Sunteți pe pagina 1din 57
ROMÂNIA MINISTERUL EDUCAŢIEI NAŢIONALE UNIVERSITATEA NAŢIONALĂ DE EDUCAŢIE FIZICĂ ŞI SPORT BUCUREŞTI 060057

ROMÂNIA MINISTERUL EDUCAŢIEI NAŢIONALE UNIVERSITATEA NAŢIONALĂ DE EDUCAŢIE FIZICĂ ŞI SPORT BUCUREŞTI

060057 Bucureşti, Str. Constantin Noica nr. 140, sector 6, Tel. centrala: (00.40.21) 316.41.07, Rectorat: (00.40.21) 316.41.08, fax: (00.40.21) 312.04.00, http://www.unefs.ro

ANEXA Nr. 1 la decizie

REGULAMENT PRIVIND SISTEMUL DE CONTROL INTERN/MANAGERIAL ÎN UNIVERSITATEA NAȚIONALĂ DE EDUCAȚIE FIZICĂ ȘI SPORT BUCUREȘTI

CAPITOLUL I Dispoziţii generale

Art.1 - Prezentul regulament are scopul de a asigura condiţiile necesare implementării şi dezvoltării sistemului de control intern/managerial în Universitatea Națională de Educație Fizică și Sport București și va fi transpus în procedura de sistem, Managementul sistemului integrat de control intern/ managerial, ce se va utiliza de către toate structurile și microstructurile Universității. Art.2 - Sintagma „control intern/managerial” este utilizată în înţelesul definit de art. 2 lit. d) din Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial şi controlul financiar preventiv, republicată, cu modificările şi completările ulterioare. Art.3- (1) În Universitatea Națională de Educație Fizică și Sport București, denumită în continuare Universitate, se urmăreşte atingerea obiectivelor şi a cerinţelor controlului intern/managerial prevăzute la art. 3 şi art. 4 alin. (2) din Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999, republicată, cu modificările şi completările ulterioare. (2) Controlul intern/managerial, organizat şi implementat în cadrul Universității, are la bază următoarele principii generale:

a) principiul adaptabilităţii - adaptarea la dimensiunea, complexitatea şi mediul specific structurilor Universității;

b) principiul integralităţii - aplicarea la toate nivelurile de conducere şi cuprinderea tuturor activităţilor/acţiunilor acestora;

c) principiul uniformităţii - utilizarea aceloraşi instrumente de control intern/managerial în toate structurile și microstructurile Universității;

d) principiul finalităţii - asigurarea îndeplinirii obiectivelor stabilite;

e) principiul eficienţei - obţinerea de beneficii mai mari decât costurile implementării şi aplicării acestuia.

Art.4. În sensul prezentului regulament, definiţiile unor termeni, expresii și abrevieri utilizate sunt prevăzute în anexa nr. 1.

CAPITOLUL II Responsabilităţi în procesul de implementare şi dezvoltare a sistemului de control intern/managerial

Art.5. În scopul implementării şi dezvoltării sistemului de control intern/managerial, în funcţie de nivelul ierarhic, se constituie şi funcţionează, după caz, următoarele structuri:

a) la nivelul Universității, Comisia - cu atribuţii de monitorizare, coordonare şi îndrumare metodologică a implementării şi dezvoltării sistemelor proprii de control intern/managerial, structură de specialitate, denumită în continuare comisie.

b) la nivelul structurilor/ microstructurilor Universității, Subcomisii / Grupuri de lucru - cu atribuţii în procesul de realizare a implementarii/dezvoltarii controlui intern/managerial, denumite în continuare subcomisii.

Secțiunea I : Comisia Art.6. Comisia este structura de specialitate a Senatului U.N.E.F.S. și are ca responsabilitate principală monitorizarea, coordonarea și îndrumarea metodologică a implementării și dezvoltării sistemului propriu de control intern/managerial, la nivel central. Comisia are următoarele atribuţii:

a) coordonează elaborarea obiectivelor şi a indicatorilor de performanţă ai U.N.E.F.S.;

b) coordonează inventarierea activităţilor din cadrul U.N.E.F.S., pe domenii de activitate;

c)

analizează, avizează și supune aprobării Senatului procedurile de sistem ale U.N.E.F.S. și revizuiește aceste proceduri atunci când hotărăște acest lucru;

d) analizează, avizează și prezintă Rectorului, spre aprobare, „Inventarul funcţiilor sensibile”, „Lista cu salariaţii care ocupă funcţii sensibile” şi „Planul pentru asigurarea rotaţiei salariaţilor din funcţii sensibile”;

e) coordonează activitatea de stabilire a măsurilor de management al riscurilor și hotarăște măsurile adecvate de management al riscurilor;

f) analizează, avizează și supune spre aprobare Rectorului „Registrul general de riscuri” şi „Planul general privind implementarea măsurilor de management al riscurilor”;

g) monitorizează şi coordonează permanent activităţile de punere în aplicare a măsurilor de management al riscurilor;

h) avizează, la solicitarea conducătorilor structurilor/ microstructurilor, noi acţiuni sau revizuiri de termene, atunci când apar disfuncţii în implementarea măsurilor de management al riscurilor;

i) hotărăște asupra modului de gestionare a riscurilor ce au fost raportate de conducătorii structurilor/ microstructurilor ca fiind imposibil de controlat prin măsuri interne la nivelul fiecărui departament sau direcție, după caz, stabilind mecanismele de gestionare a acestora pe cale ierarhică, până la nivelul ierarhic care poate asigura managementul acestora;

j) avizează și supune spre aprobare președintelui Comisiei „Situaţia sintetică a rezultatelor autoevaluării” (denumită în continuare Situaţia sintetică), prevăzută în O.M.F.P. nr.946/2005 pentru aprobarea Codului intern/ managerial, republicat, cu modificările și completările ulterioare;

k) coordonează elaborarea „Programului de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial al Universității Naționale de Educație Fizică și Sport București;

l) analizează, avizează și supune spre aprobare Rectorului „Programul de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial;

m) la solicitarea auditorului intern, cu aprobarea Rectorului, analizează situațiile semnalate de acesta, în ședințele de lucru, ca reprezentând posibile riscuri, datorită neimplementării recomandarilor făcute de acesta și stabileste măsurile adecvate;

n) coordonează sistemul de pregătire profesională a personalului din cadrul Universității în domeniul controlului intern/managerial.

Secțiunea II: Președintele Comisiei Art. 7. Atribuțiile Președintelui Comisiei

Președintele are următoarele atribuții:

(1) conduce ședințele Comisiei ; (2) asigură buna pregătire și funcționare a lucrărilor Comisiei; (3) coordonează activitatea Comisiei și a Secretariatului tehnic al acesteia; (4) urmărește respectarea termenelor stabilite de către Comisie și decide asupra măsurilor care se impun pentru respectarea lor; (5) propune odinea de zi și acordă cuvântul în ședințe, în vederea asigurării disciplinei și bunei desfășurări a ședințelor; (6) decide asupra participării la ședințele Comisiei și a altor reprezentanți ai Universității, care au calitatea de invitați permanenți, a căror participare este necesară pentru clarificarea și soluționarea problemelor din domeniul de referință; (7) poate face propuneri asupra constituirii de subcomisii sau grupuri de lucru; (8) acordă avizul de conformitate pentru hotărârile Comisiei, informările, evaluările și raportările întocmite de Comisie pentru informarea Senatului; (9) asigură transmiterea, în termenele stabilite, a informărilor/ raportărilor întocmite în cadrul Comisiei către părțile interesate; (10) reprezintă Comisia în relația cu organisme similare din ministerul de resort sau alte organisme de specialitate, în vederea îndeplinirii scopului pentru care a fost înființată Comisia; (11) în lipsa președintelui, din motive întemeiate, atribuțiile acestuia sunt asigurate de către un alt membru al Comisiei, numit și mandatat în scris în acest sens de către președintele Comisiei.

Secțiunea III: Secretariatul Tehnic Art. 8. Atribuțiile Secretariatului tehnic Secretariatul tehnic al Comisiei este asigurat de Biroul pentru Sistemul de Control Intern/ Managerial (S.C.I.M.), microstructură de specialitate a Universității, care contribuie efectiv la organizarea și implementarea/dezvoltarea S.C.I.M. și se află în subordinea directă a Rectorului U.N.E.F.S Secretariatul tehnic are următoarele atribuții:

a) asigură, la nivelul Comisiei și la nivelul U.N.E.F.S., asistență și consultanță profesională în domeniul sistemului de control intern/managerial și servește drept punct de legătură în vederea bunei comunicări între structurile/microstructurile Universității și Comisie;

b) elaborează metodologic politica managerială a Universității în domeniul sistemului de control intern/managerial, cu accent pe Procedurile de sistem privind

managementul riscurilor și managementul sistemului integrat de control intern/ managerial și revizuiește aceste proceduri atunci când Comisia hotărăște acest

lucru;

c) verifică, din punct de vedere tehnic, conformitatea procedurilor de sistem si operaționale;

d) centralizează, la nivel de Universitate, PO, „Inventarul funcţiilor sensibile”, „Lista cu salariaţii care ocupă funcţii sensibile” şi „Planul pentru asigurarea rotaţiei salariaţilor din funcţii sensibile”;

prevederilor O.M.F.P. nr.946/2005 pentru

aprobarea Codului intern/ managerial, modificat, prin centralizarea informațiilor din Chestionarele de autoevaluare, semnate și transmise de

conducătorii structurilor/ microstructurilor, la dispoziția dată în acest sens, de Rectorul U.N.E.F.S.;

f) elaborează, în calitate de responsabil, „Registrul general de riscuri al Universității Naționale de Educație Fizică și Sport București”, potrivit

procedurii de sistem „Managementul riscurilor”, aprobată în ședința de Senat ;

e) întocmește „Situația sintetică a rezultatelor autoevaluării la data de 31 decembrie 20

”,

conform

g) întocmește ,,Planul general privind implementarea măsurilor de management al riscurilor;

h) întocmește „Programul anual de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial al Universității Naționale de Educație Fizică și Sport București;

i) întocmește și supune aprobării Rectorului ,,Raportul asupra sistemului de control intern/ managerial la data de 31 decembrie 20

’’ ;

j) transmite documentele Comisiei, prevăzute in Ordinul 946 / 2005, republicat, cu modificările și completările ulterioare, solicitate de Serviciul Politici

Publice, din cadrul Ministerului Educației Naționale, la datele stabilite de acesta; k) semnalează Comisiei ori de câte ori întâlnește situații de nerespectare a hotărârilor acesteia, care pot încetini sau întrerupe procesul de implementare/ dezvoltare a sistemului integrat de control intern/ managerial;

l) elaborează note sau alte lucrări, destinate informării Comisiei și / sau Rectorului, la cererea acestora;

m) păstrează pe o perioadă de cel puțin 5 (cinci) ani documentația relevantă cu privire la organizarea și funcționarea sistemului de control intern/

managerial propriu (al Universității) și cea referitoare la operațiunea de autoevaluare a acestuia, după care transmite aceste documente

departamentului Arhiva al U.N.E.F.S., conform legislației și normativelor de arhivă în vigoare.

Secțiunea IV: Subcomisia / grupul de lucru Art. 9. Atribuțiile subcomisiei / grupului de lucru (1) Subcomisia / grupul de lucru se constituie la nivel de structură și la nivel de microstructură, adică la nivel de departament, direcție, serviciu, birou, compartiment, magazie centrala și este condusă de înlocuitorul conducătorului departamentului, de înlocuitorul conducătorului direcției generale administrative si de conducatorul microstructurii subordonate/ nesubordonate nemijlocit Rectorului, după caz. (2) Fiecare subcomisie are un responsabil tehnic pe linia controlului intern / managerial, care întocmește, elaborează, centralizează și transmite Secretariatului tehnic toate documentele privind activitatea subcomisiei respective, în vederea centralizării generale a acestor documente, la nivel de Universitate. (3) Analizează și verifică proiectul Registrului de riscuri al structurii/ microstructurii în vederea supunerii acestuia avizării de către Comisie și, ulterior, aprobării de către Rector.

Secțiunea V: Conducătorii structurilor și microstructurilor Art. 10. Atribuțiile conducătorilor structurilor și microstructurilor Pe linia implementării şi dezvoltării sistemului de control intern/managerial, conducatorii structurilor U.N.E.F.S., adică directorii departamentelor, directorul D.G.A., care au și calitatea de membri ai Comisiei și sefii de serviciu, birou, compartiment, magazie centrală, au, în principal, următoarele atribuţii, la nivelul ierarhic pe care îl coordonează:

- aplică principiile controlului intern/ managerial în actul de conducere;

- propun membrii subcomisiei / grupului de lucru și desemnează un responsabil tehnic pe linia controlului intern / managerial, inclusiv in activitatea de

gestionare a riscurilor ; - conducătorii structurilor și microstructurilor au obligația de a își delega, în scris, un înlocuitor, care ocupă funcția de conducător al subcomisiei / microstructurii în cauză;

- stabilesc obiectivele specifice și indicatorii de performanță ai structurii/ microstructurii;

- coordonează inventarierea activităţilor din cadrul structurii/microstructurii si dispun stabilirea / inventarierea de către fiecare salariat a activităților necesare îndeplinirii obiectivelor specifice; - șefii microstructurilor (servicii, birouri, compartimente, magazie centrală) stabilesc activitățile procedurabile, adică acelea ce pot face obiectul unei proceduri operaționale (PO) la nivel de microstructură, inițiază elaborarea procedurilor de către responsabilul tehnic și verifică procedurile elaborate de acesta; - conducătorii ierarhici ai stucturilor (directorii de departamente și directorul DGA) verifică și avizează lista activităților procedurabile, adică acele activități care pot fi transpuse în proceduri operaționale (PO) la nivelul fiecărei structuri funcționale pe care o reprezintă; - identifică, analizează, evaluează și prioritizează riscurile care pot afecta atingerea obiectivelor specifice ale structurii/ microstructurii și formulează Comisiei propuneri privind măsurile de management al riscurilor;

- dispun elaborarea proiectului privind „Registrul de riscuri” și „Planul privind implementarea măsurilor de management al riscurilor”;

- avizeaza proiectul privind „Registrul de riscuri” și „Planul privind implementarea măsurilor de management al riscurilor”; - stabilesc și aplică măsurile adecvate de management al riscurilor în calitate de responsabili de riscuri ;

- reevaluează riscurile anual, sau ori de câte ori situația o impune, semnalează apariția unor noi riscuri și fac propuneri Comisiei în sensul eliminării sau diminuării acestora;

- propun Comisiei noi acţiuni sau revizuiri de termene, atunci când apar disfuncţii în implementarea măsurilor de management al riscurilor;

- raportează Comisiei riscurile pe care le consideră ca fiind imposibil de controlat prin măsuri interne la nivelul fiecărui departament sau direcție, stabilind

mecanismele de gestionare a acestora, pe cale ierarhică, până la nivelul ierarhic care poate asigura managementul acestora;

- prezinta Comisiei spre avizare Inventarul funcțiilor sensibile, Lista cu salariații care ocupă funcții sensibile și Planul pentru asigurarea rotației

salariaților care ocupă funcții sensibile;

- supun spre aprobare Rectorului proiectele procedurilor operaționale, după obținerea vizei de legalitate de la Oficiul juridic și a vizei de conformitate de

la Secretariatul tehnic;

- avizează, în cadrul autoevaluării anuale a structurii proprii, stadiul implementării și dezvoltării sistemului propriu de control intern / managerial și își asumă realitatea datelor, informațiilor și a constatărilor înscrise în Chestionarul de autoevaluare;

- pun în aplicare măsurile stabilite de Comisie.

Secțiunea VI: Responsabilul tehnic al subcomisiei Art. 11. Responsabilul tehnic al subcomisiei pe linia controlului intern/managerial are următoarele atribuții:

a) respectă măsurile stabilite pentru implementarea și dezvoltarea sistemului de control/ managerial;

b) elaborează proiectele de proceduri operaționale (PO) la nivelul de competență ce îi revine;

c) supune PO verificării și/sau avizării șefului structurii/ microstructurii în vederea aprobării de către Rector;

d) transmite Secretariatului tehnic al Comisiei, în vederea centralizării, procedurile operaționale aprobate de Rector;

e) centralizează și ţine evidenţa procedurilor operaţionale, în format electronic, după aprobarea lor de către Rector;

f) elaborează „Registrul pentru evidenţa procedurilor operaţionale”, în format electronic;

g) elaborează „Registrul de riscuri” şi „Planul privind implementarea măsurilor de management al riscurilor”, pe baza propunerilor conducătorului subcomisiei,

care este înlocuitorul conducătorului structurii sau al conducătorului microstructurii, după caz, astfel cum este prevăzut la art. 10 liniuța a treia;

h) transmite la Secretariatul tehnic „Registrul de riscuri” și „Planul privind implementarea măsurilor de management al riscurilor”;

i) completează Chestionarul de autoevaluare a stadiului de implementare a standardelor de control intern managerial și, după avizarea acestuia de către

șeful structurii/ microstructurii, transmite acest chestionar la Secretariatul tehnic, pentru centralizarea acestora și întocmirea Situației sintetice;

j) întocmește și transmite Secretariatului tehnic al Comisiei, tabelul cu datele de identificare ale președintelui subcomisiei și ale responsabilului tehnic pe

linia controlului intern/ managerial;

k) pregătește documentele de lucru pentru ședințele subcomisiei.

CAPITOLUL III Direcţii de acţiune privind implementarea standardelor de control intern/managerial

SECŢIUNEA 1 Direcţii generale de acţiune privind implementarea standardelor de control intern/managerial

Art.12. (1) Standardele de control intern/managerial definesc în cadrul U.N.E.F.S. un minimum de reguli de management, adaptate la specificul acestuia. (2) Principalele direcţii de acţiune privind implementarea standardelor de control intern/managerial sunt prevăzute în anexa nr. 2. Art.13. (1) Structurile și microstructurile U.N.E.F.S. contribuie la elaborarea şi actualizarea anuala a Programului de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial al structurii, elaborat potrivit modelului prevăzut în anexa nr. 3, şi transmit la Secretariatul tehnic, informatiile solicitate, la datele stabilite de acesta, dar nu mai târziu de data de 10 martie a fiecărui an. (2) În Programul de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial al U.N.E.F.S. se evidenţiază, în mod distinct, acţiunile de pregătire profesională, în domeniul controlului intern/managerial, a personalului de conducere şi execuţie, în instituţii de specialitate din afara ministerului. Art. 14. (1) La nivelul U.N.E.F.S., în vederea implementării standardelor de control intern/managerial, se stabilesc structurile responsabile de standardele de control intern/managerial, confom anexei nr. 4. (2) La nivelul structurilor U.N.E.F.S., conducătorii acestora stabilesc microstructurile responsabile de standarde în concordanţă cu atribuţiile ce le

revin.

SECŢIUNEA a 2-a Direcţii de acţiune privind implementarea standardului 4 - FUNCŢII SENSIBILE

Art. 15. (1) Funcţiile sensibile sunt, de regulă, acele funcţii care prezintă risc semnificativ în îndeplinirea obiectivelor structurii/microstructurii. (2) La stabilirea funcţiilor sensibile se au în vedere atribuţiile funcţionale care implică, de regulă:

a) accesul la informaţiile confidenţiale;

b) gestionarea resurselor umane, materiale si financiare;

c) nivelul de decizie şi consecinţele actului de decizie;

d) competenţa decizională exclusivă;

e) derularea procedurilor de achiziţii publice;

f) relaţiile directe cu cetăţenii romani si/sau straini, şi/sau instituţiile publice şi/sau private.

(3) Pentru implementarea standardului 4 - FUNCŢII SENSIBILE, structurile U.N.E.F.S. parcurg, în principal, următoarele etape:

a) convocarea conducatorilor structurilor/microstructurilor în vederea identificării, ordonării/ierarhizarii, clasificării şi reevaluării funcţiilor

sensibile;

b) identificarea funcțiilor sensibile;

c) întocmirea Inventarului funcţiilor sensibile”;

d) întocmirea Listei cu salariaţii care ocupă funcţii sensibile;

e) stabilirea politicii de rotație a salariaților care dețin funcții sensibile;

f) întocmirea Planului pentru asigurarea rotaţiei salariaţilor din funcţii sensibile.

(4) Documentele cu privire la implementarea standardului 4 - FUNCŢII SENSIBILE se întocmesc conform modelului prevăzut în anexa nr. 5.

SECŢIUNEA a 3-a Direcţii de acţiune privind implementarea standardelor: 7 - OBIECTIVE, 8 - PLANIFICAREA, 10 - MONITORIZAREA PERFORMANŢELOR, 15 – IPOTEZE, REEVALUĂRI

Art. 16. (1) Stabilirea obiectivelor structurilor și microstructurilor U.N.E.F.S. constituie un proces în cadrul căruia se reflectă priorităţile structurii/ microstructurii în concordanţă cu actele normative aplicabile, documentele de planificare, resursele avute la dispoziţie şi domeniile de responsabilitate.

(2) Stabilirea obiectivelor are la bază formularea în comun de către factorii implicaţi a unor ipoteze/premise. (3) Structurile/ microstructurile U.N.E.F.S. reevaluează obiectivele ori de cîte ori se modifică ipotezele/premisele care au stat la baza stabilirii

acestora.

(4) În vederea monitorizării gradului de îndeplinire a obiectivelor, se elaborează indicatori de performanţă asociaţi acestora. (5) Ipotezele/premisele, obiectivele şi indicatorii de performanţă sunt formulate respectând metodologia prezentată în anexa nr. 6. (6) Structurile și microstructurile U.N.E.F.S. întocmesc planuri, potrivit reglementărilor în domeniu, în care se cuprind activităţile şi resursele necesare pentru îndeplinirea obiectivelor. (7) Planurile cu principalele activităţi ale structurilor, precum şi orice alte documente de planificare întocmite potrivit reglementărilor în domeniu, cuprind ipoteze/premise, obiective şi au asociaţi indicatori de performanţă.

SECŢIUNEA a 4-a Direcţii de acţiune privind implementarea standardului 17 PROCEDURI

Art. 17 - Pentru îndeplinirea obiectivelor structurile/ microstructurile U.N.E.F.S. stabilesc activităţile care pot fi transpuse în proceduri de sistem/operaţionale. Art. 18 (1) Pentru elaborarea şi actualizarea procedurilor de sistem/operaţionale structurile U.N.E.F.S. parcurg, în principal, următoarele etape:

a) studierea prevederilor legislaţiei în baza cărora se exercită atribuţiile structurii potrivit domeniilor de activitate;

b) identificarea tuturor activităţilor din cadrul structurii/microstructurii pe domenii de activitate;

c) stabilirea activităţilor care pot fi transpuse în proceduri de sistem/operaţionale şi a persoanelor responsabile cu întocmirea acestora;

d) întocmirea Inventarului activităţilor structurii/ microstructurii”, potrivit modelului prevăzut în anexa nr. 7;

e) elaborarea proiectelor procedurilor de sistem/operaţionale;

f) analizarea, în cadrul comisiei/subcomisiei, a proiectelor procedurilor de sistem/operaţionale, precum şi a codurilor de identificare ale acestora;

g) efectuarea modificărilor apărute în urma analizei asupra procedurilor de sistem/operaţionale;

h) aprobarea de către Rector a procedurilor operaţionale si a procedurilor de sistem de către Senat, după avizarea acestora de către Comisie ;

i)

centralizarea procedurilor de sistem/operaţionale, în format electronic;

j) executarea reviziei procedurilor de sistem/operaţionale, de reguanual, în trimestrul I. (2) La elaborarea procedurilor de sistem/operaţionale se ţine cont de următoarele:

a) se întocmesc procedurile de sistem/operaţionale necesare îndeplinirii atribuţiilor funcţionale;

b) se concep procedurile de sistem/operaţionale pentru a reflecta şi a ajuta la realizarea obiectivelor stabilite;

c) se întocmesc procedurile de sistem/operaţionale după stabilirea corelaţiilor dintre diverse activităţi/tipuri de activităţi;

d) se analizează procedurile de sistem/operaţionale pentru evitarea suprapunerii acestora.

(3) Diagrama de proces pentru elaborarea procedurilor operaţionale de către structurile/microstructurile U.N.E.F.S. este prevăzută în anexa nr. 8. (4) Procedura operaţională se elaborează potrivit modelului prevăzut în anexa nr. 9. (5) La nivelul U.N.E.F.S., codificarea procedurilor de sistem/operaţionale se realizează potrivit „Listei codurilor de identificare ale procedurilor de sistem/operaţionale aferente domeniilor de activitate din U.N.E.F.S., aprobată de Senat. Art. 19 - (1) Procedura de sistem/operaţională se elaborează în exemplar unic, iar după aprobare, se înregistrează la Biroul S.C.I./M. şi se transmite, în format electronic structurilor/microstructurilor/persoanelor implicate/interesate. (2) Procedura de sistem se elaborează şi se actualizează de către Secretariatul tehnic al Comisiei. (3) Procedura de sistem se avizează de către Comisie și se supune adoptării de către Senat . (4) „Registrul pentru evidenţa procedurilor de sistem/operaţionale”, se elaborează şi se actualizează în format electronic, potrivit modelului prevăzut în anexa

nr. 10.

(5) „Registrul pentru evidenţa procedurilor de sistem/operaţionale” se printează şi se înregistrează la sfârşitul anului calendaristic.

SECŢIUNEA a 5-a Direcţii de acţiune privind implementarea standardului 11 – MANAGEMENTUL RISCULUI

Art. 20 - Structurile si microstructurile U.N.E.F.S. analizează riscurile legate de desfăşurarea activităţilor sale, elaborează planuri corespunzătoare în direcţia limitării posibilelor consecinţe ale acestor riscuri şi stabilesc responsabilităţi şi termene pentru aplicarea planurilor respective. Art. 21 - Pentru implementarea managementului riscului, structurile/ microstructurile UNEFS parcurg, în principal, următoarele etape:

a) identificarea, potrivit domeniilor de responsabilitate, a obiectivelor generale şi specifice care au rol hotărâtor în realizarea misiunii;

b) stabilirea activităţilor principale necesare îndeplinirii obiectivelor generale şi specifice identificate;

c) identificarea riscurilor majore care pot afecta realizarea obiectivelor generale şi specifice;

d) evaluarea riscurilor identificate;

e) stabilirea măsurilor de management al riscurilor şi punerea lor în aplicare;

f) analizarea stadiului implementării măsurilor de management al riscurilor;

g) reevaluarea procesului de management al riscurilor.

Art. 22 - Implementarea managementului riscului se face potrivit Diagramei de proces prevăzute în anexa nr. 11, având în vedere Metodologia privind identificarea, evaluarea şi atenuarea riscurilor, prevăzută în anexa nr. 12. Art. 23 (1) Registrul de riscuri al structurii/ microstructurii se elaborează potrivit modelului prevăzut în anexa nr. 13 şi se actualizează anual sau ori de câte

ori situaţia o impune. (2) Planul privind implementarea măsurilor de management al riscurilor se elaborează potrivit modelului prevăzut în anexa nr. 14.

SECŢIUNEA a 6-a Direcţii de acţiune privind implementarea standardului 22 - STRATEGII DE CONTROL

Art. 24 - (1) Controlul este un proces continuu şi se poate desfăşura, în principal, sub următoarele forme: observarea, supravegherea, compararea, analiza, evaluarea, validarea, raportarea, monitorizarea, coordonarea, contrasemnarea, avizarea, autorizarea şi aprobarea. (2) Controalele specializate, efectuate de structurile anume constituite din U.N.E.F.S., se desfăşoară în baza unui plan conceput prin luarea în considerare a riscurilor. Art. 25 - Controlul se desfăşoară potrivit prevederilor actelor normative specifice şi presupune:

a) integrarea acestuia în componentele procesuale şi structurale ale U.N.E.F.S.;

b) stabilirea unor obiective de control clare şi precise;

c) stabilirea tipurilor de control ce vor fi aplicate, a metodelor şi procedurilor utilizate în cadrul acestora pentru asigurarea eficacităţii controlului sub raportul

costuri/beneficii;

d) pregătirea şi instruirea personalului cu atribuţii de control sau căruia i s-au delegat asemenea atribuţii;

e) stabilirea modalităţilor de evaluare şi valorificare a rezultatelor controlului.

SECŢIUNEA a 7-a Direcţii de acţiune privind implementarea standardului 24 - VERIFICAREA ŞI EVALUAREA CONTROLULUI

Art. 26 - (1) Pentru implementarea standardului 24 -Verificarea şi evaluarea controlului structurile si microstructurile UNEFS parcurg, în principal, următoarele etape:

a) convocarea conducătorilor structurilor/microstructurilor în urma deciziei Rectorului, în vederea realizării autoevaluării sistemului propriu de

control intern/managerial;

b) completarea Chestionarului de autoevaluare a stadiului de implementare a standardelor de control intern/managerial, prevăzut în Ordin, denumit în

continuare Chestionarul de autoevaluare;

c) întocmirea Situaţiei sintetice, prin centralizarea informaţiilor din Chestionarele de autoevaluare ;

d) înaintarea la Secretariatul tehnic, a Chestionarului de autoevaluare până la data de 25 ianuarie a anului următor, pentru anul precedent.

Art. 27 - Pentru fundamentarea Raportului anual elaborat la nivelul U.N.E.F.S. se stabilesc următoarele responsabilităţi:

a) structurile/ microstructurile U.N.E.F.S. auditate de către auditul public intern potrivit planului anual aprobat de Rector și avizat de M.E.N., organul ierarhic

superior, în domeniul controlului intern/managerial, transmit la Secretariatul tehnic, în termen de 30 de zile de la încheierea misiunii de audit, principalele recomandări formulate în raportul de audit public intern, precum şi principalele măsuri dispuse în vederea implementării acestora;

b) Auditul public intern transmite la Secretariatul tehnic o sinteză cu privire la principalele constatări în domeniul controlului intern/managerial, precum şi

elemente considerate relevante în programul şi activitatea microstructurii de audit public intern, până la data de 25 ianuarie a anului următor, pentru anul precedent.

CAPITOLUL IV Dispoziţii tranzitorii şi finale

Art. 28 - (1) Conducătorii tuturor structurilor dispun, în termen de 30 de zile de la aprobarea prin decizie scrisă a prezentului regulament, măsurile necesare pentru constituirea subcomisiilor prevăzute la art. 5 lit.b). (2) Structurile/ microstructurile Universității completează şi transmit la Secretariatul tehnic, în termen de 30 de zile de la aprobarea prezentului regulament, tabelul prevăzut în anexa nr. 15. (3) Structurile/ microstructurile U.N.E.F.S. transmit la Secretariatul tehnic orice modificare cu privire la datele comunicate potrivit alin. (2), în termen de cel mult 15 zile de la data intervenirii acesteia. Art. 29 Documentația relevantă cu privire la organizarea și funcționarea sistemului de control intern/ managerial propriu și cea referitoare la operațiunea de autoevaluare a acestuia se păstrează în dosare separate la Biroul S.C.I./M., potrivit termenelor stabilite de legislaţia în domeniu pe o perioadă de cel puțin 5 ani.

Art.30 - Anexele nr. 1 15 fac parte integrantă din prezentul regulament.

DEFINIȚII ȘI ABREVIERI

ANEXA Nr. 1

la regulament

Controlul intern este format din ansamblul formelor de control exercitate la nivelul entității publice, inclusiv auditul intern, stabilite de conducere

în concordanță cu obiectivele acesteia și cu reglementarile legale, în vederea asigurării administrării fondurilor în mod economic, eficient și eficace, care

include structurile organizatorice, metodele și procedurile (O.G. nr. 119/1999 privind auditul intern și controlul financiar preventiv).

Controlul managerial este parte a structurii sistemului de control intern al U.N.E.F.S., executat de managerii de la toate nivelurile și având ca

obiective aspecte generale privind organizarea și funcționarea eficientă a Universității.

Impactul este consecinţa asupra rezultatelor/obiectivelor, dacă riscul s-ar materializa.

Microstructura reprezintă o structură a Universității, organizată la nivel de serviciu/ birou/ compartiment/ depozit/magazie.

Ordin - Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial, cuprinzând standardele de control intern/managerial la entităţile publice şi pentru dezvoltarea sistemelor de control intern/managerial, republicat, cu modificările și completările ulterioare.

Probabilitatea reprezintă posibilitatea sau eventualitatea ca un risc să se materializeze, determinată apreciativ sau prin cuantificare, atunci când

natura riscului şi informaţiile disponibile permit o astfel de evaluare.

Procedura de sistem descrie o activitate sau un proces care se desfăşoară la nivelul tuturor structurilor din cadrul Universității sau a unora dintre

acestea.

Procedura operaţională reprezintă paşii ce trebuie urmaţi, algoritmul de urmat în realizarea sarcinilor, exercitarea atribuţiilor funcţionale şi angajarea responsabilităţilor.

Procesul este ansamblul de activităţi corelate sau în interacţiune care transformă elemente de intrare în elemente de ieşire.

Responsabilul pe linia controlului intern/managerial este persoana stabilită de conducatorul structurii sau microstructurii cu atribuţii tehnice în domeniul controlului intern/managerial.

Riscul reprezintă o combinaţie între probabilitate şi impact cu privire la evenimentele care pot afecta realizarea obiectivelor.

Riscul inerent este expunerea la un anumit risc, înainte sa fie luată vreo măsură de atenuare a lui.

Riscul rezidual reprezintă expunerea cauzată de un anumit risc după ce au fost luate măsurile de management al riscului.

Structura

reprezintă, in contextul prezentului regulament, structura Universitatii organizata la nivelul departamentului, Directiei Generale

Administrative, precum si structurile subordonate nemijlocit Rectorului, până la nivel de microstructura.

ROMÂNIA UNIVERSITATEA NATIONALA DE EDUCATIE FIZICA SI SPORT BUCURESTI

ANEXA Nr. 2 la regulament

Principalele direcţii de acţiune privind implementarea standardelor de control intern/managerial

NR.

     

CRT.

STANDARDE

 

PRINCIPALELE DIRECŢII DE ACŢIUNE

 

DOCUMENTE

 

I. MEDIUL DE CONTROL

   

1.1. Asigurarea condiţiilor necesare cunoaşterii de către întregul personal a

 

reglementărilor care guvernează comportamentul la locul de muncă, prevenirea

-

Documentele prin care au fost aduse

abuzurilor şi raportarea fraudelor şi neregulilor:

1.1.1. postarea pe reţeaua informatică locală existentă a Codului de etică

la cunoştinţa întregului personal

didactic, didactic auxiliar si tehnico-

1.

Standardul 1

universitară și a Regulamentului Intern de Funcționare a U.N.E.F.S.

1.1.2. aducerea la cunoştinţă a reglementărilor care guvernează

comportamentul la locul de muncă, aplicabile în cadrul Universității (contracte

administrativ, reglementările care

guvernează comportamentul la locul

ETICA, INTEGRITATEA

de muncă (Cod etica, R.I.F.)

individuale de munca, contracte individuale de studii, tabel de luare la

- Declaraţiile de avere şi interese

cunoştinţă etc.) și a reglementarilor privind prevenirea și raportarea fraudelor

1.1.3.

prelucrarea actelor normative specifice pentru respectarea disciplinei

- Procedurile operaţionale (PO)

în universitate

- Raportul anual al Comisiei de etică

1.1.4.

aducerea la cunoştinţa personalului Universității a modificărilor sau a

NR.

     

CRT.

STANDARDE

 

PRINCIPALELE DIRECŢII DE ACŢIUNE

 

DOCUMENTE

   

noutăţilor în domeniu 1.2. Consilierea etică şi aplicarea unui sistem de monitorizare a respectării normelor de conduită:

 

1.2.1 comisia de etică oferă consultanţă și monitorizează modul de aplicare a codului de etică universitară din U.N.E.F.S. 1.2.2. aducerea la cunoştinţă a problemelor disciplinare apărute la nivelul U.N.E.F.S. 1.2.3. depunerea, publicarea, monitorizarea şi actualizarea declaraţiilor de avere şi de interese ale personalului de conducere

   

2.1. Elaborarea/actualizarea documentelor privind misiunea şi atribuţiile structurilor si microstructurilor U.N.E.F.S .(R.O.F.-ul)

 

2.2.

Aducerea la cunoştinţa întregului personal a documentelor actualizate periodic

privind misiunea şi atribuţiile structurilor si microstructurilor

R.O.F., R.I.F și alte regulamente specifice -Atribuţiile structurilor și microstructurilor

-

Standardul 2

2.3.

Stabilirea funcțiilor U.N.E.F.S.

2.

2.4.

Stabilirea atribuțiilor generale ale entității

ATRIBUŢII, FUNCŢII, SARCINI

2.5.

Concordanță între funcțiile și atribuțiile generale ale entității

2.6.

Stabilirea atribuțiilor la nivelul structurilor/ microstructurilor UNEFS

 
   

-

Fişele posturilor

2.7. Stabilirea sarcinilor la nivelul posturilor în funcție de nivelul și calificarea postului

 

2.8.

Concordanță între atribuțiile stabilite la nivelul compartimentelor funcționale și

sarcinile stabilite la nivelul posturilor

NR.

     

CRT.

STANDARDE

 

PRINCIPALELE DIRECŢII DE ACŢIUNE

 

DOCUMENTE

   

2.9. Repartizarea omogenă a sarcinilor la nivelul posturilor

 

2.10.

Repartizarea tuturor atribuţiilor structurilor și microstructurilor U.N.E.F.S.,

prevăzute de lege şi de regulamentele interne, personalului din compunerea

structurii și microstructurii, prin fişele posturilor în funcție de nivelul și calificarea

postului

2.11.

Actualizarea fişelor posturilor în vederea repartizării raţionale şi echilibrate a

activităţilor/ sarcinilor personalului

   

3.1. Ocuparea posturilor prin concurs, potrivit legii, cu personal specializat

 

conform cerintelor posturilor.

3.2. Completarea fişelor posturilor cu date privind cunoştinţele şi aptitudinile necesar a fi deţinute de titulari în vederea îndeplinirii sarcinilor/atribuţiilor 3.3. Concordanța dintre pregatirea de specialitate a titularului postului și natura activităților desfășurate 3.4. Completarea fișelor posturilor cu date privind cunoștințele necesar a fi deținute de titulari ai funcțiilor de conducere cu privire la atributiile de control intern/managerial (O.M.F.P. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial, cu modificările și completările ulterioare și Codul controlului intern/managerial al U.N.E.F.S.) 3.5. Întocmirea tabelului centralizator cu nevoile de pregătire pe categorii de

personal (cursuri profesionale obligatorii, cursuri necesare pentru promovarea în

-

Tabelul cu necesarul de pregătire

profesională pe categorii de personal

Standardul 3

-

Documentaţia care atestă ocuparea

3.

posturilor prin concurs, potrivit legii

COMPETENŢĂ,

(dosare concurs/examen)

PERFORMANŢĂ

 

- Planul de pregatire profesională

aprobat

-

Procedurile operaţionale (PO)

 

carieră, cursuri de specialitate pentru îndeplinirea atribuţiilor funcţionale) şi modul

NR.

     

CRT.

STANDARDE

 

PRINCIPALELE DIRECŢII DE ACŢIUNE

 

DOCUMENTE

   

de aplicare a nevoilor de pregătire

 

3.6.

Elaborarea şi realizarea de programe de pregătire profesională a personalului,

de către structurile si microstructurile de specialitate, conform nevoilor de

perfecţionare identificate

   

4.1. Identificarea ăi inventarierea funcţiilor sensibile

 

-

Inventarul/ Lista funcţiilor sensibile

4.2. Întocmirea listei cu salariaţii care ocupă funcţii sensibile

Lista cu salariaţii care ocupă funcţii sensibile

-

4.

Standardul 4

4.3. Stabilirea politicii de rotație a salariaților care dețin funcții sensibile

4.4. Întocmirea planului pentru asigurarea rotaţiei salariaţilor din funcţii sensibile

FUNCŢII SENSIBILE

-

Planul pentru asigurarea rotaţiei

4.5. Rotația salariaților care dețin funcţii sensibile în conformitate cu planurile și

criteriile stabilite

salariaţilor care ocupă funcţii sensibile

   

5.1. Existența procedurii operaționale specifice pentru delegarea de competență.

 

5.2. Stabilirea în scris a competenţelor precum şi limitele de competență pe

- ROF, regulamente specifice

care managerul le poate delega

- Fişele posturilor

5.

Standardul 5

5.3. Stabilirea responsabilităților pentru sarcinile și activitățile delegate

- P.O. - Decizia de delegare

DELEGAREA

5.4. Întocmirea documentelor prin care se realizează delegarea competențelor și

asumarea responsabilităţii de către personalul delegat, confirmată prin semnătură

 

5.5.

Înscrierea în fişa postului a activităţii delegate și transmiterea către cei în

drept a competențelor/responsabilităților delegate și a limitelor acestora

 

Standardul 6

6.1.

Stabilirea structurii organizatorice în conformitate cu scopul, misiunea și

- Statul de funcții/ Fișele de post

6.

funcțiile U.N.E.F.S. 6.2. Stabilirea competențelor și responsabilităților structurii funcționale a

- Diagramele de relaţii

STRUCTURA

- Organigrama/ Stat de funcții/ PO

NR.

     

CRT.

STANDARDE

 

PRINCIPALELE DIRECŢII DE ACŢIUNE

 

DOCUMENTE

 

ORGANIZATORICĂ

U.N.E.F.S. 6.3. Concordanța și omogenitatea atribuțiilor stabilite structurii funcționale 6.4. Dimensionarea corespunzătoare a posturilor în cadrul structurii organizatorice

 

6.5.

Identificarea disfuncționalităților în fixarea obiectivelor individuale prin

fișele posturilor și în stabilirea atribuțiilor structurii/ microstructurii

6.6.

Asigurarea funcționării circuitelor și fluxurilor informationale necesare realizării

activităților la nivelul structurii funcționale

 

II. PERFORMANŢA ŞI MANAGEMENTUL RISCULUI

   

7.1. Stabilirea obiectivelor generale în concordanță cu misiunea U.N.E.F.S.

 

7.2. Stabilirea obiectivelor specifice la nivelul structurii și microstructurii,

-

Lista cu obiective

conform actelor normative în domeniu, în concordanță cu scopul și activitățile

 

alocate în funcţie de resursele avute la dispoziţie, având termene de realizare şi indicatori de performanţă ataşaţi

Lista cu principalele activităţi si indicatori de rezultat

-

Standardul 7

 

- Procese verbale ale EGR

7.3.

Obiectivele specifice acoperă în totalitate obiectivele generale

 

7.

7.4.

Stabilirea obiectivelor individuale la nivelul posturilor

 

- Rapoarte de monitorizare a

OBIECTIVE

performanțelor pe baza indicatorilor

7.4.

Elaborarea inventarului activităţilor structurii și microstructurii

7.5.

Stabilirea activităţilor individuale pentru fiecare salariat, care să conducă la

asociați obiectivelor specifice

-

Fișe post actualizate

atingerea obiectivelor specifice ale structurii/ microstructurii și implicit, la atingerea obiectivelor generale ale U.N.E.F.S.

 

7.6.

Concordanță între activitățile stabilite structurii funcționale și activitățile

NR.

     

CRT.

STANDARDE

 

PRINCIPALELE DIRECŢII DE ACŢIUNE

DOCUMENTE

   

stabilite posturilor din cadrul acestora

 

7.7.

Obiectivele generale sunt definite în termeni de impact, iar cele specifice în

rezultate așteptate

   

8.1.

Alocarea și repartizarea resurselor pe activități în scopul realizării

 

obiectivelor specifice ale structurii/ microstructurii

- Planul cu principalele activităţi

8.2. Elaborarea şi aprobarea planurilor si programelor de activitate în funcţie de obiectivele structurii/ microstructurii

şi/sau alte documente de planificare

Planul de asigurare şi îmbunătăţire a calităţii activităţii - Programul anual al achiziţiilor

-

8.3.

Aprobarea resurselor necesare realizarii planurilor și programelor de

8.

Standardul 8 PLANIFICAREA

activitate

8.4.

Încadrarea în resursele aprobate

publice - Lista de investitii/ planuri anuale/ multianuale

8.5. Concordanță între obiectivele specifice stabilite la nivelul

structurilor/microstructurilor si planurile de activitate/ programele elaborate

8.6.

Actualizarea planurilor/programelor în funcţie de schimbarea obiectivelor,

- Planul de mentenanţă

resurselor sau altor elemente ale procesului de fundamentare

   

9.1. Coordonarea activităților necesare implementarii deciziilor adoptate

 

Standardul 9

9.2. Armonizarea acțiunilor dintre structuri/ microstructuri în vederea realizării

- PO, P.V. ale EGR

9.

asigurării convergenței și coerenței realizării activităților 9.3. Realizarea de consultări permanente atât în cadrul structurilor, cât şi între structuri, în vederea coordonării eficiente a activităţilor desfăşurate, pentru îndeplinirea obiectivelor

- Diagramele de relaţii

COORDONAREA

- P.V. ale ședințelor

10.

 

10.1.

Stabilirea indicatorilor de performanță asociați obiectivelor

- Lista indicatori

NR.

     

CRT.

STANDARDE

 

PRINCIPALELE DIRECŢII DE ACŢIUNE

 

DOCUMENTE

 

Standardul 10 MONITORIZAREA PERFORMANŢELOR

10.2.

Caracterul adecvat al indicatorilor de performanță pentru activitatea pe

-

Rapoartele de monitorizare a

care o masoara 10.3. Monitorizarea activităţilor în vederea îndeplinirii obiectivelor

performanțelor pe baza indicatorilor asociați obiectivelor specifice

 

specifice cu ajutorul unor indicatori de performanţă asociați obiectivelor (calitate, cantitate, termen, cost, conducere, colaborare, lucru în echipă, mod de utilizare a resurselor etc) 10.4. Evaluarea performanţelor de către conducătorul structurii/ microstructurii prin măsurarea nivelului de realizare a obiectivelor

10.5.

Reevaluarea indicatorilor asocii atunci când au loc modificări ale

ipotezelor/premiselor şi, implicit a obiectivelor, în scopul operării corecțiilor cuvenite

   

11.1.

Identificarea şi evaluarea principalelor riscuri asociate obiectivelor şi activităţilor

 

structurii/ microstructurii care pot afecta eficacitatea şi eficienţa operaţiunilor,

respectarea regulilor, regulamentelor, încrederea în informaţiile financiare şi de management intern şi extern, protejarea bunurilor, prevenirea şi descoperirea fraudelor

- Formularul alertă la risc

Standardul 11

- P.V. ale ședințelor EGR

11.

MANAGEMENTUL

11.2. Tratarea riscurilor

 

- Registrul de riscuri

RISCULUI

11.3. Stabilirea măsurilor de gestionare a riscurilor identificate; întocmirea şi

- Planul privind implementarea

actualizarea Registrului de riscuri la nivelul structurii/ microstructurii

măsurilor de management al riscurilor

11.4.

Întocmirea Planului privind implementarea măsurilor de management al

riscurilor

 

12.

Standardul 15

15.1.

Formularea,

în

cadrul

şedinţelor

de

lucru,

a

ipotezelor/premiselor,

-

Planul cu obiectivele specifice și cu

NR.

CRT.

STANDARDE

PRINCIPALELE DIRECŢII DE ACŢIUNE

DOCUMENTE

IPOTEZE, REEVALUĂRI

acceptate conștient și prin consens, care stau la baza stabilirii obiectivelor 15.2. Revizuirea obiectivelor prevăzute urmare modificării mediului organizational și/sau legislativ

15.3. Reevaluarea obiectivelor specifice atunci când se constată modificări ale

ipotezelor/premiselor ce au stat la baza fixarii acestora

principalele activităţi ale structurii/ microstructurii

III. INFORMAREA ŞI COMUNICAREA

12.1. Colectarea, prelucrarea și centralizarea informațiilor în sistem informatizat

în cadrul fiecărei structuri, pe nivele ierarhice, astfel încât, prin primirea şi

transmiterea informaţiilor, sarcinile să poată fi îndeplinite; stabilirea tipurilor de informatii, continutul, calitatea, frecvența, sursele și destinatarii

Standardul 12

- Diagrama de relaţii

- PO/ PS

13.

12.2. Sursele și destinatarii informațiilor

12.3. Stabilirea unor fluxuri informaţionale fiabile (diagrame de relaţii), în toate

sensurile, inclusiv în relaţiile cu exteriorul structurii

12.4. Dezvoltarea de sisteme de colectare, actualizare și difuzare a datelor și

informațiilor 12.5. Modalități de îmbunătățire a mijloacelor de informare

INFORMAREA

14.

Standardul 13 COMUNICAREA

13.1. Stabilirea unui sistem eficient de comunicare internă şi externă care să

asigure o difuzare rapidă, fluentă, practică, precisă și oportună a informaţiilor

13.2. Canale adecvate de comunicare a deciziilor

13.3. Adaptarea procesului de comunicare la capacitatea utilizatorilor, în ceea

- Diagrama de relaţii

- PO/PS

NR.

     

CRT.

STANDARDE

 

PRINCIPALELE DIRECŢII DE ACŢIUNE

DOCUMENTE

   

ce priveşte prelucrarea informaţiilor şi achitarea de responsabilităţi în materie de comunicare

 
   

14.1.

Organizarea procedurilor de lucru :

 

- primirea corespondenței

- păstrarea și înregistrarea corespondenței

Standardul 14

- expedierea corespondenței

- Nomenclatoare arhivistice

15.

- depozitarea corespondenței

- PO

CORESPONDENŢA ŞI ARHIVAREA

- arhivarea corespondenței

pentru rezolvarea sarcinilor de serviciu şi transpunerea acestor operaţiuni în

 

proceduri operaţionale 14.2. Aducerea la cunoştinţa întregului personal a legislaţiei cu privire la corespondenţă şi arhivare

   

16.1. Elaborarea procedurii privind semnalarea neregulilor

 

16.2. Identificarea cazurilor considerate nereguli

16.3. Elaborarea procedurii privind cercetarea neregulilor pentru elucidarea

- Reglementări interne

Standardul 16

- PS

neregularităţilor semnalate

16.

16.4.

Comunicarea catre salariați a procedurilor privind semnalarea și raportarea

- Fişele posturilor

SEMNALAREA

Documentele cercetării (când este cazul)

-

NEREGULARITĂŢILOR

neregulilor

16.5.

Stabilirea responsabilităților cu privire la semnalarea neregulilor

 

16.6.

Semnalarea și tratarea neregulilor

16.7.

Asigurarea confidențialității și protejarea salariaților care semnalează

NR.

     

CRT.

STANDARDE

 

PRINCIPALELE DIRECŢII DE ACŢIUNE

 

DOCUMENTE

   

nereguli astfel încât aceste semnalări să nu determine un tratament inechitabil şi discriminatoriu faţă de persoana în cauză 16.8. Asigurarea măsurilor corective pentru eliminarea neregulilor

 

16.9.

Comunicarea rezultatelor ca urmare a tratării neregulilor

16.10.

Completarea fişelor posturilor cu atribuţii în ceea ce priveşte semnalarea

neregularităţilor care pot afecta îndeplinirea obiectivelor

 

IV. ACTIVITĂŢILE DE CONTROL

   

17.1. Elaborarea procedurilor pentru toate activitățile

 

17.2. Respectarea codurilor de identificare stabilite la nivelul U.N.E.F.S.

17.3. Stabilirea activităţilor care pot fi transpuse în proceduri operaţionale

17.4. Modificarea şi actualizarea periodică a procedurilor de sistem/ operaţionale,

ca urmare a disfuncţiilor constatate pe parcursul derulării activităţilor

-

Inventarul activităţilor

Standardul 17

17.5. Prezentarea scopului procedurii, cunoașterea și aplicarea procedurilor

procedurabilestructurii/microstructurii

17.6. Descrierea completă a activității în cadrul procedurii

- PO elaborate/ actualizate

17.

PROCEDURI

17.7. Stabilirea corectă a responsabilităților în cadrul procedurilor

- Liste de difuzare

17.8. Monitorizarea aplicării procedurilor

- Registrul pentru evidenţa

17.9. Avizarea și aprobarea procedurilor

procedurilor de sistem/ operaţionale

17.10. Formalizarea procedurilor

17.11.

Identificarea activităţilor/acţiunilor/proceselor care necesită reevaluări sau

noi proceduri

NR.

     

CRT.

STANDARDE

 

PRINCIPALELE DIRECŢII DE ACŢIUNE

 

DOCUMENTE

   

17.12. Efectuarea modificărilor apărute în urma analizei

 

17.13. Centralizarea procedurilor de sistem/ operaţionale în format electronic de

către Secretariatul tehnic

 

Standardul 18

18.1. Stabilirea măsurilor necesare pentru separarea sarcinilor şi responsabilităţilor, potrivit legii

- Atribuţiile structurii/microstructurii;

 

- PO

18.

SEPARAREA

18.2.

Exercitarea de persoane diferite a funcţiilor de iniţiere, verificare şi

- Fişele posturilor

ATRIBUŢIILOR

aprobare a operaţiunilor/ activitatilor

18.3.

Conceperea și elaborarea procedurilor care asigură separarea sarcinilor

 
   

19.1.

Managerii au responsabilități pe linia controlului curent al activităților în

 

vederea realirii obiectivelor stabilite

19.2.

Supravegherea activităților cu grad ridicat de risc (supervizarea) se

realizează pe baza de proceduri predefinite

19.3.

Formele de supraveghere a activităților sunt stabilite în mod corespunzător

 

- PO

Standardul 19

de către persoanele desemnate în acest sens

 

Evaluarea performanțelor anuale ale personalului

-

19.

19.4.

Persoanele care supraveghează și supervizează sunt responsabilizate în

SUPRAVEGHEREA

acest sens

 

19.5. Operațiunile realizate de salariași sunt monitorizate și aprobate

-

PO specifice

19.6. Supravegherea activităților se realizează atât prin control de prevenire, cât

 

și prin control ex-post

19.7.

Formele de control stabilite în vederea supravegherii sunt flexibile si

eficiente, bazate pe:

NR.

     

CRT.

STANDARDE

 

PRINCIPALELE DIRECŢII DE ACŢIUNE

DOCUMENTE

   

autocontrol

 

control mutual

control ierarhic

19.8.

Comunicarea atribuţiilor, a responsabilităţilor şi a limitelor de competenţă

atribuite fiecărui salariat

19.9.

Efectuarea evaluării periodice a activităţii întregului personal

   

20.1.

Analizarea modului de reglementare a gestionării abaterilor faţă de politicile

 

sau procedurile stabilite în cadrul structurii şi la nivelul fiecărei microstructuri

20.2.

Elaborarea de indrumari cu privire la apariția de circumstanțe în care pot să

apară abateri de la politicile și procedurile stabilite

20.3.

Elaborarea procedurii cu privire la documentarea, analiza și gestionarea

Standardul 20

abaterilor de la politici

Note justificative privind gestionarea abaterilor

- PV ședințe

-

20.4.

Procesul de identificare a abaterilor

20.

GESTIONAREA

20.5.

Procesul de documentare și raportare a abaterilor

ABATERILOR

20.6.

Aplicarea corecțiilor

20.7.

Analiza circumstanțelor apariției abaterilor

 

20.8.

Efectuarea unei analize periodice a abaterilor, în vederea desprinderii unor

concluzii de bună practică pentru viitor

20.9.

Aplicarea măsurilor corective pentru abaterile existente

20.10.

Monitorizarea abaterilor

21.

Standardul 21

21.1.

Întocmirea unui inventar al situaţiilor/ activităților care pot genera

- Inventarul situaţiilor care pot

NR.

     

CRT.

STANDARDE

 

PRINCIPALELE DIRECŢII DE ACŢIUNE

DOCUMENTE

   

întreruperi ale activității

conduce la discontinuităţi în activitate şi al măsurilor care să prevină apariţia lor

CONTINUITATEA

21.2. Identificarea cauzelor care generează întreruperi ale activității

ACTIVITĂŢII

21.3. Elaborarea planurilor de asigurare a continuității activității cu măsuri

care să prevină apariţia disfuncționalităților, care să se refere în principal la:

- efectuarea demersurilor de încadrare pe funcţiile disponibile la plecarea personalului - asigurarea existenţei de contracte de service pentru întreţinerea echipamentelor din dotare - asigurarea existenţei de contracte de achiziţii pentru înlocuirea unor echipamente din dotare

Plan de asigurare a continuității activității

-

-

Documentul prin care se numeşte

înlocuitorul persoanelor cu funcţii de conducere la plecarea acestora în concedii, etc.

Decizii de delegare la absența temporară din instituție a personalului

-

21.4.

Instruirea personalului în vederea aplicării planurilor de continuitate a

activităților

- Contractele de achiziţii

21.5.

Aplicarea măsurilor pentru asigurarea continuității activității

- Contractele de prestări servicii

 

- PO

   

22.1. Definirea unei strategii de control şi a tipurilor de control la nivelul structurii

 

22.2. Definirea tipurilor de control la nivelul structurii şi al microstructurii

Standardul 22

22.3. Elaborarea planurilor de control care să furnizeze asigurări pentru atingerea

Planul de control - Documente rezultate în urma executării controlului

-

22.

STRATEGII DE CONTROL

obiectivelor 22.4. Strategia de control presupune implementarea de controale preventive,

detective, directive sș corective

 

22.5.

Implementarea strategiei de control are la bazș un plan de control care se

NR.

     

CRT.

STANDARDE

 

PRINCIPALELE DIRECŢII DE ACŢIUNE

 

DOCUMENTE

 
   

aplică în practică și se monitorizează

 

22.4.

Definirea modalităţilor de evaluare şi valorificare a rezultatelor controalelor

   

23.1.

Definirea resurselor necesare realizării activităților

 

23.2.

Stabilirea persoanelor care au acces la resursele materiale, financiare și

informaționale

- Fişele posturilor

 

Standardul 23

23.3.

Crearea responsabilităţilor personalului pentru protejarea şi folosirea

- PO

corectă a resurselor materiale și financiare avute la dispoziţie

- Documentele de autorizare privind

 

23.

ACCESUL

23.4.

Emiterea documentelor de autorizare (acte administrative) privind accesul

accesul persoanelor la resurse

LA RESURSE

persoanelor la resursele materiale, financiare şi informaţionale

(decizii ale conducătorului

23.5.

Stabilirea persoanelor responsabile pentru folosirea corectă a resurselor

structurii/microstructurii)

23.6.

Monitorizarea folosirii corecte a resurselor

 

23.7.

Restricționarea accesului la resurse

 

V. VERIFICAREA ŞI EVALUAREA

   

24.1.

Elaborarea procedurii privind verificarea și evaluarea SCIM

- PO

 

Standardul 24

24.2.

Realizarea autoevaluarii anuale a subsistemului/ sistemului de control

- Chestionarul de autoevaluare a stadiului

intern/managerial la nivelul fiecărei structuri/ microstructuri:

 

de

implementare

a

standardelor

de

24.

VERIFICAREA ŞI

întocmirea Chestionarului de autoevaluare a stadiului de implementare a

control intern/ managerial

 

EVALUAREA

 

standardelor de control intern/managerial în urma dispunerii demarării

-

Situaţia

sintetică

a

rezultatelor

CONTROLULUI

operațiunii de către RECTOR

autoevaluării

 

întocmirea Situaţiei sintetice a rezultatelor autoevaluării

-

Raportul anual al Rectorului asupra

asumarea responsabilității manageriale conform O.M.F.P. 946/2005,

SCI/M

 

NR.

CRT.

STANDARDE

PRINCIPALELE DIRECŢII DE ACŢIUNE

DOCUMENTE

republicat, modificat și actualizat

24.3. Implementarea măsurilor de remediere a deficiențelor în funcționarea

controlului intern

25.

Standardul 25

AUDITUL INTERN

25.1. Executarea de misiuni de consiliere privind pregătirea procesului de

autoevaluare a sistemului de control intern/managerial al structurii

25.2. Asigurarea evaluării independente şi obiective a sistemului de control

intern/ managerial, de către auditul public intern

25.3. Finalizarea acţiunilor auditorului public intern prin rapoarte de audit

periodice aprobate, în care se enunţă constatări privind cadrul legal, normativ și

procedural, punctele slabe identificate în sistem, potentiale riscuri, şi se formulează recomandări pentru eliminarea acestora sau menținerea lor la un

nivel scăzut de impact, în vederea îmbunătățirii sistemului de control intern

25.4. Dispunerea măsurilor necesare eliminării punctelor slabe constatate de

misiunile de audit public intern, având în vedere recomandările din rapoartele de audit public intern

- Documentele misiunii de audit public intern (Planul anual de audit,

.)

- Informarea managementului de top

cu privire la

și

recomandările neimplementate

a

Comisiei

ANEXA Nr. 3

ROMÂNIA UNIVERSITATEA NAȚIONALĂ DE EDUCAȚIE FIZICĂ ȘI SPORT BUCUREȘTI

-MODEL-

AVIZAT

Preşedintele comisiei cu atribuţii de monitorizare, coordonare şi îndrumare metodologică a implementării şi dezvoltării sistemului de control intern/managerial

A P R O B

RECTOR

Prof. univ dr. Viorel COJOCARU

Programul de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial

al UNIVERSITĂȚII NAȚIONALE DE EDUCAȚIE FIZICĂ ȘI SPORT BUCUREȘTI

A. CADRU LEGAL:

- Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial, cuprinzând standardele de control intern/managerial la entităţile publice şi pentru dezvoltarea sistemelor de control intern/managerial, republicat și modificat; - Regulamentul privind sistemul de control intern/managerial in U.N.E.F.S. , aprobat de Senat;

B.

OBIECTIVE:

 

C.

ACTIVITĂŢI/ACŢIUNI

Nr.

 

RĂSPUNDE

PARTICIPĂ

   

crt.

ACTIVITATEA/ACŢIUNEA

TERMEN

OBS.

 

Implementarea standardului 4 - FUNCŢII SENSIBILE

 
 

Inventarierea funcţiilor sensibile (funcţiile care prezintă risc semnificativ în raport cu

 

Conducătorii de compartimente/ birouri/secţii/ servicii/departamente /direcție

   

1.

obiectivele).

Comisia cu atribuţii de control intern/managerial

 

Întocmirea listei de salariaţi care ocupă

 

Conducătorii de compartimente/ birouri/ secţii/ servicii/departamente /direcție

   

2.

aceste funcţii şi a planului pentru asigurarea rotaţiei salariaţilor angajaţi pe aceste funcţii.

Comisia cu atribuții de control intern/managerial

 

Implementarea standardului

1. Asigurarea implementării şi utilizării cu eficienţă a instrumentelor de control intern/managerial, în vederea informării operative, corecte şi la timp a conducerii structurii pentru a deţine un bun control asupra activităţilor şi acţiunilor organizate şi desfăşurate în cadrul structurii. 2. Identificarea, analiza şi evaluarea riscurilor care pot afecta obţinerea rezultatelor şi atingerea obiectivelor, stabilirea măsurilor de adoptat şi a responsabilităţilor în acest sens, monitorizarea constantă a procesului.

ANEXA Nr. 4

la regulament

Structurile responsabile de standardele de control intern/managerial

Nr.

 

Departamentul Studii Universitare de Doctorat și

Postdoctorat Departamentul Educație Fizică și Sportivă

Departamentul Sport și Performanță Motrică

Departamentul Motricitate

Specială și Recuperare Medicală Departamentul Discipline Psihopedagogice și Didactici de

 

Departamentul de Comunicare și

 

Departament ÎInvățământ

Frecvență Redusă Centrul de Cercetări Interdisciplinare (C.C.I.)

Direcția Generală Administrativă

 

Biroul de Audit Public Intern

 

crt.

STANDARDELE DE CONTROL INTERN/ MANAGERIAL

Specialitate

Relații Externe

Oficiul Juridic

Biroul S.C.I.M.

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

 

Mediul de control

 

1.

ETICA, INTEGRITATEA

                       

2.

ATRIBUŢII, FUNCŢII, SARCINI

                       

3.

COMPETENŢĂ, PERFORMANŢĂ

                       

4.

FUNCŢII SENSIBILE

                       

5.

DELEGAREA

                       

6.

STRUCTURA ORGANIZATORICĂ

                       
 

Performanţe şi managementul riscului

 

7.

OBIECTIVE

                       

8.

PLANIFICAREA

                       

Nr.

 

Departamentul Studii Universitare de Doctorat și

Postdoctorat Departamentul Educație Fizică și Sportivă

Departamentul Sport și Performanță Motrică

Departamentul Motricitate

Specială și Recuperare Medicală Departamentul Discipline Psihopedagogice și Didactici de

 

Departamentul de Comunicare și

 

Departament ÎInvățământ

Frecvență Redusă Centrul de Cercetări Interdisciplinare (C.C.I.)

Direcția Generală Administrativă

 

Biroul de Audit Public Intern

 

crt.

STANDARDELE DE CONTROL INTERN/ MANAGERIAL

Specialitate

Relații Externe

Oficiul Juridic

Biroul S.C.I.M.

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

9.

COORDONAREA

                       

10.

MONITORIZAREA PERFORMANŢELOR

                       

11.

MANAGEMENTUL RISCULUI

                       

12.

IPOTEZE, REEVALUĂRI

                       
 

Informarea şi comunicarea

 

13.

INFORMAREA

                       

14.

COMUNICAREA

                       

15.

CORESPONDENŢA ŞI ARHIVAREA

                       

16.

SEMNALAREA NEREGULARITĂŢILOR

                       
 

Activităţi de control

 

17.

PROCEDURI

                       

18.

SEPARAREA ATRIBUŢIILOR

                       

19.

SUPRAVEGHEREA

                       

20.

GESTIONAREA ABATERILOR

                       

Nr.

 

Departamentul Studii Universitare de Doctorat și

Postdoctorat Departamentul Educație Fizică și Sportivă

Departamentul Sport și Performanță Motrică

Departamentul Motricitate

Specială și Recuperare Medicală Departamentul Discipline Psihopedagogice și Didactici de

 

Departamentul de Comunicare și

 

Departament ÎInvățământ

Frecvență Redusă Centrul de Cercetări Interdisciplinare (C.C.I.)

Direcția Generală Administrativă

 

Biroul de Audit Public Intern

 

crt.

STANDARDELE DE CONTROL INTERN/ MANAGERIAL

Specialitate

Relații Externe

Oficiul Juridic

Biroul S.C.I.M.

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

21.

CONTINUITATEA ACTIVITĂŢII

                       

22.

STRATEGII DE CONTROL

                       

23.

ACCESUL LA RESURSE

                       
 

Auditarea şi evaluarea

 

24.

VERIFICAREA ŞI EVALUAREA CONTROLULUI

                       

25.

AUDITUL PUBLIC INTERN

                       

LEGENDĂ:

- R – structură responsabilă cu implementarea standardului;

- C