Regulament Privind SCIM Anexa 1

ROMNIA MINISTERUL EDUCAIEI NAIONALE UNIVERSITATEA NAIONAL DE EDUCAIE FIZIC I SPORT BUCURETI 060057 Bucureti, Str.
Constantin Noica nr. 140, sector 6, Tel. centrala: (00.40.21) 316.41.07, Rectorat: (00.40.21) 316.41.08, fax: (00.40.21) 312.04.00, http://www.unefs.ro
ANEXA Nr. 1 la decizie
REGULAMENT PRIVIND SISTEMUL DE CONTROL INTERN/MANAGERIAL N UNIVERSITATEA NAIONAL DE EDUCAIE FIZIC I SPORT BUCURETI
CAPITOLUL I Dispoziii generale Art.1 - Prezentul regulament are scopul de a asigura condiiile necesare implementrii i dezvoltrii sistemului de control intern/managerial n Universitatea Naional de Educaie Fizic i Sport Bucure ti i va fi transpus n procedura de sistem, Managementul sistemului integrat de control intern/ managerial, ce se va utiliza de ctre toate structurile i microstructurile Universitii. Art.2 - Sintagma control intern/managerial este utilizat n nelesul definit de art. 2 lit. d) din Ordonana Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial i controlul financiar preventiv, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare. Art.3- (1) n Universitatea Naional de Educaie Fizic i Sport Bucureti , denumit n continuare Universitate, se urmrete atingerea obiectivelor i a cerinelor controlului intern/managerial prevzute la art. 3 i art. 4 alin. (2) din Ordonana Guvernului nr. 119/1999, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare. (2) Controlul intern/managerial, organizat i implementat n cadrul Universitii, are la baz urmtoarele principii generale: a) principiul adaptabilitii - adaptarea la dimensiunea, complexitatea i mediul specific structurilor Universitii;
b) principiul integralitii - aplicarea la toate nivelurile de conducere i cuprinderea tuturor activitilor/aciunilor acestora; c) principiul uniformitii - utilizarea acelorai instrumente de control intern/managerial n toate structurile i microstructurile Universitii; d) principiul finalitii - asigurarea ndeplinirii obiectivelor stabilite; e) principiul eficienei - obinerea de beneficii mai mari dect costurile implementrii i aplicrii acestuia. Art.4. n sensul prezentului regulament, definiiile unor termeni, expresii i abrevieri utilizate sunt prevzute n anexa nr. 1.
CAPITOLUL II Responsabiliti n procesul de implementare i dezvoltare a sistemului de control intern/managerial Art.5. n scopul implementrii i dezvoltrii sistemului de control intern/managerial, n funcie de nivelul ierarhic, se constituie i funcioneaz, dup caz, urmtoarele structuri: a) la nivelul Universitii, Comisia - cu atribuii de monitorizare, coordonare i ndrumare metodologic a implementrii i dezvoltrii sistemelor proprii de control intern/managerial, structur de specialitate, denumit n continuare comisie. b) la nivelul structurilor/ microstructurilor Universitii, Subcomisii / Grupuri de lucru - cu atribuii n procesul de realizare a
implementarii/dezvoltarii controlui intern/managerial, denumite n continuare subcomisii. Seciunea I : Comisia Art.6. Comisia este structura de specialitate a Senatului U.N.E.F.S. i are ca responsabilitate principal monitorizarea, coordonarea i ndrumarea metodologic a implementrii i dezvoltrii sistemului propriu de control intern/managerial, la nivel central. Comisia are urmtoarele atribuii: a) coordoneaz elaborarea obiectivelor i a indicatorilor de performan ai U.N.E.F.S.; b) coordoneaz inventarierea activitilor din cadrul U.N.E.F.S., pe domenii de activitate;
c) analizeaz, avizeaz i supune aprobrii Senatului procedurile de sistem ale U.N.E.F.S. i revizuiete aceste proceduri atunci cnd hotrte acest lucru; d) analizeaz, avizeaz i prezint Rectorului, spre aprobare, Inventarul funciilor sensibile, Lista cu salariaii care ocup funcii sensibile i Planul pentru asigurarea rotaiei salariailor din funcii sensibile; e) coordoneaz activitatea de stabilire a msurilor de management al riscurilor i hotarte msurile adecvate de management al riscurilor; f) analizeaz, avizeaz i supune spre aprobare Rectorului Registrul general de riscuri i Planul general privind implementarea msurilor de management al riscurilor; g) monitorizeaz i coordoneaz permanent activitile de punere n aplicare a msurilor de management al riscurilor; h) avizeaz, la solicitarea conductorilor structurilor/ microstructurilor, noi aciuni sau revizuiri de termene, atunci cnd apar disfuncii n implementarea msurilor de management al riscurilor; i) hotrte asupra modului de gestionare a riscurilor ce au fost raportate de conductorii structurilor/ microstructurilor ca fiind imposibil de controlat prin msuri interne la nivelul fiecrui departament sau direcie, dup caz, stabilind mecanismele de gestionare a acestora pe cale ierarhic, pn la nivelul ierarhic care poate asigura managementul acestora; j) avizeaz i supune spre aprobare preedintelui Comisiei Situaia sintetic a rezultatelor autoevalurii (denumit n continuare Situaia sintetic), prevzut n O.M.F.P. nr.946/2005 pentru aprobarea Codului intern/ managerial, republicat, cu modificrile i complet rile ulterioare; k) coordoneaz elaborarea Programului de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial al Universit ii Naionale de Educa ie Fizic i Sport Bucureti; l) analizeaz, avizeaz i supune spre aprobare Rectorului Programul de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial; m) la solicitarea auditorului intern, cu aprobarea Rectorului, analizeaz situaiile semnalate de acesta, n edinele de lucru, ca reprezentnd posibile riscuri, datorit neimplementrii recomandarilor fcute de acesta i stabileste msurile adecvate; n) coordoneaz sistemul de pregtire profesional a personalului din cadrul Universitii n domeniul controlului intern/managerial. Seciunea II: Preedintele Comisiei Art. 7. Atribuiile Preedintelui Comisiei
Preedintele are urmtoarele atribuii: (1) conduce edinele Comisiei ; (2) asigur buna pregtire i funcionare a lucrrilor Comisiei; (3) coordoneaz activitatea Comisiei i a Secretariatului tehnic al acesteia; (4) urmrete respectarea termenelor stabilite de ctre Comisie i decide asupra msurilor care se impun pentru respectarea lor; (5) propune odinea de zi i acord cuvntul n edine, n vederea asigurrii disciplinei i bunei desfurri a edinelor; (6) decide asupra participrii la edinele Comisiei i a altor reprezentani ai Universitii, care au calitatea de invitai permaneni, a cror participare este necesar pentru clarificarea i soluionarea problemelor din domeniul de referin; (7) poate face propuneri asupra constituirii de subcomisii sau grupuri de lucru; (8) acord avizul de conformitate pentru hotrrile Comisiei, informrile, evalurile i raportrile ntocmite de Comisie pentru informarea Senatului; (9) asigur transmiterea, n termenele stabilite, a informrilor/ raportrilor ntocmite n cadrul Comisiei ctre prile interesate; (10) reprezint Comisia n relaia cu organisme similare din ministerul de resort sau alte organisme de specialitate, n vederea ndeplinirii scopului pentru care a fost nfiinat Comisia; (11) n lipsa preedintelui, din motive ntemeiate, atribuiile acestuia sunt asigurate de ctre un alt membru al Comisiei, numit i mandatat n scris n acest sens de ctre preedintele Comisiei. Seciunea III: Secretariatul Tehnic Art. 8. Atribuiile Secretariatului tehnic Secretariatul tehnic al Comisiei este asigurat de Biroul pentru Sistemul de Control Intern/ Managerial (S.C.I.M.), microstructur de specialitate a Universitii, care contribuie efectiv la organizarea i implementarea/dezvoltarea S.C.I.M. i se afl n subordinea direct a Rectorului U.N.E.F.S.. Secretariatul tehnic are urmtoarele atribuii: a) asigur, la nivelul Comisiei i la nivelul U.N.E.F.S., asisten i consultan profesional n domeniul sistemului de control intern/managerial i servete drept punct de legtur n vederea bunei comunicri ntre structurile/microstructurile Universitii i Comisie;
b) elaboreaz metodologic politica managerial a Universitii n domeniul sistemului de control intern/managerial, cu accent pe Procedurile de sistem privind managementul riscurilor i managementul sistemului integrat de control intern/ managerial i revizuiete aceste proceduri atunci cnd Comisia hotrte acest lucru; c) verific, din punct de vedere tehnic, conformitatea procedurilor de sistem si operaionale; d) centralizeaz, la nivel de Universitate, PO, Inventarul funciilor sensibile, Lista cu salariaii care ocup funcii sensibile i Planul pentru asigurarea rotaiei salariailor din funcii sensibile; e) ntocmete Situaia sintetic a rezultatelor autoevalurii la data de 31 decembrie 20..., conform prevederilor O.M.F.P. nr.946/2005 pentru aprobarea Codului intern/ managerial, modificat, prin centralizarea informaiilor din Chestionarele de autoevaluare , semnate i transmise de conductorii structurilor/ microstructurilor , la dispoziia dat n acest sens, de Rectorul U.N.E.F.S. ; f) elaboreaz, n calitate de responsabil, Registrul general de riscuri al Universitii Naionale de Educaie Fizic i Sport Bucureti, potrivit procedurii de sistem Managementul riscurilor, aprobat n edina de Senat ; g) ntocmete ,,Planul general privind implementarea msurilor de management al riscurilor; h) ntocmete Programul anual de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial al Universit ii Naionale de Educa ie Fizic i Sport Bucureti; i) ntocmete i supune aprobrii Rectorului ,,Raportul asupra sistemului de control intern/ managerial la data de 31 decembrie 20 . . ; j) transmite documentele Comisiei, prevzute in Ordinul 946 / 2005, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare, solicitate de Serviciul Politici Publice, din cadrul Ministerului Educaiei Naionale, la datele stabilite de acesta; k) semnaleaz Comisiei ori de cte ori ntlnete situaii de nerespectare a hotrrilor acesteia, care pot ncetini sau ntrerupe procesul de implementare/ dezvoltare a sistemului integrat de control intern/ managerial; l) elaboreaz note sau alte lucrri, destinate informrii Comisiei i / sau Rectorului, la cererea acestora; m) pstreaz pe o perioad de cel puin 5 (cinci) ani documentaia relevant cu privire la organizarea i funcionarea sistemului de control intern/ managerial propriu (al Universitii) i cea referitoare la operaiunea de autoevaluare a acestuia, dup care transmite aceste documente departamentului Arhiva al U.N.E.F.S., conform legislaiei i normativelor de arhiv n vigoare.
Seciunea IV: Subcomisia / grupul de lucru Art. 9. Atribuiile subcomisiei / grupului de lucru (1) Subcomisia / grupul de lucru se constituie la nivel de structur i la nivel de microstructur, adic la nivel de departament, direcie, serviciu, birou, compartiment, magazie centrala i este condus de nlocuitorul conductorului departamentului, de nlocuitorul conductorului direciei generale administrative si de conducatorul microstructurii subordonate/ nesubordonate nemijlocit Rectorului, dup caz. (2) Fiecare subcomisie are un responsabil tehnic pe linia controlului intern / managerial, care ntocmete, elaboreaz, centralizeaz i transmite Secretariatului tehnic toate documentele privind activitatea subcomisiei respective, n vederea centralizrii generale a acestor documente, la nivel de Universitate. (3) Analizeaz i verific proiectul Registrului de riscuri al structurii/ microstructurii n vederea supunerii acestuia avizrii de ctre Comisie i, ulterior, aprobrii de ctre Rector. Seciunea V: Conductorii structurilor i microstructurilor Art. 10. Atribuiile conductorilor structurilor i microstructurilor Pe linia implementrii i dezvoltrii sistemului de control intern/managerial, conducatorii structurilor U.N.E.F.S., adic directorii departamentelor, directorul D.G.A., care au i calitatea de membri ai Comisiei i sefii de serviciu, birou, compartiment, magazie central, au, n principal, urmtoarele atribuii, la nivelul ierarhic pe care l coordoneaz: - aplic principiile controlului intern/ managerial n actul de conducere; - propun membrii subcomisiei / grupului de lucru i desemneaz un responsabil tehnic pe linia controlului intern / managerial, inclusiv in activitatea de gestionare a riscurilor ; - conductorii structurilor i microstructurilor au obligaia de a i delega, n scris, un nlocuitor, care ocup funcia de conductor al subcomisiei / microstructurii n cauz; - stabilesc obiectivele specifice i indicatorii de performan ai structurii/ microstructurii;
- coordoneaz inventarierea activitilor din cadrul structurii/microstructurii si dispun stabilirea / inventarierea de ctre fiecare salariat a activitilor necesare ndeplinirii obiectivelor specifice; - efii microstructurilor (servicii, birouri, compartimente, magazie central) stabilesc activitile procedurabile, adic acelea ce pot face obiectul unei proceduri operaionale (PO) la nivel de microstructur, iniiaz elaborarea procedurilor de ctre responsabilul tehnic i verific procedurile elaborate de acesta;
- conductorii ierarhici ai stucturilor (directorii de departamente i directorul DGA) verific i avizeaz lista activitilor procedurabile, adic acele
activiti care pot fi transpuse n proceduri operaionale (PO) la nivelul fiecrei structuri funcionale pe care o reprezint; - identific, analizeaz, evalueaz i prioritizeaz riscurile care pot afecta atingerea obiectivelor specifice ale structurii/ microstructurii i formuleaz Comisiei propuneri privind msurile de management al riscurilor; - dispun elaborarea proiectului privind Registrul de riscuri i Planul privind implementarea msurilor de management al riscurilor; - avizeaza proiectul privind Registrul de riscuri i Planul privind implementarea msurilor de management al riscurilor; - stabilesc i aplic msurile adecvate de management al riscurilor n calitate de responsabili de riscuri ; - reevalueaz riscurile anual, sau ori de cte ori situaia o impune, semnaleaz apariia unor noi riscuri i fac propuneri Comisiei n sensul eliminrii sau diminurii acestora; - propun Comisiei noi aciuni sau revizuiri de termene, atunci cnd apar disfuncii n implementarea msurilor de management al riscurilor; - raporteaz Comisiei riscurile pe care le consider ca fiind imposibil de controlat prin msuri interne la nivelul fiecrui departament sau direcie, stabilind mecanismele de gestionare a acestora, pe cale ierarhic, pn la nivelul ierarhic care poate asigura managementul acestora; - prezinta Comisiei spre avizare Inventarul funciilor sensibile, Lista cu salariaii care ocup funcii sensibile i Planul pentru asigurarea rotaiei salariailor care ocup funcii sensibile; - supun spre aprobare Rectorului proiectele procedurilor operaionale, dup obinerea vizei de legalitate de la Oficiul juridic i a vizei de conformitate de la Secretariatul tehnic; - avizeaz, n cadrul autoevalurii anuale a structurii proprii, stadiul implementrii i dezvoltrii sistemului propriu de control intern / managerial i i asum realitatea datelor, informaiilor i a constatrilor nscrise n Chestionarul de autoevaluare;
- pun n aplicare msurile stabilite de Comisie. Seciunea VI: Responsabilul tehnic al subcomisiei Art. 11. Responsabilul tehnic al subcomisiei pe linia controlului intern/managerial are urmtoarele atribuii: a) respect msurile stabilite pentru implementarea i dezvoltarea sistemului de control/ managerial; b) elaboreaz proiectele de proceduri operaionale (PO) la nivelul de competen ce i revine; c) supune PO verificrii i/sau avizrii efului structurii/ microstructurii n vederea aprobrii de ctre Rector; d) transmite Secretariatului tehnic al Comisiei, n vederea centralizrii, procedurile operaionale aprobate de Rector; e) centralizeaz i ine evidena procedurilor operaionale, n format electronic, dup aprobarea lor de ctre Rector; f) elaboreaz Registrul pentru evidena procedurilor operaionale, n format electronic; g) elaboreaz Registrul de riscuri i Planul privind implementarea msurilor de management al riscurilor, pe baza propunerilor conductorului subcomisiei, care este nlocuitorul conductorului structurii sau al conductorului microstructurii, dup caz, astfel cum este prevzut la art. 10 liniua a treia; h) transmite la Secretariatul tehnic Registrul de riscuri i Planul privind implementarea msurilor de management al riscurilor; i) completeaz Chestionarul de autoevaluare a stadiului de implementare a standardelor de control intern managerial i, dup avizarea acestuia de ctre eful structurii/ microstructurii, transmite acest chestionar la Secretariatul tehnic, pentru centralizarea acestora i ntocmirea Situaiei sintetice; j) ntocmete i transmite Secretariatului tehnic al Comisiei, tabelul cu datele de identificare ale preedintelui subcomisiei i ale responsabilului tehnic pe linia controlului intern/ managerial; k) pregtete documentele de lucru pentru edinele subcomisiei.
CAPITOLUL III Direcii de aciune privind implementarea standardelor de control intern/managerial SECIUNEA 1 Direcii generale de aciune privind implementarea standardelor de control intern/managerial
Art.12. (1) Standardele de control intern/managerial definesc n cadrul U.N.E.F.S. un minimum de reguli de management, adaptate la specificul acestuia. (2) Principalele direcii de aciune privind implementarea standardelor de control intern/managerial sunt prevzute n anexa nr. 2. Art.13. (1) Structurile i microstructurile U.N.E.F.S. contribuie la elaborarea i actualizarea anuala a Programului de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial al structurii, elaborat potrivit modelului prevzut n anexa nr. 3, i transmit la Secretariatul tehnic, informatiile solicitate, la datele stabilite de acesta, dar nu mai trziu de data de 10 martie a fiecrui an. (2) n Programul de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial al U.N.E.F.S. se evideniaz, n mod distinct, aciunile de pregtire profesional, n domeniul controlului intern/managerial, a personalului de conducere i execuie, n instituii de specialitate din afara ministerului. Art. 14. (1) La nivelul U.N.E.F.S., n vederea implementrii standardelor de control intern/managerial, se stabilesc structurile responsabile de standardele de control intern/managerial, confom anexei nr. 4. (2) La nivelul structurilor U.N.E.F.S., conductorii acestora stabilesc microstructurile responsabile de standarde n concordan cu atribuiile ce le revin. SECIUNEA a 2-a Direcii de aciune privind implementarea standardului 4 - FUNCII SENSIBILE Art. 15. (1) Funciile sensibile sunt, de regul, acele funcii care prezint risc semnificativ n ndeplinirea obiectivelor structuri i/microstructurii. (2) La stabilirea funciilor sensibile se au n vedere atribuiile funcionale care implic, de regul:
a) accesul la informaiile confideniale; b) gestionarea resurselor umane, materiale si financiare; c) nivelul de decizie i consecinele actului de decizie; d) competena decizional exclusiv; e) derularea procedurilor de achiziii publice; f) relaiile directe cu cetenii romani si/sau straini, i/sau instituiile publice i/sau private. (3) Pentru implementarea standardului 4 - FUNCII SENSIBILE, structurile U.N.E.F.S. parcurg, n principal, urmtoarele etape: a) convocarea conducatorilor structurilor/microstructurilor n vederea identificrii, ordonrii/ierarhizarii, clasificrii i reevalurii funciilor sensibile; b) identificarea funciilor sensibile; c) ntocmirea Inventarului funciilor sensibile; d) ntocmirea Listei cu salariaii care ocup funcii sensibile; e) stabilirea politicii de rotaie a salariailor care dein funcii sensibile; f) ntocmirea Planului pentru asigurarea rotaiei salariailor din funcii sensibile. (4) Documentele cu privire la implementarea standardului 4 - FUNCII SENSIBILE se ntocmesc conform modelului prevzut n anexa nr. 5. SECIUNEA a 3-a Direcii de aciune privind implementarea standardelor: 7 - OBIECTIVE, 8 - PLANIFICAREA, 10 - MONITORIZAREA PERFORMANELOR, 15 IPOTEZE, REEVALURI Art. 16. (1) Stabilirea obiectivelor structurilor i microstructurilor U.N.E.F.S. constituie un proces n cadrul cruia se reflect prioritile structurii/ microstructurii n concordan cu actele normative aplicabile, documentele de planificare, resursele avute la dispoziie i domeniile de responsabilitate.
(2) Stabilirea obiectivelor are la baz formularea n comun de ctre factorii implicai a unor ipoteze/premise. (3) Structurile/ microstructurile U.N.E.F.S. reevalueaz obiectivele ori de cte ori se modific ipotezele/premisele care au stat la baza stabilirii acestora. (4) n vederea monitorizrii gradului de ndeplinire a obiectivelor, se elaboreaz indicatori de performan asociai acestora. (5) Ipotezele/premisele, obiectivele i indicatorii de performan sunt formulate respectnd metodologia prezentat n anexa nr. 6. (6) Structurile i microstructurile U.N.E.F.S. ntocmesc planuri, potrivit reglementrilor n domeniu, n care se cuprind activitile i resursele necesare pentru ndeplinirea obiectivelor. (7) Planurile cu principalele activiti ale structurilor, precum i orice alte documente de planificare ntocmite potrivit reglementrilor n domeniu, cuprind ipoteze/premise, obiective i au asociai indicatori de performan. SECIUNEA a 4-a Direcii de aciune privind implementarea standardului 17 PROCEDURI Art. 17 - Pentru ndeplinirea obiectivelor structurile/ microstructurile U.N.E.F.S. stabilesc activitile care pot fi transpuse n proceduri de sistem/operaionale. Art. 18 (1) Pentru elaborarea i actualizarea procedurilor de sistem/operaionale structurile U.N.E.F.S. parcurg, n principal, urmtoarele etape: a) studierea prevederilor legislaiei n baza crora se exercit atribuiile structurii potrivit domeniilor de activitate; b) identificarea tuturor activitilor din cadrul structurii/microstructurii pe domenii de activitate; c) stabilirea activitilor care pot fi transpuse n proceduri de sistem/operaionale i a persoanelor responsabile cu ntocmirea acestora; d) ntocmirea Inventarului activitilor structurii/ microstructurii, potrivit modelului prevzut n anexa nr. 7; e) elaborarea proiectelor procedurilor de sistem/operaionale; f) analizarea, n cadrul comisiei/subcomisiei, a proiectelor procedurilor de sistem/operaionale, precum i a codurilor de identificare ale acestora; g) efectuarea modificrilor aprute n urma analizei asupra procedurilor de sistem/operaionale; h) aprobarea de ctre Rector a procedurilor operaionale si a procedurilor de sistem de ctre Senat, dup avizarea acestora de ctre Comisie ;
i) centralizarea procedurilor de sistem/operaionale, n format electronic; j) executarea reviziei procedurilor de sistem/operaionale, de regul anual, n trimestrul I. (2) La elaborarea procedurilor de sistem/operaionale se ine cont de urmtoarele: a) se ntocmesc procedurile de sistem/operaionale necesare ndeplinirii atribuiilor funcionale; b) se concep procedurile de sistem/operaionale pentru a reflecta i a ajuta la realizarea obiectivelor stabilite; c) se ntocmesc procedurile de sistem/operaionale dup stabilirea corelaiilor dintre diverse activiti/tipuri de activiti; d) se analizeaz procedurile de sistem/operaionale pentru evitarea suprapunerii acestora. (3) Diagrama de proces pentru elaborarea procedurilor operaionale de ctre structurile/microstructurile U.N.E.F.S. este prevzut n anexa nr. 8. (4) Procedura operaional se elaboreaz potrivit modelului prevzut n anexa nr. 9. (5) La nivelul U.N.E.F.S., codificarea procedurilor de sistem/operaionale se realizeaz potrivit Listei codurilor de identificare ale procedurilor de sistem/operaionale aferente domeniilor de activitate din U.N.E.F.S., aprobat de Senat. Art. 19 - (1) Procedura de sistem/operaional se elaboreaz n exemplar unic, iar dup aprobare, se nregistreaz la Biroul S.C.I./M. i se transmite, n format electronic structurilor/microstructurilor/persoanelor implicate/interesate. (2) Procedura de sistem se elaboreaz i se actualizeaz de ctre Secretariatul tehnic al Comisiei. (3) Procedura de sistem se avizeaz de ctre Comisie i se supune adoptrii de ctre Senat . (4) Registrul pentru evidena procedurilor de sistem/operaionale, se elaboreaz i se actualizeaz n format electronic, potrivit modelului prevzut n anexa nr. 10. (5) Registrul pentru evidena procedurilor de sistem/operaionale se printeaz i se nregistreaz la sfritul anului calendaristic.
SECIUNEA a 5-a Direcii de aciune privind implementarea standardului 11 MANAGEMENTUL RISCULUI Art. 20 - Structurile si microstructurile U.N.E.F.S. analizeaz riscurile legate de desfurarea activitilor sale, elaboreaz planuri corespunztoare n direcia limitrii posibilelor consecine ale acestor riscuri i stabilesc responsabiliti i termene pentru aplicarea planurilor respective. Art. 21 - Pentru implementarea managementului riscului, structurile/ microstructurile UNEFS parcurg, n principal, urmtoarele etape: a) identificarea, potrivit domeniilor de responsabilitate, a obiectivelor generale i specifice care au rol hotrtor n realizarea misiunii; b) stabilirea activitilor principale necesare ndeplinirii obiectivelor generale i specifice identificate; c) identificarea riscurilor majore care pot afecta realizarea obiectivelor generale i specifice; d) evaluarea riscurilor identificate; e) stabilirea msurilor de management al riscurilor i punerea lor n aplicare; f) analizarea stadiului implementrii msurilor de management al riscurilor; g) reevaluarea procesului de management al riscurilor. Art. 22 - Implementarea managementului riscului se face potrivit Diagramei de proces prevzute n anexa nr. 11, avnd n vedere Metodologia privind identificarea, evaluarea i atenuarea riscurilor, prevzut n anexa nr. 12. Art. 23 (1) Registrul de riscuri al structurii/ microstructurii se elaboreaz potrivit modelului prevzut n anexa nr. 13 i se actualizeaz anual sau ori de cte ori situaia o impune. (2) Planul privind implementarea msurilor de management al riscurilor se elaboreaz potrivit modelului prevzut n anexa nr. 14.
SECIUNEA a 6-a Direcii de aciune privind implementarea standardului 22 - STRATEGII DE CONTROL Art. 24 - (1) Controlul este un proces continuu i se poate desfura, n principal, sub urmtoarele forme: observarea, supravegherea, compararea, analiza, evaluarea, validarea, raportarea, monitorizarea, coordonarea, contrasemnarea, avizarea, autorizarea i aprobarea. (2) Controalele specializate, efectuate de structurile anume constituite din U.N.E.F.S., se desfoar n baza unui plan conceput prin luarea n considerare a riscurilor. Art. 25 - Controlul se desfoar potrivit prevederilor actelor normative specifice i presupune: a) integrarea acestuia n componentele procesuale i structurale ale U.N.E.F.S.; b) stabilirea unor obiective de control clare i precise; c) stabilirea tipurilor de control ce vor fi aplicate, a metodelor i procedurilor utilizate n cadrul acestora pentru asigurarea eficacitii controlului sub raportul costuri/beneficii; d) pregtirea i instruirea personalului cu atribuii de control sau cruia i s-au delegat asemenea atribuii; e) stabilirea modalitilor de evaluare i valorificare a rezultatelor controlului. SECIUNEA a 7-a Direcii de aciune privind implementarea standardului 24 - VERIFICAREA I EVALUAREA CONTROLULUI Art. 26 - (1) Pentru implementarea standardului 24 -Verificarea i evaluarea controlului structurile si microstructurile UNEFS parcurg, n principal, urmtoarele etape: a) convocarea conductorilor structurilor/microstructurilor n urma deciziei Rectorului, n vederea realizrii autoevalurii sistemului propriu de control intern/managerial;
b) completarea Chestionarului de autoevaluare a stadiului de implementare a standardelor de control intern/managerial, prevzut n Ordin, denumit n continuare Chestionarul de autoevaluare; c) ntocmirea Situaiei sintetice, prin centralizarea informaiilor din Chestionarele de autoevaluare ; d) naintarea la Secretariatul tehnic, a Chestionarului de autoevaluare pn la data de 25 ianuarie a anului urmtor, pentru anul precedent. Art. 27 - Pentru fundamentarea Raportului anual elaborat la nivelul U.N.E.F.S. se stabilesc urmtoarele responsabiliti: a) structurile/ microstructurile U.N.E.F.S. auditate de ctre auditul public intern potrivit planului anual aprobat de Rector i avizat de M.E.N., organul ierarhic superior, n domeniul controlului intern/managerial, transmit la Secretariatul tehnic, n termen de 30 de zile de la ncheierea misiunii de audit, principalele recomandri formulate n raportul de audit public intern, precum i principalele msuri dispuse n vederea implementrii acestora; b) Auditul public intern transmite la Secretariatul tehnic o sintez cu privire la principalele constatri n domeniul controlului intern/managerial, precum i elemente considerate relevante n programul i activitatea microstructurii de audit public intern, pn la data de 25 ianuarie a anului urmtor, pentru anul precedent.
CAPITOLUL IV Dispoziii tranzitorii i finale Art. 28 - (1) Conductorii tuturor structurilor dispun, n termen de 30 de zile de la aprobarea prin decizie scris a prezentului regulament, msurile necesare pentru constituirea subcomisiilor prevzute la art. 5 lit.b). (2) Structurile/ microstructurile Universitii completeaz i transmit la Secretariatul tehnic, n termen de 30 de zile de la aprobarea prezentului regulament, tabelul prevzut n anexa nr. 15. (3) Structurile/ microstructurile U.N.E.F.S. transmit la Secretariatul tehnic orice modificare cu privire la datele comunicate potrivit alin. (2), n termen de cel mult 15 zile de la data intervenirii acesteia. Art. 29 Documentaia relevant cu privire la organizarea i funcionarea sistemului de control intern/ managerial propriu i cea referitoare la operaiunea de autoevaluare a acestuia se pstreaz n dosare separate la Biroul S.C.I./M., potrivit termenelor stabilite de legislaia n domeniu pe o perioad de cel puin 5 ani.
Art.30 - Anexele nr. 1 15 fac parte integrant din prezentul regulament. ANEXA Nr. 1 la regulament
DEFINIII I ABREVIERI
Controlul intern este format din ansamblul formelor de control exercitate la nivelul entitii publice, inclusiv auditul intern, stabilite de conducere n concordan cu obiectivele acesteia i cu reglementarile legale, n vederea asigurrii administrrii fondurilor n mod economic, eficient i eficace, care include structurile organizatorice, metodele i procedurile (O.G. nr. 119/1999 privind auditul intern i controlul financiar preventiv). Controlul managerial este parte a structurii sistemului de control intern al U.N.E.F.S., executat de managerii de la toate nivelurile i avnd ca obiective aspecte generale privind organizarea i funcionarea eficient a Universitii.
Impactul este consecina asupra rezultatelor/obiectivelor, dac riscul s-ar materializa. Microstructura reprezint o structur a Universitii, organizat la nivel de serviciu/ birou/ compartiment/ depozit/magazie. Ordin - Ordinul ministrului finanelor publice nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial, cuprinznd standardele de control intern/managerial la entitile publice i pentru dezvoltarea sistemelor de control intern/managerial, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare. Probabilitatea reprezint posibilitatea sau eventualitatea ca un risc s se materializeze, determinat apreciativ sau prin cuantificare, atunci cnd natura riscului i informaiile disponibile permit o astfel de evaluare.
Procedura de sistem descrie o activitate sau un proces care se desfoar la nivelul tuturor structurilor din cadrul Universitii sau a unora dintre acestea. Procedura operaional reprezint paii ce trebuie urmai, algoritmul de urmat n realizarea sarcinilor, exercitarea atribuiilor funcionale i angajarea responsabilitilor. Procesul este ansamblul de activiti corelate sau n interaciune care transform elemente de intrare n elemente de ieire. Responsabilul pe linia controlului intern/managerial este persoana stabilit de conducatorul structurii sau microstructurii cu atribuii tehnice n domeniul controlului intern/managerial. Riscul reprezint o combinaie ntre probabilitate i impact cu privire la evenimentele care pot afecta realizarea obiectivelor. Riscul inerent este expunerea la un anumit risc, nainte sa fie luat vreo msur de atenuare a lui. Riscul rezidual reprezint expunerea cauzat de un anumit risc dup ce au fost luate msurile de management al riscului. reprezint, in contextul prezentului regulament, structura Universitatii organizata la nivelul departamentului, Directiei Generale
Structura
Administrative, precum si structurile subordonate nemijlocit Rectorului, pn la nivel de microstructura.
ROMNIA UNIVERSITATEA NATIONALA DE EDUCATIE FIZICA SI SPORT BUCURESTI
ANEXA Nr. 2 la regulament
Principalele direcii de aciune privind implementarea standardelor de control intern/managerial
NR. CRT.
STANDARDE
PRINCIPALELE DIRECII DE ACIUNE I. MEDIUL DE CONTROL 1.1. Asigurarea condiiilor necesare cunoaterii de ctre ntregul personal a reglementrilor care guverneaz comportamentul la locul de munc, prevenirea abuzurilor i raportarea fraudelor i neregulilor: 1.1.1. postarea pe reeaua informatic local existent a Codului de etic universitar i a Regulamentului Intern de Funcionare a U.N.E.F.S. 1.1.2. aducerea la cunotin a reglementrilor care guverneaz comportamentul la locul de munc, aplicabile n cadrul Universitii (contracte individuale de munca, contracte individuale de studii, tabel de luare la cunotin etc.) i a reglementarilor privind prevenirea i raportarea fraudelor 1.1.3. prelucrarea actelor normative specifice pentru respectarea disciplinei n universitate 1.1.4. aducerea la cunotina personalului Universitii a modificrilor sau a
DOCUMENTE
- Documentele prin care au fost aduse la cunotina ntregului personal care
didactic, didactic auxiliar si tehnicoadministrativ, reglementrile guverneaz comportamentul la locul de munc (Cod etica, R.I.F.) - Declaraiile de avere i interese - Procedurile operaionale (PO) - Raportul anual al Comisiei de etic
Standardul 1 1. ETICA, INTEGRITATEA
NR. CRT.
STANDARDE
PRINCIPALELE DIRECII DE ACIUNE noutilor n domeniu 1.2. Consilierea etic i aplicarea unui sistem de monitorizare a respectrii normelor de conduit: 1.2.1 comisia de etic ofer consultan i monitorizeaz modul de aplicare a codului de etic universitar din U.N.E.F.S. 1.2.2. aducerea la cunotin a problemelor disciplinare aprute la nivelul U.N.E.F.S. 1.2.3. depunerea, publicarea, monitorizarea i actualizarea declaraiilor de avere i de interese ale personalului de conducere 2.1. Elaborarea/actualizarea documentelor privind misiunea i atribuiile structurilor si microstructurilor U.N.E.F.S .(R.O.F.-ul) 2.2. Aducerea la cunotina ntregului personal a documentelor actualizate periodic privind misiunea i atribuiile structurilor si microstructurilor 2.3. Stabilirea funciilor U.N.E.F.S. 2.4. Stabilirea atribuiilor generale ale entitii 2.5. Concordan ntre funciile i atribuiile generale ale entitii 2.6. Stabilirea atribuiilor la nivelul structurilor/ microstructurilor UNEFS 2.7. Stabilirea sarcinilor la nivelul posturilor n funcie de nivelul i calificarea postului 2.8. Concordan ntre atribuiile stabilite la nivelul compartimentelor funcionale i sarcinile stabilite la nivelul posturilor
DOCUMENTE
Standardul 2 2. ATRIBUII, FUNCII, SARCINI
- R.O.F., R.I.F i alte regulamente specifice -Atribuiile structurilor i microstructurilor - Fiele posturilor
NR. CRT.
STANDARDE
PRINCIPALELE DIRECII DE ACIUNE 2.9. Repartizarea omogen a sarcinilor la nivelul posturilor 2.10. Repartizarea tuturor atribuiilor structurilor i microstructurilor U.N.E.F.S., prevzute de lege i de regulamentele interne, personalului din compunerea structurii i microstructurii, prin fiele posturilor n funcie de nivelul i calificarea postului 2.11. Actualizarea fielor posturilor n vederea repartizrii raionale i echilibrate a activitilor/ sarcinilor personalului 3.1. Ocuparea posturilor prin concurs, potrivit legii, cu personal specializat conform cerintelor posturilor. 3.2. Completarea fielor posturilor cu date privind cunotinele i aptitudinile necesar a fi deinute de titulari n vederea ndeplinirii sarcinilor/atribuiilor 3.3. Concordana dintre pregatirea de specialitate a titularului postului i natura
DOCUMENTE
- Tabelul cu necesarul de pregtire profesional pe categorii de personal - Documentaia care atest ocuparea
Standardul 3 3. COMPETEN, PERFORMAN
activitilor desfurate
3.4. Completarea fielor posturilor cu date privind cunotinele necesar a fi deinute posturilor prin concurs, potrivit legii de titulari ai funciilor de conducere cu privire la atributiile de control (dosare concurs/examen) intern/managerial (O.M.F.P. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului - Planul de pregatire profesional intern/managerial, cu modificrile i completrile ulterioare i Codul controlului aprobat intern/managerial al U.N.E.F.S.) - Procedurile operaionale (PO) 3.5. ntocmirea tabelului centralizator cu nevoile de pregtire pe categorii de personal (cursuri profesionale obligatorii, cursuri necesare pentru promovarea n carier, cursuri de specialitate pentru ndeplinirea atribuiilor funcionale) i modul
NR. CRT.
STANDARDE
PRINCIPALELE DIRECII DE ACIUNE de aplicare a nevoilor de pregtire 3.6. Elaborarea i realizarea de programe de pregtire profesional a personalului, de ctre structurile si microstructurile de specialitate, conform nevoilor de perfecionare identificate 4.1. Identificarea i inventarierea funciilor sensibile 4.2. ntocmirea listei cu salariaii care ocup funcii sensibile
DOCUMENTE
- Inventarul/ Lista funciilor sensibile - Lista cu salariaii care ocup funcii sensibile - Planul pentru asigurarea rotaiei salariailor care ocup funcii sensibile
Standardul 4 4. FUNCII SENSIBILE
4.3. Stabilirea politicii de rotaie a salariailor care dein funcii sensibile 4.4. ntocmirea planului pentru asigurarea rotaiei salariailor din funcii sensibile 4.5. Rotaia salariailor care dein funcii sensibile n conformitate cu planurile i criteriile stabilite 5.1. Existena procedurii operaionale specifice pentru delegarea de competen.
5.2. Stabilirea n scris a competenelor precum i limitele de competen pe - ROF, regulamente specifice care managerul le poate delega 5. Standardul 5 DELEGAREA 5.3. Stabilirea responsabilitilor pentru sarcinile i activitile delegate 5.4. ntocmirea documentelor prin care se realizeaz delegarea competenelor i asumarea responsabilitii de ctre personalul delegat, confirmat prin semntur 5.5. nscrierea n fia postului a activitii delegate i transmiterea ctre cei n drept a competenelor/responsabilitilor delegate i a limitelor acestora Standardul 6 6. STRUCTURA 6.1. Stabilirea structurii organizatorice n conformitate cu scopul, misiunea i - Statul de funcii/ Fiele de post funciile U.N.E.F.S. - Diagramele de relaii 6.2. Stabilirea competenelor i responsabilitilor structurii funcionale a - Organigrama/ Stat de funcii/ PO - Fiele posturilor - P.O. - Decizia de delegare
NR. CRT.
STANDARDE ORGANIZATORIC U.N.E.F.S.
PRINCIPALELE DIRECII DE ACIUNE
DOCUMENTE
6.3. Concordana i omogenitatea atribuiilor stabilite structurii funcionale 6.4. Dimensionarea corespunztoare a posturilor n cadrul structurii organizatorice 6.5. Identificarea disfuncionalitilor n fixarea obiectivelor individuale prin fiele posturilor i n stabilirea atribuiilor structurii/ microstructurii 6.6. Asigurarea funcionrii circuitelor i fluxurilor informationale necesare realizrii activitilor la nivelul structurii funcionale II. PERFORMANA I MANAGEMENTUL RISCULUI 7.1. Stabilirea obiectivelor generale n concordan cu misiunea U.N.E.F.S. 7.2. Stabilirea obiectivelor specifice la nivelul structurii i microstructurii, conform actelor normative n domeniu, n concordan cu scopul i activitile alocate n funcie de resursele avute la dispoziie, avnd termene de realizare i Standardul 7 7. OBIECTIVE indicatori de performan ataai 7.3. Obiectivele specifice acoper n totalitate obiectivele generale 7.4. Stabilirea obiectivelor individuale la nivelul posturilor 7.4. Elaborarea inventarului activitilor structurii i microstructurii 7.5. Stabilirea activitilor individuale pentru fiecare salariat, care s conduc la atingerea obiectivelor specifice ale structurii/ microstructurii i implicit, la atingerea obiectivelor generale ale U.N.E.F.S. 7.6. Concordan ntre activitile stabilite structurii funcionale i activitile - Lista cu obiective - Lista cu principalele activiti si indicatori de rezultat - Procese verbale ale EGR - Rapoarte de monitorizare a performanelor pe baza indicatorilor asociai obiectivelor specifice - Fie post actualizate
NR. CRT.
STANDARDE
PRINCIPALELE DIRECII DE ACIUNE stabilite posturilor din cadrul acestora 7.7. Obiectivele generale sunt definite n termeni de impact, iar cele specifice n rezultate ateptate 8.1. Alocarea i repartizarea resurselor pe activiti n scopul realizrii obiectivelor specifice ale structurii/ microstructurii
DOCUMENTE
- Planul cu principalele activiti - Planul de asigurare i mbuntire - Programul anual al achiziiilor publice
8.2. Elaborarea i aprobarea planurilor si programelor de activitate n funcie de i/sau alte documente de planificare obiectivele structurii/ microstructurii Standardul 8 PLANIFICAREA 8.3. Aprobarea resurselor necesare realizarii planurilor i programelor de a calitii activitii activitate 8.4. ncadrarea n resursele aprobate 8.5. Concordan ntre obiectivele specifice stabilite la
8.
nivelul - Lista de investitii/ planuri anuale/ multianuale - Planul de mentenan
structurilor/microstructurilor si planurile de activitate/ programele elaborate 8.6. Actualizarea planurilor/programelor n funcie de schimbarea obiectivelor, resurselor sau altor elemente ale procesului de fundamentare 9.1. Coordonarea activitilor necesare implementarii deciziilor adoptate Standardul 9 9. COORDONAREA 9.2. Armonizarea aciunilor dintre structuri/ microstructuri n vederea realizrii asigurrii convergenei i coerenei realizrii activitilor 9.3. Realizarea de consultri permanente att n cadrul structurilor, ct i ntre structuri, n vederea coordonrii eficiente a activitilor desfurate, pentru ndeplinirea obiectivelor 10. 10.1. Stabilirea indicatorilor de performan asociai obiectivelor
- PO, P.V. ale EGR - Diagramele de relaii - P.V. ale edinelor
- Lista indicatori
NR. CRT.
STANDARDE Standardul 10 MONITORIZAREA PERFORMANELOR
PRINCIPALELE DIRECII DE ACIUNE
DOCUMENTE
10.2. Caracterul adecvat al indicatorilor de performan pentru activitatea pe - Rapoartele de monitorizare a care o masoara specifice cu ajutorul unor indicatori de performan asociai obiectivelor (calitate, cantitate, termen, cost, conducere, colaborare, lucru n echip, mod de utilizare a resurselor etc) 10.4. Evaluarea performan elor de ctre conduc torul structurii/ microstructurii prin msurarea nivelului de realizare a obiectivelor 10.5. Reevaluarea indicatorilor asoci ai atunci cnd au loc modificri ale ipotezelor/premiselor i, implicit a obiectivelor, n scopul operrii corec iilor cuvenite 11.1. Identificarea i evaluarea principalelor riscuri asociate obiectivelor i activitilor structurii/ microstructurii care pot afecta eficacitatea i eficiena operaiunilor, respectarea regulilor, regulamentelor, ncrederea n informaiile financiare i de - Formularul alert la risc management intern i extern, protejarea bunurilor, prevenirea i descoperirea fraudelor 11.2. Tratarea riscurilor - P.V. ale edinelor EGR - Registrul de riscuri msurilor de management al riscurilor performanelor pe baza indicatorilor 10.3. Monitorizarea activitilor n vederea ndeplinirii obiectivelor asociai obiectivelor specifice
Standardul 11 11.
MANAGEMENTUL RISCULUI
11.3. Stabilirea msurilor de gestionare a riscurilor identificate; ntocmirea i - Planul privind implementarea actualizarea Registrului de riscuri la nivelul structurii/ microstructurii 11.4. ntocmirea Planului privind implementarea msurilor de management al riscurilor 15.1. Formularea, n cadrul edinelor de lucru, a ipotezelor/premiselor, - Planul cu obiectivele specifice i cu
12.
Standardul 15
NR. CRT.
STANDARDE IPOTEZE, REEVALURI
PRINCIPALELE DIRECII DE ACIUNE acceptate contient i prin consens, care stau la baza stabilirii obiectivelor 15.2. Revizuirea obiectivelor prevzute urmare modificrii organizational i/sau legislativ 15.3. Reevaluarea obiectivelor specifice atunci cnd se constat modificri ale ipotezelor/premiselor ce au stat la baza fixarii acestora III. INFORMAREA I COMUNICAREA 12.1. Colectarea, prelucrarea i centralizarea informaiilor n sistem informatizat n cadrul fiecrei structuri, pe nivele ierarhice, astfel nct, prin primirea i transmiterea informaiilor, sarcinile s poat fi ndeplinite; stabilirea tipurilor de informatii, continutul, calitatea, frecvena, sursele i
DOCUMENTE principalele activiti ale structurii/
mediului microstructurii
Standardul 12 13. INFORMAREA
destinatarii 12.2. Sursele i destinatarii informaiilor 12.3. Stabilirea unor fluxuri informaionale fiabile (diagrame de relaii), n toate sensurile, inclusiv n relaiile cu exteriorul structurii 12.4. Dezvoltarea de sisteme de colectare, actualizare i difuzare a datelor i informaiilor 12.5. Modaliti de mbuntire a mijloacelor de informare 13.1. Stabilirea unui sistem eficient de comunicare intern i extern care s asigure o difuzare rapid, fluent, practic, precis i oportun a informaiilor 13.2. Canale adecvate de comunicare a deciziilor 13.3. Adaptarea procesului de comunicare la capacitatea utilizatorilor, n ceea
- Diagrama de relaii - PO/ PS
14.
Standardul 13 COMUNICAREA
- Diagrama de relaii - PO/PS
NR. CRT.
STANDARDE
PRINCIPALELE DIRECII DE ACIUNE ce privete prelucrarea informaiilor i achitarea de responsabiliti n materie de comunicare 14.1. Organizarea procedurilor de lucru : - primirea corespondenei - pstrarea i nregistrarea corespondenei - expedierea corespondenei - depozitarea corespondenei - arhivarea corespondenei pentru rezolvarea sarcinilor de serviciu i transpunerea acestor operaiuni n proceduri operaionale 14.2. Aducerea la cunotina ntregului personal a legislaiei cu privire la coresponden i arhivare 16.1. Elaborarea procedurii privind semnalarea neregulilor 16.2. Identificarea cazurilor considerate nereguli
DOCUMENTE
Standardul 14 15. CORESPONDENA I ARHIVAREA
- Nomenclatoare arhivistice - PO
Standardul 16 16.
16.3. Elaborarea procedurii privind cercetarea neregulilor pentru elucidarea neregularitilor semnalate 16.4. Comunicarea catre salariai a procedurilor privind semnalarea i raportarea neregulilor 16.5. Stabilirea responsabilitilor cu privire la semnalarea neregulilor 16.6. Semnalarea i tratarea neregulilor 16.7. Asigurarea confidenialitii i protejarea salariailor care semnaleaz
- Reglementri interne - PS - Fiele posturilor - Documentele cercetrii (cnd este cazul)
SEMNALAREA NEREGULARITILOR
NR. CRT.
STANDARDE
PRINCIPALELE DIRECII DE ACIUNE nereguli astfel nct aceste semnalri s nu determine un tratament inechitabil i discriminatoriu fa de persoana n cauz 16.8. Asigurarea msurilor corective pentru eliminarea neregulilor 16.9. Comunicarea rezultatelor ca urmare a tratrii neregulilor 16.10. Completarea fielor posturilor cu atribuii n ceea ce privete semnalarea neregularitilor care pot afecta ndeplinirea obiectivelor IV. ACTIVITILE DE CONTROL 17.1. Elaborarea procedurilor pentru toate activitile 17.2. Respectarea codurilor de identificare stabilite la nivelul U.N.E.F.S. 17.3. Stabilirea activitilor care pot fi transpuse n proceduri operaionale 17.4. Modificarea i actualizarea periodic a procedurilor de sistem/ operaionale, ca urmare a disfunciilor constatate pe parcursul derulrii activitilor
DOCUMENTE
- Inventarul activitilor procedurabilestructurii/microstructurii - PO elaborate/ actualizate - Liste de difuzare - Registrul pentru evidena procedurilor de sistem/ operaionale
Standardul 17 17. PROCEDURI
17.5. Prezentarea scopului procedurii, cunoaterea i aplicarea procedurilor 17.6. Descrierea complet a activitii n cadrul procedurii 17.7. Stabilirea corect a responsabilitilor n cadrul procedurilor 17.8. Monitorizarea aplicrii procedurilor 17.9. Avizarea i aprobarea procedurilor 17.10. Formalizarea procedurilor 17.11. Identificarea activitilor/aciunilor/proceselor care necesit reevaluri sau noi proceduri
NR. CRT.
STANDARDE
PRINCIPALELE DIRECII DE ACIUNE 17.12. Efectuarea modificrilor aprute n urma analizei 17.13. Centralizarea procedurilor de sistem/ operaionale n format electronic de ctre Secretariatul tehnic 18.1. Stabilirea msurilor necesare pentru separarea sarcinilor i
DOCUMENTE
Standardul 18 18. SEPARAREA ATRIBUIILOR
responsabilitilor, potrivit legii 18.2. Exercitarea de persoane diferite a funciilor de iniiere, verificare i aprobare a operaiunilor/ activitatilor 18.3. Conceperea i elaborarea procedurilor care asigur separarea sarcinilor 19.1. Managerii au responsabiliti pe linia controlului curent al activitilor n vederea realizrii obiectivelor stabilite 19.2. Supravegherea activitilor cu grad ridicat de risc (supervizarea) se realizeaz pe baza de proceduri predefinite 19.3. Formele de supraveghere a activitilor sunt stabilite n mod corespunztor de ctre persoanele desemnate n acest sens 19.4. Persoanele care supravegheaz i supervizeaz sunt responsabilizate n
- Atribuiile structurii/microstructurii; - PO - Fiele posturilor
Standardul 19 19. SUPRAVEGHEREA
- PO - Evaluarea performanelor anuale ale personalului - PO specifice
acest sens 19.5. Operaiunile realizate de salariai sunt monitorizate i aprobate 19.6. Supravegherea activitilor se realizeaz att prin control de prevenir e, ct i prin control ex-post 19.7. Formele de control stabilite n vederea supravegherii sunt flexibile si eficiente, bazate pe:
NR. CRT.
STANDARDE
PRINCIPALELE DIRECII DE ACIUNE autocontrol control mutual control ierarhic 19.8. Comunicarea atribuiilor, a responsabilitilor i a limitelor de competen atribuite fiecrui salariat 19.9. Efectuarea evalurii periodice a activitii ntregului personal 20.1. Analizarea modului de reglementare a gestionrii abaterilor fa de politicile sau procedurile stabilite n cadrul structurii i la nivelul fiecrei microstructuri 20.2. Elaborarea de indrumari cu privire la apariia de circumstane n care pot s apar abateri de la politicile i procedurile stabilite 20.3. Elaborarea procedurii cu privire la documentarea, analiza i gestionarea
DOCUMENTE
Standardul 20 20. GESTIONAREA ABATERILOR
abaterilor de la politici 20.4. Procesul de identificare a abaterilor 20.5. Procesul de documentare i raportare a abaterilor 20.6. Aplicarea coreciilor 20.7. Analiza circumstanelor apariiei abaterilor 20.8. Efectuarea unei analize periodice a abaterilor, n vederea desprinderii unor concluzii de bun practic pentru viitor 20.9. Aplicarea msurilor corective pentru abaterile existente 20.10. Monitorizarea abaterilor
- Note justificative privind gestionarea abaterilor - PV edine
21.
Standardul 21
21.1. ntocmirea unui inventar al situaiilor/ activitilor care pot genera - Inventarul situaiilor care pot
NR. CRT.
STANDARDE
PRINCIPALELE DIRECII DE ACIUNE ntreruperi ale activitii
DOCUMENTE conduce la discontinuiti n activitate i al msurilor care s - Plan de asigurare a continuit ii - Documentul prin care se numete
CONTINUITATEA ACTIVITII
21.2. Identificarea cauzelor care genereaz ntreruperi ale activit ii care s previn apariia disfuncionalitilor, care s se refere n principal la:
21.3. Elaborarea planurilor de asigurare a continuit ii activitii cu msuri previn apariia lor - efectuarea demersurilor de ncadrare pe funciile disponibile la plecarea activitii personalului - asigurarea existenei echipamentelor din dotare de contracte de service pentru ntreinerea nlocuitorul persoanelor cu funcii de conducere la plecarea acestora n concedii, - Decizii de delegare la absena temporar - Contractele de achiziii - Contractele de prestri servicii - PO 22.1. Definirea unei strategii de control i a tipurilor de control la nivelul structurii 22.2. Definirea tipurilor de control la nivelul structurii i al microstructurii 22.3. Elaborarea planurilor de control care s furnizeze asigurri pentru atingerea - Planul de control obiectivelor detective, directive s corective 22.5. Implementarea strategiei de control are la baz un plan de control care se - Documente rezultate n urma
- asigurarea existenei de contracte de achiziii pentru nlocuirea unor etc. echipamente din dotare activitilor 21.5. Aplicarea msurilor pentru asigurarea continuit ii activitii 21.4. Instruirea personalulu i n vederea aplicrii planurilor de continuitate a din instituie a personalului
Standardul 22 22.
STRATEGII DE CONTROL 22.4. Strategia de control presupune implementarea de controale preventive, executrii controlului
NR. CRT.
STANDARDE
PRINCIPALELE DIRECII DE ACIUNE aplic n practic i se monitorizeaz 22.4. Definirea modalitilor de evaluare i valorificare a rezultatelor controalelor 23.1. Definirea resurselor necesare realizrii activitilor 23.2. Stabilirea persoanelor care au acces la resursele materiale, financiare i informaionale
DOCUMENTE
- Fiele posturilor
Standardul 23 23. ACCESUL LA RESURSE
23.3. Crearea responsabilitilor personalului pentru protejarea i folosirea - PO corect a resurselor materiale i financiare avute la dispoziie persoanelor la resursele materiale, financiare i informaionale 23.5. Stabilirea persoanelor responsabile pentru folosirea corect a resurselor 23.6. Monitorizarea folosirii corecte a resurselor 23.7. Restricionarea accesului la resurse V. VERIFICAREA I EVALUAREA 24.1. Elaborarea procedurii privind verificarea i evaluarea SCIM - PO - Documentele de autorizare privind (decizii ale conductorului structurii/microstructurii)
23.4. Emiterea documentelor de autorizare (acte administrative) privind accesul accesul persoanelor la resurse
Standardul 24 VERIFICAREA I EVALUAREA CONTROLULUI
24.2. Realizarea autoevaluarii anuale a subsistemului/ sistemului de control - Chestionarul de autoevaluare a stadiului intern/managerial la nivelul fiecrei structuri/ microstructuri: de implementare a standardelor de Situaia sintetic a rezultatelor ntocmirea Chestionarului de autoevaluare a stadiului de implementare a control intern/ managerial standardelor de control intern/managerial n urma dispunerii demarrii operaiunii de ctre RECTOR ntocmirea Situaiei sintetice a rezultatelor autoevalurii autoevalurii - Raportul anual al Rectorului asupra
24.
asumarea responsabilitii manageriale conform O.M.F.P. 946/2005, SCI/M
NR. CRT.
STANDARDE
PRINCIPALELE DIRECII DE ACIUNE republicat, modificat i actualizat 24.3. Implementarea msurilor de remediere a deficienelor n funcionarea controlului intern 25.1. Executarea de misiuni de consiliere privind pregtirea procesului de autoevaluare a sistemului de control intern/managerial al structurii 25.2. Asigurarea evalurii independente i obiective a sistemului de control intern/ managerial, de ctre auditul public intern 25.3. Finalizarea aciunilor auditorului public intern prin rapoarte de audit periodice aprobate, n care se enun constatri privind cadrul legal, normativ i procedural, punctele slabe identificate n sistem, potentiale riscuri, i se formuleaz recomandri pentru eliminarea acestora sau meninerea lor la un nivel sczut de impact, n vederea mbuntirii sistemului de control intern 25.4. Dispunerea msurilor necesare eliminrii punctelor slabe constatate de misiunile de audit public intern, avnd n vedere recomandrile din rapoartele de audit public intern
DOCUMENTE
- Documentele misiunii de audit public intern (Planul anual de audit, . . .)
Standardul 25 25.
AUDITUL INTERN
- Informarea managementului de top i a Comisiei cu privire la recomandrile neimplementate
ANEXA Nr. 3 ROMNIA UNIVERSITATEA NAIONAL DE EDUCAIE FIZIC I SPORT BUCURETI -MODELAVIZAT
Preedintele comisiei cu atribuii de monitorizare, coordonare i ndrumare metodologic a implementrii i dezvoltrii sistemului de control intern/managerial
APROB RECTOR
Prof. univ dr. Viorel COJOCARU
Programul de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial

al
UNIVERSITII NAIONALE DE EDUCAIE FIZIC I SPORT BUCURETI
A. CADRU LEGAL: - Ordinul ministrului finanelor publice nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial, cuprinznd standardele de control intern/managerial la entitile publice i pentru dezvoltarea sistemelor de control intern/managerial, republicat i modificat; - Regulamentul privind sistemul de control intern/managerial in U.N.E.F.S. , aprobat de Senat;
B. OBIECTIVE: 1. Asigurarea implementrii i utilizrii cu eficien a instrumentelor de control intern/managerial, n vederea informrii operative, corecte i la timp a conducerii structurii pentru a deine un bun control asupra activitilor i aciunilor organizate i desfurate n cadrul structurii. 2. Identificarea, analiza i evaluarea riscurilor care pot afecta obinerea rezultatelor i atingerea obiectivelor, stabilirea msurilor de adoptat i a responsabilitilor n acest sens, monitorizarea constant a procesului. ............. C. ACTIVITI/ACIUNI Nr. crt. ACTIVITATEA/ACIUNEA RSPUNDE PARTICIP TERMEN OBS.
1.
2.
Implementarea standardului 4 - FUNCII SENSIBILE Inventarierea funciilor sensibile (funciile Conductorii de care prezint risc semnificativ n raport cu compartimente/ Comisia cu atribuii de control obiectivele). birouri/secii/ intern/managerial servicii/departamente /direcie Conductorii de ntocmirea listei de salariai care ocup compartimente/ Comisia cu atribuii de control aceste funcii i a planului pentru asigurarea birouri/ secii/ intern/managerial rotaiei salariailor angajai pe aceste funcii. servicii/departamente /direcie Implementarea standardului ...........................
........
.........
Nr. crt.
8. 1 OBIECTIVE 2 3 4 5 Mediul de control Departamentul Studii Universitare de Doctorat i Postdoctorat Departamentul Educaie Fizic i Sportiv Departamentul Sport i Performan Motric 6 STANDARDELE DE CONTROL INTERN/ MANAGERIAL Performane i managementul riscului 7 8 9 10 11 12 13 14 Departamentul Motricitate Special i Recuperare Medical Departamentul Discipline Psihopedagogice i Didactici de Specialitate Departamentul de Comunicare i Relaii Externe Departament Invmnt Frecven Redus Centrul de Cercetri Interdisciplinare (C.C.I.) Direcia General Administrativ Oficiul Juridic Biroul de Audit Public Intern Biroul S.C.I.M. la regulament ANEXA Nr. 4 DELEGAREA PLANIFICAREA FUNCII SENSIBILE ETICA, INTEGRITATEA ATRIBUII, FUNCII, SARCINI COMPETEN, PERFORMAN STRUCTURA ORGANIZATORIC
7.
6.
5.
4.
3.
2.
1.
Structurile responsabile de standardele de control intern/managerial
9. 1
Nr. crt.
20. PROCEDURI 2 INFORMAREA COMUNICAREA COORDONAREA SUPRAVEGHEREA STANDARDELE DE CONTROL INTERN/ MANAGERIAL 3 4 Informarea i comunicarea Activiti de control 5 6 7 8 9 10 11 12 Oficiul Juridic 13 Biroul de Audit Public Intern 14 Biroul S.C.I.M. IPOTEZE, REEVALURI SEPARAREA ATRIBUIILOR MANAGEMENTUL RISCULUI GESTIONAREA ABATERILOR CORESPONDENA I ARHIVAREA SEMNALAREA NEREGULARITILOR MONITORIZAREA PERFORMANELOR Departamentul Studii Universitare de Doctorat i Postdoctorat Departamentul Educaie Fizic i Sportiv Departamentul Sport i Performan Motric Departamentul Motricitate Special i Recuperare Medical Departamentul Discipline Psihopedagogice i Didactici de Specialitate Departamentul de Comunicare i Relaii Externe Departament Invmnt Frecven Redus Centrul de Cercetri Interdisciplinare (C.C.I.) Direcia General Administrativ
19.
18.
17.
16.
15.
14.
13.
12.
11.
10.
25. Nr. crt. 23. ACCESUL LA RESURSE 2 22. 21. AUDITUL PUBLIC INTERN STRATEGII DE CONTROL CONTINUITATEA ACTIVITII STANDARDELE DE CONTROL INTERN/ MANAGERIAL 3 4 5 6 7 8 9 10 Departament Invmnt Frecven Redus Centrul de Cercetri Interdisciplinare (C.C.I.) 11 Direcia General Administrativ 12 Oficiul Juridic 13 Biroul de Audit Public Intern 14 Biroul S.C.I.M. Auditarea i evaluarea VERIFICAREA I EVALUAREA CONTROLULUI Departamentul Studii Universitare de Doctorat i Postdoctorat Departamentul Educaie Fizic i Sportiv Departamentul Sport i Performan Motric Departamentul Motricitate Special i Recuperare Medical Departamentul Discipline Psihopedagogice i Didactici de Specialitate Departamentul de Comunicare i Relaii Externe
24.
LEGEND: - R structur responsabil cu implementarea standardului; - C structur colaboratoare la implementarea standardului.
ROMNIA UNIVERSITATEA NAIONAL DE EDUCAIE FIZIC I SPORT BUCURETI -MODELNr._________din______________
ANEXA Nr. 5 La regulament
APROB
RECTOR
Documentele cu privire la implementarea standardului 4 FUNCII SENSIBILE

A) Inventarul funciilor sensibile Funcie sensibil Nr. compartiment/ birou/ secie/ crt. serviciu/departament/directie 1. 2. ... n. B) Lista cu salariaii care ocup funcii sensibile Funcie sensibil Nr. compartiment/ birou/ secie/ crt. serviciu/departament/directie 1. 2. ... n.
Observaii
Salariat ( nume/ prenume)
Observaii
C) Planul pentru asigurarea rotaiei salariailor din funcii sensibile Funcie sensibil Nr. Salariat Data compartiment/ birou/ secie/ crt. ( nume/ prenume) numirii serviciu/departament/directie 1. 2. ... n.
Politica de rotaie*
Observaii
* Politica de rotaie a salariailor din funciile sensibile se stabilete n raport cu natura i mrimea estimat a riscurilor identificate, asociate funciilor sensibile, i presupune msuri de control intern/ managerial, cum sunt cele specifice urmtoarelor standarde de control intern/managerial: 16 SEMNALAREA NEREGULARITILOR, 19 - SUPRAVEGHEREA; 22 - STRATEGII DE CONTROL; 23 - ACCESUL LA RESURSE.
Metodologia de formulare a ipotezelor/premiselor, obiectivelor i a indicatorilor de performan

Obiectivele generale contribuie la ndeplinirea misiunii Universitii i sunt enunate n Carta Universitii, aprobatde Senat. Obiectivele specifice sunt obiectivele rezultate prin derivare din obiectivele generale i contribuie la ndeplinirea obiectivului general corespunztor. Ele se particularizeaz de ctre conductorii structurii/ microstructurii, n concordan cu activitatea i atribuiile specifice ale acesteia i se includ n planul cu principalele activiti ale structurii/ microstructurii sau n alte documente de planificare. Ipotezele/premisele stau la baza stabilirii obiectivelor i reprezint construcii logice ntre variabile, bazate pe date cantitative sau calitative complete, care exprim posibilele schimbri din mediul intern sau extern al Universitii (de exemplu: n estimarea costurilor sau beneficiilor unei aciuni se ia n considerare rata inflaiei). Obiectivele sunt formulate astfel nct s rspund pachetului de cerine S.M.A.R.T, care presupune c obiectivele trebuie s respecte urmtoarele criterii: a) specific - obiectivele trebuie s fie precise i concrete; b) msurabil - obiectivele trebuie s defineasc o stare viitoare dezirabil ntr-un mod care s permit msurarea, astfel nct s fie posibil verificarea ndeplinirii obiectivului prin indicatori de performan; c) abordabil obiectivele stabilite trebuie s fie realizabile; d) realist - obiectivele stabilite trebuie s fie ambiioase ns, n acelai timp, trebuie s fie realiste; e) termen de realizare - obiectivele pot fi msurate numai dac sunt ncadrate ntr-o perioad fix de timp sau dac se raporteaz la o dat. Obiectivele generale i specifice trebuie stabilite n aa fel nct ndeplinirea lor s poat fi verificat prin indicatori msurabili de performan pentru activitatea planificat. Indicatorii de performan sunt elaborai pentru a furniza informaii de ncredere asupra naturii i performanei sectorului supus revizuirii mpreun cu un set compatibil de msuri ale performanei. Acest lucru va contribui la creterea gradului de rspundere public al sectorului, precum i la asigurarea faptului c deciziile privind politicile pot fi agreate n baza informaiilor ntemeiate i de ncredere. Un indicator de performan definete msurarea unei informaii importante i folositoare, cu privire la performana Universitii, exprimat n procente, index, rat sau alt comparaie, care
este monitorizat la intervale regulate i este comparat cu unul sau mai multe criterii. Msurarea performanei este, n general, orientat fie ctre rezultatele activitii (output), fie ctre impactul programului (outcome) pe termen lung. Tipuri de indicatori de performan: a) cantitatea (care este rezultatul direct al activitii sau al ceea ce se va produce n cadrul programului) - este un indicator a ceea ce activitatea/programul va produce efectiv (de exemplu numrul studenilor pregtii), fiind relevant pentru programele i activitile care se concentreaz doar pe furnizarea de bunuri i servicii de baz (ex. numrul de paturi de camin furnizate, . . . ); b) calitatea (cum va fi msurat calitatea rezultatului) - msoar calitatea rezultatelor produse (ex. satisfacia studentilor fa de alegerea profesiei, . . . ); c) durata (n ce perioad ar trebui produse efectele) - msurarea duratei variaz n funcie de natura rezultatului, fiind foarte folositoare atunci cnd elementul timp este o dimensiune important n cadrul desfurrii activitii/programului; d) eficiena (care este costul per unitate de produs) - este o msur a unitilor contribuiilor, de obicei costul (ex. salarii, cheltuieli administrative i alte cheltuieli) per unitate de rezultat. Indicatorii de acest tip msoar dac serviciile sunt furnizate la cel mai redus cost. n timp, ei indic schimbri n costurile per unitate i eficiena operaiunilor n furnizarea de servicii; e) eficacitatea (ce impact a avut programul) - un indicator privind msura n care un program sau serviciu i-a atins obiectivele. La selecia indicatorilor de performan se au n vedere urmtoarele: a) legtura ntre indicatori i obiectivele stabilite trebuie s fie clar; b) trebuie stabilite valorile de referin dintre cele mai recente valori istorice ale unui indicator; c) trebuie stabilite activiti regulate pentru colectarea indicatorului care s descrie modul n care indicatorul va fi colectat, cine este responsabil i cnd anume va fi furnizat informaia; d) valorile int trebuie stabilite pentru fiecare trimestru al anului financiar curent.
ANEXA Nr. 7 la regulament -MODELROMNIA UNIVERSITATEA NAIONAL DE EDUCAIE FIZIC I SPORT BUCURETI Nr._________din______________ APROB RECTOR
Inventarul activitilor _______________________ - denumirea structurii/microstructurii NR. CRT. DENUMIREA ACTIVITII ACTIVITATE P N DENUMIREA PROCEDURII (PT. ACTIVITILE PROCEDURABILE) Departament . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Directie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Serviciul ............................................. Birou ................................ Compartiment . . . . . . . . . RESPONSABIL OBSERVAII
TOTAL GENERAL ACTIVITI TOTAL GENERAL ACTIVITI PROCEDURABILE

LEGEND:
- P - procedurabil - N- neprocedurabil
Not: La nivelul fiecrei microstructuri, ct i la nivelul ntregii structuri, numrul activitilor procedurabile reprezint doar o parte din cel al activitilor identificate.
Diagrama de proces pentru elaborarea procedurilor de sistem/operaionale

Iniierea PO de ctre conducatorul structurii/microstructurii Stabilirea activitilor care pot fi ttranspuse n PO Stabilirea termenelor i persoanelor rresponsabile de elaborarea PO Difuzarea PO Originalul PO se nregistreaz i se pstreaz la structura/microstructura emitent Se transmite PO n format electronic sstructurilor/microstructurilor implicate i Secretariatului tehnic
Elaborarea PO Elaborarea PO de ctre persoanele ddesemnate Verificarea PO de ctre conductorul microstructurii
Proiect PO
Verificarea PO Oficiul juridic verifica conformitatea PO d.p.v. legal
CONFORM
DA
Implic mai multe structuri/microstructuri?
NU
Aprobare PO RECTOR
NU DA Observaii Armonizarea ntre structurile/microstructurile implicate
Modificarea PO De ctre structura/microstructura responsabil
Avizare PO COMISIE
Proiect PO refcut
Observaii
NU
Observaii transmise structurii/microstructurii responsabile
DA
PO procedura operaional
-MODEL ORIENTATIVPROCEDURA DE SISTEM/OPERAIONAL ROMNIA UNIVERSITATEA NAIONAL DE EDUCAIE FIZIC I SPORT BUCURETI - denumirea structuriiNr.___________din______________ Ediia__ Revizia ____
Pagina: 1 din
APROB
__________________ RECTOR / Sedinta SENAT
AVIZAT Preedintele comisiei cu atribuii de monitorizare, coordonare i ndrumare metodologic a implementrii i . dezvoltrii sistemului de control intern/managerial _______________________________________ - (numele si prenumele)-
DENUMIREA PROCEDURII DE SISTEM/OPERAIONALE Cod: P.S./P.O. ..................................................
VERIFICAT
_________________
- conductor structur/microstructur ___________________ - numele i prenumele -
ELABORAT ____________________________ - numele i prenumele -
CUPRINS 1. SITUAIA EDIIILOR I A REVIZIILOR N CADRUL EDIIILOR PROCEDURII DE SISTEM/OPERAIONALE Data la care se aplic Ediia/revizia Componenta revizuit Modalitatea reviziei prevederile ediiei sau reviziei ediiei 1 Ediia I Revizia 1 Revizia 2 ...... Ediia II Revizia 1 Cnd se realizeaz o nou ediie a procedurii de sistem/operaionale, coloanele 2 i 3 nu se completeaz. Revizia se schimb atunci cnd au loc aciuni de modificare, adugare, suprimare sau altele asemenea, dup caz, a unuia sau a mai multor componente ale unei ediii a procedurii de sistem/operaionale. Paragrafele i subparagrafele schimbate vor fi marcate prin sublinierea textului respectiv. Numrul reviziei se modific n ordine cresctoare. Dac volumul modificrilor depete 50% din coninutul procedurii scrise sau diferena dintre numerele de revizie este mai mare de 3, se modific ediia procedurii scrise. 2. LISTA DE DIFUZARE Difuzarea procedurilor de sistem/operaionale este realizat n format electronic. Nr. crt. 1 1 2 3 4 5 6 Scopul difuzrii 2 aplicare ..... informare ...... eviden alte scopuri Microstructura/ Persoana 3 Data difuzrii 4 x x 2 x 3 x 4
3. SCOP n aceast seciune se prezint scopul pentru care a fost formulat procedura respectiv (PO sau PS). Totodat, este recomandabil s fie precizate i beneficiile care se obin prin utilizarea procedurii n cauz.
4. DOCUMENTE DE REFERIN Lista documentelor cu rol de reglementare, aplicabile activitii procedurabile i legislaia intern i internaional care reglementeaz activitatea. 5. DEFINIII I ABREVIERI Se nscriu i se explic termenii/abrevierile specifice activitii. 5.1. DEFINIII 5.2. ABREVIERI
6. DOMENIUL DE APLICARE Sunt precizate principalele activiti de care depind sau care depind de activitatea procedurat, compartimentele furnizoare de date sau/i beneficiare de rezultate ale activitii procedurate. Listarea microstructurilor/ structurilor implicate n procesul activitii. 7. DESCRIEREA PROCEDURII DE SISTEM/OPERAIONALE Se descriu etapele de lucru: derularea operaiunilor i a aciunilor. Aceast parte de descriere a procedurii propriu-zise poate fi realizat astfel: a) narativ, prin niruirea logic i cronologic a pailor care trebuie urmai n vederea realizrii atribuiunilor i sarcinilor, avnd n vedere asumarea responsabilitilor; b) tabelar, prin includerea elementelor procedurii (pai, responsabil(i), termen etc.) ntrun tabel de forma:
Nr. crt.
Descriere activitate
Documente Termen (de intrare, Responsabil (timp de ieire, alocat) ajuttoare)
Riscuri identificate
Observaii
8. RESPONSABILITI Aceast seciune se refer la descrierea responsabilitilor structurilor/microstructurilor/ persoanelor care aplic procedura i nu la cele legate de elaborarea, verificarea i aprobarea procedurii.
ANEXA Nr. 10 la regulament -MODELROMNIA UNIVERSITATEA NAIONAL DE EDUCAIE FIZIC I SPORT BUCURETI
Registrul pentru evidena procedurilor de sistem/operaionale al __________________ - denumire structura/ microstructura

Nr. crt. 0 Codul PS/PO 1 Denumirea PS/PO 2 Data aprobrii 3 Clasa 4 Nr. de Structura care a nregistrare/ elaborat PS/PO data 5 6 Ediia 7 Revizia 8 Obs. 9
CAP. I. PROCEDURI DE SISTEM
CAP. II. PROCEDURI OPERAIONALE
Diagrama de proces pentru implementarea managementului riscului

Stabilirea obiectivelor specifice
Stabilirea activitilor principale pentru ndeplinirea obiectivelor specifice
Identificarea riscurilor
Evaluarea riscurilor
Stabilirea msurilor de management al riscurilor
Centralizarea propunerilor pentru ntocmirea proiectului Registrului de riscuri al structurii/microstructurii
ntocmirea proiectului Registrului de riscuri al structurii/ microstructurii de ctre responsabilul tehnic pe linia controlului intern/managerial Analizarea i avizarea proiectelor Registrelor de riscuri al structurii/microstructurii n cadrul edinei Comisiei
Conducatorul structurii/micro structurii pe linia controlului intern/ managerial
Nu
Avizarea n edina Comisiei
Da
Promovarea proiectului Registrului general de riscuri, spre aprobare, conductorului UNEFS
Nu
Aprobarea conductorului
UNEFS
RECTOR
Da Punerea n aplicare a msurilor stabilite
Analizarea stadiului implementrii msurilor de management al riscurilor (Raport anual)
Revizuirea, monitorizarea i actualizarea Registrului de riscuri al UNEFS
Metodologia privind identificarea, evaluarea i atenuarea riscurilor

Managementul riscurilor este un proces efectuat de ctre conducerea i personalul structurilor/microstructurilor U.N.E.F.S. i const n: 1. Identificarea riscurilor; 2. Evaluarea riscurilor; 3. Stabilirea toleranei la risc; 4. Strategia adoptat pentru atenuarea riscurilor - controlarea riscurilor (rspunsul la risc); 5. Revizuirea i raportarea riscurilor.
1. Identificarea riscurilor Riscurile se identific i se definesc n raport cu obiectivele a cror realizare este afectat de materializarea lor. Existena unui sistem de obiective clar definite n cadrul structurii/ microstructurii constituie premisa esenial pentru identificarea i definirea riscurilor. Dac situaia o impune, anumite activiti/sarcini, ce au un rol determinant n realizarea obiectivului, pot fi detaliate la rndul lor pn la limita necesar unei identificri i evaluri mai precise a riscurilor. Identificarea riscurilor se efectueaz prin formularea rspunsului la urmtoarea ntrebare: care ar fi consecinele nerealizrii sau realizrii necorespunztoare a acestei activiti/sarcini? Un risc identificat va fi exprimat succint cu ajutorul ctorva cuvinte care s i redea esena (de exemplu: efectuarea de pli necuvenite, atribuirea nelegal a contractului de achiziie sau de nchiriere, . ) Pentru identificarea i definirea riscurilor se respect urmtoarele reguli: a) se ine cont de faptul c riscul este o incertitudine, o posibilitate i nu un fapt mplinit; b) se analizeaz problemele dificile identificate, iar dac circumstanele se pot repeta, se trateaz problemele dificile i ca riscuri; c) problemele (situaiile, evenimentele) care nu pot s apar nu se consider riscuri; d) se definesc att cauzele ct i efectele riscului identificat asupra obiectivelor; e) se grupeaz i se prioritizeaz riscurile identificate. 2. Evaluarea riscurilor Evaluarea riscurilor presupune evaluarea probabilitii de materializare a riscurilor i a
impactului asupra obiectivelor n cazul n care acestea se materializeaz. Combinaia dintre nivelul estimat al probabilitii i nivelul estimat al impactului constituie expunerea la risc, n baza creia se realizeaz profilul riscurilor. Etapele evalurii riscurilor sunt: 2.1. Evaluarea probabilitii de materializare a riscului identificat; 2.2. Evaluarea impactului asupra obiectivelor n cazul materializrii riscurilor; 2.3. Evaluarea expunerii la risc. 2.1. Evaluarea probabilitii de materializare a riscului identificat Evaluarea probabilitii de materializare a riscului identificat const n determinarea anselor de apariie a unui rezultat specific i se realizeaz prin: a) observarea materializrii riscurilor similare n trecut; b) analiza circumstanelor (cauzelor) care favorizeaz apariia riscurilor; c) utilizarea scalelor de evaluare a probabilitii de materializare a riscului, n trei trepte de probabilitate, potrivit tabelului: Nivelul probabilitii 1 2 3 Sczut (0% - 19%) Medie (20% - 79%) Ridicat (80% - 100%) Explicaie Este foarte puin probabil s se ntmple pe o perioad lung de timp; nu s-a ntmplat pn n prezent. Este probabil s se ntmple pe o perioad medie de timp; s-a ntmplat de cteva ori n ultimul an /ultimii ani. Este foarte probabil s se ntmple pe o perioad scurt de timp; s-a ntmplat de multe ori n ultimul an.
2.2. Evaluarea impactului asupra obiectivelor n cazul materializrii riscurilor Evaluarea impactului asupra obiectivelor n cazul materializrii riscurilor reprezint consecina asupra obiectivelor (rezultatelor) ateptate, care poate fi, n funcie de natura riscului, negativ sau pozitiv i se face potrivit tabelului: Nivelul impactului/consecinelor 1 2 3 Sczut Mediu Ridicat Explicaie Cu impact foarte sczut asupra activitilor structurii/microstructurii i ndeplinirii obiectivelor. Cu impact mediu asupra activitilor structurii/microstructurii i ndeplinirii obiectivelor. Cu impact semnificativ asupra activitilor structurii/microstructurii i ndeplinirii obiectivelor.
2.3. Evaluarea expunerii la risc Expunerea la risc reprezint consecinele, ca o combinaie de probabilitate i impact, pe care le poate resimi o structur/microstructur n raport cu obiectivele prestabilite n cazul n care riscul s-ar materializa. Evaluarea expunerii la risc se determin astfel: probabilitate x impact (X x Y).
Scala evalurii expunerii la risc se reprezint grafic astfel:

RIDICAT-3
MEDIU-2
IMPACT (Y)
SCZUT-1
SCZUT-1
MEDIE-2
RIDICAT-3
PROBABILITATE (X)
NOT: Liniile matricei descriu variaia probabilitii, iar coloanele variaia impactului. Expunerea la risc apare la intersecia liniilor cu coloanele.
3. Stabilirea toleranei la risc 3.1.Tolerana la risc reprezint cantitatea de risc pe care o structur/microstructur este pregtit s o tolereze sau la care este dispus s se expun la un moment dat i presupune urmtoarele: a) pentru fiecare risc identificat este necesar efectuarea unei comparri a expunerii la risc cu nivelul toleranei la risc; b) se analizeaz deviaia expunerii la risc fa de tolerana la risc i se stabilete dac riscul este tolerabil sau nu; c) dac expunerea la riscul inerent este mai mic sau egal cu tolerana la risc atunci nu se impun msuri de control al riscurilor, ceea ce nseamn c riscurile sunt acceptate; d) toate riscurile care au un nivel al expunerii situat deasupra limitei de toleran trebuie tratate prin msuri de control prin care expunerea la riscurile reziduale s fie adus sub limita de toleran stabilit. 3.2.Stabilirea limitei de toleran la risc const n punerea ntr-o relaie de echilibru a costului de controlare a riscurilor cu costul expunerii, n cazul n care riscul s-ar materializa i se face potrivit tabelului:
Nivel tolerare
Explicaii
12
Tolerabil
Nu necesit nicio msur de control.
35
Tolerare medie
Necesit msuri de control pe termen scurt/mediu.
69
Intolerabil
Necesit msuri de control urgente.
4. Strategia adoptat pentru atenuarea riscurilor - controlarea riscurilor (rspunsul la risc) 4.1. Dup ce riscurile au fost identificate i evaluate, i dup ce s-au definit limitele de toleran n cadrul crora structura/microstructura este dispus, la un moment dat, s i asume riscuri, se stabilete tipul de rspuns la risc pentru fiecare risc n parte, potrivit tabelului: Strategia adoptat pentru rspunsul la risc Acceptare Msurile ce urmeaz a fi luate Acceptarea (tolerarea) riscurilor, respectiv neluarea unor msuri de control, intervine atunci cnd riscurile sunt liber asumate i aplicarea unei strategii de rspuns la risc nu este posibil (se recomand n cazul riscurilor cu expunere sczut). Evitarea riscurilor, eliminarea activitilor (circumstanelor) care genereaz riscurile (aplicarea acestei strategii este limitat n cazul activitilor care in de scopul structurii). Acceptarea riscului cu condiia meninerii sale sub o permanent supraveghere presupune o amnare a lurii msurilor de control pn la momentul creterii probabilitii de apariie a riscului astfel tratat (se aplic n cazul riscurilor cu impact semnificativ, dar cu probabilitate mic de apariie, monitorizndu-se cu precdere probabilitatea de apariie a riscului). ncredinarea gestionrii riscului unui ter specializat, pe baz de contract, are ca efect micorarea expunerii structurii i gestionarea eficace a riscului de ctre un ter specializat (se preteaz n cazul riscurilor financiare i patrimoniale, cum sunt contractele de asigurare). Reprezint cea mai frecvent modalitate de abordare pentru majoritatea riscurilor cu care se confrunt structura/microstructura i presupune acionarea prin msuri de atenuare a probabilitii, a impactului sau a amndurora (implementarea de instrumente de control intern/managerial pentru a menine riscurile n limite acceptabile).
Evitare
Monitorizare permanent
Transferarea riscurilor
Tratarea (atenuarea) riscurilor
4.2. Instrumentele de control intern/managerial constituie ansamblul msurilor luate n vederea atenurii riscurilor i sunt clasificate n ase grupe, astfel:
a) obiectivele efectele pozitive pe care conducerea ncearc s le realizeze sau evenimentele/efectele negative pe care conducerea ncearc s le evite innd cont de specificul domeniului de activitate i a responsabilitilor stabilite de legislaia n domeniu. b) mijloacele ansamblul resurselor umane, financiare, materiale i de alt natur puse la dispoziia structurii/microstructurii n vederea realizrii obiectivelor stabilite; c) sistemul informaional totalitatea procedurilor, metodelor i mijloacelor puse la dispoziia structurii/microstructurii n cadrul procesului informaional ce constituie un tot unitar cu privire la culegerea, prelucrarea, sistematizarea, transmiterea, valorificarea i stocarea datelor i informaiilor, n conformitate cu legislaia n domeniu; d) organizarea ansamblul de msuri, metode, tehnici, mijloace i operaiuni, prin care se stabilesc, n conformitate cu anumite principii, reguli, norme i criterii prevzute n legislaia specific, componentele procesuale (activiti, atribuii, sarcini) i organigrama Universitii, n vederea ndeplinirii atribuiilor i responsabilitilor stabilite; e) procedurile totalitatea pailor ce trebuie urmai, a metodelor de lucru stabilite i a regulilor de aplicat, n vederea executrii activitii, atribuiei sau sarcinii; f) supervizarea, controlul sunt vizate, n principal, msuri de control ierarhic, menite s in sub control riscurile ce rezult din desfurarea activitilor de ctre personalul din subordine, i presupune ndrumarea, coordonarea, monitorizarea i verificarea. 5. Revizuirea i raportarea riscurilor Revizuirea i raportarea riscurilor presupune: a) monitorizarea modificrii riscurilor ca urmare a implementrii instrumentelor de control intern/managerial i a modificrii circumstanelor care favorizeaz apariia riscurilor (a se analiza dac: riscurile persist, au aprut riscuri noi, impactul i probabilitatea riscurilor au suferit modificri, msurile implementate sunt eficace, anumite riscuri trebuie raportate efilor ierarhici etc.); b) obinerea de asigurri privind eficacitatea gestionrii riscurilor i identificarea nevoii de a lua msuri viitoare.
ANEXA Nr. 13 la regulament -MODELROMNIA UNIVERSITATEA NAIONAL DE EDUCAIE FIZIC I SPORT BUCURETI Nr._________din______________ AVIZAT Preedintele comisiei cu atribuii de monitorizare, coordonare i ndrumare metodologic a implementrii i dezvoltrii sistemului de control intern/managerial APROB RECTOR
Registrul de riscuri al ______________

- denumirea structurii/microstructurii Cod risc 1 Obiectiv/ Activitate 2 Descrierea riscului 3 Risc inerent P I E 6 4 5 (4x5) Strategia adoptat pentru risc 7
_________________________________ ______ - (numele si prenumele)-
Instrumentul de control intern/managerial 8
Termen P 9
Risc rezidual I E 12 (10x11)
Responsabil Obs. 13 14
10 11
LEGEND:
P - probabilitate I impact E expunerea la risc
ANEXA Nr. 14 la regulament -MODELAPROB RECTOR
AVIZAT
ROMNIA UNIVERSITATEA NAIONAL DE EDUCAIE FIZIC I SPORT BUCURETI Nr._________din______________
Preedintele comisiei cu atribuii de monitorizare, coordonare i ndrumare metodologic a implementrii i dezvoltrii sistemului de control intern/managerial
Planul privind implementarea msurilor de management al riscurilor al _____________________ - denumirea structurii/microstructurii Stadiul de implementare a msurilor de management al riscurilor 3 Dificulti ntmpinate n implementarea msurilor de management al riscurilor 4
Cod risc
Msuri/Aciuni preventive propuse
Instrumentul de control intern/managerial (Aciuni noi propuse) 5
Responsabil
Termen de implementare
Obs.
ROMNIA UNIVERSITATEA NAIONAL DE EDUCAIE FIZIC I SPORT BUCURETI Anexa nr.15 la regulament
AVIZAT
CONDUCTOR
(structura/microstructura)
Tabel cu datele de identificare ale preedintelui subcomisiei i ale responsabilului tehnic pe linia controlului intern/managerial Predintele subcomisiei
Nr. crt.
Denumirea structurii/microstructurii
Responsabil tehnic
Date de contact (telefon mobil,e-mail, . . )
Observaii
1.
ntocmit, (numele i prenumele)

Regulament Privind SCIM Anexa 1

Încărcat de

Informații document

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Regulament Privind SCIM Anexa 1

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

ROMNIA MINISTERUL EDUCAIEI NAIONALE UNIVERSITATEA NAIONAL DE EDUCAIE FIZIC I SPORT BUCURETI 060057 Bucureti, Str.

ANEXA Nr. 1 la decizie

Administrative, precum si structurile subordonate nemijlocit Rectorului, pn la nivel de microstructura.

ROMNIA UNIVERSITATEA NATIONALA DE EDUCATIE FIZICA SI SPORT BUCURESTI

ANEXA Nr. 2 la regulament

Principalele direcii de aciune privind implementarea standardelor de control intern/managerial

- Documentele prin care au fost aduse la cunotina ntregului personal care

Standardul 1 1. ETICA, INTEGRITATEA

Standardul 2 2. ATRIBUII, FUNCII, SARCINI

Standardul 3 3. COMPETEN, PERFORMAN

Standardul 4 4. FUNCII SENSIBILE

STANDARDE ORGANIZATORIC U.N.E.F.S.

PRINCIPALELE DIRECII DE ACIUNE

nivelul - Lista de investitii/ planuri anuale/ multianuale - Planul de mentenan

- PO, P.V. ale EGR - Diagramele de relaii - P.V. ale edinelor

STANDARDE Standardul 10 MONITORIZAREA PERFORMANELOR

PRINCIPALELE DIRECII DE ACIUNE

STANDARDE IPOTEZE, REEVALURI

DOCUMENTE principalele activiti ale structurii/

Standardul 12 13. INFORMAREA

- Diagrama de relaii - PO/ PS

- Diagrama de relaii - PO/PS

Standardul 14 15. CORESPONDENA I ARHIVAREA

- Reglementri interne - PS - Fiele posturilor - Documentele cercetrii (cnd este cazul)

Standardul 17 17. PROCEDURI

Standardul 18 18. SEPARAREA ATRIBUIILOR

- Atribuiile structurii/microstructurii; - PO - Fiele posturilor

Standardul 19 19. SUPRAVEGHEREA

- PO - Evaluarea performanelor anuale ale personalului - PO specifice

Standardul 20 20. GESTIONAREA ABATERILOR

- Note justificative privind gestionarea abaterilor - PV edine

PRINCIPALELE DIRECII DE ACIUNE ntreruperi ale activitii

Standardul 23 23. ACCESUL LA RESURSE

Standardul 24 VERIFICAREA I EVALUAREA CONTROLULUI

asumarea responsabilitii manageriale conform O.M.F.P. 946/2005, SCI/M

- Documentele misiunii de audit public intern (Planul anual de audit, . . .)

- Informarea managementului de top i a Comisiei cu privire la recomandrile neimplementate

Programul de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial

UNIVERSITII NAIONALE DE EDUCAIE FIZIC I SPORT BUCURETI

Structurile responsabile de standardele de control intern/managerial

LEGEND: - R structur responsabil cu implementarea standardului; - C structur colaboratoare la implementarea standardului.

ROMNIA UNIVERSITATEA NAIONAL DE EDUCAIE FIZIC I SPORT BUCURETI -MODELNr._________din______________

ANEXA Nr. 5 La regulament

Documentele cu privire la implementarea standardului 4 FUNCII SENSIBILE

Salariat ( nume/ prenume)

ANEXA Nr. 6 la regulament

Metodologia de formulare a ipotezelor/premiselor, obiectivelor i a indicatorilor de performan

TOTAL GENERAL ACTIVITI TOTAL GENERAL ACTIVITI PROCEDURABILE

ANEXA Nr. 8 la regulament

Diagrama de proces pentru elaborarea procedurilor de sistem/operaionale

Elaborarea PO Elaborarea PO de ctre persoanele ddesemnate Verificarea PO de ctre conductorul microstructurii

Verificarea PO Oficiul juridic verifica conformitatea PO d.p.v. legal

Implic mai multe structuri/microstructuri?

NU DA Observaii Armonizarea ntre structurile/microstructurile implicate

Modificarea PO De ctre structura/microstructura responsabil

Observaii transmise structurii/microstructurii responsabile

ANEXA Nr. 9 la regulament

DENUMIREA PROCEDURII DE SISTEM/OPERAIONALE Cod: P.S./P.O. ..................................................

- conductor structur/microstructur ___________________ - numele i prenumele -

ELABORAT ____________________________ - numele i prenumele -

Documente Termen (de intrare, Responsabil (timp de ieire, alocat) ajuttoare)

Registrul pentru evidena procedurilor de sistem/operaionale al __________________ - denumire structura/ microstructura

CAP. I. PROCEDURI DE SISTEM

CAP. II. PROCEDURI OPERAIONALE

ROMNIA UNIVERSITATEA NAIONAL DE EDUCAIE FIZIC I SPORT BUCURETI -MODELNr._din______

___________________________ - (numele si prenumele)-

ROMNIA UNIVERSITATEA NAIONAL DE EDUCAIE FIZIC I SPORT BUCURETI Nr._din______