ANEXA Nr. 4.1 la instruciuni Compartiment ........ ................ ................

Conductor de compartiment ........ ................ ........ ............... Numele i prenumele, funcia/semntura/data

CHESTIONAR DE AUTOEVALUAREa intern/managerial stadiului de implementare a standardelor de control

Criterii generale de evaluare a stadiului implementrii standardului1)

Rspuns i explicaii2) Da/Nu3) Explicaie asociat rspunsului 3

La nivelul compartimentului standardul este4): I/PI/NI 4

1 2 I. MEDIUL DE CONTROL Standardul 1 - Etic, integritate A fost comunicat personalului un cod de conduit, care stabilete reguli de comportament etic n realizarea atribuiilor de serviciu, aplicabil att personalului de Da conducere, ct i celui de execuie din cadrul compartimentului? Salariaii beneficiaz de consiliere etic i li se aplic un sistem de monitorizare a respectrii normelor de Da conduit? Standardul 2 - Atribuii, funcii, sarcini Personalului i sunt aduse la cunotin documentele actualizate privind misiunea entitii, regulamentele Da interne i fiele posturilor? Sarcinile/Atribuiile asociate posturilor sunt stabilite n concordan cu competenele decizionale necesare Da realizrii acestora? Standardul 3 - Competen, performan Au fost analizate i stabilite cunotinele i aptitudinile necesare a fi deinute n vederea ndeplinirii Da sarcinilor/atribuiilor asociate fiecrui post? Sunt identificate nevoile de perfecionare a pregtirii Da profesionale a personalului? Sunt elaborate i realizate programe de pregtire profesional a personalului, conform nevoilor de Da perfecionare identificate anterior? Standardul 4 - Funcii sensibile A fost ntocmit inventarul funciilor sensibile? Da Este stabilit o politic adecvat de rotaie a salariailor Da din funciile sensibile? 1 2 Standardul 5 - Delegarea Sunt stabilite i comunicate limitele competenelor i Da responsabilitilor care se deleag? Delegarea/Subdelegarea de competen se realizeaz Da n baza unor proceduri specifice aprobate? Standardul 6 - Structura organizatoric Sunt efectuate analize, la nivelul principalelor activiti, n scopul identificrii eventualelor disfuncionaliti n Da fixarea sarcinilor de lucru individuale prin fiele posturilor i n stabilirea atribuiilor compartimentului? Structura organizatoric asigur funcionarea circuitelor i fluxurilor informaionale necesare supravegherii i Da realizrii activitilor proprii? II. PERFORMANA I MANAGEMENTUL RISCULUI Standardul 7 - Obiective Sunt stabilite obiectivele specifice la nivelul Da compartimentului?

Codul de conduit

Comisia de etic, consilierii de etic

Planul strategic, ROF, ROI, Carta Universitii Fiele de post sunt revizuite permanent i conin trimiteri la SCMI

Program de pregtire profesional Plan operaional Program de pregtire profesional

Trebuie s identifice funcia Ar putea s nu fie i atunci ar nsemna c este parial implementat 3 4 Decizia managerului general Particularitile instituiei

Fia alerta la risc

Comunicarea ascendent/descendent pe baza unei organigrame a unei structuri

Obiectivele sunt stabilite

Obiectivele sunt astfel stabilite nct s rspund pachetului de cerine S.M.A.R.T.? (Unde: S - precise; M Da - msurabile i verificabile; A - necesare; R - realiste; T - cu termen de realizare.) Sunt stabilite activitile individuale pentru fiecare salariat, care s conduc la atingerea obiectivelor specifice compartimentului? Standardul 8 - Planificarea Resursele alocate sunt astfel repartizate nct s asigure activitile necesare realizrii obiectivelor specifice compartimentului? n cazul modificrii obiectivelor specifice, sunt stabilite msurile necesare pentru ncadrarea n resursele repartizate? Standardul 9 - Coordonarea Sunt adoptate msuri de coordonare a deciziilor i activitilor compartimentului cu cele ale altor compartimente, n scopul asigurrii convergenei i coerenei acestora? n compartiment se realizeaz consultarea prealabil, n vederea coordonrii activitilor? Standardul 10 - Monitorizarea performanelor Este instituit un sistem de monitorizare i raportare a performanelor, pe baza indicatorilor asociai obiectivelor specifice? Atunci cnd necesitile o impun, se efectueaz o reevaluare a relevanei indicatorilor asociai obiectivelor specifice, n scopul operrii coreciilor cuvenite? Standardul 11 - Managementul riscului Sunt identificate i evaluate principalele riscuri, proprii activitilor din cadrul compartimentului? Sunt stabilite msuri de gestionare a riscurilor identificate i evaluate la nivelul activitilor din cadrul compartimentului? 1 2 Este asigurat completarea/actualizarea registrului riscurilor? Standardul 15 - Ipoteze, reevaluri Stabilirea obiectivelor specifice are la baz formularea de ipoteze/premise, acceptate prin consens? Sunt reevaluate obiectivele specifice atunci cnd se constat modificri ale ipotezelor/premiselor care au stat la baza fixrii acestora? III. INFORMAREA I COMUNICAREA Standardul 12 - Informarea Au fost stabilite tipurile de informaii, coninutul, calitatea, frecvena, sursele i destinatarii acestora, astfel nct personalul de conducere i cel de execuie, prin primirea i transmiterea informaiilor, s i poat ndeplini sarcinile de serviciu? Colectarea, prelucrarea i centralizarea informaiilor se realizeaz n sistem informatizat? Standardul 13 - Comunicarea Circuitele informaionale (traseele pe care circul informaiile) asigur o difuzare rapid, fluent i precis a informaiilor, astfel nct acestea s ajung la timp la utilizatori? Sunt stabilite canale adecvate de comunicare prin care managerii i personalul de execuie din cadrul unui compartiment s fie informai cu privire la proiectele de decizii sau iniiative, adoptate la nivelul altor compartimente, care le-ar putea afecta sarcinile i responsabilitile? Standardul 14 - Corespondena i arhivarea Sunt aplicate proceduri pentru primirea/expedierea, 3 4

nregistrarea i arhivarea corespondenei? Reglementrile legale n vigoare cu privire la manipularea i depozitarea informaiilor clasificate sunt cunoscute i aplicate n practic? Standardul 16 - Semnalarea neregularitilor A fost comunicat salariailor procedura aplicabil n cazul semnalrii unor neregulariti? n cazul semnalrii unor neregulariti, conductorul de compartiment a ntreprins cercetrile adecvate n scopul elucidrii acestora i a aplicat msurile care se impun? IV. ACTIVITI DE CONTROL Standardul 17 - Proceduri Pentru activitile proprii au fost elaborate/actualizate proceduri operaionale? Procedurile operaionale comunicate salariailor sunt aplicate? Standardul 18 - Separarea atribuiilor Funciile de iniiere, verificare i aprobare a operaiunilor sunt funcii separate i exercitate de persoane diferite? Conceperea i aplicarea procedurilor asigur separarea atribuiilor? Standardul 19 - Supravegherea Managerii supravegheaz i supervizeaz activitile Da care intr n responsabilitatea lor direct? Supervizarea unor activiti care implic un grad ridicat de expunere la risc se realizeaz pe baza unor Da proceduri prestabilite? Standardul 20 - Gestiunea abaterilor n situaia n care, din cauza unor circumstane deosebite, apar abateri fa de procedurile stabilite, se Da ntocmesc documente adecvate, aprobate la nivel corespunztor, nainte de efectuarea operaiunilor? Se efectueaz o analiz periodic a circumstanelor i a modului cum au fost gestionate abaterile n vederea Da desprinderii, pentru viitor, a unor concluzii de bun practic? Standardul 21 - Continuitatea activitii Sunt inventariate situaiile generatoare de ntreruperi n Da derularea unor activiti? Sunt stabilite i aplicate msuri pentru asigurarea continuitii activitii, n cazul apariiei unor situaii Da generatoare de ntreruperi? Standardul 22 - Strategii de control Au fost elaborate strategii de control adecvate pentru Da atingerea obiectivelor specifice? Strategiile de control aplicate furnizeaz o asigurare Da rezonabil cu privire la atingerea obiectivelor specifice? Standardul 23 - Accesul la resurse Sunt emise acte administrative de reglementare a accesului salariailor din compartiment la resursele Da materiale, financiare i informaionale? Accesul personalului la resurse se realizeaz cu respectarea strict a normelor cuprinse n actele Da administrative de reglementare cu acest obiect? V. AUDITAREA I EVALUAREA Standardul 24 - Verificarea i evaluarea controlului Conductorul compartimentului realizeaz, anual, operaiunea de autoevaluare a subsistemului de control Da intern/managerial existent la acest nivel? Operaiunile de autoevaluare a subsistemului de control intern/managerial au drept rezultat date, informaii i Da constatri pertinente necesare lurii de decizii

Regulamentul comisiei de etic

Regulamentul comisiei de etic

ncetarea activitii, concedii de maternitate Trebuie s realizm anumite scenarii

Instrumente de control Dac instrumentele de control aduc la atingerea obiectivelor

Bugetul, ROI, Fluxul informaional Accesul personalului la resurse se realizeaz cu strict respectare a normelor

Chestionarul de autoevaluare

Raportul managerului

operaionale, precum i raportrii? 1 2 3 4 Standardul 25 - Auditul intern Compartimentul de audit intern execut, n afara misiunilor de asigurare, planificate i aprobate de manager, i misiuni de consiliere privind pregtirea Da La nivel de audit intern procesului de autoevaluare a sistemului de control intern/managerial al compartimentului? Compartimentul de audit intern dispune de suficient Structura de personal, organigrama, statul de personal pentru a realiza integral programul anual de Da funcii audit? Concluzii cu privire la stadiul de implementare a standardelor de control intern/managerial ........ ................ ................ ............. Msuri de adoptat ........ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ..........