerinţele privind experienţa şi pregătirea profesională
1 Verificarea operării în carnetele de muncă a diminuării - Liste de
X
.10. drepturilor salariale control
1 Diminuarea drepturilor salariale a fost realizată efectiv prin -
.11. reţinerea sumelor Centralizator
privind
X
diminuarea
drepurilor
salariale
1 Analiza modalităţii de arhivare a documentelor
- -
.12.

Data: 01.04.2005

Auditor intern,
Bilauca Nelia – Roxana

Procedura - P08: Colectarea dovezilor


Serviciul Audit Public Intern
TEST NR. 6

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane


Perioada auditată: 01.01.2004- 31.12.2004

Obiectul testului
Modificarea drepturilor salariale

Obiectivele testului
Operarea modificărilor drepturilor salariale

Descrierea testului
Eşantionul supus testării se va constitui integral din cele 7 cazuri de diminuări salariale care s-
au înregistrat în anul 2004.
Verificarea va consta în examinarea operării modificărilor salariale ca urmare a sancţionării
abaterilor de la regulamente în baza de date electronică în dosarele profesionale şi în carnetele de
muncă ale salariaţilor.
Pentru fiecare salariat sancţionat disciplinar s-a întocmit o listă de control pe baza elementelor
prevăzute în Lista de verificare nr. 6, poz. 1.8, 1.10 şi 1.11, după cum urmează:
- modificarea drepturilor salariale a fost aprobată de conducătorul instituţiei publice;
- existenţa deciziei conducătorului entităţii publice de diminuare a drepturilor salariale la
propunerea comisiei de disciplină;
- diminuarea drepturilor salariale a fost operată în carnetul de muncă;
- diminuarea drepturilor salariale a fost realizată efectiv prin reţinerea sumelor.

Listele de control au fost preluate în Centralizatorul privind diminuarea drepturilor salariale


urmare a aplicării sancţiunilor disciplinare, prezentate în anexă.

Constatări
Din analiză s-a constatat că, într-un singur caz, respectiv cel al doamnei Dănescu Laura,
sancţiunea de 5%, aplicată la salariul de bază, a fost operată în baza de date electronică şi reţinută din
drepturile salariale, dar nu a fost operată şi în carnetul de muncă.

Concluzii
În baza acestui test s-a întocmit FIAP nr. 6.

Data: 01.04.2005 Auditor intern, Supervizor,


Bilauca Roxana - Nelia Ionescu Mircea

Procedura - P08: Colectarea dovezilor


Serviciul Audit Public Intern
FIŞĂ DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A POBLEMEI NR. 6

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane


Perioada auditată: 01.01.2004 - 31.12.2004

PROBLEMA
Neînregistrarea modificărilor drepturilor salariale în carnetul de muncă

CONSTATAREA
Din analiza personalului care a fost sancţionat, în anul 2004, respectiv 7 salariaţi, s-a constatat că
într-un caz sancţiunea de 5% aplicată pe 3 luni a fost reţinută din drepturile salariale şi operată în baza
de date, dar nu a fost înregistrat în carnetul de muncă.

CAUZE
- Nerespectarea atribuţiilor de serviciu prevăzute în fişa postului de către persoana autorizată cu
operarea în carnetele de muncă;

CONSECINŢE
- Reflectarea nereală a situaţiei personalului în documentele administrative, cu impact asupra
carierei funcţionarilor publici, în mod special în situaţia unui transfer.

RECOMANDĂRI
Verificarea persoanelor care au fost sancţionate de conducere în anul 2003 pentru a se depista
dacă există nereguli în modul de aplicare al sancţiunilor;
Implementarea unui nivel de control intern ierarhic suplimentar.

Întocmit, Supervizat, Pentru conformitate,


Baciu Otilia - Mariana Ionescu Mircea

LISTA DE VERIFICARE NR. 7


Obiectivul II. STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI
Nr. D N
Activitatea de audit OBS.
crt. A U
1 Salarizarea muncii peste programul normal de lucru Obiecte
. (Obiecte auditabile 30-33 - LC) auditabile 19-
20 (TD)
1 Examinarea procedurii privind salarizarea muncii peste
.1. programul normal de lucru:
1.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedură a activităţilor
aferente fundamentării şi evidenţierii muncii prestate peste
programul normal de lucru:
a) aprobarea procedurii de către persoanele - -
competente;
b) stabilirea modalităţii de evidenţiere a muncii - -
peste programul normal de lucru;
c) verificarea existenţei listei activităţilor pentru - -
realizarea obiectivului;
d) precizarea modalităţii recuperării în bani sau
timp echivalent a muncii efectuate peste programul - -
normal de lucru;
e) cuprinderea modalităţii de calcul a drepturilor - -
salariale realizate peste program;
f) cuprinderea modalităţii de calcul a timpului ce - -
va fi recuperat;
g) oferirea unor exemple în acest sens. - -
h) existenţa componentei de actualizare a - -
procedurii.
1.1.2. Înglobarea activităţilor de control intern în punctele cheie ale
- -
procesului;
1.1.3. Respectarea principiului dublei semnături; - -
1.1.4. Atribuirea responsabilităţilor privind fundamentarea şi
evidenţierea timpului prestat peste programul normal de lucru,
- -
în fazele de întocmire, avizare, aprobare şi ale termenelor
aferente fiecărei faze;
1.1.5. Asigurarea transpunerii prelucrărilor într-un sistem
informatizat, respectiv realizarea codificării modelelor de
- -
formulare şi informaţiile activităţilor, algoritm de prelucrare
ş.a.
1.1.6. Modalitatea arhivării. - -
1 Compararea atribuţiilor din procedură cu fişele posturilor
- -
.2.
1 Examinarea cunoaşterii procedurilor de către persoanele cu
.3. responsabilităţi în fundamentarea şi evidenţierea timpului prestat - -
peste programul normal de lucru
1 Aprecierea calităţii procedurii de către responsabilii acestora:
.4.
a) consideră procedura corespunzătoare? - -
b) constată disfuncţionalităţi în timpul aplicării practice? - -
c) există propuneri de perfecţionare a procedurii? - -
1 Aprobarea efectuării muncii peste programul normal de lucru X Test nr. 7
Nr. D N
Activitatea de audit OBS.
crt. A U
.5.
1 Existenţa Registrului special de prezenţă pentru evidenţa
Lista de
.6. orelor prestate peste programul normal de lucru prin care angajatorul X
control
ţine evidenţa acestuia pentru fiecare salariat
1 Verificarea completării sistematice a Registrului special de
Lista de
.7. prezenţă pentru evidenţa orelor prestate peste programul normal de X
control
lucru
1 Analiza stabilirii compensării muncii efectuate peste
X Test nr. 7
.8. programul normal de lucru, respectiv:
a) compensarea prin timp liber echivalent a
muncii suplimentare în următoarele 30 de zile după X
efectuarea acesteia
b) compensarea orelor de muncă suplimentară Lista de
prin adăugarea unui spor la salariu când compensarea cu X
control
timp liber echivalent nu este posibilă
c) acordarea unui spor pentru munca
suplimentară, care să nu fie mai mic de 75% din salariul X
de bază
1 Depăşirea duratei maxime legale a timpului de muncă, de 48
- -
.9. de ore pe săptămână, inclusiv orele suplimentare
1 Analiza modalităţii de arhivare a documentelor
- -
.10.

Data: 01.04.2005 Auditor intern,


Căderea Georgeta

Procedura - P08: Colectarea dovezilor


Serviciul Audit Public Intern

TEST NR. 7

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane


Perioada auditată: 01.01.2004- 31.12.2004

Obiectul testului
Stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului

Obiectivele testului
Salarizarea muncii peste programul normal de lucru
Descrierea testului
Eşantionul a fost constituit în mod aleator din patru direcţii ale entităţii publice, respectiv a
Direcţiei Patrimoniu Administrativ (DPA), Direcţia Generală Buget Financiar Contabilitate (DGBFC),
Direcţia Resurse Umane (DRU), Direcţia Generală de Integrare Europeană (DGIE), din totalul celor
10 direcţii existente, reprezentând în cifre relative, o pondere de 40,0 %.
La fiecare direcţie a fost testat sistemul privind evidenţa muncii prestate peste programul
normal de lucru prin utilizarea tehnicilor şi instrumentelor de control stabilite în Lista de verificare nr.
7, poz. 1.5.-1.8., pentru lunile aprilie şi decembrie 2004:
- aprobarea efectuării muncii peste programul normal de lucru;
- existenţa Registrului special de prezenţă pentru evidenţa orelor prestate peste programul
normal de lucru prin care angajatorul ţine evidenţa acestuia pentru fiecare salariat;
- completarea sistematică a Registrului special de prezenţă pentru evidenţa orelor prestate
peste programul normal de lucru pentru fiecare salariat;
- compensarea orelor de muncă suplimentară prin timp liber echivalent în următoarele 30 de
zile;
- compensarea orelor de muncă suplimentară prin adăugarea unui spor la salariu când
compensarea cu timp liber echivalent nu este posibilă;
- acordarea unui spor pentru munca suplimentară, care să nu fie mai mic de 75% din salariul
de bază.

Rezultatele testării sunt prezentate în Lista de control privind evidenţa salarizării muncii peste
programul normal de lucru la structurile din cadrul entităţii anexată.

Constatări
Pe baza testului efectuat s-au constatat următoarele:
- efectuarea orelor suplimentare nu a fost aprobată în scris de şeful ierarhic superior;
- nu este organizată evidenţa orelor de muncă prestate suplimentar de către personal prin
înfiinţarea şi completarea Registrului special de prezenţă pentru evidenţa orelor prestate
peste programul normal de lucru;
- orele suplimentare efectuate au fost plătite prin adăugarea unui spor la salariu neurmărindu-
se posibilitatea compensării în timp echivalent în următoarele 30 de zile;

Concluzii
În baza acestui test s-a întocmit FIAP nr. 7.

Data: 01.04.2005 Auditor intern, Supervizor,


Căderea Georgeta Ionescu Mircea
FOAIE DE LUCRU

Obiectivul nr. 3: Evoluţia carierei personalului

La nivelul entităţii auditate există un număr de 465 dosare profesionale, din care vom constitui
un eşantion de 3%, respectiv 15 dosare, procedând astfel:

- stabilim pasul de selecţie astfel 465:14 = 33;


- constituim din populaţia statistică, 465 dosare, eşantionul reprezentând un număr de 15 dosare,
prin aplicarea pasului stabilit la dosarul cu numărul 1, rezultând o serie a dosarelor cu
numerele: 1, 34, …463;
- eşantionul astfel constituit va fi verificat integral;
- în urma verificării efectuate se va întocmi un test.

Auditor, În prezenţa,
LISTA DE CONTROL
privind evidenţa salarizării muncii peste programul normal de lucru
la structurile din cadrul entităţii

Compensarea
Completarea Acordare
Elemente Existenţa Compensarea orelor de muncă
Aprobar sistematică a a unui spor
testate Registrului special orelor de muncă suplimentară prin
ea efectuării Registrului special de pentru munca
de evidenţă a suplimentară prin adăugarea unui spor
muncii peste evidenţă a timpului suplimentară,
timpului lucrat timp liber echivalent la salariu când
Direcţiile programul lucrat peste programul care să nu fie mai
peste programul în următoarele 30 de compensarea cu
testate normal de lucru normal de lucru pentru mic de 75% din
normal de lucru zile timp liber echivalent
fiecare salariat salariul de bază
nu este posibilă
Aprilie 2004:
- DPA FIAP FIAP FIAP X FIAP X
- DGBFC FIAP FIAP FIAP X FIAP X
- DRU X FIAP FIAP X X X
- DGIE FIAP FIAP FIAP X FIAP X
Decembrie 2004:
- DPA FIAP FIAP FIAP X FIAP X
- DGBFC FIAP FIAP FIAP X FIAP X
- DRU X FIAP FIAP X X X
- DGIE FIAP FIAP FIAP X FIAP X

Data: 01.04.2005
Auditor intern,
Baciu Otilia - Mariana
Procedura - P08: Colectarea dovezilor
Serviciul Audit Public Intern

FIŞĂ DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A POBLEMEI NR. 7

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane


Perioada auditată: 01.01.2004 - 31.12.2004

PROBLEMA
Inexistenţa unui sistem privind evidenţa orelor de muncă prestate suplimentar de către personal şi
a modului de compensare a acestora

CONSTATARI
- Inexistenţa unui sistem pentru organizarea modului de evidenţă a orelor suplimentare şi de
recuperare a acestora de către salariaţii entităţii în conformitate cu art. 19 alin. (1) din O.G. nr.
123/2003 privind creşterile salariale ce se vor acorda personalului din sectorul bugetar, care
implică utilizarea Registrului special de prezenţă pentru evidenţa orelor prestate peste
programul normal de lucru;
- Efectuarea orelor suplimentare nu a fost dispusă în scris de şeful ierarhic superior, deşi în actul
normativ acest lucru era stipulat în sens imperativ;
- Din documentele analizate nu a reieşit că nu ar fi fost posibilă compensarea muncii prestate peste
programul normal de lucru cu timp liber corespunzător în următoarele 30 de zile, şi abia după
aceea să poată fi aplicată compensarea în bani.

CAUZE
- Neutilizarea Registrului special de prezenţă pentru evidenţa orelor prestate peste programul
normal de lucru;
- Lipsa personalului specializat şi existenţa unei fluctuaţii însemnate de personal;
- Inexistenţa unei proceduri şi a unei documentaţii aferente evidenţei operative şi a modalităţilor de
compensare a muncii suplimentare efectuate peste program.

CONSECINŢE
Stabilirea eronată a orelor suplimentare efectuate peste program şi compensarea în timp sau în
bani, fără a se urmări realizarea în timp echivalent corespunzător muncii prestate suplimentar.

RECOMANDĂRI
- Efectuarea unei reverificări privind sistemul de evidenţă a timpului suplimentar peste programul
normal de lucru şi modul de compensare al acestuia pentru depistarea tuturor situaţiilor de
nerespectare a cadrului normativ şi informarea şefului compartimentului de audit intern asupra
rezultatelor obţinute;
- Elaborarea unei proceduri pentru gestionarea timpului efectuat peste programul normal de lucru
în vederea compensării în timp sau în bani şi implementarea în cadrul acestuia a activităţilor de
control şi a responsabilităţilor adecvate;
- Asigurarea unei pregătiri profesionale de specialitate a personalului şi evaluarea sistematică a
acestuia.

Întocmit, Supervizat, Pentru conformitate,


Baciu Otilia – Mariana Ionescu Mircea
LISTA DE VERIFICARE NR. 8

Obiectivul III. EVIDENŢIEREA PREZENŢEI, ÎNVOIRILOR ŞI CONCEDIILOR

Nr.
ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.
crt.
1 Modul de evidenţiere a prezenţei, învoirilor şi concediilor Obiecte
. (Obiecte auditabile 34-38 - LC) auditabile 21-
25 (TD)
1 Examinarea procedurii privind evidenţierea prezenţei, învoirilor
.1. şi concediilor:
1.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedură a activităţilor
aferente fundamentării şi evidenţierii prezenţei, învoirilor şi
concediilor de odihnă, medicale şi de studii:
a) aprobarea procedurii de către persoanele
- -
competente;
b) precizarea modalităţii de evidenţiere a prezenţei,
- -
învoirilor şi concediilor;
c) verificarea existenţei listei activităţilor pentru
- -
realizarea obiectivului/subobiectivului;
d) precizarea modalităţii de planificare a concediilor
- -
de odihnă;
e) precizarea modalităţii de recuperare a învoirilor; - -
f) cuprinderea modalităţii de calcul a drepturilor
salariale în situaţia învoirilor şi a concediilor de odihnă, - -
medicale şi de studii;
g) cuprinderea modalităţii de calcul a timpului ce
urmează a fi recuperat sau diminuarea corespunzătoare a - -
drepturilor salariale;
h) oferirea unor exemple în acest sens; - -
i) existenţa componentei de actualizare a
- -
procedurii.
1.1.2. Înglobarea activităţilor de control intern în punctele cheie ale
- -
procesului;
1.1.3. Respectarea principiului dublei semnături; - -
1.1.4. Atribuirea responsabilităţilor privind planificarea şi evidenţierea
învoirilor şi a concediilor de odihnă, medicale şi de studii, în
- -
fazele de întocmire, avizare, aprobare şi ale termenelor aferente
fiecărei faze;
1.1.5. Asigurarea transpunerii prelucrărilor într-un sistem informatizat,
respectiv realizarea codificării modelelor de formulare şi - -
informaţiile activităţilor, algoritm de prelucrare ş.a.
1.1.6. Modalitatea arhivării. - -
1 Compararea atribuţiilor din procedură cu fişele posturilor
- -
.2.
1 Examinarea cunoaşterii procedurilor de către persoanele cu
.3. responsabilităţi în fundamentarea şi evidenţierea învoirilor şi a - -
concediilor de odihnă, medicale şi de studii
1 Aprecierea calităţii procedurii de către responsabilii acestora:
.4. a) consideră procedura corespunzătoare?
b) constată disfuncţionalităţi în timpul aplicării practice?
Nr.
ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.
crt.
c) există propuneri de perfecţionare a procedurii?
1 Verificarea modului de evidenţiere a prezenţei: X Test nr. 8
.5. a) utilizarea formularelor tipizate X
b) respectarea principiului dublei semnături X Lista de
c) datele preluate în statul de plată corespund cu control
X
cele din foile colective de prezenţă
1 Verificarea modului de evidenţiere a învoirilor:
.6. a) sistemul de evidenţă a învoirilor - -
b) modul de compensare a învoirilor - -
c) diminuarea corespunzătoare a salariilor - -
d) aprobarea învoirilor - -
1 Verificarea modului de evidenţiere a concediilor de odihnă: X Test nr. 8
.7. a) planificarea anuală a concediilor de odihnă X
b) concordanţa efectuării concediilor cu planificarea anuală X
Lista de
c) existenţa justificării pentru cererile de concediu care nu
control
concordă cu perioadele planificate (rechemare, lucrări X
suplimentare, lucrări nefinalizate ş.a.)
1 Verificarea modului de evidenţiere a concediilor medicale X Test nr. 8
.8. a) conformitatea certificatelor medicale X
b) corespondenţa perioadelor din certificate cu cele
X Lista de
din foile colective de prezenţă
control
c) datele preluate în statul de plată corespund cu
X
cele din certificatele medicale
1 Verificarea modului de evidenţiere a concediilor de studii
.9. a) existenţa actului adiţional la contractul de muncă - -
b) respectarea prevederilor contractelor individuale
- -
de muncă
1 Compararea atribuţiilor prevăzute în fişa postului cu cerinţele
.10. funcţiei - -

1 Analiza modalităţii de arhivare a documentelor


- -
.11.

Data: 01.04.2005
Auditor intern,
Căderea Georgeta

Procedura - P08: Colectarea dovezilor


Serviciul Audit Public Intern

TEST NR. 8

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane


Perioada auditată: 01.01.2004- 31.12.2004

Obiectul testului
Sistemul de evidenţă a prezenţei, învoirilor şi concediilor
Obiectivele testului
Verificarea sistemului foilor colective de prezenţă
Verificarea planificării şi efectuării concediilor de odihnă
Verificarea evidenţei concediilor medicale
Descrierea testului
Eşantionul a fost constituit în mod aleator prin selectarea a patru direcţii ale entităţii publice,
respectiv a Direcţiei Patrimoniu Administrativ (DPA), Direcţia Achiziţii (DA), Direcţia Resurse
Umane (DRU), Direcţia Generală de Integrare Europeană (DGIE), din totalul celor 10 direcţii
existente, reprezentând în cifre relative, o pondere de 40,0 %.
La fiecare direcţie s-a analizat sistemul privind evidenţa muncii prestate peste programul
normal de lucru pe baza tehnicilor şi instrumentelor de control stabilite în Lista de verificare nr. 8,
poz. 1.5., 1.7 şi 1.8., pentru lunile februarie şi august 2004.
Testul pentru evaluarea sistemului de evidenţă a prezenţei, concediilor de odihnă şi concediilor
medicale, comportă următoarele verificări:
• evidenţierea prezenţei, pentru lunile februarie şi august 2004:
- utilizarea formularelor tipizate;
- respectarea principiului dublei semnături;
- datele preluate în statul de plată corespund cu cele înscrise în foile colective de prezenţă.
• evidenţierea concediilor de odihnă, pentru lunile februarie şi august 2004:
- existenţa planificării anuale a concediilor de odihnă pe anul 2004;
- concordanţa efectuării concediilor cu planificarea anuală;
- existenţa justificării neconcordanţei.
• evidenţierea concediilor medicale efectuate, pentru lunile februarie şi august 2004:
- conformitatea certificatelor medicale;
- perioadele din certificate corespund cu cele din foile colective de prezenţă;
- datele preluate în statul de plată corespund cu cele din certificatele medicale.
Constatări
În urma verificărilor efectuate şi analizei Listei de control privind evidenţa prezenţei, concediilor
de odihnă şi concediilor medicale, prezentate în anexă, s-a constatat:
- neutilizarea unui sistem de evidenţiere a prezenţei personalului unitar la DPA, DA, DRU şi
DGIE, respectiv folosirea unor formulare neadecvate şi diferite de la o direcţie la alta, care nu
conţin rubricile prevăzute de cadrul normativ;
- inexistenţa justificării nerespectării planificării concediilor de odihnă la DA şi la DGIE.

Concluzii
În baza acestui test s-a întocmit FIAP nr. 8.

Data: 12.04.2005 Auditor intern, Supervizor,


Baciu Otilia – Mriana Ionescu Mircea
LISTA DE CONTROL
privind evidenţa prezenţei, concediilor de odihnă şi concediilor medicale
la DPA, DA, DRU şi DGIE

Elemente
testate EVIDENŢIEREA PREZENŢEI CONCEDII DE ODIHNĂ CONCEDII MEDICALE

Conc Datele preluate


Datele preluate
Respectare ordanţa Exist Perioadele în statul de
în statul de plată Exi Conf
Utilizarea a efectuării enţa din certificate plată
Structuri corespund cu stenţa ormitatea
formularelor principiulu concediilor justificării corespund cu cele corespund cu
testate cele din foile planificării certificatelor
tipizate idublei cu neconcordanţ din foile colective cele din
colective de anuale medicale
semnături planificarea ei de prezenţă certificatele
prezenţă
anuală medicale
Februarie 2004:
- DPA FIAP X X X X X X X X
- DA FIAP X X X X - X X X
- DRU X X X X X X X X X
- DGIE FIAP X X X X - X X X
August 2004:
- DPA FIAP X X X X X X X X
- DA FIAP X X X X - X X X
- DRU X X X X X X X X X
- DGIE FIAP X X X X - X X X

Data: 01.04.2005 Auditor intern,


Baciu Otilia - Mariana
Procedura - P08: Colectarea dovezilor
Serviciul Audit Public Intern

FIŞĂ DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A POBLEMEI NR. 8

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane


Perioada auditată: 01.01.2004 - 31.12.2004

PROBLEMA
Inexistenţa unui sistem privind evidenţa prezenţei şi a justificării nerespectării planificării
concediilor de odihnă ale personalului

CONSTATAREA
Din analiza efectuată s-a constatat că în cadrul entităţii publice se utilizează diferite formulare de
foi colective de prezenţă, care nu conţin elementele obligatorii prevăzute de lege.
Din verificarea foilor colective de prezenţă, pentru lunile februarie şi august 2004, a rezultat
utilizarea formularelor diferite de evidenţă a prezenţei la Direcţia Patrimoniu Administrativ, Direcţia
Achiziţii şi Direcţia Generală de Integrare Europeană. Prin analiza acestora s-a demonstrat că nici unul
dintre modelele privind evidenţa personalului, utilizate de direcţiile selectate, nu conţineau elementele
prevăzute de cadrul normativ.
De asemenea, din testare a reieşit inexistenţa unui sistem de justificare a nerespectării
planificării concediilor de odihnă ale personalului la Direcţia Achiziţii şi Direcţia Generală de
Integrare Europeană.

CAUZE
- Nedesemnarea persoanelor responsabile cu evidenţa prezenţei în cadrul structurilor entităţii;
- Inexistenţa procedurilor scrise privind completarea foilor colective de prezenţă.

CONSECINŢE
- Efectuarea unor plăţi nejustificate care de altfel ar putea fi evitate.

RECOMANDĂRI
- Desemnarea prin fişele de post a atribuţiilor persoanelor cu evidenţa prezenţei personalului;
- Implementarea unui nivel de control suplimentar pentru evidenţierea prezenţei personalului şi
justificării nerespectării planificării concediilor de odihnă, pe o perioadă de 6 luni;
- Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate pentru organizarea sistemului de evidenţă a
personalului şi stabilirea formularelor prevăzute de cadrul normativ.

Întocmit, Supervizat, Pentru conformitate,


Baciu Otilia - Mariana Ionescu Mircea
LISTA DE VERIFICARE NR. 9

Obiectivul IV. EVOLUŢIA CARIEREI PERSONALULUI

Nr. crt. ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.


1. Evoluţia carierei personalului Obiect
(Obiecte auditabile 39-40 - LC) auditabil 26
(TD)
1.1 Examinarea procedurii privind evaluarea şi
. promovarea în cadrul funcţiei pe categorii, clase şi
gradaţii a personalului:
1.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin
procedură a activităţilor aferente evaluării şi
promovării în cadrul funcţiei pe categorii, clase
şi gradaţii a personalului:
a) aprobarea procedurii de către
- -
persoanele competente;
b) verificarea existenţei listei
- -
activităţilor pentru realizarea obiectivului;
c) precizarea modalităţii de
evaluare şi promovare în cadrul funcţiei pe - -
categorii, clase şi gradaţii a personalului;
d) oferirea unor exemple în acest
- -
sens;
e) existenţa componentei de
- -
actualizare a procedurii.
1.1.2. Înglobarea activităţilor de control intern în
- -
punctele cheie ale procesului;
1.1.3. Respectarea principiului dublei semnături; - -
1.1.4. Atribuirea responsabilităţilor privind evaluarea
şi promovarea în cadrul funcţiei pe categorii,
clase şi gradaţii a personalului, în fazele de
- -
întocmire, avizare, aprobare şi soluţionare a
contestaţiilor, precum şi ale termenelor
aferente fiecărei faze;
1.1.5. Asigurarea transpunerii prelucrărilor într-un
sistem informatizat, respectiv realizarea
codificării modelelor de formulare şi - -
informaţiile activităţilor, algoritm de prelucrare
ş.a.
1.1.6. Modalitatea arhivării. - -
1.2 Compararea atribuţiilor din procedură cu fişele
- -
. posturilor
1.3 Examinarea cunoaşterii procedurilor de către
. persoanele cu responsabilităţi în evaluarea şi
- -
promovarea în cadrul funcţiei pe categorii, clase şi
gradaţii a personalului
1.4 Aprecierea calităţii procedurii de către
. responsabilii acestora:
a) consideră procedura corespunzătoare? - -
b) constată disfuncţionalităţi în timpul aplicării - -
Nr. crt. ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.
practice?
c) există propuneri de perfecţionare a procedurii? - -
1.5 Analiza respectării criteriilor de promovare în
. cadrul funcţiei publice:
a) evaluarea anuală a funcţionarilor din ultimii
- -
2 ani;
b) lipsa sancţiunilor pe ultimii 2 ani; - -
c) vechimea pe funcţie; - -
d) alte criterii stabilite de conducerea entităţii
- -
publice (cursuri absolvite, specializări ş.a.)
1.6 Punerea de acord a planurilor de pregătire
X Test nr. 9
. profesională cu obiectivele entităţii
1.7 Verificarea concordanţei obiectivelor entităţii
X Test nr. 9
. cu atribuţiile prevăzute în fişele posturilor:
a) existenţa fişelor de evaluare a Lista de control
X
personalului;
b) completarea fişelor de evaluare - -
a personalului;
c) semnarea fişelor de evaluare, - -
atât de evaluatori, cât şi de evaluaţi;
d) corespondenţa criteriilor de
evaluare din fişa de evaluare cu sarcinile - -
aferente salariatului stabilite prin fişa
postului;
e) existenţa fişelor postului la - -
dosarul profesional
f) completarea fişelor postului; - -
g) semnarea fişelor postului de X
salariaţi şi conducere;
h) corespondenţa sarcinilor din
fişa postului cu sarcinile stabilite prin ROF X Lista de control
în competenţa structurii din care face parte
salariatul;
i) actualizarea periodică a fişelor X
postului.
1.8 Analiza modalităţii de arhivare a documentelor
- -
.

Data: 01.04.2005
Auditor intern,
Bilauca Nelia – Roxana
Procedura - P08: Colectarea dovezilor
Serviciul Audit Public Intern

TEST NR. 9

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane


Perioada auditată: 01.01.2004- 31.12.2004

Obiectul testului
Evoluţia carierei personalului

Obiectivele testului
Evaluarea concordanţei dintre obiectivele entităţii stabilite prin ROF şi structura fişelor
de post ale personalului

Descrierea testului
Eşantionul pentru verificarea concordanţei obiectivelor entităţii cu activităţile cuprinse în
fişele posturilor, din dosarele profesionale, va fi de 3% din numărul total al dosarelor, rezultând
14 fişe ale posturilor care vor constitui elementele eşantionului supus testării, conform foii de
lucru, prezentate în anexă.
Testarea fişelor de post selectate, în număr de 14, se va realiza pe baza elementelor stabilite
în Lista de verificare nr. 9, poz. 1.6. în totalitate şi 1.7. selectiv, urmărindu-se:
• Punerea de acord a planurilor de pregătire profesională cu obiectivele entităţii;
• Verificarea concordanţei obiectivelor entităţii cu atribuţiile prevăzute în fişele posturilor:
- existenţa fişelor de evaluare a personalului;
- semnarea fişelor postului de salariaţi şi conducere;
- corespondenţa sarcinilor din fişa postului cu sarcinile stabilite prin ROF în competenţa
structurii din care face parte salariatul;
- actualizarea periodică a fişelor postului.
Pentru efectuarea testării s-a elaborat Lista de control nr. 9 privind concordanţa obiectivelor
entităţii cu atribuţiile prevăzute în fişele posturilor, prezentată în anexă.
Constatări
Din testare nu au rezultat diferenţe între obiectivele entităţii, stabilite prin ROF, şi atribuţiile
personalului cuprinse în fişele posturilor.
Concluzii
În acest caz nu se va elabora FIAP.
Data: 08.04.2005 Auditor intern, Supervizor,
Baciu Otilia - Mariana Ionescu Mircea

FOAIE DE LUCRU

Obiectivul nr. 4: EVOLUŢIA CARIEREI PERSONALULUI

Pentru constituirea eşantionului de 3% în vederea testării dosarelor profesionale din


cadrul entităţii procedurii astfel:

• populaţia 465 dosare profesionale;


• eşantionul de 3% = 14 dosare
• stabilim pasul de selecţie, astfel: 465:14 = 33
• eşantionul va cuprinde următoarele 14 dosare profesionale selectate din populaţia totală:
33, 66, 99, 132, 165, 198, 231, 264, 297, 330, 363, 396, 429, 462.
• eşantionul constituit va fi verificat integral;
• în urma verificării efectuate se va întocmi un test.

Auditor, În prezenţa,
LISTA DE CONTROL
privind concordanţa dintre obiectivele entităţii şi structura fişelor de post

Corespondenţa sarcinilor
Elementel Punerea de acord a
Semnarea fişelor din fişa postului cu
e testate planurilor de Existenţa fişelor Actualizarea
postului de sarcinile stabilite prin
pregătire de evaluare a periodică a fişelor
salariaţi şi ROF în competenţa
Elementele profesională cu personalului postului
conducere structurii din care face
eşantionului obiectivele entităţii
parte salariatul

01 - 33 X X X X X
02 - 66 X X X X X
03 - 99 X X X X X
04 - 132 X X X X X
05 - 165 X X X X X
06 - 198 X X X X X
07 - 231 X X X X X
08 - 264 X X X X X
09 - 297 X X X X X
10 - 330 X X X X X
11 - 363 X X X X X
12 - 396 X X X X X
13 - 429 X X X X X
14 - 462 X X X X X

Data: 01.04.2005 Auditor intern,


Baciu Otilia - Mariana
LISTA DE VERIFICARE NR. 10

Obiectivul IV. PREGĂTIREA PROFESIONALĂ CONTINUĂ A PERSONALULUI

Nr. D N
ACTIVITATEA DE AUDIT OBS.
crt. A U
1 Pregătirea profesională continuă a personalului Obiect
. (Obiecte auditabile 41-44 - LC) auditabil 27
(TD)
1 Examinarea procedurii privind pregătirea profesională a
.1. personalului:
1.1.7. Verificarea gradului de acoperire prin procedură a activităţilor
aferente pregătirii profesionale a personalului:
f) aprobarea procedurii de către persoanele
- -
competente;
g) verificarea existenţei listei activităţilor pentru
- -
realizarea obiectivului/subobiectivului;
h) precizarea modalităţii de pregătire profesională
- -
continuă a personalului;
i) oferirea unor exemple în acest sens; - -
j) existenţa componentei de actualizare a
- -
procedurii.
1.1.8. Înglobarea activităţilor de control intern în punctele cheie ale
- -
procesului;
1.1.9. Respectarea principiului dublei semnături; - -
1.1.10. Atribuirea responsabilităţilor privind pregătirea profesională a
personalului în fazele de întocmire, avizare, aprobare şi
- -
soluţionare a contestaţiilor, precum şi ale termenelor aferente
fiecărei faze;
1.1.11. Asigurarea transpunerii prelucrărilor într-un sistem
informatizat, respectiv realizarea codificării modelelor de
- -
formulare şi informaţiile activităţilor, algoritm de prelucrare
ş.a.
1.1.12. Modalitatea arhivării documentelor. - -
1 Evaluarea atribuţiilor din fişele posturilor Interviu
X
.2. Notă
1 Examinarea cunoaşterii procedurilor de către persoanele cu
- -
.3. responsabilităţi în pregătirea profesională
1 Aprecierea calităţii procedurii de către responsabilii acestora:
.4. d) consideră procedura corespunzătoare? - -
e) constată disfuncţionalităţi în timpul aplicării
- -
practice?
f) există propuneri de perfecţionare a procedurii? - -
1 Verificarea fundamentării planurilor de pregătire profesională Interviu
X
.5. Notă
1 Verificarea coroborării planurilor de pregătire profesională cu
- -
.6. obiectivele entităţii
1 Analiza adaptării planurilor individuale la cerinţele de
- -
.7. pregătire ale fiecărui salariat
1 Analiza sistemului indicatorilor de performanţă - -
Nr. D N
ACTIVITATEA DE AUDIT OBS.
crt. A U
.8.
1 Verificarea atribuţiilor din fişa postului cu cerinţele funcţiei de
- -
.9. elaborare a sistemului indicatorilor de performanţă
1 Analiza modalităţii de arhivare a documentelor
- -
.10.

Data: 01.04.2005 Auditor intern,


Bilauca Nelia – Roxana

Serviciul Audit Public Intern


INTERVIU privind analiza conţinutului fişelor posturilor (1.2.) şi
fundamentarea pregătirii profesionale (1.5.-1.6.) adresat domnului Enescu Ion, şef
Serviciu de Resurse Umane

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane


Perioada auditată: 01.01.2004 - 31.12.2004

Nr.
Întrebări Da Nu Observaţii
crt.
1. Aţi semnat fişa postului? X
LV nr. 10, poz.
2. Desfăşuraţi şi alte activităţi decât cele
X 1.2.
menţionate în fişa postului?
3. Dacă da, vă rugăm enumeraţi-le. Lista de
X
activităţi
4. Pentru întocmirea Planului programelor de
LV nr. 10, poz.
formare şi perfecţionare a funcţionarilor aţi solicitat X
1.5.
propuneri din cadrul direcţiilor din entitate?
5. Dacă da, vă rugăm să ni le furnizaţi. X Propuneri
6. Există o legătură între cursurile de pregătire
X
profesională organizate şi obiectivele entităţii?
7. Dacă da, vă rugăm să ni le prezentaţi. X Notă
8. Prin Planul pe care l-aţi întocmit anul trecut aţi
avut în vedere ca toţi funcţionarii să urmeze cursuri de X
pregătire şi perfecţionare profesională? LV nr. 10, poz.
9. În cursul anului 2004, funcţionari din cadrul 1.6.
ministerului au participat la Programul Tinerilor X
Profesionişti (YPS)?
10. Dacă da, vă rugăm să ne furnizaţi contractele
X Contracte
dintre entitatea publică şi participanţi
11. Funcţionarii publici care au urmat aceste cursuri
X
au fost încadraţi pe un post de conducere?
12. Dacă nu, specificaţi motivul Cadrul
X
legislativ
13. Mai aveţi ceva de adăugat referitor la cele de
X
mai sus?

Data: 03.04.2005 Auditori, Intervievat,


NOTA:
Pe baza răspunsurilor la interviu şi a documentelor transmise s-a hotărât ca pentru acest
obiectiv să nu se elaboreze FIAP.
Informaţiile primite prin documentele transmise în cadrul interviului vor fi utilizate la
elaborarea Raportului de audit intern.

Auditor,

LISTA DE VERIFICARE NR. 11


Obiectivul VI. Gestionarea dosarelor profesionale

Nr.
Activitate de audit DA NU Obs.
crt.
Obiect
Gestionarea dosarelor profesionale
1. e auditabile
(Obiecte auditabile 45-48 - LC)
28-29 (TD)
1.1. Examinarea procedurii privind gestionarea dosarelor
profesionale:
1.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedură a
activităţilor privind gestionarea dosarelor profesionale:
a) aprobarea procedurii de către persoanele - -
competente;
b) precizarea modalităţii de gestionare a - -
dosarelor profesionale;
c) verificarea existenţei listei activităţilor - -
pentru realizarea obiectivului/subobiectivului;
d) precizarea documentelor obligatorii cuprinse - -
în dosarele profesionale;
e) precizarea persoanelor care au drept de acces - -
pentru consultarea dosarelor profesionale;
f) precizarea elementelor ce asigură securitatea - -
dosarelor profesionale;
g) oferirea unor exemple în acest sens; - -
h) existenţa componentei de actualizare a - -
procedurii.
1.1.2. Înglobarea activităţilor de control intern în punctele cheie - -
ale procesului;
Nr.
Activitate de audit DA NU Obs.
crt.
1.1.3. Respectarea principiului dublei semnături; - -
1.1.4. Atribuirea responsabilităţilor privind gestionarea dosarelor
- -
profesionale;
1.1.5. Asigurarea transpunerii prelucrărilor într-un sistem
informatizat, respectiv realizarea codificării modelelor de
- -
formulare şi informaţiile activităţilor, algoritm de prelucrare
ş.a.
1.1.6. Modalitatea arhivării documentelor. - -
1.2. Compararea atribuţiilor din procedură cu fişele posturilor - -
1.3. Examinarea cunoaşterii procedurilor de către persoanele cu
- -
responsabilităţi în gestionarea dosarelor profesionale
1.4. Aprecierea calităţii procedurii de către responsabilii
acestora:
a) consideră procedura corespunzătoare? - -
b) constată disfuncţionalităţi în timpul aplicării - -
practice?
c) există propuneri de perfecţionare a - -
procedurii?
1.5. Analiza listei persoanelor nominalizate care au acces la
- -
dosarele profesionale
1.6. Verificarea conţinutului dosarelor profesionale X Test nr. 11
a) nume şi prenume X
b) data şi locul naşterii X
c) starea civilă X
d) numele copiilor şi data naşterii X
e) siuaţia miliară X
f) pregătirea profesională X
g) cazierul judiciar X Listă de
h) cazierul administrativ X control
i) funcţia, categoria, clasa, gradaţia X privind
modul de
j) copii de pe carnetul de muncă evidenţă al
X
dosarelor
k) declaraţia pe proprie răspundere a titularului dosarului X profesionale
că nu a desfăşurat activităţi de poliţie politică
l) declaraţia de avere actualizată în condiţiile legii. X
m) cereri de concedii de odihnă pe ultimii 3 ani X
n) copia de pe cartea de identitate sau buletin X
o) Decizia de numire X
p) fişa postului X
1.7. Analiza modalităţii de arhivare - -

Data: 01.04.2005
Auditor intern,
Baciu Otilia - Mariana
Procedura - P08: Colectarea dovezilor
Serviciul Audit Public Intern

TEST NR. 11

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane


Perioada auditată: 01.01.2004- 31.12.2004
Obiectul testului
Modul de gestionare a dosarelor profesionale ale funcţionarilor publici.
Obiectivele testului
Constituirea dosarelor profesionale
Descrierea testului
Eşantionul pentru realizarea testării modului de gestionare a dosarelor de personal a fost stabilit
pe baza unui procent de 10%, din totalul populaţiei de 465 de dosare, respectiv 47 de dosare
profesionale, conform foii de lucru anexate.
Efectuarea testării a urmărit dacă dosarele profesionale conţin datele şi documentele obligatorii
stabilite prin Lista de verificare nr. 11, poz. 1.6, lit. a-p, şi anume:
- nume şi prenume
- data şi locul naşterii
- starea civilă
- numele copiilor şi data naşterii
- situaţia militară
- pregătirea profesională
- cazierul judiciar
- cazierul administrativ
- funcţia, categoria, clasa, gradaţia
- copii de pe carnetul de muncă
- declaraţia pe proprie răspundere a titularului dosarului că nu a desfăşurat activităţi
de poliţie politică
- declaraţia de avere actualizată în condiţiile legii.
- cereri de concedii de odihnă pe ultimii 3 ani
- copia de pe cartea de identitate sau buletin
- decizia de numire
- fişa postului
Testarea elementelor conţinute în dosarele profesionale s-a concretizat în elaborarea Listei de
control privind modul de evidenţă al dosarelor profesionale, prezentată în anexă.
Constatări
În general, din analiza modului de întocmire, actualizare, rectificare, păstrare şi evidenţa
dosarelor profesionale ale funcţionarilor publici şi a Registrului de evidenţă a funcţionarilor publici s-a
constatat că acestea corespund scopului de a asigura gestionarea unitară şi eficientă a resurselor
umane, precum şi necesităţilor de urmărire a carierei funcţionarilor publici.
În urma verificării eşantionului stabilit, aşa cum rezultă din Lista de control privind modul de
evidenţă al dosarelor profesionale, s-a constatat că la unele dosare lipsesc următoarele documente:
• Cazierul judiciar pentru elementele eşantionate 61, 151, 211, 261, 321 şi 431;
• Copii de pe carnetele de muncă pentru elementele eşantionate 11, 141, 291 şi 321;
• Declaraţii de avere pentru elementele eşantionate 121, 151 şi 241.
Concluzii
În baza acestui test s-a întocmit FIAP nr. 11.
Data: 08.04.2005 Auditor intern, Supervizor,
Baciu Otilia - Mariana Ionescu Mircea
FOAIE DE LUCRU

Obiectivul nr. 6: GESTIONAREA DOSARELOR PROFESIONALE

Testarea se va realiza pe un eşantion care a fost constituit astfel:


- populaţia totală este de 465 dosare profesionale;
- eşantionul va fi de 10%, respectiv 465 x 10% = 46,5 = 47 dosare profesionale;
- pasul de selecţie va fi 465 : 47 = 10;
- eşantionul se va constitui din dosarele profesionale de la poziţiile prezentate în Lista de
control anexată la Testul nr. 11:
1, 11, 21, …, 441, 451, 461.
- eşantionul constituit va fi verificat integral;
- în urma verificării se va întocmi un test.

Data: 08.04.2005

Auditor intern,
Baciu Otilia –Mariana
LISTA DE CONTROL
privind modul de evidenţă al dosarelor profesionale

Funcţia categoria, clasa,


şi data naşteriiNumele copiilor

Copii de pe carnetul de muncă


Element

Declaraţii de poliţie politică

Cerericoncediu odihnă pe

Copii carte de identitate


e testate

Pregătire profesională
Data şi locul naşterii

Cazier administrativ

Declaraţii de avere
Nume şi prenume

Deizia de numire
Situaţia militară

Cazier judiciar

Fişa postului
ultimii 3 ani
Stare civilă
Eşantion Marca

gradaţia
01 0844 XX X X X X X X X X X X X X X X
11 1078 X X X X X X X X X FIAP X X X X X X
21 1112 X X X X X X X X X X X X X X X X
31 1134 X X X X X X X X X X X X X X X X
41 1256 X X X X X X X X X X X X X X X X
51 1273 X X X X X X X X X X X X X X X X
61 1288 X X X X X X FIAP X X X X X X X X X
71 1302 X X X X X X X X X X X X X X X X
81 1318 X X X X X X X X X X X X X X X X
91 1330 X X X X X X X X X X X X X X X X
101 1345 X X X X X X X X X X X X X X X X
111 1364 X X X X X X X X X X X X X X X X
121 1380 X X X X X X X X X X X FIAP X X X X
131 1420 X X X X X X X X X X X X X X X X
141 1437 X X X X X X X X X FIAP X X X X X X
151 1456 X X X X X X FIAP X X X X FIAP X X X X
161 1481 X X X X X X X X X X X X X X X X
171 1499 X X X X X X X X X X X X X X X X
şi data naşteriiNumele copiilor

Declaraţii de
naşteriiData şi locul

odihnă pe ultimii
Pregătire

Cazier

Copii de pe

Copii carte de
Funcţia categoria,

Declaraţii de
Nume şi prenume

Deizia de numire
3 ani Cerericoncediu
Situaţia militară
Element

Cazier judiciar

Fişa postului
Stare civilă
e testate

administrativ
profesională

carnetul de muncă

poliţie politică

avere

identitate
Eşantion Marca

clasa, gradaţia
181 1512 X X X X X X X X X X X X X X X X
191 1530 X X X X X X X X X X X X X X X X
201 1555 X X X X X X X X X X X X X X X X
211 1581 X X X X X X FIAP X X X X X X X X X
221 1598 X X X X X X X X X X X X X X X X
231 1611 X X X X X X X X X X X X X X X X
241 1627 X X X X X X X X X X X FIAP X X X X
251 1646 X X X X X X X X X X X X X X X X
261 1660 X X X X X X X X X X X X X X X
271 1679 X X X X X X X X X X X X X X X X
28 1692 X X X X X X X X X X X X X X X X
291 1703 X X X X X X X X X FIAP X X X X X X
301 1716 X X X X X X X X X X X X X X X X
311 1730 X X X X X X X X X X X X X X X X
321 1747 X X X X X X FIAP X X FIAP X X X X X X
331 1761 X X X X X X X X X X X X X X X X
341 1777 X X X X X X X X X X X X X X X X
351 1792 X X X X X X X X X X X X X X X X
361 1806 X X X X X X X X X X X X X X X X
371 1819 X X X X X X X X X X X X X X X X
381 1840 X X X X X X X X X X X X X X X X
391 1859 X X X X X X X X X X X X X X X X
401 1871 X X X X X X X X X X X X X X X X
411 1886 X X X X X X X X X X X X X X X X
461
451
441
431
421
Eşantion

1943
1932
1921
1911
1900
Marca
e testate
Element

X
X
X
X
X
Nume şi prenume

X
X
X
X
X

naşteriiData şi locul
X
X
X
X
X

Stare civilă
X
X
X
X
X

şi data naşteriiNumele copiilor


X
X
X
X
X

Situaţia militară
X
X
X
X
X

profesională
Pregătire
X
X
X
X
FIAP

Cazier judiciar
X
X
X
X
X

administrativ
Cazier
X
X
X
X
X

clasa, gradaţia

Funcţia categoria,
X
X
X
X
X

carnetul de muncă

Copii de pe
X
X
X
X
X

poliţie politică

Declaraţii de
X
X
X
X
X

avere
Declaraţii de
X
X
X
X
X

3 ani Cerericoncediu
odihnă pe ultimii
X
X
X
X
X

identitate
Copii carte de
X
X
X
X
X

Deizia de numire
X
X
X
X
X

Fişa postului
Procedura - P08: Colectarea dovezilor
Serviciul Audit Public Intern

FIŞĂ DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A POBLEMEI NR. 11

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane


Perioada auditată: 01.01.2004 - 31.12.2004

PROBLEMA
Neconstituirea dosarului profesional în termen de 10 zile de la angajarea personalului, respectiv
intrarea în corpul funcţionarilor publici.

CONSTATĂRI
Existenţa unor dosare profesionale incomplete care nu conţin toate actele administrative
şi documentele de evidenţiere a carierei funcţionarului public, conform art. 4 din H.G. nr. 432/2004
privind constituirea dosarului profesional al funcţionarilor publici.
În urma verificării eşantionului stabilit pe baza Testului nr. 11 şi analiza informaţiilor prezentate
în Lista de control privind modul de evidenţă al dosarelor profesionale, s-a constatat lipsa, la unele
dosare profesionale, a următoarelor documente:
- Cazierul judiciar pentru dosarele 61, 151, 211, 261, 321 şi 431 din eşantion;
- Copii de pe carnetele de muncă pentru dosarele 11, 141, 291 şi 321 din eşantion;
- Declaraţii de avere pentru dosarele 121, 151 şi 241 din eşantion.

CAUZE
- Inexistenţa procedurilor scrise privind constituirea dosarului profesional al funcţionarului
public.

CONSECINŢE
- În situaţia unor solicitări, nu pot fi obţinute informaţii complete cu privire la cariera
profesională a funcţionarilor publici (stabilirea corectă şi promptă a salariului, a vechimii în muncă şi
în funcţie, debite de recuperat ş.a.), deşi aceste date cu caracter personal sunt necesare, de regulă, în
regim de urgenţă.

RECOMANDĂRI
- Verificarea dosarelor profesionale de la ultima misiune de audit intern până la zi, pentru
completarea actelor administrative şi documentelor care evidenţiază cariera profesională a
funcţionarilor publici;
- Implementarea unui nivel de control suplimentar pe lanţul procedural;
- Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate pentru gestionarea dosarelor profesionale.

Întocmit, Supervizat, Pentru conformitate,


Baciu Otilia - Mariana Ionescu Mircea
LISTA DE VERIFICARE NR. 12
Obiectivul VII. GESTIONAREA CARNETELOR DE MUNCĂ

Nr.
ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.
crt.
Obiecte
Gestionarea carnetelor de muncă
1. auditabile 30-31
(Obiecte auditabile 49-52 - LC)
(TD)
1.1. Examinarea procedurii privind gestionarea carnetelor de
muncă:
1.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedură a
activităţilor privind gestionarea carnetelor de muncă:
a) aprobarea procedurii de către persoanele - -
competente;
b) verificarea existenţei listei activităţilor - -
pentru realizarea obiectivului/subobiectivului;
c) precizarea modalităţii de gestionare a - -
carnetelor de muncă;
d) precizarea elementelor de identificare,
familiale, de studii, profesionale şi salariale - -
obligatorii, cuprinse în carnetele de muncă;
e) precizarea persoanelor care au drept de - -
acces pentru consultarea carnetelor de muncă;
f) precizarea elementelor ce asigură - -
securitatea carnetelor de muncă;
g) oferirea unor exemple în acest sens. - -
h) existenţa componentei de actualizare a - -
procedurii.
1.1.2. Existenţa activităţilor de control intern în punctele cheie
- -
ale procesului;
1.1.3. Respectarea principiului dublei semnături; - -
1.1.4. Atribuirea responsabilităţilor privind gestionarea
- -
carnetelor de muncă;
1.1.5. Asigurarea transpunerii prelucrărilor într-un sistem
informatizat, respectiv realizarea codificării modelelor de
- -
formulare şi informaţiile activităţilor, algoritm de
prelucrare ş.a.
1.1.6. Modalitatea arhivării. - -
1.2. Compararea atribuţiilor din procedură cu fişele posturilor - -
1.3. Examinarea cunoaşterii procedurilor de către persoanele
- -
cu responsabilităţi în gestionarea carnetelor de muncă
1.4. Aprecierea calităţii procedurii de către responsabilii
acestora:
a) consideră procedura corespunzătoare? - -
b) constată disfuncţionalităţi în timpul - -
aplicării practice?
Nr.
ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.
crt.
c) există propuneri de perfecţionare a - -
procedurii?
1.5. Analiza listei persoanelor nominalizate care au acces la
- -
carnetele de muncă
1.6. Analiza sistemului de securitate al carnetelor de muncă - -
1.7. Verificarea existenţei procedurilor scrise pentru
X Interviu
completarea carnetului de muncă
1.8. Verificarea completării cu datele de identificare
X TEST nr. 12
extraprofesionale:
a) nume şi prenume; X Liste de control
b) situaţia militară; X privind evidenţa
c) starea civilă; X carnetelor de
d) documente care atestă studiile X muncă
1.9. Verificarea corectitudinii înregistrării elementelor
X TEST nr. 12
salariale în carnetele de muncă:
a) salariul de bază înscris în Decizia de
numire este corespunzător categoriei, clasei şi gradului X
funcţiei;
b) sporul de vechime; X Liste de control
c) indemnizaţia de conducere; X privind evidenţa
d) sporul pentru titlul ştiinţific de doctor; X carnetelor de
e) sporul pentru complexitatea în muncă; X muncă
f) sporul pentru orele lucrate pe timp de X
noapte;
g) salariul de merit X
1.10. Punerea de acord a datelor înscrise din carnetele de
- -
muncă cu cele din dosarele profesionale
1.11. Verificarea certificării carnetelor de muncă X TEST nr. 12
1.12. Verificarea actualizării sistematice a carnetelor de muncă - Interviu
(schimbarea numelui, schimbarea încadrării) X - Nota de relaţii
- FIAP nr. 12
1.13. Analiza modalităţii de arhivare a carnetelor de muncă - -

Data: 01.04.2005
Auditor,
Căderea Georgeta
Procedura - P08: Colectarea dovezilor
Serviciul Audit Public Intern

TEST NR. 12

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane


Perioada auditată: 01.01.2004- 31.12.2004

Obiectul testului
Gestionarea carnetelor de muncă

Obiectivul testului
Modul de completare al carnetelor de muncă

Descrierea testului
Eşantionul pentru verificarea modului de completare al carnetelor de muncă a fost de 10% din
populaţia totală, conform foii de lucru anexate, respectiv 47 de carnete de muncă.
Testarea a urmărit completitudinea ţi corectitudinea datelor înscrise în carnetele de muncă pe
baza elementelor stabilite în Lista de verificare nr. 12, poz. 1. 9., 1.10 şi 1.12., astfel:
• Verificarea completării cu datele de identificare extraprofesionale:
- nume şi prenume;
- situaţia militară;
- starea civilă;
- studii;
• Verificarea corectitudinii înregistrării elementelor salariale în carnetele de muncă:
- salariul de bază înscris în Decizia de numire;
- sporul de vechime;
- indemnizaţia de conducere;
- sporul pentru titlul ştiinţific de doctor;
- sporul pentru complexitatea în muncă;
- sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte;
- salariul de merit;
• Verificarea certificării carnetelor de muncă

Testarea s-a concretizat în elaborarea Listei de control privind evidenţa carnetelor de muncă,
prezentată în anexă.

Constatări
În urma verificării eşantionului şi pe baza Listei de control privind evidenţa carnetelor de muncă
s-a constatat neînregistrarea unor date obligatorii şi/sau neactualizarea, în totalitate, a carnetelor de
muncă, şi anume:
- starea civilă la 7 carnete de muncă şi anume: 41, 131, 171, 211, 271, 341, 371;
- sporul de vechime la 8 carnete de muncă, şi anume: 51, 91, 161, 201, 271, 351, 391, 431.
Analiza a stabilit existenţa unor carnete de muncă incomplete încă de la angajarea
salariaţilor şi, de asemenea, a constatat lipsa de preocupare pentru completarea acestora.
Concluzii
În baza acestui test s-a întocmit FIAP nr. 12.

Data: 08.04.2005 Auditor intern, Supervizor,


Bilauca Nelia - Roxana Ionescu Mircea
FOAIE DE LUCRU

Obiectivul nr. 7: GESTIONAREA CARNETELOR DE MUNCĂ

Pentru constituirea eşantionului de 10% în vederea testării modului de completare a


carnetelor de muncă din cadrul entităţii se procedează astfel:

• populaţia totală: 465 carnete de muncă;


• eşantionul va fi de 10% din populaţia totală, respectiv 47 de carnete de muncă;
• pasul de selecţie va fi de 10 (465:47=10);
• eşantionul va cuprinde următoarele elemente selectate din populaţie:
1, 11, 21, …., 451, 461.
• eşantionul constituit va fi verificat integral;
• în urma verificării efectuate se va întocmi un test.

Auditor, În prezenţa,
LISTA DE CONTROL
privind evidenţa carnetelor de muncă

Elementele Verificarea datelor de


Verificarea corectitudinii înscrierii elementelor salariale
testate identificare
Verificarea
certificării
Sporul Indemnizaţi
Sporul pt.
Sporul pt. Sporul pt.
carnetelor
Nume şi Situaţia Starea Salariul titlul Salariul de de muncă
Studii de a de complexitate orele de
prenume militară civilă de bază ştiinţific merit
- vechime conducere în muncă noapte
Eşantion de doctor
Marca
01-0844 X X X X X X X X X X X X
11-1078 X X X X X X X X X X X X
21-1112 X X X X X X X X X X X X
31-1134 X X X X X X X X X X X X
41-1256 X X FIAP X X X X X X X X
51-1273 X X X X X FIAP X X X X X X
61-1288 X X X X X X X X X X X X
71-1302 X X X X X X X X X X X X
81-1318 X X X X X X X X X X X X
91-1330 X X X X X FIAP X X X X X X
101-1345 X X X X X X X X X X X X
111-1364 X X X X X X X X X X X X
121-1380 X X X X X X X X X X X X
131-1420 X X FIAP X X X X X X X X X
141-1437 X X X X X X X X X X X X
151-1456 X X X X X X X X X X X X
161-1481 X X X X X FIAP X X X X X X
171-1499 X X FIAP X X X X X X X X X
181-1512 X X X X X X X X X X X X
191-1530 X X X X X X X X X X X X
201-1555 X X X X X FIAP X X X X X X
211-1581 X X FIAP X X X X X X X X X
221-1598 X X X X X X X X X X X X
231-1611 X X X X X X X X X X X X
Elementele Verificarea datelor de
Verificarea corectitudinii înscrierii elementelor salariale
testate identificare
Verificarea
certificării
Sporul Indemnizaţi
Sporul pt.
Sporul pt. Sporul pt.
carnetelor
Nume şi Situaţia Starea Salariul titlul Salariul de de muncă
Studii de a de complexitate orele de
prenume militară civilă de bază ştiinţific merit
- vechime conducere în muncă noapte
Eşantion de doctor
Marca
241-1627 X X X X X X X X X X X X
251-1646 X X X X X X X X X X X X
261-1660 X X X X X X X X X X X X
271-1679 X X FIAP X X FIAP X X X X X X
281-1692 X X X X X X X X X X X X
291-1703 X X X X X X X X X X X X
301-1716 X X X X X X X X X X X X
311-1730 X X X X X X X X X X X X
321-1747 X X X X X X X X X X X X
331-1761 X X X X X X X X X X X X
341-1777 X X FIAP X X X X X X X X X
351-1792 X X X X X FIAP X X X X X X
361-1806 X X X X X X X X X X X X
371-1819 X X FIAP X X X X X X X X X
381-1840 X X X X X X X X X X X X
391-1859 X X X X X FIAP X X X X X X
401-1871 X X X X X X X X X X X X
411-1886 X X X X X X X X X X X X
421-1900 X X X X X X X X X X X X
431-1911 X X X X X FIAP X X X X X X
441-1921 X X X X X X X X X X X X
451-1932 X X X X X X X X X X X X
461-1943 X X X X X X X X X X X X
Serviciul Audit Public Intern

INTERVIU
privind verificarea existenţei procedurilor scrise (1.7.)
şi actualizarea carnetelor de muncă (1.12.)
adresat
salariaţilor care operează în carnetele de muncă

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane


Perioada auditată: 01.01.2004 - 31.12.2004

Nr.
ÎNTREBĂRI DA NU OBSERVAŢII
crt.

Aţi semnat o fişă a postului?


1. X

2.
Activităţile pe care le desfăşuraţi sunt menţionate în fişa X
postului?
3. Există proceduri pentru completarea carnetului
X
de muncă?
4. Dacă da, vă rugăm să ni le prezentaţi. X
Lista de
5. Activitatea de actualizare a carnetelor de muncă
X verificare nr.
intră în atribuţiile dvs.?
12, poz. 1.7. şi
6. Activitatea de actualizare este trecută în fişa
X 1.12.
postului dvs.?
7. Vă rugăm să ne prezentaţi o copie de pe fişa
X
postului.
8. Aţi efectuat lunar actualizarea carnetelor de
X
muncă?
9. Când aţi efectuat ultimele actualizări? Februarie
X
2005
10. Vă rugăm să ne motivaţi aceasta în scris? X Nota de relaţii

Auditori, Intervievat,
Serviciul Audit Public Intern

NOTĂ DE RELAŢII
privind respectarea cadrului normativ referitor la gestionarea carnetelor de muncă
adresat
doamnei Iliescu Veronica

Întrebarea nr. 1: Activitatea de gestiune a carnetelor de muncă este în atribuţia dvs.?

Răspuns nr. 1: În cadrul Direcţiei de Resurse Umane este prevăzut un singur post de referent
care să desfăşoare activitatea de completare în carnetele de muncă, dar acest post este momentan
vacant, iar această activitate mi-a fost atribuită recent, dar nu mi-a fost înscrisă şi în fişa postului.

Întrebarea nr. 2: La nivelul Direcţiei de Resurse Umane există proceduri specifice,


scrise şi formalizate, privind gestiunea carnetelor de muncă?

Răspuns nr. 2: Nu, dar există o fişă a postului pentru persoana care ar trebui să
îndeplinească această activitate, care conţine principalele elemente care trebuie respectate pentru
realizarea acestei activităţi.

Întrebarea nr. 3: Precizaţi motivele pentru care actualizarea carnetelor de muncă nu


s-a mai efectuat din luna februarie 2005?

Răspuns nr. 3: În luna februarie am fost în concediu medical, iar în timpul perioadei cât am
absentat nu a fost desemnată o altă persoană care să îndeplinească această activitate. După revenirea
din concediul medical s-a considerat de către şeful serviciului că sunt alte priorităţi, respectiv cele
aferente atribuţiilor înscrise în fişa postului meu, urmând a opera modificările în carnetele de muncă,
ulterior finalizării acestora.

Întrebarea nr. 4: Care consideraţi că a fost principala cauză care a generat aspectele
negative relevate mai sus?

Răspuns nr. 4: Numărul mare de posturi vacante (30% din totalul posturilor) a generat
repartizarea unui număr mai mare de sarcini salariaţilor existenţi, astfel încât o parte din activităţile
direcţiei, cum este şi cazul arhivării, au fost realizate de aceştia cu superficialitate, considerând-o ca
o activitate auxiliară şi care nu le aparţine.

Întrebarea nr. 5: Mai aveţi ceva de adăugat?

Răspuns nr. 5: Nu.

Auditor, Referent,
Baciu Otilia-Mariana Iliescu Veronica
Nota:
Pentru constatarea de la întrebarea 3 se va elabora FIAP.
Procedura - P08: Colectarea dovezilor
Serviciul Audit Public Intern

FIŞĂ DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A POBLEMEI NR. 12

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane


Perioada auditată: 01.01.2004 - 31.12.2004

PROBLEMA
Neactualizarea carnetelor de muncă.

CONSTATAREA
Din testul şi interviul efectuate a rezultat faptul că carnetele de muncă nu sunt actualizate, în
special, la rubricile privind starea civilă şi sporul de vechime.

CAUZE
- Personalul angajat în cadrul entităţii prin transfer de la alte instituţii a prezentat carnete de
muncă cu informaţii incomplete, nesolicitându-se aducerea imediată a actelor necesare;
- Efectuarea completării carnetelor de muncă de către persoane care nu au atribuţii şi competenţe
stabilite prin fişa postului;
- Inexistenţa procedurilor scrise privind completarea carnetului de muncă.

CONSECINŢE
- Lipsa unei surse de informaţii complete privind datele de identificare, elementele salariale şi
profesionale ale funcţionarilor publici din cadrul entităţii.

RECOMANDĂRI
- Stabilirea unor persoane responsabile cu gestionarea carnetelor de muncă şi a atribuţiilor prin
fişele de post;
- Constituirea unei comisii prin decizia conducerii pentru reverificarea stadiului actualizării
carnetelor de muncă şi informarea cu rezultatele acesteia a şefului compartimentului de audit
intern;
- Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate pentru gestionarea carnetelor de muncă în care să
fie înglobate activităţile de control şi persoanele responsabile;
- Realizarea unui sistem de pregătire profesională a personalului implicat în gestionarea
carnetelor de muncă;
- Testarea periodică a personalului şi influenţarea evaluărilor anuale cu rezultatele acestor testări.

Întocmit, Supervizat, Pentru conformitate,


Baciu Otilia - Mariana Ionescu Mircea
LISTA DE VERIFICARE NR. 13
Obiectivul VIII. FUNCŢIONALITATEA SISTEMULUI INFORMATIC UTILIZAT PENTRU GESTIUNEA
RESURSELOR UMANE

Nr. ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.


crt.

1. Evaluarea sistemului informatic Obiecte


(Obiecte auditabile 53-59 - LC) auditabile 32-
37 (TD)

1.1. Examinarea manualului de utilizare a sistemului informatic: X Interviu


1.1.1. Analiza instrucţiunilor de utilizare a sistemului
informatic în activitatea de gestiunea a resurselor umane: X
a) existenţa manualului de instrucţiuni;
X
b) completitudinea manualului de instrucţiuni;
X
c) aprobarea manualului de instrucţiuni de către persoanele
competente; X
d) modalitatea de actualizare a instrucţiunilor de utilizare a
X FIAP nr. 13
sistemului informatic;
e) oferirea unor exemple în acest sens.
X
1.1.2. Cuprinderea unor operaţii de control în punctele cheie ale
sistemului informatic - -
1.1.3. Realizarea rapoartelor şi documentelor utile sistemului de
gestiune a resurselor umane - -
1.1.4. Atribuirea responsabilităţilor persoanelor care au drept de
operare şi consultare în sistemul informatic - -
1.1.5. Perfecţionarea continuă a personalului cu atribuţii în
domeniu - -
1.1.6. Informarea sistematică a personalului cu atribuţii în domeniu
asupra modificărilor sistemului informatic de gestiune a - -
resurselor umane
1.1.7. Gradul de prelucrare a informaţiilor
- -
1.1.8. Modalitatea stocării informaţiilor
- -
Compararea atribuţiilor din procedură cu fişele posturilor
1.2. - -
Examinarea cunoaşterii instrucţiunilor prevăzute în manual
1.3. de către persoanele cu responsabilităţi în utilizarea sistemului - -
informatic de gestiune a resurselor umane
Examinarea adaptării sistemului informatic la necesităţile Interviu
1.4. utilizatorilor privind: X
Obiectivul VIII. FUNCŢIONALITATEA SISTEMULUI INFORMATIC UTILIZAT PENTRU GESTIUNEA
RESURSELOR UMANE

Nr. ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.


crt.
a) există un număr suficient de manuale?
X FIAP nr. 13
b)consideră instrucţiunile ca fiind corespunzătoare?
X
c) constată disfuncţionalităţi în timpul aplicării practice?
X
d)există propuneri de perfecţionare a instrucţiunii?
X
e) permite preluarea şi prelucrarea automată a datelor introduse?
X

1.5. Analiza programului de pregătire profesională pentru personalul de


- -
specialitate
1.6. Sistemul informatic utilizat permite mai multe nivele de
acces funcţie de nivelul de control exercitat asupra datelor? - -

Nr. ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.


crt.
1.7. Verificarea în cadrul sistemului informatic a: X Test nr. 13
- existenţei unui subsistem de control asupra corectitudinii
X
datelor introduse;
- existenţei unui responsabil pentru administrarea
X
subsistemului de control.
1.8. Analiza gradului de adaptare a sistemului informatic la
necesităţile utilizatorilor privind stocarea datelor pe suporturi - -
amovibile (dischete, compact discuri, DVD-uri ş.a.)

Data: 01.04.2005
Auditor intern,
Căderea Georgeta
Procedura - P08: Colectarea dovezilor
Serviciul Audit Public Intern

TEST NR. 13

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane


Perioada auditată: 01.01.2004- 31.12.2004

Obiectul testului:
Evaluarea sistemului informatic de gestiune a resurselor umane.

Obiectivele testului
Analiza funcţionalităţii sistemului informatic de gestiune a resurselor umane şi a subsistemului
de asigurare pentru prelucrarea tranzacţiilor autorizate şi corecte.

Descrierea testului
Auditorii au testat funcţionalitatea sistemului informatic prin înregistrarea în aplicaţia de
gestiune a resurselor umane a unor date nereale pentru un eşantion constituit din trei salariaţi.
Testul s-a efectuat astfel:
- pentru doi salariaţi s-au introdus date eronate privind marca şi numele şi prenumele
salariatului;
- pentru al treilea salariat s-au introdus date reale, fără a le anula pe cele existente în sistem,
practic dublându-se înregistrarea anterioară cu datele salariatului.

Scopul testării a fost acela de a vedea modul cum reacţionează sistemul la numere de marcă
eronate sau duble.
Rezultatele obţinute trebuie să demonstreze existenţa unui sistem de control privind
corectitudinea datelor operate prin generarea unor rapoarte de control.

Testarea a avut la bază elementele stabilite prin Lista de verificare nr. 13, poz. 1.7.

Constatări
Din analiza înregistrărilor cu date nereale în sistemul informatic s-a constatat că acesta nu are
prevăzut un subsistem de control asupra corectitudinii datelor operate, fapt demonstrat de lipsa de
reacţie a acestuia la introducerea datelor.

Concluzii
Pentru constatările de mai sus s-a elaborat FIAP-ul nr. 13.

Data: 08.04.2005 Auditor intern, Supervizor,


Bilauca Nelia - Roxana Ionescu Mircea
Serviciul Audit Public Intern

INTERVIU
privind existenţa unui număr suficient de manuale de instrucţiuni, actualizarea acestora (1.1)
şi gradul de adaptabilitate al sistemului informatic la nevoile utilizatorilor (1.4.)
adresat
salariaţilor cu operarea şi controlul operaţiilor de gestiune din cadrul DRU

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane


Perioada auditată: 01.01.2004 - 31.12.2004

Nr.
ÎNTREBĂRI DA NU OBSERVAŢII
crt.
1. Lista de
Există un manual de instrucţiuni de utilizare a sistemului informatic? X verificare nr.
13 poz. 1.1.
2.
Manualul de utilizare este aprobat de conducere? X
3. Manualul de
Dacă da, vă rugăm să ni-l prezentaţi. X
utilizare
4. Activitatea întreprinsă în cadrul Direcţiei dumneavoastră se
X
desfăşoară pe baza instrucţiunilor din manual?
5. Examinarea adaptării sistemului informatic la necesităţile Lista de
utilizatorilor verificare nr.
X
13, poz. 1.4.
Parţial
6. Aplicaţia pe care o utilizaţi permite preluarea şi prelucrarea
X Parţial
automată a datelor introduse?
7.
Există manual pentru fiecare utilizator? X FIAP
8.
Manualul de instrucţiuni este actualizat periodic? X FIAP
9.
Când a fost actualizat manualul ultima dată? X sept. 2001
10. Aveţi propuneri de perfecţionare a instrucţiunilor? X
11. Mai aveţi ceva de adăugat referitor la cele de mai sus? X

Auditori, Intervievat,
NOTĂ:
În baza acestui interviu se va elabora FIAP.

Procedura - P08: Colectarea dovezilor


Serviciul Audit Public Intern

FIŞĂ DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A POBLEMEI NR. 13

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane


Perioada auditată: 01.01.2004 - 31.12.2004

PROBLEMA
Neadaptarea sistemului informatic la cerinţele utilizatorilor

CONSTATAREA
- Existenţa unui număr redus de manuale de utilizare a sistemului informatic şi acestea nu sunt
actualizate;
- Sistemul informatic nu conţine un subsistem de control pentru asigurarea prelucrării
tranzacţiilor corecte şi autorizate şi generarea de situaţii de control ale acestora asupra
corectitudinii datelor operate.

CAUZE
- Administratorul sistemului informatic nu a furnizat tuturor utilizatorilor manualul care să
prevadă instrucţiunile de acces, achiziţie, stocare, prelucrare, transmisie, răspândire şi utilizare
a datelor, prevăzute de buna practică în domeniu;
- Lipsa pregătirii de specialitate a persoanelor care utilizează sistemul informatic.

CONSECINŢE
- Posibilitatea utilizării necorespunzătoare a aplicaţiei informatice datorită manualelor
insuficiente şi neactualizate;
- Posibilitatea înregistrării în baza de date a unor informaţii nereale privitoare la salariaţi
(încadrare, cuantum, deduceri etc.).

RECOMANDĂRI
- Stabilirea unui responsabil cu actualizarea manualului de instrucţiuni;
- Actualizarea manualului de instrucţiuni de acces, achiziţie, stocare, prelucrare, transmisie,
răspândire şi utilizare a datelor;
- Asigurarea unui număr corespunzător de manuale pentru toţi utilizatorii;
- Stabilirea în responsabilitatea administratorului de sistem a inserării unui subsistem de control
pentru asigurarea prelucrării doar a tranzacţiilor corecte şi autorizate;
- Asigurarea unui sistem de pregătire şi evaluare sistematică a personalului responsabil în
utilizarea sistemului informatic.
Întocmit, Supervizat, Pentru conformitate,
Căderea Georgeta Ionescu Mircea

LISTA DE VERIFICARE NR. 14


Obiectivul VIII. FUNCŢIONALITATEA SISTEMULUI INFORMATIC UTILIZAT PENTRU
GESTIUNEA RESURSELOR UMANE

Nr.
ACTIVITATE AUDITABILĂ DA NU OBS.
crt.

Siguranţa în exploatare a sistemului informatic Obiecte


1. auditabile
(Obiecte auditabile 60-61 - LC) 38-39 (TD)
1.1.
Examinarea manualului de utilizare a sistemului informatic:
1.1.1. Analiza instrucţiunilor privind utilizarea echipamentelor şi
instalaţiilor pentru realizarea exploatării în siguranţă a sistemului X Interviu
informatic:
f) precizarea instrucţiunilor privind utilizarea echipamentelor şi
X
instalaţiilor auxiliare sistemului informatic;
g) completitudinea instrucţiunilor; X
h) aprobarea instrucţiunilor de către persoanele competente; X
i) precizarea modalităţii de actualizare a instrucţiunilor de utilizare a
X
echipamentelor şi instalaţiilor;
j) oferirea unor exemple în acest sens. X
1.1.9. Cuprinderea unui program de întreţinere ale echipamentelor şi
- -
instalaţiilor auxiliare;
1.1.10. Atribuirea responsabilităţilor persoanelor care realizează service-ul
- -
echipamentelor şi instalaţiilor auxiliare
1.1.11. Perfecţionarea continuă a personalului cu atribuţii în asigurarea
- -
service-ului echipamentelor şi instalaţiilor auxiliare
1.1.12. Informarea sistematică a personalului cu atribuţii în operarea în
sistemul informatic asupra utilizării echipamentelor şi instalaţiilor - -
auxiliare
1.2. Coroborarea atribuţiilor din fişa postului cu competenţele pe care
trebuie să le deţină personalul care realizează utilizarea în siguranţă a - -
sistemului informatic
1.3. Examinarea cunoaşterii procedurilor de către persoanele cu
responsabilităţi în realizarea siguranţei în exploatare a sistemului informatic - -
de gestiune a resurselor umane
1.4. Aprecierea calităţii procedurii de către responsabilii acestora:
a) consideră procedura corespunzătoare? - -
b) constată disfuncţionalităţi în timpul aplicării practice? - -
Nr.
ACTIVITATE AUDITABILĂ DA NU OBS.
crt.
c) există propuneri de perfecţionare a procedurii? - -
1.5.
Analizarea programelor de pregătire profesională continuă a personalului de - -
specialitate
1.6.
Observarea fizică a dotării sistemului cu echipamente periferice care să le Test nr. 14
X
asigure stabilitatea în funcţionare: Interviu
- back UPS; X
- stabilizatoare de tensiune ş.a. X
1.7.
Verificarea dotării sistemul cu aplicaţii informatice pentru asigurarea - -
stabilităţii în funcţionare
1.8.
Chestionarea utilizatorilor privind instruirea permanentă în privinţa noilor
modificări introduse în sistem şi asupra extinderii posibilităţilor - -
de utilizare a sistemului?

Data: 01.04.2005
Auditor intern,
Baciu Otilia – Mariana
Procedura - P08: Colectarea dovezilor
Serviciul Audit Public Intern

TEST NR. 14

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane


Perioada auditată: 01.01.2004- 31.12.2004

Obiectul testului
Siguranţa în exploatare a sistemului informatic de gestiune a resurselor umane.

Obiectivele testului
Analiza utilizării corespunzătoare a echipamentelor auxiliare pentru funcţionarea sistemului
informatic.

Descrierea testului
Testarea s-a realizat prin observarea directă a existenţei pe teren, la cele 5 calculatoare din
cadrul Direcţiei Resurse Umane, a echipamentelor auxiliare (back UPS, stabilizatoare de tensiune
ş.a) pe baza Listei de verificare nr. 14, poz. 1.6.
De asemenea, testarea s-a realizat şi printr-un interviu adresat salariaţilor Direcţiei Resurse
Umane, prezentat în anexă.

Constatări
Din testare a rezultat o dotare corespunzătoare cu echipamente auxiliare destinate funcţionării
optime a sistemului informatic.

Concluzii
În baza acestui test nu s-a întocmit FIAP.

Data: 08.04.2005 Auditor intern, Supervizor,


Bilauca Nelia – Roxana Ionescu Mircea
ENTITATEA PUBLICĂ
Serviciul Audit Public Intern

INTERVIU
privind examinarea manualului de utilizare (1.1.1.) şi a gradului de dotare cu echipamente
auxiliare a calculatoarelor din cadrul Direcţiei Resurse Umane
adresat salariaţilor care utilizează sistemul informatic

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane


Perioada auditată: 01.01.2004 - 31.12.2004

Nr.
ÎNTREBĂRI DA NU OBSERVAŢII
crt.
1. Lista de
Există un manual de utilizare a sistemului informatic? X verificare nr.
14, poz. 1.1.1.
2. Activitatea întreprinsă în cadrul Direcţiei dumneavoastră se
X
desfăşoară pe baza instrucţiunilor din manual?
3. Atribuirea responsabilităţilor şi delegarea competenţelor sunt
X
declarate prin fişa postului?
4. Instrucţiunile/procedurile de utilizare a sistemului informatic
X
sunt aprobate?
5. Instrucţiunile/procedurile sunt actualizate sistematic? X
6. Consideraţi instrucţiunile ca fiind suficiente? X
7. Dotarea cu echipament informatic (PC, periferice, echipamente Lista de
auxiliare, suporturi amovibile, consumabile) este corespunzătoare? X verificare nr.
14, poz. 1.4.
8. Mai aveţi ceva de adăugat referitor la cele de mai sus? X

Auditori, Intervievat,

NOTĂ:
În baza acestui interviu nu s-a elaborat FIAP.
LISTA DE VERIFICARE NR. 15
Obiectivul VIII. FUNCŢIONALITATEA SISTEMULUI INFORMATIC UTILIZAT PENTRU
GESTIUNEA RESURSELOR UMANE

Nr.
ACTIVITATE AUDITABILĂ DA NU OBS.
crt.
1. Obiecte
Securitatea sistemului informatic auditabile 40-
(Obiecte auditabile 62-65 - LC) 43 (TD)
1.1. Examinarea manualului de proceduri privind asigurarea
securităţii sistemului informatic aferent activităţii de gestiune a
resurselor umane:
1.1.1. Verificarea sistemului şi a procedurilor pentru asigurarea TEST nr. 15
X
securităţii bazelor de date: Interviu
a) atribuirea responsabilităţilor persoanelor X
care asigură securitatea sistemului informatic
b) aprobarea procedurii de către persoanele
- -
competente;
c) realizarea sistemului de securitate a bazelor
de date care previne accesarea şi modificarea acestora X -
de către persoane neautorizate prin parole;
d) realizarea calendarului de modificare a
- X
parolelor de acces;
e) existenţa unui responsabil pentru
X
modificarea parolelor;
f) actualizarea programelor care asigură
- -
securitatea sistemului informatic;
g) precizarea modalităţii de actualizare a
instrucţiunilor privind realizarea securităţii sistemului - -
informatic de gestiune a resurselor umane;
h) oferirea unor exemple în acest sens; - -
i) conţine componenta de actualizare a procedurii. - -
1.1.2. Introducerea unor programe suplimentare de securitate în
- -
punctele cheie ale sistemului informatic
1.1.3. Modalitatea de perfecţionare continuă a personalului cu
- -
atribuţii în domeniu
1.1.4. Informarea nominală a utilizatorilor asupra modificărilor
aduse sistemului informatic de către personalul cu atribuţii X Interviu
în domeniul realizării securităţii sistemului informatic
Nr.
ACTIVITATE AUDITABILĂ DA NU OBS.
crt.
1.2. Analiza sistemului de parole de acces în sistemul
X Test nr. 15
informatic
- există un sistem de parole de acces? X
- există un responsabil cu verificarea periodică a schimbării
X
sistematice a parolelor de acces?
1.3. Examinarea cunoaşterii procedurilor de către persoanele cu
responsabilităţi în asigurarea securităţii sistemului informatic de - -
gestiune a resurselor umane
1.4. Aprecierea calităţii procedurii de către responsabilii
- -
acestora:
a) consideră procedura corespunzătoare? - -
b) constată disfuncţionalităţi în timpul aplicării practice? - -
c) există propuneri de perfecţionare a procedurii? - -
1.5.
Analiza listelor de control privind prevenirea şi detectarea - -
accesărilor şi modificărilor neautorizate
1.6.
Observarea fizică a sistemului de prevenire şi detectare a
accesărilor şi modificărilor sau transmiterilor
neautorizate ale bazelor de date asigurat prin sistem de Interviu
parole, programe antivirus, antispyware, firewall ş.a. X
prin programe de audit informatic pentru înregistrarea
intrărilor şi ieşirilor din sistem a utilizatorilor autorizaţi
sau neautorizaţi
1.7.
Examinarea programelor antivirus, antispyware şi firewall X Interviu
1.8.
Verificarea actualizării sistematice a programelor antivirus, - -
antispyware şi firewall
1.9. Analiza modalităţii de arhivare a documentelor - -

Data: 01.04.2005
Auditor intern,
Căderea Georgeta
Procedura - P08: Colectarea dovezilor
Serviciul Audit Public Intern

TEST NR. 15

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane


Perioada auditată: 01.01.2004- 31.12.2004

Obiectul testului
Evaluarea securităţii sistemului informatic

Obiectivele testului
Verificarea sistemului de prevenire şi detectare a accesărilor şi modificărilor sau transmiterilor
neautorizate ale bazelor de date

Descrierea testului
Eşantionul s-a realizat asupra administratorului şi utilizatorilor sistemului informatic din cadrul
Direcţiei Resurse Umane, care au în dotare 5 calculatoare.
Testarea privind securitatea sistemului informatic a avut la bază elementele stabilite în Lista de
verificare nr. 15, poz. 1.1.1.c, d şi e, respectiv:
• existenţa unui sistem de parole care să fie modificate periodic;
• realizarea calendarului privind parolele de acces;
• existenţa unei persoane responsabile cu verificarea periodică a sistemului de parole de acces;

Testul s-a materializat prin verificarea pe teren a existenţei sistemului de parole de acces şi
a responsabilului cu verificarea schimbării periodice a acestora de către utilizatori.

Constatări
Din verificarea sistemului de parole existent, pentru cele 5 calculatoare utilizate, prin observarea
directă pe teren, s-a constatat:
- inexistenţa unui sistem de parole de acces;
- nedesemnarea unui responsabil cu verificarea schimbării sistemului de parole de acces;
- inexistenţa unui sistem de informare şi pregătire sistematică al utilizatorilor.
Concluzii
În baza acestui test s-a întocmit FIAP-ul nr. 15.

Data: 08.04.2005 Auditor intern, Supervizor,


Baciu Otilia - Mariana Ionescu Mircea

Serviciul Audit Public Intern la

INTERVIU
privind securitatea sistemului informatic
adresat
salariaţilor din cadrul DRU

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane


Perioada auditată: 01.01.2004 - 31.12.2004

Nr.
ÎNTREBĂRI DA NU OBSERVAŢII
crt.
1. Lista de
verificare nr.
Există un responsabil cu securitatea sistemului informatic? X
15 poz. 1.1.1.
a.
2. Lista de
Aveţi o procedură pentru sistemul de securitate aprobată de verificare nr.
X
conducere? 15 poz. 1.1.1.
b.
3. Lista de
Accesul în sistemul de gestiune a resurselor umane se face printr-o verificare nr.
X
parolă de acces? 15 poz. 1.1.1.
c.
4.
Schimbaţi periodic parola? X FIAP
5.
Parola este cunoscută doar de dvs.? X
6.
Există o persoană responsabilă cu verificarea schimbării parolelor de X FIAP
acces?
7. Lista de
Acest responsabil are ca atribuţii informarea nominală a utilizatorilor X verificare nr.
asupra modificărilor aduse sistemului informatic? 15 poz. 1.1.4.
8. Lista de
Calculatorul dvs. este prevăzut cu programe antivirus, antispyware, verificare nr.
X
firewall ş.a.? 15 poz. 1.7. şi
1.8.
9.
Programele antivirus, antispyware, firewall sunt actualizate X
sistematic?
10.
Mai aveţi ceva de adăugat referitor la cele de mai sus? X

Auditori, Intervievat,

NOTĂ:
În baza acestui interviu se va elabora FIAP.

Procedura - P08: Colectarea dovezilor


Serviciul Audit Public Intern

FIŞĂ DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A POBLEMEI NR. 15

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane


Perioada auditată: 01.01.2004 - 31.12.2004

PROBLEMA
Neasigurarea securităţii sistemului informatic

CONSTATAREA
- Inexistenţa unui sistem de stabilire de către fiecare utilizator a parolelor şi a unui responsabil
cu verificarea schimbării periodice a parolelor de acces.
- Analiza interviului a scos în evidenţă, de asemenea, faptul că nu există un sistem de securitate
a sistemului informatic şi un responsabil al administrării acestui sistem.

CAUZE
- Entitatea nu aplică procedura care prevede schimbarea sistematică a parolelor, precum şi
verificarea acestora de către o persoană responsabilă;
- Lipsa pregătirii de specialitate în acest domeniu a persoanelor care utilizează programul
informatic de gestiune a resurselor umane.

CONSECINŢE
- Posibilitatea utilizării datelor şi informaţiilor din sistem în mod neadecvat de către persoane
neautorizate;
- Vulnerabilitatea ridicată a sistemului în faţa unor intrări nedorite sau unor atacuri
informaţionale.
RECOMANDĂRI
Schimbarea sistematică a parolelor de acces de către utilizatorii sistemului informatic;
Desemnarea unei persoane cu atribuţii şi competenţe în verificarea schimbării periodice a
parolelor de acces;
- Stabilirea atribuţiilor cu verificarea schimbării parolelor în lipsa persoanei desemnate;
Pregătirea specialiştilor în asigurarea securităţii sistemului informatic şi informarea sistematică a
utilizatorilor.

Întocmit, Supervizat, Pentru conformitate,

Căderea Georgeta Ionescu Mircea


LISTA DE VERIFICARE NR. 16
OBIECTIVUL IX. ARHIVAREA DOCUMENTELOR

Nr.
Activitate de audit DA NU Obs.
crt.
Arhivarea documentelor Obiecte auditabile
1.
(Obiecte auditabile 66-69 - LC) 44-46 (TD)
1.1. Examinarea procedurii privind organizarea activităţii de
arhivare a documentelor rezultate din activitatea de gestiune a
resurselor umane:
1.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedură a
activităţii de arhivare:
a) aprobarea procedurii de către persoanele - -
competente;
b) verificarea existenţei listei activităţilor - -
pentru realizarea obiectivului/subobiectivului;
c) stabilirea modelelor de formulare - -
specifice;
d) precizarea modalităţilor de completare a - -
modelelor;
e) stabilirea termenelor de predare a - -
documentelor la arhivă;
f) exemple în acest sens; - -
g) cuprinde modalitatea de predare-primire a - -
documentelor la arhivă;
h) conţine componenta de actualizare a - -
procedurii.
1.1.2. Înglobarea activităţilor de control intern în punctele cheie
- -
ale procesului;
1.1.3. Respectarea principiul dublei semnături; - -
1.1.4. Stabilirea locaţiei şi ale condiţiilor pe care trebuie să le
- -
îndeplinească aceasta;
1.1.5. Stabilirea responsabilităţilor privind arhivarea
documentelor, în fazele de întocmire, avizare, aprobare şi - -
ale termenelor aferente fazelor;
1.1.6. Asigurarea transpunerii prelucrărilor într-un sistem
informatizat, respectiv realizarea codificării modelelor de
- -
formulare şi informaţiile activităţilor, algoritmi de
prelucrare ş.a.
1.1.7. Modalitatea arhivării documentelor. - -
1.2. Compararea atribuţiilor din procedură cu cele cuprinse în
- -
fişele posturilor
1.3. Examinarea cunoaşterii procedurilor de către persoanele
- -
cu responsabilităţi în activitatea de arhivare a documentelor
1.4. Aprecierea calităţii procedurii de către responsabilii
acestora:
a) consideră procedura corespunzătoare? - -
b) constată disfuncţionalităţi în timpul - -
aplicării practice?
Nr.
Activitate de audit DA NU Obs.
crt.
c) există propuneri de perfecţionare a - -
procedurii?
1.5. Analiza respectării prevederilor procedurale privitoare la
activitatea de arhivare, modelele de formulare (documente, X Interviu
conţinutul acestora, termenele de realizare ş.a.)
a) verificarea numerotării, şnuruirii şi
semnării procesului de predare-primire a dosarelor X FIAP nr. 16
arhivate şi a existenţei opisului
b) verificarea existenţei la dosarele arhivate a X
documentelor trecute în opis

Data: 01.04.2005
Auditor intern,
Bilauca Nelia - Roxana
Serviciul Audit Public Intern

INTERVIU
privind respectarea cadrului normativ referitor la arhivarea documentelor
adresat domnei Dana Sârbu, director al Direcţiei de Resurse Umane

Întrebarea nr. 1: Activitatea de pregătire a dosarelor rezultate din activitatea de gestiune a


resurselor umane, în vederea predării la arhiva instituţiei, este repartizată prin fişa postului unei
persoane din cadrul Direcţiei de Resurse Umane?
Răspuns nr. 1: În cadrul Direcţiei de Resurse Umane este prevăzut un post de referent care să
desfăşoare şi activitatea de arhivare, dar acest post este vacant. De altfel, din totalul posturilor
prevăzute prin organigrama instituţiei la nivelul acestei direcţii numai 70% sunt, în prezent, ocupate.

Întrebarea nr. 2: La nivelul Direcţiei de Resurse Umane există proceduri specifice,


scrise şi formalizate, privind arhivarea documentelor?
Răspuns nr. 2: Nu, dar în urma discuţiilor purtate cu echipa de auditori a fost elaborată
Decizia nr. 72/2005 prin care a fost desemnată o persoană responsabilă cu asigurarea pregătirii
dosarelor din cadrul DRU în vederea arhivării. Această persoană a primit şi sarcina elaborării
procedurilor specifice în vederea arhivării documentelor, până la sfârşitul anului.

Întrebarea nr. 3: Aveţi cunoştinţe privind normele de arhivare a documentelor?


Răspuns nr. 3: Da. Am cunoştinţe generale, dar nu am efectuat cursuri de pregătire de specialitate.

Întrebarea nr. 4: Dosarele cu documentele pregătite spre arhivare au fost numerotate,


şnuruite şi opisate?
Răspuns nr. 4: Până la data prezentei misiuni, predarea-primirea documentelor la arhiva s-a realizat
prin rotaţie de către referenţii din cadrul direcţiei, fără a se efectua, în totalitate, verificarea
conţinutului acestora.

Întrebarea nr. 5: Care consideraţi că a fost principala cauză care a generat aspectele
negative relevate mai sus?
Răspuns nr. 5: Numărul mare de posturi vacante (30% din totalul posturilor) a generat repartizarea
unui număr mai mare de sarcini salariaţilor existenţi, astfel încât o parte din activităţile direcţiei, cum
este şi cazul arhivării, au fost realizate de aceştia cu superficialitate, considerând-o ca o activitate
auxiliară şi care nu le aparţine.
Întrebarea nr. 6: Mai aveţi ceva de adăugat?

Răspuns nr. 6: Nu.


Director Direcţia Resurse Umane,
Dana Sârbu

NOTĂ: Pentru constatarea de la nr. 4 se va elabora FIAP.


Procedura - P08: Colectarea dovezilor
Serviciul Audit Public Intern

FIŞĂ DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A POBLEMEI NR. 16

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane


Perioada auditată: 01.01.2004 - 31.12.2004

PROBLEMA
Nerespectarea cadrului normativ privind activitatea de arhivare a Direcţiei Resurse Umane

CONSTATAREA

Predarea-primirea documentelor la arhiva instituţiei se realizează fără verificarea


conţinutului dosarelor ce vor fi arhivate, respectiv fără a fi numerotate, şnuruite şi opisate.

CAUZE
- Efectuarea parţială a opisării dosarelor, aceasta fiind considerată ca o operaţiune
neimportantă;
- Lipsa de personal aferent activităţii de gestiune a resurselor umane;
- Nedesemnarea unei persoane care să aibă atribuţii în acest sens;
- Inexistenţa procedurilor specifice de arhivare.

CONSECINŢE
Dificultate în găsirea unor documente deja arhivate;
- Posibilitatea pierderii/dispariţiei unor documente;
Timp suplimentar acordat operaţiunii de căutare care afectează activitatea curentă;

RECOMANDĂRI
Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate specifice activităţii de arhivare a documentelor, care
să cuprindă modul de constituire, de accesare, stocare şi utilizare a dosarelor arhivate;
Desemnarea unui salariat din cadrul Direcţia Resurselor Umane care va avea atribuţii şi
competenţe în evidenţa, constituirea şi predarea dosarelor la arhiva instituţiei.

Întocmit, Supervizare, Pentru conformitate,

Baciu Otilia – Mariana Ionescu Mircea


Procedura – P10: Revizuirea documentelor de lucru
Serviciul Audit Public Intern

NOTA CENTRALIZATOARE A DOCUMENTELOR DE LUCRU

Entitatea: Direcţia Resurse Umane


Misiunea de audit intern: Gestiunea resurselor umane
Numele auditorului:
Data realizării:

EXISTĂ
CONSTATAREA DOCUMENT JUSTIFICATIV AUDITORI
DA NU
1. Nu a fost stabilit numărul - Planul de ocupare a funcţiilor publice X
funcţiilor publice care vor fi pe anul 2004;
rezervate absolvenţilor - Note de fundamentare a planului de X
programelor de formare ocupare a funcţiilor publice pe anul 2004.
specializată în administraţia
publică, organizate de
Institutul Naţional de
Administraţie sau de
instituţii similare din
străinătate
2. Dosarele de concurs ale Copii documente ale candidaţilor
candidaţilor conţin copii ale la: X
documentelor care nu sunt - Concursul pentru ocuparea postului de
legalizate sau care nu sunt X
consilier la DMRU
certificate pentru conformi-- Concursul pentru ocuparea postului de
tate de către secretariatul X
asistent la DBFC
comisiei de concurs - Concursul pentru ocuparea postului de
X
consilier sup. la DBFC
- Concursul pentru ocuparea postului de
X
consilier pr. la DADR
- Concursul pentru ocuparea postului de
X
consilier superior la DAI
- Concursul pentru ocuparea postului de
consilier principal la DAI
3. Funcţionarea comisiei de - Procese verbale ale concursurilor X
concurs cu nu număr mai organizate în anul 2004.
mic de membri
4. Încadrarea eronată a - Procese verbale ale concursurilor X
salariaţilor pe alte funcţii organizate în anul 2004;
decât cele pentru care au fost - Decizia de numire nr. 1234/2004.
EXISTĂ
CONSTATAREA DOCUMENT JUSTIFICATIV AUDITORI
DA NU
declaraţi admişi de către
comisia de concurs
5. Neexercitarea controlului - Stat salarii lunile august şi septembrie X
asupra modului de elaborare 2004.
a deciziilor de numire de - Decizia de numire nr. 1234/2004. X
către persoana autorizată din
cadrul Serviciului financiar-
salarizare
6. Sancţiunea de 5% aplicată - Decizie de sancţionare nr. 2345/2004; X
pe 3 luni a fost reţinută din Copie de pe carnetul de muncă a dl. X
drepturile salariale şi operată Constantinesu Ion
în baza de date, dar nu a fost
înregistrat în carnetul de
muncă
7. Inexistenţa unui sistem - Evidenţa orelor suplimentare pentru X
pentru organizarea modului lunile aprilie şi decembrie 2004 ale DPA,
de evidenţă a orelor DGBCF, DRU şi DGIE.;
suplimentare şi de recuperare - Lista de control privind evidenţa X
a acestora de către salariaţii salarizării muncii peste programul
entităţii normal de lucru la structurile din cadrul
entităţii
8. Utilizarea a diferite - Foi colective de prezenţă lunile X
formulare de foi colective de februarie şi august 2004 ale DPA, DA,
prezenţă, care nu conţin DRU şi DGIE.
elementele obligatorii
prevăzute de lege
Inexistenţa unui sistem de
justificare a nerespectării
planificării concediilor de
odihnă ale personalului la
Direcţia Achiziţii şi Direcţia
Generală de Integrare
Europeană
9. Existenţa unor dosare - Lista de control privind modul de X
profesionale incomplete care evidenţă al dosarelor profesionale
nu conţin toate actele
administrative şi documen-
tele de evidenţiere a carierei
funcţionarului public
10. Carnetele de muncă nu - Lista de control privind evidenţa X
sunt actualizate, în special, la carnetelor de muncă;
rubricile privind starea civilă - Nota de relaţii
şi sporul de vechime
11. Existenţa unui - Liste ale operaţiunilor efectuate pentru X
număr redus de manuale de verificarea aplicaţiei;
utilizare a sistemului - Interviuri adresate utilizatorilor.
informatic şi acestea nu sunt
actualizate.
Sistemul informatic
EXISTĂ
CONSTATAREA DOCUMENT JUSTIFICATIV AUDITORI
DA NU
nu conţine un subsistem de
control pentru asigurarea
prelucrării tranzacţiilor
corecte şi autorizate şi
generarea de situaţii de
control ale acestora asupra
corectitudinii datelor operate.
12. Inexistenţa unui - Interviuri adresate managementului X
sistem de stabilire de către resurselor umane
fiecare utilizator a parolelor
şi a unui responsabil cu
verificarea schimbării
periodice a parolelor de
acces. X
Nu există un sistem de
securitate a sistemului
informatic şi un responsabil
al administrării acestui
sistem.
13. Predarea - primirea - Interviu privind respectarea X
documentelor la arhiva cadrului normativ referitor la arhivarea
instituţiei se realizează fără documentelor adresat domnului
verificarea conţinutului Rădulescu Dumitru, director al Direcţiei
dosarelor ce vor fi arhivate, de Resurse Umane
respectiv fără a fi
numerotate, şnuruite şi
opisate.

Auditori,
PLANUL DE ACŢIUNE ŞI CALENDARUL
IMPLEMENTĂRII RECOMANDĂRILOR
Nr. Calendarul Responsabil cu
Recomandarea Plan de acţiune implementarii implementarea
crt.
1 Elaborarea procedurilor de planificare - Constituirea prin decizia
managerului a unei comisii pentru
. privind ocuparea funcţiilor publice în elaborarea procedurilor de
planificare Director
colaborare cu Agenţia Naţională a 31.12.2005 DRU
Funcţionarilor Publici - Întocmirea procedurilor specifice
de fundamentare a Planului de
ocupare a funcţiilor publice

2. Instruirea personalului care se ocupă cu - Organizarea cursurilor


elaborarea şi aprobarea Planului de de pregătire pentru
31.12 Director
ocupare a funcţiilor publice la nivelul personalul responsabil
.2005 DRU
ministerului şi evaluarea sistematică a cu elaborarea Planului
acestuia
3. Stabilirea de atribuţii şi responsabilităţi - Completarea atribuţiilor
în elaborarea şi aprobarea Planului de şi responsabilităţilor în 30.06 Director
ocupare a funcţiilor publice, prin fişele fişele de post .2005 DRU
posturilor
4. Elaborarea procedurilor de organizare şi - Desemnarea persoanelor
desfăşurare a concursurilor privind responsabile cu
ocuparea funcţiilor publice, care să elaborarea
prevadă numirea unor membri supleanţi procedurilor privind 30.06 Director
pentru înlocuirea membrilor organizarea şi .2005 DRU
indisponibili ai comisiilor de organizare susţinerea
a concursurilor pentru ocuparea concursurilor
funcţiilor publice
5. Instruirea membrilor comisiilor de - Pregătirea membrilor
concurs şi ai comisiilor de contestaţii, comisilor de concurs
precum şi a persoanelor care asigură şi ai comisiilor de
munca de secretariat înaintea organizării contestaţii pentru
acestora, consemnate printr-un proces cunoaşterea 30.06 Director
verbal conform legii aprofundată a .2005 DRU
procedurilor privind
organizarea şi
susţinerea
concursurilor
Nr. Calendarul Responsabil cu
Recomandarea Plan de acţiune implementarii implementarea
crt.
6. Reverificarea corectitudinii deciziilor de - Constituirea unei
numire emise în anul 2003 şi informarea comisii cu atribuţii în
Serviciului Audit Public Intern asupra verificarea deciziilor
rezultatelor verificării de numire emise în
30.09 Director
anul 2003;
.2005 DRU
- Comunicarea rezultate-
lor verificării
comparti-mentului de
audit intern
7. Pregătirea profesională a personalului - Organizarea unor
implicat în activitatea de organizare şi cursuri de pregătire
gestionare a resurselor umane din cadrul profesională cu
entităţii şi evaluarea sistematică a specialişti din
31.12 Director
acestuia domeniul resurselor
.2005 DRU
umane şi/sau
participarea la
cursurile de profil
organizate de INA
8. Implementarea unui nivel - Desemnarea prin decizie
suplimentar de control intern ierarhic a managerului a unei
pentru operaţiile specifice activităţilor persoane care să
privind organizarea şi gestiunea supervizeze
30.06 Director
resurselor umane din cadrul entităţii respectarea
.2005 DRU
prevederilor
legislative şi
normative la emiterea
deciziilor de numire
9. Elaborarea procedurilor scrise - Desemnarea de către
şi formalizate pentru sistemul de directorul DRU a persoa-
emitere al deciziilor de numire nelor cu atribuţii în
Director
elaborarea şi actualizarea 30.06.2005
DRU
procedurilor pentru
sistemul de emitere şi
comunicare a deciziilor
10. Reverificarea modului de - Constituirea unei
stabilire a salariilor pentru salariaţii comisii cu atribuţii în
nou angajaţi în anul 2003 şi verificarea modului de
informarea Serviciului Audit Public stabilire a salariilor
Intern asupra rezultatelor verificării pentru salariaţii nou Director
30.09.2005
angajaţi în anul 2003; DRU
- Comunicarea rezultate-
lor verificării
comparti-mentului de
audit intern.
11. Verificarea persoanelor care au fost - Constituirea unei 30.09.2005 Director
sancţionate de conducere în comisii cu atribuţii în DRU
anul 2003 pentru a se depista verificarea modului de
dacă există nereguli în modul aplicare a sancţiunilor
de aplicare al sancţiunilor în anul 2003;
Nr. Calendarul Responsabil cu
Recomandarea Plan de acţiune implementarii implementarea
crt.
- Includerea în atribuţiile
şefului de serviciu RU
a obligativităţii
verificării completării
sancţiunilor în
dosarele profesionale
şi în carnetele de
muncă.
12. Efectuarea unei reverificări privind - Constituirea unei
sistemul de evidenţă a timpului comisii cu atribuţii în
suplimentar peste programul verificarea sistemului
normal de lucru şi modul de de evidenţă a timpului
compensare al acestuia pentru supli-mentar peste
depistarea tuturor situaţiilor de programul normal de
nerespectare a cadrului lucru şi modul de Director
30.09.2005
normativ şi informarea şefului compensare al DRU
compartimentului de audit acestuia;
intern asupra rezultatelor - Transmiterea rezultate-
obţinute lor verificării
comparti-mentului de
audit.

13. Elaborarea unei proceduri pentru - Desemnarea unei


gestionarea timpului efectuat comisii privind
peste programul normal de elaborarea
lucru în vederea compensării în procedurilor pentru
timp sau în bani şi gestionarea timpului Director
30.06.2005
implementarea în cadrul efectuat peste DRU
acestuia a activităţilor de programul normal de
control şi a responsabilităţilor lucru
adecvate

14. Implementarea unui nivel de - Desemnarea prin decizie


control suplimentar pentru a managerului a unei
evidenţierea prezenţei personalului şi persoane care să
justificării nerespectării planificării supervizeze
concediilor de odihnă respectarea Director
31.12.2005
prevederilor DRU
legislative şi
normative privind
evidenţa prezenţei
personalului
15. Verificarea dosarelor - Constituirea unei
profesionale de la ultima misiune de comisii pentru verificarea
audit intern până la zi, pentru dosarelor profesionale
completarea actelor administrative şi necuprinse în analiza Director
30.09.2005
documentelor care evidenţiază echipei de auditori DRU
cariera profesională a funcţionarilor
publici
Nr. Calendarul Responsabil cu
Recomandarea Plan de acţiune implementarii implementarea
crt.
16. Implementarea unui nivel de control
- Desemnarea prin
suplimentar pe lanţul procedural
decizie a managerului a
unei persoane care să
supervizeze respectarea Director
30.06.2005
prevederilor legislative şi DRU
normative privind
gestionarea dosarelor
profesionale
17. Elaborarea procedurilor scrise - Desemnarea unei
şi formalizate pentru gestionarea comisii privind elaborarea
Director
dosarelor profesionale procedurilor pentru 30.06.2005
DRU
gestionarea dosarelor
profesionale
18. Stabilirea unor persoane - Desemnarea unei
responsabile cu gestionarea persoane şi trecerea în
carnetelor de muncă şi a atribuţiilor fişa postului a atribuţiilor
prin fişele de post privind gestionarea
carnetelor de muncă, Director
30.06.2005
respectiv a unei alte DRU
persoane care să preia
aceste atribuţii în situaţia
absenţei îndelungate a
primei persoane
19. Constituirea unei comisii prin decizia - Decizia conducerii
conducerii pentru reverificarea stadiului pentru constituirea unei
actualizării carnetelor de muncă şi comisii reverificarea
informarea cu rezultatele acesteia a stadiului actualizării
Director
şefului compartimentului de audit intern carnetelor de muncă şi 31.12.2005
DRU
informarea cu rezultatele
acesteia a şefului
compartimentului de audit
intern
20. Elaborarea procedurilor scrise şi - Desemnarea persoane-
formalizate pentru gestionarea carnetelor lor cu atribuţii în
de muncă în care să fie înglobate elaborarea şi actualizarea
Director
activităţile de control şi persoanele procedurilor pentru 30.09.2005
DRU
responsabile gestionarea carnetelor de
muncă

21. Realizarea unui sistem de pregătire - Înscrierea în Planul de


profesională a personalului implicat în pregătire profesională pe
Director
gestionarea carnetelor de muncă anul 2005 a participării 31.12.2005
DRU
personalului la cursuri de
pregătire de profil
22. Testarea periodică a - Întocmirea unui plan de
personalului şi influenţarea evaluare sistematică a Director
evaluărilor anuale cu rezultatele personalului 28.02.2006
DRU
acestor testări
23. Stabilirea unui responsabil cu - Desemnarea unei 30.06.2005 Director
Nr. Calendarul Responsabil cu
Recomandarea Plan de acţiune implementarii implementarea
crt.
actualizarea manualului de persoane şi completarea
instrucţiuni prin fişa postului a DRU
atribuţiilor privind Şef serviciu
actualizarea manualului IT
de instrucţiuni
24. Actualizarea manualului de - Desemnarea unei
instrucţiuni de acces, achiziţie, persoane responsabile cu
Director
stocare, prelucrare, transmisie, verificarea periodică a
DRU
răspândire şi utilizare a datelor actualizării instrucţiunilor 30.09.2005
Şef serviciu
25. Asigurarea unui număr şi a stabilirii numărului
IT
corespunzător de manuale pentru toţi necesar de manuale de
utilizatorii instrucţiuni.
26. Stabilirea în responsabilitatea - Implementarea unui
Director
administratorului de sistem a inserării modul de control
DRU
unui subsistem de control pentru suplimentar la sistemul 30.06.2005
Şef serviciu
asigurarea prelucrării doar a tranzacţiilor informatic existent
IT
corecte şi autorizate
27. Asigurarea unui sistem de pregătire şi - Organizarea unor
Director
evaluare sistematică a personalului aplicaţii practice cu
DRU
responsabil în utilizarea sistemului personalul responsabil şi 31.12.2005
Şef serviciu
informatic evaluarea cunoştinţelor
IT
obţinute
28. Schimbarea sistematică a parolelor de - Urmărirea realizării
Director
acces de către utilizatorii unui calendar de
DRU
sistemului informatic modificare a parolelor şi 30.06.2005
Şef serviciu
aplicarea practică a
IT
acestuia
29. Desemnarea unei persoane cu atribuţii şi - Înscrierea în fişa
competenţe în verificarea postului persoanei Şef serviciu
30.06.2005
schimbării periodice a parolelor desemnate a atribuţiilor IT
de acces
30. Stabilirea atribuţiilor cu verificarea - Desemnarea unei
schimbării parolelor în lipsa persoanei persoane care să preia
Şef serviciu
desemnate automat atribuţiile 30.06.2005
IT
responsabilului cu
schimbarea parolelor
31. Pregătirea specialiştilor în asigurarea Pregătirea specialiştilor în
securităţii sistemului informatic asigurarea securităţii
şi informarea sistematică a sistemului informatic
utilizatorilor privind cele mai noi
Şef serviciu
informaţii în domeniu şi 31.12.2005
IT
crearea posibilităţii
accesului la manuale şi
reviste de specialitate

32. Elaborarea procedurilor scrise şi forma- - Desemnarea unei 30.06.2005 Director


lizate specifice activităţii de persoane cu elaborarea şi DRU
arhivare a documentelor, care actualizarea procedurilor Şef serviciu
să cuprindă modul de specifice activităţii de administrativ
Nr. Calendarul Responsabil cu
Recomandarea Plan de acţiune implementarii implementarea
crt.
constituire, de accesare, stocare arhivare a documentelor
şi utilizare a dosarelor arhivate
33. Desemnarea unui salariat din cadrul - Elaborarea şi înscrierea
Direcţia Resurselor Umane care va avea atribuţiilor în fişa de post
Director
atribuţii şi competenţe în evidenţa, a persoanei responsabile 30.06.2005
DRU
constituirea şi predarea dosarelor la
arhiva instituţiei

Auditori, Director DRU,


Baciu Otilia – Mariana Ionescu Mircea
Căderea Georgeta
Bilauca Nelia - Roxana

Procedura – P11: Şedinţa de închidere


ENTITATEA PUBLICĂ
Serviciul de Audit Intern

MINUTA ŞEDINŢEI DE ÎNCHIDERE

A. Menţiuni generale:

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane


Perioada auditată: 01.01.2004-31.12.2004
Întocmit: Baciu Otilia - Mariana Data:
Avizat: Ionescu Mircea Data:

Lista participanţilor:
Direcţia/ Nr.
Numele Funcţia E-mail Semnătura
Serviciul telefon
Baciu Otilia - Mariana Auditor Şef SAPI
Căderea Georgeta Auditor SAPI
Bilauca Nelia – Roxana Auditor SAPI
Direcţia
Dana Sârbu Director Resurse
Umane
Direcţia
Voinescu Lucica Inspector Resurse
Umane
Direcţia
Barbu Vasile Inspector Resurse
Umane
Direcţia
Stroescu Tudora Inspector Resurse
Umane

B. Concluzii:
În cadrul şedinţei au fost prezentate obiectivele auditate şi constatările pentru fiecare
obiect auditat. De asemenea, au fost discutate deficienţele, au fost analizate cauzele care au
contribuit la realizarea disfuncţionalităţilor şi au fost comentate recomandările care urmează a fi
implementate pentru eliminarea deficienţelor constatate.
Pentru constatările/deficienţele prezentate nu au fost formulate obiecţii, fiind însuşite
în totalitate.
În final, s-au desemnat persoanele responsabile cu implementarea recomandărilor şi datele
de realizare ale acestora.

Serviciul Audit Public Intern

RAPORT DE AUDIT INTERN


- PROIECT -
STRUCTURA AUDITATĂ:
DIRECŢIA RESURSELOR UMANE
DIN CADRUL S.C. POLICOLOR S.A.

Misiunea de audit:
GESTIUNEA RESURSELOR UMANE

I. INTRODUCERE
Echipa de auditare a fost formată din:
• Baciu Otilia – Mariana - auditor coordonator al misiunii;
• Căderea Georgeta – auditor
• Bilauca Nelia – Roxana - auditor
din cadrul Serviciul Audit Public Intern al entităţii publice

Ordinul de efectuare a misiunii de audit: Ordinul de serviciu nr.45/15.03.2009

Baza legală a acţiunii de auditare:


- Planul de audit intern pe anul 2005 aprobat de conducerea instituţiei;
- Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern;
- O.M.F.P. nr. 38/15.01.2003 pentru aprobarea Normelor metodologice de exercitare
a auditului public intern;
- Normele proprii de exercitare a auditului public intern în cadrul entităţii publice

Durata acţiunii de auditare: 01.04 - 15.05.2005


Perioada supusă auditării: 01.01 - 31.12.2004

Obiectivele misiunii de audit:


♦ Organizarea recrutării personalului cu principalele subobiective:
- Proiectul Planului de ocupare a funcţiilor publice, anexă la Planul naţional de
ocupare a funcţiilor publice;
- organizarea concursurilor;
- susţinerea concursurilor;
- deciziile de numire.
♦ Stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului cu principalele subobiective:
- stabilirea elementelor de natură salarială;
- modificarea drepturilor salariale;
- salarizarea muncii peste programul normal de lucru.
♦ Evidenţierea prezenţei, învoirilor şi concediilor;
♦ Evoluţia carierei personalului;
♦ Pregătirea profesională continuă a personalului
♦ Gestionarea dosarelor profesionale;
♦ Gestionarea carnetelor de muncă;
♦ Funcţionalitatea sistemului informatic utilizat pentru gestiunea resurselor umane cu
principalele subobiective:
- evaluarea sistemului informatic;
- siguranţa în exploatare a sistemului informatic;
- securitatea bazelor de date.
♦ Arhivarea documentelor.

Tipul de auditare: Audit de conformitate/regularitate.

Tehnici utilizate:
a) verificarea în vederea asigurării validării, realităţii şi acurateţei înregistrărilor în carnetele de
muncă şi dosarele profesionale.
Tehnici de verificare utilizate:
- comparaţia: pentru deciziile de numire şi datele înscrise în carnetele de muncă, în
dosarele profesionale şi în bazele de date;
- examinarea: pentru detectarea erorilor în completarea carnetelor de muncă,
dosarelor profesionale, proceselor verbale etc.;
- garantarea: pentru verificarea realităţii datelor din documentele ce au stat la baza
justificării înregistrărilor;
- urmărirea: pentru a se constata dacă toate operaţiunile au fost real efectuate.

b) interviul pentru lămurirea unor aspecte legate de organizarea şi desfăşurarea activităţilor;


c) eşantionarea pentru analiza modului de întocmire al documentelor;
d) observarea fizică în vederea formării unei păreri proprii privind modul de întocmire şi
emitere a documentelor.

Instrumente de audit:
- chestionarele;
- liste de verificare pentru a stabili condiţiile pe care trebuie sa le îndeplinească fiecare
obiectiv auditabil.
Documente şi materiale examinate în cadrul Direcţiei de Resurse Umane: Verificarea la
faţa locului a vizat următoarele documente întocmite şi completate pentru perioada 01.01.2004 -
31.12.2004:
- documente privind organizarea şi susţinerea concursurilor (Planul de ocupare a funcţiilor
publice pe anul 2004, statul de funcţii, procese verbale de selectare a dosarelor candidaţilor,
procese verbale privind susţinerea probelor de concurs ş.a.)
- decizii de numire, promovare, modificare a drepturilor salariale;
- carnete de muncă, dosare profesionale, fişe de post, Regulamentul de Organizare şi
Funcţionare;
- foile colective de prezenţă;
- cererile de concedii de odihnă, fără plată etc.;
- Registrul de evidenţă a salariaţilor;
- alte documente.

Materiale întocmite pe timpul auditării:


- foi de lucru privind descrierea activităţilor auditate;
- liste de verificare pe obiective (LV);
- fişe de identificare şi analiză a problemelor constatate (FIAP);
- documente de lucru;
- Tabel puncte tari şi puncte slabe, Tematica în detaliu ;
- programul de audit, programul intervenţiei la faţa locului;
- Chestionarul de control intern (CCI);
- rapoarte preliminare de audit, minutele şedinţelor de deschidere, de închidere etc.

Organizarea Direcţiei Resurse Umane. Direcţia a funcţionat în perioada supusă auditării cu


un număr de 16 salariaţi, dintre care un post de director şi un şef de serviciu. Organizarea şi
funcţionarea direcţiei a fost în conformitate cu organigrama şi Regulamentul de organizare şi
funcţionare.
Pentru toţi salariaţii sunt întocmite fişe ale posturilor prin care sunt stabilite relaţiile ierarhice şi
sarcinile de serviciu.

Activităţi desfăşurate în cadrul Direcţiei Resurselor Umane:


- întocmirea statelor de funcţii pe care le supune spre avizare conducerii;
- răspunderea privind aplicarea corectă a reglementărilor legale în domeniul salarizării
personalului, precum salariul de bază, sporul de vechime, indemnizaţiile, alte sporuri;
- fundamentarea corectă şi acordarea premiilor;
- aplicarea corectă a prevederilor legale privind efectuarea şi salarizarea muncii peste programul
normal de lucru;
- fundamentarea capitolelor din buget privind cheltuielile cu salariile;
- verificarea foilor colective de prezenţă privind operarea corectă a timpului lucrat şi nelucrat;
- organizarea concursurilor de recrutare, promovare şi avansare a personalului;
- întocmirea şi actualizarea carnetelor de muncă;
- întocmirea şi actualizarea dosarelor profesionale;
- pregătirea şi perfecţionarea profesională continuă a salariaţilor.

Echipa de auditori prin lucrările specifice derulării misiunii de audit a avut ca obiective principale
activităţile care se desfăşoară în cadrul DRU, stabilite prin ROF, prezentate mai sus

II. CONSTATĂRI ŞI RECOMANDĂRI


1. ORGANIZAREA RECRUTĂRII PERSONALULUI
1.1. Proiectul Planului de ocupare a funcţiilor publice, anexă la Planul naţional
de ocupare a funcţiilor publice

1.1.1. Fundamentarea proiectului Planului de ocupare a funcţiilor publice


(1)

În vederea analizei activităţii de recrutare a personalului, identificată ca fiind prima etapă a


procesului de gestionare a resurselor umane, s-a procedat la examinarea Planului de ocupare a
funcţiilor publice pe anul 2004, respectiv a modului de fundamentare a acestuia.

Din analiza fundamentării Planului de ocupare a funcţiilor publice pe anul 2004, respectiv a Notelor
de fundamentare privind propunerile transmise de structurile din subordine, conform Testului
nr. 1 elaborat în baza Listei de verificare nr.1, poz. 1.5., s-a constatat că nu au fost rezervate
funcţii publice absolvenţilor programelor de formare specializată în administraţia
publică.

În conformitate cu art. 1 din H.G. nr. 25/2004 pentru aprobarea Planului de ocupare a funcţiilor
publice pe anul 2004 şi al art. 20 alin. (1) lit. o) şi al art. 21 alin. (1) lit. b) din Legea nr.
188/1999 privind Statutul funcţionarilor publici entitatea publică trebuia să stabilească
numărul funcţiilor publice care vor fi rezervate absolvenţilor programelor de formare
specializată în administraţia publică, organizate de Institutul Naţional de Administraţie
sau de instituţii similare din străinătate.
Pentru prevenirea repetării acestei situaţii la elaborarea Planului de ocupare a funcţiilor
publice şi în următorii ani, echipa de auditori recomandă elaborarea procedurilor pentru întocmirea şi
formalizarea planului în colaborare cu Agenţia Naţională a Funcţionarilor Publici.
În acelaşi timp, se impune şi stabilirea unor responsabilităţi bine definite persoanelor implicate
în fundamentarea şi aprobarea Planului de ocupare a funcţiilor publice la nivelul entităţii, care să
beneficieze anticipat de o pregătire profesională adecvată.

1.2. Organizarea concursurilor


1.2.1. Posturile prevăzute în statul de funcţii ce urmează a se scoate la
concurs (2)
………………………………………………………….

1.2.2. Corespondenţa pentru solicitarea organizării concursurilor (3)


………………………………………………………….

1.2.3. Dosarele candidaţilor la ocuparea posturilor (4)

În anul 2004, s-au organizat 6 concursuri pentru ocuparea posturilor vacante în cadrul
principalelor direcţii de specialitate ale entităţii publice conform planului aprobat de conducerea
acestuia.
La înscriere candidaţii pentru ocuparea posturilor vacante trebuiau să prezinte copii legalizate
sau copii certificate pentru conformitate cu originalul de către secretariatul comisiei de concurs de pe
actele prevăzute în art. 8 din Regulamentul de organizare şi desfăşurare a concursurilor aprobat prin
H.G. nr.1209/2003 privind organizarea şi dezvoltarea carierei funcţionarilor publici.
Din analiza dosarelor de concurs ale candidaţilor s-a constatat că aceste copii nu sunt legalizate
sau certificate pentru conformitate, în baza Testului nr. 2 elaborat în temeiul Listei de verificare nr. 2,
poz. 1.5.
Consecinţele imediate ale nerespectării Regulamentului de organizare şi funcţionare al entităţii
ar putea fi contestarea şi/sau anularea ulterioară a concursurilor, motivate de nerespectarea
prevederilor normative.
În acelaşi timp, s-a constatat existenţa unei perioade prelungite în care posturile rămân
neocupate, ceea ce implică o muncă suplimentară a celorlalţi funcţionari din cadrul structurilor care au
solicitat ocuparea posturilor vacante şi, mai mult, pot conduce la nerealizarea obiectivelor entităţii
publice.
Pentru prevenirea unor asemenea consecinţe echipa de auditori recomandă elaborarea unor
proceduri scrise şi formalizate privind organizarea şi susţinerea concursurilor de ocupare a funcţiilor
publice, instruirea membrilor comisiilor de concurs şi ai comisiilor de contestaţii, precum şi a
persoanelor care asigură activitatea de secretariat.

1.3. Susţinerea concursurilor

1.3.1. Susţinerea probei scrise (5)

Modul de constituire a comisiilor de concurs, respectiv a comisiilor de soluţionare a contestaţiilor, se


realizează prin actul administrativ al conducătorului entităţii publice organizatoare a
concursului.
Din analiza acestui aspect, pe baza Testului nr. 3 elaborat în conformitate cu Lista de
verificare nr. 3, poz. 1.5. şi 1.6., s-a constatat că în cazul unui concurs comisia a funcţionat cu un
număr mai mic de membri decât cel aprobat prin ordin al ordonatorului de credite în conformitate cu
prevederile H.G. nr. 1209/2003 privind organizarea şi dezvoltarea carierei funcţionarilor publici.
Echipa de auditori apreciază că şi în această situaţie, exista posibilitatea contestării
concursurilor urmare adoptării unor soluţii neprocedurale, fapt pentru care recomandă elaborarea
procedurilor de organizare şi desfăşurare a concursurilor privind ocuparea funcţiilor publice, care să
cuprindă şi numirea unor membri supleanţi pentru înlocuirea membrilor indisponibili din comisiile de
organizare, precum şi din comisiile de contestaţii, având în vedere faptul că cadrul normativ nu este
reglementat pentru această zonă.

1.3.2. Susţinerea probei interviu (6)

Analiza efectuată de auditori, pe baza Testului nr. 3 referitor la modul de susţinere al probelor
interviu, le-a permis să constate că elementele verificate corespund cadrului normativ în vigoare.

1.4. Deciziile de numire

1.4.1. Emiterea deciziei de numire (7)

Întocmirea deciziei de numire reprezintă un element important în activitatea resurselor umane,


în gestionarea raportului juridic prin care se angajează fondurile publice şi, din acest punct de vedere,
corectitudinea acesteia reprezintă un risc potenţial ridicat.
Din analiza conţinutului deciziilor de numire ale candidaţilor admişi prin concurs în anul 2008,
în număr de 6, conform Testului nr. 4 elaborat în baza Listei de verificare nr. 4, poz. 1.5.1., s-a
constatat încadrarea eronată a dl. Constantinescu Ion pe funcţia de consilier superior, categoria A,
clasa I, gr. 2, în loc de consilier superior, categoria A, clasa I, gr. 3, pentru care fusese declarat admis
de către comisia de concurs.
Încadrarea eronată a avut drept consecinţă efectuarea plăţii unor sume suplimentare
necuvenite din bugetul entităţii publice, situaţie rezolvată ulterior prin anularea deciziei de numire şi
refacerea acesteia în conformitate cu prevederile legislative, precum şi modificarea înregistrării din
carnetul de muncă.
Din analiza cauzelor producerii acestei erori, echipa de auditori recomandă reverificarea
conformităţii deciziilor de numire emise în anul 2007, precum şi implementarea unui nivel suplimentar
de control intern ierarhic pentru operaţiile specifice acestei activităţi.

1.4.2. Comunicarea deciziei de numire (8)


………………………………………………………….

2. STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE


PERSONALULUI
2.1. Stabilirea elementelor de natură salarială
2.1.1. Procedurile scrise privind acordarea drepturilor salariale
(9)
………………………………………………………….
2.1.2. Salariul de bază (10)

Salariile de bază pentru candidaţii declaraţi admişi la concursul pentru ocuparea funcţiilor publice de
execuţie sunt stabilite în conformitate cu H.G. nr. 1209/2003 privind organizarea şi
dezvoltarea carierei funcţionarilor publici şi prin echivalare cu salariile de bază prevăzute de
O.U.G. nr. 192/2002 privind reglementarea drepturilor de natură salarială ale funcţionarilor
publici, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 228/2003.
Din analiza eşantionului descris în Testul nr. 5 şi a elementelor stabilite în Lista de verificare
nr. 5, poz. 1.5., echipa de auditori a constatat faptul că persoana autorizată din cadrul Serviciului
financiar-salarizare nu şi-a exercitat atribuţiile din fişa postului cu privire la verificarea conformităţii
drepturilor salariale stabilite prin deciziile de numire. Ca urmare, s-a efectuat plata unei sume
necuvenite din bugetul instituţiei către un salariat, sumă recuperată ulterior.
Pentru prevenirea unor asemenea situaţii în viitor, echipa de auditori recomandă elaborarea
procedurilor scrise şi formalizate, implementarea unui nivel suplimentar de control şi în acelaşi timp
asigurarea pregătirii profesionale a personalului implicat în activitatea de gestionare a resurselor
umane şi evaluarea periodică a acestuia.

2.1.3. Indemnizaţii de conducere (11)


………………………………………………………….

2.1.4. Sporul pentru complexitatea în muncă (12)


………………………………………………………….

2.1.5. Sporul de vechime în muncă (13)


………………………………………………………….

2.1.6. Sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte (14)


………………………………………………………….
2.1.7. Salariul de merit (15)
………………………………………………………….

2.1.8. Sistemul de premiere (16)


………………………………………………………….

2.2. Modificarea drepturilor salariale

2.2.1. Decizia de modificare a drepturilor salariale (17)

În acest caz, auditorii şi-au focalizat atenţia asupra diminuării salariilor, urmare a constatărilor
unei misiuni anterioare de audit în cadrul căreia a fost analizată conformitatea acordării sporurilor
salariale.
Din analiza modificărilor drepturilor salariale ale personalului care a fost sancţionat, în anul
2004, respectiv a unui număr de 7 salariaţi, pentru care s-a elaborat Testul nr. 6, conform Listei de
verificare nr. 6, s-a constatat că într-un caz sancţiunea de 5% aplicată pe 3 luni a fost reţinută din
drepturile salariale şi operată în baza de date, dar nu a fost înregistrat în carnetul de muncă.
Echipa de auditori a stabilit că principala consecinţă a acestui fapt a fost reflectarea eronată a
situaţiei personalului în documentele administrative, cu impact asupra carierei funcţionarilor publici, în
mod special, în situaţia unui transfer.

Recomandarea auditorilor pentru depistarea şi evitarea unor situaţii similare s-a îndreaptat spre
organizarea unor verificări sistematice privind operarea diminuărilor salariale la persoanele
care au fost sancţionate de către conducere şi implementarea unui nivel de control
suplimentar.

2.2.2. Comunicarea deciziei de modificare a drepturilor salariale (18)


………………………………………………………….

2.3. Salarizarea muncii peste programul normal de lucru

2.3.1. Fundamentarea timpului lucrat peste programul normal de lucru


(19)
………………………………………………………….

2.3.2. Evidenţa timpului lucrat peste programul normal de lucru şi


recuperarea acestuia (20)

Un element important al activităţii de evidenţă a efectuării muncii peste programul normal de


lucru, constă în fundamentarea acestuia în vederea compensării în timp liber echivalent sau în bani, în
conformitate cu art. 19 alin. (1) din O.G. nr. 123/2003 privind creşterile salariale ce se vor acorda
personalului din sectorul bugetar.
Din analiza Testului nr. 7, care a utilizat elementele cuprinse în Lista de verificare nr. 7, poz.
1.5.-1.8., s-a constatat că nu există organizat un sistem de evidenţă şi de recuperare a timpului peste
programul normal de lucru. De asemenea, s-a constatat că efectuarea orelor suplimentare nu a fost
dispusă în scris de şeful ierarhic, deşi aceste lucruri sunt stipulate în cadrul normativ.
Din această cauză, în practică nici nu s-a mai urmărit compensarea în timp liber corespunzător,
în următoarele 30 de zile, ci au fost direct compensate în bani, ceea ce a reprezentat o cheltuială
semnificativă pentru entitate care putea fi evitată.
Echipa de auditori recomandă utilizarea Registrului special de prezenţă pentru evidenţa orelor
prestate peste programul normal de lucru, realizarea procedurilor scrise privind compensarea
muncii suplimentare cu timp liber corespunzător în următoarele 30 de zile, după efectuarea
acesteia, precum şi pentru plata orelor suplimentare, în cazul în care compensarea nu a fost
posibilă.
De asemenea, se recomandă şi desemnarea unei comisii pentru reverificarea evidenţei timpului
suplimentar peste programul normal de lucru şi a modului de compensare al acestuia pentru depistarea
tuturor situaţiilor de nerespectare a cadrului normativ.

3. EVIDENŢIEREA PREZENŢEI, ÎNVOIRILOR ŞI CONCEDIILOR

3.1. Norme şi proceduri referitoare la modul de evidenţă a prezenţei, învoirilor,


concediilor şi recuperărilor (21)
………………………………………………………….

3.2. Utilizarea foilor colective de prezenţă (22)

În vederea analizei sistemului de evidenţă a prezenţei, învoirilor şi concediilor, a fost constituit


un eşantion format din 4 direcţii din cele 10 existente confom Testului nr. 8 realizat în baza Listei de
verificare nr. 8, poz. 1.5., 1.7 şi 1.8., pentru lunile februarie şi august 2004.
În urma verificărilor efectuate s-a constatat utilizarea unor formulare diferite pentru
evidenţierea prezenţei, precum şi inexistenţa unui sistem de justificare a neconcordanţei dintre
perioadele planificate pentru concediile de odihnă şi efectuarea acestora, fapt care poate conduce la
efectuarea unor plăţi nejustificate care, de altfel, ar putea fi evitate.
Recomandările echipei de auditori s-au concretizat spre desemnarea unor persoane care să aibă
responsabilitatea prezenţei personalului stabilite prin fişele posturilor.

3.3. Evidenţa concediilor de odihnă (23)


………………………………………………………….

3.4. Evidenţa concediilor de medicale (24)


………………………………………………………….

3.5. Evidenţa concediilor de studii (25)


………………………………………………………….

4. EVOLUŢIA CARIEREI PERSONALULUI

4.1. Concordanţa obiectivelor entităţii şi evoluţia carierei personalului (26)

Din analiza efectuată de auditori în baza Testului nr. 9, realizat în conformitate cu Lista de
verificare nr. 9, nu au rezultat diferenţe între obiectivele entităţii, stabilite prin ROF, şi atribuţiile
personalului cuprinse în fişele posturilor.

5. PREGĂTIREA PROFESIONALĂ CONTINUĂ A PERSONALULUI

5.1. Planurile strategice şi anuale de pregătire profesională (27)

Prin analiza răspunsurilor la interviul realizat în baza Listei de verificare nr. 10 şi a documentelor
transmise de către structura auditată, echipa de auditori a constatat că elementele verificate cu privire
la pregătirea profesională a personalului corespunde necesităţilor de îndeplinire a obiectivelor entităţii.

6. GESTIONAREA DOSARELOR PROFESIONALE

6.1. Norme şi proceduri referitoare la gestionarea dosarelor profesionale (28)


…………………………………………………………

6.2. Actualizarea dosarelor profesionale (29)

În activitatea de gestionare a dosarelor profesionale întocmirea în format standard a dosarului


profesional, trebuie să se realizeze în termen de 10 zile de la intrarea noilor angajaţi în corpul
funcţionarilor publici şi acesta trebuie să cuprindă o serie de documente obligatorii, conform art. 4 din
H.G. nr. 432/2004 privind dosarul profesional al funcţionarilor publici.
În cazul deciziilor colective (decizii privind majorarea salariilor, acordarea salariului de merit,
indemnizaţia de conducere) acestea se introduc în dosare, pe ani, în ordinea cronologică a emiterii
acestora.
În urma verificării eşantionului pentru realizarea testării modului de gestionare a
dosarelor de personal, constituit în baza elementelor conţinute în Testul nr. 11 conform Listei de
verificare nr. 11, poz. 1.6., lit. a-p, echipa de auditori a constatat existenţa unor dosare profesionale
incomplete care nu conţin toate actele administrative şi documentele de evidenţiere a carierei
funcţionarilor publici.
În consecinţă, în situaţia solicitării unor informaţii de către diferiţi beneficiari autorizaţi acestea
sunt incomplete cu privire la cariera profesională a funcţionarilor publici, deşi în unele cazuri aceste
informaţii sunt solicitate în regim de urgenţă (stabilirea corectă a salariului, a vechimii în muncă şi în
funcţie, debite de recuperat ş.a.).
Pentru rezolvarea acestei neconformităţi, echipa de auditori recomandă reverificarea
tuturor dosarelor profesionale în vederea completării cu datele şi documentele care evidenţiază cariera
profesională a funcţionarilor publici.

7. GESTIONAREA CARNETELOR DE MUNCĂ

7.1. Norme şi proceduri privind administrarea carnetelor de muncă (30)

Din testarea efectuată prin Testul nr. 12 şi a interviului adresat persoanelor care operează în
carnetele de muncă, în baza Listei de verificare nr. 12 poz. 1.7. -1.12., s-a constatat faptul că acestea nu
sunt aduse la zi de persoanele care au responsabilitatea completării sistematice a lor.
Problema neactualizării carnetelor de muncă are o primă consecinţă inexistenţa unor informaţii
complete de identificare ale salariaţilor din cadrul entităţilor. Pe baza analizei, echipa de auditori
propune o serie de recomandări, după cum urmează:
- Stabilirea unor persoane responsabile cu gestionarea carnetelor de muncă şi a atribuţiilor prin
fişele de post;
- Constituirea unei comisii prin decizia conducerii pentru reverificarea stadiului actualizării
carnetelor de muncă şi informarea cu rezultatele acesteia a şefului compartimentului de audit
intern;
- Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate pentru gestionarea carnetelor de muncă în care să
fie înglobate activităţile de control şi persoanele responsabile;
- Realizarea unui sistem de pregătire profesională a personalului implicat în gestionarea
carnetelor de muncă;
- Testarea periodică a personalului şi influenţarea evaluărilor anuale cu rezultatele acestor testări.

7.2. Actualizarea carnetelor de muncă (31)


………………………………………………………….

8. FUNCŢIONALITATEA SISTEMULUI INFORMATIC UTILIZAT PENTRU


GESTIUNEA RESURSELOR UMANE

8.1. Evaluarea sistemului informatic

8.1.1. Manuale de operare şi utilizare a sistemului informatic (32)


În scopul utilizării eficiente şi corecte a sistemului informatic de către operatorii autorizaţi, în
practică sunt utilizate manuale de instrucţiuni, care trebuie să existe într-un număr suficient şi să fie
actualizate sistematic.
Echipa de auditori a constatat existenţa unui număr redus de manuale de utilizare a sistemului
informatic şi de asemenea faptul că acestea nu sunt actualizate.
Din analiza sistemului informatic, prin introducerea în sistem a datelor corecte şi eronate, conform
Testului nr. 13, realizat în baza Listei de verificare nr. 13, poz. 1.1.1. , 1.4. şi 1.7., a rezultat că acesta
nu conţine un subsistem de control pentru asigurarea prelucrării tranzacţiilor corecte şi autorizate şi
generarea de situaţii de control asupra corectitudinii datelor operate, conform prevederilor manualului
de utilizare.
În vederea asigurării eficientizării funcţionalităţii sistemului informatic pentru GRU auditorii
recomandă următoarele:
- stabilirea unui responsabil cu actualizarea manualului de instrucţiuni;
- actualizarea manualului de instrucţiuni de acces, achiziţie, stocare, prelucrare, transmisie,
răspândire şi utilizare a datelor;
- asigurarea unui număr corespunzător de manuale pentru toţi utilizatorii;
- stabilirea în responsabilitatea administratorului de sistem a inserării unui subsistem de control
pentru asigurarea prelucrării doar a tranzacţiilor corecte şi autorizate;
- asigurarea unui sistem de pregătire şi evaluare sistematică a personalului responsabil în
utilizarea sistemului informatic.

8.1.2. Adaptabilitatea sistemului informatic la cerinţele utilizatorilor (33)


………………………………………………………….

8.1.3. Sistemul de asigurare pentru prelucrarea tranzacţiilor autorizate şi


corecte (34)
………………………………………………………….

8.1.4. Desemnarea personalului cu atribuţii privind utilizarea aplicaţiilor şi


operarea în cadrul bazelor de date (35)
………………………………………………………….

8.1.5. Sistemul de pregătire profesională a personalului implicat în


operarea în sistemul informatic (36)
………………………………………………………….

8.1.6. Instrucţiunile privind întreţinerea/mentenanţa programelor


informatice (37)
………………………………………………………….
8.2. Siguranţa în exploatare a sistemului informatic

8.2.1. Utilizarea echipamentelor de prevenire a fluctuaţiilor sau


întreruperilor curentului electric (UPS, modulatoare de tensiune s.a.) (38)

Auditorii prin analiza răspunsurilor la interviul privind dotarea cu echipamente auxiliare adresat
salariaţilor, dar şi în baza inspecţiei fizice realizate pe teren au constatat existenţa unei dotări adecvate
cu echipamente auxiliare şi care asigură funcţionalitatea optimă a sistemului informatic.

8.2.2. Instruirea utilizatorilor şi informarea sistematică asupra


modificărilor operate în sistemul informatic (39)
………………………………………………………….

8.3. Securitatea bazelor de date

8.3.1. Existenţa unui sistem de prevenire/detectare a accesărilor şi


modificărilor neautorizate ale bazelor de date (40)
………………………………………………………….

8.3.2. Sistemul modificării periodice a parolelor de acces (41)

În activitatea de stocare, prelucrare şi transmiterea a datelor, asigurarea securităţii acestora


trebuie să includă un sistem de parole de acces în sistemul informatic utilizat şi un responsabil cu
administrarea acestui sistem.
Echipa de auditori pe baza observării fizice a existenţei şi funcţionalităţii sistemului de parole
şi a unui interviu adresat utilizatorilor, care a scos în evidenţă, inexistenţa unui responsabil cu
verificarea schimbării periodice a parolelor de acces în sistem şi, în consecinţă, lipsa unui calendar de
modificare sistematică a acestor parole de acces.
Echipa de auditori consideră că prin inexistenţa sistemului de acces pe bază de parole, sistemul
este vulnerabil în faţa unor intrări nedorite sau a unor atacuri informaţionale, existând şi posibilitatea
utilizării datelor şi informaţiilor din sistem în mod neadecvat de către persoane neautorizate.
În scopul reglementării acestei situaţii, recomandăm desemnarea unei persoane cu atribuţii şi
competenţe în verificarea modificării periodice a parolelor de acces şi stabilirea atribuţiilor cu
verificarea schimbării parolelor în lipsa persoanei desemnate.

8.3.3. Actualizarea programelor antivirus, antispyware, firewall (42)


………………………………………………………….

8.3.4. Înregistrările intrărilor şi ieşirilor din sistem a utilizatorilor (43)


………………………………………………………….

9. ARHIVAREA DOCUMENTELOR

9.1. Norme şi proceduri privind arhivarea documentelor rezultate din activitatea de


gestiune a resurselor umane (44)
………………………………………………………….

9.2. Desemnarea personalului responsabil privind arhivarea documentelor (45)


………………………………………………………….

9.3. Predarea dosarelor la arhiva instituţiei (46)


………………………………………………………….
III. CONCLUZII

Echipa de auditori pe baza testărilor şi analizelor efectuate evaluează Activitatea privind


gestiunea resurselor umane din entitatea auditată conform grilei:

APRECIERE
NR. DE
OBIECTIVUL FUNCŢIONA
CRT. ÎMBUNĂTĂŢ CRITIC
L
IT
1. Organizarea recrutării
X
personalului
2. Stabilirea drepturilor salariale
X
cuvenite personalului
3. Evidenţierea prezenţei,
X
învoirilor şi concediilor
4. Evoluţia carierei
X
personalului
5. Pregătirea profesională
X
continuă a personalului
6. Gestionarea dosarelor
profesionale X

7. Gestionarea carnetelor
de muncă X

8. Funcţionalitatea sistemului
informatic utilizat pentru X
gestiunea resurselor umane
9. Arhivarea
documentelor X

Precizăm, faptul că constatările prezentate au la bază probe de audit obţinute pe baza testelor
efectuate consemnate în documentele de lucru întocmite de către echipa de auditori şi însuşite de către
factorii de management ai entităţii. Aceste evaluări au la bază discuţiile care au avut loc cu privire la
recomandările auditorilor în şedinţele de închidere şi conciliere ale misiunii, apreciate de către
participanţii la aceste şedinţe, ca fiind realiste şi fezabile, şi materializate în minutele şedinţelor de
închidere şi conciliere.
Considerăm că rezultatele evaluării auditorilor interni privind Activitatea gestiunea
resurselor umane că se înscrie în parametri normali pentru această perioadă de introducere a auditului
intern în entităţi. De asemenea, prin implementarea recomandărilor echipei de auditori sistemul de
gestiune al resurselor umane va cunoaşte o ameliorare semnificativă.

Auditori,
Baciu Otilia – Mariana / Căderea Georgeta / Bilauca Nelia - Roxana
Procedura P14: Finalizarea misiunii de audit public intern
ENTITATEA PUBLICĂ
Serviciul Audit Public Intern

MINUTA ŞEDINŢEI DE CONCILIERE

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane


Perioada auditată: 01.01.2004- 31.12.2004
Întocmit: Baciu Otilia – Mariana / Căderea Georgeta / Bilauca Nelia - Roxana
Data: 27.03.2005
Avizat: Ionescu Mircea Data: 27.03.2005

A. Lista participanţilor
Direcţia/ Nr.
Numele Funcţia E-mail Semnătura
Serviciul telefon
Ionescu Mircea Auditor Şef SAPI
Baciu Otilia - Mariana Auditor SAPI
Căderea Georgeta Auditor SAPI
Bilauca Nelia - Roxana Auditor SAPI
Direcţia Resurse
Dana Sârbu Director
Umane
Direcţia Resurse
Voinescu Lucica Inspector
Umane
Direcţia Resurse
Barbu Vasile Inspector
Umane
Direcţia Resurse
Stroescu Tudora Inspector
Umane

B. Stenograma şedinţei
În cadrul şedinţei de conciliere s-a discutat asupra constatărilor şi recomandărilor cuprinse în
proiectul Raportului de audit, iar reprezentanţii structurii auditate au reiterat o parte din problemele cu
care se confruntă şi anume:
- activitatea privind gestiunea resurselor umane reprezintă o zonă cu risc;
- complexitatea activităţii Direcţiei Resurse Umane şi neatractivitatea nivelului salariului
pentru atragerea personalului specializat;
- fluctuaţia mare a personalului implicat în activitatea de gestiune a resurselor umane;
- neacoperirea pe perioade mari de timp a posturilor, ceea ce a dus la supraîncărcarea
personalului existent;

Pentru implementarea recomandărilor şi remedierea problemelor constatate, structura auditată a


întocmit Planul de acţiune şi calendarul implementării, prin care s-au stabilit persoanele responsabile
pentru implementare şi termenele/etapele de realizare, înmânând un exemplar şi auditorilor.
Pentru toate celelalte constatări, structura auditată nu a formulat obiecţii fiind de acord cu acestea,
recunoscând deficienţele din activitatea specifică.
Notă:
Menţionăm că în situaţia acceptării integrale a constatărilor şi recomandărilor echipei de
auditori confirmată în cadrul şedinţei de conciliere de managementul structurii auditate,
proiectul Raportului de audit intern va rămâne nemodificat, constituind, în acelaşi timp, şi
raport de audit intern final.

Procedura: Urmărirea recomandărilor


Serviciul de Audit Intern

FIŞA DE URMĂRIRE A RECOMANDĂRILOR

Data:
Serviciul de audit
ENTITATEA PUBLICĂ
public intern 31.08.2005
Misiunea de audit public Raport de
Direcţia Resurse Umane intern: audit nr.
Gestiunea resurselor umane X/ ......2005
Rec Recomandarea Implem Parţial Neimpl Data
No. entat implem ementat planificată/
Data:
Serviciul de audit
ENTITATEA PUBLICĂ
public intern 31.08.2005
Misiunea de audit public Raport de
Direcţia Resurse Umane intern: audit nr.
Gestiunea resurselor umane X/ ......2005
Data
entat implementă
rii
1. Instruirea personalului care se ocupă cu elaborarea
şi aprobarea Planului de ocupare a funcţiilor
X 31.12.2005
publice la nivelul ministerului şi evaluarea
sistematică a acestuia
2. Stabilirea de atribuţii şi responsabilităţi, în acest
X 30.06.2005
sens, prin fişele posturilor
3. Elaborarea procedurilor de planificare privind
ocuparea funcţiilor publice în colaborare cu X 31.12.2005
Agenţia Naţională a Funcţionarilor Publici
4. Instruirea membrilor comisiilor de concurs şi ai
comisiilor de contestaţii, precum şi a persoanelor
care asigură munca de secretariat înaintea X 30.06.2005
organizării acestora, consemnate printr-un proces
verbal conform legii
5. Elaborarea procedurilor de organizare şi
desfăşurare a concursurilor privind ocuparea
funcţiilor publice, care să prevadă numirea unor
X 30.06.2005
membri supleanţi pentru înlocuirea membrilor
indisponibili ai comisiilor de organizare a
concursurilor pentru ocuparea funcţiilor publice
6. Reverificarea corectitudinii deciziilor de
numire emise în anul 2003 şi informarea
Serviciului Audit Public Intern asupra rezultatelor X 30.09.2005
verificării
7. Pregătirea profesională a personalului
implicat în activitatea de organizare şi gestionare a
resurselor umane din cadrul entităţii şi evaluarea X 31.12.2005
sistematică a acestuia
8. Implementarea unui nivel suplimentar de
control intern ierarhic pentru operaţiile specifice
activităţilor privind organizarea şi gestiunea X 30.06.2005
resurselor umane din cadrul entităţii
9. Elaborarea procedurilor scrise şi
formalizate pentru sistemul de emitere al deciziilor X 30.06.2005
de numire
10. Reverificarea modului de stabilire a
salariilor pentru salariaţii nou angajaţi în anul 2003
şi informarea Serviciului Audit Public Intern X 30.09.2005
asupra rezultatelor verificării
11. Verificarea persoanelor care au fost sancţionate de X 30.09.2005
Data:
Serviciul de audit
ENTITATEA PUBLICĂ
public intern 31.08.2005
Misiunea de audit public Raport de
Direcţia Resurse Umane intern: audit nr.
Gestiunea resurselor umane X/ ......2005
conducere pe anul 2003 pentru a se
depista dacă mai există şi alte situaţii de
acest gen
12. Efectuarea unei reverificări privind
sistemul de evidenţă a timpului suplimentar peste
programul normal de lucru şi modul de
compensare al acestuia pentru depistarea tuturor X 30.09.2005
situaţiilor de nerespectare a cadrului normativ şi
informarea şefului comparti-mentului de audit
intern asupra rezultatelor obţinute
13. Elaborarea unei proceduri pentru
gestionarea timpului efectuat peste programul
normal de lucru în vederea compensării în timp sau
în bani şi implementarea în cadrul acestuia a X 30.06.2005
activităţilor de control şi a responsabilităţilor
adecvate
14. Implementarea unui nivel de control
suplimentar pentru evidenţierea prezenţei
personalului şi justificării nerespectării planificării X 31.12.2005
concediilor de odihnă, pe o perioadă de 6 luni
15. Verificarea dosarelor profesionale de la
ultima misiune de audit intern până la zi, pentru
completarea actelor administrative şi documentelor X 30.09.2005
care evidenţiază cariera profesională a
funcţionarilor publici
16. Implementarea unui nivel de control
X 30.06.2005
suplimentar pe lanţul procedural
17. Elaborarea procedurilor scrise şi
formalizate pentru gestionarea dosarelor X 30.06.2005
profesionale
18. Stabilirea unor persoane responsabile cu
gestionarea carnetelor de muncă şi a atribuţiilor X 30.06.2005
prin fişele de post
19. Constituirea unei comisii prin decizia
conducerii pentru reverificarea stadiului
actualizării carnetelor de muncă şi informarea cu X 31.12.2005
rezultatele acesteia a şefului compartimentului de
audit intern
20. Elaborarea procedurilor scrise şi
formalizate pentru gestionarea carnetelor de muncă
în care să fie înglobate activităţile de control şi X 30.09.2005
persoanele responsabile
21. Realizarea unui sistem de pregătire X 31.12.2005
Data:
Serviciul de audit
ENTITATEA PUBLICĂ
public intern 31.08.2005
Misiunea de audit public Raport de
Direcţia Resurse Umane intern: audit nr.
Gestiunea resurselor umane X/ ......2005
profesională a personalului implicat în gestionarea
carnetelor de muncă
22. Testarea periodică a personalului şi
influenţarea evaluărilor anuale cu rezultatele X 28.02.2006
acestor testări

23. Stabilirea unui responsabil cu actualizarea


X 30.06.2005
manualului de instrucţiuni
24. Actualizarea manualului de instrucţiuni de
acces, achiziţie, stocare, prelucrare, transmisie, X 30.09.2005
răspândire şi utilizare a datelor
25. Asigurarea unui număr corespunzător de
X 30.09.2005
manuale pentru toţi utilizatorii
26. Stabilirea în responsabilitatea
administratorului de sistem a inserării unui
X 30.06.2005
subsistem de control pentru asigurarea prelucrării
doar a tranzacţiilor corecte şi autorizate
27. Asigurarea unui sistem de pregătire şi
evaluare sistematică a personalului responsabil în X 31.12.2005
utilizarea sistemului informatic
28. Schimbarea sistematică a parolelor de acces de
X 30.06.2005
către utilizatorii sistemului informatic
29. Desemnarea unei persoane cu atribuţii şi
competenţe în verificarea schimbării X 30.06.2005
periodice a parolelor de acces
30. Stabilirea atribuţiilor cu verificarea
X 30.06.2005
schimbării parolelor în lipsa persoanei desemnate
31. Pregătirea specialiştilor în asigurarea securităţii
sistemului informatic şi informarea
X 31.12.2005
sistematică a utilizatorilor

32. Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate


specifice activităţii de arhivare a
documentelor, care să cuprindă modul de X 30.06.2005
constituire, de accesare, stocare şi
utilizare a dosarelor arhivate
33. Desemnarea unui salariat din cadrul
Direcţia Resurselor Umane care va avea atribuţii şi
X 30.06.2005
competenţe în evidenţa, constituirea şi predarea
dosarelor la arhiva instituţiei

Instrucţiuni
1. Introduceţi recomandările de audit după Entitatea/structura auditată:
cum sunt prezentate în Raportul de audit Direcţia Resurse Umane
Data şi semnătura conducătorului:
2. Verificaţi coloana corespunzătoare: Dana Sârbu
implementat, parţial implementat, neimplementat Auditor:

Data şi semnătura:
3. Introduceri data planificată pentru
implementare în Raportul de audit şi data
implementării

Procedura – P18: Supervizarea


ENTITATEA PUBLICĂ

Serviciul Audit Public Intern

FIŞA DE EVALUARE A MISIUNII DE AUDIT INTERN

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane


Perioada auditată 01.01.2004-31.12.2005
Perioada misiunii 01.04-15.05.2005
Auditor evaluat: Baciu Otilia -Mariana Luat la cunoştinţă:
Întocmit: Ionescu Mircea
Data: 15.05.2005
Bugetul de timp planificat: 274
Bugetul de timp efectiv: 274 ore
1 2 3 4 5 Observaţii
În etapa de pregătire a misiunii, auditorul a identificat riscurile şi
X
controalele prevăzute pentru procesele legate de obiectivele de audit
X
şi a estimat corespunzător riscurile activităţii
Programele de audit au fost elaborate în vederea îndeplinirii A fost
obiectivelor misiunii în cadrul bugetului de timp alocat necesar să se
X lucreze peste
orele de
program
Obiectivul auditului, scopul, procedurile şi bugetul au fost
reanalizate în mod constant pentru a asigura o eficientă folosire a X
resurselor de audit
A existat o bună comunicare între auditor şi auditat şi între auditor şi
X
conducerea structurii de audit intern;
A existat o bună comunicare între auditor şi conducerea structurii de
X
audit intern
Au fost luate în considerare perspectivele şi nevoile auditaţilor în
X
procesul de audit
Au fost atinse obiectivele de audit într-o manieră eficientă şi la timp X
Auditaţii au avut posibilitatea să revadă constatările şi
X
recomandările când au fost identificate problemele
Normele de audit intern, au fost respectate X
Constatările de audit demonstrează analize profunde şi concluzii,
respectiv sunt formulate recomandări practice pentru probleme X
identificate
Comunicările scrise au fost clare, concise, obiective şi corecte X
Există probe de audit care să susţină concluziile auditorului X
Procedurile de audit utilizate au avut ca rezultat dovezi suficiente,
X
competente, relevante şi folositoare
Documentele au fost completate în mod corespunzător şi în
X
conformitate cu normele de audit intern
Bugetul de timp a fost respectat X
Nivel de productivitate personală al auditorului intern. X

NOTA:
Tabelele de mai sus vor fi completate ţinând cont de următorul sistem de punctaj:
• 1 pentru nesatisfăcător
• 2 pentru slab
• 3 pentru satisfăcător
• 4 pentru bine
• 5 pentru foarte bine

În practică se va urmări ca pentru orice notare sub 3 să se solicite explicaţii scrise.