Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
CUPRINS
PREZENTARE GENERALĂ
PROCEDURI UTILIZATE IN DERULAREA MISIUNII DE EVALUARE
Procedura P – 01: ORDINUL DE SERVICIU
Procedura P – 02: DECLARAŢIA DE INDEPENDENŢĂ
Procedura P – 03: NOTIFICAREA DECLANŞĂRII MISIUNII DE AUDIT
Procedura P – 04: COLECTAREA SI PRELUCRAREA INFORMAŢIILOR
PRELIMINARE
Procedura P – 05: ANALIZA RISCURILOR
Procedura P - 06: ELABORAREA PROGRAMULUI DE AUDIT INTERN
Procedura P - 07: ŞEDINŢA DE DESCHIDERE
Procedura P - 08: COLECTAREA DOVEZILOR
Procedura P - 10: REVIZUIREA DOCUMENTELOR DE LUCRU
Procedura P - 11: ŞEDINŢA DE ÎNCHIDERE
Procedura P - 12: ELABORAREA PROIECTULUI DE RAPORT DE AUDIT
PUBLIC INTERN
Procedura P - 14: REUNIUNEA DE CONCILIERE
Procedura P - 17: URMĂRIREA RECOMANDĂRILOR
Procedura P - 18: SUPERVIZAREA
PREZENTARE GENERALĂ
Gestionarea resurselor umane într-o instituţie publică reprezintă o funcţie suport
importantă, fiind un domeniu de preferinţă al activităţii auditorului intern, justificată în
mare măsură de multitudinea de procese care sunt derulate şi în mod implicit de riscurile
care le însoţesc.
Ghidul de audit intern privind gestiunea resurselor umane reprezintă un model
practic de desfăşurare a unei misiuni de audit, care prezintă în detaliu fiecare pas
semnificativ al derulării misiunii, situaţiile concrete analizate fiind comentate pentru
înţelegere în mod didactic.
Misiunea de audit intern are scopul de a da asigurări managementului asupra
modului de organizare a activităţii de gestiune a resurselor umane din cadrul entităţii, a
funcţionalităţii sistemului de control intern, respectiv a conformităţii cu cadrul legislativ
normativ, fiind structurate pe următoarele domenii auditabile:
- organizarea recrutării personalului;
- stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului;
- evidenţierea prezenţei, învoirilor şi concediilor
- evoluţia carierei personalului
- pregătirea profesională continuă a personalului
- gestionarea dosarelor profesionale
- gestionarea carnetelor de muncă
- funcţionalitatea sistemului informatic utilizat pentru gestiunea resurselor umane
- arhivarea documentelor
Elaborarea Ghidului privind gestiunea resurselor umane cuprinde procedurile şi
documentele specifice structurate pe cele patru etape stabilite prin normele generale.
În etapa de pregătire a misiunii de audit intern au fost întocmite documentele
standard şi s-au adus clarificări, faţă de norme, cu privire la modul concret de iniţiere a
procedurii de analiza riscurilor, succesiunea documentelor, structura acestora şi modul de
completare, nivelul de apreciere şi împărţire a acestora în mari, medii şi mici, clasarea
riscurilor şi ierarhizarea acestora în vederea finalizării procedurii Analiza riscurilor şi
obţinerea Tematicii în detaliu a misiunii de audit, pe baza căreia se va concentra munca
pe teren.
În etapa de intervenţie la faţa locului s-a realizat testarea efectivă pe baza listelor
de verificare pregătite în etapa anterioară, prin utilizarea unor tehnici diferite de
eşantionare, teste de control, modele de interviuri, note de relaţii şi foi de lucru, elemente
care au stat la baza elaborării fişelor de identificare şi analiză a problemelor şi eventual a
formularelor de constatare şi raportare a iregularităţilor.
În etapa de elaborare a Raportului de audit intern s-a urmărit redactarea acestuia
într-un format standard prin prezentarea acestuia pe structura obiectelor auditabile din
Tematica în detaliu a misiunii de audit şi comentarea constatărilor, consecinţelor şi
recomandărilor din formulare de constatare eliberate în etapa anterioară.
În etapa de urmărire a recomandărilor care se va realiza în perioada de la
finalizarea misiunii de audit intern până la viitoarea misiune planificată propunem unele
modele de documente pentru evaluarea internă şi externă a activităţii de audit intern.
Ghidul practic privind gestiunea resurselor umane aduce o serie de contribuţii la
teoria şi practica desfăşurării misiunilor de audit intern. În acelaşi timp acesta reprezintă
un model general, dar este şi o invitaţie permanentă pentru dezvoltarea sa, atât de către
responsabilii ghidului, cât şi de practicienii din domeniul auditului.
Misiunea de audit intern se va realiza la firma S.C. POLICOLOR S.A.
• Forma juridica : Societate pe actiuni
• Data constituirii : S.C. Policolor S.A. s-a infiintat la data de 2.11.1990 prin HG
nr. 1176/1990.
• Nr. Inregistrare registru : J 40/205/91
• Cod fiscal : R 326318
• Durata societatii : Nelimitata
• Obiect activitate : Fabricarea vopselelor, lacurilor, cernelii tipografice si
masticurilor.
• Telefon : 021 345.17.30
• Fax : 021 345.19.30
• Capitaluri propii : 66.982.952 mii lei
• Filiale, sucursale : Blv. Theodor Pallady nr. 51, sector 3 , Tel. (021)345.17.30
int. 1234; Fax (021)345.13.15 , Calea Moşilor nr. 264, sector 2 , Tel.
(021)210.23.67; Fax (021)210.23.67 , Şos. Ştefan cel Mare nr. 34, sector 2 ,
Tel/Fax (021)210.74.15 , Şos. Pantelimon nr. 287, sector 2 , Tel/Fax
(021)255.03.61
• Cifra de afaceri ( fara tva ) : 111.349.351 mii lei
• Actionari (asociati ) : Actionari: 39,40% Romanian Investment Fund Cyprus
Ltd, 33,33% The Romanian American Enterprise Fund, 9,96% Romanian
Reconstruction (Cyprus) Ltd, 7,32% City Bank Romania S.A., 9,99% alti
actionari. Consiliul de administratie: Presedintele Consiliului de
Administratie: Ion Alexander Florescu, Membrii Consiliului de
Administratie: Peter Braun, Dumitru D. Popescu, Alin Giurgiu, Joel Douglas
Hayes, Carmen Seghete, Cezar Radu Cojocariu.
• Cenzori : Dobre Georgiana, Dinca Alexandra, Dinca Adriana
• Expert contabil : Buleandra Elisabeta
ORGANIGRAMA SOCIETATII S.C. POLICOLOR S.A.
Procedura – P01: Iniţierea auditului
SC. POLICOLOR.S.A.
Serviciul Audit Public Intern
Nr. 420575 din 15.03.2005
ORDIN DE SERVICIU
DECLARAŢIA DE INDEPENDENŢĂ
DECLARAŢIA DE INDEPENDENŢĂ
DECLARAŢIA DE INDEPENDENŢĂ
Data: 15.03.2005
COLECTAREA INFORMAŢIILOR
COLECTAREA INFORMAŢIILOR
D N
DIRECŢIA RESURSE UMANE Observaţii
DA NU
Identificarea legilor şi regulamentelor aplicabile structurii X -
auditate X -
X -
Obţinerea organigramei
X -
X -
Obţinerea Regulamentului de organizare şi funcţionare
X -
X -
Obţinerea fişelor posturilor
X -
- X Există
Obţinerea procedurilor scrise
- X doar parţial
X -
Identificarea personalului responsabil
X -
Anterior nu au
- X fost realizate
Obţinerea exemplarului de Raport de audit intern anterior
- X misiuni de
audit intern
Procedura - P05 : Analiza riscurilor
Serviciul Audit Public Intern
VI. GESTIONAREA DOSARELOR 45. Norme şi proceduri referitoare la gestionarea dosarelor profesionale
PROFESIONALE
46. Constituirea dosarelor profesionale
47. Accesarea dosarelor profesionale
48. Actualizarea dosarelor profesionale
VII. GESTIONAREA CARNETELOR DE MUNCĂ 49. Norme şi proceduri privind administrarea carnetelor de muncă
50. Constituirea carnetelor de muncă
51. Accesarea carnetelor de muncă
52. Actualizarea carnetelor de muncă
VIII. FUNCŢIONALITATEA Evaluarea sistemului 53. Manuale de operare şi utilizare a sistemului informatic
SISTEMULUI informatic 54. Adaptabilitatea sistemului informatic la cerinţele utilizatorilor
INFORMATIC 55. Sistemul de asigurare pentru prelucrarea tranzacţiilor autorizate şi corecte
UTILIZAT PENTRU
GESTIUNEA 56. Integrarea subsistemului informatic aferent gestiunii resurselor umane în
RESURSELOR UMANE
sistemul informatic general al instituţiei
57. Desemnarea personalului cu atribuţii privind utilizarea aplicaţiilor şi operarea
în cadrul bazelor de date
58. Sistemul de pregătire profesională a personalului implicat în operarea în
sistemul informatic
59.Instrucţiunile privind întreţinerea programelor informatice
60.Utilizarea echipamentelor de prevenire a fluctuaţiilor sau întreruperilor
curentului electric (UPS, modulatoare de tensiune s.a.)
Nr.crt DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE OBS.
NOTA:
Lista centralizatoare a obiectelor auditabile reprezintă primul document care se elaborează în cadrul procedurii Analiza
riscurilor şi cuprinde, pentru acest studiu de caz, 69 de obiecte auditabile, structurate pe 9 obiective, care vor fi analizate pe
parcursul derulării misiunii de audit intern.
Procedura - P05 : Analiza riscurilor
Serviciul Audit Public Intern
IDENTIFICAREA RISCURILOR
VIII. FUNCŢIONALITATEA Evaluarea 53. Manuale de operare si • Insuficienta manualelor de operare şi utilizare a
SISTEMULUI sistemului utilizare a sistemului informatic sistemului informatic
INFORMATIC informatic • Manualele de operare şi utilizare a sistemului
UTILIZAT PENTRU informatic nu au fost actualizate
GESTIUNEA 54. Adaptabilitatea sistemului • Utilizarea într-o mare măsura a procedurilor
RESURSELOR UMANE informatic la cerinţele manuale
utilizatorilor • Comunicare insuficienta intre utilizatori si
informaticieni/proiectanţii sistemului informatic
55. Sistemul de asigurare • Insuficienţa sistemului privind prelucrarea numai
pentru prelucrarea tranzacţiilor a tranzacţiilor corecte şi autorizate
autorizate şi corecte
Nr.crt. DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVE OBS.
56. Integrarea subsistemului • Interfaţa între subsistemele informatice nu este
informatic aferent gestiunii adecvată
resurselor umane în sistemul
informatic general al instituţiei
57. Desemnarea • Delegarea atribuţiilor şi competenţelor pentru
personalului cu atribuţii personalul implicat în utilizarea aplicaţiilor şi
privind utilizarea operarea în cadrul bazelor de date nu este
aplicaţiilor şi operarea în completă
cadrul bazelor de date
58. Sistemul de pregătire • Discontinuitate in pregătirea personalului
profesională a implicat în operarea si utilizarea sistemului
personalului implicat în informatic
operarea în sistemul • Informarea personalului implicat în operarea si
informatic utilizarea sistemului informatic asupra
modificărilor aduse acestuia este insuficienta
60. Instrucţiunile privind • Instrucţiunile privind întreţinerea programelor
întreţinerea programelor informatice nu se aplica
informatice
Siguranţa în 61. Utilizarea echipamente- • Echipamentele de prevenire a fluctuaţiilor sau a
exploatare a lor de prevenire a întreruperilor curentului electric (UPS,
sistemului fluctuaţiilor sau stabilizatoare de tensiune ş.a.) nu sunt utilizate
informatic întreruperilor curentului
electric (UPS,
modulatoare de tensiune
s.a.)
Nr.crt. DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVE OBS.
62. Instruirea utilizatorilor • Disfuncţionalitate in instruirea utilizatorilor sau
şi informarea atunci când se produc modificări semnificative
sistematică asupra în sistemul informatic
modificărilor operate în
sistemul informatic
Securitatea 63. Existenţa unui sistem de • Insuficienta sistemului de
sistemului prevenire/detectare a prevenire/detectare a accesărilor şi modificărilor
informatic accesărilor şi neautorizate ale bazelor de date (parole,
modificărilor programe antivirus ş.a.)
neautorizate ale bazelor
de date (parole,
programe antivirus ş.a.)
64. Sistemul modificării • Calendarul privind modificarea periodica a
periodice a parolelor de parolelor de acces nu se respecta
acces • Personalul pentru verificarea şi modificarea
periodică a parolelor de acces nu a fost desemnat
65. Actualizarea • Actualizarea programelor antivirus,
programelor antivirus, antispyware, firewall nu se efectuează zilnic
antispyware, firewall
NOTA:
Identificarea riscurilor este al doilea document care se elaborează în cadrul procedurii Analiza riscurilor şi presupune
asocierea riscurilor semnificative la operaţiilor stabilite în Lista centralizatoare a obiectelor auditabile. De regulă, se asociază unul
sau mai multe riscuri teoretice, determinate de auditorii interni din documentele colectate sau din riscurile practice reieşite din
propria experienţă. În situaţia în care la operaţiile auditabile se ataşează mai multe riscuri analiza acestora se va putea realiza pentru
fiecare risc în parte sau pe total operaţie/obiect auditabil.
În acest studiu de caz, au fost identificate 69 de operaţii, prezentate în Lista centralizatoare a obiectelor auditabile, cărora le-
au fost asociate 111 riscuri, aşa cum rezultă din documentul Identificarea riscurilor.
Anexa nr. 7
Procedura - P05: Analiza riscurilor
ENTITATEA PUBLICĂ
Serviciul Audit Public Intern
Aprecierea
Impact financiar Impact financiar Impact financiar
cantitativă P2 – 30%
scăzut mediu ridicat
F2
Aprecierea
Vulnerabilitate Vulnerabilitate Vulnerabilitate
calitativă P3 – 20%
mică medie mare
F3
Notă:
Prin acest document se stabilesc, în funcţie de importanţa şi greutatea factorilor de risc, ponderile
şi nivelurile de apreciere ale riscurilor.
Cei trei factori de risc sunt stabiliţi prin normele generale şi sunt acoperitori pentru entitate, însă
dacă dorim să evidenţiem şi alţi factori de risc, cu nivelurile de apreciere corespunzătoare, trebuie să se
aibă în vedere ca suma ponderilor factorilor de risc să fie de asemenea 100.
Procedura - P05 : Analiza riscurilor
ENTITATEA PUBLICĂ
NOTA:
Stabilirea nivelului riscului şi a punctajului total al riscului este document ul din procedura de Analiza riscurilor în care auditorul evaluează
riscurile pe baza documentelor în posesia cărora a intrat până în acest moment, dar şi a expertizei personale în domeniu.
Auditorii interni au stabilit punctajul total pentru fiecare risc identificat pe baza analizei riscurilor, dar şi în funcţie de resursele alocate
misiunii (număr de persoane, timpul aferent ş.a.) şi pentru continuarea analizei, au împărţit riscurile, în următoarele trei categorii.
• Riscuri mici 1,0 - 1,7
• Riscuri medii 1,8 - 2,2
• Riscuri mari 2,3 - 3,0
Elaborarea acestui document au un oarecare grad de subiectivitate şi din aceste motive auditorii interni aduc îmbunătăţiri acestei lucrări pe
toată durata misiunii de auditpe toată perioada intervenţiei la faţa locului în funcţie de informaţiile privind activităţile auditate şi a riscurilor
ataşate acestora, pe care le constată.
Nota:
Documentul Clasarea operaţiilor în funcţie de analiza riscurilor cuprinde 69 de obiecte auditabile şi 111 riscuri ataşate acestora, care au
fost grupate pe cele trei categorii (mari, medii şi mic).
În continuare, riscurile mici nu vor mai fi avute în vedere pentru auditare, iar riscurile semnificative (mari şi medii) vor intra în auditare şi
vor fi preluate pentru ierarhizare în documentul Tabelul puncte tari şi puncte slabe.
În baza acestui document au rezultat 18 obiecte auditabile care nu vor mai fi luate în considerare în vederea auditării, fiind constituite numai
din operaţii ale căror riscuri au fost apreciate ca fiind mici, şi în consecinţă, documentul Tabelul puncte tari şi puncte slabe cuprinde 51 de obiecte
auditabile şi 65 riscuri asociate acestora.
Grad de
Consecintele încredere
Nr. funcţionării/ al
DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVE T/
crt. nefuncţionări auditorul Obs.
S
i controlului ui în
intern controlul
intern
I. ORGANIZAREA Proiectul Planului 1. Fundamentarea proiectului • Schimbarea obiectivului entităţii
RECRUTĂRII de ocupare a Planului de ocupare a publice prin preluarea şi prin S Scăzut
PERSONALULUI
funcţiilor publice, funcţiilor publice transferul de obiective
anexă la Planul • Utilizarea personalului neadecvat
S Mediu
naţional de activităţii de elaborare a planului
ocupare a • Utilizarea unor proceduri
funcţiilor publice neadecvate S Scăzut
Organizarea 2. Statul de funcţii care • Statul de funcţii nu este actualizat
concursurilor prevede posturile ce urmează a permanent funcţie de rezultatele S Mediu
se ocupa prin concurs procesului de recrutare
3. Corespondenţa pentru • Bibliografia
solicitarea organizării incompletă/neactualizată S Mediu
concursurilor
Grad de
Consecintele încredere
Nr. funcţionării/ al
DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVE T/
crt. nefuncţionări auditorul Obs.
S
i controlului ui în
intern controlul
intern
7. Dosarele candidaţilor pentru • Dosarele candidaţilor pentru
ocuparea posturilor ocuparea posturilor nu îndeplinesc S Scăzut
condiţiile de conformitate
• Acceptarea unor dosare incomplete S Scăzut
Susţinerea 10. Stabilirea subiectelor de • Stabilirea unor subiecte din afara Există sistem
concursurilor către comisie tematicii şi bibliografiei de concurs T de control Ridicat
eficient
NU
• Subiectele sunt neclar formulate Există sistem
sau conţin erori T de control Ridicat
eficient
11. Susţinerea probei scrise • Procesul verbal privind proba
scrisă nu îndeplineşte condiţiile de S Scăzut
conformitate
12. Susţinerea probei interviu • Procesul verbal privind proba
interviu nu îndeplineşte condiţiile S Scăzut
de conformitate
• Interviul nu este susţinut în termen
de 5 zile lucrătoare de la data S Scăzut
susţinerii probei scrise
• Întrebările şi răspunsurile la
interviu nu au fost consemnate în S Scăzut
anexa la procesul verbal
Deciziile de 17. Emiterea deciziei de • Datele de identificare ale S Scăzut
numire numire candidatului admis, funcţiei,
drepturilor salariale la încadrare şi
a sporurilor de care beneficiază nu
au fost stabilite corect
Grad de
Consecintele încredere
Nr. funcţionării/ al
DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVE T/
crt. nefuncţionări auditorul Obs.
S
i controlului ui în
intern controlul
intern
18. Comunicarea deciziei de • Comunicarea cu întârziere a
numire deciziei de numire S Scăzut
II. STABILIREA Stabilirea 19. Procedurile scrise privid • Existenţa unor proceduri
DREPTURILOR elementelor de acordarea drepturilor salariale neactualizate privind acordarea S Scăzut
SALARIALE
CUVENITE
natură salarială drepturilor salariale
PERSONALULUI 20. Salariul de bază • Stabilirea eronată a salariului de
S Scăzut
bază
21. Indemnizaţii de conducere • Acordarea unor indemnizaţii de
S Mediu
conducere necuvenite
22. Sporul pentru titlul • Stabilirea eronată a sporului pentru Există sistem
ştiinţific de doctor titlul ştiinţific de doctor T de control Ridicat NU
eficient
23. Sporul pentru • Stabilirea eronata a unui spor
complexitatea în muncă pentru complexitate în muncă S Mediu
VII. GESTIONAREA CARNETELOR 49. Norme şi proceduri privind • Insuficienta procedurilor şi S Scăzut
DE MUNCĂ administrarea carnetelor de normelor privind administrarea
muncă carnetelor de muncă
Grad de
Consecintele încredere
Nr. funcţionării/ al
DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVE T/
crt. nefuncţionări auditorul Obs.
S
i controlului ui în
intern controlul
intern
51. Accesarea carnetelor de • Accesarea de către persoane Există sistem
muncă neautorizate a carnetelor de muncă T de control Ridicat NU
eficient
52. Actualizarea carnetelor de • Carnetele de muncă nu au fost
S Scăzut
muncă actualizate
VIII FUNCŢIONALITATEA Evaluarea 53. Manuale de operare şi • Insuficienţa manualelor de operare
SISTEMULUI S Scăzut
sistemului utIlizare a sistemului şi utilizare a sistemului informatic
INFORMATIC informatic informatic • Manualele de operare şi utilizare a
UTILIZAT PENTRU sistemului informatic nu au fost S Scăzut
GESTIUNEA
actualizate
RESURSELOR UMANE
54. Adaptabilitatea sistemului • Utilizarea într-o mare măsură a
S Scăzut
informatic la cerinţele procedurilor manuale
utilizatorilor • Comunicare insuficientă între
utilizatori şi
S Scăzut
informaticieni/proiectanţii
sistemului informatic
55. Sistemul de asigurare • Insuficienţa sistemului privind
pentru prelucrarea tranzacţiilor prelucrarea numai a tranzacţiilor S Scăzut
autorizate şi corecte corecte şi autorizate
57. Desemnarea personalului • Delegarea atribuţiilor şi
cu atribuţii privind utilizarea competenţelor pentru personalul
aplicaţiilor şi operarea în implicat în utilizarea aplicaţiilor şi S Scăzut
cadrul bazelor de date operarea în cadrul bazelor de date
nu este completă
58. Sistemul de pregătire • Discontinuitate în pregătirea S Scăzut
profesională a personalului personalului implicat în operarea şi
utilizarea sistemului informatic
Grad de
Consecintele încredere
Nr. funcţionării/ al
DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVE T/
crt. nefuncţionări auditorul Obs.
S
i controlului ui în
intern controlul
intern
implicat în operarea în • Informarea personalului implicat în
Există sistem
sistemul informatic operarea şi utilizarea sistemului
T de control Ridicat
informatic asupra modificărilor
eficient
aduse acestuia este insuficienta
59. Instrucţiunile privind • Instrucţiunile privind întreţinerea
întreţinerea programelor programelor informatice nu se S Scăzut
informatice aplică
Siguranţa în 60. Utilizarea echipamentelor • Echipamentele de prevenire a
exploatare a de prevenire a fluctuaţiilor sau fluctuaţiilor sau a întreruperilor
sistemului întreruperilor curentului curentului electric (UPS, S Scăzut
informatic electric (UPS, modulatoare de stabilizatoare de tensiune ş.a.) nu se
tensiune s.a.) utilizează
61. Instruirea utilizatorilor şi • Disfuncţionalitate în instruirea
informarea sistematică asupra utilizatorilor sau atunci când se
S Scăzut
modificărilor operate în produc modificări semnificative în
sistemul informatic sistemul informatic
Securitatea 62. Existenţa unui sistem de • Insuficienta sistemului de
bazelor de prevenire/detectare a prevenire/ detectare a accesărilor şi
date accesărilor şi modificărilor modificărilor neautorizate ale
S Scăzut
neautorizate ale bazelor de bazelor de date (parole, programe
date (parole, programe antivirus ş.a.)
antivirus ş.a.)
63. Sistemul modificării • Calendarul privind modificarea S Scăzut
periodice a parolelor de acces periodică a parolelor de acces nu se
respectă
Grad de
Consecintele încredere
Nr. funcţionării/ al
DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVE T/
crt. nefuncţionări auditorul Obs.
S
i controlului ui în
intern controlul
intern
• Personalul pentru verificarea şi
modificarea periodică a parolelor de S Scăzut
acces nu a fost desemnat
64. Actualizarea programelor • Actualizarea programelor antivirus,
antivirus, antispyware, firewall antispyware, firewall nu se S Scăzut
efectuează zilnic
65. Înregistrările intrărilor şi • Rapoartele/listele privind
ieşirilor din sistem a înregistrările intrărilor şi ieşirilor
S Scăzut
utilizatorilor din sistem a utilizatorilor nu au fost
verificate
IX. ARHIVAREA DOCUMENTELOR 66. Norme şi proceduri privind • Îndosarierea documentelor nu este
arhivarea documentelor inclusă în cadrul normelor şi
S Scăzut
rezultate din activitatea de procedurilor
gestiune a resurselor umane
67. Desemnarea personalului • Atribuţiile şi competenţele privind
responsabil privind arhivarea arhivarea dosarelor activităţii de
S Scăzut
documentelor gestiune a resurselor umane nu au
fost nominalizate
68. Stabilirea locaţiei pentru • Protecţie insuficientă a Există sistem
dosarele profesionale şi documentelor faţă de sursele de T de control Ridicat NU
celelalte documente arhivate căldură eficient
69. Predarea dosarelor la • Dosarele nu sunt predate la arhiva
S Scăzut
arhiva instituţiei instituţiei la termenele legale
• Procesul verbal de predare-primire
nu îndeplineşte condiţiile de S Scăzut
conformitate
NOTA
Ierarhizarea operaţiilor în funcţie de analiza riscurilor s-a realizat prin elaborarea documentului Tabelul puncte tari şi puncte slabe, în
care au fost cuprinse cele 51 de obiecte auditabile şi 65 de riscuri asociate acestora, obţinute din clasarea riscurilor. În urma analizei au fost
identificate 5 obiecte auditabile şi 6 riscuri asociate acestora , care au fost evaluate ca fiind puncte tari, diferenţele fiind considerate puncte slabe.
Operaţiile identificate ca fiind puncte tari şi riscurile asociate acestora au fost evaluate astfel urmare a unor controale interne funcţionale,
pe baza documentelor transmise de entitate şi a misiunilor anterioare, care limitează apariţia riscurilor.
Pe baza activităţii de ierarhizare a operaţiilor/obiectelor auditabile se va elabora documentul Tematica în detaliu a misiunii de audit în
care vor fi preluate numai operaţiile considerate ca fiind puncte slabe în număr de 45, ocazie cu care vor fi renumerotate.
Procedura - P05 : Analiza riscurilor
Serviciul Audit Public Intern
NOTA:
Procedura Analiza riscurilor a început cu elaborarea documentului Lista centralizatoare a obiectelor auditabile, care a cuprins 69 de
operaţii/obiecte auditabile, şi s-a finalizat cu Tematica în detaliu a misiunii de audit, în care au fost selectate numai 46 de obiecte auditabile.
În continuare, cele 46 de operaţii/obiecte auditabile, vor fi avute în vedere în activitatea de auditare, deoarece reprezintă riscuri
semnificative pentru domeniul auditat şi vor fi supuse diferitelor testări, stabilite pe baza Programului intervenţiei la faţa locului, care se vor
materializa în F.I.A.P.-uri şi F.C.R.I.-uri, acolo unde este cazul, şi în final vor fi transferate şi comentate în Raportul de audit intern, în ordinea
din Tematica în detaliu a misiunii de audit.
Procedura – P06: Elaborarea programului de audit intern
Serviciul Audit Public Intern
Auditorii, Supervizorul,
Baciu Otilia / Căderea Georgeta / Bilauca Nelia Ionescu Mircea
Procedura – P07: Şedinţa de deschidere
Serviciul Audit Public Intern
B. Stenograma şedinţei
În cadrul şedinţei de deschidere s-a procedat la:
- Prezentarea echipei de auditori care urmează să efectueze misiunea de audit;
- Prezentarea funcţiei de audit intern de către şeful Serviciului Audit Public Intern, în special a
obiectivelor generale ale auditului intern, semnificaţia auditului intern;
- Prezentarea Programului intervenţiei la faţa locului, obiectivele auditabile care se
intenţionează a fi realizate, după analizele de risc efectuate.
În urma discuţiilor care au avut loc cu privire la obiectivele misiunii de audit reprezentanţii
structurii auditate au prezentat o parte din problemele cu care se confruntă şi anume:
- Activitatea privind gestiunea resurselor umane reprezintă o zonă cu risc;
- Complexitatea activităţii Direcţiei Resurse Umane şi neatractivitatea nivelului salariului
pentru atragerea personalului specializat;
- Fluctuaţia mare a personalului implicat în activitatea de gestiune a resurselor umane;
- Neacoperirea pe perioade mari de timp a posturilor, ceea ce a dus la supraîncărcarea
personalului existent;
De asemenea, s-au stabilit:
- persoanele pe care auditorii le pot contacta în vederea colectării informaţiilor, efectuării
de teste asupra muncii lor şi pentru a lua interviuri, programul întâlnirilor şi timpul necesar
pentru realizarea acestor proceduri;
- condiţiile minime pe care auditatul trebuie să le asigure în vederea realizării misiunii de
audit (spaţiu de lucru, calculatoare, posibilitate de editare etc.)
- aspectele procedurale, respectiv eventualitatea unor şedinţe intermediare în cursul
misiunii, informarea sistematică asupra constatărilor;
- data şedinţei de închidere, inclusiv a participanţilor;
- modalitatea redactării Raportului de audit intern (când, cum şi cui va fi distribuit).
Recomandările formulate, ca urmare a eventualelor disfuncţionalităţi constatate, vor fi
discutate şi analizate cu structura auditată, inclusiv a Planului de acţiune şi a calendarului
implementării şi persoanelor răspunzătoare cu implementarea recomandărilor.
Auditori, Auditaţi,
Procedura – P08: Colectarea dovezilor
Obiectivul I.
1-17
ORGANIZAREA RECRUTĂRII PERSONALULUI
Proiectul planului de ocupare a funcţiilor publice: 1
- obiectivele nou preluate au influenţat
X
fundamentarea planului?
- obiectivele transferate au influenţat
X
fundamentarea planului?
- planul se încadrează în politicile şi obiectivele
X
curente şi de perspectiva ale entităţii?
- există o fundamentare detaliată a planului? X
- dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar. Fundamentarea
X
proiectului
- există persoană responsabilă cu elaborarea planului? X
- vă rugăm să ne furnizaţi cerinţele privind Atribuţiile
X
experienţa şi pregătirea profesională necesare postului? postului; ROF
- planul conţine toate avizele şi aprobările
X
persoanelor autorizate?
- există lista activităţilor pentru realizarea
X
obiectivului/ subobiectivului?
- dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar. Nu există lista
X
activităţilor
- realizarea operaţiunilor de control intern prin proceduri: -
- operaţiunile de control intern sunt însoţite de
liste de verificare (check-list), sunt întocmite cu
respectarea prevederilor legale, iar controalele -
efectuate au fost formalizate prin acte de control,
datate şi semnate
- operaţiunile de control intern sunt însoţite de
liste de verificare (check-list), sunt întocmite cu
respectarea prevederilor legale, dar controalele -
efectuate nu sunt formalizate prin acte de control,
datate şi semnate
ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.
- operaţiunile de control intern sunt însoţite de
liste de verificare (check-list), care nu respectă în
-
totalitateprevederile legale şi nici nu sunt formalizate
prin acte de control, datate şi semnate
- operaţiunile de control intern nu sunt însoţite
de liste de verificare (check-list), se efectuează în
-
virtutea unor atribuţii din fişa postului şi nici nu sunt
formalizate prin acte de control, datate şi semnate
- se realizează operaţiuni de control intern prin Nu se elaborează
X
proceduri? check-list-uri
- examinarea procedurilor:
- există proceduri de lucru scrise, aprobate şi actualizate şi
-
se aplică?
- există proceduri de lucru scrise, aprobate şi actualizate,
-
sunt cunoscute, dar nu se aplică?
- există proceduri de lucru scrise, aprobate şi actualizate,
-
dar nu sunt cunoscute?
- există proceduri de lucru scrise, dar nu sunt aprobate şi
-
actualizate şi nu sunt cunoscute?
- există proceduri de lucru X
- dacă “da”, vă rog să ni le furnizaţi. Nu există
X
proceduri
Organizarea concursurilor 2-9
- există un sistem procedural privind organizarea concursurilor? X
- aveţi proceduri scrise şi formalizate privind organizarea Există, dar nu
X
concursurilor? sunt formalizate
- dacă “da”, vă rog să ni le furnizaţi. X
- atribuirea responsabilităţilor, delegarea competenţelor, separarea
sarcinilor prin proceduri şi compararea acestora cu cele prevăzute în
X
fişa postului:
Obiectivul V.
40-43
PREGĂTIREA PROFESIONALĂ CONTINUĂ A
PERSONALULUI
- există proceduri scrise şi formalizate? Există, dar nu
X
sunt formalizate
- dacă “da”, vă rugăm să ne furnizaţi un exemplar. X
- modificarea politicilor/obiectivelor au influenţat fundamentarea
X
planurilor de pregătire profesională?
- planurile individuale sunt adaptate la cerinţele de pregătire
X
profesională ale fiecărui salariat?
- există o fundamentare detaliată a planurilor? X
- aveţi persoane responsabile cu elaborarea planurilor strategice şi
X
anuale de pregătire profesională?
- există persoane responsabile cu elaborarea planurilor individuale
X
de pregătire profesională?
- aveţi persoane responsabile cu realizarea programelor de
X
pregătire profesională?
- vă rugăm să ne prezentaţi atribuţiile specifice acestor funcţii. X Fişa postului
- există un sistem de indicatori de performanţă privind pregătirea
X
profesională?
- dacă da, vă rugam sa ne furnizaţi sistemul de indicatori. X
- există persoana responsabila cu urmărirea realizării indicatorilor
X
de performanţă?
- dacă da, vă rugăm să ne furnizaţi numele persoanei şi fişa
X
postului.
- există lista activităţilor pentru realizarea obiectivului/
X
subobiectivului?
- dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar. X Lista de activităţi
Obiectivul VI.
44-47
GESTIONAREA DOSARELOR PROFESIONALE
- există norme pentru gestionarea dosarelor profesionale? X
- aveţi stabilit responsabil cu gestionarea şi actualizarea dosarelor
X
profesionale?
- dacă da, vă rugăm să ne furnizaţi numele persoanei şi fişa
X Fişa postului
postului.
- sunt nominalizate persoanele care au acces la dosarele
X
profesionale?
- dacă da, vă rugăm să ne prezentaţi situaţia persoanelor care au Lista persoanelor
X
primit acces la dosarele profesionale. care au acces
- există lista activităţilor pentru realizarea obiectivului/
X
subobiectivului?
- dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar. X
- există proceduri scrise şi formalizate? Există, dar nu
X
sunt formalizate
ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.
- dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar. X
Obiectivul VII.
48-51
GESTIONAREA CARNETELOR DE MUNCĂ
- există un sistem pentru gestionarea carnetelor de muncă? X
- dacă da, vă rugăm să ne furnizaţi competenţele necesare. X
- aveţi personal responsabil? X
- dacă da, vă rugăm să ne furnizaţi numele persoanelor şi fişa
X Fişa postului
postului.
- sunt nominalizate persoanele care au acces la carnetele de
X
muncă?
- dacă da, vă rugăm să ne prezentaţi situaţia cu persoanele care au
X Listă persoane
acces.
- există lista activităţilor pentru realizarea obiectivului/
X
subobiectivului?
- dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar. X
- există proceduri scrise şi formalizate? Există, dar nu
X
sunt formalizate
- dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar. X
Obiectivul VIII.
Obiectivul IX.
65-68
ARHIVAREA DOCUMENTELOR
- aveţi un sistem privind organizarea arhivării documentelor? X
- există persoană desemnată pentru activitatea de arhivare a
X
dosarelor aferente activităţii de gestiune a resurselor umane?
- dacă da, vă rugăm să ne furnizaţi numele persoanei şi fişa
X Fişa postului
postului.
- persoanele responsabile au experienţa şi pregătirea necesară? X
- vă rugăm să ne furnizaţi atribuţiile postului. X
- spaţiul destinat arhivării documentelor corespunde cerinţelor? X
- completaţi lista activităţilor pentru realizarea obiectivului/
X
subobiectivului?
- dacă “da”, vă rog să ni le furnizaţi. X
ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.
- aveţi proceduri scrise şi formalizate privind arhivarea Există, dar nu
X
documentelor? sunt formalizate
- dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar. X
Nr. D N
ACTIVITATEA DE AUDIT OBS.
crt. A U
1 Fundamentarea proiectului Planului de ocupare a Obiect
. funcţiilor publice (Obiect auditabil 1 - LC) auditabil 1
(TD)
1 Examinarea procedurilor privind fundamentarea şi
.1. elaborarea Planului de ocupare a funcţiilor publice:
1.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedură a
activităţilor necesare fundamentării şi elaborării planului:
a) aprobarea de către persoanele competente; - -
b) stabilirea modelelor de formulare necesare - -
fundamentării;
c) verificarea existenţei listei activităţilor pentru - -
realizarea obiectivului/subobiectivului;
d) precizarea modalităţilor de completare a - -
modelelor specifice activităţilor;
e) oferirea unor exemple în acest sens; - -
f) solicitarea motivaţiilor pentru faptul că nu se - -
scot la concurs toate posturile vacante;
g) justificarea numărului de funcţii publice - -
rezervate absolvenţilor de formare specializată;
h) cuprinderea modalităţilor de actualizare a
Panului de ocupare a funcţiilor publice urmare a - -
atribuirii de obiective noi sau de transfer al altor
obiective;
1.1.2. Înglobarea activităţilor de control intern în punctele cheie
- -
ale procesului de fundamentare şi elaborare;
1.1.3. Respectarea principiului dublei semnături; - -
1.1.4. Stabilirea responsabilităţilor pe nivele de execuţie, respectiv
în fazele de întocmire, avizare, aprobare şi ale termenelor - -
aferente;
1.1.5. Asigurarea transpunerii prelucrărilor într-un sistem
informatizat, respectiv realizarea codificării modelelor de
- -
formulare şi informaţiilor acestora, algoritmi de prelucrare
ş.a.
1.1.6. Modalitatea arhivării documentelor. - -
Nr. D N
ACTIVITATEA DE AUDIT OBS.
crt. A U
1 Compararea atribuţiilor cuprinse în fişele posturilor cu cele
- -
.2. din procedură şi evaluarea completitudinii preluării acestora
1 Examinarea cunoaşterii procedurilor de către responsabilii
- -
.3. cu realizarea activităţii
1 Aprecierea calităţii procedurii de către responsabilii
.4. acestora:
a) consideră procedura corespunzătoare? - -
b) constatată disfuncţionalităţi în timpul aplicării practice? - -
c) există propuneri de perfecţionare a procedurii? - -
1 Analiza Notelor de fundamentare privind propunerile
X Test nr. 1
.5. transmise de structurile din subordine:
a) modul de respectare al prevederilor procedurale cu
privire la modelele de formulare, conţinutul acestora, X
termene ş.a.;
b) concordanţa dintre numărul posturilor solicitate a fi
X
scoase la concurs şi posturile vacante;
c) existenţa motivaţiei faptului că nu au fost scoase la Lista de
X
concurs toate posturile vacante control
d) existenţa numărului de funcţii publice rezervate
absolvenţilor programelor de formare specializată, X
organizate de INA sau de instituţii similare din străinătate.
1 Verificarea avizării Planului de către persoanele autorizate
X
.6.
1 Verificarea aprobării Planului de către conducere
- -
.7.
1 Existenţa listelor de verificare prin care să se poată constata
.8. elementele verificate de către persoanele care au avizat/aprobat - -
planul
1 Verificarea transmiterii Agenţiei Naţionale a Funcţionarilor
- -
.9. Publici a Planului de ocupare a funcţiilor publice
1 Analiza modalităţii de arhivare
- -
.10.
Data: 01.04.2005
Auditor intern,
Baciu Otilia – Mariana
Procedura P08: Colectarea dovezilor
Serviciul Audit Public Intern
TEST NR. 1
Obiectul testului
Fundamentarea proiectului Planului de ocupare a funcţiilor publice
Obiectivele testului
Analiza notelor de fundamentare privind propunerile pentru ocuparea funcţiilor publice
transmise de structurile subordonate entităţii
Descrierea testului
Eşantionul a fost constituit prin selectarea primei direcţii judeţene de la fiecare literă alfabetică,
din totalul celor 40 de direcţii şi a municipiului Bucureşti, (ex.: dintre Alba, Arad, Argeş s-a selectat
Alba), astfel, au rezultat 14 direcţii judeţene, la care s-a adăugat centrala entităţii publice.
Testarea a constat în analiza notelor de fundamentare, examinându-se următoarele elemente
stabilite prin Lista de verificare nr. 1, poz. 1.5. şi 1.6., şi anume:
• Analiza Notelor de fundamentare privind propunerile transmise de structurile din subordine:
- modul de respectare al prevederilor procedurale cu privire la modelele de formulare,
conţinutul acestora, termene ş.a.;
- concordanţa dintre numărul posturilor solicitate a fi scoase la concurs şi posturile vacante;
- existenţa motivaţiei faptului că nu au fost scoase la concurs toate posturile vacante;
- existenţa numărului de funcţii publice rezervate absolvenţilor programelor de formare
specializată, organizate de INA sau de instituţii similare din străinătate.
• Verificarea avizării Planului de către persoanele autorizate
Pentru efectuarea testării a fost elaborată Lista de control privind analiza Notelor de
fundamentare a planului, prezentată în anexă, care conţine pe verticală elementele eşantionului, iar pe
orizontală elementele testate.
Constatări
Din analiza Listei de control rezultate, s-a constatat că direcţiile judeţene în notele de
fundamentare transmise nu au prevăzut un număr de funcţii publice rezervate absolvenţilor
programelor de formare specializată, organizate de INA sau de instituţii similare din străinătate, deşi
aveau această obligaţie conform cadrului legal.
Concluzii
În baza acestui test s-a elaborat FIAP nr. 1.
Data: 01.04.2005
PROBLEMA
CONSTATARE
Din analiza fundamentării Planului de ocupare a funcţiilor publice pe anul 2004 s-a constatat că
nu a fost stabilit numărul funcţiilor publice care vor fi rezervate absolvenţilor programelor de formare
specializată în administraţia publică, organizate de Institutul Naţional de Administraţie sau de instituţii
similare din străinătate, conform cadrului legal prevăzut de H.G. nr. 25/2004 pentru aprobarea Planului
de ocupare a funcţiilor publice pe anul 2004, art. 1 şi Legea nr. 188/1999 privind Statutul
funcţionarilor publici, art. 20 alin. (1) lit. o) şi art. 21 alin. (1) lit. b).
CAUZE
- Lipsa unei colaborări între minister şi Agenţia Naţională a Funcţionarilor Publici în elaborarea
Planului de ocupare a funcţiilor publice;
- Inexistenţa unor proceduri de lucru privind planificarea strategică a ocupării funcţiilor publice
între instituţiile şi autorităţile administraţiei publice centrale;
- Nerespectarea cadrului legislativ şi normativ în legătură cu rezervarea de posturi pentru
absolvenţii programelor de formare specializată în administraţia publică, organizate de Institutul
Naţional de Administraţie sau de instituţii similare din străinătate;
CONSECINŢE
- Imposibilitatea angajării absolvenţilor programelor de formare specializată în administraţia
publică, organizate de Institutul Naţional de Administraţie sau de instituţii similare din
străinătate, datorită faptului că nu au fost rezervate asemenea posturi conform cadrului legislativ
şi normativ;
- Fundamentarea nesatisfăcătoare a Planului de ocupare a funcţiilor publice la nivelul
ministerului.
RECOMANDĂRI
- Instruirea personalului care se ocupă cu elaborarea şi aprobarea Planului de ocupare a funcţiilor
publice la nivelul ministerului şi evaluarea sistematică a acestuia;
- Stabilirea de atribuţii şi responsabilităţi, în acest sens, prin fişele posturilor;
- Elaborarea procedurilor de planificare privind ocuparea funcţiilor publice în colaborare cu
Agenţia Naţională a Funcţionarilor Publici.
Nr. D N
Activitatea de audit OBS.
crt. A U
1 Organizarea concursurilor Obiecte
. (Obiecte auditabile 2-9 - LC) auditabile 2-4
(TD)
1 Examinarea procedurii privind organizarea şi analiza
.1. dosarelor candidaţilor pentru ocuparea posturilor:
1.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedură a activităţilor
necesare organizării concursurilor:
a) aprobarea procedurii de către persoanele competente; - -
b) stabilirea modelelor de formulare specifice; - -
c) precizarea modalităţilor de completare a modelelor; - -
d) oferirea unor exemple în acest sens; - -
e) prevederea situaţiilor de respingere a dosarelor - -
candidaţilor;
f) cuprinderea modalităţii de înregistrare a contestaţiilor; - -
g) cuprinderea modalităţii de soluţionare a contestaţiilor; - -
h) cuprinderea modului de comunicare a rezultatului analizei - -
contestaţiilor;
i) existenţa componentei de actualizare a procedurii; - -
1.1.2. Înglobarea activităţilor de control intern în punctele cheie ale
- -
procesului;
1.1.3. Respectarea principiul dublei semnături; - -
1.1.4. Stabilirea responsabilităţilor pentru comisia de organizare a
concursurilor, respectiv verificarea statului de funcţii,
constituirea comisiilor, publicarea anunţului de concurs,
constituirea dosarelor candidaţilor, întocmirea procesului - -
verbal privind analiza dosarelor şi soluţionarea contestaţiilor,
în fazele de întocmire, avizare, aprobare şi ale termenelor
aferente;
1.1.5. Asigurarea transpunerii prelucrărilor într-un sistem
informatizat, respectiv realizarea codificării modelelor de
- -
formulare şi informaţiile activităţilor, algoritmi de prelucrare
ş.a.
1.1.6. Modalitatea arhivării documentelor. - -
Nr. D N
Activitatea de audit OBS.
crt. A U
1 Compararea atribuţiilor din procedură cu cele cuprinse în
- -
.2. fişele posturilor
1 Examinarea cunoaşterii procedurilor de către persoanele cu
- -
.3. responsabilităţi în organizarea concursurilor
1 Aprecierea calităţii procedurii de către responsabilii acestora:
.4. a) consideră procedura corespunzătoare? - -
b) constată disfuncţionalităţi în timpul aplicării practice? - -
c) există propuneri de perfecţionare a procedurii? - -
1 Verificarea existenţei documentelor obligatorii:
.5. a) copia actului de identitate - -
b) formularul de înscriere - -
c) copiile diplomelor de studii şi ale altor acte care atestă - -
efectuarea unor specializări
d) copia carnetului de muncă sau, după caz, o adeverinţă care - -
să ateste vechimea în muncă şi, după caz, în specialitate
e) cazierul judiciar - -
f) adeverinţa care să ateste starea de sănătate - -
g) copia fişei de evaluare a performanţelor profesionale
individuale sau, după caz, recomandarea de la ultimul loc de - -
muncă
h) declaraţia pe propria răspundere sau adeverinţa care să - -
ateste că nu a desfăşurat activităţi de poliţie politică
i) completarea formularului de înscriere - -
Verificarea legalizării sau certificării copiilor documentelor - Test nr. 2
1.6. obligatorii de către secretariatul comisiei de concurs, prezentate la pct - Liste de
1.5. control
-
X Centralizatorul
privind modul
de organizare
al
concursurilor
1 Analiza respectării prevederilor procedurale privitoare la
.7. modul de organizare al concursurilor, modelele de formulare
X Test nr. 2
(documente, conţinutul acestora, termenele de realizare ş.a.), implică
verificarea:
a)existenţei posturilor în statul de funcţii; X - Liste de
b) solicitării avizului ANFP cu 45 de zile înaintea datei de control
X
susţinere a concursurilor; -
c)emiterii avizului ANFP în termen de 10 zile lucrătoare; X Centralizatorul
d) publicării anunţului de concurs în Monitorul Oficial cu cel privind modul
X de organizare
puţin 30 de zile înaintea desfăşurării concursurilor;
e)depunerii dosarelor candidaţilor în termen de 20 de zile de la al
X concursurilor
publicare;
f) îndeplinirii condiţiilor de vechime. X
1 Examinarea Procesului verbal de selecţie a dosarelor în care X
.8. au fost verificate:
Nr. D N
Activitatea de audit OBS.
crt. A U
a) selectarea dosarelor candidaţilor în termen de 5 zile X
lucrătoare
b) consemnarea afişării rezultatelor selectării dosarelor în X
termen de 5 zile lucrătoare;
c) existenţa menţiunii „admis” în Procesul verbal în dreptul X
dosarelor selectate;
d) concordanţa între numărul de dosare înregistrate şi cele -
cuprinse în Procesul verbal;
e) existenţa tuturor semnăturilor membrilor comisiei în - -
Procesul verbal de selecţie a dosarelor.
1 Verificarea contestaţiilor: - - Nu
.9. a) depunerea în termen de 24 de ore de la afişarea listei; - -
b) examinarea contestaţiilor; - -
c) consemnarea afişării rezultatelor contestaţiei la sediul - -
instituţiei.
1 Analiza modalităţilor de arhivare
- -
.10.
Data: 01.04.2005
Auditor intern,
Bilauca Nelia
TEST NR. 2
Obiectul testului:
Modul de organizare al concursurilor
Obiectivele testului:
Examinarea dosarelor candidaţilor
Descrierea testului:
În anul 2004, au fost organizate 6 concursuri pentru ocuparea funcţiilor publice. Eşantionul a fost
constituit din dosarele candidaţilor care au fost declaraţi admişi, la cele 6 concursuri, considerându-se
ca fiind un număr redus de dosare pentru o entitate.
Testarea dosarelor de concurs s-a realizat prin verificarea elementelor care intră în componenţa
dosarului, conform Listei de verificare nr. 2 poz. 1.6., 1.7. şi 1.8. prin care s-a urmărit:
• Verificarea legalizării sau certificării copiilor documentelor obligatorii de către secretariatul
comisiei de concurs, prezentate la pct. 1.5.;
• Analiza respectării prevederilor procedurale privitoare la modul de organizare al
concursurilor, modelele de formulare (documente, conţinutul acestora, termenele de realizare
ş.a.), implică verificarea:
- existenţei posturilor în statul de funcţii;
- solicitării avizului ANFP cu 45 de zile înaintea datei de susţinere a concursurilor;
- emiterii avizului ANFP în termen de 10 zile lucrătoare;
- publicării anunţului de concurs în Monitorul Oficial cu cel puţin 30 de zile înaintea
desfăşurării concursurilor;
- depunerii dosarelor candidaţilor în termen de 20 de zile de la publicare;
- îndeplinirii condiţiilor de vechime.
• Examinarea Procesului verbal de selecţie a dosarelor:
- verificarea selectării dosarelor candidaţilor în termen de 5 zile lucrătoare;
- verificarea consemnării afişării rezultatelor selectării dosarelor în termen de 5 zile
lucrătoare;
- verificarea existenţei menţiunii „admis” în Procesul verbal în dreptul dosarelor selectate.
Testarea s-a concretizat în elaborarea listelor de control pentru fiecare dosar de concurs, care
ulterior au fost preluate într-un centralizator, care conţine pe verticală dosarele supuse verificării, iar
pe orizontală elementele selectate pentru testare, respectiv piesele care trebuie să existe în dosare,
prezentate în anexă.
Constatări
Din verificările efectuate şi analiza Centralizatorului privind modul de organizare al
concursurilor s-a constatat că în toate dosarele de concurs ale candidaţilor există documente depuse
care nu sunt în copii legalizate sau nu au fost certificate pentru conformitate cu originalul de către
secretariatul comisiei de concurs.
Concluzii
În baza acestui test s-a elaborat FIAP nr.2.
PROBLEMA
Existenţa copiilor legalizate sau certificate de către secretariatul comisiei în dosarele candidaţilor
la ocuparea funcţiilor publice
CONSTATARE
Dosarele de concurs ale candidaţilor conţin copii ale documentelor care nu sunt legalizate sau
care nu sunt certificate pentru conformitate de către secretariatul comisiei de concurs.Cadrul de
referinţă prevede ca la înscrierea la concursurile pentru ocuparea posturilor vacante, candidaţii trebuie
să prezinte copii legalizate de pe actele prevăzute în art. 8 din Regulamentul de organizare şi
desfăşurare a concursurilor aprobat prin H.G. nr.1209/2003 privind organizarea şi dezvoltarea carierei
funcţionarilor publici sau copii însoţite de documentele originale, care sunt certificate pentru
conformitate cu originalul de către secretariatul comisiei de concurs.
CAUZE
- Inexistenţa unei proceduri în activitatea de organizare a concursurilor de ocupare a funcţiilor
publice;
- Nerespectarea atribuţiilor stabilite prin fişele posturilor;
- Neinstruirea membrilor comisiei de concurs şi a secretariatului acestuia în vederea organizării
concursurilor.
CONSECINŢE
- Posibilitatea admiterii la concurs a unor candidaţi care nu îndeplinesc condiţiile prevăzute de
lege;
- Posibilitatea anulării ulterioare a concursurilor, datorită neconcordanţei între copiile din dosarul
de concurs şi documentele originale;
- Prelungirea perioadei în care posturile rămân neocupate, implică un efort suplimentar al celorlalţi
funcţionari din cadrul acelor structuri care ar fi trebuit să-şi ocupe posturile vacante.
RECOMANDĂRI
- Instruirea membrilor comisiilor de concurs şi ai comisiilor de contestaţii, precum şi a persoanelor
care asigură munca de secretariat înaintea organizării acestora, consemnate printr-un proces
verbal conform legii;
- Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate privind organizarea şi susţinerea concursurilor de
ocupare a funcţiilor publice, care să conţină activităţile de control şi responsabilităţile personale.
Nr.
ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.
crt.
1. Susţinerea concursurilor Obiecte
(Obiecte auditabile 10-16 - LC) auditabile 5-6
(TD)
1.1. Examinarea procedurii privind susţinerea concursurilor
1.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedură a
activităţilor aferente susţinerii concursurilor:
a) aprobarea procedurii de către persoanele competente; - -
Nr.
ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.
crt.
b) stabilirea modelelor de formulare specifice; - -
c) verificarea existenţei listei activităţilor pentru - -
realizarea obiectivului/subobiectivului;
d) precizarea modalităţilor de completare a modelelor; - -
e) oferirea unor exemple în acest sens; - -
f) cuprinderea modalităţii de înregistrare a contestaţiilor; - -
g) cuprinderea modalităţii de soluţionare a contestaţiilor; - -
h) cuprinderea modului de comunicare a rezultatului - -
analizei contestaţiilor;
i) existenţa componentei de actualizare a procedurii. - -
1.1.2. Înglobarea activităţilor de control intern în punctele cheie
- -
ale procesului;
1.1.3. Respectarea principiului dublei semnături; - -
1.1.4. Stabilirea responsabilităţilor pentru comisia de organizare
a concursurilor, respectiv în fazele de susţinere a probei
scrise, a probei orale, notarea probelor, anunţarea
- -
rezultatelor şi soluţionarea eventualelor contestaţii în
fazele de întocmire, avizare, aprobare şi ale termenelor
aferente;
1.1.5. Asigurarea transpunerii prelucrărilor într-un sistem
informatizat, respectiv realizarea codificării modelelor de
- -
formulare şi informaţiile activităţilor, algoritm de
prelucrare ş.a.
1.1.6. Modalitatea arhivării. - -
1.2. Compararea atribuţiilor din procedură cu fişele posturilor
- -
1.3. Examinarea cunoaşterii procedurilor de către persoanele
- -
cu responsabilităţi în organizarea şi susţinerea concursurilor
1.4. Aprecierea calităţii procedurii de către responsabilii
acestora:
a) consideră procedura corespunzătoare? - -
b) constată disfuncţionalităţi în timpul aplicării practice? - -
c) există propuneri de perfecţionare a procedurii? - -
1.5. Analiza susţinerii probelor scrise: TEST
X
NR. 3
a) stabilirea subiectelor la proba scrisă s-a realizat pe Liste de
X
baza bibliografiei de concur control nr. 1 – 6
b) stabilirea a două variante a câte trei subiecte X
c) pentru testele grilă numărul subiectelor este de 3 ori Centralizatorul
mai mare decât numărul celor stabilit pentru fiecare test X privind
grilă susţinerea
d) seturile de subiecte au fost semnate de către toţi probelor scrise
X
membrii comisiei de concurs
e) plicurile au fost sigilate şi au ştampila instituţiei X
f) lucrările de concurs au fost redactate doar pe seturile X
de hârtie asigurate de DRU
Nr.
ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.
crt.
g) lucrările de concurs poartă ştampila pe fiecare filă, în X
colţul din stânga sus
h) asigurarea confidenţialităţii numelor candidaţilor X
i) candidaţii care au predat lucrările de concurs au X
semnat în borderoul special
j) semnarea procesului verbal de către toţi membrii X
comisiei
1.6. Analiza susţinerii probelor interviu: TEST NR. 3
a) proba de interviu a fost susţinută în termen de 5 zile
X
lucrătoare de la data susţinerii probei scrise
Liste de control
b) stabilirea subiectelor la proba interviu s-a realizat pe
X nr. 7 – 12
baza bibliografiei de concurs;
c) consemnarea întrebărilor şi răspunsurilor la interviu în
X Centralizatorul
anexa la Procesul verbal;
privind
d) întocmirea procesului verbal la finalizarea probei
X susţinerea
interviului;
probelor
e) stabilirea planului interviului; X
interviu
f) semnarea procesului verbal de către toţi membrii
X
comisiei.
1.7. Analiza rezultatelor concursurilor
- examinarea proceselor verbale întocmite - -
- analiza baremurilor şi notelor acordate două probe - -
- verificarea candidaţilor admişi privind obţinerea la
punctajul final a cel puţin 100 de puncte şi minim 50 - -
de puncte la fiecare probă
1.8. Garantarea anunţării rezultatelor în maximum 3 zile de la
- -
data susţinerii probelor
1.9. Analiza contestaţiilor şi a răspunsurilor formulate - -
1.10. Analiza modalităţii de arhivare a documentelor - -
Data: 01.04.2005
Auditor intern,
Căderea Georgeta
TEST NR.3
Obiectul testului
Modul de susţinere a concursurilor
Obiectivele testului
Examinarea Proceselor verbale privind susţinerea probei scrise
Examinarea Proceselor verbale privind susţinerea probei interviu
Descrierea testului
În anul 2004 fiind organizate un număr de mic de concursuri, respectiv 6, eşantionul pentru
testare a fost constituit, în mod exhaustiv, din dosarele acestor concursuri.
Pentru efectuarea testării s-au evaluat, pentru fiecare dosar de concurs, elementele stabilite în
Lista de verificare nr. 3, poz. 1.5. şi 1.6., verificându-se următoarele:
• Analiza susţinerii probelor scrise:
- stabilirea subiectelor la proba scrisă s-a realizat pe baza bibliografiei de concurs;
- stabilirea a două variante a câte trei subiecte;
- pentru testele grilă numărul subiectelor este de 3 ori mai mare decât numărul celor stabilit
pentru fiecare test grilă;
- seturile de subiecte au fost semnate de către toţi membrii comisiei de concurs;
- plicurile au fost sigilate şi au ştampila instituţiei;
- lucrările de concurs au fost redactate doar pe seturile de hârtie asigurate de DRU;
- lucrările de concurs poartă ştampila pe fiecare filă, în colţul din stânga sus;
- asigurarea confidenţialităţii numelor candidaţilor;
- candidaţii care au predat lucrările de concurs au semnat în borderoul special;
- semnarea procesului verbal de către toţi membrii comisiei.
• Analiza susţinerii probelor interviu:
- proba de interviu a fost susţinută în termen de 5 zile lucrătoare de la data susţinerii probei
scrise;
- stabilirea subiectelor la proba interviu s-a realizat pe baza bibliografiei de concurs;
- consemnarea întrebărilor şi răspunsurilor la interviu în anexa la Procesul verbal;
- întocmirea procesului verbal la finalizarea probei interviului;
- stabilirea planului interviului;
- semnarea procesului verbal de către toţi membrii comisiei.
Testarea s-a materializat în elaborarea Listelor de control nr. 1-6 pentru proba scrisă şi nr. 7-12
pentru proba interviu, care ulterior au fost centralizate separat şi sunt prezentate în anexe.
Constatări
Din analiza Centralizatorului privind susţinerea probelor scrise, prezentat în Anexa nr. 1, s-a
constatat că la dosarul de concurs pentru ocuparea postului de consilier superior la Direcţia
Buget-Contabilitate-Financiar, procesul verbal nu a fost semnat de un membru al comisiei care
a lipsit din motive medicale şi nu a existat un membru supleant care să îl poată înlocui în comisia
de concurs.
Analiza Centralizatorului privind susţinerea probelor interviu, prezentate în Anexa nr. 2, ne-a
permis să constatăm că toate elementele examinate corespund prevederilor cadrului normativ în
vigoare.
Concluzii
În baza testului şi a Centralizatorului privind susţinerea probelor scrise s-a elaborat FIAP nr. 3.
CONSTATARE
Funcţionarea comisiei de concurs cu nu număr mai mic de membri decât cel prevăzut prin H.G.
nr. 1209/2003 privind organizarea şi dezvoltarea carierei funcţionarilor publici şi aprobat prin ordin al
ministrului şi acceptarea unor soluţii neprocedurale.
Pentru ocuparea concursului de consilier superior în cadrul Direcţiei Generală Buget,
Contabilitate şi Financiar s-a constituit comisia de concurs şi comisia de soluţionare a contestaţiilor,
prin ordin al ministrului, în conformitate cu legislaţia şi actele normative în vigoare privind
organizarea concursurilor.
La data desfăşurării concursului unul dintre membrii comisiei nu a putut să participe din motive
medicale.
Datorită inexistenţei unei proceduri, s-a optat pentru o soluţie de compromis, dar neprocedurală,
prin solicitarea acordului verbal al candidaţilor de a se desfăşura concursul cu comisia incompletă
formată din patru membri, din cei cinci desemnaţi prin ordinul ministrului.
CAUZE
- Legislaţia în vigoare nu prevede posibilitatea înlocuirii unui membru din comisiile de concurs
şi nici nu oferă o soluţie în această situaţie
- Inexistenţa unei proceduri interne privind organizarea şi desfăşurarea concursurilor, care să
prevadă situaţiile care pot impieta buna desfăşurare a acestor concursuri, respectiv existenţa
unor membri supleanţi pentru cazuri deosebite.
CONSECINŢE
- Există posibilitatea contestării concursurilor datorită adoptării unor soluţii neprocedurale şi
reluării procedurii.
RECOMANDĂRI
- Elaborarea procedurilor de organizare şi desfăşurare a concursurilor privind ocuparea
funcţiilor publice, care să prevadă numirea unor membri supleanţi pentru înlocuirea
membrilor indisponibili ai comisiilor de organizare a concursurilor pentru ocuparea funcţiilor
publice.
Nr.
ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.
crt.
1 Deciziile de numire Obiecte
. (Obiecte auditabile 17-18 - LC) auditabile 7-8
(TD)
Nr.
ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.
crt.
1 Examinarea procedurii privind întocmirea şi comunicarea
.1. deciziilor:
1.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedură a
activităţilor aferente întocmirii şi comunicării deciziilor de - -
numire:
a) aprobarea procedurii de către persoanele competente; - -
b) stabilirea modelelor de decizie de numire; - -
c) verificarea existenţei listei activităţilor pentru - -
realizarea obiectivului;
d) precizarea modalităţilor de completare a deciziei de - -
numire;
e) oferirea unor exemple în acest sens; - -
f) cuprinderea modalităţii de înregistrare a deciziilor de - -
numire;
g) cuprinderea modalităţii de comunicare a deciziilor de - -
numire.
h) existenţa componentei de actualizare a procedurii. - -
1.1.2. Înglobarea activităţilor de control intern în punctele cheie
- -
ale procesului;
1.1.3. Respectarea principiului dublei semnături; - -
1.1.4. Stabilirea responsabilităţilor privind întocmirea şi
comunicarea deciziilor de numire, în fazele de întocmire, - -
avizare, aprobare şi ale termenelor aferente fiecărei faze;
1.1.5. Asigurarea transpunerii prelucrărilor într-un sistem
informatizat, respectiv realizarea codificării modelelor de
- -
formulare şi informaţiile activităţilor, algoritm de
prelucrare ş.a.
1.1.6. Modalitatea arhivării. - -
1 Compararea atribuţiilor din procedură cu fişele posturilor
- -
.2.
1 Examinarea cunoaşterii procedurilor de către persoanele
- -
.3. cu responsabilităţi în organizarea şi susţinerea concursurilor
1 Aprecierea calităţii procedurii de către responsabilii
.4. acestora:
a) consideră procedura corespunzătoare? - -
b) constată disfuncţionalităţi în timpul aplicării practice? - -
c) există propuneri de perfecţionare a procedurii? - -
1 Examinarea deciziilor de numire din dosarele profesionale
.5. ale candidaţilor admişi în urma concursului:
1.5.1. Decizia de numire are formă scrisă şi conţine: Test nr.
X
4
a) denumirea funcţiei de încadrare X - Liste
b) temeiul legal al numirii X - de control
-
c) numele funcţionarului public X -
Centralizator
d) data de la care urmează să exercite funcţia publică X - privind
e) drepturile salariale X -
Nr.
ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.
crt.
f) locul de desfăşurare a activităţii X - emiterea
g) semnătura ordonatorului de credite X - deciziilor de
numire
h) ştampila instituţiei X -
1.5.2. Confirmarea semnăturii salariatului pentru primirea
- -
deciziei de numire
1.5.3.Confirmarea semnăturii salariatului pentru primirea copiei
- -
fişei postului, anexă la decizia de numire
1 Confirmarea numirii în termen de cel mult 15 zile
- -
.6. lucrătoare de la data la care candidatul a fost declarat admis
1 Analiza modalităţilor de arhivare
- -
.7.
Data: 01.04.2005
Auditor intern,
Baciu Otilia – Mariana
TEST NR. 4
Obiectul testului
Emiterea deciziei de numire
Obiectivele testului
Verificarea respectării conformităţii actelor administrative (deciziilor) de numire
Descrierea testului
Eşantionul a fost constituit din deciziile de numire ale candidaţilor admişi în anul 2004, în mod
exhaustiv, ale celor 6 concursuri organizate pentru ocuparea unei funcţii publice.
Pentru efectuarea testării deciziilor de numire, pentru personalul nou angajat, pe baza Listei de
verificare nr. 4, poz. 1.5.1. s-a analizat existenţa elementelor pe care trebuie să le conţină acestea şi
anume:
-denumirea funcţiei publice;
-temeiul legal al numirii;
-numele funcţionarului public;
-data de la care urmează să exercite funcţia publică;
-drepturile salariale;
-locul de desfăşurare a activităţii;
-semnătura ordonatorului de credite;
-ştampila entităţii publice.
Testarea s-a concretizat în elaborarea listelor de control pentru fiecare decizie de numire, care
ulterior au fost preluate într-un centralizator, prezentat în anexă.
Constatări
Din analiza Centralizatorului privind emiterea deciziilor de numire a rezultat că decizia de
numire a dl. Constantinescu Ion a fost neconformă cu realitatea în sensul că denumirea funcţiei publice
a fost completată cu o încadrare necorespunzătoare, respectiv consilier superior la DADR, categoria
A, clasa I, gr. 2, în loc de consilier superior, categoria A, clasa I, gr. 3 pentru care fusese declarat
admis, în baza Procesului verbal al comisiei de concurs.
Concluzii
În baza acestui test se va întocmi FIAP-ul nr. 4.
CONSTATARE
Din analiza conţinutului deciziilor de numire ale candidaţilor admişi prin concurs în anul 2004,
conform testelor anexe la Lista de verificare nr. 4, s-a constatat încadrarea eronată a dl.
Constantinescu Ion pe funcţia de consilier superior, categoria A, clasa I, gr. 2, în loc de consilier
superior, categoria A, clasa I, gr. 3 pentru care fusese declarat admis de către comisia de concurs.
CAUZE
- Întocmirea Deciziei de numire de către un salariat care nu are atribuţii şi responsabilităţi în
acest domeniu, respectiv cunoştinţele necesare respectării prevederilor legale în materie;
- Motivaţia directorului DRU a fost absenţa persoanei cu atribuţii şi competenţe în acest sens, cât
şi de lipsa personalului şi a timpului necesar pregătirii acestuia.
- Inexistenţa unei proceduri, scrise şi formalizate privind modul de emitere al deciziilor de
numire.
CONSECINŢE
- Plata unor sume suplimentare necuvenite din bugetul entităţii publice;
- Perturbarea activităţii prin anularea deciziei de numire, refacerea acesteia în conformitate cu
prevederile legislative şi modificarea înregistrării din carnetul de muncă.
RECOMANDĂRI
- Reverificarea corectitudinii deciziilor de numire emise în anul 2003 şi informarea Serviciului
Audit Public Intern asupra rezultatelor verificării;
- Pregătirea profesională a personalului implicat în activitatea de organizare şi gestionare a
resurselor umane din cadrul entităţii şi evaluarea sistematică a acestuia;
- Implementarea unui nivel suplimentar de control intern ierarhic pentru operaţiile specifice
activităţilor privind organizarea şi gestiunea resurselor umane din cadrul entităţii;
- Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate pentru sistemul de emitere al deciziilor de numire.
Nr.
ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.
crt.
1. Stabilirea elementelor de natură salarială Obiecte
(Obiecte auditabile 19-27 - LC) auditabile 9-16
(TD)
1.1. Examinarea procedurii privind stabilirea elementelor de
Nr.
ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.
crt.
natură salarială:
1.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedură a activităţilor
- -
aferente stabilirii elementelor de natură salarială:
a) aprobarea procedurii de către persoanele - -
competente;
b) precizarea modalităţilor de acordare a - -
drepturilor salariale;
c) verificarea existenţei listei activităţilor pentru - -
realizarea obiectivului/subobiectivului;
d) cuprinderea modalităţii de calcul a drepturilor - -
salariale;
e) oferirea unor exemple în acest sens; - -
f) existenţa componentei de actualizare a - -
procedurii.
1.1.2. Înglobarea activităţilor de control intern în punctele cheie ale
- -
procesului;
1.1.3. Respectarea principiului dublei semnături; - -
1.1.4. Atribuirea responsabilităţilor privind stabilirea drepturilor
salariale în fazele de întocmire, avizare, aprobare şi ale - -
termenelor aferente fiecărei faze;
1.1.5. Asigurarea transpunerii prelucrărilor într-un sistem
informatizat, respectiv realizarea codificării modelelor de - -
formulare şi informaţiile activităţilor, algoritm de prelucrare
1.1.6. Modalitatea arhivării documentelor. - -
1.2. Compararea atribuţiilor din procedură cu fişele posturilor - -
1.3. Examinarea cunoaşterii procedurilor de către persoanele cu
- -
responsabilităţi în stabilirea drepturilor salariale
1.4. Aprecierea calităţii procedurii de către responsabilii acestora:
a) consideră procedura corespunzătoare? - -
b) au constatat disfuncţionalităţi în timpul aplicării practice? - -
c) au propuneri de perfecţionare a procedurii? - -
1.5. Verificarea stabilirii drepturilor salariale, respectiv a: X TEST nr. 5
a) salariului de bază X - Liste de
b) indemnizaţiei de conducere X control
c) sporului pentru complexitatea în muncă X - Centralizator
privind
d) sporului de vechime în muncă X sabilirea
e) sporului pentru orele lucrate pe timp de noapte X elementelor de
f) salariului de merit X natură
salarială
g) sistemului de premiere X
1.6. Analiza modalităţilor de arhivare a documentelor - -
Obiectul testului
Stabilirea elementelor de natură salarială
Obiectivele testului
Examinarea respectării conformităţii privind acordarea drepturilor salariale
Descrierea testului
Eşantionul va cuprinde dosarele de concurs ale celor 6 candidaţi admişi în anul 2004.
Testarea se va realiza pe baza elementelor stabilite în Lista de verificare nr. 5, poz. 1.5 după
cum urmează:
- salariul de bază;
- indemnizaţia de conducere;
- sporul pentru complexitate în muncă;
- sporul de vechime în muncă;
- sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte;
- salariul de merit.
În acest scop, s-au elaborat liste de control, pentru fiecare candidat admis, care au fost
completate cu drepturile salariale stabilite de auditori interni şi comparate cu cele din deciziile de
numire.
Pe baza listelor de control s-a elaborat Centralizatorul privind stabilirea elementelor de natuă
salarială, prezentate în anexă.
Constatări
Din testarea elementelor care au stat la baza întocmirii deciziilor de numire, conform
Centralizatorului privind stabilirea elementelor de natură salarială, prezentat în Anexă, s-a constatat
acordarea eronată a salariului de bază pentru dl. Constantinescu Ion, aferent funcţiei de consilier
categoria A, clasa I, gradul 2. Astfel, s-au încălcat prevederile art. 49, lit. a) din H.G. nr. 1209/2003,
prin care se specifică faptul că salariul de bază pentru funcţia publică de execuţie de grad profesional
"superior", clasa I, … este cel prevăzut pentru funcţia publică de execuţie de categoria A, …, clasa I,
gradul 3.
Datorită constatării cu întârziere a erorii de către Serviciul salarizare, care avea obligaţia
verificării conformităţii cu cadrul legislativ şi normativ, s-au efectuat plăţi suplimentare necuvenite.
Ulterior, sumele au fost recuperate de la persoana care a beneficiat de acestea.
Concluzii
În baza acestui test s-a elaborat FIAP nr. 5.
PROBLEMA
CONSTATARE
Neexercitarea controlului asupra modului de elaborare a deciziilor de numire de către
persoana autorizată din cadrul Serviciului financiar-salarizare.
Din verificarea datelor înscrise în deciziile de numire ale candidaţilor declaraţi admişi în
urma organizării concursurilor în anul 2004, conform Listei de verificare nr. 5, s-a constatat
stabilirea eronată a salariului de bază al dl. Constantinescu Ion, urmare a încadrării
necorespunzătoare pe funcţie. În conformitate cu H.G. nr. 1209/2003 privind organizarea şi
dezvoltarea carierei funcţionarilor publici. Salariile de bază se stabilesc prin echivalare cu cele
prevăzute de O.U.G. nr. 192/2002 privind reglementarea drepturilor de natură salarială ale
funcţionarilor publici, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 228/2003.
CAUZE
- Nerespectarea atribuţiilor din fişa postului cu privire la verificarea drepturilor salariale stabilite
prin decizia de numire cu cele prevăzute de cadrul normativ.
CONSECINŢE
- Plata unor sume suplimentare necuvenite din bugetul instituţiei;
- Inexistenţa unor proceduri adecvate.
RECOMANDĂRI
- Asigurarea pregătirii profesionale a personalului implicat în activitatea de organizare şi
gestionare a resurselor umane din cadrul entităţii şi evaluarea periodică a acestuia;
- Reverificarea modului de stabilire a salariilor pentru salariaţii nou angajaţi în anul 2003 şi
informarea Serviciului Audit Public Intern asupra rezultatelor verificării;
- Implementarea unui nivel suplimentar de control intern ierarhic pentru operaţiile specifice
activităţilor privind organizarea şi gestiunea resurselor umane din cadrul entităţii;
- Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate şi implementarea activităţilor de control şi a
responsabilităţilor ce se impun, pentru realizarea operaţiilor specifice fiecărei activităţi privind
organizarea şi gestiunea resurselor umane din cadrul entităţii.
Data: 01.04.2005
Auditor intern,
Bilauca Nelia – Roxana
Obiectul testului
Modificarea drepturilor salariale
Obiectivele testului
Operarea modificărilor drepturilor salariale
Descrierea testului
Eşantionul supus testării se va constitui integral din cele 7 cazuri de diminuări salariale care s-
au înregistrat în anul 2004.
Verificarea va consta în examinarea operării modificărilor salariale ca urmare a sancţionării
abaterilor de la regulamente în baza de date electronică în dosarele profesionale şi în carnetele de
muncă ale salariaţilor.
Pentru fiecare salariat sancţionat disciplinar s-a întocmit o listă de control pe baza elementelor
prevăzute în Lista de verificare nr. 6, poz. 1.8, 1.10 şi 1.11, după cum urmează:
- modificarea drepturilor salariale a fost aprobată de conducătorul instituţiei publice;
- existenţa deciziei conducătorului entităţii publice de diminuare a drepturilor salariale la
propunerea comisiei de disciplină;
- diminuarea drepturilor salariale a fost operată în carnetul de muncă;
- diminuarea drepturilor salariale a fost realizată efectiv prin reţinerea sumelor.
Constatări
Din analiză s-a constatat că, într-un singur caz, respectiv cel al doamnei Dănescu Laura,
sancţiunea de 5%, aplicată la salariul de bază, a fost operată în baza de date electronică şi reţinută din
drepturile salariale, dar nu a fost operată şi în carnetul de muncă.
Concluzii
În baza acestui test s-a întocmit FIAP nr. 6.
PROBLEMA
Neînregistrarea modificărilor drepturilor salariale în carnetul de muncă
CONSTATAREA
Din analiza personalului care a fost sancţionat, în anul 2004, respectiv 7 salariaţi, s-a constatat că
într-un caz sancţiunea de 5% aplicată pe 3 luni a fost reţinută din drepturile salariale şi operată în baza
de date, dar nu a fost înregistrat în carnetul de muncă.
CAUZE
- Nerespectarea atribuţiilor de serviciu prevăzute în fişa postului de către persoana autorizată cu
operarea în carnetele de muncă;
CONSECINŢE
- Reflectarea nereală a situaţiei personalului în documentele administrative, cu impact asupra
carierei funcţionarilor publici, în mod special în situaţia unui transfer.
RECOMANDĂRI
Verificarea persoanelor care au fost sancţionate de conducere în anul 2003 pentru a se depista
dacă există nereguli în modul de aplicare al sancţiunilor;
Implementarea unui nivel de control intern ierarhic suplimentar.
TEST NR. 7
Obiectul testului
Stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului
Obiectivele testului
Salarizarea muncii peste programul normal de lucru
Descrierea testului
Eşantionul a fost constituit în mod aleator din patru direcţii ale entităţii publice, respectiv a
Direcţiei Patrimoniu Administrativ (DPA), Direcţia Generală Buget Financiar Contabilitate (DGBFC),
Direcţia Resurse Umane (DRU), Direcţia Generală de Integrare Europeană (DGIE), din totalul celor
10 direcţii existente, reprezentând în cifre relative, o pondere de 40,0 %.
La fiecare direcţie a fost testat sistemul privind evidenţa muncii prestate peste programul
normal de lucru prin utilizarea tehnicilor şi instrumentelor de control stabilite în Lista de verificare nr.
7, poz. 1.5.-1.8., pentru lunile aprilie şi decembrie 2004:
- aprobarea efectuării muncii peste programul normal de lucru;
- existenţa Registrului special de prezenţă pentru evidenţa orelor prestate peste programul
normal de lucru prin care angajatorul ţine evidenţa acestuia pentru fiecare salariat;
- completarea sistematică a Registrului special de prezenţă pentru evidenţa orelor prestate
peste programul normal de lucru pentru fiecare salariat;
- compensarea orelor de muncă suplimentară prin timp liber echivalent în următoarele 30 de
zile;
- compensarea orelor de muncă suplimentară prin adăugarea unui spor la salariu când
compensarea cu timp liber echivalent nu este posibilă;
- acordarea unui spor pentru munca suplimentară, care să nu fie mai mic de 75% din salariul
de bază.
Rezultatele testării sunt prezentate în Lista de control privind evidenţa salarizării muncii peste
programul normal de lucru la structurile din cadrul entităţii anexată.
Constatări
Pe baza testului efectuat s-au constatat următoarele:
- efectuarea orelor suplimentare nu a fost aprobată în scris de şeful ierarhic superior;
- nu este organizată evidenţa orelor de muncă prestate suplimentar de către personal prin
înfiinţarea şi completarea Registrului special de prezenţă pentru evidenţa orelor prestate
peste programul normal de lucru;
- orele suplimentare efectuate au fost plătite prin adăugarea unui spor la salariu neurmărindu-
se posibilitatea compensării în timp echivalent în următoarele 30 de zile;
Concluzii
În baza acestui test s-a întocmit FIAP nr. 7.
La nivelul entităţii auditate există un număr de 465 dosare profesionale, din care vom constitui
un eşantion de 3%, respectiv 15 dosare, procedând astfel:
Auditor, În prezenţa,
LISTA DE CONTROL
privind evidenţa salarizării muncii peste programul normal de lucru
la structurile din cadrul entităţii
Compensarea
Completarea Acordare
Elemente Existenţa Compensarea orelor de muncă
Aprobar sistematică a a unui spor
testate Registrului special orelor de muncă suplimentară prin
ea efectuării Registrului special de pentru munca
de evidenţă a suplimentară prin adăugarea unui spor
muncii peste evidenţă a timpului suplimentară,
timpului lucrat timp liber echivalent la salariu când
Direcţiile programul lucrat peste programul care să nu fie mai
peste programul în următoarele 30 de compensarea cu
testate normal de lucru normal de lucru pentru mic de 75% din
normal de lucru zile timp liber echivalent
fiecare salariat salariul de bază
nu este posibilă
Aprilie 2004:
- DPA FIAP FIAP FIAP X FIAP X
- DGBFC FIAP FIAP FIAP X FIAP X
- DRU X FIAP FIAP X X X
- DGIE FIAP FIAP FIAP X FIAP X
Decembrie 2004:
- DPA FIAP FIAP FIAP X FIAP X
- DGBFC FIAP FIAP FIAP X FIAP X
- DRU X FIAP FIAP X X X
- DGIE FIAP FIAP FIAP X FIAP X
Data: 01.04.2005
Auditor intern,
Baciu Otilia - Mariana
Procedura - P08: Colectarea dovezilor
Serviciul Audit Public Intern
PROBLEMA
Inexistenţa unui sistem privind evidenţa orelor de muncă prestate suplimentar de către personal şi
a modului de compensare a acestora
CONSTATARI
- Inexistenţa unui sistem pentru organizarea modului de evidenţă a orelor suplimentare şi de
recuperare a acestora de către salariaţii entităţii în conformitate cu art. 19 alin. (1) din O.G. nr.
123/2003 privind creşterile salariale ce se vor acorda personalului din sectorul bugetar, care
implică utilizarea Registrului special de prezenţă pentru evidenţa orelor prestate peste
programul normal de lucru;
- Efectuarea orelor suplimentare nu a fost dispusă în scris de şeful ierarhic superior, deşi în actul
normativ acest lucru era stipulat în sens imperativ;
- Din documentele analizate nu a reieşit că nu ar fi fost posibilă compensarea muncii prestate peste
programul normal de lucru cu timp liber corespunzător în următoarele 30 de zile, şi abia după
aceea să poată fi aplicată compensarea în bani.
CAUZE
- Neutilizarea Registrului special de prezenţă pentru evidenţa orelor prestate peste programul
normal de lucru;
- Lipsa personalului specializat şi existenţa unei fluctuaţii însemnate de personal;
- Inexistenţa unei proceduri şi a unei documentaţii aferente evidenţei operative şi a modalităţilor de
compensare a muncii suplimentare efectuate peste program.
CONSECINŢE
Stabilirea eronată a orelor suplimentare efectuate peste program şi compensarea în timp sau în
bani, fără a se urmări realizarea în timp echivalent corespunzător muncii prestate suplimentar.
RECOMANDĂRI
- Efectuarea unei reverificări privind sistemul de evidenţă a timpului suplimentar peste programul
normal de lucru şi modul de compensare al acestuia pentru depistarea tuturor situaţiilor de
nerespectare a cadrului normativ şi informarea şefului compartimentului de audit intern asupra
rezultatelor obţinute;
- Elaborarea unei proceduri pentru gestionarea timpului efectuat peste programul normal de lucru
în vederea compensării în timp sau în bani şi implementarea în cadrul acestuia a activităţilor de
control şi a responsabilităţilor adecvate;
- Asigurarea unei pregătiri profesionale de specialitate a personalului şi evaluarea sistematică a
acestuia.
Nr.
ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.
crt.
1 Modul de evidenţiere a prezenţei, învoirilor şi concediilor Obiecte
. (Obiecte auditabile 34-38 - LC) auditabile 21-
25 (TD)
1 Examinarea procedurii privind evidenţierea prezenţei, învoirilor
.1. şi concediilor:
1.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedură a activităţilor
aferente fundamentării şi evidenţierii prezenţei, învoirilor şi
concediilor de odihnă, medicale şi de studii:
a) aprobarea procedurii de către persoanele
- -
competente;
b) precizarea modalităţii de evidenţiere a prezenţei,
- -
învoirilor şi concediilor;
c) verificarea existenţei listei activităţilor pentru
- -
realizarea obiectivului/subobiectivului;
d) precizarea modalităţii de planificare a concediilor
- -
de odihnă;
e) precizarea modalităţii de recuperare a învoirilor; - -
f) cuprinderea modalităţii de calcul a drepturilor
salariale în situaţia învoirilor şi a concediilor de odihnă, - -
medicale şi de studii;
g) cuprinderea modalităţii de calcul a timpului ce
urmează a fi recuperat sau diminuarea corespunzătoare a - -
drepturilor salariale;
h) oferirea unor exemple în acest sens; - -
i) existenţa componentei de actualizare a
- -
procedurii.
1.1.2. Înglobarea activităţilor de control intern în punctele cheie ale
- -
procesului;
1.1.3. Respectarea principiului dublei semnături; - -
1.1.4. Atribuirea responsabilităţilor privind planificarea şi evidenţierea
învoirilor şi a concediilor de odihnă, medicale şi de studii, în
- -
fazele de întocmire, avizare, aprobare şi ale termenelor aferente
fiecărei faze;
1.1.5. Asigurarea transpunerii prelucrărilor într-un sistem informatizat,
respectiv realizarea codificării modelelor de formulare şi - -
informaţiile activităţilor, algoritm de prelucrare ş.a.
1.1.6. Modalitatea arhivării. - -
1 Compararea atribuţiilor din procedură cu fişele posturilor
- -
.2.
1 Examinarea cunoaşterii procedurilor de către persoanele cu
.3. responsabilităţi în fundamentarea şi evidenţierea învoirilor şi a - -
concediilor de odihnă, medicale şi de studii
1 Aprecierea calităţii procedurii de către responsabilii acestora:
.4. a) consideră procedura corespunzătoare?
b) constată disfuncţionalităţi în timpul aplicării practice?
Nr.
ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.
crt.
c) există propuneri de perfecţionare a procedurii?
1 Verificarea modului de evidenţiere a prezenţei: X Test nr. 8
.5. a) utilizarea formularelor tipizate X
b) respectarea principiului dublei semnături X Lista de
c) datele preluate în statul de plată corespund cu control
X
cele din foile colective de prezenţă
1 Verificarea modului de evidenţiere a învoirilor:
.6. a) sistemul de evidenţă a învoirilor - -
b) modul de compensare a învoirilor - -
c) diminuarea corespunzătoare a salariilor - -
d) aprobarea învoirilor - -
1 Verificarea modului de evidenţiere a concediilor de odihnă: X Test nr. 8
.7. a) planificarea anuală a concediilor de odihnă X
b) concordanţa efectuării concediilor cu planificarea anuală X
Lista de
c) existenţa justificării pentru cererile de concediu care nu
control
concordă cu perioadele planificate (rechemare, lucrări X
suplimentare, lucrări nefinalizate ş.a.)
1 Verificarea modului de evidenţiere a concediilor medicale X Test nr. 8
.8. a) conformitatea certificatelor medicale X
b) corespondenţa perioadelor din certificate cu cele
X Lista de
din foile colective de prezenţă
control
c) datele preluate în statul de plată corespund cu
X
cele din certificatele medicale
1 Verificarea modului de evidenţiere a concediilor de studii
.9. a) existenţa actului adiţional la contractul de muncă - -
b) respectarea prevederilor contractelor individuale
- -
de muncă
1 Compararea atribuţiilor prevăzute în fişa postului cu cerinţele
.10. funcţiei - -
Data: 01.04.2005
Auditor intern,
Căderea Georgeta
TEST NR. 8
Obiectul testului
Sistemul de evidenţă a prezenţei, învoirilor şi concediilor
Obiectivele testului
Verificarea sistemului foilor colective de prezenţă
Verificarea planificării şi efectuării concediilor de odihnă
Verificarea evidenţei concediilor medicale
Descrierea testului
Eşantionul a fost constituit în mod aleator prin selectarea a patru direcţii ale entităţii publice,
respectiv a Direcţiei Patrimoniu Administrativ (DPA), Direcţia Achiziţii (DA), Direcţia Resurse
Umane (DRU), Direcţia Generală de Integrare Europeană (DGIE), din totalul celor 10 direcţii
existente, reprezentând în cifre relative, o pondere de 40,0 %.
La fiecare direcţie s-a analizat sistemul privind evidenţa muncii prestate peste programul
normal de lucru pe baza tehnicilor şi instrumentelor de control stabilite în Lista de verificare nr. 8,
poz. 1.5., 1.7 şi 1.8., pentru lunile februarie şi august 2004.
Testul pentru evaluarea sistemului de evidenţă a prezenţei, concediilor de odihnă şi concediilor
medicale, comportă următoarele verificări:
• evidenţierea prezenţei, pentru lunile februarie şi august 2004:
- utilizarea formularelor tipizate;
- respectarea principiului dublei semnături;
- datele preluate în statul de plată corespund cu cele înscrise în foile colective de prezenţă.
• evidenţierea concediilor de odihnă, pentru lunile februarie şi august 2004:
- existenţa planificării anuale a concediilor de odihnă pe anul 2004;
- concordanţa efectuării concediilor cu planificarea anuală;
- existenţa justificării neconcordanţei.
• evidenţierea concediilor medicale efectuate, pentru lunile februarie şi august 2004:
- conformitatea certificatelor medicale;
- perioadele din certificate corespund cu cele din foile colective de prezenţă;
- datele preluate în statul de plată corespund cu cele din certificatele medicale.
Constatări
În urma verificărilor efectuate şi analizei Listei de control privind evidenţa prezenţei, concediilor
de odihnă şi concediilor medicale, prezentate în anexă, s-a constatat:
- neutilizarea unui sistem de evidenţiere a prezenţei personalului unitar la DPA, DA, DRU şi
DGIE, respectiv folosirea unor formulare neadecvate şi diferite de la o direcţie la alta, care nu
conţin rubricile prevăzute de cadrul normativ;
- inexistenţa justificării nerespectării planificării concediilor de odihnă la DA şi la DGIE.
Concluzii
În baza acestui test s-a întocmit FIAP nr. 8.
Elemente
testate EVIDENŢIEREA PREZENŢEI CONCEDII DE ODIHNĂ CONCEDII MEDICALE
PROBLEMA
Inexistenţa unui sistem privind evidenţa prezenţei şi a justificării nerespectării planificării
concediilor de odihnă ale personalului
CONSTATAREA
Din analiza efectuată s-a constatat că în cadrul entităţii publice se utilizează diferite formulare de
foi colective de prezenţă, care nu conţin elementele obligatorii prevăzute de lege.
Din verificarea foilor colective de prezenţă, pentru lunile februarie şi august 2004, a rezultat
utilizarea formularelor diferite de evidenţă a prezenţei la Direcţia Patrimoniu Administrativ, Direcţia
Achiziţii şi Direcţia Generală de Integrare Europeană. Prin analiza acestora s-a demonstrat că nici unul
dintre modelele privind evidenţa personalului, utilizate de direcţiile selectate, nu conţineau elementele
prevăzute de cadrul normativ.
De asemenea, din testare a reieşit inexistenţa unui sistem de justificare a nerespectării
planificării concediilor de odihnă ale personalului la Direcţia Achiziţii şi Direcţia Generală de
Integrare Europeană.
CAUZE
- Nedesemnarea persoanelor responsabile cu evidenţa prezenţei în cadrul structurilor entităţii;
- Inexistenţa procedurilor scrise privind completarea foilor colective de prezenţă.
CONSECINŢE
- Efectuarea unor plăţi nejustificate care de altfel ar putea fi evitate.
RECOMANDĂRI
- Desemnarea prin fişele de post a atribuţiilor persoanelor cu evidenţa prezenţei personalului;
- Implementarea unui nivel de control suplimentar pentru evidenţierea prezenţei personalului şi
justificării nerespectării planificării concediilor de odihnă, pe o perioadă de 6 luni;
- Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate pentru organizarea sistemului de evidenţă a
personalului şi stabilirea formularelor prevăzute de cadrul normativ.
Data: 01.04.2005
Auditor intern,
Bilauca Nelia – Roxana
Procedura - P08: Colectarea dovezilor
Serviciul Audit Public Intern
TEST NR. 9
Obiectul testului
Evoluţia carierei personalului
Obiectivele testului
Evaluarea concordanţei dintre obiectivele entităţii stabilite prin ROF şi structura fişelor
de post ale personalului
Descrierea testului
Eşantionul pentru verificarea concordanţei obiectivelor entităţii cu activităţile cuprinse în
fişele posturilor, din dosarele profesionale, va fi de 3% din numărul total al dosarelor, rezultând
14 fişe ale posturilor care vor constitui elementele eşantionului supus testării, conform foii de
lucru, prezentate în anexă.
Testarea fişelor de post selectate, în număr de 14, se va realiza pe baza elementelor stabilite
în Lista de verificare nr. 9, poz. 1.6. în totalitate şi 1.7. selectiv, urmărindu-se:
• Punerea de acord a planurilor de pregătire profesională cu obiectivele entităţii;
• Verificarea concordanţei obiectivelor entităţii cu atribuţiile prevăzute în fişele posturilor:
- existenţa fişelor de evaluare a personalului;
- semnarea fişelor postului de salariaţi şi conducere;
- corespondenţa sarcinilor din fişa postului cu sarcinile stabilite prin ROF în competenţa
structurii din care face parte salariatul;
- actualizarea periodică a fişelor postului.
Pentru efectuarea testării s-a elaborat Lista de control nr. 9 privind concordanţa obiectivelor
entităţii cu atribuţiile prevăzute în fişele posturilor, prezentată în anexă.
Constatări
Din testare nu au rezultat diferenţe între obiectivele entităţii, stabilite prin ROF, şi atribuţiile
personalului cuprinse în fişele posturilor.
Concluzii
În acest caz nu se va elabora FIAP.
Data: 08.04.2005 Auditor intern, Supervizor,
Baciu Otilia - Mariana Ionescu Mircea
FOAIE DE LUCRU
Auditor, În prezenţa,
LISTA DE CONTROL
privind concordanţa dintre obiectivele entităţii şi structura fişelor de post
Corespondenţa sarcinilor
Elementel Punerea de acord a
Semnarea fişelor din fişa postului cu
e testate planurilor de Existenţa fişelor Actualizarea
postului de sarcinile stabilite prin
pregătire de evaluare a periodică a fişelor
salariaţi şi ROF în competenţa
Elementele profesională cu personalului postului
conducere structurii din care face
eşantionului obiectivele entităţii
parte salariatul
01 - 33 X X X X X
02 - 66 X X X X X
03 - 99 X X X X X
04 - 132 X X X X X
05 - 165 X X X X X
06 - 198 X X X X X
07 - 231 X X X X X
08 - 264 X X X X X
09 - 297 X X X X X
10 - 330 X X X X X
11 - 363 X X X X X
12 - 396 X X X X X
13 - 429 X X X X X
14 - 462 X X X X X
Nr. D N
ACTIVITATEA DE AUDIT OBS.
crt. A U
1 Pregătirea profesională continuă a personalului Obiect
. (Obiecte auditabile 41-44 - LC) auditabil 27
(TD)
1 Examinarea procedurii privind pregătirea profesională a
.1. personalului:
1.1.7. Verificarea gradului de acoperire prin procedură a activităţilor
aferente pregătirii profesionale a personalului:
f) aprobarea procedurii de către persoanele
- -
competente;
g) verificarea existenţei listei activităţilor pentru
- -
realizarea obiectivului/subobiectivului;
h) precizarea modalităţii de pregătire profesională
- -
continuă a personalului;
i) oferirea unor exemple în acest sens; - -
j) existenţa componentei de actualizare a
- -
procedurii.
1.1.8. Înglobarea activităţilor de control intern în punctele cheie ale
- -
procesului;
1.1.9. Respectarea principiului dublei semnături; - -
1.1.10. Atribuirea responsabilităţilor privind pregătirea profesională a
personalului în fazele de întocmire, avizare, aprobare şi
- -
soluţionare a contestaţiilor, precum şi ale termenelor aferente
fiecărei faze;
1.1.11. Asigurarea transpunerii prelucrărilor într-un sistem
informatizat, respectiv realizarea codificării modelelor de
- -
formulare şi informaţiile activităţilor, algoritm de prelucrare
ş.a.
1.1.12. Modalitatea arhivării documentelor. - -
1 Evaluarea atribuţiilor din fişele posturilor Interviu
X
.2. Notă
1 Examinarea cunoaşterii procedurilor de către persoanele cu
- -
.3. responsabilităţi în pregătirea profesională
1 Aprecierea calităţii procedurii de către responsabilii acestora:
.4. d) consideră procedura corespunzătoare? - -
e) constată disfuncţionalităţi în timpul aplicării
- -
practice?
f) există propuneri de perfecţionare a procedurii? - -
1 Verificarea fundamentării planurilor de pregătire profesională Interviu
X
.5. Notă
1 Verificarea coroborării planurilor de pregătire profesională cu
- -
.6. obiectivele entităţii
1 Analiza adaptării planurilor individuale la cerinţele de
- -
.7. pregătire ale fiecărui salariat
1 Analiza sistemului indicatorilor de performanţă - -
Nr. D N
ACTIVITATEA DE AUDIT OBS.
crt. A U
.8.
1 Verificarea atribuţiilor din fişa postului cu cerinţele funcţiei de
- -
.9. elaborare a sistemului indicatorilor de performanţă
1 Analiza modalităţii de arhivare a documentelor
- -
.10.
Nr.
Întrebări Da Nu Observaţii
crt.
1. Aţi semnat fişa postului? X
LV nr. 10, poz.
2. Desfăşuraţi şi alte activităţi decât cele
X 1.2.
menţionate în fişa postului?
3. Dacă da, vă rugăm enumeraţi-le. Lista de
X
activităţi
4. Pentru întocmirea Planului programelor de
LV nr. 10, poz.
formare şi perfecţionare a funcţionarilor aţi solicitat X
1.5.
propuneri din cadrul direcţiilor din entitate?
5. Dacă da, vă rugăm să ni le furnizaţi. X Propuneri
6. Există o legătură între cursurile de pregătire
X
profesională organizate şi obiectivele entităţii?
7. Dacă da, vă rugăm să ni le prezentaţi. X Notă
8. Prin Planul pe care l-aţi întocmit anul trecut aţi
avut în vedere ca toţi funcţionarii să urmeze cursuri de X
pregătire şi perfecţionare profesională? LV nr. 10, poz.
9. În cursul anului 2004, funcţionari din cadrul 1.6.
ministerului au participat la Programul Tinerilor X
Profesionişti (YPS)?
10. Dacă da, vă rugăm să ne furnizaţi contractele
X Contracte
dintre entitatea publică şi participanţi
11. Funcţionarii publici care au urmat aceste cursuri
X
au fost încadraţi pe un post de conducere?
12. Dacă nu, specificaţi motivul Cadrul
X
legislativ
13. Mai aveţi ceva de adăugat referitor la cele de
X
mai sus?
Auditor,
Nr.
Activitate de audit DA NU Obs.
crt.
Obiect
Gestionarea dosarelor profesionale
1. e auditabile
(Obiecte auditabile 45-48 - LC)
28-29 (TD)
1.1. Examinarea procedurii privind gestionarea dosarelor
profesionale:
1.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedură a
activităţilor privind gestionarea dosarelor profesionale:
a) aprobarea procedurii de către persoanele - -
competente;
b) precizarea modalităţii de gestionare a - -
dosarelor profesionale;
c) verificarea existenţei listei activităţilor - -
pentru realizarea obiectivului/subobiectivului;
d) precizarea documentelor obligatorii cuprinse - -
în dosarele profesionale;
e) precizarea persoanelor care au drept de acces - -
pentru consultarea dosarelor profesionale;
f) precizarea elementelor ce asigură securitatea - -
dosarelor profesionale;
g) oferirea unor exemple în acest sens; - -
h) existenţa componentei de actualizare a - -
procedurii.
1.1.2. Înglobarea activităţilor de control intern în punctele cheie - -
ale procesului;
Nr.
Activitate de audit DA NU Obs.
crt.
1.1.3. Respectarea principiului dublei semnături; - -
1.1.4. Atribuirea responsabilităţilor privind gestionarea dosarelor
- -
profesionale;
1.1.5. Asigurarea transpunerii prelucrărilor într-un sistem
informatizat, respectiv realizarea codificării modelelor de
- -
formulare şi informaţiile activităţilor, algoritm de prelucrare
ş.a.
1.1.6. Modalitatea arhivării documentelor. - -
1.2. Compararea atribuţiilor din procedură cu fişele posturilor - -
1.3. Examinarea cunoaşterii procedurilor de către persoanele cu
- -
responsabilităţi în gestionarea dosarelor profesionale
1.4. Aprecierea calităţii procedurii de către responsabilii
acestora:
a) consideră procedura corespunzătoare? - -
b) constată disfuncţionalităţi în timpul aplicării - -
practice?
c) există propuneri de perfecţionare a - -
procedurii?
1.5. Analiza listei persoanelor nominalizate care au acces la
- -
dosarele profesionale
1.6. Verificarea conţinutului dosarelor profesionale X Test nr. 11
a) nume şi prenume X
b) data şi locul naşterii X
c) starea civilă X
d) numele copiilor şi data naşterii X
e) siuaţia miliară X
f) pregătirea profesională X
g) cazierul judiciar X Listă de
h) cazierul administrativ X control
i) funcţia, categoria, clasa, gradaţia X privind
modul de
j) copii de pe carnetul de muncă evidenţă al
X
dosarelor
k) declaraţia pe proprie răspundere a titularului dosarului X profesionale
că nu a desfăşurat activităţi de poliţie politică
l) declaraţia de avere actualizată în condiţiile legii. X
m) cereri de concedii de odihnă pe ultimii 3 ani X
n) copia de pe cartea de identitate sau buletin X
o) Decizia de numire X
p) fişa postului X
1.7. Analiza modalităţii de arhivare - -
Data: 01.04.2005
Auditor intern,
Baciu Otilia - Mariana
Procedura - P08: Colectarea dovezilor
Serviciul Audit Public Intern
TEST NR. 11
Data: 08.04.2005
Auditor intern,
Baciu Otilia –Mariana
LISTA DE CONTROL
privind modul de evidenţă al dosarelor profesionale
Cerericoncediu odihnă pe
Pregătire profesională
Data şi locul naşterii
Cazier administrativ
Declaraţii de avere
Nume şi prenume
Deizia de numire
Situaţia militară
Cazier judiciar
Fişa postului
ultimii 3 ani
Stare civilă
Eşantion Marca
gradaţia
01 0844 XX X X X X X X X X X X X X X X
11 1078 X X X X X X X X X FIAP X X X X X X
21 1112 X X X X X X X X X X X X X X X X
31 1134 X X X X X X X X X X X X X X X X
41 1256 X X X X X X X X X X X X X X X X
51 1273 X X X X X X X X X X X X X X X X
61 1288 X X X X X X FIAP X X X X X X X X X
71 1302 X X X X X X X X X X X X X X X X
81 1318 X X X X X X X X X X X X X X X X
91 1330 X X X X X X X X X X X X X X X X
101 1345 X X X X X X X X X X X X X X X X
111 1364 X X X X X X X X X X X X X X X X
121 1380 X X X X X X X X X X X FIAP X X X X
131 1420 X X X X X X X X X X X X X X X X
141 1437 X X X X X X X X X FIAP X X X X X X
151 1456 X X X X X X FIAP X X X X FIAP X X X X
161 1481 X X X X X X X X X X X X X X X X
171 1499 X X X X X X X X X X X X X X X X
şi data naşteriiNumele copiilor
Declaraţii de
naşteriiData şi locul
odihnă pe ultimii
Pregătire
Cazier
Copii de pe
Copii carte de
Funcţia categoria,
Declaraţii de
Nume şi prenume
Deizia de numire
3 ani Cerericoncediu
Situaţia militară
Element
Cazier judiciar
Fişa postului
Stare civilă
e testate
administrativ
profesională
carnetul de muncă
poliţie politică
avere
identitate
Eşantion Marca
clasa, gradaţia
181 1512 X X X X X X X X X X X X X X X X
191 1530 X X X X X X X X X X X X X X X X
201 1555 X X X X X X X X X X X X X X X X
211 1581 X X X X X X FIAP X X X X X X X X X
221 1598 X X X X X X X X X X X X X X X X
231 1611 X X X X X X X X X X X X X X X X
241 1627 X X X X X X X X X X X FIAP X X X X
251 1646 X X X X X X X X X X X X X X X X
261 1660 X X X X X X X X X X X X X X X
271 1679 X X X X X X X X X X X X X X X X
28 1692 X X X X X X X X X X X X X X X X
291 1703 X X X X X X X X X FIAP X X X X X X
301 1716 X X X X X X X X X X X X X X X X
311 1730 X X X X X X X X X X X X X X X X
321 1747 X X X X X X FIAP X X FIAP X X X X X X
331 1761 X X X X X X X X X X X X X X X X
341 1777 X X X X X X X X X X X X X X X X
351 1792 X X X X X X X X X X X X X X X X
361 1806 X X X X X X X X X X X X X X X X
371 1819 X X X X X X X X X X X X X X X X
381 1840 X X X X X X X X X X X X X X X X
391 1859 X X X X X X X X X X X X X X X X
401 1871 X X X X X X X X X X X X X X X X
411 1886 X X X X X X X X X X X X X X X X
461
451
441
431
421
Eşantion
1943
1932
1921
1911
1900
Marca
e testate
Element
X
X
X
X
X
Nume şi prenume
X
X
X
X
X
naşteriiData şi locul
X
X
X
X
X
Stare civilă
X
X
X
X
X
Situaţia militară
X
X
X
X
X
profesională
Pregătire
X
X
X
X
FIAP
Cazier judiciar
X
X
X
X
X
administrativ
Cazier
X
X
X
X
X
clasa, gradaţia
Funcţia categoria,
X
X
X
X
X
carnetul de muncă
Copii de pe
X
X
X
X
X
poliţie politică
Declaraţii de
X
X
X
X
X
avere
Declaraţii de
X
X
X
X
X
3 ani Cerericoncediu
odihnă pe ultimii
X
X
X
X
X
identitate
Copii carte de
X
X
X
X
X
Deizia de numire
X
X
X
X
X
Fişa postului
Procedura - P08: Colectarea dovezilor
Serviciul Audit Public Intern
PROBLEMA
Neconstituirea dosarului profesional în termen de 10 zile de la angajarea personalului, respectiv
intrarea în corpul funcţionarilor publici.
CONSTATĂRI
Existenţa unor dosare profesionale incomplete care nu conţin toate actele administrative
şi documentele de evidenţiere a carierei funcţionarului public, conform art. 4 din H.G. nr. 432/2004
privind constituirea dosarului profesional al funcţionarilor publici.
În urma verificării eşantionului stabilit pe baza Testului nr. 11 şi analiza informaţiilor prezentate
în Lista de control privind modul de evidenţă al dosarelor profesionale, s-a constatat lipsa, la unele
dosare profesionale, a următoarelor documente:
- Cazierul judiciar pentru dosarele 61, 151, 211, 261, 321 şi 431 din eşantion;
- Copii de pe carnetele de muncă pentru dosarele 11, 141, 291 şi 321 din eşantion;
- Declaraţii de avere pentru dosarele 121, 151 şi 241 din eşantion.
CAUZE
- Inexistenţa procedurilor scrise privind constituirea dosarului profesional al funcţionarului
public.
CONSECINŢE
- În situaţia unor solicitări, nu pot fi obţinute informaţii complete cu privire la cariera
profesională a funcţionarilor publici (stabilirea corectă şi promptă a salariului, a vechimii în muncă şi
în funcţie, debite de recuperat ş.a.), deşi aceste date cu caracter personal sunt necesare, de regulă, în
regim de urgenţă.
RECOMANDĂRI
- Verificarea dosarelor profesionale de la ultima misiune de audit intern până la zi, pentru
completarea actelor administrative şi documentelor care evidenţiază cariera profesională a
funcţionarilor publici;
- Implementarea unui nivel de control suplimentar pe lanţul procedural;
- Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate pentru gestionarea dosarelor profesionale.
Nr.
ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.
crt.
Obiecte
Gestionarea carnetelor de muncă
1. auditabile 30-31
(Obiecte auditabile 49-52 - LC)
(TD)
1.1. Examinarea procedurii privind gestionarea carnetelor de
muncă:
1.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedură a
activităţilor privind gestionarea carnetelor de muncă:
a) aprobarea procedurii de către persoanele - -
competente;
b) verificarea existenţei listei activităţilor - -
pentru realizarea obiectivului/subobiectivului;
c) precizarea modalităţii de gestionare a - -
carnetelor de muncă;
d) precizarea elementelor de identificare,
familiale, de studii, profesionale şi salariale - -
obligatorii, cuprinse în carnetele de muncă;
e) precizarea persoanelor care au drept de - -
acces pentru consultarea carnetelor de muncă;
f) precizarea elementelor ce asigură - -
securitatea carnetelor de muncă;
g) oferirea unor exemple în acest sens. - -
h) existenţa componentei de actualizare a - -
procedurii.
1.1.2. Existenţa activităţilor de control intern în punctele cheie
- -
ale procesului;
1.1.3. Respectarea principiului dublei semnături; - -
1.1.4. Atribuirea responsabilităţilor privind gestionarea
- -
carnetelor de muncă;
1.1.5. Asigurarea transpunerii prelucrărilor într-un sistem
informatizat, respectiv realizarea codificării modelelor de
- -
formulare şi informaţiile activităţilor, algoritm de
prelucrare ş.a.
1.1.6. Modalitatea arhivării. - -
1.2. Compararea atribuţiilor din procedură cu fişele posturilor - -
1.3. Examinarea cunoaşterii procedurilor de către persoanele
- -
cu responsabilităţi în gestionarea carnetelor de muncă
1.4. Aprecierea calităţii procedurii de către responsabilii
acestora:
a) consideră procedura corespunzătoare? - -
b) constată disfuncţionalităţi în timpul - -
aplicării practice?
Nr.
ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.
crt.
c) există propuneri de perfecţionare a - -
procedurii?
1.5. Analiza listei persoanelor nominalizate care au acces la
- -
carnetele de muncă
1.6. Analiza sistemului de securitate al carnetelor de muncă - -
1.7. Verificarea existenţei procedurilor scrise pentru
X Interviu
completarea carnetului de muncă
1.8. Verificarea completării cu datele de identificare
X TEST nr. 12
extraprofesionale:
a) nume şi prenume; X Liste de control
b) situaţia militară; X privind evidenţa
c) starea civilă; X carnetelor de
d) documente care atestă studiile X muncă
1.9. Verificarea corectitudinii înregistrării elementelor
X TEST nr. 12
salariale în carnetele de muncă:
a) salariul de bază înscris în Decizia de
numire este corespunzător categoriei, clasei şi gradului X
funcţiei;
b) sporul de vechime; X Liste de control
c) indemnizaţia de conducere; X privind evidenţa
d) sporul pentru titlul ştiinţific de doctor; X carnetelor de
e) sporul pentru complexitatea în muncă; X muncă
f) sporul pentru orele lucrate pe timp de X
noapte;
g) salariul de merit X
1.10. Punerea de acord a datelor înscrise din carnetele de
- -
muncă cu cele din dosarele profesionale
1.11. Verificarea certificării carnetelor de muncă X TEST nr. 12
1.12. Verificarea actualizării sistematice a carnetelor de muncă - Interviu
(schimbarea numelui, schimbarea încadrării) X - Nota de relaţii
- FIAP nr. 12
1.13. Analiza modalităţii de arhivare a carnetelor de muncă - -
Data: 01.04.2005
Auditor,
Căderea Georgeta
Procedura - P08: Colectarea dovezilor
Serviciul Audit Public Intern
TEST NR. 12
Obiectul testului
Gestionarea carnetelor de muncă
Obiectivul testului
Modul de completare al carnetelor de muncă
Descrierea testului
Eşantionul pentru verificarea modului de completare al carnetelor de muncă a fost de 10% din
populaţia totală, conform foii de lucru anexate, respectiv 47 de carnete de muncă.
Testarea a urmărit completitudinea ţi corectitudinea datelor înscrise în carnetele de muncă pe
baza elementelor stabilite în Lista de verificare nr. 12, poz. 1. 9., 1.10 şi 1.12., astfel:
• Verificarea completării cu datele de identificare extraprofesionale:
- nume şi prenume;
- situaţia militară;
- starea civilă;
- studii;
• Verificarea corectitudinii înregistrării elementelor salariale în carnetele de muncă:
- salariul de bază înscris în Decizia de numire;
- sporul de vechime;
- indemnizaţia de conducere;
- sporul pentru titlul ştiinţific de doctor;
- sporul pentru complexitatea în muncă;
- sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte;
- salariul de merit;
• Verificarea certificării carnetelor de muncă
Testarea s-a concretizat în elaborarea Listei de control privind evidenţa carnetelor de muncă,
prezentată în anexă.
Constatări
În urma verificării eşantionului şi pe baza Listei de control privind evidenţa carnetelor de muncă
s-a constatat neînregistrarea unor date obligatorii şi/sau neactualizarea, în totalitate, a carnetelor de
muncă, şi anume:
- starea civilă la 7 carnete de muncă şi anume: 41, 131, 171, 211, 271, 341, 371;
- sporul de vechime la 8 carnete de muncă, şi anume: 51, 91, 161, 201, 271, 351, 391, 431.
Analiza a stabilit existenţa unor carnete de muncă incomplete încă de la angajarea
salariaţilor şi, de asemenea, a constatat lipsa de preocupare pentru completarea acestora.
Concluzii
În baza acestui test s-a întocmit FIAP nr. 12.
Auditor, În prezenţa,
LISTA DE CONTROL
privind evidenţa carnetelor de muncă
INTERVIU
privind verificarea existenţei procedurilor scrise (1.7.)
şi actualizarea carnetelor de muncă (1.12.)
adresat
salariaţilor care operează în carnetele de muncă
Nr.
ÎNTREBĂRI DA NU OBSERVAŢII
crt.
2.
Activităţile pe care le desfăşuraţi sunt menţionate în fişa X
postului?
3. Există proceduri pentru completarea carnetului
X
de muncă?
4. Dacă da, vă rugăm să ni le prezentaţi. X
Lista de
5. Activitatea de actualizare a carnetelor de muncă
X verificare nr.
intră în atribuţiile dvs.?
12, poz. 1.7. şi
6. Activitatea de actualizare este trecută în fişa
X 1.12.
postului dvs.?
7. Vă rugăm să ne prezentaţi o copie de pe fişa
X
postului.
8. Aţi efectuat lunar actualizarea carnetelor de
X
muncă?
9. Când aţi efectuat ultimele actualizări? Februarie
X
2005
10. Vă rugăm să ne motivaţi aceasta în scris? X Nota de relaţii
Auditori, Intervievat,
Serviciul Audit Public Intern
NOTĂ DE RELAŢII
privind respectarea cadrului normativ referitor la gestionarea carnetelor de muncă
adresat
doamnei Iliescu Veronica
Răspuns nr. 1: În cadrul Direcţiei de Resurse Umane este prevăzut un singur post de referent
care să desfăşoare activitatea de completare în carnetele de muncă, dar acest post este momentan
vacant, iar această activitate mi-a fost atribuită recent, dar nu mi-a fost înscrisă şi în fişa postului.
Răspuns nr. 2: Nu, dar există o fişă a postului pentru persoana care ar trebui să
îndeplinească această activitate, care conţine principalele elemente care trebuie respectate pentru
realizarea acestei activităţi.
Răspuns nr. 3: În luna februarie am fost în concediu medical, iar în timpul perioadei cât am
absentat nu a fost desemnată o altă persoană care să îndeplinească această activitate. După revenirea
din concediul medical s-a considerat de către şeful serviciului că sunt alte priorităţi, respectiv cele
aferente atribuţiilor înscrise în fişa postului meu, urmând a opera modificările în carnetele de muncă,
ulterior finalizării acestora.
Întrebarea nr. 4: Care consideraţi că a fost principala cauză care a generat aspectele
negative relevate mai sus?
Răspuns nr. 4: Numărul mare de posturi vacante (30% din totalul posturilor) a generat
repartizarea unui număr mai mare de sarcini salariaţilor existenţi, astfel încât o parte din activităţile
direcţiei, cum este şi cazul arhivării, au fost realizate de aceştia cu superficialitate, considerând-o ca
o activitate auxiliară şi care nu le aparţine.
Auditor, Referent,
Baciu Otilia-Mariana Iliescu Veronica
Nota:
Pentru constatarea de la întrebarea 3 se va elabora FIAP.
Procedura - P08: Colectarea dovezilor
Serviciul Audit Public Intern
PROBLEMA
Neactualizarea carnetelor de muncă.
CONSTATAREA
Din testul şi interviul efectuate a rezultat faptul că carnetele de muncă nu sunt actualizate, în
special, la rubricile privind starea civilă şi sporul de vechime.
CAUZE
- Personalul angajat în cadrul entităţii prin transfer de la alte instituţii a prezentat carnete de
muncă cu informaţii incomplete, nesolicitându-se aducerea imediată a actelor necesare;
- Efectuarea completării carnetelor de muncă de către persoane care nu au atribuţii şi competenţe
stabilite prin fişa postului;
- Inexistenţa procedurilor scrise privind completarea carnetului de muncă.
CONSECINŢE
- Lipsa unei surse de informaţii complete privind datele de identificare, elementele salariale şi
profesionale ale funcţionarilor publici din cadrul entităţii.
RECOMANDĂRI
- Stabilirea unor persoane responsabile cu gestionarea carnetelor de muncă şi a atribuţiilor prin
fişele de post;
- Constituirea unei comisii prin decizia conducerii pentru reverificarea stadiului actualizării
carnetelor de muncă şi informarea cu rezultatele acesteia a şefului compartimentului de audit
intern;
- Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate pentru gestionarea carnetelor de muncă în care să
fie înglobate activităţile de control şi persoanele responsabile;
- Realizarea unui sistem de pregătire profesională a personalului implicat în gestionarea
carnetelor de muncă;
- Testarea periodică a personalului şi influenţarea evaluărilor anuale cu rezultatele acestor testări.
Data: 01.04.2005
Auditor intern,
Căderea Georgeta
Procedura - P08: Colectarea dovezilor
Serviciul Audit Public Intern
TEST NR. 13
Obiectul testului:
Evaluarea sistemului informatic de gestiune a resurselor umane.
Obiectivele testului
Analiza funcţionalităţii sistemului informatic de gestiune a resurselor umane şi a subsistemului
de asigurare pentru prelucrarea tranzacţiilor autorizate şi corecte.
Descrierea testului
Auditorii au testat funcţionalitatea sistemului informatic prin înregistrarea în aplicaţia de
gestiune a resurselor umane a unor date nereale pentru un eşantion constituit din trei salariaţi.
Testul s-a efectuat astfel:
- pentru doi salariaţi s-au introdus date eronate privind marca şi numele şi prenumele
salariatului;
- pentru al treilea salariat s-au introdus date reale, fără a le anula pe cele existente în sistem,
practic dublându-se înregistrarea anterioară cu datele salariatului.
Scopul testării a fost acela de a vedea modul cum reacţionează sistemul la numere de marcă
eronate sau duble.
Rezultatele obţinute trebuie să demonstreze existenţa unui sistem de control privind
corectitudinea datelor operate prin generarea unor rapoarte de control.
Testarea a avut la bază elementele stabilite prin Lista de verificare nr. 13, poz. 1.7.
Constatări
Din analiza înregistrărilor cu date nereale în sistemul informatic s-a constatat că acesta nu are
prevăzut un subsistem de control asupra corectitudinii datelor operate, fapt demonstrat de lipsa de
reacţie a acestuia la introducerea datelor.
Concluzii
Pentru constatările de mai sus s-a elaborat FIAP-ul nr. 13.
INTERVIU
privind existenţa unui număr suficient de manuale de instrucţiuni, actualizarea acestora (1.1)
şi gradul de adaptabilitate al sistemului informatic la nevoile utilizatorilor (1.4.)
adresat
salariaţilor cu operarea şi controlul operaţiilor de gestiune din cadrul DRU
Nr.
ÎNTREBĂRI DA NU OBSERVAŢII
crt.
1. Lista de
Există un manual de instrucţiuni de utilizare a sistemului informatic? X verificare nr.
13 poz. 1.1.
2.
Manualul de utilizare este aprobat de conducere? X
3. Manualul de
Dacă da, vă rugăm să ni-l prezentaţi. X
utilizare
4. Activitatea întreprinsă în cadrul Direcţiei dumneavoastră se
X
desfăşoară pe baza instrucţiunilor din manual?
5. Examinarea adaptării sistemului informatic la necesităţile Lista de
utilizatorilor verificare nr.
X
13, poz. 1.4.
Parţial
6. Aplicaţia pe care o utilizaţi permite preluarea şi prelucrarea
X Parţial
automată a datelor introduse?
7.
Există manual pentru fiecare utilizator? X FIAP
8.
Manualul de instrucţiuni este actualizat periodic? X FIAP
9.
Când a fost actualizat manualul ultima dată? X sept. 2001
10. Aveţi propuneri de perfecţionare a instrucţiunilor? X
11. Mai aveţi ceva de adăugat referitor la cele de mai sus? X
Auditori, Intervievat,
NOTĂ:
În baza acestui interviu se va elabora FIAP.
PROBLEMA
Neadaptarea sistemului informatic la cerinţele utilizatorilor
CONSTATAREA
- Existenţa unui număr redus de manuale de utilizare a sistemului informatic şi acestea nu sunt
actualizate;
- Sistemul informatic nu conţine un subsistem de control pentru asigurarea prelucrării
tranzacţiilor corecte şi autorizate şi generarea de situaţii de control ale acestora asupra
corectitudinii datelor operate.
CAUZE
- Administratorul sistemului informatic nu a furnizat tuturor utilizatorilor manualul care să
prevadă instrucţiunile de acces, achiziţie, stocare, prelucrare, transmisie, răspândire şi utilizare
a datelor, prevăzute de buna practică în domeniu;
- Lipsa pregătirii de specialitate a persoanelor care utilizează sistemul informatic.
CONSECINŢE
- Posibilitatea utilizării necorespunzătoare a aplicaţiei informatice datorită manualelor
insuficiente şi neactualizate;
- Posibilitatea înregistrării în baza de date a unor informaţii nereale privitoare la salariaţi
(încadrare, cuantum, deduceri etc.).
RECOMANDĂRI
- Stabilirea unui responsabil cu actualizarea manualului de instrucţiuni;
- Actualizarea manualului de instrucţiuni de acces, achiziţie, stocare, prelucrare, transmisie,
răspândire şi utilizare a datelor;
- Asigurarea unui număr corespunzător de manuale pentru toţi utilizatorii;
- Stabilirea în responsabilitatea administratorului de sistem a inserării unui subsistem de control
pentru asigurarea prelucrării doar a tranzacţiilor corecte şi autorizate;
- Asigurarea unui sistem de pregătire şi evaluare sistematică a personalului responsabil în
utilizarea sistemului informatic.
Întocmit, Supervizat, Pentru conformitate,
Căderea Georgeta Ionescu Mircea
Nr.
ACTIVITATE AUDITABILĂ DA NU OBS.
crt.
Data: 01.04.2005
Auditor intern,
Baciu Otilia – Mariana
Procedura - P08: Colectarea dovezilor
Serviciul Audit Public Intern
TEST NR. 14
Obiectul testului
Siguranţa în exploatare a sistemului informatic de gestiune a resurselor umane.
Obiectivele testului
Analiza utilizării corespunzătoare a echipamentelor auxiliare pentru funcţionarea sistemului
informatic.
Descrierea testului
Testarea s-a realizat prin observarea directă a existenţei pe teren, la cele 5 calculatoare din
cadrul Direcţiei Resurse Umane, a echipamentelor auxiliare (back UPS, stabilizatoare de tensiune
ş.a) pe baza Listei de verificare nr. 14, poz. 1.6.
De asemenea, testarea s-a realizat şi printr-un interviu adresat salariaţilor Direcţiei Resurse
Umane, prezentat în anexă.
Constatări
Din testare a rezultat o dotare corespunzătoare cu echipamente auxiliare destinate funcţionării
optime a sistemului informatic.
Concluzii
În baza acestui test nu s-a întocmit FIAP.
INTERVIU
privind examinarea manualului de utilizare (1.1.1.) şi a gradului de dotare cu echipamente
auxiliare a calculatoarelor din cadrul Direcţiei Resurse Umane
adresat salariaţilor care utilizează sistemul informatic
Nr.
ÎNTREBĂRI DA NU OBSERVAŢII
crt.
1. Lista de
Există un manual de utilizare a sistemului informatic? X verificare nr.
14, poz. 1.1.1.
2. Activitatea întreprinsă în cadrul Direcţiei dumneavoastră se
X
desfăşoară pe baza instrucţiunilor din manual?
3. Atribuirea responsabilităţilor şi delegarea competenţelor sunt
X
declarate prin fişa postului?
4. Instrucţiunile/procedurile de utilizare a sistemului informatic
X
sunt aprobate?
5. Instrucţiunile/procedurile sunt actualizate sistematic? X
6. Consideraţi instrucţiunile ca fiind suficiente? X
7. Dotarea cu echipament informatic (PC, periferice, echipamente Lista de
auxiliare, suporturi amovibile, consumabile) este corespunzătoare? X verificare nr.
14, poz. 1.4.
8. Mai aveţi ceva de adăugat referitor la cele de mai sus? X
Auditori, Intervievat,
NOTĂ:
În baza acestui interviu nu s-a elaborat FIAP.
LISTA DE VERIFICARE NR. 15
Obiectivul VIII. FUNCŢIONALITATEA SISTEMULUI INFORMATIC UTILIZAT PENTRU
GESTIUNEA RESURSELOR UMANE
Nr.
ACTIVITATE AUDITABILĂ DA NU OBS.
crt.
1. Obiecte
Securitatea sistemului informatic auditabile 40-
(Obiecte auditabile 62-65 - LC) 43 (TD)
1.1. Examinarea manualului de proceduri privind asigurarea
securităţii sistemului informatic aferent activităţii de gestiune a
resurselor umane:
1.1.1. Verificarea sistemului şi a procedurilor pentru asigurarea TEST nr. 15
X
securităţii bazelor de date: Interviu
a) atribuirea responsabilităţilor persoanelor X
care asigură securitatea sistemului informatic
b) aprobarea procedurii de către persoanele
- -
competente;
c) realizarea sistemului de securitate a bazelor
de date care previne accesarea şi modificarea acestora X -
de către persoane neautorizate prin parole;
d) realizarea calendarului de modificare a
- X
parolelor de acces;
e) existenţa unui responsabil pentru
X
modificarea parolelor;
f) actualizarea programelor care asigură
- -
securitatea sistemului informatic;
g) precizarea modalităţii de actualizare a
instrucţiunilor privind realizarea securităţii sistemului - -
informatic de gestiune a resurselor umane;
h) oferirea unor exemple în acest sens; - -
i) conţine componenta de actualizare a procedurii. - -
1.1.2. Introducerea unor programe suplimentare de securitate în
- -
punctele cheie ale sistemului informatic
1.1.3. Modalitatea de perfecţionare continuă a personalului cu
- -
atribuţii în domeniu
1.1.4. Informarea nominală a utilizatorilor asupra modificărilor
aduse sistemului informatic de către personalul cu atribuţii X Interviu
în domeniul realizării securităţii sistemului informatic
Nr.
ACTIVITATE AUDITABILĂ DA NU OBS.
crt.
1.2. Analiza sistemului de parole de acces în sistemul
X Test nr. 15
informatic
- există un sistem de parole de acces? X
- există un responsabil cu verificarea periodică a schimbării
X
sistematice a parolelor de acces?
1.3. Examinarea cunoaşterii procedurilor de către persoanele cu
responsabilităţi în asigurarea securităţii sistemului informatic de - -
gestiune a resurselor umane
1.4. Aprecierea calităţii procedurii de către responsabilii
- -
acestora:
a) consideră procedura corespunzătoare? - -
b) constată disfuncţionalităţi în timpul aplicării practice? - -
c) există propuneri de perfecţionare a procedurii? - -
1.5.
Analiza listelor de control privind prevenirea şi detectarea - -
accesărilor şi modificărilor neautorizate
1.6.
Observarea fizică a sistemului de prevenire şi detectare a
accesărilor şi modificărilor sau transmiterilor
neautorizate ale bazelor de date asigurat prin sistem de Interviu
parole, programe antivirus, antispyware, firewall ş.a. X
prin programe de audit informatic pentru înregistrarea
intrărilor şi ieşirilor din sistem a utilizatorilor autorizaţi
sau neautorizaţi
1.7.
Examinarea programelor antivirus, antispyware şi firewall X Interviu
1.8.
Verificarea actualizării sistematice a programelor antivirus, - -
antispyware şi firewall
1.9. Analiza modalităţii de arhivare a documentelor - -
Data: 01.04.2005
Auditor intern,
Căderea Georgeta
Procedura - P08: Colectarea dovezilor
Serviciul Audit Public Intern
TEST NR. 15
Obiectul testului
Evaluarea securităţii sistemului informatic
Obiectivele testului
Verificarea sistemului de prevenire şi detectare a accesărilor şi modificărilor sau transmiterilor
neautorizate ale bazelor de date
Descrierea testului
Eşantionul s-a realizat asupra administratorului şi utilizatorilor sistemului informatic din cadrul
Direcţiei Resurse Umane, care au în dotare 5 calculatoare.
Testarea privind securitatea sistemului informatic a avut la bază elementele stabilite în Lista de
verificare nr. 15, poz. 1.1.1.c, d şi e, respectiv:
• existenţa unui sistem de parole care să fie modificate periodic;
• realizarea calendarului privind parolele de acces;
• existenţa unei persoane responsabile cu verificarea periodică a sistemului de parole de acces;
Testul s-a materializat prin verificarea pe teren a existenţei sistemului de parole de acces şi
a responsabilului cu verificarea schimbării periodice a acestora de către utilizatori.
Constatări
Din verificarea sistemului de parole existent, pentru cele 5 calculatoare utilizate, prin observarea
directă pe teren, s-a constatat:
- inexistenţa unui sistem de parole de acces;
- nedesemnarea unui responsabil cu verificarea schimbării sistemului de parole de acces;
- inexistenţa unui sistem de informare şi pregătire sistematică al utilizatorilor.
Concluzii
În baza acestui test s-a întocmit FIAP-ul nr. 15.
INTERVIU
privind securitatea sistemului informatic
adresat
salariaţilor din cadrul DRU
Nr.
ÎNTREBĂRI DA NU OBSERVAŢII
crt.
1. Lista de
verificare nr.
Există un responsabil cu securitatea sistemului informatic? X
15 poz. 1.1.1.
a.
2. Lista de
Aveţi o procedură pentru sistemul de securitate aprobată de verificare nr.
X
conducere? 15 poz. 1.1.1.
b.
3. Lista de
Accesul în sistemul de gestiune a resurselor umane se face printr-o verificare nr.
X
parolă de acces? 15 poz. 1.1.1.
c.
4.
Schimbaţi periodic parola? X FIAP
5.
Parola este cunoscută doar de dvs.? X
6.
Există o persoană responsabilă cu verificarea schimbării parolelor de X FIAP
acces?
7. Lista de
Acest responsabil are ca atribuţii informarea nominală a utilizatorilor X verificare nr.
asupra modificărilor aduse sistemului informatic? 15 poz. 1.1.4.
8. Lista de
Calculatorul dvs. este prevăzut cu programe antivirus, antispyware, verificare nr.
X
firewall ş.a.? 15 poz. 1.7. şi
1.8.
9.
Programele antivirus, antispyware, firewall sunt actualizate X
sistematic?
10.
Mai aveţi ceva de adăugat referitor la cele de mai sus? X
Auditori, Intervievat,
NOTĂ:
În baza acestui interviu se va elabora FIAP.
PROBLEMA
Neasigurarea securităţii sistemului informatic
CONSTATAREA
- Inexistenţa unui sistem de stabilire de către fiecare utilizator a parolelor şi a unui responsabil
cu verificarea schimbării periodice a parolelor de acces.
- Analiza interviului a scos în evidenţă, de asemenea, faptul că nu există un sistem de securitate
a sistemului informatic şi un responsabil al administrării acestui sistem.
CAUZE
- Entitatea nu aplică procedura care prevede schimbarea sistematică a parolelor, precum şi
verificarea acestora de către o persoană responsabilă;
- Lipsa pregătirii de specialitate în acest domeniu a persoanelor care utilizează programul
informatic de gestiune a resurselor umane.
CONSECINŢE
- Posibilitatea utilizării datelor şi informaţiilor din sistem în mod neadecvat de către persoane
neautorizate;
- Vulnerabilitatea ridicată a sistemului în faţa unor intrări nedorite sau unor atacuri
informaţionale.
RECOMANDĂRI
Schimbarea sistematică a parolelor de acces de către utilizatorii sistemului informatic;
Desemnarea unei persoane cu atribuţii şi competenţe în verificarea schimbării periodice a
parolelor de acces;
- Stabilirea atribuţiilor cu verificarea schimbării parolelor în lipsa persoanei desemnate;
Pregătirea specialiştilor în asigurarea securităţii sistemului informatic şi informarea sistematică a
utilizatorilor.
Nr.
Activitate de audit DA NU Obs.
crt.
Arhivarea documentelor Obiecte auditabile
1.
(Obiecte auditabile 66-69 - LC) 44-46 (TD)
1.1. Examinarea procedurii privind organizarea activităţii de
arhivare a documentelor rezultate din activitatea de gestiune a
resurselor umane:
1.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedură a
activităţii de arhivare:
a) aprobarea procedurii de către persoanele - -
competente;
b) verificarea existenţei listei activităţilor - -
pentru realizarea obiectivului/subobiectivului;
c) stabilirea modelelor de formulare - -
specifice;
d) precizarea modalităţilor de completare a - -
modelelor;
e) stabilirea termenelor de predare a - -
documentelor la arhivă;
f) exemple în acest sens; - -
g) cuprinde modalitatea de predare-primire a - -
documentelor la arhivă;
h) conţine componenta de actualizare a - -
procedurii.
1.1.2. Înglobarea activităţilor de control intern în punctele cheie
- -
ale procesului;
1.1.3. Respectarea principiul dublei semnături; - -
1.1.4. Stabilirea locaţiei şi ale condiţiilor pe care trebuie să le
- -
îndeplinească aceasta;
1.1.5. Stabilirea responsabilităţilor privind arhivarea
documentelor, în fazele de întocmire, avizare, aprobare şi - -
ale termenelor aferente fazelor;
1.1.6. Asigurarea transpunerii prelucrărilor într-un sistem
informatizat, respectiv realizarea codificării modelelor de
- -
formulare şi informaţiile activităţilor, algoritmi de
prelucrare ş.a.
1.1.7. Modalitatea arhivării documentelor. - -
1.2. Compararea atribuţiilor din procedură cu cele cuprinse în
- -
fişele posturilor
1.3. Examinarea cunoaşterii procedurilor de către persoanele
- -
cu responsabilităţi în activitatea de arhivare a documentelor
1.4. Aprecierea calităţii procedurii de către responsabilii
acestora:
a) consideră procedura corespunzătoare? - -
b) constată disfuncţionalităţi în timpul - -
aplicării practice?
Nr.
Activitate de audit DA NU Obs.
crt.
c) există propuneri de perfecţionare a - -
procedurii?
1.5. Analiza respectării prevederilor procedurale privitoare la
activitatea de arhivare, modelele de formulare (documente, X Interviu
conţinutul acestora, termenele de realizare ş.a.)
a) verificarea numerotării, şnuruirii şi
semnării procesului de predare-primire a dosarelor X FIAP nr. 16
arhivate şi a existenţei opisului
b) verificarea existenţei la dosarele arhivate a X
documentelor trecute în opis
Data: 01.04.2005
Auditor intern,
Bilauca Nelia - Roxana
Serviciul Audit Public Intern
INTERVIU
privind respectarea cadrului normativ referitor la arhivarea documentelor
adresat domnei Dana Sârbu, director al Direcţiei de Resurse Umane
Întrebarea nr. 5: Care consideraţi că a fost principala cauză care a generat aspectele
negative relevate mai sus?
Răspuns nr. 5: Numărul mare de posturi vacante (30% din totalul posturilor) a generat repartizarea
unui număr mai mare de sarcini salariaţilor existenţi, astfel încât o parte din activităţile direcţiei, cum
este şi cazul arhivării, au fost realizate de aceştia cu superficialitate, considerând-o ca o activitate
auxiliară şi care nu le aparţine.
Întrebarea nr. 6: Mai aveţi ceva de adăugat?
PROBLEMA
Nerespectarea cadrului normativ privind activitatea de arhivare a Direcţiei Resurse Umane
CONSTATAREA
CAUZE
- Efectuarea parţială a opisării dosarelor, aceasta fiind considerată ca o operaţiune
neimportantă;
- Lipsa de personal aferent activităţii de gestiune a resurselor umane;
- Nedesemnarea unei persoane care să aibă atribuţii în acest sens;
- Inexistenţa procedurilor specifice de arhivare.
CONSECINŢE
Dificultate în găsirea unor documente deja arhivate;
- Posibilitatea pierderii/dispariţiei unor documente;
Timp suplimentar acordat operaţiunii de căutare care afectează activitatea curentă;
RECOMANDĂRI
Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate specifice activităţii de arhivare a documentelor, care
să cuprindă modul de constituire, de accesare, stocare şi utilizare a dosarelor arhivate;
Desemnarea unui salariat din cadrul Direcţia Resurselor Umane care va avea atribuţii şi
competenţe în evidenţa, constituirea şi predarea dosarelor la arhiva instituţiei.
EXISTĂ
CONSTATAREA DOCUMENT JUSTIFICATIV AUDITORI
DA NU
1. Nu a fost stabilit numărul - Planul de ocupare a funcţiilor publice X
funcţiilor publice care vor fi pe anul 2004;
rezervate absolvenţilor - Note de fundamentare a planului de X
programelor de formare ocupare a funcţiilor publice pe anul 2004.
specializată în administraţia
publică, organizate de
Institutul Naţional de
Administraţie sau de
instituţii similare din
străinătate
2. Dosarele de concurs ale Copii documente ale candidaţilor
candidaţilor conţin copii ale la: X
documentelor care nu sunt - Concursul pentru ocuparea postului de
legalizate sau care nu sunt X
consilier la DMRU
certificate pentru conformi-- Concursul pentru ocuparea postului de
tate de către secretariatul X
asistent la DBFC
comisiei de concurs - Concursul pentru ocuparea postului de
X
consilier sup. la DBFC
- Concursul pentru ocuparea postului de
X
consilier pr. la DADR
- Concursul pentru ocuparea postului de
X
consilier superior la DAI
- Concursul pentru ocuparea postului de
consilier principal la DAI
3. Funcţionarea comisiei de - Procese verbale ale concursurilor X
concurs cu nu număr mai organizate în anul 2004.
mic de membri
4. Încadrarea eronată a - Procese verbale ale concursurilor X
salariaţilor pe alte funcţii organizate în anul 2004;
decât cele pentru care au fost - Decizia de numire nr. 1234/2004.
EXISTĂ
CONSTATAREA DOCUMENT JUSTIFICATIV AUDITORI
DA NU
declaraţi admişi de către
comisia de concurs
5. Neexercitarea controlului - Stat salarii lunile august şi septembrie X
asupra modului de elaborare 2004.
a deciziilor de numire de - Decizia de numire nr. 1234/2004. X
către persoana autorizată din
cadrul Serviciului financiar-
salarizare
6. Sancţiunea de 5% aplicată - Decizie de sancţionare nr. 2345/2004; X
pe 3 luni a fost reţinută din Copie de pe carnetul de muncă a dl. X
drepturile salariale şi operată Constantinesu Ion
în baza de date, dar nu a fost
înregistrat în carnetul de
muncă
7. Inexistenţa unui sistem - Evidenţa orelor suplimentare pentru X
pentru organizarea modului lunile aprilie şi decembrie 2004 ale DPA,
de evidenţă a orelor DGBCF, DRU şi DGIE.;
suplimentare şi de recuperare - Lista de control privind evidenţa X
a acestora de către salariaţii salarizării muncii peste programul
entităţii normal de lucru la structurile din cadrul
entităţii
8. Utilizarea a diferite - Foi colective de prezenţă lunile X
formulare de foi colective de februarie şi august 2004 ale DPA, DA,
prezenţă, care nu conţin DRU şi DGIE.
elementele obligatorii
prevăzute de lege
Inexistenţa unui sistem de
justificare a nerespectării
planificării concediilor de
odihnă ale personalului la
Direcţia Achiziţii şi Direcţia
Generală de Integrare
Europeană
9. Existenţa unor dosare - Lista de control privind modul de X
profesionale incomplete care evidenţă al dosarelor profesionale
nu conţin toate actele
administrative şi documen-
tele de evidenţiere a carierei
funcţionarului public
10. Carnetele de muncă nu - Lista de control privind evidenţa X
sunt actualizate, în special, la carnetelor de muncă;
rubricile privind starea civilă - Nota de relaţii
şi sporul de vechime
11. Existenţa unui - Liste ale operaţiunilor efectuate pentru X
număr redus de manuale de verificarea aplicaţiei;
utilizare a sistemului - Interviuri adresate utilizatorilor.
informatic şi acestea nu sunt
actualizate.
Sistemul informatic
EXISTĂ
CONSTATAREA DOCUMENT JUSTIFICATIV AUDITORI
DA NU
nu conţine un subsistem de
control pentru asigurarea
prelucrării tranzacţiilor
corecte şi autorizate şi
generarea de situaţii de
control ale acestora asupra
corectitudinii datelor operate.
12. Inexistenţa unui - Interviuri adresate managementului X
sistem de stabilire de către resurselor umane
fiecare utilizator a parolelor
şi a unui responsabil cu
verificarea schimbării
periodice a parolelor de
acces. X
Nu există un sistem de
securitate a sistemului
informatic şi un responsabil
al administrării acestui
sistem.
13. Predarea - primirea - Interviu privind respectarea X
documentelor la arhiva cadrului normativ referitor la arhivarea
instituţiei se realizează fără documentelor adresat domnului
verificarea conţinutului Rădulescu Dumitru, director al Direcţiei
dosarelor ce vor fi arhivate, de Resurse Umane
respectiv fără a fi
numerotate, şnuruite şi
opisate.
Auditori,
PLANUL DE ACŢIUNE ŞI CALENDARUL
IMPLEMENTĂRII RECOMANDĂRILOR
Nr. Calendarul Responsabil cu
Recomandarea Plan de acţiune implementarii implementarea
crt.
1 Elaborarea procedurilor de planificare - Constituirea prin decizia
managerului a unei comisii pentru
. privind ocuparea funcţiilor publice în elaborarea procedurilor de
planificare Director
colaborare cu Agenţia Naţională a 31.12.2005 DRU
Funcţionarilor Publici - Întocmirea procedurilor specifice
de fundamentare a Planului de
ocupare a funcţiilor publice
A. Menţiuni generale:
Lista participanţilor:
Direcţia/ Nr.
Numele Funcţia E-mail Semnătura
Serviciul telefon
Baciu Otilia - Mariana Auditor Şef SAPI
Căderea Georgeta Auditor SAPI
Bilauca Nelia – Roxana Auditor SAPI
Direcţia
Dana Sârbu Director Resurse
Umane
Direcţia
Voinescu Lucica Inspector Resurse
Umane
Direcţia
Barbu Vasile Inspector Resurse
Umane
Direcţia
Stroescu Tudora Inspector Resurse
Umane
B. Concluzii:
În cadrul şedinţei au fost prezentate obiectivele auditate şi constatările pentru fiecare
obiect auditat. De asemenea, au fost discutate deficienţele, au fost analizate cauzele care au
contribuit la realizarea disfuncţionalităţilor şi au fost comentate recomandările care urmează a fi
implementate pentru eliminarea deficienţelor constatate.
Pentru constatările/deficienţele prezentate nu au fost formulate obiecţii, fiind însuşite
în totalitate.
În final, s-au desemnat persoanele responsabile cu implementarea recomandărilor şi datele
de realizare ale acestora.
Misiunea de audit:
GESTIUNEA RESURSELOR UMANE
I. INTRODUCERE
Echipa de auditare a fost formată din:
• Baciu Otilia – Mariana - auditor coordonator al misiunii;
• Căderea Georgeta – auditor
• Bilauca Nelia – Roxana - auditor
din cadrul Serviciul Audit Public Intern al entităţii publice
Tehnici utilizate:
a) verificarea în vederea asigurării validării, realităţii şi acurateţei înregistrărilor în carnetele de
muncă şi dosarele profesionale.
Tehnici de verificare utilizate:
- comparaţia: pentru deciziile de numire şi datele înscrise în carnetele de muncă, în
dosarele profesionale şi în bazele de date;
- examinarea: pentru detectarea erorilor în completarea carnetelor de muncă,
dosarelor profesionale, proceselor verbale etc.;
- garantarea: pentru verificarea realităţii datelor din documentele ce au stat la baza
justificării înregistrărilor;
- urmărirea: pentru a se constata dacă toate operaţiunile au fost real efectuate.
Instrumente de audit:
- chestionarele;
- liste de verificare pentru a stabili condiţiile pe care trebuie sa le îndeplinească fiecare
obiectiv auditabil.
Documente şi materiale examinate în cadrul Direcţiei de Resurse Umane: Verificarea la
faţa locului a vizat următoarele documente întocmite şi completate pentru perioada 01.01.2004 -
31.12.2004:
- documente privind organizarea şi susţinerea concursurilor (Planul de ocupare a funcţiilor
publice pe anul 2004, statul de funcţii, procese verbale de selectare a dosarelor candidaţilor,
procese verbale privind susţinerea probelor de concurs ş.a.)
- decizii de numire, promovare, modificare a drepturilor salariale;
- carnete de muncă, dosare profesionale, fişe de post, Regulamentul de Organizare şi
Funcţionare;
- foile colective de prezenţă;
- cererile de concedii de odihnă, fără plată etc.;
- Registrul de evidenţă a salariaţilor;
- alte documente.
Echipa de auditori prin lucrările specifice derulării misiunii de audit a avut ca obiective principale
activităţile care se desfăşoară în cadrul DRU, stabilite prin ROF, prezentate mai sus
Din analiza fundamentării Planului de ocupare a funcţiilor publice pe anul 2004, respectiv a Notelor
de fundamentare privind propunerile transmise de structurile din subordine, conform Testului
nr. 1 elaborat în baza Listei de verificare nr.1, poz. 1.5., s-a constatat că nu au fost rezervate
funcţii publice absolvenţilor programelor de formare specializată în administraţia
publică.
În conformitate cu art. 1 din H.G. nr. 25/2004 pentru aprobarea Planului de ocupare a funcţiilor
publice pe anul 2004 şi al art. 20 alin. (1) lit. o) şi al art. 21 alin. (1) lit. b) din Legea nr.
188/1999 privind Statutul funcţionarilor publici entitatea publică trebuia să stabilească
numărul funcţiilor publice care vor fi rezervate absolvenţilor programelor de formare
specializată în administraţia publică, organizate de Institutul Naţional de Administraţie
sau de instituţii similare din străinătate.
Pentru prevenirea repetării acestei situaţii la elaborarea Planului de ocupare a funcţiilor
publice şi în următorii ani, echipa de auditori recomandă elaborarea procedurilor pentru întocmirea şi
formalizarea planului în colaborare cu Agenţia Naţională a Funcţionarilor Publici.
În acelaşi timp, se impune şi stabilirea unor responsabilităţi bine definite persoanelor implicate
în fundamentarea şi aprobarea Planului de ocupare a funcţiilor publice la nivelul entităţii, care să
beneficieze anticipat de o pregătire profesională adecvată.
În anul 2004, s-au organizat 6 concursuri pentru ocuparea posturilor vacante în cadrul
principalelor direcţii de specialitate ale entităţii publice conform planului aprobat de conducerea
acestuia.
La înscriere candidaţii pentru ocuparea posturilor vacante trebuiau să prezinte copii legalizate
sau copii certificate pentru conformitate cu originalul de către secretariatul comisiei de concurs de pe
actele prevăzute în art. 8 din Regulamentul de organizare şi desfăşurare a concursurilor aprobat prin
H.G. nr.1209/2003 privind organizarea şi dezvoltarea carierei funcţionarilor publici.
Din analiza dosarelor de concurs ale candidaţilor s-a constatat că aceste copii nu sunt legalizate
sau certificate pentru conformitate, în baza Testului nr. 2 elaborat în temeiul Listei de verificare nr. 2,
poz. 1.5.
Consecinţele imediate ale nerespectării Regulamentului de organizare şi funcţionare al entităţii
ar putea fi contestarea şi/sau anularea ulterioară a concursurilor, motivate de nerespectarea
prevederilor normative.
În acelaşi timp, s-a constatat existenţa unei perioade prelungite în care posturile rămân
neocupate, ceea ce implică o muncă suplimentară a celorlalţi funcţionari din cadrul structurilor care au
solicitat ocuparea posturilor vacante şi, mai mult, pot conduce la nerealizarea obiectivelor entităţii
publice.
Pentru prevenirea unor asemenea consecinţe echipa de auditori recomandă elaborarea unor
proceduri scrise şi formalizate privind organizarea şi susţinerea concursurilor de ocupare a funcţiilor
publice, instruirea membrilor comisiilor de concurs şi ai comisiilor de contestaţii, precum şi a
persoanelor care asigură activitatea de secretariat.
Analiza efectuată de auditori, pe baza Testului nr. 3 referitor la modul de susţinere al probelor
interviu, le-a permis să constate că elementele verificate corespund cadrului normativ în vigoare.
Salariile de bază pentru candidaţii declaraţi admişi la concursul pentru ocuparea funcţiilor publice de
execuţie sunt stabilite în conformitate cu H.G. nr. 1209/2003 privind organizarea şi
dezvoltarea carierei funcţionarilor publici şi prin echivalare cu salariile de bază prevăzute de
O.U.G. nr. 192/2002 privind reglementarea drepturilor de natură salarială ale funcţionarilor
publici, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 228/2003.
Din analiza eşantionului descris în Testul nr. 5 şi a elementelor stabilite în Lista de verificare
nr. 5, poz. 1.5., echipa de auditori a constatat faptul că persoana autorizată din cadrul Serviciului
financiar-salarizare nu şi-a exercitat atribuţiile din fişa postului cu privire la verificarea conformităţii
drepturilor salariale stabilite prin deciziile de numire. Ca urmare, s-a efectuat plata unei sume
necuvenite din bugetul instituţiei către un salariat, sumă recuperată ulterior.
Pentru prevenirea unor asemenea situaţii în viitor, echipa de auditori recomandă elaborarea
procedurilor scrise şi formalizate, implementarea unui nivel suplimentar de control şi în acelaşi timp
asigurarea pregătirii profesionale a personalului implicat în activitatea de gestionare a resurselor
umane şi evaluarea periodică a acestuia.
În acest caz, auditorii şi-au focalizat atenţia asupra diminuării salariilor, urmare a constatărilor
unei misiuni anterioare de audit în cadrul căreia a fost analizată conformitatea acordării sporurilor
salariale.
Din analiza modificărilor drepturilor salariale ale personalului care a fost sancţionat, în anul
2004, respectiv a unui număr de 7 salariaţi, pentru care s-a elaborat Testul nr. 6, conform Listei de
verificare nr. 6, s-a constatat că într-un caz sancţiunea de 5% aplicată pe 3 luni a fost reţinută din
drepturile salariale şi operată în baza de date, dar nu a fost înregistrat în carnetul de muncă.
Echipa de auditori a stabilit că principala consecinţă a acestui fapt a fost reflectarea eronată a
situaţiei personalului în documentele administrative, cu impact asupra carierei funcţionarilor publici, în
mod special, în situaţia unui transfer.
Recomandarea auditorilor pentru depistarea şi evitarea unor situaţii similare s-a îndreaptat spre
organizarea unor verificări sistematice privind operarea diminuărilor salariale la persoanele
care au fost sancţionate de către conducere şi implementarea unui nivel de control
suplimentar.
Din analiza efectuată de auditori în baza Testului nr. 9, realizat în conformitate cu Lista de
verificare nr. 9, nu au rezultat diferenţe între obiectivele entităţii, stabilite prin ROF, şi atribuţiile
personalului cuprinse în fişele posturilor.
Prin analiza răspunsurilor la interviul realizat în baza Listei de verificare nr. 10 şi a documentelor
transmise de către structura auditată, echipa de auditori a constatat că elementele verificate cu privire
la pregătirea profesională a personalului corespunde necesităţilor de îndeplinire a obiectivelor entităţii.
Din testarea efectuată prin Testul nr. 12 şi a interviului adresat persoanelor care operează în
carnetele de muncă, în baza Listei de verificare nr. 12 poz. 1.7. -1.12., s-a constatat faptul că acestea nu
sunt aduse la zi de persoanele care au responsabilitatea completării sistematice a lor.
Problema neactualizării carnetelor de muncă are o primă consecinţă inexistenţa unor informaţii
complete de identificare ale salariaţilor din cadrul entităţilor. Pe baza analizei, echipa de auditori
propune o serie de recomandări, după cum urmează:
- Stabilirea unor persoane responsabile cu gestionarea carnetelor de muncă şi a atribuţiilor prin
fişele de post;
- Constituirea unei comisii prin decizia conducerii pentru reverificarea stadiului actualizării
carnetelor de muncă şi informarea cu rezultatele acesteia a şefului compartimentului de audit
intern;
- Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate pentru gestionarea carnetelor de muncă în care să
fie înglobate activităţile de control şi persoanele responsabile;
- Realizarea unui sistem de pregătire profesională a personalului implicat în gestionarea
carnetelor de muncă;
- Testarea periodică a personalului şi influenţarea evaluărilor anuale cu rezultatele acestor testări.
Auditorii prin analiza răspunsurilor la interviul privind dotarea cu echipamente auxiliare adresat
salariaţilor, dar şi în baza inspecţiei fizice realizate pe teren au constatat existenţa unei dotări adecvate
cu echipamente auxiliare şi care asigură funcţionalitatea optimă a sistemului informatic.
9. ARHIVAREA DOCUMENTELOR
APRECIERE
NR. DE
OBIECTIVUL FUNCŢIONA
CRT. ÎMBUNĂTĂŢ CRITIC
L
IT
1. Organizarea recrutării
X
personalului
2. Stabilirea drepturilor salariale
X
cuvenite personalului
3. Evidenţierea prezenţei,
X
învoirilor şi concediilor
4. Evoluţia carierei
X
personalului
5. Pregătirea profesională
X
continuă a personalului
6. Gestionarea dosarelor
profesionale X
7. Gestionarea carnetelor
de muncă X
8. Funcţionalitatea sistemului
informatic utilizat pentru X
gestiunea resurselor umane
9. Arhivarea
documentelor X
Precizăm, faptul că constatările prezentate au la bază probe de audit obţinute pe baza testelor
efectuate consemnate în documentele de lucru întocmite de către echipa de auditori şi însuşite de către
factorii de management ai entităţii. Aceste evaluări au la bază discuţiile care au avut loc cu privire la
recomandările auditorilor în şedinţele de închidere şi conciliere ale misiunii, apreciate de către
participanţii la aceste şedinţe, ca fiind realiste şi fezabile, şi materializate în minutele şedinţelor de
închidere şi conciliere.
Considerăm că rezultatele evaluării auditorilor interni privind Activitatea gestiunea
resurselor umane că se înscrie în parametri normali pentru această perioadă de introducere a auditului
intern în entităţi. De asemenea, prin implementarea recomandărilor echipei de auditori sistemul de
gestiune al resurselor umane va cunoaşte o ameliorare semnificativă.
Auditori,
Baciu Otilia – Mariana / Căderea Georgeta / Bilauca Nelia - Roxana
Procedura P14: Finalizarea misiunii de audit public intern
ENTITATEA PUBLICĂ
Serviciul Audit Public Intern
A. Lista participanţilor
Direcţia/ Nr.
Numele Funcţia E-mail Semnătura
Serviciul telefon
Ionescu Mircea Auditor Şef SAPI
Baciu Otilia - Mariana Auditor SAPI
Căderea Georgeta Auditor SAPI
Bilauca Nelia - Roxana Auditor SAPI
Direcţia Resurse
Dana Sârbu Director
Umane
Direcţia Resurse
Voinescu Lucica Inspector
Umane
Direcţia Resurse
Barbu Vasile Inspector
Umane
Direcţia Resurse
Stroescu Tudora Inspector
Umane
B. Stenograma şedinţei
În cadrul şedinţei de conciliere s-a discutat asupra constatărilor şi recomandărilor cuprinse în
proiectul Raportului de audit, iar reprezentanţii structurii auditate au reiterat o parte din problemele cu
care se confruntă şi anume:
- activitatea privind gestiunea resurselor umane reprezintă o zonă cu risc;
- complexitatea activităţii Direcţiei Resurse Umane şi neatractivitatea nivelului salariului
pentru atragerea personalului specializat;
- fluctuaţia mare a personalului implicat în activitatea de gestiune a resurselor umane;
- neacoperirea pe perioade mari de timp a posturilor, ceea ce a dus la supraîncărcarea
personalului existent;
Data:
Serviciul de audit
ENTITATEA PUBLICĂ
public intern 31.08.2005
Misiunea de audit public Raport de
Direcţia Resurse Umane intern: audit nr.
Gestiunea resurselor umane X/ ......2005
Rec Recomandarea Implem Parţial Neimpl Data
No. entat implem ementat planificată/
Data:
Serviciul de audit
ENTITATEA PUBLICĂ
public intern 31.08.2005
Misiunea de audit public Raport de
Direcţia Resurse Umane intern: audit nr.
Gestiunea resurselor umane X/ ......2005
Data
entat implementă
rii
1. Instruirea personalului care se ocupă cu elaborarea
şi aprobarea Planului de ocupare a funcţiilor
X 31.12.2005
publice la nivelul ministerului şi evaluarea
sistematică a acestuia
2. Stabilirea de atribuţii şi responsabilităţi, în acest
X 30.06.2005
sens, prin fişele posturilor
3. Elaborarea procedurilor de planificare privind
ocuparea funcţiilor publice în colaborare cu X 31.12.2005
Agenţia Naţională a Funcţionarilor Publici
4. Instruirea membrilor comisiilor de concurs şi ai
comisiilor de contestaţii, precum şi a persoanelor
care asigură munca de secretariat înaintea X 30.06.2005
organizării acestora, consemnate printr-un proces
verbal conform legii
5. Elaborarea procedurilor de organizare şi
desfăşurare a concursurilor privind ocuparea
funcţiilor publice, care să prevadă numirea unor
X 30.06.2005
membri supleanţi pentru înlocuirea membrilor
indisponibili ai comisiilor de organizare a
concursurilor pentru ocuparea funcţiilor publice
6. Reverificarea corectitudinii deciziilor de
numire emise în anul 2003 şi informarea
Serviciului Audit Public Intern asupra rezultatelor X 30.09.2005
verificării
7. Pregătirea profesională a personalului
implicat în activitatea de organizare şi gestionare a
resurselor umane din cadrul entităţii şi evaluarea X 31.12.2005
sistematică a acestuia
8. Implementarea unui nivel suplimentar de
control intern ierarhic pentru operaţiile specifice
activităţilor privind organizarea şi gestiunea X 30.06.2005
resurselor umane din cadrul entităţii
9. Elaborarea procedurilor scrise şi
formalizate pentru sistemul de emitere al deciziilor X 30.06.2005
de numire
10. Reverificarea modului de stabilire a
salariilor pentru salariaţii nou angajaţi în anul 2003
şi informarea Serviciului Audit Public Intern X 30.09.2005
asupra rezultatelor verificării
11. Verificarea persoanelor care au fost sancţionate de X 30.09.2005
Data:
Serviciul de audit
ENTITATEA PUBLICĂ
public intern 31.08.2005
Misiunea de audit public Raport de
Direcţia Resurse Umane intern: audit nr.
Gestiunea resurselor umane X/ ......2005
conducere pe anul 2003 pentru a se
depista dacă mai există şi alte situaţii de
acest gen
12. Efectuarea unei reverificări privind
sistemul de evidenţă a timpului suplimentar peste
programul normal de lucru şi modul de
compensare al acestuia pentru depistarea tuturor X 30.09.2005
situaţiilor de nerespectare a cadrului normativ şi
informarea şefului comparti-mentului de audit
intern asupra rezultatelor obţinute
13. Elaborarea unei proceduri pentru
gestionarea timpului efectuat peste programul
normal de lucru în vederea compensării în timp sau
în bani şi implementarea în cadrul acestuia a X 30.06.2005
activităţilor de control şi a responsabilităţilor
adecvate
14. Implementarea unui nivel de control
suplimentar pentru evidenţierea prezenţei
personalului şi justificării nerespectării planificării X 31.12.2005
concediilor de odihnă, pe o perioadă de 6 luni
15. Verificarea dosarelor profesionale de la
ultima misiune de audit intern până la zi, pentru
completarea actelor administrative şi documentelor X 30.09.2005
care evidenţiază cariera profesională a
funcţionarilor publici
16. Implementarea unui nivel de control
X 30.06.2005
suplimentar pe lanţul procedural
17. Elaborarea procedurilor scrise şi
formalizate pentru gestionarea dosarelor X 30.06.2005
profesionale
18. Stabilirea unor persoane responsabile cu
gestionarea carnetelor de muncă şi a atribuţiilor X 30.06.2005
prin fişele de post
19. Constituirea unei comisii prin decizia
conducerii pentru reverificarea stadiului
actualizării carnetelor de muncă şi informarea cu X 31.12.2005
rezultatele acesteia a şefului compartimentului de
audit intern
20. Elaborarea procedurilor scrise şi
formalizate pentru gestionarea carnetelor de muncă
în care să fie înglobate activităţile de control şi X 30.09.2005
persoanele responsabile
21. Realizarea unui sistem de pregătire X 31.12.2005
Data:
Serviciul de audit
ENTITATEA PUBLICĂ
public intern 31.08.2005
Misiunea de audit public Raport de
Direcţia Resurse Umane intern: audit nr.
Gestiunea resurselor umane X/ ......2005
profesională a personalului implicat în gestionarea
carnetelor de muncă
22. Testarea periodică a personalului şi
influenţarea evaluărilor anuale cu rezultatele X 28.02.2006
acestor testări
Instrucţiuni
1. Introduceţi recomandările de audit după Entitatea/structura auditată:
cum sunt prezentate în Raportul de audit Direcţia Resurse Umane
Data şi semnătura conducătorului:
2. Verificaţi coloana corespunzătoare: Dana Sârbu
implementat, parţial implementat, neimplementat Auditor:
Data şi semnătura:
3. Introduceri data planificată pentru
implementare în Raportul de audit şi data
implementării
NOTA:
Tabelele de mai sus vor fi completate ţinând cont de următorul sistem de punctaj:
• 1 pentru nesatisfăcător
• 2 pentru slab
• 3 pentru satisfăcător
• 4 pentru bine
• 5 pentru foarte bine