Misiune de Audit Intern Privind Gestiunea Resurselor Umane

UNIVERSITATEA GEORGE BARITIU BRASOV PROGRAMUL DE MASTER: CONTABILITATE, AUDIT SI CONSULTANTA
MISIUNEA DE AUDIT PUBLIC INTERN: RESURSE UMANE
CONTRACT DE AUDIT INTERN Nr. 1867 Din 01.07.2009
I. Partile contractante
INTRE
Societatea Comerciala Consulting R Group SRL, cu sediul in Bucuresti, strada Ion Neculce, nr 3, inregistrata la Registrul Comertului sub nr. J26/502/2009, avand codul unic de inregistrare 25540677, inscrisa in Camera Auditorilor Financiari din Romania cu atestatul numarul 3425, cont nr. R034BCRL5403154089333221 deschis la Banca BCR, reprezentata de d-na Rotari Mihaela din Romania, denumita in prezentul contract auditor intern,
SI
Societatea comerciala SC Boromir Prod SA , cu sediul in Buzau, str. Santierului, nr. 37 inregistrata la Registrul Comertului sub nr J10/184/1991, codul unic de inregistrare fiind 1145077, avand cont nr. R067BCRI4536236499021222, deschis la BCR Bucuresti., reprezentata de Sava Constantin, in calitate de director general , denumita in prezentul contract societate, au convenit incheierea prezentului contract.
II. Obiectul contractului

Art.1. Obiectul prezentului contract consta in exercitarea activitatii profesionale de audit intern. Auditul intern reprezinta activitatea de examinare obiectiva a ansamblului activitatilor entitatii economice in scopul furnizarii unei evaluari independente a managementului riscului, controlului si proceselor de conducere a acestuia in conformitate cu OUG 75/1999 privind activitatea de audit financiar si Legii 133/2002 pentru aprobarea OUG 75/1999.
III. Responsabilitati
Art.2. Conducerii societatii ii revine responsabilitatea intocmirii situatiilor financiare, incluzand prezentarea adecvata a acestora conform Legii 82/1991 republicata, cu modificarile si completarile ulterioare. Ca parte a procesului de audit intern vom cere din partea conducerii confirmarea scrisa privind declaratiile facute noua in legatura cu auditul. Art.3. Responsabilitatea auditorului intern consta in:
2
a) verificarea conformitatii activitatilor din entitatea auditata cu politicile, programele si managementul acestuia, in conformitate cu prevederile legale b) evaluarea gradului de adecvare si aplicare a controalelor financiare si nefinanciare dispuse si efectuate de catre conducerea unitatii in scopul cresterii eficientei activitatii entitatii c) evaluarea gradului de adecvare a datelor/informatiilor financiare si nefinanciare destinate conducerii pentru cunoasterea realitatii in entitate d) protejarea elementelor patrimoniale bilantiere si extrabilantiere si identificarea metodelor de prevenire a fraudelor si pierderilor de orice fel. e) Intocmirea unui raport trimestrial catre managementul societatii
IV. Aria de aplicare a auditului intern

Art.4. Auditul intern se desfasora in conformitate cu legislatia aplicabila in vigoare. Art.5. Auditul intern cuprinde evaluare principiilor fundamentale si a estimarilor semnificative facute de catre conducerea societatii, precum si evaluarea prezentarii in ansamblu a situatiilor financiare.
V. Raportul de audit intern

Art.6. Raportul de audit intern va exprima o opinie cu privire la situatiile financiare trimestriale Art.7. Datorita naturii testelor si a altor limitari inerente a procesului de auditare, precum si a limitarilor inerente a oricarui sistem de contabilitate si control intern, exista un risc inevitabil ca erori semnificative sa nu fie descoperite.
VI. Obligatia partilor

Art.8. Prestatorul se obliga: Sa execute obiectul contractului asa cum este convenit de parti in cap.II; Sa respecte fata de terti, pe perioada contractului si dupa incetarea acestuia, caracterul confidential al informatiilor in legatura cu beneficiarul. Obligatia de confidentialitate revine deopotriva asistentilor sau colaboratorilor care isi desfasoara activitatea in cadrul societatii. Art.9. Beneficiarul se obliga:
Sa ateste exactitatea si sinceritatea informatiilor pe care le furnizeaza prestatorului si sa-si exprime acordul ca demersurile efectuate de prestator sa fie conforme informatiilor pe care le-a furnizat; Sa puna la dispozitia prestatorului documentele si datele necesare acestuia pentru indeplinirea obligatiilor asumate prin prezentul contract; Sa plateasca pretul contractului. Conducerea societatii auditate va asigura accesul nerestrictionat la orice inregistrari, documente sau alta informatie ceruta pentru desfasurarea auditului.
VII. Onorariul contractului

Art.10. Onorariul contractului este de 6500 euro, fara TVA. Onorariul contractului se calculeaza in lei la cursul de referinta BNR la data emiterii facturii. Art.11. Plata onorariului se va efectua de societate astfel in contul SC Consulting R Group SRL. Pentru intarzierea platii se va percepe o penalizare de 3% pe zi. Art.12. Semnarea facturii fiscale de catre societate atesta receptia serviciului solicitat.
VIII. Termen de realizare

Art.13. Estimam ca perioada de realizare a obiectivelor stabilite este de 60 zile lucratoare de la punerea la dispozitie a situatiilor financiare statutare intocmite si semnate de catre management.
IX. Incetarea contractului

Art.14. Prezentul contract inceteaza: in caz de forta majora neimputabila nici uneia dintre parti.
X. Modificarea contractului
Art.15. Prezentul contract poate fi completat sau modificat prin acte aditionale semnate de ambele parti. Art.16. Raporturile dintre parti nu pot fi dovedite decat cu prezentul contract.
XI. Litigii
Art.17. Toate litigiile ivite in modul de interpretare si de respectare a prevederilor din prezentul contract se solutioneaza prin acord amiabil. In situatiile cand acest lucru nu este posibil competenta revine instantei de judecata competente.
XII. Legea aplicabila

Art.18. Prezentul contract se completeaza cu prevederile legislatiei romane civile si comerciale.
XIII. Dispozitii finale

Art.19. Prezentul contract intra in vigoare la data semnarii azi 01.07.2009 si a fost incheiat in doua exemplare originale, cate unul pentru fiecare parte contractanta
AUDITOR INTERN, Rotari Mihaela.
SOCIETATE, Sava Constantin
PROCEDURA P - 01 ORDINUL DE SERVICIU
Scopul: De a repartiza sarcinile de serviciu pe auditori interni, astfel incit acestia sa poata demara misiunea de audit public intern. Premise: Ordinul de serviciu reprezinta mandatul de interventie dat de catre compartimentul de audit public intern si se intocmeste de catre seful acestui compartiment, pe baza planului anual de audit public intern. Procedura: Seful Compartimentului de audit public 1. Repartizeaza sarcinile de serviciu pe intern baza fiecarui auditor in parte 2. Intocmeste Ordinul de serviciu pe baza fiecare auditor in parte; Personalul de secretariat 3.Aloca un numar Ordinului de Serviciu 4.Asigura copii ale Ordinului de Serviciu fiecarui membru al echipei de audit 5.Iau la cunostinta de Ordinul de Serviciu si sarcinile repartizate
Auditorii
ORDIN DE SERVICIU Nr. 15 din 02.07.2009
n conformitate cu prevederile Contractului de audit intern, a O.M.F.P. nr. 38/2003 de aprobare a normelor metodologice generale privind exercitarea activitii de audit intern si cu Planul anual de audit intern pentru anul 2008, SC. Consulting R Group SRL va efectua o misiune de audit intern la SC Boromir Prod SA , n perioada 01.07.2009 22.09.2009 . Scopul misiunii de audit este de a da asigurri asupra modului de organizare a activitii de gestiune a resurselor umane din entitatea economica domenii auditabile:
i a
conformitii cu cadrul legislativ i normativ aplicabil, fiind structurate pe urmtoarele
Organizarea recrutrii personalului cuprinznd: - organizarea concursurilor; - susinerea concursurilor; - emiterea deciziilor de numire.
Stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului cuprinznd: stabilirea elementelor de natur salarial; modificarea drepturilor salariale; salarizarea muncii peste programul normal de lucru.
Evidenierea prezenei, nvoirilor i concediilor; Evoluia carierei personalului;
Pregtirea profesional continu a personalului Gestionarea dosarelor profesionale;

Gestionarea carnetelor de munc; Funcionalitatea sistemului informatic utilizat pentru gestiunea resurselor umane cuprinznd: evaluarea sistemului informatic; sigurana n exploatare a sistemului informatic; securitatea bazelor de date.
7
Arhivarea documentelor. .
Menionm c se va efectua un audit de conformitate al modului de organizare a activitii de gestiune a resurselor umane din entitatea public
Echipa de auditori interni este format din urmtorii: Rotari Mihaela si Popescu Silvia. Misiunea de audit intern se va derula n conformitate legislatia nationala privind auditul intern si cu Manualul de proceduri scrise al Directiei Audit.
Auditor, Rotari Mihaela
PROCEDURA P 02 DECLARAREA INDEPENDENTEI
Scopul: De a demonstra independena auditorilor fata de entitatea/structura auditata Premise: In vederea desemnarii auditorilor interni pentru efectuarea misiunii de audit public intern vor fi verificate incompatibilitile personale ale acestora. Astfel, un auditor nu va fi desemnat acolo unde exist incompatibiliti personale, doar dac repartizarea lui este imperios necesara, fiind furnizata in acest sens o justificare din partea conducatorului Compartimentului de audit public intern. Dac n timpul efecturii misiunii de audit apare o incompatibilitate, real sau presupusa, auditorii sunt obligati sa informeze de urgenta conducerea. Procedura: Auditorii eful de serviciu 1 .Completeaza Declaratia de Independenta 2. Verifica Declaraia de Independen 3. Identifica incompatibilitate semnalat de catre auditori i stabileste modalitatea in care aceasta poate fi atenuata; 4. Aprob Declaraiile de Independen; Auditorii 5. ndosariaz Declaratia de Independenta in dosarul de audit; 6. Dac n timpul misiunii apare o incompatibilitate real sau presupusa, informeaza de urgenta conducerea.
DECLARAIA DE INDEPENDEN
Nume i prenume: Rotari Mihaela Misiunea de audit: Auditul privind gestiunea resurselor umane Data: 02.07.2009
Incompatibiliti n legtur cu entitatea/structura auditat Da Ai avut/avei vreo relaie oficial, financiar sau personal cu cineva care ar putea s v limiteze msura n care putei s v interesai, s descoperii sau s constatai slbiciuni de audit n orice fel? Avei idei preconcepute fa de persoane, grupuri, organizaii sau obiective care ar putea s v influeneze n misiunea de audit? Ai avut/avei funcii sau ai fost/suntei implicat() n ultimii 3 ani ntr-un alt mod n activitatea entitii/structurii ce va fi auditat? Avei responsabiliti n derularea programelor i proiectelor finanate integral sau parial de Uniunea European? Ai fost implicat n elaborarea i implementarea sistemelor de control ale entitii/structurii ce urmeaz a fi auditat? Suntei so/soie, rud sau afin pn la gradul al patrulea inclusiv cu conductorul entitii/structurii ce va fi auditat sau cu membrii organului de conducere colectiv? Avei vreo legtur politic, social care ar rezulta dintr-o fost angajare sau primirea de redevene de la vreun grup anume, sau organizaie sau nivel guvernamental? Ai aprobat nainte facturi, ordine de plat i alte instrumente de plat pentru entitatea/structura ce va fi auditat? Ai inut anterior contabilitatea la entitatea/structura ce va fi auditat? Avei vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la entitatea/structura ce va fi auditat? Dac n timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate personal, extern sau organizaional care ar putea s v afecteze abilitatea dvs. de a lucra i a face rapoartele de audit impariale, notificai coordonatorul Compartimentului Audit Intern de urgen?
10
Nu X
X X X X
X X X
Auditor, Rotari Mihaela
1. Incompatibiliti personale: Nu. 2. Pot fi eliminate incompatibilitile: Nu este cazul. Dac da, explicai cum anume: Nu este cazul.
Semntura:
Data: 02.07.2009
DECLARAIA DE INDEPENDEN
Nume i prenume: Popescu Silvia
11
Misiunea de audit: Auditul privind gestiunea resurselor umane Data: 02.07.2009
Incompatibiliti n legtur cu entitatea/structura auditat Da Ai avut/avei vreo relaie oficial, financiar sau personal cu cineva care ar putea s v limiteze msura n care putei s v interesai, s descoperii sau s constatai slbiciuni de audit n orice fel? Avei idei preconcepute fa de persoane, grupuri, organizaii sau obiective care ar putea s v influeneze n misiunea de audit? Ai avut/avei funcii sau ai fost/suntei implicat() n ultimii 3 ani ntr-un alt mod n activitatea entitii/structurii ce va fi auditat? Avei responsabiliti n derularea programelor i proiectelor finanate integral sau parial de Uniunea European? Ai fost implicat n elaborarea i implementarea sistemelor de control ale entitii/structurii ce urmeaz a fi auditat? Suntei so/soie, rud sau afin pn la gradul al patrulea inclusiv cu conductorul entitii/structurii ce va fi auditat sau cu membrii organului de conducere colectiv? Avei vreo legtur politic, social care ar rezulta dintr-o fost angajare sau primirea de redevene de la vreun grup anume, sau organizaie sau nivel guvernamental? Ai aprobat nainte facturi, ordine de plat i alte instrumente de plat pentru entitatea/structura ce va fi auditat? Ai inut anterior contabilitatea la entitatea/structura ce va fi auditat? Avei vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la entitatea/structura ce va fi auditat? Dac n timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate personal, extern sau organizaional care ar putea s v afecteze abilitatea dvs. de a lucra i a face rapoartele de audit impariale, notificai coordonatorul Compartimentului Audit Intern de urgen? Expert contabil, Popescu Silvia X X X Nu
X X X X
X X X
12
1. Incompatibiliti personale: Nu. 2. Pot fi eliminate incompatibilitile: Nu este cazul. Dac da, explicai cum anume: Nu este cazul.
Semntura:
Data: 02.07.2009
PROCEDURA P 03 NOTIFICAREA PRIVIND DECLANSAREA MISIUNII DE AUDIT INTERN
Scopul: S informeze entitatea/structura auditata de declansarea misiunii de audit public intern. Premise: Se intentioneaza ca prin notificarea entitatii/structurii auditate sa se asigure desfasurarea corespunzatoare a procedurilor de audit.
13
Procedura: Auditorii 1.Pregatesc adresa de notificare ctre prile interesate in vederea transmiterii acesteia cu 15 zile inainte de declansarea Conducatorul Compartimentului de audit Personalul de secretariat Auditorii misiunii de audit public intern; 2. Verifica adresa de notificare; 3. Semneaza adresa de notificare; 4. Aloca un numar adresei de notificare si o transmite entitatii/structurii auditate; 5. Includ domeniile de interes (dac se comunic) n programul de audit; 6. ndosarieaza copia adresei de notificare in dosarul permanent
Catre: SC.Boromir Prod SA. De la: SC. Condulting R Group SRL Referitor: misiunea de audit intern in ceea ce priveste gestiunea resurselor umane
NOTIFICAREA PRIVIND DECLANSAREA MISIUNII DE AUDIT INTERN Stimate: Domnule Director General Sava Constantin ,
14
In conformitate cu Planul de audit intern pe anul 2008, urmeaza ca in perioada 01.07.2009 22.09.2009 sa efectuam o misiune de audit intern avand ca tema gestiunea resurselor umane. Scopul misiunii de audit este de a da asigurri asupra modului de organizare a activitii de gestiune a resurselor umane din entitatea economica domenii auditabile:
i a
conformitii cu cadrul legislativ i normativ aplicabil, fiind structurate pe urmtoarele
Organizarea recrutrii personalului cuprinznd: - organizarea concursurilor; - susinerea concursurilor; - emiterea deciziilor de numire.
Stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului cuprinznd: stabilirea elementelor de natur salarial; modificarea drepturilor salariale; salarizarea muncii peste programul normal de lucru.
Evidenierea prezenei, nvoirilor i concediilor; Evoluia carierei personalului;
Pregtirea profesional continu a personalului Gestionarea dosarelor profesionale;

Gestionarea carnetelor de munc; Funcionalitatea sistemului informatic utilizat pentru gestiunea resurselor umane cuprinznd: evaluarea sistemului informatic; sigurana n exploatare a sistemului informatic; securitatea bazelor de date.
Arhivarea documentelor.
Perioada supusa evaluarii este 01.01.2008- 31.12.2008. Va rugam, de asemenea, sa desemnati o persoana de contact pentru a ne ajuta in timpul derularii misiunii de audit intern, urmand a stabili de comun acord data sedintei de deschidere. V vom contacta ulterior pentru a stabili de comun acord edina de deschidere n vederea discutrii diverselor aspecte ale misiunii de audit, cuprinznd:
15
prezentarea auditorilor; prezentarea principalelor obiective ale misiunii de audit intern; programul interveniei la faa locului; scopul misiunii de audit intern; alte aspecte. Pentru o mai buna documentare a echipei de audit intern referitoare la activitatea
departamentului, va rugam sa ne puneti la dispozitie urmatoarea documentatie necesara:

legile i reglementrile ce se aplica activitilor dumneavoastr; organigrama societatii: SC Boromir Prod SA;
regulamentul de organizare si functionare; fisele posturilor;
procedurile scrise care descriu activitatile ce se desfasoara in cadrul departamentuluii;
rapoartele de audit intern anterioare;
alte rapoarte, note, dosare anterioare care se refera la aceasta tema. Pentru eventualele intrebari privind aceasta actiune, va rugam sa contactati pe
doamna Rotari Mihaela, auditor intern sau cu doamna Popescu Silvia , expert contabil.
Cu deosebita consideratie, Conducerea SC Consulting R Group SRL
PROCEDURA P 0-4 ELABORAREA PROGRAMULUI DE AUDIT

Scopul: Asigura conducatorul Compartimentului de audit public intern ca au fost luate in considerare toate aspectele referitoare la obiectivele misiunii de audit public intern si asigura repartizarea sarcinilor si planificarea activitatiilor, de catre supervizor. Premise: Programul de audit este un docum ent intern de lucru al Compartimentului de audit public intern, care se intocmeste in baza tematicii detaliate. Cuprinde pe fiecare obiectiv din tematica detaliata actiunile concrete de efectuat necesare atingerii obiectivului, precum si repartizarea acestora pe fiecare auditor intern.
16
Programul preliminar al interventiilor la fata locului se intocmeste in baza Programului de audit public intern si prezinta detaliat lucrarile pe care auditorii interni isi propun sa le efectueze, respectiv studiile, cuantificarile, testele, validarea acestora cu materiale probante si perioadele in care se realizeaza aceste verificari la fata locului. Procedura: 1.Pregatesc programul de audit, incluzand urmatoarele elemente: - obiectivele auditului; - testarile care se vor efectua; - alte proceduri de audit si teste, dupa caz. 2.Pregatesc o Nota cu urmatoarele anexe: - colectarea si prelucrarea datelor; - tabelul Puncte tari si puncte slabe; - programul preliminar al interventiilor la Conducatorul Compartimentului de audit fata locului 3.Organizeaza sedinta de analiza. 4.Verifica Nota si anexele acesteia. 5.Analizeaza si modifica dupa caz documentele prezentate 6. Aproba Nota si anexele Auditorii 7. Indosariaza programul de audit 8. Utilizeaza programul de audit in efectuarea misiunii.
Auditorii
17
Programul de audit intern
Misiunea de audit: Auditul Departamentului de marketing Perioada auditat: 01.01.2008-31.12.2008 ntocmit: Rotari Mihaela si Popescu Silvia Avizat: Rotari Mihaela
ETAPELE MISIUNII Tema general: 1. PREGTIREA MISIUNII DE AUDIT DOMENIUL Gestiunea resurselor umane 1. Tiprirea i procesarea Ordinului de serviciu 2. Tiparirea i procesarea Declaraiei de independen 3. Pregtirea i transmiterea Notificrii privind declanarea misiunii de audit intern ctre prile interesate 4. Colectarea i prelucrarea informaiilor 5. ntocmirea Chestionarului de control intern 6. ntocmirea Listelor centralizatoare a obiectelor auditabile 7. Elaborarea Tabelului puncte tari i puncte slabe 8. ntocmirea Programului de audit intern 9.Intocmirea Notei i a Programului preliminar al interveniei la faa locului ACTIVITI
Data: 04.07.2009 Data: 04.07.2009

DURATA (H) 580 145 4 4 4 40 10 40 16 5 5
PERSOANELE IMPLICATE LOCUL DESFURRII
Rotari Mihaela Rotari Mihaela
SAI SAI SAI SAI AUDITAT SAI SAI SAI SAI SAI
Popescu Silvia
Rotari Mihaela Rotari Mihaela /
Popescu Silvia
Rotari Mihaela /
Popescu Silvia
Popescu Silvia
18
ETAPELE MISIUNII
DOMENIUL
ACTIVITI 10. Obinerea aprobrii Notei i a anexelor acesteia: Colectarea i prelucrarea datelor, Tabelul puncte tari i puncte slabe i Programul interveniei la faa locului. 11. Planificarea i organizarea edinei de deschidere cu Direcia Resurse Umane 12. Redactarea Minutei edinei de deschidere. Obinerea numelui persoanelor de contact i stabilirea unui loc pentru desfurarea activitii de audit.
DURATA (H) 6 6 5 340
PERSOANELE IMPLICATE
LOCUL DESFURRII
Popescu Silvia Popescu Silvia Popescu Silvia
SAI SAI AUDITAT AUDITAT
II.INTERVENIA LA FAA OBIECTIVUL 1. LOCULUI ORGANIZAREA RECRUTRII PERSONALULUI
OBIECTIVUL 2. STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI
OBIECTIVUL 3. MODUL DE EVIDENIERE A PREZENEI, NVOIRILOR,
1.1. Efectuarea testrilor, detaliate Programul interveniei la faa locului 1.2. Discutarea constatrilor cu eful de serviciu 1.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor 1.4. Colectarea dovezilor 1.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru 2.1. Efectuarea testrilor, detaliate Programul interveniei la faa locului 2.2. Discutarea constatrilor cu eful de serviciu 2.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor 2.4. Colectarea dovezilor 2.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru 3.1. Efectuarea testrilor, detaliate Programul interveniei la faa locului 3.2. Discutarea constatrilor cu eful de serviciu 3.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor 3.4. Colectarea dovezilor
19
16 2 10 8 10 16 4 4 2 4 10 4 6 4
Rotari Mihaela Rotari Mihaela Rotari Mihaela
AUDITAT SAI SAI AUDITAT AUDITAT AUDITAT SAI SAI AUDITAT AUDITAT AUDITAT SAI SAI AUDITAT
Popescu Silvia Popescu Silvia


Popescu Silvia
ETAPELE MISIUNII
DOMENIUL CONCEDIILOR, RECUPERRILOR OBIECTIVUL 4. EVOLUIA CARIEREI PERSONALULUI
ACTIVITI 3.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru 4.1. Efectuarea testrilor, detaliate Programul interveniei la faa locului 4.2. Discutarea constatrilor cu eful de serviciu 4.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor 4.4. Colectarea dovezilor 4.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru 5.1. Efectuarea testrilor, detaliate Programul interveniei la faa locului 5.2. Discutarea constatrilor cu eful de serviciu 5.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor 5.4. Colectarea dovezilor 5.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru 6.1. Efectuarea testrilor, detaliate Programul interveniei la faa locului 6.2. Discutarea constatrilor cu eful de serviciu 6.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor 6.4. Colectarea dovezilor 6.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru 7.1. Efectuarea testrilor, detaliate Programul interveniei la faa locului 7.2. Discutarea constatrilor cu eful de serviciu
20
DURATA (H) 2 8 2 4 4 8 8 2 8 16 8 8 2 8 8 8 10 2
LOCUL DESFURRII
Popescu Silvia
AUDITAT AUDITAT

AUDITAT AUDITAT AUDITAT
OBIECTIVUL 5. PREGTIREA PROFESIONAL CONTINU A PERSONALULUI

AUDITAT AUDITAT AUDITAT AUDITAT AUDITAT AUDITAT AUDITAT
OBIECTIVUL 6. GESTIONAREA DOSARELOR PROFESIONALE

OBIECTIVUL 7. GESTIONAREA CARNETELOR DE
ETAPELE MISIUNII
DOMENIUL MUNC
ACTIVITI 7.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor 7.4. Colectarea dovezilor 7.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru 8.1. Efectuarea testrilor, detaliate Programul interveniei la faa locului 8.2. Discutarea constatrilor cu eful de serviciu 8.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor 8.4. Colectarea dovezilor 8.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru 9.1. Efectuarea testrilor, detaliate Programul interveniei la faa locului 9.2. Discutarea constatrilor cu eful de serviciu 9.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor 9.4. Colectarea dovezilor 9.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru 13. Planificarea i organizarea edinei de nchidere 14. Discutarea constatrilor cu structura auditat 15. Concluzii 16. Redactarea proiectului de Raport de audit intern 17. Revizuirea proiectului de Raport de audit intern 18. Obinerea aprobrii proiectului de Raport de audit intern de conducerea Serviciului Audit Public Intern
21
DURATA PERSOANELE IMPLICATE (H) 8 Rotari Mihaela 8 Popescu Silvia 8 4 2 16 8 8 4 4 8 8 8 16 8 8 90 34 10 8
LOCUL DESFURRII
AUDITAT AUDITAT AUDITAT AUDITAT
Popescu Silvia
OBIECTIVUL 8.
FUNCIONALITATEA SISTEMULUI INFORMATIC UTILIZAT PENTRU GESTIUNEA RESURSELOR UMANE
AUDITAT AUDITAT AUDITAT AUDITAT AUDITAT AUDITAT AUDITAT AUDITAT AUDITAT

Rotari Mihaela Rotari Mihaela Rotari Mihaela Rotari Mihaela
OBIECTIVUL 9. ARHIVAREA DOCUMENTELOR

III. RAPORTUL DE AUDIT INTERN
Popescu Silvia
Rotari Mihaela
ETAPELE MISIUNII
DOMENIUL
ACTIVITI 19. Transmiterea proiectului de Raport de audit intern la auditat i solicitarea rspunsului asupra coninutului n 15 zile 20. Planificarea i organizarea Reuniunii de conciliere, dac este cazul 21. Includerea n Raportul de audit intern a aspectelor reinute din punctul de vedere al auditatului 22. Finalizarea Raportului de audit intern 23. Obinerea Raportului de audit intern aprobat de conducerea instituiei 24. Transmiterea recomandrilor aprobate ctre auditat
DURATA (H) 2 8 8 10 8 2 9 9
LOCUL DESFURRII

Rotari Mihaela Rotari Mihaela AUDITAT

Rotari Mihaela AUDITAT
IV. URMRIREA RECOMANDRILOR 25. Iniierea procesului de urmrire
22
PROGRAMUL INTERVENIEI LA FAA LOCULUI

Misiunea de audit: Auditul Departamentului de marketing Perioada auditat: 01.01.2008-31.12.2008 ntocmit: Rotari Mihaela si Popescu Silvia Avizat: Rotari Mihaela Data: 06.07.2009 Data: 06.07.2009
Obiectivul I. ORGANIZAREA RECRUTRII PERSONALULUI

Nr. crt. 2. 3. 4. 5. 6. OBIECTE AUDITABILE Statul de funcii prevede posturile ce urmeaz a se ocupa prin concurs Corespondena pentru solicitarea organizrii concursurilor Dosarele candidailor pentru ocuparea posturilor Susinerea probei scrise Susinerea probei interviu TIPUL TESTRII - Verificarea legalizrii sau certificrii copiilor documentelor; - Analiza respectrii modului de organizare al concursurilor; - Eantionul va fi constituit din dosarele celor 6 concursuri organizate n 2004, reprezentnd 100% - Examinarea Proceselor verbale privind susinerea probei scrise - Examinarea Proceselor verbale privind susinerea probei interviu - Eantionul va fi constituit din dosarele celor 6 concursuri organizate n 2004 - Verificarea deciziilor de numire - Eantionul va fi constituit din cele 6 dosare profesionale ale candidailor admii n anul 2004
23
Locul
Durata (h)
Nr. test
Nr. lista verificare
Auditori
DRU
T2
LV 2
Popescu Silvia
DRU
T3
LV 3
Popescu Silvia
7. 8.
Emiterea deciziei de numire Comunicarea deciziei de numire
DRU
T4
LV 4
Popescu Silvia
Obiectivul II. STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI

Nr. crt. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. OBIECTE AUDITABILE Procedurile scrise privind acordarea drepturilor salariale Salariul de baz Indemnizaii de conducere Sporul pentru complexitatea n munc Sporul de vechime n munc Sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte TIPUL TESTRII - Chestionarea managementului - CCI Locul DRU Durata (h) 2 Nr. test
Lista verificare
Auditori Rotari Mihaela Rotari Mihaela
16.
17. 18.
- Verificarea stabilirii drepturilor salariale nscrise n carnetul de munc, dosarele profesionale i statele de plat - Eantionul va fi constituit din documentele celor 6 candidai admii n anul 2004 Salariul de merit - Verificarea legalitii acordrii salariului de merit - Eantionul va fi constituit din documentele celor 4 candidai admii n anul 2008 Sistemul de premiere - Verificarea i analiza dosarelor profesionale - Eantionul va fi constituit din documentele celor 4 candidai admii n anul 2008 Decizia de modificare a drepturilor salariale - Analiza diminurilor salariale - Verificarea operrii n carnetele de munc a diminurilor salariale ca Comunicarea deciziei de modificare a urmare a sanciunilor - Eantionul va fi constituit din drepturilor salariale documentele celor 3 salariai sancionai n anul 2008
24
DRU
10
DRU
Popescu Silvia
Obiectivul II. STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI

Nr. crt. 19. OBIECTE AUDITABILE Fundamentarea timpului programul normal de lucru lucrat peste TIPUL TESTRII Locul Durata (h) Nr. test
Lista verificare
Auditori
20.
- Verificarea aprobrii efecturii muncii peste programul normal de lucru - Existena Registrului special de eviden a timpului prestat peste Evidena timpului lucrat peste programul programul normal de lucru normal de lucru i recuperarea acestuia - Analiza stabilirii compensrii muncii efectuate peste programul normal de lucru - Eantionul va fi constituit din informaiile pe lunile iunie i decembrie pentru 4 departamente din cele 10 ale entitii, respectiv 40%
DRU
Popescu Silvia
Obiectivul III. EVIDENIEREA PREZENEI, NVOIRILOR I CONCEDIILOR

Nr. crt. 21. 22. OBIECTE AUDITABILE TIPUL TESTRII Locul DRU DRU Durata (h) 1 8 Nr. test
-
Lista verificare
-
Auditori Rotari Mihaela Rotari Mihaela
Norme i proceduri referitoare la modul de - Examinarea procedurilor scrise eviden a prezenei, nvoirilor i concediilor privind completarea i transmiterea foilor de prezen colectiv Utilizarea foilor colective de prezen - Eantionul va fi constituit din informaiile pe lunile iunie i decembrie pentru 4 departamente din cele 10 ale entitii, respectiv 40% - Verificarea modului de evideniere al prezenei n foile colective
25
Obiectivul III. EVIDENIEREA PREZENEI, NVOIRILOR I CONCEDIILOR

Nr. crt. 23. 24. 25. OBIECTE AUDITABILE Evidena concediilor de odihn Evidena concediilor medicale Evidena concediilor de studii TIPUL TESTRII Locul Durata (h) Nr. test
Lista verificare
Auditori
- Verificarea modului de evideniere al concediilor de odihn - Verificarea modului de evideniere al concediilor medicale - Verificarea modului de evideniere al DRU concediilor de studii TIPUL TESTRII Locul
1 Durata (h)
Lista verificare
Rotari Mihaela Nr. test Auditori
Obiectivul IV. EVOLUIA CARIEREI PERSONALULUI

Nr. Crt. 26. OBIECTE AUDITABILE Concordana obiectivelor entitii evoluia carierei personalului cu - Punerea de acord a planurilor de pregtire profesional cu obiectivele entitii - Analiza concordanei documentelor (programe, decizii, dispoziii) cu DRU atribuiile din fiele posturilor - Entionul va fi constituit dintr-un procent de 3% din totalul dosarelor profesionale din entitate
Popescu Silvia
26

Nr. Crt. 26. OBIECTE AUDITABILE Concordana obiectivelor entitii evoluia carierei personalului TIPUL TESTRII Locul Durata (h) Nr. test
Lista verificare
Auditori
cu - Punerea de acord a planurilor de pregtire profesional cu obiectivele entitii - Analiza concordanei documentelor (programe, decizii, dispoziii) cu DRU atribuiile din fiele posturilor - Entionul va fi constituit dintr-un procent de 3% din totalul dosarelor profesionale din entitate
Popescu Silvia

Nr. Crt. 26. OBIECTE AUDITABILE Concordana obiectivelor entitii evoluia carierei personalului TIPUL TESTRII Locul Durata (h) Nr. test
Lista verificare
Auditori
cu - Punerea de acord a planurilor de pregtire profesional cu obiectivele entitii - Analiza concordanei documentelor (programe, decizii, dispoziii) cu DRU atribuiile din fiele posturilor - Entionul va fi constituit dintr-un procent de 3% din totalul dosarelor profesionale din entitate
Popescu Silvia
27
Obiectivul VII. GESTIONAREA CARNETELOR DE MUNC

Nr. crt. 30. 31. OBIECTE AUDITABILE TIPUL TESTRII Locul Durata (h) 2 Nr. test
Lista verificare
Auditori
Norme i proceduri privind administrarea - Verificarea procedurilor scrise carnetelor de munc pentru completarea carnetelor de SAPI munc Actualizarea carnetelor de munc - Verificarea corectitudinii nregistrrii elementelor salariale n carnetele de munc - Verificarea certificrii carnetelor de munc - Verificarea actualizrii sistematice a DRU carnetelor de munc - Eantionul va fi realizat dintr-un procent de 10% din totalul carnetelor de munc - Interviu adresat persoanelor care opereaz n carnetele de munc
Rotari Mihaela 8
Obiectivul VIII. FUNCIONALITATEA SISTEMULUI INFORMATIC UTILIZAT PENTRU GESTIUNEA RESURSELOR UMANE
Nr. crt. 32. OBIECTE AUDITABILE Manuale de operare i utilizare a sistemului informatic TIPUL TESTRII Locul - Examinarea manualului de utilizare DRU a sistemului informatic - Analiza instruciunilor de utilizare a sistemului informatic - Examinarea adaptrii sistemului informatic la necesitile utilizatorilor - Verificarea existenei unui subsistem de control asupra corectitudinii Durata (h) 8 Nr. test
Lista verificare
Auditori Rotari Mihaela
33.
Adaptabilitatea sistemului informatic la cerinele utilizatorilor
28
Nr. crt. 34. OBIECTE AUDITABILE Sistemul de asigurare pentru prelucrarea tranzaciilor autorizate i corecte TIPUL TESTRII Locul Durata (h) Nr. test
Lista verificare
Auditori
35.
Desemnarea personalului cu atribuii privind utilizarea aplicaiilor i operarea n cadrul bazelor de date Sistemul de pregtire profesional a personalului implicat n operarea n sistemul informatic Instruciunile privind programelor informatice ntreinerea
36.
37.
datelor introduse n sistemul informatic - Eantionul va fi constituit din informaiile privind 3 salariai din cadrul compartimentului - Interviu adresat persoanelor responsa-bile cu operarea i controlul operaiunilor de gestiune a resurselor umane - Verificarea fielor de post i deciziile de numire ale personalului responsabil DRU cu utilizarea aplicaiilor i operarea n cadrul bazelor de date - Analiza documentelor privind programele de pregtire profesional a DRU personalului implicat n operarea n sistemul informatic - Examinarea procedurilor privind SAPI ntreinerea programelor informatice
Rotari Mihaela
2 2
29
Nr. crt. 38. OBIECTE AUDITABILE TIPUL TESTRII Locul Durata (h) Nr. test
Lista verificare
Auditori
39. 40.
41. 42.
Utilizarea echipamentelor de prevenire a - Analiza instruciunilor privind fluctuaiilor sau ntreruperilor curentului utilizarea echipamentelor i electric (UPS, modulatoare de tensiune s.a.) instalaiilor pentru realizarea exploatrii n siguran a sistemului informatic - Inspecia fizic pe teren a echipamentelor de prevenire a fluctuaiilor sau ntreruperilor DRU curentului electric (UPS, modulatoare de tensiune) - Intervievarea privind examinarea manu-alului de utilizare i dotarea sistemului cu echipamente auxiliare, adresat salariailor care utilizeaz sistemul informatic Instruirea utilizatorilor i informarea Analiza sistemului de instruire i sistematic asupra modificrilor operate n informare sistematic asupra modifi- DRU sistemul informatic crilor operate n sistemul informatic Existena unui sistem de prevenire/detectare - Verificarea sistemului i a DRU a accesrilor i modificrilor neautorizate procedurilor pentru asigurarea ale bazelor de date (parole, programe securitii bazelor de date antivirus .a.) - Analiza sistemului de parole de acces n sistemul informatic Sistemul modificrii periodice a parolelor de - Observarea fizic a sistemului acces de prevenire i detectare a Actualizarea programelor antivirus, accesrilor i modificrilor n antispyware, firewall
Popescu Silvia
2 8
30
Nr. crt. 43. OBIECTE AUDITABILE nregistrrile intrrilor i ieirilor din sistem a utilizatorilor TIPUL TESTRII sistem sau a transmiterilor neautorizate ale bazelor de date - Examinarea programelor antivirus, antispyware, firewall - Eantionul se va constitui din administrator i utilizatorii sistemului informatic din cadrul DRU, care au n dotare 5 calculatoare - Intervievarea salariailor din cadrul DRU privind securitatea sistemului informatic Locul Durata (h) Nr. test
Lista verificare
Auditori
Obiectivul IX. ARHIVAREA DOCUMENTELOR

Nr. crt. 44. 45. 46. OBIECTE AUDITABILE Norme i proceduri privind arhivarea documentelor rezultate din activitatea de gestiune a resurselor umane Desemnarea personalului responsabil privind arhivarea documentelor Predarea dosarelor la arhiva instituiei TIPUL TESTRII - Analiza respectrii prevederilor procedurale privitoare la activitatea de arhivare - Intervievarea directorului DRU privind respectarea cadrului normativ referitor la arhivarea documentelor Locul Durata (h) Nr. test
Lista verificare
Auditori
DRU
Rotari Mihaela
Auditorii, Rotari Mihaela Popescu Silvia
31
PROCEDURA P05 COLECTAREA SI PRELUCRAREA INFORMATIILOR
Scopul: Cunoasterea domeniului auditabil il ajuta pe auditor sa se familiarizeze cu entitatea/structura auditata. Colectarea informatiilor faciliteaza procedurile de analiza de risc si cele de verificare. Premise: Colectarea este, in fapt, pregatirea informatiilor in vederea efectuarii analizei de risc si pentru identificarea informatiilor necesare, fiabile, pertinente si utile pentru a atinge obiectivele misiunii de audit public intern. Colectarea informatiilor presupune: - identificarea principalelor elemente ale contextului institutional si socioeconomic in care entitatea/structura auditata isi desfasoara activitatea; -analiza cadrului normativ ce reglementeaza activitatea entitatii/structurii auditate si activitatiile sale (organigrama, regulamente de functionare, fise ale posturilor, procedurile scrise); - analiza factorilor susceptibili de a impiedica buna desfasurare a misiunii de audit public intern; - identificarea punctelor cheie ale functionarii entitatii/structurii auditate si ale sistemelor sale de control, pentru o evaluare prealabila a punctelor tari si slabe; - sa identifice constatarile semnificative si recomandarile din rapoartele de audit precedente care ar putea sa afecteze stabilirea obiectivelor misiunii de audit public intern; - identificarea si evaluarea riscurilor cu incidenta semnificativa; - sa identifice surse potentiale de informatii care ar putea fi folosite ca dovezi ale auditului si sa considere validitatea si credibilitatea acestor informatii.
32
Procedura: Auditorii 1. Identifica legile si regulamentele aplicabile entitatii/structurii auditate 2. Obtin organigrama, regulamentele de functionare, fise ale posturilor, proceduri scrise ale entitatii 3. Identifica personalul responsabil; 4. Identifica circuitul documentelor; 5. Aduna date statistice asupra performantei pentru a-i sprijini in faza de analiza a riscului; 6. Se familiarizeaza cu activitatea entitatii/ structurii auditate; Conducatorul Compartimentului de audit 7. Revede documentatia; public 8. Organizeaza o sedinta pentru identificarea obiectivelor auditabile si a criteriilor de analiza de risc. 9. Reevalueaza stabilirea obiectivelor, a scopului auditului si a metodologiei, dupa caz.
33
COLECTAREA INFORMAIILOR
Misiunea de audit: Auditul privind gestiunea resurselor umane Perioada auditat: 01.01.2008- 31.12.2008 ntocmit: Rotari Mihaela si Popescu Silvia Avizat: Rotari Mihaela Data: 10.07.2009
COLECTAREA INFORMAIILOR
DIRECIA RESURSE UMANE DA X X NU X X Anterior nu au fost realizate misiuni de audit intern Exist doar parial Observaii
Identificarea legilor i regulamentelor aplicabile structurii auditate Obinerea organigramei Obinerea Regulamentului funcionare Obinerea fielor posturilor Obinerea procedurilor scrise Identificarea personalului responsabil Obinerea exemplarului de Raport de audit intern anterior de organizare i
X X X -
34
PROCEDURA P 06 ANALIZA RISCURILOR
Scopul: Analiza riscului reprezinta o etapa majora in procesul de audit public intern, care are drept scopuri: identificarea pericolelor din entitatea/structura auditata, daca controalele interne sau procedurile entitatii/structurii auditate pot preveni, elimina sau minimiza pericolele, evaluarea structurii/evolutiei controlului intern al entitatii/structurii auditate. Premise: Reprezinta un punct de pornire in elaborarea tabelului puncte tari si puncte slabe. Aprecierea unui risc are la baza doua estimari: -gradul de gravitate al pierderii care poate sa rezulte ca urmare a riscului (sau al consecintelor directe si indirecte); -probabilitatea ca riscul sa revina (notiune cuantificata formal). Riscurile potentiale se pot concretiza in recomandari de audit, aceastea depinzand de rezultatele de la controalele, testarile si verificarile anterioare. Punctele forte si punctele slabe se exprima calitativ si cantitativ in functie de rezultatele asteptate si de conditiile de obtinere a acestora. Un punct forte sau un punct slab trebuie sa fie exprimat in functie de un obiectiv de control intern sau de o caracteristica urmarita, pentru a asigura buna functionare a entitatii/structurii auditate sau atingerea unui rezultat scontat. Procedura: Auditorii 1. Din activitatea desfasurata in timpul colectarii auditabile; 2. Identifica amenintarile asociate acestor operatiuni 3. Stabilesc criteriile de analiza a riscurilor;
35
si
prelucrarii
informatiilor,
pregatesc o lista centralizatoare a obiectelor
4. Stabilesc nivelul riscurilor pentru fiecare criteriu utilizat; 5. Stabilesc punctajul total al criteriului utilizat; 6. Claseaza riscurile pe baza punctajelor totale obtinute; 7. Ierarhizeaza operatiunile activitatiilor ce urmeaza a fi auditate, respectiv elaboreaza Tabelul puncte tari si puncte slabe; 8. Transmit tabelul puncte tari si puncte slabe si contatarile facute catre conducatorului compartimentului de audit public intern; Conducatorul Compartimentului de audit 9. intern Organizeaza o sedinta pentru
identificarea obiectivelor de audit si a criteriilor de analiza de risc. Reevalueaza stabilirea obiectivelor, a scopului auditului si a metodologiei, dupa caz; 10. Avizeaza tabelul puncte tari si puncte slabe si Fisele de Constatare si Analiza problemelor initiate pentru fiecare control potential
Auditorii
11.I ndosariaza Tabelul puncte tari si puncte slabe in dosarul permanent, sectiunea C.
36
LISTA CENTRALIZATOARE A OBIECTELOR AUDITABILE
Nr. crt. I. DOMENIUL ORGANIZAREA RECRUTRII PERSONALULUI Organizarea concursurilor OBIECTE AUDITABILE 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
9.
Data: 04.07.2009 Data: 04.07.2009

OBS.
Statul de funcii Corespondena pentru solicitarea organizrii concursurilor Constituirea comisiilor de concurs Anunul de concurs Publicarea anunului de concurs Dosarele candidailor pentru ocuparea posturilor Procesul verbal privind analiza dosarelor Contestaii privind respingerea dosarelor Stabilirea subiectelor Susinerea probei scrise Susinerea probei interviu Verificarea i notarea lucrrilor i interviului Procesul verbal privind rezultatele concursurilor Comunicarea rezultatelor Contestaii privitoare la rezultatele concursului Emiterea deciziei de numire Comunicarea deciziei de numire Procedurile scrise privind acordarea drepturilor salariale Salariul de baz
37
Susinerea concursurilor
II.
STABILIREA DREPTURILOR
10. 11. 12. 13. 14. 15. Deciziile de numire 16. 17. Stabilirea elementelor de 19. natur salarial 20.
Nr. crt.
DOMENIUL SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI
OBIECTE AUDITABILE 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. 31. 32. Indemnizaii de conducere Sporul pentru titlul tiinific de doctor Sporul pentru complexitatea n munc Sporul de vechime n munc Sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte Salariul de merit Sistemul de premiere Decizia de modificare a drepturilor salariale Comunicarea deciziei de modificare a drepturilor salariale Fundamentarea timpului lucrat peste programul normal de lucru Aprobarea efecturii muncii peste programul normal de lucru Evidena timpului lucrat peste programul normal de lucru si recuperarea acestuia Salarizarea timpului lucrat peste programul normal de lucru Norme i proceduri referitoare la modul de eviden a prezenei, nvoirilor i concediilor Utilizarea foilor colective de prezen Evidena concediilor de odihn Evidena concediilor de medicale Evidena concediilor de studii Concordana obiectivelor entitii cu evoluia carierei personalului Promovarea n cadrul funciei pe categorii, clase i gradaii Planurile strategice i anuale de pregtire profesional Planurile individuale de pregtire profesional Realizarea programelor de pregtire profesional Sistemul indicatorilor de performan privind pregtirea profesional Norme i proceduri referitoare la gestionarea dosarelor profesionale Constituirea dosarelor profesionale Accesarea dosarelor profesionale Actualizarea dosarelor profesionale
38
OBS.
Modificarea drepturilor salariale Salarizarea muncii peste programul normal de lucru
III.
IV. V.
VI.
33. EVIDENIEREA PREZENEI, NVOIRILOR 34. I CONCEDIILOR 35. 36. 37. 38. EVOLUIA CARIEREI PERSONALULUI 39. 40. PREGTIREA PROFESIONAL CONTINU A 41. PERSONALULUI 42. 43. 44. GESTIONAREA DOSARELOR 45. PROFESIONALE 46. 47. 48.
Nr. crt. VII.
DOMENIUL GESTIONAREA CARNETELOR DE MUNC
OBIECTE AUDITABILE Norme i proceduri privind administrarea carnetelor de munc Constituirea carnetelor de munc Accesarea carnetelor de munc Actualizarea carnetelor de munc Manuale de operare i utilizare a sistemului informatic Adaptabilitatea sistemului informatic la cerinele utilizatorilor
OBS.
VIII.
49. 50. 51. 52. FUNCIONALITATEA Evaluarea sistemului 53. SISTEMULUI informatic 54. INFORMATIC UTILIZAT PENTRU 56. GESTIUNEA 57. RESURSELOR UMANE 58.
IX.
Sistemul de asigurare pentru prelucrarea tranzaciilor autorizate i corecte Integrarea subsistemului informatic aferent gestiunii resurselor umane n sistemul informatic general al instituiei Desemnarea personalului cu atribuii privind utilizarea aplicaiilor i operarea n cadrul bazelor de date 59. Sistemul de pregtire profesional a personalului implicat n operarea n sistemul informatic 60.Instruciunile privind ntreinerea programelor informatice Sigurana n 61.Utilizarea echipamentelor de prevenire a fluctuaiilor sau ntreruperilor exploatare a curentului electric (UPS, modulatoare de tensiune s.a.) sistemului 62.Instruirea utilizatorilor i informarea sistematic asupra modificrilor operate informatic n sistemul informatic Securitatea bazelor 63.Existena unui sistem de prevenire/detectare a accesrilor i modificrilor de date neautorizate ale bazelor de date (parole, programe antivirus .a.) 64.Sistemul modificrii periodice a parolelor de acces 65.Actualizarea programelor antivirus, antispyware, firewall 66.nregistrrile intrrilor i ieirilor din sistem a utilizatorilor ARHIVAREA DOCUMENTELOR 67. Norme i proceduri privind arhivarea documentelor rezultate din activitatea de gestiune a resurselor umane 68. Desemnarea personalului responsabil privind arhivarea documentelor 69. Stabilirea locaiei pentru dosarele profesionale i celelalte documente arhivate 70. Predarea dosarelor la arhiva instituiei
39
IDENTIFICAREA RISCURILOR
Nr. crt. I.
DOMENIUL ORGANIZAREA RECRUTRII PERSONALULUI Organizarea concursurilor
OBIECTE AUDITABILE 1. Statul de funcii
RISCURI SEMNIFICATIVE
OBS.
Statul de funcii nu este actualizat permanent funcie de rezultatele procesului de recrutare
2. Corespondena pentru solicitarea organizrii concursurilor 3. Constituirea comisiilor de concurs
Adresele pentru solicitarea organizrii concursurilor nu ndeplinesc condiiile de conformitate Bibliografia incomplet/neactualizat Ordinele de constituire ale comisiilor de concurs i de soluionare a contestaiilor nu sunt ntocmite cu 30 de zile nainte de data susinerii a concursurilor Incompatibilitatea membrilor comisiei de concurs Anunul de concurs nu ndeplinete condiiile de conformitate
5. Anunul concurs
40
de
Nr. crt.
DOMENIUL
OBIECTE AUDITABILE

OBS.
7. Publicarea anunului concurs
de

8. Dosarele candidailor pentru ocuparea posturilor 10. Procesul verbal privind analiza dosarelor 11. Contestaii privind respingerea dosarelor
12. Stabilirea subiectelor

41
Anunul de concurs nu cuprinde condiiile de desfurare a concursului Anunul de concurs nu cuprinde condiiile de participare la concurs Anunul de concurs nu este publicat n Monitorul Oficial al Romniei, Partea a III-a, cu cel puin 30 de zile nainte de data desfurrii Anunul de concurs nu este afiat la sediul entitii sau pe pagina de Internet Neconcordana ntre coninutul anunului de concurs stabilit de comisie i cel publicat Dosarele candidailor pentru ocuparea posturilor nu ndeplinesc condiiile de conformitate Acceptarea unor dosare incomplete Refuzul nejustificat al acceptrii dosarelor candidailor pentru ocuparea posturilor Lipsa acordului membrilor comisiei Rezultatele selectrii dosarelor de nscriere nu au fost afiate la sediul instituiei Acceptarea contestaiilor spre analiz i soluionare fr ca acestea s fie depuse n termen de ctre candidai Respingerea/acceptarea nejustificat a contestaiilor Rezultatele selectrii dosarelor de nscriere nu au fost afiate n termen de 5 zile lucrtoare de la data expirrii perioadei de nscriere Stabilirea unor subiecte din afara tematicii i bibliografiei de concurs
Nr. crt.
DOMENIUL
OBIECTE AUDITABILE
OBS.
13. Susinerea probei scrise 14. Susinerea probei interviu
16. Verificarea i notarea lucrrilor i interviului

18. Procesul verbal privind rezultatele concursurilor 15. Comunicarea rezultatelor 16. Contestaii privitoare la rezultatele concursului
Subiectele sunt neclar formulate sau conin erori Procesul verbal privind proba scrisa nu ndeplinete condiiile de conformitate Procesul verbal privind proba interviu nu ndeplinete condiiile de conformitate Interviul nu este susinut n termen de 5 zile lucrtoare de la data susinerii probei scrise ntrebrile i rspunsurile la interviu nu au fost consemnate n anexa la procesul verbal Diferene semnificative intre calitatea tratrii subiectelor si punctajelor acordate de membri comisiei Spaiile libere din lucrri nu au fost barate de membrii comisiei Declararea ca promovat a unor candidai care nu au obinut un punctaj final de cel puin 100 de puncte cumulat i cel puin 50 de puncte la fiecare prob Procesul verbal nu s-a transmis la Departamentul Resurse Umane Anunarea candidailor asupra rezultatelor nu s-a realizat n termenul de trei zile lucrtoare de la data susinerii ultimei probe Acceptarea contestaiilor spre analiz i soluionare fr ca acestea s fie depuse n termen de ctre candidai Candidaii nu au fost anunai in termen despre rezultatul contestaiei
42
Nr. crt.
DOMENIUL Deciziile de numire
OBIECTE AUDITABILE 17. Emiterea numire deciziei
RISCURI SEMNIFICATIVE de
OBS.
II.
STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI
Stabilirea elementelor de natur salarial
18. Comunicarea deciziei de numire 19. Procedurile scrise privind acordarea drepturilor salariale 20. Salariul de baz 21. Indemnizaii de conducere 22. Sporul pentru titlul tiinific de doctor 23. Sporul pentru complexitatea n munc 24. Sporul de vechime n munc 25. Sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte 26. Salariul de merit 27. Sistemul de premiere
Datele de identificare ale candidatului admis, a salariului de ncadrare i a sporurilor de care beneficiaz nu au stabilite corect Decizia de numire nu a fost emisa n termenul de 15 zile lucrtoare de la data admiterii candidatului Comunicarea cu ntrziere a deciziei de numire Existena unor proceduri neactualizate privind acordarea drepturilor salariale Stabilirea eronat a salariului de baz Acordarea unor indemnizaii de conducere necuvenite Stabilirea eronat a sporului pentru titlul tiinific de doctor Stabilirea eronata a unui spor pentru complexitate n munc Stabilirea eronat a sporului de vechime n munc Stabilirea eronat a sporului pentru orele lucrate pe timp de noapte Acordarea de salarii de merit necuvenite Salariile nu au fost diminuate pentru abateri disciplinare Decizia de modificare a drepturilor salariale nu a fost ntocmita Modificarea neargumentat a drepturilor salariale
Modificarea drepturilor salariale
28. Decizia de modificare a drepturilor salariale
43
Nr. crt.
DOMENIUL
OBIECTE AUDITABILE
RISCURI SEMNIFICATIVE Salariatului nu i s-a comunicat decizia de modificare a drepturilor salariale Decizia de modificare a drepturilor salariale nu s-a comunicat Serviciului salarizare Operarea modificrii drepturilor salariale n carnetul de munc i dosarul profesional dup soluionarea contestaiilor Efectuarea fr justificare a orelor peste programul normal de lucru Efectuarea muncii peste programul normal de lucru nu a fost autorizata de eful structurii
OBS.
29. Comunicarea deciziei de modificare a drepturilor salariale
Salarizarea muncii peste programul normal de lucru
III.
EVIDENIEREA PREZENEI, NVOIRILOR, CONCEDIILOR
30. Fundamentarea timpului lucrat peste programul normal de lucru 31. Aprobarea efecturii muncii peste programul normal de lucru 32. Evidena timpului lucrat peste programul normal de lucru si recuperarea acestuia 33. Salarizarea timpului lucrat peste programul normal de lucru 34. Norme i proceduri referitoare la modul de eviden a prezenei, nvoirilor i concediilor
Sistemul de evidenta a timpului lucrat peste programul normal de lucru nu este formalizat

35. Utilizarea foilor colective de prezen

44
Aplicarea eronat a indicilor salariali de echivalare a orelor peste programul normal de lucru Inexistena procedurilor referitoare la modul de eviden a prezenei, nvoirilor i concediilor Responsabilii pentru actualizarea normelor i procedurilor referitoare la modul de eviden a prezenei, nvoirilor, concediilor i recuperrilor nu au fost desemnai Evidenta prezentei nu se ncadreaz in principiile de conformitate
Nr. crt.
DOMENIUL
OBIECTE AUDITABILE 36. Evidena concediilor de odihn 37. Evidena concediilor de medicale 38. Evidena concediilor de studii 39. Concordana obiectivelor entitii cu evoluia carierei personalului 41. Promovarea n cadrul funciei pe categorii, clase i gradaii

OBS.
IV.
EVOLUIA CARIEREI PERSONALULUI
V.
PREGTIREA PROFESIONAL 44. Planurile strategice i CONTINU A PERSONALULUI anuale de pregtire profesional
46. Planurile individuale de pregtire profesional 47. Realizarea programelor de pregtire profesional
45
Evidenta concediilor de odihna nu se ncadreaz in principiile de conformitate Evidenta concediilor medicale nu se ncadreaz in principiile de conformitate Evidenta concediilor de studii nu se ncadreaz in principiile de conformitate Politica prezenta i de perspectiv a entitii nu a fost corelata cu dezvoltarea cunotinelor profesionale ale personalului Structura funciilor publice de execuie (superior, principal, asistent i debutant) pe total nu este corelata Perioada de stagiu nu a fost respectata Vechimea minima n munc nu a fost respectata Calificativele anuale acordate nu au fost respectate Fundamentarea insuficienta a Planului strategic privind recrutarea, formarea i perfecionarea profesional a funcionarilor publici Planul anual si cel strategic privind recrutarea, formarea i perfecionarea profesional a funcionarilor publici nu au fost corelate Planurile de pregtire nu au fost adaptate la cerinele individuale ale fiecrui salariat Persoanele responsabile de realizarea programelor de pregtire profesional nu au fost nominalizate
Nr. crt.
DOMENIUL
OBIECTE AUDITABILE 48. Sistemul indicatorilor de performan privind pregtirea profesional
RISCURI SEMNIFICATIVE Sistemul indicatorilor de performan nu caracterizeaz activitatea de pregtire profesionala Persoanele responsabile pentru urmrirea realizrii indicatorilor de performan nu au fost stabilite Insuficiena procedurilor i normelor referitoare la gestionarea dosarelor profesionale Responsabilii pentru actualizarea normelor i procedurilor referitoare la gestionarea dosarelor profesionale nu au fost desemnai Dosarele profesionale pentru fiecare salariat nu au fost constituite Accesarea de ctre persoane neautorizate a dosarelor profesionale Dosarele profesionale nu au fost actualizate Insuficienta procedurilor i normelor privind administrarea carnetelor de munc Responsabilii pentru actualizarea normelor i procedurilor referitoare la administrarea carnetelor de munca nu au fost desemnai Carnetele de munca pentru fiecare salariat nu au fost constituite Accesarea de ctre persoane neautorizate a carnetelor de munca Carnetele de munc nu au fost actualizate
OBS.
VI.
GESTIONAREA PROFESIONALE
DOSARELOR
50. Norme i proceduri referitoare la gestionarea dosarelor profesionale
VII.
GESTIONAREA MUNC
CARNETELOR
DE
51. Constituirea dosarelor profesionale 52. Accesarea dosarelor profesionale 53. Actualizarea dosarelor profesionale 54. Norme i proceduri privind administrarea carnetelor de munc
56. Constituirea carnetelor de munc 57. Accesarea carnetelor de munc 52. Actualizarea carnetelor de munc
46
Nr. crt. VIII.
DOMENIUL FUNCIONALITATEA SISTEMULUI INFORMATIC UTILIZAT PENTRU GESTIUNEA RESURSELOR UMANE Evaluarea sistemului informatic
OBIECTE AUDITABILE
RISCURI SEMNIFICATIVE Insuficienta manualelor de operare i utilizare a sistemului informatic Manualele de operare i utilizare a sistemului informatic nu au fost actualizate Utilizarea ntr-o mare msura a procedurilor manuale Comunicare insuficienta intre utilizatori si informaticieni/proiectanii sistemului informatic Insuficiena sistemului privind prelucrarea numai a tranzaciilor corecte i autorizate Interfaa ntre subsistemele informatice nu este adecvat Delegarea atribuiilor i competenelor pentru personalul implicat n utilizarea aplicaiilor i operarea n cadrul bazelor de date nu este complet
OBS.
53. Manuale de operare si utilizare a sistemului informatic 54. Adaptabilitatea sistemului informatic la cerinele utilizatorilor 55. Sistemul de asigurare pentru prelucrarea tranzaciilor autorizate i corecte 56. Integrarea subsistemului informatic aferent gestiunii resurselor umane n sistemul informatic general al instituiei 57. Desemnarea personalului cu atribuii privind utilizarea aplicaiilor i operarea n cadrul bazelor de date 58. Sistemul de pregtire profesional a personalului implicat n operarea n sistemul informatic
Discontinuitate in pregtirea personalului implicat n operarea si utilizarea sistemului informatic Informarea personalului implicat n operarea si utilizarea sistemului informatic asupra modificrilor aduse acestuia este insuficienta 60. Instruciunile privind Instruciunile privind ntreinerea programelor ntreinerea programelor informatice nu se aplica informatice
47
Nr. crt.
DOMENIUL Sigurana n exploatare a sistemului informatic
OBIECTE AUDITABILE
RISCURI SEMNIFICATIVE Echipamentele de prevenire a fluctuaiilor sau a ntreruperilor curentului electric (UPS, stabilizatoare de tensiune .a.) nu sunt utilizate
OBS.
Securitatea sistemului informatic
61. Utilizarea echipamentelor de prevenire a fluctuaiilor sau ntreruperilor curentului electric (UPS, modulatoare de tensiune s.a.) 62. Instruirea utilizatorilor i informarea sistematic asupra modificrilor operate n sistemul informatic 63. Existena unui sistem de prevenire/detectare a accesrilor i modificrilor neautorizate ale bazelor de date (parole, programe antivirus .a.) 64. Sistemul modificrii periodice a parolelor de acces 65. Actualizarea programelor antivirus, antispyware, firewall 66. nregistrrile intrrilor i ieirilor din sistem a utilizatorilor
Disfuncionalitate in instruirea utilizatorilor sau atunci cnd se produc modificri semnificative n sistemul informatic Insuficienta sistemului de prevenire/detectare a accesrilor i modificrilor neautorizate ale bazelor de date (parole, programe antivirus .a.)
Calendarul privind modificarea periodica a parolelor de acces nu se respecta Personalul pentru verificarea i modificarea periodic a parolelor de acces nu a fost desemnat Actualizarea programelor antivirus, antispyware, firewall nu se efectueaz zilnic
Rapoartele/listele privind nregistrrile intrrilor i ieirilor din sistem a utilizatorilor nu au fost verificate
48
Nr. crt. IX.
DOMENIUL ARHIVAREA DOCUMENTELOR
OBIECTE AUDITABILE 67. Norme i proceduri privind arhivarea documentelor rezultate din activitatea de gestiune a resurselor umane 68. Desemnarea personalului responsabil privind arhivarea documentelor 69. Stabilirea locaiei pentru dosarele profesionale i celelalte documente arhivate 70. Predarea dosarelor arhiva instituiei la
RISCURI SEMNIFICATIVE ndosarierea documentelor nu este inclusa in cadrul normelor i procedurilor ntocmirea OPIS-ului dosarelor nu este inclusa in cadrul normelor i procedurilor Modul de constituire al dosarelor arhivate nu este inclus in cadrul normelor i procedurilor Atribuiile i competenele privind arhivarea dosarelor activitii de gestiune a resurselor umane nu au fost nominalizate
OBS.
Alocarea unui spaiu insuficient arhivrii documentaiei Existena unei umiditi ridicate Protecie insuficient a documentelor fa de sursele de cldur Dosarele nu sunt predate la arhiva instituiei la termenele legale Procesul verbal de predare-primire nu ndeplinete condiiile de conformitate
49
PROCEDURA P 06 ANALIZA RISCURILOR
STABILIREA FACTORILOR DE RISC, PONDERILE ACESTORA I APRECIEREA NIVELURILOR RISCURILOR
Misiunea de audit: Auditul privind gestiunea resurselor umane Perioada auditat: 01.01.2008-01.04.2009 ntocmit: Rotari Mihaela si Popescu Silvia Avizat: Rotari Mihaela Data: 05.07.2009 Data: 05.07.2009
Factori de risc (Fi) Aprecierea controlului intern F1 Aprecierea cantitativ F2 Aprecierea calitativ F3
Ponderea factorilor de risc (Pi)

P1 50%
Nivelul de apreciere al riscului (Ni) N1

Exist proceduri i se aplic
N2
Exist proceduri, sunt cunoscute, dar nu se aplic Impact financiar mediu
N3
Nu exist proceduri
P2 30%
Impact financiar sczut Vulnerabilitate mic
Impact financiar ridicat
P3 20%
Vulnerabilitate medie
Vulnerabilitate mare
Not: Prin acest document se stabilesc, n funcie de importana i greutatea factorilor de risc, ponderile i nivelurile de apreciere ale riscurilor. Cei trei factori de risc sunt stabilii prin normele generale i sunt acoperitori pentru entitate, ns dac se dorete evidenierea i altor factori de risc, cu nivelurile de apreciere corespunztoare, trebuie s se aib n vedere ca suma ponderilor factorilor de risc s rmn 100.
50
STABILIREA NIVELULUI RISCULUI I A PUNCTAJULUI TOTAL AL RISCULUI

Nr crt
DOMENIUL
OBIECTE AUDITABILE
Criterii de analiza a riscurilor Apreciere Aprecierea Aprecierea a controlului cantitativ calitativ intern (F1) (F2) (F3)
P1 50% Ni P2 30% Ni P3 20% Ni
Punctaj total
I.
ORGANIZAREA RECRUTRII PERSONALULUI
Organizarea concursurilor
19. Statul funcii
de
Statul de funcii nu este actualizat permanent funcie de rezultatele procesului de recrutare Adresele pentru solicitarea organizrii concursurilor nu ndeplinesc condiiile de conformitate Bibliografia incomplet neactualizat Avizul ANFP nu a fost solicitat cu 45 de zile nainte de data organizrii concursului Ordinele de constituire ale comisiilor de concurs i de soluionare a contestaiilor nu sunt ntocmite cu 30 de zile nainte de data susinerii a concursurilor Incompatibilitatea membrilor comisiei de concurs 51
0,5 0,5 0,5 0,5
2 2 2 2
0,3 0,3 0,3 0,3
2 1 2 1
0,2 0,2 0,2 0,2
1 1 2 1
1,8 1,5 2,0 1,5
20. Coresponde na pentru solicitarea organizrii concursurilo r 21. Constituirea comisiilor de concurs
0,5 0,5
2 2
0,3 0,3
1 1
0,2 0,2
1 1
1,5 1,5
Nr crt
DOMENIUL
OBIECTE AUDITABILE
P1 50% Ni P2 30% Ni P3 20% Ni
Punctaj total
22. Anunul de concurs
23. Publicarea anunului de concurs
24. Dosarele candidailor pentru ocuparea posturilor
Anunul de concurs nu ndeplinete condiiile de conformitate Anunul de concurs nu cuprinde condiiile de desfurare a concursului Anunul de concurs nu cuprinde condiiile de participare la concurs Anunul de concurs nu este publicat n Monitorul Oficial al Romniei, Partea a III-a, cu cel puin 30 de zile nainte de data desfurrii Anunul de concurs nu este afiat la sediul entitii sau pe pagina de Internet Neconcordana ntre coninutul anunului de concurs stabilit de comisie i cel publicat
0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5
1 2 1 2 2 2
0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3
2 1 2 1 1 1
0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2
1 2 2 2 2 2
1,3 1,7 1,5 1,7 1,7 1,7
Dosarele candidailor pentru ocuparea posturilor nu ndeplinesc condiiile de conformitate Acceptarea unor dosare incomplete Refuzul nejustificat al acceptrii dosarelor candidailor pentru ocuparea posturilor
Lipsa acordului membrilor comisiei
0,5 0,5 0,5 0,5
3 3 2 2
0,3 0,3 0,3 0,3
2 2 1 1
0,2 0,2 0,2 0,2
2 1 2 2
2,5 2,3 1,7 1,7
52
Nr crt
DOMENIUL
OBIECTE AUDITABILE
P1 50% Ni P2 30% Ni P3 20% Ni
Punctaj total
26. Procesul verbal privind analiza dosarelor 27. Contestaii privind respingerea dosarelor
Rezultatele selectrii dosarelor de nscriere nu au fost afiate la sediul instituiei Acceptarea contestaiilor spre analiz i soluionare fr ca acestea s fie depuse n termen de ctre candidai Respingerea nejustificat a contestaiilor Rezultatele selectrii dosarelor de nscriere nu au fost afiate n termen de 5 zile lucrtoare de la data expirrii perioadei de nscriere Stabilirea unor subiecte din afara tematicii i bibliografiei de concurs Subiectele sunt neclar formulate sau conin erori Procesul verbal privind proba scris nu ndeplinete condiiile de conformitate Procesul verbal privind proba interviu nu ndeplinete condiiile de conformitate Interviul nu este susinut n termen de 5 zile lucrtoare de la data susinerii probei scrise ntrebrile i rspunsurile la interviu nu au fost consemnate n anexa la procesul verbal
0,5
0,3
0,2
1,2
0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5
2 1 1 3 3 3 3 2 2
0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3
1 2 2 3 2 2 2 2 2
0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2
1 2 1 2 2 3 2 2 2
1,5 1,5 1,3 2,8 2,5 2,7 2,5 2,0 2,0
28. Stabilirea subiectelor
29. Susinerea probei scrise 30. Susinerea probei interviu
53
Nr crt
DOMENIUL
OBIECTE AUDITABILE
P1 50% Ni P2 30% Ni P3 20% Ni
Punctaj total
33. Verificarea Diferene semnificative intre calitatea tratrii subiectelor i punctajelor i notarea acordate de membri comisiei lucrrilor Spaiile libere din lucrri nu au fost i barate de membrii comisiei interviului Declararea ca promovat a unor
candidai care nu au obinut punctaj final de cel puin 100 puncte cumulat i cel puin 50 puncte la fiecare prob Procesul verbal nu s-a transmis Direcia Resurse Umane un de de
0,5 0,5 0,5
2 2 2
0,3 0,3 0,3
1 1 1
0,2 0,2 0,2
2 1 2
1,7 1,5 1,7
35. Procesul verbal privind rezultatele concursurilo r 36. Comunicarea rezultatelor
la
0,5
Anunarea candidailor asupra rezultatelor nu s-a realizat n termenul de trei zile lucrtoare de la data susinerii ultimei probe Acceptarea contestaiilor spre analiz i soluionare fr ca acestea s fie depuse n termen de ctre candidai Candidaii nu au fost anunai n termen despre rezultatul contestaiei Datele de identificare ale candidatului admis, a salariului de ncadrare i a sporurilor de care beneficiaz nu au fost stabilite corect
0,3
0,2
1,5
0,5 0,5 0,5 0,5
1 2 2 2
0,3 0,3 0,3 0,3
1 1 1 2
0,2 0,2 0,2 0,2
2 2 1 3
1,2 1,7 1,5 2,2
37. Contestaii privitoare la rezultatele concursului
Deciziile de numire
38. Emiterea deciziei de numire
54
Nr crt
DOMENIUL
OBIECTE AUDITABILE
P1 50% Ni P2 30% Ni P3 20% Ni
Punctaj total
39. Comunicare a deciziei de numire 40. Procedurile scrise privind acordarea drepturilor salariale 41. Salariul de baz 42. Indemnizaii de conducere 43. Sporul pentru titlul tiinific de doctor 44. Sporul pentru complexitate a n munc 45. Sporul de vechime n munc
Decizia de numire nu a fost emisa n termenul de 15 zile lucrtoare de la data admiterii candidatului Comunicarea cu ntrziere a deciziei de numire Existena unor neactualizate privind drepturilor salariale proceduri acordarea
0,5 0,5
2 2
0,3 0,3
1 2
0,2 0,2
2 1
1,7 1,8
II.
0,5
0,3
0,2
2,5
Stabilirea eronat a salariului de baz Acordarea unor indemnizaii conducere necuvenite de
0,5 0,5 0,5
3 3 2
0,3 0,3 0,3
2 2 2
0,2 0,2 0,2
2 2 1
2,5 2,5 1,8
Stabilirea eronat a sporului pentru titlul tiinific de doctor
Stabilirea eronata a unui spor pentru complexitate n munc Stabilirea eronat a sporului de vechime n munc
0,5 0,5
2 2
0,3 0,3
2 2
0,2 0,2
1 1
1,8 1,8
55
Nr crt
DOMENIUL
OBIECTE AUDITABILE
P1 50% Ni P2 30% Ni P3 20% Ni
Punctaj total
46. Sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte 47. Salariul de merit 48. Sistemul de premiere 49. Decizia de modificare a drepturilor salariale 50. Comunicar ea deciziei de modificare a drepturilor salariale
Stabilirea eronat a sporului pentru orele lucrate pe timp de noapte
0,5
0,3
0,2
1,8
Acordarea necuvenite
de
salarii
de
merit
0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5
2 2 3 2 2 2 2
0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3
1 2 2 2 1 1 2
0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2
3 2 2 2 2 1 1
1,9 2,0 2,5 2,0 1,7 1,5 1,8
Salariile nu au fost diminuate pentru abateri disciplinare Decizia de modificare a drepturilor salariale nu a fost ntocmita Modificarea neargumentat a drepturilor salariale Salariatului nu i s-a comunicat decizia de modificare a drepturilor salariale Decizia de modificare a drepturilor salariale nu s-a comunicat Serviciului salarizare Operarea modificrii drepturilor salariale n carnetul de munc i dosarul profesional dup soluionarea contestaiilor
56
Nr crt
DOMENIUL
OBIECTE AUDITABILE
P1 50% Ni P2 30% Ni P3 20% Ni
Punctaj total
51. Fundamenta rea timpului lucrat peste programul normal de lucru 52. Aprobarea efecturii muncii peste programul normal de lucru 53. Evidena timpului lucrat peste programul normal de lucru i recuperarea acestuia
Efectuarea fr justificare a orelor peste programul normal de lucru
0,5
0,3
0,2
2,0
Efectuarea muncii peste programul normal de lucru nu a fost autorizat de eful structurii
0,5
0,3
0,2
1,7
Sistemul de evidenta a timpului lucrat peste programul normal de lucru nu este formalizat
0,5
0,3
0,2
2,5
III .
54. Salarizarea Aplicarea eronat a indicilor salariali de echivalare a orelor peste timpului programul normal de lucru lucrat peste programul normal de lucru 55. Norme i Inexistena procedurilor referitoare la modul de eviden a prezenei, proceduri
nvoirilor i concediilor 57
0,5
0,3
0,2
1,7
0,5
0,3
0,2
2,0
Nr crt
DOMENIUL
OBIECTE AUDITABILE
P1 50% Ni P2 30% Ni P3 20% Ni
Punctaj total
EVIDENIEREA PREZENEI, NVOIRILOR, CONCEDIILOR
referitoare la modul de eviden a prezenei, nvoirilor i concediilor 56. Utilizarea foilor colective de prezen 57. Evidena concediilor de odihn 58. Evidena concediilor de medicale
59. Evidena concediilor de studii 60. Concordan a obiectivelor entitii cu
Responsabilii pentru actualizarea normelor i procedurilor referitoare la modul de eviden a prezenei, nvoirilor i concediilor nu au fost desemnai
0,5
0,3
0,2
2,2
Evidena prezentei nu se ncadreaz n principiile de conformitate
0,5
Evidena concediilor de odihna nu se ncadreaz n principiile de conformitate ncadreaz conformitate n principiile de
0,3
0,2
2,5
0,5
0,3
0,2
2,0
Evidena concediilor medicale nu se 0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8
IV .
Evidena concediilor de studii nu se ncadreaz n principiile de conformitate Politica prezenta i de perspectiv a entitii nu a fost corelata cu dezvoltarea cunotinelor profesionale ale personalului
0,5 0,5
2 3
0,3 0,3
2 2
0,2 0,2
1 3
1,8 2,7
58
Nr crt
DOMENIUL
OBIECTE AUDITABILE
P1 50% Ni P2 30% Ni P3 20% Ni
Punctaj total
evoluia carierei personalului 62. Promovarea n cadrul funciei pe categorii, clase i gradaii 65. Planurile strategice i anuale de pregtire profesional
Structura funciilor publice de execuie (superior, principal, asistent i debutant) pe total nu este corelat Perioada de stagiu nu a fost respectat Vechimea minim n munc nu a fost respectat fost respectate
0,5 0,5 0,5 0,5 0,5
2 3 2 1 2
0,3 0,3 0,3 0,3 0,3
1 2 1 2 2
0,2 0,2 0,2 0,2 0,2
2 2 1 2 1
1,7 2,5 1,5 1,5 1,8
Calificativele anuale acordate nu au

Fundamentarea insuficienta a Planului strategic privind recrutarea, formarea i perfecionarea profesional a funcionarilor publici Planul anual i cel strategic privind recrutarea, formarea i perfecionarea profesional a funcionarilor nu au fost corelate Planurile de pregtire nu au fost adaptate la cerinele individuale ale fiecrui salariat Persoanele responsabile de realizarea programelor de pregtire profesional nu au fost nominalizate
V.
PREGTIREA PROFESIONAL CONTINU A PERSONALULUI
0,5
0,3
0,2
1,5
67. Planurile individuale de pregtire profesional 68. Realizarea programelor de pregtire profesional 69. Sistemul indicatorilor de
0,5
0,3
0,2
1,7
0,5 0,5
2 2
0,3 0,3
1 1
0,2 0,2
2 1
1,7 1,5
Sistemul indicatorilor de performan

nu caracterizeaz activitatea pregtire profesional
de
59
Nr crt
DOMENIUL
OBIECTE AUDITABILE
P1 50% Ni P2 30% Ni P3 20% Ni
Punctaj total
performan privind pregtirea profesional VI . GESTIONAREA DOSARELOR PROFESIONALE
Persoanele responsabile pentru urmrirea realizrii indicatorilor de performan nu au fost stabilite
0,5 0,5
2 2
0,3 0,3
1 2
0,2 0,2
2 1
1,7 1,8
Insuficiena procedurilor i 71. Norme i normelor referitoare la gestionarea proceduri dosarelor profesionale referitoare Responsabilii pentru actualizarea la normelor i procedurilor referitoare gestionarea la gestionarea dosarelor profesionale dosarelor nu au fost desemnai profesional e 72. Constituire Dosarele profesionale pentru fiecare salariat nu au fost constituite a dosarelor profesional e 73. Accesarea dosarelor profesionale 74. Actualizarea dosarelor profesionale Accesarea de ctre persoane neautorizate a dosarelor profesionale Dosarele profesionale nu au fost actualizate
0,5
0,3
0,2
1,7
0,5
0,3
0,2
1,5
0,5 0,5
2 2
0,3 0,3
1 2
0,2 0,2
2 3
1,7 2,2
60
Nr crt
DOMENIUL
OBIECTE AUDITABILE
P1 50% Ni P2 30% Ni P3 20% Ni
Punctaj total
VI I.
GESTIONAREA CARNETELOR DE MUNC
75. Norme i proceduri privind administrar ea carnetelor de munc
Insuficienta procedurilor i normelor privind administrarea carnetelor de munc
0,5
0,3
0,2
1,8
76. Constituire a carnetelor de munca 77. Accesarea Accesarea de ctre persoane neautorizate a carnetelor de munca carnetelor de munca 52. Actualizarea Carnetele de munca nu au fost actualizate carnetelor de munca
VI II
FUNCIONALITATEA SISTEMULUI INFORMATIC UTILIZAT PENTRU GESTIUNEA RESURSELOR UMANE
Responsabilii pentru actualizarea normelor i procedurilor referitoare la administrarea carnetelor de munc nu au fost desemnai Carnetele de munc pentru fiecare salariat nu au fost constituite
0,5
0,3
0,2
1,7
0,5
0,3
0,2
1,5
0,5 0,5 0,5 0,5 0,5
2 2 2 2 2
0,3 0,3 0,3 0,3 0,3
2 3 2 2 2
0,2 0,2 0,2 0,2 0,2
3 2 1 1 2
2,2 2,3 1,8 1,8 2,0
Evaluarea sistemului informatic
53. Manuale de operare i utilizare a sistemului informatic
Insuficiena manualelor de operare i utilizare a sistemului informatic Manualele de operare i utilizare a sistemului informatic nu au fost actualizate Utilizarea ntr-o mare msur a procedurilor manuale
61
Nr crt
DOMENIUL
OBIECTE AUDITABILE
P1 50% Ni P2 30% Ni P3 20% Ni
Punctaj total
54. Adaptabilitatea sistemului informatic la cerinele utilizatorilor 55. Sistemul de asigurare pentru prelucrarea tranzaciilor autorizate i corecte 56. Integrarea subsistemului informatic aferent gestiunii resurselor umane n sistemul informatic general al instituiei 57. Desemnarea personalului cu atribuii privind utilizarea aplicaiilor i operarea n cadrul bazelor de date 58. Sistemul de pregtire profesional a personalului implicat n operarea n sistemul informatic
Comunicare insuficient ntre utilizatori i informaticieni/proiectanii sistemului informatic Insuficiena sistemului privind prelucrarea numai a tranzaciilor corecte i autorizate Interfaa ntre subsistemele informatice nu este adecvat
0,5 0,5
2 2
0,3 0,3
3 2
0,2 0,2
2 2
2,3 2,0
0,5
0,3
0,2
1,7
Delegarea atribuiilor i competenelor pentru personalul implicat n utilizarea aplicaiilor i operarea n cadrul bazelor de date nu este complet n pregtirea personalului implicat n operarea i utilizarea sistemului informatic Informarea personalului implicat n operarea i utilizarea sistemului informatic asupra modificrilor aduse acestuia este insuficient Instruciunile privind ntreinerea programelor informatice nu se aplic
0,5
0,3
0,2
1,8
Discontinuitate
0,5
0,3
0,2
2,0
0,5 0,5
2 2
0,3 0,3
2 2
0,2 0,2
1 1
1,8 1,8
59. Instruciunile privind ntreinerea programelor informatice
62
Nr crt
DOMENIUL
OBIECTE AUDITABILE
P1 50% Ni P2 30% Ni P3 20% Ni
Punctaj total
Sigurana n exploatare a sistemului informatic
Securitatea bazelor de date
60. Utilizarea echipamentelor de prevenire a fluctuaiilor sau ntreruperilor curentului electric (UPS, modulatoare de tensiune .a.) 61. Instruirea utilizatorilor i informarea sistematic asupra modificrilor operate n sistemul informatic 62. Existena unui sistem de prevenire/detectare a accesrilor i modificrilor neautorizate ale bazelor de date (parole, programe antivirus .a.) 63. Sistemul modificrii periodice a parolelor de acces
Echipamentele de prevenire a fluctuaiilor sau a ntreruperilor curentului electric (UPS, stabilizatoare de tensiune .a.) nu se utilizeaz
Disfuncionalitate n instruirea utilizatorilor sau atunci cnd se produc modificri semnificative n sistemul informatic Insuficienta sistemului de prevenire/ detectare a accesrilor i modificrilor neautorizate ale bazelor de date (parole, programe antivirus .a.) Calendarul privind modificarea periodica a parolelor de acces nu se respecta Personalul pentru verificarea i modificarea periodic a parolelor de acces nu a fost desemnat Actualizarea programelor antivirus, antispyware, firewall nu se efectueaz zilnic Rapoartele/listele privind nregistrrile intrrilor i ieirilor din sistem a utilizatorilor nu au fost verificate
0,5
0,3
0,2
2,0
0,5
0,3
0,2
2,0
0,5
0,3
0,2
2,5
0,5 0,5 0,5 0,5
2 2 2 2
0,3 0,3 0,3 0,3
2 2 2 2
0,2 0,2 0,2 0,2
2 1 1 2
2,0 1,8 1,8 2,0
64. Actualizarea programelor antivirus, antispyware, firewall 65. nregistrrile intrrilor i ieirilor din sistem a utilizatorilor
63
Nr crt
DOMENIUL
OBIECTE AUDITABILE
P1 50% Ni P2 30% Ni P3 20% Ni
Punctaj total
IX .
ARHIVAREA DOCUMENTELOR
66. Norme i proceduri privind arhivarea documentelor rezultate din activitatea de gestiune a resurselor umane
ndosarierea documentelor nu este inclus n cadrul normelor i procedurilor
0,5
0,3
0,2
1,8
ntocmirea OPIS-ului dosarelor nu este inclus n cadrul normelor i procedurilor Modul de constituire al dosarelor arhivate nu este inclus n cadrul normelor i procedurilor
0,5 0,5
2 1
0,3 0,3
1 2
0,2 0,2
2 2
1,7 1,5
67. Desemnarea Atribuiile i competenele privind arhivarea dosarelor activitii de personalului gestiune a resurselor umane nu au fost responsabil privind nominalizate arhivarea documentelor 68. Stabilirea locaiei Alocarea unui spaiu pentru dosarele insuficient arhivrii profesionale i documentaiei celelalte documente Existena unei umiditi arhivate ridicate Protecie insuficient a documentelor fa de sursele de cldur
Dosarele nu sunt predate la arhiva instituiei la termenele legale
0,5
0,3
0,2
2,3
0,5 0,5 0,5 0,5
2 2 2 2
0,3 0,3 0,3 0,3
1 1 2 2
0,2 0,2 0,2 0,2
2 2 2 1
1,7 1,7 2,0 1,8
64
Nr crt
DOMENIUL
OBIECTE AUDITABILE
P1 50% Ni P2 30% Ni P3 20% Ni
Punctaj total
69. Predarea dosarelor la Procesul verbal de predare-primire nu ndeplinete condiiile de arhiva instituiei
conformitate
0,5
0,3
0,2
2,2
65
CLASAREA OPERAIILOR N FUNCIE DE ANALIZA RISCULUI
Misiunea de audit: Auditul Departamentului de marketing Perioada auditat: 01.01.2008-31.12.2008 ntocmit: Rotari Mihaela si Popescu Silvia Avizat: Rotari Mihaela Data: 10.07.2009 Data: 10.07.2009 Punct aj total
Nr crt I.
DOMENIUL ORGANIZAREA RECRUTRII PERSONALULUI
OBIECTE AUDITABILE
RISCURI SEMNIFICATIVE Statul de funcii nu este actualizat permanent funcie de rezultatele procesului de recrutare
Clasare
OBS.
78. Statul de funcii care prevede posturile ce urmeaz a se ocupa prin concurs
79. Corespondena pentru solicitarea organizrii concursurilor
1,8
Mediu
80. Constituirea comisiilor de concurs
81. Anunul de concurs
Adresele pentru solicitarea organizrii concursurilor nu ndeplinesc condiiile de conformitate Bibliografia incomplet/neactualizat Avizul ANFP nu a fost solicitat cu 45 de zile nainte de data organizrii concursului Ordinele de constituire ale comisiilor de concurs i de soluionare a contestaiilor nu sunt ntocmite cu 30 de zile nainte de data susinerii a concursurilor Incompatibilitatea membrilor comisiei de concurs Anunul de concurs nu ndeplinete condiiile de conformitate
1,5 2,0 1,5 1,5 1,5 1,3
Mic Mediu Mic Mic Mic Mic
Nu
Nu Nu Nu Nu
66
Nr crt
DOMENIUL
OBIECTE AUDITABILE
RISCURI SEMNIFICATIVE Anunul de concurs nu cuprinde condiiile de desfurare a concursului Anunul de concurs nu cuprinde condiiile de participare la concurs Anunul de concurs nu este publicat n Monitorul Oficial al Romniei, Partea a III-a, cu cel puin 30 de zile nainte de data desfurrii Anunul de concurs nu este afiat la sediul entitii sau pe pagina de Internet Neconcordana ntre coninutul anunului de concurs stabilit de comisie i cel publicat
Punct aj total 1,7 1,5 1,7 1,7 1,7 2,5 2,3 1,7 1,7 1,2 1,5 1,5 1,3 2,8 2,5 2,7
Clasare Mic Mic Mic Mic Mic Mare Mare Mic Mic Mic Mic Mic Mic Mare Mare Mare
OBS. Nu Nu Nu Nu Nu
82. Publicarea anunului concurs
de
83. Dosarele candidailor pentru ocuparea posturilor
Dosarele candidailor pentru ocuparea posturilor nu ndeplinesc condiiile de conformitate Acceptarea unor dosare incomplete Refuzul nejustificat al acceptrii dosarelor candidailor pentru ocuparea posturilor
Lipsa acordului membrilor comisiei Rezultatele selectrii dosarelor de nscriere nu au fost afiate la sediul instituiei Acceptarea contestaiilor spre analiz i soluionare fr ca acestea s fie depuse n termen de ctre candidai Respingerea nejustificat a contestaiilor Rezultatele selectrii dosarelor de nscriere nu au fost afiate n termen de 5 zile lucrtoare de la data expirrii perioadei de nscriere Stabilirea unor subiecte din afara tematicii i bibliografiei de concurs Subiectele sunt neclar formulate sau conin erori Procesul verbal privind proba scris nu ndeplinete condiiile de conformitate
Nu Nu Nu Nu Nu Nu
85. Procesul verbal

privind analiza dosarelor 86. Contestaii privind respingerea dosarelor
87. Stabilirea subiectelor de ctre comisie 88. Susinerea scrise probei
67
Nr crt
DOMENIUL
OBIECTE AUDITABILE 89. Susinerea interviu probei
RISCURI SEMNIFICATIVE Procesul verbal privind proba interviu nu ndeplinete condiiile de conformitate Interviul nu este susinut n termen de 5 zile lucrtoare de la data susinerii probei scrise ntrebrile i rspunsurile la interviu nu au fost consemnate n anexa la procesul verbal Diferene semnificative intre calitatea tratrii subiectelor i punctajelor acordate de membri comisiei Spaiile libere din lucrri nu au fost barate de membrii comisiei Declararea ca promovat a unor candidai care nu au obinut un punctaj final de cel puin 100 de puncte cumulat i cel puin 50 de puncte la fiecare prob Procesul verbal nu s-a transmis la Direcia Resurse Umane Anunarea candidailor asupra rezultatelor nu sa realizat n termenul de trei zile lucrtoare de la data susinerii ultimei probe Acceptarea contestaiilor spre analiz i soluionare fr ca acestea s fie depuse n termen de ctre candidai Candidaii nu au fost anunai n termen despre rezultatul contestaiei Datele de identificare ale candidatului admis, a salariului de ncadrare i a sporurilor de care beneficiaz nu au fost stabilite corect Decizia de numire nu a fost emisa n termenul de 15 zile lucrtoare de la data admiterii candidatului Comunicarea cu ntrziere a deciziei de numire
Punct aj total 2,5 2,0 2,0 1,7 1,5 1,7 1,2 1,5 1,7 1,5 2,2 1,7 1,8
Clasare Mare Mediu Mediu Mic Mic Mic Mic Mic Mic Mic Mediu Mic Mediu
OBS.
92. Verificarea i notarea lucrrilor i interviului

Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu
94. Procesul verbal privind rezultatele concursurilor 15. Comunicarea rezultatelor
16. Contestaii privitoare rezultatele concursului
la
Deciziile de numire
17. Emiterea deciziei de numire
Nu
19. Comunicarea deciziei de numire
68
Nr crt II.
DOMENIUL STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI Stabilirea elementelor de natur salarial
OBIECTE AUDITABILE 20. Procedurile scrise privind acordarea drepturilor salariale 21. Salariul de baz 22. Indemnizaii de conducere 23. Sporul pentru titlul tiinific de doctor 24. Sporul pentru complexitatea n munc 25. Sporul de vechime n munc
RISCURI SEMNIFICATIVE Existena unor proceduri neactualizate privind acordarea drepturilor salariale Stabilirea eronat a salariului de baz Acordarea unor indemnizaii de conducere necuvenite Stabilirea eronat a sporului pentru titlul tiinific de doctor Stabilirea eronata a unui spor pentru complexitate n munc Stabilirea eronat a sporului de vechime n munc Stabilirea eronat a sporului pentru orele lucrate pe timp de noapte Acordarea de salarii de merit necuvenite Salariile nu au fost diminuate pentru abateri disciplinare Decizia de modificare a drepturilor salariale nu a fost ntocmita Modificarea neargumentat a drepturilor salariale Salariatului nu i s-a comunicat decizia de modificare a drepturilor salariale
Punct aj total 2,5 2,5 2,5 1,8 1,8 1,8 1,8 1,9 2,0 2,5 2,0
Clasare Mare Mare Mare Mediu Mediu Mediu Mediu Mediu Mediu Mare Mediu
OBS.
26. Sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte 27. Salariul de merit 28. Sistemul de premiere 29. Decizia de modificare a drepturilor salariale 30. Comunicarea deciziei de modificare a drepturilor salariale
1,7
Decizia de modificare a drepturilor salariale nu sa comunicat Serviciului salarizare
Mic Mic
Nu Nu
1,5
69
Nr crt
DOMENIUL
OBIECTE AUDITABILE
RISCURI SEMNIFICATIVE Operarea modificrii drepturilor salariale n carnetul de munc i dosarul profesional dup soluionarea contestaiilor Efectuarea fr justificare a orelor peste programul normal de lucru
Punct aj total 1,8 2,0
Clasare Mediu Mediu
OBS.
31. Fundamentarea
timpului lucrat peste programul normal de lucru 32. Aprobarea efecturii muncii peste programul normal de lucru 33. Evidena timpului lucrat peste programul normal de lucru i recuperarea acestuia
Efectuarea muncii peste programul normal de lucru nu a fost autorizata de eful structurii Sistemul de evidenta a timpului lucrat peste programul normal de lucru nu este formalizat
1,7
Mic
Nu
2,5
Aplicarea eronat a indicilor salariali de echivalare a orelor peste programul normal de lucru Inexistena procedurilor referitoare la modul de eviden a prezenei, nvoirilor i concediilor Responsabilii pentru actualizarea normelor i procedurilor referitoare la modul de eviden a prezenei, nvoirilor i concediilor nu au fost desemnai
Mare
III .
EVIDENIEREA PREZENEI, NVOIRILOR I CONCEDIILOR
34. Salarizarea timpului lucrat peste programul normal de lucru 35. Norme i proceduri referitoare la modul de eviden a prezenei, nvoirilor i concediilor 36. Utilizarea foilor colective de prezen
1,7 2,0
Mic Mediu
Nu
2,2
Mediu
Evidena prezentei nu se ncadreaz n principiile de conformitate
2,5
Mare
70
Nr crt
DOMENIUL
OBIECTE AUDITABILE
RISCURI SEMNIFICATIVE Evidena concediilor de odihna nu se ncadreaz n principiile de conformitate Evidena concediilor medicale nu se ncadreaz n principiile de conformitate Evidena concediilor de studii nu se ncadreaz n principiile de conformitate Politica prezenta i de perspectiv a entitii nu a fost corelata cu dezvoltarea cunotinelor profesionale ale personalului Structura funciilor publice de execuie (superior, principal, asistent i debutant) pe total nu este corelata Perioada de stagiu nu a fost respectat Vechimea minim n munc nu a fost respectat Calificativele anuale acordate nu au fost respectate Fundamentarea insuficienta a Planului strategic privind recrutarea, formarea i perfecionarea profesional a funcionarilor publici Planul anual i cel strategic privind recrutarea, formarea i perfecionarea profesional a funcionarilor publici nu au fost corelate Planurile de pregtire nu au fost adaptate la cerinele individuale ale fiecrui salariat
Punct aj total 2,0 1,8 1,8 2,7 1,7 2,5 1,5 1,5 1,8
Clasare Mediu Mediu Mediu Mare Mic Mare Mic Mic Mediu
OBS.
37. Evidena concediilor odihn 38. Evidena concediilor medicale

IV .
de
de

39. Evidena concediilor de studii
40. Concordana obiectivelor entitii cu evoluia carierei personalului
Nu
42. Promovarea n cadrul funciei pe categorii, clase i gradaii V. PREGTIREA PROFESIONAL CONTINU A PERSONALULUI 45. Planurile strategice i anuale de pregtire profesional
Nu Nu
1,5 1,7
Mic Mic
Nu Nu
47. Planurile individuale pregtire profesional
de
71
Nr crt
DOMENIUL
OBIECTE AUDITABILE 48. Realizarea programelor de pregtire profesional 49. Sistemul indicatorilor de performan privind pregtirea profesional
RISCURI SEMNIFICATIVE Persoanele responsabile de realizarea programelor de pregtire profesional nu au fost nominalizate Sistemul indicatorilor de performan nu caracterizeaz activitatea de pregtire profesional Persoanele responsabile pentru urmrirea realizrii indicatorilor de performan nu au fost stabilite Insuficiena procedurilor i normelor referitoare la gestionarea dosarelor profesionale Responsabilii pentru actualizarea normelor i procedurilor referitoare la gestionarea dosarelor profesionale nu au fost desemnai Dosarele profesionale pentru fiecare salariat nu au fost constituite Accesarea de ctre persoane neautorizate a dosarelor profesionale Dosarele profesionale nu au fost actualizate Insuficienta procedurilor i normelor privind administrarea carnetelor de munc Responsabilii pentru actualizarea normelor i procedurilor referitoare la administrarea carnetelor de munc nu au fost desemnai Carnetele de munc pentru fiecare salariat nu au fost constituite
Punct aj total 1,7 1,5 1,7 1,8 1,7
Clasare
OBS.
Mic Mic Mic Mediu Mic
Nu Nu Nu
VI .
GESTIONAREA DOSARELOR PROFESIONALE
51. Norme proceduri referitoare gestionarea dosarelor profesionale 52. Constituirea dosarelor profesionale
i la
Nu
1,5 1,7 2,2 1,8 1,7
Mic Mic Mediu Mediu Mic
Nu Nu
53. Accesarea dosarelor profesionale 54. Actualizarea dosarelor profesionale VI I.
55. Norme i proceduri privind administrarea carnetelor de munc 57. Constituirea carnetelor de munc
72
Nu
1,5
Mic
Nu
Nr crt
DOMENIUL
OBIECTE AUDITABILE
RISCURI SEMNIFICATIVE Accesarea de ctre persoane neautorizate a carnetelor de munc Carnetele de munc nu au fost actualizate
Punct aj total 2,2 2,3 1,8 1,8 2,0 2,3 2,0 1,7
Clasare Mediu Mare Mediu Mediu Mediu Mare Mediu Mic
OBS.
58. Accesarea carnetelor de munc 52. Actualizarea carnetelor de munc

VI II
FUNCIONALITATEA SISTEMULUI INFORMATIC UTILIZAT PENTRU
GESTIUNEA RESURSELOR UMANE
Insuficiena manualelor de operare i utilizare a sistemului informatic
54. Adaptabilitatea sistemului informatic la cerinele utilizatorilor 70. Sistemul de asigurare pentru prelucrarea tranzaciilor autorizate i corecte 71. Integrarea subsistemului informatic aferent gestiunii resurselor umane n sistemul informatic general al instituiei 72. Desemnarea personalului cu atribuii privind utilizarea aplicaiilor i operarea n cadrul bazelor de date 73. Sistemul de pregtire profesional a personalului implicat n operarea n sistemul informatic
Manualele de operare i utilizare a sistemului informatic nu au fost actualizate Utilizarea ntr-o mare msur a procedurilor manuale Comunicare insuficient ntre utilizatori i informaticieni/proiectanii sistemului informatic Insuficiena sistemului privind prelucrarea numai a tranzaciilor corecte i autorizate Interfaa ntre subsistemele informatice nu este adecvat Delegarea atribuiilor i competenelor pentru personalul implicat n utilizarea aplicaiilor i operarea n cadrul bazelor de date nu este complet Discontinuitate n pregtirea personalului implicat n operarea i utilizarea sistemului informatic Informarea personalului implicat n operarea i utilizarea sistemului informatic asupra modificrilor aduse acestuia este insuficienta Instruciunile privind ntreinerea programelor informatice nu se aplic
Nu
1,8 2,0 1,8 1,8
Mediu Mediu Mediu Mediu
75. Instruciunile privind ntreinerea programelor informatice
73
Nr crt
DOMENIUL Sigurana n exploatare a sistemului informatic
OBIECTE AUDITABILE 76. Utilizarea echipamentelor de prevenire a fluctuaiilor sau ntreruperilor curentului electric (UPS, modulatoare de tensiune s.a.) 77. Instruirea utilizatorilor i informarea sistematic asupra modificrilor operate n sistemul informatic 78. Existena unui sistem de prevenire/detectare a accesrilor i modificrilor neautorizate ale bazelor de date (parole, programe antivirus .a.) 79. Sistemul modificrii periodice a parolelor de acces
Punct aj total 2,0
Clasare
OBS.
Echipamentele de prevenire a fluctuaiilor sau a ntreruperilor curentului electric (UPS, stabilizatoare de tensiune .a.) nu se utilizeaz
Disfuncionalitate n instruirea utilizatorilor sau atunci cnd se produc modificri semnificative n sistemul informatic Insuficienta sistemului de prevenire/ detectare a accesrilor i modificrilor neautorizate ale bazelor de date (parole, programe antivirus .a.) Calendarul privind modificarea periodica a parolelor de acces nu se respecta Personalul pentru verificarea i modificarea periodic a parolelor de acces nu a fost desemnat Actualizarea programelor antivirus, antispyware, firewall nu se efectueaz zilnic Rapoartele/listele privind nregistrrile intrrilor i ieirilor din sistem a utilizatorilor nu au fost verificate ndosarierea documentelor nu este inclus n cadrul normelor i procedurilor ntocmirea OPIS-ului dosarelor nu este inclus n cadrul normelor i procedurilor Modul de constituire al dosarelor arhivate nu este inclus n cadrul normelor i procedurilor Atribuiile i competenele privind arhivarea dosarelor activitii de gestiune a resurselor umane nu au fost nominalizate
Mediu
2,0
Mediu
Securitatea bazelor de date
2,5 2,0 1,8 1,8 2,0 1,8 1,7 1,5 2,3 1,7
Mare Mediu Mediu Mediu Mediu Mediu Mic Mic Mare Mic Nu Nu Nu
80. Actualizarea programelor antivirus, antispyware, firewall 81. nregistrrile intrrilor i ieirilor din sistem a utilizatorilor IX . ARHIVAREA DOCUMENTELOR
82. Norme i proceduri privind arhivarea documentelor rezultate din activitatea de gestiune a resurselor umane 83. Desemnarea personalului responsabil privind arhivarea documentelor
Alocarea unui spaiu arhivrii documentaiei

74
insuficient
Nr crt
DOMENIUL
OBIECTE AUDITABILE
84. Stabilirea locaiei pentru dosarele profesionale i celelalte documente arhivate 85. Predarea dosarelor la arhiva instituiei
Existena unei umiditi ridicate Protecie insuficient a documentelor fa de sursele de cldur

Dosarele nu sunt predate la arhiva instituiei la termenele legale Procesul verbal de predare-primire nu ndeplinete condiiile de conformitate
Punct aj total 1,7 2,0 1,8 2,2
Clasare Mic Mediu Mediu Mediu
OBS. Nu
75
TABELUL PUNCTE TARI I PUNCTE SLABE
Consecintele funcionrii/ nefuncionrii controlului intern Grad de ncredere al auditorului n controlul intern
Data: 16.07.2009
Nr crt I.
DOMENIUL ORGANIZAREA RECRUTRII PERSONALULUI
OBIECTE AUDITABILE
T/ S
Obs.
2. Statul de funcii care prevede posturile ce urmeaz a se ocupa prin concurs

3. Corespondena pentru solicitarea organizrii concursurilor 7. Dosarele candidailor pentru ocuparea posturilor
Statul de funcii nu este actualizat permanent funcie de rezultatele procesului de recrutare Bibliografia incomplet/neactualizat
Mediu
S S S T T Exist sistem de control eficient Exist sistem de control eficient
Mediu Sczut Sczut NU Ridicat Ridicat
10. Stabilirea subiectelor de ctre comisie
Dosarele candidailor pentru ocuparea posturilor nu ndeplinesc condiiile de conformitate Acceptarea unor dosare incomplete
Stabilirea unor subiecte din afara tematicii i bibliografiei de concurs Subiectele sunt neclar formulate sau conin erori
76
Nr crt
DOMENIUL
OBIECTE AUDITABILE 11. Susinerea probei scrise 12. Susinerea probei interviu
T/ S
Consecintele funcionrii/ nefuncionrii controlului intern
Grad de ncredere al auditorului n controlul intern
Obs.
Deciziile de numire
17. Emiterea numire
deciziei
de
II.
18. Comunicarea deciziei de numire 19. Procedurile scrise privind acordarea drepturilor salariale 20. Salariul de baz 21. Indemnizaii de conducere 22. Sporul pentru titlul tiinific de doctor 23. Sporul pentru complexitatea n munc 24. Sporul de vechime n munc
Procesul verbal privind proba scris nu ndeplinete condiiile de conformitate Procesul verbal privind proba interviu nu ndeplinete condiiile de conformitate Interviul nu este susinut n termen de 5 zile lucrtoare de la data susinerii probei scrise ntrebrile i rspunsurile la interviu nu au fost consemnate n anexa la procesul verbal Datele de identificare ale candidatului admis, funciei, drepturilor salariale la ncadrare i a sporurilor de care beneficiaz nu au fost stabilite corect Comunicarea cu ntrziere a deciziei de numire Existena unor proceduri neactualizate privind acordarea drepturilor salariale Stabilirea eronat a salariului de baz Acordarea unor indemnizaii de conducere necuvenite Stabilirea eronat a sporului pentru titlul tiinific de doctor Stabilirea eronata a unui spor pentru complexitate n munc Stabilirea eronat a sporului de vechime n munc Stabilirea eronat a sporului pentru orele lucrate pe timp de noapte
S S S S S S S S S T S S S Exist sistem de control eficient
Sczut Sczut Sczut Sczut Sczut Sczut Sczut Sczut Mediu Ridicat Mediu Mediu Mediu NU
25. Sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte
77
Nr crt
DOMENIUL
OBIECTE AUDITABILE
T/ S
Obs.
26. Salariul de merit 27. Sistemul de premiere

28. Decizia de modificare a drepturilor salariale
29. Comunicarea deciziei de modificare a drepturilor salariale

Salarizarea muncii peste programul normal de lucru 30. Fundamentarea timpului lucrat peste programul normal de lucru 32. Evidena timpului lucrat peste programul normal de lucru i recuperarea acestuia III .
Acordarea de salarii de merit necuvenite Salariile nu au fost diminuate pentru abateri disciplinare Decizia de modificare a drepturilor salariale nu a fost ntocmita Modificarea neargumentat a drepturilor salariale Operarea modificrii drepturilor salariale n carnetul de munc i dosarul profe-sional dup soluionarea contestaiilor Efectuarea fr justificare a orelor peste programul normal de lucru
S S S S S S S S S S S S
Sczut Sczut Sczut Sczut Sczut Sczut Sczut Sczut Mediu Sczut Sczut Sczut
EVIDENIEREA PREZENEI, NVOIRILOR I CONCEDIILOR
34. Norme i proceduri referitoare la modul de eviden a prezenei, nvoirilor i concediilor
35. Utilizarea foilor colective de prezen 36. Evidena concediilor de Evidena concediilor de odihna nu se ncadreaz n principiile de conformitate odihn 37. Evidena concediilor de Evidena concediilor medicale nu se ncadreaz n principiile de conformitate medicale
Sistemul de eviden a timpului lucrat peste programul normal de lucru nu este formalizat Inexistena procedurilor referitoare la modul de eviden a prezenei, nvoirilor i concediilor Responsabilii pentru actualizarea normelor i procedurilor referitoare la modul de eviden a prezenei, nvoirilor i concediilor nu au fost desemnai Evidena prezentei nu se ncadreaz n principiile de conformitate
78
Nr crt
DOMENIUL
OBIECTE AUDITABILE 38. Evidena concediilor de studii
RISCURI SEMNIFICATIVE Evidena concediilor de studii nu se ncadreaz n principiile de conformitate Politica prezenta i de perspectiv a entitii nu a fost corelat cu dezvoltarea cunotinelor profesionale ale personalului Perioada de stagiu nu a fost respectat
T/ S
Obs.
S S Exist sistem de control eficient
Sczut Sczut
IV .
39. Concordana obiectivelor entitii cu evoluia carierei personalului 40. Promovarea n cadrul funciei pe categorii, clase i gradaii
T
Fundamentarea insuficienta a Planului strategic privind recrutarea, formarea i perfecionarea profesional a funcionarilor publici Insuficiena procedurilor i normelor referitoare la gestionarea dosarelor profesionale Dosarele profesionale nu au fost actualizate Insuficienta procedurilor i normelor privind administrarea carnetelor de munc
Ridicat
NU
V.
41. Planurile strategice i anuale de pregtire profesional
Sczut
VI .
GESTIONAREA PROFESIONALE
DOSARELOR
45. Norme i proceduri referitoare la gestionarea dosarelor profesionale

48. Actualizarea profesionale dosarelor
S S S T S S S Exist sistem de control eficient
Sczut Sczut Sczut Ridicat Sczut Sczut Sczut NU
VI I.
GESTIONAREA DE MUNC
CARNETELOR 49. Norme i proceduri privind administrarea carnetelor de munc de ctre persoane 51. Accesarea carnetelor de Accesarea neautorizate a carnetelor de munc munc 52. Actualizarea carnetelor de Carnetele de munc nu au fost actualizate munc
VI II
FUNCIONALITATEA SISTEMULUI INFORMATIC
Insuficiena manualelor de operare i utilizare a sistemului informatic Manualele de operare i utilizare a sistemului informatic nu au fost actualizate
79
Nr crt
DOMENIUL
UTILIZAT PENTRU
OBIECTE AUDITABILE 54. Adaptabilitatea sistemului informatic la cerinele utilizatorilor
RISCURI SEMNIFICATIVE Utilizarea ntr-o mare msur a procedurilor manuale Comunicare insuficient ntre utilizatori i informaticieni/proiectanii sistemului informatic Insuficiena sistemului privind prelucrarea numai a tranzaciilor corecte i autorizate Delegarea atribuiilor i competenelor pentru personalul implicat n utilizarea aplicaiilor i operarea n cadrul bazelor de date nu este complet Discontinuitate n pregtirea personalului implicat n operarea i utilizarea sistemului informatic Informarea personalului implicat n operarea i utilizarea sistemului informatic asupra modificrilor aduse acestuia este insuficienta Instruciunile privind ntreinerea programelor informatice nu se aplic Echipamentele de prevenire a
T/ S
Obs.
GESTIUNEA RESURSELOR UMANE
S S S S S T S Exist sistem de control eficient
Sczut Sczut Sczut Sczut Sczut Ridicat Sczut
55. Sistemul de asigurare pentru prelucrarea tranzaciilor autorizate i corecte 57. Desemnarea personalului cu atribuii privind utilizarea aplicaiilor i operarea n cadrul bazelor de date 58. Sistemul de pregtire profesional a personalului implicat n operarea n sistemul informatic
Sigurana n exploatare a sistemului informatic
59. Instruciunile privind ntreinerea programelor informatice 60. Utilizarea echipamentelor de prevenire a fluctuaiilor sau ntreruperilor curentului electric (UPS, modulatoare de tensiune s.a.) 61. Instruirea utilizatorilor i informarea sistematic asupra modificrilor operate n sistemul informatic
fluctuaiilor sau a ntreruperilor curentului electric (UPS, stabilizatoare de tensiune .a.) nu se utilizeaz
Disfuncionalitate n instruirea utilizatorilor sau atunci cnd se produc modificri semnificative n sistemul informatic
S S
Sczut Sczut
80
Nr crt
DOMENIUL Securitatea bazelor de date
OBIECTE AUDITABILE 62. Existena unui sistem de prevenire/detectare a accesrilor i modificrilor neautorizate ale bazelor de date (parole, programe antivirus .a.) 63. Sistemul modificrii periodice a parolelor de acces
RISCURI SEMNIFICATIVE Insuficienta sistemului de prevenire/ detectare a accesrilor i modificrilor neautorizate ale bazelor de date (parole, programe antivirus .a.) Calendarul privind modificarea periodic a parolelor de acces nu se respect Personalul pentru verificarea i modificarea periodic a parolelor de acces nu a fost desemnat Actualizarea programelor antivirus, antispyware, firewall nu se efectueaz zilnic Rapoartele/listele privind nregistrrile intrrilor i ieirilor din sistem a utilizatorilor nu au fost verificate ndosarierea documentelor nu este inclus n cadrul normelor i procedurilor
T/ S
Obs.
S S S S S
Sczut Sczut Sczut Sczut Sczut
64. Actualizarea programelor antivirus, antispyware, firewall 65. nregistrrile intrrilor i ieirilor din sistem a utilizatorilor IX . ARHIVAREA DOCUMENTELOR
66. Norme i proceduri privind arhivarea documentelor rezultate din activitatea de gestiune a resurselor umane 67. Desemnarea personalului Atribuiile i competenele privind arhivarea dosarelor activitii de responsabil privind arhivarea gestiune a resurselor umane nu au fost documentelor
nominalizate
Sczut
S Exist sistem de control eficient
Sczut
68. Stabilirea locaiei pentru Protecie insuficient a dosarele profesionale i documentelor fa de sursele de celelalte documente arhivate cldur 69. Predarea dosarelor la Dosarele nu sunt predate la arhiva instituiei la termenele legale arhiva instituiei
Procesul verbal de predare-primire nu ndeplinete condiiile de conformitate
T S S
Ridicat Sczut Sczut
NU
81
NOTA Ierarhizarea operaiilor n funcie de analiza riscurilor s-a realizat prin elaborarea documentului Tabelul puncte tari i puncte slabe, n care au fost cuprinse cele 51 de obiecte auditabile i 65 de riscuri asociate acestora, obinute din clasarea riscurilor. n urma analizei au fost identificate 5 obiecte auditabile i 6 riscuri asociate acestora , care au fost evaluate ca fiind puncte tari, diferenele fiind considerate puncte slabe. Operaiile identificate ca fiind puncte tari i riscurile asociate acestora au fost evaluate astfel urmare a unor controale interne funcionale, pe baza documentelor transmise de entitate i a misiunilor anterioare, care limiteaz apariia riscurilor. Pe baza activitii de ierarhizare a operaiilor/obiectelor auditabile se va elabora documentul Tematica n detaliu a misiunii de audit n care vor fi preluate numai operaiile considerate ca fiind puncte slabe n numr de 45, ocazie cu care vor fi renumerotate.
82
PROCEDURA P 0-8 SEDINTA DE DESCHIDERE
Scopul: S efectueze o sedin de deschidere cu reprezentanii (denumirea entitatii/structurii auditate) pentru a discuta scopul auditului, obiectivele urmrite i modalitatile de lucru privind auditul. Premise: edinta de deschidere servete ca intilnire de inceput a misiunii de audit. Ordinea de zi a sedintei de deschidere va cuprinde: - prezentarea auditorilor; - prezentarea obiectivelor misiunii de audit; - prezentarea n detaliu tematicii; - acceptarea calendarului ntlnirilor; - analiza i acceptul cartei auditorului; - stabilirea termenelor de raportare a stadiului verificrilor; - asigurarea condiiilor materiale necesare derulrii misiunii. Procedura: Auditorii 1.Contacteaz telefonic entitatea/structura auditata Conducatorul Compartimentului de audit public intern Reprezentantii entitatii/structurii 2. Participa la desfasurarea sedintei de
Auditorii deschidere
83
Auditorii
3.Intocmesc Minuta sedintei de deschidere cu urmatoarea structura: A. Mentiuni generale - tema misiunii de audit public intern; - numele celor care intocmesc Minuta sedintei de deschidere; numele persoanei insarcinate cu verificarea intocmirii Minutei sedintei de deschidere conform prezentei proceduri ; - perioada auditata; lista participantilor cu la sedinta de deschidere mentionarea numelui,
functiei, directiei si a numarului de telefon. B.Stenograma Sedintei de deschidere: cuprinde redactarea in detaliu a dezbaterilor Sedintei de deschidere.
84
MINUTA EDINEI DE DESCHIDERE

Misiunea de audit: Auditul privind gestionarea resurselor umane Perioada auditat: 01.01.2008-31.12.2008 ntocmit: Rotari Mihaela si Popescu Silvia Avizat: Rotari Mihaela
A. Lista participanilor: Direcia/ Nr.
Data: Data:
Nume si prenume Sava Constantin Ieremia Paul Maria Tinca Rotari Mihaela Popescu Silvia
Funcia Director general director functionar auditor auditor
Serviciul telefon Departamentul resurse umane Departamentul resurse umane -
E-mail
Semntura
B. Stenograma edinei n cadrul edinei de deschidere s-a procedat la: - Prezentarea echipei de auditori care urmeaz s efectueze misiunea de audit; - Prezentarea Programului interveniei la faa locului, obiectivele auditabile care se intenioneaz a fi realizate, dup analizele de risc efectuate. n urma discuiilor care au avut loc cu privire la obiectivele misiunii de audit reprezentanii structurii auditate au prezentat o parte din problemele cu care se confrunt i anume: Activitatea privind gestiunea resurselor umane reprezint o zon cu risc; Complexitatea activitii departamentului de resurse umane i neatractivitatea Fluctuaia mare a personalului implicat n activitatea de gestiune a resurselor Neacoperirea pe perioade mari de timp a posturilor, ceea ce a dus la
nivelului salariului pentru atragerea personalului specializat; umane; suprancrcarea personalului existent;
46
De asemenea, s-au stabilit: persoanele pe care auditorii le pot contacta n vederea colectrii informaiilor, efecturii de teste asupra muncii lor i pentru a lua interviuri, programul ntlnirilor i timpul necesar pentru realizarea acestor proceduri; condiiile minime pe care auditatul trebuie s le asigure n vederea realizrii aspectele procedurale, respectiv eventualitatea unor edine intermediare n cursul data edinei de nchidere, inclusiv a participanilor; misiunii de audit (spaiu de lucru, calculatoare, posibilitate de editare etc.) misiunii, informarea sistematic asupra constatrilor; modalitatea redactrii Raportului de audit intern (cnd, cum i cui va fi distribuit).
Recomandrile formulate, ca urmare a eventualelor disfuncionaliti constatate, vor fi discutate i analizate cu structura auditat, inclusiv a Planului de aciune i a calendarului implementrii i persoanelor rspunztoare cu implementarea recomandrilor.
Auditori,
Rotari Mihaela Popescu Silvia
Auditai,
47
CHESTIONAR DE CONTROL INTERN
Misiunea de audit: Auditul privind gestionarea resurselor umane Perioada auditat: 01.01.2008-31.12.2008 ntocmit: Rotari Mihaela si Popescu Silvia Avizat: Rotari Mihaela Data: Data:
ACTIVITATEA DE AUDIT
DA
NU
OBS.
Obiectivul I.
ORGANIZAREA RECRUTRII PERSONALULUI Proiectul planului de ocupare a funciilor publice: obiectivele nou preluate au influenat fundamentarea planului? obiectivele transferate au influenat fundamentarea planului? planul se ncadreaz n politicile i obiectivele curente i de perspectiva ale entitii? exist o fundamentare detaliat a planului? dac da, v rog s ne furnizai un exemplar. exist persoan responsabil cu elaborarea planului? v rugm s ne furnizai cerinele privind experiena i pregtirea profesional necesare postului? planul conine toate avizele i aprobrile persoanelor autorizate? exist lista activitilor pentru realizarea obiectivului/ subobiectivului? - dac da, v rog s ne furnizai un exemplar. - realizarea operaiunilor de control intern prin proceduri: -operaiunile de control intern sunt nsoite de liste de verificare (check-list), sunt ntocmite cu respectarea prevederilor legale, iar controalele efectuate au fost formalizate prin acte de control, datate i semnate -operaiunile de control intern sunt nsoite de liste de verificare (check-list), sunt ntocmite cu respectarea prevederilor legale, dar controalele efectuate nu sunt formalizate prin acte de control, datate i semnate -operaiunile de control intern sunt nsoite de liste de verificare (check-list), care nu respect n totalitate prevederile legale i nici nu sunt formalizate prin acte
48
1-17 1 X X X X X X X X X X Nu exist lista activitilor Atribuiile postului; ROF Fundamentarea proiectului
ACTIVITATEA DE AUDIT de control, datate i semnate -operaiunile de control intern nu sunt nsoite de liste de verificare (check-list), se efectueaz n virtutea unor atribuii din fia postului i nici nu sunt formalizate prin acte de control, datate i semnate -se realizeaz operaiuni de control intern prin proceduri? - examinarea procedurilor: - exist proceduri de lucru scrise, aprobate i actualizate i se aplic? - exist proceduri de lucru scrise, aprobate i actualizate, sunt cunoscute, dar nu se aplic? - exist proceduri de lucru scrise, aprobate i actualizate, dar nu sunt cunoscute? - exist proceduri de lucru scrise, dar nu sunt aprobate i actualizate i nu sunt cunoscute? - exist proceduri de lucru - dac da, v rog s ni le furnizai. Organizarea concursurilor - exist un sistem procedural privind organizarea concursurilor? - avei proceduri scrise i formalizate privind organizarea concursurilor? - dac da, v rog s ni le furnizai. - atribuirea responsabilitilor, delegarea competenelor, separarea sarcinilor prin proceduri i compararea acestora cu cele prevzute n fia postului: - procedurile asigur atribuirea responsabilitilor, delegarea competenelor, separarea sarcinilor i corespund cu atribuiile din fiele postului - procedurile asigur atribuirea responsabilitilor, delegarea competenelor, separarea sarcinilor, dar nu corespund cu atribuiile din fiele postului - procedurile nu asigur atribuirea responsabilitilor, delegarea competenelor i separarea sarcinilor, dar corespund cu atribuiile din fiele postului, care la rndul lor sunt incomplete/neactualizate; - procedurile nu asigur atribuirea responsabilitilor, delegarea competenelor i separarea sarcinilor i nici nu corespund cu atribuiile din fiele postului; - exist proceduri?/ (nu exist proceduri?) dac da, v rugm s ne naintai fia postului. v rugm s ne furnizai cerinele privind experiena i pregtirea profesional necesare postului? persoanele responsabile au experiena i pregtirea necesar? statul de funcii este actualizat n funcie de rezultatele procesului de recrutare? dac da, v rog s ne furnizai statul de funcii actualizat dup
49
DA
NU
OBS.
X X X X X X X Exist, dar nu sunt formalizate Nu exist proceduri 2-9 Nu se elaboreaz check-list-uri
X X X X X
Fia postului
Statul de funcii
ACTIVITATEA DE AUDIT ultimul concurs - exist lista activitilor pentru realizarea subobiectivului? - dac da, v rog s ne furnizai un exemplar. Susinerea concursurilor - exist un sistem privind susinerea concursurilor? -
DA obiectivului/ X X X
NU
OBS.
Lista activitilor 10-15 Exist, dar nu sunt formalizate X X 16-17
exist lista activitilor pentru realizarea obiectivului/ subobiectivului? - dac da, v rog s ne furnizai un exemplar. Deciziile de numire - avei proceduri scrise i formalizate privind emiterea i comunicarea deciziilor de numire? - dac da, v rugm s ni le furnizai. - exist stabilit persoan responsabil? - respectai principiul dublei semnturi? - exist lista activitilor pentru realizarea obiectivului/ subobiectivului? - dac da, v rog s ne furnizai un exemplar.
X X X X X X List activiti 18-32 18-26 Exist dar nu sunt formalizate X X X X X X X X X X X X X X X 29-32 Exist dar nu este formalizat Fia postului Fia postului 27-28 Exist, dar nu este formalizat
Obiectivul II.
STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI Stabilirea elementelor de natura salarial - exist un sistem de proceduri pentru stabilirea elementelor de natur salarial? - dac da, v rugm s ne furnizai un exemplar. - exist stabilit persoan responsabil pentru elaborarea i actualizarea procedurilor? - exist lista activitilor pentru realizarea obiectivului/ subobiectivului? - dac da, v rog s ne furnizai un exemplar. - v rugm s ne furnizai cerinele privind experiena i pregtirea profesional necesare postului? - dac da, v rugm s ne furnizai fia postului. Modificarea drepturilor salariale - exist un sistem procedural de organizare al activitii privind modificarea i comunicarea drepturilor salariale? - exist stabilit persoana responsabil? - v rugm s ne furnizai cerinele privind experiena i pregtirea profesional necesare postului? - exist responsabil cu actualizarea sistematic a procedurilor? - dac da, v rugm s ne furnizai fia postului. - exist lista activitilor pentru realizarea obiectivului/ subobiectivului? - dac da, v rog s ne furnizai un exemplar. Salarizarea muncii peste programul normal de lucru - exista un sistem procedural privind timpul lucrat peste programul normal de lucru? - se ine un registru special?
50
ACTIVITATEA DE AUDIT - avei stabilit un responsabil pentru analiza i aprobarea fundamentrii timpului lucrat peste programul normal de lucru? - dac da, v rugm s ne furnizai fia postului. - avei stabilit un responsabil privind aprobarea efecturii muncii peste programul normal de lucru? - dac da, v rugm s ne furnizai fia postului. - v rugm s ne furnizai cerinele privind experiena i pregtirea profesional necesare postului? - exist lista activitilor pentru realizarea obiectivului/ subobiectivului? - dac da, v rog s ne furnizai un exemplar.
DA X X X X X X X
NU
OBS.
Fia postului
Obiectivul III.
EVIDENIEREA PREZENEI, NVOIRILOR, CONCEDIILOR I RECUPERRILOR exist un sistem general de norme i proceduri referitoare la modul de eviden a prezenei, nvoirilor, concediilor i recuperrilor? dac da, v rugm ni-l furnizai? avei un responsabil pentru supravegherea i actualizarea acestui sistem? dac da, v rugm s ne furnizai fia postului. exist personal responsabil pentru completarea foilor colective de prezen i pentru evidena concediilor de odihn, concediilor medicale i a concediilor de studii? dac da, v rugm s ne furnizai numele persoanelor i fiele posturilor respective. exist lista activitilor pentru realizarea obiectivului/ subobiectivului? dac da, v rog s ne furnizai un exemplar.
33-37 X X X X X X X X 38-39 Fia postului Exist, dar nu este formalizat
Obiectivul IV.
EVOLUIA CARIEREI PERSONALULUI exist o procedur scris i formalizat? dac da, v rugm sa ne furnizai un exemplar. este asigurat concordana ntre obiectivele entitii i capacitatea profesional a personalului? exist un responsabil cu mbuntirea/actualizarea acesteia? dac da, v rugm s ne furnizai numele persoanei i fia postului. exist planuri de aciune pentru realizarea concordanei? dac da, v rugm s ni le furnizai. exist lista activitilor pentru realizarea obiectivului/ subobiectivului? dac da, v rog s ne furnizai un exemplar.
X
X X X X X X X X
Exist, dar nu este formalizat
Plan de aciune
51
DA
NU
OBS. 40-43
Obiectivul V.
exist proceduri scrise i formalizate? dac da, v rugm s ne furnizai un exemplar. modificarea politicilor/obiectivelor au influenat fundamentarea planurilor de pregtire profesional? planurile individuale sunt adaptate la cerinele de pregtire profesional ale fiecrui salariat? exist o fundamentare detaliat a planurilor? avei persoane responsabile cu elaborarea planurilor strategice i anuale de pregtire profesional? exist persoane responsabile cu elaborarea planurilor individuale de pregtire profesional? avei persoane responsabile cu realizarea programelor de pregtire profesional? v rugm s ne prezentai atribuiile specifice acestor funcii. exist un sistem de indicatori de performan privind pregtirea profesional? dac da, v rugam sa ne furnizai sistemul de indicatori. exist persoana responsabila cu urmrirea realizrii indicatorilor de performan? dac da, v rugm s ne furnizai numele persoanei i fia postului. exist lista activitilor pentru realizarea obiectivului/ subobiectivului? dac da, v rog s ne furnizai un exemplar.
X X X X X X X X X X X X X X X
Exist, dar nu sunt formalizate
Fia postului
Lista de activiti 44-47
Obiectivul VI.
GESTIONAREA DOSARELOR PROFESIONALE
exist norme pentru gestionarea dosarelor profesionale? avei stabilit responsabil cu gestionarea i actualizarea dosarelor profesionale? dac da, v rugm s ne furnizai numele persoanei i fia postului. sunt nominalizate persoanele care au acces la dosarele profesionale? dac da, v rugm s ne prezentai situaia persoanelor care au primit acces la dosarele profesionale. exist lista activitilor pentru realizarea obiectivului/ subobiectivului? dac da, v rog s ne furnizai un exemplar. exist proceduri scrise i formalizate? dac da, v rog s ne furnizai un exemplar.
X X X X X X X X X Exist, dar nu sunt formalizate Lista persoanelor care au acces Fia postului
52
DA
NU
OBS. 48-51
Obiectivul VII.
exist un sistem pentru gestionarea carnetelor de munc? dac da, v rugm s ne furnizai competenele necesare. avei personal responsabil? dac da, v rugm s ne furnizai numele persoanelor i fia postului. sunt nominalizate persoanele care au acces la carnetele de munc? dac da, v rugm s ne prezentai situaia cu persoanele care au acces. exist lista activitilor pentru realizarea obiectivului/ subobiectivului? dac da, v rog s ne furnizai un exemplar. exist proceduri scrise i formalizate? dac da, v rog s ne furnizai un exemplar.
X X X X X X X X X X Exist, dar nu sunt formalizate List persoane Fia postului
Obiectivul VIII.
FUNCIONALITATEA SISTEMULUI INFORMATIC UTILIZAT PENTRU GESTIUNEA RESURSELOR UMANE Evaluarea sistemului informatic - subsistemul informatic al gestiunii resurselor umane este integrat n sistemul informatic general? - v rugm s ne prezentai cerinele utilizatorilor? - asigur prelucrarea tranzaciilor autorizate i corecte? - v rugm, s ne prezentai competenele pe care trebuie s le dein personalul de specialitate. - personalul responsabil are experiena necesar? - exist pregtire profesional continu pentru personalul de specialitate? - dac da, v rugm s ne furnizai programele de pregtire aprobate. - exist lista activitilor pentru realizarea obiectivului/ subobiectivului? - dac da, v rog s ne furnizai un exemplar. - avei proceduri scrise i formalizate pentru utilizarea subsistemului informatic al gestiunii resurselor umane? - dac da, v rugm s ni le furnizai. Sigurana in exploatare a sistemului informatic - sistemul informatic este dotat cu echipamente de prevenire a fluctuaiilor sau ntreruperilor curentului electric? - exist personal responsabil pentru aceast activitate? - dac da, v rugm s ne furnizai numele persoanelor i fiele posturilor.
53
52-64
52-58 X X X X X X X X X X X 59-60 X X X List persoane Exist, dar nu sunt formalizate Programe pregtire
ACTIVITATEA DE AUDIT - v rugm, s ne prezentai competenele pe care trebuie s le dein personalul de specialitate. - personalul responsabil beneficiaz de pregtirea profesional continu? - dac da, v rugm s ne furnizai programele de pregtire aprobate. - exist lista activitilor pentru realizarea obiectivului/ subobiectivului? - dac da, v rog s ne furnizai un exemplar. - avei proceduri scrise i formalizate? - dac da, v rugm s ni le furnizai. Securitatea bazelor de date - exist un sistem pentru prevenirea i detectarea accesrilor i modificrilor neautorizate n sistem? - avei personal responsabil de specialitate? - dac da, v rugm s ne furnizai numele persoanei i fia postului. - personalul responsabil beneficiaz de pregtirea profesional continu? - dac da, v rugm s ne furnizai programele de pregtire aprobate. - utilizai programe antivirus, antispyware i firewall? - aceste programe sunt actualizate sistematic? - completai lista activitilor pentru realizarea obiectivului/ subobiectivului? - dac da, v rog s ni le furnizai. - avei proceduri scrise i formalizate? dac da, v rog s ne furnizai un exemplar.
DA X X X
NU
OBS.
Programe pregtire X X Manual de instruciuni neactualizat 61-64
X X X X X X X X X X X X X
Fia postului
Exist, dar nu sunt formalizate
Obiectivul IX.
ARHIVAREA DOCUMENTELOR - avei un sistem privind organizarea arhivrii documentelor? - exist persoan desemnat pentru activitatea de arhivare a dosarelor aferente activitii de gestiune a resurselor umane? - dac da, v rugm s ne furnizai numele persoanei i fia postului. - persoanele responsabile au experiena i pregtirea necesar? - v rugm s ne furnizai atribuiile postului. - spaiul destinat arhivrii documentelor corespunde cerinelor? - completai lista activitilor pentru realizarea obiectivului/ subobiectivului? - dac da, v rog s ni le furnizai. - avei proceduri scrise i formalizate privind arhivarea documentelor? - dac da, v rog s ne furnizai un exemplar.
54
65-68 X X X X X X X X X X Exist, dar nu sunt formalizate Fia postului
LISTA DE VERIFICARE NR. 1 Obiectivul I. ORGANIZAREA RECRUTRII PERSONALULUI

Nr. crt. 1. 1.1. Activitatea de audit Organizarea concursurilor Examinarea procedurii privind organizarea i analiza dosarelor candidailor pentru ocuparea posturilor: 1.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedur a activitilor necesare organizrii concursurilor: a) aprobarea procedurii de ctre persoanele competente; b) stabilirea modelelor de formulare specifice; c) precizarea modalitilor de completare a modelelor; d) oferirea unor exemple n acest sens; e) prevederea situaiilor de respingere a dosarelor candidailor; f) cuprinderea modalitii de nregistrare a contestaiilor; g) cuprinderea modalitii de soluionare a contestaiilor; h) cuprinderea modului de comunicare a rezultatului analizei contestaiilor; i) existena componentei de actualizare a procedurii; 1.1.2. nglobarea activitilor de control intern n punctele cheie ale procesului; 1.1.3. Respectarea principiul dublei semnturi; 1.1.4. Stabilirea responsabilitilor pentru comisia de organizare a concursurilor, respectiv verificarea statului de funcii, constituirea comisiilor, publicarea anunului de concurs, constituirea dosarelor candidailor, ntocmirea procesului verbal privind analiza dosarelor i soluionarea contestaiilor, n fazele de ntocmire, avizare, aprobare i ale termenelor aferente; 1.1.5. Asigurarea transpunerii prelucrrilor ntr-un sistem DA NU OBS.
informatizat, respectiv realizarea codificrii modelelor de

55
Nr. crt.
Activitatea de audit formulare i informaiile activitilor, algoritmi de prelucrare .a. 1.1.6. Modalitatea arhivrii documentelor. Compararea atribuiilor din procedur cu cele cuprinse n fiele posturilor Examinarea cunoaterii procedurilor de ctre persoanele cu responsabiliti n organizarea concursurilor Aprecierea calitii procedurii de ctre responsabilii acestora: a) consider procedura corespunztoare? b) constat disfuncionaliti n timpul aplicrii practice? c) exist propuneri de perfecionare a procedurii? Verificarea existenei documentelor obligatorii: a) copia actului de identitate b) formularul de nscriere c) copiile diplomelor de studii i ale altor acte care atest efectuarea unor specializri d) copia carnetului de munc sau, dup caz, o adeverin care s ateste vechimea n munc i, dup caz, n specialitate e) cazierul judiciar f) adeverina care s ateste starea de sntate g) copia fiei de evaluare a performanelor profesionale individuale sau, dup caz, recomandarea de la ultimul loc de munc h) declaraia pe propria rspundere sau adeverina care s ateste c nu a desfurat activiti de poliie politic i) completarea formularului de nscriere Verificarea legalizrii sau certificrii copiilor documentelor
DA
NU
OBS.
1.2. 1.3. 1.4.
1.5.
- Test nr. 2 - Liste de control X Centralizatorul privind modul de organizare al concursurilor Test nr. 2
1.6.
obligatorii de ctre secretariatul comisiei de concurs, prezentate la pct 1.5.
1.7.
Analiza respectrii prevederilor procedurale privitoare la modul de organizare al concursurilor, modelele de formulare (documente, coninutul acestora, termenele de realizare .a.), implic verificarea:
56
Nr. crt.
Activitatea de audit a)existenei posturilor n statul de funcii; b) solicitrii avizului ANFP cu 45 de zile naintea datei de susinere a concursurilor; c)emiterii avizului ANFP n termen de 10 zile lucrtoare; d) publicrii anunului de concurs n Monitorul Oficial cu cel puin 30 de zile naintea desfurrii concursurilor; e)depunerii dosarelor candidailor n termen de 20 de zile de la publicare; f) ndeplinirii condiiilor de vechime. Examinarea Procesului verbal de selecie a dosarelor n care au fost verificate: a) selectarea dosarelor candidailor n termen de 5 zile lucrtoare b) consemnarea afirii rezultatelor selectrii dosarelor n termen de 5 zile lucrtoare; c) existena meniunii admis n Procesul verbal n dreptul dosarelor selectate; d) concordana ntre numrul de dosare nregistrate i cele cuprinse n Procesul verbal; e) existena tuturor semnturilor membrilor comisiei n
DA X X X X X X X X X X -
NU
OBS.
Liste
de
control Centralizatorul privind modul de al concursurilor organizare
1.8.
1.9.
Procesul verbal de selecie a dosarelor. Verificarea contestaiilor: a) depunerea n termen de 24 de ore de la afiarea listei; b) examinarea contestaiilor; c) consemnarea afirii rezultatelor contestaiei la sediul instituiei. Analiza modalitilor de arhivare Data: 01.04.2005 Auditor intern, Dumitrescu Nicolae
Nu
1.10.
57
TEST NR. 1
Misiunea de audit: Perioada auditat: Obiectul testului: Gestiunea resurselor umane 01.01.2008- 31.12.2008 Modul de organizare al concursurilor
Obiectivele testului: Examinarea dosarelor candidailor Descrierea testului: n anul 2008, au fost organizate 4 concursuri pentru ocuparea funciilor in cadrul entitatii economice Boromir Prod SA. Eantionul a fost constituit din dosarele candidailor care au fost declarai admii, la cele 4 concursuri, considerndu-se ca fiind un numr redus de dosare pentru o entitate. Testarea dosarelor de concurs s-a realizat prin verificarea elementelor care intr n componena dosarului, prin care s-a urmrit: - Verificarea legalizrii sau certificrii copiilor documentelor obligatorii de ctre secretariatul comisiei de concurs,
58
- Analiza respectrii prevederilor procedurale privitoare la modul de organizare al concursurilor, modelele de formulare (documente, coninutul acestora, termenele de realizare .a.), implic verificarea: existenei posturilor n statul de funcii; solicitrii avizului ANFP cu 45 de zile naintea datei de susinere a concursurilor; emiterii avizului ANFP n termen de 10 zile lucrtoare; depunerii dosarelor candidailor n termen de 20 de zile de la publicare; ndeplinirii condiiilor de vechime. - Examinarea Procesului verbal de selecie a dosarelor: verificarea selectrii dosarelor candidailor n termen de 5 zile lucrtoare; verificarea consemnrii afirii rezultatelor selectrii dosarelor n termen de 5 zile lucrtoare; verificarea existenei meniunii admis n Procesul verbal n dreptul dosarelor selectate. Testarea s-a concretizat n elaborarea listelor de control pentru fiecare dosar de concurs, care ulterior au fost preluate ntr-un centralizator, care conine pe vertical dosarele supuse verificrii, iar pe orizontal elementele selectate pentru testare, respectiv piesele care trebuie s existe n dosare, prezentate n anex.
Constatri Din verificrile efectuate i analiza Centralizatorului privind modul de organizare al concursurilor s-a constatat c n toate dosarele de concurs ale candidailor exist documente depuse care nu sunt n copii legalizate sau nu au fost certificate pentru conformitate cu originalul de ctre secretariatul comisiei de concurs. Concluzii n baza acestui test s-a elaborat FIAP nr.1. Data: 01.09.2009 Auditor intern, Rotari Mihaela
59
FI DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 1

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Perioada auditat: 01.01.2008 - 31.12.2008 PROBLEMA Existena copiilor legalizate sau certificate de ctre secretariatul comisiei n dosarele candidailor la ocuparea funciilor publice CONSTATARE Dosarele de concurs ale candidailor conin copii ale documentelor care nu sunt legalizate sau care nu sunt certificate pentru conformitate de ctre secretariatul comisiei de concurs.Cadrul de referin prevede ca la nscrierea la concursurile pentru ocuparea posturilor vacante, candidaii trebuie s prezinte copii legalizate de pe actele prevzute in legislatia in vigoare sau copii nsoite de documentele originale, care sunt certificate pentru conformitate cu originalul de ctre secretariatul comisiei de concurs.
60
CAUZE : Inexistena unei proceduri n activitatea de organizare a concursurilor de ocupare a funciilor publice; Nerespectarea atribuiilor stabilite prin fiele posturilor; Neinstruirea membrilor comisiei de concurs i a secretariatului acestuia n vederea organizrii concursurilor. CONSECINE: Posibilitatea admiterii la concurs a unor candidai care nu ndeplinesc condiiile prevzute de lege; Posibilitatea anulrii ulterioare a concursurilor, datorit neconcordanei ntre copiile din dosarul de concurs i documentele originale; Prelungirea perioadei n care posturile rmn neocupate, implic un efort suplimentar al celorlali funcionari din cadrul acelor structuri care ar fi trebuit s-i ocupe posturile vacante.
RECOMANDRI Instruirea membrilor comisiilor de concurs i ai comisiilor de contestaii, precum i a persoanelor care asigur munca de secretariat naintea organizrii acestora, consemnate printr-un proces verbal conform legii; Elaborarea procedurilor scrise i formalizate privind organizarea i susinerea concursurilor de ocupare a funciilor publice, care s conin activitile de control i responsabilitile personale. ntocmit de, Rotari Mihaela
61

Nr. crt. 1. 1.1.
DA
NU
OBS.
Examinarea procedurii privind susinerea concursurilor 1.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedur a activitilor aferente susinerii concursurilor: a) aprobarea procedurii de ctre persoanele competente; b) stabilirea modelelor de formulare specifice; c) verificarea existenei listei activitilor pentru realizarea obiectivului/subobiectivului; d) precizarea modalitilor de completare a modelelor; e) oferirea unor exemple n acest sens; f) cuprinderea modalitii de nregistrare a contestaiilor; g) cuprinderea modalitii de soluionare a contestaiilor; h) cuprinderea modului de comunicare a rezultatului analizei contestaiilor;
62
Nr. crt.
DA -
NU -
OBS.
i) existena componentei de actualizare a procedurii.

1.1.2. nglobarea activitilor de control intern n punctele cheie ale procesului; 1.1.3. Respectarea principiului dublei semnturi; 1.1.4. Stabilirea responsabilitilor pentru comisia de organizare a concursurilor, respectiv n fazele de susinere a probei scrise, a probei orale, notarea probelor, anunarea rezultatelor i soluionarea eventualelor contestaii n fazele de ntocmire, avizare, aprobare i ale termenelor aferente; 1.1.5. Asigurarea formulare transpunerii i prelucrrilor activitilor, ntr-un sistem de
informatizat, respectiv realizarea codificrii modelelor de informaiile algoritm prelucrare .a. 1.1.6. Modalitatea arhivrii. Compararea atribuiilor din procedur cu fiele posturilor Examinarea cunoaterii procedurilor de ctre persoanele cu responsabiliti n organizarea i susinerea concursurilor Aprecierea calitii procedurii de ctre responsabilii acestora: a) consider procedura corespunztoare? b) constat disfuncionaliti n timpul aplicrii practice? c) exist propuneri de perfecionare a procedurii? Analiza susinerii probelor scrise: a) stabilirea subiectelor la proba scris s-a realizat pe baza bibliografiei de concurs b) stabilirea a dou variante a cte trei subiecte c) pentru testele gril numrul subiectelor este de 3 ori mai mare dect numrul celor stabilit pentru fiecare test gril d) seturile de subiecte au fost semnate de ctre toi membrii comisiei de concurs e) plicurile au fost sigilate i au tampila instituiei f) lucrrile de concurs au fost redactate doar pe seturile de hrtie asigurate de DRU g) lucrrile de concurs poart tampila pe fiecare fil, n colul din stnga sus h) asigurarea confidenialitii numelor candidailor i) candidaii care au predat lucrrile de concurs au
63
X X X X
TEST NR. 2 Centralizatorul privind susinerea probelor scrise
1.2. 1.3. 1.4.
1.5.
X X X X X X
Nr. crt.
ACTIVITATEA DE AUDIT semnat n borderoul special j) semnarea procesului verbal de ctre toi membrii
DA
NU
OBS.
1.6.
comisiei Analiza susinerii probelor interviu: a) proba de interviu a fost susinut n termen de 5 zile lucrtoare de la data susinerii probei scrise b) stabilirea subiectelor la proba interviu s-a realizat pe baza bibliografiei de concurs; c) consemnarea ntrebrilor i rspunsurilor la interviu n anexa la Procesul verbal; d) ntocmirea procesului verbal la finalizarea probei interviului; e) stabilirea planului interviului; f) semnarea procesului verbal de ctre toi membrii
X TEST NR. 2 X X X X X X -
Centralizatorul privind susinerea probelor interviu
1.7.
comisiei. Analiza rezultatelor concursurilor - examinarea proceselor verbale ntocmite - analiza baremurilor i notelor acordate dou probe - verificarea candidailor admii privind obinerea la punctajul final a cel puin 100 de puncte i minim 50 de puncte la fiecare prob Garantarea anunrii rezultatelor n maximum 3 zile de la data susinerii probelor Analiza contestaiilor i a rspunsurilor formulate Analiza modalitii de arhivare a documentelor
1.8. 1.9. 1.10.
Data: 01.09.2009
Auditor intern, Popescu Silvia
64
TEST NR.2
Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Perioada auditat: 01.01.2008 - 31.12.2008 Obiectul testului: Modul de susinere a concursurilor Obiectivele testului: Examinarea Proceselor verbale privind susinerea probei scrise Examinarea Proceselor verbale privind susinerea probei interviu Descrierea testului n anul 2008 fiind organizate un numr de mic de concursuri, respectiv 4, eantionul pentru testare a fost constituit, n mod exhaustiv, din dosarele acestor concursuri. Pentru efectuarea testrii s-au evaluat, pentru fiecare dosar de concurs, elementele stabilite n, verificndu-se urmtoarele: Analiza susinerii probelor scrise: - stabilirea subiectelor la proba scris s-a realizat pe baza bibliografiei de concurs; - stabilirea a dou variante a cte trei subiecte; - pentru testele gril numrul subiectelor este de 3 ori mai mare dect numrul celor stabilit pentru fiecare test gril; - seturile de subiecte au fost semnate de ctre toi membrii comisiei de concurs; - plicurile au fost sigilate i au tampila instituiei; - lucrrile de concurs au fost redactate doar pe seturile de hrtie asigurate de DRU; - lucrrile de concurs poart tampila pe fiecare fil, n colul din stnga sus; - asigurarea confidenialitii numelor candidailor; - candidaii care au predat lucrrile de concurs au semnat n borderoul special; - semnarea procesului verbal de ctre toi membrii comisiei. scrise; - stabilirea subiectelor la proba interviu s-a realizat pe baza bibliografiei de concurs; - consemnarea ntrebrilor i rspunsurilor la interviu n anexa la Procesul verbal; - ntocmirea procesului verbal la finalizarea probei interviului; - stabilirea planului interviului; - semnarea procesului verbal de ctre toi membrii comisiei.
65
Analiza susinerii probelor interviu:
- proba de interviu a fost susinut n termen de 5 zile lucrtoare de la data susinerii probei
Constatri Din analiz, s-a constatat c la dosarul de concurs pentru ocuparea postului de consilier la Departamentul Contabilitate-Financiar, procesul verbal nu a fost semnat de un membru al comisiei care a lipsit din motive medicale i nu a existat un membru supleant care s l poat nlocui n comisia de concurs. Concluzii n baza testului s-a elaborat FIAP nr. 2. Data: 01.09.2009 Auditor intern, Popescu Silvia
66
FI DE IDENTIFICARE I ANALIZ A POBLEMEI NR. 2
Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Perioada auditat: 01.01.2008 - 31.12.2008 PROBLEMA Modul de constituire a comisiilor de concurs i a comisiilor de soluionare a contestaiilor prin act administrativ al conductorului autoritii sau al instituiei publice organizatoare a concursului. CONSTATARE Funcionarea comisiei de concurs cu nu numr mai mic de membri dect cel prevzut Pentru ocuparea concursului de consilier n cadrul Departamentului ContabilitateFinanciar s-a constituit comisia de concurs i comisia de soluionare a contestaiilor, n conformitate cu legislaia i actele normative n vigoare privind organizarea concursurilor. La data desfurrii concursului unul dintre membrii comisiei nu a putut s participe din motive medicale. Datorit inexistenei unei proceduri, s-a optat pentru o soluie de compromis, dar neprocedural, prin solicitarea acordului verbal al candidailor de a se desfura concursul cu comisia incomplet format din trei membri, din cei patru desemnai. CAUZE Legislaia n vigoare nu prevede posibilitatea nlocuirii unui membru din comisiile de concurs i nici nu ofer o soluie n aceast situaie Inexistena unei proceduri interne privind organizarea i desfurarea concursurilor, care s prevad situaiile care pot impieta buna desfurare a acestor concursuri, respectiv existena unor membri supleani pentru cazuri deosebite. CONSECINE Exist posibilitatea contestrii concursurilor datorit adoptrii unor soluii neprocedurale i relurii procedurii.
67
RECOMANDRI Elaborarea procedurilor de organizare i desfurare a concursurilor privind ocuparea funciilor publice, care s prevad numirea unor membri supleani pentru nlocuirea membrilor indisponibili ai comisiilor de organizare a concursurilor pentru ocuparea funciilor publice. ntocmit, Dumitrescu Nicolae Supervizat, Ionescu Mircea Pentru conformitate,
68

Nr. crt. 1. 1.1.
ACTIVITATEA DE AUDIT Deciziile de numire Examinarea procedurii privind ntocmirea i comunicarea deciziilor: Verificarea gradului de acoperire prin procedur a activitilor
DA
NU
OBS.
aferente ntocmirii i comunicrii deciziilor de numire: aprobarea procedurii de ctre persoanele competente; stabilirea modelelor de decizie de numire; verificarea existenei listei activitilor pentru realizarea obiectivului; precizarea modalitilor de completare a deciziei de numire; oferirea unor exemple n acest sens; cuprinderea modalitii de nregistrare a deciziilor de numire; cuprinderea modalitii de comunicare a deciziilor de numire. existena componentei de actualizare a procedurii. nglobarea activitilor de control intern n punctele cheie ale procesului; Respectarea principiului dublei semnturi; Stabilirea responsabilitilor privind ntocmirea i comunicarea deciziilor de numire, n fazele de ntocmire, avizare, aprobare i ale termenelor aferente fiecrei faze; Asigurarea transpunerii prelucrrilor ntr-un sistem informatizat, respectiv realizarea codificrii modelelor de formulare i informaiile activitilor, algoritm de prelucrare .a. Modalitatea arhivrii. Compararea atribuiilor din procedur cu fiele posturilor Examinarea cunoaterii procedurilor de ctre persoanele cu responsabiliti n organizarea i susinerea concursurilor Aprecierea calitii procedurii de ctre responsabilii acestora: consider procedura corespunztoare? constat disfuncionaliti n timpul aplicrii practice? exist propuneri de perfecionare a procedurii? Examinarea deciziilor de numire din dosarele profesionale ale candidailor admii n urma concursului: Decizia de numire are form scris i conine: denumirea funciei de ncadrare
69
1.2. 1.3. 1.4.
1.5.
X X
Test nr. 3 -
Nr. crt.
ACTIVITATEA DE AUDIT temeiul legal al numirii numele funcionarului public data de la care urmeaz s exercite funcia public drepturile salariale locul de desfurare a activitii semntura ordonatorului de credite tampila instituiei Confirmarea semnturii salariatului pentru primirea deciziei de numire 1.5.3.Confirmarea semnturii salariatului pentru primirea copiei
DA X X X X X X X -
NU -
OBS.
1.6. 1.7.
fiei postului, anex la decizia de numire Confirmarea numirii n termen de cel mult 15 zile lucrtoare de la data la care candidatul a fost declarat admis Analiza modalitilor de arhivare
Data: 02.09.2009
Auditor intern, Popescu Silvia
TEST NR. 3
Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Perioada auditat: 01.01.2008- 31.12.2008 Obiectul testului: Emiterea deciziei de numire Obiectivele testului : Verificarea respectrii conformitii actelor administrative (deciziilor) de numire Descrierea testului
70
Eantionul a fost constituit din deciziile de numire ale candidailor admii n anul 2008, n mod exhaustiv, ale celor 4 concursuri organizate pentru ocuparea unei funcii in cadrul entitatii economice. Pentru efectuarea testrii deciziilor de numire, pentru personalul nou angajat, s-a analizat existena elementelor pe care trebuie s le conin acestea i anume: denumirea funciei; temeiul legal al numirii; numele angajatului; data de la care urmeaz s exercite funcia public; drepturile salariale; locul de desfurare a activitii; semntura ordonatorului de credite; tampila entitii publice. Constatri Din analiza efectuata, a rezultat c decizia de numire a d-nei Elena Matei a fost neconform cu realitatea.. Concluzii n baza acestui test se va ntocmi FIAP-ul nr. 3. Data: 02.09.2009 Auditor intern, Popescu Silvia
FI DE IDENTIFICARE I ANALIZ A POBLEMEI NR. 3

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Perioada auditat: 01.01.2008 - 31.12.2008 PROBLEMA : Emiterea deciziilor de numire CONSTATARE
71
Din analiza coninutului deciziilor de numire ale candidailor admii prin concurs n anul 2008, conform Listei de verificare nr. 3, s-a constatat ncadrarea eronat a d-nei Elena Matei pe funcia de consilier. CAUZE ntocmirea Deciziei de numire de ctre un salariat care nu are atribuii i responsabiliti n acest domeniu, respectiv cunotinele necesare respectrii prevederilor legale n materie; Motivaia directorului DRU a fost absena persoanei cu atribuii i competene n acest sens, ct i de lipsa personalului i a timpului necesar pregtirii acestuia. Inexistena unei proceduri, scrise i formalizate privind modul de emitere al deciziilor de numire. CONSECINE - Plata unor sume suplimentare necuvenite din bugetul entitii economice; - Perturbarea activitii prin anularea deciziei de numire, refacerea acesteia n conformitate cu prevederile legislative i modificarea nregistrrii din carnetul de munc. RECOMANDRI Reverificarea corectitudinii deciziilor de numire emise n anul 2007 Pregtirea profesional a personalului implicat n activitatea de organizare i gestionare a resurselor umane din cadrul entitii i evaluarea sistematic a acestuia; Implementarea unui nivel suplimentar de control intern ierarhic pentru operaiile specifice activitilor privind organizarea i gestiunea resurselor umane din cadrul entitii; Elaborarea procedurilor scrise i formalizate pentru sistemul de emitere al deciziilor de numire. ntocmit, Popescu Silvia
72
PROCEDURA P 0-9 SEDINTA DE INCHIDERE
Scopul: Permite prezentarea catre entitatea/structura auditata a opiniei auditorilor interni, a recomandarilor finale din Proiectul raportului de audit public intern. Premise: Sa se asigure ca Raportul de Audit este clar, obiectiv, fundamentat, relevant, respectiv : - Clar:sa fie usor de inteles, evident, sa nu permita interpretari; - Obiectiv: sa nu fie partinitor; -Fundamentat: fiecare constatare sa aiba la baza documente doveditoare si sa faca trimiteri la textul legal incident; - Relevant: aspectele semnalate sa ajute conducerea entitatii/s tructurii auditate in luarea unor decizii manageriale pentru eliminarea deficientelor constatate. Procedura: Secretariatul Conducatorul Compartimentului de entitatii/structurii auditate 1. Planifica sedinta de inchidere 2. Participa la desfasurarea sedintei de constatarilor auditorilor, ale concluziilor si recomandarilor, precum si a corectiilor de efectuat. auditate isi declara parerile lor in privinta Auditorii Conducatorul Compartimentului de audit public intern, Auditorii Auditorii
73
audit public intern, Auditorii, Conducatorii inchidere. Conducatorii entitatii/ structurii
3. Fac rezumatul discutiilor intr-o Minuta a sedintei de inchidere 4. Cad de acord asupra modificarilor raportului de audit, daca este nevoie. 5.Pregatesc acte suplimentare necesare
pentru a justifica modificarile la raportul de audit. 6.Indosariaza toate modificarile aprobate la raportul de audit, Minuta sedintei de inchidere si revad Proiectul de raport de audit.
MINUTA SEDINTEI DE INCHIDERE
74
Misiunea de audit: Auditul Departamentului de marketing Perioada auditat: 01.01.2008-31.12.2008 ntocmit: Rotari Mihaela si Popescu Silvia Avizat: Rotari Mihaela B. Lista participanilor:
Direcia/ Nr.
Data: 22.09.2009 Data: 22.09.2009
Nume si prenume Sava Constantin Ieremia Paul Maria Tinca Rotari Mihaela Popescu Silvia
Funcia Director general director functionar auditor auditor
Serviciul telefon Departamentul resurse umane Departamentul resurse umane -
E-mail
Semntura
Stenograma edinei: Prezentarea obiectivelor auditate si constatrilor pentru fiecare obiect auditat; a fost discutat fiecare deficien n parte, au fost analizate cauzele care au contribuit la realizarea disfunctionalitii, au fost prezentate recomandrile care urmeaz a fi implementate pentru eliminarea deficienelor constatate. In cadrul Sedintei de inchidere structura auditata si-a insusit in totalitate constatarile si recomandarile formulate de echipa de auditori.
In consecinta, proiectul Raportului de audit intern devine Raport de audit intern final care va fi pregatit pentru aprobare si transmitere structurii auditate. Raportul de audit intern va fi insotit de o SINTEZA care va contine concluziile echipei de auditori interni cu prezentarea principalelor recomandari si opinia generala a acesteia.
Structura auditata se angajeaza sa completeze Planul de actiune si calendarul implementarii recomandarilor, cu termenele de realizare si persoanele responsabile cu implementare acestora, pe care il vor discuta cu echipa de auditori.
75
PROCEDURA P 0-10 ELABORAREA PROIECTULUI DE RAPORT DE AUDIT
Scopul: Prezinta cadrul general, obiectivele, constatarile, concluziile si recomandarile auditorilor publici interni.
76
Premise: In elaborarea Raportului de audit public intern, auditorul foloseste dovezile de audit raportate in Fisele de Identificare si Analiza a Problemelor si in Formularul de constatare si raportare a iregularitatilor. Procedura: Auditorii 1.Redacteaza Proiectul raportului de audit utilizand formatul prezentat mai jos: 2.Indica pentru fiecare constatare din Proiectul raportului de audit dovada coerspunzatoare; 3.Transmite conducatorului Compartimentului de audit public intern Proiectul raportului de Conducatorul Compartimentului de audit public intern audit, impreuna cu dovezile constatarilor; 4.Analizeaza Proiectul raportului de audit; 5.Stabileste daca proiectul in intregime sau doar parti din el, trebuie sa fie transmise la compartimentul juridic pentru revizuirea lui din Auditorii punct de vedere juridic; 6.Efectueaza schimbarile propuse de catre conducatorul Compartimentului de audit public intern; 7.Indosariaza proiectul de raport de audit incluzand corectiile aprobate de catre conducatorul public intern. Compartimentului de audit
RAPORT DE AUDIT INTERN
77
STRUCTURA AUDITAT:
SC. BOROMIR PROD SA. BUZAU
MISIUNEA DE AUDIT INTERN PRIVIND

Gestiunea resurselor umane
Bucuresti 2009
1. INTRODUCERE
Echipa de auditare a fost format din: Rotari Mihaela - auditor coordonator al misiunii; Popescu Silvia auditor Ordinul de efectuare a misiunii de audit: Ordinul de serviciu Nr. 15 din 02.07.2009
78
din cadrul companiei SC Consulting R Group SRL
Durata aciunii de auditare: 01.07.2009 22.09.2009 Perioada supus auditrii: 01.01.2008 31.12.2008 Obiectivele misiunii de audit: Organizarea recrutrii personalului cu principalele subobiective: - organizarea concursurilor; - susinerea concursurilor; - deciziile de numire. Stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului cu principalele subobiective: - stabilirea elementelor de natur salarial; - modificarea drepturilor salariale; - salarizarea muncii peste programul normal de lucru. Evidenierea prezenei, nvoirilor i concediilor; Evoluia carierei personalului; Pregtirea profesional continu a personalului Gestionarea dosarelor profesionale; Gestionarea carnetelor de munc; Funcionalitatea sistemului informatic utilizat pentru gestiunea resurselor umane cu principalele subobiective: - evaluarea sistemului informatic; - sigurana n exploatare a sistemului informatic; - securitatea bazelor de date. Arhivarea documentelor. Tipul de auditare: Audit de conformitate/regularitate.
Tehnici utilizate: a) verificarea n vederea asigurrii validrii, realitii i acurateei nregistrrilor n carnetele de munc i dosarele profesionale. Tehnici de verificare utilizate: - comparaia: pentru deciziile de numire i datele nscrise n carnetele de munc, n dosarele profesionale i n bazele de date; - examinarea: pentru detectarea erorilor n completarea carnetelor de munc, dosarelor profesionale, proceselor verbale etc.;
79
- garantarea: pentru verificarea realitii datelor din documentele ce au stat la baza justificrii nregistrrilor; - urmrirea: pentru a se constata dac toate operaiunile au fost real efectuate. b) interviul pentru lmurirea unor aspecte legate de organizarea i desfurarea activitilor; c) eantionarea pentru analiza modului de ntocmire al documentelor; d) observarea fizic n vederea formrii unei preri proprii privind modul de ntocmire i emitere a documentelor. Instrumente de audit: - chestionarele; - liste de verificare pentru a stabili condiiile pe care trebuie sa le ndeplineasc fiecare obiectiv auditabil. Documente i materiale examinate n cadrul Departamentului de Resurse Umane: Verificarea la faa locului a vizat urmtoarele documente ntocmite i completate pentru perioada 01.01.2008 31.12.2008: - documente privind organizarea i susinerea concursurilor; - decizii de numire, promovare, modificare a drepturilor salariale; - carnete de munc, dosare profesionale, fie de post, Regulamentul de Organizare i Funcionare; - foile colective de prezen; - cererile de concedii de odihn, fr plat etc.; - Registrul de eviden a salariailor; - alte documente. Materiale ntocmite pe timpul auditrii: - foi de lucru privind descrierea activitilor auditate; - liste de verificare pe obiective (LV); - fie de identificare i analiz a problemelor constatate (FIAP); - documente de lucru; - Tabel puncte tari i puncte slabe, Tematica n detaliu ; - programul de audit, programul interveniei la faa locului; - Chestionarul de control intern (CCI); - rapoarte preliminare de audit, minutele edinelor de deschidere, de nchidere etc. Organizarea Departamentului Resurse Umane. Direcia a funcionat n perioada supus auditrii cu un numr de 8 salariai, dintre care un post de director.
80
Pentru toi salariaii sunt ntocmite fie ale posturilor prin care sunt stabilite relaiile ierarhice i sarcinile de serviciu. Activiti desfurate n cadrul Direciei Resurselor Umane: - ntocmirea statelor de funcii pe care le supune spre avizare conducerii; - rspunderea privind aplicarea corect a reglementrilor legale n domeniul salarizrii personalului, precum salariul de baz, sporul de vechime, indemnizaiile, alte sporuri; - fundamentarea corect i acordarea premiilor; - aplicarea corect a prevederilor legale privind efectuarea i salarizarea muncii peste programul normal de lucru; - fundamentarea capitolelor din buget privind cheltuielile cu salariile; - verificarea foilor colective de prezen privind operarea corect a timpului lucrat i nelucrat; - organizarea concursurilor de recrutare, promovare i avansare a personalului; - ntocmirea i actualizarea carnetelor de munc; - ntocmirea i actualizarea dosarelor profesionale; - pregtirea i perfecionarea profesional continu a salariailor.
2. Constatari
ORGANIZAREA CONCURSURILOR
81
n anul 2008, s-au organizat 4 concursuri pentru ocuparea posturilor vacante n cadrul principalelor departamente ale entitii economice conform planului aprobat de conducerea acestuia. La nscriere candidaii pentru ocuparea posturilor vacante trebuiau s prezinte copii legalizate sau copii certificate pentru conformitate cu originalul de ctre secretariatul comisiei de concurs de pe actele prevzute n legislatia in vigoare. Din analiza dosarelor de concurs ale candidailor s-a constatat c aceste copii nu sunt legalizate sau certificate pentru conformitate. Consecinele imediate ale nerespectrii Regulamentului de organizare i funcionare al entitii ar putea fi contestarea i/sau anularea ulterioar a concursurilor, motivate de nerespectarea prevederilor normative. n acelai timp, s-a constatat existena unei perioade prelungite n care posturile rmn neocupate, ceea ce implic o munc suplimentar a celorlali funcionari din cadrul structurilor care au solicitat ocuparea posturilor vacante i, mai mult, pot conduce la nerealizarea obiectivelor entitii publice. Pentru prevenirea unor asemenea consecine echipa de auditori recomand elaborarea unor proceduri scrise i formalizate privind organizarea i susinerea concursurilor de ocupare a funciilor publice, instruirea membrilor comisiilor de concurs i ai comisiilor de contestaii, precum i a persoanelor care asigur activitatea de secretariat. DECIZIA DE NUMIRE ntocmirea deciziei de numire reprezint un element important n activitatea resurselor umane, corectitudinea acesteia reprezintand un risc potenial ridicat. Din analiza coninutului deciziilor de numire ale candidailor admii prin concurs n anul 2008, n numr de 4, s-a constatat ncadrarea eronat a d-nei Elena Matei pe funcia de consilier. ncadrarea eronat a avut drept consecin efectuarea plii unor sume suplimentare necuvenite din bugetul entitii economice, situaie rezolvat ulterior prin anularea deciziei de numire i refacerea acesteia n conformitate cu prevederile legislative, precum i modificarea nregistrrii din carnetul de munc. Din analiza cauzelor producerii acestei erori, echipa de auditori recomand reverificarea conformitii deciziilor de numire emise n anul 2007, precum i implementarea unui nivel suplimentar de control intern ierarhic pentru operaiile specifice acestei activiti. Puncte tari: Sistemul de management al firmei s-a adoptat la noile cerine prin stabilirea de obiective adecvate i a prioritilor necesare;
82
Metod corect de stabilire a necesarului de personal pe baza bugetului de venituri i Existena unui nceput de cultur organizaional; Personalul cu functii de conducere este constituit n proporie de 80% din oameni cu studii Personalul muncitor este format n proporie de 90% din absolveni de liceu industrial sau Experien profesional dobndit aproape n totalitate n cadrul societii; S-au cheltuit sume importante pentru formarea profesional a angajailor (activitatea de Selecionarea personalului se face cu mult grij, ntruct acesta trebuie s cunoasc foarte Structura organizatoric este formalizat i de tip funcional, cu compartimente bine definite; Atribuiile sunt specificate prin R.O.F, iar normele de disciplin sunt clar definite prin R.O.I; Managementul este de nivel ridicat i se acord o foarte mare importan pregtirii Autoritatea se manifest la toate nivelurile, ns principalele decizii se iau la vrf; Responsabilitatea este localizat precis; Exist un sistem de comunicare care funcioneaz relativ bine: este orientat de sus n jos, dar
cheltuieli elaborat n funcie de portofoliul de comenzi;
superioare; coal profesional;
traning); bine domeniul profesiei i al locului de munc;
managerilor de la toate nivelele;
are un puternic feed-back; informaiile sunt dirijate formal ctre utilizatori; oamenii sunt foarte comunicativi; Conflictele privind salariile sunt relativ rare i s-au rezolvat prin dialog; Desfacerea contractelor de munc s-a fcut de regul prin trimiterea n omaj; Grupurile formale se constituie pe obiective i au sarcini i termene precise; Strategia societii n domeniul resurselor umane urmrete reducerea vrstei medii i Se acord o importan deosebit instruirii, att la locul de munc, ct i prin cursuri de Securitatea muncii este strict supravegheat, se acord atenie sntii angajailor, iar Fluctuaia personalului este sczut, majoritatea personalului avnd o vechime apreciabil n Se remarc fidelitatea personalului fa de firm, iar educaia este axat pe corectitudine i
mprosptarea personalului prin angajarea de tineri; specialitate pe domenii; societatea are cabinet medical propriu i medic de ntreprindere; cadrul unitii; respect fa de ntreprindere;
83
etc;
n cadrul firmei nu exist absene nemotivate i nvoiri fr plat; Selecia personalului se face nu numai pe baza cunotinelor profesionale, ci i pe baza unui
pachet de criterii specifice: capacitatea de adaptare la noi sarcini, punctualitatea i corectitudinea Productivitatea muncii a nregistrat o cretere an de an, aceasta dovedind o folosire eficient Salarizarea personalului se face pe baza unei grile de salarizare aprobat prin contractul
a forei de munc; colectiv de munc i pe baza unor criterii de apreciere pentru evaluarea nivelului de salarizare referitoare la: aspecte profesionale, probleme de disciplin, aspecte specifice numai unor locuri de munc, fidelitate fa de societate; Puncte slabe: Neconsemnarea culturii organizaionale n documente scrise, care s fie aduse la cunotina Efecte negative ale educaiei rurale n ceea ce privete programul de lucru; Exist preocupare pentru coordonarea muncii, dar se comit erori n dirijarea fluxurilor Se manifest uneori tensiuni ntre nivelele ierarhice generate de nerealizarea obiectivelor Asigurarea resurselor pentru fiecare loc de munc pune probleme, avnd deci un impact Motivarea prin salarii a rezultatelor de excepie nu se poate face datorit lipsei de resurse; Nu se face o evaluare periodic a personalului; Disciplina este afectat i de vrsta angajailor (media 38-39 ani) i de lipsa de convingere n personalului;
informaionale; (cauza: lipsa de resurse); negativ;
sigurana postului, fapt care face ca angajaii s fie rigizi, puin sensibili la msurile disciplinare, dar mai comunicativi la dialog; Msurile punitive sunt evitate sistematic la nivelul managementului de mijloc; Nu exist posibilitatea unor recompense materiale, datorit situaiei economice; Structura organizatoric a fost modificat relativ des, dar nu substanial; Atribuirea sarcinilor nu este flexibil; Nerespectarea disciplinei de munc se sancioneaz cu msuri uor de suportat; Stimulentele materiale, concretizate n diferenieri de salarizare, creeaz adesea tensiuni.
84
3. Concluzii
Considerm c ajustarea efectivelor de personal la nivelul firmeI, n raport cu cerinele economice de competitivitate privind desfurarea unei activiti profitabile, avnd n vedere evoluia rapid a tehnologiei i competiia intern i internaional pentru pieele de desfacere i
85
de aprovizionare, reprezint i va constitui i n viitor o preocupare major a compartimentelor de resurse umane, n general, a managementului societilor comerciale. Necesitatea acordrii importanei cuvenite fiecrei componente (subfuncii) a gestiunii previzionale a resurselor umane, prin aciunile de gestiune curent pregtind modelarea schimbrilor i adaptarea sistemului la particularitile mediului n continu schimbare. n domeniul gestiunii previzionale a personalului se impune stabilirea unor strategii i elaborarea unor planuri i programe riguros fundamentate innd cont de exigenele economice i sociale ale actualei perioade, precum i de cele care se prefigureaz n viitor lund n considerare n acelai timp aspectele noi generate de evoluia teoriilor, principiilor i doctrinelor fundamentale ale managementului, ct i experiena practic a managementului rilor cu o economie concurenial avansat. Formarea cadrelor trebuie s reprezinte o prioritate, considernd-o baza de plecare a strategiei privind dezvoltarea resurselor umane de pe toate treptele ierarhice ale firmei. Numai vechimea n munc a salariailor, foarte mult vreme privit drept o achiziie de mare valoare, simbol al experienei i priceperii, fr o adaptare dinamic a cunotinelor la explozia informaional, tehnologic, economic, administrativ i social, nu este suficient ca salariaii s poat face fa exigenelor economiei moderne, ei devenind plafonai. n aceast situaie firmelor le revine obligaia formrii continue a cadrelor, perfecionrii n funcie sau meserie pentru a se putea adapta mediului n continu schimbare. Se recomand acordarea ateniei cuvenite climatului social, mobilizrii i participrii active a ntregului personal la realizarea obiectivelor firmei. Informarea, comunicarea i dialogul social sunt eseniale pentru meninerea unui climat favorabil n care salariaii s constituie cu adevrat o echip, a cror scopuri i idealuri comune s fie prosperitatea lor i a firmei. Se impune promovarea unor politici de cultivare a competenei i a unei solide pregtiri profesionale, considernd c aceasta reprezint o ans n plus pentru orice ntreprindere modern, pentru asigurarea competivitii i a unei baze pe care se va cldi experiena practic i colaborarea n cadrul grupului. Cunotinele i competenele profesionale trebuie actualizate i mbogite continuu. Permanena acestui proces este considerat de muli specialiti cheia spre poarta viitorului, unde numai cine este capabil s se adapteze i s fac fa noilor probleme, poate supravieui Gestiunea cunotinelor i a competenelor profesionale este o exigen de mare actualitate i ea poate fi privit drept o strategie a viitorului ce ofer un plus de for, eficien i adaptabilitate.
86
Se impune necesitatea promovrii unei politici bine fundamentate de motivare a personalului. Motivaia personalului este o condiie absolut pentru eficacitatea entitatii economice. Reconsiderarea interesului ce trebuie acordat de catre manager problemelor privind salarizarea angajailor i elaborarea propriei politici sociale pentru firma, innd cont de posibilitile financiare, obiectivele generale de dezvoltare ale ntreprinderii i aspiraiile personalului. Ateptrile personalului n materie de salarizare sunt deosebit de importante, demotivarea acestora avnd un impact major asupra comportamentului vis--vis de munc i de ntreprindere. Revizuirea periodic a grilelor de salarizare i corelarea acestora cu obiectivele urmrite constituie o exigen, sistemul de salarizare fiind un sistem evolutiv. Acordarea unei atenii sporite negocierii ca metod de soluionare a tuturor problemelor referitoare la salarizarea angajailor.. Conceperea unui sistem de salarizare va trebui s rspund urmtoarelor cerine: - definirea unei grile de salarizare; - stabilirea salariilor de baz (pe categorii i funcii) i poziionarea acestora n cadrul firmei; - stabilirea prii variabile a salariului i a evoluiei sale n funcie de performanele realizate n actualul post de lucru; - luarea n considerare a inflaiei.
Echipa de auditori pe baza testrilor i analizelor efectuate evalueaz Activitatea privind gestiunea resurselor umane din entitatea auditat conform grilei:
87
NR. CRT. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
OBIECTIVUL Organizarea recrutrii
FUNCIONA L
APRECIERE DE MBUNT IT X X X X CRITIC
personalului Stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului Evidenierea prezenei, nvoirilor i concediilor Evoluia carierei personalului Pregtirea profesional continu a personalului Gestionarea dosarelor profesionale Gestionarea carnetelor munc Funcionalitatea informatic utilizat de
X X X
sistemului pentru X X
9.
gestiunea resurselor umane Arhivarea documentelor
Auditorii, Rotari Mihaela Popescu Silvia
88

Misiune de Audit Intern Privind Gestiunea Resurselor Umane

Încărcat de

Informații document

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Misiune de Audit Intern Privind Gestiunea Resurselor Umane

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

UNIVERSITATEA GEORGE BARITIU BRASOV PROGRAMUL DE MASTER: CONTABILITATE, AUDIT SI CONSULTANTA

MISIUNEA DE AUDIT PUBLIC INTERN: RESURSE UMANE

CONTRACT DE AUDIT INTERN Nr. 1867 Din 01.07.2009

II. Obiectul contractului

IV. Aria de aplicare a auditului intern

V. Raportul de audit intern

VI. Obligatia partilor

VII. Onorariul contractului

VIII. Termen de realizare

IX. Incetarea contractului

XII. Legea aplicabila

XIII. Dispozitii finale

AUDITOR INTERN, Rotari Mihaela.

SOCIETATE, Sava Constantin

PROCEDURA P - 01 ORDINUL DE SERVICIU

ORDIN DE SERVICIU Nr. 15 din 02.07.2009

conformitii cu cadrul legislativ i normativ aplicabil, fiind structurate pe urmtoarele

Evidenierea prezenei, nvoirilor i concediilor; Evoluia carierei personalului;

Pregtirea profesional continu a personalului Gestionarea dosarelor profesionale;

Auditor, Rotari Mihaela

PROCEDURA P 02 DECLARAREA INDEPENDENTEI

Auditor, Rotari Mihaela

Nume i prenume: Popescu Silvia

Misiunea de audit: Auditul privind gestiunea resurselor umane Data: 02.07.2009

PROCEDURA P 03 NOTIFICAREA PRIVIND DECLANSAREA MISIUNII DE AUDIT INTERN

conformitii cu cadrul legislativ i normativ aplicabil, fiind structurate pe urmtoarele

Evidenierea prezenei, nvoirilor i concediilor; Evoluia carierei personalului;

Pregtirea profesional continu a personalului Gestionarea dosarelor profesionale;

departamentului, va rugam sa ne puneti la dispozitie urmatoarea documentatie necesara:

regulamentul de organizare si functionare; fisele posturilor;

procedurile scrise care descriu activitatile ce se desfasoara in cadrul departamentuluii;

rapoartele de audit intern anterioare;

Cu deosebita consideratie, Conducerea SC Consulting R Group SRL

PROCEDURA P 0-4 ELABORAREA PROGRAMULUI DE AUDIT

Programul de audit intern

Data: 04.07.2009 Data: 04.07.2009

Rotari Mihaela Rotari Mihaela

DURATA (H) 6 6 5 340

Popescu Silvia Popescu Silvia Popescu Silvia

SAI SAI AUDITAT AUDITAT

II.INTERVENIA LA FAA OBIECTIVUL 1. LOCULUI ORGANIZAREA RECRUTRII PERSONALULUI

OBIECTIVUL 2. STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI

OBIECTIVUL 3. MODUL DE EVIDENIERE A PREZENEI, NVOIRILOR,

Rotari Mihaela Rotari Mihaela Rotari Mihaela

Popescu Silvia Popescu Silvia

Popescu Silvia Popescu Silvia

DOMENIUL CONCEDIILOR, RECUPERRILOR OBIECTIVUL 4. EVOLUIA CARIEREI PERSONALULUI

Popescu Silvia Popescu Silvia

AUDITAT AUDITAT AUDITAT

OBIECTIVUL 5. PREGTIREA PROFESIONAL CONTINU A PERSONALULUI

Popescu Silvia Popescu Silvia

AUDITAT AUDITAT AUDITAT AUDITAT AUDITAT AUDITAT AUDITAT

OBIECTIVUL 6. GESTIONAREA DOSARELOR PROFESIONALE

Popescu Silvia Popescu Silvia

OBIECTIVUL 7. GESTIONAREA CARNETELOR DE

DURATA PERSOANELE IMPLICATE (H) 8 Rotari Mihaela 8 Popescu Silvia 8 4 2 16 8 8 4 4 8 8 8 16 8 8 90 34 10 8

AUDITAT AUDITAT AUDITAT AUDITAT

AUDITAT AUDITAT AUDITAT AUDITAT AUDITAT AUDITAT AUDITAT AUDITAT AUDITAT

Popescu Silvia Popescu Silvia

OBIECTIVUL 9. ARHIVAREA DOCUMENTELOR

Popescu Silvia Popescu Silvia

III. RAPORTUL DE AUDIT INTERN

Popescu Silvia Popescu Silvia

Popescu Silvia Popescu Silvia