Procedura operaţională Ediţia : II

Identificarea și monitorizarea
MINISTERUL
funcțiilor sensibile Nr. de exemplare 3
EDUCAȚIEI NAȚIONALE
Cod: PO – 02.02 Revizia 0
Şcoala Gimnazială Nr. de exemplare
Pag. 1 / 10
Sat Marginenii de Jos,
Exemplar nr. 1
Comuna Filipestii de Targ,
Judetul Prahova

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
IDENTIFICAREA ȘI MONITORIZAREA FUNCȚIILOR
SENSIBILE
 Procedura operaţională Ediţia : II
Identificarea și monitorizarea
MINISTERUL
funcțiilor sensibile Nr. de exemplare 3
EDUCAȚIEI NAȚIONALE
Cod: PO – 02.02 Revizia 0
Şcoala Gimnazială Nr. de exemplare
Pag. 2 / 10
Sat Marginenii de Jos,
Exemplar nr. 1
Comuna Filipestii de Targ,
Judetul Prahova

Cuprins

1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei pag.

3/10
2. Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii pag.
3/10
3. Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia sau, după caz, revizia pag.
din cadrul ediţiei procedurii 3/10
4. Scopul procedurii pag.
4/10
5. Domeniul de aplicare pag.
4/10
6. Documente de referinţă pag.
4/10
7. Definiţii şi abrevieri pag.
5/10
8. Descrierea procedurii pag.
6/10
9. Responsabilităţi pag.
9/10
10. Formulare pag.
9/10
 Procedura operaţională Ediţia : II
Identificarea și monitorizarea
MINISTERUL
funcțiilor sensibile Nr. de exemplare 3
EDUCAȚIEI NAȚIONALE
Cod: PO – 02.02 Revizia 0
Şcoala Gimnazială Nr. de exemplare
Pag. 3 / 10
Sat Marginenii de Jos,
Exemplar nr. 1
Comuna Filipestii de Targ,
Judetul Prahova

1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei sau, după caz, a

reviziei în cadrul ediţiei procedurii

Elemente privind
Nr.
responsabilii / Numele şi prenumele Funcţia Data Semnătura
Crt.
operaţiunea
1 2 3 4 5
1.1. Elaborat Dumitrache Tica Secretar CMI 22.09.2020
1.2. Verificat Neagoe Florentina Profesor

1.3. Avizat Director adjunct

1.4. Aprobat Sima Florina Lenuta Director

2. Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii

Ediţia sau, după caz, Data la care se
Nr. Componentă Modalitatea
revizia în cadrul aplică prevederile
Crt. revizuită reviziei
Ediţiei sau revizia ediţiei
1 2 3 4
2.1. Ediţia I X X
2.2. Ediţia II 02.11.2020
2.3. Ediţia III

3. Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia sau, după caz, revizia din
cadrul ediţiei procedurii

Nr. Scopul Exemplar Nume şi Data

Compartiment Funcţia Semnătura
crt. Difuzării nr. prenume primirii
Sima Florina
3.1. Informare Conducere Director
Lenuta
Toate
compartimentele,
3.2. Informare, conform Conducători
aplicare organigramei în compartimente
vigoare

3.3. Arhivare Secretariat Secretar șef Apostoiu Elena

Comisia pentru
3.4. Evidență Dumitrache
controlul managerial Secretar CMI
Tica
intern
 Procedura operaţională Ediţia : II
Identificarea și monitorizarea
MINISTERUL
funcțiilor sensibile Nr. de exemplare 3
EDUCAȚIEI NAȚIONALE
Cod: PO – 02.02 Revizia 0
Şcoala Gimnazială Nr. de exemplare
Pag. 4 / 10
Sat Marginenii de Jos,
Exemplar nr. 1
Comuna Filipestii de Targ,
Judetul Prahova

4. Scopul procedurii

Scopul prezentei proceduri este acela de a prezenta modul în care se identifică și se

monitorizează funcțiile sensibile în cadrul Școlii Gimnaziale ,sat Marginenii de Jos,comuna
Filipestii de Targ, Județul Prahova.

5. Domeniul de aplicare

Procedura se aplică în cadrul Școlii Gimnaziale ,sat Marginenii de Jos,comuna Filipestii

de ,Județul Prahova, fiind necesară la identificarea și monitorizarea funcțiilor sensibile.

6. Documente de referinţă aplicabile activității procedurale

 Legea Educației Naționale, nr. 1/2011, cu modificările și completările ulterioare.
 Ordinul nr. 400/2015 pentru aprobarea Codului controlului intern managerial al
entităţilor publice.
 Ordinul nr. 200/2016 privind modificarea şi completarea Ordinului secretarului
general al Guvernului nr. 400/2015 pentru aprobarea Codului controlului
intern/managerial al entităţilor publice.
 Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 600/2018 privind aprobarea
Codului controlului intern/managerial al entităţilor publice.
 Instrucțiunile nr. 1/2018 privind aplicarea unitară la nivelul unităţilor de
învăţământ preuniversitar a Standardului 9 - Proceduri prevăzut în Codul
controlului intern managerial al entităţilor publice, aprobat prin Ordinul
secretarului general al Guvernului nr. 600/2018.
 OMENCS nr. 5079/2016 privind aprobarea Regulamentului-cadru de organizare
şi funcţionare a unităţilor de învăţământ preuniversitar.
 OMEN nr. 3027/2018 pentru modificarea şi completarea Regulamentului-cadru de
organizare şi funcţionare a unităţilor de învăţământ preuniversitar, aprobat prin
OMENCS nr. 5.079/2016.
 Procedura operaţională Ediţia : II
Identificarea și monitorizarea
MINISTERUL
funcțiilor sensibile Nr. de exemplare 3
EDUCAȚIEI NAȚIONALE
Cod: PO – 02.02 Revizia 0
Şcoala Gimnazială Nr. de exemplare
Pag. 5 / 10
Sat Marginenii de Jos,
Exemplar nr. 1
Comuna Filipestii de Targ,
Judetul Prahova
7. Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi

Definiţii:

Nr. Definiţia şi/sau, dacă este cazul, actul care defineşte

Termenul
Crt. termenul
Ansamblul formelor de control exercitate la nivelul entităţii
publice, inclusiv auditul intern, stabilite de conducere în
concordanţă cu obiectivele acesteia şi cu reglementările legale,
în vederea asigurării administrării fondurilor în mod economic,
eficient şi eficace; acesta include, de asemenea, structurile
1. Control intern managerial
organizatorice, metodele şi procedurile. Sintagma "control
intern managerial" subliniază responsabilitatea tuturor
nivelurilor ierarhice pentru ţinerea sub control a tuturor
proceselor interne desfăşurate pentru realizarea obiectivelor
generale şi a celor specifice.
Totalitatea atribuţiilor de o anumită natură care determină
procese de muncă cu un grad de complexitate şi omogenitate
ridicat, pentru care se pot stabili reguli şi modalităţi de lucru,
2. Activitate procedurabilă
general valabile, în vederea îndeplinirii, în condiţii de
regularitate, eficacitate, economicitate şi eficienţă, a obiectivelor
compartimentului/entităţii publice.
Prezentarea detaliată, în scris, a tuturor paşilor ce trebuie urmaţi,
modalităţile de lucru şi regulile de aplicat pentru realizarea
3. Procedura formalizată activităţilor şi acţiunilor, respectiv activităţile de control
implementate, responsabilităţile şi atribuţiile personalului de
conducere şi de execuţie din cadrul entităţii publice
Ediţie a unei proceduri Forma iniţială sau actualizată, după caz, a unei proceduri
4.
Formalizate formalizate, aprobată şi difuzată
Acţiunile de modificare, adăugare, suprimare sau altele
asemenea, după caz, a uneia sau a mai multor componente ale
5. Revizia în cadrul unei ediţii
unei ediţii a procedurii formalizate, acţiuni care au fost aprobate
şi difuzate
Este considerată acea funcție în care există posibilitatea de a
6. Funcție sensibilă produce daune securității instituției și care prezintă riscuri
semnificative în raport cu atingerea obiectivelor stabilite de
 Procedura operaţională Ediţia : II
Identificarea și monitorizarea
MINISTERUL
funcțiilor sensibile Nr. de exemplare 3
EDUCAȚIEI NAȚIONALE
Cod: PO – 02.02 Revizia 0
Şcoala Gimnazială Nr. de exemplare
Pag. 6 / 10
Sat Marginenii de Jos,
Exemplar nr. 1
Comuna Filipestii de Targ,
Judetul Prahova

instituție.
În vederea evitării rotației personalului stabilit pentru anumite
funcții sensibile, în măsura posibilităților, se identifică riscurile
Măsuri de diminuare a
7. care vulnerabilizează aceste funcții, în mod special, la corupție
riscurilor
și se stabilesc măsuri specifice care au ca drept scop eliminarea
și/sau diminuarea riscurilor identificate.
Identificarea acelor funcții care prezintă riscuri semnificative în
8. Inventarul funcțiilor sensibile
raport cu obiectivele.
Accesul la resursele materiale, financiare si informationale, fara
9. Factori de risc detinerea unui document de autorizare; activitati ce se exercita
in conditii

Abrevieri:

Nr.
Abrevierea Termenul abreviat
crt.
1. PS/PO Procedura formalizată
2. SCIM Sistem de Control Intern Managerial

8. Descrierea procedurii

Pentru o mai bună desfășurare a activității, conducerea Școlii Gimnaziale ,sat Marginenii
de Jos,comuna Filipestii de Targ, Județul Prahova, își identifică funcțiile sensibile și funcțiile
considerate ca fiind expuse, în mod special, la corupție și stabilește opolitică adecvată de
gestionare a personalului care ocupă astfel de funcții.
Funcțiile sensibile și cele considerate ca fiind expuse, în mod special, la corupție pot fi
atașate tuturor activităților privind gestionarea resurselor umane, financiare și informaționale.

Identificarea funcțiilor sensibile

În cadrul Școlii Gimnaziale sat Marginenii de Jos,comuna Filipestii de Targ, Județul
Prahova sunt identificate funcțiile sensibile pentru fiecare compartiment, acestea fiind definite
clar, înregistrate și actualizate. Pentru fiecare funcție sensibilă se realizează o analiză de risc
care necesită determinarea următoarelor informații:
- Identificarea riscurilor asociate funcției sensibile.
- Probabilitatea, impactul și nivelul de risc inerent.
- Aprecierea nivelului de sensibilitate a funcției.
- Măsurile de diminuare a riscului pentru funcția respectivă.
Conducătorul fiecărui compartiment are responsabilitatea de a identifica funcțiile
considerate sensibile, respectiv acele funcții care prezintă un risc semnificativ pentru
 Procedura operaţională Ediţia : II
Identificarea și monitorizarea
MINISTERUL
funcțiilor sensibile Nr. de exemplare 3
EDUCAȚIEI NAȚIONALE
Cod: PO – 02.02 Revizia 0
Şcoala Gimnazială Nr. de exemplare
Pag. 7 / 10
Sat Marginenii de Jos,
Exemplar nr. 1
Comuna Filipestii de Targ,
Judetul Prahova

realizarea obiectivelor specifice compartimentului și aduc atingere obiectivelor generale

stabilite de instituție.
La stabilirea funcțiilor sensibile se au în vedere atribuțiile personalului, care implică, de
regulă, unul sau mai mulți factori de risc, precum:
 accesul la informații confidențiale;
 accesul la resursele materiale, financiare și informaționale, fără deținerea unui
document de autorizare;
 activități ce se exercită în condiții de monopol, drepturi exclusive sau speciale;
 modul de delegare a competențelor;
 evaluarea și consilierea, care pot implica consecințe grave;
 achiziția publică de bunuri/servicii/lucrări, prin ignorarea reglementărilor
legale în materie;
 neexecutarea sau executarea necorespunzătoare a sarcinilor de muncă
atribuite, conform fișei postului;
 funcțiile cu competență decizională exclusivă.
În situația în care, conducătorii compartimentelor nu identifică sau hotărăsc să nu declare
unele funcții sensibile, atunci, în mod obligatoriu, vor implementa activități de control
suplimentar aferente riscului în Registrul de riscuri pe compartiment, astfel încât în procesul
de administrare a riscurilor, efectele asupra activităților desfășurate în cadrul
compartimentelor să fie minime.

Inventarierea funcțiilor sensibile

Anual, se întocmește un inventar al funcțiilor sensibile în cadrul unității de învățământ.

Centralizarea funcțiilor sensibile la nivel de compartiment se realizează de catre
conducătorii acestora. Acestia vor aplica un chestionar (Formular F01-PO-02.02) cu ajutorul
căruia vor identifica funcțiile sensibile aferente activității desfășurate.
Odata centralizate funcțiile sensibile la nivel de compartiment, acestea vor fi transmise
către persoana desemnată de director, responsabilă de centralizarea funcțiilor sensibile la
nivel de unitate.
Persoana responsabilă cu centralizarea funcțiilor sensibile va analiza și va stabilii nivelul de
risc pentru fiecare funcție și va transmite directorului spre aprobare tabelul cu inventarul
funcțiilor sensibile (Formular F02-PO-02.02).

Monitorizarea funcțiilor sensibile

Este important pentru conducerea instituţiei să obţină informaţii de încredere şi de

actualitate, la nivel strategic, tactic şi operaţional, cu privire la funcțiile sensibile.
 Procedura operaţională Ediţia : II
Identificarea și monitorizarea
MINISTERUL
funcțiilor sensibile Nr. de exemplare 3
EDUCAȚIEI NAȚIONALE
Cod: PO – 02.02 Revizia 0
Şcoala Gimnazială Nr. de exemplare
Pag. 8 / 10
Sat Marginenii de Jos,
Exemplar nr. 1
Comuna Filipestii de Targ,
Judetul Prahova

Pentru a monitoriza funcțiile sensibile se pot realiza controale în următoarele zone:

 Organizație/cultură.
 Organizare administrativă/controale interne.
 Politică de personal.
 Politică de securitate.
În momentul identificării funcțiilor sensibile, se identifică și riscurile care
vulnerabilizează aceste funcții, în mod special, la corupție și se stabilesc măsuri specifice care
au ca drept scop eliminarea și/sau diminuarea riscurilor identificate.
După ce directorul stabilește măsurile ce urmează a fi luate pentru eliminarea și/sau
diminuarea riscurilor care vulnerabilizează funcțiile sensibile, va informa și conducătorii de
compartimente pentru punerea lor în aplicare.
 Procedura operaţională Ediţia : II
Identificarea și monitorizarea
MINISTERUL
funcțiilor sensibile Nr. de exemplare 3
EDUCAȚIEI NAȚIONALE
Cod: PO – 02.02 Revizia 0
Şcoala Gimnazială Nr. de exemplare
Pag. 9 / 10
Sat Marginenii de Jos,
Exemplar nr. 1
Comuna Filipestii de Targ,
Judetul Prahova

Directorul solicită anual inventarierea

funcțiilor sensibile din cadrul unității de
învățământ

Conducătorii compartimentelor Transmite

centralizează funcțiile sensibile măsurile
identificate cu ajutorul
Chestionarului (Formular F01-PO- pentru punerea
02.02) lor în aplicare

Desemnează o
persoană Funcțiile sensibile centralizate la nivel
responsabilă care de compartiment sunt transmise către
centralizează responsabilul cu centralizarea funcțiilor
funcțiile sensibile sensibile
la nivel de unitate

Persoana responsabilă cu centralizarea

funcțiilor sensibile întocmeste un tabel
în care inventariează și stabilește
nivelul de risc pentru fiecare funcție
sensibilă

Tabelul cu inventarul funcțiilor sensibile

(Formular F02-PO-02.02) este transmis
pentru aprobare către director

Directorul stabilește măsurile ce

urmează a fi luate pentru eliminarea
și/sau diminuarea riscurilor care
vulnerabilizează funcțiile sensibile
 Procedura operaţională Ediţia : II
MINISTERUL Identificarea și monitorizarea
EDUCAȚIEI NAȚIONALE funcțiilor sensibile Nr. de exemplare 2
Cod: PO – 02.02 Revizia 0
Şcoala Nr. de exemplare
Pag. 10 / 10
Gimnazială,sat Marginenii Exemplar nr. 1
de Jos,comuna Filipestii de
Targ , Județul Prahova

Reprezentarea grafică a activității

9. Responsabilităţi

Conducătorii compartimentelor:
 identifică riscurile asociate funcțiilor sensibile din cadrul
compartimentului prin aplicarea chestionarului;
 centralizează funcțiile sensibile la nivel de compartiment și le transmit persoanei
responsabile de centralizarea lor la nivel de unitate.

Persoana responsabilă de centralizarea funcțiilor sensibile:

 centralizează funcțiile sensibile primate de la conducătorii compartimentelor;
 întocmește tabelul cu inventarul funcțiilor sensibile, pe care îl transmite spre
aprobare directorului.

Directorul:
 desemnează o persoană responsabilă cu centralizarea funcțiilor sensibile la nivel
de unitate;
 stabilește măsurile pentru eliminarea și/sau diminuarea riscurilor care
vulnerabilizează funcțiile sensibile identificate.

10. Formulare

1. Formular F01-PO-02.02: Chestionar identificare funcții sensibile;

2. Formular F02-PO-02.02: Tabel inventar funcții sensibile.