Entitatea publica CHESTIONAR DE CONTROL INTERN privind stadiul de implementare a standardelor de control intern/managerial

Intrebare Da/Nu 3) 1 I. MEDIUL DE CONTROL Standardul 1 Etic, integritate 1.Exist un cod de conduit etic la nivelul structurii dumneavoastr? 2.Angajaii au cunotin de prevederile acestuia ? 3.Au existat cazuri de nclcare a prevederilor Codului Etic ? Ce msuri au fost luate de management n aceste cazuri? 4. A fost numit o persoan responsabil cu monitorizarea respectrii normelor de conduit la nivel de compartiment/entitate ? 5. Atribuiile persoanei cu monitorizarea au fost definite corespunztor la nivelul fiei de post? 6. Atribuiile persoanelor de conducere au fost completate corespunztor, n sensul c au n vedere un sistem de monitorizare a respectrii normelor de conduit? Standardul 2 Atribuii, funcii, sarcini 7.Sunt elaborate, avizate i semnate fie de post la nivelul structurii dumneavostr? 8. Angajaii au luat la cunotin (prin semnare) de atribuiile stabilite prin fia postului? 9.Activitatea derulat n mod curent de angajai/angajatul respectiv difer de atribuiile stabilite prin fia postului? 10.La nivelul entitii a fost elaborat un Plan de dezvoltare institutional, cu includerea misiunii, viziunii i obiectivelor generale ale entitii ? Avei cunotin de prevederile unui astfel de plan? 11. ROF ul a fost elaborat i actualizat permanent ? Detaliai. 12. A fost publicat pe site-ul instituiei ROF-ul pentru a se asigura comunicarea acestuia ctre angajai? Standardul 3 Competen, performan 13. La nivelul entitii exist o procedur de sistem privind modalitatea de organizare i derulare a concursurilor de angajare/promovare? 14. Au fost detaliate elementele specifice privind cerinele posturilor la nivelul fiecrei structuri din entitate ? 15. A fost realizat o analiz a gradului de ncrcare a personalului/ a necesarului de 2 Rspuns i explicaii 2) Explicaie asociat rspunsului 3 La nivelul compartimentului standardul este4): I /PI / NI 4

personal ? Dac da, cum s-au concretizat rezultatele acesteia ? 16. La nivelul structurii exist un Plan de formare profesional? 17. Sunt identificate periodic nevoile de formare individuale? 18. Este respectat numrul minim de zile stabilite pentru formarea profesional a unui angajat? 19.Performanele angajailor sunt evaluate periodic ? 20.n evaluarea acestora metodologie comun? este utilizat o

21.Au existat cazuri n care angajaii au contestat rezultatele evalurilor ? Ce msuri au fost luate de management n aceste cazuri? Standardul 4 Funcii sensibile 22.Au fost stabilite criterii la nivelul structurii sau entitii dvs n vederea identificrii funciilor sensibile ? 23.Pe baza criteriilor de mai sus, a fost elaborat inventarul funciilor sensibile la nivelul structurii dvs ? 24. Este elaborat/ implementat un Plan de rotaie a personalului care ocup funcii sensibile la nivelul structurii ? 25. Exist cazuri de nerespectare a acestui plan? Care sunt cauzele ? Standardul 5 - Delegarea 26.Fiele de post au stabilite competen ? limite de

27.Au fost nregistrate cazuri de delegri de competen ? Dac rspunsul este afirmativ, n ce cazuri s-au produs acestea ? 28.Salariatul ctre care s-a delegat responsabilitatea a confirmat prin semntur preluarea responsabilitilor ? 29. Exist proceduri specifice aprobate prin care se realizeaz delegarea/subdelegarea n sensul celor precizate mai sus ? Standardul 6 Structura organizatoric 30. La nivelul entitii sunt elaborate organigram, ROF, fie de post ? 31. Documentele specificate mai sus au fost comunicate angajailor ? 32. S-a realizat o analiz periodic a flexibilitii i conformitii structurii organizatorice ? A fost ntocmit un document n acest sens ? II. PERFORMANA I MANAGEMENTUL RISCULUI Standardul 7- Obiective 33. Obiectivele generale ale entitii sunt n concordan cu misiunea acesteia ? 34. Obiectivele specifice definite (n baza obiectivelor generale) rspund pachetului de cerine SMART ? 35. n procesul de stabilire a obiectivelor, managementul structurii a utilizat criterii de grupare a acestora, n vederea facilitrii

ndeplinirii sarcinilor/cunoaterii rezultatelor ? Standardul 8 Planificarea 36.Planul de alocare a resurselor aferente ndeplinirii activitilor necesare atingerii obiectivelor structurii, sunt adecvate ? 37. Planul de repartizare a resurselor este actualizat n mod constant ? 38. S-a stabilit o succesiune de msuri ce trebuie luate n vederea atingerii obiectivelor structurii (specific doar planificrii multianuale)? 39. n cazul n care s-au modificat obiectivele specifice, s-a stabilit un plan de msuri pentru ncadrarea n resursele repartizate ? Standardul 9 Coordonarea 40. Exist structuri specializate organizate n vederea sprijinirii managementului n activitatea de coordonare ? 41. Structura respectiv colaboreaz i cu alte structuri n vederea unei coordonri eficiente ? 42. Se primesc, de ctre management, n mod sistematic, raportri asupra desfurrii activitii structurii ? Standardul 10 - Monitorizarea performanelor 43. n urma evalurii performanelor managementului s-au luat msuri corective impuse de eventualele abateri de la obiective ? 44. Indicatorii utilizai n timpul procesului de monitorizare a performanelor activitilor coordonate sunt relevani ? 45. Dac a fost cazul, s-a reevaluat relevana indicatorilor asociai obiectivelor specifice, n scopul efecturii coreciilor cuvenite ? Standardul 11 - Managementul riscului 46. Este elaborat un registru al riscurilor la nivelul structurii respective ? 47. Este implementat o procedur specific aferent managementului riscurilor ? 48. Este nominalizat o echip pentru gestionarea riscurilor la nivelul structurii ? 49. Sunt evaluate periodic riscurile identificate i msurile de control implementate ? Standardul 15 - Ipoteze, reevaluri 50. La formularea obiectivelor specifice au fost avute n vedere ipoteze, respectiv premise ? 51. Au fost analizate evalurile periodice a modului de ndeplinire a obiectivelor i a elementelor care au condus la definirea/stabilirea obiectivelor iniiale ? III. INFORMAREA I COMUNICAREA Standardul 12 Informarea 52. S-a realizat o inventariere a informaiilor/documentelor gestionate la nivelul entitii, respectiv compartimentului (tipologie, frecven, drepturi i reguli de acces, destinatari, sursa i intermediarii, etc.) ?

53. A fost stabilit o list centralizat la nivelul entitii i a unei liste specifice la nivelul fiecrui compartiment? 54. Au fost stabilite reguli de accesare/primire/prelucrare i transmitere a informaiilor/documentelor ? 55. Exist un sitem informatizat la nivel de entitate/compartiment prin care se realizeaz colectarea, prelucrarea i centralizarea informaiilor ? Standardul 13 Comunicarea 56. S-a realizat o inventariere a fluxurilor informaionale/documentare inter i extra instituionale (pornind de la nivel de compartiment i pn la nivel centralizat/instituional) ? 57.S-au stabilit timpii alocai pentru primirea/prelucrarea i transmiterea informaiilor/documentelor? 58.S-au stabilit responsabilii pentru primire/transmitere informaii/documente, n funcie de tipologia acestora? 59.S-au stabilit cile/mijloacele corespunztoare pentru transmiterea fiecrui tip de informaie (ex: e-mail cu sau fr semnatur electronic, adrese, comunicate de pres, etc.) ? Standardul 14 Corespondena i arhivarea 60. Au fost extrase documentele/informaiile din lista de informaii/documente identificate n standardele anterioare? 61. Au fost clasificate tipurile de coresponden, dup criterii generale stabilite la nivel central (de o Comisie sau de o structur desemnat special) ? 62. A fost elaborat i implementat o procedur privind nregistarea, primirea, circulaia i arhivarea corespondenei? 63. A fost dezvoltat i implementat o aplicaie informatic suport pentru nregistrarea i monitorizarea corespondenei la nivel de compartiment i la nivel de entitate? 64.Reglementrile referitoare la manipularea i depozitarea informaiilor clasificate, dac este cazul, sunt cunoscute i aplicate n practic de ctre angajai ? Standardul 16 Semnalarea neregularitilor 65. A fost elaborat o procedur aferent semnalarii i tratrii cazurilor de nereguli/abateri/ fraud ? IV. ACTIVITI DE CONTROL Standardul 17 Proceduri 66. Operaiunile/activitile derulate la nivelul structurii sunt procedurate ? 67. Procedurile corespunztor ? elaborate sunt aprobate

68. Exist dovezi privind luarea la cunotin de ctre angajai a prevederilor procedurilor ?

69. n cazul apariiei unor modificri n activitile derulate, acestea sunt incluse n cadrul procedurilor elaborate ? 70.Procedurile sunt nsoite de liste de verificare, respectiv formulare corespunztoare? 71. Au fost identificate cazuri de neaplicare a procedurilor ? Care au fost cauzele acestor abateri ? Standardul 18 Separarea atribuiilor 72. Au fost identificate procesele la nivelul entitii i a compartimentelor ? 73. Au fost identificate activiti derivate din procese la nivelul fiecrui compartiment i s-a realizat clasificarea acestora n funcie de tipologie i necesitatea de separare? 74. Au fost identificate eventuale incompatibiliti i s-au stabilit msuri de remediere? 75. S-au stabilit reguli generale/specifice pentru alocarea si derularea activitatilor (in functie de rezultatele analizei derulate anterior) ? 76. Procedurile de la nivelul compartimentului asigur separarea atribuiilor ? Detaliai. Standardul 19 Supravegherea 77. Au fost stabilite instrumente pentru monitorizarea activitii la nivel central i la nivel de compartimente (ex: tablou de bord), precum i modul de implementare a acestora (elaborare procedur) ? 78. Sunt analizate periodic raportrile la nivel de manager i management superior ? Standardul 20 Gestiunea abaterilor 79. Au fost identificate la nivelul fiecrui compartiment cazurile de abateri de la proceduri/buna practic nregistrate, precum i modul de abordare a acestora? 80. Au fost raportate abaterile ctre managementul superior i au fost stabilite reguli generale de ncadrare i tratare a acestora? 81. Au fost identificate cazuri de abateri prin intermediul misiunilor de audit intern? 82. A fost stabilit o procedur intern de raportare a tuturor cazurilor de abateri i a modalitii de tratare a acestora (din punctul de vedere al documentelor necesar a fi elaborate i a nivelului de luare a deciziilor) ? Standardul 21 Continuitatea activitii 83. Au fost identificate situaii cu risc major asupra derulrii activitilor (la nivel de compartimente i ulterior la nivel centralizat) ? 84. Au fost stabilite msuri de control aplicabile n astfel de situaii? 85. S-a realizat acestora? o revizuire periodic a

Standardul 22 Strategii de control 86. Pentru atingerea obiectivelor au fost stabilite strategii de control ? Detaliai.

87. Strategiile de control au fost revizuite permanent ? Standardul 23 Accesul la resurse 88. Au fost identificate structurile care gestioneaz resursele materiale, financiare, informaionale ale entitii? 89. A fost stabilit lista persoanelor autorizate pentru gestionarea acestora? 90. Au fost stabilite reguli, drepturi de acces/gestionare? 91. S-au realizat verificri periodice privind gestionarea acestor resurse (de o structur independent) ? V. AUDITAREA I EVALUAREA Standardul 24 Verificarea i evaluarea controlului 92. La nivelul entitii/compartimentului s-a stabilit un sistem de autoevaluare a implementrii sistemului de control intern (procedur, documente de monitorizare i evaluare, criterii de evaluare a stadiului implementrii standardelor de control intern, termene de raportare, responsabili pentru raportare la nivel de compartiment i la nivel central) ? Standardul 25 Auditul intern 93. La nivelul structurii a fost constituit funcia de audit intern (n conformitate cu legislaia aplicabil)? 94. Compartimentul de audit intern a realizat misiuni de consiliere privind pregtirea procesului de autoevaluare a sistemului de control intern? 95.Planul de audit a fost realizat integral ? Concluzii cu privire la stadiul de implementare a standardelor de control intern/managerial ........................................................................................................................................................ ............................. Msuri de adoptat ......................................................................................................................................................

Intocmit

* Se va prezenta Compartimentului audit public intern